PENGURUSAN SURAT (MAIL HANDLING) DI UNIVERSITAS ...

PENGURUSAN SURAT (MAIL HANDLING) DI

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

TANGERANG

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh:

INE DAMAYANTI

NIM. 11140251000016

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

1440 H / 2018 M

LEMBAR PERNYATAAN

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : Ine Damayanti

NIM : 11140251000016

Dengan ini menyatakan bahwa skripsi yang berjudul PENGURUSAN SURAT

(MAIL HANDLING) DI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH TANGERANG

adalah benar merupakan karya saya sendiri dan tidak melakukan tindakan plagiat

dalam penyusunannya. Adapun kutipan yang ada dalam penyusunan karya ini telah

saya cantumkan sumber kutipannya dalam skripsi. Saya bersedia melakukan proses

yang semestinya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku jika ternyata

skripsi ini sebagian atau keseluruhan merupakan plagiat dari karya orang lain.

Demikian pernyataan ini dibuat untuk dipergunakan semestinya.

INE DAMAYANTI

NIM. 11140251000016

i

ABSTRAK

Ine Damayanti (NIM: 11140251000016). Pengurusan Surat (Mail Handling) di

Universitas Muhammadiyah Tangerang. Dibawah bimbingan Mukmin

Suprayogi M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan

Humaniora, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2018.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tentang pelaksanaan kegiatan

pengurusan surat atau dalam bahasa Inggris disebut mail handling di Universitas

Muhammadiyah Tangerang, serta untuk mengetahui kendala-kendala dan upaya

menghadapi kendala tersebut oleh bagian humas protokoler Universitas

Muhammadiyah Tangerang sebagai penanggung jawab dalam bidang pengurusan

surat. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan menggunakan

pendekatan kualitatif dan strategi studi kasus. Teknik yang digunakan dalam

pengumpulan data adalah wawancara, observasi, studi literatur dan dokumentasi.

Sedangkan teknik analisis data yang digunakan meliputi: pengumpulan data,

reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini

mengungkapkan bahwa pengurusan surat (mail handling) di Universitas

Muhammadiyah Tangerang terdiri dari beberapa tahapan, tahapan untuk

pengurusan surat masuk yaitu; tahap penerimaan surat, tahap penyortiran surat,

tahap pencatatan surat, tahap disposisi surat dan tahap penyimpanan surat.

Pengurusan surat keluar terdiri dari beberapa tahapan yaitu; tahap pembuatan

konsep surat, penomoran dan persetujuan, tahap pengecapan dan mengkopi surat,

tahap pencatatan surat, tahap pengiriman surat dan tahap penyimpanan surat.

Kendala yang dihadapi dalam pengurusan surat yaitu; belum adanya prosedur tetap

atau peraturan tertulis terkait pengurusan surat, belum adanya unit kearsipan yang

diperuntukkan mengurus arsip dari surat yang telah diproses, tidak memiliki

penomoran atau klasifikasi arsip, belum adanya pegawai yang memiliki latar

belakang pendidikan kearsipan atau administrasi dan juga surat rentan hilang dan

tercecer.

Kata kunci: Pengurusan Surat, Surat Masuk, Surat Keluar, Arsip Perguruan

Tinggi, Arsip Aktif, Kearsipan

ii

ABSTRACT

Ine Damayanti (NIM: 11140251000016). Mail Handling at University of

Muhammadiyah Tangerang. Supervised by Mukmin Suprayogi M.Si.,

Library Science Study Program, Faculty of Adab and Humanities, Syarif

Hidayatullah State Islamic University Jakarta. 2018.

This study aims to find out about the implementation of mail handling activities at

University of Muhammadiyah Tangerang, and to find out the obstacles and efforts

to face those obstacles by the humas protokoler section of University of

Muhammadiyah Tangerang as a responsible section in the sector of mail handling.

Type of this research used is descriptive using a qualitative approach case study

strategy. The technique used in data collection is interview, observation, literature

study and documentation. While analytical techniques the data used includes: data

collection, data reduction, data presentation and conclusions. The results of this

study revealed that mail handling at the University of Muhammadiyah Tangerang

is consists of several stages, for management of incoming mail namely; letter

receiving stage, letter sorting stage, letter recording stage, letter disposition stage

and letter storing stage. Management of outgong mail consists of several stages,

namely; letter drafting stage, numbering and approval stage, letter stamping and

copying stage, letter recording stage, sending letter stage and letter storing stage.

The obstacles encountered in the process of mail handing, namely; the absence of

a fixed procedure or regulations related to the mail handing process, the absence of

an archival unit intended to manage the records of the letters that have been

processed, they don’t have numbering or classification of archives, the absence of

employees who have archival or administrative education background and also

vulnerable letters lost and scattered.

Keywords: Mail Handling, Incoming Mail, Outgoing Mail, Archive, Record,

University Archive

iii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillahirabbil ‘Alamin, segala puji dan syukur bagi Allah Swt., yang

telah melimpahkan rahmat dan karunianya. Serta shalawat dan salam tidak lupa

dicurahkan kepada junjungan Nabi Muhammad Saw., keluarga dan para

sahabatnya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul

“Pengurusan Surat (Mail Handling) di Universitas Muhammadiyah

Tangerang” ini guna memenuhi persyaratan dalam mendapatkan gelar S.IP.

Dalam proses penyusunan skripsi ini, tidak sedikit hambatan yang peneliti

hadapi. Menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan skripsi ini tidak lain berkat

bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh sebab itu,

pada kesempatan kali ini peneliti akan menyampaikan ucapan terima kasih kepada

semua pihak yang telah membantu terwujudnya penulisan skripsi ini kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta;

2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta;

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan,

sekaligus sebagai dosen pembimbing akademik;

4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu

Perpustakaan sekaligus dosen pembimbing skripsi;

iv

5. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan banyak ilmu

pengetahuan yang bermanfaat baik dibidang akademis, sosial dan keagamaan

kepada penulis;

6. Kedua orang tuaku, Bapakku Sukari Effendi, S.E., Ibuku Marsidah S.H., adikku

Dwita Noviana dan seluruh keluargaku, yang senantiasa selalu memberikan

do’a, kasih sayang, perhatian, dukungan, semangat dan motivasi baik moral

maupun materil yang begitu besar sehingga peneliti dapat menyelesaikan

penulisan skripsi ini;

7. Seluruh staf bagian humas protokoler Univeristas Muhammadiyah Tangerang

Bapak Agus Kristian, M.I.Kom., Ibu Novianti Sari, S.E., dan Ibu Eti Sayeti,

S.Pd., serta seluruh staf Universitas Muhammadiyah Tangerang yang telah

membantu peneliti selama kegiatan penelitian di Universitas Muhammadiyah

Tangerang;

8. Seluruh teman-teman khususnya rekan-rekan mahasiswa program studi Ilmu

Perpustakaan angkatan 2014 khususnya kelas A, saya ucapkan terima kasih atas

segala kebersamaan, kekompakkan dan kenangan selama 4 tahun yang telah

menjadi bagian dalam hidup kita, mulai saat ini dan saat yang akan datang;

9. Seluruh teman-teman KKN PANDAWA 129 yang telah memberikan banyak

pengalaman selama pelaksanaan KKN di Desa Cibitung Wetan, Kecamatan

Pamijahan, Kabupaten Bogor;

10. Serta semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu persatu yang telah

membantu peneliti dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini. Semoga Allah

Swt. membalas segala amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu

menyelesaikan skripsi ini.

v

Skripsi ini disusun agar pembaca dapat memperluaas keilmuannya tentang

pengurusan surat dan kearsipan, yang telah disajikan berdasarkan observasi,

wawancara dari berbagai sumber informasi, referensi dan berita. Harapan saya

semoga skripsi ini dapat membantu pembaca dalam menambah pengetahuan dan

pengalaman, sehingga saya dapat memperbaiki bentuk maupun isi skripsi ini

sehingga kedepannya dapat lebih baik.

Peneliti menyadari sepenuhnya bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari

sempurna, namun peneliti berusaha semampunya untuk menyusun penulisan skripsi ini

dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun dari

semua pihak selalu saya harapkan demi mencapai kesempurnaan penulisan skripsi ini.

Peneliti berharap skripsi ini dapat memberi manfaat dan menambah wawasan bagi

pembacanya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Jakarta, 04 Oktober 2018

Ine Damayanti

vi

DAFTAR ISI

ABSTRAK .............................................................................................................. i

ABSTRACT ........................................................................................................... ii

KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

A. Latar Belakang ............................................................................................... 1

B. Identifikasi Masalah....................................................................................... 8

C. Pembatasan dan Perumusan Masalah ............................................................ 8

D. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...................................................................... 9

E. Definisi Istilah ............................................................................................. 10

F. Sistematika Penulisan .................................................................................. 11

BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................... 13

A. Pengertian Surat ........................................................................................... 13

B. Fungsi Surat ................................................................................................. 14

C. Jenis Surat .................................................................................................... 17

D. Prosedur Pengurusan Surat Secara Umum .................................................. 18

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk ......................................................... 19

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar ......................................................... 24

E. Prosedur Pengurusan Surat di Perguruan Tinggi ......................................... 30

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk di Perguruan Tinggi ........................ 30

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar di Perguruan Tinggi ........................ 33

F. Asas Pengurusan Surat ................................................................................ 35

G. Sarana Pengurusan Surat ............................................................................. 40

H. Penelitian Terdahulu .................................................................................... 45

vii

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 48

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .................................................................. 48

B. Kriteria Informan ......................................................................................... 49

C. Teknik Pengumpulan Data .......................................................................... 50

D. Teknik Analisis Data ................................................................................... 52

E. Jadwal Penelitian ......................................................................................... 53

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .................................. 55

A. Deskripsi Tempat Penelitian ........................................................................ 55

1. Sejarah Universitas Muhammadiyah Tangerang .................................... 55

2. Letak Geografis ....................................................................................... 57

3. Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Tangerang .......................... 58

4. Tujuan Universitas Muhammadiyah Tangerang ..................................... 58

5. Struktur Organisasi Universitas Muhammadiyah Tangerang ................. 59

6. Hubungan Kerjasama yang Dilakukan Universitas Muhammadiyah

Tangerang ............................................................................................... 61

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan ................................................................ 62

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang .................................................................... 66

2. Kendala dan Upaya Mengatasi Kendala dalam Pengurusan Surat di

Universitas Muhammadiyah Tangerang ................................................. 85

BAB V PENUTUP ............................................................................................... 93

A. Kesimpulan .................................................................................................. 93

B. Saran ............................................................................................................ 93

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 95

LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

viii

DAFTAR TABEL

Table 3.1 Informan ................................................................................................ 49

Table 3.2 Jadwal Penelitian................................................................................... 54

Table 4.1 Struktur Biro dan Lembaga Universitas Muhammadiyah Tangerang .. 59

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Logo Universitas Muhammadiyah Tangerang .................................. 55

Gambar 4.2 Letak Geografis Universitas Muhammadiyah Tangerang ................ 57

Gambar 4.3 Kartu Penerus Disposisi yang digunakan di Universitas

Muhammadiyah Tangerang ............................................................. 69

Gambar 4.4 Alur Proses Pengurusan Surat Masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang ........................................................................................ 76

Gambar 4.5 Alur Proses Pengurusan Surat Keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang ........................................................................................ 84

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang ingin dicapai, sehingga

untuk mencapai tujuan tersebut suatu organisasi harus memiliki suatu tempat

yang dapat digunakan untuk menyimpan informasi. Suatu informasi yang telah

diolah menjadi dapat bermanfaat bagi suatu organisasi untuk mengambil

keputusan saat ini atau disaat mendatang. Oleh sebab itu nilai suatu informasi

ini akan semakin meningkat dan juga sangat penting bagi suatu organisasi

ataupun instansi pemerintah maupun swasta untuk dijadikan pendukung dalam

proses administrasi serta untuk tetap menjalankan fungsi manajemen

sebagaimana mestinya.

Kegiatan administrasi yang terjadi dibagian atau unit kerja tertentu pada

suatu organisasi pasti akan menghasilkan suatu produk. Kegiatan administrasi

meliputi kegiatan separti; catat-mencatat, surat menyurat pembukuan ringan,

ketik mengetik, agenda dan kegiatan lain yang bersifat teknis ketatausahaan

(clerical work). 1 Dalam sistem kearsipan dimanapun dilakukan, pengurusan

surat merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Pengurusan surat

merupakan tahapan pertama dari proses manajemen kearsipan, bahkan

pengurusan surat dapat dikatakan asal mula dari keberadaan arsip yang tidak

dapat diragukan.2

1 Ayi Karyana, Enceng, dan Darmanto, Pengantar Administrasi Negara, 1 ed. (Jakarta: Universitas

Terbuka, 2008). h. 1.32. 2 Rusidi, “Azas dan Organisasi Pengurusan Surat,” Artikel Kearsipan BPAD DIY, 2014,

bpad.jogjaprov.go.id.

2

Surat-surat yang masih ditangani untuk ditindaklanjuti atau yang telah

selesai tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu waktu

akan disimpan (file) oleh unit pengolah yang bertanggung jawab atas tindak

lanjut dari surat, surat ini merupakan arsip aktif. Sedangkan surat-surat yang

benar-benar sudah ditindaklanjuti, penyimpanannya akan dipusatkan pada unit

kerasipan instansi sebagai arsip inaktif. Arsip aktif dan arsip inaktif harus

melakukan sistem penyimpanan dengan penataan berkas yang disesuaikan

dengan kepentingan organisasi agar lebih memudahkan dalam

pengendaliannya.3

Kegiatan pengurusan surat memegang peranan penting bagi kelancaran

berjalannya organisasi, yaitu sebagai rujukan historis, rujukan dalam

pengambilan keputusan dan beberapa kegiatan lain yang masih berhubungan

dengan organisasi. Oleh sebab itu kegiatan pengurusan surat yang baik menjadi

penting agar mempermudah dalam melacak kembali surat yang telah terima dan

yang telah ditindaklanjuti. Namun pada kenyataannya tidak semua organisasi

melakukan kegiatan pengurusan suratnya dengan baik dan sudah sesuai standar

yang ada. Sehingga menyebabkan surat tersebut hilang, dan terabaikan sehingga

menjadi tumpukan kertas yang tidak teratur dan cenderung tidak memiliki nilai

guna, selain itu hal ini juga dapat menyebabkan manajemen arsipnya menjadi

tidak baik pula.

Namun jika pengurusan surat telah dilakukan dengan baik dan benar,

baik dilakukan secara tradisional maupun menggunakan sistem modern, akan

mempermudah ketika dalam kegiatan penemuan kembali, sehingga ketika surat

3 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, 6

ed. (Jakarta: Bumi Aksara, 2007). h.32.

3

akan ditindaklanjuti dalam pengambilan keputusan dan untuk merumuskan suatu

kebijakan, surat tersebut dapat dengan secara cepat dan tepat untuk didapatkan

kembali. Oleh sebab itu, untuk dapat mendapatkan kembali informasi dari surat

yang telah disimpan sebagai arsip dengan lengkap, cepat dan tepat, maka suatu

organisasi harus memiliki sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang

pengurusan surat.

Oleh karena itu, diperlukan adanya prosedur pengurusan surat yang baik,

dengan melaksanakan dan menyelenggarakan pengurusan surat secara sistematis

dan konsisten dari proses awal diterimanya surat atau dibuatnya surat,

pendistribusian atau pengiriman, pengolahan, dan pencatatan. Hal ini perlu

dilakukan untuk menghindari berbagai masalah yang akan ditimbulkan dari

tidak dilaksanakannya kegiatan pengurusan surat yang baik, seperti

permasalahan yang berhubungan dengan penyediaan ruangan, tenaga, anggaran,

sarana dan waktu.

Dalam beberapa kasus pengurusan surat dalam suatu organisasi masih

dipandang sebelah mata, mereka beranggapan bahwa pengurusan surat adalah

suatu kegiatan yang sangat mudah sehingga masih banyak organisasi yang

mengatakan tugas pengurusan persuratan kepada orang yang kurang tepat atau

tidak ahli dalam tersebut. Padahal ketidak berhasilan dalam pengurusan surat

akan menjadi hambatan besar pada proses pengambilan keputusan serta

berdampak kepada penilaian baik atau tidaknya organisasi itu sendiri.

Pengurusan surat mempunyai peranan penting dalam suatu organisasi,

karena dapat berperan sebagai alat pengingat yang paling akurat, sumber

informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap

4

organisasi dalam rangka melaksanakan berbagai fungsi manajemen organisasi

seperti perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan

(directing), dan pengendalian atau pengawasan (controlling), baik pada instansi

pemerintah, maupun swasta. Proses penyajian informasi yang baik

membutuhkan sistem dan prosedur kerja yang baik pula, sehingga para

pengambil keputusan atau pemimpin dapat merencanakan suatu kebijakan dan

tidak salah melangkah dalam mengambil keputusan.

Untuk kemaslahatan kehidupan umatnya di dunia menurut perspekif

Islam ternyata Allah Swt. telah menurunkan ayat yang mengatur mengenai

memastikan kebenaran dan mempertanggungjawabkan suatu informasi untuk

mengambil keputusan sebagaimana dalam firman Allah Swt. yang berbunyi:

Artinya: Sungguh, Allah menyuruhmu menyampaikan amanah kepada

yang berhak menerimanya, dan apabila kamu menetapkan hukum

diantara manusia hendaknya kamu menetapkannya dengan adil. Sungguh,

Allah sebaik-baiknya yang memberi pengajaran kepadamu. Sungguh

Allah Maha Mendengar, Maha Melihat. (QS. An-Nisā` (4) : 58).4

Ayat ini memiliki kandungan tentang Allah Swt. memerintahkan untuk

menunaikan amanah kepada ahlinya. Hal itu mencakup seluruh amanah yang

wajib bagi manusia, berupa hak-hak Allah Swt. Terhadap hamba-Nya, seperti

shalat, zakat puasa, kafarat, nadzar dan selain dari itu, yang semuanya adalah

amanah yang diberikan tanpa pengawasan hamba-Nya yang lain. Serta amanah

4 Departemen Agama RI, Al-Qur’an Tajwid dan Terjemah (Jakarta: Cahaya Qur’an, 2006). h. 87.

5

yang berupa hak-hak sebagian hamba dengan hamba lainnya, seperti titipan dan

selanjutnya, yang semuanya adalah amanah yang dilakukan tanpa pengawasan

saksi. Itulah yang diperintahkan oleh Allah Swt. untuk ditunaikan. Barang siapa

yang tidak melakukannya didunia ini, maka akan dimintai

pertanggungjawabanya di hari Kiamat.5

Dalam aspek pengurusan surat, informasi atau pemberitahuan yang

tercantum didalam suatu surat juga termasuk dalam salah satu jenis amanah.

Maka, agar informasi dalam surat tidak terabaikan maka sebaiknya surat segera

diproses agar amanah yang tercantum dalam surat tersebut dapat segera

ditindaklanjuti. Selain itu juga seluruh informasi yang telah diterima dan

didapatkan juga harus didistribusikan ke bagian atau unit kerja dalam suatu

organisasi yang tepat yang akan menindaklanjuti informasi tersebut atau disebut

dengan disposisi surat, sehingga hal ini akan mengurangi kesalahan dalam

penerimaan informasi dan keterlambatan pemrosesan. Oleh sebab itu sebagai

seorang muslim kita sebaiknya mengamalkan kegiatan ini dalam bentuk

pengurusan surat yang baik dan dalam berbagai aspek kehidupan lainnya.

Perguruan tinggi sebagai salah satu instansi seperti yang dijelaskan pada

undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan merupakan instansi yang

wajib mengelola arsip, di mana aktivitas yang terjadi sesuai dengan tridarma

perguruan tinggi seperti pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

Sehingga dengan adanya aktivitas-aktivitas tersebut, perlu adanya pengurusan

atau manajemen arsip, di mana kinerja perguruan tinggi nantinya akan dapat

dievaluasi atau dilakukan penilaian melalui arsip-arsip yang telah mereka

5 Abdurrahman bin Ishaq Al-Sheikh, Tafsir Ibnu Katsir Jilid 2 (Jakarta: Pustaka Imam asy-Syafi’i,

2005). h. 336.

6

miliki.6 Perguruan tinggi juga merupakan salah satu lembaga yang nantinya akan

melahirkan orang-orang hebat, dan juga temuan-temuan terbaru dalam berbagai

bidang keilmuan. Maka, sesuai dengan peraturan yang telah ada, perguruan

tinggi wajib memiliki lembaga kearsipan guna pengurusan arsip pada instansi

perguruan tinggi.7

Selain itu pemikiran yang melatarbelakangi konsep pengurusan surat

dalam lingkungan perguruan tinggi di Indonesia adalah adanya kebutuhan di

mana banyak perguruan tinggi yang belum melakukan kegiatan pengurusan

suratnya secara optimal. Disamping itu tidak adanya kejelasan unit atau bagian

mana yang harus bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pengurusan

surat di perguruan tinggi. Disisi lain kasus hilangnya surat, rusaknya surat,

pencarian surat yang memakan waktu lama, disposisi atau pengiriman surat yang

salah dan lain-lain kerap dijumpai. Kondisi inilah yang mendorong upaya

pembenahan pengurusan surat dan arsip disetiap organisasi, tak terkecuali

perguruan tinggi.8

Universitas Muhammadiyah Tangerang sebagai salah satu perguruan

tinggi yang cukup populer dan memiliki peminat yang tinggi dikalangan pelajar

yang berada di Kota Tangerang juga melaksanakan kegiatan pengurusan surat

dan memberikan tanggung jawab pengurusan surat dan arsip kepada bagian

humas protokoler di Universitas Muhammadiyah Tangerang. Bagian ini

memiliki kewajiban dalam pengurusan surat masuk dan keluar yang berasal dari

6 Susiasih Damalita, “Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi,” Jurnal

Ekonomi, Manajemen dan Bisnis (EMAS) 3, no. 1 (Desember 2009): 1–10. 7 Dina Oktaviana, “Manajemen Arsip Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi: Studi Kuantitatif

Deskriptif pada Bidang Kearsipan Universitas Airlangga” 5 (n.d.): 1–19. 8 Zaenudin, “Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di Indonesia: Bentuk, Tugas dan

Kelengkapannya,” Jurnal Kearsipan 8, no. 1 (Desember 2013): 36–58.

7

satuan kerja dan sivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Surat yang

dikelola merupakan surat yang dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan kegiatan akademik di lingkungan Universitas Muhammadiyah

Tangerang yang juga digunakan sebagai salah satu alat komunikasi baik di

lingkungan internal perguruan tinggi maupun eksternal.

