Peranan Sistem Informasi dalam Organisasi

Peranan Sistem Informasi dalam OrganisasiDewi Rahmawati 12650054, Fithrotin Maulidiyah 12650059, Shofiatus Soliha 12650124

Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang

Jl. Gajayana No. 50, Malang 65144

1. Pengertian Sistem Informasi dan Organisasi

Sistem berasal dari bahasa latin (systēma) dan bahasayunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponenatau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliraninformasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.Sedangkan informasi adalah sekumpulan data atau fakta yangdiorganisasi atau diolah dengan cara tertentu sehinggamempunyai arti bagi penerima.

Menurut Gordon B. Davis, ”Secara sederhana sistem dapatdiartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur,komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, salingberinteraksi, saling tergantung satu sama lain danterpadu. Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis.” Sedangkanmenurut John F. Nash “Sistem Informasi adalah kombinasi darimanusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur danpengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yangpenting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin,membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern danmenyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.” Jadisecara umum sistem informasi dapat diartikan kombinasi dariteknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakanteknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.

Dalam sebuah organisasi atau perusahaan para pemimpinperusahaan maupun para staf yang ada dalam perusahaanmemerlukan akses ke data informasi yang dikumpulkan olehberbagai unit untuk melihat perkembangan perusahaannya, apakah

untung atau rugi ? Selain itu Keputusan manajer maupunpimpinan tidak hanya dari satu pihak, tapi harus dalamkesepakatan banyak pihak agar perusahaan mendapatkan keputusanyang terbaik.

Misalnya, manajer harus mengakses informasi organisasitentang produksi , sumber daya manusia, dan area bisnislainnya. Mustahil untuk memasarkan suatu produk secara baikjika anda tidak mengetahui kemampuan dan biayanya, dan untukitu diperlukan interaksi dengan area manufaktur. Demikian pulajika organisasi tidak mampu mempekerjakan pegawai pegawai yangdapat mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi bisniselektronik, tanggung jawab bagian sumber daya manusia, makatidak perlu mengembangkan strategi pemasaran untuk aksesinternet.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasiadalah kesatuan (susunan dsb) yang terdiri dalam perkumpulandan sebagainya untuk tujuan tertentu ; Kelompok kerja samaantara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuanbersama.

Sistem informasi yang mencakup keseluruhan organisasidisebut sistem informasi perusahaan ( enterprise informationsystem ). Sistem informasi perusahaan mengumpulkan data darisemua proses bisnis dan memasukkan data tersebut ke dalamsuatu database standar sehingga seluruh anggota organisasidapat mengakses dan menggunakan data tersebut.

Enterprise Information System saat ini mengakumulasi seluruhdata transaksi akuntansi dari bagian manufaktur, penjualan,pembelian, sumber daya manusia, dan berbagai fungsi bisnislainnya. Data itu berhubungan dengan sumber daya organisasidan perencanaan yang tidak dapat dilakukan tanpa memahami

bagaimana tiap penjualan, tiap unit yang diproduksi, dan tiaptindakan mempengaruhi kesuluruhan organisasi

Gambar tersebut menunjukkan bagaimana EntIS menjadipondasi yang diatasnya dibangun berbagai sistem area bisnisseperti sistem informasi pemasaran, sistem informasimanufaktur, dan sebagainya. Di atas berbagai sistem informasiarea bisnis itu terdapat sistem informasi eksekutif. TujuanEnterprise Information System adalahMengumpulkan danmenyebarkan data ke seluruh proses organisasi

2. Industri Perangkat Lunak ERP

Sistem ERP ( Enterprise Resource Planning ) adalah suatusistem informasi yang memungkinkan manajemen atas seluruhsumber daya perusahaan secara keseluruhan, ini merupakanperluasan istilah perencanaan sumber daya manufaktur yangberasal dari area manufaktur. ERP berfungsi mengintegrasikanproses proses penciptaan produk atau jasa perusahaan mulaidari pemesanan bahan – bahan mentah dan fasilitas produksisampai dengan terciptanya produk jadi yang siap ditawarkankepada pelanggan.

