Pertemuan ke 3

MATERI TUTORIALAUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

(EKMA 4476)

Materi Pertemuan Ke 3Ruang Lingkup Audit Sumber Daya Manusia

Author : Padlah Riyadi., SE., Ak., CA., MM.

AUDIT KOMPATIBILITAS DAN STRATEGI MANAJEMEN SDM.

Audit KompatibilitasAudit kompatibilitas merupakan proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi keselarasan dan konsistensi strategi, kebijakan, dan praktek manajemen SDM dengan sasaran dan strategi perusahaan. Keselarasan eksternal dimana berbagai aktivitas praktek manajemen sumber daya manusia dievaluasi apakah konsisten dengan kebutuhan/tuntutan perubahan bisnis. Keselarasan internal dimana setiap sub sistem manajemen sumber daya manusia dievaluasi apakah terintegrasi dan saling mendukung satu sama lain. Agar auditor dapat melaksanakan audit kompatibilitas dengan baik, di bawah ini akan dijabarkan keterkaitan serta keselarasan antara strategi, kebijakan, praktek manajemen SDM dengan sasaran dan strategi perusahaan. Author : Padlah Riyadi., SE., Ak., CA., MM.


Audit Kompatibilitas•Audit kompatibilitas merupakan proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi keselarasan dan konsistensi strategi, kebijakan, dan praktek manajemen SDM dengan sasaran dan strategi perusahaan. •Keselarasan eksternal dimana berbagai aktivitas praktek manajemen sumber daya manusia dievaluasi apakah konsisten dengan kebutuhan/tuntutan perubahan bisnis. •Keselarasan internal dimana setiap sub sistem manajemen sumber daya manusia dievaluasi apakah terintegrasi dan saling mendukung satu sama lain.



Analisa EksternalAnalisa eksternal mencakup analisa terhadap pengaruh aspek-aspek politik, legal, lingkungan, teknologi, budaya, demografi, sosial, bisnis, ekonomi dan hubungan industrial terhadap perusahaan, apakah merupakan peluang atau ancaman. Contoh faktor globalisasi, antara lain menyebabkan peningkatan jumlah perusahaan perbankan asing yang melakukan bisnisnya di Indonesia. Di satu sisi kondisi ini bisa dianggap sebagai peluang, tetapi disisi lain bisa merupakan suatu ancaman. Dalam hal ini tergantung cara pandang perusahaan dan strategi yang bagaimana yang akan digunakan untuk memenangkan persaingan di industri perbankan tersebut.



Analisa InternalAnalisa internal mencakup analisa terhadap kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi, mencakup aspek-aspek budaya organisasi, struktur organisasi dan kondisi SDM yang ada.



Strategi Manajemen SDMMerupakan pola deployment dan aktivitas SDM yang direncanakan serta terarah yang memungkinkan perusahaan mencapai sasaran jangka panjang maupun sasaran jangka menengah dan jangka pendek yang telah ditetapkan. Dalam hal ini auditor perlu memeriksa apakah perumusan dan pilihan strategi SDM yang dibuat dan ditetapkan oleh pimpinan puncak sudah mempertimbangkan visi, misi, sasaran dan strategi korporat. Auditor juga perlu memeriksa apakah aktivitas praktek manajemen SDM didasari analisa terhadap aspek eksternal dan konsisten dengan tuntutan perubahan bisnis serta apakah didasari pula oleh analisa terhadap aspek internal.



Strategi Manajemen SDMDengan ditetapkannya strategi SDM, manajemen dapat menentukan : 1.Kuantitas dan kualitas SDM yang dibutuhkan baik dari sisi keterampilan, perilaku dan nilai-nilai yang seharusnya dimiliki oleh SDM ybs.2.Aktivitas atau program-program SDM yang akan diterapkan mulai dari analisa jabatan, desain pekerjaan, perencanaan, rekrutmen dan seleksi, pelatihan & pengembangan karir, kinerja, balas jasa, labor & employee relations (hubungan industrial) dan sistem informasi SDM.



