8 1. Pendahuluan Perencanaan strategis sistem informasi yang baik akan sangat mendukung aktivitas perusahaan dalam mencapai sasaran yang meliputi visi dan misi perusahaan karena diperlukan suatu keselarasan dalam strategi bisnis dan strategi SI/TI. Perencanaan strategis sistem informasi juga mampu mempelajari pengaruh perkembangan teknologi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah – langkah strategis yang digambarkan ke dalam berbagai alat analisis, teknik dan kerangka kerja manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. Dengan adanya perencanaan ini diharapkan suatu perusahaan mampu menggali potensi serta kekurangan yang ada pada perusahaan saat ini dan mampu memanfaatkan pentingnya investasi infrastruktur TI agar memperoleh manfaat ekonomis dalam proses bisnisnya[1]. Perusahaan manufaktur merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pencarian profit. Para pekerja pada perusahaan profit memproduksi barang atau mengoperasikan mesin pengolahan dari satu produk ke produk yang lain. Kebanyakan manufaktur modern memiliki gudang besar atau gudang seperti fasilitas yang berisi peralaan berat yang digunakan untuk lini perakitan dan produksi. Biasanya perusahaan jenis ini mengumpulkan dan memusatkan segala sumber daya : buruh, modal, dan plantasi mesin untuk menghasilkan sejenis produk yang berkualitas [2]. Perencanaan strategis SI/TI mutlak diperlukan oleh setiap organisasi yang akan memanfaatkan SI/TI. Dokumen ini menjadi acuan dalam melakukan investasi SI/TI. Tanpa perencanaan yang jelas, maka investasi SI/TI yang hendak dilakukan akan berjalan tanpa arah, memberikan kontribusi yang tidak maksimal dan tidak selaras dengan tujuan yang ingin diraih [3]. CV. Cairolli merupakan salah satu perusahaan manufaktur di Indonesia yang bergerak pada bidang garment. CV. Cairolli telah menerapkan strategi SI/TI dalam menjalankan bisnisnya, namun belum optimal dan terencana dengan baik. Keberadaan SI/TI pada CV. Cairolli masih dianggap sebagai peranan pendukung dalam setiap kegiatan bisnisnya. Proses bisnis pada CV. Cairolli meliputi produksi barang, distribusi sampai dengan penjualan ke konsumen. Selain aktivitas di atas yang adapun aktivitas pendukung lainnya seperti pengelolaan bahan baku, pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan keuangan dan pengelolaan perawatan infrastruktur TI yang ada pada perusahaan. Untuk langkah ke depannya CV. Cairolli ingin bertumbuh dan tetap bersaing pada era globalisasi yang semakin marak di kalangan bisnis. Perencanaan strategis sistem informasi merupakan solusi bagi CV. Cairolli dalam mengembangkan usahanya. Perencanaan strategis sistem informasi dapat mengevaluasi setiap kinerja pada CV. Cairolli.
19
Embed
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Berbasis Manfaat ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/8827/2/T1_682010106_Full... · Jaringan telekomunikasi sebagai ... lingkungan bisnis
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
8
1. Pendahuluan
Perencanaan strategis sistem informasi yang baik akan sangat mendukung
aktivitas perusahaan dalam mencapai sasaran yang meliputi visi dan misi perusahaan
karena diperlukan suatu keselarasan dalam strategi bisnis dan strategi SI/TI.
Perencanaan strategis sistem informasi juga mampu mempelajari pengaruh
perkembangan teknologi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam
memilih langkah – langkah strategis yang digambarkan ke dalam berbagai alat
analisis, teknik dan kerangka kerja manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI
dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi
yang inovatif. Dengan adanya perencanaan ini diharapkan suatu perusahaan mampu
menggali potensi serta kekurangan yang ada pada perusahaan saat ini dan mampu
memanfaatkan pentingnya investasi infrastruktur TI agar memperoleh manfaat
ekonomis dalam proses bisnisnya[1].
Perusahaan manufaktur merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
pencarian profit. Para pekerja pada perusahaan profit memproduksi barang atau
mengoperasikan mesin pengolahan dari satu produk ke produk yang lain.
Kebanyakan manufaktur modern memiliki gudang besar atau gudang seperti fasilitas
yang berisi peralaan berat yang digunakan untuk lini perakitan dan produksi.
Biasanya perusahaan jenis ini mengumpulkan dan memusatkan segala sumber daya :
buruh, modal, dan plantasi mesin untuk menghasilkan sejenis produk yang
berkualitas [2].
