PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS Studi Kasus Bank Indonesia Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperopleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) Oleh : ERIZA ANINDY NIM: 1112025100097 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1439 H / 2018 M
120
Embed
PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS Studi Kasus Bank Indonesiarepository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/39065/1/ERIZA... · penilaian arsip, membuat daftar arsip yang dimusnahkan, dan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS
Studi Kasus Bank Indonesia
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperopleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh :
ERIZA ANINDY
NIM: 1112025100097
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1439 H / 2018 M
i
ABSTRAK
Eriza Anindy (NIM: 1112025100097). Penyusutan Arsip Dinamis Studi Kasus
Bank Indonesia. Dibawah bimbingan Alfida, M.LIS. Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta. 2018.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana program
penyusutan arsiparis dalam penyusutan arsip dan untuk mengidentifikasi kendala
yang dihadapi arsiparis dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia. Jenis
penelitian yang dilakukan adalah deskriptif dengan metode kualitatif. Dengan
teknik pendekatan studi kasus yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data
adalah observasi, wawancara, kajian pustaka dan dokumentasi. Teknik penguji
keabsahan data menggunakan teknik kredibilitas dengan metode triangulasi
sumber, teknik, dan waktu. Teknis analisis data menggunakan reduksi data,
penyajian data dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat
disimpulkan bahwa program kegiatan penyusutan arsip Bank Indonesia meliputi
penilaian arsip, membuat daftar arsip yang dimusnahkan, dan pemindahan arsip.
Dalam penyusutan arsip di Bank Indonesia terdapat beberapa kendala yang
dihadapi arsiparis, yaitu: arsip belum di berkas, keraguan dalam pemberkasan,
pekerjaan yang dianggap kurang penting, berkas tidak lengkap, dan kurangnya
jumlah SDM.
Kata Kunci: Penyusutan Arsip, Arsip Dinamis
ii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil‘alamiin. Segala puji dan syukur bagi Allah SWT
yang telah memberikan nikmat Islam dan Iman, serta memberikan hidayah dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul
“Penyusutan Arsip Dinamis Studi Kasus Bank Indonesia” ini sesuai dengan
rencana. Shalawat serta salam senantiasa tidak lupa tercurahkan kepada Baginda
Nabi Muhammad SAW beserta para sahabat-sahabatnya yang telah membawa
umat manusia dari zaman kegelapan menuju zaman yang terang benderang seperti
sekarang ini.
Skripsi ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat mencapai Gelar Sarjana
Ilmu Perpustakaan dan Informasi, sebagai salah satu tugas akademis di
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa
masih terdapat banyak kekurangan dan keterbatasan ilmu pengetahuan yang
penulis miliki. Namun berkat adanya dorongan dan bantuan dari berbagai
pihak yang telah membantu dan mendukung penulis dalam penyusunan skripsi ini
mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi ini siap jilid. Untuk itu
sudah sepatutnya penulis ucapkan terima kasih atas segala perhatiannya. Ucapan
terima kasih tersebut penulis sampaikan kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, M.A., selaku Rektor UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag., selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora.
iii
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS., selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan
dan Informasi.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si., selaku Sekertaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan dan Informasi.
5. Ibu Alfida, MLIS., selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah
meluangkan waktu dan kemudahan selama proses bimbingan serta
memberikan saran serta dukungan kepada penulis selama pembuatan
skripsi ini.
6. Bapak Bimo dan Ibu Indun selaku informan yang telah meluangkan
waktunya untuk memberikan informasi kepada penulis disela
kesibukannya.
7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi
yang telah memberikan banyak ilmu pengetahuan yang tak terhingga.
Semoga ilmu yang yang telah diberikan dapat bermanfaat.
8. Keluarga tercinta, Ibunda Nur Azizah dan Ayahanda Suharyadi. Terima
kasih Ibu dan Bapak yang telah mendidik, membimbing, memberikan
bantuan moril dan materil serta melimpahkan doa dan kasih sayang yang
tak terhingga kepada penulis. Kemudian Adik penulis Anandita
Damayanti, Nenek tercinta Hj. Marhaen, Mbah Kung Heri Abdul Senen
beserta om dan tante penulis yang tidak bisa disebutkan satu persatu.