Observasi yang telah dilakukan oleh peneliti di Universitas

Muhammadiyah Tangerang, menunjukan bahwa pengurusan surat di lingkungan

Universitas Muhammadiyah Tangerang belum memiliki peraturan tertulis dan

pencatatan identitas surat dilakukan dengan cara menginput data surat diformat

buku agenda yang telah dibuat di komputer, lalu selanjutnya akan diprint-out

dan dijilid. Sehingga mereka dapat melakukan pencarian surat berdasarkan buku

agenda dikomputer atau yang sudah diprint-out serta pada kartu penerus

disposisi tanpa adanya kode klasifikasi atau sistem penomoran.

Disisi lain pegawai yang diberi tanggung jawab untuk pengurusan surat

bukan merupakan tenaga yang berlatar belakang pendidikan administrasi

ataupun kearsipan, melainkan berlatar belakang sarjana ekonomi, sarjana

komunikasi dan sarjana pendidikan yang hanya pernah mengikuti kegiatan

pelatihan, bimbingan teknis atau workshop. Ditambah lagi pegawai yang diberi

tanggung jawab untuk mengelola surat memiliki juga tugas ganda yaitu sebagai

humas protokoler yang bertugas juga untuk membuat surat balasan dan juga

sekaligus mengurus arsip. Sehingga hal ini dapat menimbulkan pekerjaan

pengurusan surat di Universitas Muhammadiyah Tangerang terhambat karena

surat akan tercecer dan terlambat didisposisikan.

8

Berdasarkan dari beberapa permasalahan yang telah diuraikan di atas,

maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Pengurusan

Surat (Mail Handling) di Universitas Muhammadiyah Tangerang”.

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas maka

dapat diidentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut:

1. Belum adanya sistem baku ataupun standar secara tertulis yang digunakan

untuk pengurusan surat.

2. Belum dibentuknya unit kearsipan atau pusat arsip perguruan tinggi untuk

menyimpan surat yang telah selesai dikelola atau telah menjadi arsip inaktif

serta belum adanya pegawai untuk pengurusan surat yang berlatar belakang

pendidikan administrasi atau kearsipan

C. Pembatasan dan Perumusan Masalah

Untuk menghindari penafsiran yang terlampau jauh terhadap masalah

yang akan dikaji dalam penelitian ini. Selain itu juga mengingat keterbatasan

peneliti terutama pada hal keterbatasan pikiran, waktu, tenaga maupun biaya,

maka penelitian kali ini akan dibatasi hanya pada masalah pengurusan surat atau

mail handling, dan cara bagian humas protokoler di Universitas Muhammadiyah

Tangerang menghadapi kendala dalam pengurusan surat.

Berdasarkan pada pembatasan masalah tersebut, maka untuk memperjelas

masalah yang dihadapi maka masalah tersebut dapat dirumuskan sebagai

berikut:

a. Bagaimana prosedur pengurusan surat (mail handling) di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

9

b. Bagaimana Universitas Muhammadiyah Tangerang menghadapi kendala

dalam kegiatan pengurusan surat (mail handling)?

D. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Setiap kegiatan tidak lepas dari adanya tujuan yang akan dicapai agar

langkah yang dilakukan menjadi jelas dan terarah, demikian pula dengan

penelitian ini. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian kali ini adalah:

a. Untuk mengetahui secara rinci prosedur pengurusan surat (mail handling) di

Universitas Muhammadiyah Tangerang.

b. Untuk mengetahui upaya yang dilakukan bagian humas protokoler di

Universitas Muhammadiyah Tangerang dalam mengatasi hambatan yang

terjadi saat kegiatan pengurusan surat (mail handling).

Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat. Adapun

manfaat dari penelitian ini yaitu sebagai berikut:

a. Bagi Peneliti

Merupakan pengalaman praktis yang dapat digunakan sebagai

tambahan pengetahuan untuk menambah pengalaman serta wawasan kegiatan

ilmiah, dan kemampuan menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama

menjalani pendidikan terutama pada bidang pengurusan surat (mail

handling).

b. Bagi Instansi Terkait

Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam

rangka penyusunan kebijakan pengurusan surat (mail handling) di Universitas

Muhammadiyah Tangerang kearah yang lebih baik dan berkualitas.

10

c. Bagi Almamater

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah koleksi bahan

pustaka dan menambah kajian ilmu khususnya bagi para mahasiswa jurusan

Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, serta dapat memberikan

inspirasi bagi peneliti berikutnya.

E. Definisi Istilah

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau alat

komunikasi secara tertulis yang berasal dari satu pihak untuk disampaikan

kepada pihak lain.

Pengurusan surat atau mail handling adalah seluruh proses kegiatan

pengelolaan surat masuk (incoming mail) maupun surat keluar (outgoing mail)

yang meliputi proses penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,

pemrosesan lebih lanjut sampai pengiriman surat dari satu tempat ke tempat

lainnya yang berhak menerimanya serta memprosesnya.

Prosedur pengurusan surat masuk adalah serangkaian kegiatan

penanganan surat masuk yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari instansi

luar baik dari instansi pemerintah pusat maupun daerah, swasta, perorangan

melalui pos atau utusan, kurir maupun diantar secara pribadi, kegiatan

pengarahan, pencatatan dan pendistribusian surat ke unit-unit kerja atau

pengolah yang berhak menerimanya serta memprosesnya.

Prosedur pengurusan surat keluar adalah serangkaian kegiatan

penanganan surat keluar yang meliputi kegiatan penerimaan surat dari unit kerja

atau unit pengolah, pengarahan, pencatatan dan pengiriman surat ke instansi luar

melalui kantor pos, jasa pengiriman surat maupun langsung diantar ke instansi

11

yang dituju atau dikirim ke pihak lain di luar organisasi atau instansi sesuai

dengan alamat yang dituju.

F. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam pembahasan penelitian ini, maka skripsi ini

telah disusun dalam bentuk bab yang terbagi menjadi 5 bab. Pada setiap babnya

terdari sub bab yang akan menjelaskan keseluruhan bab utamanya, dengan

sistematika sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini akan diuraikan latar belakang pemilihan persoalan,

identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, dan pembatasan

dan perumusan masalah.

Bab II Tinjauan Literatur

Pada bab ini akan memuat mengenai penelitian terdahulu dan teori

atau pun hal-hal yang memiliki nilai informasi yang ditemukan

dalam bahan pustaka sehingga dapat dibandingkan dengan hasil

penelitian yang dilaporkan.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini terdiri dari jenis dan pendekatan penelitian, kriteria

informan, teknik pengumpulan data, sumber data, teknik analisis

data, dan jadwal penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Pada bab ini akan mencakup mengenai profil Universitas

Muhammadiyah Tangerang. Lalu selanjutnya akan diuraikan

mengenai hasil penelitian dan pembahasan yang berkaitan dengan

12

pengurusan surat (mail handling) di Universitas Muhammadiyah

Tangerang.

Bab V Penutup

Bab ini berisi gagasan khusus berdasarkan pembahasan yang telah

disampaikan yang akan diuraikan dalam bentuk kesimpulan, dan

untuk arah pengembangan penelitian yang diperlukan akan dibuat

dalam bentuk saran.

13

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Pengertian Surat

Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia yang tercantum dalam

Prosedur Tetap Nomor 26 Tahun 2011 tentang Pengurusan Surat, surat adalah

sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis kepada pihak

lain sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.9

Menurut Basir Bartos, surat merupakan alat komunikasi tertulis yang

berasal dari satu pihak dan ditentukan kepada pihak lain untuk menyampaikan

suatu berita atau kabar.10

Menurut Ali, surat merupakan alat komunikasi atau sarana untuk

menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu

kepada pihak yang lain. Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan

sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu.11

Sehingga dari beberapa pengertian yang telah dipaparkan di atas, maka

dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan

informasi atau alat komunikasi secara tertulis yang berasal dari satu pihak untuk

disampaikan kepada pihak lain.

9 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Prosedur Tetap Nomor 26 Tahun 2011 tentang Pengurusan

Surat” (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2011). 10 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 36. 11 Elita dan Bakhtaruddin Nst, “Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Subbagian Tata Usaha

dan Arsip Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Pariaman,” Jurnal Ilmu Informasi

Perpustakaan dan Kearsipan, B, 2 (2013): 93–101.

14

B. Fungsi Surat

Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu

pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan informasi.

Mengingat peranan surat yang sangat penting, berikut ini merupakan paparan

para ahli mengenai fungsi dari surat.

Basir Bartos mengemukakan bahwa surat memiliki beberapa fungsi

antara lain sebagai berikut:

1. Wakil dari pengirim atau penulis;

2. Bahan pembukti;

3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut;

4. Alat pengukur kegiatan organisasi;

5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).12

Sedangkan Setiawan Djauharie dkk., menyatakan beberapa fungsi surat

yaitu:

1. Sebagai alat komunikasi, dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk

menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan dan

sejenisnya;

2. Sebagai wakil penulis, pada fungsi ini, surat dapat mewakili keinginan

penulis, sehingga peneliti tidak perlu bersusah payah untuk bertemu dengan

penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan

keinginan peneliti cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut;

12 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 36.

15

3. Sebagai alat bukti historis, surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis,

sehingga dapat diabadikan sebagai sebagai bukti historis, contohnya ialah

surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian

atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu instansi atau

sesuatu hal pada masa yang lampau;

4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja, sebagai wujud tertulis, surat dapat

berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang

dimaksud pada fungsi ini misalnya surat keputusan, instruksi, surat edaran

dan sebagainya;

5. Sebagai alat pengingat, surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat

dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kekhilapan terhadap pesan surat.

Contoh-contoh surat dalam fungsi ini adalah surat-surat yang diarsipkan dan

sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaian suatu

masalah atau pekerjaan;

6. Sebagai alat bukti tertulis, surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari

sesuatu urusan, sehingga jika terjadi keliruan atau kesalahpahaman surat

merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa,

surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya;

7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga, surat dapat

dijadikan media hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak. Dengan

surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.13

13 Setiawan Djuharie, Suherli, dan Teddy Sutandi Komarudin, Surat Menyurat Serbaguna: Panduan

Korespondensi Bahasa Indonesia (Bandung: Yrama Widya, 2011).

16

Sedangkan Irra C. Dewi menyatakan bahwa surat akan menjadi bagian

yang vital selama budaya dan peradaban modern masih berjalan sebagaimana

biasanya, sehingga surat memiliki fungsi sebagai:

1. Alat pengingat paling akurat;

2. Bukti hitam di atas putih, terutama surat perjanjian;

3. Dokumen;

4. Wakil/duta dari penulisnya untuk pembaca;

5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan, surat instruksi, dan surat tugas;

6. Aspek humas, karena berdampak membina hubungan baik antara suatu

lembaga dengan publiknya. 14

Ali juga menyebutkan bahwa dalam suatu organisasi, surat dapat

berfungsi sebagai:15

1. Alat komunikasi;

2. Wakil atau duta;

3. Bahan bukti;

4. Pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut;

5. Alat untuk memperpendek dan menghemat tenaga;

6. Bukti sejarah dan bukti kegiatan;

7. Alat pengikat;

8. Alat promosi.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa surat memiliki fungsi sebagai alat

komunikasi, wakil penulis, pedoman untuk mengambil keputusan dan pedoman

14 Irra Chrisyanti Dewi, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Prestasi Pustaka Raya, 2011). 15 Elita dan Bakhtaruddin Nst, “Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Subbagian Tata Usaha

dan Arsip Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Pariaman.”

17

pelaksanaan kerja, alat atau bukti tertulis dan historis serta sebagai alat pengingat

yang akurat.

C. Jenis Surat

Karena banyaknya jenis surat, maka untuk memudahkan dalam

mengetahui jenisnya Basir Bartos mengelompokannya dari berbagai jenis

fungsinya, yaitu sebagai berikut:16

1. Menurut wujudnya: kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum

dan nota, telegram, dan surat pengantar.

2. Menurut tujuannya: surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan,

surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat

laporan, surat perjanjian, surat penawaran, pesanan, dan lain-lain.

3. Menurut sifat isi dan asalnya: surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat

yang berisi mengenai masalah sosial.

4. Menurut jumlah penerima

a. Surat biasa: dipergunakan untuk satu orang (pejabat/organisasi);

b. Surat edaran: untuk beberapa orang/pejabat/organisasi;

c. Surat pengumuman: untuk sekelompok masyarakat.

5. Menurut keamanan isinya: surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa.

6. Menurut urgensi penyelesaiannya: surat sangat rahasia, surat segera, dan surat

biasa.

7. Menurut prosedur pengurusannya: surat masuk, dan surat keluar.

8. Menurut jangkauannya: surat intern, dan surat ekstern.

16 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h.37-39.

18

Sedangkan menurut Sedianingsih dkk. mereka membagi jenis surat

menjadi beberapa macam, yaitu sebagai berikut:17

1. Surat Penting

Surat penting isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut,

menyangkut masalah kebijakan. Bila terlambat atau hilang dapat

menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan, kelembagaan,

kepegawaian, keuangan, dan kebendaan.

2. Surat Biasa (Rutin)

Pada surat biasa, biasanya isinya tidak mengikat dan tindak lanjut

yang diperlukan tidak ditentukan. Jika hilang, data masih dapat diperoleh dari

sumber lain.

3. Surat Rahasia

Pada surat rahasia, baik isi maupun sifatnya memerlukan

perlindungan. Jika bocor akan menimbulkan kerugian besar, dan mengurangi

atau menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya.

D. Prosedur Pengurusan Surat Secara Umum

Pengurusan surat menurut Budi Martono adalah aktivitas organisasi

untuk menjamin segala penyaluran informasi tertulis dari satu tempat ke tempat

lain yang kegiatannya meliputi proses menerima surat masuk, memeriksa dan

menyeleksi surat masuk, mengategorikan surat dan menetapkan arah surat,

mencatat, mendistribusikan, dan mengirim surat.18

17 Sedianingsih, Farida Mustikawati, dan Nieke Prihardini S., Teori dan Praktik Administrasi

Kesekretariatan (Jakarta: Kencana, 2010). 18 Boedi Martono, Arsip Korespondensi: Penciptaan dan Penyimpanan (Jakarta: Pustaka Sinar

Harapan, 1997).

19

Menurut Sedianingsih dkk. pengurusan surat adalah suatu kegiatan

penangan surat masuk dan keluar yang meliputi proses penerimaan, pencatatan,

pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut, dan pengiriman.19

Sedangkan menurut Sedarmayanti pengurusan surat adalah kegiatan

mengelola surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan menerima,

mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, menindaklanjuti, serta menyimpan

surat sesuai prosedur yang telah ditetapkan.20

Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 33

Tahun 2012 tentang Pedoman Pengurusan Surat di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia, pengurusan surat adalah kegiatan organisasi untuk

meneruskan surat dari satu tempat ke tempat lainnya yang berhak menerimanya

serta memprosesnya.

Sehingga dari beberapa pengertian yang telah dipaparkan di atas, maka

dapat disimpulkan bahwa pengurusan surat atau mail handling adalah seluruh

proses kegiatan pengelolaan surat masuk (incoming mail) maupun surat keluar

(outgoing mail) yang meliputi proses penerimaan, pencatatan, pengarahan,

pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut sampai pengiriman surat dari satu

tempat ke tempat lainnya yang berhak menerimanya ataupun memprosesnya.

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan surat masuk menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

adalah serangkaian kegiatan penanganan surat masuk yang meliputi kegiatan

penerimaan surat dari instansi luar baik dari instansi pemerintah pusat

19 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S., Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. h.

82. 20 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 82.

20

maupun daerah, swasta, perorangan melalui pos atau utusan, kurir maupun

diantar secara pribadi, kegiatan pengarahan, pencatatan dan pendistribusian

surat ke unit-unit kerja atau pengolah yang berhak menerimanya serta

memprosesnya.21

Penanganan surat yang efisien membutuhkan penetapan prosedur

yang pasti yang melibatkan langkah demi langkah penanganan surat. Surat

masuk harus diterima dan didistribusikan dengan kecepatan dan ketepatan.

Metode yang tepat untuk menangani surat masuk berbeda dari kantor ke

kantor. Penanganan surat masuk umumnya terdiri dari langkah-langkah

berikut:

a) Menerima surat

Di kantor-kantor kecil, surat diterima oleh eksekutif atau

sekretarisnya. Tetapi di kantor-kantor besar tugas ini dipercayakan kepada

orang yang bertanggung jawab di departemen persuratan. Surat masuk

dapat dikirimkan satu atau dua kali setiap hari oleh tukang pos atau oleh

pesuruh atau kurir. Terkadang di kantor-kantor besar menggunakan

“Kotak Surat” atau “Kantung Surat”. Surat dikumpulkan sekali atau dua

kali dalam sehari dari kantor pos oleh seorang karyawan. Bagian dari

korespondensi yang masuk disampaikan oleh kurir dari kantor lain.

Petugas dipercayakan dengan pekerjaan menerima surat dan

mengeluarkan tanda terima atau mencatat tanda terima di buku

persuratan.22

21 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Prosedur Tetap Nomor 26 Tahun 2011 tentang Pengurusan

Surat.” 22 National Institute Of Open Schooling, Commerce: Business Studies (India: National Institute Of

Open Schooling, 2012), nos .org. h. 34.

21

b) Menyortir: Kebijakan Departemen

Setelah surat diterima, itu harus dipisahkan sebelum dibuka. Surat

resmi harus dipisahkan dari surat pribadi karyawan. Surat yang bertanda

‘rahasia’ atau ditujukan kepada pejabat dengan nama harus segera dikirim

tanpa dibuka kepada pejabat yang bersangkutan. Surat resmi kelas pertama

juga disortir untuk pembukaan dan ditangani dengan cepat, dengan

mengesampingkan surat yang kurang penting untuk penanganan nanti.

Setelah melihat amplop, staf mengenali kelas surat dan konten berdasarkan

dengan pengalamannya.23

c) Membuka surat

Surat dibuka dengan tangan atau dengan bantuan pisau kertas. Jika

jumlah huruf sangat besar, mesin pembuka surat dapat digunakan. Surat

harus dibuka dengan hati-hati untuk memastikan keamanan surat. Juga

harus dilihat bahwa tidak ada kertas yang tersisa di dalam amplop. Seorang

petugas yang bertanggung jawab harus mengawasi proses ini.

Isi amplop harus diteliti untuk mengetahui tujuan korespondensi dan

departemen yang terkait. Jika ada lampiran, mereka harus diperiksa untuk

memverifikasi bahwa mereka sudah siap. Setiap ketidaksesuaian harus

dibuatkan pemberitahuan dari supervisor pengurusan surat khususnya

ketika lampiran adalah, draf, kartu pos, dan sejenisnya.24

d) Menandai surat

Setelah membuka surat, setiap surat harus distempel dengan

tanggal dan waktu penerimaannya. Stempel dapat dilakukan dengan

23 National Institute Of Open Schooling. h. 34. 24 National Institute Of Open Schooling. h. 34.

22

stempel karet dengan tangan atau dengan bantuan mesin pencatat waktu,

penomoran dan penanggalan. Jika perlu, amplop harus disematkan sebagai

bukti. Surat itu ditandai untuk departemen yang bersangkutan dan lembar

disposisi juga dapat dilampirkan jika diperlukan.25

e) Pencatatan

Semua kantor menyimpan catatan surat masuk secara permanen.

Untuk ini, “Daftar Surat Masuk” atau “Buku Surat Masuk” digunakan.

Daftar ini digunakan untuk mencatat keterangan surat yang diterima.

Dokumen semacam itu membantu dalam menetapkan tanggung jawab atas

surat yang hilang dan juga dalam proses pelacakannya. Penundaan atau

kelalaian dalam menangani surat juga bisa diketahui.

Daftar surat masuk dianggap boros dan memakan waktu jika volume surat

besar. Daftar penempatan surat kemudian disiapkan. Ini adalah daftar

dokumen yang dikirim dalam jumlah banyak ke departemen atau individu

tertentu. Penerima harus menandatangani daftar sebagai tanda terima.

Metode lain dapat diadopsi jika pengarsipan pusat beroperasi. Ini disebut

jadwal penempatan surat. Surat diberi nomor dan dimasukkan dalam

jadwal, yang menunjukkan departemen yang menangani mereka.26

f) Mendistribusikan Surat

Setelah penomoran, stempel tanggal dan dicatat, surat-surat disortir

berdasarkan kebijakan departemen. Ini harus dilakukan setelah semua

lampiran dilekatkan dengan aman ke surat pengantar. Baki atau keranjang

terpisah dapat digunakan untuk memilah surat dari masing-masing

25 National Institute Of Open Schooling. h. 34. 26 National Institute Of Open Schooling. h. 35-36.

23

departemen. Kotak dalam meja tulis dapat diatur jika ada banyak

departemen. Inisial pegawai atau pejabat penerima dimasukkan ke dalam

daftar sebagai pengakuan penerimaan mereka.27

g) Penanganan Cepat

Surat yang diterima harus dilayani dan dibalas tepat waktu. Mereka

dapat diajukan setelah tindakan yang diperlukan telah selesai

dilaksanakan. Tindak lanjut yang diambil untuk memastikan bahwa semua

surat masuk ditangani dengan cepat.28

Sedangkan prosedur pengurusan surat masuk secara umum dalam

berbagai instansi menurut Sedianingsih dkk. meliputi:

a) Menyortir atau Memisahkan Surat

Surat-surat yang telah diterima via pos maupun berbagai sumber

lainnya harus diperiksa kebenaran alamat yang dituju, dan dipisahkan

menjadi kelompok surat terbuka dan tertutup, Namun jika alamat tidak

sesuai, maka surat harus segera dikirim kembali kepada alamat pengirim.

Namun untuk surat yang ditujukan kepada pribadi dan surat rahasia, tidak

boleh dibuka. Namun apabila sudah terlanjur terbuka, sebaiknya diberikan

catatan “TIDAK SENGAJA DIBUKA” atau dapat langsung disampaikan

kepada yang berkepentingan.29

b) Membuka Surat

Surat yang boleh dibuka oleh bagian pengurusan surat adalah

hanya surat dinas saja, kecuali dalam kondisi tertentu jika memang atasan

27 National Institute Of Open Schooling. h. 36. 28 National Institute Of Open Schooling. h. 36. 29 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S., Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. h.

85.

24

meminta untuk membuka surat pribadinya. Supaya tidak rusak dalam

waktu membuka surat, disarankan untuk menggunakan pisau atau mesin

pembuka surat pada bagian atas atau salah satu sisinya saja. Lalu bubuhkan

tanggal dan waktu surat diterima, pada balik surat atau dibagian

amplopnya.30

c) Mengeluarkan dan Memeriksa Isi Surat

Setelah surat dibuka, periksa kembali alamat, nama pengirim,

tanggal, serta lampiran setiap surat yang diterima. Jika alamat atau nama

pengirim tidak ada dalam surat, cari alamatnya pada sampul, dan

lampirkan pada bagian belakang surat.31

d) Pencatatan Surat

Setelah surat diberi tanggal, catatlah ke dalam buku agenda surat

atau kartu kendali.32

e) Surat yang telah masuk lalu disampaikan kepada pimpinan.33

f) Lalu surat dapat didistribusikan atau didisposisikan kepada departemen

yang bersangkutan.34

g) Menjawab atau menindaklanjuti surat.35

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Pengertian pengurusan surat keluar menurut Arsip Nasional Republik

Indonesia adalah serangkaian kegiatan penanganan surat keluar yang meliputi

kegiatan penerimaan surat dari unit kerja atau unit pengolah, pengarahan,

30 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 86. 31 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 86. 32 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 86. 33 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 86. 34 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 86. 35 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 86.

