Peran Strategis Teknologi Informasi

9/27/2012

1

Peran Strategis

Teknologi Informasi

N. Tri Suswanto Saptadi

9/27/2012 1 sim/nts/uajmks

Tujuan Pembahasan

Memahami hubungan antara perusahaan

dengan lingkungannya

Memahami peran Teknologi Informasi dalam

suatu Organisasi

Menjelaskan mengenai rancang ulang proses

bisnis dan peran yang dimainkan jasa

informasi

Mengerti bahwa keunggulan kompetiti dapat

dicapai dengan mengelola arus informasi

Memahami makna konsep CIO

9/27/2012 2 sim/nts/uajmks

9/27/2012

2

Perusahaan & Lingkungan (1 dari 2)

Perusahaan adalah suatu sistem fisik yang

dikelola dengan menggunakan sistem konseptual.

Perusahaan merupakan:

Sistem tertutup

Sistem ini dikendalikan untuk mencapai tujuan

dengan menggunakan sistem umpan balik.

Sistem terbuka

Sistem berhubungan langsung dengan

lingkungannya yang merupakan sumber

pengambilan sumberdaya.

9/27/2012 sim/nts/uajmks 3


Perusahaan & Lingkungan (2 dari 2)

9/27/2012

3

Fungsi dan Peran (1 dari 2)

Pemasok: menyediakan material, mesin, jasa,

dan informasi yang digunakan perusahaan untuk

memproduksi barang dan jasa.

Pelanggan: memperoleh barang dan jasa yang

dipasarkan.

Serikat pekerja: organisasi bagi tenaga kerja

terampil maupun tenaga kerja tidak terampil.

Masyarakat keuangan: lembaga yang

mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia

bagi perusahaan.


Fungsi dan Peran (2 dari 2)

Pemegang saham: orang yang menanamkan

modal.

Pesaing: mencakup semua organisasi yang

bersaing dengan perusahaan di pasar.

Pemerintah: penyelenggaran dan memberikan

UU dan peraturan dan pemberian informasi dan

dana.

Masyarakat Global: wilayah geografis tempat

perusahaan melaksanakan operasinya.


9/27/2012

4

Arus Environmental Resources

Beberapa sumberdaya mengalir lebih cepat dari

pada lainnya.

Paling sering:

Arus informasi dari pelanggan

Arus material kepada pelanggan

Paling jarang:

Arus material ke pemasok (pengembalian)

Arus pekerja ke pesaing

Satu-satunya sumberdaya yang

menghubungkan perusahaan dengan semua

elemen lingkungan adalah Informasi


Sumber Daya Informasi

Perangkat keras komputer

Perangkat lunak komputer

Spesialis informasi

Pemakai

Fasilitas

Database

Informasi


9/27/2012

5

Chief Executive Officer (CEO) Adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam

operasi perusahaan, umumnya memiliki jabatan direktur

utama atau ketua dewan direksi.

Istilah lain yang biasa ada dalam perusahaan:

CFO: Chief Financial Officer

COO: Chief Operating Officer

CIO: Chief Information Officer adalah manajer jasa

informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya

tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan

dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai

bidang lain dari operasi perusahaan.


Pendekatan SPIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber

daya informasi.

Dibutuhkan perencanaan strategis sumber daya

informasi (strategic planning for information

resource).

Rencana perusahaan didukung oleh rencana

jasa informasi yang mencerminkan kebutuhan

dukungan sistem di masa mendatang.


9/27/2012

6

Contoh Rencana Strategis SD Informasi

Transformasi Kumpulan Strategi


•Misi

•Tujuan

•Strategi

•Elemen lain

strategi

organisasi

•Tujuan Sistem

•Kendala Sistem

•Strategi

Rancangan Sistem

Proses

perencanaan

strategi SIM

Kelompok Strategi organisasi Kelompok Strategi SIM

Contoh Rencana Strategis

Sistem Persediaan

Sistem: Persediaan

Subsistem: tata Ruang Gudang

Tujuan: Menerapkan sebuah program pada 1

oktober tahun depan, yang menentukan lokasi

barang-barang dalam gudang yang akan

memudahkan pengisian pesanan.