9. Sahabat-sahabat saya terutama Sabryna Febrianti S.H, Triana
Rachmayanti A.md, dan Kakakku tercinta Hasriyani Roslianti Hasibuan
S.Si, M.Pd, yang tidak pernah bosan untuk memberikan saya nasihat,
semangat dan motivasinya baik akademis maupun non akademis.
iv
10. Para sahabat penulis yaitu Adelia Rachma S.IP, Vinny Editia Awalin S.IP,
Rachmawati, Dede Nurfitriani S.IP. Terima kasih atas segala saran untuk
penulis agar senantiasa berlaku lurus selamanya. Insha Allah!
11. Teman-teman seperjuangan Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi
angkatan 2012 terutama untuk kelas IPI C dan KKN Pitagoras 2015 yang
sama-sama sedang berjuang untuk menyelesaikan skripsinya dan yang
telah memberi semangat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang telah
berbagi atas ilmunya, dan selalu mendukung penulis. Terima kasih atas
kebersamaannya selama ini, semoga persahabatan kita terus terjalin
selamanya.
12. Kakak-kakak senior IPI 2011 yaitu Kak Annisa Nurulita S.IP dan Kak
Muthia Fariza S.IP yang telah membantu dalam memberikan nasihat dan
semangat yang tiada hentinya untuk penulis.
Kesempurnaan hanya milik Allah. Dengan demikian penyusunan
skripsi ini, tentu saja masih bertaburan sejumlah kekurangan dan
kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan, berupa
kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini
dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk
sekecil apa pun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
penulis dan pembaca.
Depok, Januari 2017
Penulis
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. i
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii
DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ..................................................... 12
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................... 13
D. Definisi Istilah ........................................................................................ 13
E. Sistematika Penulisan ............................................................................. 14
BAB II TINJAUAN LITERATUR ................................................................... 16 A. Definisi Arsip ......................................................................................... 16
B. Arsip Dinamis ......................................................................................... 21
C. Penyusutan Arsip .................................................................................... 23
D. Jadwal Retensi Arsip .............................................................................. 31
E. Penelitian Terdahulu ............................................................................... 33
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 34
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ............................................................. 34
B. Sumber Data ........................................................................................... 34
C. Indikator Penelitian ................................................................................ 35
D. Pemilihan Informan ................................................................................ 35
E. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 36
F. Teknik Penguji Keabsahan Data ............................................................ 37
G. Teknik Analisis Data .............................................................................. 38
H. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................. 38
I. Jadwal Penelitian ................................................................................... 39
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................... 40 A. Profil Bank Indonesia ............................................................................. 40
B. Hasil Penelitian ....................................................................................... 49
vi
C. Pembahasan ............................................................................................ 63
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 67 A. Kesimpulan ............................................................................................. 67
B. SARAN .................................................................................................. 68
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................70
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip ......................................................................... 20
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Departemen Logistik dan Pengamanan
Bank Indonesia……………………………………………………48
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Divisi Pengaturan dan Pengelolaan
Kearsipan Bank Indonesia ............................................................ 49
Arsip dinamis sendiri arsip yang masih sering dirujuk atau digunakan
dalam kegiatan sehari-hari di lembaga atau organisasi, fungsi dasar arsip
dinamis26, yaitu:
a. Sebagai bukti.
b. Sebagai bahan referensi bagi badan korporasi untuk fakta, latar
belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses pengambilan
keputusan.
c. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam
penjadwalan retens arsip.
Berdasarkan fungsi dasar arsip dinamis di atas perlunya unit pengelola
rekod aktif secara baik dan benar, berdasarkan nilai informasi yang
terkandung di dalamnya maka perlunya unit pengelola arsip.
2. Manajemen Arsip Dinamis
Menurut Judith Read Smith manajemen rekod adalah pengawasan
sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu
tahap pemrosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan dan temu
kembali, sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.27
Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan,
mengartikan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip
dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan, dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.28
26 Penn Ira A, Records Management Handbook (England: Gower House, 1992). 27 Read-Smith, Record Manajemen (USA: South Western, 2002). 28 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
23
C. Penyusutan Arsip
Arsip akan selalu tercipta selama suatu organisasi masih melaksanakan
fungsinya. Penambahan jumlah arsip bukan hanya berasal dari dokumen yang
tercipta dari unit kerja, tetapi juga dari dokumen yang di terima oleh unit
kerja. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip dengan cara
memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-
masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku,
menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.29
Kegiatan penyusutan tersebut seperti terurai dibawah ini:
1. Pemindahan Arsip
Kegiatan penyusutan arsip yang pertama adalah pemindahan arsip,
yaitu pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan
jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, pelaksanaannya di atur oleh
masing-masing lembaga negara dan badan pemerintahan yang
bersangkutan.30
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun
2012 pasal 58 berbunyi:
a. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk
dan media arsip.
b. Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan melalui kegiatan:
29 Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
“...Hmm tugas arsiparis disini yaa melakukan alih media arsip,
melayani peminjaman arsip, melakukan penyiangan arsip,
melakukan penilaian arsip, dan membuat usulan penyerahan
asrip ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)...”54
Berdasarkan hasil penelitian diatas bahwa tugas-tugas
pokok arsiparis di Bank Indonesia yaitu menyusun konsep
kebijakan dan peraturan Manajemen Dokumen Bank Indonesia
(MDBI), melakukan sosialisasi atau pelatihan MDBI,
52 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 53 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 54 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
52
melakukan kerjasama dengan lembaga terkait, melakukan
pengawasan dan pembinaan, memberikan konsultasi MDBI,
melakukan penomoran Surat Keputusan Anggota Dewan
Gubernur, melakukan penyimpanan dan pemindahan arsip,
melakukan pemeliharaan arsip, ruangan, peralatan Sentral
Khazanah Arsip (SKA), melakukan alih media arsip, melayani
peminjaman arsip, melakukan penyiangan arsip, melakukan
penilaian arsip, dan membuat usulan penyerahan asrip ke Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI).
2) Syarat Arsiparis
Tugas-tugas arsiparis banyak sekali ragamnya dan volume
pekerjaan yang sifatnya berkesinambungan, serta yang paling
penting bahwa ada diantaranya arsip-arsip tersebut berisi
masalah yang menyangkut hal sangat penting bahkan hal yang
sangat rahasia,maka seorang arsiparis harus memenuhi syarat-
syarat yang diperlukan. Berikut adalah hasil wawancara
mengenai syarat –syarat arsiparis di Bank Indonesia sebagai
tersebut:
“...Kalau untuk pengetahuan umum yang pasti mereka
harus mengetahui masalah surat menyurat dan arsip.
Selain itu juga tentang seluk beluk instansinya yakni
organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-
pejabatnya...”55
“...Yaaa harus memiliki keterampilan khusus untuk
melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang
dijalankan...”56
55 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 56 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
53
“...Gini mba arsiparis disini punya kepribadian yang
memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan,
kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat
menyimpan rahasia organisasi...”57
Berdasarkan hasil wawancara diatas bisa disimpulkan
bahwa syarat-syarat arsiparis di Bank Indonesia yaitu dalam
bidang pengetahuan harus mengetahui masalah surat menyurat
dan arsip serta tetang seluk beluk instansinya. Selain itu harus
memiliki keterampilan khusus untuk melaksanakan teknik
kearsipan dan mempunyai kepribadian yang tekun, sabar, teliti,
rapih, cekatan, cerdas, jujur serta loyal dan dapat menyimpan
rahasia.
c. Program Kegiatan Penyusutan Arsip Bank Indonesia
1) Penilaian Arsip
Kegiatan penyusutan arsip dalam suatu kantor harus
dilakukan dengan beberapa tahap. Sebelum melakukan
penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian yang jelas terhadap
arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Penilaian
terhadap arsip ini didasarkan pada nilai guna yang dimiliki oleh
setiap arsip. Setiap pemusnahan dilakukan penilaian kembali
dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut yaitu telah habis
retensinya, tidak memiliki nilai guna, tidak terkait dengan
perkara hukum dan tidak ada peraturan perundang-undangan
yang melarang. Berdasarkan hasil wawancara tersebut yaitu:
57 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
54
“....Praktek penyusutan arsip di Unit Pembina itu
dilaksanakan dengan cara melakukan pengecekan terhadap
arsip yang disimpan pada filing cabinet untuk mengetahui
apakah sudah ada arsip telah habis jadwal retensinya. Yaa
hal ini sih dilakukan untuk menjaga volume arsip yang ada
di filing cabinet…”58
“…Dalam penyusutan arsip disini biasanya dilakukan
penilaian kembali dengan cara melihat apakah telah habis
retensinya, tidak memiliki nilai guna maupun tidak terkait
dengan perkara hukum maupun perundang undagan. Kalau
tidak ada yang terkait dengan hal tersebut, baru bisa
dilakukan penyusutan arsip…”59
“…Hmm untuk arsip yang ingin disusutkan harus sudah
ditentukan terlebih dahulu sebelumnya dan melaporkan
volume arsipnya…”60
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat diketahui
bahwa penilaian arsip di Bank Indonesia dilakukan pengecekan
terlebih dahulu apakah arsip tersebut masih digunakan atau
tidak, telah habis retensinya dan tidak terkait dengan perkara
hukum baru dapat dilakukan pemusnahan arsip.
