-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 1
ISI KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT
1. PENGENALAN KUMPULAN 2
2. PENGENDALIAN AKTIVITI KUMPULAN 5
3. PEMILIHAN MASALAH 7
4. MENGENAL PASTI MASALAH 7
5. PENJELASAN MASALAH 8
6. OBJEKTIF PROJEK 13
7. MENGANALISA SEBAB-SEBAB UMUM 13
8. ANALISA MASALAH SEBELUM PELAKSANAAN 18
9. CADANGAN PENYELESAIAN 21
10. ANALISA MASALAH SELEPAS PELAKSANAAN 28
11. PENCAPAIAN PROJEK 29
12. PENYERAGAMAN PROJEK 30
13. RUMUSAN HASIL PROJEK 34
14. CABARAN-CABARAN KUMPULAN 34
15. PENGHARGAAN 35
16. KESIMPULAN 35
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 2
1. PENGENALAN KUMPULAN
1.1) Nama Kumpulan : Kumpulan KITT
1.2) Tarikh Penubuhan : 15 Januari 2012
1.3) Fasilitator : Hishamshury Bin Ibrahim
1.4) Ketua Kumpulan : Muhamad Yusof Bin Bakar
1.5) Ahli Kumpulan : Mohamad Amro Safizan Bin Hassan
Nor Muhammad Alamin Bin Ismail
Syahrul Hisham Bin Mohamed
Roslan Bin Yusoff
Mohd Nasarudeen Bin Zakaria
Nik Hazlinda Binti Nik Lah
Noor Asmah Binti Awang Ali
1.6) Bidang Tugas Kumpulan
Lapan (8) ahli kumpulan terdiri daripada Juruteknik, Tukang K2,
Pekerja Awam
dan Pembantu Tadbir yang berkaitan dengan bahagian pentadbiran
di JPS
Jajahan Tumpat. Tugas utama ahli kumpulan ialah untuk membantu
pihak jabatan
dalam menggelakkan pembaziran kertas di pejabat.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 3
1.7) Carta Organisasi Jabatan
Kumpulan KITT JPS Tumpat di bimbing oleh pemudahcara En.
Hishamshury Bin
Ibrahim dan disokong sepenuhnya oleh pihak pengurusan selaku
Jurutera
Jajahan Che Mahmud Bin Che Mat.
Sila lihat carta organisasi jabatan di sebelah
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 4
4
CHE MAHMUD B CHE MAT
(JURUTERA JAJAHAN)
HISYAMSHURY B IBRAHIM
(FASILITATOR)
MOHAMAD AMRO SAFIZAN B HASSAN
(SETIAUSAHA)
NOR MUHAMMAD ALAMIN
B ISMAIL
SYAHRUL HISYAM
B MOHAMED
ROSLAN
B YUSOFFNIK HAZLINDA
BT NIK LAH
NOOR ASMAH
BT AWANG ALI
CARTA ORGANISASI KUMPULAN KITT
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN TUMPAT
MUHAMAD YUSOF B BAKAR
(KETUA KUMPULAN)
NASARUDEEN
B ZAKARIA
Rajah I – Carta Organisasi
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 5
2. PENGENDALIAN AKTIVITI KUMPULAN
2.1) Kekerapan Bermesyuarat
Bagi menjayakan projek ini kumpulan kami telah mengadakan
mesyuarat secara
berkala iaitu pada hari Rabu dan Khamis Jam 9.30 pagi hingga
1.00 tengahari,
bertempat di Bilik Mesyuarat JPS Tumpat. Peratus kehadiran
ahli-ahli ialah 98%.
Bilangan
Mesyuarat
30
Hari
Rabu dan Khamis
Masa
9.30 pagi – 1.00 tengahari
Tempat
Bilik Mesyuarat JPS Tumpat
% Kehadiran
98%
2.2) Kaedah Pelaksanaan
Bagi memudahkan pelaksanaan projek, kumpulan kami telah
menggunakan kaedah
PDCA dalam merancang dan melaksanakan projek kami.