Strategi Manajemen SDMSebagai salah satu strategi fungsi dalam organisasi, strategi SDM memiliki keterkaitan –keterkaitan sebagai berikut. Strategi korporat (Grand Strategy) dijabarkan kedalam strategi bisnis (cost efficiency, differentiation, focus strategy) yang kemudian dijabarkan lebih lanjut kedalam strategi fungsi (functional strategy) antara lain strategi pemasaran, strategi keuangan, strategi operasi, strategi sumber daya manusia.


Hubungan Antara Strategi Perusahaan dan Strategi Manajemen SDM

Visi Org

Visi Org

SasaranOrg

Struktur Org

Strategi Org

Budaya Org

SasaranMSDM

Praktek MSDM berbasis kompetensi dan etika

– Analisa Jabatan– Perencanaan SDM– Rekrutmen– Seleksi– Pelatihan dan pengembangan– Karir– Penilaian Kinerja– Balas Jasa– Disiplin & Internalisasi Bud Org– Hubungan Industrial– Sistem Informasi SDM

HASIL MSDM Kompeten Komitmen Tinggi Kinerja Tinggi Absensi Rendah Turn Over Rendah

– Kepuasan Kerja Tinggi– Ketaatan azas

Kinerja Perusahaan -Produktifitas tinggi-Kualitas Keunggulanproduk dan pelayanantinggi

- Keuntungan tinggi

STRATEGI MSDM

AUDIT MSDM

• Analisa EksternalPeluangAncaman

• Analisa InternalKekuatanKelemahan

ANALISA

EVALUASI

Sumber : Disusun oleh Penulis dari berbagai Sumber (2009)

Gambar 2.1 Model Strategik manajemen SDM


AUDIT FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGADAAN SDM

Audit Fungsi Perencanaan SDMPerencanaan SDM merupakan proses sistimatis yang terkait erat dengan perencanaan strategik perusahaan dan digunakan untuk memperkirakan permintaan dan ketersediaan SDM dimasa yang akan datang melalui analisa eksternal (peluang dan ancaman) dan analisa internal (kekuatan dan kelemahan).



Audit Fungsi Perencanaan SDMAda empat (4) cakupan audit fungsi perencanaan SDM yaitu :1.Audit praktek perencanaan SDM mengenai ketaatan azaz terhadap kebijakan, standard operating procedure (SOP) dan peraturan -peraturan yang terkait dengan perencanaan SDM.2.Audit mengenai aspek integrasi perencanaan SDM dengan sistem lainnya, seperti dengan rekrutmen dan seleksi.3.Audit terhadap efisiensi dan efektivitas perencanaan SDM. 4.Efisiensi terkait dengan biaya-biaya yang dikeluarkan dalam pelaksanaan atau implementasi program perencanaan SDM.


Model Audit Perencanaan SDM

OUTPUT• Rencana Aksi (Internal Staffing -

Eksternal Staffing)

Proses• Penentuan metode Peramalan• Membandingkan permintaan/kebutuhan

dengan ketersediaan

INPUT• Rencana strategis perusahaan, anggran• Kondisi lingkungan (faktor eksternal)

Proyeksi Kebutuhan SDM• Jumlah danKualifikasi SDM saat ini

Proyeksi ketersediaan SDM (Eksternal dan Internal)

OUTPUT• Rencana Aksi (Internal Staffing -

Eksternal Staffing)

Proses• Penentuan metode Peramalan• Membandingkan permintaan/kebutuhan

dengan ketersediaan

INPUT• Rencana strategis perusahaan, anggran• Kondisi lingkungan (faktor eksternal)

Proyeksi Kebutuhan SDM• Jumlah danKualifikasi SDM saat ini

Proyeksi ketersediaan SDM (Eksternal dan Internal)