2) Membuat Daftar Arsip yang Dimusnahkan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan
cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengelola ke Unit
Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau
Badan-Badan Pemerintah masing-masing, memusnahkan arisp
sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, menyerahkan
arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Dalam
melakukan penyusutan arsip perlu adanya prosedur yang
dilakukan, agar arsip yang ingin dimusnahkan dapat tertata
58 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 59 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 60 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
55
dengan baik dan benar. Penyusutan arsip di Bank Indonesia
memiliki prosedur yang dilakukan dalam pemusnahan arsip,
sebagaimana hasil wawancara berikut ini :
“…Setiap pemusnahan berkas arsip dibuatkan Daftar Arsip
Yang Dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Berkas
Arsip terlebih dahulu, kemudian dilakukan penilaian
kembali apakah arsip tersebut masih berguna atau tidak.
Dalam pemusnahan berkas arsip dengan retensi 10 tahun
atau lebih harus membentuk Panitia Penilai Arsip…”61
“..Penyusutan arsip di Bank Indonesia menurut surat
edaran No. 18/125/INTERN Manajemen Dokumen Bank
Indonesia 30 Desember 2016 yaitu mulai dari pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan…”62
“…Prosedur arsip jika dibawah 3 tahun satker itu sendiri
yang bekerja. Kalau diatas 3 tahun, bagian SKA. Prosedur
penyusutan mengacu pada UUD No. 8 Tahun 1997 tentang
dokumen perusahaan, tapi ada beberapa yang ditaro di
ANRI...”63
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat ketahui
bahwa prosedur penyusutan arsip dilakukan mulai dari
pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Sebelum
dimusnahkan arsip dibuatkan daftar arsip yang akan
dimusnahkan dan dibuatkan berita acara terlebih dahulu, lalu
dilakukan penilaian kembali apakah arsip tersebut masih
berguna atau tidak. Masa berlaku arsip dibawah 3 tahun makan
satuan kerja sendiri yang melakukannya, kalau diatas 3 tahun
dikasih kebagian SKA dan jika diatas 10 tahun harus
membentuk panitia penilaian arsip.
61 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 62 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 63 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
56
3) Pemindahan Arsip
Pemindahan Arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-
arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu
ketempat lain. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan masing-masing menyelenggarakan pemindahan
arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sesuai
dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap.
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur oleh masing-
masing Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan. Dalam hal
ini penulis mengajukan pertanyaan mengenai cara yang
dilakukan dalam pemindahan arsip di Bank Indonesia, dari
hasil wawancara diperoleh jawaban sebagai berikut:
“…Pemindahan berkas arsip itu memindahkan berkas
arsip dari Unit Pengelola ke Sentral Khasanah Arsip yang
dilakukan berdasarkan notifikasi dari Aplikasi BI-RMS,
nah arsip yang akan dipindahkan harus menggunakan
Daftar Arsip Yang Dipindahkan…”64
“…Pemindahan dokumen ke sentral khazanah arsip kantor
pusat (khusus satker kantor pusat) melalui aplikasi,
pemindahan dilakukan minimal 10 berkas, pilih berkas
yang sudah dicek fisik dan diberi nomor kotak sementara
dan setelah memilih berkas yang akan dipindahkan, maka
proses pemindahan berkas berarti telah diajukan lalu
tunggu konfirmasi dari SKA…”65
“…Jadi saat pemindahan berkas arsip menggunakan
sarana yang sesuai dengan bentuk dan jenis arsipnya, yaitu
: kotak arsip untuk berkas arsip dalam folder; Bundel untuk
berkas arsip keuangan; Binder untuk berkas arsip Hasil
Olahan Komputer. Dan terakhir alam proses pemindahan
berkas arsip menggunakan sarana simpan dalam keadaan
disegel…”66
64 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 65 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 66 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
57
Jadi saat pemindahan arsip yang dilakukan yaitu arsip
dipindahkan terlebih dahulu dari Unit Pengelola ke Sentral
Khasanah Arsip dan kemudian dibuatkan daftar arsip yang
akan dipindahkan, dipisahkan arsip tersebut sesuai dengan
jenisnya kemudian disimpan dalam keadaan disegel. Terkait
dengan peminahan arsip, kemudian ada proses selanjutnya
yaitu pemusnahan arsip.
d. Prosedur Penyusutan Arsip Bank Indonesia
1) Pemindahan Arsip
Pemindahan Arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-
arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu
ketempat lain. Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan masing-masing menyelenggarakan pemindahan
arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sesuai
dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap.