Program-program
kumpulan kami dimuatkan dalam gambarajah PDCA disebelah.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 6
*Persembahan * Merancang
*Penyeragaman * Mengenalpasti masalah
*Persembahan * Cadangan Penyelesaian
*Pengesanan & Penilaian * Pelaksanaan Cadangan
*Pencapaian Hasil Projek
Rajah 2 - Sistem PDCA
2.3) Carta Pelaksanaan Projek
Jadual perancangan program atau aktiviti kumpulan telah kami
rangka dengan
jelas dalam carta pelaksanaan projek.
Rajah 3 - Carta Pelaksanaan projek
A p (TINDAKAN) (RANCANG)
C D (SEMAK) (LAKSANA)
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 7
3. PEMILIHAN MASALAH
3.1) Percambahan Fikiran.
Bagi menunaikan tanggungjawab yang diarahkan oleh pihak atasan
satu
pasukan KIK dan Inovasi telah ditubuhkan. Setelah bermesyuarat
dan melakukan
percambahan fikiran di kalangan ahli, beberapa cadangan masalah
telah
disenaraikan melalui kaedah Brainstorming sebagaimana
berikut:
4. MENGENAL PASTI MASALAH
Dalam menjalankan tugas harian di bahagian pentadbiran pejabat
kebanyakan akan berlaku
pembaziran kertas kerana ianya melibatkan penggunaan kertas
untuk pencetakan.
Pihak pengurusan atasan juga selalu merungut dan membangkitkan
masalah ini pada setiap
kali mesyuarat diadakan. Akhirnya pada 14 Disember 2011 pihak
atasan telah mengeluarkan
memo dalaman tentang pembaziran kertas di pejabat. ( seperti di
lampiran
9
Cadangan Pencadang
Sistem Sinki Sering Rosak Roslan
Pengurusan Fail Tak Efektif Amro
Penggunaan bil telefon pejabat yang tinggi Nasarudeen
Pegawai datang lewat ke pejabat Alamin
Pembaziran Kertas Di Pejabat Mohd Yusoff
KAEDAH BRAINSTORMING
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 8
5. PENJELASAN MASALAH
5.1) Istilah-istilah
Berikut adalah penerangan beberapa istilah yang akan kami
gunakan:
a) Pembaziran - Membazirkan menggunakan sesuatu dengan
berlebihan-lebihan
sehingga terbuang, memboroskan, membuang-buang ( wang,
tenaga
dsb ).
b) Kertas - Bahan yang digunakan untuk menulis, melukis dan
sebagainya
berkaitan dengan percetakan.
5.2) Definasi Projek
Dengan berpandukan kaedah 5W + 1H, apa yang dimaksudkan
dengan
pembaziran kertas di pejabat adalah sebagaimana keterangan
berikut:
WHAT - Apa itu pembaziran
( APA )
Membazirkan menggunakan sesuatu dengan berlebihan-lebihan
sehingga terbuang, memboroskan, membuang-buang ( wang, tenaga
dsb ).
- Apa itu kertas
Bahan yang digunakan untuk menulis, melukis dan sebagainya
berkaitan dengan percetakan.
WHERE - Di Manakah masalah ini berlaku
( DIMANA )
Di semua pejaba
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 9
WHEN - Bilakah masalah ini berlaku
( BILA )
Semasa ianya melibatkan penggunaan kertas untuk percetakan
WHO - Siapa yang terlibat
( SIAPA )
Semua kakitangan di pejabat
WHY - Mengapa ianya berlaku
( MENGAPA)
Sikap kakitangan di pejabat
HOW - Bagaiman masalah ini terjadi.
( BAGAIMANA )
Penyalahgunaan oleh kakitangan di pejabat
Ringkasnya apa yang dimaksudkan dengan Pembaziran Kertas Di
Pejabat ialah “
Bahan yang digunakan untuk menulis, melukis dan sebagainya yang
berkaitan
dengan percetakan digunakan secara berlebih-lebihan sehingga
terbuang atau
membazir.”
