PERBAIKAN PROSES BISNIS DENGAN MENGGUNAKAN METODE BUSINESS PROCESS REENGINEERING DI PT. SUPERNOVA FLEXIBLE PACKAGING Oleh Eko Wahyudi NIM : 004201105040 Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Akademik Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu pada Fakultas Teknik Program Studi Teknik Industri 2018
92
Embed
PERBAIKAN PROSES BISNIS DENGAN MENGGUNAKAN METODE …
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PERBAIKAN PROSES BISNIS DENGAN
MENGGUNAKAN METODE BUSINESS PROCESS
REENGINEERING
DI PT. SUPERNOVA FLEXIBLE PACKAGING
Oleh
Eko Wahyudi
NIM : 004201105040
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Akademik
Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu
pada Fakultas Teknik
Program Studi Teknik Industri
2018
ii
LEMBAR REKOMENDASI PEMBIMBING
Skripsi yang berjudul “Perbaikan Proses Bisnis Dengan
Menggunakan Metode Business Process Reengineering Di PT.
Supernova Flexible Packaging” yang disusun dan diajukan oleh
Eko Wahyudi sebagai salah satu dari persyaratan untuk memperoleh
gelar Strata Satu (S1) pada Fakultas Teknik Program Studi Teknik
Industri. Skripsi ini telah ditinjau dan dianggap memenuhi sebuah
ppersyaratan skripsi. Dengan ini saya merekomendasikan bahwa
skripsi ini untuk maju dalam sidang.
iii
LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS
Dengan ini, saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Perbaikan Proses
Bisnis Dengan Menggunakan Metode Business Process Reengineering Di PT.
Supernova Flexible Packaging” merupakan sebuah penelitian dari hasil
pengetahuan terbaik saya dan hasil penelitian ini belum pernah untuk diajukan ke
Universitas yang lain atau diterbitkan baik secara sebagian ataupun secara
keseluruhan.
Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan jika pernyataan ini tidak
sesuai dengan kenyataan maka saya bersedia menanggung sanksi yang akan
dikenakan kepada saya.
iv
LEMBAR PENGESAHAN
PERBAIKAN PROSES BISNIS DENGAN
MENGGUNAKAN METODE BUSINESS PROCESS
REENGINEERING
DI PT. SUPERNOVA FLEXIBLE PACKAGING
Oleh
Eko Wahyudi
NIM : 004201105040
v
ABSTRAK
Business Process Reengineering ialah suatu proses merancang ulang
proses bisnis yang bertujuan untuk memperbaiki kinerja. Business Process
Reengineering ini bisa diaplikasikan untuk dapat membantu memperbaiki proses
bisnis di PT. Supernova Flexible Packaging. Perusahaan ini merupakan
perusahaan flexible packaging dam converting dengan proses produksi
manufaktur yang melalui beberapa tahapan proses produksi yang diawali dari
persiapan material, proses printing, proses inspeksi, proses laminasi, proses
slitting dan proses bagmaking serta packing sebagai hasil akhir produk sebelum
disimpan di gudang finish goods dan dikirimkan ke konsumen. Masalah yang
terjadi saat ini adalah masih kurangnya manajemen operasional, banyaknya
pencatatan dan penginputan data secara manual, lemahnya akurasi data antar
bagian yang mengakibatkan tidak efisiennya penggunaan material dan lamanya
waktu tunggu persiapan material. Tujuan dari penggunaan metode konsep
Business Process Reengineering ini adalah sistem pengolahan akan terintegrasi,
real-time dan up to date, meningkatkan akurasi, mengurangi proses penginputan
data secara manual dan lebih banyak data terautomatisasi secara komputasi demi
pelayanan informasi yang lebih baik, cepat, akurat, efektif dan efisien, serta
tentunya perbaikan dalam sistem manajemen operasional sebagai upaya
perusahaan dalam mempertahankan kinerja dan terus berupaya meningkatkan
kwalitasnya dan pelayanan kepada konsumen di antara para pesaing lain. Hasil
dari rekayasa ulang proses bisnis berupa usulan proses bisnis baru.
Kata kunci : Business Process Reenginering, Proses Bisnis, efisiensi, integrasi,
real-time, automatisasi, komputasi.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di berbagai
bidang mendorong kemajuan pembangunan di Indonesia khususnya pada sektor
industri. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi tentunya harus seimbang
dengan kemampuan sumber daya manusia supaya dapat berhasil guna dan
berdaya guna. Tentunya semakin tinggi ilmu pengetahuan dan keterampilan
tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat mengoperasikan dan memelihara
semua perangkat kerja yang ada. Hal tersebut juga membuka kebutuhan baru bagi
perusahaan untuk terus dapat mengikuti perkembangan atas perubahan-perubahan
teknologi untuk dapat meningkatkan akurasi, efisiensi, efektifitas, kualitas,
kuantitas operasional serta manajerialnya.
Dengan semakin ketatnya persaingan global dalam dunia bisnis khususnya dalam
bidang manufacturing flexible packaging. Maka perusahaan harus terus berinovasi
dan mampu menjawab tantangan kemajuan jaman dan kebutuhan akan perubahan
terhadap proses bisnis untuk bisa menjaga persaingan dalam dunia usaha dan
tentunya dengan pemutakhiran teknologi informasi dan proses bisnis perusahaan
yang sejalan dengan tuntutan pasar, akan mampu menjaga daya saing dan
meningkatkan pertumbuhan bisnis suatu perusahaan.
PT. Supernova Flexible Packaging adalah sebuah perusahaan lokal yang
berlokaksi di kawasan Industri Jababeka 2, Jababeka 6 Cikarang, MM2100
Cibitung dan Ancol Barat Jakarta. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1981
bergedak dalam bidang converting yang memproduksi flexible packaging baik
food grade, healtycare grade dan lain-lain. Beberapa hasil produk dari pabrik ini
antara lain kemasan makanan (food grade) seperti : supermi, indomie, oreo, tango,
wafer, bimoli, filma, cofemix, act. Akhir-akhir ini seiring pesatnya pertumbuhan
teknologi dan makin meningkatnya permintan, dan persaingan dari kompetitor
2
banyak hal yang perlu diperbaiki khususnya dalam keakuratan pengadaan material
dan perencanaan supply material pada proses produksi yang seakurat mungkin
maka diperlukan sebuah sistem yang mampu mendukung dan menjamin
kelancaran proses produksinya. Oleh karena itu untuk dapat memenuhi kebutuhan
dan tuntutan kualitas serta keakuratan proses dan menunjang proses bisnis yang
makin dinamis diperlukan sebuah system yang dapat menghubungkan data proses
produksi antar mesin secara realtime dan up to date, khususnya yang berkaitan
dengan akurasi material, kualitas, efisiensi dan efektifitas.