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur oleh masing-
masing Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan. Dalam hal
ini penulis mengajukan pertanyaan mengenai cara yang
dilakukan dalam pemindahan arsip di Bank Indonesia, dari
hasil wawancara diperoleh jawaban sebagai berikut:
“…Pemindahan berkas arsip itu memindahkan berkas
arsip dari Unit Pengelola ke Sentral Khasanah Arsip yang
dilakukan berdasarkan notifikasi dari Aplikasi BI-RMS,
58
nah arsip yang akan dipindahkan harus menggunakan
Daftar Arsip Yang Dipindahkan…”67
“…Pemindahan dokumen ke sentral khazanah arsip kantor
pusat (khusus satker kantor pusat) melalui aplikasi,
pemindahan dilakukan minimal 10 berkas, pilih berkas
yang sudah dicek fisik dan diberi nomor kotak sementara
dan setelah memilih berkas yang akan dipindahkan, maka
proses pemindahan berkas berarti telah diajukan lalu
tunggu konfirmasi dari SKA…”68
“…Jadi saat pemindahan berkas arsip menggunakan
sarana yang sesuai dengan bentuk dan jenis arsipnya, yaitu
: kotak arsip untuk berkas arsip dalam folder; Bundel untuk
berkas arsip keuangan; Binder untuk berkas arsip Hasil
Olahan Komputer. Dan terakhir alam proses pemindahan
berkas arsip menggunakan sarana simpan dalam keadaan
disegel…”69
Jadi saat pemindahan arsip yang dilakukan yaitu arsip
dipindahkan terlebih dahulu dari Unit Pengelola ke Sentral
Khasanah Arsip dan kemudian dibuatkan daftar arsip yang
akan dipindahkan, dipisahkan arsip tersebut sesuai dengan
jenisnya kemudian disimpan dalam keadaan disegel. Terkait
dengan peminahan arsip, kemudian ada proses selanjutnya
yaitu pemusnahan arsip.
2) Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik
arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki
nilai guna. Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak
mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu
67 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 68 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 69 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
59
penyimpanan sebagaimana tercantum dalam Jadwal Retensi
Arsip masing-masing. Dalam hal ini penulis mengajukan
pertanyaan mengenai cara yang dilakukan dalam pemusnahan
arsip di Bank Indonesia, dari hasil wawancara diperoleh
jawaban sebagai berikut:
“…Setiap pemusnahan berkas arsip dibuatkan Daftar Arsip
Yang Dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Berkas
Arsip. Sebelum itu dilakukan penilaian kembali apakah
arsip tersebut telah habis retensinya, tidak memiliki nilai
guna, tidak terkait dengan perkara hukum; dan tidak ada
peraturan perundang-undangan yang melarang…”70
“…Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan
menggunakan aplikasi BI-RMS juga, pilih berkas yang
akan dimusnahkan lalu dokumen tersebut sudah masuk ke
dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan. Setelah data
pemusnahan dokumen sudah tervalidasi cetak berkas...”71
“…Hmm pemusnahan arsip dapat ditangguhkan dengan
mempertimbangkan hasil dari penilaian kembali arsip
tersebut. Dan jika ada arsip dengan retensi 10 tahun atau
lebih, maka membentuk Panitia Penilai Arsip…”72
Dan jawaban informan diatas dapat diketahui cara yang
dilakukan dalam proses pemusnahan arsip yaitu dibuatkan
daftar arsip yang akan dimusnahkan lalu dilakukan penilaian
kembali dan jika ada arsip yang retensinya lebih dari 10 tahun
harus dibentuk panitia penilaian arsip. Untuk prosedur
penyusutan yang terakhir yaitu penyerahan arsip.
