PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PELAYANAN …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_10.11.4407.pdf · KELURAHAN BIMOMARTANI BERBASIS WEB Naskah Publikasi diajukan oleh Hanang Tri

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PELAYANAN KELURAHAN BIMOMARTANI BERBASIS WEB

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Hanang Tri Nugroho

10.11.4407

kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2014

2

3

DESIGNING AND MAKING SERVICESYSTEM WEB-BASED URBAN BIMOMARTANI

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PELAYANAN KELURAHAN

BIMOMARTANI BERBASIS WEB

Hanang Tri Nugroho Heri Sismoro

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Village is a government agency under the supervision of District. Village is also a service center for the people within the scope of a single village. Where in the Village residents can get a wide range of information and services to take care of all the needs of the population as well as other purposes. The services provided dikelurahan namely: Letter, Letter of Moving People, Making Letters KK (family card) or KTP (identity cards), Disadvantaged Statement, Letter of Death.

At the Village population data and records are usually - archives only recorded on a ledger and stored in cabinets or confidential strongbox, even the hamlet Chairman respectively. Population data itself contains a number (NIK), name, address, place and date of birth, blood type, and work.

In view of this fact may greatly slow service to the residents. Suppose that the population will create a cover letter, ID card or letter they have to wait to get service, and generally will only be served by one or two officers only. While the officers usually serve it with just a letter in the handwriting. Things like this allow an error writing name or address, and make the residents have to go back - back from the village to the district to justify the name.

Keyword: Village, Population, Address

1

1. Pendahuluan

Dewasa ini dunia teknologi khususnya teknologi informasi (TI) sudah

berkembang dengan pesat. Pada saat ini yang paling berkembang adalah internet.

Banyak para penduduk Indonesia telah mengetahui tentang adanya internet. Sedangkan

ada juga pada saat ini yang dinamakan Website. Website merupakan suatu tempat atau

suatu lahan bagi para pemilik website dalam melakukan penjualan, sistem informasi,

maupun dalam memberi pelayanan kepada publik. Pelayanan publik ini bisa sangat

membantu kepada para penduduk dalam mendapatkan informasi maupun mendapatkan

layanan. Dalam portal website dapat dibuat berbagai pengaplikasian menurut manfaat

dan tujuan yang diperlukan, salah satunya adalah website sebagi media promosi dan

penjualan serta media untuk saling tukar informasi dan berinteraksi dengan pengguna

yang lainya.

Kemudahan ini merupakan suatu peluang bagi instansi pemerintahan,

perusahaan, maupun bagi para kelompok masyarakat dalam mengakses dan

mempergunakannya. Adapun pelayanan yang diharapkan adalah seperti pelayanan

kepada warga atau user untuk memperoleh kemudahan dalam dia mendapatkan

informasi. Seperti contohnya di perusahaan maupun di kantor pemerintahan yang telah

menerapkan dan menggunakan metode ini.

Dan dalam penelitian ini penulis meneliti pada Kantor Kelurahan Bimomartani

yang terletak di Kecamatan Ngemplak, Kabupaten Sleman, Provinsi Daerah Istimewa

Yogyakarta. Di kantor Kelurahan ini penulis menemukan beberapa bentuk keprihatinan.

Keprihatinan itu yaitu dalam hal pelayanan dan dalam keamanan data. Dikantor

kelurahan Bimomartani ini sistem pelayanan masyarakatnya masih menggunakan cara

yang manual, contohnya dalam pelayanan pemberian surat keterangan masih

menggunakan surat biasa dan petugas harus menulis sendiri semua data dan keperluan

penduduk secara manual atau tulis tangan. Ini memungkinkan terjadinya banyak

kesalahan yang terjadi seperti kesalahan dalam penulisan nama maupun alamat

penduduk. Ada juga bentuk keprihatinan lain yaitu dalam penyimpanan data penduduk

yang hanya disimpan dalam map besar yang sifatnya sangat tidak aman.

Dengan melihat dari latar belakang tersebut, penulis ingin membuat suatu sistem

pelayanan dan penyimpanan data penduduk dengan berbasis Web. Dan dimana

diharapkan penulis dapat memberi kemudahan dalam memberikan pelayanan kepada

penduduk khususnya di Kelurahan Bimomartani dengan judul “ Perancangan dan

Pembuatan Sistem Pelayanan Kelurahan Bimomartani Berbasis Web”. Semoga kiranya

dapat bermanfaat besar bagi petugas kelurahan dalam melayani penduduk.