Penulis bertujuan melakukan mapping dan analisis terhadap proses bisnis saat ini
untuk membantu perusahaan mencari tahu seberapa besar kesenjangan (gap) yang
terjadi antara proses bisnis saat ini (current practice) dan proses bisnis yang akan
di usulkan dalam penelitian ini. Mapping dan analisa dilakukan pada proses bisnis
Production Execution pada section Production Supply dalam penelitian ini
ditemukan permasalahan waktu tunggu persiapan material mencapai 5,6 jam per
hari atau setara 83,09% dan kesenjangan (gap) terhadap penggunaan biaya
material sebesar 16,24%, berdasarkan data sample pada bulan April 2017.
Sehingga perusahaan memiliki dasar yang cukup untuk melakukan perbaikan
bisnis proses dengan menerapkan ERP berbasis SAP, semakin kecil kesenjangan
(gap) yang ada akan semakin kecil resource dan biaya yang dibutuhkan. Untuk
dapat mencapai tujuan tersebut, maka PT. Supernova Flexible Packaging
menyadari betul bahwa sistem informasi yang ada sekarang yaitu sistem ERP
berbasis Windows FoxPro, masih memiliki banyak permasalahan dan kekurangan
dimana sistem yang ada masih seperti ruang-ruang informasi kecil yang terpisah-
pisah dan masih banyak menggunakan fisik dokumen yang memerlukan waktu
distribusi sehingga menyebabkan pengolahan data yang tidak konsisten dan
proses kerja berulang dan potensi banyaknya redudansi (duplikasi) data serta
keterlambatan informasi.
SAP S/4HANA merupakan salah satu produk dari ERP yang banyak digunakan
dalam dunia usaha modern yang memiliki modul-modul paling lengkap jika
dibandingkan dengan produk-produk ERP sejenis. Keungulan yang dimiliki dari
3
SAP S/4HANA adalah sudah menjadi best practice untuk berbagai macam
bidang usaha. Sehinga sudah banyak perusahaan-perusahaan di dunia yang
mengimplementasikan SAP sebagai sistem utama dalam menjalankan proses
bisnis yang mereka miliki.
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana perbaikan proses bisnis dengan menggunakan metode Business
Process Reengineering yang dilakukan pada bagian production supply dalam
usaha untuk dapat meningkatkan efisiensi waktu tunggu dan akurasi penggunaan
material.
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1 Tujuan
Penelitian dalam skripsi ini bertujuan untuk:
1. Membuat analisa terhadap proses bisnis yang digunakan saat ini dengan
menggunakan metode Business Proscess Reengineering untuk menemukan
permasalahan pada bagian production supply. .
2. Membuat perbaikan terhadap proses bisnis saat ini dengan metode Business
Process Reengineering untuk menghasilkan Business Blueprint baru dengan
harapan dapat menjawab permasalahan pada bagian production supply.
3. Dari hasil perbaikan proses bisnis Production Supply yang dibuat dapat
menjadi dasar bagi perusahaan dalam mengurangi waktu tunggu persiapan
dan akurasi penggunaan material sehingga gap biaya material dapat di
minimalisir.
1.3.2 Manfaat
Manfaat dari skripsi ini yaitu:
1. Dapat mengetahui tahapan-tahapan dalam menjalankan proyek perbaikan
proses bisnis dengan metode Business Process Reengineering.
2. Bisa mendapatkan gambaran mengennai tahapan perbaikan proses bisnis
secara detil dan kesenjangan (gap) yang terjadi antara sistem yang
digunakan saat ini dengan sistem SAP yang digunakan dalam penelitian ini.
4
3. Bisa mengetahui hasil dari analisa flowchart production supply sistem yang
digunakan saat ini dan permasalahan yang terjadi sebagai bahan
pertimbanngan bagi perusahaan untuk mengambil keputusan.
1.4 Batasan Masalah
Dalam skripsi ini ruang lingkup yang akan dibahas antara lain:
1. Persiapan Proyek Business Process Reengineering merumuskan detil
rencana proyek hingga penetapan sasaran proyek.
2. Proses bisnis yang akan dilakukan perbaikan yaitu Production Supply;
Material Preparation, Bill of Material, Evaluate Process Order List,
Reservation, Stock Overview, List of Warehouse Stocks on Hand and
Duration Time Preparation.
3. Perbaikan Business Blueprint pada modul Production Supply terkait dengan
business process yang akan dibahas.
Proses bisnis (Business Process) yang akan dibahas adalah Material Master,
Master Data (Bill of Material, Routing, Work Center, Recipe, Production
Version), Material Requirment Planning, Production Execution (Material
Preparation, Reservation, Confirmmation, Downtime,Goods Issue, Good Receipt,
Return and Packing). Business Blueprint dalam modul Production Planning yang
terkait langsung dengan proses bisnis (Business Process) yaitu Production
Execution.
Penelitian dilakukan pada bulan April-Desember 2017. Metode yang penulis
lakukan untuk mengumpulkan data-data primer adalah dengan studi lapangan dan
observasi langsung yang dalam hal ini penulis juga menjadi salah satu angota tim
SAP Functional pada modul Production Planning execution dan wawancara
langsung dengan departemen yang terkait dalam penelitian ini. Untuk
pengumpulan data sekunder dilakukan dengan melihat dan mengumpulkan data-
data dari departemen yang terkait dalam perbaikan proses bisnis dan dokumen-
dokumen yang ada pada perusahaan.
5
1.5 Metodologi Penelitian
Dalam penelitian ini metodologi yang digunakan penulis untuk mendapatkan data
dan informasi yang diperlukan terdiri dari:
a. Observasi
Observasi ini bertujuan untuk mendapatkan informasi dan permasalahan
yang sedang dihadapi dalam proses bisnis yang sedang berjalan dengan cara
pengamatan langsung ke bagian yang sedang diteliti dan pihak-pihak yang
terkait sehingga peneliti lebih paham keadaan yang sebenarnya dilapangan.
b. Wawancara
Wawancara bertujuan untuk memperoleh data dan informasi dari
perusahaan dengan melakukan kegiatan tanya jawab secara langsung
terhadap narasumber, bagian-bagian yang terkait, operator persiapan
material mengenai gambaran umum dari perusahaan, detil alur proses bisnis
yang sedang berjalan, serta penggunaan sistem ERP yang ada saat ini.
c. Dokumentasi
Dokumentsi bertujuan untuk memperoleh data dan informasi dari
perusahaan dengan menggunakan dokumen-dokumen perusahaan, baik
cetak dan elektroniik sebagai data tambahan dan pelengkap untuk
melengkapi informasi yang diperlukan dalam penelitian ini.
d. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan bertujuan untuk memperoleh data dan informasi
lainya yang berkaitan dengan penulisan skripsi dengan cara mempelajari
sumber-sumber baik dari buku, dokumen perusahaan yang berhubungan
dengan proses bisnis yang sedang diteliti.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam sistematika penulisan skripsi yang penulis diterapkan akan dibagi menjadi
5 (lima) bagian pembahasan, yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang pembahasan gambaran umum mengenai
penyusunan skripsi yang mencakup latar belakang masalah, batasan
6
masalah, tujuan penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika
penulisan skripsi.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini akan membahas mengenai referensi dan teori yang akan
digunakan untuk dijadikan acuan penyusunan skripsi ini yaitu teori-
teori umum maupun khusus yang berhubungan dengan proses bisnis
perusahaan dan perencanaan perbaikan dengan metode Business
Process Reengineering untuk menghasilkan blueprint pada penerapan
ERP berbasis SAP S/4HANA, yaitu pada modul Production Planning
serta teori yang mendukung tentang metode Accelerated SAP, seta
teori yang terkait lainya.