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 10
5.3) Pemilihan Projek (Force Ranking)
a) Melalui kaedah “Force Ranking”, setiap masalah akan diundi
mengikut kategori dan
wajaran yang sesuai. Kumpulan kami telah memilih ‘Masalah
Pembaziran Kertas Di
Pejabat’ mendapat undian paling tinggi.
Jadual 1 – Pemilihan Projek (Force Ranking)
No Masalah Wajaran Jumlah Rank
1 2 3
1. Sistem Sinki sering rosak 4 4 0 12 3
2. Pengurusan Fail Tak Efektif 5 3 0 11 4
3. Penggunaan bil telefon pejabat
yang tinggi
3 5 0 13 2
4. Pegawai datang lewat ke
pejabat
6 2 0 10 5
5. Pembaziran Kertas Di Pejabat 1 2 5 20 1
Markah Kategori
1 Tidak penting
2 Penting
3 Sangat
penting
ALAT KAWALAN KUALITI: PEMILIHAN PROJEK
FORCE RANKING
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 11
b) Pemilihan Projek Melalui Kaedah ‘Pair Wise’
Berdasarkan pemerhatian dibuat, perbandingan kekerapan masalah
berulang
telah dicatatkan dan mendapati ‘Masalah Pembaziran Kertas Di
Pejabat’ adalah
masalah yang paling kerap berlaku.
ALAT KAWALAN KUALITI: PEMILIHAN PROJEK
PAIR WISE
No. Masalah Perbandingan
1 Sistem Sinki Sering Rosak 1 1 1 1
2 3 4 5
2 Pegawai Datang Lewat Ke Pejabat 2 2 2
3 4 5
3 Penggunaan bil telefon pejabat yang tinggi
3 3
4 5
4 Pengurusan Fail Tak Efektif 4 4
5
5 Pembaziran Kertas Di Pejabat
No. Masalah Kekerapan
1 2
2 1
3 3
4 0
5 4
Jadual 2 – Pemilihan Projek (Pair Wise)
Berdasarkan kaedah-kaedah yang telah dijalankan dan perbincangan
yang
telah dibuat, kumpulan kami telah sebulat suara memilih tajuk
projek untuk kumpulan
kami ialah “PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT ”. Pihak pengurusan
telah
bersetuju dengan pemilihan tajuk projek kami dan telah
mengeluarkan satu surat
kelulusan untuk menjalankan projek kepada kumpulan kami.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 12
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 13
6. OBJEKTIF PROJEK
a. Mengelakkan pembaziran kertas berlaku .
b. Menggalakkan penggunaan kertas secara BERHEMAH oleh setiap
kakitangan
di pejabat.
7. MENGANALISA SEBAB-SEBAB UMUM
Bagi mendapatkan punca-punca utama kepada masalah, kumpulan
kami
menggunakan kaedah percambahan fikiran dikalangan ahli-ahli.
Kaedah rajah
ishikawa digunakan untuk menyenaraikan semua pandangan ahli.
20
MANUSIAMESIN
BAHAN KAEDAH
Pembaziran Kertas
Di Pejabat
Peraturan
Kemahiran
Mesin PencetakRosak
Kurang Kesedaran
Kurangpenyelenggaraan
S.O.P
Mesin Fotostat
Kertas A4
PUNCA-PUNCA UTAMA
Sikap
Tiada S.O.P
Tiada Latihan
Tiada pengetahuan
Toner Habis
Tak berkualiti
Mesin Pencetak
Uzur/usang
RAJAH ISHIKAWA
Jadual 3 – Rajah Ishikawa 1
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 14
Dengan merujuk Rajah Ishikawa 1, berikut disenaraikan
punca-punca masalah
yang dikenal pasti.
