Perencanaan usaha

Setiap pengusaha kecil pasti bermimpi bisnis yang dikelolanya menjadi besar di kemudian hari. Untuk mewujudkan mimpi ini menjadi kenyataan, perencanaan strategis bisnis sangat penting untuk dilakukan. Bramardianto.com menjelaskannya untuk Anda.

Bisnis adalah semua tentang perencanaan strategi cerdas dan menerapkannya dengan bijaksana dan tepat. Bahkan usaha kecil tidak terkecuali, karena tujuan utama dari sebuah bisnis kecil adalah untuk tumbuh menjadi sebuah bisnis besar. Namun, banyak orang secara keliru percaya bahwa perencanaan strategis hanya untuk pemain besar di pasaran. Tetapi jika Anda bercita-cita untuk bersaing dengan mereka suatu hari nanti, dan memiliki bisnis kecil atau bisnis keluarga untuk dijalankan, Anda perlu fokus pada perencanaan strategis untuk bisnis keluarga Anda.

Apa Itu Perencanaan Strategis?Perencanaan strategis melibatkan perumusan kebijakan dan strategipertumbuhan bisnis selama periode waktu tertentu. Periode waktu biasanya akan tergantung pada jenis bisnis Anda. Usaha tertentu seperti misalnya internet atau teknologi harus berurusan dengan perubahan tren sangat sering, maka perumusan rencana lima tahun untuk usaha tersebut bukan merupakan pilihan layak. Manajemen dapat menyiapkan rencana strategis untuk satu aspek bisnis atau

dapat fokus pada bisnis secara keseluruhan. Pihak yang bersangkutan kemudian, menyusun rencana strategi yang sesuai dengan rencana bisnis secara keseluruhan.

Menulis rencana strategi tidak sama dengan menulis rencana bisnis. Rencana bisnis berkaitan dengan tantangan yang mungkin ditemui ketika memulai bisnis, sementara perencanaan strategi meliputi peluang usaha kecil untuk mengembangkan bisnis dan metode untuk memanfaatkan peluang-peluang tersebut. Tanpa rencanastrategi, bisnis tidak memiliki arah. Kemungkinan berhasil dalam bisnis yang tidak memiliki rencana strategi, dipastikan bisnis Anda tidak akan maju secara signifikan.

Model Dasar Perencanaan Strategis

Tidak ada model yang pasti untuk strategi pertumbuhan usaha kecil. Setiap bisnis merumuskan model tersendiri yang memiliki potensi untuk bekerja untuk bisnis tertentu. Tidak peduli model mana yang Anda pilih, komponen penting dari rencana strategi tetap sama. Komponen-komponen ini meliputi:

Tujuan BisnisTujuan bisnis menjelaskan seluruh ide mengapa bisnis itu ada. Halini juga kadang-kadang disebut ‘misi bisnis. “Tidak perlu harus rumit dan hanya harus fokus pada tujuan akhir dari bisnis Anda.

Tujuan OrganisasiTujuan organisasi adalah tujuan akhir di mana semua upaya organisasi ditargetkan. Ini adalah tujuan yang membantu Anda untuk mencapai misi bisnis. Tetapkan tujuan yang praktis dicapai dalam jangka waktu yang ditetapkan.

Strategi Perencanaan untuk Setiap TujuanStrategi adalah pendekatan dimana Anda akan cenderung untuk mengadopsi, untuk mencapai setiap tujuan. Ada kemungkinan bahwa strategi tertentu mungkin tidak bekerja untuk tujuan tertentu pada suatu titik waktu tertentu, maka membuat ketentuan untuk checkpoint, yang akan memungkinkan Anda untuk memastikan apakah strategi tersebut berhasil atau tidak. Menyusun alternatif

rencana cadangan untuk setiap strategi, dalam kasus ini justru mendatangkan kerugian.

Rencana AksiIni adalah kegiatan yang sebenarnya yang akan dilaksanakan sesuairencana strategi. Rencana aksi adalah serangkaian semua kegiatan yang pada akhirnya berfokus pada mencapai titik tujuan. Jika beberapa departemen yang terlibat dan masing-masing departemen telah menetapkan sendiri tujuan, maka penting bahwa rencana aksi untuk semua departemen bekerja sinkron dengan satu sama lain.

Pelaksanaan Monitoring Rencana StrategiKebanyakan bisnis menyusun rencana strategi cerdas, tetapi gagal untuk memantau efektivitas. Seluruh tujuan dari perencanaan strategis akan kalah jika Anda tidak dapat menginvestasikan waktuuntuk memantau pelaksanaannya. Dengan memantau pelaksanaan rencana strategis secara berkala dan merevisinya, jika perlu.

Meskipun perencanaan strategis bisnis bukan merupakan esensi bisnis, pasti merupakan bagian integral dari itu dan dapat membawa Anda jauh dalam bisnis Anda ketika digabungkan dengan taktik cerdas. Mengutip apa yang dikatakan Sun Tzu “Strategi tanpa taktik adalah rute paling lambat menuju kemenangan. Taktik tanpa strategi adalah suara sebelum kekalahan.”

Read more at http://bramardianto.com/perencanaan-strategis-untuk-usaha-kecil.html#rgYbu1lYjh6tq1ax.99

merupakan hal yang menjadi prioritas utama agar mencapai sebuah kesuksesan. Meski kata sukses itu sendiri merupakan hal yang tidak bisa distandarisasikan namun paling tidak ketika seseorang dikatakan sukses orang tersebut telah mengecap manisnya buah kerja keras. Selain itu kesuksesan juga tidak akan pernah datang dengan sendirinya. Harus ada perhitungan dan penginderaan bisnis yang hanya bisa dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kepekaanterhadap sebuah peluang bisnis. Kepekaan tersebut tentu harus didukung juga dengan perencanaan yang baik tentang jenis bisnis yang akan tumbuh dengan pesat. Untuk menyadari pentingnya membuat

perencanaan strategis dalam bisnis, maka anda harus mengetahui beberapa hal.

Pentingnya Membuat Perencanaan Strategis dalam Bisnis untuk kemajuan bisnis andaMemang tidak mudah untuk mendapatkan pentingnya membuat perencanaan strategis dalam bisnis, namun semua itu dapat dipelajari dengan beberapa langkah. Langkah yang pertama adalah dengan membuat ide berdasarkan pikiran yang kritis. Kritis yang dimaksud bukan berarti mengkritik dan menjelek-jelekan hasil pekerjaan orang lain. Pada tahap ini anda dituntun untuk dapat membedakan mana yang baik dan mana yang tidak baik bagi bisnis anda. Sebuah utang trilyunan mungkin akan bisa membuat pabrik yang besar namun secara pemikiran kritis cara tersebut tidak akancocok bagi usaha kecil menengah. Itulah yang dinamakan dengan berpikiran kritis. Selain itu kritis juga jangan dicampuradukan dengan perasaan karena tidak akan menghasilkan keputusan yang terbaik.

Sesuai dengan hukum sejarah bahwa manusia akan selalu mengulang dan mengulang apa yang sudah terjadi pada hari kemarin, maka begitu pula dengan bisnis. Tahap sebuah bisnis khususnya bisnis kecil akan selalu berawal dari peniruan terhadap sesuatu yang sudah ada. Sebuah bisnis hamburger di kios-kios kecil tidak akan mungkin ada jika mereka tidak melihat beberapa penjual hamburger besar dari Amerika. Selanjutnya adalah tahap pengkreasian dimana

anda sebagai pebisnis sudah dituntut untuk mengeluarkan inovasi anda sehingga mengeluarkan jenis barang dagangan yang baru meski masih dengan konsep yang sama. Semua tahap dan cara berpikir tersebut ditujukan untuk mengingatkan anda akan pentingnya membuat perencanaan strategis dalam bisnis.

Tingginya tingkat pertumbuhan ekonomi di Indonesia yang mencapai di atas enam persen (6,5%), membuat potensi sektor UKM (Usaha Kecil Menengah) masih relatif tinggi di Indonesia. Berbicara mengenai pemasaran UKM, menurut salah satu penelitian pada perguruan tinggi di Inggris ternyata pemasaran UKM cenderung terjadi secara spontan, apa adanya dan tidak terarah. Salah satu alasannya adalah karena model perencanaan strategi pemasaran UKM adalah lebih fleksibel dan tidak terlalu pusing dengan perencanaan yang berbelit-belit (Parrot, 2010).Untuk skala bisnis kecil seperti UKM tentunya memiliki strategi pemasaran yang berbeda dengan perusahaan besar. UKM biasanya memiliki budget pemasaran yang terbatas, sehingga diperlukan kreatifitas untuk menemukan cara yang efektif dalam memasarkan produk atau jasa dengan biaya pemasaran yang rendah atau bahkan tidak memerlukan biaya.Berikut ini langkah sederhana pemasaran yang efektif untuk UKM:1. Membuat produk yang unik dan memiliki kelebihan dibandingkan produk lain yang sejenis.Pesaing ada dimana-mana, jika produk atau jasa yang ditawarkan tidak memiliki kelebihan, maka akan sulit bersaing. Produk yang berkualitas saja tidak cukup, produk juga harus bisa memenuhi kebutuhan konsumen. Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi, tentunya kebutuhan konsumen pun ikut berubah, jika produk kita lambat berinovasi maka akan tertinggal dengan produk pesaing.2. Dekat dengan pelanggan yang sudah ada dan terus menerus mendapatkan pelanggan yang baru.Dalam mengembangkan usaha kecil, harus terus menerus mencari pelanggan baru, sekaligus juga bagaimana membuat suasana yang menyenangkan bagi pelanggan yang sudah ada. Jadilah sahabat pelanggan, layani dengan keramahan, jika tidak mereka akan membicarakan hal negatif mengenai produk kita. Me-maintain pelanggan yang sudah ada (existing) bisa dilakukan dengan cara

memberikan sesuatu secara gratis kepada pelanggan existing, sebagai imbalan agar mereka tetap mengontak kita, dengan cara inikita dapat selalu berhubungan dengan pelanggan. Manusia memiliki ingatan terbatas, setelah kita mengadakan kontak awal, sebaiknya kita melakukan follow up kontak secara teratur. Jika dalam sebulan kita tidak melakukan kontak, kemungkinan besar pelanggan akan melupakan produk kita.Menemukan cara yang paling baik untuk menarik pelanggan baru dalam usaha kecil dapat dilakukan hal-hal sebagai berikut :a. Bergabung dengan jaringan sosial.b. Menawarkan produk gratis sebagai tester produk.c. Dorong calon pelanggan kita supaya memberikan informasi kontakmereka. Berikan alasan supaya mereka mengontak kita, misalnya e-book gratis. Ketika calon pelanggan telah memberikan informasi kontak mereka, follow up secara reguler untuk membangun kredibilitas perusahaan kita dan memperjelas nilai produk atau jasa kita.3. Melakukan publikasi di tempat-tempat yang banyak dikunjungi oleh calon pembeli potensial.Mini display merupakan tempat yang tepat untuk melakukan promosi produk yang dihasilkan oleh UKM, dengan memamerkan contoh produk dilengkapi informasi tentang harga, bahan baku dan lain-lain. Setelah melakukan publikasi produk, sebaiknya kita telusuri dari mana para pelanggan mengetahui produk atau jasa kita. Informasi ini penting, untuk mengetahui program pemasaran mana yang efektifdan mana yang kurang efektif, sehingga kita dapat menentukan perubahan strategi berdasarkan hasil temuan tersebut.4. Memanfaatkan e-commerce dalam pemasaran produk UKME-commerce atau internet marketing merupakan sarana promosi produk melalui internet, dengan memanfaatkan e-commerce, bisnis memiliki peluang untuk menjangkau pasar yang luas bahkan global. E-commerce dalam dunia bisnis dapat mendukung pemotongan rantai distribusi, sehingga konsumen dapat memperoleh suatu produk dengan harga murah. Contoh perusahaan-perusahaan yang sukses dengan memanfaatkan e-commerce antara lain Dell computer, Wall-mart dan sebagainya. Pemasaran produk dengan e-commerce memiliki beberapa manfaat antara lain, murah dan efisien, memiliki akses tanpa batas, dan memperpendek jarak distribusi produk.5. Menyusun “pesan pemasaran” yang tepat saat mempromosikan

produk.Pesan pemasaran yang tepat sangat penting untuk mendapatkan atensi dari calon pelanggan, caranya adalah sebagai berikut:a) Buatlah pesan pemasaran yang menggambarkan keunikan dan daya tarik produk dan yang membuat calon pelanggan mengontak kita.b) Sesuaikan pesan pemasaran dengan masalah yang dihadapi calon pelanggan sehingga mereka akan memperhatikan.c) Gunakanlah pesan pemasaran yang cerdas, baik dalam meeting, bertelfon, surat menyurat maupun dalam website.

