PERANCANGAN SISTEM DATABASE UNTUK PENGENDALIAN …

PERANCANGAN SISTEM DATABASE

UNTUK PENGENDALIAN PERSEDIAAN

BAHAN BAKU DI LABORATORIUM

RESEARCH AND DEVELOPMENT PT MANE

INDONESIA

Oleh

Lutfie Fahrizal Syah

004201405023

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Akademik

Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu

pada Fakultas Teknik

Program Studi Teknik Industri

2018

i

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

Skripsi berjudul “Perancangan Sistem Database untuk

Pengendalian Persediaan Bahan Baku di Laboratorium Research

and Development PT MANE INDONESIA” yang disusun dan

diajukan oleh Lutfie Fahrizal Syah sebagai salah satu persyaratan

untuk mendapatkan gelar sarjana Strata Satu (S1) pada Fakultas

Teknik telah ditinjau dan dianggap memenuhi persyaratan sebuah

skripsi. Oleh karena itu, saya merekomendasikan skripsi ini untuk

maju sidang.

Cikarang, Indonesia, 19 Februari 2018

Anastasia Lidya Maukar, S.T, M.Sc, M.MT

ii

LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS

Saya menyatakan bahwa skripsi berjudul “Perancangan Sistem

Database untuk Pengendalian Persediaan Bahan Baku di

Laboratorium Research and Development PT MANE

INDONESIA” adalah hasil dari pekerjaan saya dan seluruh ide,

pendapat atau materi dari sumber lain telah dikutip dengan cara

penulisan referensi yang sesuai.

Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan jika pernyataan

ini tidak sesuai dengan kenyataan maka saya bersedia menanggung

sanksi yang akan dikenakan pada saya.

Cikarang, Indonesia, 19 Februari 2018

Lutfie Fahrizal Syah

iii

LEMBAR PENGESAHAN

PERANCANGAN SISTEM DATABASE

UNTUK PENGENDALIAN PERSEDIAAN

BAHAN BAKU DI LABORATORIUM

RESEARCH AND DEVELOPMENT PT MANE

INDONESIA

Oleh

Lutfie Fahrizal Syah

ID No. 004201405023

Disetujui Oleh

Anastasia Lidya Maukar, S.T, M.Sc, M.MT

Dosen Pembimbing

Ir Andira Taslim, MT

Kepala Program Studi Teknik Industri

i

iv

ABSTRAK

Persediaan atau inventory memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional

sebuah perusahaan. Persediaan memerlukan penanganan sistematis untuk

memastikan kelangsungan operasional perusahaan. Salah satu persediaan yang

penting adalah bahan baku, ketersediaan dan kualitas bahan baku menjadi kunci

dalam proses produksi untuk menghasilkan produk akhir yang berkualitas. Bahan

baku fragrances merupakan bahan baku yang memiliki masa kadaluarsa dan

tempat penyimpanan khusus sesuai dengan karakteristiknya masing-masing.

Kualitas bahan baku fragrance dapat menurun seiring berjalannya waktu, baik

dari kualitas fisik maupun kualitas kimiawi yang terkandung di dalamnya.

Laboratorium Research and Development (RnD) Fragrance di PT MANE

INDONESIA belum memiliki sistem manajemen persediaan bahan baku yang

baik, sehingga ditemukan sebanyak 36.92 % bahan baku kadaluarsa dari jumlah

total bahan baku yang tersimpan di ruang persediaan. Oleh karena itu diperlukan

sistem manajemen persediaan yang saling terhubung antara departemen gudang

pusat (CSD), QC, dan RnD yang bekerja secara otomatis memberikan informasi

lengkap mengenai bahan baku yang ada di laboratorium RnD fragrance

khususnya untuk bahan baku yang akan kadaluarsa, sehingga tidak akan ada lagi

bahan baku kadaluarsa yang tersimpan di persediaan. Sistem dibuat dengan

menggunakan pendekatan System Development Life Cycle (SDLC) dengan

langkah Planning, Analysis, Design, dan Implementation

Kata Kunci : Sistem manajemen persediaan bahan baku, Bahan baku

Fragrances, sistem informasi, System Development Life Cycle

v

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa karena

atas rahmat dan hidayah-Nya penulis mampu menyelesaikan penyusunan skripsi.

Laporan skripsi ini berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, metode

penelitian, tujuan penelitian, tinjauan pustaka, analisis data, serta kesimpulan dan

saran.

Terima kasih yang sebesar-sebesarnya kepada semua pihak yang telah membantu

penyelesaian skripsi ini, khususnya kepada:

1. Kedua orang tua yang selalu memberikan support baik moril maupun

materil.

2. Ibu Anastasia Lidya Maukar, S.T, M.Sc, M.MT, selaku dosen pembimbing

skripsi.

3. Ibu Ir. Andira Taslim, MT, selaku kepala program studi teknik industri di

President University.

4. Atika Nul Hakim, Retno Tyas Indarti, Nofrita, dan Riki Juniardo yang

selalu memberikan support.

5. Team EVENTIDE, Fauzi, Iqbal, Heri, dan Restian.

6. Endri Setiawan dan Rekan kerja di PT MANE INDONESIA.

7. Teman-teman seperjuangan di President University.

Akhir kata, semoga laporan skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak

terkait. Laporan skripsi yang penulis kerjakan tentunya masih memiliki banyak

kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak

sangat penulis harapkan.

Cikarang, 19 Februari 2018

Penulis

vi

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING ........................................................ iv

LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS ......................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................... iii

ABSTRAK ............................................................................................................. iv

KATA PENGANTAR .............................................................................................. v

DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. x

DAFTAR ISTILAH .............................................................................................. xii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah .................................................................................... 2

1.3. Tujuan Penelitian ...................................................................................... 2

1.4. Batasan Masalah ....................................................................................... 3

1.5. Asumsi ...................................................................................................... 3

1.6. Sistematika Penulisan ............................................................................... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 5

2.1. Manajemen Persediaan Bahan Baku ........................................................ 5

2.1.1 Persediaan Bahan Baku ..................................................................... 5

2.1.2 Fungsi Persediaan .............................................................................. 5

2.1.3 Klasifikasi Persediaan ........................................................................ 6

2.1.4 Biaya Persediaan ................................................................................ 7

2.1.5 Persediaan Deteriorasi ....................................................................... 9

2.1.6 Sistem Persediaan untuk Bahan Tidak Tahan Lama ........................ 10

2.2. System Development Life Cycle ............................................................. 10

2.2.1 Planning .......................................................................................... 11

2.2.2 Analysis ............................................................................................ 11

2.2.3 Design ............................................................................................. 12

2.2.3.1 Perancangan User Interface……………………………………....... 13

vii

2.2.3.2 Perancangan Input……………………………………………........... 14

2.2.3.3 Perancangan Output…………………………………………........... 15

2.2.3.4 Perancangan Database…………………………………….............. 16

2.2.4 Implementation ................................................................................ 23

2.2.5 Maintenance ..................................................................................... 24

2.3. Bahan Baku Fragrance ........................................................................ 24

BAB III METODOLOGI PENELITIAN .............................................................. 26

3.1. Metodologi Penelitian ........................................................................... 26

3.1.1 Pengamatan Awal ............................................................................. 27

3.1.1.1 Populasi dan Sampel……...……………………………………....... 27

3.1.2 Identifikasi Masalah ......................................................................... 27

3.1.3 Studi Literatur .................................................................................. 27

3.1.4 Pengumpulan Data ........................................................................... 28

3.1.5 Pengolahan dan Analisa Data .......................................................... 28

3.1.6 Simpulan dan Saran ......................................................................... 28

3.2. Kerangka Penelitian ............................................................................... 28

BAB IV PENGOLAHAN DATA & ANALISIS ................................................... 33

4.1. Planning ................................................................................................. 33

4.1.1 Identifikasi Masalah dan Penyebab ................................................. 33

4.1.2 Identifikasi Titik Keputusan ............................................................ 34

4.1.3 Menentukan Kebutuhan Pengguna (User Needs) ............................ 35

4.1.4 Perencanaan Pembuatan Sistem ....................................................... 36

4.2. Analysis ................................................................................................. 36

4.2.1 Product Development ....................................................................... 36

4.2.2 Bahan Baku Fragrance .................................................................... 39

4.2.3 Kondisi Awal Sistem ........................................................................ 41

4.2.4 Sistem yang Diajukan ...................................................................... 48

4.2.5 Decision Tree ................................................................................... 50

4.2.6 Data Flow Diagram ......................................................................... 52

4.2.7 Data Dictionary ............................................................................... 60

4.3. Design .................................................................................................... 63

4.3.1 Perancangan User Interface (UI) ..................................................... 63

viii

4.3.2 Perancangan Input ............................................................................ 64

4.3.3 Perancangan Output ......................................................................... 67

4.3.4 Perancangan Database ..................................................................... 71

4.3.4.1 Entity Relationship Diagram ............................................... 71

4.4. Implementation ...................................................................................... 76

4.4.1 Petunjuk Penggunaan ....................................................................... 76

4.4.2 Software Documentation .................................................................. 76

4.4.3 Evaluasi Hasil .................................................................................. 83

4.4.3.1 Perbandingan Kondisi Sistem Setelah Perbaikan ............... 83

4.4.3.2 Analisis Kebutuhan Pengguna ........................................... 88

4.4.3.3 Hasil Penerapan Sistem ...................................................... 92

4.4.3.4 Kesulitan dan Kelemahan Sistem ...................................... 94

BAB V SIMPULAN DAN SARAN ..................................................................... 98

5.1. Simpulan ................................................................................................ 98

5.2. Saran ...................................................................................................... 98

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 99

LAMPIRAN 1 LOKASI PENYIMPANAN BAHAN BAKU ............................ 101

LAMPIRAN 2 KAMUS DATA .......................................................................... 109

LAMPIRAN 3 PETUNJUK PENGGUNAAN .................................................... 117

LAMPIRAN 4 SOFTWARE DOCUMENTATION .............................................. 124

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Gantt Chart Perencanaan Perancangan Sistem .................................... 29

Tabel 4. 1 Gantt Chart Perencanaan Perancangan Sistem .................................... 36

Tabel 4. 2 Waktu Pencarian Bahan Baku .............................................................. 46

Tabel 4. 3 Kelemahan Sistem Saat Ini .................................................................. 47

Tabel 4. 4 Kamus Data Inventory Management System ........................................ 60

Tabel 4. 5 Kamus Data Arus Data Bahan Baku .................................................... 61

Tabel 4. 6 Kamus Data Data Store Bahan Baku ................................................... 62

Tabel 4. 7 Kamus Data Entitas CSD ..................................................................... 62

Tabel 4. 8 Rancangan Tabel Master Product ........................................................ 74

Tabel 4. 9 Rancangan Tabel Product Information................................................. 74

Tabel 4.10 Rancangan Tabel Check QC ................................................................ 74

Tabel 4.11 Rancangan Tabel Check Expire ........................................................... 74

Tabel 4.12 Rancangan Tabel Request RnD ........................................................... 74

Tabel 4.13 Rancangan Tabel RnD Storage ........................................................... 74

Tabel 4.14 Matrix Hubungan Arus Data dan Entitas ............................................ 75

Tabel 4.15 Perbandingan Waktu Pencarian Bahan Baku ..................................... 94

Tabel 4.16 Perbandingan Sistem Sebelumnya dengan Sistem Baru ..................... 96

Tabel 4.17 Deliverables dari Setiap Tahap SDLC ................................................ 97

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Klasifikasi Sistem Persediaan Tidak Tahan Lama ............................. 9

Gambar 2. 2 System Development Life Cycle ........................................................ 11

Gambar 2. 3 Siklus Hidup Database..................................................................... 18

Gambar 3. 1 Metodologi Penelitian ...................................................................... 26

Gambar 3. 2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem................................................ 31

Gambar 3. 3 Alur Proses Penelitian Perancangan Sistem ..................................... 32

Gambar 4. 1 Alur Product Development ............................................................... 38

Gambar 4. 2 Bahan Baku Fragrance .................................................................... 39

Gambar 4. 3 Alur Proses Kedatangan Bahan Baku............................................... 42

Gambar 4. 4 Alur Proses Permintaan Bahan Baku ............................................... 44

Gambar 4. 5 Bahan Baku yang Sudah Kadaluarsa ............................................... 45

Gambar 4. 6 Mekanisme Sistem yang Diajukan ................................................... 49

Gambar 4. 7 Decision Tree Sistem Persediaan Rnd Fragrance ............................ 51

Gambar 4. 8 Data Flow Diagram Sebelum Perbaikan ......................................... 53

Gambar 4. 9 Context Diagram Sistem yang Diusulkan ........................................ 54

Gambar 4.10 DFD Level 0 Sistem yang Diusulkan .............................................. 55

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses ke 1 ................................................................ 58

Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses ke 3 ................................................................ 58

Gambar 4.13 DFD Level 1 Proses ke 6 ................................................................ 59

Gambar 4.14 DFD Level 1 Proses ke 7 ................................................................ 59

Gambar 4.15 Tampilan Menu dari Inventory Management System ...................... 63

Gambar 4.16 Form Login Aplikasi Inventory Management System ..................... 64

Gambar 4.17 Form Request Bahan Baku .............................................................. 65

Gambar 4.18 Form Request Bahan Baku .............................................................. 65

Gambar 4.19 Form Add Bahan Baku .................................................................... 66

Gambar 4.20 Output Daftar Permintaan Bahan Baku ........................................... 68

Gambar 4.21 Output Daftar Permintaan Bahan Baku yang Sudah Terpenuhi ...... 69

Gambar 4.22 Output Daftar Persediaan Bahan Baku............................................ 69

Gambar 4.23 Output Daftar Pemakaian Bahan Baku ........................................... 70

xi

Gambar 4.24 Model Data Konseptual ................................................................... 71

Gambar 4.25 Model Data Fisik ............................................................................. 73

Gambar 4.26 Tabel Master Product ...................................................................... 76

Gambar 4.27 Tabel Product Information .............................................................. 77

Gambar 4.28 Tabel Lot Number ............................................................................ 77

Gambar 4.29 Tabel RnD Storage .......................................................................... 78

Gambar 4.30 Tabel Orders .................................................................................... 78

Gambar 4.31 Tabel Order Details ......................................................................... 79

Gambar 4.32 Tabel Location ................................................................................. 79

Gambar 4.33 Tabel QC Extend ............................................................................. 80

Gambar 4.34 Tabel Order Status ........................................................................... 80

Gambar 4.35 Hubungan Antar Tabel..................................................................... 82

Gambar 4.36 Alur Proses Permintaan Bahan Baku Sebelum Perbaikan ............ 83

Gambar 4.37 Alur Proses Permintaan Bahan Baku Setelah Perbaikan ................ 84

Gambar 4.38 Data Flow Diagram Sebelum Perbaikan ........................................ 86

Gambar 4.39 Data Flow Diagram Setelah Perbaikan .......................................... 87

Gambar 4.40 Pemberitahuan Status Kadaluarsa Persediaan Bahan Baku ............ 89

Gambar 4.41 Pencarian Lokasi Penyimpanan Bahan Baku .................................. 90

Gambar 4.42 Daftar Permintaan Bahan Baku ....................................................... 91

Gambar 4.43 Jumlah Pemakaian Bahan Baku ...................................................... 92

Gambar 4.44 Perbandingan Jumlah Bahan Baku Kadaluarsa ............................... 93

xii

DAFTAR ISTILAH

Attribut : properti dari entitas

Candidate Key : Set atribut minimal yang secara unik mengidentifikasi

setiap kemunculan daritipe entitas

Composite key : Sebuah candidate key yang terdiri dari dua atau lebih

atribut

Compound : Proses mencampurkan bahan baku penyusun menjadi

suatu fragrance atau flavor

Data Store : Tempat penyimpanan data yang ada dalam sistem. Data

store dapat disimbolkan dengan sepasang dua garis

sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi samping

terbuka. Proses dapat mengambil data dari atau

memberikan data ke database

Dependent Entity : Entitas yang keberadaannya bergantung pada

keberadaan himpunan entitas lain.

Deteriorasi : Kemunduran atau penurunan mutu dari suatu bahan atau

produk

Economic Order

Quantity

: Tingkat persediaan yang meminimalkan total biaya

menyimpan persediaan dan biaya pemesanan.

Enfleurage : Metode pengambilan (ekstraksi) minyak atsiri dengan

bantuan lemak dingin sebagai adsorbennya

Entity : Sekelompok objek dengan sifat yang sama, yang

diidentifikasi oleh perusahaan serta memiliki eksistensi

yang independen

External Entity : Entitas yang berada di luar sistem yang memberikan

data kepada sistem (source) atau yang menerima

informasi dari sistem (sink)

Flavor : Pikiran atau gagasan terhadap rasa, penciuman (aroma),

dan Somatosensorik (Semacam sistem Indra yang

mendeteksi Pengalaman sensasi seperti sentuhan atau

tekanan, Thermal (sensasi panas/dingin), Iritation

xiii

(Sensasi mengiritasi), dan tactile (Sensasi permen

meledak)

Flavorist : Sebutan untuk orang yang berprofesi sebagai pencipta

flavor

Flow Chart : Suatu bagan dengan simbol-simbol tertentu yang

menggambarkan urutan proses secara mendetail dan

hubungan antara suatu proses (instruksi) dengan proses

lainnya dalam suatu program.

Foreign Key : Atribute (atau satu set atribute) yang melengkapi satu

relationship (hubungan) yang menunjukkan ke

induknya

Fragrance : Campuran minyak dan senyawa aroma pelarut dan

filsaktif untuk memberikan aroma wangi pada suatu

produk

Nature identical : Mengkreasikan suatu flavor yang ada di alam dengan

memiliki rumus kimia dan rasa yang sama dengan yang

ada di alam

Nomor Lot : Penandaan yang terdiri dari angka atau huruf atau

gabungan keduanya, yang merupakan tanda pengenal

suatu batch produk/bahan, yang memungkinkan

penelusuran kembali riwayat lengkap pembuatan batch

tersebut, termasuk seluruh tahap produksi, pengawasan

dan distribusi

Perfumer : Sebutan untuk orang yang berprofesi sebagai pencipta

parfum

Primary Key : Field kunci/utama dari suatu tabel yang menunjukkan

bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi

dengan data yang sama, dengan kata lain Primary key

menjadikan tiap record memiliki identitas sendiri-

sendiri yang membedakan satu sama lainnya (unik)

Quality Control : Prosedur atau satu set prosedur yang dimaksudkan

untuk memastikan bahwa produk yang diproduksi atau

xiv

jasa yang dilakukan menganut satu set kriteria kualitas

atau memenuhi persyaratan klien dan pelanggan

Query : Perintah yang dapat digunakan untuk mengakses

maupun memanipulasi dan mengolah data pada

database

Reorder Point : Batas/titik jumlah pemesanan kembali

Safety Stock : Istilah yang digunakan oleh logistik untuk

menggambarkan tingkat stok ekstra yang dipertahankan

untuk mengurangi risiko stockouts (kekurangan bahan

baku atau kemasan) karena ketidakpastian pasokan dan

permintaan

Trial : Uji coba suatu produk

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perubahan tren dan perilaku konsumen yang sangat cepat menuntut para

pengusaha baik yang bergerak di bidang jasa maupun manufakturing untuk terus

berinovasi tanpa henti. Inovasi dilakukan untuk dapat tetap bertahan di era

globalisasi ini, oleh karena itu perusahaan harus memiliki departemen khusus

yang ahli dalam pengembangan produk.

Research and Development (RnD) merupakan departemen yang memiliki tugas

untuk melakukan riset dan pengembangan produk perusahaan. Departemen RnD

dalam perusahaan manufakturing memiliki peranan yang sangat penting,

khususnya dalam bidang Fragrance dan Flavor yang perubahan trennya sangat

cepat. Untuk memenuhi kebutuhan konsumen yang sangat variatif diperlukan

tahap-tahap experiment mulai dari menentukan kebutuhan konsumen, pembuatan

formula atau formulasi, pemilihan bahan baku yang tepat, hingga proses

pengaplikasian Fragrance dan Flavor pada produk akhir sampai memenuhi

spesifikasi dan kebutuhan konsumen. Bahan baku merupakan komponen penting

dalam pembuatan Fragrance dan Flavor, oleh karena itu pemilihan bahan baku

yang baik akan mempengaruhi kualitas akhir dari produk Fragrance dan Flavor.

Faktor penentu kualitas produk Fragrance dan Flavor yang akan menjadi fokus

pada penelitian ini adalah kualitas dan sistem penyimpanan bahan baku yang

diterapkan di PT MANE INDONESIA. PT MANE INDONESIA merupakan

salah satu perusahaan industri yang bergerak dalam bidang Fragrance and Flavor

yang berasal dari Negara Prancis. 90% bahan baku dalam proses produksi

merupakan barang impor.