BAB III METODOLOGI PENELITAN
Bab ini menjelaskan mengenai tahapan-tahapan yang akan penulis
dilakukan dalam penelitian untuk dapat membuat bagaimana kerangka
dasar dalam proses penulisan ini berjalan mulai dari tahapan
penelitian awal, perumusan masalah yang ada, kolektifitas data,
pengerjaan data dan bagaimana menganalisa data yang diperoleh serta
penyusunan simpulan dan saran dalam proses penulisan ini.
BAB IV PENGOLAHAN DATA DAN ANALISIS
Pada bab ini penulis melakukan pengerjaan data yang sudah diambil
untuk berikutnya dapat diproses seusai dengan referensi dan teori-teori
yang akan digunakan kemudian akan memperoleh hasil dan
rekomendasi untuk mendapatkan solusi dari pengolahan data tersebut
dan simpulan yang tepat.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini diuraikan hasil dari analisis dan pengolahan data yang
sudah dilaksanakan untuk mendapatkan kesimpulan akhir dan saran-
saran yang akan dapat diberikan kepada PT. Supernova Flexible
Packaging
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian BPR (Business Process Reengineering)
Menurut Davenport (1993) permintaan untuk memperbaiki proses bisnis terus
meningkat seiring terjadinya gelombang reengineering proses bisnis dengan
metode Business Process Reengineering di awal tahun 1990. Dan metodologi,
teknik, dan alat-alat yang dikembangkan dalam melakukan proyek BPR (Business
Process Reengineering) (Shin&Jemella, 2002). Ada banyak pemahaman dan
pendapat yang sudah dijelaskan oleh para pakar mengenai apa itu yang dimaksud
BPR (Business Process Reengineering) atau bisa disebut juga rekayasa ulang
proses bisnis.
Sumber : Hammer dan Champy (1993)
Gambar 2.1 Business Process Reengineering Cycle
8
Proses bisnis didefinisikan secara berbeda dalam literatur, namun kesamaannya
dapat dirasakan dalam penerapannya. Suatu proses dapat dilihat sebagai rangkaian
kegiatan yang kohesif (bersinergi antara satu dengan yang lainya) yang dapat
memberi nilai tambah dan mengubahnyya menjadi keluaran (Harmon, 2007).
Sedangkan menurut Harrington (1991) proses bisnis juga merupakan rangkaian
aktivitas, akan tetapi berfokus pada pemenuhan tugas organisasi. Secara umum,
BPR (Business Process Reengineering) dapat diartikan sebagai proses
penyusunan ulang terhadap proses bisnis berikut fundamentalnya degan cara
ekstrem yang memiliki tujuan untuk bisa memberikan peningkatan hasil secara
aktif dan bisa memberikan manfaat untuk perusahaan.
Maksud dari proses bisnis menurut Indrajit, et.al (2002, hal 3) yaitu beberapa
aktivitas yang merubah sejumlah masukan menjadi sejumlah keluaran baik itu
berupa barang dan jasa ataupun proses yang memanfaatkan alat dan orang. Hal ini
bertujuan untuk dapat memenuhi permintaan dari konsumen akan produk atau jasa
yang lebih baik lagi. Harapan dari konsumen (customers) yaitu produk maupun
jasa dengan kualitas yang baik, harga yang murah dan ketepatan waktu
pemenuhan pelayanan yang akurat, efisien dan efektif. Dengan dilakukannya
perbaikan pada business processi ini, dengan harapan bisa memenuhi kepuasan
konsumen dengan baik.
BPR (Business Process Reengineering) yaitu menyusun ulang secara mendasar
dan mendesain ulang dengan ekstrem pada suatu business process organisasi yang
akan mendorong organisasi untuk bisa mendapat peningkatan kinerja secara
substansial. Suatu konsep reengineering adalah untuk dapat mengondiksikan
pencapaian terhadap target dengan cara mengoptimalkan keunggulan dari
pemanfaatan seluruh sumber daya yang ada (David, Freed R. 2010). Walaupun
sumber daya teknologi dan informasi saat ini telah banyak berubah, konsep yang
digunakan tetaplah sama.
9
Menurut Indrajit (2008), kata kunci dalam BPR (Business Process Reengineering)
ini terdiri dari proses, sangat mendasar, dramatis, dan extrem. Berikut paparan
untuk menjelaskan dari kata kunci tersebut:
a. Proses, sebuah kata kunci yang sangat penting dan yang akan menyebabkan
kesulitan paling besar. Maksud proses disini adalah penggunaan masukan
untuk dapat menghasilkan hasil yang bernilai bagi para konsumen. Dalam
kondisi sebenarnya untuk melakukan proses reengineering organisasi akan
lebih menekankan pada struktur, kewajiban, tugas, dan organisasi
dibandingkan dengan proses. Yang sebenarnya proses ini yang merupakan hal
yang paling pokok dalam pembuatan reengineering.
b. Dalam melakukan reengineering hal yang paling fundamental, dan yang paling
mendasar untuk ditanyakan adalah “Kenapa kita melakukan seperti yang
sudah kita lakukan?” dan “Kenapa kita melakukan dengan cara yang sudah
kita kerjakan saat ini??” dan jawaban dari pertanyaan ini ialah:
- Kegiatan yang kita lakukan sudah ketinggalan dan kadaluwarsa
- Kegiatan yang kita lakukan salah
- Kegiatan kita tidak layak lagi untuk mengikuti tuntutan proses saat ini.
c. Dramatis yaitu bahwa proses reengineering ini tidak lagi sebuah perbaikan
yang dilakukan secara bertahap ataupun hanya sebagaian dari sebuah bagian
business process perusahaan yang bersifat inkremental atau minor saja, tetapi
sudah berupa pembaruan kinerja yang membawa pengaruh dan perubahan
besar yang komprehensif (lengkap).
d. Ekstrem disini dimaksudkan dalam mendesain ulang proses bisnis secara
ekstrem bukanlah sebuah proses perbaikan yang telah ada tetapi dengan cara
menghapuskan yang sudah ada dan memulai merancang ulang dari awal untuk
membuat sesuatu yang benar-benar baru.