Para pelaku UKM telah mengadopsi strategi pemasaran praktis menjadi lebih teoritis yaitu dengan melakukan inovasi strategi pemasaran. Beberapa contoh inovasi tersebut antara lain dengan melakukan pemasaran yang terintegrasi, fokus pada variabel pemasaran, fokus pelanggan, fokus pasar, modifikasi dan memiliki cara yang unik dalam melakukan pemasaran (O’Dwyer, 2009).

Pertumbuhan jumlah UKM di Indonesia yang semakin hari kian melonjak pesat, mau tidak mau mendorong para pelakunya untuk lebih kreatif dan inovatif dalam menyusun strategi pemasaran. Seperti kita ketahui bersama, strategi pemasaran sering kali diibaratkan sebagai jantung kehidupan sebuah usaha. Karenanya saat ini para pelaku UKM harus bisa jeli dan teliti dalam menciptakan strategi pemasaran yang tahan banting di tengah ketatnya persaingan pasar.

Sebagai seorang pelaku UKM yang kreatif, Anda dituntut untuk bisauntuk menentukan komoditas apa saja yang memiliki nilai jual cukup tinggi di pasaran dan sebagai seorang yang jeli Anda memiliki aturan analisis dalam dunia pemasaran modern yang kedepannya bisa digunakan untuk melacak dan mengukur seberapa potensial pasar yang Anda bidik.

Nah, agar Anda tak salah langkah dalam menentukan strategi pemasaran. Berikut ini kami informasikan 10 strategi pemasaran untuk tingkatkan daya saing UKM yang bisa Anda jalankan dari sekarang.

1. Strategi pemasaran yang Anda jalankan harus mampu memberikanpemahaman kepada para konsumen, tentang apa yang Anda

kerjakan, dan apa yang Anda produksi. Hal ini penting agar mereka bisa memahami bisnis Anda sebelum memutuskan apakah mereka membutuhkan produk atau layanan anda.

2. Jangan hanya memberikan pelayanan prima pada pelanggan Anda,namun berikan sebuah pembeda agar bisnis Anda terlihat unik di mata calon konsumen. Jika Anda telah memutuskan untuk memberikan nilai unik pada bisnis Anda, pastikan untuk menjalankannya secara konsisten agar brand image bisnis Andabisa terjaga.

3. Tentukan tujuan pemasaran yang Anda jalankan dan pisahkan mana yang sesuai dengan tujuan pemasaran Anda dan mana yang belum sesuai. Setelah menentukan tujuan pemasaran, selanjutnya mulailah mengatakan “tidak” untuk hal-hal yang tidak sesuai dengan rencana pemasaran bisnis Anda.

4. Bidik target pasar Anda dan berikan nilai tambah produk sebelum menyusun strategi pemasaran. Agar strategi pemasaranAnda bisa bekerja dengan maksimal, mulailah dengan membidik target pasar yang tepat dan memberikan nilai tambah pada produk Anda untuk meyakinkan calon konsumen.

5. Berikan keuntungan pada konsumen Anda. Setiap konsumen tentunya menginginkan kebutuhannya bisa terpenuhi dengan membeli produk atau menggunakan layanan jasa yang Anda tawarkan. Karena itu, sebisa mungkin berikan keuntungan pada konsumen Anda agar mereka tak berpaling ke pemain yang lain.

6. Jika Anda bukanlah seorang networker yang kompeten, maka sekarang adalah waktu yang tepat bagi Anda untuk belajar menjadi seorang networker atau mempekerjakan seorang tenaga pemasaran yang bisa diandalkan sebagai ujung tombak perluasan jaringan bisnis Anda.

7. Tak ada salahnya memanfaatkan papan iklan di tempat strategis untuk memasang iklan Anda dalam waktu yang cukup lama. Agar calon pelanggan Anda familiar dengan produk atau jasa yang Anda produksi, maka mereka perlu melihat pesan iklan yang Anda tawarkan sebelum mereka siap untuk mengambilkeputusan pembelian.

8. Konsisten dalam menjalankan strategi pemasaran. Selain kreatif, pelaku UKM juga dituntut untuk bisa konsisten dalammenjalankan strategi pemasaran yang Ia pilih. Hal ini penting, karena kepercayaan konsumen akan terbangun apabila Anda konsisten dibidang usaha yang digeluti dan menjadi salah satu orang ahli di bidang tersebut.

9. Mencari cara untuk menjadikan diri Anda sebagai orang yang ahli di bidang usaha yang sedang dijalankan. Contohnya saja bila Anda membuka bisnis toko kue, maka asah diri Anda agar tidak hanya bisa memproduksi kue yang lezat namun juga bisa memberikan pelatihan bagi para pemula tentang bagaimana kiat-kiat membuka toko kue, mempublikasikan buku tentang resep membuat kue yang lezat, atau menjadi nara sumber di berbagai seminar cake & bakery untuk membangun personal branding yang cukup kuat.

10. Bangun komunikasi pemasaran yang jelas, singkat dan terfokus. Hindari hal-hal atau kegiatan yang merusak fokus utama Anda dan singkirkan beberapa hambatan pemasaran yang bisa merusak nama baik bisnis Anda.

Semoga informasi tips pemasaran bisnis yang kami angkat pada pekan ini bisa memberikan manfaat bagi para pembaca dan membantu para pemula yang sedang bingung memasarkan produk-produknya. Majuterus UKM Indonesia dan salam sukses!

Meeting PDCA atau pertemuan rutin yang membahas mengenaiperforma kinerja bulanan atau tahunan pasti sering Andalakukan.  Review and Evalution adalah bagian terintegrasidalam Manajemen Strategi perusahaan dan organisasi Anda.  Setiap Perencanaan (Planning) yang matang, kemudiandilanjutkan dengan Pelaksanaan (Implementation) yangtepat akan selalu diikuti dengan Pengawasan (Control and

Monitoring).  Proses ini sering Anda kenal dengan istilahpola PDCA, rencanakan, lakukan, cek dan ulangi.  Berikutcara sederhana Anda dalam membuat sebuah laporan PDCAyang baik dan benar.  Kasus diambil pada departemenpemasaran dan penjualan. 

1.  Membuat Skala Prioritas, jenis produk dan konsumenyang ditargetkan.

Buatlah daftar Produk dan Segmen Konsumen yang menjaditarget Anda dan Tim dalam program kerja ini.  Jenisproduk dapat dikategorikan berdasarkan Nilai Jual, BahanBaku, atau lainnya.  Anda tetapkan produk-produk intiyang menjadi prioritas pertama untuk dijual.

Buatlah daftar segmen konsumen yang akan Anda jadikanpembeli atau pelanggan.  Segmen konsumen ini dapatdibedakan berdasarkan Jeni Pekerjaan, atau WilayahKerja. 

2.  Menentukan Waktu Pelaksanaan.

Tentukan kapan waktu pelaksanaan untuk masing-masingprioritas tersebut, Jenis Produk dan Segmen Konsumen. Buat dalam sebuah Spreadsheet sederhana daftar produk dantimeline pelaksanaannya.  Dibuat berjajar vertikal kebawah untuk jenis produk, dan horisontal ke kanan untukjumlah penjualan setiap waktu (harian, mingguan ataubulanan) 

3.  Menetapkan Tim yang Terlibat.

Kolom disamping jenis produk dan konsumen, Anda dapatsebutkan PIC yang bertanggung jawab untuk programtersebut, sehingga proses monitoring dan kontrol dapatterjaga baik.  Anda sebagai pimpinan departemen dapat

meminta pertanggungjawaban kerja kepada masing-masingindividu. 

4.  Pelaksanaan Program Kerja.

Setelah ditentukan jenis produk ,konsumen, pic yangterlibat, selanjutnya dikolom sampingnya dapat Andatambahkan, waktu pelaksanaannya.  Harian atau mingguanatau rekap hasil setiap bulan akan menjadi acuan dalampola review dan evaluasi PDCA departemen Anda. 

5.  Evaluasi Mingguan dan Bulanan, setiap produk dankonsumen.

Pelaksanaan review dan evaluasi dilakukan setiap haridalam bentuk briefing pagi selama 10 menit atau 15 menitsecara keseluruhan.

Pelaksanaan review mingguan dapat Anda lakukan setiapsenin pagi, dan mengulas persoalan dan permasalahan yangterjadi selama kurun waktu tersebut.

Pelaksanaan review bulanan bertujuan untuk menetapkanrencana berikutnya sehingga performa bulan selanjutnyaakan lebih baik dari bulan berjalan. 

6.  Standarisasi Kerja.

Pada akhir tahun atau akhir periode program, misal perkuartal, selanjutnya Anda dan Tim akan membuat sebuahstandarisasi program penjualan dan pemasaran yang telahdilakukan.  Standarisasi ini bertujuan sebagai petunjukteknis atau konsep kerja dalam implementasi programsejenis lainnya. 

Laporan PDCA dapat Anda buat dengan format bebas, yangterpenting pelaksana dan penanggungjawab dapat

mempresentasikan proses dan kinerja yang dilakukan. Tujuan dari Laporan PDCA adalah membuat Anda dan Timberhasil menganalisa sebuah keberhasilan dan mengatasisebuah permasalahan.

- See more at: http://ikhtisar.com/laporan-pdca-yang-sederhana-efektif/#sthash.2pXwaVDE.dpuf

Bahkan dalam membuat sarapan pagi pun Anda terkadangtelah melakukan perencanaan sebelumnya, entah pada pagihari setelah bangun tidur atau semalam sesaat sebelumtidur. Berikut contoh yang dapat Anda pelajari dalammempersiapkan sebuah Perencanaan Proyek danmenjalankannya sampai berhasil.

