Perencanaan sdm mikro

STATISTICAL MANPOWER PLANNINGSTATISTICAL MANPOWER PLANNING

1. Manpower Planning is defined as the attempt to match the supply1. Manpower Planning is defined as the attempt to match the supply of people with the jobs available for them.(David J.Bartholomewof people with the jobs available for them.(David J.Bartholomew & Andrew F. Forbes, Statistical Techniques for M.P.). & Andrew F. Forbes, Statistical Techniques for M.P.).

** 2. M.P. may be posed to at the national , regional (by government)2. M.P. may be posed to at the national , regional (by government) or at individual firm/organization.or at individual firm/organization.

** 3. Two Features of. M.P. that needs Statistics:3. Two Features of. M.P. that needs Statistics: 1). M.P. berbeda dengan “carier Planning” , berkaitan dengan 1). M.P. berbeda dengan “carier Planning” , berkaitan dengan

angka/jumlah yang tepat, pada tempat dan waktu yang tepat angka/jumlah yang tepat, pada tempat dan waktu yang tepat juga.juga.

2). M.P. calls for statistical expertise is the fact of 2). M.P. calls for statistical expertise is the fact of “ “UNCERTAINTY” .UNCERTAINTY” . * 4. M.P . For Organization is called “ Micro Manpower Planning”.* 4. M.P . For Organization is called “ Micro Manpower Planning”.

PERENCANAAN SDM MIKRO/PERUSAHAANPERENCANAAN SDM MIKRO/PERUSAHAAN(STAFF/PERSONNEL PLANNING)(STAFF/PERSONNEL PLANNING)

Institute Personnel Managent mendifinisikan Perencanaan SD Institute Personnel Managent mendifinisikan Perencanaan SD Sebagai Sebagai

Proses yang sistimatis dan terus menerus dalam menganalisis Proses yang sistimatis dan terus menerus dalam menganalisis Persediaan dan kebutuhan organisasi akan SDM dalam kondisi Persediaan dan kebutuhan organisasi akan SDM dalam kondisi yang selalu berubah, dan mengembangkan kebijakan SDM yang yang selalu berubah, dan mengembangkan kebijakan SDM yang sesuai dengan rencana jangka panjang Organisasi. Hal ini sesuai dengan rencana jangka panjang Organisasi. Hal ini merupakan bagian yang integral dari perencanaan dan anggaran merupakan bagian yang integral dari perencanaan dan anggaran perusahaan , karena pembiayaan dan perkiraan SDM akan perusahaan , karena pembiayaan dan perkiraan SDM akan berpengaruh dan dipengaruhi oleh rencana jangka panjang berpengaruh dan dipengaruhi oleh rencana jangka panjang Perusahaan/Organisasi. Perusahaan/Organisasi.

Aspek Pokok dari difinisi Aspek Pokok dari difinisi

1.1. Sistimatis dan merupakan proses yang disadari dan terencana, Sistimatis dan merupakan proses yang disadari dan terencana, bukan sesuatu yang terjadi secara tiba-tiba.bukan sesuatu yang terjadi secara tiba-tiba.

2. Proses yang terus menerus karena Organisasi/Perusa2. Proses yang terus menerus karena Organisasi/Perusa haan dan tujuannya beserta lingkungannya juga akan selalu haan dan tujuannya beserta lingkungannya juga akan selalu

berubah.berubah.

3. Harus dijalankan secara terus menerus dan berkesinambungan.3. Harus dijalankan secara terus menerus dan berkesinambungan.

MICRO M.P./ PERSONNEL PLANNINGMICRO M.P./ PERSONNEL PLANNING

1. Personnel (H.R) planning is the process used to establish1. Personnel (H.R) planning is the process used to establish

personnel/H.R. objectives and to develop appropriate strategies forpersonnel/H.R. objectives and to develop appropriate strategies for

attaining these objectives ( Heneman et.al./ Herbert G. Henemanattaining these objectives ( Heneman et.al./ Herbert G. Heneman

III,Donald P.Schwab, John A.Fossum& Lee D.Dyer- in PersonnelIII,Donald P.Schwab, John A.Fossum& Lee D.Dyer- in Personnel

/H.R. Mgt 1979 )./H.R. Mgt 1979 ).• 2. Personnel /H.R. Planning may be formal/informal. It may have a2. Personnel /H.R. Planning may be formal/informal. It may have a

strategic focus and long term ( 3-5 years) or operational andstrategic focus and long term ( 3-5 years) or operational and

relatively short term ( 1- 3 years ). relatively short term ( 1- 3 years ).