2

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem merupakan suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau

variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling

bergantung sama lain. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi

bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan

keputusan saat ini atau mendatang.1

2.1.2 Tipe Sistem Informasi

Dalam sistem informasi terbagi menjadi beberapa tipe sesuai dengan kebutuhan

dan kegunaanya.Masing-masing mempunyai cara dan penggunaan yang berbeda.

Tipe Sistem Infomasi dibedakan menjadi beberapa tipe,diantaranya:

1. Transaction Processing System (TPS)

2. Management Information System (MIS)

3. Decision Support System (DSS)

4. Expert System and Artificial Intelleigence (ES & AI)

2.1.3 Komponen Sistem Informasi

Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS)

alam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:

1. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan

memasukan data, memproses data dan keluaran data.

2. Perangkat lunak, yaitu program dan intruksi yang diberikan ke komputer.

3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa

sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem

dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang

efektif.

1 Al Fatta, Hanif.2007.Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Hal 9

3

5. Manusia, yaitu personal dari sistem informasi, meliputi manajer analis, programmer

dan operator serta bertanggungjawab terhadap perawatan sistem.

6. Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode dan peraturan-

peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.2

2.2 Kelurahan

Pengertian Kelurahan adalah suatu wilayah administratif yang ditempati oleh

sejumlah penduduk yang mempunyai organisasi pemerintahan terendah langsung

dibawah Camat yang tidak berhak menyelenggarakan rumah tangganya sendiri. Tugas

pemerintahan Kelurahan jadinya berlandaskan asas dekosentrasi, yang tentu saja tidak

menghalanginya melaksanakan tugas-tugas di bidang desentralisasi melalui saluran

Camat, Bupati,Walikota, dan Gubernur Kepala Daerah. (Widjaja, 1993 :3).

Kelurahan dibentuk dengan memperhatikan syarat luas wilayah, jumlah

penduduk dan syarat-syarat lain yang ditentukan lebih lanjut dengan Peraturan Menteri

Dalam Negeri. Pembentukan nama dan batas Kelurahan diatur dengan Peraturan

Daerah sesuai dengan pedoman yang ditetapkan oleh Menteri Dalam Negeri.

Pembangunan Kelurahan adalah pembangunan masyarakat sebagai upaya untuk

merubah keadaan dari yang kurang dikehendaki menuju keadaan yang lebih baik.3

3 Analisis dan Perancangan

3.1 Gambaran Umum

Kantor Kelurahan Bimomartani yang berada di dusun Koroulon Kidul, Kecamatan

Ngemplak, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta ini berbatasan langsung

dengan beberapa kelurahan dan kecamatan, batasnya adalah sebelah barat kelurahan

Widodomartani, Kecamatan Ngemplak, sebelah timur Kelurahan Sindumartani,

Kecamatan Ngemplak, sebelah utara Kelurahan Argomulyo, Kecamatan Cangkringan,

dan sebelah selatan Kelurahan Selomartani Kecamatan Kalasan. Kelurahan Bimomartani

di kepalai oleh Kepala Desa dan dibantu sekertaris Desa, Kepala Dusun(Kadus), dan

Kepala Urusan(Kaur). Kelurahan Bimomartani dibagai dalam 11 padukuhan.

2 Al Fatta, Hanif., Analisis & Perancangan Sistem Informasi, (2007), Andi Yogyakarta. Hal.10-11

3http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/31271/4/Chapter%20II.pdf, pada tanggal 19

Februari 2014 pukul 19:35

4

3.1.1 Visi – Misi Kelurahan Bimomartani

Visi :

1. Membangun Desa

2. Mengamankan kekayaan Desa

Misi :

1. Mengayomi warga.

2. Melayani warga dengan penuh tanggung jawab.

3. Menjaga kerukunan antar warga.

4. Menciptakan Desa yang maju dan mandiri.

3.1.2 Letak Geografis

Secara umum kelurahan bimomartani terletak di Kabupaten Sleman Kecamatan

Ngemplak. Luas wilayahnnya secara total kelurahan Bimomartani adalah sekitar

5675434 ha/m2

diantaranya meliputi : luas pemukiman 1132155 ha/m2, luas persawahan

3994610 ha/m2. Luas Kuburan 14975 ha/m

2, luas pekarangan 1132155 ha/m

2, luas

perkantoran 09300 ha/m2, luas prasarana umum 35791 ha/m

2.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem

Dalam analisis kelemahan sistem ini penulis mengambil sebuah metode untuk

menganlisa, metode yang digunakan adalah metode PIECES (performance, information,

economic, control, efficiency, dan service).Dalam metode PIECES yang menjadi hal

utama untuk dibahas adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi,

dan pelayanan.