Perencanaan Sebuah Meeting Perusahaan

Anda mungkin ditunjuk menjadi seorang Project Manager dalameven tahunan perusahaan atau pertemuan antar perusahaanyang sangat banyak melibatkan orang-orang.  Direksi telahmenetapkan Anda sebagai pelaku dan penaggungjawab acara.  Untuk hal tersebut Anda tentu melakukan pendekatan untukmembangun sebuah perencanaan proyek dan dengan segalakompleksitasnya.

 1.    Pra Perencanaan Proyek (Pre-Plan The Project)

Langkah pertama adalah Merencanakan Perencanaan, denganberdiskusi dan bertukar pendapat kepada orang terkait danuser seperti Stakeholder.  Sehingga Anda mengerti apayang dikehendaki mereka.  Jika ini telah diketahui sejakperiode sebelumnya, maka pastikan Apa yang Berjalan Benardan Apa yang Berjalan Salah.  Tentukan siapa saja yangakan terlibat dalam pelaksanaan proyek tersebut danpastikan mereka dapat membantu Anda berhasil dalam

proyek.  Temukan keinginan Direksi tentang Kapan WaktuPenyelenggaraan Acara, Dimanakah pelaksanaannya danBerapa Biaya yang diperlukan.  Kumpulkan seluruhinformasi tersebut sehingga Anda akan menemukan RangkaianLengkap Cara Membangun dan Menyelesaikan Proyek

 2.    Pembentukan Tim (Build The Team)

Anda tidak mungkin berhasil sendiri tanpa adanyaketerlibatan orang lain.  Pastikan sumber daya lainnyayang diperlukan dalam menjadikan proyek ini sukses. Adakah orang lain pada departemen yang berbeda dapatmembantu Anda untuk sukses dan bagaimana Andamelakukannya sehingga mereka akan membantu.  HaruskahAnda memberikan penawaran langsung atau cukup melakukanpendekatan kepada pimpinan mereka.  Tentukan berapabanyak waktu Anda perlukan dari mereka, dan ketrampilankhusus apakah yang diperlukan.  Apakah Anda dapat mencariorang lain dengan kemampuan sama jika orang yang Andainginkan berhalangan membantu. Jika ini adalah MeetingPerusahaan dengan cakupan yang luas, maka bagaimanadepartemen HR dapat membantu Anda, dan apakah Anda perluasisten departemen GA serta bagaimana pula dengandepartemen marketing.  Anda harus mem-Break-Down semuakebutuhan dalam pelaksanaan meeting ini.

 3.    Perencanaan Agenda Acara

Agenda Acara adalah hal paling penting agar Pertemuanberlangsung sesuai dengan Waktu dan Esensi yang dicari. Buatlah Time Block Acara secara detail, sejak Pembukaan,Isi Acara dan Penutupan.  Siapakah yang menjadi OpeningSpeaker dan Pembicara lainnya.  Akankah acara tersebutterjadi dalam sebuah Hall atau dipisah menjadi grup kecildalam ruangan khusus.  Adakah acara berlangsung sehariatau dalam beberapa hari, dan bagaimana Anda melakukan

penutupan setiap harinya dan melakukan pembukaan padahari berikutnya.  Bagaimana pula Anda menangani pesertayang mungkin menginap, serta perangkat dan logistik yangmereka perlukan.

 4.    Mencari Tempat Acara

Pastikan dimana Direksi menginginkan acara berlangsung,apakah cukup dalam ruang meeting kantor atau perludiselenggarakan diluar kantor karena perlu adanyakonsentrasi lebih.  Hitunglah jumlah peserta yang akandatang serta perkirakan jarak hotel dan penginapan daritempat meeting berlangsung.  Layout acara perlu jugadiperhatikan apakah berbentuk Round Table, Theater atauClass Room.  Semua disesuaikan dengan Materi yang akandibawakan serta Tujuan dari Acara Meeting.

 5.    Rangkuman

Setelah Anda dapat melihat satu per satu parameter yangdiperlukan dalam pelaksanaan sebuah Meeting Besarselanjutnya Anda kumpulkan semua menjadi Project Plan. Semua hal yang menjadi Perencanaan Proyek ini masihberupa Work Breakdown Structure (WBS) dan belum melihatKetergantungan satu dan lainnya pada saat acara.  Haltersebut dapat Anda tambahkan kemudian.

Dengan memahami faktor yang berpengaruh terhadap sebuahProject Plan, Anda dapat membuka wawasan lebih jauh dalammengelola sebuah even.  Potensi Positif dan Negatif dapatdiantisipasi dan diminimalisasi jika terjadi.  Secaraumum Perencanaan sebuah Proyek dipengaruhi oleh AgendaAcara, Tim Pelaksana dan Harapan Stakeholders.  Demikianpula jika proyek Anda merupakan Proyek Improvement yangsangat menyita Waktu dan Tenaga, dimana pada akhirnya

tetap ada Agenda Acara, Tim Pendukung serta Tujuan Proyeksesuai Harapan.

- See more at: http://ikhtisar.com/perencanaan-sebuah-proyek/#sthash.N9m5iCwc.dpuf

PICA adalah kepanjangan dari Problem Identification CorrectiveAction, yang menjadi bagian tak terpisahkan dalampelaksanaan Siklus PDCA agar mencapai Tujuan yangditetapkan.  PICA adalah Alat Kontrol bagi setiaporganisasi dalam mengamati Proses PDCA yang dijalankansesuai dengan Rencana atau masih banyak kendala yangdihadapi.  PICA menjadi bagian dari proses Cek dalam PDCAuntuk tetap membuat PDCA berkelanjutan danberkesinambungan.

Definisi PICA

PICA sebagaimana yang diuraikan sebelumnya adalahkepanjangan dari Problem Identification Corrective Actiondapat diartikan sebagai berikut:

Problem Identification, adalah Identifikasi Masalah yangmenyebabkan Rencana (Plan) tidak dapat Berjalan (Do)dengan baik atau menyimpang  dan berpotensi mengakibatkanTarget dan Tujuan tidak sesuai yang diharapkan. Identifikasi Masalah harus memperhatikan beberapa aspekyang terkait, internal ataupun eksternal.  Semisal Andadapat melakukan Identifikasi Masalah Penjualan yang hanyamencapai 80% dari Target dan hasil tersebut diantaranya:

Internal

Tenaga Pemasaran Kurang Bahan dan Material Promosi Sedikit

Prosedur Pemesanan Barang Bertele-tele

Eksternal

Wilayah Pemasaran Terlalu Luas Kompetitor Meluncurkan Produk Baru Segmentasi Pelanggan Heterogen

Setelah mendapatkan beberapa faktor terkait IdentifikasiMasalah, Anda dapat mulai berpikir mengenai AktivitasPerbaikannya (Corrective Action) yang mengacu pada “Bagaimanacara menyelesaikan Masalah tersebut..?”.  Contoh diatasdiantaranya adalah Kekurangan Tenaga Pemasaran, makasalah satu Corrective Action yang mungkin dilakukan yakni:1.  Koordinasi dengan HRD dalam Rekruitmen Karyawan Baru, 2. MencariReferensi dari Anggota Tim lain mengenai Kebutuhan Karyawan BidangPemasaran, 3. Skala Prioritas dalam Penempatan Tenaga Pemasaransebelum adanya penambahan.  Inti dari Corrective Actionadalah jangan sampai Permasalahan yang mucul tersebutkembali berulang pada periode Review PDCA selanjutnya(bulan depan).  Jikalau Corrective Action tidak berhasildilakukan dapat diasumsikan bahwa PDCA Tim Anda belumberjalan baik.  Setelah penetapan Corrective Action, Andaharus juga menentukan Target yang akan dicapai setelahadanya perbaikan tersebut, dan selalu mengacu pada MetodeSMART dalam penentuan Target dan Tujuan.

Format PICA yang baik

Proses pelaksanaan PDCA yang baik selalu disertai adanyaPICA yang baik pula sebagai Alat Kontrol.  PICA dapatdibuat dalam bentuk format yang sederhana namun aplikatifdan implementatif berisi paramater penting yakni:

Tujuan (Objective)

Tujuan adalah sasaran utama dalam performance kerja Andayang ditetapkan oleh Perusahaan pada awal tahun yangsering Anda dengar sebutan KPI (Key Performance Indicator)

Target Awal

Target atau Hasil yang harus dicapai dan menjadi acuanpenilai kinerja sesuai KPI terkait

Pencapaian sebelumnya

Performa atau Kinerja bulan sebelumnya yaitu 2 bulansebelumnya (N-2, N-1, N)

Identifikasi Masalah (Problem Identification)

Masalah yang menjadi kendala dan menyebabkan target awaltidak tercapai, terurai dalam kategori Masalah Internaldan Masalah Eksternal

Tindakan Perbaikan (Corrective Action)

Perbaikan yang akan dilakukan bulan berikutnya sehinggatidak menjadi masalah berulang dalam pencapaian target

Target Baru setelah Perbaikan

Target baru setelah adanya perbaikan sebelum meraihtarget awal dengan memperhatikan Metode Penetapan Targetsecara SMART

Batas Waktu (Dateline)

Waktu yang menjadi batas akhir pencapaian Target Baru

Penanggung Jawab (PIC)

Anda sebagai pelaksana dan orang yang terkait dalammeraih target

Pelaksanaan PDCA yang baik merupakan proses IdentifikasiMasalah dan Perbaikan yang baik pula agar prosesPerbaikan Berkesinambungan (Continuous Improvement) berjalansimultan disemua lini organisasi dan tentunya tetapmengacu pada masing-masing personal yang terlibat dalamhal ini.  PICA adalah Alat Kontrol yang harus Sederhana,Implementatif, Aplikatif dan Mudah dibaca sehinggapelaksanaan PDCA berupa Review bukan hanya menjadirutinitas belaka namun betul-betul merupakan Proses PolaPikir (Mindset) untuk Maju dan Progress.

- See more at: http://ikhtisar.com/pica-sebagai-alat-kontrol-pdca/#sthash.0DrRORfq.dpuf

PDCA, singkatan bahasa Inggris dari “Plan, Do, Check, Act”(Indonesia: Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti), adalah suatuproses pemecahan masalah empat langkah iteratif (berulang)yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas.  ReviewPDCA dilaksanakan sebulan satu kali dengan peserta dariberbagai level, seperti Staff, Section Head Up atau LevelManajer.

Pengertian

Plan (Rencanakan).Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untukmemberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.

Do (Kerjakan).Implementasi proses dan tindakan yang telah Andarencanakan.

Check (Cek).Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadapsasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.

Act (Tindak lanjuti).Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yangdiperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah danmemodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelumimplementasi berikutnya.

Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yangterjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakanwaktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yangmenghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenalioleh perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat darisatu atau lebih objek di bawah pengaruhnya

Hal-hal yang perlu dipersiapkan dan dilaksanakan

Pra Meeting

1. Semua peserta mengumpulkan Slide Presentasi pada EOMeeting.

2. Tidak ada NB Peserta Meeting kecuali NB Tamu Undangandan NB yang dipersiapkan EO untuk Presentasi paraPeserta.

3. Semua alat komunikasi (HP, BB, dll) diubah ke menu“SILENT”.

4. Peserta Meeting tidak meninggalkan acara sebelumselesai.

Acara Meeting

Interaksi antar Peserta Meeting Review PDCA

Peserta Meeting adalah Section Head Up. Apakah Peserta Aktif/Pasif…??