Perangkat Lunak ERP mencakup data dari seluruhorganisasi, tetapi sistem informasi untuk area bisnis dantingkat eksekutif terpisah dari ERP. Sebagai contoh, duaperusahaan perangkat lunak terbesar dunia, Microsoft dan IBM.Mereka menjalankan sebagian besar bisnis dengan menggunakanperangkat lunak dari penjual ERP. Fungsi – Fungsi perusahaan

yang harus dilibatkan dalam proses ERP adalah perencanaanbisnis ( visi, misi, dan perencanaan strategis ), peramalan,proses MRP II ( Master Planning, Perencanaan Produksi,Pembelian, Manajemen Persediaan, Pengendalian Aktivitas, danPengukuran Kinerja Manufacturing ), Financial ( Payroll,Penetapan Biaya Produksi, Utang – Piutang, Harga Tetap,General Ledger ), SDM, SI, Rekayasa Pabrik dan lain lain.

• Financial Resource Management (FRM)

Modul - modul yang berfungsi untuk mengumpulkan danmengelola seluruh data finansial sehingga mampumenyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa

departemen. modul -modulnya antara lain;  General Accounting,Financial Accounting, Controling, Invesment Management, Treasury, danEnterprise Controlling.

• Human Resource Management ( HRM )  

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yangmemerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulaiperekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusiaseperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugasluar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hinggaperencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola olehmodul ini. Modulnya antara lain: Personnel Management,Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management,Organizational Management, Travel Management.

• Customer Relationship Management (CRM)

Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yangdigunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, danmengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan danpascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM  melingkupisemua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan danpelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusatpanggilan (call center), tenaga penjualan (sales force),pemasaran, dukungan teknis (technical support) danlayanan lapangan (field service).

• Manufacturing Resource Planning (MRP II)

Evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yangmelingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangkapanjang, master schedulling, rough cut capacity planningdan shoop floor control. MRP I telah memasukan unsurpengawasan dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaanmenyadari bahwa banyak hal yang harus dipadukan antaralain keuangan, peramalan, sales order, analisispenjualan, distribusi, quality control serta sistempelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian

dikenal dengan konsep ERP (Enterprise ResourcesPlanning).

• Supply Chain Management (SCM)

Adalah Modul logistik secara fungsional digunakan untukmemproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistikyang digunakan oleh perusahaan.

Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas danefisiensi mulai dari suppliers, manufacturers, warehousedan stores.

SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yangmutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCMyang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yangsangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan.

3. Kelayakan Sistem Informasi Perusahaan

Sistem informasi merupakan pengeluaran modal yang besardan harus dievaluasi dengan cara yang sama sepertiinvestasi besar lain yang akan dilakukan oleh organisasi.Kelayakan Sistem Informasi dapat ditinjau dari 3 aspek,yaitu :

1. Kelayakan Ekonomis

Berhubungan dengan pembenaran suatu pengeluarandengan mempertimbangkan keuntungan dan biaya secarakeuangan

2. Kelayakan Teknis

Mempertimbangkan ketersediaan teknologi yangdiperlukan

3. Kelayakan Operasional

Mempertimbangkan kemampuan SDM di perusahaan ituuntuk berhasil melaksanakan proses yang diperlukan

4. Penerapan Sistem Informasi

Saat memulai penerapan EntIS, perusahaan harusmemberi perhatian khusus pada pemilihan penjual perangkatlunak, pelatihan pemakai, dan peralihan (cutover). Adabeberapa pendekatan penerapan, tetapi untuk tiappendekatan, pelatihan adalah komponen yang vital.

1. Pemilihan Penjual

Dasar konsep proses bisnis di dalam perangkat lunakpenjual harus menjadi kriteria utama dalam pemilihanpenjual.Makin besar perbedaan antara proses di dalamperangkat lunak dengan proses organisasi saat ini,makin sulit penerapannya. Proses baru itu harusditerima para pemakai dan cukup mirip dengan prosesyang ada sekarang sehingga penerapannya tidakmenimbulkan stres yang tidak perlu.

