performance management index

GEDP2016

PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM

DISUSUN OLEH :

LIANDA AKTI LEO PUTRI

E/DK2/0071/90

DIVISI KONSTRUKSI - 2

PT. Adhi Karya(Persero), Tbk Tugas Individu – 04

Divisi Konstruksi 2 Performance Management System

Lianda Akti Leo Putri, ST - E/DK2/0071/90 Page 1

DAFTAR ISI

I. DEFINISI1.1 Performance Management System............................................................. 2

II. TUJUANTujuan Performance Management System....................................................... 3

III. ANALISA3.1 Penilaian Prestasi Kerja............................................................................... 43.2 Siklus Performance Management System.................................................. 53.3 Key Performance Indicators ....................................................................... 6

IV. KESIMPULAN DAN SARAN4.1 Kesimpulan .................................................................................................. 94.2 Saran ........................................................................................................... 9




“PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM”

Disusun oleh : Lianda Akti Leo Putri

NPP : E/DK2/0071/90

Email : [email protected]

I. DEFINISI/PENGERTIAN

1.1 Performance Management System

Perusahaan adalah sebuah organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan kemakmuranbagi stakeholder dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki secara benar. Ditengah persainganusaha yang begitu cepat dan ketat dan tidak teramalkan tugas dari manajemen sumber dayaperusahaan untuk dapat mengendalikan serta meningkatkan kinerja perusahaan. Salah satunyaadalah dengan menggunakan konsep baru dalam bidang manajemen dan teknologi informasi yangdisebut sebagai Performance Management System (PMS).

Membangun sebuah jaringan PMS, bukanlah hal yang gampang karena melibatkan aspekmanajemen organisasi, teknologi dan biaya yang cukup besar. Oleh sebab itu, PMS sebaiknyadilakukan secara bertahap tetapi continue sehingga tujuan pengendalian dan peningkatan kinerjaperusahaan dapat tercapai.

Beberapa tahap yang harus dilakukan untuk menjamin suksesnya pengembangan PMS dalamsuatu perusahaan meliputi :

Pemilihan Metodologi dalam penentuan kinerja

Penentuan kinerja PT. Adhikarya harus terkait dengan Visi dan Misi dan rencana kerjakarir individu, adapun penentuan kinerja harus bertujuan untuk memperkuat programperusahaan, fokus kepada bisnis, fokus kepada pelanggan, keberanian berinovasi, dankompetensi leadership.

Identifikasi proses-proses utama dalam organisasi yang menjadi kunci suksesnya kinerjaperusahaan.Proses utama dalam penentuan kinerja perusahaan adalah dengan performanceplaning, performance review dan performance appraisal. Setiap objek proses penilaianmerupakan turunan dari unit kerja, proyek dan individu karyawan.

Membangun sebuah buku biru (road map) pengembangan PMS yang meliputi rencanapengembangan organisasi dan teknologi yang akan digunakan.




Pembangunan Model Data untuk PMSModel data yang yang digunakan untuk PMS adalah berupa penilaian yang dilakukandalam periode tertentu , yang pada akhirnya dapat menentukan talent pool yaitu posisiindividu berdasarkan tingkat kinerjanya.

Performance Management System adalah suatu cara atau sistem untuk memperoleh hasil yangsemakin baik dari Organisasi, Team dan Individu dengan memahami dan mengelola kinerja dalamkerangka tujuan, ukuran dan kompetensi yang telah disepakati.

II. TUJUAN DAN MANFAATTujuan dari Performance Manajemen System merupakan Key Performance Indicators (KPI)

yang harus dicapai baik pada tingkat individu, unit, departemen maupun organisasi. KPI munculsetelah kita menyusun Strategi Perusahaan atau Organisasi. KPI yang pertama diperoleh adalah KPIunit kerja. Dari KPI unit kerja ini kita turunkan (cascading) menjadi KPI proyek dan KPI Individu.Pencapaian KPI merupakan indikator eksekusi dari strategi yang telah disusun. Bila KPI yangditentukan tercapai, maka strategi telah tereksekusi dengan baik. Sebaliknya KPI yang tidak tercapaiadalah indikasi pelaksanaan strategi yang buruk.

