-1- LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU NOMOR : 039/B/1/RSKBR/VIII/2017 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU PEDOMAN TATA NASKAH DINAS RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Ketatalaksanaan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan manajemen di lingkungan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan manajemen adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan logo dan stempel dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan peraturan, ketentuan, produk hukum, dan ralat. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu. 2. Tujuan Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu. C. Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu adalah: 1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;
106
Embed
PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI ...budirahayu.com/download/tatanaskah_lama.pdfRahayu dalam rangka penyelenggaraan tugas dan pelayanan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu. 3.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
-1-
LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI
RAHAYU NOMOR : 039/B/1/RSKBR/VIII/2017 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketatalaksanaan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam
berbagai bidang kegiatan manajemen di lingkungan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan manajemen adalah administrasi umum.
Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas,
penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur
administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan logo dan stempel dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar,
pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan peraturan, ketentuan, produk hukum,
dan ralat.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah di
Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
2. Tujuan Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang
efektif dan efisien dalam penyelenggaraan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
C. Sasaran
Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu adalah: 1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan tata naskah di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;
2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;
-2-
4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata
naskah; 5. berkurangnya tumpang - tindih dan pemborosan
penyelenggaraan tata naskah dinas.
D. Asas Pedoman Tata Naskah di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu ini
disusun berdasarkan asas sebagai berikut:
1. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar
naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, SPO, kewenangan, dan keabsahan.
4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat
waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan,
dan distribusi.
E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Katolik Budi
Rahayu meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah; penyusunan naskah; pengurusan naskah korespondensi; pejabat penanda tangan naskah; penggunaan logo dalam naskah; serta
perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah.
F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut:
1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah, penamaan lembaga atau unit, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang
perkantoran. 2. Naskah adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Rumah Sakit Katolik Budi
Rahayu dalam rangka penyelenggaraan tugas dan pelayanan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
3. Tata naskah adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah, serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
-3-
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang
menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan logo dan stempel dinas.
5. Penanda tangan naskah adalah pejabat yang menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan
pada jabatannya. 6. Unit kerja di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu adalah
bagian, bidang, subbagian, seksi, urusan, instalasi, komite dan satuan atau panitia setingkat komite.
7. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Rumah
Sakit Katolik Budi Rahayu. 8. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu
jabatan. 9. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
dari pejabat kepada pejabat atau pejabat dibawahnya. 10. Instruksi adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari
pimpinan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas.
11. Paraf adalah tanda tangan singkat. 12. Standar Prosedur Operasional selanjutnya disebut SPO
-4-
BAB II
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut
dijelaskan sebagai berikut. A. NASKAH DINAS ARAHAN
Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomi
dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap unit yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,
penetapan, dan penugasan.
1. NASKAH DINAS PENGATURAN
Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan/panduan, SPO, dan surat
edaran.
A. PERATURAN RUMAH SAKIT
1). Pengertian
Peraturan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat pengaturan.
Jenis dan tata urutan peraturan di Rumah Sakit
Katolik Budi Rahayu : 1. Peraturan perundang-undangan Republik
Indonesia;
2. Peraturan Internal Rumah Sakit (Hospital Bylaws) Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;
3. Peraturan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 4. Peraturan Direktur Rumah Sakit Katolik Budi
Rahayu; Peraturan perundang-undangan adalah peraturan
tertulis yang memuat norma hukum yang mengikat secara umum dan dibentuk atau ditetapkan oleh
lembaga negara atau pejabat yang berwenang melalui SPO yang ditetapkan dalam peraturan perundang-
undangan. Peraturan Internal Rumah Sakit (Hospital Bylaws)
Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu adalah aturan dasar yang dibentuk dan ditetapkan oleh Pengurus Yayasan
sebagai pihak yang mewakili pemilik Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu yang mengatur agar tata kelola
perusahaan yang baik (good corporate governance) Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu terselenggara
dengan baik melalui pengaturan hubungan antara Pengurus Yayasan sebagai pihak yang mewakili pemilik, Direktur, dan Komite Medik di Rumah Sakit
Katolik Budi Rahayu.
-5-
Peraturan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu adalah
kebijakan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu yang bersifat pengaturan hal-hal strategis atau bersifat garis
besar yang ditetapkan oleh direktur dengan persetujuan Pengurus Yayasan untuk menjalankan
perintah peraturan perundang-undangan dan peraturan internal Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu
sebagaimana mestinya, meliputi Kebijakan.
Peraturan Direktur Rumah Sakit Katolik Budi
Rahayu adalah kebijakan Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu yang bersifat pengaturan yang
ditetapkan oleh Direktur sebagai pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi sebagaimana mestinya dan
bersifat mengikat di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, meliputi Pedoman dan Panduan.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan a) Pejabat yang berwenang membentuk, menetapkan
dan menandatangani Peraturan Internal Rumah Sakit (Hospital Bylaws) Rumah Sakit Katolik Budi
Rahayu adalah Ketua Pengurus Yayasan berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya;
b) Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani peraturan rumah sakit adalah
Direktur dengan persetujuan Pengurus Yayasan berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya; c) Pejabat yang berwenang menetapkan dan
menandatangani Peraturan Direktur adalah
Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya. d) Pejabat yang berwenang menetapkan dan
menandatangani SPO adalah Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
3) Susunan a) Kepala
Bagian kepala Peraturan terdiri dari: 1. kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama
Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
2. kata Peraturan Rumah Sakit Katolik Budi
Rahayu, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
3. nomor Peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
4. kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital;
5. judul Peraturan, yang ditulis dengan huruf
kapital;
-6-
6. kata Direktur Rumah Sakit Katolik Budi
Rahayu (nama jabatan yang menetapkan Peraturan) yang ditulis dengan huruf kapital
dan diakhiri dengan tanda baca koma.
b) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari :
(a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan / tujuan / kepentingan / pertimbangan tentang perlu ditetapkannya
Peraturan tersebut. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital
diakhiri dengan tanda baca titik dua (dan diletakkan dibagian kiri);
(b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Peraturan.