Meskipun hasil yang dapat diperoleh sangat mengagumkan, tetapi resiko terhadap
kegagalan dalam merekayasa ulang sebuah proses bisnis ini termasuk cukup
tinggi bagi perusahaan pada umumnya. Hal tersebut dapat ditangkal apabila
pelaksana rekayasa ulang/organisasi itu sendiri dapat memakai pemahaman yang
memiliki landasan yang benar-benar kuat dan ide yang matang untuk melakukan
10
usaha rekayasa ulang tersebut. Pada Gambar 2.2 berikut dapat dilihat dari konsep
BPR (Business Process Reengineering):
Sumber : Maureen Weicher and Friends (2004)
Gambar 2.2 Konsep BPR
Business Process ialah beberapa kegiatan yang mengubah masukan menjadi hasil,
baik berupa barang dan jasa atau proses yang memerlukan orang dan peralatan
(Indrajit, 2002). Regan (2002) mengemukakan bahwa business process ialah
gabungan dari berbagai kegiatan yang mengambil lebih dari satu masukan, dan
melahirkan suatu keluaran yang berkualitas bagi pelanggan. Dalam upaya untuk
dapat mendifiniisikan proses bisnis utama yaitu dengan mengenali asal mula dan
akhir dari proses bisnis itu.
2.2 Penjelasan ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP (Enterprise Resource Planning) yaitu komponen utama dari seluruh fungsi
perusahaan yang menyatukan dan mengotomasisasi dari banyak proses keadaan
kegiatan produksi baik dari dalam dan luar sistem informasi , pengadaan,
penyaluran, keuangan, sumber daya manusia dan akuntansi pada perusahaan
(O’Brien, 2006, p30).
Sumber: Stephen Allan Harwood 2016
Gambar 2.3 Enterprise Resource Planning Life-Cycle
11
Berdasarkan pendapat Hau dan Kuzic (2010) keunggulan pokok terhadap
penggunaan ERP (Enterprise Resource Planning) ialah sistem dapat
menggabungkan bagian fungsional baik aliran infromasi kedalam sistem central
dari bagian HRD, produksi, keuangan, dan pemasaran. Sistem ERP (Enterprise
Resouruce Planning) juga membolehkan hubungan semua business process dari
perusahaan mulai dari start proses rencana sampai pada bagian hasil setelah
terjadi penjualan kepada konsumen. Keberhasilan pemakaian ERP ini antara lain
dapat menyatukan informasi yang dipakai dalam berbagai bidang seperti HRD,
manufaktur, material, akutansi, dan penyaluran menjadi sebuah sistem komputasi
yang bermutu.
ERP (Enterprise Resource Planning) bertujuan untuk memfasilitasi arus informasi
antar kegunaan di dalam batas-batas organisasi dan mengolah hubungan ke pihak
luar (Bidgoli, 2004:707). ERP (Enterprise Resource Planning) yaitu sistem
manajemen bisnis yang bisa menggabungkan dan kegiatan bisnisnya sudah
mempunyai kriteria yang jelas. ERP bisa menaikan efektivitas dan efisiensi
terhadap organisasi. Software manajemen yang terbentuk dari gagasan
perusahaan diseluruh dunia untuk bisa menaikan kemampuan peranan bisnis pada
bagian-bagian utama juga merupakan nama lain dari ERP itu sendiri. Bagian
individu yang ikut berperan serta dalam kegiatan bisnis baik dari internal maupun
dari external organisasi dapat masuk kedalam sistem memakai struktur yang sama.
Tahapannya akan terus diupdate dan disederhanakan serta meminimalkan
duplikasi (Kumar 2010, p264).
2.3 Pengertian System Application and Product in data processing
SAP (System Application and Product in data processing) mulai digaungkan
kepada publik pada tahun 1972, yang berasal dari negara pembuatnya yaitu
Jerman. SAP merupakan pemasok utama dari software ERP di Mannheim, Jerman
yang dibangun oleh lima orang dari mantan pegawai IBM (Brady, 2001, p21).
Pada SAP S/4HANA dibangun di atas platform in-memory SAP HANA dengan
prinsip yang sudah modern SAP Fiori user experience (UX) untuk perangkat
mobile. Pengembangan terbaru ini dikembangkan untuk menjawab kebutuhan atas
12
segala keterbatasan di masa lalu dengan menghadirkan manfaat kapabilitas in-
memory SAP HANA yang baru dan real time. Produk terbaru dari SAP ini juga
dapat semakin menyederhanakan lini bisnis dan industri secara end-to-end, juga
menyajikan panduan konfigurasi dimulai dari proses adopsi hingga konsep ulang
bisnis real time.
Sumber: SAP Business Suite 2016
Gambar 2.4 SAP S/4HANA Enterprise Management
SAP HANA Enterprise adalah sebuah alat in-memory computing yang
menggabungkan perangkat lunak database SAP dengan server yang pre-tuned,
penyimpanan, dan perangkat keras jaringan dari salah satu dari beberapa mitra
hardware SAP. Dirancang untuk mendukung real-time proses analitik dan
transaksional. Inti dari SAP HANA Enterprise ialah SAP In-Memory database
, sebuah alat pengolahan data massal paralel, dan teknik penyimpanan berbasis
obyek. Komponen lain dari SAP HANA Enterprise meliputi:
SAP In-Memory Computing Studio
SAP Host Agent,
SAPCAR dan SAPROUTER,
Disaster Recovery Replication Server,
SAP HANA Load Controller,
SAP Landscape Transformation - SHC for ABA.
13
SAP HANA dapat menjalankan SUSE Linux Enterprise Server 11 SP1 sampai
dengan SP2 dan update-update patch selanjutnya dari operating system. Hal ini
umumnya disampaikan sebagai alat on-premise dan telah tersedia sekarang.
Sumber: SAP PowerDesigner 2016
Gambar 2.5 SAP HANA Desain Arsitektur
Secara konseptual SAP HANA dirancang untuk meniru dan menelan data
terstruktur dari SAP dan non-SAP database relasional, aplikasi, dan sistem lainnya
dengan cepat. Salah satu dari tiga gaya replikasi data trigger-based, ETL-based,
atau log-based digunakan tergantung pada sistem sumber dan use case yang
diinginkan. Data direplikasi kemudian disimpan dalam RAM daripada dimuat ke
disk, bentuk tradisional penyimpanan data aplikasi . Karena data disimpan di
memori, dapat diakses secara real- time dengan aplikasi analitik dan transaksional
yang duduk di atas database HANA.
