PERSONDATALOVEN · Partshøring Begrundelse Klagevejledning Partsrepræsentation Partsaktindsigt Inhabilitet Tavshedspligt Videregivelse af oplysninger ‘ Offentlighedsloven Formål:

PERSONDATALOVEN

Ved Martin Ib Bruun

Kontakt: [email protected]

Rammerne for mødet v. retschef Andreas Salmony

• Ikraftsættelsen af persondataloven har været i støbeskeen i lang tid

• Under et forretnings-naalakkersuisut kan høringsprocessen ikke sættes i gang

• Vi vil gerne bruge tiden til at præsentere den danske lov som foreslås ikraftsat

3

Enterprise Ressource Planning

Delprojekter:

- Forudsætninger og rammer

- Økonomistyring

- Ledelsesinformation

Persondataloven

4

• Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger [senest ændret ved lov nr. 1245 af 18.

december 2012]

• Justitsministeriet foreslår, at loven sættes i kraft i Grønland den 1. januar 2014.

Persondataretten er ikke ensbetydende med IT-ret!

Persondatalovens baggrund og formål

5

EU-direktiv fra 1995 [Direktiv 95/46 EF]

Formålsbetragtninger (3) det indre markeds oprettelse og funktion, som i henhold til traktatens artikel 7 A indebærer fri bevægelighed for varer, personer, tjenesteydelser, og kapital, forudsætter ikke blot, at personoplysninger kan cirkulere frit fra én medlemsstat til en anden, men også, at det enkelte menneskes grundlæggende rettigheder beskyttes [egen fed]

Menneskerettighedskonventionen

6

Den Europæiske Menneskerettighedskonvention

Artikel 8

Stk. 1. Enhver har ret til respekt for sit privatliv og familieliv,

sit hjem og sin korrespondance. [egen fed]

Grundlæggende rettigheder

7

DEN EUROPÆISKE UNIONS CHARTER OM GRUNDLÆGGENDE RETTIGHEDER

Artikel 8

1. Enhver har ret til beskyttelse af personoplysninger, der vedrører

ham/hende.

Gældende persondataret i Grønland

8

Sagsbehandlingsloven

Formål: Lovlige afgørelser

Vejledningspligt Videregivelse Partshøring Begrundelse Klagevejledning Partsrepræsentation Partsaktindsigt Inhabilitet Tavshedspligt Videregivelse af

oplysninger ‘

Offentlighedsloven

Formål: Gennemsigtighed

Notatpligt Aktindsigt Egenaccess

Registerloven

Formål: Balance mellem det offentliges behov for at opbygge databaser og den registreredes behov for beskyttelse.

Registrering, opbevaring, videregivelse og samkøring

Registerforskrifter Datasikkerhed

Persondatalovens formål

9

Persondataloven

Formål: Gennemsigtig og hensigtsmæssig behandling af personoplysninger i et teknologisk miljø.

• at styrke borgernes retssikkerhed og • at teknologiens muligheder for

persondatabehandling udnyttes på en samfundsmæssig acceptabel måde

Den teknologiske udvikling

10

*Cloud computing er et begreb, som omfatter levering af software, service og tjenesteydelser via internettet.

Udbredelse

Kapacitet

Netværk, distribution og mobilitet.

Nye lagringsmedier, f.eks. cloud computing*

Banaliseringsrisiko

Ophobning

Ukontrolleret spredning

Tab af data

Persondataretten og teknologien

11

• Registerloven skulle fungere i forhold til teknologi, der ikke var kendt i 1978.

• Persondataloven skulle fungere i forhold til teknologi, der ikke var kendt i 1995.

• Persondataloven skal fungere i forhold til teknologier, som ikke er kendt i 2014, hvor loven foreslås at træde i kraft for Grønland.

Case: Datatilsynet om cloud computing

12

Datatilsynet om cloud computing

”(..) I tråd med dette har Datatilsynet generelt en positiv indstilling over for brug af nye teknologier, herunder som udgangspunkt også cloud computing.”