Peraturan perundang –undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya
sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak
lurus dengan kata menimbang.
c) Diktum
Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut: (a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan
yang ditulis simetris di tengah margin, seluruhnya dengan huruf kapital, dan diikuti
kata menetapkan di tepi kiri sejajar kebawah dengan kata menimbang dan mengingat yang
ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;
(b) Nama peraturan sesuai dengan judul, seluruhnya
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik;
(c) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan:
d) Batang Tubuh
Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang diuraikan dalam pasal-pasal.
e) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari
(a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; (b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(c) tanda tangan Direktur sebagai pejabat yang
menetapkan peraturan dan stempel Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;
(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital,
dengan mencantumkan gelar.
-7-
4) Penandatanganan
Peraturan ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
5) Pengabsahan
1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan
sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau
administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.
2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata
Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis
dengan huruf awal kapital.
6) Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan
kepada yang berkepentingan.
7) Hal yang Perlu Diperhatikan
Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan
disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Contoh format peraturan dapat dilihat pada contoh 1
-8-
CONTOH 1
FORMAT PERATURAN RUMAH SAKIT
YAYASAN RUMAH SAKIT BUDI RAHAYU
RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU Jl. Jend. A. Yani No. 18 Telp. (0342) 801066, 802316, 807802. Fax. (0342) 806509
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari:
1. kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
2. kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; 3. nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris; 4. kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf
kapital;
5. judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; 6. nama jabatan Direktur yang menetapkan Keputusan,
yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.
2) Konsiderans
Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari :
a. kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan / tujuan / kepentingan / pertimbangan
tentang perlu ditetapkannya Keputusan; b. kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat
peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.
3) Diktum
Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut:
a. Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata
menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital. b. Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan
setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital.
-29-
c. Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat
dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
4) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan
Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.
5) Kaki
Bagian kaki Keputusan terdiri dari a. tempat dan tanggal penetapan Keputusan;
b. jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
c. tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; d. nama lengkap pejabat yang menandatangani
Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, dengan mencantumkan gelar.
d. Pengabsahan
1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa
sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat
diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang
ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan
sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai
dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan
nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.
f. Hal yang Perlu Diperhatikan
Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 8.
-30-
CONTOH 8
FORMAT KEPUTUSAN
YAYASAN RUMAH SAKIT BUDI RAHAYU
RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU Jl. Jend. A. Yani No. 18 Telp. (0342) 801066, 802316, 807802. Fax. (0342) 806509
Setiap perjanjian tertulis, selalu ditutup dengan kata atau kalimat yang
menyatakan bahwa perjanjian itu dibuat dalam jumlah atau rangkap yang diperlukan dan bermaterai cukup,
maksudnya telah memenuhi ketentuan
-48-
yang berlaku misalnya Rp. 6.000,- (enam
ribu rupiah) dan ditandatangani oleh para pihak atau yang mewakili dan bertindak
untuk dan atas nama serta saksi-saksi.
c) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri
dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(1) Tanda Tangan (Attestation) Tanda tangan para pihak atau yang
mewakili, dan tanda tangan saksi-saksi. Apabila yang menjadi pihak dalam perjanjian adalah bukan perseorangan
melainkan badan hukum, maka dibawah tanda tangan juga disebutkan nama dan
jabatannya, dilengkapi dengan stempel masing-masing pihak di sebelah tanda
tangan. d) Lampiran
Dalam surat perjanjian tidak jarang dan biasa disertai dengan Lampiran, apabila terdapat hal-
hal yang perlu disertakan atau dilekatkan pada perjanjian induk. Lampiran ini merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari perjanjian pokok atau induk, yang mungkin bila dibuat dalam perjanjian pokok mengalami kesulitan
teknis atau memang sengaja dibuat secara terpisah misalnya seperti surat kuasa.
Format Perjanjian Internal contoh 15 A ; 15 B
-49-
CONTOH 15 A
FORMAT PERJANJIAN KERJA
PERJANJIAN KERJA .........
Nomor : ……………………………………….
ANTARA RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU
DENGAN ……………… …………......
Pada hari ini, ...............tanggal ..........bulan ............tahun.........., dengan disaksikan oleh Pengurus Yayasan Rumah Sakit Budi Rahayu sebagai
Penyelenggara Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, bertempat di kantor Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, Jl. Jend. A. Yani No. 18 Blitar telah
ditandatangani perjanjian kerja oleh dan antara : 1. Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, berkedudukan di Jalan Jenderal
Ahmad Yani Nomor 18 Blitar-Jawa Timur, dalam hal ini diwakili oleh ......... dalam kedudukannya sebagai Direktur Rumah Sakit
Katolik Budi Rahayu Blitar.
Selanjutnya dalam perjanjian ini disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama :
Tempat / Tgl. Lahir : Alamat :
dalam perjanjian ini bertindak untuk dan atas nama diri sendiri, yang untuk selanjutnya dalam perjanjian ini disebut sebagai
PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama untuk
selanjutnya disebut PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Bahwa PIHAK PERTAMA adalah rumah sakit yang memiliki sarana dan prasarana, sumberdaya dan manajemen yang memenuhi
persyaratan untuk memberikan jasa kesehatan. 2. Bahwa PIHAK KEDUA setuju dan bersedia untuk ditempatkan dan
dipekerjakan pada PIHAK PERTAMA sebagai pegawai tidak tetap.
Sehubungan dengan hal-hal tersebut di atas, PARA PIHAK sepakat dan setuju untuk membuat dan menandatangani perjanjian kerja ini yang
selanjutnya disebut Perjanjian dengan syarat dan ketentuan sebagai berikut :
(1) Apabila terjadi haL-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak
atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan
kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force Majeure adalah............................
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap perjanjian kerja
ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
Pasal 18
ADDENDUM Apabila dikemudian hari timbul hal-hal yang belum atau belum cukup
diatur dalam perjanjian ini, maka atas persetujuan tertulis kedua pihak
akan ditetapkan lebih lanjut dalam perjanjian tambahan (addendum) yang merupakan satu kesatuan dan tidak terpisahkan dari perjanjian
ini.
-52-
Pasal 19
PENUTUP
Demikian Perjanjian ini dibuat dan ditandatangani pada hari dan tanggal sebagaimana tercantum pada bagian awal perjanjian ini, dalam keadaan
sadar, sehat jasmani dan rohani serta tanpa ada paksaan dari pihak manapun, dalam rangkap dua masing-masing bermeterai cukup dan
mempunyai kekuatan hukum yang sama.