Permintaan konsumen yang menuntut peningkatan kecepatan respon, peningkatan
efisiensi, integritas informasi untuk pengambilan keputusan adalah keuntungan
yang bisa didapatkan baik secara langsung dan tidak langsung dari penggunaan
sistem ERP berbasis SAP. Manfaat tidak langsung yang diperoleh yaitu
memberikan brand image yang lebih tinggi terhadap perusahaan, meningkatkan
kepuasan konsumen. Menurut Leon, (2000:6) manfaat langsung dari sistem ERP
antara lain :
14
1. Business Integration (Integrasi Bisnis Perusahaan)
Keuntungan yang paling penting dalam hal ini adalah kemampuan
mengintegrasikan bisnis perusahaan. Yang menjadi keunggulan dari sistem
ERP berbasis SAP ini karena mampu mengintegrasikan antar modul dan
apabila dibandingkan dengan sistem informasi konfensional yang terus
berfokus kepada fungsi bisnis secara individu adalah fasilitas update data antar
bagian-bagian bisnis perusahaan yang saling bersinergi melalui arus
perpindahan data secara otomatis antar aplikasi.
2. Flexibility (keluwesan)
Kemampuan suatu sistem menampung bahasa, standar akuntansi, mata uang
dan lain sebagainya adalah bentuk dari Flexibility sistem. Fleksibilitas ini
bernilai karena seseorang dapat mengatakanya sebagai sebuah manfaat utama.
3. Better Analysis and Planning Capabilities (Kemampuan Perencanaan dan
analisis yang lebih Baik)
Dalam hal ini keuntungan yang didapatkan adalah dari fungsi perencanaan.
Dengan kemampuannya untuk dapat mengatur integrasi proses bisnis dan data
yang terdapat didalamnya, dengan cara mencoba berbagai sistem yang berbeda
untuk mampu mendukung keputusan dengan berbagai jenis sistem yang
dikombinasikan sistem SAP ini mampu melakukannya. Dengan
kemampuannya itu dapat menghasilkan analisis data secara flekksibel dan real
time dari berbagai sudut pandang dan dimensi. Dengan informasi yang bisa
dihasilkan tentu sangat membantu bagi pengambil keputusan yang diperlukan
untuk memutuskan dengan lebih baik dan cepat.
4. Use of Lastest Technology (Penggunaan Teknologi Terbaru)
Dalam hal penggunaan teknologi informasi terkini menjadikan sistem ini
memiliki keuntungan tersendiri. Penyedia software ERP berbasis SAP ini
cukup cepat menyesuaikan dengan perkembangan dan penggunaan teknologi
terbaru. Karena kemampuannya beradaptasi secara cepat terhadap
perkembangan teknologi informasi yang memungkinkan fleksibelitas dalam
beradaptasi terhadap perubahan yang terus terjadi secara dinamis yang juga
bisa mengikuti perubahan yang terjadi pada lingkungan bisnis perusahaan
dimasa mendatang.
15
2.4 Modul-Modul ERP dalam SAP S/4HANA
SAP (System Application and Product in data processing) merupakan produk
software ERP yang menggabungkan tugas-tugas bisnis yang berbeda dalam
organisasi (Williams, 2008:2). Pemakaian SAP akan memperbanyak tugas-tugas
dari masing-masing bagian bisnisnya tanpa mereduksi sedikit pun penyatuan
fungsinya. Modul yang terdapat dalam ERP antara lain adalah:
2.4.1 Modul SD (Sales and Distribution)
Modul SD yaitu sistem yang mencatat permintaan dan pendistribusian yang lebih
terencana. Informasi mengenai konsumen baik itu price, bagaimana dan dimana
produk akan dikirim, dengan cara apa konsumen melakukan pembayaran
invoicenya dikontrol dan dikendalikan dari dalam modul ini. Pada Gambar 2.6
berikut diilustrasikan siklus modul sales and distribution.
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.6 Proses Bisnis Sales and Distribution Cycle
Proses penjualan dan penyaluran produk atau hasil jasa dawali dengan hubungan
antara konsumen dan produsen. Bagian ini akan selesai sesudah produk yang
dibeli oleh konsumen sudah dikirimkan. Proses awal adalah dengan membuat
penawaran (Quotation) ke konsumen yang memiliki informasi tentang barang
atau jasa yang ditawarkan ke konsumen beserta harga, dan informasi pendukung
16
lainya. Setelah itu pejual membuat order penjualan baik dar histori dokumen
sebelumnya ataupun tidak. Setelah dokumen penjualan telah disetujui oleh
konsumen, maka pesanan penjualan dibuat untuk membantu dalam pengolahan
pesanan. Modul yang terkait dapat menggunakan data dari sales order untuk
menyelesaikan proses penjualan.
Setelah fisik barang diterima maka dapat dilanjutkan dengan pembuatan
dokumen pengiriman. Picking (pengambilan) dapat menandakan bahwa dokumen
pengiriman dapat dirubah. Hasil Goods Issue dapat tercermin dari perubahan
dokumen pengiriman. Modul Sales and Distribution memiliki beberapa proses
bisnis, antara lain:
1. Inquiry
Inquiry adalah permintaan informasi secara detail dari konsumen tengang
barang tertentu, berikut harga yang sudadh ditentukan. Proses bisnis ini
digunakan dalam keperluan untuk merespon permintaan yang dibuat oleh calon
konsumen terhadap kebutuhan informasi tentang barang-barang tertentu dan
khususnya yang berkaitan dengan harga. Calon konsuumen akan menghubungi
supplier dan akan meminta informasi yang terperinci tentang produk yang
dihasilkan. Inquiry ini dapat ddibuat pada modul SAP CRM (Customer
Relationship Management).
Alur prosesnya dapat dilihat seperti pada penjelasan dibawah ini:
Calon konsumen akan membuat inquiry tentang satu atau beberapa produk
dari perusahaan, setelah itu dilanjutkan dengan pembuatan inquiry oleh
perusahaan.
Untuk mendapatkan kontak pribadi dengan mintra bisnis dikemudian hari
jika diperlukan maka perlu membuat suatu aktivitas kegiatan perusahaan.
Setatus inquiry yang sudah berubah perlu dimonitor dan diperiksa secara
teratur oleh perusahaan. Misalkan, apakah calon konsumen tertarik dengan
penawaran dari perusahaan.
2. Quotation
Informasi mengenai barang atau jaya yang diajukan kepada calon konsumen
berupa informasi harga, produk dan data pendukung lainya tercantum dalam
17
Quotation (penawaran). Proses bisnis ini digunakan oleh perusahaan dengan
tujuan untuk memberikan konfirmasi kepada konsumen bahwa peruusahaan
memberikan produk dalam janga waktu tertentu, jumlah tertentu dan harga
tertentu. Untuk karyawan penjualan, ini akan mempermudah pemrosesan
quotation karena berbagai fungsi penjualan sudah tersedia didalamnya.
Penggabungan antara pproses bisnis inquiry dan quotation dijelaskan pada
point berikut ini:
Calon konsumen akan mengirimkan inquiry kepada perusahaan untuk
sebagai dasar dimulainya proses quotation. Pendokumentasian kebutuhan
yang dibuat konsumen akan lebih detil. Pengelolaan semua dokumen dapat
dilakukan oleh perusahaan secara bersamaan.