Secara rinci manfaat penilaian prestasi kerja dalam suatu perusahaan antara lain :

a. Peningkatan prestasi kerja, dengan adanya penilaian, baik manajer maupun karyawanmemperoleh umpan balik, dan mereka dapat memperbaiki pekerjaan mereka.

b. Kesempatan kerja yang adil, dengan adanya penilaian kerja yang akurat menjamin setiapkaryawan akan memperoleh kesempatan untuk menempati posisi pekerjaan sesuai dengankemampuannya.

c. Kebutuhan-kebutuhan pelatihan pengembangan, maka dengan meningkatkan kinerja melaluipenilaian prestasi kerja akan dideteksi karyawan-karyawan yang tingkat kemampuannyarendah, dan kemudian memungkinkan adanya program pelatihan untuk meningkatkankemampuan mereka.

d. Penyesuaian kompensasi, adalah salah satu tujuan utama dalam meningkatkan prestasi kerja,maka penilaian perstasi kerja dapat membantu para manajer untuk mengambil keputusandalam menentukan perbaikan pemberian kompensasi, gaji, bonus dan sebagainya.

e. Hasil penilaian prestasi kerja terhadap karyawan dapat dilakukan untuk mengambil keputusanuntuk mempromosikan karyawan yang berprestasi baik, dan demosi untuk karyawan yangberprestasi jelek.

f. Kesalahan-kesalahan desain pekerjaan, biasa pekerjaan yang diberikan tidak diarahkan sehinggahasil penilaian prestasi kerja dapat digunakan untuk menilai menilai desain kerja. Artinyapenilaian prestasi kerja ini dapat membantu mendiagnosis kesalahan-kesalahan desain kerja.

g. Penyimpangan-penyimpangan proses rekruitmen dan seleksi, untuk menilai prestasi kerja dapatdigunakan untuk menilai proses rekruitmen dan seleksi karyawan yang telah lalu. Prestasi kerjayang sangat rendah bagi karyawan baru adalah mencerminkan adanya penyimpangan-penyimpangan proses rekruitmen dan seleksi.




III. ANALISA

3.1 Penilaian Prestasi KerjaPenilaian prestasi kerja (Performance appraisal) dalam rangka pengembangan sumber daya

manusia adalah sangat penting artinya dalam instansi tertentu dalam meningkatkan produktivitaskerja. Hal ini mengingat bahwa dalam kehidupan organisasi setiap orang sumber daya manusiadalam organisasi ingin mendapatkan penghargaan dan perlakuan yang adil dari pemimpin organisasiyang bersangkutan. Dalam kehidupan suatu organisasi ada beberapa asumsi tentang perilakumanusia sebagai sumber daya manusia, yang mendasari pentingnya penilaian prestasi kerja. Sistempenilaian kinerja harus dapat memperkuat :

Pencapaian program kerja Perusahaan Fokus kepada Bisnis Fokus kepada Pelanggan Keberanian mengambil risiko Keberanian berinovasi Kompetensi Leadership

kegunaan sistem penilaian kinerja secara umum adalah meningkatkan kinerja karyawan dengancara membantu mereka agar menyadari dan menggunakan seluruh potensi mereka dalammewujudkan tujuan organisasi dan pipmpinan sebagai dasar mengambil keputusan yang berkaitandengan pekerjaan. Sedangkan secara spesifik kegunaan sistem penilaian kinerja ini adalah:

1. Sebagai dasar pengambilan keputusan untuk:

Mempromosikan pekerjaan yang berprestasi.

Menindak pekerjaa yang kurang atau tidak berprestasi.

Melatih, memutasikan atau mendisiplinkan pekerjaan.

Memberi atau menunda kenaikan imbalan atau balas jasa.

Berfungsi sebagai masukan pokok dalam penerapan sistem penghargaan danpemberian hukuman.

2. Sebagai kriteria untuk melakukan validasi tes atau menguji kasahan suatu alat tes caranya,hasil tes dikorelasikan dengan hasil penilaian kinerja untuk menguji hipotesis yangmenyatakan bahwa score tes dapat meramalkan kinerja. Meskipun demikian, jika penilaiankerja tidak dilakukan secara tidak benar atau ada pertimbangan lain yang mempengaruhihasil penilaian kinerja maka, penilaian kinerja tidak dapat digunakan secara sah unyuktujuan apapun.

3. Memberikan umpan balik kepada karyawan, sehingga penilaian kinerja dapat berfungsisebagai wahana pengembangan pribadi dan pengembangan karier.

4. Bila kebutuhan pengembangan pekerjaan dapat diidentifikasika, maka penilaian kinerjadapat membantu mementukan tujuan program pelatihan.

5. Jika tingkat kinerja karyawan dapat ditentukan secara tepat maka penilaian kinerja dapatmembantu mendiagnosis masalah organisasi.




3.2 Siklus Performance Management System

Sistem pengelolaan kinerja (Performance Management System) adalah sistem terintegrasi yangterdiri dari pemahaman mengenai siklus pengelolaan kinerja yang terbagi dalam beberapa tahapsebagai berikut:

1. Performance Planing

Performance Planing yaitu penyusunan sasaran kinerja (Setting Expectations) berikutcompetency yang diharapkan yang dilaksanakan pada awal tahun. Pada tahap ini (awalTahun fiskal) akan terjadi proses diskusi antara pekerja dengan atasannya.