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu Pegawai
Tandatangan dan stempel rumah sakit Tandatangan
Nama Lengkap Nama Lengkap
SAKSI, Pengurus Yayasan Rumah Sakit Budi Rahayu
Tandatangan dan stempel yayasan
Nama Lengkap
-53-
CONTOH 15 B
FORMAT PERJANJIAN KERJASAMA
KERJA SAMA ANTARA
ANTARA RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU
DENGAN (INSTANSI / LEMBAGA) ………….........
TENTANG (PROGRAM) ................
NOMOR : ....................... NOMOR : .......................
Pada hari ini, ...............tanggal ..........bulan ............tahun.........., dengan
disaksikan oleh Pengurus Yayasan Rumah Sakit Budi Rahayu sebagai Penyelenggara Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, bertempat di kantor
Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, Jl. Jend. A. Yani No. 18 Blitar telah ditandatangani perjanjian kerja oleh dan antara :
1. Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, berkedudukan di Jalan Jenderal
Ahmad Yani Nomor 18 Blitar-Jawa Timur, dalam hal ini diwakili oleh ......... dalam kedudukannya sebagai Direktur Rumah Sakit
Katolik Budi Rahayu Blitar. Selanjutnya dalam perjanjian ini disebut sebagai PIHAK PERTAMA
2. Nama : Alamat :
dalam perjanjian ini bertindak untuk dan atas .....
(Instansi/lembaga), yang untuk selanjutnya dalam perjanjian ini disebut sebagai PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama untuk selanjutnya disebut PARA PIHAK. Kedua belah pihak sepakat untuk mangadakan kerja sama dalam rangka
(Program) …………….. dengan ketentuan sebagai berikut.
(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tagas pekerjaan dengan porsetujuan kedua betah pihak.
(2) Yang termasuk force majeure adalah
a. bencana alam;
b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini
akan diatur bersama kemudian oleh pihak pertama dan pihak kedua.
Pasal 7
PENUTUP ………………………………………………………………………………………………………
….
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………
….
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
Nama Jabatan Institusi,, DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU,
Tanda Tangan dan stempel instansi Tanda Tangan dan stempel RSKBR (materai) (materai)
Nama Nama
-55-
3) Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat,
tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan
dibubuhi materai.
Format surat kuasa dapat dilihat pada Contoh 16.
CONTOH 16
FORMAT SURAT KUASA
YAYASAN RUMAH SAKIT BUDI RAHAYU
RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU Jl. Jend. A. Yani No. 18 Telp. (0342) 801066, 802316, 807802. Fax. (0342) 806509
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari
a) kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) judul surat keterangan; c) nomor surat keterangan.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan
nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.
Format surat keterangan dapat dilihat pada Contoh 18.
-59-
CONTOH 18
FORMAT SURAT KETERANGAN
YAYASAN RUMAH SAKIT BUDI RAHAYU
RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU Jl. Jend. A. Yani No. 18 Telp. (0342) 801066, 802316, 807802. Fax. (0342) 806509
e-mail : rskbr@budirahayu www.budirahayu.com
B L I T A R - 66111
================================================
SURAT KETERANGAN
NOMOR …/…/…
Yang bertanda tangan di bawah ini,
nama : .……………………………...................................................... NIK : .……………………………......................................................
Jabatan : ………………………….…......................................................
dengan ini menerangkan bahwa
nama : .……………………………......................................................
Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat pengantar terdiri dari a) kop naskah dinas;
b) nomor, lampiran perihal ; c) Tempat dan tanggal surat dibuat;
d) nama jabatan/alamat yang dituju;
2) Batang Tubuh
Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat a) Salam pembuka;
b) Isi Surat : perincian hal – hal apa saja yang dikirimkan.
c) Salam Penutup.
3) Kaki
Bagian kaki surat pengantar terdiri dari a) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis
dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
b) tanda tangan pejabat yang menetapkan; c) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital;
d) stempel dinas
Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 19.
-61-
CONTOH 19
CONTOH FORMAT SURAT PENGANTAR
6. Pengumuman a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam rumah sakit atau perseorangan /pegawai di dalam unit
kerja.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang
mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.
YAYASAN RUMAH SAKIT BUDI RAHAYU
RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU Jl. Jend. A. Yani No. 18 Telp. (0342) 801066, 802316, 807802. Fax. (0342) 806509
a) kop naskah dinas yang memuat logo dan nama rumah sakit / unit kerja, yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris; b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo
rumah sakit, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya;
c) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara
simetris; d) rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan
huruf kapital secara simetris di bawah tentang.
2) Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat
d) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
e) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman:
f) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
3) Kaki
Bagian kaki pengumuman terdiri dari
e) tempat dan tanggal penetapan; f) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis
dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
g) tanda tangan pejabat yang menetapkan; h) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital;
i) stempel dinas
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu.
2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak
memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
Format pengumuman dapat dilihat pada Contoh 20.
-63-
CONTOH 20
FORMAT PENGUMUMAN
7. Undangan Rapat, Daftar Hadir Rapat, Notulen
A. Pengertian Notulen Notulen atau yang sering di sebut notula ini merupakan
ringkasan mengenai jalannya suatu kegiatan organisasi seperti diskusi, seminar, rapat atau sidang tentang hal yang di
bicarakan, di tetapkan dan sepakati dari awal hingga akhir acara. Notulen rapat bisa berbentuk padat, ringkas maupun sistematis agar setelah selesai waktu acara seseorang bisa
mengetahui hasil rapat sebagai bahan dokumentasi aktivitas rapat.
YAYASAN RUMAH SAKIT BUDI RAHAYU
RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU Jl. Jend. A. Yani No. 18 Telp. (0342) 801066, 802316, 807802. Fax. (0342) 806509
yaitu sebagai bukti bahwa sudah diadakannya rapat, berfungsi sebagai aktivitas yang di hasilkan dari ketentuan rapat dan
sebagai pengukur berhasil dan tidaknya rapat yang berlangsung. Untuk itu, sangat penting dalam sebuah kegiatan
di buat notulen yang merupakan hasil tertulis dari kegiatan yang di laksanakan.