Berdasarkan informasi yang diterima dari konsumen yang mencakup
kerumitan produk dan persyaratan khusus maka perusahaan akan lebih
mudah untuk memperkirakan biaya produk yang ditawarkan dalam
quotation. Perusahaan akan lebih mudah menetapkan biaya prooduk untuk
melakukan pemrosesan inquiry dengan melakukan sebuah penyelidikan
dengan membuat proyek inquiry.
Informmasi perkiraan biaya dapat di kirimkan ke proses quotation setelah
perusahaan menentukan harga penjualan dengan membuat perencanaan
biaya terlebih dahulu. Selanjutnya quotation dapat dicetak dan dikirimkan
kepada konsumen.
3. Sales Order
Informasi mengenai waktu pengiriman, jumlah, harga dan jasa yang diberikan
kepada konsumen mengenai kontrak perjanjian perusahaan melalui sales
organization disebut sales order. Pesanan tunggal atau individu dengan satu
penerima disebut standing order, sedangkan Collective Standing Order yaitu
pesanan dari beberapa penerima. Untuk dapat membedakan antara yang tetap,
dilihat dari jumlahnya yang selalu sama disebut standing order sedangkan
dengan yang jumlahnya berubah-ubah/tidak tetap yang sering disebut variable
standing order.
Proses pengambilan dan proses penyiapan ini bisa saja melibatkan proses
pengepakan, pengkodean atau berupa pelayanan tambahan. Tempat penerima
18
dapat langsung menampung apabila produk berupa single item atau full
handling unit yang tidak melalui proses packing. Item yang dikirim dapat
langsung dibawa dari tempat penerimaan setelah dilakukan proses cross-
docking, baik menggunakan optunistic cross-docking atau planned cross-
docking.
Untuk pengiriman barang atau jasa layanan yang sudah dilakukan akan
dibuatkan sebuah dokumen penjualan dan membuat faktur atau tagihan yang
berupa invoice. Setelah penerimaan barang atau jaya pelayanan disetujui oleh
konsumen maka akan dibuatkan dokumen faktur.
2.4.2 Modul MM (Material Management)
Pada proses ini dimulai dari penanganan pengadaan material dari pemasok dan
dilanjutkan dengan pengelolaan inventori raw material dari mulai proses
penyimpanan raw material sampai dengan pengelolaan material yang sedang
diproses (material setengah jadi) sampai dengan inventori barang jadi yang berupa
Finish Good dikelola oleh modul Material Management ini. Flow proses modul
Material Management pada gambar 2.7 dibawah ini:
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.7 Proses Bisnis Material Management Cycle
Pembelian yaitu sebuah proses berbagai prosedur yang diawali dengan prosedur
pembuatan sistem akuntansi, prosedur permintaan, penawaran dan seleksi
supplier, pencatatan order pembelian, penerimaan material dari supplier,
19
pencatatan terhadap hutang dagang dan penyaluuran pembelian yang memiliki
tujuan untuk dapat melakukan pembelian sesuai dengan aturan yang sudah
ditetapkan (Mulyadi, 2000, p301).
Pembelian berpatokan pada semua kegiatan yang menyertakan sebuah proses
untuk mendapatkan barang atau jasa dari supplier. Hal ini meliputi pembelian dan
juga kegiatan logistik ke dalam seperti contohnya transportasi, barang masuk dan
inventorinya di gudang sebelum barang tersebut digunakan. (Kalakota, 2001,
p12).
Fungsi-fungsi yang mendukung sebuah lingkaran lengkap terhadap pengendalian
material dan arus informasi yang saling berkaitan berupa perencanaan dan
pengendalian disebut Material Management. Fungsi-fungnsi yang terkandung
dalam material managment antara lain identifikasi, penentuan kebutuhan, packing,
pembelian, pemeriksaan, daftar barang, penyaluran barang, penyelesaian dll.
Pengertian dari persediaan ialahh barang yang diisimpan dalam gudang dan akan
dipakai untuk dapat mencukupi tujuan tertentu. Yang disebut dengan persediaan
bisa berupa material mentah, material pembantu (supporting), material semi finish
good (setengah jadi), barang jadi (finish good).
Persediaan adalah material didapat dan tersedia yang pakai dalam proses produksi,
barang yang bisa didapatkan dari sumber-sumber atau dibeli dari supplier atau
perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan yang
menggunakannya (Assauri, 2009, p171).
Kegunaan dari persediaan yaitu meningkatkan keuntunngan perusahaan,
diantaranya seperti penjelasan berikut (Herjanto, 2008, p238):
1. Meminimalkan resiko keterlambatan pengiriman barang
2. Meminimalkan resiko apabila terjadi cacat material sehinga harus retur
3. Meminimalkan resiko inflasi ataupun kenaikkan harga
4. Penyimpanan material secara periodik untuk menghindari kelangkaan pasar
20
5. Memperoleh keuntunngan dari selisih diskon kuantitas pembelian
6. Memastikan kecukuppan stok barang sebagai bagian dari service kepada
konsumen.
Material meliputi banyak katagori, baik itu produk barang atau jasa. Material pasti
memiliki uniqe code sebagai penanda khusus dan ciri khas dari produsen
pembuatnya. Material master dalam sistem informasi berupa detail informasi
material. Di dalam banyak perusahaan tipe material dibagi menjadi berberapa
katagori seperti berikut (Yunanto, 2006, p116):
1. Trading Goods, barang yang dihhasilkan dari produksi sendiri atau dibeli dari
suppliier. Dalam tipe ini barang tersebut pasti memiliki material stok. Contoh:
untuk perusahaan packaging maka trading goods-nya adalah rol film.
2. Material yang yang tidak dikontrol oleh inventorinya disebut non-stock
material. Dibeberapa perusahaan menyebutnya dengan istilah consumable
goods. Barang ini banyak dipakai untuk menunjang kegiatan operasional
produksi perusahaan. Contohnya seperti paku, isolasi, lem, amplas, dan lain-
lain.
3. Services atau barang jasa. Contoh services adalah jasa perbankan, konsultan,
pendidikan, asuransi, jaya transportasi, dan lain-lain.
4. Packaging, yaitu material yang digunakan untuk kemasan packaging seperti
kotak, peti, pallet, bungkus plastik, kardus, karton dan lain-lain.
5. Barang yang masih memerlukan proses lanjutan disebut semi finish goods, atau
barang setengah jadi sering disebut juga work in process.
6. Material yang dapat digunakan sebagai bahan dasar untuk memproduksi sauatu
barang disebut raw material dan pengadaanya dibeli langsung dari supplier.
Setiap departemen pengguna material akan membuat purchase requisition (PR)
baik secara sistem maupun manual tergantung dari aturan perusahaan untuk
memberikan permintaan kebutuhan material kepada departemen pembelian.
Dalam sistem ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis SAP modul material
management adalah salah satunya yang digunakan untuk proses procurement
handling dan invenotry management. Dalam persiapan pengimplementasian
21
modul SAP MM terdapat beberapa tingkatan umum antara lain Plant, Company
Code, Client, Storage Location dan Purchasing Organization.