Perencanaan strategis SI/TI mutlak diperlukan oleh setiap organisasi yang
akan memanfaatkan SI/TI. Dokumen ini menjadi acuan dalam melakukan investasi
SI/TI. Tanpa perencanaan yang jelas, maka investasi SI/TI yang hendak dilakukan
akan berjalan tanpa arah, memberikan kontribusi yang tidak maksimal dan tidak
selaras dengan tujuan yang ingin diraih [3].
CV. Cairolli merupakan salah satu perusahaan manufaktur di Indonesia yang
bergerak pada bidang garment. CV. Cairolli telah menerapkan strategi SI/TI dalam
menjalankan bisnisnya, namun belum optimal dan terencana dengan baik.
Keberadaan SI/TI pada CV. Cairolli masih dianggap sebagai peranan pendukung
dalam setiap kegiatan bisnisnya. Proses bisnis pada CV. Cairolli meliputi produksi
barang, distribusi sampai dengan penjualan ke konsumen. Selain aktivitas di atas
yang adapun aktivitas pendukung lainnya seperti pengelolaan bahan baku,
pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan keuangan dan pengelolaan perawatan
infrastruktur TI yang ada pada perusahaan. Untuk langkah ke depannya CV. Cairolli
ingin bertumbuh dan tetap bersaing pada era globalisasi yang semakin marak di
kalangan bisnis. Perencanaan strategis sistem informasi merupakan solusi bagi CV.
Cairolli dalam mengembangkan usahanya. Perencanaan strategis sistem informasi
dapat mengevaluasi setiap kinerja pada CV. Cairolli.
9
Setiap perusahaan yang ingin tetap bertahan dan bertumbuh di era globalisasi
perlu mengimplementasikan sistem informasi (SI) yang didukung oleh perkembangan
infrastruktur teknologi infromasi (TI), karena pada dasarnya perkembangan yang
terjadi dalam bidang SI/TI tersebut berdampak positif terhadap berbagai aktivitas
bisnis di dalam perusahaan, maupun aktivitas bisnis dengan pihak luar perusahaan.
Dampak positif yang dimaksud adalah sangat dimungkinkan terjadinya percepatan
dan peningkatan akurasi informasi sehingga tercipta nilai – nilai efisiensi dan
efektivitas yang dapat disimpulkan menjadi nilai ekonomis yang sangat dibutuhkan
oleh perusahaan. Terdapat tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu
organisasi, yaitu : (1) Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomatisasi
berbagai proses yang mengelola informasi, (2) Meningkatkan efektivitas manajemen
dengan memuaskan kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan, (3)
Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi
dengan merubah gaya dan cara berbisnis [4].
Permasalahan yang ingin dijawab pada penelitian ini adalah Bagaimana
menghasilkan perencanaan strategis sistem informasi CV. Cairolli untuk mendukung
strategi bisnis yang telah dibuat perusahaan menggunakan metode Be Vissta Planning
(BVP)? BVP yang menggabungkan berbagai metode perencanaan strategis yaitu
Ward dan Peppard, Watherbe, Martin dan Tozer yang memiliki keunggulan masing –
masing. BVP juga mengadopsi penggalian manfaat bisnis guna mengukur tingkat
kematangan investasi TI yang dilakukan perusahaan menggunakan Ranti’s Generic
IS/TI Business Values. Salah satu cara untuk mengetahui keberhasilan manajemen
investasi TI adalah dengan mengukur tingkat kematangan manajemen investasi TI.
Dalam proses manajemen investasi TI pada dasarnya merupakan analisis biaya-
manfaat TI. Maka dalam tulisan ini, uji kelayakan finansial difokuskan pada nilai atau
manfaat bisnis TI [5].
2. Kajian Pustaka
Penelitian mengenai perencanaan strategis sistem informasi dengan
menggunakan metodologi Be Vissta Planning (BVP) pernah dilakukan sebelumnya,
dengan tujuan untuk menyusun suatu perencanaan strategis sistem informasi berbasis
manfaat bisnis yang menghasilkan suatu strategi bagi sistem. Imelda yang melakukan
penelitian pada konsultan pajak PT. Virama Karya bertujuan untuk membentuk cetak
biru SI/TI yang bermanfaat bagi PT.Virama Karya yang bertujuan untuk
meningkatkan keunggulan kompetitif pada perusahaan berbasis konsultan pajak.