2. Pelatihan Pemakai

Pelatihan adalah bagian dari rancangan awal EntISdan berlangsung sebelum, selama, dan setelahpenerapan EntIS. Pelatihan EntIS berbeda darisebagian besar pelatihan sistem informasi karenasering mengharuskan para pemakai untuk memahamiproses bisnis diluar tugas pekerjaan pemakai.

3. Pendekatan Peralihan

Sebagian besar analis memilih pendekatan bertahapuntuk penerapan EntIS. Segmen-segmen sistem yangberkaitan dengan berbagai proses bisnis diterapkanberurutan sesuai tingkat kepentingannya bagi operasibisnis. Peralihan segera dari sistem yang telah adasangat berbahaya karena jika sistem perusahaan baruitu gagal, gagal pula seluruh pengolahan informasioleh sistem yang mencakup keseluruhan perusahaanini.

5. Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan

Kegagalan sistem informasi perusahaan mencakupproyek yang ditinggalkan sebelum penerapan atauditerapkan tetapi begitu gagal sehingga organisasikembali ke sistem informasi yang dahulu. Ini merupakanbiaya yang buruk karena organisasi umumnya telahmenginvestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalamproyek EntIS. Namun, kegagalan sistem informasiperusahaan tidak berarti bahwa organisasi menyerahsepenuhnya. Organisasi tersebut dapat mencobanya lagi.

6. Meminimalkan Kemungkinan Kegagalan EntIS

Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalanEntIS dengan mengambil langkah-langka sebagai berikut.

1. Mengerti kerumitan organisasi

2. Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bilastandarisasi dipaksakan

3. Mencapai konsensus dalam organisasi sebelummemutuskan untuk menerapkan sistem informasiperusahaan.

6. Macam Macam Sistem Informasi Dalam Organisasi

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Organisasi yang dimaksudkan untukdigunakan oleh para manager tingkat atas dalampengambilan keputusan strategis. Sudut pandang sisteminformasi eksekutif yang luas dan strategis memerlukanketersediaan data yang dikumpulkan dari seluruhorganisasi.

Apa yang dilakukan Eksekutif ?

1. Fungsi Manajemen : merencanakan,mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan, danmengendalikan.

2. Fungsi Manajerial : melakukan perundingan danpenggabungan usaha (merger).

Saran-Saran Untuk Memperbaiki Sistem InformasiEksekutif

SISTEM INFO FUNGSIONAL

SISTEM INFORMASI

SDM SISTEM INFO

KEUANGAN

SISTEM INFO PEMASARANSISTEM

INFO AKUNTANSI SISTEM

INFO EKSEKUTIF

SISTEM INFO

MANUFAKTUR

1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk

2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi

3. Memanfaatkan peluang

4. Menyesuaikan sistem pada perorangan

5. Memanfaatkan teknologi

Sistem Informasi Pemasaran

Merupakan sistem informasi pertama yang dikembangkanuntuk memenuhi kebutuhan khusus area bisnis yangmenangani berbagai hal yang berkaitan dengan kegiatanpemasaran perusahaan yang sangat luas.

Prinsip-Prinsip Pemasaran

1. Bauran Pemasaran

Tujuannya adalah mengembangkan strategi yangmenerapkan sumber daya ini bagi pemasaran barang,jasa, dan gagasan perusahaan. Ada 4 strategi, yaitu:

a. Produk : apa yang dibeli oleh pelanggan untukmemuaskan kebutuhannya.

b. Promosi : perhubungan dengan semua cara yangmendorong penjualan produk termasuk periklanandan penjualan langsung.

c. Tempat : berhubungan dengan cara mendistribusikanproduk secara fisik kepada pelanggan melaluisaluran distribusi.

d. Harga : semua elemen yang berhubungan dengan apayang dibayar oleh pelanggan untuk produk itu.

Sistem Informasi Sumberdaya Informasi

• Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber dayainformasi perusahaan pada para pemakai di seluruhperusahaan. Sistem ini mencakup perangkat keras,perangkat lunak, spesialis informasi dan pemakai, sertadata dan informasi. Sebagian besar sumber daya iniditempatkan di IS, tetapi semakin banyak yangditempatkan di area pemakai.