C. Isi Notulen Rapat 1) Tujuan dari diadakannya aktivitas sidang atau rapat 2) Hal-hal yang akan di bicarakan saat rapat berlangsung
3) Rekomendasi dan keputusan dari proses acara 4) Waktu pelaksanaan
5) Pihak-pihak yang berkaitan dalam acara
D. Susunan notulen Saat menulis notulen terdapat beberapa rangkaian yang perlu
diperhatikan agar notulen yang di buat bisa tersusun secara
sistematis. Berikut susunan pembuatan notulen yang benar : 1) Kepala Notulen yaitu bagian awal dalam pembuatan
notulen. Kepala notulen berisi mengenai : a) Topik yang menjadi pembahasan
b) Hari dan tanggal acara c) Waktu acara d) Tempat acara
e) Dalam hal ini biasanya mencakup ketua, wakil ketua, sekretaris, notulis dan peserta.
2) Isi Notulen, yaitu bagian dari notulen yang terbentuk dari
beberapa hal yang di ulas hingga mendapatkan hasil akhir dari ketentuan rapat. Agar isi notulis bisa tersusun secara sistematis maka harus di buat menjadi 4 bagian, di
antaranya: a) Kata Pembuka
b) Topik pembahasan c) Pembacaan keputusan
d) Waktu penutupan 3) Bagian Akhir Notulen, yaitu bagian penulisan paling akhir
yang mengulas penjelasan tentang hal-hal akhir penulisan notulen. Bagian akhir notulen ini di bagi menjadi 3 bagian
yakni : a) Nama jabatan
b) Tanda tangan c) Nama pejabat, gelar
Penandatanganan, pada bagian ini diisi mengenai tanda tangan dari pihak-pihak yang dianggap ikut andil dan
bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan tersebut. Umumnya, notula tersebut di tanda tangani oleh ketua,
dan notulis itu sendiri.
-65-
E. Pengertian Notulis
Notulis merupakan seseorang yang bertugas membuat notulen rapat dari awal hingga akhir acara. Dalam memilih notulis ada
baiknya harus memperhatikan kemampuan dari notulis itu sendiri, karena notulis dituntut untuk harus selalu
menangkap dengan terperinci hal-hal apa saja yang harus di tulis saat acara diadakan.
F. Tugas Notulis Notulis berperan penting saat diadakan acara. Berikut
beberapa tugas notulis yang perlu dicatat dalam kegiatan :
1) Mencatat jumlah peserta 2) Mencacat tema masalah
3) Menuliskan rangkuman hingga mendapatkan hasil dari diskusi tersebut
4) Mencatat waktu ketika diskusi berjalan 5) Mendokumentasikan catatan mengenai diskusi yang
sedang di kerjakan
6) Memperhatikan dengan seksama serta menuliskan segala hal agar diskusi berjalan dengan baik dan sistematis
Format Undangan Rapat, Daftar Hadir, Notulen dapat dilihat pada
Contoh 21 A, 21 B, 21 C
-66-
CONTOH 21 A
FORMAT UNDANGAN RAPAT
YAYASAN RUMAH SAKIT BUDI RAHAYU
RUMAH SAK IT KATOLIK BUDI RAHAYU Jl. Jend. A. Yani No. 18 Telp. (0342) 801066, 802316, 807802. Fax. (0342) 806509
Hari / tanggal : ..................................................... Jam : ..................................................... Tempat : .....................................................
Acara : .....................................................
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir
dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.
H. Naskah Dinas Elektronik
Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronis.
Ketentuan lebih lanjut tentang nata naskah dinas elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
-79-
BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Penyusunan
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang
jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut.
1. Ketelitian
Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi,
struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan
pengambilan putusan/kebijakan.
2. Kejelasan Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik,
dan materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan
lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan
menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman
penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari
sudut format maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi Naskah
Dinas.
B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas, pada halaman pertama naskah dinas dicantumkan Kepala Naskah Dinas, yaitu
nama rumah sakit atau nama unit kerja. Nama rumah sakit digunakan untuk mengindentifikasikan bahwa Naskah Dinas
ditetapkan oleh Direktur, sedangkan nama unit kerja digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh
pejabat yang bukan Direktur. Pencantuman Kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut.
-80-
1. Nama Rumah Sakit
Kertas dengan kepala nama rumah sakit dan logo rumah sakit digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani sendiri
oleh Direktur. Nama rumah sakit berturut-turut terdiri dari logo rumah sakit, nama yayasan, dan nama rumah sakit yang
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris. Perbandingan ukuran logo dengan huruf yang
digunakan hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas.
2. Nama Instansi/Unit Organisasi
Kertas kepala nama instansi dan logo instansi serta alamat digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani pejabat
yang berwenang. Kepala nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Apabila ada sertifikat akreditasi, dapat mencantumkan
di bawah kepala naskah dinas. C. Penomoran Tata Naskah
Nomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan
kemudahan penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.
1. Susunan / skema penomoran naskah di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu sebagai berikut : a / b / c / RSKBR / d / e
Kode Keterangan
A nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim)
B tulisan urutan huruf berdasarkan jenis surat
C tulisan urutan angka berdasarkan nama unit kerja yang
terkait utama dengan perihal surat
RSKBR singkatan/akronim rumah sakit
D penulisan bulan dikeluarkannya surat ditulis dengan
menggunakan angka Romawi
E tahun diterbitkannya surat
-81-
Urutan huruf berdasarkan jenis surat :
Kode Surat Jenis Surat
A Kebijakan
B Pedoman dan Panduan Pelaksanaan
C SPO
D Surat Edaran
E Surat Keputusan
G Surat Perintah
H Surat Tugas
I Memorandum
J Surat Dinas
K Surat Undangan
L Surat Perjanjian
M Surat Kuasa
N Surat Berita Acara
O Surat Keterangan
P Surat Pengantar
Q Surat Pengumuman
R Surat Laporan
S Formulir – formulir
Peraturan
-82-
Urutan angka berdasarkan nama unit kerja yang terkait utama
dengan perihal surat
Kode Surat Nama unit kerja
1 Direktur
2 Komite Medik
3 Satuan Pengawas Intern
4 Bidang Perawatan
5 Seksi Ketenagaan Keperawatan
6 Seksi Asuhan Keperawatan
7 Bidang Pelayanan
8 Seksi Pelayanan Medis
9 Seksi Penunjang Medis
10 Seksi Rekam Medis
11 Bagian Umum & SDM
12 Sub. Bag. Kepegawaian
13 Sub. Bagian Diklat
14 Sub. Bag. Umum
15 Bagian Keuangan dan Anggaran
16 Sub. Bagian Keuangan
17 Sub. Bagian Akuntansi
18 Sub. Bagian Anggaran
19 Instalasi Rawat Jalan
20 Instalasi Gawat Darurat
21 Instalasi Rawat Inap
22 Instalasi Laboratorium
23 Instalasi Radiologi
24 Instalasi Farmasi
25 Instalasi Kamar Operasi
26 Instalasi Gizi
27 Instalasi Rehabilitasi Medik
28 Instalasi Pemeliharaan Sarana
29 Intensive Care Unit
30 Pelayanan Hemodialisa
31 Pelayanan Pasien
32 Hak Pasien dan Keluarga
33 Unit Kesekretariatan
34 Unit Linen
35 Satpam
36 MDGs TB DOTS
37 Unit Pastoral Care
38 PMKP
39 PKRS
40 Panitia Pembina K3 RS
41 APK
42 PPI
43 MFK
44 MDGs HIV
45 MKI
46 MDGs PONEK
47 CSSD
48 Bagian Hukum, Perjanjian dan Kerjasama
49 Komite Keperawatan
50 SKP
-83-
Contoh penulisan penomoran naskah :
SPO yang dikeluarkan oleh Seksi Rekam Medis pada bulan Juni tahun
2014 dengan nomor urut 120, penulisannya sebagai berikut :
120 / C / 10 / RSKBR / VI / 2014
D. Nomor Halaman
Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut
angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah bawah dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah
nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
E. Ketentuan Jarak Spasi
1. Jarak antara bab dan judul adalah satu setengah spasi.
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi.
3. Jarak antara judul dan subjudul adalah dua spasi. 4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah satu setengah spasi.
5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek
keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas.
F. Penggunaan Huruf
Naskah dinas menggunakan jenis huruf Bookman Old Style dengan ukuran 12, sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
G. Lampiran
Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman
lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. H. Daftar Distribusi
Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian
naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.
I. Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan
sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut.
1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam
konsiderans dasar. 2. Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi
rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi
surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.
-84-
a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan Rujukan, naskah
Rujukan ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukan lebih dari satu
naskah, Rujukan itu harus ditulis secara kronologis
b. Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut. 1) Rujukan Berupa Naskah
Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah
dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah
dinas. 2) Rujukan Berupa Surat Dinas
Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi singkat tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat,
jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal.
3) Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik
(surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.
c. Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang
ditujukan kepada instansi nonpemerintah.
J. Ruang Tanda Tangan Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan (misalnya, Direktur, Kepala
Bagian, Kepala Bidang, Kepala Instalasi, Ketua Komite yang dirangkaikan dengan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
a. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir.
b. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat. c. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat paragraf. d. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang
bersifat mengatur, ditulis dengan huruf kapital, dan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat
tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital. e. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas
adalah + 3 cm sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.
K. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan
naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas
antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang
terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu
-85-
a. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah
dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, 2,5 cm
/ 1” dari tepi atas kertas; b. ruang tepi bawah : 2,5 cm / 1” dari tepi bawah kertas;
c. ruang tepi kiri : 3 cm dari tepi kiri kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar
agar pada waktu dilubangi untuk kepentingan penyimpanan dalamordner/snelhechter tidak
berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas;
d. ruang tepi kanan : 2,5 cm / 1” dari tepi kanan kertas.
Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi
suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian
dan estetika.
L. Penggunaan Bahasa Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu,
perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang
berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan. M. Media/Sarana Naskah Dinas
Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).
1. Kertas a. Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 70 gram.
b. Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 70 gram atau kertas jenis lain yang memiliki nilai keasaman
tertentu serendah-rendahnya harus menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) 7.
c. Surat Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik white bond.
d. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas korespondensi adalah Kertas Folio ( dikomputer ukuran Legal 8,5” x 14” ( 22x36
cm )
Margin disetting manual : Top : 2,5 cm = 1”
Bottom : 5 cm = 2” Left : 4 cm = 1,6”
Right : 2,5 cm = 1”
-86-
2. Sampul Surat
Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan
warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat diatur sesuai dengan keperluan rumah sakit dengan
mempertimbangkan efisiensi.
a. Warna dan Kualitas Sampul Surat Dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas
sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirimkan.
b. Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan
Pada Sampul Surat harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan susunan dan bentuk huruf yang sama
dengan yang dicetak pada kepala surat, yaitu logo rumah sakit, nama rumah sakit, alinea pertama alamat tujuan
mulai dicetak atau ditulis pada bagian sampul kanan bawah.
c. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas
dilipat harus dipertimbangkan sampul yang akan digunakan. Surat dinas dilipat dengan cara sepertiga
bagian bawah lembaran surat dilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang. Selanjutnya,
surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.
CONTOH CARA MELIPAT SURAT DAN MEMASUKAN DALAM SAMPUL
SURAT
1. Lembar kertas surat
2. sepertiga bagian bawah lembaran kertas surat dilipat kedepan
3. sepertiga bagian atas lembar kertas
dilipat ke belakang
4. surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala
surat menghadap ke depan ke arah pembaca surat
-87-
N. Susunan Surat Dinas
1. Kop Surat
Kop Surat mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai
berikut.
a. Kop Surat Rumah Sakit 1) Kop Surat Rumah Sakit adalah kepala surat yang
menunjukkan surat resmi rumah sakit. Kertas
dengan Kop Surat rumah sakit hanya digunakan untuk surat rumah sakit yang ditandatangani oleh
direktur atau pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat rumah sakit atas nama
direktur. 2) Kop Surat Rumah Sakit terdiri atas logo di tengah
dan Nama rumah sakit. Perbandingan ukuran logo
rumah sakit dan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran kertas.
3) Surat jenis nota dinas dan memorandum unit kerja tidak menggunakan kop surat berlogo rumah sakit.
b. Kop Surat Nama Unit Kerja
1) Kop Surat Nama Unit Kerja menunjukkan nama dan
alamat unit kerja rumah sakit. 2) Kertas dengan kop surat dimaksud digunakan untuk
kemudahan dalam surat menyurat dan hanya berlaku di lingkungan / internal rumah sakit.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:
a. tanggal ditulis dengan angka Arab; b. bulan ditulis lengkap;
c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab. Contoh: 31 Desember 2013
3. Hal Surat
Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut
a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam
komunikasi; b. memudahkan identifikasi;
c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat. 4. Alamat Surat
a. Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi yang dituju. Surat Dinas tidak dapat
ditujukan kepada identitas nama individu dan nama instansi.