Penyusunan perencanaan strategis pada PT. Virama Karya disusun menggunakan
metode BVP yang dilanjutkan dengan penghitungan ROI (Return of Investment)
terhadap biaya proyek dari usulan SI/TI pada PT. Virama Karya[6].
Suralani melakukan penelitian mengenai BVP yang dilakukan pada Bank
Perkreditan Rakyat (BPR) Artha Mitra Sejahtera. Penelitian ini berlatar belakang
pemanfaatan SI/TI pada BPR Artha Mitra Sejahtera yang kurang optimal dan tidak
sejalan dengan proses bisnis perusahaan. Hasil dari penelitian ini adalah usulan
10
aplikasi portofolio masa depan perusahaan yang bermanfaat bagi BPR dalam
meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.[7]
Penelitian mengenai BVP juga dapat diterapkan dalam lembaga tinggi
pendidikan. Wijaya melakukan penelitian pada Universitas Kristen Satya Wacana
dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dari universitas. Penelitian ini
menghasilkan cetak biru bagi SI/TI UKSW yang nantinya dapat dijadikan pedoman
bagi UKSW dalam meningkatkan keunggulan kompetitif yang ada di UKSW [8].
Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang
dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”.
Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan
keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”. Pihak
manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi
ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan
telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi
mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan divisi yang berbeda. [3].
Gambar 1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Metodologi Be Vissta Planning (BVP) memadukan tahapan kegiatan dan
perangkat yang digunakan pada empat metodologi, yakni versi John Ward, Wetherbe
James Martin, dan Edwin Tozer [9]. BVP juga dilengkapi dengan data analisis yang
dapat diperoleh dari wawancara terstruktur ataupun kuisioner guna membantu
penajaman analisis bagi kebutuhan bisnis dan SI/TI suatu organisasi. BVP
menganalisis strategi bisnis dan strategi SI/TI suatu organisasi pada sisi internal dan
eksternal menurut Ward dan Peppard. Analisis internal pada BVP diinterpretasikan
sebagai segala sumber daya yang dimiliki perusahaan pada saat ini meliputi sumber
daya manusia, sumber daya keuangan, sumber daya SI/TI yang dimiliki dan sumber
daya bahan baku yang dimiliki perusahaan, sedangkan dalam analisis eksternal pada
BVP bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh perkembangan teknologi dan juga
seberapa jauh persaingan diantara kompetitor lain. Adapun keunggulan yang dimiliki
BVP dibandingkan dengan perencanaan strategi menggunakan metode lain , BVP
11
menggali value bisnis dengan cara menggali manfaat bisnis yang ada pada setiap
usulan SI/TI sesuai dengan Ranti’s Generic IS/IT Business Value sehingga prioritas
pembuatan SI/TI pada perusahaan dapat dilakukan [5].
Adapun alat analisis yang ada pada metodologi BVP ini. Analisa Value Chain
atau disebut juga analisa rantai nilai adalah cara untuk mendeskripsikan atau melihat
bisnis sebagai rantai aktifitas yang mengubah input menjadi output sehingga memiliki
nilai bagi pelanggan [10]. Berikut adalah gambaran untuk Value Chain Analysis :
Gambar 2 Analisis Rantai Nilai
Analisis Value Chain dilakukan pada analisis internal mengenai aktivitas
utama dan aktivitas pendukung pada perusahaan. Dari penggolongan aktivitas pada
perusahaan dapat diketahui apa saja aktivitas yang berpengaruh langsung pada
perusahaan. Selanjutnya analisis Porter Five Force adalah alat strategi bisnis, yang
membantu kita dalam menilai intensitas persaingan dan dengan demikian
menganalisis daya Tarik sebuah struktur industri [10]. Berikut adalah gambaran dari
analisis Porter Five Forces:
12
Gambar 3 Analisis 5 Kekuatan menurut Porter
Analisis 5 kekuatan menurut Porter digunakan dalam analisis eksternal dari
BVP. Analisis bertujuan untuk menggali apa saja potensi di luar perusahaan yang
dapat menjadi keuntungan maupun ancaman yang berada di luar perusahaan. Analisis
5 kekuatan porter mampu memberikan evaluasi mengenai keadaan yang ada di sekitar
perusahaan. Selain Value Chain dan analisis 5 kekuatan menurut Porter , alat analisis
yang digunakan adalah McFarlan Grid. McFarlan Grid digambarkan dengan kuadran
4 golongan aplikasi yakni strategic, high potential, keys operational dan support.
