(A) CONTENT BASEDDefinisi Konsep
Menurut kamus dewan (1997:1318), sumber bermaksud asal, mula,
atau punca. Sonia Blandford (1999:xi) pula menjelaskan, Sumber
ialah alat pembekalan atau sokongan yang dapat membantu pengurus
sekolah mencapai matlamatnya. Peruntukan dan pengurusan sumber
(belanjawan, bahan, masa dan manusia) adalah penting dalam
pengurusan sekolah berkesan dan seharusnya berhubung kait dengan
keperluan murid.
Kewangan bermakna perihal wang ataupun segala sesuatu yang
berkaitan dengan wang. Kewangan ataupun sumber sekolah bermaksud
peruntukan yang diberi oleh Kementerian Pendidikan dan daripada
pungutan yang dibuat oleh sekolah sendiri termasuk derma dari para
dermawan (Omardin Ashaari, 1996:337).
Merujuk Kamus Dewan (1997:274), dasar bermaksud pendirian yang
menjadi asas segala tindakan, polisi, faktor terpenting atau asas
pokok. Belanjawan pula bermaksud butiran ringkas anggaran
pendapatan, dan perbelanjaan. Menurut Parkinson (Sonia Blandford,
1999: 135), belanjawan ialah rancangan untuk masa hadapan, penyata
sumber yang dipadankan dengan hasrat ataupun tujuan, dan agenda
praktikal untuk tindakan.
Sumber Kewangan Sekolah
Seperti yang sudah diterangkan sebelum ini sumber kewangan
sekolah adalah daripada Kumpulan Wang Sekolah. Jenis-jenis kumpulan
wang sekolah dikategorikan kepada tiga kumpulan iaitu kumpulan wang
kerajaan, kumpulan wang asrama dan kumpulan wang SUWA.
PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH
Sekolah ialah institusi masyarakat yang diwujudlkan bagi
memberikan perkhidmatan dalam khususnya pendidikan. Pengetua
bertanggungjawab sebagai pengurus kewangan sekolah perlu memahami
dam mematuhi semua prosedur kewangan di sekolah. Oleh sebab itu,
pengurusan kewangan sekolah adalah satu lagi perkara penting kepada
setiap pengetua di sekolah. Kewangan sebaiknya dilaksanakan
mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian
Pendidikan Malaysia. Pengurusan yang tidak jelas mengikut peraturan
kewangan akan menjejaskan perjalanan sekolah secara keseluruhannya
(Ibrahim Mamat, 2001).
Pengurusan kewangan penting bagi membolehkan pengetua menyelia
kerja-kerja yang melibatkan kewangan sekolah yang dijalankan oleh
staf sokongannya dengan kerjasama guru-guru. Seseorang pengetua
juga mesti ingat bahawa tanggungjawab sebenar dan terakhir dalam
urusan kewangan terletak pada dirinya. Selain itu, sebarang
penyelewengan membawa padah yang besar kepada pengetua
sendiri.GARIS PANDUAN KEWANGAN SEKOLAH
Sekolah ialah sebuah institusi pendidikan yang pentadbiran harta
dan kewangannya adalah tertakluk pada peruntukan yang terdapat di
bawah Akta Pendidikan 1961 dan Accounts & Audit Rules 1962.
(KPM, 1994). Di bawah peruntukan tersebut pihak sekolah dikehendaki
menyimpan akaun-akaun dan rekod-rekod lain yang berkaitan dengannya
dengan sempurna serta menyediakan dan mengemukakan satu penyata
akaun berkenaan tahun kewangan yang baru berlalu kepada pihak audit
tidak lewat daripada 31 Mac pada tiap-tiap tahun.