Jadual 4 – Sebab-sebab umum
MANUSIA
1. Sikap (Kurang Kesedaran)
2. Kemahiran (Tiada Latihan)
3. Peraturan (Tiada S.O.P)
MESIN
1. Mesin Pencetak Rosak
(Kurang Penyelenggaraan)
2. Mesin Pencetak (Uzur/Usang)
BAHAN
1. Mesin Fotostat (Toner Habis)
2. Kertas A4 (Tak Berkualiti)
KAEDAH
1. S.O.P ( Tiada Pengetahuan)
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 15
21
PE
MB
AZ
IRA
N
KE
RTA
S D
I
PE
JA
BA
TMANUSIA
CARA
MESIN /ALAT
BAHAN
SIKAP
PERATURAN
KEMAHIRAN
PHOTOSTAT / PENCETAK ROSAK
PHOTOSTAT / PENCETAK BERUSIA
S.O.P
PHOTOSTAT
KERTAS A4
TIADA PENGETAHUAN
UZUR / USANG
KURANG PENYELENGGARAAN
TIDAK BERKUALITI
TONER HABIS / KURANG
TIADA LATIHAN
TIADA SOP
KURANG KESEDARAN
RAJAH POKOK
Jadual 5 – Rajah Pokok
Dengan merujuk Rajah Pokok, berikut menunjukkan punca-punca
berlakunya
pembaziran kertas di pejabat serta hubungkait antara satu sama
lain.
7.1) Punca-Punca Utama
Dari sebab-sebab umum diatas, kami telah bincang dan analisa
bagi
mendapat kan sebab-sebab paling mungkin. Kami telah menggunakan
jadual
verifikasi sebagaimana berikut.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 16
22
Bil Sebab-sebab Verifikasi Catitan
1 Kurang Kesedaran Kurang kesedaran sivik dikalangan
kakitangan
Diterima
2 Tiada S.OP Tak mempunyai carta aliran kerja
penggunaan kertas
Diterima
3 Tiada latihan Kakitangan kurang diberi latihan/kursus
Didalam mengendalikan mesin
Ditolak
4 Toner Habis / Kurang Hasil cetakan yang dilakukan
kakitangan
tidak boleh digunapakai.
Ditolak
5 Kertas Tak berkualiti Ianya melibatkan produk yang telah
siap
dikilangkan
Ditolak
6 Kurang penyelenggaraan Berkaitan dengan peruntukan kewangan
Ditolak
7 Mesin pencetak uzur atau usang Tidak selalu terjadi
Ditolak
8 Tiada pengetahuan dalam
pengendalian mesin
Kakitangan tiada/kurang pengetahuan
ldidalam mengendalikan mesin
Diterima
VERIFIKASI PUNCA-PUNCA
Jadual 6 – Verifikasi Punca-Punca
Berdasarkan verifikasi, 3 dari sebab-sebab utama telah diterima
iaitu :
i) Kurang Kesedaran
ii) Tiada S.O.P
iii) Tiada Pengetahuan Dalam Pengendalian Mesin
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 17
8. ANALISA MASALAH SEBELUM PELAKSANAAN
8.1) Pengumpulan Data
Data yang kami kumpul terdiri dari sumber dalaman dan juga
responden. Apa
yang dimaksudkan sumber dalaman ialah sumber yang kami perolehi
dari jabatan
kami sendiri dan responden pula ialah pegawai yang ditugaskan
untuk merekod data-
data.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 18
8.2) Kertas Lembaran Semak Analisa Sebelum
Kajian kekerapan keatas tiga sebab utama telah kami lakukan dan
hasilnya
sebagaimana lembaran semak berikut :
Bil PUNCA BULAN
1
BULAN
2
BULAN
3
KEKERAPAN
(JUMLAH)
TUGASAN
1 Kurang
Kesedaran
III I II 6 Alamin
2 Tiada
Pengetahuan
IIII III III 10 Nik
3 Tiada S.O.P IIII IIII III 11 Din
JUMLAH 11 8 8 27
Pengumpulan data adalah dibuat berdasarkan pemerhatian yang
telah dibuat
bermula Januari – Mac 2012.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 19
8.3) Hasil daripada kertas lembaran semak analis sebelum,
perbandingan
kekerapan berdasarkan punca-punca utama adalah seperti carta
histogram di
bawah:
8.4) Carta pai sebelum pelaksanaan projek adalah seperti di
bawah :
6%
10%
11%
Punca Pembaziran Kertas
Kurang Kesedaran
Tiada Pengetahuan
Tiada S.O.P
11 10
6
0
5
10
15
20
25
30
Tiada S.O.P Tiada Pengetahuan Kurang Kesedaran
Kekerapan
Punca-Punca Utama
Carta Histogram
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 20
8.5. Gambarajah Pareto Sebelum Pelaksanaan Projek
1110
6
0
10
20
30
Tiada S.O.P Tiada Pengetahuan Kurang Kesedaran
Kekerapan
Punca-Punca Utama
Gambarajah Pareto Sebelum
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 21
9. CADANGAN PENYELESAIAN
Dari lembaran semak dan carta pereto diatas, kami dapati faktor
tiada s.o.p
mengalami kekerapan paling tinggi. Ini bermakna faktor tiada
s.o.p adalah
merupakan punca paling penting dan harus diberi perhatian khusus
dalam
memikirkan cadangan penyelesaian. Kewujudan faktor-faktor lain
ada hubung kait
dengan faktor tiada s.o.p.