• Model sistem informasi sumber daya informasi(Information Resources Information System – IRIS)berbentuk serupa dengan sistem informasi fungsionallain.

• Input mencakup data akuntansi, semua dari proyekpenelitian khusus, dan inteligen yang dikumpulkan darilingkungan perusahaan.

• Output dihasilkan oleh lima subsistem. Empat darisubsistem tersebut menyediakan informasi tentangperangkat keras, perangkat lunak, manusia, serta datadan sumber daya informasi. Subsistem kelimamengintegrasikan data dari keempat subsistem lain. Parapemakai IRIS meliputi orang-orang diseluruh perusahaanyang terlibat dalam manajemen informasi.

Sistem Informasi Manufaktur

Suatu sistem berbasis komputer yang bekerja dalamhubungannya dengan sistem informasi fungsional lainnyauntuk mendukung manajemen perusahaan dalam pemecahanmasalah yang berhubungan dengan manufaktur produkperusahaan yang pada dasarnya tetap bertumpu pada input,proses dan output.

Manajemen manufaktur menggunakan komputer baiksebagai sistem konseptual maupun sebagai suatu elemen

dalam sistem produksi fisik. Computer-aided design (CAD),Computer-aided manufacturing (CAM), dan robotic, semuanyamenggambarkan cara menggunakan teknologi komputer dalamsistem fisik.

• Computer-aided design (CAD)

Melibatkan penggunaan komputer untuk membanturancangan produk yang akan dimanufaktur. Jadi,ketika rancangan selesai dibuat perangkat lunakCAD dapat menyiapkan spesifikasi rinci yangdiperlukan untuk memproduksi produk itu.Spesifikasi ini disimpan dalam database rancangan.

• Computer-aided Manifacturing (CAM)

Adalah penerapan komputer dalam prosesproduksi. Sebagian mesin produksi mempunyai built-in microprocessor, dan sebagian dikendalikan olehkomputer mini. Satu komputer mini dapatmengendalikan beberapa mesin produksi sekaligus.Sebagian besar otomasi pabrik saat ini terdiridari teknologi CAM. Produksi dapat berjalan lebihcepat dan presisi yang lebih tinggi dari pada jikapekerja manusia yang mengendalikan. Presisi yanglebih tinggi memungkinkan lebih sedikit bagianyang cacat dan terbuang.

• Robotik

Robotik melibatkan penggunaan robot industrial,alat yang secara otomatis melaksanakan tugas-tugastertentu dalam proses manufaktur. Robotmemungkinkan perusahaan untuk memotong biaya danmencapai tingkat kualitas yang tinggi, tetapimereka juga melaksanakan pekerjaan yang berbahayaseperti bekerja di area yang suhunya sangattinggi.

Sistem Informasi Keuangan

Memberikan informasi kepada orang atau kelompokbaik di dalam maupun di luar perusahaan mengenaimasalah keuangan perusahaan, informasi disajikandalam bentuk laporan periodik, laporan khusus,

hasil dari simulasi matematika, komunikasielektronik dan saran dari sistem pakar.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukandata yang bersifat riil dari setiap tingkatanmanajemennya. Data tersebut disusun dan dikeloladalam sebuah sistem informasi.

Salah satu sistem informasi terpenting padaperusahaan adalah mengenai Sistem Informasi SumberDaya Manusia/Human Resources Information System(SISDM/HRIS).

Definisi

• Human Resources Information System (HRIS) adalah programaplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung prosespengambilan keputusan atau biasa disebut dengan DecisionSupport System dengan menyediakan berbagai informasi yangdiperlukan.

Definisi

• Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRISadalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidangilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologiinformasi.

• Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yangutamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi kedalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam halperencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalamserangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi danterangkum dalam aplikasi perencanaan sumber dayaperusahaan / enterprise resource planning (ERP).

Penerapan Sistem Informasi

Sistem informasi digunakan untuk mendukung operasi-operasi manajemen yang dilakukan oleh suatu organisasi.Operasi-operasi manajemen terdiri dari beberapa tahap, yaitu:

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pelaksanaan

4. Pengendalian

1) Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan adalah tahap awal dari suatuoperasi dalam manajemen suatu organisasi.

