PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_11.02.8037.pdf · Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi ... Pemrograman Database dengan

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA

KUKI MIE RESTO DI PURWOREJO DENGAN

MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Rachmad Riyadi

11.02.8037

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2014

PLANS OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM AT

KUKI MIE RESTO IN PURWOREJO WITH MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA

KUKI MIE RESTO DI PURWOREJO DENGAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

Rachmad Riyadi

Ali Mustopa Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In this modern era, the use of computers is one requirement in almost all aspects

of human life. Computer as an advanced technology device finally selected as one of the alternatives that can help manage the flow of large amounts of information and assist in making the right decisions and accurate.

Kuki Mie Resto is a new restaurant in Purworejo serving noodle dishes and other menus that making financial reports still manually, thus recording transactions is less precise and accurate.

Therefore, the author would like to create an application by using Microsoft Visual Basic 6.0 and is expected to facilitate the application of the owner of the restaurant in the making and get a more accurate financial statements.

Keywords: Information Systems, Accounting, Microsoft Visual Basic, Kuki Mie Resto

1. PENDAHULUAN

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya dalam bidang informasi

yang sangat cepat telah membawa dunia memasuki era modern yang lebih cepat dari

yang dibayangkan sebelumnya. Hampir semua kegiatan manusia baik yang berskala

kecil maupun skala besar dan dari kalangan bisnis hingga kalangan akademisi /

pendidikan sangat memerlukan teknologi untuk mempermudah pekerjaan. Teknologi

informasi yang dimanfaatkan secara tepat akan membawa pengaruh yang positif

terhadap suatu perusahaan, antara lain peningkatan produktivitas, efisiensi kerja dan

kemajuan perusahaan sehingga mampu menghadapi persaingan usaha yang semakin

kompetitif. Ketepatan dan kecepatan dalam pengelolaan data transaksi pada perusahaan

menjadi salah satu kunci untuk dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat.

Penyajian informasi yang demikian dapat membantu perusahaan dalam mengambil

keputusan untuk mempertahankan, melakukan evaluasi, maupun upaya

mengembangkan usahanya.

Keberadaan komputer saat ini merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat

penting sebagai salah satu sarana untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat,

akurat dan tepat waktu yang mencakup berbagai bidang terutama dalam hal pengolahan

data. Komputer dirasa memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer memiliki

kemampuan menyimpan data dalam jumlah yang besar, kecepatan dalam

menyelesaikan pekerjaan dengan hasil yang lebih akurat. Komputer juga dapat

disesuaikan dengan keinginan penggunanya serta komputer dapat meminimalisasi

masalah atau kesalahan yang muncul dalam penyajian informasi.

Permasalahannya, belum semua badan usaha atau pengusaha menggunakan

teknologi informasi yang terkomputerisasi untuk proses pengolahan data. Seperti yang

terjadi pada Kuki Mie Resto di Purworejo. Dalam pengolahan data transaksi pada Kuki

Mie Resto di Purworejo masih kurang efektif dan efisien sehingga mengakibatkan

keterlambatan laporan keuangan dan sering terjadi kesalahan pencatatan transaksi.

Teknologi komputer memiliki kemampuan untuk mendukung pembentukan informasi

Akuntansi (SIA) yang mampu menyerap data, mengolah dengan prosedur tertentu,

menyajikan data secara cepat dan tepat juga mendistribusikan kepada pihak-pihak yang

berkepentingan.

Melihat hal yang seperti itu, untuk memenuhi kebutuhan pada Kuki Mie Resto

dibutuhkan suatu teknologi informasi yang lebih optimal dan telah terkomputerisasi,

sehingga nantinya dapat memberikan solusi yang tepat untuk kelancaran dalam

pengolahan data transaksi pada Kuki Mie Resto secara optimal.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Definisi Sistem

Pada dasarnya sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan

bertanggung jawab untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output), guna

mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Sedangkan definisi lain adalah suatu kesatuan

yang terdiri dari elemen-elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran

informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Banyak ahli mengajukan

konsep sistem dengan deskripsi yang berbeda, tetapi pada prinsipnya hampir sama

dengan konsep dasar sistem umumnya.

2.2 Definisi Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya, dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat

mendatang.1

Sedangkan definisi lain mengatakan informasi sebagai kenyataan atau

bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan bisnis.

2.3 Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang

dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk

organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

2.4 Definisi Akuntansi

Akuntansi didefinisikan sebagai seni mencatat, menggolongkan dan meringkas

transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara tertentu dan dalam bentuk

satuan uang, serta menafsirkan hasil-hasilnya. Definisi lain menyatakan bahwa akuntansi

adalah suatu jasa. Fungsinya menyajikan informasi kuantitatif tentang lembaga-lembaga

ekonomi, terutama yang bersifat keuangan, yang bertujuan agar berguna di dalam

pengambilan keputusan ekonomis.