-88-
b. Surat Dinas yang ditujukkan kepada pejabat instansi
ditulis dengan urutan sebagai berikut: 1) nama jabatan;
2) jalan; 3) kota; 4) kode pos
Contoh :
Yth. Direktur Rumah Sakit Kasih Ibu
Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 64
Blitar 601053
5. Paragraf dan Spasi Surat
Paragraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang
berkaitan satu dengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragraf adalah mempermudah pemahaman
penerima, memisahkan, atau menghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.
Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5-2 spasi diantara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antarbarisnya
adalah 1,5 spasi. Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu + 6 ketuk atau
spasi.
6. Warna Tinta Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam
atau biru tua.
7. Salinan Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan
terdapat pada tembusan surat, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang terkait.
8. Tingkat Keamanan a. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi surat
dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan rumah sakit. Jika disiarkan
secara tidak sah atau jatuh ketangan yang tidak berhak, surat ini akan membahayakan keamanan dan keselamatan rumah sakit.
b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan
keselamatan rumah sakit. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, surat ini akan
merugikan rumah sakit. c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu surat
dinas yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun,
itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
-89-
d. Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan
tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan
rumah sakit. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan stempel (tidak diketik) berwarna merah pada bagian atas
dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika Surat Dinas tersebut disalin, stempel tingkat keamanan pada salinan
harus dengan warna yang sama dengan warna stempel pada surat asli.
9. Kecepatan Penyampaian a. Amat Segera/Kilat adalah surat dinas yang harus
diselesaikan/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.
b. Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/disampaikan dalam batas waktu 2 x 24 jam.
c. Biasa adalah surat dinas yang harus
diselesaikan/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman.
O. Ketentuan Surat-Menyurat
1. Komunikasi Langsung
Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika
surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada
pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan untuk perhatian (u.p.)
pejabat yang bersangkutan.
2. Alur Surat-Menyurat
Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi rumah sakit hingga ke pejabat struktural
terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.
3. Disposisi Surat
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut
pengelolaan naskah dinas korespondensi, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar
Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.
1. Yang dimaksud penyimpanan adalah bagaimana dokumen tersebut disimpan agar aman dan mudah dicari apabila
diperlukan. 2. Dokumen asli agar disimpan di Sekretariat RS, sesuai dengan
kebijakan yang berlaku di RS tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen. Penyimpanan dokumen asli harus rapi,
sesuai metode pengarsipan dokumen sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
3. Dokumen fotocopy ada disimpan di masing – masing unit kerja
dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila dokumen tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi karena
direvisi atau hal lainnya maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke Unit
Kesekretariatan RS, sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja. Sekretariat RS dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut, namun
untuk dokumen asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam pengarsipan dokumen di
RS. 4. Dokumen di unit kerja harus diletakkan ditempat yang mudah
dilihat, mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksananya.
P. Tata Cara Pendistribusian Dokumen
1. Yang dimaksud dengan distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada unit kerja terkait dan atau
pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan
ini dilakukan oleh Sekretariat RS sesuai dengan kebijakan RS dalam pengendalian dokumen.
2. Distribusi harus memakai buku ekspedisi dan atau formulir
tanda terima. 3. Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi
bisa juga untuk seluruh unit kerja. Hal tersebut tergantung jenis dokumen, bila dokumen tersebut merupakan acuan untuk
melakukan kegiatan disemua unit kerja maka dokumen didistribusikan ke semua unit kerja. Namun bila dokumen tersebut hanya untuk unit kerja tertentu maka distribusi
dokumen hanya untuk unit kerja tertentu tersebut dan unit terkait yang tertulis di dokumen tersebut.
Q. Tata Cara Evaluasi 1. Evaluasi dokumen dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan
maksimal 3 tahun sekali. 2. Evaluasi dokumen dilakukan oleh masing-masing unit kerja
yang dipimpin oleh kepala unit kerja masing-masing.
3. Hasil evaluasi : dokumen masih tetap bisa dipergunakan atau dokumen perlu diperbaiki / direvisi. Perbaikan / revisi bisa isi
dokumen sebagian atau seluruhnya. 4. Perbaikan / revisi perlu dilakukan bila :
a. Dokumen sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada b. Adanya perkembangan IPTEK c. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru
d. Adanya perubahan fasilitas 5. Pergantian direktur RS, bila dokumen memang masih
sesuai/dipergunakan maka tidak perlu di revisi.
-92-
BAB IV
PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI
Korespondensi sangat penting untuk mendukung terselenggaranya
tugas fungsi organisasi. Jika pelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya.
Pengurusan naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
A. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)
Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota
dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota dinas/memorandum itu dipusatkan di kesekretariatan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu untuk
memudahkan pengawasan dan pengendaliannya.
B. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas a. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-
menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan
teliti agar tidak menimbulkan salah penafsiran. b. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan
tata cara dan SPO surat-menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.
c. Jawaban terhadap Surat yang masuk 1) Rumah Sakit harus segera menginformasikan kepada
penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam
suatu proses komunikasi. 2) Rumah Sakit harus segera memberikan jawaban
terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim.
2. Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk
memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk dipusatkan di kesekretariatan Rumah Sakit
Katolik Budi Rahayu.
Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut a. Penerimaan
Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R,
dan B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (kilat, sangat segera, segera, dan biasa).
Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya.
-93-
b. Pencatatan
1) Surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda surat.
2) Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian.
3) Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal
penerimaan. 4) Pencatatan surat masuk dimulai dari Nomor 1 pada
bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir
dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.
5) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
c. Penilaian
1) Kegiatan penilaian surat masuk mulai dilaksanakan
pada tahap pencatatan. 2) Pada tahap penilaian, surat dinilai berdasarkan
tujuan surat masuk kepada siapa. 3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula
penilaian penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa atau melalui proses pemberkasan naskah.
4) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai termasuk surat yang harus disampaikan
langsung kepada yang bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup.
5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat.
d. Pengolahan
1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan tindakan yang akan diambil
sehubungan dengan surat masuk tersebut. 2) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindakan
lanjutnya, yaitu langsung disimpan atau dibuat
naskah dinas baru. 3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan proses
pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa sesuai dengan kebutuhan.
e. Penyimpanan
1) Surat dinas harus disimpan sedemikian rupa
sehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan. 2) Surat masuk yang melalui proses pemberkasan
naskah disimpan dalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan.