Terdapat kurang lebih 3.000 jenis bahan baku yang digunakan oleh PT MANE

INDONESIA dalam memproduksi Fragrance dan Flavor. Bahan baku ini

2

dikategorikan menjadi 3, yaitu bahan alami, identik, dan sintesis. Setiap bahan

baku memiliki masa kadaluarsa yang bervariasi dan kondisi penyimpanan yang

berbeda-beda sesuai dengan karakteristiknya.

Saat ini PT MANE INDONESIA khususnya departmen RnD fragrance belum

memiliki sistem yang dapat mengontrol stok bahan baku, sehingga seringkali

ditemukan bahan baku yang sudah melewati masa kadaluarsa masih tersimpan

dan dipakai di dalam ruang persediaan. Sebanyak 36.92 % dari total bahan baku

yang ada di ruang penyimpanan sudah berstatus kadaluarsa. Bahan baku yang

sudah kadaluarsa tentu memiliki penurunan kualitas atau bahkan mengalami

perubahan karakteristik baik dari warna maupun aromanya terutama untuk bahan

baku alami yang bersifat organik.

Sistem manajemen persediaan bahan baku yang saat ini diterapkan masih bersifat

manual dan tidak ada pendataan terhadap bahan baku yang datang dari gudang

pusat sehingga membutuhkan waktu dan tenaga ekstra untuk melakukan

pengecekan bahan baku mengingat jumlah bahan baku yang tidak sedikit,

sehingga diperlukan sistem yang dapat memberikan informasi bahan baku yang

ada di ruang persediaan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka permasalahan

dalam kasus ini dapat dirumuskan sebagai berikut:

Bagaimana rancangan basis data yang dapat memberikan informasi lengkap

mengenai bahan baku yang ada di ruang persediaan sehingga tidak lagi ditemukan

bahan baku yang sudah kadaluarsa?

1.3 Tujuan

Tujuan utama dari penelitian ini adalah untuk merancang dan membuat sistem

basis data untuk penyelesaian permasalahan mengatasi banyaknya bahan baku

yang kadaluarsa di ruang persediaan laboratorium RnD fragrance di PT MANE

INDONESIA.

3

1.4 Batasan Masalah

Dengan keterbatasan waktu dan sumber daya dalam penelitian ini, penulis

membuat beberapa batasan masalah, diantaranya :

1. Data yang digunakan adalah data bahan baku yang ada di departmen RnD

fragrance sebanyak kurang lebih 1.500 bahan baku, data bahan baku dari

departemen gudang pusat (CSD), dan data hasil pengecekan dari

departemen QC.

2. Sistem yang dibuat berfokus pada departemen RnD fragrance.

3. Aspek yang diteliti adalah perbandingan jumlah temuan bahan baku

kadaluarsa serta waktu pencarian bahan baku sebelum sistem dibuat dan

setelah dibuat.

4. Pengembangan sistem berupa software untuk single user.

5. Biaya untuk pembuatan sistem mulai dari perencanaan hingga

implementasi sistem tidak diperhitungkan, seluruh tahap dalam

pengembangan sistem ini menggunakan sumber daya yang sudah tersedia.

1.5 Asumsi

Asumsi dalam perancangan sistem ini adalah :

1. Bahan baku yang kadaluarsa sudah tidak bisa diperpanjang masa

kadaluarsanya.

1.6 Sistematika Penulisan

BAB I Pendahuluan

Terdiri dari latar belakang permasalahan dari project penelitian

yang dilakukan, rumusan masalah berdasarkan latar belakang,

tujuan dilakukannya penelitian, batasan-batasan masalah serta

asumsi yang digunakan dalam penelitian.

BAB II Tinjauan Pustaka

Bab yang berisikan dasar-dasar teori tentang bahan baku fragrance,

persediaan (inventory), System Development Life Cycle (SDLC),

4

Database Management System (DBMS), dan Decision Support

System untuk menunjang penelitian ini.

BAB III Metodologi Penelitian

Bab yang berisikan alur dari penelitian yang dilakukan. Terdiri dari

perencanaan, analisis, perancangan, implementasi, dan evaluasi.

BAB IV Data dan Analisis

Terdiri dari data observasi kondisi awal yaitu jumlah bahan baku

yang kadaluarsa, data flow permintaan bahan baku, dan database

bahan baku fragrance untuk pembuatan sistem database

terintegrasi.

BAB V Simpulan dan Saran

Berisikan simpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan dan

juga saran baik bagi perusahaan maupun pembaca secara umum.

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen Persediaan Bahan Baku

Indrajit (2003) mengemukakan bahwa persediaan atau inventory adalah pos yang

besar dan penting terutama dalam perusahaan yang bergerak di bidang industri

manufaktur, karena memiliki peranan yang berpengaruh terhadap keuntungan

perusahaan dan menentukan kelanjutan dari aktifitas perusahaan, sehingga

perusahaan harus memiliki sistem manajemen yang baik bagi persediaan agar

dapat meminimalisir kerugian yang mungkin terjadi.

2.1.1 Persediaan Bahan Baku

Bahan baku merupakan komponen penting dalam suatu perusahaan manufaktur,

karena disini terletak langkah pertama dalam melakukan proses produksi.

Sedangkan persediaan atau inventory bahan baku merupakan bahan atau material

yang digunakan dalam proses produksi yang disimpan untuk waktu tertentu sesuai

dengan kebutuhan dan kapasitas produksi. Bahan baku bisa didapatkan dari

sumber-sumber daya alam maupun dari perusahaan yang memproduksi bahan

baku (supplier).

Persediaan bahan baku harus memiliki sistem untuk mengaturnya, sistem tersebut

antara lain sistem penyimpanan, sistem kontrol kuantitas dan kualitas, dan sistem

keluar masuk bahan baku dari atau ke dalam gudang penyimpanan.

2.1.2 Fungsi Persediaan

Permintaan produksi barang yang tidak menentu menjadi salah satu faktor dalam

menentukan jumlah persediaan di gudang. Aktifitas produksi tidak dapat berjalan

tanpa adanya persediaan khususnya bahan baku pada saat dibutuhkan. Adanya

persediaan atau inventory dalam suatu perusahaan manufaktur memiliki beberapa

fungsi, diantaranya :

1. Mengatasi adanya ketidakpastian permintaan barang.

6

2. Memenuhi kebutuhan secara berkelanjutan.

3. Menjaga agar produksi dapat tetap berjalan.

4. Mengantisipasi terjadinya inflasi.

5. Memperoleh diskon terhadap jumlah persediaan yang dibeli.

6. Mengantisipasi perubahan permintaan dan penawaran.

2.1.3 Klasifikasi Persediaan

Dalam perusahaan manufaktur terdapat beberapa klasifikasi persediaan

berdasarkan pada beberapa aspek, yaitu :

1. Berdasarkan sumber atau pemasok

a. Inside supply, adalah barang atau bahan yang didapatkan dari dalam

perusahaan, artinya bahan baku tersebut dibuat oleh perusahaan itu

sendiri.

b. Outside supply, adalah barang atau bahan yang didapatkan dari

perusahaan lain sebagai pemasok atau vendor.

2. Berdasarkan permintaan

a. Permintaan tetap (constant demand), adalah permintaan dari suatu

barang yang kuantitasnya bersifat tetap sepanjang waktu.

b. Permintaan tidak tetap (variable demand), adalah permintaan yang

mengikuti pola suatu distribusi atau hsitoris permintaan sebelumnya.

c. Permintaan independen (independent demand), adalah permintaan

barang yang kuantitasnya tidak bergantung atau berhubungan dengan

barang lainnya.

d. Permintaan terikat (dependent demand), adalah permintaan suatu

barang yang kuantitasnya bergantung atau terikat langsung pada

kuantitas barang lainnya yang merupakan komponen penyusun atau

barang pada level di atasnya.

3. Berdasarkan frekuensi pemesanan

a. Pemesanan tunggal (single order), yaitu sistem persediaan barang yang

dilakukan dengan jumlah satu kali pemesanan.

7

b. Pemesanan berulang (repeat order), yaitu sistem pemesanan

persediaan barang yang dilakukan dengan jumlah pemesanan yang

berulang-ulang.

4. Berdasarkan waktu pemesanan

a. Perceptua,. yaitu pemesanan barang atau material yang dilakukan

ketika level persediaan berada di titik reorder point yang telah

ditentukan.

b. Periodic, merupakan pemesanan barang atau material yang dilakukan

pada suatu siklus waktu tertentu.

c. Material requirement planning, adalah sistem pemesanan persediaan

yang ditentukan apabila permintaan suatu barang bergantung pada

permintaan barang yang lainnya.

5. Berdasarkan lead time

a. Constant lead time, artinya lead time pengiriman barang yang dipesan

bersifat konsisten.

b. Variable lead time, artinya pengiriman barang berubah-ubah sesuai

dengan kondisi atau pola distribusi tertentu.

2.1.4 Biaya Persediaan

Dalam setiap perusahaan manufaktur pasti ada biaya yang harus dikeluarkan

untuk menjalankan perusahaannya, termasuk dalam hal persediaan. Biaya

persediaan dalam perusahaan manufaktur tidak dapat dihindari, namun dapat

diminimalisir jika perusahaan menerapkan sistem persediaan yang dapat mengatur

persediaan secara efektif dan efisien.

Beberapa komponen biaya yang ditimbulkan, antara lain :

1. Biaya pemesanan (ordering cost)

Merupakan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk memesan

sejumlah material atau barang. Seperti biaya untuk menghubungi vendor,

biaya pengurusan dokumen atau faktur, dan biaya ketika menerima dan

memeriksa barang yang dipesan.

2. Biaya pembelian (purchasing cost)

8

Biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk membeli sejumlah

barang, termasuk di dalamnya biaya pengiriman.

3. Biaya penyimpanan (carrying cost)

Merupakan biaya untuk menyimpan barang sebagai persediaan, seperti

sewa gudang penyimpanan dan biaya material handling.

4. Opportunity/stockout cost

Adalah biaya yang hilang ketika tidak bisa memenuhi permintaan

konsumen yang dikarenakan tidak memiliki persediaan baik barang jadi

maupun bahan baku.

5. Quality cost

Adalah biaya yang dihasilkan ketika kualitas suatu bahan atau material

yang dipesan tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.

2.1.5 Persediaan Deteriorasi

Persediaan barang, baik barang jadi maupun bahan baku memiliki 2 kelompok

besar, diantaranya :

1. Persediaan deteriorasi

Persediaan deteriorasi adalah bahan atau material yang mengalami

penurunan kualitas seiring dengan berjalannya waktu penyimpanan.

Penurunan kualitas ini termasuk kerusakan, penyusutan, cacat, dan

perubahan material baik secara fisik maupun kimiawinya. Contoh dari

persediaan deteriorasi adalah bahan makanan, darah, obat-obatan dan

bahan kimia organik. Penurunan ini dapat diakibatkan oleh beberapa

faktor diantaranya faktor lingkungan (suhu dan kelembaban), kondisi

penyimpanan, dan karakteristik material itu sendiri.

2. Persediaan usang (obsolescence)

Persediaan usang (obsolescence) adalah barang atau bahan yang nilainya

perlahan hilang atau menurun karena perkembangan teknologi atau adanya

inovasi produk baru dari kompetitor yang memiliki kualitas yang lebih

baik. Jenis barang seperti ini cepat mengalami penurunan harga yang

menyesuaikan trend pasar. Contoh untuk produk atau barang jenis ini

adalah barang-barang elektronik seperti handphone dan laptop.

9

Kedua jenis barang tersebut memiliki penanganan dan perlakuan yang berbeda,

perlu sistem managemen khusus yang dapat mengatur jumlah persediaan untuk

jenis tertentu agar kondisi persediaan tetap optimal baik dari segi kuantitas

maupun kualitas.

2.1.6 Sistem Persediaan untuk Bahan Tidak Tahan Lama

William dan Putuwo dalam Wienda (2009) menjelaskankan bahwa persediaan

untuk barang tidak tahan lama (perishable inventory) merupakan suatu bagian

penting dari teori umum persediaan, kadang-kadang teori ini lebih sulit dianalisis.

Ketidaktahanlamaan atau perishability adalah suatu fenomena yang terjadi

diberbagai sektor. Contohya di pasar, beberapa jenis bahan makanan baik

makanan jadi maupun bahan baku makanan harus dapat terjual sebelum melewati

batas masa kadaluarsanya atau sebelum bahan tersebut rusak. Contoh berikutnya

adalah di apotik dan rumah sakit, obat-obatan yang digunakan harus diperhatikan

masa kadaluarsanya, beberapa obat atau bahan medis seperti darah memilki waktu

yang singkat untuk masa kadaluarsanya.

(Sumber : William dan Putuwo dalam Wienda, 2009)

Gambar 2.1 Klasifikasi Sistem Persediaan Tidak Tahan Lama

10

Barang atau bahan tidak tahan lama (perishable item) memiliki cara penanganan

yang khusus baik dalam segi penyimpanan, pengemasan, dan perawatanya.

Barang tidak tahan lama biasanya berupa material yang memiliki kandungan

senyawa yang bersifat organik di dalamnya seperti: sayuran, buah-buahan, daging,

susu, dan telur. Perusahaan yang menjual barang atau produk yang memiliki

karaketeristik tidak tahan lama sering mengalami masalah ketika terdapat sisa

atau penumpukan persediaan yang tidak terjual, hal ini disebabkan karena barang

yang tersisa akan mengalami penurunan kualitas seiring dengan berjalannya

waktu dan kemungkinan untuk tidak terjual semakin besar.

2.2 System Development Life Cycle (SDLC)

Jogiyanto (1999) mengemukakan bahwa pengembangan sistem informasi yang

berbasis komputer merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber

daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk

menyelesaikannya. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari

mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diimplementasikan,

dijalankan, dan dilakukan pemeliharaan. Jika pengoperasian sistem yang telah

dikembangkan masih menimbulkan permasalahan yang sama serta tidak dapat

diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka sistem perlu dievaluasi dan

dikembangkan kembali melalui tahap awal lagi, yaitu perencanaan.

System Development Life Cycle (SDLC) merupakan suatu metode pendekatan

dalam proses pembuatan suatu sistem informasi. SDLC memiliki pengaruh yang

sangat besar sebagai pendekatan umum dalam mengembangkan sistem informasi.

Dalam SDLC, tiap-tiap langkah pada system development terbagi menjadi

beberapa langkah aktifitas. Tiap-tiap langkah memiliki ciri dan tujuan masing-

masing. langkah dalam SDLC terdiri dari tahap perencanaan (planning), analisis

sistem yang sedang berjalan maupun sistem yang dibutuhkan oleh pengguna

(analysis), perancangan sistem yang dibutuhkan (design), implementasi sistem

yang telah dirancang (implementation), dan perawatan sistem yang telh dibuat

(maintenance). Bagan yang mengGambarkan mengenai langkah-langkah SDLC

dapat dilihat pada Gambar 2.2 berikut ini.

11

Gambar 2.2 System Development Life Cycle

2.2.1 Planning

Perencanaan merupakan tahapan awal dalam proses system development, di tahap

perencanaan ini dilakukan identifikasi permasalahan dan menentukan sistem yang

dibutuhkan pengguna yang kemudian akan dikembangkan atau dibuat. Pada tahap

perencanaan ini diperlukan informasi mengenai alur sistem yang sudah

diterapkan, kendala atau kesulitan yang terjadi pada sistem, dan kebutuhan

pengguna yang belum ada pada sistem yang sudah berjalan. Informasi – informasi

ini dapat didapatkan dengan cara observasi, wawancara, kuisioner, dan

mempelajari secara langsung alur dari sistem yang telah berjalan.

2.2.2 Analysis

Analisis sistem merupakan langkah untuk mengidentifikasi permasalahan dan

mengevaluasi kondisi sistem yang saat ini diterapkan sehingga dapat ditentukan

kebutuhan pengguna dalam sistem yang akan dibuat.

Tahap analisis adalah tahapan yang sangat penting, karena jika terjadi kesalahan

pada proses analisis sistem akan menyebabkan terjadinya kesalahan pada tahap

berikutnya. Pada tahap ini dilakukan identifikasi penyebab terjadinya

Planning

Analysis

Design Implementation

Maintenance

12

permasalahan lalu dianalisis untuk menentukan sistem yang dapat menjadi solusi

bagi permasalahan yang terjadi. Untuk dapat menganalisis sistem diperlukan

informasi–informasi yang sudah didapat pada perencanaan sistem kemudian

dianalisis untuk menentukan fungsi dan jenis sistem yang dibutuhkan oleh

pengguna. Pada tahap ini dibuat Data Flow Diagram (DFD), Data Dictionary,

dan flow chart.

2.2.3 Design

Tahap design atau perancangan dilakukan setelah langkah analisis selesai

dilakukan untuk mendapatkan deskripsi mengenai sistem yang akan dibuat.

Terdapat 2 bagian dalam perancangan sistem, yaitu perancangan sistem umum

dan perancangan sistem rinci. Perancangan sistem secara umum disebut juga

dengan perancangan konsepsual (conceptual design) atau perancangan logikal

(logical design). Perancangan sistem secara rinci dapat disebut dengan

perancangan sistem fisik (physical design).

Perancangan sistem memiliki beberapa tujuan, antara lain :

1. Memenuhi kebutuhan pengguna sistem

2. Mendeskripsikan secara detail sistem dan mekanismenya kepada

pemprogram.

Hal yang harus diperhatikan agar dapat mencapai tujuan tersebut adalah:

1. Rancangan sistem yang dibuat harus dapat dengan mudah dipahami dan

digunakan oleh pengguna.

2. Rancangan sistem yang dibuat harus sesuai dengan tujuan utama dari

perusahaan atau organisasi.

3. Rancangan sistem yang dibuat efektif dan efisien.

4. Rancangan sistem yang dibuat harus bisa mendeskripsikan mengenai

rancang bangun yang lengkap dan detail untuk masing-masing komponen

yang ada dalam sistem, seperti data atau informasi yang mengalir,

penyimpanan data yang digunakan, metode-metode, prosedur penggunaan

sistem, spesifikasi perangkat keras yang digunakan, spesifikasi perangkat

lunak yang digunakan, dan proses kontrol internal pada sistem.

13

Bagian dari perancangan sistem meliputi perancangan user interface, perancangan

input, perancangan output, dan perancangan database.

2.2.3.1 Perancangan User Interface

User Interface adalah tampilan visual dalam bentuk grafis yang dapat dengan

mudah dimengerti oleh pengguna sistem. Suatu tampilan user interface yang baik

dapat memberikan interaksi yang bisa dimengerti dengan mudah oleh pengguna.

Perancangan user interface harus berfokus pada beberapa hal sebagai berikut :

1. User Compatibility

User compability merupakan aspek pertama yang harus diperhatikan oleh

perancang sistem. Perancang sistem harus merancang tampilan sistem

sesuai dengan kemampuan user atau pemakai yang akan digunakannya,

oleh karena itu perancang sistem harus mengetahui karakteristik orang

yang akan menggunakan sistem yang dibuat (user)

2. Product Compatibility Selain user compatibility, hal yang harus diperhatikan selanjutnya adalah

mengenai product compatibility, artinya tampilan sistem yang dibuat harus

menjadikan sistem kompatibel dengan device atau alat yang akan

menjalankan sistem, jangan sampai sistem menjadi tidak kompatibel

karena perancangan tampilan user interface yang terlalu kompleks. 3. Task Compatibility

Tampilan dari sistem atau aplikasi yang dibuat harus sesuai dengan fungsi

atau tujuan utama dari sistem atau aplikasi tersebut. Hindari rancangan

tampilan yang dapat membingungkan pengguna sistem yang akan dibuat.

4. Work Flow Compatibility Rancangan tampilan sistem harus memiliki kelompok atau kategori yang

terorganisir sehingga dapat membantu pengguna walaupun mengalami

perubahan tugas.

5. Consistency Tampilan yang dirancang oleh sistem harus konsisten terhadap fungsi atau

kegunaan dari setiap fitur yang ada di sistem artinya output yang keluar

14

harus sesuai dengan proses dan input yang dimasukan. Misalkan jika

pengguna menekan tombol “print” maka proses yang terjadi adalah

mencetak.

6. Familiarity Familiarity adalah konsep yang menggunakan sesuatu yang mudah

dipahami oleh pengguna karena faktor kebiasaan dalam kehidupan sehari-

hari. Contohnya icon tempat sampah, setiap pengguna pasti sudah biasa

dan mengetahui bahwa fungsi icon tersebut adalah untuk menghapus data.

7. Simplicity Tampilan sistem yang dirancang harus dapat memudahkan pengguna.

Tampilan yang terlalu kompleks akan membuat pengguna bingung dalam

menjalankan aplikasi sesuai dengan fungsinya.