Key Performance Indicators (KPI) Unit Kerja, ditetapkan awal tahun sesuaiRKAP/RKAAP

KPI Proyek merupakan turunan dari KPI Unit Kerja KPI Individu merupakan turunan dari KPI Proyek

2. Performance Review

Performance Review yaitu pelaksanaan pemantauan (Ongoing Tracking) dan umpan balik(Feedback) yang dilaksanakan sepanjang tahun berjalan. Pada tahap ini akan terjadi prosesmid-year review dengan harapan akan terjadi diskusi pertengahan siklus (di pertengahantahun fiskal).

Pada tahap ini pula akan terjadi proses pemberian umpan balik, pemberian coaching dariatasan kepada staffnya, dan apabila diperlukan akan dilakukan review atas pelaksanaansasaran kinerja yang telah ditetapkan pada tahap satu.

Performa review yang dilakukan di PT. Adhi Karya (Persero), Tbk , antara lain :

KPI Unit Kerja direview setiap Triwulan,

sesuai perubahan RKAP/RKAAP

KPI Proyek direview pada saat proses

Hold Point

3. Performance Appraisal

Performance Appraisal yaitu melakukan penilaian kerja terhadap unit kerja, proyek maupun

individu. Performance Appraisal minimal dinilai pada saat :

Saat progress proyek 100%

Minimal 2x setahun, atau disesuaikan dengan kebutuhan

Minimal 2 Penilai ; Atasan langsung dan Atasan dari Atasan langsung




Performa Appraisal yang dilakukan di PT. Adhi Karya (Persero), Tbk , antara lain :

Nilai KPI + Nilai Attitude + Potensi Individu

4. Performance Reward

Performance Reward Management adalah proses pemberian balas jasa untuk meningkatkanmotivasi dan produktivitas.

5. Performance Renew

Performance Renew adalah memperbaharui kinerja atas dasar penilaian dari kinerjasebelumnya, selanjutnya akan kembali lagi ke siklus awal performance planing.

Gambar 1. Siklus Performance Management System

3.3 Key Performance Indicators

Key Performance Indicators, merupakan matrik baik finansial maupun non finansial yangdigunakan oleh Perusahaan untuk mengukur performa kinerjanya biasanya digunakan untuk menilaikondisi suatu bisnis serta tindakan apa yang diperlukan untuk menyikapi kondisi tersebut. KeyPerformance Indicators menjelaskan performa kinerja yang hendak dicapai oleh sebuah Perusahaanserta langkah- langkah apa saja yang harus dilakukan untuk merealisasikan obyek strategi dariPerusahaan.

PLANING

REVIEW

APPRAISAL

REWARDRENEW

Nilai KPI + Nilai Attitude + Potensi Individu




Syarat dari Key Performance Indicators, antara lain :a. Memiliki target yang hendak dicapai serta waktu yang diperkukan untuk meraih target.b. Berorientasi pada outcome, tidak sekedar output (hasil dari proses) sebab outcome

berpengaruh secara signifikan.c. Memiliki nilai threshold (ambang batas), untuk membedakan antara nilai target dengan

nilai aktual.Key Performance Indicators memiliki peran penting bagi kemajuan sebuah perusahaan. Sebab,

perusahaan akhirnya dintuntut memiliki visi dan misi yang jelas serta langkah praktis untukmerealisasikan tujuannya. Dan tidak sekedar itu saja, dengan Key Performance Indicatorsperusahaan bisa mengukur pencapaian performa kinerjanya. Apakah sudah sesuai ataukah belumsama sekali.

Karena Key Performance Indicators merupakan alat ukur performa kinerja sebuah perusahaan,maka Key Performance Indicators juga harus mencerminkan tujuan yang ingin diraih olehperusahaan tersebut. Artinya, Key Performance Indicators setiap perusahaan bisa jadi berbedasesuai dengan kebutuhannya.

Key Performance Indicators membutuhkan perencanaan yang matang. Selain itu juga harusdidukung oleh ketersediaan data dan informasi yang akurat serta konsisten. Di sinilah peran pentingsistim informasi bagi sebuah perusahaan.

Jika perusahaan mampu menyediakan sistem informasi yang akurat, konsisten, dan mudahdiakses bagi siapa saja yang berkepentingan, niscaya data yang diperoleh bisadipertanggungjawabkan keakuratan dan konsistensinya. Walhasil, perusahaan juga harusmenyediakan perangkat teknologi informasi yang fungsional dan tepat sasaran.