25

pencatatan dan pengiriman surat ke instansi luar melalui kantor pos, jasa

pengiriman surat maupun langsung diantar ke instansi yang dituju atau

dikirim ke pihak lain di luar organisasi atau instansi sesuai dengan alamat

yang dituju.36

Semua surat keluar melewati tiga tahapan yaitu tahap produksi, tanda

tangan dan kontrol, dan referensi. Produksi melibatkan penyusunan atau dikte

dan mengetik (atau transkripsi) dari draf atau materi yang didiktekan. Surat-

surat rutin ditandatangani oleh penanggungjawab junior atas nama kepala

tetapi surat-surat penting ditandatangani oleh petugas atau kepala yang

bersangkutan. Kontrol yang tepat pada tanda tangan adalah suatu keharusan,

hanya orang yang berwenang yang harus menandatangani surat. Setelah itu

setiap surat harus ditandai di bagian atas dengan kode atau nomor file untuk

referensi di masa mendatang. Ini dikenal sebagai referensi. Setiap organisasi

mengikuti metode pengkodean dan rujukannya sendiri, misalnya nomor

referensi ACC/148/1998 menunjukkan bahwa surat No.148 berhubungan

dengan Departemen Akutansi (Acc.) dan dikirim pada tahun 1998. 37

Menangani surat keluar biasanya melibatkan langkah-langkah berikut:

a) Mengumpulkan Surat Keluar

Umumnya setiap departemen mengirimkan korespondensinya ke

departemen pengiriman untuk proses pengiriman. Di kantor-kantor

tertentu, seorang kurir dari bagian pengiriman mengirimkan pada jadwal

tertentu untuk mengumpulkan surat dari berbagai departemen. Nampan

36 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Prosedur Tetap Nomor 26 Tahun 2011 tentang Pengurusan

Surat.” 37 National Institute Of Open Schooling, Commerce: Business Studies. h. 38.

26

yang ditandai dengan ‘surat keluar’ disimpan di setiap departemen. Semua

surat yang akan dikirim keluar ditempatkan di nampan ini dan utusan

mengumpulkan surat dari baki tersebut. Pengumpulan surat keluar yang

tepat waktu meningkatkan efisiensi bagian pengiriman.38

b) Memasukkan Surat

Semua surat yang dikirim keluar harus dicatat. Surat-surat yang

harus disampaikan secara lokal melalui utusan atau petugas dicatat dalam

“Buku Persuratan”. Surat keluar dimasukkan dalam ‘Daftar Surat Keluar’

atau ‘Daftar Pengiriman Surat’.39

c) Melipat Surat

Surat (terlampir dengan penutup) harus dilipat dengan hati-hati dan

dalam ukuran yang benar. Tekukkan harus lurus dan tidak boleh merusak

kerapian huruf. Mereka harus dilipat dengan jumlah lipatan minimum. Jika

amplop jendela yang digunakan, lipatan harus dilakukan sedemikian rupa

sehingga alamat terlihat melalui jendela. Amplop standar harus digunakan

untuk mengakomodasi huruf. Sebelum surat dimasukkan ke dalam

amplop, ada beberapa hala yang perlu diperhatikan yaitu: menulis nomor

surat pada amplop dan pada surat itu sendiri sebagaimana dicatat dalam

daftar pengiriman, memeriksa lampiran seperti yang disebutkan di bagian

bawah kiri surat, dan mengencangkan lampiran dengan surat utama

dengan pin, tag, klip atau kawat stapler. Baru-baru telah dibuat mesin yang

38 National Institute Of Open Schooling. h. 38. 39 National Institute Of Open Schooling. h. 38.

27

dapat digunakan untuk melipat surat dan memasukkannya ke dalam

amplop secara otomatis.40

d) Persiapan Amplop

Setelah dilipat, surat dimasukkan ke dalam amplop dengan benar.

Sebuah alamat yang lengkap dan benar harus ditulis. Kode pin harus

diberikan karena mereka memastikan pengiriman surat yang cepat. Alamat

yang tertulis di surat dan di amplop harus dicatat. Jendela pada amplop

dapat digunakan untuk menghindari penulisan ulang alamat pada amplop.

Alamat harus sepenuhnya terlihat apakah ditulis dengan tangan atau

diketik. Mesin pengalamatan dapat digunakan bilamana diperlukan.

Amplop harus disegel dengan lem, perekat atau selotape. Pekerjaan ini

membosankan tetapi harus dilakukan dengan hati-hati. Perekat tidak boleh

menyebar ke dalam karena dapat merusak konten. Berbagai kategori surat,

seperti ‘Pesan Pos’, ‘Daftar Paket’, dll. harus dicap atau ditulis sesuai

peraturan kantor pos.41

e) Penyortiran, Penimbangan dan Pengecapan

Amplop dari berbagai kategori surat harus diurutkan berdasarkan

kategori. Surat luar biasanya terdiri dari dua kategori yaitu kategori lokal

yang dikirim melalui kurir, dan luar kota untuk dikirimkan melalui kantor

pos, kurir, penerbangan. Kategori kedua dapat diklasifikasikan sebagai

surat yang akan dikirim melalui pos biasa, pos terdaftar, pos kilat, pos

buku, surat asing, di bawah sertifikat pengeposan. Surat yang diurutkan

40 National Institute Of Open Schooling. h. 39. 41 National Institute Of Open Schooling. h. 39-40.

28

harus diletakkan dalam baki terpisah sehingga tugas pengecapan lebih

mudah.

Perangko harus ditempelkan pada surat yang dikirim melalui pos.

Hal ini diperlukan untuk menimbang beban yang berbeda untuk dikirim

melalui pos sehingga nilai yang tepat dari perangko ditempelkan. Salinan

‘Panduan Kantor Pos’ terbaru harus disimpan oleh petugas pengiriman

yang bertanggung jawab untuk membubuhkan prangko. Dalam organisasi

besar, mesin pengecap surat digunakan untuk mempermudah

pengecapan.42

f) Pengiriman

Terakhir, jadwal pengeposan dan pengiriman surat harus diatur.

Surat biasa dimasukkan ke Kotak Pos terdekat secara berkala. Jenis surat

khusus seperti jenis pos ekspres spesial yang tidak akan hilang dan

berasuransi, dll. secara terpisah dikirim ke kantor pos. Surat yang akan

dikirim melalui pos khusus harus dijelaskan di loket kantor pos yang

dimaksudkan.43

Sedangkan prosedur pengurusan surat keluar secara umum dalam

berbagai instansi menurut Sedianingsih dkk. meliputi:

a) Menerima pendiktean atau konsep tertulis dari pimpinan dengan

mendapatkan tanda tangan atau arahan yang diberikan pimpinan.44

b) Mencatat pada Buku Agenda atau Kartu Kendali

42 National Institute Of Open Schooling. h. 40. 43 National Institute Of Open Schooling. h. 40. 44 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S., Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. h.

89.

29

Setelah surat dikonsep, maka staf dapat melakukan pencatatan pada

buku agenda atau kartu kendali mengenai data, nomor urut, tanggal

pengiriman, hal dan alamat tujuan.45

c) Mengetik konsep surat.

Sebaiknya pengetikan konsep surat menggunakan jarak dua spasi,

hal ini dilakukan agar memudahkan pimpinan dalam mengoreksi atau

memberikan sisipan yang dibutuhkan. Setelah konsep disetujui oleh

pimpinan, maka surat dapat diketik dalam bentuk akhir dengan kertas yang

memiliki kepala surat. Lalu jika surat memiliki lampiran maka

lampirannya harus disatukan dengan menggunakan stapler.46

d) Meminta Tanda Tangan Kepada Pimpinan

Surat yang telah selesai diketik diberikan kepada pimpinan untuk

ditandatangani dengan cara meletakkan surat pada map untuk

ditandatangani (signature folder). Lalu sebelum surat dikirim, tembusan

surat harus diarsipkan sesuai dengan sistem yang terapkan.47

e) Mengecek Kembali Surat

Sebelum dikirim surat dicek kembali. Pastikan surat telah

ditandatangani dan telah lengkap jumlah lampirannya. Jika telah sesuai

maka surat dapat dilipat dan dimasukkan ke dalam amplop yang sesuai

dengan volume surat.48

f) Mendistribusikan Surat

45 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 89-90. 46 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 90. 47 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 90. 48 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 90.

30

Surat yang telah masukkan ke dalam amplop, dapat dikirim melalui

pos, jasa kurir ataupun jika masih dalam kota biasanya dapat menggunakan

jasa office boy kantor.49

E. Prosedur Pengurusan Surat di Perguruan Tinggi

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk di Perguruan Tinggi

Berikut ini prosedur yang dapat diterapkan oleh Perguruan Tinggi

dalam pengurusan surat masuk menurut Basir Bartos:

a) Semua surat masuk ke kantor pusat Perguruan tinggi baik dari pos maupun

dari ekspedisi lainnya yang diterima oleh satuan kerja tata usaha pada Biro

Administrasi umum, dan dipusatkan pada salah satu urusan.50

b) Surat yang diterima diteliti kebenaran alamat, dan jumlahnya serta

dikelompokkan menurut jenis sifat dan derajatnya apakah surat-surat

tersebut termasuk surat pribadi, surat dinas, surat rahasia, surat kilat, surat

rutin atau surat biasa sesuai dengan penggolongan yang telah ditetapkan.51

c) Surat pribadi langsung diberikan kepada pribadi masing-masing tanpa

diproses dalam pencatatan surat dinas. Surat rahasia langsung dapat

diberikan kepada pimpinan perguruan tinggi tanpa dibuka terlebih dahulu,

setelah dicatat identitasnya seperlunya dengan dilampirkan 1 lembar

pengantar surat rahasia.52

49 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S. h. 90-91. 50 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 227. 51 Basir Barthos. h. 227. 52 Basir Barthos. h. 227.

31

d) Surat dinas biasa setelah dibuka dan dicatat identitasnya, diberikan kepada

pimpinan satuan kerja tata-usaha pada Biro Administrasi Umum untuk

diarahkan, dilampiri 3 kartu kendali dan satu lembar disposisi.53

e) Surat yang menyangkut kebijaksanaan perguruan tinggi diserahkan kepada

rektor untuk kemudian menunggu disposisinya.54

f) Surat rutin bisa langsung diarahkan kepada masing-masing satuan

pengolahan.55

g) Surat dari rektor yang akan diselesaikan diarahkan sesuai dengan

disposisinya dan demikian juga surat rutin lainnya yang akan diarahkan ke

satuan pengolahan.56

h) Kartu kendali dirangkap 3, setelah diisi kolom-kolomnya bersama surat

aslinya disampaikan kepada satuan kerja tata usaha pada Biro Administrasi

Umum.57

i) Kartu kendali lembar pertama disimpan oleh pimpinan satuan kerja tata

usaha pada Biro Administrasi umum sebagai pejabat pengarah surat.

Adapun lembar ke-2 dan ke-3 diserahkan bersama dengan aslinya kepada

satuan kerja pengolah.58

j) Setelah surat aslinya bersama dengan kedua lembar kartu kendali telah

diserahkan kepada satuan kerja pengolahan, maka kartu kendali lembar ke-

2 setelah diparaf sebagai tanda telah diterimanya surat tersebut, diserahkan

kembali ke satuan kerja tata usaha pada Biro Administrasi Umum untuk

53 Basir Barthos. h. 227. 54 Basir Barthos. h. 227. 55 Basir Barthos. h. 227. 56 Basir Barthos. h. 227. 57 Basir Barthos. h. 227. 58 Basir Barthos. h. 227.

32

kemudian disimpan di penata arsip sebagai ganti dari surat aslinya yang

sedang dalam proses oleh satuan kerja pengolahan.59

k) Sementara surat sedang diproses penyelesaiannya oleh satuan kerja

pengolahan, maka lembar ke-3 kartu kendali disimpan oleh petugas satuan

kerja pengolahan, maka lembar ke-3 kartu kendali disimpan petugas oleh

tata usaha satuan kerja pengolahan.60

l) Kalau penyelesaian surat tersebut dilaksanakan oleh urusan atau satuan

kerja dibawahnya lagi, maka memprosesnya dilaksanakan dengan

mempergunakan lembar disposisi, yang sudah dilampirkan sejak dari

pengarah bersama dengan kartu kendali.61

m) Jika surat tersebut telah selesai diproses disimpan sementara selama masih

tergolong arsip aktif pada satuan kerja pengolahan. Namun jika nanti telah

berubah menjadi aktif inaktif dikembalikan kepada penata arsip pusat

disatuan kerja tata usaha pada Biro Administrasi Umum bersama kartu

kendalinya, lembar ke-3 untuk dipertukarkan dengan lembar ke-2 yang

baru diterima dari penata arsip satuan kerja tata usaha pada Biro

Administrasi Umum ini kemudian disimpan oleh petugas tata usaha satuan

pengolahan sebagai ganti dan alat pengontrol bagi surat aslinya.62

Sehingga dapat disimpulkan prosedur pengurusan surat masuk

diperguruan tinggi meliputi kegiatan penerimaan surat dari instansi luar baik

dari instansi pemerintah pusat maupun daerah, swasta, perorangan melalui

pos atau utusan, kurir maupun diantar secara pribadi, kegiatan penyortiran

59 Basir Barthos. h. 228. 60 Basir Barthos. h. 228. 61 Basir Barthos. h. 228. 62 Basir Barthos. h. 228.

33

surat, kegiatan pencatatan identitas surat di kartu kendali, lembar disposisi

ataupun di buku agenda, kegiatan pendistribusian surat atau disposisi ke unit-

unit kerja atau pengolah yang berhak menerimanya serta memprosesnya,

kegiatan menindaklanjuti atau menjawab surat dan terakhir surat disimpan

sebagai arsip aktif selama proses tindaklanjutnya, namun jika telah selesai

dapat disimpan menjadi arsip inaktif.

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar di Perguruan Tinggi

Berikut ini merupakan prosedur yang dapat diterapkan oleh Perguruan

Tinggi dalam pengurusan surat keluar menurut Basir Bartos:

a) Semua surat keluar dari kantor pusat universitas atau institusi yang

bersangkutan dibuat konsepnya oleh satuan kerja pengolah.63

b) Setelah konsep diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengolah,

kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata usaha Biro Administrasi

Umum untuk dapat dicatat dan diteruskan ke proses selanjutnya.64

c) Oleh satuan kerja diteruskan ke bagian tata usaha Biro Administrasi

Umum surat dinas dari satuan kerja pengolah tersebut dicatat identitsnya,

kemudian diserahkan kepada pimpinan Perguruan Tinggi.65

d) Setelah surat dinas itu ditandatangani oleh pimpinan Perguruan Tinggi

selanjutnya dilampiri 3 kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya.66

e) Kartu kendali lembar pertama disimpan pada pimpinan satuan kerja tata

usaha Biro Administrasi Umum yang bertindak sebagai pejabat pengarah

63 Basir Barthos. h. 241. 64 Basir Barthos. h. 241. 65 Basir Barthos. h. 241. 66 Basir Barthos. h. 241.

34

surat, sedangkan lembar ke-2 dan ke-3 dikirimkan kepada satuan kerja

pengolah bersama dengan tembusan arsip sebagai tanda bukti.67

f) Setelah diterima oleh satuan kerja pengolah, kartu kendali lembar ke-2 dan

ke-3 ditandatangani sebagai bukti, konsep surat dan pertinggalannya telah

diterima dan sekaligus sebagai bukti pula bahwa surat yang akan

dikirimkan tadi telah dikirim oleh satuan kerja tata usaha Biro

Administrasi Umum.68

g) Kartu kendali lembar ke-2 dikirimkan kembali kepada penata arsip pusat

perguruan tinggi pada satuan kerja tata usaha Biro Administrasi Umum.

Sedangkan lembar ke-3 disimpan bersama dengan konsep surat serta

pertinggalannya di satuan kerja pengolah.69

Sehingga dapat disimpulkan prosedur pengurusan surat keluar di

perguruan tinggi meliputi kegiatan membuat konsep surat, mencatat identitas

surat pada kartu kendali atau buku agenda surat keluar, penandatanganan

surat oleh pimpinan, mengecek kelengkapan surat serta lampirannya jika ada,

kegiatan melipat surat dan menyiapkan amplop, kegiatan pengortiran surat,

kegiatan penimbangan surat, kegiatan pengecapan surat, kegiatan pengiriman

surat melalui kurir, kantor pos, ekspedisi ataupun jika masih di dalam kota

dapat dikirim melalui jasa office boy kantor, dan terakhir menyimpan lembar

kartu kendali, bukti pengiriman beserta konsep surat.

67 Basir Barthos. h. 241. 68 Basir Barthos. h. 242. 69 Basir Barthos. h. 242.

35

F. Asas Pengurusan Surat

Prinsip yang dianut oleh setiap kantor dalam penyelenggaraan dan

penyimpanan surat adalah aman, awet, efektif, efisien dan fleksibel. Asas

pengurusan surat adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan

pengurusan surat secara baku pada sebuah instansi atau organisasi. Dalam hal

ini dikenal beberapa asas pengorganisasian yang dapat diterapkan. Berikut ini

adalah beberapa asas pengurusan surat:

1. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi sering disebut juga asas satu pintu atau pengendalian

secara terpusat, maksudnya adalah bahwa kegiatan pengelolaan surat

dibebankan dan dipertanggungjawaban pada satu unit kerja tertentu.

Pengelolaan dan pengendalian surat sepenuhnya menjadi tanggung jawab

unit kearsipan, sedangkan tata usaha pengolah hanya sebagai penyalur surat.

Dengan menerapkan asas sentralisasi ini maka:

a. Penerimaan, pengarahan, pengendalian, pendistribusian, pengiriman,

penyimpanan surat sepenuhnya menjadi kewenangan unit kearsipan;

b. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengolah harus disampaikan

terlebih dahulu ke unit kearsipan untuk diproses mulai awal sampai pada

didistribusikan ke unit pengolah.70

Sedangkan yang dimaksud dengan asas sentralisasi menurut Arsip

Nasional Republik Indonesia adalah asas pengurusan surat di mana kegiatan

pengurusan surat baik pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat

70 Rusidi, “Azas dan Organisasi Pengurusan Surat.” h. 2.

36

keluar dilakukan secara terpusat pada satu unit kerja. Asas sentralisasi biasa

digunakan dalam hal:

a. Penetapan kebijakan baik asas pengorganisasian, sarana maupun prosedur

pengurusan surat;

b. Pengurusan surat masuk;

c. Pengiriman surat keluar melalui jasa pengiriman;

d. Pemantauan dan pengendalian penomoran surat keluar yang dilakukan di

setiap unit pengolah.71

Penyimpanan surat yang dipusatkan pada satu unit kerja khusus atau

sentralisasi yang lazim disebut sentral arsip. Keuntungan penyimpanan asas

sentralisasi adalah:72

a. Ruang dan peralatan surat dapat dihemat;

b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan;

c. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan;

d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam surat dapat diseragamkan.

Kelemahan dari penyimpanan surat dengan asas sentralisasi adalah:

a. Sentralisasi surat hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil;

b. Tidak semua jenis surat dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan

yang seraga;

c. Unit kerja yang memerlukan surat akan memakan waktu lebih lama untuk

memperoleh surat yang diperlukan.73

71 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor

33 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengurusan Surat Di Lingkungan Arsip Nasional Republik

Indonesia” (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2012). 72 Salman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002). h. 105 73 H. M. Nawawi Dg. Sibali, “Penerapan Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah Kutai Barat,”

Jurnal Eksis 6, no. 1 (2010).

37

Asas ini hanya tepat jika dilaksanakan oleh organisasi yang ruang

lingkup kerjanya kecil, dengan beban kerja sedikit serta unit-unit kerja berada

dalam satu lokasi serta volume suratnya sedikit. Kelebihan asas ini adalah

adanya keseragaman sistem, prosedur dan peralatan yang digunakan. Selain

itu mudah dalam pengendalian dan pengawasan karena kegiatan pengurusan

surat dilaksanakan dan dikontrol oleh satu unit kerja.

2. Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah bahwa masing-masing unit kerja dalam

suatu organisasi mengelola suratnya sendiri. Asas ini dapat diterapkan pada

organisasi dengan ruang lingkup kerja yang luas, unit-unit kerja tidak berada

dalam satu lokasi serta volume suratnya banyak. Dengan asas ini maka

penggolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya

oleh masing-masing unit pengolah. Sedangkan fungsi dan wewenang unit

kearsipan hanya terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat keluar, dan

pengelolaan serta penyimpanan arsip inaktif.74

Sedangkan yang dimaksud dengan asas desentralisasi menurut Arsip

Nasional Republik Indonesia adalah asas pengurusan surat di mana kegiatan

pengurusan surat baik pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat

keluar dilakukan sepenuhnya oleh masing-masing unit kerja. Asas

desentralisasi dapat digunakan dalam hal:75

a. Melakukan penomoran surat keluar;

74 Rusidi, “Azas dan Organisasi Pengurusan Surat.” h. 3. 75 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor

33 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengurusan Surat Di Lingkungan Arsip Nasional Republik

Indonesia.”

38

b. Pengiriman surat yang tidak melalui jasa pengiriman, diantar langsung

oleh unit pengolah ke alamat tujuan;

c. Penandatanganan dan pembubuhan stempel untuk tamu kunjungan, atau

magang.

Sistem yang dipergunakan oleh masing-masing unit kerja tergantung

kepada ketentuan dari instansi yang bersangkutan. Berikut ini keuntungan

dari asas desentralisasi surat adalah

a. Pengelolaan surat dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja

masing-masing;

b. Keperluan akan surat mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja

sendiri;

c. Penanganan surat lebih mudah dilakukan karena jenis suratnya sudah

dikenal dengan baik.76

Disamping asas ini mempunyai kelebihan yaitu surat akan lebih cepat

sampai ke unit-unit kerja sehingga cepat pula ditindaklanjuti. Namun

demikian asas ini mempunyai beberapa kelemahan yaitu:

a. Tidak adanya keseragaman prosedur dan sistem termasuk peralatannya;

b. Kesulitan di dalam pengendalian dan pembinaan sistem serta prosedur

untuk seluruh lingkup organisasi;

c. Kesulitan di dalam pemindahan tenaga dari satu unit ke unit kerja lain;

d. Penyimpanan surat tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan

duplikasi surat yang tersimpan;

76 Salman, Manajemen Sekretaris. h. 106.

39

e. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan surat pada setiap

unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan

sukar dihindari;

f. Penataran dan pelatihan kearsipan surat perlu diadakan karena petugas-

petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar

belakang pendidikan kearsipan;

g. Memerlukan banyak tempat sehingga tidak menghemat tempat atau

ruangan karena penyimpanannya pada setiap unit kerja;

h. Kegiatan pemusnahan harus dilakukan oleh setiap unit kerja.