3) Surat masuk yang diproses tidak melalui proses pemberkasan, naskah dinas disimpan dalam himpunan sesuai dengan kebutuhan.
Beberapa cara menghimpun surat adalah sebagai berikut.
-94-
a) Seri adalah himpunan satu jenis surat dinas
yang berdasarkan format surat atau jenis naskah dinas, misalnya keputusan, petunjuk
pelaksanaan, dan surat edaran, disusun secara kronologis. Himpunan menurut seri selain
dibatasi oleh kemampuan map juga dibatasi oleh tahun naskah dinas.
b) Rubrik adalah himpunan dari satu macam masalah/hal/pokok persoalan yang disusun secara kronologis, misalnya cuti, kunjungan
dinas, kerja lapangan. Himpunan menurut rubrik dibatasi dengan tahun atau dibatasi
sampai dengan masalah selesai. c) Dosir adalah himpunan satu macam kegiatan
atau persoalan yang disusun secara kronologis dari awal sampai akhir.
Misalnya, fail/berkas pegawai adalah himpunan
naskah dinas mulai dari lamaran sampai dengan pemberhentian.
4) Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan
sebagai berikut. a) Lateral adalah penyimpanan surat/himpunan
yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang
terlihat hanya bagian sisi samping, misalnya penyimpanan dalam ordner dan kotak arsip;
b) Vertikal adalah penyimpanan surat/himpunan yang diletakkan sedemikian rupa sehingga yang
terlihat hanya bagian muka, misalnya penyimpanan surat map pada lemari berkas;
c) Horizontal adalah penyimpanan surat/himpunan
yang diletakkan sedemikian rupa sehingga muka surat/himpunan terlihat di sebelah atas,
misalnya penyimpanan peta atau gambar konstruksi.
5) Surat yang masih aktif, tetap berada di unit pengolah. Setelah surat menjadi arsip inaktif, penyimpanannya harus sudah dialihkan ke unit
kearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.
f. Sarana Penanganan Surat Masuk
1) Buku agenda adalah sarana utama pengendalian dan pengawasan surat masuk. Semua surat masuk pertama kali dicatat pada buku agenda, yang disusun
dalam kolom catatan sebagai berikut: a) nomor agenda surat masuk;
b) tanggal surat masuk; c) tanggal surat;
d) nomor surat; e) perihal; f) instansi / nama pengirim;
g) tujuan;
-95-
h) perjalanan surat;
i) keterangan; j) petugas;
Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapat
ditambah, misalnya dengan petunjuk pada nomor yang lalu dan petunjuk pada nomor berikutnya.
2) Pengurusan surat masuk yang tidak melalui proses pemberkasan naskah dinas selain buku agenda, dapat digunakan sarana lain yang diatur sesuai
dengan kebutuhan. 3) Sarana pengurusan surat masuk melalui proses
pemberkasan naskah, selain dengan buku agenda, juga digunakan sarana lain.
3. Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan
sampul surat dinas. Penanganan surat keluar, pencatatan, pemberian nomor/stempel dan pengiriman surat keluar
dipusatkan di sekretariat untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian.
Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut.
a. Pengolahan
1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga kepenandatanganan surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan, antara lain karena
(a) adanya kebijaksanaan pimpinan; (b) reaksi atas suatu aksi;
(c) adanya konsep baru. 2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar adalah
sebagai berikut. a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh
pejabat/pegawai yang membidanginya, seperti
sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk.
b) Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan.
c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang
diserahi wewenang. Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri
terhadap isi surat dinas, sekretaris pimpinan sekretariat menetapkan tingkat kecepatan
penyampaian dan tingkat keamanan surat. d) Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani
oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih
dahulu oleh para pejabat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.
e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut.
-96-
(1) Paraf pejabat yang berada di bawah pejabat
penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/sebelum nama pejabat penanda
tangan surat. (2) Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang
bersangkutan dan tidak lagi mengandung kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki,
proses selanjutnya adalah (a) pengajuan kepada pejabat yang akan
menandatangani surat;
(b) penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan;
(c) pembubuhan stempel; (d) pemberian nomor.
b. Pencatatan
Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat
Keluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya diatur tersendiri.
c. Penggandaan
1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju.
2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangni oleh pejabat yang berhak.
3) Stempel dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan salinan).
4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi).
5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya kilat dan sangat segera harus didahulukan.
6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat rahasia/rahasia harus diawasi dengan ketat.
7) Sekretaris pimpinan atau sekretariat berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut
ketentuan yang diatur oleh Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
d. Pengiriman 1) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam
sampul. 2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya
biasa (B), rahasia (R), dan sangat rahasia (SR) dicantumkan alamat lengkap, nomor surat dinas, dan
stempel yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (kilat/segera/sangat segera/biasa).
3) Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan
ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, stempel dinas, stempel yang sesuai dengan tingkat
kecepatan penyampaian dan stempel tingkat keamanan. Sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan
tanda-tanda yang sama kecuali stempel tingkat keamanan.
-97-
4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku
Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri.
5) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan sekretariat mengusahakan keselamatan pengiriman
sernua surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R.
e. Penyimpanan
1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam kearsipan. 2) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf
harus disimpan. 3) Tata cara penyimpanan surat keluar diatur oleh instansi
masing masing.
-98-
BAB V
PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS
A. Penandatanganan
1. Penggunaan Garis Kewenangan Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam Rumah Sakit
Katolik Budi Rahayu. Pimpinan unit kerja bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam unit kerjanya.
Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang.
Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
2. Penandatanganan
Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan tiga
cara.
a) Atas Nama (a.n.)
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh
pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan.
Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata,
didahului dengan singkatan a.n.
Contoh:
a.n. Direktur .............................. Kepala Bidang .....................
Tanda Tangan
Nama Lengkap
-99-
b) Untuk Beliau (u.b.)
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat
satu tingkat dibawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan
wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya.
Contoh:
B. Untuk Perhatian (u.p.) Alamat surat dengan menggunakan singkatan u.p. (untuk
perhatian) untuk keperluan berikut: 1. untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan
dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan
Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 2. untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima
surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat;
3. untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
Contoh :
a.n. Direktur .............................. Kepala Bidang .....................
u.b. Kepala Seksi ........................