8. Informative Tampilan user interface yang baik harus bersifat informatif bagi

pengguna. Informasi yang ditampilkan berupa petunjuk penggunaan atau

bantuan ketika terjadi masalah (error) sistem.

2.2.3.2 Perancangan Input

perancangan untuk input masukan suatu informasi merupakan suatu bentuk dari

metode atau cara-cara yang dapat digunakan untuk memasukan suatu data atau

informasi ke dalam sistem, kode masukan yang digunakan dan tampilan dari

masukan pada alat atau perangkat keras untuk memasukan data dan informasi.

Pada langkah perancangan input atau masukan secara umum, yang harus

diperhatikan oleh seorang analis sistem adalah langkah identifikasi terhadap

masukan informasi yang dirancang secara detail. tahapan dalam perancangan

input atau masukan antara lain :

1. Menentukan kebutuhan input dari sistem yang baru

Masukan yang dirancang dapat ditentukan berdasarkan DFD sistem baru.

Input atau masukan dalam DFD ditunjukan oleh arus data atau data flow

yang mengalir dari entitas ke dalam proses operasi.

2. Menentukan parameter dari input

15

Parameter dari suatu masukan dapat ditentukan setelah masukan atau input

telah dirancang. Beberapa parameter dari masukan atau input ini antara

lain :

- Sumber masukan atau input.

- Alat input yang digunakan.

- Bentuk dari masukan atau input, dapat berupa dalam bentuk

dokumen dasar maupun dalam bentuk isian pada alat input untuk

memasukan data.

- Volume masukan .

- Jumlah tembusan yang dapat berupa dalam bentuk dokumen dasar

dan pendistribusiannya.

- Periode masukan.

2.2.3.3 Perancangan Output

Output adalah hasil dari proses operasi pengolohan data dalam sistem berupa

informasi yang dapat ditampilkan dan digunakan oleh pengguna. Biasanya output

yang dihasilkan berupa tabel dan grafik yang dapat memberikan informasi bagi

pengguna sistem.

Langkah-langkah dalam perancangan output adalah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan output sistem baru

Output yang dirancang bisa ditentukan berdasarkan DFD. Output dari

DFD dapat ditunjukan atau dilihat dari arus data atau data flow yang

berasal dari proses menuju ke dalam entitas atau data dari suatu proses

menuju ke dalam proses lainnya.

2. Menentukan parameter dari output

Parameter output dapat ditentukan setelah perancangan output telah

ditentukan. Yang termasuk dalam parameter output adalah jenis dari

output, format output, jumlah tembusan output, periode output, dan alat

atau media yang digunakan.

16

2.2.3.4 Perancangan Database

Database atau basis data merupakan sekumpulan data yang satu sama lain saling

terkoneksi atau terhubung secara logikal lengkap dengan seluruh deskripsi dari

data tersebut yang dirancang dan dibuat sedemikian rupa untuk memenuhi

kebutuhan informasi bagi penggunanya. Seluruh data yang ada dalam suatu sistem

terintegrasi dengan jumlah duplikasi yang seminimum mungkin. Database tidak

lagi digunakan dan dimilki oleh satu departemen saja, tetapi digunakan untuk

seluruh departemen dalam suatu perusahaan.

Database Management System (DBMS) adalah sistem yang dapat mengatur basis

data untuk pengguna (user) sehingga pengguna dapat membuat, mendefinisikan,

merawat, dan mengatur akses ke dalam basis data. Beberapa kemampuan yang

dimiliki oleh Database Management System, antara lain :

1. Kemampuan untuk menentukan suatu basis data secara spesifik,

kemampuan ini menggunakan Data Definition Language (DDL) yang ada

pada sistem. DDL membantu pengguna dalam pembuatan jenis, susunan,

dan batasan mengenai data menjadi lebih spesifik agar dapat disimpan ke

dalam basis data.

2. Kemampuan untuk memanipulasi data, sehingga pengguna dapat

menambah, mengedit, menghapus dan mengakses kembali data dari

database, kemampuan ini menggunakan Data Manipulation Language

(DML). Sedangkan kemampuan untuk mengakses data dapat

menggunakan query language.

3. Kemampuan dalam melakukan kontrol terhadap database, contohnya :

a. Sistem keamanan untuk mencegah pengguna yang tidak memiliki

kewenangan untuk menggunakan ataupun mengakses data.

b. Sistem terintegrasi yang saling terhubung untuk memelihara

konsistensi penyimpanan data.

c. Sistem kontrol recovery, artinya ketika terjadi kerusakan pada sistem

data yang disimpan masih dapat dikembalikan.

d. Katalog atau daftar bantuan yang dapat digunakan oleh pengguna

17

Berdasarkan beberapa kemampuan DBMS yang telah dijelaskan, maka DBMS

memiliki beberapa keuntungan diantaranya adalah :

1. Menjaga data agar tetap konsisten

2. Pembagian data

3. Membuat integrasi beberapa basis data

4. Standarisasi data

5. Sistem kontrol terhadap data

Pada DBMS terdapat 5 komponen utama, diantaranya :

1. Data

Data adalah bagian paling penting dalam DBMS, data akan berperan

sebagai penghubung antara sistem dengan pengguna.

2. Perangkat Keras

Perangkat keras adalah alat dalam bentuk fisik yang digunakan dalam

pengolahan data, contoh paling sederhananya adalah komputer. Beberapa

DBMS memerlukan jumlah minimum spesifikasi perangkat keras

tergantung dengan fungsi DBMS tersebut, seperti jumlah memory dan

hard disk untuk memproses data.

3. Perangkat Lunak

Merupakan perangkat untuk mengolah data berupa aplikasi yang terdiri

dari aplikasi sistem operasi, dan aplikasi DBMS.

4. Prosedur

Prosedur adalah panduan serta aturan dalam pembuatan dan penggunaan

DBMS, prosedur ini meliputi seluruh fungsi yang dapat dijalankan oleh

DBMS.

5. Manusia

Merupakan komponen terakhir yang bertugas untuk mengoperasikan

DBMS.

Untuk merancang aplikasi DBMS terdapat beberapa langkah yang disebut dengan

siklus hidup aplikasi basis data. Langkah-langkah dari siklus hidup aplikasi

database dapat dilihat pada Gambar 2.3 berikut ini :

18

(Sumber : Connolly & Begg, 2010, hal 314)

Gambar 2.3 Siklus Hidup Database

1. Jenis Data

Database terbentuk dari sekumpulan data. Data di dalam proses aplikasi dapat

dikelompokan ke dalam beberapa tipe, diantaranya sebagai berikut :

1. Data induk (master file)

Di dalam suatu aplikasi program komputer, data ini merupakan salah satu

komponen yang sangat penting. Data ini akan tetap ada dalam sistem

informasi. Data ini dapat dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu :

b. Data induk acuan (reference master file), adalah data induk yang

record-nya cenderung tetap, artinya nilainya tidak berubah.

c. Data induk dinamik (dynamic master file), adalah data induk yang

memiliki nilai record berubah-ubah atau mengalami pembaharuan

akibat dari terjadinya proses yang dilakukan oleh pengguna.

2. Data transaksi (transaction file)

19

Data transaksi merupakan data yang berfungsi untuk merekam hasil dari

proses yang terjadi di dalam sistem. Data ini hanya menunjukan status unit

akhir. Sedangkan unit akhir merupakan hasil dari proses atau transaksi-

transaksi yang dilakukan dalam sistem.

3. Data laporan (report file)

yaitu data yang berisi informasi yang akan ditampilkan. Data ini dibuat

untuk proses dalam pembuatan suatu laporan.

4. Data sejarah (history file)

Data sejarah atau data arsip merupakan data yang berisi data pada masa

lampau yang sudah tidak digunakan, namun perlu disimpan untuk

kepentingan tertentu.

5. Data cadangan (backup file)

Data cadangan adalah salinan dari data yang digunakan dalam basis data..

Data ini digunakan jika sistem atau basis data mengalami kerusakan

ataupun hilang.

6. Dara kerja (working file)

Data kerja atau data sementara merupakan data yang dibuat oleh proses

program untuk sementara waktu untuk lebih menghemat memori dalam

komputer. Data kerja ini akan dihapus jika proses telah selesai.

Akses data merupakan metode yang menunjukan bagaimana program komputer

akan membaca record dari data. data dapat diakses dengan 2 metode, yaitu

dengan cara berurutan (sequential acces) dan dengan cara langsung (direct acces).

Metode akses berurutan dilakukan dengan cara membaca ataupun menulis catatan

dalam data dengan langkah mulai dari membacanya dari catatan pertama sampai

dengan catatan yang diinginkan oleh pengguna, sedangkan metode akses secara

langsung dilakukan dengan cara membaca catatan yang diinginkan tanpa harus

memulai dari membaca catatan pertama.

B. Perancangan Database Konseptual

Perancangan database secara konseptual bertujuan untuk membangun sebuah

model data secara konseptual dari data-data yang dibutuhkan oleh suatu

20

perusahaan. Aspek-aspek yang diperhatikan dalam perancangan model data

konseptual adalah :

1. Entitas.

2. Jenis hubungan antar entitas (relationship).

3. Atribut entitas.

4. Primary keys dan alternate keys.

5. Batasan integritas antar data (integrity constrain).

Model data konseptual didukung oleh data dokumentasi seperti kamus data dan

ER (entity relationship) diagram. Langkah-langkah dalam pembuatan model data

konseptual adalah sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi entitas.

2. Mengidentifikasi dan mengasosiasikan atribut dengan entitas atau jenis

hubungannya.

3. Menentukan domain atribut.

4. Menentukan kunci-kunci pada atribut.

5. Memeriksa redudansi pada model.

6. Memvalidasi model konseptual.

Terdapat 2 strategi dalam perancangan model data konseptual, yaitu :

1. Bottom-up

pendekatan ini dimulai dari tingkat paling dasar dari atribut (yakni properti

dari entity dan hubungan relasional) dimana melalui analisis gabungan antara

atribut-atribut yang ada, dikelompokkan ke dalam relasi-relasi yang

merepresentasikan tipe-tipe entitas dan hubungan antar entitas. Pendekatan

ini lebih cocok untuk perancangan basis data yang sederhana dengan

jumlah atribut yang relatif kecil.

2. Top-down

pendekatan ini digunakan untuk perancangan basis data yang kompleks,

dimulai dengan mengembangkan data model yang terdiri dari beberapa

entitas dan relationship level tinggi, kemudian menerapkan perbaikan

top-down secara berurutan untuk mengidentifikasi entitas, relationship, dan

21

atribut yang dihubungkan pada level yang lebih rendah. Pendekatan top-down

mengunakan konsep model Entity Relationship (ER) yang dimulai dengan

menentukan entitas dan relationship antar entitas.

C. Perancangan Database Logikal

Setelah model data konseptual dibuat, maka langkah selanjutnya adalah

membangun model data secara logikal. Model data logikal bertujuan untuk

meterjemahkan model data konseptual kedalam model data logikal dan

memvalidasi model untuk memeriksa kebenaran terhadap struktur dari model

yang dibuat dan memastikan model dapat mendukung aktifitas transaksi data yang

dibutuhkan. Langkah-langkah dalam membangun model data logikal adalah :

1. Menentukan hubungan (relationship) untuk model data logikal.

2. Memvalidasi hubungan dengan proses normalisasi.

3. Memvalidasi hubungan terhadap transaksi data pengguna.

4. Memeriksa batasan integritas.

5. Meninjau kembali model data logikal yang dibuat dengan pengguna.

D. Perancangan Database Fisikal

Perancangan model data fisikal merupakan proses yang menghasilkan sebuah

gambaran mengenai implementasi dari basis data yang dirancang. Tahap ini

termasuk mendeskripsikan relasi dasar, organisasi file, dan index yang digunakan

untuk pengaksesan data yang efisien dan penggabungan beberapa batasan dan

sistem keamanan.

Model data fisikal adalah model data yang menggunakan tabel-tabel untuk

mendeskripsikan dan menggambarkan hubungan data yang terdapat pada tiap

entitas yang ada dalam sistem. Pada setiap tabel kolom-kolom yang memiliki

nama yang unik. Perancangan model data fisik bertujuan untuk meningkatkan

efektifitas dan efisiensi ketika data diproses dalam sistem dengan cara :

1. Menggunakan data yang sudah dinormalisasi.

2. Mendefinisikan dan mendeskripsikan masing-masing atribut pada entitas

yang terlibat dalam sistem.

22

3. Menentukan waktu dan tempat dimana data akan digunakan, mencakup

langkah-langkah input data, pemilihan data, penghapusan data, dan

pembaharuan data.

4. Menentukan kebutuhan waktu untuk melakukan backup (pencadangan),

recovery (pemulihan), dan maintenance (pemeliharaan) integritas data.

5. Menentukan sistem DBMS yang akan digunakan untuk

mengimplementasikan data.

E. Implementasi ER Diagram Menjadi Physical Database

Entity Relationship Diagram yang telah dibuat baik secara model konseptual dan

logikal harus dapat diterapkan menjadi bentuk data fisik atau model data

sebenarnya yang akan digunakan.

Komponen yang terdapat dalam ERD ditransformasikan ke dalam bentuk tabel

yang merupakan komponen utama dalam penyusunan dan pembentukan database.

Tiap atribut yang terdapat pada masing-masing entitas akan digunakan sebagai

field atau kolom pada tabel.

Aturan teknis untuk mentransformasikan atau mengimplementasikan ER diagram

menjadi database secara fisik adalah sebagai berikut :

1. Setiap entitas yang ada pada ERD dibuat suatu relasi yang memuat seluruh

atribut baik atribut simple dan atribut kunci, sedangkan untuk atribut

komposit dibuat sesuai dengan komponen-komponennya.

2. Setiap relasi yang memiliki atribut multivalue harus dibuat sebuah relasi

baru dimana primary key—nya bertipe composite key yang merupakan

gabungan primary key dari entitas yang memiliki atribut multivalue.

3. Setiap unary relationship 1:N harus ditambahkan sebuah atribut yang

bertindak sebagai foreign key yang menunjuk ke nilai primary key-nya.

4. Setiap Unary relationship M:N harus dibuat relasi baru dimana primary

key-nya bertipe composite key, Primary key tersebut adalah gabungan dari

2 atribut yang menunjukan primary key pada relasi awal dengan penamaan

yang berbeda.

23

5. Setiap binary relationship 1:1 dengan kedua sisi total participation

constrain harus dibuat relasi baru yang merupakan relasi gabungan dari 2

entitas yang berhubungan dan menghapus 2 relasi lama. Primary key pada

relasi baru tersebut dapat dipilih dari salah satu primary key pada relasi

awal.

6. Setiap binary relationship 1:1 dengan satu sisi total participation

constrain, maka yang menjadi primary key pada partial participation

constrain akan menjadi foreign key pada relasi yang lain.

7. Setiap binary relationship 1:N dengan tipe entitas yang berisi N

mempunyai total participation constrain, maka primary key pada relasi

yang bersisi 1 akan menjadi foreign key pada relasi yang bersisi N.

8. Setiap binary relationship 1:N dengan tipe entitas yang berisi N

mempunyai partial participation constrain harus dibuat relasi baru dengan

primary key yang merupakan gabungan dari primary key 2 jenis entitas

yang berelasi.

9. Setiap ternary relationship harus dibuat relasi baru dengan primary key

gabungan dari primary key ketiga entitas yang berelasi.

10. Setiap entitas yang berjenis weak entity harus dibuat relasi yang memuat

semua atributnya. Primary key untuk kasus ini adalah gabungan dari

pratial key dan primary key pada relasi induk.

2.2.4 Implementation

Sistem telah dianalisis dan dirancang secara rinci, langkah selanjutnya adalah

menerapkan sistem (implementation). Tahap penerapan sistem adalah tahap

meletakan sistem agar dapat digunakan oleh pengguna. Yang termasuk pada tahap

ini meliputi pembuatan petunjuk penggunaan, penulisan kode program dan

dokumentasi perangkat lunak. Dalam implementasi dilakukan juga pengujian

sistem untuk mengetahui jika ada bagian sistem yang tidak berfungsi sebagaimana

mestinya.

24

2.2.5 Maintenance

Maintenance atau pemeliharaan adalah proses untuk melakukan pengembangan

minor terhadap sistem yang sudah dibuat. Proses ini berfungsi untuk menjaga agar

sistem dapat berjalan dengan baik. Ada beberapa jenis pemeliharaan sistem,

diantaranya :

1. Corrective

Membuat perubahan atau perbaikan dalam sistem dengan cara

memperbaiki kesalahan yang terjadi pada saat perancangan dan

implementasi.

2. Adaptif

Perubahan sistem dalam mengembangkan fungsinya agar dapat memenuhi

kebutuhan akan perubahan yang terjadi.

3. Perpective

Pengembangan sistem untuk meningkatkan kinerja proses atau fungsi dari

sistem.

4. Preventif

Langkah pencegahan sistem yang bertujuan untuk memperkecil kerusakan

yang mungkin dapat terjadi di masa yang akan datang.

2.3 Bahan Baku Fragrance

Fragance adalah material tambahan yang dapat memberikan aroma wangi pada

suatu produk. Fragrance terdiri dari campuran bahan-bahan alami maupun

sintetik beserta pelarut (solvent) dimana setiap bahan memiliki karakteristik

kimiawi atau senyawa aromatik yang dapat saling bereaksi menghasilkan suatu

wewangian.

Bahan baku pembentuk fragrance terbagi dalam 3 kelompok besar berdasarkan

sumbernya, yaitu bahan alami, bahan identik alamiah, dan sintetik. Sedangkan

berdasarkan wujudnya bahan baku fragrance dapat dibagi menjadi cairan (liquid),

padatan (solid), dan setengah padat (semi solid). Pada umumnya bahan baku

fragrance yang digunakan dalam wujud cairan.

25

Bahan baku fragrance alami didapatkan dari bahan yang tersedia di alam

khususnya tumbuhan. Hampir seluruh bagian tumbuhan yang memiliki senyawa

aromatik dapat diekstraksi menjadi bahan baku fragrance. Setiap bahan alami

memiliki kandungan senyawa aromatik yang berbeda-beda, oleh karena itu

terdapat beberapa proses pengolahan bahan alami untuk menjadi bahan baku

fragrance, diantaranya ekstraksi, destilasi, dan ekspresi. Bahan baku alami

cenderung mudah rusak (tidak stabil) dan harganya relatif lebih mahal dan tidak

stabil karena proses dan ketersediaan bahannya yang terkadang sulit untuk

didapatkan. Selain itu kualitas bahan baku fragrance alami memiliki kualitas

yang bergantung pada kualitas bahan asalnya, sehingga perlu dilakukan pemilihan

bahan alami yang benar-benar bagus kualitasnya.

Bahan baku identik alamiah adalah senyawa buatan yang memiliki karakteristik

hampir mirip dengan senyawa alami. Senyawa identik alamiah dibuat untuk

menggantikan senyawa alami yang sulit didapat atau yang memiliki harga yang

mahal. Bahan baku identik alamiah cenderung memiliki harga yang lebih murah

dan stabil.

Sedangkan bahan baku fragrance sintetik adalah senyawa aromatik buatan yang

tidak menyerupai bahan alami, namun dapat digunakan untuk membuat fragrance.

Senyawa aromatik sintetik tersebut memilki wangi yang khas atau wangi tertentu

yang apabila dicampur dengan senyawa aromatik lain akan menghasilkan wangi

yang diinginkan.

Setiap bahan baku Fragrance memiliki masa kadaluarsa yang berbeda-beda

tergantung dari karakteristik bahan baku itu sendiri. Kualitas dari bahan baku

Fragrance dapat menurun seiring berjalannya waktu dikarenakan beberapa faktor

diantaranya adalah kondisi penyimpanan yang salah yang dapat merubah

karakteristik material dari bahan baku tersebut.

26

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian merupakan kerangka kerja atau kerangka berfikir secara

sistematis yang akan menggambarkan tahapan-tahapan untuk mengidentifikasi,

merumuskan, menganalisa, memecahkan dan menyimpulkan suatu masalah

sehingga peneliti lebih terarah dan beraturan dalam melakukan penelitian.

3.1. Metodologi Penelitian

Dalam hal ini penulis mencoba untuk berfikir secara sistematis dengan membuat

kerangka penelitian. Adapun tahapan dari penelitian ini adalah sebagai berikut.