• 3. The basis for planning is Forecasting , which is used for:3. The basis for planning is Forecasting , which is used for:

1). Predicting future demand for labor,1). Predicting future demand for labor, 2). Predicting future supply of labor, and2). Predicting future supply of labor, and

3). Predicting any discrepancies that will exist.3). Predicting any discrepancies that will exist.

Model proses perencanaan sdmModel proses perencanaan sdm. Mikro. Mikro

I PROYEKSI

(PJECTION)

PERMINTAAN T.K (LABOR DEMAND).

PERSEDIAAN T.K. (LABOR SUPPLY)

REKONSILIASI

(RECONSILIATION)

II programming

SASARAN/OBJECTIVES

Integrated Strategy

III Evaluation &Control

Assessment& Feedback

Personnel Da-

Ta Systems

Affirmative Action Planning

PERENCANAAN SDM MIKRO PERENCANAAN SDM MIKRO STRATEJIKSTRATEJIK

1.1. PPerencanaan SDM /personalia adalah suatu proses untuk erencanaan SDM /personalia adalah suatu proses untuk menetapkan sasaran SDM dan strategi yang dibutuhkan , untuk menetapkan sasaran SDM dan strategi yang dibutuhkan , untuk dapat mencapai sasaran Organisasi yang ditetapkan oleh Top dapat mencapai sasaran Organisasi yang ditetapkan oleh Top Management.Management.

Perencanaan SDM mikro sebaiknya jangka pendek, 1 – 3 , Perencanaan SDM mikro sebaiknya jangka pendek, 1 – 3 , memuat tiga fase proses yg. Saling berkait,yaitu :memuat tiga fase proses yg. Saling berkait,yaitu :

a. Fase Proyeksi-proyeksi dan rekonsiliasi,a. Fase Proyeksi-proyeksi dan rekonsiliasi,b. Fase Penyusunan program SDM,b. Fase Penyusunan program SDM,c. Fase Monitoring dan pengendalian/feedback.c. Fase Monitoring dan pengendalian/feedback.

PROCESS FORCASTINGPROCESS FORCASTING LABOUR LABOUR SUPPLYSUPPLYProyeksi Labour Suppy Proyeksi Labour Suppy

1. Peramalan/proyeksi SDM/Tenaga Kerja yang ada dimulai dengan 1. Peramalan/proyeksi SDM/Tenaga Kerja yang ada dimulai dengan inventarisai jumlah karyawan yang ada sekarang untuk setiap inventarisai jumlah karyawan yang ada sekarang untuk setiap unit/fungsi-fungsi yang ada disusun menurut jabatan dan golongan unit/fungsi-fungsi yang ada disusun menurut jabatan dan golongan jabatan/Job Family.jabatan/Job Family.

Disini, juga perlu menyusun Manning Table dari personil yang ada Disini, juga perlu menyusun Manning Table dari personil yang ada ( Carier Path).( Carier Path).

2. Analisis Arus personil yang hilang/berhenti, meninggal , pensiun dan 2. Analisis Arus personil yang hilang/berhenti, meninggal , pensiun dan transfer ke unit lain.transfer ke unit lain.

3. Dari inventarisasi tersebut, kurangkan pegawai yang akan3. Dari inventarisasi tersebut, kurangkan pegawai yang akan hilang dalam periode perencanaan tersebut, karena :hilang dalam periode perencanaan tersebut, karena : Pensiun, turn-over , meninggal, dan transfer ke unit lain.Pensiun, turn-over , meninggal, dan transfer ke unit lain.

4. Hasil dari inventarisasi tersebut, ditambahkan karyawan/pegawai4. Hasil dari inventarisasi tersebut, ditambahkan karyawan/pegawai yang akan masuk pada unit/fungsi tersebut, baik karena promo-yang akan masuk pada unit/fungsi tersebut, baik karena promo- si/mutasi atau pengadaan pegawai baru dari luar , maka didapatsi/mutasi atau pengadaan pegawai baru dari luar , maka didapat jumlah Pegawai yang ada periode perencanaan. jumlah Pegawai yang ada periode perencanaan.

CONCEPTS STOCKS AND FLOWS DALAM PROYEKSI/PERAMALAN “SUPPLY”CONCEPTS STOCKS AND FLOWS DALAM PROYEKSI/PERAMALAN “SUPPLY”

Konsep Dasar, Organisasi adalah suatu sistem dinamis terdiri dari Konsep Dasar, Organisasi adalah suatu sistem dinamis terdiri dari “Stock” , and “Flows” .“Stock” , and “Flows” .