70 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 71 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 72 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
60
3) Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang
penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari
lembaga-lembaga negara, badan pemerintah, badan swasta dan
perorangan kepada ANRI. Dalam hal ini penulis mengajukan
pertanyaan mengenai cara yang dilakukan dalam penyerahan
arsip di Bank Indonesia, dari hasil wawancara diperoleh
jawaban sebagai berikut:
“…Penyerahan arsip di Bank Indonesia dapat diserahkan
kepada lembaga kearsipan, dengan ketentuan memiliki
nilai guna sejarah; memiliki JRA permanen.”73
“…Penyerahan arsip apabila JRAnya 3th diserahkan di
ruang arsip Lt. 3, kalau lebih dar 3th harus minta
persetujuan dari yang memiliki arsip, arsip 10th arsip
diserahkan ke SKA dan jika arsip sejarah diserahkan di
ANRI…”74
“...Hmm yang pasti harus mendapat persetujuan deputi
gubernur yang membidangi kearsipan dan penyerahan
arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan melalui
UKKP...”75
Dan jawaban informan diatas dapat diketahui cara yang
dilakukan dalam proses penyerahan arsip yaitu arsip di Bank
Indonesia diserahkan kepada lembaga kearsipan dengan 3
ketentuan tersebut dan dilakukan melalui UKKP.
73 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 74 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 75 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
61
2. Kendala-kendala yang dihadapi arsiparis dalam penyusutan arsip
di Bank Indonesia
Kendala yang ada pada penyusutan arsip menjadikan sesuatu
pekerjaan yang ada pada kearsipan menjadi terhambat. Dalam
penyusutan arsip ada beberapa kendala yang dihadapi Bank Indonesia,
yaitu pada saat penyusutan arsip ada beberapa satuan kerja yang masih
belum melakukan pemberkasan, pada saat pemberkasan terdapat
beberapa file yang belum dilengkapi dengan kode, kurangnya tenaga
ahli arsiparis, kurangnya komunikasi informasi antara instansi & orang
BI, dan juga berkas arsip memiliki masalah logistic yang berbeda
jadwal retensinya. Dalam hasil wawancara penulis mendapatkan
informasi yang mengenai kendala dalam penyusutan arsip sebagai
berikut :
a. Arsip Belum di Berkas
Kendala perdana dalam penyusutan arsip yaitu peranan
kearsipan, sebagaimana hasil dalam wawancara sebagai berikut :
“…Kalau untuk kendala disini sih sejauh ini belum ada
masalah besar yang terjadi di Bank Indonesia, cuma
kendala pada saat penyusutan arsip saja di satker masih
ada beberapa arsip yang belum di berkas.”76
b. Keraguan Dalam Pemberkasan
“…Hmm… jadi kadang-kadang satuan kerja pejabat tuh
masih ragu dalam memberikan berkas padahal JRA sudah
habis. Dan terkadang jika jumlah arsip banyak, satker gak
selesai, itu sih resiko…”77
76 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 77 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
62
c. Pekerjaan yang di Anggap Kurang Penting
“Jadi disini engga semua orang peduli melakukan
pengarsipan, karyawan berpendapat bahwa arsip itu
pekerjaan yang dibelakangkan.”78
d. Berkas Tidak Lengkap
“…Terdapat berkas arsip dengan masalah logistik yang
jadwal retensinya dalam beberapa dokumen tersebut
berbeda-beda, misalnya sebagianretensinya permanen,
sementara sebagian dokumen lainnya retensinya 5 tahun.
Hal tersebut menyulitkan kami dalam melakukan proses
penyusutannya…”79
“…Pada saat akan melakukan pemberkasan terdapat file
yang tidak lengkap dokumennya atau terpisah pada tempat
lain, sehingga menyulitkan dalam pemberkaskannya
menjadi satu kesatuan informasi yang utuh...”80
“…Dan juga ada berkas arsip yang tidak dilengkapi
dengan kode KMJRABI akan sulit untuk ditentukan apakah
masih memiliki nilai guna atau sudah tidak memiliki guna
lagi…”81
e. Kurangnya Jumlah SDM
“…Hmm jumlah pegawai dalam bidang kearsipan di Bank
Indonesia ada 4 orang arsiparis saja…”82
“…Jadi disini kurang tenaga khusus karena hanya ada 4
orang arsiparis. Tapi kalau untuk tim pengarsipannya ada
banyak kurang lebih ada 16 orang…”83
“...Kita kalau untuk arsiparis hanya ada 4 orang tapi
bukan dibagian penyusutan arsipnya tapi lebih ke
pengelolaan arsipnya gitu...”84
Dalam hasil wawancara kendala penyusutan arsip yaitu arsip
belum di berkas, keraguan dalam pemberkasan, pekerjaan yang
78Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 79 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 80 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 81 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 82 Nusantari, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 83 Purnomo, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia. 84 Yulianto, Kinerja Arsiparis Dalam Penyusutan Arsip di Bank Indonesia.