Gambar 3.1. Metodologi Penelitian

Pengamatan Awal

Identifikasi Masalah

Studi Literatur

Simpulan dan Saran

Pengumpulan

Data

Analisis Data

27

3.1.1 Pengamatan Awal

Pengamatan awal ini merupakan tahapan awal dalam mengidentifikasi masalah

dalam perusahaan. Tahapan ini diperlukan untuk mendapatkan informasi-

informasi yang mendukung penelitian seperti permasalahan yang ada,

mengidentifikasi gap atau penyimpangan yang terjadi, menentukan tingkat

kepentingan suatu masalah dan menentukan solusinya. Perusahaan yang menjadi

objek penelitian adalah PT MANE INDONESIA.

Penelitian awal dilakukan di departemen RnD. Dari beberapa proses yang ada,

penelitian dipusatkan pada salah satu proses penyimpanan bahan baku di ruang

persediaan yaitu permasalahan banyaknya bahan baku yang sudah kadaluarsa

masih tersimpan dan digunakan dalam proses pembuatan produk. Penelitian

secara langsung dilakukan dengan mengamati alur bahan baku yang keluar masuk

dari gudang pusat ke tempat penyimpanan di laboratorium RnD. Sedangkan

penelitian tidak langsung dilakukan dengan cara mempelajari data-data bahan

baku yang ada pada departemen RnD, gudang pusat, dan Quality control.

3.1.1.1 Populasi dan Sampel

Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh bahan baku yang ada di laboratorium

RnD. Sedangkan sampel dalam penelitian ini adalah bahan baku yang sudah

melewati masa kadaluarsa.

3.1.2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan tahapan dalam menentukan objek permasalahan.

Setelah dilakukan pengamatan awal di area laboratorium RnD khususnya pada

gudang penyimpanan bahan baku. Permasalahan yang ditemukan yaitu banyaknya

bahan baku yang sudah melewati masa kadaluarsa masih tersimpan dan dipakai

dalam proses pembuatan sampel dan trial produk di laboratorium RnD.

3.1.3 Studi Literatur

Studi pustaka ini adalah proses mempelajari konsep dan aktivitas dalam

melakukan penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan maksud dan tujuan

28

untuk melengkapi teori yang digunakan sebagai landasan penelitian dan berperan

dalam pengumpulan informasi secara lengkap untuk memecahkan suatu masalah.

Pada laporan ini teori yang digunakan sebagai studi literatur yaitu mengenai

Database Management System (DBMS), Decision Support System (DSS), System

Development Life Cycle (SDLC), dan manajemen persediaan bahan baku.

3.1.4 Pengumpulan Data

Pada tahap ini, dilakukan pengambilan data yang dibutuhkan untuk penyelesaian

masalah. Adapun data-data tersebut diantaranya:

1. Data bahan baku (nama bahan baku, kode bahan baku, source number,

nomor lot dan expired date).

2. Data jumlah bahan baku kadaluarsa di tempat penyimpanan laboratorium

RnD.

3. Data persediaan gudang pusat.

4. Data historis permintaan bahan baku dari laboratorium RnD ke gudang

pusat.

5. Data hasil pengecekan dari departement Quality Control.

3.1.5 Pengolahan dan Analisa Data

Data yang telah dikumpulkan kemudian diolah sehingga menghasilkan informasi

yang berguna untuk langkah penelitian selanjutnya, Pengolahan data yang

dilakukan yaitu dengan membandingkan pencapaian sebelum improvement

dengan pencapaian setelah improvement.

3.1.6 Simpulan dan Saran

Merupakan tahap akhir dari penelitian, yaitu memberikan kesimpulan berdasarkan

hasil penelitian yang telah dilakukan dan memberikan saran membangun kepada

perusahaan yang berhubungan dengan penelitian.

3.2 Kerangka Penelitian

Adapun penelitian pada permasalahan ini akan menggunakan metode System

Development Life Cycle (SDLC) dengan langkah-langkah sebagai berikut :

29

1. Planning

Cakupan dari tahap perencanaan (planning) dimulai dari identifikasi

permasalahan yang terjadi, identifikasi peluang yang ada sebagai solusi, dan

penentuan tujuan dilakukannya perbaikan.

Identifikasi permasalahan dapat dilakukan dengan cara observasi langsung

terhadap user yang bersangkutan melalui beberapa metode seperti wawancara,

kuisioner, dan mempelajari data historis mengenai sistem persediaan.

Seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya bahwa permasalahan yang

ada di laboratorium RnD fragrance adalah banyaknya bahan baku yang sudah

melewati masa kadaluarsa masih tersimpan dan dipakai dalam proses produksi.

Permasalahan ini terjadi diakibatkan karena belum adanya sistem yang dapat

mengontrol persediaan bahan baku yang ada di laboratorium RnD fragrance.

Oleh karena itu dibuatlah pengajuan sistem yang dapat mengontrol persediaan

bahan baku dalam bentuk database yang saling terintegrasi antara gudang

pusat, departemen QC dan laboratorium RnD fragrance. Sistem ini akan

bekerja sebagai Decision Support System dengan secara otomatis memberikan

informasi persediaan bahan baku yang akan kadaluarsa 1 minggu sebelum

masa kadaluarsanya dan menampilkan informasi – informasi mengenai stok

bahan baku yang tersimpan di tempat penyimpanan laboratorium RnD untuk

kemudian dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Adapun perencanaan waktu perancangan sistem ini dapat dilihat pada tabel 3.1

di bawah ini.

Tabel 3.1 Gantt Chart Perencanaan Perancangan Sistem

Activity Duration May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb

Planning 4 weeks

Analysis 8 weeks

Design 12 weeks

Implementation 12 weeks

30

2. Analysis

Langkah berikutnya adalah analisis mengenai kebutuhan-kebutuhan informasi

terkait sistem yang akan dibuat. Hal yang pertama kali dilakukan adalah

dengan mempelajari bisnis proses yang dilakukan dalam perusahaan, bisnis

proses dapat diGambarkan menggunakan flow chart.

Langkah selanjutnya adalah dengan melakukan identifikasi data-data yang

dibutuhkan untuk membuat sistem yang telah direncanakan. Data tersebut

adalah database gudang pusat mengenai bahan baku, database departemen QC

mengenai status bahan baku, database laboratorium RnD fragrance mengenai

lokasi penyimpanan bahan baku, dan data historis permintaan bahan baku dari

laboratorium RnD ke gudang pusat. Selain menganalisis data-data yang

dibutuhkan, langkah berikutnya adalah dengan melakukan analisis terhadap

mekanisme kerja dari sistem yang dibuat agar bisa lebih memudahkan

pengguna dalam melakukan kontrol persediaan bahan baku. Sedangkan untuk

membuktikan bahwa sistem ini dibutuhkan adalah dengan menggunakan data

observasi langsung terhadap jumlah persediaan bahan baku yang kadaluarsa di

laboratorium RnD fragrance sebagai dasar dari pembuatan sistem. Tools yang

digunakan dalam tahap analisis ini meliputi flow chart, Data Flow Diagram

(DFD), Data Dictionary, dan Entity Relationship Diagram (ERD).

3. Design

Tahap berikutnya adalah perancangan sistem yang akan dibuat. Perancangan

ini meliputi pembuatan rancangan prosedur input dan output data, user

interface, rancangan database yang digunakan, rancangan kontrol terhadap

sistem yang dibuat, dan mekanisme sistem.

4. Implementation

Setelah seluruh rancangan sistem dibuat, langkah berikutnya adalah

mengimplementasikan rancangan sistem yang telah selesai dibuat kedalam

kode – kode pemrograman komputer untuk menjadi sebuah produk software

31

yang lengkap dengan user manual dan software documentation untuk

memudahkan user dalam penggunaannya.

Dalam tahap ini diperlukan kolaborasi antara sistem analis, programmer, dan

user. Sistem analis berperan untuk menterjemahkan kebutuhan user kedalam

suatu rancangan sistem. Programmer berperan untuk merealisasikan rancangan

yang telah dibuat oleh sistem analis dalam bentuk produk berupa software atau

perangkat lunak yang dibutuhkan oleh user. Sedangkan user berperan sebagai

pengguna perangkat lunak yang telah dibuat dan mengevaluasi kekurangan –

kekurangan yang terdapat pada perangkat lunak yang telah dibuat.

5. Maintenance

Langkah selanjutnya adalah mengenai pemeliharaan sistem yang telah dibuat.

Pemeliharaan sistem diperlukan agar sistem yang telah dibuat mampu

beroperasi secara optimal seusai dengan kebutuhan user. Pemeliharaan sistem

diperlukan untuk meminimalisir kemungkinan bug atau error yang suatu saat

dapat terjadi pada sistem.

Bagan System Development Life Cycle dapat dilihat pada Gambar 3.2 berikut

ini.

Gambar 3.2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Planning

Analysis

Design Implementation

Maintenance

32

Adapun alur proses penelitian dapat dilihat pada Gambar 3.3 di bawah ini.

Gambar 3.3. Alur Proses Penelitian Perancangan Sistem

Identifikasi Masalah

Analisis Penyebab

Pengajuan Sistem

Pengumpulan Data &

Analisis

Perancangan Sistem

Disetujui ?

Tidak

Implementasi Sistem

Evaluasi Sistem

Ya

33

BAB IV

PENGOLAHAN DATA & ANALISIS

4.1 Planning

Planning atau perencanaan adalah tahap awal dalam pembuatan dan

pengembangan sistem yang dimulai dari identifikasi permasalahan yang ada,

penentuan kebutuhan pengguna sebagai solusi permasalahan, dan perencanaan

pembuatan sistem.

4.1.1 Identifikasi Masalah dan Penyebab

Permasalahan yang terjadi adalah banyaknya bahan baku fragrance yang sudah

kadaluarsa masih tersimpan di ruang penyimpanan (stock inventory) dan

digunakan dalam proses pembuatan sampel maupun trial produk di laboratorium

RnD fragrance.

Berdasarkan investigasi secara langsung yang dilakukan di ruang penyimpanan

bahan baku fragrance pada tanggal 28 Agustus 2017, dari total 1430 bahan baku

ditemukan sebanyak 528 bahan baku yang sudah melewati masa kadaluarsa.

Artinya 36,92 % bahan baku yang tersimpan di laboratorium RnD fragrance

sudah tidak layak pakai.

Bahan baku yang sudah melewati masa kadaluarsa tentu mengalami penurunan

kualitas baik secara fisik maupun kimiawi, hal ini akan mempengaruhi hasil pada

produk akhir yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan oleh bagian

QC. Bahan baku yang kadaluarsa ini juga seringkali menjadi temuan ketika audit

sehingga mempengaruhi penilaian terhadap kinerja departemen RnD fragrance.

Berdasarkan permasalahan yang terjadi, terdapat beberapa faktor penyebab

diantaranya :

1. Kuantitas permintaan bahan baku dari departemen RnD fragrance ke

gudang pusat tidak diperhitungkan berdasarkan perkiraan kebutuhan

34

sehingga banyak bahan baku yang menumpuk atau tidak habis terpakai

hingga masa kadaluarsa.

2. RnD fragrance tidak memiliki data lengkap mengenai bahan baku baik

yang diterima dari gudang pusat ataupun yang ada di ruang persediaan.

3. RnD fragrance tidak memiliki jadwal khusus untuk mengatur seluruh

bahan baku yang ada di ruang persediaan.

4.1.2 Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah

mengidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Beberapa titik

keputusan penyebab masalah yang terjadi adalah :

1. Penyebab masalah adalah kuantitas permintaan bahan baku dari

departemen RnD fragrance ke gudang pusat tidak diperhitungkan

berdasarkan perkiraan kebutuhan (forecast). Titik keputusan yang

mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :

a. Permintaan bahan baku yang dilakukan oleh departemen RnD

dilakukan berdasarkan jenis dari bahan baku yang digunakan, bukan

berdasarkan perhitungan kebutuhan. Titik keputusan ini dapat

mengakibatkan penumpukan bahan baku di ruang persediaan.

b. RnD fragrance tidak memiliki data historis permintaan bahan baku.

Titik keputusan ini mengakibatkan kuantitas permintaan bahan baku

yang dilakukan tidak efektif dan efisien. Data historis permintaan

bahan baku dapat dijadikan sebagai acuan kuantitas permintaan bahan

baku.

2. Penyebab masalah adalah RnD fragrance tidak memiliki data lengkap

mengenai bahan baku baik yang diterima dari gudang pusat ataupun yang

ada di ruang persediaan. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya

sebab masalah ini adalah bahan baku yang diterima dari gudang pusat

langsung disimpan tanpa dilakukan pendataan terlebih dahulu. Titik

keputusan ini dapat mengakibatkan tidak terkontrolnya persediaan bahan

baku.

35

3. Penyebab masalah RnD fragrance tidak memiliki jadwal khusus untuk

mengatur seluruh bahan baku yang ada di ruang persediaan. Titik

keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah belum

adanya kesadaran dari tiap personil laboratorium RnD fragrance untuk

mengatur seluruh bahan baku yang tersimpan di ruang persediaan, selain

itu jumlah pekerjaan yang padat mengakibatkan para personil laboratorium

RnD fragrance tidak memiliki waktu untuk mengatur seluruh bahan baku.

4.1.3 Menentukan Kebutuhan Pengguna (User Needs)

Pengguna dalam sistem yang dibuat ini adalah seluruh personil yang ada dalam

departemen RnD fragrance khususnya preparatist compounder di laboratorium

yang terlibat langsung dengan bahan baku dalam pembuatan fragrance.

Berdasarkan penyebab dan beberapa titik keputusan yang telah diidentifikasi,

maka dapat ditentukan kebutuhan pengguna yaitu suatu sistem berupa software

yang bersifat Decision Support System, dimana sistem tersebut dapat mengatur

seluruh persediaan bahan baku yang ada di laboratorium RnD fragrance dengan

rincian sebagai berikut :

1. Sistem yang dapat secara otomatis memberikan peringatan kepada

pengguna jika akan ada bahan baku yang kadaluarsa dalam 1 minggu

kedepan.

2. Sistem berisi seluruh informasi mengenai bahan baku yang tersimpan di

laboratorium RnD fragrance. Informasi tersebut berupa lokasi

penyimpanan dan kuantitas untuk memudahkan pengguna mencari bahan

baku jika dibutuhkan.

3. Sistem yang memiliki fasilitas menu untuk permintaan bahan baku ke

gudang pusat, sehingga pengguna dapat melihat data historis permintaan

dengan mudah.

4. Sistem dapat menghitung jumlah pemakaian bahan baku dalam periode

tertentu berdasarkan data historis permintaan sehingga dapat dijadikan

patokan untuk pemakaian periode berikutnya, hal ini dapat menghindari

36

terjadinya overstock atau penumpukan bahan baku yang tersimpan di

laboratorium RnD fragrance.

4.1.4 Perencanaan Pembuatan Sistem

Perencanaan pembuatan sistem persediaan bahan baku di laboratorium RnD

fragrance dapat dilihat pada Tabel 4.1 berikut ini.

Tabel 4.1 Gantt Chart Perencanaan Perancangan Sistem

Activity Duration May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb

Planning 4 weeks

Analysis 8 weeks

Design 12 weeks

Implementation 12 weeks

Total estimasi waktu perancangan sistem dari tahap perencanaan (planning)

hingga perawatan (maintenance) berkisar selama 40 minggu.

4.2 Analysis

Setelah permasalahan dan penyebab sudah diidentifikasi serta time frame

pembuatan sistem telah dibuat pada tahap perencanaan, maka langkah selanjutnya

adalah melakukan tahap analisis terhadap sistem baik sistem sebelum perbaikan

maupun sistem yang akan dibuat. Pada tahap ini dilakukan analisis lebih

mendalam mengenai permasalahan yang terjadi dengan cara mempelajari bisnis

proses ataupun alur sistem yang saat ini diterapkan serta penyebab terjadinya

permasalahan. Melalui tahap ini kelemahan-kelemahan sistem yang saat ini

diterapkan dapat diidentifikasi untuk kemudian dijadikan sebagai bahan perbaikan

sistem dengan menentukan sistem seperti apa yang dapat memecahkan

permasalahan yang terjadi sesuai dengan kebutuhan pengguna.

4.2.1 Product Development

Proses pengembangan produk merupakan proses yang utama di PT MANE

INDONESIA, karena seluruh pesanan merupakan produk custom yang berbeda-

beda jenis dan spesifikasinya. Departemen yang berperan sangat penting dalam

37

proses ini adalah Research and Development (RnD). Departemen RnD berusaha

untuk membuat produk yang sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan pelanggan

melalui beberapa percobaan (trial), mulai dari pencarian reference, pemilihan

bahan baku, pembuatan formulasi, melakukan compounding, melakukan evaluasi,

dan melakukan aplikasi pada produk akhir.

Alur product development di PT MANE INDONESIA dimulai dari pelanggan

yang sebelumnya telah membuat spesifikasi produk yang diinginkan baik dari segi

komitmen pemasaran (menggunakan bahan baku alami, atau sintetik), kehalalan

produk, Gambaran produk secara organoleptik, standar sampel dan harga.

Pelanggan kemudian akan menghubungi sales untuk menyampaikan spesifikasi

yang telah dibuat. Kemudian sales akan menyampaikan spesifikasi yang

diinginkan oleh pelanggan untuk diformulasikan sehingga sesuai dengan

spesifikasi yang diinginkan. Proses formulasi meliputi pencarian reference

pemilihan bahan baku, pembuatan formula, trial compounding, trial aplikasi

produk jadi, evaluasi hasil tial, dan uji stabilitas.

Hasil trial kemudian akan dievaluasi oleh bagian evaluator, jika sesuai maka

sampel akan dikirimkan ke sales dan kemudian sales akan mengirimkan ke

pelanggan. Jika pelanggan setuju dengan sampel yang dikirimkan artinya sesuai

dengan spesifikasi yang telah dibuat maka pelanggan akan melakukan order,

namun jika tidak atau belum sesuai maka proses trial dilakukan kembali hingga

memenuhi spesifikasi yang ditentukan oleh pelanggan. Jika produk sudah sesuai

dengan spesifikasi pelanggan maka bagian RnD akan melakukan close project.

Alur pengembangan produk di PT MANE INDONESIA dapat dilihat pada

Gambar 4.1 berikut ini.

38

Gambar 4.1 Alur Product Development

Pelanggan Sales RnD

Mulai

menghubungi

sales

membuat

spesifikasi produk

menerima

spesifikasi

Menerima

Spesifikasi

Melakukan

Trial

Trial

Sesuai?

NO

YES Menerima

Sample

Sample

Sesuai?

NO

Membuat

Order

YES

Selesai

Mengirim

spesifikasi ke RnD

mengirim sample

menerima sample

39

4.2.2 Bahan Baku Fragrance

Bahan baku yang digunakan untuk keperluan produksi maupun RnD terdiri dari 2

jenis berdasarkan sumbernya yaitu bahan baku dari supplier dan bahan baku yang

dapat diproduksi sendiri. Setiap bahan baku memilki identitas seperti yang tertera

pada Gambar 4.2 di bawah ini.

Gambar 4.2 Bahan Baku Fragrance

Pada label bahan baku tersebut terdapat beberapa identitas diantaranya :

1. Kode bahan baku

Merupakan kode bahan baku yang telah ditentukan oleh pusat di Perancis.

Terdapat 2 jenis kode yaitu kode abjad yang diikuti oleh angka dan kode

yang keseluruhannya berupa angka.

2. Nama bahan baku

Menunjukkan nama dari bahan baku, nama bahan baku dapat terdiri dari

alfabet dan numerik. Nama bahan baku dapat berupa nama asli zat kimia

yang terkandung di dalamnya ataupun nama internal yang ditentukan dari

MANE pusat di Perancis.

3. Nomor Lot

Nomor lot terdiri dari 8 karakter. 3 angka pertama menunjukan tahun

pembuatan atau kedatangan bahan baku di gudang pusat. Sedangkan angka

selanjutnya menunjukan urutan dari bahan baku.

40

4. Source number

Source menunjukan kode tempat penyimpanan bahan baku di gudang

pusat.

5. Plant

Plant menunjukan lokasi bahan baku, apakah di Cikarang atau Cibitung.

6. Storage

Storage menunjukan kondisi tempat penyimpanan bahan baku yang

berupa suhu.

7. Best before

Menunjukan masa kadaluarsa dari bahan baku.

Setiap bahan baku memilki karakteristik yang berbeda-beda tergantung dari

jenisnya. Beberapa bahan baku harus ditempatkan di kulkas dengan suhu tertentu

untuk menjaga kualitasnya seperti bahan baku yang bersifat citrusy.

Dalam laboratorium RnD fragrance terdapat 1430 bahan baku yang digunakan

untuk pembuatan sampel maupun uji coba produk. Terdapat 6 kategori

penyimpanan bahan baku di laboratorium RnD yaitu :

1. Shelf A

Shelf A terletak di meja masing-masing compounder. Pada shelf A

berisikan bahan baku yang umum dan sering digunakan dalam setiap

formula fragrance.