1. Permomance (kinerja)

Tabel 3.1 Analisis Kinerja

Parameter Hasil Analisis

Throughput

Beban kerja perangkat Desa akan lebih berat

karena hampir semua pekerjaan dilakukan

dengan cara menulis dengan tangan, atau

mesin ketik, mulai dari input data, pengolahan

data sampai pembuatan laporan, sehingga

membutuhkan waktu yang lama.

5

Response

Time

Pembuatan laporan kependudukan

membutuhkan waktu yang lama kurang lebih 1

jam.

2. Information (informasi)

Tabel 3.2 Analisis Informasi


Akurat Tingkat kemungkinan terjadi kesalahan lumyan

besar sehingga hasil informasi yang dihasilkan

kurang akurat.

Tepat

Waktu

Karena mungkin pengolahan data yang lama

maka iformasi yang dihasilkan terkadang juga

terlambat.

Relevan Informasi yang dihasilkan kurang begitu relevan

dengan kebutuhan instansi yang terkait karena

arsip-arsip yang ada masih dalam bentuk

hardcopy.

3. Economy (ekonomi)

Tabel 3.3 Analisis Ekonomi


Pemanfaatan

peralatan dan

biaya

Penggunaan kertas dan alat tulis lainnya

memakan biaya yang banyak.

6

4. Control (kendali)

Tabel 3.4 Analisis Kendali


Pengendalian

Pengendalian pada sistem lama di Kantor

Kelurahan Bimomartani kurang mumpuni.

Karena masih banyak kesalahan

pencatatan yang terjadi dan kesalahan itu

sulit untuk dideteksi

5. Efficincy (efisiensi)

Tabel 3.5 Analisis Efisiensi


Pemanfaatan biaya

operasional

Penghematan terhadap kertas dan

alat tulis lainnya belum bisa

dilakukan karena semua pencatatan

maupun laporan masih tergantung

dengan penggunaan kertas.

Penggunaan

sumber daya

manusia

Pencatatan yang masih

menggunakan sistem manual

sangat banyak memakan waktu,

juga tenaga dari perangkat desa.

6. Service (pelayanan)

Tabel 3.6 Analisis Pelayanan


Waktu

Pelayanan

Pelayanan pada Kantor Kelurahan

Bimomartani sudah cukup baik hanya saja

waktu yang dibutuhkan untuk melayani

masyarakat cukup lama. Contoh bila ada

masyarakat yang ingin membuat surat

7

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem digunakan sebagai persiapan menyusun rancangan

yang rinci terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Rancangan sistem

bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna dan

mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang

secara rinci.

kelahiran, perangkat desa harus menulis

rangkap tiga untuk sebuah surat kelahiran.

3.3.1 Perancangan Flowchart

Gambar Perancangan Flowchart Sistem

8

Perancangan Flowchart

Gambar Perancangan Flowchart Sistem Pelayanan Kelurahan Bimomartani

Kelurahan Bimomartani

3.3.2 Perancangan Diagram Konteks

Gambar Perancangan Diagram Konteks

3.3.3 Perancangan DFD

9

Perancangan Diagram Konteks

Gambar Perancangan Diagram Konteks

Perancangan DFD

Gambar Perancangan DFD

3.3.4 Relasi Antar Tabel

4 Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

Bagian implementasi adalah

implementasi ini mencakup berbagai tahapan, tahapan yang pertama adalah tahap uji

coba program, kemudian manual dan instalasi program yang terakhir adalah

pemeliharaan sistem. Tahapan

sistem yang dibuat dapat berjalan dengan baik dan serta memberikan gambaran secara

utuh bagaimana sistem baru bekerja, sehingga sistem yang telah dibuat dapat

memberikan manfaat bagi maksimal.

