Pengurusan rekod fail untuk kurikulum

PENGURUSAN REKOD & FAILMohd Jasmi bin JaafarUnit Pengurusan Kualiti, PPD Maran0139492890

Kehendak New Deals (Nazir)2.0 KURIKULUM SUDAH /

ADA BELUM STANDARDISASI CATATAN

2.1 Fail Jawatankuasa Kurikulum Sekolah Berfungsi dan kemaskini 2.2 Jadual Waktu Kelas dan Persendirian (serta

Jadual Waktu Pengetua/ GB/ GPK yang memangku/menjalankan tugas

Berfungsi dan kemaskini

2.3 Rekod Jadual Waktu Ganti Berfungsi dan kemaskini

2.4 Jadual Waktu Penggunaan Bilik Khas Berfungsi dan kemaskini

2.5 Buku Rekod Pengajaran dan Pembelajaran Pengetua/ Guru B esar dan GPK


2.6 Rekod Penghantaran Buku Rekod Pengajaran dan Pembelajaran


2.7 Fail Panitia Mata Pelajaran Berfungsi dan kemaskini

2.8 Fail Peperiksaan Awam (Tiga Tahun Kebelakangan)

Berfungsi dan kemaskini (Folio A)

2.9 Fail Peperiksaan Dalaman Berfungsi dan kemaskini (Folio A)

2.10 Fail Pencerapan P & P Berfungsi dan kemaskini

2.11 Fail Semakan Buku Latihan Murid (oleh pihak pengurusan sekolah)


2.12 Fail Perkembangan Staf (LDAP) Berfungsi dan kemaskini

2.13 Dokumen berkaitan Program Peningkatan Akademik

Berfungsi dan kemaskini (Folio B)

2.14 Fail Pusat Sumber Sekolah Berfungsi dan kemaskini

2.15 Rekod Perlaksanaan Nilam Berfungsi dan kemaskini

Pengurusan kita?

Fail-fail lama masih ada dan belum diambil tindakan pelupusan

APA ITU PENGURUSAN REKOD

• Kawalan secara efisyen dan sismatik ke atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod

• Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi

KON

SEP

PEN

GU

RUSA

N

REKO

D

Definisi Pengurusan Rekod-rekod

Kitaran Hayat Rekod

Sifat Rekod

Difinisi Rekod AwamRekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan…….

Akta Arkib Negara 2003

Pengujudan Penghasilan / Penerimaan Rekod Agihan

Penguna Dalaman, Pengunaan Luaran

Penggunaan

Penyelenggaraan Simpan / Kesan / Pelihara

Pelupusan Pemindahan, Musnah atau simpan di jabatan

Kitaran Hayat Rekod

CONTOH KULIT FAIL12

2.5 cm

2.5 cm

20

PEMBUKAAN KULIT FAILFAIL DI BUKA ATAS SEBAB-SEBAB BERIKUT:1. Fail yang diperlukan belum ada.

2. Fail asal ditutup bersambung pada kulit fail jilid baharu3. Fail asal tidak dapat dikesan

4. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baharu Sambung.....

Sambungan

5. Perubahan pejabat pentadbiran awam dan

6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi

yang baharu

Perhatian:-Semak dalam Daftar Fail Sekolah dengan teliti sebelum fail baharu dibuka untuk mengelakkan:-

2. Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan berlainan.

1. Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama.

3. Wujud dua fail dengan tajuk yang berlainan tetapi nombor rujukan sama.

Perhatian:-Semak dengan teliti sebelum fail baharu dibuka:-

2. Semak klasifikasi fail bagi menentukan nombor fail dan tajuk fail.

1. Baca dengan cermat isi kandungan surat dan perkara utama dalam surat.

3. Buka kulit fail baru dengan menggunakan jenis kulit fail

yang sesuai.