Apakah Peserta menjalankan Forum Diskusi..?? Apakah Peserta memberikan Feed Back tanpa melihat

PortoFolio nya..??

Fokus Presentasi

Apakah Presenter sudah Fokus pada Permasalahan yang terjadi bulan lalu..??

Apakah Presenter hanya terpaku pada Rutinitas Kerja Harian..??

Adakah Improvement yang terjadi, baik Proses atau Hasil..??

Adakah Korelasi Materi Presentasi dengan Tim Lain..?? Sudahkah peserta Meeting mempersiapkan Materi

Presentasi sebelumnya..?? Konsep tentang PICA, harus mencerminkan activity

plan.  PICA bukanlah cerminan pekerjaan sehari-hari yang dituangkan dalam Slide Presentasi, melainkan Proses2 Improvement yang berkesinambungan, misalkan: Performa Jan 98% –> PICA Feb “how to achv 100%”, dan ketika  Achv Feb 101% –> PICA Mar “how to increase SLS”, dengan catatan Achv Mar >= Feb.  Demikian seterusnya, sehingga Improvement akan menjadi Habit.

After Meeting

Peran Serta Pimpinan Cabang (DBM/BM)

Jangan hanya bisa menjustifikasi pada saat FORUM, karena dapat membuat Demotivasi Peserta lainnya juga.  Jadikanlah sebagai Forum Diskusi.

Menjadi FASILITATOR Cabang untuk menjaga Suasana Kondusif.

Didalam Forum Review PDCA, sebijaknya jika:

Mengikuti dengan seksama Presentasi Peserta.

Melemparkan issue menarik agar Peserta antusias. Memberikan Challenge bagi para peserta Meeting. Memberikan wawasan baru bagi Peserta. Diluar Forum Review PDCA, sebijaknya jika:

o Membentuk Community dengan anggota Teamnya (Section Head).

o Memutus status quo sehingga terjalin pola kekeluargaan yang erat antar karyawan, tidak adajeda antara Staff, SH dan Manager.

o Mencari dan Membentuk kader2 di Cabang yang berperan sebagai FASILITATOR untuk membantu menjaga Komunikasi dan Koordinasi Lintas Divisi.

Peran Serta Section Head

i.      Membangun Team nya dengan Metodologi Trainingkecil spt:

1. Games2. Simulation3. Mini Case4. Role Play5. Test

ii.      Membina Cross Function antar Divisi, sehingga membentuk Culture yang baik dan berkesinambungan spt:

1. Koordinasi Penyelesaian Aging OD2. Komunikasi Program Sales Plan3. Kolaborasi Pemenuhan Dokumen4. Dll

Tujuan yang diharapkan

1. Antusiasme Karyawan dalam Bekerja.  Setiap LevelKaryawan menjadikan Pekerjaan nya sebagai napas

kehidupan, sehingga akan bersungguh-sungguh mencapaiHasil Maksimal, bukan karena tuntutan Perusahaanmelainkan Tujuan Hidup.

2. Semangat kerja dari pagi sampai sore terjaga.  Masihbanyak karyawan yang hanya berpatokan 9 to 5 sajadalam bekerja.  Masih banyak karyawan yang merasabekerja hanya P7 (Pergi Pagi Pulang PetangPenghasilan Pas Pasan).

3. Visi hidup dengan Bekerja.  Tidak ada yang salahdengan pilihan hidup Bekerja sbg Karyawan, bukanmasalah Salary, bukan masalah Company, bukan pulamasalah Policy, namun masalah Visi dan Misi hidupberdasarkan Nurani.

4. Terwujudnya Visi Misi Perusahaan secara menyeluruh disemua Level Karyawan (Staff, Section Head, Manager).

- See more at: http://ikhtisar.com/pdca-dalam-bisnis/#sthash.etJ1nUfj.dpuf

Sudah menjadi kebiasaan mungkin ketika Anda tengah memecahkansebuah permasalahan, maka dilakukanlah pertukaran pikiran danpendapat melalui kegiatan yang namanya brainstorming.  Brainstorming menjadi kebiasaan yang cukup positif pada dasarnya,namun justru akan menjadi bumerang ketika kegiatan tersebut hanyamerupakan sebuah gugur kewajiban tanpa arah dan tujuan yangjelas.  Bagaimana Anda dapat memastikan kegiatan brainstormingtidak menjadi braindrizzles atau sebuah aktivitas yang biasasaja.  Mengutip dari inc.com berikut cara mudah untuk sebuahbrainstorming yang efektif.

1.  Pastikan Anda mengundang otak bukan tubuh.  Organisasiakan terdiri dari beberapa macam orang yakni, pertama, orang yangselalu setuju dengan atasannya setiap waktu, dan kedua adalahorang yang mempunyai ide dan pendapat mereka.  Tipe orang yangyes-men hanyalah akan menambah kerepotan tersendiri pada sesibrainstorming, maka hindari untuk mengajak mereka.

2.  Hindari para negative thinker.  Mereka bagaikan selimutbasah yang tidak menghangatkan namun justru membuat suasana makinkaku.  Pada saat Anda tengah mencari ide dan pendapat briliansudah dipastikan mereka tidak berguna dalam forum diskusi ataubrainstorming, namun jika Anda telah mendapat beberapa hasil danmemerlukan pemilahan lebih lanjut, disaat itulah para orangnegatif ini diperlukan.

3. Tangguhkan Penilaian Anda. Untuk menjadi pemimpin yangefektif dalam sesi jajak pendapat, Anda tidak harus hanyamemadamkan kecenderungan alami Anda dalam menilai ide-ide danorang-orang, namun pendekatan semua ide yang ada bahkan dariseseorang yang jarang berbicarapun perlu diakomodir dengan baik.

4. Terima Ide Buruk. Jika Anda tengah brainstorming, halterbodoh yang dapat Anda lakukan adalah mencirikan mana ide yangburuk. Akan tetapi perlu Anda pahami bahwa sebuah ide buruk punakan menjadi pupuk bagi ide-ide bagus.

5. Lakukan untuk Kuantitas. Tujuan dari brainstorming adalahuntuk mendapatkan sebanyak mungkin ide-ide dalam waktu yangsesingkat mungkin. Akan ada banyak waktu kemudian untuk memilah-milah ide mana yang baik layak dikejar.

6. Panaskan suasana. Sesi Brainstorming yag dingin tidakbanyak memberikan ide terbaik, maka sediakan sedikitnya makanandan minuman ringan.  Kopi dan Gula adalah sebuah dosis besar yangdiperlukan sebelum dan selama sesi brainstorming berlangsung.

7. Tidak ada alat elektronik. Tidak perlu ada laptop, telepon, dan lainnya, dan semua tanpa pengecualian.  Ide dituliskan padaflip -chart dan tempel ke dinding.  Sesi brainstorming sepertiini akan sangat efektif terkait fokus setiap orang.

8. Lakukan dalam Waktu Singkat. Sesi brainstorming, cukup 15sampai 20 menit. Waktu yang sangat efisien dimana setiap orangakan tetap berenergi dan mengakhiri pertemuan sebelum bosan.

9. Pertimbangkan Kemudian. Sering terjadi sebuah gagasan yangtampaknya gila diawalnya ternyata menjadi yang ide palingberguna. Biarkan untuk beberapa lama waktu berlalu agar Andamendapatkan perspektif yang tepat dan kemudian pertimbangkanlahide-ide yang ada sebelum memilahnya.

- See more at: http://ikhtisar.com/aturan-mudah-brainstorming-yang-efektif/#sthash.zyySiP96.dpuf

Anda perlu tahu hebatnya penerapan Total Quality Management dalamOrganisasi - See more at: http://ikhtisar.com/konsep-dasar-total-quality-management/#sthash.beGcrJtf.dpuf

Pada Dasarnya Manajemen Kualitas (Quality Management) atau lebihdikenal dengan Total Quality Management (TQM) Adalah Proses yangberkelanjutan untuk mencapai Tingkat Kualitas lebih baik dalammemenuhi Kebutuhan Pelanggan akan Produk dan Jasa Pelayanan yangAnda miliki (Continuously Performance Improvement).  Proses Perbaikanini berlaku disetiap Level Operasional, Area Fungsional, danMenggunakan Sumber Daya yang ada baik Manusia, Material, Waktu,Modal, Informasi dan lainnya.  TQM adalah Quality Management yangmerupakan Tanggung Jawab semua Level Organisasi dengan TopManagement sebagai Pengendali.  TQM merupakan sebuah Definisidari aktivitas dan kegiatan yang menggunakan alat bantu seperti:

Quality Planning (Perencanaan Kualitas)

Perencanaan Kualitas (Quality Planning) adalah Penetapan danPengembangan Tujuan dan Kebutuhan untuk sebuah Kualitas sertaPenerapan Sistem Kualitas yang telah ditetapkan sebelumnya. Perencanaan merupakan bagian dari sebuah Manajemen Strategi,sehingga Arah dan Tujuan Organisasi dapat Jelas dimengerti danDipahami seluruh level organisasi.  Dan dalam Jangka Panjang,Tujuan Organisasi harus selalu mengarah pada Quality First atauKualitas yang Pertama.

Quality Control (PengendalianKualitas)

Teknik dan Aktivitas Operasional yang dipergunakan untuk memenuhiPersyaratan Kualitas.  Setiap Perencanaan yang telah dieksekusiatau dilaksanakan perlu memnuhi syarat Kontrol dan Monitoringyang Tepat dan Berkala.  Pengendalian Kualitas merupakan arahanagar Quali Planning berjalan sesuai koridor Arah dan TujuanOrganisasi.

Quality Assurance (Jaminan Kualitas)

Tindakan yang terencana dan sistematik yang diimplementasikan dandidemonstrasikan guna memberikan kepercayaan yang cukup bahwaproduk dan jasa layanan Anda akan memuaskan kebutuhan kualitastertentu.  Dengan adanya sistematika Pengendalian Kualitas, makaOutput dan Outcome Organisasi Anda akan menjadi sebuah MerekTernama yang Terjamin Mutu dan Kualitasnya.  Disinilah Anda danTim memerlukan Feedback dari Pihak Internal ataupun Eksternaltentang Produk dan Jasa yang telah diberikan.

Quality Improvement (Peningkatan Kualitas)

Tindakan yang diambil guna meningkatkan nilai produk dan jasauntuk pelanggan melalui peningkatan efektivitas dan efisiensidari proses dan aktivitas melalui struktur organisasi.  Denganbanyaknya Inputan, Masukan, Kritikan dan Umpan Balik (feedback),maka Anda akan memasuki tahapan berikutnya dari sebuah QualityManagement yakni Peningkatan Kualitas atau Quality Improvement.