Termasuk juga didalamnya inventaris gudang dan manajemen pengelolaan stok
sampai dengan siklus penggunaan. Dalam material manajemen ini terdapat
ketentuan-ketentuan antara lain:
1. ABC Classification yaitu web item untuk mengkasifikasikan objek yang antara
lain berisi pelanggan, produk yang bedasar ukuran spesifik yang
pengukurannya menggunakan aturan dan alat tertentu.
2. Framework Order yaitu dokumen yang menjadi dasar untuk dapat melakukan
pembelian dan pengadaan barang yang mencakup informasi tanggal jenis, masa
berlaku dan kerangka transaksi yang menunjukan juga periode yang
diperlukan.
3. Sebuah pengelompokkan bahan atau material dan jasa sesuai dengan
karakteristiknya disebut material group.
4. Masterial master supplier berisi informasi dasar yang dibutuhkan perusahaan.
5. MRP (Material Requirement Planning).
6. Proses pekerjaan, sebuah perusahaan memerlukan area untuk bekerja yang
dinamakan “plant”.
7. Purchasing Organization adalah organisasi di logistik yang membagi suatu
perusahaan sesuai dengan persyaratan pembelian.
8. Stock Transfer yaitu pergerakan material antar storage location, Storage
Location dan Vendor Master.
Good receipt yaitu proses menginput delivery material yang datang, hal ini dapat
menunjukan purchase order yang relevan. User dapat melakukan pengecekan
terhadap material yang diterima dan kesesuaian jumlah terhadap purchase order
tersebut. Proses memasukan invoice, pengguna dapat memilih purchase order
sebelumnya atau dari delevery disebut dengan invoice verification. Terakhir
melakukan pemrosesan pembayaran yaitu program yang mengatur pembayaran
untuk memberikan otorisasi kepada kreditur.
22
2.4.3 Modul PP (Production Planning)
Memelihara informasi mengenai proses produksi disebut dengan production
planning. Mulai dari sini produksi mulai dipersiapkan dan dijadwalkan, dan
kegiatan produksi yang terjadi dilakukan pencatatan. Pada Gambar 2.8 dan
Gambar 2.9 berikut siklus dari Production Planning:
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.8 Production Planning Cycle
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.9 Production Planning Cycle
23
1. MRP (Material Requirment Planning)
Fungsi dari MRP yaitu untuk memastikan kecukupan material, yang akan dipakai
untuk memperoleh SFG (Semi Finish Good’s) dan FG (Finish Good’s) sejumlah
permintaan tepat waktu baik keperluan didalam proses produksi maupun sampai
pada tahap penjualan. Dalam proses produksi juga termasuk pemantauan terhadap
ketersediaan stok dan operasi pengadaan material secara otomatis untuk
melakukan proses pembelian dan produksi. Pada prakteknya MRP (Master
Requirment Planning) berusaha untuk dapat mengusahakan keseimbangan
terhadap pengoptimasian service level dan meminimalisir biaya. Pada Gambar
2.10 dapat dilihat bagaimana alur proses MRP.
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.10 Material Requirment Planning
Raw material dan supporting material bersifat Make-to-Stock, dimana stock
bersifat unrestricted (stock dipakai bebas). Planning untuk raw material dan
supporting material bisa di-trigger oleh:
Dependent Requirement (DepReq)
Planning pengadaan di-trigger oleh planned order induk sesuai struktur BOM-
nya. Menggunakan lot sizing weekly (WB) atau monthly (MB) bila purchase
requisition diinginkan bersifat mingguan / bulanan. Bisa dikombinasikan
dengan parameter safety stock, minimum lot, maximum lot, fix lot, dan
rounding value.
24
Forecasting
Forecasting model yang akan digunakan adalah moving average. Strategi ini
mengkalkulasi pemakaian (historical consumption) selama X bulan ke
belakang, lalu dirata-ratakan sebagai kebutuhan untuk Y bulan ke depan.
Setelah forecast dikalkulasi, angka kebutuhan di-transfer ke demand
management (Planned Independent Requirement) untuk keperluan revisi,
selanjutnya di-run MRP.
Tujuan lainya untuk menetapkan MPR dan lot sizing procedure untuk setiap
material dalam menentukan usulan pengadaan.
2. Production Order Creation
Setelah proses MPS (Master Production Scheduling) dilanjutkan dengan
pembuatan order, proses operasi dan material requirments kemudian ditentukan
berdasarkan master data Bill of Material (BoM) dan Routing. Dalam bagian ini
departemen yang berhubungan langsung dengan pembuatan order adalah
departemen production planning and inventory controll yang akan melakukan
penjadwalan (scheduling), yaitu proses untuk menentukan tanggal release yang
mendetil untuk kebutuhan capacity requirments planning dan material
reservation. Pengecekan ketersediaan (availability check) dapat dijalankan ketika
order sudah dibuat baik secara komponen dari material mapun dari segi kapasitas.
Process order cycle tersebut dapat dilihat pada gambar 2.11 berikut ini:
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.11 Process Order Cycle
25
Production execution akan memulai prosesnya pada saat order sudah di release
oleh bagian ppic. Ini menyebabkan perubahan status pada production order dan
berfungsi sebagai kebutuhan teknikal sistem untuk bisa melanjutkan ke proses
selanjutnya. Ini termasuk withdrawal material untuk komponen, konfirmasi untuk
good receipts dan pembuatan invoice melalui proses completion. Availability
check yang lain dapat dilakukan selama order sudah berstatus release.
3. Production Execution
Setelah pembuatan production order dari konversi plant order telah selesai
dilakukan baru kegiatan didalam production execution bisa dimulai. Penerbitan
production order merepresentasikan dari sisi sistem sudah bisa dimulai untuk
melakukan ekseskusi proses produksi.
Production order akan tetap akan aktif di dalam sistem sampai dilakukan
penutupan order (TECO) Technical Completed, perlu menjadi perhatian bahwa
pada sistem SAP tidak diperkenankan melakukan perubahan untuk melengkapi
kekurangan pada production order, jika terjadi kesalahan pengakuan atau
penginputan good receipt, harus dilakukan penghapusan dan diperbaiki dengan
cara penginputan goods receipt yang baru.
Good issue akan memicu aktifitas sistem secara background antara lain: kuantitas
stok dari material akan berkurang karena adanya pemakaian material baik pada
level plant maupun level storage location warehouse; kalkulasi pada konsumsi
otomatis akan diupdate karena gambaran konsumsi ini dibutuhkan untuk
peninjauan ulang MPR; Production order akan terkena beban biaya aktual karena
ada pencatatan pemakaian material; pada sloc (storage location) production
supply akan mengalami penguranan stok karena adanya penarikan pemakaian
material; Good Issue akan mengakibatkan terbentuknya material dokumen dan
pencatatan akuntansi yang didalamnya mengandung pencatatan akun stok material
dan konsumsi.