63
dianggap kurang penting, berkas tidak lengkap, dan kurangnya
jumlah SDM.
C. Pembahasan
1. Kinerja Arsiparis di Bank Indonesia
Menurut hasil penelitian saya kinerja di Bank Indonesia sudah
cukup baik dan mereka saling bantu-membantu dalam melakukan
pekerjaan, hanya saja kurangnya tenaga khusus yang bekerja sehingga
kurang maksimal dalam melakukan penyusutan arsip sehingga banyak
arsip yang menumpuk. Jadi hasil penelitian tersebut, kinerja di Bank
Indonesia sudah sesuai dengan teori diatas.
Tugas-tugas dan syarat-syarat arsiparis yaitu suatu kegiatan yang
saling berkaitan satu sama lain. Apabila seorang arsiparis tidak
melaksanakan tugas dengan baik dan tidak mempunyai syarat tertentu
untuk menjadi seorang arsiparis, maka suatu kegiatan akan
mendapatkan hasil yang buruk. Menurut hasil penelitian tugas-tugas
arsiparis di Bank Indonesia sudah sebanding dengan teori Keputusan
Menteri Pendayagunaan, dan syarat-syarat seorang arsiparis sudah
memenuhi kebutuhan apa saja yang diinginkan sesuai dengan teori
tersebut.
Menurut pendapat Basir Barthos kegiatan penyusutan arsip yaitu
pemindahan arisp, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip. Begitu
pula keegiatan penyusutan arsip yang dilakukan di Bank Indonesia
berdasarkan Surat Edaran No. 18/125/INTERN Manajemen Dokumen
64
Bank Indonesia 30 Desember 2016 yaitu pemindahan, pemusnahan,
dan penyerahan. Dari hasil penelitian bahwa kegiatan penyusutan arsip
di Bank Indonesia sudah berdasarkan teori menurut Basir Barthos.
2. Kendala-Kendala Proses Penyusutan Arsip Bank Indonesia
Dalam penyusutan arsip ada beberapa kendala yang dihadapi oleh
lembaga atau organisasi. Kendala yang ada pada penyusutan arsip di
Bank Indonesia menjadikan sesuatu pekerjaan yang ada pada kearsipan
menjadi terhambat. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses
penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan
merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Kenyataannya bahwa
bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam
jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu untuk segera
memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-
arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.85 Dari hasil
wawancara dan observasi yang telah dilakukan oleh penulis, didapat
informasi mengenai kendala yang dihadapi Bank Indonesia dalam
penyusutan arsip yaitu:
Kendala pertama pada saat penyusutan arsip ada beberapa satuan
kerja yang masih belum melakukan pemberkasan. Jadi ketika saatnya
untuk melakukan penyusutan arsip, masih ada beberapa satuan kerja
yang menunda dalam pemberkasan karena tidak semua orang peduli
85 Barthos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, 2.
65
melakukan pengarsipan dan karyawan berpendapat bahwa arsip itu
pekerjaan yang dibelakangkan.
Kendala kedua pada saat pemberkasan terdapat beberapa file yang
belum dilengkapi dengan kode. Dalam penentuan atau pemberian kode
klasifikasi masalah pada berkas yang telah selesai diproses, bagi yang
belum mengetahui tugas pokok unit pengolah atau pencipta dokumen,
kemungkinan akan mendapat kesulitan dalam menentukan kode
klasifikasi untuk suatu berkas. Karena tidak seluruh contoh jenis
dokumen tercantum pada Buku Klasifikasi Masalah dan Jadwal
Retensi Arsip Bank Indonesia (KMJRABI). Berkas arsip yang tidak
dilengkapi dengan kode KMJRABI akan sulit untuk ditentukan apakah
masih memiliki nilai guna atau sudah tidak memiliki guna lagi.