3. Asas Gabungan

Dalam perkembangannya pada suatu organisasi memilih dua asas

yaitu asas sentralisasi dan asas desentralisasi yang dilaksanakan secara

bersama-sama atau biasa disebut asas gabungan. Dalam asas ini pengurusan

surat dilaksanakan secara bersama oleh unit kearsipan dan unit pengolah atas

dasar tata kerja yang serasi dengan pembagian tugas yang praktis dan dapat

diterapkan pada semua organisasi. Penentuan penerapan asas pengurusan

surat harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

a. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan;

b. Beban kerja serta volume surat;

c. Jumlah pegawai yang dimiliki;

d. Lokasi gedung perkantoran, apakah satu atap atau terpencar.77

Asas gabungan merupakan solusi untuk mengatasi kelemahan dari

dua cara pengelolaan baik sentralisasi atau desentralisasi, maka dalam

77 Rusidi, “Azas dan Organisasi Pengurusan Surat.” h. 3-4.

40

penanganan surat dapat dilakukan dengan cara mengelola arsip surat yang

masih aktif pada setiap unit kerja (desentralisasi) sedangkan arsip surat inaktif

dikelola dengan cara sentralisasi.78

G. Sarana Pengurusan Surat

Dalam pengurusan surat yang baik diperlukan sarana atau perlengkapan

untuk menunjang kegiatan pengurusan surat. Berikut ini beberapa perlengkapan

kegiatan pengurusan surat yang harus disediakan yaitu:

a. Folder (Map)

Folder adalah alat untuk menyimpan berkas atau arsip surat yang

berbentuk seperti map namun tidak memiliki daun penutup. Pada folder

terdapat bagian tab yang menonjol pada sisi atasnya, yang dapat digunakan

untuk menempatkan judul file yang terkait. Sedangkan lipatan pada dasar

folder dibuat lebih lebar untuk menambah daya muat dokumen.

Bahan yang digunakan untuk membuat folder adalah kertas manila

atau kertas kraft dengan ukuran panjang sekitar 35 cm, lebar 24 cm, dan

panjang ukuran tabnya ± 9 cm dengan lebar 2 cm. Karena biasanya folder

digunakan untuk menyimpan suatu dokumen yang merupakan bagian terkecil

dalam klasifikasi suatu masalah maka sebaiknya tab diletakan di bagian ujung

paling kanan agar lebih memudahkan dilihat dari keseluruhan tempat.79

b. Guide (Panduan)

Guide atau panduan adalah petunjuk penyimpanan berkas, tempat

berkas-berkas disimpan. Sekaligus sebagai pemisah antara berkas-berkas

78 Sibali, “Penerapan Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah Kutai Barat.” 79 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 198-199.

41

tersebut yang telah sesuai dengan pola klasifikasi yang diterapkan. Guide

dibuat dengan kertas yang berbentuk persegi panjang dengan ketebalan ± 1

cm, panjang ± 34 cm dan tinggi ± 24 cm.

Guide juga memiliki tab seperti folder pada bagian atasnya. Ukuran

tab pada guide juga berukuran panjang ± 9 cm dengan lebar 2 cm. Tab ini

dapat digunakan untuk menyimpan atau menyematkan judul dokumen

maupun kode klasifikasi.80

Guide juga dapat digunakan untuk menstabilkan arsip serta mencegah

arsip tertekuk atau merosot sampai ke lantai laci. Guide terbagai menjadi dua,

yang pertama adalah guide primer yang digunakan untuk memisahkan divisi

dan sub divisi berkas pada masing-masing laci atau rak. Yang kedua, guide

khusus digunakan untuk menonjolkan berkas yang sering kali digunakan

karena merupakan nama umum, topik khusus, nasabah atau rekening yang

aktif.81

c. Tickler-File (Berkas Pengingat)

Tickler-file merupakan alat yang berbentuk kubus yang digunakan

untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip surat.82

d. Filing Cabinet (Lemari Arsip)

Filing cabinet adalah alat yang digunakan untuk menempatkan atau

menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip berkas

sekaligus dengan guide-nya. Bahan yang digunakan untuk membuat filing

cabinet adalah kayu dan logam. Namun lebih dianjurkan untuk menggunakan

80 Basir Barthos. h. 199-200. 81 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003). h. 174. 82 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 200.

42

yang terbuat dari bahan logam kerena akan lebih kuat, tahan air dan panas

serta lebih praktis.83

e. Box (Kotak)

Box merupakan alat penyimpanan arsip yang terbuat dari kertas tebal

atau karton yang memiliki tutup. Box digunakan sebagai pengganti filing

cabinet bagi arsip dinamis inaktif ditempat penataan arsip. Biasanya box

meliki ukuran panjang 37 cm, tinggi 26 cm dan lebar 13 cm.

Disisi bagian depan box disediakan tempat untuk memasang judul

masalah atau klasifikasi arsip. Box ini yang kemudian akan mengisi atau

ditaruh di rak.84

f. Rak

Rak adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang telah

diletakan ke dalam box terlebih dahulu. Cara penataan berkas pada rak sama

dengan filing cabinet, hanya saja pada rak susunannya vertikal ke samping

dari kiri ke kanan. Perbedaan rak dengan filing cabinet adalah rak digunakan

untuk menyimpan arsip inaktif, sedangkan filing cabinet digunakan untuk

menyimpan arsip aktif.85

g. Vertical Filing Cabinet (Lemari Laci Vertikal)

Lemari laci vertikal merupakan tempat untuk menyimpan arsip secara

vertikal. Pertama surat dalam bentuk kertas dismpan secara mendatar,

sehingga disebut “flat file”. Kemudian setelah arsip bertambah banyak akan

disusun menurut abjad dan ditegakkan. Penjajaran arsip secara vertikal ini

83 Basir Barthos. h. 201-202. 84 Basir Barthos. h. 205. 85 Basir Barthos. h. 202.

43

memudahkan penataan berkas dan temu kembali arsip menjadi lebih mudah

dan cepat. 86 Lemari laci vertikal dapat digunakan untuk menyimpan file

dengan ukuran letter atau legal atau ukuran panjang ± 68 cm dan ± 64 cm per-

laci. Jumlah laci yang biasanya tersedia pada setiap lemari berkisar dari dua

hingga lima laci.87

h. Open-Shelf File

Open-shelf file adalah jajaran yang terdiri dari lemari terbuka, konsep

ini sama dengan rak buku. Arsip dapat diakses dari samping, panduan dan

pengenal folder juga ada disamping. Unit rak biasanya memiliki kelebaran 80

cm, sedangkan lebarnya bervariasi dari 78 hingga 110 cm. Jumlah deretan

bertingkat antara 2 sampai 8 tingkat. Karena tidak memerlukan laci, temu

kembali arsip menjadi lebih cepat daripada lemari laci vertikal.88

i. File Cover (Penutup Berkas)

Ada berbagai macam penutup berkas yang tersedia di pasaran, mulai

dari yang berbahan tipis untuk file yang tipis ke yang tebal. Untuk

menggunakannya perlu mempertimbangkan beberapa faktor seperti, beban

dan kekuatan papan yang diperlukan, tipe jepitan yang dibutuhkan,

pertimbangan biaya komponen dan ruang penyimpanan yang dibutuhkan oleh

penutup berkas.

Jenis spiral clip dengan cabang yang terpisah adalah yang dirancang

untuk dokumen yang halamannya dapat ditambahkan dan dikeluarkan. Jenis

plastic clip adalah juga dirancang untuk mempermudah proses menambahkan

86 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. h. 273-274. 87 William Saffady, Records and Information Management: Fundamentals of Profesional Practice

(United States of America: ARMA International, 2004). h. 159-160 88 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. h. 274.

44

dan mengeluarkan halaman file, dan juga untuk proses membuat fotokopi

dokumen. Sedangkan jenis clip adalah jenis termurah dari dua klip yang

lainnya dan cocok digunakan untuk file yang sebagian besar dokumennya

mudah untuk ditambahkan di atas.89

j. Kartu Kendali

Kartu kendali adalah kartu yang memiliki fungsi untuk menelusuri

serta mengendalikan proses surat. Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis

dengan ukuran panjang 10 cm dan lebar 15 cm. Kartu kendalai memuat

informasi mengenai arsip seperti indeks subjek, kode klasifikasi, tanda terima

nomor urut, hal, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor

surat, nama pengolah, paraf, dan catatan.90

k. Lembar Disposisi

Lembar disposisi merupakan lembar yang digunakan untuk mencatat

pendapat singkat dari pimpinan mengenai suatu hal dalam surat. Oleh sebab

itu surat tidak perlu digandakan walaupun kegiatan pemrosesan surat melalui

lebih dari satu unit kerja.

Lembar disposisi ini biasanya telah disediakan oleh petugas tata usaha

pada satuan kerja pengarah, sehingga pimpinan hanya tinggal mengisi kolom

isi disposisi serta penerusannya kepada unit kerja atau pejabat yang mana.

Lembar disposisi dibuat dengan ukuran setengah dari ukuran kertas kuarto.91

l. Buku Agenda

89 Jay Kennedy dan Cherry Schauder, Records Management: A Guide To Corporate Record Keeping

(Australia: Addison Wesley Longman, 1998). h. 184-185. 90 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 206-209 91 Basir Barthos. h. 210.

45

Buku agenda merupakan sarana yang dapat digunakan untuk mencatat

data informasi mengenai surat yang masuk maupun keluar. Pencatatan

dengan buku agenda ini dapat diterapkan jika instansi tersebut belum

menerapkan sistem kartu kendali. Namun biasanya pencatatan yang dicatat di

buku agenda merupakan surat yang penting dan perlu untuk disimpan dalam

jangka waktu yang lama.92

H. Penelitian Terdahulu

Dalam penyusunan penelitian ini penuis menemukan beberapa penelitian

yang relevan terkait dengan pengurusan surat, yaitu:

Penelitian mengenai pengurusan surat sebelumnya telah dilakukan oleh

mahasiswa Jurusan Manajemen Perkantoran, Fakultas Ekonomi, Universitas

Negeri Semarang yang bernama Indra Widyantoko pada tahun 2013 dengan

judul “Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Kecamatan

Gunungpati Kota Semarang”. Dalam penelitian tersebut dijelaskan bahwa

pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Gunungpati

bisa dikatakan berjalan dengan baik dan lancar, hal ini dapat dilihat dari

kemampuan mengelola surat masuk, membuat dan mengirim surat keluar

dengan cepat dan tepat tujuan dan mampu melaksanakan pengadaan dokumen

yang dibutuhkan masyarakat dengan cepat. Meskipun masih terdapat

kekurangan diantaranya kadang masih ada surat yang terlewat diarsipkan akibat

masih ada surat yang lupa diserahkan ke pengelola surat dari bidang yang

menjadi tujuan surat. Oleh karena itu peneliti menyarankan agar pengelola surat

meningkatkan kontrol terhadap beredarnya surat di dalam kantor, sehingga tidak

92 Basir Barthos. h. 31.

46

ada surat yang belum diarsipkan karena masih berada pada bagian tujuan surat

dan dalam pengembalian surat agar selalu melalui sepengetahuan pengelola

surat dan disimpan pengelola surat.93

Penelitian mengenai pengurusan surat juga sebelumnya telah dilakukan

oleh Dita Mustiastri mahasiswa Program Studi Pendidikan Administrasi

Perkantoran, Jurusan Pendidikan Administrasi, Fakultas Ekonomi Universitas

Negeri Yogyakarta pada tahun 2015 dengan judul “Pengurusan Surat Masuk

dan Surat Keluar di Badan Pusat Statistik (BPS) Kabupaten Sleman”. Dalam

penelitian ini dijelaskan bahwa pengurusan pengurusan surat masuk maupun

surat keluar di BPS Kabupaten Sleman belum berjalan optimal. Hal ini

disebabkan oleh petugas pengelola surat masuk tidak melaksanakan penyortiran

surat, surat masuk langsung dicatat dan didistribusikan, pendistribusian surat

masuk maupun surat keluar tidak menggunakan tanda bukti tertentu seperti buku

ekspedisi maupun sejenisnya, dan tidak ada pencatatan surat keluar baik secara

sistem buku agenda maupun kartu kendali.94

Penelitian dengan tema pengurusan surat juga telah dilakukan oleh Elita

dan Bakhtaruddin Nst pada Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan,

Volume 2, Nomor 1, Seri B pada September tahun 2013 yang berjudul

“Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Subbagian Tata Usaha dan

Arsip Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Pariaman”. Dalam penelitian

tersebut mendeskripsikan tentang penangan surat masuk dan surat keluar di

Subbagian Tata Usaha dan Arsip Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota

93 Indra Widyantoko, “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Kecamatan

Gunungpati Kota Semarang” (Universitas Negeri Semarang, 2013). 94 Dita Mustiastri, “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Badan Pusat Statistik (BPS)

Kabupaten Sleman” (Universitas Negeri Yogyakarta, 2015).

47

Pariaman yang dan juga kendala dalam penanganan surat masuk dan keluar.

Penanganan surat masuk di Subbagian Tata Usaha dan Arsip Bagian Umum

Sekretariat Daerah Kota Pariaman meliputi: penerimaan surat, pencatatan surat,

penyampaian surat, dan pengolahan surat. Penanganan surat keluarnya meliputi:

pembuatan konsep surat, pengetikan surat, penandatanganan surat, pencatatan

surat, penggandaan surat, dan pengiriman. Kendala yang dihadapi oleh

Subbagian Tata Usaha dan Arsip Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota

Pariaman dalam penanganan surat masuk dan surat keluar adalah: kurangnya

kinerja pegawai, fasilitas yang dimiliki masih terbatas, dan sistem kearsipan

yang digunakan masih manual.95

Dari ketiga penelitian di atas perbedaannya dengan penelitian ini adalah

tempat atau objek penelitian dilakukan berbeda. Selain itu juga perbedaan dari

tujuan, manfaat dan hasil penelitian yang dilakukan.

95 Elita dan Bakhtaruddin Nst, “Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Subbagian Tata Usaha

dan Arsip Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Pariaman.”

48

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini bersifat deskriptif.

Karena penelitian ini akan meneliti satu variabel secara umum dan luas, maka

penelitian ini akan menjelaskan lebih mendalam dan secara apa adanya. 96

Penelitian deskriptif ini digunakan untuk mendeskripsikan proses pengurusan

surat (mail handling) di Universitas Muhammadiyah Tangerang.

Pendekatan penelitian yang digunakan adalah kualitatif. Karena dengan

pendekatan kualitatif peneliti dapat mengukur ataupun menguji kemampuan dan

pola pikirnya terhadap apa yang terjadi dengan fenomena yang diteliti.

Strategi yang digunakan dalam penelitian ini yang dapat digunakan

sebagai penunjang pendekatan penelitian kualitatif adalah studi kasus. Karena

strategi studi kasus merupakan strategi penelitian yang dilakukan untuk

menyelidiki secara cermat suatu program, peristiwa, aktivitas, proses, yang

dilakukan oleh sekelompok individu di mana kasusnya akan dibatasi oleh waktu

dan aktivitas, sehingga selanjutnya peneliti akan mengumpulkan infomasi

dengan berbagai teknik pengumpulan data berdasarkan waktu yang telah

ditentukan.97

96 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis

Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999). h. 60. 97 John W. Creswell, Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mixed (Yogyakarta:

Pustaka Pelajar, 2010). h. 20.

49

B. Kriteria Informan

Informan penelitian adalah seseorang yang memiliki informasi (data)

yang lengkap mengenai objek yang sedang diteliti, dan dapat dimintai informasi

mengenai objek penelitian tersebut. Dalam hal ini informan yang dibutuhkan

adalah orang yang bertugas di bidang pengurusan surat (mail handling) di

Universitas Muhammadiyah Tangerang, yaitu kepala bagian dan staf di bagian

humas protokoler dan kerasipan dan dokumentasi. Dalam melakukan penelitian

kualitatif, peneliti harus cermat dalam memilih narasumber atau informan. Maka

peneliti memutuskan mengambil informan sebanyak tiga orang yakni:

Table 3.1 Informan

No. Nama Jabatan

Pendidikan Terakhir dan

Pelatihan yang Pernah

diikuti

1. Agus Kristian,

M.I.Kom.

Kepala Bagian Kearsipan

dan Dokumentasi

- S2 Komunikasi

- Pelatihan Kehumasan dan

Kearsipan pada tahun 2018

2. Novianti Sari,

S.E.I.

Kepala Bagian Humas

Protokoler S1 Ekonomi Islam

3. Eti Sayeti, S.Pd. Staf Humas Protokoler S1 Pendidikan Bahasa dan

Sastra

Peneliti melakukan wawancara secara langsung kepada satu per satu

informan yang dibutuhkan informasinya. Wawancara dilakukan dengan cara

peneliti mengajukan pertanyaan yang secara umum semi-terstruktur dan terbuka

(open-ended) sehingga dapat memunculkan pandangan dan opini dari para

informan. Dengan memilih ketiga informan tersebut peneliti berharap dapat

mendapatkan informasi mengenai prosedur pengurusan surat (mail handling),

serta upaya dalam mengatasi hambatan dalam pengurusan surat di Universitas

Muhammadiyah Tangerang.

50

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dipakai peneliti untuk mengetahui

informasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah:

1. Data Primer

Data primer diambil secara langsung oleh peneliti dari lokasi

penelitian yaitu melalui wawancara langsung dengan staf di bagian humas

protokoler yang memiliki tanggung jawab mengurus surat masuk dan keluar

di Universitas Muhammadiyah Tangerang. Sehingga dengan melakukan

penelitian secara langsung di lapangan dapat memperoleh data yang

diperlukan dengan tepat. Dalam penelitian ini, peneliti mendapatkan data

primer dengan cara:

a. Observasi adalah kegiatan di mana peneliti secara langsung mengamati

proses pengurusan surat (mail handling) di Universitas Muhammadiyah

Tangerang untuk mengamati perilaku dan aktivitas yang terjadi di lokasi

tersebut. Dalam kegiatan pengamatan ini peneliti merekam serta mencatat

aktivitas yang terjadi saat proses pengurusan surat (mail handling) di

Universitas Muhammadiyah Tangerang.98

b. Wawancara mendalam adalah kegiatan di mana peneliti dapat melakukan

tanya jawab secara langsung dengan informan yang berada di bagian

pengurusan surat (mail handling) di Universitas Muhammadiyah

Tangerang dengan mengajukan pertanyaan yang secara umum semi-

terstruktur dan terbuka (open-ended) di mana peneliti memberikan

98 Creswell. h. 267.

51

kebebasan diri (informan) untuk berbicara secara luas dan mendalam.99

Dengan metode ini diharapkan peneliti dapat menggali informasi yang

dibutuhkan dengan menggunakan pedoman wawancara sehingga

wawancara tetap dibatasi dengan tema dan topik yang telah dijadikan

kontrol pembicaraan dalam penelitian.100

2. Data Sekunder

Data sekunder dalam penelitian ini bersumber dari kajian

kepustakaan, yang terdiri dari literatur dan artikel yang berkaitan dengan

masalah yang diteliti. Selain itu juga diambil dari regulasi, catatan atau

laporan historis yang telah terdokumentasi yang berkaitan dengan masalah

yang tengah diteliti. Dalam penelitian ini, peneliti mendapatkan data sekunder

dengan cara:

a. Studi literatur merupakan bahan bacaan yang datanya diambil dari

berbagai literatur (buku, jurnal, artikel) dan dapat dijadikan rujukan

sebagai penulisan penelitian ini.

b. Kajian dokumen merupakan dokumen-dokumen yang terkumpul selama

proses penelitian dan digunakan sebagai penguat data observasi dan

wawancara dalam memeriksa keabsahan data, membuat interpretasi dan

penarikan kesimpulan. Dokumen ini bisa berupa dokumen publik (seperti,

koran, majalah, jurnal, regulasi dan laporan kantor) dan dokumen pribadi

99 Aunu Rofiq Djaelani, “Teknik Pengumpulan Data dalam Penelitian Kualitatif,” Pawiyatan xx,

no. 1 (Maret 2013): 82–92. 100 Haris Herdiansyah, Metodologi Penelitian Kualitatif untuk Ilmu-Ilmu Sosial (Jakarta: Salemba

Humanika, 2012). h.123.

52

(seperti, catatan harian selama penelitian, biografi, surat-menyurat, dan

memo).101

c. Audio-Visual merupakan data yang berupa foto, video, rekaman suara

wawancara, email, dan text message yang berkaitan dengan penelitian

selama penelitian berlangsung.

D. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan peneliti dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut:

a. Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam hal ini berupa data-data mentah yang

didapatkan peneliti selama proses penelitian, seperti: hasil catatan

wawancara, dokumentasi, catatan harian saat observasi, rekaman video,

rekaman suara dan sebagainya.102

b. Reduksi Data

Setelah semua data dari hasil observasi, wawancara, catatan, serta dari

bahan-bahan lain yang didapatkan saat di lapangan terkumpul maka

selanjutnya dilakukan proses reduksi data. Reduksi data dilakukan dengan

cara mengklasifikasikan, mengarahkan, memilah dan mengorganisasikan

data yang telah didapatkan dengan membuat catatan-catatan ringkasan atau

mengodekan data sedemikian rupa untuk menyesuaikan menurut hasil

penelitian sehingga dapat ditarik kesimpulan.103

c. Penyajian Data

101 Djaelani, “Teknik Pengumpulan Data dalam Penelitian Kualitatif.” 102 Ali Sya’ban, “Teknik Analisi Data Penelitian: Aplikasi Program SPSS dan Teknik

Menghitungnya,” UHAMKA, 2005. 103 Sya’ban.

53

Data yang sudah dikelompokan dan sudah disesuaikan dengan kode-

kodenya, kemudian disajikan dalam bentuk tulisan deskriptif. Hal tersebut

dilakukan agar menjadi lebih sederhana, mudah dipahami dan juga dapat

digunakan saat penarikan kesimpulan untuk melakukan penganalisisan dan

penelitian selanjutnya.104

d. Penarikan Kesimpulan

Penarikan kesimpulan penelitian dilakukan dengan cara mencocokkan

kembali reduksi data dan penyajian data yang telah didapatkan dari hasil

penelitian yang telah terkumpul dan terangkum, agar kesimpulan yang dikaji

dapat disepakati untuk ditulis sebagai laporan yang memiliki tingkat

keakuratan yang tinggi dan menjadi jawaban dari setiap permasalahan yang

ada.105

E. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Bagian Humas Protokoler Universitas

Muhammadiyah Tangerang yang terletak di Jalan Perintis Kemerdekaan I, No.