Empat Besaran mengenai Konsep Dasar Total Quality Improvement cukupmemperjelas Keterkaitan satu dan lainnya dalam Pengembangan

Budaya Improvement dalam Perusahaan Anda.  Meski cukup banyakdefinisi tentang Manajemen Kualitas, namun pada dasarnya QualityManagement selalu berfokus pada Perbaikan Berkesinambungan untukPeningkatan Pelayanan Pelanggan, baik Internal atau Eksternal. Quality Management adalah Integrasi semua Sumber Daya Manusia,Suppliers dan Customers dalam Lingkungan Perusahaan (CorporateEnvironment).  Quality Management adalah Kemampuan atauKapabilitas yang melekat pada Sumber Daya Manusia serta merupakanProses yang Terkontrol bukan Kebetulan Belaka.

- See more at: http://ikhtisar.com/konsep-dasar-total-quality-management/#sthash.beGcrJtf.dpuf

Memahami Konsep PDCA sebagai Model mencari Akar Masalahbagi Bisnis AndaPosted by rangkayo in PDCA On June 24, 2013

Suatu Proses yang telah lama menjadi standar kerja dalamorganisasi dinamis demi mencapai tujuan Continuous Improvement. Improvement merupakan kegiatan-kegiatan yang akan menunjangtumbuh kembang perusahaan dalam jangka pendek, menengah danpanjang.  PDCA adalah kegiatan berulang untuk memecahkan suatupermasalahan dalam pengendalian kualitas.  PDCA banyakdipergunakan untuk menemukan dan menentukan Akar Masalah,sehingga Solusi Pemecahan Masalah tepat dan akurat.  Metode inidipopulerkan oleh W. Edwards Deming yang sering dianggap BapakPengendalian Kualitas Modern sehingga sering disebut dengan“Siklus Deming”.

Pengertian PDCA

Plan (Rencanakan),  Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkanuntuk memberikan hasil yang sesuai.

Do (Kerjakan), Melakukan apa yang telah direncanakan dan dicanangkan.

Check (Cek), Menguji hasil perbaikan yang telah dikerjakan. Act (Tindak Lanjuti), Standarisasi Hasil Perbaikan sehingga dapat

dipergunakan secara Berkesinambungan.

Kapan PDCA digunakan

Sebagai Model Improvement Berkelanjutan (Continuous Improvement) Awal sebuah Proyek Perbaikan (Improvement Project) Pengembangan Proses, Produk, Jasa Pelayanan yang Baru Pendefinisian Proses Kerja yang berulang Implementasi sebuah perubahan Pengumpulan data analisis untuk verifikasi dan penentuan

prioritas akar masalah

Prosedur “PDCA” Plan-Do-Check-Act

Planning.  Kenali serta Pahami suatu Kesempatan dan RencanakanPerubahan. Pada tahap ini Anda dapat menggunakan beberapa toolsyang berguna seperti Drill Down, Cause and Effect Diagram, dan 5 Whysuntuk membantu Anda menemukan akan dari permasalahan. SetelahAnda berhasil mengidentifikasi, Anda dapat memetakan prosestersebut. Selanjutnya Anda dapat menggambarkan semua informasilain yang diperlukan untuk membantu Anda dalam mengeluarkansolusi.

Do. Uji sebuah Perubahan dan carilah contoh Kasus Sederhana.Fase ini memiliki beberapa aktifitas diantaranya :

o Mengeluarkan solusi yang memungkinkano Memilih solusi terbaik. (dapat menggunakan teknik Impact

Analysis)o Mengimplementasikan solusi sementara pada contoh kasus

berskala kecil terlebih dahulu (trial)

Pada tahap ini, tindakan Anda belum terimplementasi secara penuh.Implementasi maksimal terjadi pada tahap Act.

Check. Evaluasi Pengujian, Analisa hasilnya dan IdentifikasikanPelajaran yang didapat.  Pada fasa ini Anda akan mengukurseberapa efektif solusi sementara yang telah Anda buat, lalu Andadapat mengumpulkan informasi dari segala pihak yang terkait untukbersama-sama membuat agar solusi tersebut lebih baik lagi.  Jikamasih belum terlihat hasil yang jelas, Anda dapat mencoba untukmengulangi tahap Do untuk kembali melakukan Check ulang. SetelahAnda puas dengan apa yang telah Anda capai, maka Anda dapatmelaju ke tahap berikutnya (final).

Act. Lakukan Tindakan yang diambil berdasar hasil Studi KasusSederhana tadi

o Jika ternyata perubahan tidak berhasil, lakukan pengulangandengan Rencana berbeda

o Jika berhasil, gunakan hasil tersebut untuk suatu rencanabaru

Sekarang Anda dapat mengimplementasikan solusi Anda secara menyeluruh. Namun kegunaan PDCA tidak hanya sampai disini saja. Jika Anda menggunakan PDCA sebagai bentuk inisiasi dari peningkatan berkelanjutan, maka Anda dapat mengulangi siklus ini dengan kembali pada tahap awal (Plan) dan mengulang semua tahap ini secara berurutan agar sistem Anda mencapai kestabilan dan mengalami peningkatan secara terus menerus.

Contoh PDCA

Pemanfaatan PDCA dilingkungan Sekolah

Perencanaan Strategis secara Umum (Visi, Misi) Analisa Kebutuhan Sekolah (Buku, Alat Lab, Ekstrakurikuler) Disain dan Implementasi Kurikulum Pelajaran Penentuan Tujuan dan Fungsi Staff Sekolah (Guru, Pegawai) Program Pelayanan Murid Dan lainnya

- See more at: http://ikhtisar.com/pdca-cylce-model-mencari-akar-masalah/#sthash.JbWlPLV3.dpuf

Right Process will bring Great Results for Your Business..(bag. 1)- See more at: http://ikhtisar.com/right-process-will-bring-great-results-bag-1/#sthash.wrVc5Ntd.dpuf

Banyak perusahaan yang hanya fokus pada hasil akhir (End Result),dan tidak pada proses yang baik (Good Process).  Hal ini banyakditemui pada perusahaan Go Public, karena mereka harus menjagaimage perusahaan di mata para pemegang saham, akhirnya manajementerjebak dengan strategi jangka pendek.  Ketika krisis muncultanpa segan para executive meninggalkan kapal mereka tanpa harusberpusing-pusing menyelamatkannya.

Dikutip dari buku dengan judul sama karya Tjahjadi Lukiman(2008), CEO Adira Motor (Dealer Resmi Sepeda Motor Honda) yangtelah puluhan tahun menjalani proses-proses penting dalamindustri manufacturing dan korporasi.

Gambaran besar langkah-langkah yang dilakukannya dengan sebutan 7Rights adalah:

1. Get The Right People2. Do The Right Things3. Do The Things Right4. Do It Right Now5. Do At The Right Time6. Yes We’re Right7. Right Growth 

Kita coba tilik 7 Rights ini melalui Analogi Perusahaan Pesawat

Perusahaan PesawatCEO PilotGet The Right People Penumpang yang tepatDo The Right Things Tetapkan tujuan bersamaDo The Things Right Aturan dan Rambu-rambuDo It Right Now & Do at The Right Time

Pemeliharaan, Perbaikan pada saat tepat dan tidak ditunda-

tundaYes We’re Right Semua pihak puas: Pemilik

Pesawat, Penumpang, dan semuanya

Right Growth Pengendalian Kecepatan

Banyak pula kita dengar jargon manajemendalam pengelolaan perusahaan, seperti “ Do the right thing and dothe things right” atau The right man on the right place”, atau“get the right people on the bus” (Buku “Good to Great” JimCollins).  Namun tidak banyak ditemui eksekutif yang berhasilmenerapkannya dalam daily acitivity.

 Right Process akan mengembangkan kemampuan seorang eksekutifdalam memulai dan/atau menemukan perbaikan, sehingga mereka bukansaja a good manager namun tentunya pula seorang a good leader. Profesionalisme saja tidak cukup, perlu dibarengi denganintegritas dan passion sehingga tidak hanya Skill namun ada Souldalam karakter pemimpin.  Kadang manajemen menunda kegiatanstrategis pada saat yang tepat atau melakukan kegiatan strategispada saat kurang tepat dan berakibat fatal atau mubadzir.

Menilik keberhasilan Toyota dengan reputasi sempurna dalam halkualitas, penurunan biaya dan menembus pasar dengan produk larisyang mampu menggeser keperkasaan GM Ford dan Chrysler, Mercedes

Benz, BMW atau Jaguar, dapat disimpulkan tentang pelajaran yangdiambil, yakni :

Gandakan Kecepatan Proses Produksi apapun. Bangun Kualitas dalam sistem pekerjaan. Tumbuhkan Atmosfer Continuous Improvement. Puaskan Pelanggan. Kualitas yang pertama. Bina Pemimpin dari dalam, bukan external recruitment. Mengejar Kualitas Karyawan dan Problem Solving. Tumbuh bersama, pemasok dan mitra. 

Mempelajari buku Right Process will bring Great Results akan membawa parapelaku bisnis khususnya  dan semua praktisi manajemen memahamiBest Practices dari pengalaman penulis yang yakin bahwa Result didapatmelalui Process yang tepat dan Human yang terbina baik.

- See more at: http://ikhtisar.com/right-process-will-bring-great-results-bag-1/#sthash.wrVc5Ntd.dpuf

KaizenDari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Belum Diperiksa

Kaizen (改改?) merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna "perbaikan berkesinambungan".[1] Filsafat kaizen berpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus pada upaya perbaikan terus-menerus.[1] Pada penerapannya dalam perusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikan berkesinambungan yang melibatkan seluruh pekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.[2]

Siklus PDCA yang Menjadi Salah Satu Kunci Keberhasilan Kaizen

Daftar isi 1 Konsep

o 1.1 Kaizen & Manajemen o 1.2 Komitmen Kualitas o 1.3 Orientasi Proses o 1.4 PDCA/SDCA o 1.5 Berbicara dengan Data o 1.6 Proses adalah Konsumen

2 Sasaran 3 Rujukan

KonsepKaizen & Manajemen

Dalam kaizen manajemen memiliki dua fungsi utama[3] :

Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan teknologi, sistem manajemen, dan standar operasional yang ada sekaligus menjaga standar tersebut melalui pelatihan serta disiplin dengan tujuan agar semua karyawan dapat mematuhi prosedur pengoperasian standar (Standard Operating Procedure-SOP) yang telah ditetapkan.[3]

Perbaikan

Kegiatan yang diarahkan pada meningkatkan standar yang ada.[3]

Kedua fungsi ini disimpulkan sebagai Pemeliharaan dan Perbaikan Standar. Perbaikan ini sendiri dapat terbagi menjadi kaizen dan inovasi.[3] Kaizen bersifat perbaikan kecil yang berlangsung oleh upaya berkesinambungan, sedangkan inovasi merupakan perbaikan drastis sebagai hasil dari investasi sumber daya berjumlah besar dalam teknologi atau peralatan.[3] Kaizen menekankan pada upaya manusia, moral, komunikasi, pelatihan, kerja sama, pemberdayaan dan disiplin diri, yang merupakan pendekatan peningkatan berdasarkan akal sehat, berbiaya rendah.[3]

Komitmen Kualitas

Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality, Cost, Delivery -- QCD), sehingga pada praktiknya kaizenmenempatkan kualitas pada prioritas tertinggi.[3] Kaizen mengajarkan bahwa perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai, sehingga komitmenmanajemen terhadap kualitas sangat dijunjung tinggi.[2] Kualitas yang dimaksud dalam QCD bukan sekedar kualitas produk melainkan termasuk kualitas proses yang ditempuh dalam menghasilkan produknya.[2]