2.5 cm

2.5 cm

A 2 1 Ada

Ada

Ada

A 4 25C 4 9

CEB4036.500-1/1/1

CEB4036.500-1/1/1

CEB4036.500-1/1/1

CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara

Kertas-kertas yangberhubung

Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.

500-1/1 Penstrukturan Semula

Penyusunan Dan Struktur Organisasi

Pengetua 09/10/14

08/10/14

Catatkan Tarikh

Dokumen/ Surat

Pertama Bukan Tarikh Terima

Catatkan Tarikh

Fail diedarka

n

Catatkan Tarikh

Dokumen/ Surat terakhir apabila fail di tutup

CEB4036.500-1/1/1






Pengetua 29/4/14

28/4/14

Catatkan kepada/ Tarikh

Fail diedarka

n

GPK 1R

30/4/1409/10/14

R - SDP10/5/14

Menfail atau mendaftarkan

dokumen ke dalam fail dan penulisan minit

DITERIMA

PADA09/10/1

4

Cop terima hendaklah

diruang kosong tidak

boleh menindih sebarang

huruf atau perkataan

Sebarang catatan

arahan atau tindakan

tidak boleh ditulis diatas

surat.

Gpk 1Sila ambil tindakan

Daftarkan surat dalam buku daftar penerimaan surat

(Am 10)

DITERIMA

PADA29/04/1

4

Ditebuk lubang

1

Cop bulat dan

nomborkan

Cop terima surat

Surat kpd._____________bth. ______________d/f pd._____________

PPD Jerantut24/4/14

24/4/14Surat kpd._____________bth. ______________d/f pd._____________

Surat drd._____________bth. ______________d/f pd._____________

Surat drp._____________bth. ______________d/f pd._____________

PPD Jerantut 24/4/1424/4/14

11

1

1

2

2

Contoh menulis minit

(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L

Kertas Minit No. Helaian No.

Rajah 2.4.1: Contoh Kertas MinitCEB4036.500-1/1/1 1

Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14

1


Kertas

Minit

Kulit Fail

Kertas Minit No. Helaian No.CEB4036.500-1/1/1 1

Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14

DITERIMA PADA

29/04/14

Surat

Nomborkan Kandungan Surat dibulatkan

11

Cop terima


Kertas Minit No. Helaian No.

Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit

CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14

1

Surat kpd. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14

2

GPK (Pentadbiran) Sila ambil tindakan

Pengetua 29/4/14

Tindakan telah diambi/selesai

GPK (Pentadbiran) 30/4/14

KAD PERGERAKAN

FAIL

CEB4036.500-1/1/1






Pengetua 29/4/14

28/4/14

Catatkan dihantar kepada/

Tarikh Fail dihantar

GPK 1R

30/4/142/5/14

R - SDP10/5/14

CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula


PO/PTPengetua GPK 1RR - SDP10/5/14

29/4/1430/4/142/5/14

PO/PTPO/PT

Simpan dlm perhatian mempunyai tempoh

tertentu

CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula


PO/PTPengetua GPK 1RR - SDP10/5/14

29/4/1430/4/142/5/14

PO/PTPO/PT

Apabila sebuah fail selesai tindakan dan kembali ke Registri Kad Pergerakan Fail ini hendaklah dimasukan kembali ke dalam fail

Format RekodBahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,dokumen,daftar,bahan foto, mikrofilem, filem sinematograh, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.

Akta Arkib Negara 2003

Sifat Rekod• Sahih/Tulin (Authenticity)• Boleh dipercayai (Reliable)• Keutuhan (Intergrity)• Boleh digunakan (Usability)

Faedah Didapati Daripada Pengurusan Rekod Dapat melaksanakan tugas dengan teratur,

efisyen dan berkesan Dapat menawarkan perkhidmatan secara

konsisten dan adil Berupaya membuat dasar dan keputusan yang

tepat dan berkualiti Pengurusan ilmu pengetahuan (Knowledge

Management) dan Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)

Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)