Bagi mendapatkan cadangan penyelesaian kumpulan kami sekali lagi
telah
menggunakan kaedah percambahan fikiran dikalangan ahli
berdasarkan Rajah
Jaringan Aktiviti dan Rajah Process Dicision Planning Chart.
Strategi
Menggalakkan
Penggunaan
Kertas Secara
Berhemah
Aktiviti Kitar
Semula Kertas
Tindakan – Amro
Tempoh – Sepanjang Masa
Mewujudkan S.O.P semasa
penggunaan mesin pencetak
dan fotostat
Tindakan – Nasarudeen
Tempoh – 5 hari
Menjadualkan
Penyelenggaraan
Mesin
Tindakan – Alamin
Tempoh – 3 bulan sekali
Memberi
Latihan/Kesedaran
Tindakan – Hisyam
Tempoh – 7 hari
Promosi & Kempen
Kitar Semula Kertas
Tindakan – Yusoff
Tempoh – Sepanjang Masa
Panggil KontraktorDilantik Mengikut Jadual
Tindakan – Nik
Tempoh – 3 bulan sekali
KE
AR
AH
SIF
AR
PE
MB
AZ
IRA
N K
ER
TAS
RAJAH JARINGAN AKTIVITI
Tampal S.O.P
berdekatan mesin
pencetak & fotostat
Tindakan – Roslan
Tempoh – 1 hari
9.1 Rajah Jaringan Aktiviti
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 22
Rajah Jaringan Aktiviti menunjukkan strategi yang telah
dilaksanakan bagi
menggalakkan penggunaan kertas secara berhemah kearah sifar
pembaziran kertas
di pejabat.
i) Aktiviti Kitar Semula Kertas
ii) Mewujudkan S.O.P bagi penggunaan mesin pencetak dan
fotostat
iii) Menjadualkan penyelenggaraan mesin
iv) Memberi latihan kesedaran.
9.2) Rajah Kaedah pelaksanaan Cadangan (Process Decision
Planning Chart)
Rajah menunjukkan jalan penyelesaian setiap risiko yang timbul
dalam
melaksanakan setiap cadangan-cadangan yang dibuat.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 23
Analisis Menggunakan Kertas Secara
BERHEMAH
Menggalakkan
Penggunaan
Kertas Secara
Berhemah
Objektif
Cadangan Risiko Penyelesaian
Menggunakan kertas secara
kitar semula
Mewujudkan S.O.P bagi setiap
mesin pencetak dan fotostat
Mewujudkan
penyelanggaraan secara
berjadual atau berkala
Jadual
penyelenggaraan tidak
dipatuhi
Kertas tidak dikitar
semula
Memberi latihan yang
bersesuaian kepada setiap
kakitangan
Latihan yang diberitidak sesuai
S.O.P tidak dipatuhi
Menyediakan tempat untuk kitar
semula
Pemantauan lebih kerap
Lantik kontraktor yang dapat
memenuhi jadual
penyelenggaraan yang telah
disediakan
Melantik pegawai atau P.I.C yang
sesuai
RAJAH KAEDAH PELAKSANAAN CADANGAN
(PROCESS DECISION PLANNING CHART)
9.2 Rajah Decision Planning Chart
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 24
9.3) Berikut adalah gambar-gambar S.O.P, tempat kitar semula,
surat latihan dan aktiviti-
aktiviti kami dalam melaksanakan projek.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 25
S.O.P PENGGUNAAN MESIN FOTOKOPI1. Pastikan Lembaran saliran di
slod
dengan betul.