Orientasi Proses

Kaizen menekankan bahwa tahap pemrosesan dalam perusahaan harus disempurnakan agar hasil dapat meningkat, sehingga dapat disimpulkan bahwa filsafat ini mengutamakan proses.[3] Dalam kaizen dipercaya bahwa proses yang baik akan memberikan hasil yang baik pula.[4]

PDCA/SDCA

Salah satu langkah awal penerapan kaizen adalah menjalankan siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) untuk menjamin terlaksananya kesinambungan kaizen.[3] Siklus ini terdiri atas :

Rencana (plan)

Penetapan target untuk perbaikan dan perumusan rencana tindakan guna mencapai target tersebut.[1]

Lakukan (do)

Pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat.[1]

Periksa (check)

Kegiatan pemeriksaan segala prosedur yang telah dijalankan guna memastikannya agar tetap berjalan sesuai rencana sekaligus memantau kemajuan yang telah ditempuh.[1]

Tindak (act)

Menindaklanjuti ketiga langkah yang ditempuh sekaligus memutuskankan prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.[1]

Siklus PDCA berputar secara terus menerus dengan diselingi oleh siklus Standarize-Do-Check-Act (SDCA) di antaranya.[3] Dalam langkah Standar (Standarize) pada siklus ini, segala prosedur baru yang telah diputuskan pada langkah Tindak (Act) dalam siklus PDCA sebelumnya disahkan menjadi pedoman yang wajib dipenuhi. SDCA fokus pada kegiatan pemeliharaan, sedangkan PDCA lebih mengacu pada perbaikan.[5]

Berbicara dengan Data

Masalah yang terjadi baru dapat ditemukan pemecahannya dengan mengumpulkan dan mengobservasi berbagai data yang berkaitan dengan masalah tersebut.[3] Tanpa adanya data yang terintegrasi dan relevan, manajemen tidak dapat menemukan solusi yang paling efektif.[6]

Proses adalah Konsumen

Terdapat dua macam konsumen dalam kaizen[1]:

Konsumen internal

Konsumen yang berada di perusahaan.[1] Yang dianggap sebagai konsumen internal adalah proses, sehingga proses harus diperhatikan dan diperlakukan layaknya konsumen secara nyata.[1]

Konsumen eksternal

Konsumen yang berada di pasar, baik individu maupun organisasi.[1]

Pendahuluan

Suatu kali, sebuah harian di Tokyo memuat berita mengenai

serombongan manajer Amerika yang ingin bekerja pada perusahaan

Jepang. Kata harian itu, para pemimpin perusahaan Amerika

tersebut mau bekerja tanpa dibayar, asal dapat mempelajari seni

manajemen gaya Jepang.

Di AS orang memang sedang keranjingan dengan manajemen Jepang. Di

Eropa Barat orang juga menaruh minat, mengapa ekonomi Jepang

tetap kuat menghadapi krisis minyak bumi dan resesi dunia.

Mengapa sementara di kebanyakan negara industri Barat

produktifitas merosot dan inflasi melonjak, di Jepang inflasi

berhasil ditekan rendah, dan produktifitas bahkan meningkat.

Tambahan pula: mengapa barang-barang ekspor Jepang makin kuat

daya saingnya di pasaran internasional? Mengapa misalnya Jepang

dapat menggeser Inggris sebagai penghasil utama sepeda motor,

dapat mengalahkan Jerman Barat dalam produksi mobil dan kamera,

dapat melampaui industri jam Swiss yang terkenal, dan dapat

menyaingi komputer AS?

Tak dapat dipungkiri bahwa hal tersebut terjadi karena faktor

tertentu yang dimiliki oleh bangsa Jepang itu sendiri. Makalah

ini akan menguraikan faktor filsafat Jepang, yaitu Kaizen, yang

sangat berkontribusi membangun sumber daya manusia mereka dalam

bersaing di kancah global.

b.      Filsafat Kaizen

Dalam bahasa Jepang, kaizen berarti perbaikan berkesinambungan.

Istilah ini mencakup pengertian perbaikan yang melibatkan semua

orang –baik manajer dan karyawan—dan melibatkan biaya dalam

jumlah yak seberapa. Filsafat kaizen berpandangan bahwa cara hidup

kita—apakah itu kehidupan kerja atau kehidupan sosial maupun

kehidupan rumah tangga—hendaknya berfokus pada upaya terus

menerus. Konsep ini dirasakan begitu alamiah dan dipahami benar

oleh banyak orang Jepang, bahkan sampai mereka tak menyadari

bahwa mereka memilikinya.

Meski perbaikan dalam kaizen bersifat kecil dan berangsur, namun

proses kaizen mampu membawa hasil yang dramatis mengikuti waktu.

Konsep kaizen menjelaskan mengapa perusahaan tak dapat tetap

statis untuk jangka waktu lama di Jepang. Manajemen Barat, di

sisi lain, memuja inovasi: perubahan besar-besaran melalui

terobosan teknologi; konsep manajemen atau teknik produksi

mutakhir. Inovasi memang dramatis, punya daya tarik istimewa yang

besar.

Kaizen, sebaliknya, seringkali tidak dramatis bahkan biasa-biasa

saja. Namun inovasi merupakan upaya sekali tembak, dan hasilnya

seringkali membawa dampak sampingan masalah; sedangkan proses

kaizen diterapkan berdasarkan akal sehat dan berbiaya rendah,

menjamin kemajuan berangsur yang memberikan imbalan hasil jangka

panjang. Kaizen adalah juga pendekatan dengan resiko rendah.

Manajer akan selalu bisa kembali ke cara lama tanpa melibatkan

biaya yang tinggi.

c.       Konsep utama kaizen

Manajemen harus belajar untuk menerapkan konsep dan sistem yang

mendasar tertentu dalam rangka mewujudkan strategi kaizen:

·         Kaizen dan manajemen

·         Proses versus hasil

·         Siklus PDCA/SDCA

·         Mengutamakan kualitas

·         Berbicara dengan data

·         Proses berikut adalah konsumen

Pada saat memperkenalkan kaizen, manajemen puncak harus

menggariskan kebijakan ini secara jelas dan teliti. Mereka

kemudian harus pula menetapkan jadwal penerapan dan menampilkan

kepemimpinan dengan mempraktekkan proses kaizen di antara mereka.

1.      Kaizen dan manajemen

Dalam konteks kaizen, manajemen memiliki dua fungsi utama:

pemeliharaan dan perbaikan. Pemeliharaan berkaitan dengan

kegiatan untuk memelihara teknologi, sistem manajerial, standar

operasional yang ada, dan menjaga standar tersebut melalui

pelatihan serta disiplin. Di bawah fungsi pemeliharaan ini,

manajemen mengerjakan tugas-tugasnya sehingga semua orang dapat

mematuhi prosedur pengoperasian standar (standard operating procedure-

SOP). Perbaikan, pada sisi lain, berkaitan dengan kegiatan yang

diarahkan pada meningkatkan standar yang ada. Pandangan manajemen

Jepang terhadap manajemen dalam hal ini dapay disimpulkan secara

singkat sebagai Pemeliharaan dan Perbaikan Standar.

Perbaikan dapat dibedakan sebagai kaizen atau inovasi. Kaizen

bersifat perbaikan kecil yang berlangsung oleh upaya

berkesinambungan. Sedang inovasi merupakan perbaikan drastis

sebagai hasil dari investasi sumber daya berjumlah besar dalam

teknologi atau peralatan (di saat dana menjadi faktor kunci,

inovasi memang mahal). Karena minatnya terhadap inovasi, para

manajer Barat cenderung untuk kurang sabar serta mengabaikan

manfaat jangka panjang yang dapat dihasilkan melalui kaizen bagi

perusahaan. Kaizen, di sisi lain, menekankan upaya manusia, moral,

komunikasi, pelatihan, kerja sama, pemberdayaan dan disiplin

diri, yang merupakan pendekatan peningkatan berdasarkan akal

sehat, berbiaya rendah.

2.      Proses versus hasil

Kaizen menekankan pola pikir berorientasi proses, karena proses

harus disempurnakan agar hasil dapat meningkat. Kegagalan

mencapai hasil yang direncanakan merupakan cermin dari kegagalan

proses. Menejemen harus menemukenali dan memperbaiki kesalahan

pada proses tersebut. Kaizen berfokus pada upaya manusia—suatu

orientasi yang sangat berbeda dengan orientasi hasil yang

diterapkan di Barat.

Pendekatan berorientasi proses harus pula diterapkan dalam

pencanangan berbagai strategi kaizen: siklus PDCA (plan-do-check-act);

siklus SDCA (standardize-do-check-act), QDC (quality-cost-delivery), TQM

(total productive maintenance), JIT (just in time). Strategi kaizen telah

gagal diterapkan di banyak perusahaan justru karena mereka

mengabaikan proses. Elemen yang paling penting dalam menerapkan

kaizen adalah komitmen dan keterlibatan penuh dari manajemen

puncak. Strategi kaizen harus didemonstrasikan secara terbuka,

konsisten, dan langsung guna menjamin keberhasila proses kaizen.

3.      Siklus PDCA dan SDCA

Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklu PDCA (plan-do-

check-act) sebagai sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan

dari kaizen guna mewujudkan kebijakan untuk memelihara dan

memperbaiki/meningkatkan standar. Siklus ini merupakan konsep

yang terpenting dari proses kaizen.

Rencana (plan) berkaitan dengan penetapan target untuk perbaikan

(karena kaizen adalah cara hidup, maka haruslah selalu ada target

perbaikan untuk semua bidang), dan permumusan rencana tindakan

guna mencapai rencana tersebut. Lakukan (do) berkaitan dengan

penerapan dari rencana tersebut.  Periksa (check) merujuk pada

penetapan apakah penerapan tersebut berada dalam jalur yang benar

sesuai rencana dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan.

Tindak (act) berkaitan dengan standarisasi prosedur baru guna

menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan

sasaran baru bagi perbaikan berikutnya. Siklus PDCA berputar

secara berkesinambungan, segera setelah suatu perbaikan dicapai,

keadaan perbaikan tersebut guna menghindari terjadinya kembali

masalah yang sama atau menetapkan sasaran bagi bagi perbaikan

berikutnya.

Siklus PDCA berputar secara berkesinambungan, segera setelah

suatu perbaikan dicapai, keadaan perbaikan tersebut dapat

memberikan inspirasi untuk perbaikan selanjutnya. Karena karyawan

umumnya lebih suka dengan kemapanan (status quo) dan mereka jarang

memiliki prakarsa sendiri untuk meningkatkan keadaan, manajemen

harus secara terus menerus merumuskan sasaran dan target

perbaikan yang memberikan tantangan.

Pada awalnya, setiap proses kerja baru belum cukup stabil.