33 Cikokol, Kecamatan Tangerang, Kota Tangerang, Banten. Berikut ini

merupakan rincian jadwal penelitiannya:

104 Sya’ban. 105 Sya’ban.

54

Table 3.2 Jadwal Penelitian

No. Waktu

Kegiatan

Tahun 2018

April Mei Juni Juli Agustus September

1. Observasi Awal

2. Penyerahan proposal

3. Sidang proposal

skripsi

4. Konsultasi dengan

pembimbing

5. Penelitian di

lapangan

6. Analisis data dan

kesimpulan

7. Pengesahan skripsi

8. Pengajuan sidang

55

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Tempat Penelitian

1. Sejarah Universitas Muhammadiyah Tangerang

Pada tanggal 1 Juni 1993 STIE Muhammadiyah Tangerang didirikan

yang merupakan salah satu amal usaha milik Persyarikatan Muhammadiyah

di bawah naungan Majelis Pendidikan Tinggi Penelitian dan Pengembangan

(DIKTILITBANG) Muhammadiyah berdasarkan Surat Keputusan Pimpinan

Wilayah Muhammadiyah DKI Jakarta No.1.A/SK/B/1992 tertanggal 10

November 1992. Seiring berjalannya waktu, menyusul pula berdirinya STAI

Muhammadiyah Tangerang pada tahun 2000, kemudian berdiri pula STIKES

Muhammadiyah Tangerang pada tahun 2004. Ketiga amal usaha

Muhammadiyah tersebut didirikan di bawah naungan dan milik Pimpinan

Daerah Muhammadiyah Kota Tangerang.

Seiring dengan tuntutan zaman yang

semakin kompetitif, maka Musyawarah

Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota

Tangerang periode 2005-2010

merekomendasikan pendirian Universitas

Muhammadiyah Tangerang, dengan

gagasan yang telah dipertimbangkan secara matang bahwa landasan Amal

Usaha Muhammadiyah di Kota Tangerang memiliki potensi yang sangat

Gambar 4.1 Logo Universitas

Muhammadiyah Tangerang

56

besar untuk dikembangkan. Selain terdapat kesepakatan dari ketiga pimpinan

Sekolah Tinggi Muhammadiyah yang telah ada untuk bergabung dalam

mendirikan Universitas Muhammadiyah Tangerang (UMT). Ketiga lembaga

tersebut ialah STIEM, STAI, dan STIKES Muhammadiyah, setelah melalui

proses yang panjang akhirnya terdapat kesepakatan untuk mendirikan

Universitas Muhammadiyah Tangerang. Akhirnya proposal pendirian

Universitas Muhammadiyah Tangerang mendapat respon positif dari Menteri

Pendidikan Nasional dan maka pada tanggal 03 Agustus 2009 terbitlah Surat

Keputusan Mendiknas RI Nomor 109/D/0/2009 tentang Izin Operasional

Universitas Muhammadiyah Tangerang. Berdasarkan Surat Keputusan

tersebut, hingga saat ini Universitas Muhammadiyah Tangerang telah

memiliki Program Studi baru hasil Visitasi Direktorat Jenderal Pendidikan

Tinggi Dinas Pendidikan Nasional. Prodi-prodi tersebut antara lain:106

a. Fakultas Ekonomi (S.1 Akuntansi, S.1 Manajemen dan D.3 Akuntansi)

b. Fakultas Agama Islam (S.1 Pendidikan Agama Islam, S.1 Perbankan

Syari'ah dan S.1 Pendidikan Bahasa Arab)

c. Fakultas Kesehatan (S.1 Keperawatan, D.III Kebidanan, D.IV Bidan

Pendidik dan Profesi Ners)

d. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (S.1 Pendidikan Matematika, S.1

Pendidikan Bahasa Inggris, S.1 Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia,

S.1 Pendidikan Guru Sekolah Dasar, S.1 Pendidikan Guru PAUD)

106 Universitas Muhammadiyah Tangerang, “Sejarah Universitas Muhammadiyah Tangerang,”

Universitas Muhammadiyah Tangerang (blog), 2018, https://www.umt.ac.id/id/about/history.

57

e. Fakultas Teknik (S.1 Teknik Informatika, S.1 Teknik Elektro, S.1 Teknik

Sipil, S.1 Teknik Mesin, dan S.1 Teknik Industri)

f. Fakultas Hukum (S.2 Ilmu Hukum)

g. Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik (S.1 Ilmu Komunikasi, S.1 Ilmu

Pemerintahan)

h. Program Pascasarjana (Magister Manajemen)

2. Letak Geografis

Bagian humas protokoler berada di kampus utama Universitas

Muhammadiyah Tangerang yang terletak di dalam Kompleks Pendidikan

Kota Tangerang yang beralamat di Jalan Perintis Kemerdekaan I, No. 33,

Cikokol, Babakan, Kecamatan Tangerang, Kota Tangerang, Banten.

Gambar 4.2 Letak Geografis Universitas Muhammadiyah Tangerang107

107 Universitas Muhammadiyah Tangerang.

58

3. Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Tangerang

a. Visi

“Menjadi Universitas Unggul dan Islami dalam Pengembangan

IPTEKS”.

b. Misi

1) Menyelenggarakan pendidikan yang bermutu.

2) Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan

serta pengabdian masyarakat yang dapat meningkatkan kesejahteraan

masyarakat.

3) Menyelenggarakan kerjasama dengan pihak lain yang saling

menguntungkan dalam mengembangkan IPTEKS.

4) Mengembangkan kehidupan Islami menurut pemahaman

Muhammadiyah.108

4. Tujuan Universitas Muhammadiyah Tangerang

Tujuan yang ingin dicapai oleh Universitas Muhammadiyah

Tangerang adalah:

a. Menghasilkan lulusan yang beriman, bertakwa, menguasi IPTEK dan

mampu mandiri menuju terwujudnya masyarakat yang berakhlakul

kharimah.

b. Meningkatkan kegiatan penelitian sebagai landasan penyelenggaraan

pendidikan dan pengembangan IPTEK.

108 Universitas Muhammadiyah Tangerang, Company Profile: Universitas Muhammadiyah

Tangerang (Tangerang: Universitas Muhammadiyah Tangerang, 2016).

59

c. Mewujudkan pengurusan yang terencana, terorganisir, produktif, efisien,

dan terpercaya.

d. Menjalin kerjasama dengan pihak lain dalam lingkup regional, nasional,

dan internasional untuk mengembangkan dan memperluas IPTEK dalam

skala regional, nasional, dan internasional.

e. Pengurusan unit pelaksana teknis, dan;

f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan walikota dengan lingkup tugas dan

fungsinya.109

5. Struktur Organisasi Universitas Muhammadiyah Tangerang

Berikut ini merupakan susunan struktur organisasi yang ada di

Universitas Muhammadiyah Tangerang:

a. Rektor: Dr. H. Achmad Badawi, S.Pd.,SE.,MM

b. Wakil Rektor Bidang Akademik dan AIKA: Ahmad Amrullah, M.Pd.

c. Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Kepegawaian: Dr. H. M. Bay

Masruri, MM.

d. Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama: Dr. H. Desri

Arwen, M.Pd.

Table 4.1 Struktur Biro dan Lembaga Universitas Muhammadiyah Tangerang

Struktur Staf Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

Universitas Muhammadiyah Tangerang

No. Jabatan Nama

1. Kepala Biro Ali Mubin, MA.

2. Kabag Akademik Ismail Marzuki, M.Pd.

3. Kabag Kemahasiswaan Jumri, ST.

4. Kabag PDPT Dian E. Megasari, MM.

5. Kabag Alumni dan TS Qomarudin

6. Kabag PMB Online Ofan Sofian, S.Pd.

7. Staf Akademik Nurulia Safitri, S.Pd.I.

Ania Yulianti, S.E.

109 Universitas Muhammadiyah Tangerang.

60

Yanti Susanti

8. Staf Kemahasiswaan

Syukron Makmun, S.Pd.I.

Riza Faisal

Junied, S.Pd.

9. Staf EPSBED Muhrizal Azis, A. Md

Samudera D.

10. Staf Alumni dan TS Lazuardi El Ghiffary, S.E. Sy.

11. Staf PMB Online Sulis Puji Astuti, S.Pd.I.

Harum Lestari, S.E.

Struktur Staf Biro Keuangan Universitas Muhammadiyah Tangerang

1. Kepala Biro Endraria, S.E.,MM.,M.Akt.

2. Kabag Pelaksanan Anggaran Riski Dwi Febriani, S.E

3. Kabag Perencana dan

Anggaran Rosmalia, S.E.

4. Kabag Peneriman Mahasiswa

dan Rumah Tangga Selfie Rahayu, S.E.I

5. Kabag Sistem Informasi

Keuangan Bahtoro Adi Candra, S.E.

6. Staf Perencana Siti Nurul Fadlah

7. Staf Pelaksana

Riski Amelia

Mizani Khodijah, S. Kom.

Puput Paramita

Aji Maulana, S. Kom.

Struktur Staf Kesekretariatan, Humas Protokoler dan ICT

Universitas Muhammadiyah Tangerang

1. Kepala Sekretariat Ahmad Nasuhi, MA.

2. Kabag Humas Drs. Khoerudin, MM

3. Kabag Protokoler Novianti Sari

4. Kabag IT Anwar Azis, S.Kom.

5. Kabag Kearsipan dan

Dokumentasi Agus Kristian, M.I.Kom.

6. Staf Humas Sugeng Siswondo, MM.

7. Staf Protokoler Eti Sayeti, S.Pd.

Andi Syafrudin

8. Staf IT

Bagus Nurwijoyo

Jaka Falah

Yopy Anggara

Agus K.Wijoyo, S.Kom.

Struktur Staf Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian Universitas

Muhammadiyah Tangerang

1. Kabag Biro Drs. H. Sulaeman Syarifudin, MM.

2. Kabag Kepegawaian Arif Ginanjar Suryatman, M.Si.

3. Kabag Perlengkaan dan

Rumah Tangga Deni Yuliana, S.S.

4. Kadiv Tenaga Pendidik Sri Widiastuti, S.E.

5. Kadiv Rumah Tangga Resy Perwitasari, MM.

Struktur Staf Lembaga Penelitian, Pengembangan dan Pengabdian

Masyarakat Universitas Muhammadiyah Tangerang

1. Direktur Dr. M. Imam Mutaqin, MM.

2. Wakil Direktur Eqi Bayhaqi Rachman, M.I.Kom.

3. Sekretaris Siti Asriah Immawati, MM.

61

4. Kabag LP3M Dadang, S.E.

5. Kabag Perpustakaan Aaf Iffatunnafsi, S.IP.

6. Kabag Pengembangan Amiludin, MH.

7. Staf Pengembangan

Asfitri hayati, S.Pd.

Ahmad Fauzan

Wiwiw Ida Khaidah, S.Pd.I.

8. Staf Perpustakaan

Surdani, S. Sos.

Januar Eky Pambudi, SE, M.Ak

Sutarji, S.Pd.I.

Struktur Staf Lembaga Pengembangan dan Kajian Al-Islam

Kemuhammadiyahan

1. Direktur Drs. H. Zulkifli, MPd.

2. Wakil Direktur I Zulpiqor, MA.

3. Wakil Direktur II Abd Rohim, M.Pd.

4. Wakil Direktur III Yusrizal S.Ag,.M.E.Sy.

5. Sekretaris Komarudin, M.Pd.I.

6. Staf

Eman Rukmantara

Al Ansori, S.Pd.I.

Abdul Gofur, S.E. Sy.

Nurwidjaya

Drs. H. Bunjamin

Hijrah Abadi, S.Sos.I.

Rayhan Akmal

Achmad Kosasih

6. Hubungan Kerjasama yang Dilakukan Universitas Muhammadiyah

Tangerang

Dalam rangka menciptakan lulusan yang unggul. Universitas

Muhammadiyah Tangerang telah menjalin kerjasama dengan:

a. Pemerintah Kabupaten dan Kota Tangerang dan Provinsi Banten

b. Kejaksaan Negeri Kota Tangerang

c. Kepala Dinas Kota Tangerang Dan Provinsi Banten

d. Rumah Sakit Kota Tangerang, Kota Tangerang Selatan dan Provinsi

Banten

e. Puskesmas, RB, Dan BPS se-Kota Tangerang dan DKI Jakarta

f. Dinas Pendidikan Kota dan Kabupaten Tangerang dan Provinsi Banten

g. Departemen Agama RI Kota Tangerang dan Kabupaten Tangerang

62

h. UNJ, UPI, UHAMKA, UMJ, Dan UMS

i. Bank Syari’ah Bukopin

j. BNI Syari’ah

k. Kantor Pajak Kota Tangerang

l. Victoria University (Australia)

m. Box Hill Institute (Australia)

n. University Of Tasmania (Australia)

o. Kyungdong University (Korea Selatan)

B. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Penelitian ini akan membahas proses atau prosedur kegiatan pengurusan

surat (mail handling) di Universitas Muhammadiyah Tangerang yang meliputi

kegiatan pengurusan surat masuk, pengurusan surat keluar, kendala dan upaya

yang dilakukan untuk mengatasi kendala dalam kegiatan pengurusan surat.

Berdasarkan dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan, hasil dari

penelitian tentang bagian yang melakukan pengurusan surat akan diuraikan

sebagai berikut:

“Yang bertanggung jawab mengurus surat di UMT bagian humas

protokoler….3 orang pegawai .....”110

Berdasarkan dari hasil wawancara yang dipaparkan oleh Bapak Agus

Kristian dapat diketahui bahwa pengurusan surat di Universitas Muhammadiyah

Tangerang dilakukan oleh bagian humas protokoler yang memiliki 3 orang

pegawai yang terdiri dari 1 orang kepala bagian dan 2 orang staf.

110 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi, 24 Juli 2018.

63

Pernyataan tersebut telah sesuai dengan teori yang disampaikan oleh

National Institute of Open Schooling yang menyatakan bahwa di kantor-kantor

kecil, surat diterima oleh eksekutif atau sekretarisnya. Tetapi di kantor-kantor

besar tugas ini dipercayakan kepada orang yang bertanggung jawab di

departemen persuratan. Surat masuk dapat dikirimkan satu atau dua kali setiap

hari oleh tukang pos atau oleh pesuruh atau kurir.111

Namun dari tersebut hasil wawancara dengan teori yang dipaparkan oleh

Basir bartos memiliki sedikit perbedaan. Menurut Basir Bartos semua surat

masuk ke kantor pusat Perguruan tinggi baik dari pos maupun dari ekspedisi

lainnya yang diterima oleh satuan kerja tata usaha pada Biro Administrasi umum,

dan dipusatkan pada salah satu urusan. 112 Sedangkan di Universitas

Muhammadiyah Tangerang menyerahkan tanggung jawab pengurusan surat

kepada bagian humas protokoler. Hal tersebut berdampak terjadinya tugas ganda

dari bagian humas protokoler yaitu disamping mereka harus bertanggung jawab

kepada surat masuk dan surat keluar tetapi mereka juga diharuskan membuat

surat balasan, surat keputusan dari rektor, surat tugas dinas, serta membuat surat

pemberitahuan.

Jenis surat yang ditangani oleh bagian humas protokoler dapat dibagi dua

berdasarkan asal suratnya yaitu internal dan eksternal. Seperti hasil wawancara

oleh Bapak Agus sebagai berikut:

“Surat masuk dan surat keluar dari internal yaitu seluruh biro dan

lembaga yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah

Tangerang. Misalnya SK, surat tugas atau surat permohonan lainnya.

Surat masuk dan surat keluar dari eksternal, yaitu dari stakeholder di

luar UMT seperti Pimpinan Pusat Muhammadiyah Kantor DKI Jakarta

111 National Institute Of Open Schooling, Commerce: Business Studies. h. 34. 112 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 227.

64

atau Kantor Yogyakarta terkait dengan pemberitahuan ataupun surat

lainnya, dari majelis dikti litbang Pimpinan Pusat Muhammadiyah yaitu

majelis yang menaungi seluruh perguruan tinggi Muhammadiyah. Jadi

biasanya suratnya berkaitan dengan pengawasan dan evaluasi dari

kinerja perguruan tinggi seluruh Indonesia serta melalukan pelatihan

dan kualitas SDM. Lalu ada juga dari Koordinator Perguruan Tinggi

Swasta wilayah IV dari Bandung yang biasanya berkaitan dengan

pelatihan dosen dan kepegawaian. Selanjutnya dari Pemerintah Kota

Tangerang yang biasanya tentang edaran atau peraturan permintahan

atau juga permohonan narasumber karena di UMT banyak dosen yang

bisa dijadikan pemateri untuk mengisi disalah satu acara.”113

Berdasarkan hasil wawancara tersebut, jenis surat yang dikelola oleh

bagian humas protokoler Universitas Muhammadiyah Tangerang dibagi

berdasarkan tujuan, jangkauan dan prosedur pengurusannya. Hal tersebut sesuai

dengan teori yang dipaparkan oleh Basir Bartos mengenai pengelompokan surat

berdasarkan fungsinya yaitu menurut wujudnya, tujuannya, sifat isi dan asalnya,

jumlah penerima, urgensi penyelesaiannya, prosedur pengurusannya dan

jangkauannya.

Asas pengurusan surat yang diterapkan di Universitas Muhammadiyah

Tangerang adalah asas sentralisasi. Seperti yang telah ditemukan pada saat

observasi dan dinyatakan dalam wawancara oleh Bapak Agus sebagai berikut:

“Sentralisasi, karena secara keseluruhan surat masuk dan keluar di

UMT akan ditujukan ke rektor atau dikirim atas nama rektor dan

sebelum diserahkan ke rektor akan melalui bagian humas protokoler

dulu.”114

Selain itu pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh Ibu Novi, yaitu

sebagai berikut:

“Satu pintu. Jadi semua surat masuk atau keluar atas nama universitas

akan masuk kebagian kita dulu.” 115

113 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi. 114 Agus Kristian, M.I.Kom. 115 Novianti Sari, S.E., Wawancara Pribadi, 24 Juli 2018.

65

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh Ibu Eti, yaitu sebagai

berikut:

“Sentral, semua surat masuk dan keluar di UMT akan melewati dan

dikelola dulu di bagian humas prokoler, lalu baru didisposisikan.”116

Maka berdasarkan hasil wawancara yang telah dipaparkan oleh informan

dan berdasarkan ciri-ciri dari proses pengurusannya dapat diketahui bahwa asas

yang mereka gunakan untuk pengurusan surat adalah asas sentralisasi.

Pernyataan tersebut sesuai dengan teori dari Arsip Nasional Republik

Indonesia. Menurut ANRI, asas sentralisasi adalah asas pengurusan surat di

mana kegiatan pengurusan surat baik pengurusan surat masuk maupun

pengurusan surat keluar dilakukan secara terpusat pada satu unit kerja.117 Selain

itu hal ini juga sesuai dengan teori yang dipaparkan oleh Basir Bartos mengenai

semua surat masuk ke kantor pusat perguruan tinggi baik dari pos maupun dari

ekspedisi lainnya akan diterima oleh satuan kerja, dan dipusatkan pada salah satu

urusan.118

Berikut ini merupakan hasil wawancara mengenai keberadaan pedoman

atau peraturan pengurusan surat yang ada di Universitas Muhammadiyah

Tangerang:

“Ada dari pimpinan terdahulu, namun sekarang belum ada.”119

Jawaban yang tidak berbeda juga diungkapkan oleh staf bagian humas

protokoler lainnya, berikut hasil wawancara dengan Ibu Novi:

116 Eti Sayeti, S.Pd., Wawancara Pribadi, 6 Agustus 2018. 117 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 33 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengurusan Surat Di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia.” 118 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 227. 119 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi.

66

“Untuk saat ini belum ada pedomannya. Kita hanya mengikuti prosesnya

dari yang terdahulu.”120

Begitu juga dengan pernyataan yang sama yang dipaparkan oleh Ibu Eti

pada hasil wawancara sebagai berikut:

“Saat ini belum ada peraturan yang khusus dibuat, hanya berdasarkan

standar biasa aja.”121

Berdasarkan wawancara tersebut dalam hal pengurusan surat masuk

ataupun surat keluar Universitas Muhammadiyah Tangerang belum memiliki

peraturan tertulis atau pedoman khusus yang dapat dijadikan acuan. Mereka

hanya mengandalkan perintah atau tugas yang sudah mereka terima.

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan Keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang

a. Prosedur Pengurusan Surat Masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang

1) Tahap Penerimaan

Tahapan pertama pada prosedur pengurusan surat masuk di

Universitas Muhammadiyah Tangerang adalah tahapan penerimaan

surat. Surat yang diterima adalah surat masuk dari pihak eksternal

maupun pihak internal Universitas Muhammadiyah Tangerang seperti

yang dinyatakan pada wawancara oleh Bapak Agus sebagai berikut:

“Pertama surat masuk akan diterima oleh salah satu dari tiga

orang staf yang bertugas di bagian humas protokoler lalu akan

diberi tanda terima. Untuk surat eksternal tanda terima akan

dikirim melalui email atau faks. Tapi jika di lingkungan

universitas akan langsung diberikan bukti tanda terima.”122

120 Novianti Sari, S.E., Wawancara Pribadi. 121 Eti Sayeti, S.Pd., Wawancara Pribadi. 122 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi.

67

Pernyataan yang sama juga disampaikan oleh Ibu Eti selaku staf

pengurusan surat dalam wawancara yaitu sebagi berikut:

“Surat diterima oleh bagian kita lalu dibuka dan baca ditujukan

kepada siapa.”123

Pernyataan yang tidak jauh berbeda juga diungkapkan oleh Ibu

Novi dalam wawancara yaitu sebagai berikut:

“Semua surat masuk diterima sama saya atau Bu Eti. Lalu kita

baca dulu isi suratnya apa, dari mana, untuk siapa dan tentang

apa.”124

Berdasarkan wawancara tersebut dapat diketahui bahwa semua

surat masuk yang diterima oleh bagian humas protokoler yang berasal

dari internal atau eksternal akan langsung diberikan tanda terima.

Namun jika surat berasal dari eksternal maka tanda terima akan dikirim

melalui email atau faks.

Pernyataan ini sesuai dengan teori yang dipaparkan oleh

National Institute Of Open Schooling yang menyatakan bahwa petugas

yang dipercayakan dengan pekerjaan menerima surat akan

mengeluarkan tanda terima atau mencatat tanda terima di buku

persuratan.125

2) Tahap Penyortiran dan Disposisi

Tahapan selanjutnya pada prosedur pengurusan surat masuk di

Universitas Muhammadiyah Tangerang setelah tahap penerimaan

adalah tahapan tahap penyortiran dan disposisi. Berikut ini hasil

wawancara dengan mengenai tahap penyortiran:

123 Eti Sayeti, S.Pd., Wawancara Pribadi. 124 Novianti Sari, S.E., Wawancara Pribadi. 125 National Institute Of Open Schooling, Commerce: Business Studies. h. 34.