Gambar 2.1 Proses Akuntansi

1 Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, C.V Andi Offset Yogyakarta, Hal 31

Proses

Pencatatan

Proses

Penggolongan

Proses

pelaporan

Proses

peringkasan

Bukti

Transaksi

Jurnal Buku Besar Laporan

Keuangan

2.5 Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem informasi yang mengubah

data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.2

2.6 Konsep Dasar Basis Data

2.6.1 Pengertian Basis Data

Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara

bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak

perlu suatu kerangkapan data dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk

digunaka dan ditampilkan kembali, dapat disimpan tanpa mengalami

ketergantungan pada program aplikasi secara optimal, serta disimpan

sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat

dilakukan dengan mudah dan terkontrol.3

2.6.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah konsep yang

mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan dan didasarkan pada persepsi

dari sebuah dunia nyata yang terdiri dari sekumpulan objek, disebut entiti dan

relasi diantara objek-objek tersebut.

Tabel 2.1 Elemen-elemen ERD dan Simbolnya

Simbol Nama

Entitas, adalah suatu objek yang didefinisikan

dalam lingkungan pemakai

Relasi, menunjukkan adanya hubungan di

antara sejumlah entitas yang berbeda

Atribut, berfungsi mendeskripsikan karakter

entitas. (atribut yang berfungsi sebagai primary

key diberi garis bawah)

Garis, sebagai penghubung antara relasi

dengan entitas, relasi dan entitas dengan

atribut

2 Kusrini dan Andi Koniyo, Tuntunan Praktis membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan

Visua Basic dan Microsoft SQL Server, C.V Andi Offset Yogyakarta, Hal 10 3 Ibid, Hal140

2.7 Konsep Permodelan Sistem

2.7.1 Flowchart

Flowchart (bagan alir) adalah bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow)

di dalam program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama

sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

Tabel 2.2 Simbol-simbol pada Flowchart

Simbol

Fungsi

Dokumen / Arsip.

Proses, suatu yang menunjukkan

setiap pengolahan yang dilakukan

oleh komputer.

Input dengan keyboard.

Multiple dokumen.

Connector, suatu prosedur akan

masuk atau keluar melalui simbol

ini di dalam lembar yang sama.

Arus, simbol ini digunakan untuk

menggambarkan arus proses dari

suatu kegiatan lain.

Hard disk storage, input/output

yang menggunakan harddisk.

2.7.2 DFD

DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, baik sistem

lama maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan

fisik dimana data tersebut berada.

Tabel 2.3 Simbol-simbol DFD

Gane/Sarson Keterangan

Entitas eksternal, dapat berupa orang/unit

terkait yang berinteraksi dengan sistem tetapi

di luar sistem.

Orang, unit yang mempergunakan atau

melakukan transformasi data. Komponen

fisik tidak diidentifikasikan.

Aliran Data Aliran data dengan arah khusus dari sumber

ke tujuan.

Data Store

Penyimpanan data atau tempat daa direfer

oleh proses.

2.8 Perangkat Lunak yang Digunakan

2.8.1 Microsoft SQL Server 2012

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data rasional

(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa Kueri utamanya adalah Transact-SQL yang

merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh

Microsoft dan Sybase.

2.8.2 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft

Windows secara cepat dan mudah.4 Visual basic menyediakan tool untuk

membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik

untuk keperluan pribadi maupun keperluan perusahaan/instansi dengan sistem

yang lebih besar.

3. TINJAUAN UMUM

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

Kuki Mie Resto didirikan pada awal tahun 2013. Resto ini terletak di Jl.

KH Ahmad Dahlan No. 88 Purworejo. Letaknya cukup strategis di pinggir jalan,

4Andi Sunyoto, Pemrograman Database dengan Visual Basic & Microsoft SQL, C.V Andi Offset

Yogyakarta, Hal 1

Entitas

Eksternal

Proses

dekat dengan pasar induk Baledono Purworejo, sehingga mudah dijangkau.

Pemilik sekaligus pemimpin atau pengelola Kuki Mie Resto adalah bapak

Nathanael Sutejo Sarwono.

Resto ini beroperasi 6 hari dalam satu minggu, di resto ini ada berbagai

menu olahan mie dan ayam serta minum-minuman. Pembayaran yang dilakukan

oleh konsumen dilakukan secara tunai.

Pencatatan keuangan dalam resto ini dilakukan dengan cara menulis

seluruh transaksi ke dalam jurnal di sebuah buku, kemudian ke dalam buku

besar, dan menyusun keuangannya. Laporan keuangan dan manajerial inilah

yang digunakan oleh pemilik resto untuk menganalisa perkembangan usaha

yang sedang berjalan untuk mengambil keputusan. Struktur perusahaan yang

tersusun baik dapat membantu memperlancar aktivitas perusahaan.