Behandling af følsomme personoplysninger i cloud-løsning, journalnummer: 2010-52-0138

Odense Kommune ønsker at anvende Google Apps online kontorpakke med kalender og dokumenthåndtering. Datatilsynet vurderede konkret, at anvendelsen af Google Apps ikke var lovlig.

Opsummering

• Opfattelsen af persondataretten er i bevægelse

• Persondataloven er en generel lov.

• Ny teknologi udfordrer persondataretten

13

Gældende persondataret i Grønland

14

Lov om offentlige myndigheders registre

[lov nr. 294 af 8. juni 1978]

Registerloven

15

§ 1, stk. 1

Loven gælder for registrering i edb-registre, der føres for den offentlige forvaltning, og som indeholder personoplysninger.

Persondatalovens anvendelsesområde

16

• Al elektronisk behandling af oplysninger om personer og ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register (jf. § 1, stk. 1.)

Definition af centrale begreber

17

• Personoplysninger, § 3, nr. 1

• Behandling, § 3, nr.2

• Dataansvarlig, § 3, nr. 4

• Databehandler, § 3, nr. 5

Personoplysninger

§ 3, nr. 1

Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede).

18

Case: Personoplysning?

19

Er overskriften i en sagsakt »klage over kommunen«

en personoplysning?

Behandling

20

§ 3, nr. 2

Enhver operation eller række af operationer med eller uden brug af elektronisk databehandling, som oplysninger gøres til genstand for, dvs. enhver form for håndtering af oplysninger.

Den dataansvarlige

21

§ 3, nr. 4

Den dataansvarlige er den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller ethvert andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger. Den dataansvarlige har det umiddelbare ansvar for behandlingen.

Databehandleren

22

§ 3, nr. 5

Databehandleren er den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller ethvert andet organ, der behandler oplysninger på den dataansvarliges vegne. Det er fortsat den dataansvarlige og ikke databehandleren, der er direkte ansvarlig over for den registrerede. Databehandleren kan ikke disponere over oplysningerne til egne formål.

Case: Databehandler/dataansvarlig

23

Anordning om ikrafttræden for Grønland af lov om Det Centrale Personregister

§ 2. Indenrigs- og Sundhedsministeriet administrerer CPR sammen med kommunalbestyrelserne i Grønland i overensstemmelse loven. Indenrigs- og Sundhedsministeriet administrerer endvidere CPR i overensstemmelse med reglerne i lov om Det Centrale Personregister (..) Indenrigs- og Sundhedsministeren fastsætter nærmere regler for kommunalbestyrelsernes medvirken ved CPR’s vedligeholdelse. Kommunalbestyrelsernes varetagelse af opgaverne efter loven sker på grundlag af CPR eller, efter indenrigs- og sundhedsministerens nærmere bestemmelse, andre registre, som er dannet alene på grundlag af CPR og indeholder de pågældende oplysninger i ajourført form.

Case: Databehandler/dataansvarlig

24

Datatilsynets brev af 3. april 2012, journalnummer: 2011-631-0136

I praksis varetog KL »ejerrollen« for køreprøve-

bookingsystemet på kommunernes vegne. KL agerede

dermed i praksis som dataansvarlig, selvom det af

fællesanmeldelsen fremgik, at kommunerne var

dataansvarlige. KL handlede dermed som dataansvarlig uden

at være berettiget dertil. KL overførte bl.a. køreprøvesystemet

til en cloud-løsning uden at leve op til persondatalovens krav

om en skriftlig databehandleraftale. Endvidere viste det sig,

at cloud-løsningen havde en sikkerhedsbrist.

Lovens område: Sagsbehandlingsloven eller

persondataloven?

25

1. Den lov der giver den bedste retsstilling (§ 2, stk.1 )

2. Ansøgningssager

3. Pligt til videregivelse

4. Tekniske forhold kan være udslagsgivende.

Fiktiv case: Sagsbehandlingsloven eller persondataloven?