68

“Lalu dibaca, surat tersebut ditujukan kepada siapa. Setelah

kita tahu ditujukan kepada siapa lalu kita pelajari halnya

tentang apa, apakah tentang undangan, pemberitahuan atau

lainya. Setelah diketahui asal dan halnya. Lalu surat

didisposisikan dengan menyiapkan kertas disposisi dengan

mecantumkan asal dan halnya. Lalu surat dan kertas disposisi

diserahkan ke rektor. Setelah diserahkan ke rektor barulah kita

tahu surat tersebut akan ditujukan ke siapa atau akan berkaitan

dengan lembaga atau bagian apa, wakil rektor, dekan atau

biro-biro yang lain…..”126

Berikut ini merupakan hasil wawancara dengan Ibu Novi

mengenai tahap penyortiran:

“Lalu informasi tentang suratnya dicatat di kartu disposisi lalu

diserahkan ke rektor atau bagian yang bersangkutan sekalian

sama kartu disposisinya. Nanti setelah dari rektor baru tahu

disposisinya ke bagian apa. Setelah itu surat dikopi dan

disimpan disini dengan satu kartu disposisinya…..”127

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat diketahui bahwa di

Universitas Muhammadiyah Tangerang, mereka menyebut kartu

kendali dengan nama lain yaitu kartu penerus disposisi. Kartu penerus

disposisi yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Tangerang

juga sama saja dengan konsep kartu kendali yang sekaligus juga

digunakan sebagai tanda terima surat. Kartu penerus disposisi ini dibuat

rangkap 3 untuk memudahkan dan mempercepat disposisi surat. Kartu

penerus disposisi ini memuat informasi tentang tanggal surat, nomor

surat, perihal surat, asal surat, tanggal penyelesaian tindaklanjut surat,

disposisi kepada siapa, dan tindakan yang harus dilakukan kepada surat.

Berikut ini contoh lampiran kartu penerus disposisi di Universitas

Muhammadiyah Tangerang.

126 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi. 127 Novianti Sari, S.E., Wawancara Pribadi.

69

Gambar 4.3 Kartu Penerus Disposisi yang digunakan di Universitas

Muhammadiyah Tangerang

Pernyataan tersebut sesuai dengan teori yang dijelaskan oleh

Basir Bartos yaitu surat yang menyangkut kebijaksanaan Perguruan

Tinggi diserahkan kepada rektor untuk kemudian menunggu

disposisinya. Surat dari rektor yang akan diselesaikan diarahkan sesuai

dengan disposisinya dan diarahkan ke satuan pengolahan. Serta

dilampirkan kartu kendali dirangkap 3, setelah diisi kolom-kolomnya

bersama surat aslinya disampaikan kepada satuan kerja dan dipusatkan

pada salah satu urusan.128

Berikut ini merupakan hasil wawancara dengan Bapak Agus

mengenai tahap disposisi surat masuk:

“…..Setelah tau disposisi ditujukan kepada siapa, lalu surat

dikopi dulu. Untuk arsip kita satu dan satu untuk yang

bersangkutan yang ditugaskan oleh rektor, sebagai bukti bahwa

ada amanat ataupun disposisi dari rektor. Setelah itu jika

berkaitan dengan tugas keluar atau mengikuti seminar,

biasanya dibuatkan surat tugas untuk surat yang didiposisikan

oleh rektor itu. Surat tugas itu dibuat tiga salinan, satu untuk

128 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 227.

70

arsip, satu untuk yang bersangkutan dan satu untuk bagian

keuangan.”129

Berikut ini merupakan hasil wawancara dengan Ibu Novi

mengenai tahap disposisi surat masuk:

“…Tapi surat yang asli dan kartu disposisinya yang satu lagi

diserahkan ke biro atau orang yang bersangkutan. Data surat

masuk biasanya dicatat di dalam buku agenda, lalu nanti setiap

satu minggu akan diinput ke komputer.”130

Berdasarkan pernyataan wawancara di atas dapat diketahui

bahwa setelah mengetahui ke bagian apa surat tersebut akan diserahkan,

staf di bagian humas protokoler akan mengkopi dulu surat tersebut

untuk disimpan sebagai arsip beserta dengan salah satu kartu penerus

disposisinya. Namun surat asli dan kartu penerus disposisi lainnya akan

diserahkan kepada pihak yang diberi tanggung jawab untuk

menindaklanjuti surat tersebut.

Pernyataan tersebut sesuai dengan teori yang dipaparkan oleh

Basir Bartos yaitu kartu kendali lembar pertama disimpan oleh

pimpinan satuan kerja tata usaha pada Biro Administrasi umum sebagai

pejabat pengarah surat. Adapun lembar ke-2 dan ke-3 diserahkan

bersama dengan aslinya kepada satuan kerja pengolah.131

3) Tahap Pencatatan

Tahapan selanjutnya setelah tahap penerimaan surat pada

prosedur pengurusan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

129 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi. 130 Novianti Sari, S.E., Wawancara Pribadi. 131 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 227.

71

Tangerang adalah tahap pencatatan. Berikut ini hasil wawancara

dengan Bapak Agus mengenai tahap pencatatan:

“Pencatatan atau rekap surat dilakukan satu minggu sekali.

Pencatatan di buku agenda dengan format word seperti masuk

tanggal berapa, keteranganya apa dan sudah didiposisikan

kepada siapa.”132

Berikut ini hasil wawancara dengan Ibu Novi mengenai tahap

pencatatan surat masuk:

“…..data surat masuk biasanya dicatat di dalam buku agenda,

lalu nanti setiap satu minggu akan diinput ke komputer.”133

Berdasarkan wawancara tersebut dapat diketahui bahwa

Universitas Muhammadiyah Tangerang melakukan pencatatan di buku

agenda dan setiap satu minggu sekali di dalam buku agenda surat masuk

akan diinput ke dalam komputer dengan format word. Di dalam format

buku agenda tersebut memuat mengenai informasi tentang tanggal

berapa surat tersebut diterima, dari mana asal surat tersebut, keterangan

surat, dan disposisi surat kepada siapa. Pada intinya hal ini sama saja,

namun kelebihannya adalah penulisannya lebih rapih dan terstruktur

sehingga lebih mudah untuk melakukan pencarian data surat.

Pernyataan ini sesuai dengan teori yang dipaparkan oleh

National Institute Of Open Schooling yang menyatakan bahwa untuk

pencatatan surat masuk, “Daftar Surat Masuk” atau “Buku Surat

Masuk” dapat digunakan. Daftar ini digunakan untuk mencatat

keterangan surat yang diterima. Dokumen semacam itu membantu

dalam menetapkan tanggung jawab atas surat yang hilang dan juga

132 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi. 133 Novianti Sari, S.E., Wawancara Pribadi.

72

dalam proses pelacakannya. Penundaan atau kelalaian dalam

menangani surat juga bisa diketahui.134

4) Tahap Pengolahan dan Penyimpanan

Tahapan selanjutnya pada prosedur pengurusan surat masuk di

Universitas Muhammadiyah Tangerang adalah tahap pengolahan dan

penyimpanan. Berikut ini hasil wawancara dengan Bapak Agus

mengenai tahap pengolahan dan penyimpanan:

“Penyimpanan atau pengarsipan dilakukan perbulan, biasanya

diakhir bulan. Surat yang dikopi untuk arsip dipisahkan

misalnya dikelompokkan berdasarkan dari Pimpinan Pusat

Muhammadiyah, atau pemerintah. Jadi kedepannya jika

membutuhkan datanya kembali menjadi lebih mudah.” 135

Berikut ini hasil wawancara dengan Ibu Eti mengenai tahap

pengolahan surat masuk:

“Surat dipisahkan dan dikelompokkan direkap setiap satu minggu

sekali. Dicatat dengan format buku agenda yang ada di word.

Isinya berupa surat masuk tanggal berapa, darimana,

keteranganya seperti apa, sudah didisposisikan ke siapa.”136

Berikut ini hasil wawancara dengan Ibu Novi mengenai tahap

penyimpanan surat masuk:

“Misalkan surat masuk, kita disposisi, setelah kita disposisi kita

salurkan ke seperti yang ada didisposisi itu. Udah kita salurkan

kita bagi 2 yang asli dan fotokopi. Yang asli kita salurkan yang

fotokopi kita simpan.”137

“Biasanya 1 tahun akademik kita tutup dan kita jilid. Lalu kita

simpan di lemari-lemari arsip. Setelah lima tahun berjalan atau

lima tahun akademik barulah kita keluarkan dan kita

musnahkan. Dengan dibuatkan BAP dan disaksikan oleh bagian

kita saja. Kenapa kita memutuskan untuk memusnahan itu lima

tahun. Itu karena memang bertahannya kertas memang selama

134 National Institute Of Open Schooling, Commerce: Business Studies. h. 35 135 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi. 136 Eti Sayeti, S.Pd., Wawancara Pribadi. 137 Novianti Sari, S.E., Wawancara Pribadi.

73

itu saja. Namun kita kan juga tetap simpan data agendanya di

komputer”138

“Aturan khusus untuk menyimpan arsip atau klasifikasi itu tidak

ada. Tapi untuk mempermudah disini diurutkan bersarkan surat

ke rektor, surat ke wakil rektor, surat tugas, surat keputusan.

Tapi untuk dari pihak luar diurutkan berdasarkan surat dari

pemerintah kota, pemerintah daerah, Pimpinan Pusat

Muhammadiyah dan juga dari fakultas-fakultas sendiri.”139

Berdasarkan dari wawancara tersebut telah diketahui bahwa

kopian atau tembusan surat masuk yang sedang dilakukan proses

tindaklanjutnya atau sudah selesai diproses akan disimpan dibagian

humas protokoler. Penyimpanannya akan diurutkan berdasarkan

dengan asal atau alamat surat tersebut. Lalu setiap satu tahun akademik

akan dijilid. Hal ini diterapkan agar lebih mempermudah dalam

penemuan kembali data surat tersebut. Lalu surat yang telah disimpan

secara fisik selama lima tahun akan dimusnahkan. Tapi mereka tetap

akan mempertahankan agenda atau data surat yang ada dikomputer.

Pernyataan tersebut sesuai dengan teori yang dipaparkan oleh

Basir Bartos yaitu bahwa jika surat telah selesai diproses, akan

disimpan sementara selama masih tergolong arsip aktif pada satuan

kerja pengolahan. Namun jika nanti telah berubah menjadi aktif inaktif

dikembalikan kepada penata arsip pusat disatuan kerja tata usaha pada

Biro Administrasi Umum bersama kartu kendalinya, lembar ke-3 untuk

dipertukarkan dengan lembar ke-2 yang baru diterima dari penata arsip

satuan kerja tata usaha pada Biro Administrasi Umum ini kemudian

138 Novianti Sari, S.E. 139 Novianti Sari, S.E.

74

disimpan oleh petugas tata usaha satuan pengolahan sebagai ganti dan

alat pengontrol bagi surat aslinya.140

Hasil penelitian tentang pengurusan surat masuk di Universitas

Muhammadiyah Tangerang dapat disimpulkan bahwa surat masuk

dikelola menggunakan asas sentralisasi yaitu di bagian humas protokoler.

Penerimaan dan penyortiran surat akan dilakukan oleh staf humas

protokoler yang menerima surat tersebut. Sistem pencatatan surat masuk

dilakukan di kartu penerus disposisi dan buku agenda. Pencatatan identitas

surat pada kartu penerus disposisi dilakukan sebelum surat diserahkan

kepada rektor. Pencatatan identitas surat masuk pada buku agenda yang

telah dibuatkan formatnya pada komputer akan dilakukan setelah

mendapat disposisi dari rektor.

Setelah mendapatkan perintah disposisi surat dari rektor yang telah

dituliskan di kartu penerus disposisi maka surat akan dikopi terlebih

dahulu sebagai arsip. Kopian dari surat tersebut akan disimpan dengan

kartu penerus disposisi lembar kedua. Sedangkan surat asli dan kartu

penerus disposisi lembar pertama akan diserahkan ke unit kerja yang

didisposisikan. Namun untuk beberapa jenis surat juga akan diberikan

kopiannya dan kartu penerus diposisinya kepada bagian keuangan.

Pendistribusian surat dan kartu penerus disposisi biasanya dilakukan oleh

staf humas protokoler atau office boy.

Kopian dari surat dan kartu penerus disposisi yang sedang dalam

masa pemprosesan akan disimpan di map snelhecter yang telah diberi

140 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 228.

75

judul tiap masing-masing mapnya sesuai kebutuhan atau asal dan perihal

suratnya. Lalu surat tersebut dimasukkan di dalam map snelhecter. Setelah

satu tahun akademik buku agenda yang ada dikomputer akan di print-out.

Lalu surat yang telah disimpan di map snelhecter akan dikeluarkan dan

akan dijilid bersama dengan buku agenda yang telah di print-out. Lalu

setelah 5 tahun akademik berlalu surat beserta buku agendanya akan

dimusnahkan.

Berikut ini gambaran alur yang telah dibuat untuk mempermudah

dan meringkas dalam mengetahui tahapan proses pengurusan surat masuk

di Universitas Muhammadiyah Tangerang serta dapat dipertimbangkan

sebagai acuan dalam pembuatan peraturan tertulis:

76

SURAT MASUK

Humas Protokoler Rektor Unit Kerja (Lembaga/

Biro/Fakultas)

Gambar 4.4 Alur Proses Pengurusan Surat Masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang

b. Prosedur Pengurusan Surat Keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang

1) Tahap Pembuatan Konsep (Draf), Penomoran dan Persetujuan

Surat masuk diterima

Memberi tanda terima

surat

Membuka dan membaca

surat

Memberikan

disposisi

Mencatat identitas surat di

buku agenda surat masuk

Membaca

surat

Mengisi kartu disposisi dan

menyerahkan ke rektor

Mencatat disposisi surat di

buku agenda surat masuk dan

mengkopi surat untuk arsip

Menerima dan

menindaklanjuti

surat masuk

Menyerahkan tanda

terima surat atau lembar

disposisi

Menyimpan dan menjilid

tembusan surat atau kopian

surat sebagai arsip bersama

dengan lembar disposisi dan

agenda surat

Selesai

Mulai

77

Tahapan pertama pada prosedur pengurusan surat keluar di

Universitas Muhammadiyah Tangerang adalah tahapan pembuatan

konsep surat atau draf. Berikut ini hasil wawancara mengenai tahap

pembuatan konsep surat keluar oleh Bapak Agus:

“Pembuatan konsep dilakukan masing-masing biro, lembaga

atau fakultas. Tapi dari fakultas biasa yang bertanda tangan

rektor akan masuk kebagian humas protokoler. Namun ada juga

untuk beberapa hal surat yang hanya untuk lingkungan fakultas

bertanda tangan dekan fakultas, tidak ke bagian humas

protokoler lagi.”141

Berikut ini hasil wawancara mengenai tahap pembuatan konsep

surat keluar oleh Ibu Eti:

“….. Nanti suratnya disini akan dicek lagi, dikasih nomor,

diserahkan ke rektor untuk disetujui …...”142

Berdasarkan pernyataan tersebut diketahui bahwa surat keluar

yang akan dikirim atas nama Universitas, konsep suratnya akan dibuat

oleh masing-masing bagian atau unit kerja yang berkepentingan.

Barulah konsep surat itu masuk ke bagian humas protokoler untuk

diperiksa kelengkapan dan kebenaran penulisan suratnya serta

pengecekan alamat tujuan surat. Hal ini dilakukan agar surat dapat

sampai pada alamat yang dituju dengan tepat waktu dan tidak ada

terjadi kesalahan maksud atau perihal surat yang dikirim. Setelah itu

surat akan diberi nomor surat dan surat dapat diserahkan kepada rektor

dengan kartu penerus disposisi.

Pernyataan tersebut senada dengan teori yang diutarakan oleh

Basir Bartos yaitu seluruh surat keluar yang berkaitan dengan kantor

141 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi. 142 Eti Sayeti, S.Pd., Wawancara Pribadi.

78

pusat universitas akan dibuat oleh masing-masing satuan kerja. Setelah

konsep diketik surat kemudian diserahkan kepada satuan kerja yang

bertanggung jawab mengelola surat keluar universitas untuk dapat

dicatat identitasnya dan kemudian diserahkan kepada pimpinan

Perguruan Tinggi.143

2) Tahap Pengecapan Surat dan Mengkopi Surat

Setelah surat ditandatangani oleh rektor tahapan selanjutnya

adalah tahap pengecapan dan mengkopi surat untuk arsip. Berikut ini

merupakan hasil wawancara dengan Ibu Eti mengenai tahapan tersebut:

“Setelah surat itu ditandatangani oleh rektor surat distempel.

Lalu surat dikopi satu untuk arsip dan surat asli akan

didistribusikan. Namun jika atas nama rektor surat yang telah

ditandatangani masuk ke bagian humas protokoler untuk

distempel, tapi kalau tidak distempelnya oleh masing-masing

bagian. Lalu surat dikopi satu untuk arsip dan surat asli akan

didistribusikan.”144

Berikut ini merupakan hasil wawancara dengan Ibu Novi

mengenai pengecapan surat keluar:

“Biasanya surat disini dicek lagi, dikasih nomor surat, baru

dicatat dan diserahkan ke rektor untuk dikasih tanda tangan

dan stampel lagi kesini.”145

Dari hasil wawancara tersebut dapat diketahui bahwa surat yang

telah diberi tanda tangan oleh rektor selanjutnya surat akan dibubuhi

stempel fakultas. Lalu surat tersebut akan dikopi sebagai arsip di bagian

humas protokoler atau pada masing-masing bagian atau unit kerja yang

membuat surat tersebut.

143 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 241. 144 Eti Sayeti, S.Pd., Wawancara Pribadi. 145 Novianti Sari, S.E., Wawancara Pribadi.

79

Pernyataan tersebut sesuai dengan teori yang dipaparkan oleh

Sedianingsih bahwa surat yang telah selesai diketik akan diberikan

kepada pimpinan untuk ditandatangani. Lalu sebelum surat dikirim,

tembusan surat harus diarsipkan sesuai dengan sistem yang

diterapkan.146

3) Tahap Pencatatan

Sama halnya dengan tahap pencatatan pada surat masuk, pada

tahap pencatatan surat keluar ini juga dilakukan dengan format buku

agenda di dalam komputer. Berikut ini hasil wawancara dengan Bapak

Agus mengenai tahap pencatatan surat keluar:

“Pencatatan dilakukan satu minggu sekali di buku agenda

dalam format word.”147

Berikut ini hasil wawancara dengan Ibu Eti mengenai tahap

pencatatan surat keluar:

“Sebelum masuk ke rektor suratnya dicatat dulu kartu penerus

disposisi dan kalau sudah ditandatangani baru dicatat

dikomputer.”148

Pada tahap pencatatan ini identitas dari surat keluar akan dicatat

dalam kartu penerus disposisi. Namun jika telah dibubuhi tanda tangan

oleh rektor maka identitasnya baru akan dicatat kedalam format

dikomputer. Namun untuk pencatatan dikomputer akan dilakukan

setiap satu minggu sekali. Hal ini dilakukan seperti merekapitulasi dan

membuat back up data dari identitas surat.

146 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S., Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan.

h. 90. 147 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi. 148 Eti Sayeti, S.Pd., Wawancara Pribadi.

80

Pernyataan dari wawancara tersebut sesuai dengan teori yang

dipaparkan oleh Sedianingsih mengenai staf dapat melakukan

pencatatan pada buku agenda atau kartu kendali mengenai data, nomor

urut, tanggal pengiriman, hal dan alamat tujuan. 149

4) Tahap Pengiriman

Setelah mealui tahap pencatatan identitas surat, tahapan yang

selanjutnya adalah tahap pengiriman. Berikut ini hasil wawancara

dengan Bapak Agus mengenai tahap pengiriman surat keluar:

“Untuk surat internal biasanya door to door ke setiap lembaga

melalui office boy atau staf, tapi untuk surat eksternal melalui

jasa pengiriman barang.”150

Berikut ini hasil wawancara dengan Ibu Eti mengenai tahap

pengiriman surat keluar:

“Lewat office boy kalau masih di lingkungan universitas, tapi kalo

ke instansi luar dikirim lewat jasa pengiriman oleh bagian kita

atau juga bisa sama bagian yang tadi bikin konsep surat itu.”151

Berdasarkan dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa

pengiriman surat dibagi menjadi dua. Pertama, untuk surat internal yang

diperuntukan untuk unit kerja atau fakultas/jurusan yang berada di

lingkungan Universitas Muhammadiyah Tangerang akan dikirimkan

langsung oleh office boy atau salah satu staf yang berada dibagian

humas protokoler. Kedua, surat untuk eksternal biasanya akan dikirim

melalui jasa pengiriman. Namun terkadang ada juga beberapa surat

149 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S., Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan.

h.89-90. 150 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi. 151 Eti Sayeti, S.Pd., Wawancara Pribadi.

81

yang dikirimkan melalui email ataupun faks jika surat itu harus

dikirimkan segera atau mendesak.

Pernyataan tersebut ternyata sesusai dengan teori yang

dipaparkan oleh Sedianingsih yaitu surat yang telah dimasukkan ke

dalam amplop, dapat dikirim melaui pos, jasa kurir ataupun jika masih

dalam kota biasanya dapat menggunakan jasa office boy.152

5) Tahap Penyimpanan

Tahap penyimpanan surat keluar atau pertinggalan surat di

Universitas Muhammadiyah Tangerang tidak berbeda jauh dengan

penyimpanan surat masuk. Berikut ini hasil wawancara dengan Ibu Eti

tahap penyimpanan surat keluar:

“Disimpan di folder yang sudah di tulis perihal atau asal surat.

Kalo SK ditaruh di folder SK, kalo surat rektor ditaruh di folder

rektor. Setelah 1 tahun akademik lalu dikumpulkan buat

dijilid.”153

Berikut ini hasil wawancara dengan Ibu Novi tahap

penyimpanan surat keluar:

“Jadi surat yang telah dikopi tadi akan disimpan bersama kartu

penerus disposisi untuk tanda bukti surat sudah dikirim, kalau

surat itu hanya dibagian internal. Tapi kalau untuk pihak luar

biasanya tanda terimanya ada bukti dari jasa

pengirimannya.”154

Berdasarkan wawancara tersebut dapat diketahui bahwa buku

agenda yang ada dikomputer nantinya akan diprint-out dan dibukukan.

Lalu kopian dari surat beserta tanda terimanya akan dijilid bersama

152 Sedianingsih, Mustikawati, dan Prihardini S., Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan.

h. 90-91. 153 Eti Sayeti, S.Pd., Wawancara Pribadi. 154 Novianti Sari, S.E., Wawancara Pribadi.

82

dengan buku agenda yang telah diprint-out. Sehingga seluruh data surat

keluar tidak tercecer dan lebih mudah untuk ditemukan kembali

sewaktu dibutuhkan dengan segera.