3. Pastikan “Load Paper” tidakterbalik.
2. Pastikan “Selecting paper source” betul.
4. Pastikan “Toner” sentiasa mencukupi.
5. Pastikan Lembaran kertas berkualiti“ Misfeeds” bagi
mengelakkan kertastidak tersangkut.
6. Pastikan Lembaran saliran di sloddengan betul
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 26
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 27
Selain itu juga kumpulan kami juga telah mengadakan satu kempen
kesedaran pada
peringkat jajahan sebagaimana berikut :
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 28
10. ANALISA MASALAH SELEPAS PELAKSANAAN
10.1) Kertas Lembaran Semak Analisa Selepas
B
il
PUNCA BUL
AN 1
BUL
AN 2
BUL
AN 3
KE
KE
RA
PA
N
(JU
ML
A
H)
KE
KE
RA
PA
N
TE
RK
U
MP
UL
PE
RA
TU
S
KE
KE
RA
PA
N
PE
RA
TU
S
KE
KE
RA
PA
N
TE
RK
U
1 Tiada S.O.P - II I 3 3 30% 30%
2 Tiada Pengetahuan II I I 4 7 40% 70%
3 Kurang Kesedaran - I II 3 1 0 30% 100%
JUMLAH 2 4 4 10 - - -
Tarikh pengumpulan data : April - Jun
Teknik pengumpulan data : Pemerhatian
** Susun punca masalah berdasarkan kekerapan paling tinggi
hingga paling rendah
KERTAS LEMBARAN SEMAK
ANALISA SELEPAS
Berikut adalah susunan 3 sebab utama yang telah menyumbang
kepada
pembaziran kertas di pejabat.
i. Tiada S.O.P
ii. Tiada pengetahuan
iii. Kurang kesedaran
Pengumpulan data adalah dibuat berdasarkan pemerhatian yang
telah dibuat
bermula Januari-Mac 2012
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 29
10.2) Carta Pai Selepas Pelaksanaan Projek
Melalui carta pai yang telah dibuat selepas pelaksanaan projek
punca ‘tiada
pengetahuan menjadi punca utama iaitu sebanyak 4% seperti
dibawah:-
38
3%
4%
3%
Punca Pembaziran Kertas
Kurang Kesedaran
Tiada Pengetahuan
Tiada S.O.P
Carta Pai selepas pelaksanaan projek
10.3) Gambarajah Paretor Selepas
Berikut adalah gambarajah Paretor selepas pelaksanaan projek
dijalankan.
39
34
3
0
10
20
30
Tiada S.O.P Tiada Pengetahuan Kurang Kesedaran
Kekerapan
Punca-Punca Utama
Gambarajah Pareto Selepas
70%
100 %
30%
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 30
10.4) Perbandingan Gambarajah Paretor Sebelum dan Gambarajah
Paretor Selepas
40
Penurunan16 kes = 59.3%
(27-11=16)
59.3%
Setelah perbandingan dibuat bagi Gambarajah Paretor Sebelum
dan
Gambarajah Paretor Selepas dibuat, didapati sebanyak 59.3%
penurunan telah
dicapai. Penurunan ini adalah mewakili 16 kes yang berjaya
dikurangkan sepanjang
tempoh pemerhatian dan kajian yang dijalankan.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 31
11. PENCAPAIAN PROJEK
11.1) Penjimatan Kos operasi
Perkiraan dibawah berasaskan bagi setiap 3 bulan.