1.1. Untuk setiap waktu, sistem terdiri dari beberapa katagoriUntuk setiap waktu, sistem terdiri dari beberapa katagori jabatan. Jumlah katagori misalnya ada sejumlah k, mulai dari i.jabatan. Jumlah katagori misalnya ada sejumlah k, mulai dari i.

Jumlah jabatan katagori i untuk waktu T , menjadi nJumlah jabatan katagori i untuk waktu T , menjadi n i i (T).(T).Notasi :Notasi :

n(T) = {nn(T) = {n1 1 ( T) , n( T) , n2 2 (T), …n(T), …nkk ( T) } ( T) }Perubahan waktu, misalnya terjadi T-1 , ke tahun TPerubahan waktu, misalnya terjadi T-1 , ke tahun Tmaka pergerakan menjadi , n maka pergerakan menjadi , n ij ij ( T – 1 , T )( T – 1 , T )

nn11 11 (T – 1) n(T – 1) n12 12 (T – 1) n (T – 1) n1k 1k ( T – 1)( T – 1) nn21 21 (T – 1) n(T – 1) n22 22 (T – 1) n (T – 1) n2k 2k ( T – 1)( T – 1)

… ……… …….. ……… = N (T - 1).. ……… = N (T - 1) ……… …… ……… …….. ……….. ………

nnk1 k1 (T – 1) n (T – 1) nk2 k2 ( T – 1 ) n ( T – 1 ) nkkkk (T – 1) (T – 1)

PROSES INVENTARISASI “LABOUR-SUPPLY”PROSES INVENTARISASI “LABOUR-SUPPLY”

Inventarisasi Personalia yang ada secara lengkap, Inventarisasi Personalia yang ada secara lengkap, dan buat “Manning Table”.dan buat “Manning Table”.

Analisis Pergerakan personalia yang ada.Analisis Pergerakan personalia yang ada. Analisis inventarisasi tersebut yang akan Analisis inventarisasi tersebut yang akan

pensiun, meninggal dan pisah-pisah lainnya.pensiun, meninggal dan pisah-pisah lainnya. Buat Skill-Inventory , Management IventoryBuat Skill-Inventory , Management Iventory Buat Wastage Index, Turn-Over , dan Stabilitas Buat Wastage Index, Turn-Over , dan Stabilitas

Index , dan Markov Analysys.Index , dan Markov Analysys.

MARKOV ANALYSIS/METHODMARKOV ANALYSIS/METHOD

Analisis mutasi, naik/turun Analisis mutasi, naik/turun jabatan, keluar dan alih jabatan, keluar dan alih profesiprofesi

Analisis Prilaku karyawanAnalisis Prilaku karyawan Buat kinerja sekarang, Buat kinerja sekarang,

rangking dan skornya.rangking dan skornya. Buat probabilitas perubahan-Buat probabilitas perubahan-

perubahan karyawan perubahan karyawan tersebut.tersebut.

Buat rangking kinerja th. Buat rangking kinerja th. Target.Target.

METHOD FOR FORCASTING METHOD FOR FORCASTING LABOUR/MANPOWER SUPPLYLABOUR/MANPOWER SUPPLY

Analisis MARKOV :Analisis MARKOV : 1. Analisis Mutasi, Rotasi , Naik/Turun 1. Analisis Mutasi, Rotasi , Naik/Turun Jabatan (demotion), keluar dan AlihJabatan (demotion), keluar dan Alih Profesi.Profesi.• 2. Analisis Prilaku Karyawan2. Analisis Prilaku Karyawan• 3. Buat Kinerja sekarang, dan Ranking3. Buat Kinerja sekarang, dan Ranking Skor.Skor.• 4. Buat Probabilitas Perubahan ( terma-4. Buat Probabilitas Perubahan ( terma- suk Karyawan) yang akan terjadi.suk Karyawan) yang akan terjadi.• 5. Buat Ranking Kinerja untuk Th. Yang5. Buat Ranking Kinerja untuk Th. Yang• diramalkan.diramalkan.

ANALYSIS FOR FORCASTING INTERNAL ANALYSIS FOR FORCASTING INTERNAL LABOUR SUPPLYLABOUR SUPPLY

Analysis Internal Labour Supplay, yaitu Analysis Internal Labour Supplay, yaitu menganalisis persediaan SDM yang ada untuk menganalisis persediaan SDM yang ada untuk periode perencanaan, dan analisis pergerakannya periode perencanaan, dan analisis pergerakannya (Flows).(Flows).

