Penyempurnaan proses kerja

PENYEMPURNAAN PROSES KERJA

KEMENTERIAN AGAMA

Tim Reformasi Birokrasi PusatKementerian Agama RI

Tahun 20101

Penyempurnaan

Proses Kerja

Standar Operasion

al Procedur

(SOP)

Analisis Beban Kerja

Analisis &

Evaluasi Jabatan

PENYEMPURNAAN PROSES KERJA

Memberi gambaran jenis output yang komprehensip

dan divaluasi secara periodik

Memberi informasi tentang waktu dan jumlah pegawai yang dibutuhkan

utk melaksanakan pekerjaan

Memberi gambaran rinci mengenai tugas-tugas

yang diemban oleh jabatan

Meningkatkan efektivitas & efisiensi melalui

penyederhanaan, transparansi, pemberian

janji layanan yang berorientasi pada

pemangku kepentingan

2

ANALISIS JABATAN

3

4

5

Analisis – Evaluasi – Grading – RemunerasiAnalisis – Evaluasi – Grading – Remunerasi

PROSES ANALISIS JABATAN

Analisis JabatanAnalisis Jabatan Evaluasi

Jabatan

Peringkat Peringkat JabatanJabatan

Struktur Struktur RemunerasiRemunerasiPersiapa

n PengumpulaPengumpulan Datan Data

PengolahaPengolahan Datan Data

• Pedoman

• Analisis• Program

• Formulir• Responde

n• Teknik• Data

Jabatan

• Uraian Jabatan

• Spesifikasi Jabatan

• Peta Jabatan

6

AANALISIS & EVALUASI JABATANNALISIS & EVALUASI JABATAN

EVALUASI JABATANANALISIS JABATAN

OUTPUT:INFORMASI JABATAN

(JOB DESCRIPTION)

Klasifikasi, Sayarat, Kompetensi, Bobot dan Peringkat jabatan

OUTPUT:NILAI JABATAN

(JOB VALUE)

7

IdentitasJabatan

Identifikasi dari pemangku jabatan

Kedudukan Jabatan

Ringkasan tugas yang dilakukan sehingga mudah diketahui apa yang harus dikerjakan oleh si pemangku jabatan

Tupoksi Jabatan

Memuat tugas jabatan dalam bentuk kalimat sehingga dapat menggambarkan diselenggarakannya peranan jabatan

KOMPONEN INFORMASI JABATAN

Tujuan Jabatan

• Menjelaskan diciptakannya suatu jabatan;• Kontribusi spesifik jabatan;• Tujuan yang ingin dicapai; dan • Apa akibatnya jika jabatan ditiadakan

1

2

3

4

8

Uraian tugas dan kegiatan

• Memuat tugas yang dilaksanakan secara berurutan;

• Dimulai dengan tugas pokok sampai dengan tugas tambahan;

• Setiap tugas menguraikan langkah kegiatan.

Bahan yang digunakan

Memuat bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan untuk memperoleh hasil


Alat yang digunakan

Memuat peralatan kerja untuk melaksanakan pekerjaan, termasuk peraturan perundang-undangan yang digunakan

5

6

7

9

Hasil Kerja Memuat hasil kerja yang diperoleh dalam melaksanakan pekerjaan

Wewenang

• Memuat hak untuk menerima & menuntut kepatuhan dalam bidang tertentu;

• Mengambil keputusan/tindakan yang diperlukan dan diakui oleh pihak lain;

• Mengajukan pendapat agar tugas yang dilaksanakan dapat berhasil dengan baik


8

9

Tanggung Jawab

• Memuat tanggung jawab sebagai PNS untuk menyelesaikan pekerjaan;

• Menyerahkan hasil pekerjaan tepat waktu

10

10

Dimensi Jabatan

• Menguraikan besaran kuantitatif nilai yang menunjukkan skala besarnya tanggung jawab pemegang jabatan baik langsung maupun tidak langsung;

• Dapat membedakan antara satu jabatan dengan jabatan lain yang serupa.

Hubungan Kerja

Memuat siapa saja yang berhubungan dalam menyelesaikan pekerjaan; Hubungan kerja mencakup di dalam maupun di luar Instansi


11

12

11

Masalah dan Tantangan Jabatan

Memuat masalah dan tantangan kerja yang dihadapi oleh pemangku jabatan dalam menjalankan tugas pekerjaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Risiko Bahaya Jabatan

Memuat penyakit atau kecelakaan fisik maupun mental yang dapat timbul akibat melaksanakan tugas

Syarat Jabatan

Memuat persyaratan kepangkatan, Pendidikan Formal Minimal, Pendidikan/Pelatihan Khusus, Pengalaman Kerja Minimal, Persyaratan fisik, kompetensi, dan Umur.


13

14

15

12

EVALUASI JABATAN

13

EVALUASI JABATAN

”Merupakan proses, metode, dan teknik untuk memperoleh nilai/bobot sebuah jabatan (job value), terkait dengan tanggung jawab yang diemban”.