Seksyen yang berkaitan di bawah Akta Pendidikan berkenaan dengan
perkara ini berbunyi seperti yang berikut, Seseorang pengurus atau
penyelia atau orang lain yang bertanggungjawab terhadap pengurusan
sesebuah institusi pendidikan yang dibantu, harus mempunyai sebab
bagi menyimpan akaun yang sempurna dan rekod rekod lain dalam
bentuk yang diperlukan oleh pihak kementerian untuk semua perkara
kewangan yang berkaitan dengan institusi pendidikan yang dibantu,
dan harus sudah menyediakan dan menyerahkan satu penyata akaun
tahunan kewangan sebelum ini dengan segera tidak lewat daripada 31
Mac pada setiap tahun.
Walau bagaimanapun, mengikut Surat Pekeliling kewangan Bil
4Walau bagaimanapun, mengikut Surat Pekeliling kewangan Bil 4/88
pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata akaun tersebut satu
bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun
berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan membolehkan
pelarasan atau pembetulan di buat pada penyata akaun tersebut
apabila didapati perlu.
KUMPULAN WANG SEKOLAH Kumpulan wang sekolah adalah sejumlah wang
yang dikendalikan oleh pihak sekolah daripada sumber kerajaan atau
bukan kerajaan dan kumpulan wang ini perlu akaunkan mengikut
peraturan-peraturan yang ditetapkan. Kumpulan wang yang terdapat di
sekolah dikategorikan kepada tida kumpulan iaitu Kumpulan Wang
Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA dan Kumpulan Wang Asrama. Tiap-tiap
kumpulan wang ini diselenggarakan secara berasingan yang lazimnya
satu akaun bank akan dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut bagi
menguruskan kira-kira urus niaga yang berlaku. KUMPULAN WANG
KERAJAAN
Kumpulan Wang Kerajaan merupakan semua penerimaan yang diperoleh
daripada bantuan dan pemberian kerajaan. Pemberian ini dibuat dalam
pelbagai bentuk. Sebahagian besar wang disalurkan melalui bantuan
per kapita yang diberi berdasarkan bilangan pelajar. Secara
umumnya, ia digunakan bagi keperluan pengajaran dan pembelajaran
serta penyelenggaraan sekolah secara keseluruhannya. Antara
punca-punca kewangan yang diperakaunkan dalam kumpulan wang
kerajaan termasuklah:1. Bantuan pendidikan (pelajaran /per kapita)
daripada kerajaan.
2. Bantuan biasiswa kerajaan.
3. Bantuan rancangan makanan tambahan / Rancangan Amalan Makanan
dan Pemakanan.
4. Bantuan gotong-royong / modal.
5. Yuran Peperiksaan Kerajaan.
Apa-apa perbelanjaan yang dibuat daripada kumpulan wang ini
hendaklah selaras dengan tujuan sesuatu bantuan atau pemberian.
BANTUAN PENDIDIKAN PELAJARAN ATAU PER KAPITA DARIPADA
KERAJAAN
Bantuan Per Kapita (Per Capita, Grant- PCG) adalah satu bantuan
kewangan yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada
sekolah bertaraf sekolah kerajaan ataupun Sekolah Bantuan Kerajaan.
Ia meliputi PCG mata pelajaran dan PCG bukan mata pelajaran.
Selaras dengan perkembangan dan keperluan semasa dalam sektor
pendidikan masa kini. Berdasarkan kumpulan PCG mata pelajaran,
ianya telah dipecahkan kepada 4 iaitu teras, wajib, tambahan /
bahasa asing dan elektif. Manakala PCG Bukan Mata Pelajaran pula
terbahagi 3 iaitu pusaat sumber sekolah, bimbingan dan kaunseling
serta lain-lain perbelanjaan berulangtahun atau perbelanjaan khas.
(LPBT / LPK) Sekolah, LPBT / LPK Asrama dan PCG bagi aktiviti pra
sekolah.
Peruntukan PCH yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan
pada tahun semasa dan tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG
yang diterima dalam tahun berkenaan yang dibenarkan dibawa ke tahun
hadapan.