3.2 Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan

3.2.1 Visi

1. Menjadi resto yang menyajikan makanan yang berkualitas sehingga dapat

memuaskan konsumen.

3.2.2 Misi

1. Meningkatkan pelayanan terhadap konsumen.

2. Mencari konsumen sebanyak-banyaknya demi kelangsungan usaha agar

tetap stabil.

3.2.3 Tujuan

1. Mendapatkan keuntungan dari usaha yang dijalankan.

2. Dapat mensejahterakan karyawan.

3.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Pemilik/pemimpin

Karyawan

3.4 Sistem yang Berjalan

Gambar 3.2 Sistem yang Berjalan

Laporan keuangan

Data pembelian

tunai

Pencatatan pembelian tunai

Buku pembelian tunai

Data penjualan

tunai

Pencatatan penjualan tunai

Buku penjualan tunai

Pengolahan data transaksi

Pembuatan laporan keuangan

4. PEMBAHASAN

4.1 Rancangan Sistem yang Diusulkan

4.1.1 Flowchart yang Diusulkan

Gam

bar

4.1

Flo

wch

art

yan

g d

iusu

lkan

4.2 DFD yang Diusulkan

4.2.1 DFD Level 0

Gambar 4.2 DFD Level 0

4.2.2 DFD Level 1

Gambar 4.3 DFD Level 1

4.3 Perancangan Basis Data

4.3.1 Entity Relationship Diagram

Gam

bar

4.4

ER

D

4.3.2 Hubungan Antar-tabel

Gambar 4.5 Hubungan Antar-tabel

4.4 Manual Program

Manual program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan

batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk tentang bagaimana cara

penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows. Fungsi

dari manual program adalah memberikan keterangan berupa tampilan program yang

sudah jadi agar user dapat mengenal program aplikasi.

4.4.1 Form Login

From Login digunakan untuk masuk kedalam menu utama. Hanya pengguna

yang mengetahui passwordnya yang bisa masuk, sehingga keamanan dapat

terjaga. Dalam hal ini pengguna tersebut adalah pemilik resto.

Gambar 4.6 Form Login

4.4.2 MDI Form

Dalam form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam

sistem informasi akuntansi tersebut.

Gambar 4.7 MDI Form

4.4.3 Form Transaksi

Form Transaksi digunakan untuk mengolah data transaksi.

Gambar 4.8 Form Transaksi

4.4.4 Laporan Jurnal Umum

Laporan jurnal umum ini menampilkan data jurnal umum secara keseluruhan

berdasarkan periode tertentu.

Gambar 4.9 Laporan Jurnal Umum

4.4.5 Laporan Neraca

Laporan neraca menampilkan data neraca pada periode tertentu.

Gambar 4.10 Laporan Neraca

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian pada Kuki Mie Resto, maka dapat disimpulkan bahwa :

1. Untuk membuat sistem informasi akuntansi pada Kuki Mie Resto diperlukan

langkah-langkah yaitu meneliti masalah yang ada, melakukan wawancara,

mengumpulkan landasan teori yang terkait dengan penelitian, melakukan

perancangan DFD dan ERD, melakukan implementasi database dan interface

serta melakukan pengujian terhadap program.

2. Proses pencatatan, pengolahan data dan pembuatan laporan-laporan menjadi

lebih cepat.

3. Penerapan sistem informasi akuntansi ini mampu meningkatkan kinerja.

5.2 Saran

Dalam pembuatan aplikasi sistem informasi akuntansi pada Kuki Mie Resto masih

terdapat beberapa kekurangan. Penulis berusaha untuk mengajukan beberapa pemikiran

berupa saran sebagai pertimbangan, antara lain :

1. Agar dilakukan perawatan berkala baik perawatan perangkat lunak maupun

perawatan perangkat keras yang berhubungan dengan aplikasi ini.

2. Pada sistem ini belum ada sistem untuk menghitung retur pembelian, diharapkan

jika Kuki Mie Resto telah berkembang, sistem perhitugan retur pembelian dapat

ditambahkan.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif.2007. Analisis dan perancangan sistem informasi.Yogyakarta:Andi Offset.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Kristanto, Andri. 2003. Perancangan sistem informasi dan aplikasinya. Yogyakarta: Gava

Mediauf.

Kusrini & Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi

dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server.Yogyakarta:Andi Offset.

Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:

Graha Ilmu.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic & Microsoft

SQL.Yogyakarta:Andi Offset.

Sutrisno.2006. Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan.Yogyakarta:Ekonisia

Wahyono, Teguh. 2004. Sistem informasi konsep dasar, analisis desain dan

implementasi.Yogyakarta: Graha Ilmu.