Pernyataan ini sesuai dengan teori yang dipaparkan oleh Basir

Bartos yaitu lembar kartu kendali akan disimpan bersama dengan

konsep surat serta pertinggalannya di satuan kerja pengolahan.155

Hasil penelitian tentang pengurusan surat keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang dapat disimpulkan bahwa surat keluar yang

dikirim atas nama universitas akan dikelola di bagian humas protokoler.

Namun konsep atau draf surat dibuat oleh masing-masing unit kerja yang

berkepentingan dan diserhkan ke humas protokoler untuk diperiksa.

Setelah konsepnya telah benar bagian humas protokoler akan memberikan

nomor surat berdasarkan sistem yang telah ditetapkan. Lalu bagian humas

protokoler akan menyerahkan surat kepada rektor beserta dengan kartu

penerus disposisinya.

Setelah ditandatangani oleh rektor surat akan kembali lagi ke

bagian humas protokoler untuk dicatat pada buku agenda dan dikopi

sebagai arsip. Lalu jika telah selesai dikopi surat siap untuk dikirmkan.

Untuk surat di lingkungan internal universitas akan dikirimkan oleh staf

humas protokoler, namun untuk surat eksternal akan dikirmkan melalui

jasa pengiriman. Sebagai pertinggalannya dan arsip, surat yang telah

dikopi serta kartu penerus disposisinya akan disimpan dibagian humas

155 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi.

h. 242.

83

protokoler dan nantinya kan dijilid bersama dengan buku agenda yang

telah diprint-out.

Berikut ini gambaran alur yang telah dibuat untuk mempermudah

dan meringkas dalam mengetahui tahapan proses pengurusan surat keluar

di Universitas Muhammadiyah Tangerang serta dapat dipertimbangkan

sebagai acuan dalam pembuatan peraturan tertulis:

84

SURAT KELUAR

Unit Kerja (Lembaga/

Biro/Fakultas) Humas Protokoler Rektor

Ya

Tidak

Gambar 4.5 Alur Proses Pengurusan Surat Keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang

Membuat konsep surat

Menyimpan tembusan surat,

lembar disposisi atau tanda

terima surat

Memeriksa dan mengoreksi

surat

Menyimpan kopian atau

tembusan surat dan lembar

disposisi atau tanda terima

surat

Membaca dan

menandatangani

surat

Mengirim surat via email atau

jasa pengiriman untuk surat ke

instansi lain, atau office boy dan

staf untuk di unit kerja di UMT

Mencatat identitas surat pada buku

agenda surat keluar

Memberi nomor surat,

mengkopi dan

membubuhi stempel

Menyerahkan kepada rektor

beserta dengan kartu disposisi

Menyerahkan kopian atau

tembusan surat dan lembar

disposisi atau tanda terima surat

kepada unit kerja pembuat surat

Mulai

Perlu perbaikan?

Selesai

85

2. Kendala dan Upaya Mengatasi Kendala dalam Pengurusan Surat di

Universitas Muhammadiyah Tangerang

a. Kendala Pengurusan Surat Masuk

Berdasarkan dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan

telah diketahui bahwa ada beberapa faktor penghambat atau kendala yang

terjadi selama pengurusan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang. Berikut ini hasil wawancara mengenai kendala dalam

pengurusan surat masuk:

“Paling lambat surat diproses 3 hari, telat itu terjadi jika bapak

rektor tidak ada ditempat atau di luar kota atau sedang ada hari

libur sehingga menjadi terpending ke beberapa hari kedepan.”156

“Telat diberi keterangan oleh rektor untuk didisposisikan kepada

siapa, terlalu banyak surat masuk, tercecer, tidak tepat

penerimaan disposisinya.”157

Maka dari pernyataan tersebut telah diketahui bahwa proses

pengurusan surat masuk dapat memakan waktu selama maksimal 3 hari.

Jika melebihi dari itu maka telah terjadi beberapa kendala. Kendala

tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

1) Surat terlambat untuk didisposisikan karena rektor sedang tidak ada

ditempat atau sedang ada hari libur.

2) Terlalu banyak surat yang masuk.

3) Surat tercecer.

4) Surat salah diterima atau tidak tepat didisposisikan.

b. Upaya Mengatasi Kendala Pengurusan Surat Masuk

156 Agus Kristian, M.I.Kom., Wawancara Pribadi. 157 Agus Kristian, M.I.Kom.

86

Untuk mengatasi beberapa kendala dalam pengurusan surat masuk,

bagian humas protokoler menerapkan beberapa strategi. Berikut ini hasil

wawancara mengenai upaya mengatasi kendala dalam pengurusan surat

masuk di Universitas Muhammadiyah Tangerang:

“Diwakilkan ke wakil rektor jika darurat lalu akan ditentukan

didisposisikan kesiapa dan tindakan yang akan dilakukan apa.

Koordinasi internal yang efektif agar tidak ada miss

komunikasi.”158

Berdasarkan dari wawancara tersebut maka telah diketahui

beberapa strategi yang digunakan untuk menyiasati kendala yang dihadapi

oleh bagaian humas protokoler dalam memproses surat masuk agar tepat

waktu sampai pada bagian atau unit kerja yang didisposisikan. Maka upaya

dalam mengatasi kendala pengurusan surat masuk tersebut dapat diuraikan

sebagai berikut:

1) Jika rektor sedang tidak ada ditempat namun surat harus segera

didisposisikan maka surat tersebut akan diwakilkan ke wakil rektor

yang berkaitan dengan perihal surat. Surat bisa diserahkan ke wakil

rektor bidang akademik dan AIKA, wakil rektor bidang keuangan dan

kepegawaian ataupun kepada wakil rektor bidang kemahasiswaan dan

kerjasama.

2) Jika surat tercecer, hilang atau tidak tepat didisposisikan maka bagian

humas protokoler akan langsung berkoordinasi untuk melacak di mana

surat itu berada dari kartu penerus disposisi dan buku agenda. Lalu

bagian humas protokoler juga akan segera berkoordinasi dengan

158 Agus Kristian, M.I.Kom.

87

fakultas atau unit kerja yang berkaitan dengan surat tersebut untuk

menanyakan keberadaan surat agar tidak terjadi kesalahan dalam

menerima informasi.

c. Kendala Pengurusan Surat Keluar

Berdasarkan dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan

telah diketahui bahwa ada beberapa faktor penghambat atau kendala yang

terjadi selama pengurusan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang. Berikut ini hasil wawancara mengenai kendala dalam

pengurusan surat keluar:

“Lama waktu pengurusan surat keluar 2 hari….. Redaksi yang

kurang lengkap dari fakultas atau biro lain. Pengiriman surat akan

melakukannya siapa, pihak universitas atau fakultas. Surat yang

ditujukan kurang jelas kepada siapa.”159

Maka dari pernyataan tersebut telah diketahui bahwa proses

pengurusan surat keluar dapat memakan waktu selama 2 hari. Jika

melebihi dari itu maka telah terjadi beberapa kendala. Kendala tersebut

dapat diuraikan sebagai berikut:

1) Redaksi yang salah atau kurang lengkap.

2) Tujuan surat kurang jelas.

3) Tanggung jawab dalam mengirimkan surat siapa, pihak universitas atau

fakultas.

d. Upaya Mengatasi Kendala Pengurusan Surat Keluar

Untuk mengatasi beberapa kendala dalam pengurusan surat keluar,

bagian humas protokoler menerapkan beberapa strategi. Berikut ini hasil

159 Agus Kristian, M.I.Kom.

88

wawancara mengenai upaya mengatasi kendala dalam pengurusan surat

keluar di Universitas Muhammadiyah Tangerang:

“Koordinasi ulang, karena biasanya surat yang mengirimkan

adalah office boy sehingga jika ditanyakan mereka tidak tahu,

sehingga kita harus menanyakan dan konformasi ulang ke lembaga

atau biro yang mengonsepkan surat itu.”160

Berdasarkan dari wawancara tersebut maka telah diketahui

beberapa strategi yang digunakan untuk menyiasati kendala yang dihadapi

oleh bagaian humas protokoler dalam memproses surat keluar agar tepat

waktu sampai kepada tujuan dan alamat yang tepat. Maka upaya dalam

mengatasi kendala pengurusan surat keluar tersebut dapat diuraikan

sebagai berikut:

1) Jika konsep surat salah atau kurang tepat maka bagian humas protokoler

akan menghubungi kembali kepada bagian atau unit kerja yang telah

mengonsep surat tersebut mengenai alamat tujuan serta perihal surat

keluar tersebut.

2) Karena untuk pengiriman surat ke instansi lain memerlukan biaya maka

terkadang bagaian humas protokoler tidak bisa langsung mengirimkan

surat pada hari yang sama ketika surat telah ditandatangani dan

distempel. Maka bagian humas protokoler akan menghubungi unit kerja

atau fakultas yang membuat surat tersebut. Jika surat mendesak maka

biaya pengiriman akan ditanggung oleh unit kerja atau fakultas yang

membuat surat itu sendiri, namun jika surat tidak terlalu mendesak

160 Agus Kristian, M.I.Kom.

89

maka pihak humas protokoler yang akan mengirimkannya atas nama

universitas.

Penelitian yang telah dilakukan tentang pengurusan surat yang

dilaksanakan di Universitas Muhammadiyah Tangerang ini menunjukan bahwa

masih terdapat kendala yang perlu ditangani dengan serius dan beberapa

perbaikan dalam beberapa aspek yang belum sesuai dengan teori yang ada. Telah

kita ketahui bersama bahwa pengurusan surat merupakan hal yang terpenting

bagi suatu organisasi ataupun instansi untuk dijadikan bahan pendukung dalam

proses administrasi serta agar tetap menjalankan fungsi manajemennya

sebagaimana mestinya. Disamping itu pengurusan surat yang merupakan cikal

bakal dalam pembentukan arsip juga berperan penting sebagai rujukan historis,

rujukan dalam mengambil keputusan dan beberapa kegiatan lain yang masih

berhubungan dengan organisasi tersebut. Oleh sebab itu pengurusan surat tidak

bisa dianggap remeh dan memerlukan penanganan yang baik dan benar agar

surat dapat memiliki nilai guna yang maksimal.

Pada setiap kegiatan pasti tidak selalu berjalan dengan sempurna pasti

ada beberapa hal yang menghambat dalam proses pelaksanaanya, tidak

terkecuali pada kegiatan pengurusan surat. Walaupun jika dilihat dari tahapan

demi tahapan proses pengurusan surat sudah berjalan dengan baik dan telah

sesuai dengan teori yang ada, namun ada beberapa kendala yang memang terlihat

sepele namun dapat menghambat kegiatan pengurusan surat di Universitas

Muhammadiyah Tangerang. Berdasarkan dari observasi dan wawancara yang

telah dilakukan hambatan yang terlihat sangat berarti yang dialami oleh bagian

humas protokoler di Universitas Muhammadiyah Tangerang yaitu belum adanya

90

prosedur atau peraturan tertulis mengenai pengurusan surat. Sehingga terkadang

unit kerja lain yang menerima disposisi dari surat masuk dan ingin membuat

surat keluar menjadi bingung dengan alur cara pengurusannya. Maka beberapa

unit kerja yang akan membuat surat keluar terkadang salah dalam pembuatan

konsep dan tujuan surat, dan sering menanyakan bagaimana cara membuat surat

keluar. Karena masalah belum adanya prosedur atau peraturan pengurusan surat

ini juga menyebabkan tanggung jawab dalam pengiriman surat keluar menjadi

tidak jelas.

Selain dari itu petugas yang bertugas melakukan pengurusan surat masuk

dan keluar juga memiliki tugas lain yaitu mengarsip surat dan juga membuat

surat balasan dari surat masuk dan bahakan membuat surat tugas atau surat dinas

juga. Sehingga terkadang pengurusan surat yang seharusnya dapat diselesaikan

dalam waktu 3 hari menjadi terhambat. Disamping itu juga pegawai yang

bertugas melakukan pengurusan surat tidak ada yang berlatar belakang

pendidikan administrasi ataupun kearsipan. Tapi mereka hanya berlatih dan

pernah mengikuti beberapa seminar mengenai kearsipan.

Hambatan lain yang dialami oleh Universitas Muhammadiyah

Tangerang dalam pengurusan surat adalah dalam tahap penyimpanan. Karena

mereka belum memiliki pegawai yang berlatar belakang pendidikan kearsipan

serta unit atau ruangan khusus yang menyimpan arsip, dalam surat mereka tidak

memiliki penomoran atau klasifikasi arsip. Jadi surat hanya diurutkan

berdasarkan judul map snelhecter yang telah diberi judul perihal dan asal surat,

yang terkadang membuat bingung dalam mencarinya kembali jika tidak melihat

buku agenda. Disamping itu dikarenakan belum adanya unit khusus yang

91

mengurus kearsipan surat jadi rentan terselip, hilang atau tercecer bahkan

tercampur dengan berkas-berkas lain, dan hal ini membuat keefektifan dalam

pengurusan surat menjadi berkurang.

Berikut ini ringkasan beberapa kendala yang dihadapi Universitas

Muhammadiyah Tangerang dalam pengurusan surat:

a. Belum adanya prosedur tetap atau peraturan tertulis dalam kegiatan

pengurusan surat di Universitas Muhammadiyah Tangerang.

b. Belum adanya unit kearsipan yang diperuntukan mengurus arsip dari surat

yang telah diproses.

c. Penyimpanan surat yang telah menjadi arsip tidak memiliki penomoran atau

klasifikasi.

d. Belum adanya pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan kearsipan

atau administrasi.

e. Karena kurangnya tenaga dan belum adanya unit khusus kearsipan surat jadi

rentan hilang dan tercecer.

Namun karena menyadari bahwa kendala dalam pengurusan surat dapat

menggangu kegiatan manajemen di lingkungan Universitas Muhammadiyah

Tangerang, bagian humas protokoler tidak mengabaikannya begitu saja. Tapi

mereka menyiasatinya dengan menerapkan beberapa strategi yang dapat

mengurangi dampak dari kendala-kendala tersebut.

Berikut ini merupakan rangkuman dari upaya Universitas

Muhammadiyah Tangerang dalam menghadapi kendala dalam kegiatan

pengurusan surat:

92

a. Bagian humas protokoler akan berkoordinasi ulang dengan setiap unit kerja

jika terjadi keterlambatan disposisi.

b. Bagian humas protokoler akan menghubungi kembali unit kerja yang

membuat konsep surat keluar jika terjadi kesalahan atau salah ketik.

c. Bagian humas protokoler akan menjelaskan secara langsung kepada unit kerja

yang bingung dengan proses pengurusan surat masuk dan surat keluar.

d. Bagian humas protokoler akan berkoordinasi ulang dengan unit kerja jika

surat hilang atau tercecer dan juga tentang bagaimana pengiriman surat keluar.

93

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan dari hasil penelitian dan pembahasan mengenai proses

pengurusan surat di Universitas Muhammadiyah Tangerang yang sudah peneliti

paparkan di atas, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Asas pengurusan surat yang diterapkan adalah asas sentralisasi. Pengurusan

surat masuk terdiri dari beberapa tahapan yaitu, tahap penerimaan surat, tahap

penyortiran surat, tahap pencatatan surat, tahap disposisi surat dan tahap

penyimpanan surat. Pengurusan surat keluar terdiri dari beberapa tahapan

yaitu; tahap pembuatan konsep surat, penomoran dan persetujuan, tahap

pengecapan dan mengkopi surat, tahap pencatatan surat, tahap pengiriman

surat dan tahap penyimpanan surat.

2. Dalam pengurusan surat di Universitas Muhammadiyah Tangerang ada

beberapa kendala yang dihadapi yaitu; belum adanya prosedur tetap atau

peraturan tertulis terkait pengurusan surat, belum adanya unit kearsipan yang

diperuntukkan mengurus arsip dari surat yang telah diproses, tidak memiliki

penomoran atau klasifikasi arsip, belum adanya pegawai yang memiliki latar

belakang pendidikan kearsipan atau administrasi dan juga surat rentan hilang

dan tercecer.

B. Saran

Dari kesimpulan yang telah diuraikan di atas, peneliti akan memberikan

beberapa saran yang dapat dijadikan pertimbangan guna memaksimalkan

94

kegiatan pengurusan surat di Universitas Muhammadiyah Tangerang. Adapun

saran tersebut adalah sebagai berikut:

1. Membuat peraturan pengurusan surat atau Standar Operasional Prosedur

(SOP) dan membuat kode klasifikasi dalam pengurusan surat dan

penyimpanan surat, agar pengurusan surat menjadi seragam dan terstruktur.

Mengenai peraturan yang dapat dibuat sebagai acuan pengurusan surat,

peneliti membuat usulan peraturan pengurusan surat yang tertera pada bagian

gambar nomor 4.4 dan gambar nomor 4.5.

2. Menambah jenis dan unit sarana dan prasarana atau perlengkapan dalam

penyimpanan surat yang sedang atau sudah diproses, agar lebih mudah dalam

pencarian atau temu kembali. Peneliti membuat usulan perlengkapan

pengurusan surat yang terlampir pada bagian lampiran 9.

3. Menambah Sumber Daya Manusia (SDM) di bagian humas protokoler yang

dikhususkan untuk mengelola surat atau SDM di bidang kearsipan. Serta

meningkatan kemampuan atau skill Sumber Daya Manusia (SDM) dalam

pengurusan surat dengan mengikuti pelatihan atau seminar agar lebih

profesional dalam mengurus surat masuk maupun surat keluar.

4. Mempertimbangkan untuk membuat ruangan/unit kearsipan atau pusat arsip

perguruan tinggi di Universitas Muhammadiyah Tangerang yang

dikhususkan menyimpan arsip agar tidak tercampur dengan berkas lain atau

surat yang sedang diproses dan juga agar arsip lebih aman dan lebih mudah

untuk ditemukan kembali.

95

DAFTAR PUSTAKA

Agus Kristian, M.I.Kom. Wawancara Pribadi, 24 Juli 2018.

Al-Sheikh, Abdurrahman bin Ishaq. Tafsir Ibnu Katsir Jilid 2. Jakarta: Pustaka

Imam asy-Syafi’i, 2005.

Arsip Nasional Republik Indonesia. “Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 33 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengurusan Surat Di

Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.” Arsip Nasional Republik

Indonesia, 2012.

———. “Prosedur Tetap Nomor 26 Tahun 2011 tentang Pengurusan Surat.” Arsip

Nasional Republik Indonesia, 2011.

Basir Barthos. Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi. 6 ed. Jakarta: Bumi Aksara, 2007.

Creswell, John W. Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan

Mixed. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010.

Damalita, Susiasih. “Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan

Tinggi.” Jurnal Ekonomi, Manajemen dan Bisnis (EMAS) 3, no. 1

(Desember 2009): 1–10.

Departemen Agama RI. Al-Qur’an Tajwid dan Terjemah. Jakarta: Cahaya Qur’an,

2006.

Dewi, Irra Chrisyanti. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka Raya, 2011.

Djaelani, Aunu Rofiq. “Teknik Pengumpulan Data dalam Penelitian Kualitatif.”

Pawiyatan xx, no. 1 (Maret 2013): 82–92.

Djuharie, Setiawan, Suherli, dan Teddy Sutandi Komarudin. Surat Menyurat

Serbaguna: Panduan Korespondensi Bahasa Indonesia. Bandung: Yrama

Widya, 2011.

Elita, dan Bakhtaruddin Nst. “Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di

Subbagian Tata Usaha dan Arsip Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota

Pariaman.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, B, 2

(2013): 93–101.

Eti Sayeti, S.Pd. Wawancara Pribadi, 6 Agustus 2018.

Herdiansyah, Haris. Metodologi Penelitian Kualitatif untuk Ilmu-Ilmu Sosial.

Jakarta: Salemba Humanika, 2012.

96

Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan

Praktis Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula. Jakarta:

STIA-LAN, 1999.

Karyana, Ayi, Enceng, dan Darmanto. Pengantar Administrasi Negara. 1 ed.

Jakarta: Universitas Terbuka, 2008.

Kennedy, Jay, dan Cherry Schauder. Records Management: A Guide To Corporate

Record Keeping. Australia: Addison Wesley Longman, 1998.

Martono, Boedi. Arsip Korespondensi: Penciptaan dan Penyimpanan. Jakarta:

Pustaka Sinar Harapan, 1997.

Mustiastri, Dita. “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Badan Pusat

Statistik (BPS) Kabupaten Sleman.” Universitas Negeri Yogyakarta, 2015.

National Institute Of Open Schooling. Commerce: Business Studies. India: National

Institute Of Open Schooling, 2012. nos .org.

Novianti Sari, S.E. Wawancara Pribadi, 24 Juli 2018.

Oktaviana, Dina. “Manajemen Arsip Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi: Studi

Kuantitatif Deskriptif pada Bidang Kearsipan Universitas Airlangga” 5

(n.d.): 1–19.

Rusidi. “Azas dan Organisasi Pengurusan Surat.” Artikel Kearsipan BPAD DIY,

2014. bpad.jogjaprov.go.id.

Saffady, William. Records and Information Management: Fundamentals of

Profesional Practice. United States of America: ARMA International,

2004.

Salman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.

Sedianingsih, Farida Mustikawati, dan Nieke Prihardini S. Teori dan Praktik

Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana, 2010.

Sibali, H. M. Nawawi Dg. “Penerapan Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah

Kutai Barat.” Jurnal Eksis 6, no. 1 (2010).

Sulistyo Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003.

Sya’ban, Ali. “Teknik Analisi Data Penelitian: Aplikasi Program SPSS dan Teknik

Menghitungnya.” UHAMKA, 2005.

Universitas Muhammadiyah Tangerang. Company Profile: Universitas

Muhammadiyah Tangerang. Tangerang: Universitas Muhammadiyah

Tangerang, 2016.

97

———. “Sejarah Universitas Muhammadiyah Tangerang.” Universitas

Muhammadiyah Tangerang (blog), 2018.

https://www.umt.ac.id/id/about/history.

Widyantoko, Indra. “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor

Kecamatan Gunungpati Kota Semarang.” Universitas Negeri Semarang,

2013.

Zaenudin. “Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di Indonesia: Bentuk, Tugas dan

Kelengkapannya.” Jurnal Kearsipan 8, no. 1 (Desember 2013): 36–58.

LAMPIRAN

Lampiran 1

Surat Menyurat

Lampiran 2

Pertanyaan Wawancara

1. Jenis surat apa saja yang dikelola di Universitas Muhammadiyah Tangerang?

2. Bagian apa di Universitas Muhammadiyah Tangerang yang diberi tanggung

jawab untuk mengelola surat? Mengapa?

3. Berapa orang SDM yang ditugaskan untuk mengurus surat? Siapa saja?

Bagaimana cara membagi tugasnya?