Dalam tahap ini, organisasi tersebut merumuskansegala sesuatu tentang operasi yang akan dilakukannya,diantaranya adalah : nama operasi, jenis operasi,tujuan operasi, metode operasi, dan lain lain.

2) Tahap Pengorganisasian

Dalam tahap ini, organisasi merencanakan teknispelaksanaan operasi yang akan dilakukan, pembiayaan,sumber daya yang dibutuhkan, penjadwalan, dan lain lain.Dalam beberapa literatur, tahap pengorganisasian inidimasukkan dalam tahap perencanaan

3) Tahap Pelaksanaan

Dalam tahap ini semua rencana operasi danpengorganisasian yang sudah direncanakan dapatdilaksanakan. Semua kegiatan yang terkait denganpelaksanaan operasi dicatat, disimpan, dandiorganisasikan untuk keperluan evaluasi hasil operasi.

4) Tahap Pengendalian

Dalam tahap ini kegiatan yang dilakukan adalahmelakukan pengawasan terhadap pelaksanaan operasi, apakahoperasi yang berjalan sesuai dengan rencana atau tidak.Hasil pelaksanaan operasi dilaporkan untuk keperluanevaluasi dan pengambilan keputusan berikutnya.

Peranan sistem informasi dalam mendukung operasidalam suatu organisasi adalah untuk mencatat, menyimpan,dan mengorganisasikan semua data yang terkait denganoperasi tersebut, serta mengolah data-data tersebutmenjadi informasi yang dapat dilaporkan pada pihak-pihakyang membutuhkannya.

Selain itu dalam suatu organisasi terdapat tiga tingkatanmanajemen, yaitu :

1. Manajemen Tingkat Bawah

2. Manajemen Tingkat Menengah

3. Manajemen Tingkat Atas

1. Manajemen Tingkat Bawah

Manajemen tingkat bawah menangani masalah-masalahtransaksi dan membuat laporan rutin. Sistem informasiyang digunakan dalam tingkatan manajemen ini adalahsistem pemrosesan transaksi. Sistem pemrosesan transaksiini hanya dapat melakukan pencatatan dan penyimpanantransaksi - transaksi yang terjadi, dan membuat laporansehubungan dengan transasksi - transaksi tersebut.

2. Manajemen Tingkat Menengah

Manajemen tingkat menengah menangani masalah-masalahyang memerlukan pengambilan keputusan dalam suatubagian / departemen dalam organisasi tersebut. Sisteminformasi yang digunakan dalam tingkatan ini adalahsistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemenini tidak dapat digunakan untuk entry data transaksi,karena untuk keperluan ini sudah dilakukan oleh sistempemrosesan transaksi.

3. Manajemen Tingkat Atas

Manajemen tingkat atas menangani masalah-masalahstrategis secara menyeluruh yang melibatkan berbagaidepartemen yang ada dalam organisasi tersebut. Sisteminformasi yang digunakan dalam tingkatan manajemen iniadalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasieksekutif diberi hak untuk mengakses informasi-informasiyang ada pada semua departemen dalam organisasi tersebut,sehingga dengan informasi-informasi tersebut manajementingkat atas dapat mengambil keputusan dengan tepat.

Contoh kasus pada penerapan sistem informasi dalamsuatu organisasi adalah penggunaan sistem informasi dalamorganisasi pondok pesantren. Organisasi pondok pesantrententunya mempunyai tingkatan-tingkatan manajemen. Mulaidari staf-staf administrasi, para kepala bagian, hinggapengasuh pondok pesantren.

Manajemen tingkat bawah menggunakan sistempemrosesan transaksi untuk membantu kegiatannya. Sistempemrosesan transaksi dalam organisasi pondok pesantrenada banyak macamnya, diantaranya adalah sistem pencatatansantri baru, pencatatan pembayaran syahariyah, pencatatankegiatan pendidikan, dll.