Evaluasi jabatan pd dasarnya adalah sebuah proses “pertimbangan intelektual” dengan menggunakan “akal sehat” (common sense).

. 14

15

1. Factor Evaluation System (FES) adalah metode yang digunakan dalam evaluasi jabatan dengan cara menilai faktor-faktor yang mempengaruhi jabatan

2. Faktor-faktor yang dievaluasi adalah:F1: Ruang Lingkup Program dan DampaknyaF2: Wewenang dan ManajerialF3: Koordinasi dan Integrasi terkait dengan kompleksitas

pekerjaan F4: Hubungan Personal – Sifat Hubungan dan Tujuan

HubunganF5: Situasi Khusus yang dihadapi3. Di Indonesia, metode ini telah mengevaluasi 150.000

jabatan pada bulan April 2008 sampai Februari 20094. Kementerian PAN-RB menyarankan penggunaan

metode ini, karena lebih mudah dan telah teruji.

FACTOR EVALUATION SYSTEM (FES)

16

LLANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN ANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN EVALUASI EVALUASI JABATAN JABATAN

17

ANALISIS ANALISIS JABATAN JABATAN (job analysis)(job analysis)

MANFAAT HASIL ANALISIS & EVALUASI JABATAN

MANFAAT HASIL ANALISIS & EVALUASI JABATAN

18

PENATAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)

19

RUMUSAN SOPRUMUSAN SOP“Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan siapa yang melakukan”

“Tulis apa yang dikerjakan dan kerjakan apa yang ditulis.”

“Sempurnakan apa yang telah ditulis, dan kerjakan apa yang telah disempurnakan”.

20

21

22

23

24

25

TAHAPAN PENYUSUNAN SOP

Membentuk dan kelengkapan tim

Pelatihan timMemberitahukan kegiatan penyusunan SOP

Inventarisasi kebutuhan SOP

Melakukan evaluasi SOP

Menyusun ulang SOP supaya memenuhi unsur SMARTT

Analisis SOP Implementasi SOP

Pengujian, Reviu, dan perbaikan SOP

Pengesahan SOP

Pelatihan Pegawai

Sosialisasi SOP

Pelaksanaan SOP

MonitoringEvaluasi

2626

Dimensi Kondisi Sebelum RB

Upaya yang Dilakukan

Kondisi setelah RB

Tata Kerja

Banyak pekerjaan yang tidak memiliki SOP, tambal sulamdan berbelit

Pengembang-an SOP untuk setiap pekerjaan

Setiap pekerjaan yang ada didukung dengan ketersediaan SOP yang ringkas, jelas dan terarah

Metode Kerja

Masih banyak pekerjaan yang dilakukan secara manual

Elektronisasi pekerjaan

Sebagian besar pekerjaan dilaksanakan dengan sistem elektronik

GRAND DESIGN SOP

27

ANALISIS BEBAN KERJA(ABK)

28

PENGERTIAN ABK• Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu teknik

manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja.

• ABK merupakan proses pengumpulan, pengolahan uraian pekerjaan dan rincian tugas

• Bobot/beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi, dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu

• Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan

29

Tujuan ABKAdalah untuk memberikan informasi jabatan.

TUJUAN DAN MANFAAT ABK

30

Kepres 58/1964, 24/1972, dan 68/1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak 37,5 jam per mingguDurasi:1.Jam kerja efektif per hari = 5 jam 6 menit2.Jam kerja allowence per hari = 1 jam 6 menit3.Jam kerja efektif per minggu = 28 jam 2 menit4.Jam kerja efektif per tahun = 1.322 jam

Jam kerja efektif per tahun menjadi alat ukur dari bobot kerja yang dihasilkan setiap unit kerja.

PERHITUNGAN JAM KERJA

31

Dengan ditetapkannya jam kerja efektif maka semua output/kegiatan-aktivitas harus bisa di konversi ke dalam Orang/jam;

Setiap Output/Kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar, frekwensi, orang dll)

Volume kerja dan setiap satuan produk memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan/ memproses yang menjadi waktu standar sebagai variabel dalam melaksanakan analisis beban kerja

Rumus menghitung beban/bobot kerja

Beban Kerja

=

Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu)

PERHITUNGAN BEBAN/BOBOT KERJA

32

PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/JABATAN

Kebutuhan pegawai ditetapkan berdasarkan volume beban kerja yang harus diselesaikan oleh setiap individu yang mengemban tugas/jabatan tertentu.

Dengan ditetapkannya beban/bobot kerja maka kebutuhan dapat dihitung menggunakan rumus sebagai berikut:

Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat=

Jumlah beban kerja (orang jam)-----------------------------------------------------

-Jam kerja efektif per tahun (jam)

33

1. Tugas dan fungsi;2. Peranan Unit;3. Arus bisnis (prosedur) pelaksanaan tugas

PROSES PELAKSANAAN ABK

34

35

WassalamTERIMA KASIH

Tim Reformasi Birokrasi PusatSekretariat Jenderal Kementerian Agama

2010

36

Penyempurnaan proses kerja

Documents