4. Adakah pedoman khusus untuk pengurusan surat di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

5. Asas apa yang digunakan dalam mengurusan surat di Universitas

Muhammadiyah Tangerang? Desentralisasi/Sentralisasi/Gabungan

6. Bagaimana proses pengurusan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang yang mencakup:

a. Bagaimana proses penerimaan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

b. Bagaimana proses penyortiran surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

c. Bagaimana proses pencatatan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

d. Bagaimana proses pendistribusian surat masuk di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

e. Bagaimana proses penyimpanan surat masuk di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

f. Perlengkapan apa saja yang digunakan oleh Universitas Muhammadiyah

Tangerang untuk mengelolaan surat masuk?

g. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses surat masuk?

h. Apa saja hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan surat

masuk di Universitas Muhammadiyah Tangerang?

i. Apa saja upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang

dialami dalam pengelolaan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

7. Bagaimana proses pengurusan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang yang mencakup:

a. Bagaimana proses pembuatan konsep (draf) surat keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

b. Bagaimana langkah-langkah atau proses persetujuan konsep surat keluar

dan penandatangan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

c. Bagaimana proses pencatatan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

d. Bagaimana proses pendistribusian surat keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

e. Bagaimana proses penyimpanan surat keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

f. Perlengkapan apa saja yang digunakan oleh Universitas Muhammadiyah

Tangerang untuk mengelolaan surat keluar?

g. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses surat keluar?

h. Apa saja hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan surat

keluar di Universitas Muhammadiyah Tangerang?

i. Apa saja upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang

dialami dalam pengelolaan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Lampiran 3

Biodata Informan dan Transkrip Wawancara Pengurusan Surat (Mail

Handling) di Universitas Muhammadiyah Tangerang

Nama Informan : Agus Kristian, M.I.Kom.

Jabatan : Kepala Bagian Kearsipan dan Dokumentasi

Tempat Wawancara : Universitas Muhammadiyah Tangerang

Waktu Wawancara : 24 Juli 2018

1. Jenis surat apa saja yang dikelola di Universitas Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Surat masuk dan surat keluar dari internal yaitu seluruh biro dan

lembaga yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Tangerang.

Misalnnya SK, surat tugas atau surat permohonan lainnya. Surat masuk dan surat

keluar dari eksternal, yaitu dari stakeholder di luar UMT seperti Pimpinan Pusat

Muhammadiyah Kantor DKI Jakarta atau Kantor Yogyakarta terkait dengan

pemberitahuan ataupun surat lainnya, dari majelis dikti litbang Pimpinan Pusat

Muhammadiyah yaitu majelis yang menaungi seluruh perguruan tinggi

Muhammadiyah. Jadi biasanya suratnya berkaitan dengan pengawasan dan

evaluasi dari kinerja perguruan tinggi seluruh Indonesia serta melalukan

pelatihan dan kualitas SDM. Lalu ada juga dari stake holder utama Koordinator

Perguruan Tinggi Swasta wilayah IV dari Bandung yang biasanya berkaitan

dengan pelatihan dosen dan kepegawaian. Selanjutnya dari Pemerintah Pusat

Kota Tangerang yang biasa sih tentang edaran atau peraturan permintahan atau

juga permohonan narasumber karena di kita kan lingkungan universitas jadi

banyak dosen yang bisa dijadikan pemateri untuk mengisi disalah satu acara.”

2. Bagian apa di Universitas Muhammadiyah Tangerang yang diberi tanggung

jawab untuk mengelola surat? Mengapa?

Jawab: “Yang bertanggung jawab mengurus surat di UMT bagian humas

protokoler.”

3. Berapa orang SDM yang ditugaskan untuk mengurus surat? Siapa saja?

Bagaimana cara membagi tugasnya?

Jawab: “3 orang. Pembagian tugasnya Ibu Novi bertugas membalas surat, surat

keluar dan membuat surat mandat, karena beliau menguasi peraturan dan SK

yang ada di lingkungan UMT sehingga jika ada redaksi surat yang memerlukan

penguatan dari beberapa peraturan beliau yang akan mengerjakannya. Ibu Eti

memiliki tugas mengumpulkan dan memilah surat masuk dan keluar, dan

mencatat dan mengantarkan lembar disposisi kepada pimpinan. Saya sendiri

bertugas mendokumentasikan semua surat masuk dan keluar yang telah diproses

sekaligus mengarsipkan surat setiap minggu yang telah atau sedang dalam masa

pemrosesan.”

4. Adakah pedoman khusus untuk pengurusan surat di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Ada dari pimpinan terdahulu, namun sekarang belum ada.”

5. Asas apa yang digunakan dalam mengurusan surat di Universitas

Muhammadiyah Tangerang? Desentralisasi/Sentralisasi/Gabungan

Jawab: “Sentralisasi, karena secara keseluruhan surat masuk dan keluar di UMT

akan ditujukan ke rektor atau dikirim atas nama rektor dan sebelum diserahkan

ke rektor akan melalui bagian humas protokoler dulu.”

6. Bagaimana proses pengurusan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang yang mencakup:

a. Bagaimana proses penerimaan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Pertama surat masuk akan diterima oleh salah satu dari tiga orang

personil staf yang bertugas di bagian humas protokoler lalu akan diberi tanda

terima. Untuk surat eksternal tanda terima akan dikirim melalui email atau

faks. Tapi jika di lingkungan universitas akan langsung diberikan bukti tanda

terima.”

b. Bagaimana proses penyortiran dan disposisi surat masuk di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Lalu dibaca, surat tersebut ditujukan kepada siapa. Setelah kita tahu

ditujukan kepada siapa lalu kita pelajari halnya tentang apa, apakah tentang

undangan, pemberitahuan atau lain-lain. Setelah diketahui asal dan halnya.

Lalu surat kita disposisikan dengan menyiapkan kertas disposisi dengan

diberikan keterangan asal dan halnya. Lalu surat dan kertas disposisi

diserahkan ke Rektor. Setelah diserahkan ke rektor barulah kita tahu surat

tersebut akan ditujukan ke siapa atau akan berkaitan dengan lembaga atau

dengan bagian apa, wakil rektor, dekan atau biro-biro yang lain. Setelah tau

disposisi ditujukan kepada siapa, lalu surat dikopi dulu. Untuk arsip kita satu

dan satu untuk yang bersangkutan yang ditugaskan oleh rektor, sebagai bukti

bahwa ada amanat ataupun disposisi dari rektor. Setelah itu jika itu berkaitan

dengan tugas keluar atau mengikuti seminar atau yang lain, biasanya

dibuatkan surat tugas untuk surat yang bersangkutan disposisikan oleh rektor

itu. Surat tugas itu dibuat tiga salinan, satu untuk kita arsip, satu untuk yang

bersangkutan dan satu untuk bagian keuangan.”

c. Bagaimana proses pencatatan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Pencatatan surat dilakukan satu minggu sekali tau rekap surat.

Pencatatan di buku agenda dengan format word seperti masuk tanggal berapa,

darimana, keteranganya apa dan sudah didiposisikan kepada siapa.”

d. Bagaimana proses pengolahan dan penyimpanan surat masuk di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Penyimpanan atau pengarsipan dilakukan perbulan, biasanya

diakhir bulan. Surat yang dikopi untuk arsip dipisahkan misalnya

dikelompokkan berdasarkan dari Pimpinan Pusat Muhammadiyah, apa

pemerintah. Jadi kedepannya jika membutuhkan data tersebut kembali

menjadi lebih mudah.”

e. Perlengkapan apa saja yang digunakan oleh Universitas Muhammadiyah

Tangerang untuk mengelolaan surat masuk?

Jawab: “pulpen, kertas, komputer, printer, stampel, peralatan ATK seperti

itu.”

f. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses surat masuk?

Jawab: “Paling lama 3 hari, telat itu biasanya tidak langsung disposisi ke

bapak rektor karena pak rektor tidak ada ditempat atau di luar kota atau

sedang ada hari libur jadi terpending ke beberapa hari kedepan.”

g. Apa saja hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan surat

masuk di Universitas Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Telat diberi keterangan oleh rektor untuk didisposisikan kepada

siapa, kedua terlalu banyak surat masuk, ketiga tercecer, keempat kadang

tidak tepat penerimaan disposisinya.”

h. Apa saja upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang

dialami dalam pengelolaan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Biasanya diwakilkan ke wakil rektor jika urgent/darurat lalu akan

ditentukan didisposisikan ke siapa dan tindakan yang akan ditangani seperti

apa. Koordinasi internal yang efektif agar tidak ada miss komunikasi.”

7. Bagaimana proses pengurusan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang yang mencakup:

a. Bagaimana proses pembuatan konsep (draf) surat keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Pembuatan konsep dilakukan masing-masing biro, lembaga atau

fakultas. Tapi dari fakultas biasa yang bertanda tangan rektor akan masuk

kebagian humas protokoler. Namun ada juga untuk beberapa hal surat yang

hanya untuk lingkungan fakultas bertanda tangan dekan fakultas, tidak ke

bagian humas protokoler lagi.”

b. Bagaimana langkah-langkah atau proses persetujuan konsep surat keluar dan

penandatangan surat keluar di Universitas Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Untuk surat yang bertandatangan rektor akan diperiksa ulang oleh

bagian humas dan protokoler juga sudah benar lalu diserahkan ke rektor untuk

ditandatangani. Setelah itu ditandatangani distampel. Lalu surat dikopi satu

untuk arsip dan surat asli akan didistribusikan. Namun jika atas nama rektor

surat yang telah ditandatangani masuk ke bagian humas protokoler untuk

distampel. Lalu surat dikopi satu untuk arsip dan surat asli akan

didistribusikan.”

c. Bagaimana proses pencatatan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “sama surat masuk dan keluar pencatatan dilakukan satu minggu

sekali di buku agenda dalam format word.”

d. Bagaimana proses pendistribusian surat keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Untuk surat internal biasanya door to door ke setiap lembaga

melalui office boy atau staf, tapi untuk surat eksternal melalui jasa pengiriman

barang.”

e. Bagaimana proses penyimpanan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Surat keluar juga diarsip nanti kita juga akan membukukan atau

diagendakan. Dibuatkan agenda surat keluar setiap bulan.”

f. Perlengkapan apa saja yang digunakan oleh Universitas Muhammadiyah

Tangerang untuk mengelolaan surat keluar?

Jawab: “Peralatannya ada pulpen, kertas, komputer, printer, stampel,

peralatan ATK seperti itu.”

g. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses surat keluar?

Jawab: “Lama waktu pengurusan surat keluar 2 hari.”

h. Apa saja hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan surat

keluar di Universitas Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Redaksinya kurang lengkap dari fakultas atau biro lain. Pengiriman

surat akan melakukannya siapa, pihak universitas atau fakultas. Surat yang

ditujukan kurang jelas kepada siapa.”

i. Apa saja upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang

dialami dalam pengelolaan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Koordinasi ulang, karena biasanya surat yang mengirimkan office

boy sehingga jika ditanyakan mereka tidak tahu, sehingga kita harus

menanyakan dan konformasi ulang ke lembaga atau biro yang ngonsepkan

surat itu.”

Nama Informan : Novianti Sari, S.E.

Jabatan : Kepala Bagian Kearsipan dan Dokumentasi

Tempat Wawancara : Universitas Muhammadiyah Tangerang

Waktu Wawancara : 24 Juli 2018

1. Adakah pedoman khusus untuk pengurusan surat di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Untuk saat ini belum ada pedomannya. Kita hanya mengikuti

prosesnya dari yang terdahulu”

2. Asas apa yang digunakan dalam pengurusan surat di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Satu pintu. Jadi semua surat masuk atau keluar atas nama universitas

akan masuk kebagian kita dulu.”

3. Bagaimana proses pengurusan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang yang mencakup:

a. Bagaimana proses penerimaan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Semua surat masuk diterima sama saya atau Bu Eti. Lalu kita baca

dulu isi suratnya apa, dari mana, untuk siapa dan tentang apa.”

b. Bagaimana proses penyortiran dan pencatatan surat masuk di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Lalu informasi tentang suratnya dicatat di kartu disposisi lalu di

serahkan ke rektor atau bagian yang bersangkutan sekalian sama kartu

disposisinya. Nanti setelah dari rektor baru tahu disposisinya ke bagian apa.

Setelah itu surat dikopi dan disimpan disini dengan satu kartu disposisinya.

Tapi surat yang asli dan kartu disposisinya yang satu lagi diserahkan ke biro

atau orang yang bersangkutan. Data surat masuk biasanya dicatat di dalam

buku agenda, lalu nanti setiap satu minggu akan diinput ke komputer.”

c. Bagaimana proses pendistribusian surat masuk di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Kartu disposisinya sama suratnya dikirim ke bagian yang

bersangkutan. Biasanya dikirim sama kita langsung atau OB.”

d. Bagaimana proses penyimpanan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Misalkan surat masuk, kita disposisi, setelah kita disposisi kita

salurkan ke seperti yang ada didisposisi itu. Udah kita salurkan kita bagi 2

yang asli dan fotokopi. Yang asli kita salurkan yang fotokopi kita simpan.

Biasanya 1 tahun akademik kita tutup dan kita jilid. Lalu kita simpan di

lemari-lemari arsip. Setelah lima tahun berjalan atau lima tahun akademik

barulah kita keluarkan dan kita musnahkan. Dengan dibuatkan BAP dan

disaksikan oleh bagian kita saja. Kenapa kita memutuskan untuk

memusnahan itu lima tahun. Itu karena memang bertahannya kertas memang

selama itu saja. Namun kita kan juga tetap simpan data agendanya di

komputer. Aturan khusus untuk menyimpan arsip atau klasifikasi itu tidak

ada. Tapi untuk mempermudah disini diurutkan bersarkan surat ke rektor,

surat ke wakil rektor, surat tugas, surat keputusan. Tapi untuk dari pihak luar

diurutkan berdasarkan surat dari pemerintah kota, pemerintah daerah,

Pimpinan Pusat Muhammadiyah dan juga dari fakultas-fakultas sendiri.”

4. Bagaimana proses pengurusan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang yang mencakup:

a. Bagaimana proses pembuatan konsep (draf) surat keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Kalau surat keputusan biasanya saya yang buat konsepnya. Tapi

kalau dari biro ya masing-masing.”

b. Bagaimana langkah-langkah atau proses persetujuan konsep surat keluar,

penomoran dan penandatangan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Biasanya surat disini dicek lagi, dikasih nomor surat, baru dicatat

dan diserahkan ke rektor untuk dikasih tanda tangan dan stampel lagi kesini.”

c. Bagaimana proses pencatatan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Dicatatnya di komputer.”

d. Bagaimana proses pendistribusian surat keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Dikirim langsung ke masing-masing biro, kalau keluar dikirim lewat

jasa pengiriman.”

e. Bagaimana proses penyimpanan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Jadi surat yang telah dikopi tadi akan disimpan bersama kartu

penerus disposisi untuk tanda bukti surat sudah dikirim, kalau surat itu hanya

dibagian internal. Tapi kalau untuk pihak luar biasanya tanda terimanya ada

bukti dari jasa pengirimannya.”

5. Perlengkapan apa saja yang digunakan oleh Universitas Muhammadiyah

Tangerang untuk mengelolaan surat?

Jawab: “Ada komputer, printer, ATK, buku agenda, kartu disposisi dan buat

simpan surat ada map-map, amplop dan macam-macam.”

6. Apa saja hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan pengurusan surat di

Universitas Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Untuk surat masuk hambatannya biasanya lama untuk didisposisikan.

Untuk surat keluar biasanya salah penulisan konsepnya.”

7. Apa saja upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yang dialami

dalam pengurusan di Universitas Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Untuk surat masuk biasanya jika tidak ada rektor akan ditangguhkan

ke wakil rektor yang ada ditempat dan berkaitan dengan perihal surat. Untuk

surat keluar yang salah dikonsepnya, jika memang bisa akan diperbaiki disini,

tapi jika sulit akan dikembalikan ke bagian yang membuat surat dengan

dijelaskan kesalahannya.”

Nama Informan : Eti Sayeti, S.Pd.

Jabatan : Staf Bagian Humas Protokoler

Tempat Wawancara : Universitas Muhammadiyah Tangerang

Waktu Wawancara : 06 Agustus 2018

1. Adakah pedoman khusus untuk pengurusan surat di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Saat ini sih belum ada peraturan yang khusus dibuat, hanya berdasarkan

standar biasa aja.”

2. Asas apa yang digunakan dalam pengurusan surat di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Sentral atau pusat kali ya, semua surat masuk dan keluar di UMT

melewati dan dikelola dulu di bagian humas prokoler, lalu baru didisposisikan.”

3. Bagaimana proses pengurusan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang yang mencakup:

a. Bagaimana proses penerimaan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Surat diterima oleh bagian kita lalu dibuka dan baca ditujukan

kepada siapa.”

b. Bagaimana proses penyortiran surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Jika ditujukan ke rektor akan dibuatkan kartu disposisi. Tapi

biasanya disini semua surat ditujukan ke rektor. Jadi dibuatkan kartu disposisi

semua.”

c. Bagaimana proses pencatatan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Dicatat semua identitas suratnya di komputer dan di kartu disposisi.”

d. Bagaimana proses pendistribusian surat masuk di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Setelah dapat disposisi dari rektor lalu surat dikopi dan

didistribusikan ke biro yang disposisikan oleh rektor. Sekalian juga dengan

kartu disposisinya.”

e. Bagaimana proses pengelolaan surat masuk di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Surat dipisahkan dan dikelompokkan/direkap setiap satu minggu

sekali. Dicatat dengan format buku agenda yang ada di word. Isinya seperti

surat masuk tanggal berapa, darimana, keteranganya seperti apa, sudah

didisposisikan ke siapa.”

4. Bagaimana proses pengurusan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang yang mencakup:

a. Bagaimana proses pembuatan konsep (draf) surat keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Surat dibuat sama masing-masing biro. Nanti suratnya disini akan

dicek lagi, dikasih nomor, baru diserahkan ke rektor untuk disetujui.”

b. Bagaimana langkah-langkah atau proses persetujuan konsep surat keluar,

penomoran dan penandatangan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Setelah surat itu ditandatangani oleh rektor surat distempel. Lalu

surat dikopi satu untuk arsip dan surat asli akan didistribusikan. Namun jika

atas nama rektor surat yang telah ditandatangani masuk ke bagian humas

protokoler untuk distempel, tapi kalau tidak distempelnya oleh masing-

masing bagian. Lalu surat dikopi satu untuk arsip dan surat asli akan

didistribusikan.”

c. Bagaimana proses pencatatan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Sebelum masuk ke rektor suratnya dicatat dulu kartu penerus

disposisi dan kalau sudah ditandatangani baru dicatat dikomputer.”

d. Bagaimana proses pendistribusian surat keluar di Universitas

Muhammadiyah Tangerang?

Jawab: “Lewat office boy kalau masih di lingkungan universitas, tapi kalau

ke instansi luar dikirim lewat jasa pengiriman oleh bagian kita atau juga bisa

sama bagian yang tadi bikin konsep surat itu.”

e. Bagaimana proses penyimpanan surat keluar di Universitas Muhammadiyah

Tangerang?

Jawab: “Disimpan di folder yang sudah di tulis perihal atau asal surat. Kalau

SK ditaruh di folder SK, kalo surat rektor ditaruh di folder rektor. Nanti kalau

sudah 1 tahun akademik lalu dikumpulkan buat dijilid.”

Lampiran 4

Lembar Observasi

No. Tanggal Lokasi

Pengamatan Hasil Pengamatan

1. 4 April 2018 Bagian Humas

Protokoler di

Universitas

Muhammadiyah

Tangerang

Peneliti melakukan pengamatan kepada

SDM yang bertugas melakukan

pengurusan surat di Universitas

Muhammadiyah Tangerang. Sehingga

diketahui bahwa bagian yang diberikan

tanggung jawab untuk mengurus surat

adalah bagian humas protokoler yang

berjumlah 3 orang, dan bukan berlatar

belakang pendidikan kearsipan atau

administrasi, namun sudah pernah

mengikuti pelatihan atau seminar dan

juga kemampuan dan pengalaman yang

mumpuni.

2. 21 Mei 2018 Bagian Humas

Protokoler di

Universitas

Muhammadiyah

Tangerang

Peneliti melakukan pengamatan kepada

sistem yang digunakan dalam

pengurusan surat masuk dan keluar

serta proses penyimpanan surat.

Sehingga dapat diketahui bahwa sistem

yang digunakan untuk pengurusan

surat masuk dan keluar adalah sistem

sentralisasi atau satu pintu. Namun

mereka belum memiliki pedoman atau

peraturan untuk pengurusan surat serta

penyimpanan suratnya.

3. 26 Juni 2018 Bagian Humas

Protokoler di

Universitas

Muhammadiyah

Tangerang

Peneliti melakukan pengamatan

terhadap fasilitas yang digunakan

dalam pengurusan surat dan

penyimpanan surat. Sehingga dapat

terlihat bahwa fasilitas yang digunakan

masih sederhana dan mereka belum

memiliki unit kearsipan. Fasilitas yang

dimiliki yaitu; lemari kayu, lemari

logam box file, ordner, map snelhecter,

kotak, dan stopmap folio.

Lampiran 5

Kartu Penerus Disposisi

Lampiran 6

Buku Agenda

Lampiran 7

Perlengkapan Pengurusan Surat

Lampiran 8

Dokumentasi Wawancara

Lampiran 9

Usulan Perlengkapan Pengurusan Surat

a. Folder (map)

b. Guide (Panduan)

c. Tickler-File (Berkas Pengingat)

d. Vertical Filling Cabinet

e. Box (Kotak)

f. Filing Cabinet

g. Open-Shelf file (Lemari Terbuka)

BIODATA PENULIS

INE DAMAYANTI. Lahir di Kota Tangerang, 07

September 1996. Anak pertama dari dua besaudara

pasangan Bapak Sukari Effendi, S.E., dan Ibu Marsidah

S.H. Ia memulai memulai pendidikan sekolah dasar di

SDI Al-Hasanah Ciledug, Kota Tangerang pada tahun

2002 dan diselesaikan pada tahun 2008, kemudian

melanjutkan ke sekolah menengah pertama di SMPN 24

Kota Tangerang pada tahun 2008 dan diselesaikan pada

tahun 2011, lalu melanjutkan sekolah menengah atas di SMA Muhammadiyah 2

Cipondoh, Kota Tangerang pada tahun 2011 dan diselesaikan pada tahun 2014.

Pada tahun 2014 peneliti masuk ke Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah

Jakarta dengan mengambil Program Studi Ilmu Perpustakaan di Fakultas Adab dan

Humaniora. Kemudian peneliti telah menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Tangerang pada tahun 2017 dan juga

menyelesaikan Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Cibitung Wetan, Kecamatan

Pamijahan, Kota Bogor pada tahun 2017. Peneliti telah menyelesaikan pendidikan

S1 Ilmu Perpustakaan pada tahun 2018 dengan menyelesaikan skripsi yang berjudul

“Pengurusan Surat (Mail Handling) di Universitas Muhammadiyah Tangerang”.