Kebutuhan Sumber Daya, meliputi: perangkat

keras, fasilitas, perangkat lunak, database,

spesialis informasi, keterangan, pemakai.

Lihat hal 44. Gambar 2.8


9/27/2012

7

Peran Teknologi Informasi

dalam suatu Organisasi (1 dari 3)

3 Peran Utama:

Looking Inward

Perbaikan proses dan struktur didalam organisasi:

Business Process Reengineering

Restrukturisasi Organisasi


Looking Outward

Peningkatan penjualan produk/jasa dan

layanan:

Competitive Advantage.

Looking Across

Hubungan dengan/antar organisasi lain:

IOS dengan EDI.

Prediksi ke depan (mid 1990s) (1 dari 2)

Pada perusahaan yang besar, 25 - 80%.

perputaran uang (cash flow) dikelola secara

on-line.

Pertukaran data secara elektronik adalah suatu

kebiasaan.

Penjualan dan pembayaran secara elektronik

merupakan layanan inti (core services).

Teknologi image telah biasa digunakan.




9/27/2012

8

Prediksi ke depan (mid 1990s) (2 dari 2)

Pekerjaan terdistribusi dan direorganisasikan

pada tempat semestinya.

Peningkatan pekerjaan pada lokasi-lokasi

tertentu berkembang secara independen.

Kerjasama bisnis secara elektronik menjadi

suatu standar.

Reorganisasi perusahaan akan sering terjadi dan

bukan lagi merupakan suatu perkecualian.




Rancang Ulang Proses Bisnis (1 dari 11)

Rancang ulang proses bisnis (Business Process

Redesign/BPR) disebut juga Rekayasa ulang

proses bisnis (business process reengineering).

dilakukan karena:

Proses bisnis yang sekarang dilakukan oleh

organisasi tersebut, sudah tidak sesuai lagi

dengan kondisi dan situasi lingkungan yang ada.

Sistem warisan (legacy system) yang terlalu

berharga untuk dibuang, namun terlalu mahal

untuk dioperasionalkan dan dipelihara.


9/27/2012

9

Pendekatan:

Revolutionary

Radikal: sistem yang lama dibuang dan mulai dari nol

(awal).

Tingkat keberhasilan: 30 - 50%.

Satu-satunya cara untuk mendapatkan lompatan atau

dampak yang cukup bermakna.

Evolutionary

Perubahan berkesinambungan (continuous

improvement)

Contoh: penerapan Total Quality Management (TQM)

Perubahan dapat menyeluruh atau partial berdasarkan

masalah yang dihadapi (real issue) atau pengalaman

masa lalu (lessons learned)



Perbedaan pendekatan disebabkan oleh: (1 dari 2)

Taktik pimpinan

Pimpinan baru untuk mendorong BPR

Mempekerjakan konsultan paling sering digunakan

Keberhasilan tergantung pada:

Sponsor yang bertindak sbg buffer antara Tim

dengan Staf

Tim perubahan, sebagai leader, coach dan referee

Tekanan atau faktor pendorong untuk berubah

Krisis dapat mendorong terjadinya revolusi, namun

krisis juga dapat menyebabkan kehancuran

Penganut teori revolusi akan menciptakan krisis untuk

mendorong terjadi perubahan yang dramatis 9/27/2012 sim/nts/uajmks 18


9/27/2012

10

Perbedaan pendekatan disebabkan oleh: (2 dari 2)

Resistensi dalam menghadapi perubahan



Perlu dilakukan

perubahan

struktural yang

mendasar,

termasuk budaya

perusahaan

(corporate cultur).

Pilihan untuk BPR

Teknik penerapan BPR pada CBIS (3 R):

Rekayasa mundur (reverse engineering)

Restrukturisasi (restructuring)

Rekayasa ulang (reengineering)

Teknik penerapan tersebut, bisa dilakukan

secara terpisah atau kombinasi, bergantung

pada tingkat perubahan yang diinginkan.