2. Shelf B

Shelf B terletak di dekat penyimpanan persediaan bahan baku. Bahan

baku yang disimpan di shelf B merupakan bahan baku yang digunakan

secara bersama – sama oleh compounder karena frekuensi penggunaannya

tidak terlalu sering.

3. Keybase

Keybase merupakan bahan baku yang merupakan dasar dari aroma

fragrance yang dibuat. Penggunaan keybase tidak terlalu sering dan

kuantitas penggunaannya pun relatif sedikit. Bahan baku keybase

umumnya menggunakan kode angka.

41

4. Kulkas (Fridge)

Bahan baku yang disimpan di kulkas merupakan bahan baku yang mudah

menguap atau rusak jika di tempatkan di suhu ruangan. Biasanya bahan

baku yang disimpan di kulkas berasal dari jenis citrusy, aldehyde, dan

acid. Dalam kulkas terdapat pengkategorian bahan baku yang disimpan

berdasarkan kuantitasnya seperti botol retain (25 gram), 50 gram, 100

gram, 200 gram, 1000 gram, dan jerigen 5000 gram.

5. Penangas (Semi Solid)

Bahan baku yang ada di penangas merupakan bahan baku yang memadat

jika ditempatkan di suhu ruangan sehingga harus dipanaskan terlebih

dahulu di penangas water bath sampai mencair sebelum digunakan.

6. Fume Hood / Strong Odor

Yaitu bahan baku dengan aroma yang sangat kuat. Bahan baku ini

disimpan di kulkas yang ditempatkan di ruangan terpisah. Bahan baku ini

tidak boleh disimpan bersamaan dengan bahan baku lainnya karena dapat

mengkontaminasi bahan baku lain.

Peta lokasi penyimpanan bahan baku fragrance dapat dilihat pada Lampiran 1.

4.2.3 Kondisi Awal Sistem

Sistem penyimpanan dan management bahan baku yang diterapkan di

laboratorium RnD fragrance belum sepenuhnya menggunakan sistem informasi

yang saling terintegrasi antar departemen yang berhubungan, sehingga seringkali

terjadi kesalahan dalam management bahan baku di laboratorium RnD fragrance,

salah satunya banyak terdapat bahan baku yang sudah melewati masa kadaluarsa

masih tersimpan di tempat penyimpanan bahan baku.

A. Alur Kedatangan Bahan Baku

Bahan baku yang datang dari supplier akan diterima oleh bagian CSD sebagai

gudang pusat tempat penyimpanan bahan baku. Alur dari kedatangan bahan baku

di bagian CSD dapat dilihat pada Gambar 4.3 berikut ini.

42

Gambar 4.3 Alur Proses Kedatangan Bahan Baku

Mendata ke

Sistem

Meminta

pemeriksaan QC

Permintaan

Pemeriksaan

Lolos?

Membuat Laporan

Pemeriksaan

Status

Pemeriksaan

lolos

Melakukan

Update

Data

Input Ke

sistem

Mulai

ya

tidak

CSD QC

Melakukan

Pemeriksaan

Menerima

bahan

baku

Database CSD

Database

Pemeriksaan

Karantina

Bahan baku

Menyimpan

Bahan baku

Selesai

43

Bahan baku yang datang dari supplier akan diterima oleh CSD, kemudian bahan

baku yang datang akan didata oleh CSD dan dikarantina terlebih dahulu. CSD

melakukan permintaan QC untuk memeriksa kualitas bahan baku, jika bahan baku

lolos pemeriksaan atau sesuai dengan CoA (Certificate of Analysis) yang

diberikan oleh supplier maka bahan baku boleh digunakan, sedangkan jika bahan

baku tidak lolos pemeriksaan, maka bahan baku akan tetap berada dalam status

karantina. QC akan membuat laporan mengenai hasil pemeriksaan bahan baku dan

memberikan status lolos QC yang akan tampil pada sistem yang ada di bagian

CSD. Bagian CSD kemudian akan melakukan update data bahan baku yang sudah

melalui pemeriksaan QC dan menyimpan bahan baku tersebut di tempatnya.

B. Alur Permintaan Bahan Baku dari RnD Fragrance

Departemen CSD merupakan gudang pusat tempat penyimpanan seluruh bahan

baku yang digunakan baik oleh departemen produksi, fragrance, dan flavor.

Semua departemen yang memerlukan bahan baku akan melakukan permintaan

bahan baku melalui sistem yang dinamakan SOFIS.

Jumlah kuantitas dari masing – masing persediaan bahan baku di laboratorium

berbeda – beda karena tidak semua bahan baku digunakan dalam pembuatan

fragrance sehingga sangat sulit untuk menentukan jumlah persediaan yang

optimal.

Lamanya proses pengisian bahan baku di gudang pusat bervariasi tergantung dari

banyaknya antrian permintaan bahan baku baik dari departmen produksi maupun

departemen flavor. Setelah bahan baku sudah diisi maka pihak gudang pusat akan

memberikan info bahwa bahan baku telah siap untuk dibawa. Bahan baku yang

telah diisi akan dibawa oleh helper laboratorium RnD. Bahan baku yang sudah

dibawa oleh helper laboratorium RnD fragrance akan langsung disimpan pada

tempatnya tanpa dilakukan pendataan terlebih dahulu. Alur proses permintaan

bahanbaku oleh laboratorium RnD fragrance ke bagian CSD dapat dilihat pada

Gambar 4.4 berikut ini.

44

Gambar 4.4 Alur Proses Permintaan Bahan Baku

Input ke

Sistem

Daftar

Permintaan

Status

Complete

order

Mulai

ya

tidak

RnD CSD

Membuat daftar

permintaan

Tersedia? Pending

memeriksa bahan

baku

Menyiapkan

bahan baku

Konfirmasi

permintaan

Mengambil

bahan

baku

Menyimpan

bahan

baku

Selesai

45

C. Kondisi Awal Persediaan

Kondisi awal persediaan bahan baku di laboratorium preparatist adalah banyaknya

bahan baku yang sudah melewati masa kadaluarsa baik yang ada di shelf A, shelf

B, keybase, kulkas (fridge), semi solid, dan strong odor. Hal ini diakibatkan oleh

tidak adanya sistem kontrol terhadap bahan baku dari segi kualitas dan tidak

memungkinkannya jika harus mengecek satu per satu tiap bahan baku

dikarenakan jumlahnya yang banyak.

Dari hasil observasi yang dilakukan per tanggal 28 Agustus 2017 didapatkan

sebanyak 528 bahan baku di persediaan shelf A, B, keybase, fridge, semi solid,

dan strong odor yang sudah melewati masa kadaluarsa.. Gambar 4.5 merupakan

contoh dari bahan baku kadaluarsa yang masih tersimpan di ruang persediaan.

Gambar 4.5 Bahan Baku yang Sudah Kadaluarsa

Kondisi berikutnya adalah mengenai pencarian bahan baku yang dibutuhkan oleh

pengguna. Beberapa pengguna merasa kesulitan untuk mencari lokasi tempat

penyimpanan bahan baku, karena tidak semua nama, kode, dan lokasi

46

penyimpanan bahan baku dapat diingat oleh pengguna. Untuk mencari bahan baku

yang akan digunakan, biasanya pengguna bertanya terlebih dahulu kepada

pengguna lainnya yang lebih senior, jika masih belum mendapatkannya maka

pengguna harus mencari ke seluruh tempat penyimpanan satu persatu sampai

bahan baku yang dibutuhkan ditemukan. Hal ini mengakibatkan waktu pencarian

bahan baku yang tidak efektif dan efisien.

Berdasarkan observasi langsung yang dilakukan pada tanggal 15 Februari 2018

terhadap waktu pencarian bahan baku yang dilakukan pada 20 orang responden

dengan bahan baku yang berbeda didapatkan waktu pencarian dalam tabel 4.2

sebagai berikut.

Tabel 4.2 Waktu Pencarian Bahan Baku

No Bahan Baku Lokasi waktu pencarian (s)

1 S19788 SHELF B / STOCK 200 343

2 886288 KEY BASE / STOCK 200 412

3 A01530 SHELF B / STOCK 200 301

4 A43082 SHELF B / STOCK 200 189

5 I39650 SHELF B / STOCK 200 211

6 A43652 SHELF B / STOCK 200 288

7 P56056 SHELF B / STOCK 200 193

8 A31135 SHELF B / STOCK 200 236

9 A31625 SHELF A / STOCK 500 146

10 T20441 FRIDGE FUME HOOD 327

11 G07129 SHELF B / STOCK 200 188

12 D04036 SHELF B / STOCK 200 201

13 B02260 SHELF B / STOCK POT 261

14 C03285 FRIDGE RETAIN 233

15 D04038 SHELF A / STOCK 200 154

16 A42109 SHELF B / STOCK 200 190

17 G07636 SHELF B / STOCK 200 179

18 N14851 FRIDGE 50 255

19 C33226 FRIDGE FUME HOOD 317

20 P56370 SHELF B / STOCK 200 166

Rata - rata 239.5

47

Observasi waktu pencarian dilakukan dengan asumsi bahwa pengguna sama sekali

belum mengetahui letak lokasi bahan baku yang dibutuhkan, dan pencarian bahan

baku yang dibutuhkan dilakukan dengan cara mencari di seluruh lokasi

penyimpanan. Berdasarkan tabel 4.1, rata-rata waktu pencarian bahan baku adalah

239.5 detik.

D. Analisis Kelemahan Sistem

Berdasarkan pengamatan alur permintaan bahan baku dan kondisi persediaan

bahan baku yang ada di laboratorium RnD fragrance terdapat beberapa

kelemahan pada sistem yang saat ini diterapkan di departemen RnD fragrance.

Adapun kelemahan pada sistem yang diterapkan di departement RnD fragrance

saat ini dapat dilihat pada tabel 4.3 berikut ini.

Tabel 4.3 Kelemahan Sistem Saat Ini

No Kelemahan Sistem Usulan Perbaikan

1 Pengguna melakukan permintaan

bahan baku dengan kuantitas

berdasarkan “feeling”

dibuat sistem yang dapat menampilkan

data historis permintaan bahan baku

2 Pengguna tidak mendata seluruh

informasi mengenai bahan baku yang

datang dari gudang pusat

setiap bahan baku yang datang dari

gudang pusat didata kedalam sistem

inventory

3 Pencarian bahan baku dilakukan

secara manual

dibuat data lokasi untuk setiap bahan

baku yang disimpan

Kelemahan sistem yang saat ini diterapkan menjadi faktor penyebab terjadinya

permasalahan diantaranya :

1. Banyaknya jumlah dan jenis bahan baku yang tersimpan di ruang

penyimpanan menyulitkan untuk memeriksa dan mencari satu persatu

bahan baku yang dibutuhkan secara manual.

2. Kuantitas permintaan bahan baku dari departemen RnD fragrance ke

gudang pusat tidak diperhitungkan berdasarkan perkiraan kebutuhan

sehingga banyak bahan baku yang menumpuk (overstock) atau tidak habis

terpakai hingga masa kadaluarsa.

3. RnD fragrance tidak memiliki data lengkap mengenai bahan baku baik

yang diterima dari gudang pusat ataupun yang ada di ruang persediaan.

48

4. RnD fragrance tidak memiliki jadwal khusus untuk mengatur seluruh

bahan baku yang ada di ruang persediaan.

Dari analisis kelemahan sistem dan penyebab yang dilakukan maka dapat

disimpulkan bahwa laboratorium RnD fragrance belum memiliki sistem

manajemen persediaan bahan baku yang dapat mengontrol kuantitas maupun

kualitas dari persediaan bahan baku yang tersimpan, sehingga diperlukan sistem

managemen persediaan yang dapat memberikan informasi mengenai seluruh

informasi bahan baku yang tersimpan.

4.2.4 Sistem yang Diajukan

Sistem yang diajukan merupakan sistem informasi dalam bentuk database yang

saling terhubung antara departemen CSD, RnD, dan QC. Departemen CSD sudah

memiliki sistem yang dinamakan SOFIS yang didalamnya memuat seluruh

database bahan baku yang ada di gudang pusat. Begitupun dengan departemen

QC yang sudah memiliki sistem berupa daftar pengecekan bahan baku yang baru

datang dari vendor dan pengecekan bahan baku yang kadaluarsa.

Laboratorium RnD fragrance belum memiliki sistem dalam penyimpanan maupun

pendataan bahan baku yang datang dari gudang pusat sehingga sangat sulit untuk

melacak bahan baku yang akan ataupun sudah kadaluarsa. Oleh karena itu

laboratorium RnD memerlukan sistem yang dapat mengatur persediaan seluruh

bahan baku yang ada di laboratorium RnD fragrance.

Selain itu, departemen RnD fragrance juga memerlukan sistem yang dapat

memudahkan pengguna untuk mencari bahan baku yang akan digunakan agar

tidak terjadi pemborosan waktu terhadap pencarian bahan baku. Mekanisme

sistem yang diajukan dapat dilihat pada Gambar 4.6 berikut ini

49

Gambar 4.6 Mekanisme Sistem yang Diajukan

Melakukan

permintaan bahan

baku

Mendata ke

Sistem

Meminta

pemeriksaan QC

Permintaan

Pemeriksaan

Lolos?

Membuat Laporan

Pemeriksaan

Status

Pemeriksaan

lolos

Melakukan

Update

Data

Mendata

Bahan

Baku

Input Ke

sistem

Integrasi Data

Expired?

Daftar bahan

baku expired

Memeriksa Status

QC

Extend?

Print Label Baru

Selesai

Mulai

ya

tidak

ya

tidak

ya

tidak

CSD QC RnD

Melakukan

Pemeriksaan

Menerima

bahan

baku

Database CSD

Database

Pemeriksaan

Database RnD

Memusnahkan

bahan baku

Menerima

Bahan

Baku

Menyimpan

Bahan

Baku

Karantina

Bahan baku

50

Mekanisme dari sistem database terintegrasi mengenai inventory management

system yang telah dirancang adalah ketika terdapat bahan baku pada inventory

laboratorium RnD fragrance yang akan kadaluarsa dalam waktu 1 minggu maka

sistem secara otomatis akan memberitahukan dengan menampilkan daftar bahan

baku yang akan kadaluarsa secara detail berupa kode bahan baku, nama bahan

baku, nomor lot, expired date, received date, lokasi, kuantitas, status, dan source

(sumber didapatkannya bahan baku). Data yang ditampilkan berupa gabungan

data yang saling terintegrasi antara database CSD, database QC, dan database

RnD.

Bahan baku yang kadaluarsa akan dicek kembali kualitasnya oleh departmen QC,

jika masih sesuai maka bahan baku akan di perpanjang masa kadaluarsanya,

namun jika tidak bahan baku yang kadaluarsa harus dimusnahkan.

Selain menampilkan bahan baku yag kadaluarsa, sistem yang diajukan juga akan

menampilkan seluruh informasi mengenai persediaan di laboratorium RnD

fragrance, seperti daftar bahan baku yang dimiliki oleh RnD, status bahan baku

yang sedang diminta ke CSD, dan data jumlah pemakaian bahan baku yang

dihitung sejak pertama kali permintaan hingga permintaan selanjutnya yang akan

dikonversi menjadi pemakaian per bulannya.

4.2.5 Decision Tree

Decision tree merupakan alat yang digunakan untuk mendapatkan informasi

alternatif-alternatif suatu kondisi yang mungkin terjadi pada suatu sistem. Dalam

pohon keputusan juga tercantum langkah-langkah untuk setiap keputusan terhadap

kondisi yang terjadi. Dalam sistem yang akan dibuat terdapat beberapa kondisi

yang mungkin terjadi mengenai bahan baku yang sudah kadaluarsa, beberapa

kondisi tersebut adalah status bahan baku yang sudah di extend oleh QC, status

bahan baku yang tidak extend, dan status bahan baku kadaluarsa tetapi belum

dilakukan pemeriksaan. Decision tree pada sistem dapat dilihat pada Gambar 4.7

berikut ini.

51

Gambar 4.7 Decision Tree Sistem Persediaan RnD Fragrance

Berdasarkan Gambar decision tree di atas, dapat disimpulkan terdapat 3 kondisi

utama yang mungkin terjadi pada bahan baku yang kadaluarsa dalam sistem

persediaan bahan baku di laboratorium RnD fragrance, yaitu :

1. Extended Status

Kondisi pertama yang mungkin terjadi ketika ada bahan baku yang kadaluarsa

adalah extended status, artinya bahan baku yang kadaluarsa yang ada di CSD

dengan nomor lot tertentu sudah dilakukan pemeriksaan ulang oleh departemen

QC dengan status lolos pemeriksaan. QC akan merilis status extended pada sistem

dan secara otomatis memperbaharui batas kadaluarsa dari bahan baku selama 6

bulan. Keputusan jika terjadi kondisi seperti ini adalah dengan mencetak label

bahan baku yang baru (tanggal kadaluarsa sudah diperpanjang).

1 2Expired RM

3

Extended status

6Print Label Baru

4Not

Extended7Musnahkan RM

5

Status not available 8

9

10

Cek Kuantitas

Cek Stok CSD

>50 gr

11

<50 gr

12Request

pemeriksaan

13Musnahkan

RM

14Ada 16Musnahkan

RM

15

Tidak ada

17Request

pemeriksaan

52

2. Not Extended Status

Kondisi ini memilki arti bahwa bahan baku yang kadaluarsa sudah diperiksa

kembali oleh departemen QC dan tidak lolos pemeriksaan, artinya bahan baku

tersebut sudah mengalami perubahan kualitas baik secara fisik maupun

kimiawinya. Bahan baku ini tidak boleh digunakan karena akan mempengaruhi

produk akhir. Jika hal ini terjadi maka bahan baku yang sudah kadaluarsa di

laboratorium RnD fragrance harus dimusnahkan.

3. Status not Available

Kondisi ini menunjukan belum dilakukannya pemeriksaan bahan baku yang

kadaluarsa yang tersimpan di CSD oleh QC. Pada kondisi ini RnD fragrance

memiliki 2 pilihan yaitu:

a. Memeriksa kuantitas bahan baku kadaluarsa yang tersisa

Jika kuantitas bahan baku yang kadaluarsa di laboratorium RnD masih di atas

50 gram, maka RnD dapat melakukan permintaan pemeriksaan langsung ke

departemen QC. Sedangkan jika kuantitas bahan baku yang kadaluarsa sudah

di bawah 50 gram, maka bahan baku tersebut harus dimusnahkan.

b. Memeriksa stok bahan baku yang kadaluarsa di CSD

Pilihan selanjutnya adalah memeriksa stok bahan baku yang bersangkutan

yang ada di CSD. Jika terdapat bahan baku dengan lot yang baru maka bahan

baku yang kadaluarsa harus dimusnahkan, dan sebagai tindak lanjutnya RnD

akan meminta bahan baku dengan lot yang baru ke CSD. Namun, jika di CSD

tidak tersedia bahan baku yang bersangkutan dengan nomor lot baru atau stok

di CSD habis, maka langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah dengan

melakukan pemeriksaan ke departemen QC.

4.2.6 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah diagram yang menunjukan arus atau aliran data yang

diproses di dalam sistem. Komponen yang ada dalam DFD adalah entitas, proses,

data store, dan aliran data.

53

1. Data Flow Diagram Sebelum Perbaikan

DFD sebelum perbaikan ditunjukan pada Gambar 4.8 di bawah ini.

Gambar 4.8 Data Flow Diagram Sebelum Perbaikan

Pada DFD sebelum perbaikan dapat dilihat bahwa departemen RnD fragrance

belum memiliki sistem komputerisasi mengenai informasi inventory bahan baku

yang dimilikinya. Departemen RnD fragrance melakukan permintaan bahan baku

ke gudang pusat melalui sistem yang dimiliki oleh gudang pusat yang dinamakan

SOFIS.

bahan baku

daftar pengecekan

daftar pengecekan

bahan baku yang

dibutuhkan

daftar permintaan

bahan baku

detail bahan bakumaster product

detail bahan baku

hasil pengecekan

CSD

QC

RnD

1

Input Data Bahan Baku

2

request pengecekan

3

pengecekan bahan baku

4

request bahan baku

1 database bahan baku

2 database QC

54

2. Data Flow Diagram yang Diusulkan

A. Context Diagram

Context diagram merupakan diagram arus data yang memiliki level paling atas

dan diagram yang pertama kali digambar. Context diagram sistem yang diusulkan

dapat dilihat pada Gambar 4.9 berikut ini.

CSD

(Central

Storage

Department)

0

Inventory

Management

System

QC

(Quality

Control)

RnD

Preparatist

Bahan Baku

Pengecekan Bahan

Baku

Lokasi dan

kuantitas

Bahan baku

Daftar bahan

baku expired

Gambar 4.9 Context Diagram Sistem yang Diusulkan

Context diagram di atas menunjukan proses utama dari sistem adalah mengenai

Inventory Management System yang mengatur persediaan bahan baku di

laboratorium preparatist fragrance. Dalam sistem terdapat 3 entitas yang terlibat

yaitu CSD (Central Storage Departmen), QC (Quality Control) dan RnD

preparatist.