26

Under en telefonsamtale noterer en sagsbehandler oplysninger om

en borgers sag i et tekstbehandlingssystem. Umiddelbart herefter

bliver dokumentet scannet og videresendt via mail til en

sagsbehandler i en anden forvaltningsmyndighed.

Skal videregivelsen af oplysningerne vurderes efter persondataloven eller sagsbehandlingsloven?

Fiktiv case: Sagsbehandlingsloven eller persondataloven?

27

En sagsbehandler noterer oplysninger om en borgers sag i et

tekstbehandlingssystem. Umiddelbart herefter bliver dokumentet

printet. Sagsbehandleren opbevarer dokumentet i en sagsmappe på

sit kontor. Nogle måneder senere anmoder en anden myndighed om

oplysningerne. Sagsbehandleren finder de printede dokumenter frem

og sender sagen.

Er videregivelsen reguleret af persondataloven eller sagsbehandlingsloven?

Case: Behandling

28

UfR 2011.2343 H

Notater fra en sygefraværssamtale om alkoholmisbrug var skrevet på

et tekstbehandlingssystem. I forbindelse med en ansættelse blev disse

oplysninger telefonisk fra en tidligere arbejdsgiver. Oplysningerne

var nedskrevet på et tekstbehandlingssystem. Under telefonsamtalen

blev oplysningerne om alkoholmisbruget videregivet per

hukommelse.

Er videregivelsen omfattet af persondatalovens regler om

behandling, jf. § 3, nr. 2?

Opsummering

• Lovens område:

– Personhenførbare oplysninger, jf. ”Klage over Esbjerg Kommune”

– Behandling af personoplysninger

• Lovvalg, jf. UfR 2011.2343 H

• Dataansvarlig/databehandler, jf. ”Køreprøve-booking”

29

PAUSE

30

Grundlæggende principper

• God databehandlingsskik

• Proportionalitet

• Saglighed

• Formålsbestemthed

• Tidsbegrænsning

31

God databehandlingsskik

32

§ 5, stk. 1

Oplysninger skal behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik.

Case: God databehandlingsskik

Datatilsynets brev af 16. december 2008, journalnummer: 2007-

323-0026 og 2007-632-0015

Ansøgningssager om tilskud til invalidebiler og

sociale sager om såkaldte »bekymringsbørn«

kunne findes på kommunens hjemmeside.

Desuden havde byrådsmedlemmer og alle

kommunens ansatte adgang til omkring 43.000

personnumre via kommunens intranet.

33

Formålsbestemthed

34

§ 5, stk. 2

Indsamling af oplysninger skal ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål, og senere behandling må ikke være uforenelig med disse formål.

Relevans og proportionalitet

36

§ 5, stk. 3

Oplysninger, som behandles, skal være relevante og tilstrækkelige og ikke omfatte mere, end hvad der kræves til opfyldelse af de formål, hvortil oplysningerne indsamles, og de formål, hvortil oplysningerne senere behandles.

Case: Proportionalitet

37

Et fitnesscenter foretager tv-overvågning af

omklædningsrum for at kunne dokumentere eventuelle

tyverier og indbrud. Tv-optagelserne opbevares efter

forskrifterne for datasikkerhed.

Er optagelserne i strid med persondataloven?

Case: Proportionalitet

38

Et boligselskab modtager en liste fra kommunen, hvor de pågældende borgere var listet efter personnummer. På denne liste skulle boligselskabet herefter indtaste de ændringer i lejeforholdene, der måtte være, og tilbagesendte listen til kommunen. Dette letter arbejdet for kommunen når der f.eks. skal tages stilling til ændringer i udbetaling af boligsikring.

Er denne praksis i strid med persondataloven?

Datakvalitet

39

§ 5, stk. 4

Behandling af oplysninger skal tilrettelægges således, at der foretages fornøden ajourføring af oplysningerne. Der skal endvidere foretages den fornødne kontrol for at sikre, at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.