Penggolongan ini didasarkan pada fungsi masing – masing setiap strategi SI/TI pada
perusahaan. Kerangka McFarlan Grid menunjukkan bahwa sistem informasi
memainkan peranan yang berbeda – beda dalam suatu organisasi. Serangkaian ini
dapat menjadi dasar bagi suatu organisasi dalam melakukan perencanaan strategis
sistem informasi [McFarlan]. Berikut adalah gambaran mengenai McFarlan Grid:
Gambar 4 McFarlan Grid
Analisis GAP merupakan analisis kesenjangan pembanding antara keadaan
saat ini dengan keadaan yang akan datang. Analisis GAP memberikan kesimpulan
pada perusahaan untuk merencanakan pembangunan suatu sistem baru ataupun
perlunya peningkatan pada keadaan yang sekarang terjadi dengan perusahaan yang
akan direncanakan.
Sedangkan untuk menghitung seberapa besar manfaat dari setiap usula SI/TI
digunakan Ranti’s Generic IS/IT. Ranti’s Generic IS/IT Business Value merupakan
kerangka yang digunakan untuk mengidentifikasikan manfaat-manfaat yang dapat
diperoleh dari suatu investasi TI tanpa perlu membedakan antara manfaat tangible
dan intangible yang selama ini sering menjadi penghambat dalam pengkuantifikasian
manfaat TI. Manfaat tangible adalah manfaat langsung yang diterima perusahaan
yang dapat diukur dengan satuan uang, sedangkan manfaat intangible adalah manfaat
yang berdampak pada perusahaan secara langsung tetapi hanya bisa diukur dengan
manfaat yang ditimbulkan. Nilai manfaat bisnis IS/IT dikelompokkan menjadi 13
kategori yang kemudian dikelompokkan lagi menjadi 73 sub-kategori. Manfaat
penggalian manfaat bisnis ini adalah menganalisa keuntungan dan resiko perusahaan
13
dalam menjalankan investasi SI/TI yang ada sehingga dapat menggambarkan manfaat
proyek SI/TI yang sebenarnya[5]. 3. Metodologi Penelitian
Gambar 5. Alur Metode Penelitian Be Vissta Planning
FASE 1 . Menelaah kebutuhan bisnis dan informasi
Analisis internal bisnis
organisasi
Analisis eksternal bisnis
organisasi
Analisis internal SI/TI
organisasi
Analisis eksternal SI/TI
organisasi
FASE 2 . Menyusun solusi target SI/TI
Identifikasi dan solusi bisnis
internal
Peluang bisnis dari eksternal
organisasi
Pemanfaatan SI/TI lingkungan eksternal
organisasi
Analisis GAP kebutuhan informasi
Landasan kebijakan SI/TI Landasan operasional
strategi SI/TI
Strategi manajemen SI/TI
FASE 3. Menentukan target SI/TI
Menggali Value Bisnis
Pembuatan prioritas strategi SI/TI
FASE 4. RENCANA IMPLEMENTASI
Pembuatan jadwal implementasi SI/TI
14
Tahapan penelitian seperti pada Tabel 2 menggambarkan alur penelitian dari
BVP. Setiap kotak menggambarkan aktivitas yang dilakukan peneliti dalam
melakukan perencanaan strategis sistem informasi dengan menggunakan BVP.
Sedangkan tanda panah pada alur diatas bertujuan memberikan arah tahapan
penelitian setiap fase secara berurutan. Pada fase pertama pembuatan metode Be
Vissta Planning berdasarkan pada metodologi Ward dan Peppard yang menganalisis
lingkungan bisnis dan SI/TI dari sisi eksternal dan internal organisasi [11]. Pada fase
kedua dilakukan penentuan target SI/TI dengan menelaah solusi masalah yang telah
dianalisis melalui fase pertama. Selain menganalisis solusi, pada fase kedua juga
dilakukan landasan perencanaan strategis sistem informasi yaitu landasan kebijakan,
strategi SI/TI, landasan operasional SI/TI, dan strategi manajemen SI/TI. Pada fase
ketiga dilakukan penggalian value bisnis pada usulan SI/TI yang telah digambarkan
pada fase kedua. Penggalian value bisnis pada Be Vissta Planning dilakukan dengan
cara menggolongkan manfaat bisnis dari 13 kategori dan 73 sub kategori menurut