Bagian CSD memberikan input informasi kedalam Inventory Management System

berupa data bahan baku seperti nama bahan baku, kode bahan baku, nomor lot,

source number, dan expired date. Bagian QC memberikan input informasi

mengenai hasil pengecekan bahan baku apakah bahan baku tersebut baru atau

sudah dalam masa extend. Masa extend merupakan masa perpanjangan expired

date dari bahan baku karena setelah dicek bahan baku tersebut masih memilki

kualitas yang baik dan masih tetap dapat digunakan, biasanya masa extend

dilakukan selama 6 bulan.

Bagian RnD preparatist memberikan input informasi mengenai lokasi

penyimpanan bahan baku yang ada di laboratorium, dan akan menerima output

55

dari Inventory Management System berupa status bahan baku seperti nama bahan

baku, kode bahan baku, nomor lot, source number, received date, expired date,

kuantitas, lokasi, dan status dari bahan baku.

B. Data Flow Diagram Level 0

DFD level 0 adalah rincian dari context diagram yang telah dibuat sebelumnya.

DFD level 0 memiliki maksimal 9 proses di dalamnya. Gambar 4.10 di bawah ini

merupakan DFD level 0 untuk sistem yang diajukan.

Gambar 4.10 DFD Level 0 Sistem yang Diusulkan

bahan baku

daftar pengecekan

daftar pengecekan

bahan baku yang

dibutuhkan

detail inventory

bahan baku expire dan

jumlah pemakaiandetail bahan bakumaster product

detail bahan baku

hasil pengecekan

inventory bahan baku

inventory bahan baku

detail bahan baku

hasil pengecekan

CSD

QC

RnD

1

Input Data Bahan Baku

2

request pengecekan

3

pengecekan bahan baku

4

request bahan baku

5

pendataan bahan baku

6

integrasi database7

proses data1 database bahan baku

2 database QC

3 database RnD

daftar permintaan

bahan baku

bahan baku yang

diterima

56

Pada DFD level 0 terdapat 7 proses yang terdiri dari 3 entitas. Proses 1 merupakan

input data bahan baku yang dilakukan oleh departemen CSD, pada proses 1 ini

data yang diinput berupa nama bahan baku, kode bahan baku, nomor lot bahan

baku, source number, dan expired date. Data bahan baku ini kemudian disimpan

dalam database bahan baku.

Proses 2 adalah request atau permintaan pengecekan bahan baku ke departemen

QC. Pengecekan bahan baku oleh QC meliputi pengecekan bahan baku yang baru

datang dari supplier dan pengecekan bahan baku yang sudah mendekati atau

sudah melewati masa kadaluarsa. Departemen QC mendapatkan infomasi

mengenai bahan baku yang ada di CSD melalui database bahan baku yang telah

dibuat oleh CSD. Informasi ini berupa daftar bahan baku apa saja yang harus

dicek.

Proses 3 adalah pengecekan sampel bahan baku yang diambil dari CSD oleh QC,

pengecekan meliputi cek fisik dan kimia bahan baku, proses ini akan

menghasilkan output berupa hasil pengecekan yang disimpan dalam database QC.

Proses 4 adalah request atau permintaan bahan baku oleh RnD ke departemen

CSD. Departemen RnD akan membuat daftar permintaan bahan baku yang

dibutuhkan.

Proses 5 adalah pendataan bahan baku yang diterima oleh departemen RnD.

Pendataan ini dilakukan dengan memasukan seluruh informasi yang ada pada

bahan baku mulai dari ProductSN (source number), lot number, code, nama bahan

baku, expire date, recieve date, kuantitas yang diterima, dan lokasi tempat

penyimpanan bahan baku. Data bahan baku tersebut kemudian disimpan dalam

database RnD.

Proses 6 merupakan proses sistem yang menggabungkan atau mengintegrasikan

database dari CSD, QC, dan RnD. Pada proses ini masing-masing data dari tiap

database digabungkan yang akan menghasilkan output berupa informasi status

57

dari bahan baku yang ada di laboratorium RnD preparatist fragrance khususnya

informasi bahan baku yang sudah mendekati masa kadaluarsa. Informasi status ini

berupa kode bahan baku, nama bahan baku, nomor lot, expired date, received

date, lokasi, kuantitas, status, dan source number.

Proses 7 merupakan proses terakhir dari rancangan sistem database terintegrasi

yang diusulkan. Proses 7 ini melakukan pemrosesan data bahan baku yang telah

terintegrasi dari departemen CSD, RnD, dan QC. Proses data ini meliputi filter

atau pemilihan dari status masing-masing bahan baku, aspek utama yang difilter

adalah expired date. Hasil output proses ini adalah berupa daftar bahan baku yang

mendekati masa kadaluarsa beserta informasi pendukung lainnya berupa kode

bahan baku, nama bahan baku, nomor lot, received date, lokasi, kuantitas, status,

dan source number, sehingga departemen RnD dapat melakukan langkah

selanjutnya untuk menangani bahan baku yang kadaluarsa ini tanpa harus

melakukan pengecekan satu per satu bahan baku yang ada di persediaan. Proses

berikutnya yang ada dalam proses ke 7 adalah perhitungan jumlah pemakaian

bahan baku yang akan menghasilkan output berupa data historis pemakaian bahan

baku berdasarkan frekuensi dan kuantitas permintaan bahan baku yang dilakukan

dalam periode 1 bulan. Data historis ini dapat digunakan sebagai acuan bagi

pengguna untuk menentukan permintaan bahan baku berikutnya, sehingga

meminimalisir terjadinya overstock atau penumpukan bahan baku di laboratorium

RnD fragrance.

C. Data Flow Diagram Level 1

Data flow diagram level 1 merupakan pemecahan atau dekomposisi suatu proses

pada DFD level 0 untuk lebih menjelaskan alur proses secara lebih rinci. Proses

yang mengalami dekomposisi adalah proses 1, 3, 6 , dan 7.

58

1. DFD Level 1 untuk Proses 1

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses ke 1

2. DFD Level 1 untuk proses 3

Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses ke 3

CSD

detail bahan baku

daftar bahan baku baru

1.3

input detail bahan baku

1.2

memeriksa dokumen bahan baku

1.1

menerima bahan baku

bahan baku

dokumen bahan baku

1 database bahan baku

QC

laporan hasil

pengecekan

3.4

membuat laporan pengecekan

jadwal pengecekan

3.3

melakukan pengecekan bahan baku

3.1

pembuatan jadwal pengecekan

3.2

sampling bahan baku

2 database QC

daftar bahan baku

parameter pengecekan

hasil pengecekan

59

3. DFD Level 1 untuk Proses 6

Gambar 4.13 DFD Level 1 Proses ke 6

4. DFD Level 1 untuk Proses 7

Gambar 4.14 DFD Level 1 Proses ke 7

6.3

filter data QC

6.4

integrasi data

6.1

filter data RnD

status bahan baku

detail inventory6.2

filter data bahan baku

3 database RnD

1 database bahan baku

2 database QC

lokasi dan kuantitas

identitas bahan baku

inventory bahan baku

hasil pengecekan

detail bahan baku

RnD

status bahan baku

7.2

Menghitung jumlah pemakaian bahan

baku

7.1

filter bahan baku expire

daftar bahan baku

expire

status bahan baku

historis pemakaian

bahan baku

60

4.2.7 Data Dictionary

A. Data Dictionary untuk Proses

Kamus data untuk proses berfungsi untuk menjelaskan semua proses yang ada di

dalam DFD. Kamus data untuk proses terdiri dari inventory management system,

input data bahan baku, request pengecekan, pengecekan bahan baku, request

bahan baku, pendataan bahan baku, integrasi database, dan proses data. Contoh

kamus data untuk proses DFD dapat dilihat pada Tabel 4.4 berikut ini.

Tabel 4.4 Kamus Data Inventory Management System

Nomor Proses 0

Nama Proses Inventory Management System

Deskripsi Context Diagram

Input Output

Deskripsi Sumber Deskripsi Tujuan

data bahan baku CSD Detail Status Bahan baku RnD

data pengecekan

bahan baku QC

data penyimpanan

bahan baku RnD

Kamus data untuk proses berikutnya dapat dilihat pada lampiran 2.

B. Data Dictionary untuk Arus Data

Kamus data dari arus data dibuat untuk menjelaskan semua arus data yang ada

pada DFD. Kamus data untuk arus data ini terdiri dari data bahan baku, master

product, detail bahan baku, daftar pengecekan bahan baku, data hasil pengecekan

bahan baku, data bahan baku yang dibutuhkan, daftar permintaan bahan baku,

data inventory bahan baku, data detail inventory bahan baku, data bahan baku

expire, dan data pemakaian bahan baku. Contoh kamus data untuk arus data DFD

dapat dilihat pada Tabel 4.5 berikut ini.

61

Tabel 4.5 Kamus Data Arus Data Bahan Baku

Nama Arus Data Data Bahan Baku

Deskripsi Data lengkap mengenai identitas bahan baku di gudang pusat

Nama Alternatif Identitas Bahan Baku

Sumber Data CSD (Central Storage Departmen)

Tujuan Inventory Management System, input data bahan baku, database

bahan baku, pembuatan jadwal pengecekan, integrasi database

Struktur Data

Nama Tipe Panjang Deskripsi

Kode bahan baku numerik 7

Nama bahan baku alfanumerik

Nomor lot alfanumerik 8

Source number numerik 8

Expired date tanggal 10 format DD/MM/YYYY

Source plant alfabet

Penyimpanan alfanumerik

recieved date tanggal 10 format DD/MM/YYYY

Kamus data untuk arus data berikutnya dapat dilihat pada lampiran 2.

C. Data Dictionary untuk Data Store

Kamus data untuk data store menjelaskan semua data store yang ada dalam

sistem yang diusulkan. Terdapat 3 data store dalam sistem yaitu database bahan

baku, database QC, dan database RnD. Contoh kamus data untuk data store DFD

dapat dilihat pada Tabel 4.6 berikut ini.

62

Tabel 4.6 Kamus Data Data Store Bahan Baku

Nama Data Store Database Bahan Baku

Deskripsi Data lengkap mengenai identitas bahan baku di gudang pusat

Nama Alternatif Identitas Bahan Baku

Volume 1 GB

Struktur Data

Nama Tipe Panjang Deskripsi

Kode bahan baku Numeric 7

Nama bahan baku Alfanumerik

Nomor lot Alfanumerik 8

Source number Numeric 8

Expired date Tanggal 10 format DD/MM/YYYY

Source plant Alfabet

Penyimpanan Alfanumerik

recieved date Tanggal 10 format DD/MM/YYYY

Kamus data untuk data store berikutnya dapat dilihat pada lampiran 2.

D. Data Dictionary untuk Entitas Luar (External Entity)

Kamus data untuk entitas menjelaskan seluruh entitas yang terlibat dalam sistem

yang diajukan. Tedapat 3 entitas yaitu CSD, QC, dan RnD. Contoh kamus data

untuk Entitas Luar dapat dilihat pada Tabel 4.7 berikut ini.

Tabel 4.7 Kamus Data Entitas CSD

Nama Entitas CSD (Central Storage Departmen)

Alur Output Data bahan baku

Alur Input Bahan baku

Struktur Data

Nama Tipe Panjang Deskripsi

Initial Name Alfabet 3

Nama awal Alfabet

Nama akhir Alfabet

No Induk Karyawan Numeric 10

e-mail Alfanumerik

Nomor ekstensi Numeric 4

Kamus data untuk entitas berikutnya dapat dilihat pada lampiran 2.

63

4.3 Design

Langkah berikutnya setelah proses analisis sistem adalah proses perancangan

sistem (design). Proses perancangan sistem meliputi :

1. Perancangan user interface

2. Perancangan input

3. Perancangan output

4. Perancangan database

4.3.1 Perancangan User Interface (UI)

Perancangan user interface berfokus pada kemudahan bagi pengguna aplikasi

untuk lebih dapat memaksimalkan fungsi dari aplikasi tersebut. Tampilan dari

menu utama yang ada di aplikasi dapat dilihat pada Gambar 4.15 berikut.

Gambar 4.15 Tampilan Menu dari Inventory Management System

Pada tampilan layar utama terdapat 3 pilihan menu yang ada pada aplikasi

Inventory Management System, yaitu menu Request List, menu RND Storage, dan

RM Usage. User dapat mengganti menu halaman dengan melakukan klik pada

tombol menu yang ada pada sebelah kiri layar. Setiap menu memiliki fasilitas

masing-masing sesuai dengan tujuannya. Misalkan pada menu Request List

terdapat fasilitas untuk melakukan permintaan bahan baku ke gudang pusat. Lalu

64

pada menu RND Storage terdapat menu untuk menambahkan data bahan baku

yang akan disimpan.

4.3.2 Perancangan Input

Perancangan input merupakan tahap untuk menentukan cara atau metode yang

dapat digunakan oleh pengguna ketika menggunakan aplikasi, khususnya ketika

melakukan input data atau informasi yang akan diproses. Berikut beberapa

perancangan terhadap input yang digunakan pada aplikasi Inventory Management

System.

1. Form Login

Login merupakan tahap awal untuk masuk dan menggunakan aplikasi yang

dibuat, form login dapat dilihat pada Gambar 4.16 berikut ini.

Gambar 4.16 Form Login Aplikasi Inventory Managament System

Untuk dapat masuk dan menggunakan aplikasi, maka user atau pengguna harus

memasukan user ID dan password pada kolom yang disediakan. User ID dan

password ini sudah disediakan oleh administrator.

2. Form Request Bahan Baku

Form request bahan baku berfungsi untuk melakukan permintaan bahan baku

ke gudang pusat. Form request bahan baku dapat dilihat pada Gambar 4.17

berikut ini.

65

Gambar 4.17 Form Request Bahan Baku

Pada form request bahan baku terdapat beberapa kolom yang harus diisi oleh

pengguna jika hendak melakukan permintaan bahan baku ke gudang pusat,

diantaranya :

a. Order No

Kolom code merupakan kolom yang pertama kali harus diisi oleh

pengguna untuk dapat melakukan request bahan baku. Untuk

memudahkan pengguna di sebelah kolom order no terdapat tombol untuk

menampilkan urutan nomor order secara otomatis seperti yang dapat

dilihat pada Gambar 4.18 di bawah ini.

Gambar 4.18 Form Request Bahan Baku

66

b. Due date

tanggal paling lambat untuk bahan baku dikirimkan dari gudang pusat.

c. Product Code

Merupakan kolom untuk mengisi kode produk yang hendak diminta dari

gudang pusat.

d. Name

Kolom yang menampilkan nama bahan baku. Nama bahan baku akan

secara otomatis muncul ketika kode bahan baku sudah diinput.

e. Order (Kg)

Kolom yang berisi kuantitas bahan baku yang diinginkan dalam satuan

kilogram.

3. Form Add Bahan Baku

Form Add bahan baku terdapat pada menu RND Storage. Form ini berfungsi

untuk menambahkan data bahan baku yang akan disimpan di laboratorium

RnD fragrance. Form add bahan baku dapat dilihat pada Gambar 4.19 di

bawah ini.

Gambar 4.19 Form Add Bahan Baku

67

Pada form untuk menambahkan bahan baku terdapat beberapa kolom yang

harus diisi oleh pengguna, diantaranya :

a. Product SN

Product SN merupakan nomor unik yang dimiliki oleh bahan baku.

Product SN tertera pada label yang menempel di kemasan bahan baku.

b. Lot Number

Nomor lot dari bahan baku yang secara otomatis akan muncul ketika

Product SN sudah dimasukan.

c. Product Code

Kode bahan baku yang secara otomatis akan muncul ketika Product SN

sudah dimasukan

d. Recieved Date

Tanggal pendataan bahan baku, tanggal ini akan muncul otomatis ketika

membuka form untuk pendataan bahan baku

e. Quantity Recieved

Jumlah bahan baku yang diterima dari gudang pusat dalam satuan

Kilogram (Kg).

f. Location

Merupakan tempat disimpannya bahan baku, terdapat beberapa pilihan

tempat sesuai dengan yang telah ditentukan, pengguna dapat memilih

dengan klik simbol panah yang mengarah ke bawah pada kolom location.

4.3.3 Perancangan Output

Perancangan output berupa hasil dari pemrosesan data yang telah dimasukan oleh

pengguna. Output pada aplikasi Inventory Management System ini hanya berupa

daftar bahan baku yang disajikan dalam bentuk table. Beberapa output dari

aplikasi ini antara lain :

1. Daftar Permintaan Bahan Baku

Output ini ditampilkan dalam bentuk table yang berisi daftar bahan baku yang

diminta dari gudang pusat. Output ini tampil pada menu Request List. Ketika

pengguna melakukan permintaan bahan baku ke gudang pusat, maka data

68

permintaan bahan baku akan langsung tercatat pada table daftar permintaan bahan

baku. Daftar permintaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 4.20 berikut ini.

Gambar 4.20 Output Daftar Permintaan Bahan Baku

pada Gambar 4.20 di atas dapat dilihat output dari hasil permintaan bahan baku

yang dilakukan oleh pengguna. Output tersebut ditampilkan dalam bentuk tabel.

Permintaan bahan baku yang dilakukan oleh pengguna akan tampil di sistem

gudang pusat untuk kemudian dipenuhi permintaanya. Pada Gambar 4.19 di atas,

kolom nomor lot masih belum terisi dan pada kolom status masih bertuliskan

OPEN, artinya permintaan bahan baku oleh gudang pusat belum dipenuhi. Jika

permintaan bahan baku sudah dipenuhi oleh gudang pusat maka kolom status

akan berubah menjadi COMPLETE seperti yang terlihat pada Gambar 4.21

berikut ini.

69

Gambar 4.21 Output Daftar Permintaan Bahan Baku yang Sudah Terpenuhi

2. Daftar Persediaan Bahan Baku

Output persediaan bahan baku dihasilkan dari pemrosesan penambahan bahan

baku yang dilakukan oleh pengguna. Data bahan baku yang ditambahkan akan

tercatat sebagai inventory di laboratorium RnD fragrance. Daftar persediaan

bahan baku tampil pada menu RND Storage dalam bentuk table yang dapat dilihat

pada Gambar 4.22 di bawah ini.

Gambar 4.22 Output Daftar Persediaan Bahan Baku

70

Pada daftar persediaan bahan baku di atas terdapat kolom yang berwarna merah

dan kuning. Daftar bahan baku yang berwarna kuning merupakan bahan baku

yang akan kadaluarsa dalam waktu 7 hari. Informasi ini sangat berguna bagi

pengguna untuk meminimalisir adanya bahan baku kadaluarsa yang tersimpan di

laboratorium RnD fragrance.

3. Daftar Pemakaian Bahan Baku

Daftar pemakaian bahan baku merupakan output yang didapat dari hasil

pemrosesan data historis permintaan bahan baku yang pernah dilakukan oleh

pengguna. Jumlah pemakaian bahan baku dihitung berdasarkan jumlah

permintaan dalam 1 bulan hingga permintaan berikutnya. Daftar permintaan

bahan baku dapat dilihat pada Gambar 4.23 di bawah ini.

Gambar 4.23 Output Daftar Pemakaian Bahan Baku

Pada Gambar 4.23 di atas dapat dilihat table yang berisikan informasi mengenai

penggunaan bahan baku setiap bulannya. Output ini berguna untuk pertimbangan

bagi pengguna untuk menentukan jumlah permintaan bahan baku selanjutnya. Hal

ini dilakukan untuk menghindari terjadi overstock persediaan bahan baku karena

pengguna tidak memperhatikan kuantitas permintaan bahan baku pada permintaan

sebelumnya.

71

4.3.4 Perancangan Database

Database atau basis data merupakan komponen penting dalam sistem ini, oleh

sebab itu database harus dirancang dengan teliti agar sistem dapat berjalan sesuai

dengan keinginan dan menghasilkan output berupa informasi yang dibutuhkan

oleh pengguna.

4.3.4.1 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) menunjukan hubungan antar entitas yang ada

dalam sistem dan menunjukan bagaimana data saling berhubungan. Terdapat 2

model ERD, yaitu model data konseptual dan model data fisik.