Tidsbegrænsning

40

§ 5, stk. 5

Indsamlede oplysninger må ikke opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles.

Case: Tidsbegrænsning

41

Datatilsynets j.nr. 2003-313-0180

En borger klager over, at Parkering-

København behandler oplysninger om ham,

selvom han havde betalt sin parkeringsafgift.

Oplysningerne blev bevaret for at Parkering-

København kunne behandle evt. klager og

ville først blive slettet efter 5 år.

Er dette i strid med persondataloven?

Hjemmelsprincippet

42

• Hjemmelsprincippet er ikke direkte udtrykt i loven. Princippet fremgår af loven generelt.

• Hjemmelsprincippet indebærer, at personoplysninger ikke kan behandles uden lovhjemmel.

• Hjemmel skal enten være tilstede i særlovgivningen eller i persondataloven.

Opsummering

• Grundlæggende principper for behandling af personoplysninger

• Principperne fortæller ikke noget om hvorvidt behandlingen er lovlig/berettiget

43

Kategorisering af personoplysningerne

44

• Almindelige personoplysninger, § 6.

• Følsomme personoplysninger, § 7, stk. 1.

• Andre følsomme personoplysninger, § 8, stk. 1.

• Personnummer, § 11

Racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold (§ 7)

Helbredsmæssige og seksuelle forhold, samt kriminalretlige forhold og væsentlige sociale problemer (§ 8)

Ikke-fortrolige eller almindeligt fortrolige oplysninger, f.eks. Hemmeligt telefonnummer, adresser, civilstand, løn o.s.v. (§ 6)

45

Personnummer (§ 11)

Nødvendighedskriteriet

46

De praktiske hovedregler for intern behandling i den offentlige forvaltning:

• § 6, stk. 1, nr. 3, 6 og 7.

• § 7, stk. 2, nr. 4.

• § 8, stk. 1.

Behandling af almindelige personoplysninger, § 6

47

Behandling må ske, når en af følgende betingelser er opfyldt:

• Borgeren har givet sit udtrykkelig samtykke (nr. 1).

• Det er nødvendigt for at kunne opfylde en aftale (nr. 2).

• Det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse (nr. 3).

• Det er nødvendigt for at beskytte den registreredes vitale interesser (nr. 4).

• Det er nødvendigt for at kunne udføre en opgave i samfundets interesse (nr. 5).

• Behandling sker som led i myndighedsudøvelse (nr. 6).

• Det er nødvendigt af hensyn til en berettiget interesse (nr. 7).

Behandling af følsomme personoplysninger

48

Udgangspunktet er, at der ikke må behandles personfølsomme oplysninger medmindre:

• Borgeren har givet sit udtrykkelige samtykke.

• Behandlingen er nødvendig for at beskytte borgeren eller en anden person vitale interesser, hvor den pågældende ikke er i stand til at give sit samtykke.

• Behandlingen vedrører oplysninger, som er blevet offentliggjort af borgeren selv og det er sket på borgerens eget initiativ.

• Behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Datilsynets praksis

Samkøring m.h.p. kontrol Offentliggørelse Videregivelse Indsamling og intern anvendelse

Almindelige personoplysninger

Følsomme personoplysninger

Positiv hjemmel

Case: Behandling af almindelige personoplysninger (navn og adresse)

50

Datatilsynets j.nr. 2004-313-0247

En borgerhenvendelse til kommunen var refereret i en

sagsfremstilling til kommunalbestyrelsen. Referatet

fra mødet blev offentliggjort, og heraf fremgik

borgerens navn og adresse. Efterfølgende gjorde

borgeren indsigelse mod offentliggørelsen og klagede

til Datatilsynet. Borgeren, der var pensioneret læge

anførte, at han tidligere var blevet udsat for

generende adfærd fra borgere, der opsøgte ham på

bopælen for at skaffe receptpligtig medicin.