PIAWAIAN PENGURUSAN REKOD Pengurusan Rekod konvensional

mestilah merujuk kepada prosidur operasi yang ditetapkan dalam: Arahan Perbendaharan 150 & 299 Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007 Arahan Keselamatan Surat-surat pekeling Am dan Kewangan

(sambungan……..) Pengurusan rekod elektronik mestilah

mematuhi piawaian dan prosidur yang telah dibangunkan oleh ANM Meliputi dari pewujudan, penggunaan dan

penyelenggaraan dan pelupusan rekod

ISO 15489 -Record Management MS 2223 - Record Management

PERUNDANGAN DAN PIAWAI YANG PERLU DIPATUHIAKTA

PERATURAN

PROSEDUR STANDARD OPERASI

AKTA ARKIB NEGARA 2003 (Akta 629), AKTA RAHASIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986), AKTA

SEKATAN MASA 1953, AKTA AKTIVITI KERAJAAN ELEKTRONIK 2007

ARAHAN KESELAMATAN,ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299,

WARTA KERAJAAN 13 OTKOBER 2008

PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT PEKELILING AM BIL.2/1987-PERATURAN

PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT, SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 3

NOVEMBER 1993-KAEDAH MEMUSNAHKAN REKOD MS 2223-2-2009 Pt 1 & 2

APA TANGGUNGJAWAB ANDA? Mewujud dan menjaga rekod-rekod

jabatan Menyimpan rekod secara sistematik dan

memelihara rekod dengan baik

Mengasingkan rekod yang tidak diperlukan

Dapatkan khidmat konsultansi daripada ANM untuk pengurusan Rekod Jabatan

PENGURUSANKLASIFIKASI FAIL ARKIB NEGARA MALAYSIA

FAIL TERBAHAGI KEPADA1) AM / HOUSE

KEEPING100 200300400500

FAIL TERBAHAGI KEPADA2) FUNGSI /FUNGSIAN

600700800

SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL

100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN

200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN

300 - PENGURUSAN ASET

400 - PENGURUSAN KEWANGAN

500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL

600 - TADBIR URUS SEKOLAH

700 - TADBIR URUS MURID

800 – TADBIR URUS ASRAMA


Perkara berkaitan dengan perundangan, Perhubungan awam, Kerjasama dalam negeri, Kerjasama luar negara, Laporan & perangkaan,


Pengurusan mesyuarat, Kemudahan (fasiliti), Pertubuhan, Penerbitan,

100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN Teknologi maklumat dan

komunikasi, Pengurusan rekod, Pembaharuan

pentadbiran, Piawaian International

Organization for Standardization (ISO),


Pengurusan Pejabat, Majlis / Sambutan/

Perayaan, Pusat sumber /

perpustakaan, Jemputan,


Warisan dan Harta Intelek,

Lembaga Penasihat, Rancangan Malaysia

dan Pilihanraya.

Pengurusan Mesyuarat 100-6

100-6/1/1 Mesyuarat Pengurusan 100-6/1/2 Mesyuarat Guru 100-6/1/3 Mesyuarat Kurikulum 100-6/1/4 Mesyuarat Ko-kurikulum 100-6/1/5 Mesyuarat HEM 100-6/1/6 Mesyuarat Kakitangan 100-6/1/7 Mesyuarat Penyelarasan

Kebersihan/keselamatan sekolah

100-8/1/5 PIBG

100 – 11/2/1 Emel Sekolah 100-11/2/8 e-Operasi 100-11/2/9 e-Tukar 100-11/2/10 e-Pangkat

Pembaharuan Pentadbiran 100-13/1 Piagam Pelanggan 100-13/2 NKRA seperti JK KPI, JK

NKRA, Tawaran Baru (New Deals) 100-13/3 MPK 100-13/4 Fail Meja 100-13/5 Inovasi seperti KMK,

KIK 100-13/6 Kad Perakam Waktu 100-13/8 5S 100-13/10 Pengurusan Risiko

100-15 Pengurusan Pejabat Pelan strategik Pelan Induk Pembangunan Pendidikan Perancangan Operasi Perancangan Taktikal


Perkara berkaitan dengan Perancangan Perolehan

Tanah / Bangunan, Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna

Tanah,


Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan,

Ruang, Keselamatan

Bangunan/ Tanah dan Penyenggaraan.