26
Pada proses backflush, good issue untuk pemakaian material tidak serta merta
mengurangi stok reservasi sampai adanya pengakuan pemakaian bahan pada
operasi atau sebelum dilakukan Good Recipt. Good issue dengan penundaan
pemakaian bahan disebabkan oleh ketentuan dan waktu pelaksanaan proses
operasi, dimana hal tersebut yang mengubah informasi stok pada reservasi.
Sedangkan pada proses good receipt, ketika proses produksi sudah menghasilkan
SFG (semi finish goods) maka akan menimbulkan persediaan secara fisik material
pada area/storage location produksi sehingga production order yang sedang
berjalan memiliki hasil. Ketika material sudah dihitung sebagai stok, setelah
proses goods receipt maka selanjutnya akan dilakukan transfer posting yang
bertujuan untuk menjadikan material semi finish good tersebut sebagai freely
usable stock, sehinga dapat di consume oleh urutan order berikutnya.
4. Master Data
Bill of Material (BoM) adalah sebuah daftar material yang terstruktur dari
komponen-komponen yang menghasilkan berupa produk dan digunakan dalam
bentuk yang berbeda-beda tergantung dari situasi dimana sebuah produk dibentuk
dari beberapa bagian material. Pada umumnya pada sektor industi BoM ini
disebut recipe atau daftar material yang membentuk produk dan lain sebagainya.
Data-data yang terkandung dalam Bill of Material ini akan digunakan sebagai
sebuah dasar untuk aktivitas perencanaan proses produksi, seperti:
a. MRP (Material Requirment Planning) yang mendiskripsikan uraian dari bill of
material pada tanggal dan waktu tertentu untuk mengkalkulasikan jumlah cost-
effective order dari material tersebut.
b. Work Scheduling sebagai dasar untuk perencanaan operasi dan kontrol
terhadap proses produksi yang memanfaatkan bill of material.
c. Production order management, akan menggunakan bill of material sebagai alat
merencanakan ketepatan dari material.
27
BoM Usage bertujuan untuk mengkhususkan fungsi dalam perusahaan dimana bill
of material akan digunakan. Bill of Material dipisahkan menjadi tiga bagian BoM
usage produksi, BoM usage Finance dan Controlling dan BoM usage engineering
untuk assembly yang sama.
5. Work Centers
Work Center adalah representatif dari operasi yang dilakukan. Di dalam sistem
SAP S/4HANA sistem work centers adalah business object yang menggambarkan
resource seperti:
a. Kelompok mesin
b. Lini produksi
c. Assembly work centers
d. Shift Kerja karyawan atau fungsi-fungsi lain dalam tugas karyawan
Dalam sistem SAP S/4HANA production planning and control system hal yang
menjaddi data terpenting adalah work centers, bill of material dan routings. Work
centers akan digunakan di dalam task list operations dan work orders. Work
orders dibuat untuk produksi, Quality Assurance, Plant Maintenance, Project
System sebagai jaringan. Data yang terkandung didalam work center akan
digunakan untuk Scheduling, Costing, Capacity Planning dan Simplifying
operation maintenance.
6. Routing
Sebuah deskripsi dari suatu operasi yang harus dilakukan dalam sebuah proses
prooduksi untuk suatu produk/material disebut routing. Kegunaannya sebagai
informasi mengenai operasi (tahapan) dan urutan dimana operasi tersebut
dilakukan, juga berisi rincian mengenai work centers yang mana proses tersebut
dioperasikan dan mencakup juga kebutuhan production resources tools.
Header ini berisi data yang sudah valid untuk keseluruhan routing. Squence
adalah sebuah urutan dari sebuah operasi. Operasi akan menerangkan langkah-
28
langkah proses yang dilakukan selama proses produksi berlangsung. Sebuah
routing akan diidentifikasi oleh group dan group counter dari routing tersebut.
7. Recipe
Dalam dokumen ini akan menjadi dasar untuk aktivitas desain teknis, kustomisasi
dan testing terhadap modul aplikasi SAP yang akan dibuat. Master Recipe adalah
sebuah deskripsi yang dapat menerangkan tahapan proses yang dibutuhkan untuk
memproduksi suatu material. Master Recipe digunakan sebagai dasar pembuatan
process order dan juga dasar product costing. Secara garis besar informasi yang
terdapat dalam Master Recipe adalah:
Operation maupun phase
Resource tempat pekerjaan dilakukan
Material produksi baik yang berupa semi finished dan finished goods
Dalam Master Recipe terdiri dari dua bagian yaitu recipe header dan operation.
Setiap operasi dikerjakan oleh satu resource. Setiap operasi dibagi lagi menjadi
phase. Pada Gambar 2.12 berikut adalah diagram untuk struktur Master Recipe:
Operations
Recipe Header
Resource Allocations
Material
Components
Relationships
Material List (Product)
Process Instructions
PI Characteristics
PhasesMat
----- ------ ------------ - ----- --
------- ------- ---------
Material
Sumber: SAP AG 2014
Gambar 2.12 Master Recipe Structure
Master Recipe bermanfaat sebagai intruksi kerja di dalam process order dan
digunakan untuk perhitungan prooduct costing. Nilai standar value di dalam
master recipe yaitu Setup, Machine, Energy, Direct Labor, FOH Fix, dan FOH
29
Variable. Semua nilai tersebut yang akan menjadi dasar perhitungan lead time
schedulling, capacity planning dan product costiing.
8. Production Version
Production Version adalah master data yang menyimpan kombinasi antara master
recipe dan BoM (Bill of Material) untuk memproduksi suatu material. Dengan
menggunakan production version akan dapat diketahui variasi metode produksi
suatu material. Seluruh material yang akan diprooduksi baik itu berupa Semi-
Finished Goods maupun Finished Goods harus memiliki production version. Hal
ini sangat penting karena Production version dibutuhkan untuk proses MPS
(Master Planning Scheduling) dan Process Order Creation. Production Version
juga dibuutuhkan oleh modul FICO sebagai perhituungan SCE (Standart Cost
Estimate), sebagai acuan perhitungan biaya proses produksi sebuah material.
9. Production System
Production system yaitu gabungan dari sub-sistem yang saling berkaitan satu
dengan lainnya yang bertujuan untuk memastikan masukan produksi menjadi
hasil produksi. Masukan produksi ini dapat berupa material, mesin, modal,
informasi, tenaga kerja, equipment, tools, sedangkan hasil produksi merupakan
produk yang dihasilkan berikut waste produk, downtime, informasi dan
sebagainya. Gambar 2.13 berikut ini menjelaskan Input-Putput sistem produksi:
Sumber: Nasution (2003)
Gambar 2.13 Input-output sistem produksi
30
Yang terdapat pada sub sistem dari proses produksi adalah perencanaan dan