Kommunen anførte heroverfor, at offentliggørelsen

var et led i den demokratiske proces.

Den registrerede borgers rettigheder

51

• Ret til at få information, når der indsamles personoplysninger om pågældende selv, jf. §§ 28-30.

• Ret til indsigt i egne personoplysninger.

• Ret til at protestere mod behandling af personoplysninger.

• Ret til at protestere mod videregivelse af oplysninger.

• Ret til at få urigtige eller vildledende oplysninger rettet eller slettet.

• Ret til at tilbagekalde samtykke.

• Ret til at protestere mod visse automatiserede afgørelser.

• Ret til at klage til Datatilsynet.

Oplysningspligten

52

Formål:

• Den registrerede gives mulighed for, på et oplyst grundlag, at tage beslutning om at give oplysninger om sig selv

Formkrav

• Ingen formkrav

Altid pligt til at oplyse:

• Den dataansvarliges identitet, og

• Formålet med behandlingen af oplysningerne

Hvilken behandlingsform?

”ved indsamling”

53

• Indsamles oplysningerne hos den registrerede selv eller indsamles hos tredjemand?

• Er oplysningerne bestemt til internt brug eller til videregivelse?

• Skal der gives yderligere oplysninger?

54

Undtagelser til oplysningspligten

57

• Den registrerede allerede er bekendt med de (..) nævnte oplysninger eller registreringen udtrykkeligt er fastsat ved lov

• Underretning af borgeren er umulig eller uforholdsmæssigt vanskelig, jf. § 29, stk. 3.

• Afgørende hensyn til private eller offentlige interesser, jf. § 30. F.eks. Efterforskning, afsløring og retsforfølgningen i straffesager, jf. § 30, stk. 2.

Ret til indsigt §§ 31-34

58

På begæring fra den registrerede skal den dataansvarlige oplyse:

1. hvilke oplysninger der behandles,

2. behandlingens formål,

3. kategorierne af modtagere af oplysningerne og

4. tilgængelig information om, hvorfra disse oplysninger stammer.

Oplysningerne skal gives skriftligt inden 4 uger.

Undtagelser til indsigtsretten

59

Oplysninger, der behandles for den offentlige forvaltning som led i administrativ sagsbehandling, kan undtages fra indsigtsretten i samme omfang som efter reglerne i offentlighedslovens § 2 samt §§ 7-11 og 14.

Datasikkerhed, §§ 41-42

61

§ 41, stk. 3

Den dataansvarlige skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. Tilsvarende gælder for databehandlere. [egen fed]

Datasikkerhed (fortsat)

62

Dataansvarlig / databehandler

Databehandlere må kun behandle personoplysninger på grundlag af en instruks fra den dataansvarlige.

Ansvaret for at sikkerheden lever op til lovens krav påhviler altid den dataansvarlige.

Case: Google Apps

Aftale mellem Odense Kommune og Google: "Customer … instructs Google to provide the Services and process End User personal data in accordance with the Google Privacy Policies and Google agrees to do the same.” Datilsynets udtalelse: ”En sådan instruks må efter Datatilsynets opfattelse anses for - rent materielt - at være uden indhold.”

63

Datasikkerhed (fortsat)

64

Retskilderne

Sikkerhedsbekendtgørelsen.

Sikkerhedsvejledningen.

Dansk Standard DS 484 / ISO27001.

Anmeldelse, §§ 43-47

65

Udgangspunkt

Pligt til at anmelde behandlinger af personoplysninger inden de behandles, jf. § 43, stk.1.

Undtagelser for anmeldelse

1. Behandlinger af ikke-fortrolige personoplysninger.

2. Hvis det eneste formål er at føre et register, der i henhold til lovgivning er beregnet til at informere offentligheden, og som er tilgængeligt for offentligheden.