Manajemen tingkat menengah menggunakan sisteminformasi manajemen untuk membantu kegiatannya. Sisteminformasi manajemen juga ada banyak macamnya, sedikitnya

dalam setiap departemen ada satu macam sistem informasimanajemen. Sistem informasi manajemen digunakan untukmenghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi untukmendukung dalam pengambilan keputusan. Sebagai contohsistem informasi manajemen kepegawaian yang menghasilkanlaporan-laporan informasi kepegawaian yang dapatdigunakan untuk mengambil keputusan karir seorangpegawai, penetapan gaji, dll.

Manajemen tingkat atas menggunakan sistem informasieksekutif untuk membantu kegiatannya. Sistem informasieksekutif dapat mengakses informasi yang ada pada setiapsistem informasi manajemen sehingga informasi yangdisajikan lengkap. Dengan informasi yang lengkap pengasuhpondok pesantren dapat mengambil keputusan untukmengembangkan pondok pesantrennya supaya menjadi lebihbaik. Kemudian semua sistem informasi tersebut dipadukandalam suatu sistem informasi perusahaan (EnterpriseInformation System).

Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangatpenting di dalam suatu organisasi. Tidak adanya suatuinformasi, suatu organisasi tidak dapat berjalan denganefektif dan efisien.

Informasi merupakan sebuah data yang telah diolahsedemikian rupa sehingga menjadi bentuk yang bermanfaatuntuk orang yang menerimanya. Suatu system jika tidakterdapat informasi, maka tidak akan berguna. Karena suatusystem yang tidak mendapatkan informasi akan mengalamikesusahan dan akhirnya berhenti.

Sistem informasi secara umum mempunyai beberapaperanan di dalam sebuah organisasi, yaitu :

1. Meminimalkan resiko ( Minimize risk )

Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitandengan faktor - faktor keuangan. Pada umumnya risikoberasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-

aspek eksternal lain yang berada diluar controlperusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telahtersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerapdihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financialadvisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiranteknologi informasi selain harus mampu membantuperusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pulamenjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelolarisiko yang dihadapi

2. Mengurangi Kerugian ( Reduce Costs )

Peranan teknologi informasi sebagai katalisatordalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasionalperusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadapprofitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebutbiasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologiinformasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatanoperasional yaitu :

Eleminasi Proses Implementasi berbagai komponenteknologi informasi akan mampu menghilangkan ataumengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu.Contoh call center untuk menggantikan fungsi layananpelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.

Simplifikasi Proses Berbagai proses yang panjang danberbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakandengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologiinformasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situsperusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.

Integrasi Proses Teknologi informasi juga mampumelakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satusehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsungakan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).

Otomatisasi Proses Mengubah proses manual menjadiotomatis merupakan tawaran klasik dari teknologiinformasi.

3. Memberi Nilai ( Add Value )

Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalahuntuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuanakhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskanpelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakanloyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalumenjadi konsumennya untuk jangka panjang.

4. Membuat Arena Bersaing ( Create New Realities )

Perkembangan teknologi informasi terakhir yangditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampumenciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan,yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacane-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, danlain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang barudalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasiinformasi.

Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Sistem Informasi dalamPerusahaan

Keuntungan :

1. Dapat dilakukan secara otomatis

2. Menghemat waktu

3. Dapat menghemat biaya promosi dan pemasaran

4. Pengambilan keputusan yang tepat

Faktor pengaruh penggunaan Sistem Informasi

1. Pengaruh ekonomi internasional dan persainganglobal; transaksi takterbatas pada tempat berbeda

2. Perkembangan teknologi;

3. Batas waktu yang semakin singkat

4. Kendala sosial;

Kesimpulan

• Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologiinformasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologiitu untuk mendukung operasi dan manajemen.

• Secara umum, peranan sistem informasi dalam organisasiadalah Meminimalkan resiko, memberi nilai, mengurangikerugian, dan meningkatkan daya saing.

Daftar Pustaka

Budi Sutedjo Dharma Oetomo. Perencaan dan Pembangunan SistemInformasi. Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2002.

Jogiyanto. H. M. Analisis dan Desain Sistem Informasi.Penerbit Andi

id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi

id.wikipedia.org/wiki/Sistem

George H. Bodnar and William S. Hopwood. AccountingInformation Systems, Prentince Hall, International Edition,New Jersey, 1995.

http://www.yaqinov.wordpress.com//