Kendala yang ketiga yaitu berkas arsip memiliki masalah logistic
yang berbeda jadwal retensinya. Terdapat berkas arsip masalah logistik
yang jadwal retensinya beberapa dokumennya berbeda-beda, misalnya
sebagian retensinya permanen, sementara sebagian dokumen lainnya
retensinya 5 tahun. Hal tersebut dapat menyulitkan satuan petugas
dalam melakukan proses penyusutan.
Kendala yang terakhir yaitu terjadi penumpukan arsip dikarenakan
kurangnya tenaga ahli arsiparis dalam melakukan penyusutan arsip,
sehingga dapat memperhambat suatu pekerjaan. Mereka memakai jasa
oursourching dalam sistem pemberkasannya tetapi yang melaksanakan
66
tetap orang BI dan karena kurangnya waktu dalam penyusutan arsip
yang dilakukan hanya 2x setahun.
67
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil penelitian, mengenai penyusutan arsip yang
telah dijalankan dalam pengelolaan arsip dinamis pada Divisi Pengaturan
dan Pengelolaan kearsipan Bank Indonesia, yaitu sebagai berikut:
1. Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kinerja dalam penyusutan
arsip di Bank Indonesia adalah faktor internal yaitu faktor yang
dihubungkan dengan sifat-sifat seseorang. Sebagaimana dengan hasil
penelitian yang didapat disana bahwa kurangnya tenaga ahli arsiparis
dalam penyusutan arsip; kurang pedulinya karyawan dalam melakukan
pengarsipan, karyawan berpendapat bahwa arsip itu pekerjaan yang
dibelakang; dan pada saat melakukan penyusutan arsip masih ada
beberapa arsip yang belum diberkas oleh saatuan kerja.
2. Penyusutan Arsip yang dilakukan di Bank Indonesia terdapat beberapa
kendala yang dihadapi, yaitu:
a) Pada saat akan melakukan pemberkasan terdapat file yang tidak
lengkap dokumennya atau terpisah pada tempat lain, sehingga
menyulitkan dalam memberkaskannya menjadi satu kesatuan
informasi yang utuh.
68
b) Berkas arsip yang tidak dilengkapi dengan kode KMJRABI akan
sulit untuk ditentukan apakah masih memiliki nilai guna atau sudah
tidak memiliki guna lagi.
c) Masih terdapat arsip kearsitekturan dalam bentuk gambar tehnik
yang masih disimpan dengan cara dilipat dalam lemari roll-o-pact
dan disatukan dengan dokumen berupa memorandum, surat, dll.
dalam satu berkas.
d) Terdapat berkas arsip masalah logistik yang jadwal retensinya
beberapa dokumennya berbeda-beda, misalnya sebagian retensinya
permanen, sementara sebagian dokumen lainnya retensinya 5
tahun. Hal tersebut menyulitkan kami dalam melakukan proses
penyusutannya.
B. SARAN
Dalam hasil kesimpulan di atas, penulis ingin memberikan beberapa
saran mengenai penyusutan arsip pada Divisi Pengaturan dan Pengelolaan
kearsipan Bank Indonesia. Adapun saran-saran dari penulis, sebagai
berikut:
1. Sebaiknya, ada penambahan tenaga ahli arsiparis dalam pengelolaan
arsip agar lebih efektif; karyawan harus lebih peduli dalam melakukan
pengarsipan dan mengubah mindset bahwa arsip adalah pekerjaan
yang dibelakangkan, namun pekerjaan tersebut sangat penting untuk
suatu peusahaan; dan pada saat penyusutan arsip satuan kerja harus
sudah menyiapkan berkas apa saja yang akan dimusnahkan.
69
2. Pedoman yang dimiliki untuk pengolahan dan tertib dokumen yang
diterapkan oleh Divisi Pengaturan dan Pengolahan Kearsipan sudah
baik, pelaksanaannya pun telah dilaksanakan dengan baik. Akan tetapi
sangat dibutuhkan kesadaran yang lebih kepada setiap pegawai untuk
melaksanakan pengelolaan arsip lebih baik lagi sesuai dengan
pedoman MDBI. Diharapkan setiap satker ataupun pegawai
melengkapi arsip yang nantinya akan disimpan pada SKA, dan
sebaiknya ada penambahan arsiparis di ruang lingkup kinerjanya agar
lebih efektif lagi dalam pekerjaannya.
70
DAFTAR PUSTAKA
A, Penn Ira. Records Management Handbook. England: Gower House, 1992.