Penggunaan:

untuk pemeliharaan sistem yang ada.



9/27/2012

11

Rekayasa mundur (reverse engineering) (1 dari 2)

Proses analisa sistem, untuk identifikasi elemen-

elemen sistem dan hubungan antar elemen,

berdasarkan sistem yang ada, untuk mendapatkan

gambaran proses pengembangan sistem dari

awalnya.

Tidak mengubah fungsionalitas sistem yang ada.

Diterapkan untuk sistem yang tidak ada

dokumentasinya.

Hasil: dokumentasi sistem yang menyeluruh, seperti

diagram arus data (data flow diagram/DFD), bagan

arus sistem, dsb. 9/27/2012 sim/nts/uajmks 21


Rekayasa mundur (reverse engineering) (2 dari 2)



9/27/2012

12

Restrukturisasi (restructuring)

Transformasi suatu sistem menjadi sistem

baru/bentuk lain tanpa mengubah fungsionalitas

sistem tersebut.

Program/sistem tidak terstruktur, menjadi terstruktur



Rekayasa ulang (reengineering)

Rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan

mengubah fungsionalitasnya, berdasarkan sistem

yang ada.



9/27/2012

13

Komponen Rancang Ulang Proses Bisnis :

Kualitas fungsional

Ukuran mengenai apa yang bisa dilakukan

oleh sistem tersebut.

Kualitas teknis

Ukuran mengenai bagaimana fungsi tersebut

dilakukan.

Kombinasi kedua komponen menentukan

pemilihan teknik Rancang Ulang Proses Bisnis.





9/27/2012

14

Restrukturisasi Organisasi

Contoh: Otis Elevator Inc.

Centralizing Customer Service.

Decentralizing Decision Making.

Mencoba mengimplementasikan konsep:

Virtual Corporations dengan menggunakan IT.

Tidak ada Headquaters.

Staff dapat bekerja dimana saja

(dirumah, di tempat pelanggan, di hotel, dsb)

Kenyataannya :

Headquaters-nya kecil dan umumnya hanya berisi

supporting staff.


Pertukaran Data Elektronik (EDI)

Adalah transmisi data dalam bentuk terstruktur

dan dapat dibaca mesin secara langsung dari

komputer ke komputer di antara beberapa

perusahaan.

Transmisi tersebut memungkinkan data

ditransmisikan dan diterima tanpa pengetikan

ulang.


9/27/2012

15

Hubungan EDI yang Umum

Membentuk kaitan antara perusahaan dan

pemasoknya dan pelanggannya.

Kaitan dengan pemasok dikatakan sisi pemasok

(supplay side) sistem.

Kaitan dengan pelanggan dinamakan sisi pelanggan

(customer side)

Perusahaan Permintaan penawaran dan pesanan

pembelian.

Pemasok melakukan penawaran harga, persetujuan

pesanan pembelian, pembuatan faktur.


Pengisian Kembali Persediaan oleh

Penjual

Terjadi dialog umum antara perusahaan dan

pemasok.

EDI memungkinkan suatu hubungan yang sama

sekali baru.

Perusahaan tidak perlu lagi memicu proses

pembelian.

Perusahaan memberikan akses database bagi

pemasok.

Ketika persediaan untuk suatu jenis barang

mencapai titik pemesanan kembali, pemasok secara

otomatis menciptakan pemesanan pembelian dan

memenuhi pesanan tersebut. 9/27/2012 sim/nts/uajmks 30

9/27/2012

16

Manfaat EDI

Langsung:

Pengurangan kesalahan

Pengurangan biaya

Peningkatan efisiensi opererasional

Tidak Langsung:

Peningkatan kemampuan bersaing

Hubungan dengan mitra dagang yang lebih baik

Pelayanan pelanggan yang lebih baik


Looking Outward (1 dari 7) Competitive Advantage (1 dari 2)

Banyak cara untuk mendapatkan keunggulan

kompetitif, antara lain:

Menyediakan barang dan jasa yang murah.

Menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari

pada competitor.

Dulu, perusahaan mengandalkan bahwa sumberdaya

fisik untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.

Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan

sumberdaya konseptual untuk mendapatkan

keunggulan kompetitif.

Banyak bidang usaha mempergunakan informasi

untuk mendapatkan pengaruh di pasaran. 9/27/2012 sim/nts/uajmks 32

9/27/2012

17

Competitive Advantage (2 dari 2)

Pemicu :

Ketidak-puasan dengan sumberdaya fisik yang

dimilikinya.

Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang

memberikan keunggulan kompetitif terus menerus.

Pelanggan merupakan sumber informasi yang

sangat penting.

Contoh Usaha-usaha yang dilakukan :

Jump to a New Experience Curve.

Embed IT in Product and Services.

Penggunaan Marketspace.


Looking Outward (2 dari 7)

Jump to a New Experience Curve

Setiap experience curve, didasari oleh

perbedaan teknologi yang digunakan.

Untuk pindah (jump) ke kurva baru, diperlukan:

investasi yang substansial.

Untuk dapat pindah dilakukan:

Identifikasi new market.

Identifikasi teknologi yang dapat di exploitasi.

Contoh : shipping industry



9/27/2012

18

Penggunaan Marketspace

Beda marketplace & marketspace :

Marketplace diutamakan tempat dimana barang/jasa tsb

berada

Marketspace diutamakan informasi mengenai barang/jasa

tsb

Strategi yang dapat digunakan

Creating Value in Marketspace

Value dihasilkan oleh 3 komponen:

Content, Context, Infrastructure

Value dihasilkan oleh kombinasi ke 3 komponen

bersama-sama (contoh: newspaper) atau bisa terpisah-

pisah (contoh: AOL)

Added Value AOL : Content dan Context oleh AOL,

infrastruktur oleh pelanggan



Penggunaan Marketspace

Strategi yang dapat digunakan (lanjutan)

Virtual Value Chain (1 dari 3)



9/27/2012

19


Memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan

perubahan

Setiap tahapan tersebut membutuhkan :

Pengumpulan data dan informasi

Pengorganisasian data dan informasi

Pemilihan data dan informasi yang

dibutuhkan

Pengolahan data dan informasi

Pendistribusian data dan informasi




Cara-cara (evolusi) untuk mendapatkan added value :

Melihat physical operations dengan informasi

Visibility of operations

Coordination activities across the physical value

chain, etc

Mengganti satu/beberapa physical activities dengan

virtual activities

Pembuatan design dan prototype

Menggambarkan arus informasi dalam delivering

value ke customer

America Airline, mempergunakan reservation

system yang disebut Sabre 9/27/2012 sim/nts/uajmks 38


9/27/2012

20

Looking Across (1 dari 7)

Bisnis modern, bisnis yang makin kompleks :

Makin membutuhkan investasi yang besar

Makin membutukan kompetensi yang luas

Perlu aliansi dan kolaborasi dengan perusahaan lain

Aliansi untuk mendapatkan tingkat kompetensi yang

lebih luas

Aliansi secara regional, lintas ethnic, dsb

Untuk itu diperlukan :

Reengineering of fundamental business process

Interlinked infrormation system

IOS (InterOrganization information System)


Characteristics of IOS (1 dari 3)

IOS require partners

Minimal ada 2 pihak (perusahaan/organisasi).

Ke 2 nya mau, ingin selalu dan mempunyai kemampuan untuk

saling bekerjasama.

Standard Play a Key Role

Harus ada standar baku untuk bisa saling berkomunikasi.

Standar industri, national atau international/global internet.

Education is Importance

Pendidikan untuk potential partners, sering kali lebih dibutuhkan

dan lebih penting dari pada teknologi yang digunakannya.