Sebelum kita mengerjakan siklus PDCA berikutnya, proses tersebut

harus distabilkan melalui siklus SDCA. Setiap kali ketidakwajaran

timbul dalam suatu proses, pertanyaan-pertanyaan berikut

hendaknya diajukan sebagai bahan koreksi: Apakah hal itu terjadi

karena kita tidak memiliki standar? Apakah hal itu terjadi karena

standar tidak dipatuhi? Atau apakah hal itu terjadi karena

standar yang ada tidak cukup rinci atau kurang memadai? Hanya

setelah standar ditetapkan dan dipatuhi serta membawa kestabilan

pada prose, kita boleh beralih ke PDCA berikutnya.

Jadi SDCA menerapkan standarisasi  guna mencapai kestabilan

proses, sedangkan PDCA menerapkan perubahan guna meningkatkannya.

SDCA berkaitan dengan fungsi pemeliharaan, sedang PDCA merujuk

pada fungsi perbaikan; dua hal inilah yang menjadi dua tanggung

ajwab utama manajemen.

4.      Mengutamakan kualitas

Tujuan utama dari kualitas, biaya, dan penyerahan (QCD) adalah

menempatkan kualitas pada prioritas tertinggi. Tidak jadi soal

bagaimana menariknya harga dan penyerahan yang ditawarkan pada

konsumen, perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas

produk dan pelayanannya tidak memadai. Praktek mengutamakan

kualitas membutuhkan komitmen manajemen karena manajer seringkali

berhadapan dengan berbagai godaan untuk membuat kompromi

berkenaan persyaratan penyerahan atau pemotongan biaya. Dalam hal

ini, mereka mengambil resiko mengorbankan tidak hanya kualitas,

tetapi juga kehidupan bisnisnya.

5.      Berbicara dengan data

Kaizen adalah proses pemecahan masalah. Agar suatu masalah dapat

dipahami secara benar dan dipecahkan, masalah itu harus

ditemukenali untuk kemudian secara benar data yang relevan

dikumpulkan serta ditelaah. Mencoba menyelesaikan masalah tanpa

data adalah pemecahan masalah berdasarkan selera dan perasaan—

suatu pendekatan yang tidak ilmiah dan tidak objektif.

Mengumpulkan data tentang keadaan saat ini membantu memahami kea

rah mana fokus harus diarahkan; hal ini menjadi langkah awal

dalam upaya perbaikan.

6.      Proses berikut adalah konsumen

Semua pekerjaan pada dasarnya terselenggara melalui serangkaian

proses, dan masing-masing proses memiliki pemasok maupun

konsumen. Suatu material atau butiran informasi disediakan oleh

proses A (pemasok) kemudian dikerjakan dan diberi nilai tambah

dip roses B untuk selanjutnya diserahkan ke proses C (konsumen).

Proses berikut harus selalu diperlakukan sebagai konsumen.

Aksioma ini, proses berikut adalah konsumen, merujuk pada dua

macam konsumen: konsumen internal (proses yang masih berada dalam

perusahan yang sama) dan pelanggan eksternal (yang ada di pasar).

Kebanyakan orang dalam bekerja selalu berhubungan dengan konsumen

internal. Kenyataan ini hendaknya dipakai sebagai dasar komitmen

untuk tak pernah meneruskan produk cacat ataupun butir informasi

yang salah kepada proses berikutnya. Bila semua orang di dalam

perusahaan mempraktekkan aksioma ini, konsumen yang sesungguhnya—

konsumen eksternal di pasar—dapat dipastikan akan menerima produk

atau jasa layanan berkualitas tinggi sebagai akibatnya. Sistem

jaminan kualitas yang sejati berarti bahwa semua orang di dalam

organisasi terdaftar sebagai penganut dan mempraktekkan aksioma

ini.

d.      Sistem utama kaizen

Berikut ini adalah sistem utama yang harus mendapat posisi

penting guna mencapai sukses strategi kaizen:

·         Total Quality Control/Total Quality Management (TQC/TQM)

·         Sistem produksi just-in-time (sistem produksi Toyota)

·         Total Productive Maintenance

·         Penjabaran kebijakan perusahaan (policy deployment)

·         Sistem saran (suggestion system)

·         Kegiatan kelompok kecil (small-group activities)

1.      total quality control /total quality management

salah satu prinsip dari manajemen Jepang adalah total quality control

(TQC) yang pada awal pertumbuhannya menekankan pengendalian pada

proses untuk mencapai kualitas. Prinsip ini telah berevolusi

menjadi sistem yang mencakup semua aspek manajemen  dan sekarang

dirujuk dengan istilah total quality management (TQM), istilah yang

lebih dikenal secara internasional.

Gerakan TQC/TQM sebagai bagian dari kaizen dapat memberikan

gambaran lebih jelas tentang pendekatan manajemen Jepang. TQC/TQM

ala Jepang dikembangkan sebagai strategi tang membantu manajemen

agar menjadi makin mampu bersaing dan mendapatkan keuntungan

dengan perbaikan di semua aspek bisnis yang dihadapinya. Dalam

TQC/TQM, Q yang berarti mutu/kualitas (quality) memang memiliki

prioritas tinggi, namun di samping kualitas terdapat sasaran lain

pula, yaitu biaya (cost) dan batas waktu penyerahan (delivery).

Huruf T pada TQC/TQM menekankan total, berarti melibatkan semua

orang dalam organisasi, dari manajemen madya, supervisor, dan

para pekerja langsung. Lebih lanjut pengertiannya diperluas ke

arah pemasok, agen penjualan, dan penjual. Huruf T ini juga

mengacu pada kepemimpinan dan kinerja manajemen puncak (top

management), suatu faktor yang sangat esensial untuk penerapan

TQC/TQM yang berhasil.

Huruf C merujuk pada pengendalian (control) atau pengendalian proses.

Dalam TQC/TQM, proses kunci harus ditemukenali, dikendalikan, dan

diperbaiki secara berkesinambungan agar hasilnya meningkat. Peran

manajemen dalam TQC/TQM adalah menetapkan rencana untuk memeriksa

proses dan membandingkan hasilnya guna memperbaiki proses

tersebut, dan bukan mengecam proses berdasarkan hasil yang

dicapai.

2.      Sistem produksi just-in-time

Lahir di Toyota Motor Company di bawah kepemimpinan Taiichi Ohno,

sistem produksi just-in-time (JIT) bertujuan menghapuskan segala

jenis kegiatan tak bernilai tambah dan mencapai sistem produksi

yang ramping dan luwes dalam menampung fluktuasi dari permintaan

dan pesanan konsumen. Sistem produksi ini didukung oleh konsep

seperti pacu kerja (takt time—waktu yang dibutuhkan untuk

menghasilkan satu unit secara harmonis) di atas siklus kerja

(cycle time), aliran proses satu unit (one-piece flow), sistem produksi

tarik (pull production), jidohka (otonomisasi), tata letak sel produksi

berbentuk U, dan pengurangan waktu set-up.

Untuk mewujudkan gagasan ideal sistem produksi just-in-time,

serangkaian kegiatan kaizen harus diterapkan secara terus menerus

guna menghapuskan berbagai kegiatan tak bernilai tambah. JIT

secara dramatis akan mengurangi biaya, menyelesaikan produk pada

saat yang tepat dan secara mencolok dapat memperbesar tingkat

keuntungan perusahaan.

3.      Total productive maintenance

Sekarang semakin banyak perusahaan manufaktur menerapkan total

productive maintenance (TPM) di dalam maupun di luar Jepang. TQM,

seperti kita pahami, menekankan peningkatan kualitas peralatan,

TPM bertujuan untuk memaksimalkan efisiensi peralatan melalui

sistem terpadu untuk pemeliharaan preventif (penjagaan) guna

memperpanjang usia hidup peralatan. Seperti halnya TQM yang

melibatkan semua orang di dalam perusahaan, TPM juga melibatkan

semua orang di dalam perusahaan.

4.      Penjabaran kebijakan perusahaan

Meskipun strategi kaizen ditujukan pada kegiatan menciptakan

perbaikan, dampaknya akan menjadi terbatas bila semua orang

bergiat hanya demi kaizen semata, tanpa suatu tujuan yang lebih

nyata. Manajemen harus menetapkan sasaran yang jelas guna memandu

semua orang dan memastikan bahwa semua kepemimpinan dan kegiatan

kaizen diarahkan guna mencapai tujuan tersebut. Kaizen  yang sejati

dalam pelaksanaan dan penerapannya membutuhkan pemantauan yang

ketat dan terinci.

Pertama-tama, manajemen puncak harus menetapkan strategi jangka

panjang, yang dijabarkan menjadi strategi jangka menengah dan

tahunan. Manajemen puncak juga harus memiliki rencana untuk

menjabarkan dan mewujudkan strategi itu, diturunkan melalui

jenjang organisasi sampai mencapai tingkat operasional tenaga

kerja di tempat kerja. Dengan terjabarnya strategi ke tingkat

yang makin bawah, rencana ini akan memuat banyak rencana tindakan

maupun menyeluruh tentang “Kita harus menurunkan biaya sebesar 10

persen agar mampu bersaing” dapat diterjemahkan menjadi berbagai

kegiatan yang berkaitan dengan meningkatkan produktifitas,

mengurangi persediaan, dan mengurangi cacat produksi, serta

memperbaik tata letak jalur produksi.

Kaizen tanpa target seperti suatu perjalanan tanpa tujuan. Kaizen

sangat efektif ketika setiap orang bekerja untuk mencapai target,

dan manajemen harus menentukan target.

5.      Sistem saran

Sistem satan berfungsi sebagai bagian terpadu dari kaizen secara

perorangan dan menekankan peningkatan moral serta memperbedar

manfaat positif dari partisipasi karyawan. Manajer Jepang

memandang peran utama sari sistem saran sebagai saranan

menumbuhkan minat terhadap kaizen, yaitu dengan memberdayakan

karyawan mereka dalam mengajukan saran, betatapun kecil arti

saran tersebut. Karyawan Jepang umumnya didorong untuk

mendiskusikan saran mereka dengan atasannya dan langsung

menerapkannya, bahkan sebelum mereka mencatatnya dalam formulir

saran. Mereka tidak mengharapkan keuntungan ekonomi yang besar

dari setiap saran diajukannya. Membudayakan pola pikir kaizen dan

disiplin diri. Pandangan ini berlawanan tajam dengan pandangan

manajemen Barat yang menekankan keuntungan ekonomis serta

intensif berupa uang pada sistem saran.

6.      Kegiatan kelompok kecil

Strategi kaizen mencakup pula kegiatan kelompok kecil—informal,

sukarela, kelompok antarunit dalam perusahaan yang diorganisir

untuk melakukan tugas spesifik dalam lingkungan gugus tugas.