300 - PENGURUSAN ASET Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan,

300 - PENGURUSAN ASET

Penyelenggaraan, Pelupusan,

Kehilangan dan Hapus kira serta Tadbir urus aset.


Perkara Berkaitan dengan Akaun,

Audit Kewangan, Bank, Bayaran,


Bajet, Waran Peruntukan, Bon, Cek dan elektronik funds

transfer (EFT),


Kumpulan wang disatukan,

Penurunan Kuasa, Perolehan Bekalan,


Perkhidmatan dan Kerja

Pinjaman Kakitangan Awam.


Perkara Berkaitan Perjawatan

dan Perkhidmatan, Cuti, Kompetensi, Peperiksaan Perkhidmatan,


Pengurniaan dan Penghargaan,

Kursus/ Latihan Kerjaya, Bengkel, Perhubungan Pekerja,

500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIAPerancangan Sumber

Manusia dan

Fail-fail Personal (Peribadi).

600 - TADBIR URUS SEKOLAH

Perkara berkaitan dengan Tadbir Urus Sekolah,

Meliputi Dasar, Peraturan, Takwim,

600 - TADBIR URUS SEKOLAH Kurikulum, Peperiksaan, Pemantauan Pengajaran

Dan Pembelajaran (P & P) dan

Naziran.

Pentadbiran600-2 Takwim sekolah

Jadual Waktu Persekolahan, peribadi, anjal, guru ganti

600-3/1 Kurikulum Standard Sekolah Jawatankuasa Panitia (JK Panitia perlu gunakan fail ini untuk tujuan

rasmi seperti surat-menyurat) Fail sokongan boleh diwujudkan mengikut

kehendak Panitia. (sebaiknya Ring-Fail) 600-4 Peperiksaan 600-5 Pemantauan Pengajaran

700 - TADBIR URUS MURID Perkara Berkaitan

dengan Kemasukan, Penempatan,

Pertukaran Aliran, Pertukaran Keluar

dan Masuk Sekolah,

700 - TADBIR URUS MURID Aktiviti Ko-kurikulum, Program Kecemerlangan, Kebajikan, Pemeriksaan Kesihatan, Profil/data Murid, Disiplin dan Kaunseling.

800 – TADBIR URUS ASRAMAPerkara Berkaitan dengan Penginapan, Kemasukan, Pendaftaran, Penyeliaan, Perubatan,

800 – TADBIR URUS ASRAMA Kecemasan, Aktiviti dan Program Asrama.

RUJUKAN Sila rujuk Buku Klasifikasi Fail Sekolah-

sekolah Negeri Pahang.

PADA 30 NOV 2012 SEMUA FAIL TERMASUK FAIL PERIBADI YANG ADA PERLU DITUTUPRujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43)

bertarikh 08 Okt. 2012

ARAHANMULAI 01 DIS 2012, SEMUA URUSAN WAJIB MENGGUNAKAN NOMBOR FAIL BARU.

Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43) bertarikh 08 Okt. 2012

ARAHAN

FAIL BARU DIBUKA APABILA ADA KEPERLUAN

BERBUAT DEMIKIAN

Transformasi Pengurusan rekod dan fail Pengurusan data Pengurusan pejabat/kerja Pengurusan sekolah dan pelajar Pengurusan diri

Terima kasih Sebarang maklumbalas sila rujuk atau

hubungi pengawai kualiti, PPD Maran.

Pengurusan rekod fail untuk kurikulum

Leadership & Management