10

Relasi Antar Tabel

Gambar Relasi Antar Tabel

dan Pembahasan

Bagian implementasi adalah bagian dimana sistem yang baru diterapakan. Dalam



pemeliharaan sistem. Tahapan-tahapan yang dilakuakan untuk menguji dan memastikan



memberikan manfaat bagi maksimal.

bagian dimana sistem yang baru diterapakan. Dalam



n untuk menguji dan memastikan



11

Gambar Halaman Sistem Pelayanan Kelurahan Bimomartani

4.2 Pemeliharaan Website

Bagian akhir dari proses penerapan sebuah sistem adalah pemeliharaan sistem

yang terus selama sistem masih berjalan dan dipakai. Pemeliharaan ini sangatlah

penting karena selama penggunaan kemungkinan terjadi kesalahan atau masalah yang

diluar kendali dapat terjadi. Masalah-masalah yang sering terjadi selama proses

penggunaan diantaranya:

1. Kebutuhan sistem yang kurang validasi

2. Sistem terinfeksi oleh malware.

3. Kesalahan dalam mendesain dan mengimplementasikan kebutuhan sistem

4. Perangkat keras melemah

5. Bencana Alam

Tujuan dari pemeliharaan Sistem Pelayanan Kelurahan Bimomartani ini adalah:

1. Menjaga kualitas sistem informasi yang ada sehingga dapat terus berlanjut

digunakan.

2. Menjaga performa sistem agar tetap dalam kondisi yang baik.

3. Untuk menjaga dan memperbaiki fasilitas yang ada sehingga sesuai dengan

apa yang menjadi kebutuhan Kelurahan Bimomartani

4. Untuk menghindari kegagalan sistem agar seluruh proses pelayanan

penduduk dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan harapan.

Adapun beberapa yang menjadi pertimbangan dalam hal pemeliharaan sistem dapat

dideskripsikan sebagai berikut:

1. Melakukan Pemeliharaan Data

Keberadaan sebuah data-data dalam suatu sistem informasi merupakan hal

terpenting mengingat semua informasi dalam layanan sistem akan ditampung

dan disimpan dalam database. Pengamanan menjadi hal sangat prioritas untuk

12

dipertimbangkan. Dalam sistem ini database haruslah dibackupsecara rutin

karena data-data simpan pinjam berada dalam database. Backup database

dapat dilakukan dengan exportdatabase dari Phpmyadmin. Backup data secara

mencetaksebagai arsip juga menjadi cara untuk memelihara data yang ada

agar tidak hilang ataupun rusak.

2. Melakukan Pemeliharaan Pada Perangkat Keras

Perangkat keras merupakan komponen pokok dari suatu sistem. Peran

penting perangkat keras dalam sistem adalah untuk menjalankan sistem

tersebut agar dapat bekerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

Selain itu perangkat keras juga dapat berhubungan dengan daya tahan suatu

data penghasil informasi, sebagai contoh dalam kasus ini adalah hard disk. Bila

hard disk mengalami kerusakan maka kemungkinan besar data yang ada di

dalamnya akan hilang. Dan bila hal tersebut terjadi maka dapat dipastikan akan

merusak kinerja sistem secara keseluruhan. Oleh karena itu perawatan

perangkat keras merupakan suatu hal yang harus dilakukan dalam suatu upaya

perawatan sistem. Dan berikut ini adalah langkah-langkah yang dilakukan

dalam melakukan perawatan perangkat keras:

a. Memperhatikan kebersihan komputer, yaitu dengan cara melakukan

pembersihan perangkat keras komputer secara berkala.

b. Menjaga tegangan listrik, hal ini dapat dilakukan dengan pemasangan

stabiliser pada perangkat komputer.

c. Mematikan komputer dengan tahapan yang benar melalui sistem operasi

(shut down).

d. Memperhatikan suhu komputer, hal ini dapat dibantu dengan memasang

kipas pada perangkat komputer dan pengecekan pendingin processor

secara berkala.

4.3 Pembahasan

Pembahasan terhadap sistem yang telah dibuat dititik beratkan pada basis data.

Basis data yang menjadi pokok dari sistem simpan ini menjadi hal yang mendasar agar

sistem dapat berjalan dengan baik.