Dengan kemauan untuk bekerjasama, maka partner yang lebih

advanced bisa mendidik partner lainnya.



9/27/2012

21


Third Parties are Often Involved

Koordinasi dalam usaha pengabungan sistem (joint system)

seringkali membutuhkan pihak lain (perusahaan atau individu)

Pihak lain dibutuhkan, terutama untuk :

Membuat standar baku dalam berkomunikasi (teknis maupun

non teknis)

Sbg service provider yang menghubungkan ke masing-

masing pihak tsb

The Work must be Synchronized

Dengan diimplementasikan IOS diperlukan sinkronisasi

pekerjaan, seperti sinkronisasi format standar, sinkronisasi

updating data, sinkronisasi jadwal proses, dsb

Terjadi peningkatan permasalahan dalam kerjasama yang perlu

ada prosedur operasi standar (SOP/Standard Operational

Procedure) untuk penyelesaian permasalahan tsb 9/27/2012 sim/nts/uajmks 41



Work Processes are Often Reevaluated

Dengan IOS, prosedur kerja harus dikaji ulang,

dalam hal sistem surat menyurat EDI (Electronic

Data Interchange)

Yang dipertukarkan bukan data, namun form dalam

bentuk elektronik.

Contoh : Shipping notice yang dikirimkan secara electronik

dapat menggantikan dokumen invoice (daftar barang yang

dibutuhkan)

Sangat berkaitan dengan waktu/jadwal pelaksanaan

suatu pekerjaan

Technical Aspect are Not Major Issue

Aspek membangun hubungan baru secara elektronik

lebih dominan jika dibandingkan dengan aspek

teknis



9/27/2012

22

Information Link

Alasan utama untuk mengimplementasikan

IOS :

Peningkatan jumlah informasi yang harus

dipertukarkan.

Penurunan response time antar ke 2 pihak.

IOS sangat diperlukan untuk JIT (Just In Time)

operation.

EDI (Electronic Data Interchange)

Computer-to-computer Exchange

Merupakan Standard Business Transaction

Standar yang digunakan: EDI X12

2 Level:

Level ke 1/dasar : computer-to-computer

Level ke 2 : application-to-application





The Integrated

Supply Chain Model

The Traditional

EDI Model

Information Flow

Goods Flow

9/27/2012

23



Peran Strategis Teknologi Informasi

Kesimpulan :

Mereka tidak puas dengan sumberdaya fisiknya.

Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang

memberikan keunggulan kompetitif terus

menerus.

Pelanggan merupakan sumber informasi yang

sangat penting, yaitu:

Perusahaan harus membangun IOS yang

menghubungkan ke delapan elemen.

Hubungannya harus ke dua arah, kecuali hubungan

dengan pesaing.


9/27/2012

24

End User Computing (1 dari 3) Dikelompokan dalam

Tingkat Menu (menu level)

Tingkat Perintah (command level)

Tingkat Programer (programmer level)

Personil pendukung (functional support

personnel)

Ciri

Tiap tingkat mempunyai kemampuan untuk

memanfaatkan aplikasi.

Semuanya bukan staf organisasi jasa

informasi. 9/27/2012 sim/nts/uajmks 47

End User Computing (2 dari 3)

Aplikasi yang umumnya digunakan oleh

End User

Aplikasi sederhana untuk DSS.

Office Automation.

Manfaat

Mengurangi beban kerja para Information

Specialist.

Mengurangi communication gap antara user

dan Information Specialist.


9/27/2012

25

End User Computing (3 dari 3) Resiko

Sistem yang dihasilkan tidak sesuai dengan

tujuan.

Sistem yang dihasilkan, design dan

dokumentasinya buruk.

Penggunaan sumberdaya informasi tidak

efisien.

Data tidak terintegrasi.

Tidak adanya data security.

Meskipun resikonya cukup besar, EUC tetap

akan berkembang dan perusahaan harus

mengantisipasi. 9/27/2012 sim/nts/uajmks 49

Peran Strategis Teknologi Informasi

Documents