Susun SKILL-INVENTORY Susun SKILL-INVENTORY Susun MANAGEMENT InventorySusun MANAGEMENT Inventory Susun WASTAGE-INDEXSusun WASTAGE-INDEX Susun STABILITY INDEX AND TURN-Susun STABILITY INDEX AND TURN-

OVER INDEX.OVER INDEX.

STOCK AND FLOWS OF THREE JOBSSTOCK AND FLOWS OF THREE JOBS( OCCUPATIONS)( OCCUPATIONS)

III

189

I 20 II

93

(15) (10) (19)

( 6) (4)

( 0 ) ( 4 )

( 5 )

Wastage

WASTAGE ANALYSISIWASTAGE ANALYSISI

Wastage, merupakan hal yang sangat fundamental dalam Wastage, merupakan hal yang sangat fundamental dalam Perencanaan SDM.Perencanaan SDM.

Wastage, adalah kehilangan karyawan dari sistem/organisasiWastage, adalah kehilangan karyawan dari sistem/organisasi

sebelum masa pensiun pegawai tersebut datang. sebelum masa pensiun pegawai tersebut datang.

Istilah lain yang dipakai, yang memiliki arti yang hampir sama,Istilah lain yang dipakai, yang memiliki arti yang hampir sama,

adalah :adalah :

- Attrition, Turn-Over, Stability (Index).- Attrition, Turn-Over, Stability (Index).

- Turn-Over is distinguished bacause it is a combined process of - Turn-Over is distinguished bacause it is a combined process of

recruitment and loss of employees.recruitment and loss of employees.

- Wastage = low stability.- Wastage = low stability.

SKILL, MANAGEMENT AND OTHER INDEXES INVENTORIES SKILL, MANAGEMENT AND OTHER INDEXES INVENTORIES

1.1. Skill-Inventory,Skill-Inventory, memuat jabatan, pengalaman memuat jabatan, pengalaman kerja dan keahlian khusus yang dimiliki, proyek-kerja dan keahlian khusus yang dimiliki, proyek-

proyek/tugas yang pernah dikerjakan serta proyek/tugas yang pernah dikerjakan serta pendidikan dan latihan khusus yang pernah diikuti.pendidikan dan latihan khusus yang pernah diikuti.

2 . 2 . Management-InventoryManagement-Inventory , memuat daftar , memuat daftar nama karyawan yang memuat kehlian yang nama karyawan yang memuat kehlian yang dimilikinya, jabatan manajerial yang pernah dimilikinya, jabatan manajerial yang pernah didudukinya, kemampuan, pendidikan dan latihan didudukinya, kemampuan, pendidikan dan latihan yang pernah diikutinya.yang pernah diikutinya.

3 . – 3 . – L.T.OL.T.O. = . = Recruitment-Loses X 1.00

Avarage # employee

4 . - Stability Index = # Employees length of service 1 year more # of Emplyees Last Year

A FORECAST OF LABOUR SUPPLYA FORECAST OF LABOUR SUPPLYLosses

(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Gains Internal Moves

(1)

Beginning

Inventory

Retire

ments

Quits Others Transfers In

Promotions Out/In

Demotions Out/In

Anticipated Internal Supply

Job

Categories

1. Job A 136 4 0 11 3 0/13 0/0 137

2. Job B 255 2 18 0 3 13/26 0/0 251

3. Job C 291 1 29 0 8 26/39 0/0 282

4. Job D 357 0 36 0 0 39/0 0/0 282

Total 1039 952

TABEL HASIL “ RECONCILIATION TABEL HASIL “ RECONCILIATION SUPPLY AND DEMAND OF LABORSUPPLY AND DEMAND OF LABORKATAGORIKATAGORI

JABATANJABATAN LABOR LABOR

DEMANDDEMAND

LABOR LABOR SUPPLY SUPPLY

KELEBIHAN/KELEBIHAN/

KEKURANGAKEKURANGANN

1.Jabatan A1.Jabatan A

2.Jabatan B 2.Jabatan B

3.Jabatan C3.Jabatan C

4.Jabatan D4.Jabatan D

140140

200200

300300

375375

137137

251251

282282

282282

- 3 - 3

+51+51

- 18- 18

- 92- 92

Jumlah Jumlah SDMSDM

915915 952952 - 95 & + 69- 95 & + 69