Bil Sebelum Penyelesaian Selepas Penyelesaian
1
Kos pembaziran kertas sebelum
pelaksanaan ialah
RM 10.00 x 27 RIM = RM 270.00
Kos pembaziran kertas selepas
pelaksanaan ialah
RM 10.00 x 11 RIM = RM 110.00
Jumlah RM 270.00 Jumlah RM 110.00
Jadual 13 – Analisa kos operasi
Perbezaan RM 270.00 – RM 110.00 = RM 160.00
Penjimatan Kos operasi = RM 160.00
Dimana kos operasi bagi setiap tahun jika ianya dilaksanakan
: RM 160.00 bagi setiap 3 bulan pada tahun 2012
RM 160.00 x 4 suku tahun = RM 640.00
11.2) Faedah Ketara
1. Penjimatan Kos Operasi
Kos operasi dapat dijimatkan sehingga RM 640.00 setahun
2. Menggalakkan Kitar Semula Kertas
a) Mengurangkan berlakunya pembaziran kertas
b) Memberi kesedaran terhadap penggunaan kertas dengan lebih
berhemah.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 32
11.3) Faedah-Faedah Lain
i) Dapat mempelajari peralatan dan kaedah KIK
ii) Dapat menanamkan semangat berpasukan
iii) Melahirkan sikap positif dan lebih terbuka
iv) Menggalakkan ahli berfikir secara kreatif dan kritis
v) Mengeratkan perhubungan sesame ahli dan juga ahli dengan
pihak
pengurusan.
12. PENYERAGAMAN PROJEK
12.1) Penyeragaman Peringkat Jajahan
Pihak pengurusan kami iaitu Jurutera Pengairan Dan Saliran
Jajahan Tumpat
telah berpuas hati dengan cadangan penyelesaian yang kami
kemukakan. Beliau
telah membuat keputusan agar cadangan penyelesaian ini diguna
pakai dan
diseragamkan diperingkat JPS Tumpat berkuatkuasa pada 01 Julai
2012.
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 33
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 34
13. RUMUSAN HASIL PROJEK
Pada keseluruhannya projek kami ini telah berjaya menghasilkan
satu kaedah
bagi mengurangkan masalah pembaziran kertas di pejabat. Walaupun
kaedah ini
agak senang dan ringkas sahaja namun hasilnya membanggakan.
14. CABARAN-CABARAN KUMPULAN.
Masalah / Halangan
Cara mengatasi
1. Bebanan kerja lain yang
banyak dan lebih mendesak.
Mesyuarat dijalankan di sebelah petang,
dimana selepas menjalankan tugas hakiki.
2.Kesukaran untuk mengumpul
ahli kerana bertugas distesen
yang berasingan.
1. Sediakan jadual mesyuarat
2. Notis mesyuarat dikeluarkan awal.
3. Ahli tidak mahir dengan
kaedah KIK
1. Buku panduan dibekalkan kepada setiap
ahli kumpulan.
2. Dapatkan bantuan dan fesilitator.
4. Ahli yang pesif dan pendiam
1. Beri tugasan kepadanya
Jadual 17 – Cabaran kumpulan
-
KUMPULAN INOVATIF & KREATIF 2012
PEMBAZIRAN KERTAS DI PEJABAT Page 35
15. PENGHARGAAN
Ini adalah projek pertama kumpulan kami. Sebagai projek pertama
sudah tentu
banyak terdapat kelemahan dan kesilapan didalamnya. Walau apapun
kumpulan kami akan
sentiasa membaiki dan mempertingkatkan dari masa kesemasa.
Kami mengambil kesempatan ini untuk merakamkan ucapan terima
kasih yang tidak
terhingga kepada pihak pengurusan kami, feselitator, urusetia
KIK JPS Kelantan dan
responden-responden yang banyak memberi bantuan dan kerjasama
dalam menjayakan
projek ini. Tanpa sokongan anda tidak mungkin projek ini dapat
disiapkan.
16. KESIMPULAN
Ini adalah projek pertama kumpulan kami dan sebagai projek yang
pertama sudah
tentu terdapat banyak kelemahan dan kesilapan didalamnya. Walau
apapun kumpulan kami
akan sentiasa membaiki dan mempertingkatkan lagi usaha dari masa
ke semasa.