Gambar 2. Contoh Form Penilaian KPI Unit kerja




Gambar 3. Contoh Form Penilaian KPI Individu

Agar Key Performance Indicators bisa berfungsi dengan optimal, maka Key PerformanceIndicators harus memenuhi kaidah SMART. Yakni scientific (spesifik), measureable (terukur),achievable (bisa dicapai/realistis), reliable (bisa dipercaya), time bound (target waktu).

Tabel 1. Talent Pool

1-A 2-A 3-A 4-A EXCELENT

1-B 2-B 3-B 4-B HIGH

1-C 2-C 3-C 4-C MEDIUM

1-D 2-D 3-D 4-D LOW

EXCELENT HIGH MEDIUM LOW

POTENSI

KINE

RJA




IV. KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 KESIMPULAN

Tujuan Performance Management System adalah Key Performance Indicators (KPI)yang harus dicapai baik pada tingkat unit kerja, proyek maupun individu. KPI muncul setelahkita menyusun Strategi Perusahaan atau Organisasi. Pencapaian KPI merupakan indikatoreksekusi dari strategi yang telah disusun. Bila KPI yang ditentukan tercapai, maka strategitelah tereksekusi dengan baik. Sebaliknya KPI yang tidak tercapai adalah indikasipelaksanaan strategi yang buruk.

Setelah KPI ditentukan dan disepakati, KPI ini akan disosialisasikan kepada individuyang terkait, sehingga individu tersebut dapat memahami sasaran kinerja dirinya dan dalamkaitan dengan sasaran unit department dan perusahaan. Di sinilah terjadi KesepakatanKinerja. Kesepakatan Kinerja inilah merupakan langkah awal dalam PerformanceManagement. Kesepakatan Kinerja biasanya dilakukan pada awal tahun atau awal masaperiode penilaian kinerja (Performance Appraisal).

Dalam tahun berjalan, atasan dari individu yang bersangkutan akan melakukancoaching dan counseling untuk memonitor kinerjanya. Evaluasi akan dilakukan sejauh manapencapaian target kinerjanya, adakah kesulitan yang ditemui, adakah bantuan yang perludiberikan ataukah ada target yang harus disesuaikan karena ada perubahan di lapangan.Coaching ini bisa dilakukan periodik misalnya setiap 3 bulan atau pada saat-saat kritis yangmembutuhkan coaching. Coaching dan counseling ini dilakukan untuk memastikan individutersebut mengarah pada tujuan kinerja yang disepakati. Selain itu masalah yang muncul bisaditangani dengan lebih cepat.

Pada akhir tahun dilakukanlah Penilaian Kinerja atau Performance Appraisal. Pada titikinilah individu akan dinilai kinerjanya, apakah Target Kinerja atau KPI dapat terpenuhi. Hasilkinerja ini bisa berupa kategori apakah individu tersebut berkinerja buruk, di bawah rata-rata, sedang, baik atau di atas rata-rata (outstanding). Hasil Penilaian Kinerja ini akanmenunjukkan juga seberapa jauh perusahaan berhasil menjalankan strateginya. Selain itu,Penilaian Kinerja akan menjadi masukan bagi kenaikan gaji, promosi dan jenjang karir dariindividu yang bersangkutan.

4.2 SARAN

Beberapa penilaian individu yang dilakukan oleh atasan sifatnya terkadang objektif,terutama jika atasan terlalu sibuk dengan pekerjaan maka akan terjadi kecendrunganmemberi nilai tengah, kesalahan ini terjadi bila karyawan diberi nilai rata-rata secara tidaktepat atau di tengah-tengah skala penilaian, atau kecenderungan untuk memberi nilai rata-rata kepada seluruh karyawan. Sehingga terkadang yang tergambar dari hasil penilaiantersebut belum sesuai dengan potensi dan kinerja individu. Untuk itu, perlu untukmendetailkan form- form penilaian sehingga penilaian dapat lebih jelas.




DAFTAR PUSTAKA

1. [DM Review Magazine, 2003] ‘DM Review Magazine’, Vol 13, Number 9, September 2003.

2. http://blog.stie-mce.ac.id/yuba/2012/09/17/performance-management-system-pms

3. http://www.oasisindo.org/relasi-dengan-masyarakat/performance-management-system




DISUSUN OLEH LIANDA AKTI LEO PUTRI E/DK2/0071/90

MENGETAHUI ANDI DWI PUTRANTO PROJECT MANAGER

NILAI KUALITAS MATERI TEKNIK PENYUSUNAN KETEPATAN WAKTU

performance management index

Self Improvement