A. Model Data Konseptual

Gambar 4.24 Model Data Konseptual

memiliki

dimiliki

mengecek

dicek

detail informasi

1,1

1,n

Lot baru

1,1

1,n

permintaan

1,n

1,1

Lot Expire

1,1

1,n

inventory

1,1

1,n

Master Product

Code

Name

<pi> Text (7)

Text (30)

Product Information

ProductSN

Lot number

Quantity

incoming date

Best Before

<pi>

<pi>

Number (8)

Text (8)

Number (10)

Date

Date

Check QC

Check ID

Check date

Status

<pi> Number (5)

Date

Text (10)

Request RND

Request ID

Quantity Request

Priority

Plant

Request date

<pi> Number (5)

Number (4)

Text (7)

Text (8)

Date

Check Expire

Check expire ID

Check exp date

Status expire

<pi> Number (5)

Date

Text (8)

RND Storage

Record ID

Recieve date

Location

Recieve Quantity

<pi> Number (5)

Date

Text (20)

Number (5)

<M>

<M>

<M>

<M>

mengecek

dicek

memenuhi

dipenuhi

menghasilkan

dihasilkan

72

Pada model data konseptual terdapat total 6 entitas yaitu Master Product,

Product Information, Check QC, Check Expire, Request RnD, dan RnD

Storage.. Berdasarkan Gambar 4.24 terdapat 5 hubungan antar

entitas,diantaranya :

1. Hubungan 1:N antara Master Product dan Product Information,

artinya 1 Master Product dengan Primary Key kode bahan baku

memiliki 1 atau lebih Product Information mengenai bahan baku.

Master product berisi semua kode bahan baku dan nama bahan baku

fragrance.

2. Hubungan 1:N antara Product Information dan Check QC, artinya 1

Product Information dengan primary key ProductSN bahan baku

dilakukan 1 atau lebih pengecekan QC. Pengecekan QC ini dilakukan

ketika bahan baku pertama kali datang dari supplier untuk

memastikan bahan baku yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang

telah ditentukan.

3. Hubungan 1:N antara Product Information dan Check expire, artinya 1

Product Information bahan baku dilakukan 1 atau lebih pengecekan

expire. Pengecekan expire dilakukan ketika ada bahan baku di gudang

pusat yang akan kadaluarsa. CSD akan melakukan permintaan

pengecekan pada departemen QC.

4. Hubungan 1:N antara Product Information dan Request RnD, artinya 1

Product Information bahan baku memenuhi 1 atau lebih request rnd.

5. Hubungan 1:N antara Request RnD dan RnD Storage, artinya 1

request rnd akan menghasilkan 1 atau lebih bahan baku sebagai

inventory.

B. Model Data Fisik

Model data fisik menunjukan rancangan sesungguhnya dari data yang saling

berhubungan. Model data fisik dari sistem yang diajukan dapat dilihat pada

Gambar 4.25 berikut ini.

73

Gambar 4.25 Model Data Fisik

Berdasarkan Gambar 4.25, terdapat total 6 entitas yang saling berhubungan

yaitu Master Product, Product Information, check QC, check expire, Request

RnD, dan RnD Storage. Masing-masing entitas memiliki beberapa attribute

data yang harus diinput ke dalam sistem. Setiap entitas memiliki primary key

(PK) yang membuat data menjadi unik, selain itu terdapat foreign key (FK)

yang berfungsi untuk mendefinisikan kolom-kolom pada suatu tabel yang

nilainya mengacu ke tabel lainnya.

Setelah ERD model data fisik dibuat, langkah selanjutnya adalah

mengimplementasikan model data fisik kedalam bentuk tabel-tabel yang akan

diterapkan pada sistem

Rancangan tabel database dapat dilihat pada Tabel 4.8 – 4.13 berikut ini.

memiliki

dimiliki

mengecek

dicek

Master Product

Code

Name

TEXT(7)

TEXT(30)

<pk>

Product Information

ProductSN

Lot number

Code

Quantity

incoming date

Best Before

NUMERIC(8)

TEXT(8)

TEXT(7)

NUMERIC(10)

DATE

DATE

<pk>

<pk>

<fk>

Check QC

Check ID

ProductSN

Lot number

Check date

Status

NUMERIC(5)

NUMERIC(8)

TEXT(8)

DATE

TEXT(10)

<pk>

<fk>

<fk>

Request RND

Request ID

ProductSN

Lot number

Quantity Request

Priority

Plant

Request date

NUMERIC(5)

NUMERIC(8)

TEXT(8)

NUMERIC(4)

TEXT(7)

TEXT(8)

DATE

<pk>

<fk>

<fk>

Check Expire

Check expire ID

ProductSN

Lot number

Check exp date

Status expire

NUMERIC(5)

NUMERIC(8)

TEXT(8)

DATE

TEXT(8)

<pk>

<fk>

<fk>

RND Storage

Record ID

Request ID

Recieve date

Location

Recieve Quantity

NUMERIC(5)

NUMERIC(5)

DATE

TEXT(20)

NUMERIC(5)

<pk>

<fk>

mengecek

dicek

memenuhi

dipenuhi

menghasilkan

dihasilkan

74

Tabel 4.8 Rancangan Tabel Master Product

Master Product

Code Name

text (7) <PK> text (30)

Tabel 4.9 Rancangan Tabel Product Information

Product Information

ProductSN Lot Number Code Quantity Incoming

Date

Best

Before

numeric (8)

<PK> text (8) <PK>

text (7)

<FK>

numeric

(10) date Date

Tabel 4.10 Rancangan Tabel Chech QC

Check QC

Check ID ProductSN Lot Number Check date Status

numeric (5)

<PK>

numeric (8)

<FK> text (8) <FK> date text (10)

Tabel 4.11 Rancangan Tabel Check Expire

Check Expire

Check

expireID ProductSN

Lot

Number

Check exp

date

Status

expire

numeric (5)

<PK>

numeric (8)

<FK>

text (8)

<FK> date text (10)

Tabel 4.12 Rancangan Tabel Request RND

Request RND

Request ID ProductSN Lot Number Quantity

Request Priority Plant

Request

date

numeric (5)

<PK>

numeric (8)

<FK> text (8) <FK>

numeric

(4) text (7) text (8) date

Tabel 4.13 Rancangan Tabel RND Storage

RND Storage

Record ID Request ID Recieved date Location Recieve Quantity

numeric (5)

<PK>

nmeric (5)

<FK> date text (20) numeric (5)

75

Untuk memastikan seluruh struktur data terdapat pada masing-masing entitas

diperlukan proses pencocokan data yang mengalir pada DFD yang telah dibuat

dengan database yang dirancang seperti yang terlihat pada tabel 4.14 berikut ini.

Tabel 4.14 Tabel Matrix Hubungan Arus Data dan Entitas

Arus Data

DFD

Struktur

Data

Entitas

Master

Product

Product

Information

Check

QC

Check

Expire

Request

RnD

RnD

Storage

Detail

bahan baku

ProductSN

Lot Number

Code

Name

Quantity

Incoming

date

Best before

Daftar

pengecekan

ProductSN

Lot Number

Code

Name

Tanggal cek

kedatangan

Tanggal cek

expire

Hasil

pengecekan

Status cek

kedatangan

Status expire

Daftar

permintaan

Code

Name

Quantity

request

Priority

Plant

Request date

Detail

Inventory

bahan baku

Code

Name

Lot Number

ProductSN

Recieve date

Location

Quantity

76

4.4 Implementation

4.4.1 Petunjuk Penggunaan

Petunjuk penggunaan atau user manual berisi langkah-langkah dalam

pengoperasiaan aplikasi Inventrory Management System. Petunjuk penggunaan

sangat penting untuk lebih memudahkan pengguna dalam memakai aplikasi yang

dibuat agar tidak terjadi kesalahan dalam pengoperasiannya. Petunjuk penggunaan

dapat dilihat pada lampiran 3 : Petunjuk Penggunaan.

4.4.2 Software Documentation

1. Tabel

a. Product Master

Tabel Master Product hanya terdiri dari 2 atribut, yaitu kode dan nama produk.

Tabel Master Product berisi data seluruh kode dan nama bahan baku. Kode bahan

baku sebagai Primary Key (PK). Tabel Master Product dapat dilihat pada Gambar

4.26 berikut ini.

Gambar 4.26 Tabel Product Master

b. Product Lot (Product Information)

Tabel Product Lot atau Product Information berisi data bahan baku yang ada di

gudang pusat. Terdapat 7 atribut pada tabel ini Product Information yaitu,

77

Lot_No, Product Code, Quantity, Best before, Recieved date, QC approval, dan

QC date. Primary Key pada tabel ini adalah Lot_No. Tabel Product Information

dapat dilihat pada Gambar 4.27 di bawah ini.

Gambar 4.27 Tabel Product Information

c. Lot Number (Pemeriksaan QC)

Tabel Lot Number merupakan tabel hasil pemeriksaan QC terhadap bahan baku

yang ada di gudang pusat. Pada tabel ini terdapat 6 atribut dan yang dijadikan

sebagai Primary Key adalah Lot Number. Tabel Lot Number dapat dilihat pada

Gambar 4.28 berikut ini.

Gambar 4.28 Tabel Lot Number

d. RnD Storage

Tabel RnD storage berisi data bahan baku yang ada di penyimpanan laboratorium

RnD fragrance. Data ini berasal dari hasil input melalui form di aplikasi. Pada

78

tabel ini terdapat 9 atribut dan yang dijadikan primary key adalah Request_ID

sebagai no urut dalam pendataan bahan baku. Tabel RnD storage dapat dilihat

pada Gambar 4.29 di bawah ini.

Gambar 4.29 Tabel RnD Storage

e. Orders

Tabel Orders merupakan tabel yang berisi data permintaan bahan baku yang

sudah diproses oleh CSD atau gudang pusat. Tabel Orders ini merupakan data

yang didapatkan dari sistem yang dimiliki oleh CSD. Pada tabel orders terdapat 6

atribut, yang menjadi primary key yaitu Order_No.. Tabel Orders dapat dilihat

pada Gambar 4.30 di bawah ini.

Gambar 4.30 Tabel Orders

f. Order Details

Tabel Order details merupakan tabel yang berisikan data permintaan bahan baku

yang dilakukan oleh RnD fragrance sebagai pengguna aplikasi. Tabel request ini

akan muncul pada sistem CSD yang kemudian akan dieksekusi atau diproses oleh

79

CSD dengan memasukan nomor lot dan product SN. Pada tabel orders detail ini

terdapat 8 atribut dengan order_no sebagai Prime key. Tabel order details dapat

dilihat pada Gambar 4.31 di bawah ini.

Gambar 4.31 Tabel Order Details

g. Location

Tabel Location berisi data lokasi tempat penyimpanan bahan baku di laboratorium

RnD fragrance. Pada tabel ini hanya terdapat 2 atribut dan yang dijadikan prime

key adalah LocationID. Tabel location dapat dilihat pada Gambar 4.32 berikut ini.

Gambar 4.32 Tabel Location

h. QC Extend

Tabel ini berisi daftar bahan baku yang telah dilakukan pemeriksaan QC ketika

akan kadaluarsa. Data pemeriksaan ini berasal dari sistem QC. Pada tabel ini

80

terdapat 9 atribut dan Lot_No sebagai prime key. Tabel Extend lot dapat dilihat

pada Gambar 4.33 di bawah ini.

Gambar 4.33 Tabel QC Extend

i. Order status

Tabel order status hanya berisi status pengisian bahan baku oleh departemen CSD.

Primary key pada tabel ini adalah Order_Status_ID. Terdapat 3 status order status

dengan masing-masing ID nya. Tabel order status dapat dilihat pada Gambar 4.34

di bawah ini.

Gambar 4.34 Tabel Order Status

2. Query

Query merupakan perintah yang dapat digunakan untuk mengakses maupun

memanipulasi dan mengolah data pada database. Pada aplikasi Inventory

Management System terdapat 8 query, yaitu :

a. Get Data SN

Query ini berfungsi untuk menampung sementara data ProductSN dan Best Before

yang digunakan pada form untuk menambahkan data bahan baku di menu RnD

Storage. Data SN dan Best Before diambil dari data Product Information

kemudian ditampung pada GetDataSN query. Query dan kode GetDataSN dapat

dilihat pada lampiran 4 : Software Documentation.

81

b. Last Extend

Query LastExtend berfungsi untuk menampilkan data status bahan baku yang

kadaluarsanya diperpanjang (extend) setelah dilakukan pemeriksaan QC. Pada

query ini berisi daftar lot bahan baku yang sudah dilakukan pemeriksaan oleh QC.

Query LastExtend dapat dilihat pada lampiran 4 : Software Documentation.

c. List

Query ini berfungsi untuk menampilkan daftar permintaan bahan baku oleh RnD

fragrance ke gudang pusat (CSD). Query ini mengambil data dari tabel

permintaan (request) RnD dan tabel execution milik CSD. Query List dapat dilihat

pada lampiran 4 : Software Documentation.

d. Login

Query untuk login atau masuk ke dalam aplikasi dengan memasukan data user ID

dan password. Query ini dapat dilihat pada lampiran 4 : Software

Documentation.

e. Product Information

Query ini berfungsi untuk menampilkan nama bahan baku sesuai dengan kode

yang ada di tabel master product ke tabel product information milik CSD. Query

ini dapat dilihat pada lampiran 4 : Software Documentation.

f. RND Location

Query ini berfungsi untuk menampilkan data lokasi penyimpanan bahan baku di

form untuk menambahan data bahan baku yang ada di halaman RnD Storage.

Query RnD location dapat dilihat pada lampiran 4 : Software Documentation

g. RM Usage List

Query ini berfungsi untuk menampilkan data pemakaian bahan baku yang telah

dihitung berdasarkan jumlah kuantitas permintaan bahan baku dari RnD fragrance

ke CSD. Perhitungan pemakaiaan dilakukan dengan menghitung rata-rata

82

pemakaian bahan baku dalam waktu 1 bulan (periode). Query RM usage list dapat

dilihat pada lampiran 4 : Software Documentation

h. RnD Storage

Query RnD Storage berfungsi untuk menampilkan data bahan baku yang telah

dimasukan pada form penambahan bahan baku. Query ini juga berfungsi untuk

menampilkan data bahan baku yang sudah dan akan kadaluarsa dalam waktu 7

hari. Query RnD storage dapat dilihat pada lampiran 4 : Software

Documentation.

3. Relationship

Relationship menunjukan hubungan antar entitas atau tabel pada database.

Hubungan antar tabel yang digunakan pada aplikasi Inventory Management

System dapat dilihat pada Gambar 4.35 berikut ini.

Gambar 4.35 Hubungan Antar Tabel

83

4.4.3 Evaluasi Hasil

4.4.3.1. Perbandingan Kondisi Sistem Saat Ini dan Sebelumnya

Fungsi utama dari sistem yang dibuat yaitu ketika terdapat bahan baku pada

inventory laboratorium RnD fragrance yang akan kadaluarsa maka sistem secara

otomatis akan menampilkan daftar bahan baku yang akan kadaluarsa secara detail

berupa kode bahan baku, nama bahan baku, nomor lot, expired date, received

date, lokasi, kuantitas, dan status,. Data yang ditampilkan berupa gabungan data

yang saling terintegrasi antara database CSD, database QC, dan database RnD.

Setelah sistem diterapkan terdapat perbedaan proses pada permintaan bahan baku

dari departemen RnD ke gudang pusat. Perbedaan proses sebelum dan sesudah

perbaikan dapat dilihat pada Gambar 4.36 dan 4.37 di bawah ini.

Gambar 4.36 Alur Proses Permintaan Bahan Baku Sebelum Perbaikan

Input ke

Sistem

Daftar

Permintaan

Status

Complete

order

Mulai

ya

tidak

RnD CSD

Membuat daftar

permintaan

Tersedia? Pending

memeriksa bahan

baku

Menyiapkan

bahan baku

Konfirmasi

permintaan

Mengambil

bahan

baku

Menyimpan

bahan

baku

Selesai

84

Gambar 4.37 Alur Proses Permintaan Bahan Baku Setelah Perbaikan

Mulai

Membuat

daftar

permintaan

Input ke

sistem

Daftar

permintaan

Memeriksa

ketersediaan

Tersedia?

Menyiapkan

bahan baku

Konfirmasi

Permintaan

Status

Complete

Order

Mengambil

bahan

baku

Input data

bahan

baku

Database

Inventory

RnD

Menyimpan

bahan

baku

Selesai

Pendingtidak

ya

CSDRnD

85

dari Gambar 4.36 dan 4.37 mengenai alur permintaan bahan baku dari departemen

RnD ke gudang pusat, dapat dilihat perbedaan proses yang ada pada departemen

RnD seperti yang dilingkari oleh garis merah pada Gambar 4.37.

Sebelum perbaikan dilakukan, departemen RnD tidak melakukan pendataan

terhadap bahan baku yang datang dari gudang pusat. Hal ini lah yang

menyebabkan inventory bahan baku di laboratorium RnD fragrance tidak

memiliki manajemen yang baik, sehingga terjadilah penumpukan bahan baku

hingga kadaluarsa.

Setelah perbaikan dilakukan dengan membuat aplikasi inventory management

system, terdapat proses tambahan yang dilakukan oleh departemen RnD

fragrance, yaitu proses pendataan bahan baku yang datang dari gudang pusat.

Proses ini dilakukan dengan mendata seluruh informasi utama yang tertera pada

bahan baku seperti product source number (Product SN), lot number, kode bahan

baku, nama bahan baku, tanggal penerimaan, tanggal kadaluarsa, kuantitas yang

diterima, dan lokasi penyimpanan. Data bahan baku ini kemudian akan menjadi

database untuk persediaan bahan baku yang ada di laboratorium RnD fragrance.

Database ini berfungsi untuk :

1. Memudahkan pengguna untuk melacak bahan baku yang kadaluarsa

berdasarkan nomor lot yang tersimpan pada database. Sistem akan

menampilkan daftar bahan baku yang akan kadaluarsa dalam waktu 7 hari

sebelum masa kadaluarsanya. Dengan adanya sistem ini, tidak akan ada

lagi bahan baku kadaluarsa yang tersimpan di ruang penyimpanan bahan

baku dan pengguna tidak perlu melakukan pengecekan satu persatu secara

manual untuk mencari bahan baku yang kadaluarsa.

2. Memudahkan pengguna untuk menemukan lokasi penyimpanan bahan

baku di ruang persediaan.

3. Mengetahui jumlah pemakaian bahan baku berdasarkan jumlah permintaan

pada setiap periode yang digunakan sebagai acuan dan pertimbangan

untuk permintaan berikutnya.

86

Adapun perbedaan sistem sebelum dan sesudah perbaikan dapat dilihat dari Data

Flow Diagram pada Gambar 4.38 dan 4.39 berikut ini.

Data Flow Diagram sebelum perbaikan :

Gambar 4.38 Data Flow Diagram Sebelum Perbaikan

Berdasarkan Gambar 4.38 dapat dilihat bahwa departemen RnD belum memiliki

sistem komputerisasi untuk pendataan persediaan bahan baku. Permintaan bahan

baku dilakukan melalui sistem yang sudah dimiliki oleh gudang pusat (CSD)

bernama SOFIS.

bahan baku

daftar pengecekan

daftar pengecekan

bahan baku yang

dibutuhkan

daftar permintaan

bahan baku

detail bahan bakumaster product

detail bahan baku

hasil pengecekan

CSD

QC

RnD

1

Input Data Bahan Baku

2

request pengecekan

3

pengecekan bahan baku

4

request bahan baku

1 database bahan baku

2 database QC

87

Data Flow Diagram setelah perbaikan :

Gambar 4.39 Data Flow Diagram Setelah Perbaikan

Pada Gambar DFD setelah perbaikan (Gambar 4.39) dapat dilihat dalam kotak

berwarna merah bahwa departemen RnD sudah memiliki sistem untuk persediaan

bahan baku. Dalam sistem ini terdapat proses pendataan yang dilakukan oleh RnD

terhadap bahan baku yang datang dari gudang pusat. Data bahan baku tersebut

kemudian disimpan dalam database RnD. Proses selanjutnya adalah proses

bahan baku

daftar pengecekan

daftar pengecekan

bahan baku yang

dibutuhkan

detail inventory

bahan baku expire dan

jumlah pemakaiandetail bahan bakumaster product

detail bahan baku

hasil pengecekan

inventory bahan baku

inventory bahan baku

detail bahan baku

hasil pengecekan

CSD

QC

RnD

1

Input Data Bahan Baku

2

request pengecekan

3

pengecekan bahan baku

4

request bahan baku

5

pendataan bahan baku

6

integrasi database7

proses data1 database bahan baku

2 database QC

3 database RnD

daftar permintaan

bahan baku

bahan baku yang

diterima

88

integrasi database yang dimiliki oleh RnD, CSD, dan QC untuk sinkronasi

informasi lengkap mengenai bahan baku yang tersimpan di laboratorium RnD

fragrance. Informasi lengkap mengenai bahan baku ini kemudian diproses dengan

cara melakukan filter terhadap nomor lot bahan baku yang akan kadaluarsa dalam

waktu 7 hari sehingga akan muncul informasi berupa daftar bahan baku yang akan

kadaluarsa tersebut. Selain daftar bahan baku yang kadaluarsa, pemrosesan data

ini juga menghitung jumlah pemakaian bahan baku berdasarkan permintaan pada

setiap periode yang dapat dilihat oleh pengguna sebagai acuan untuk permintaan

berikutnya.