Jenis yang paling terkenal adalah gugus kendali mutu. Dirancang

tidak hanya menangangi masalah kualitas, namun juga masalah

biaya, keselamatan kerja, dan produktifitas, gugus kendali mutu

dapat dianggap sebagai kegiatan kaizen secara berkelompok. Gugus

kendali mutu telah memainkan peranan penting dalam meningkatkan

kualitas produk dan produktifitas di Jepang. Namun peran mereka

seringkali telah dibesar-besarkan di luar proporsinya oleh para

pengamat luar, yang begitu yakin bahwa gugus ini merupakan tulang

punggung kegiatan kualitas di Jepang. Bukan itu. Manajemenlah

yang menjadi tulang punggung, mereka mengembangkan kepemimpinan

dalam mewujudkan kualitas, dengan kegiatannya yang masih jarang

dibicarakan para pengamat luar, seperti: membangun sistem jaminan

kualitas, membekali karyawan dengan pelatihan, menetapkan dan

menjabarkan kebijakan dan membangun sistem silang fungsi

(crossfunctional) dalam memperbaiki manajemen QCD (quality, cost delivery

atau kualitasnya, biaya dan penyerahan). Gugus manajemen telah

memainkan peran yang mungkin tak tampak, namun sangat vital dalam

mendukung kegiatan tersebut.

e.       Sasaran akhir dari strategi kaizen

Karena kaizen berkaitan dengan perbaikan, kita harus memahami

aspek bisnis apa yang paling penting untuk diperbaiki. Dan

jawaban terhadap pertanyaan ini adalah kualitas, biaya, dan

penyerahan (quality, cost, delivery-QCD). Kualitas tidak hanya berkaitan

dengan kualitas produk jadi atau jasa layanan, namun juga

kualitas dari proses yang menghasilkan produk maupun jasa layanan

tersebut. Biaya (C) berkaitan dengan biaya keseluruhan, sejak dari

merancang, memproduksi, menjual, dan  memelihara produk atau jasa

layanan tersebut. Penyerahan (D) adalah menyerahkan produk atau

jasa pelayanan secara tepat jumlah dan tepat waktu. Bila tiga

kondisi yang dirumuskan dalam QCD itu terpenuhi, maka konsumen

terpuaskan.

Kegiatan QCD merupakan jembatan antar fungsi atau antar

departemen dalam organisasi, seperti: litbang, rekayasa teknik,

produksi, dan pemeliharaan pasca penjualan. Oleh karena itu,

kerja sama silang fungsi sangat penting, seperti juga kerja sama

dengan pemasok atau dengan agen penjualan. Manajemen puncak

bertanggung jawab untuk melakukan penilaian terhadap posisi QCD

perusahaan, yang tercermin di pasar setiap saat. Mereka juga

harus menetapkan prioritas dari perbaikan QCD dalam kebijakannya.

f.       Penutup dan kesimpulan

Inti kaizen sederhana sekali dan langsung pada sasaran. Kaizen

berrati penyempurnaan. Di samping itu kaizen berarti penyempurnaan

berkesinambungan yang melibatkan setiap orang baik manajer maupun

karyawan. Filsafat kaizen menganggap bahwa hidup kita—baik cara

kerja, kehidupan sosial, maupun kehidupan rumah tangga—perlu

disempurnakan setiap saat.

Implikasi dari kaizen tersebut juga adalah membantu perusahaan

Jepang menerapkan cara berpikir yang berorientasi kepada proses dan

mengembangkan strategi yang menjamin penyempurnaan

berkesinambungan, melibatkan unsur manusia dari segala tingkata

dalam hierarki organisasi. Pesan dari strategi kaizen adalah bahwa

tidak satu hari pun boleh berlalu tanpa sesuatu tindakan

penyempurnaan dalam perusahaan.

Seorang ahli dari Lembaga Riset Nomura Tokyo, Dr Satoshi

Kuribayashi, menyimpulkan sebagai berikut:

1.      Manajemen Jepang memperlakukan orang sebagai anggota dari

organisasi, bukan sebagai karyawan

2.      Sebagai pedoman operasi digunakan “nilai-nilai bersama”, bukan

prosedur mendetil dan pengawasan ketat.

3.      Pendekatan terhadap strategi perusahaan adalah “berpikir

besar”.

4.      Manajer Jepang adalah pendengar yang baik.

Setelah melihat sebab-sebab tersebut, pertanyaan yang muncul

adalah: apakah manajemen gaya Jepang ini dapat diterapkan di

Indonesia? Apa prasayarat yang harus dipenuhi? Dr Satoshi

Kuribayashi berpendapat, Indonesia hendaknya tidak menjiplak

begitu saja manajemen Jepang, melainkan memilih unsur-unsurnya

yang dapat diterapkan.

Manajemen Jepang bukanlah jaminan, bahwa akan merupakan bentuk

menejemen terbaik bagi Indonesia. Lebih baik jika Indonesia

mengembangkan sendiri suatu bentuk manajemen Indonesia. Satu hal

yang kemungkinan besar yang dapat diterapkan di Indonesia adalah

sistem quality control delivery (QCD) berasal dari Barat, dan dalam

bentuk aslinya disebut Statistical Quality Control. Ini adalah suatu cara

mengawasi kualitas melalui teknik statistik ruwet, yang biasanya

hanya dikerjakan oleh mereka yang ahli saja.

Namun, ketika konsep QCD ini diperkenalkan di Jepang dalam tahun

1950-an, tujuannya diubah dari mengawasi kualitas menjadi

meningkatkan kualitas. Jika semula hanya diterapkan di bagian

produksi saja, maka di Jepang diterapkan untuk semua bidang dan

bagian. Mulai dari desain sampai pelayanan, dari bagian produksi

sampai ke bagian keuangan dan pemasaran, dari pabrik sampai ke

bank dan toko-toko. Oleh karena itu kerap kali juga disebut Total

Quality Control.

Dan kalau di Barat QCD ini dilakukan oleh para ahli, maka di

Jepang semua karyawan yang mau—mulai dari buruh paling rendah

sampai ke atasa—dapat melakukannya. Melalui apa yang disebut QCD,

karyawan secara sukarela membentuk kelompok-kelompok kecil di

bagian masing-masing. Mereka mendapat latihan dalam teknik quality

control, dan bekerjasama untuk meningkatkan kualitas kerja tiap

dari bagian masing-masing. Tiap bagian sebaliknya bekerjasama

erat dengan bagian-bagian lain.

Melihat sistem kerjanya, sistem QCD kemungkinan besar dapat

dilaksanakan di Indonesia. Yang perlu dipikirkan ialah, motivasi

apakah yang paling baik digunakan, agar karyawan merasa tertarik

dan mau membuang waktu serta tenaga ekstra. Di Jepang, imbalan

uang ini ternyata bukan faktor penting. Berbeda dengan di AS, di

Jepang imbalan uang bagi buruh atau karyawan yang menemukan

sesuatu yang baru, tidak seberapa. Menurut seorang ahli Amerika,

Prof J. M. Jran, insentif uang ini memenpati tempat terakhir

dalam deretan motivasi. Dalam sebuah simposium tentang QCD di

Jepang dalam tahun1966, Prof Juran menyebutkan bahwa motivasi

pertama bagi karyawan untuk ikut QCD, adalah meningkatkan

prestasi perusahaan melalui kegiatan kelompok.

Motivasi lain adalah keinginan untuk menambahkan pengetahuan,

pengakuan dari usaha mereka di dalam perusahaan dan kesempatan

untuk ikut dalam simposium serta kunjungan kerja ke luar negeri,

dan kesempatan untuk melakukan pekerjaan kreatif dalam bidang

pekerjaan rutin yang biasanya membosankan. Dan baru setelah

motivasi-motivasi di atas disebutkan insentif ekonomi yang

disediakan oleh perusahaan.

Nama : RURI DORES ANDRIANATempat/Tanggal Lahir : PANDEGLANG,03 MEI 1979Status : MENIKAHNIM : 244312021Program : S1 MTL

Pernahkah sebelumnya Anda mendengarBudaya Kerja 5S? Atau bahkan Anda telahmenerapkannya di tempat Anda bekerja saat ini?Budaya Kerja 5S adalah suatu metode penataan danpemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasaldari Jepang yang digunakan oleh manajemen dalamusaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin dilokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja perusahaansecara menyeluruh (Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen :Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah PadaManajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo)

Penerapan 5S umumnya diberlakukan bersamaandengan penerapan kaizen agar dapat mendorongefektivitas pelaksanaan 5S. Di Indonesia metode inidikenal dengan istilah 5R yaituRingkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin, sedangkandi Amerika dan Eropa dikenal dengan 5C ClearOut, Configure, Clean andcheck, Conformity, Custom and practice (MasaakiImai. 1998. Genba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya RendahPada Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo)

Kaizen merupakan istilah dalam bahasa Jepang yangbermakna "perbaikan berkesinambungan" (Masaaki Imai &Brian Heymans. 2000. Collaborating for Change: Gemba Kaizen. SanFrancisco, Berrett-Koehler Publishers). Filsafat kaizenberpandangan bahwa hidup kita hendaknya fokus padaupaya perbaikan terus-menerus (Masaaki Imai. 1991. Kaizen :The Key to Japans Competitive Success. Singapore, McGraw-HillInternational). Pada penerapannya dalamperusahaan, kaizen mencakup pengertian perbaikanberkesinambungan yang melibatkan seluruhpekerjanya, dari manajemen tingkat atas sampaimanajemen tingkat bawah (Masaaki Imai & Brian

Heymans.2000. Collaborating for Change: Gemba Kaizen. SanFrancisco, Berrett-Koehler Publishers)

PDCA/SDCASalah satu langkah awal penerapan kaizen adalahmenjalankan siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA)untuk menjamin terlaksananya kesinambungan kaizen.Siklus ini terdiri atas :1. Rencana (plan)2. Lakukan (do)3. Periksa (check)4. Tindak (act)Siklus PDCA berputar secara terus menerus dengan diselingioleh siklus Standarize-Do-Check-Act (SDCA). SDCA fokus pada kegiatan pemeliharaan, sedangkan PDCAlebih mengacu pada perbaikan (Hitoshi Takeda. 2006. TheSynchronized Production System : Going Beyond Just-in-Time ThroughKaizen London, Kogan Page London and Philadephia).

SIKLUS PDCA Isi dari 5S antara lain :1. SEIRI (Ringkas) Merupakan

kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya barangyang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja. (Masaaki Imai.1998. Genba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo ,Oxford Beginners Japanese Dictionary. 2000. Oxford University Press)

2. SEITON (Rapi) Segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan. (Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen. Jakarta, PustakaBrinaman Pressindo , Oxford Beginners Japanese Dictionary. 2000. Oxford University Press)

3. SEISO (Resik) Merupakan kegiatan membersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik. (Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo , Oxford Beginners Japanese Dictionary. 2000. Oxford University Press)

4. SEIKETSU (Rawat) Merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus mematuhi ketiga tahap sebelumnya (Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo ,

Oxford Beginners Japanese Dictionary. 2000. Oxford University Press)5. SHITSUKE (Rajin) Pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankanseluruh tahap 5S. (Masaaki Imai. 1998. Genba Kaizen : Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen. Jakarta, Pustaka Brinaman Pressindo , Oxford Beginners Japanese Dictionary. 2000. Oxford University Press)

Prosedur Pelaksanaan Program 5S :1. Menetapkan Sasaran dan Tanggung jawab pada struktur Manajemen2. Pembagian Area Tanggungjawab3. Penyusunan Buku Pedoman4. Pembelajaran5. Persiapan Papan 5 S

Aktivitas 5S Contoh formulir evaluasi 5S Penilaian hasil KESIMPULANJangan bergantung pada alat-alat bantu 5SBeri

dukungan pada setiap kesempatanBuatlah penjelasan menjadi mudah dimengertiLibatkan semua karyawanBerdisiplinlah!