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Yth. Direktur Rumah Sakit Umum Sahabat Kita
Jalan Jenderal Sudirman Nomor 2014
Blitar 66111
u.p.
Kepala Bidang Pelayanan
-100-
C. Pelaksana Tugas (Plt.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut.
1. Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan
karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut. 2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan
pejabat yang definitif ditetapkan. Contoh:
D. Pelaksana Harian (Plh.)
Ketentuan penandatanganan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut.
1. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di
tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.
2. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.
Contoh:
Plt. Kepala Bidang Pelayanan
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Plh. Kepala Bidang Pelayanan
Tanda Tangan
Nama Lengkap
-101-
E. Kewenangan Penandatanganan
1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas keluar Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu yang bersifat
kebijakan/keputusan/arahan berada pada Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat yang tidak bersifat kebijakan / keputusan /arahan
diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan unit kerja yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.
Format kewenangan penandatanganan dapat dilihat pada Contoh 22.
CONTOH 22 FORMAT KEWENANGAN PENANDATANGANAN PEJABAT
PENANDATANGAN
No Jenis Naskah Dinas Direktur Kabag/Kabid
Kasi /Kasubag
1 Peraturan V
2 Keputusan V
3 Pedoman V
4 Panduan / Petunjuk Pelaksanaan V
5 Instruksi V
6 SPO V
7 Surat Edaran V V
8 Surat Perintah / Surat Tugas V V
9 Surat Dinas V V
10 Memorandum V V V
11 Nota Dinas V V V
12 Surat Undangan V V
13 Surat Perjanjian V
14 Surat Kuasa V
15 Berita Acara V V V
16 Surat Keterangan V V V
17 Surat Pengantar V V V
18 Pengumuman V V V
19 Laporan V V V
20 Telaah Staf V V V
* Kewenangan penandatangan naskah dinas disesuaikan dengan rentang kendali/cakupan
tugas dan fungsi masing-masing.
-102-
BAB VI
PENGGUNAAN LOGO RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU
DALAM NASKAH DINAS
Logo Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dan stempel dinas digunakan dalam tata naskah dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu sebagai
tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas
diseluruh jajaran Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu, perlu ditentukan penggunaan logo dan stempel dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu pada kertas surat dan sampul.
1. Ketentuan Penggunaan Logo
a. Umum 1) Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol
atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya.
2) Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu harus memiliki dan menggunakan logo.
3) Logo hanya digunakan oleh pejabat berwenang pada Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
b. Logo wajib digunakan untuk:
1) kop naskah dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;
2) stempel dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 3) amplop dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;
4) dokumen resmi yang diterbitkan oleh Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu;
5) stop map Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 6) papan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 7) kartu tanda pengenal pegawai Rumah Sakit Katolik Budi
Rahayu; 8) label barang milik Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; dan
9) situs resmi Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
c. Logo dapat digunakan: 1) pada gedung kantor Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu; 2) pada kartu nama pejabat/pegawai Rumah Sakit Katolik
Budi Rahayu; dan 3) untuk hal-hal lain yang memerlukan simbol.
d. Penggunaan Logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam
huruf b dan huruf c, harus mendapatkan izin dari pimpinan Kepala Bagian Umum Dan SDM Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
-103-
2. Penggunaan Logo pada Kop Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu
a. Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dengan menggunakan logo
adalah pejabat yang berwenang di Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
b. Bentuk dan spesifikasi stempel instansi dengan logo adalah sebagai berikut.
1) Logo pada kop naskah dinas dicantumkan berdasarkan bentuk, perbandingan ukuran, dan warna yang telah diatur sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2) Bentuk kop naskah dinas dengan menggunakan Logo, yang terletak di tepi atas kertas, diikuti dengan tulisan nama
Yayasan Rumah Sakit Budi Rahayu ukuran 10, nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dicetak tebal dengan
ukuran 14 dan alamat lengkap, alamat e-mail dan situs resmi rumah sakit dengan ukuran 10, huruf yang digunakan Time New Roman.
Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas Rumah Sakit
Katolik Budi Rahayu dengan menggunakan logo dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1
Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas
Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu
3. Penggunaan Logo pada Stempel Instansi
a. Pejabat yang berwenang menggunakan Stempel Rumah Sakit
Katolik Budi Rahayu adalah pejabat yang mendapat pelimpahan/penyerahan wewenang dari direktur untuk menetapkan/menandatangani naskah dinas. Stempel Rumah
Sakit Katolik Budi Rahayu juga digunakan dalam jajaran kesekretariatan Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu. Stempel
Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu menggunakan nama Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
b. Bentuk dan spesifikasi stempel instansi dengan logo adalah ditetapkan dengan peraturan direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
c. Tinta stempel instansi berwarna ungu.
YAYASAN RUMAH SAKIT BUDI RAHAYU
RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU Jl. Jend. A. Yani No. 18 Telp. (0342) 801066, 802316, 807802. Fax. (0342) 806509
Contoh bentuk stempel Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu pada Gambar 2
Gambar 2
Contoh bentuk Stempel Instansi
Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu
D. Pengawasan
Direktur Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu bertanggung jawab
atas pelaksanaan ketentuan ini dan wajib melakukan pengawasan.
-105-
BAB VII
PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH DINAS
Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas harus jelas dan dapat menunjukkan naskah dinas mana yang diadakan
perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut. A. Pengertian
1. Perubahan
Perubahan berarti bagian tertentu dari naskah dinas diubah. Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan
2. Pencabutan
Pencabutan berarti bahwa naskah dinas itu tidak berlaku
sejak pencabutan ditetapkan. Pencabutan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas baru.
3. Pembatalan
Pembatalan berarti bahwa seluruh materi naskah dinas tidak berlaku mulai saat naskah dinas ditetapkan. Pembatalan naskah dinas dinyatakan dengan penetapan naskah dinas
yang baru.
4. Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salah
pengetikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskah aslinya.
B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat
1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan harus diubah, dicabut atau
dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya. Keputusan Direktur harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan keputusan Direktur juga.
2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah
dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.
-106-
BAB VIII
PENUTUP
Pedoman Tata Naskah Dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu ini
merupakan acuan bagi pejabat dan petugas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu dalam menyusun Panduan atau Petunjuk Pelaksanaan
Tata Naskah Dinas Rumah Sakit Katolik Budi Rahayu.
Ditetapkan di Blitar
pada tanggal 29 Agustus 2017 DIREKTUR RUMAH SAKIT KATOLIK BUDI RAHAYU