4.4.3.2. Analisis Kebutuhan Pengguna

Salah satu langkah yang penting dalam pengembangan sistem adalah menentukan

kebutuhan pengguna (user needs) berdasarkan permasalahan dan faktor-faktor

penyebab yang telah diidentifikasi pada tahap perencanaan.

Setelah sistem diimplementasikan, perlu dilakukan analisis apakah sistem yang

dibuat telah dapat memenuhi seluruh kebutuhan pengguna yang sudah ditentukan

sebelumnya. Berikut analisis kebutuhan pengguna terhadap sistem yang

diimplementasikan :

1. Kebutuhan pengguna :

Sistem yang dapat secara otomatis memberikan peringatan kepada

pengguna jika akan ada bahan baku yang kadaluarsa dalam 1 minggu ke

depan.

Hasil dan analisis :

Hal yang menjadi dasar dilakukannya perbaikan dan pembuatan sistem

management inventory ini adalah banyaknya persediaan bahan baku yang

kadaluarsa tersimpan di ruang persediaan, oleh karena itu kebutuhan

pengguna yang utama adalah sistem yang dapat memberikan peringatan

kepada pengguna jika ada persediaan bahan baku yang akan kadaluarsa

dalam waktu 1 minggu ke depan.

89

Hasil dari implementasi sistem sudah dapat memenuhi kebutuhan

pengguna yang pertama seperti yang terlihat pada Gambar 4.40 berikut ini.

Gambar 4.40 Pemberitahuan Status Kadaluarsa Persedian Bahan Baku

Pada Gambar 4.40 terdapat baris berwarna kuning yang artinya bahan

baku yang tersimpan di ruang persediaan akan kadaluarsa dalam waktu 1

minggu ke depan. Dengan adanya fitur fasilitas ini maka tidak akan ada

lagi persediaan bahan baku kadaluarsa yang tersimpan di ruang

persediaan, dengan catatan seluruh data bahan baku di ruang persediaan

sudah tercatat dalam sistem. Oleh sebab itu setelah sistem ini

diimplementasikan perlu dilakukan pencatatan data ke dalam sistem

terhadap bahan baku yang sudah ada di ruang persediaan maupun bahan

baku yang baru datang dari gudang pusat.

2. Kebutuhan Pengguna :

Sistem berisi seluruh informasi mengenai bahan baku yang tersimpan di

laboratorium RnD fragrance. Informasi tersebut berupa lokasi

penyimpanan dan kuantitas untuk memudahkan pengguna mencari bahan

baku jika dibutuhkan.

Hasil dan analisis :

Informasi mengenai lokasi penyimpanan dan kuantitas bahan baku

diperlukan oleh pengguna untuk memudahkan pencarian bahan baku pada

90

saat akan digunakan karena pengguna akan sulit jika harus mengingat

seluruh lokasi penyimpanan bahan baku, terlebih lagi untuk bahan baku

yang jarang digunakan. Dengan adanya fitur ini pengguna dapat

menghemat waktu dalam pencarian bahan baku yang dibutuhkan tanpa

harus bertanya-tanya pada pengguna lain ataupun melakukan pencarian

pada setiap ruang penyimpanan. Hasil implementasi dari kebutuhan

pengguna dapat dilihat pada Gambar 4.41 berikut ini.

Gambar 4.41 Pencarian Lokasi Penyimpanan Bahan Baku

Pengguna dapat mencari lokasi penyimpanan bahan baku dengan cara

memasukan kode atau nama bahan baku pada kolom search lalu klik

tombol “search” maka sistem akan menampilkan informasi mengenai

bahan baku yang dibutuhkan lengkap dengan lokasi penyimpanan dan

kuantitasnya.

3. Kebutuhan Pengguna :

Sistem yang memiliki fasilitas menu untuk permintaan bahan baku ke

gudang pusat, sehingga pengguna dapat melihat data historis permintaan

dengan mudah.

Hasil dan analisis :

Sistem permintaan bahan baku ke gudang pusat sebenarnya sudah ada

sejak lama yang dinamakan SOFIS. Namun, pada sistem baru ini

ditambahkan fasilitas menu untuk melakukan request atau permintaan

bahan baku ke gudang pusat. Hal ini bertujuan agar pengguna tidak perlu

membuka banyak aplikasi lagi untuk melakukan permintaan bahan baku

ke gudang pusat. Selain itu tujuan ditambahkannya fasilitas menu

permintaan bahan baku adalah agar seluruh permintaan bahan baku ke

91

gudang pusat tercatat dalam sistem yang dimiliki oleh departemen RnD

fragrance. Hasil implementasi dari kebutuhan pengguna dapat dilihat pada

Gambar 4.42 berikut ini.

Gambar 4.42 Daftar Permintaan Bahan Baku

Daftar permintaan bahan baku ini dapat memberikan informasi bagi

pengguna mengenai status permintaan bahan baku, apakah sudah selesai

dipenuhi oleh pihak gudang pusat atau masih dalam proses pengisian, jika

status sudah ”closed” maka pihak RnD fragrance dapat segera mengambil

bahan baku ke gudang pusat.

4. Kebutuhan Pengguna :

Sistem dapat menghitung jumlah pemakaian bahan baku dalam periode

tertentu berdasarkan data historis permintaan dan data inventory sehingga

dapat dijadikan patokan untuk pemakaian periode berikutnya, hal ini dapat

menghindari terjadinya overstock atau penumpukan bahan baku yang

tersimpan di laboratorium RnD fragrance.

Hasil dan analisis :

Jumlah total pemakaian dan kebutuhan bahan baku di laboratorium RnD

fragrance sangat sulit ditentukan karena setiap formula fragrance

92

memiliki kandungan bahan baku yang sangat variatif baik dari jenisnya

maupun dari kuantitas pemakaiannya. Sehingga perhitungan pemakaian

bahan baku dilakukan berdasarkan jumlah kuantitas permintaan dalam 1

periode. Hasil implementasi dari kebutuhan pengguna dapat dilihat pada

Gambar 4.43 berikut ini.

Gambar 4.43 Jumlah Pemakaian Bahan Baku

Informasi mengenai jumlah pemakaian bahan baku ini berfungsi sebagai

acuan dan pertimbangan untuk menentukan kuantitas permintaan bahan

baku berikutnya agar tidak terjadi overstock.

Berdasarkan analisis dan evaluasi kebutuhan pengguna terhadap implementasi

aplikasi inventory management system, dapat disimpulkan seluruh kebutuhan

pengguna yang sudah ditentukan pada tahap perencanaan telah terpenuhi dalam

sistem yang dibuat walaupun masih banyak kelemahan dan kekurangan yang ada

dalam sistem.

4.4.3.3. Hasil Penerapan Sistem

Dari penerapan sistem yang dibuat dihasilkan perbaikan pada penurunan jumlah

bahan baku yang kadaluarsa di ruang inventory dan penurunan waktu pencarian

bahan baku yang diperlukan oleh pengguna.

Penurunan jumlah bahan baku yang kadaluarsa di ruang inventory laboratorium

RnD fragrance dapat dilihat pada Gambar 4.44 berikut ini.

93

Gambar 4.44 Perbandingan Jumlah Bahan Baku Kadaluarsa Sebelum dan

Sesudah Implementasi Sistem

Setelah sistem diimplementasikan tidak ada lagi bahan baku yang kadaluarsa di

ruang inventory laboratorium RnD fragrance. Hal ini dikarenakan mekanisme

yang bekerja pada sistem secara otomatis akan memberitahukan jika ada bahan

baku yang kadaluarsa dalam waktu 7 hari. Sehingga dapat dipastikan tidak akan

ada lagi bahan baku yang kadaluarsa masih tersimpan di ruang inventory

laboratorium RnD fragrance.

Sedangkan untuk waktu pencarian bahan baku dilakukan kembali pengukuran

dengan cara observasi langsung terhadap waktu pencarian bahan baku

menggunakan aplikasi yang telah dibuat. Observasi dilakukan kepada 20 orang

responden yang sama dan bahan baku yang juga sama seperti pada observasi

sebelum menggunakan sistem. Perbandingan waktu pencarian bahan baku

sebelum dan sesudah sistem diterapkan dapat dilihat pada Tabel 4.15 berikut ini.

528

0 0

100

200

300

400

500

600

sebelum perbaikan setelah perbaikan

Perbandingan Jumlah Bahan Baku Kadaluarsa

Sebelum dan Sesudah Implementasi Sistem

Jumlah bahan bakukadaluarsa

94

Tabel 4.15 Perbandingan Waktu Pencarian Bahan Baku Sebelum dan

Sesudah Implementasi Sistem

No Bahan

Baku Lokasi

Waktu pencarian (detik)

Sebelum Sesudah

1 S19788 SHELF B / STOCK 200 343 15

2 886288

KEY BASE / STOCK

200 412 9

3 A01530 SHELF B / STOCK 200 301 16

4 A43082 SHELF B / STOCK 200 189 16

5 I39650 SHELF B / STOCK 200 211 12

6 A43652 SHELF B / STOCK 200 288 12

7 P56056 SHELF B / STOCK 200 193 10

8 A31135 SHELF B / STOCK 200 236 14

9 A31625 SHELF A / STOCK 500 146 11

10 T20441 FRIDGE FUME HOOD 327 13

11 G07129 SHELF B / STOCK 200 188 11

12 D04036 SHELF B / STOCK 200 201 9

13 B02260 SHELF B / STOCK POT 261 13

14 C03285 FRIDGE RETAIN 233 14

15 D04038 SHELF A / STOCK 200 154 12

16 A42109 SHELF B / STOCK 200 190 10

17 G07636 SHELF B / STOCK 200 179 9

18 N14851 FRIDGE 50 255 12

19 C33226 FRIDGE FUME HOOD 317 15

20 P56370 SHELF B / STOCK 200 166 14

rata – rata 239.5 12.35

Berdasarkan tabel 4.15, penurunan waktu pencarian bahan baku setelah sistem

diimplementasikan adalah sebesar 94.84 %. Waktu pencarian yang diukur

merupakan waktu entry data bahan baku ke dalam sistem. Setelah sistem

diimplementasikan, pengguna dapat dengan mudah menemukan bahan baku yang

dibutuhkan. Pengguna hanya memasukan kode bahan baku yang dibutuhkan maka

sistem akan menampilkan informasi lengkap mengenai bahan baku yang ada di

ruang inventory beserta lokasi spesifik penyimpanannya.

4.4.3.4. Kesulitan dan Kelemahan Sistem

Berdasarkan implementasi aplikasi Inventory Management System yang telah

dibuat, didapatkan hasil sesuai dengan konsep yang telah dirancang pada tahap

95

perancangan, walaupun masih ada beberapa kesulitan dan kelemahan pada sistem

yang dibuat. Beberapa kesulitan yang terjadi ketika pembuatan aplikasi Inventory

Management System diantaranya :

1. Input data seluruh bahan baku yang ada di ruang persediaan untuk

pembuatan database bahan baku RnD fragrance menyita waktu yang

cukup lama karena harus dilakukan bersamaan dengan pekerjaan utama.

2. Proses menghubungkan database milik CSD, QC, dan RnD cukup sulit

karena database CSD dan QC memiliki karakteristik masing-masing,

sehingga perancangan database untuk RnD harus dapat menyesuaikan

dengan database yang sudah dimiliki oleh departemen CSD dan QC.

3. Melacak seluruh bahan baku kadaluarsa yang ada di laboratorium RnD

fragrance yang dilakukan secara manual untuk proses pendataan juga

menyita waktu yang cukup lama. Bahan baku yang kadaluarsa tersebut

kemudian dicek statusnya berdasarkan nomor lot di database milik QC.

Dari 528 bahan baku yang expire terdapat 441 bahan baku yang statusnya

tidak extend (diperpanjang masa kadaluarsanya), artinya bahan baku

tersebut harus dimusnahkan.

4. Menghitung jumlah pemakaian secara tepat dari masing-masing bahan

baku karena tiap bahan baku memiliki jumlah pemakaian yang sangat

variatif.

Adapun kelemahan yang masih ada dalam sistem yang dibuat adalah sebagai

berikut :

1. Sistem belum bisa menentukan titik reorder point untuk permintaan bahan

baku ke gudang pusat, sehingga untuk permintaan bahan baku ke gudang

pusat tetap harus menunggu sampai bahan baku habis terlebih dahulu. Hal

ini dikarenakan belum ada sistem pencatatan jumlah pemakaian persediaan

bahan baku yang ada di laboratorium RnD fragrance.

2. Sistem belum bisa melakukan forecasting atau peramalan terhadap

kebutuhan bahan baku di periode berikutnya. Sistem hanya menampilkan

jumlah pemakaian bahan baku pada setiap periodenya.

96

3. Sistem yang dibuat belum bisa mendeteksi jika dalam persediaan terdapat

1 bahan baku dengan nomor lot yang berbeda. Kondisi 1 bahan baku

dengan nomor lot yang berbeda diakibatkan karena salah tempat lokasi

penyimpanannya sehingga bahan baku tersebut dianggap habis oleh

pengguna yang kemudian pengguna akan melakukan permintaan bahan

baku baru ke gudang pusat.

Secara garis besar perbandingan kondisi sistem sebelumnya dengan kondisi

sistem saat ini dapat dilihat pada Tabel 4.16 di bawah ini.

Tabel 4.16 Perbandingan Sistem Sebelumnya dengan Sistem Baru

Sistem Sebelumnya Sistem Baru

Belum ada sistem komputerisasi yang

mengontrol persediaan bahan baku di

laboratorium RnD preparatist

fragrance.

Sistem database yang saling

terhubung dari CSD, QC, dan

RnD preparatist fragrance

mengenai status persediaan bahan

baku.

Kontrol persediaan bahan baku masih

manual dengan melakukan pengecekan

satu per satu.

Kontrol persediaan bahan baku

dapat dilakukan secara otomatis

sesuai dengan mekanisme sistem

yang telah dibuat.

Memerlukan banyak waktu dan jadwal

khusus untuk melakukan pengecekan

persediaan bahan baku yang akan atau

sudah expired.

Sistem akan secara otomatis

memberikan informasi tentang

persediaan bahan baku yang akan

expired dalam waktu 1 minggu

beserta lokasi penyimpanannya,

sehingga tidak perlu jadwal

khusus untuk melakukan

pengecekan.

Dengan dibuatnya sistem ini sebagai perbaikan manajemen persediaan di

laboratorium RnD fragrance, diharapkan tidak ada lagi temuan terhadap bahan

baku yang sudah kadaluarsa masih tersimpan dalam inventory sehingga dapat

meminimalisir resiko reject produk karena penggunaan bahan baku yang sudah

kadaluarsa. Serta dengan adanya sistem ini diharapkan dapat memudahkan

compounder yang bekerja di laboratorium RnD fragrance dalam menata dan me-

maintain seluruh bahan baku yang digunakan ketika proses compounding.

Namun, tetap diperlukan kesadaran dari masing-masing pengguna bahan baku

97

dalam aspek kepedulian terhadap persediaan bahan baku di laboratorium RnD

fragrance baik dari segi kualitas maupun kuantitas.

Tiap tahap proses dalam pengembangan aplikasi inventory management system

menggunakan pendekatan SDLC (System Development Life Cycle) memiliki

deliverables yang merupakan output dari setiap proses. Berikut deliverables dari

tiap tahapan ditunjukan pada Tabel 4.17 di bawah ini.

Tabel 4.17 Deliverables dari Setiap Tahap SDLC

Tahapan Deliverables

Planning User needs

Gantt chart

Analysis

Flow chart product development

Flow chart kedatangan bahan baku

Flow chart permintaan bahan baku saat ini

Flow chart sistem yang diajukan

Decision tree diagram

Data Flow Diagram sebelum perbaikan

Data Flow Diagram setelah perbaikan

Kamus data

Design

User interface

Input design

Output design

Entity Relationship Diagram konseptual

Entity Relationship Diagram physical

Rancangan tabel database

Implementation User manual

Software documentation

98

BAB V

SIMPULAN & SARAN

5.1 Simpulan

Dari hasil penelitian yang dilakukan di PT MANE INDONESIA bagian

laboratorium RnD (Research and Development) fragrance dapat disimpulkan

bahwa permasalahan banyaknya jumlah bahan baku kadaluarsa di ruang

persediaan laboratorium RnD fragrance diakibatkan oleh tidak adanya sistem

yang dapat mengelola persediaan bahan baku yang berjumlah kurang lebih 1500

bahan baku. Oleh karena itu dibutuhkan sistem informasi berupa database yang

secara otomatis akan memberikan informasi jika ada bahan baku yang akan

kadaluarsa secara lengkap, sehingga pihak laboratorium RnD fragrance tidak

perlu melakukan pengecekan satu persatu secara rutin untuk mencari bahan baku

yang sudah kadaluarsa di ruang persediaan. Hal ini dapat mengurangi pemborosan

waktu (waste time) karena jumlah bahan baku yang sangat banyak di ruang

persediaan. Pembuatan aplikasi Inventory Management System telah berhasil

dibuat hingga tahap implementasi dengan total penurunan jumlah bahan baku

kadaluarsa sebesar 100% dan penurunan waktu pencarian bahan baku sebesar

94.84 %.

5.2 Saran

Saran untuk perancangan sistem database terintegrasi pada aplikasi Inventory

Management System di laboratorium RnD fragrance PT MANE INDONESIA :

1. Sistem yang dibuat masih memerlukan penelitian dan pengembangan lebih

lanjut agar fungsi dari sistem dapat lebih maksimal dengan menambahkan

tools yang dapat menghitung penggunaan bahan baku secara tepat untuk

melakukan manajemen persediaan dengan lengkap seperti Economic

Order Quantity (EOQ), Reorder Point (ROP), Safety Stock, dan forecast.

2. Diperlukan peran aktif dari departemen IT di perusahaan dalam

pengembangan aplikasi Inventory Management System ini.

99

DAFTAR PUSTAKA

Assauri, Sofyan. Manajemen Produksi dan Operasi. CP-FEUI: Jakarta. 2004.

Baron, Opher. Managing Perishable Inventory. Rotman School of Management.

University of Toronto. Ontario, Canada. Diambil dari http://www-

2.rotman.utoronto.ca/opher.baron/files/A9_EORMS10Managing%20perishable

%20inventory.pdf . Diakses pada 26 Mei 2017.

Dwi Wibowo, Andronov., Adrianus Radityo dan Demy Satria Rahman.

Perancangan Sistem Basis Data Terintegrasi Layanan Kesehatan Pada

Puskesmas Kecamatan Tebet. Diambil dari http://thesis.binus.ac.id/doc/Lain-

lain/2011-1-00618-SI%20Ringkasan.pdf . Diakses pada 25 Mei 2017.

Hanggana, Sri. Prinsip Dasar Akutansi Biaya. Mediatama: Surakarta. 2006.

HM, Jogiyanto. Analisis & Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi ke-2. Yogyakarta: ANDI. 1999.

Indrajit, Eko Richardus dan R. Djokopranoto. Manajemen Persediaan. Jakarta:

PT.Gramedia Widiasarana Indonesia, 2003.

Kendall, Keneth E., Julie E Kendall. System Analysis and Design. 8th

Edition.

Prentice Hall. 2011

Khanra, S., dan K.S Chaudhuri. A Production-Inventory Model For a

Deteriorating Item with Shortage and Time Dependent Demand. Yugoslav

Journal of Operations Research. 21 (2011). Number 1, 29-4. DOI:

10.2298/YJOR1101029K.

Kusmayadi, Eka. Pengelolaan Database Terintegrasi. 2011. Diambil dari

https://fpdp.wordpress.com/2011/06/09/pengelolaan-database-terintegrasi/.

Diakses pada 25 Mei 2017.

100

Lovers, Scent. Sumber Bahan Baku Parfum. 2012. Diambil dari http://perfume-

scent.blogspot.co.id/2012/03/sumber-bahan-baku-parfum.html. Diakses pada

20 Mei 2017.

Mogorosi, Thapelo. An Analysis of the Inventory Management System and

Control at Glencore: A Case of Rustenburg Smelter. 2016. Diambil dari

https://repository.nwu.ac.za/bitstream/handle/10394/25356/Mogorosi_TM.pdf?

sequence=1&isAllowed=y . Diakses pada 27 Mei 2017.

Official Website. Our Story:From a Family Adventure to an International Group.

Diambil dari http://www.mane.com/our-story. Diakses pada 20 Mei 2017.