Basis data pada penduduk ini menjadi hal yang paling riskan karena menjadi inti dari

keberlangsungan kegiatan simpan pinjam. Pada basis data ini pembahasan yang

dilakukan dititik beratkan pada jenis-jenis pelayananyang dilakukan khususnya untuk

pelayanan surat pengantar. Dalam jenis-jenis pelayanan yang ada perancangan yang

dibuat menghilangkan fungsi hapus untuk jenis-jenis pelayanan, hal ini dilakukan karena

dalam pembuatan struktur program telah ditentukan apa saja yang menjadi poin-poin

untuk penyusunan laporan. Apabila data-data jenis laporan dihapus maka ada sebagian

13

fungsi yang program yang tidak berjalan dikarena pembuatan program telah menentukan

variable dari data yang ada.

5 Kesimpulan

Pada bagian terakhir ini penulis mencoba menyimpulkan yangberdasarkan

penelitian dan pembuatan sistem pelayanan Kelurahan Bimomartani. Kesimpulan

yang didapat diuraikan sebagai berikut ini:

1. Dalam perancangan dibuat dengan teknologi web dengan bahasa

pemrograman PHP dan basis data dengan Mysql. Dalam hal apa saja

yang dibuat dalam sistem pelayanan kelurahan maka dapat diuraikan

sebagai berikut:

a. Sistem pelayanan kelurahan ini dapat membantu petugas

dalam melayani penduduk.

b. Penyimpanan data penduduk dapat disimpan dalam satu

tempat yang terintergasi yaitu dalam database.

c. Fungsi-fungsi menambah data, mengubah data dan melihat

data dapat berjalan dengan baik begitu juga dengan pencarian

data dapat berjalan dengan baik.

d. Penambahan data penduduk dan data kartu keluarga dapat

dilakukan tanpa harus mengubah sistem yang ada.

e. Keamanan sistem yang barumemungkinkan pengguna yang

hanya diberi otoritas yang dapat masuk kedalam sistem.

14

2. Laporan data penduduk, data arsip surat keterangan, data arsip dusun,

data arsip jumlah penduduk dapat membantu petugas memonitor secara

otomatis dan tersimpan sangat aman. Laporan yang dibuat sudah sesuai

dengan apa yang direkomendasikan dari Kelurahan Bimomartani.

3. Untuk surat pembuatan KTP (Kartu Tanda Penduduk) dan KK (Kartu

Keluarga) penulis hanya membuat surat keterangan pengantar saja.

Karena untuk pembuatan KK dan KTP yang berwenang adalah pihak

Kecamatan, sedangkan untuk pihak kelurahan hanya bertugas

memberikan pengantar dan memberikan data dari penduduk atau

pemohon.

5.1 Saran

Pada bagian ini berisi tentang saran penulis untuk penerapan sistem

pelayanan kelurahan agar pada saat pemakaian sistem yang baru dapat

berjalan dengan baik dan maksimal sesuai dengan arahan kerja yang

telah disampaikan., penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut:

1. Sebagai awal pemakaian sistem baru diharapakan pihak

Kelurahan Bimomartani menjalankan kedua sistem yaitu sistem

lama dan baru, ini dilakukan untuk menguji sistem yang baru

untuk diterapkan. Hal ini sangat penting karena apabila sistem

yang baru diterapakan namun mengalami kendala sistem backup

yang dilakukan ada yaitu sistem lama. Apabila penyesuaian

terhadap sistem baru telah berjalan dengan baik maka pengguna

sistem baru dapat dilakukan dengan penuh tanpa harus

menjalankan systemyang lama secara bersamaan.

2. Penggunaan sistem baru digunakan sesuai dengan aturan dan

prosedur yang telah diuraikan agar tidak terjadi kesalahan pada

saat proses dijalankan. Aturan yang ada harap diterapkan dengan

dan laksanakan dengan baik.

15

6. Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/31271/4/Chapter%20II.pdf, pada

tanggal 19 Februari 2014 pukul 19:35 Sunyoto, Andi, M.Kom. 2007. AJAX Membangun Web dengan Teknologi

ASYNCHRONOUSE JavaScript & XML. Yogyakarta: Andi Offset.

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PELAYANAN …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_10.11.4407.pdf · KELURAHAN BIMOMARTANI BERBASIS WEB Naskah Publikasi diajukan oleh Hanang Tri

Documents