Gambar 2.3 Model Audit Perencanaan SDM

Tindak Lanjut Audit

Pelaporan Audit

Pelaksanaan Audit


Persiapan Audit

Perencanaan Audit

Ketaatan Azas terhadap :• Kebijakan• SOP• Peraturan

Integrasi dengan Sistim SDM lainnya

Proses Bisnis

Efisiensi & Efektivitas



Audit Fungsi Analisis JabatanAnalisa Jabatan merupakan proses sistimatis dalam rangka pengumpulan dan pengolahan data mengenai fungsi, tugas, tanggung jawab, hubungan kerjasama, kondisi kerja, serta persyaratan jabatan yang dapat dimanfaatkan bagi keseluruhan aktivitas pengelolaan SDM, penyempurnaan struktur organisasi, dan juga sistem serta prosedur pengelolaan SDM. Secara spesifik ada 3 output analisa jabatan yang perlu diaudit: 1.Uraian jabatan yang mencerminkan funsi, tugas, tanggung jawab, pola hubungan kerja dan kondisi/lingkungan kerja.2.Persyaratan jabatan, uraian yang mencerminkan kriteria kompetensi yang sesuai dengan lingkup dan kompleksitas jabatan.3.Standard kinerja.


Model Audit Analisa Jabatan

OUTPUT• Uraian Jabatan• Persyaratan Jabatan berbasis

kompetensi


kompetensi

PROSES• Penentuan Tim dan Analis• Penentuan format dan metoda• Pengumpulan data• Pengolahan data


INPUT• Struktur Organisasi• Jenis dan Jenjang Jabatan• Proses Bisnis Unit Kerja• Proses Kerja Jabatan



kompetensi


kompetensi





Gambar 2.4 Model Audit Analisa Jabatan

Tindak Lanjut Audit

Pelaporan Audit

Pelaksanaan Audit


Persiapan Audit

Perencanaan Audit



Proses Bisnis




Audit Pengadaan SDMPengadaan SDM mencakup rekrutmen dan seleksi calon pegawai yang dijelaskan sebagai berikut:•Rekrutmen pegawai merupakan proses pengumpulan sejumlah kandidat melalui berbagai metode dalam rangka mengisi jabatan yang lowong .•Seleksi pegawai yaitu proses sistimatis yang terarah atas sejumlah kandidat yang telah direkrut, dalam rangka memutuskan kandidat yang dinilai memenuhi atau bahkan melebihi persyaratan jabatan yang akan diterima sebagai calon pegawai.


Model Audit Rekrutmen

OUTPUT

Kandidat Pools

OUTPUT

Kandidat Pools

PROSES• Penentuan metode• Jangka waktu• Penentuan tim rekrutmen


INPUT• Jabatan lowong• Persyaratan jabatan berbasis

kompetensi• Anggaran



OUTPUT

Kandidat Pools

OUTPUT

Kandidat Pools







Gambar 2.5 Model Audit Rekrutmen

Tindak Lanjut Audit

Pelaporan Audit

Pelaksanaan Audit


Persiapan Audit

Perencanaan Audit



Proses Bisnis



Model Audit Seleksi

OUTPUTCalon Pegawai

OUTPUTCalon Pegawai

PROSES• Seleksi Administratif• Test keahlian Profesi• Test Potensi• Test Kompetensi• Test Kesehatan• Wawancara Pengguna


INPUT• Daftar kandidat• Persyaratan jabatan berbasis

kompetensi• Profil jabatan• Jangka waktu dan anggaran• Rasio seleksi



OUTPUTCalon Pegawai

OUTPUTCalon Pegawai







Gambar 2.6 Model Audit Seleksi




Proses Bisnis


Tindak Lanjut Audit

Pelaporan Audit

Pelaksanaan Audit

Persiapan Audit

Perencanaan Audit



Proses Bisnis


Tindak Lanjut Audit

Pelaporan Audit

Pelaksanaan Audit

Persiapan Audit

Perencanaan Audit

Tindak Lanjut Audit

Pelaporan Audit

Pelaksanaan Audit

Persiapan Audit

Perencanaan Audit


Pertemuan ke 3

Education