3. En række særlige behandlinger, der der undtaget fra anmeldelsespligten, fremgår af undtagelsesbekendtgørelsen.

Anmeldelse (fortsat)

66

Indhentelse af udtalelse

Visse behandlinger der kan være særligt integritetstruende og forudsætter, at Datatilsynets udtalelse indhentes, f.eks. samkøring og behandling af følsomme oplysninger.

Datatilsynets kompetence

Der er ikke tale om en egentlig afgørelseskompetence, men alene en udtalelsesret.

Tilsyn, §§ 54-63

67

Datatilsynets kompetencer

Legal høringspart.

Enhver behandling, der omfattes af loven.

Tilsyn af egen drift eller efter klage.

Datatilsynet træffer over for vedkommende myndighed afgørelse i sager vedrørende” (..). i andre tilfælde afgiver tilsynet udtalelser”

”Datatilsynets afgørelser efter denne lov kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.

Datatilsynet kan kræve enhver oplysning, der er af betydning for dets virksomhed, herunder til afgørelse af, om et forhold falder ind under lovens bestemmelser.

(..) uden retskendelse adgang til alle lokaler, hvorfra en behandling, som foretages for den offentlige forvaltning, administreres (..).

Reaktionsmuligheder

68

• Udtale kritik

• I forhold til offentlige myndigheder træffe bindende afgørelser

• I forhold til offentlige myndigheder komme med henstillinger om datasikkerhed

• Offentliggøre udtalelser på tilsynets hjemmeside.

• Politianmeldelse

Erstatningsansvar

69

• Den dataansvarlige skal erstatte skade, der er forvoldt ved behandling i strid med bestemmelserne i denne lov, medmindre det godtgøres, at skaden ikke kunne have været afværget ved den agtpågivenhed og omhu, der må kræves i forbindelse med behandling af oplysninger, jf. § 69. [egen fed].

Case: Erstatningsansvar

UFR 2007.1967 V En fagforening havde overtrådt persondatalovens § 5, stk. 2 og §§ 6, 7 og 8 ved at offentliggøre en række oplysninger om en afskediget medarbejder, herunder helbredsoplysninger, på en hjemmeside, i breve til tillidsmændene og i et medlemsblad. Landsrettens præmisser: Offentliggørelsen krænkede medarbejderens fred og ære, og arbejdsgiveren pålagdes i medfør af erstatningsansvarsloven § 26 at betale 10.000 kr. i godtgørelse for tort til medarbejderen.

70

Overgangsregler

71

§ 71

Stk. 1. [udeladt].

Stk. 2. For behandlinger, der foretages for offentlige myndigheder, og som er iværksat før anordningens ikrafttræden, skal reglerne i kapitel 12 være opfyldt senest den 1. juli 2014.

Stk. 3. Behandlinger, der er iværksat før anordningens ikrafttræden, kan fortsætte uden tilladelse i 16 uger efter anordningens ikrafttræden. [egen fed]

Stk. 4. Der skal senest 16 uger efter anordningens ikrafttræden foretages anmeldelse efter bestemmelsen i § 52.

Internationale overførsler

• Grønland er et såkaldt ”usikkert tredjeland”

• Persondatalovens ikraftsættelse vil ikke ændre på denne status

• Internationale overførsler forudsætter p.t. at der indgås aftaler, som sikrer et passende databeskyttelsesniveau

• I praksis anvendes EU-kommissionens standardkontrakter.

• Tredjelandsgodkendelse medfører at man kan lægge til grund, at databeskyttelsesniveauet er tilstrækkeligt.

72

Lex ferenda: EU-forordning

• Udkastets ændringer i hovedtræk: – Mere detaljeregulering

– Flere rettigheder til de registrerede, f.eks. ret til dataportabilitet

– Dataansvarlige gives større ansvar

– Datatilsynet får større slagkraft

• Hvornår? Megen usikkerhed. Justitsministeriets seneste officielle meddelelse: Omkring 2020.

73

Links

74

Datatilsynet

www.datatilsynet.dk

Persondataloven

www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=828