JENIS BANTUAN PER KAPITA DAN MAKSUD PERBELANJAAN
1. Bantuan Per Kapita Mata Pelajaran
Bantuan per kapita mata pelajaran bagi teras, wajib, tambahan /
bahasa asing dan elektif yang diterima oleh sekolah hendaklah
dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:
a. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna (termasuk
kertas Braille) bagi pengajaran dan pembelajaran.
b. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape
dan lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan
pembelajaran.
c. Penyelenggaraan peralatan termasuk computer yang digunakan
untuk pengajaran dan pembelajaran.
d. Keceriaan berunsurkan pendidikan seperti taman sains, taman
herba dan lain-lain yang boleh memberikan pengukuhan kepada program
pengajaran dan pembelajaran.
e. Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan
kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti
persekolahan ataupun hari persekolahan.
f. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.
2. Bantuan Per Kapita Bukan Mata Pelajaran a. Pusat Sumber
Sekolah
Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi pusat sumber
sekolah meliputi perbelanjaan bagi perpustakaan dan pusat sumber
pendidikan. Ia hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:
Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan
pengajaran dan pembelajaran.
Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan
lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran.
Penyelenggaraan peralatan termasuk computer yang digunakan untuk
pengajaran dan pembelajaran.
Program berunsurkan pendidikan yang boleh member pengukuhan
kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti
persekolahan ataupun hari persekolahan. Perolehan harta modal
adalah tidak dibenarkan.
Program Pendidikan Khas Integrasi melengkapkan stesen
pembelajaran bagi program pendidikan khas integrasi.
b. Bimbingan dan KaunsellingBantuan per kapita bukan mata
pelajaran bagi Bimbingan dan Kaunseling Sekolah hendaklah
dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:
Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan
lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran.
Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi
pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada
semasa cuti persekolahan ataupun hari persekolahan.
Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk
pengajaran dan pembelajaran.
Bayaran perkhidmatan penceramah luar mengikut kelayakan dalam
peraturan-peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa.
Bayaran sewaan yang berkaitan dengan program bimbingan dan
kaunseling.
Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.
c. LPBT / LPK Sekolah
Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi LPBT / LPK Sekolah
hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:
Bayaran bil telefon, air, elektrik, telegram, setem, interen dan
pembentungan.
Pembaikan kecil sekolah.
Penyelenggaraan perabot dan peralatan dan peralatan kelengkapan
pejabat termasuk komputer.
Perkhidmatan percetakan untuk pengurusan sekolah dan bahan
pengajaran dan pembelajaran.
Perkhidmatan pengiklanan.
Pengangkutan barang-barang.
Pembelian bahan bakar, bahan habis guna dan ubat. Perbelanjaan
bagi keraian yang melibatkan lawatan pihak luar ataupun urusan
rasmi.
Perolehan harta modal tidak melebihi RM 10,000.00 adalah
dibenarkan. Perolehan harta modal melebihi RM 10,000.00 perlu
mendapatkan kelulusan Ketua PTJ. Manakala bagi perolehan komputer,
kelulusan daripada Jawatankuasa Maklumat Pengkomputeran (JMPK)
perlu diperoleh. Bayaran yuran kursus untuk guru-guru dan
kakitangan sekolah.
Perbelanjaan untuk keceriaan / kesihatan murid / keselamatan
sekolah.
Pembaikan kecil peralatan pengajaran dan pembelajaran bagi murid
pendidikan khas dan program pendidikan khas integrasi.
Bayaran balik bagi urusan kecemasan oleh guru / kakitangan
sekolah berdasarkan kelayakan tambang teksi.
Pengangkutan murid dan bayaran insurans untuk murid-murid dan
guru pengiring.
d. LPBT / LPK Asrama
Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi LPBT / LPK Asrama
Sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:
Bayaran bil telefon, air, elektrik, telegram, setem, internet,
dan pembetungan.
Pembaikan kecil sekolah.
Penyelenggaraan perabot dan peralatan kelengkapan pejabat
termasuk komputer.
Perkhidmatan percetakan untuk pengurusan sekolah dan bahan
pengajaran dan pembelajaran.
Perkhidmatan pengiklanan.
Pengangkutan barang-barang.
Pembelian majalah, buku rujukan dan lain-lain yang berkaitan
bagi kegunaan murid di asrama.
Pembelian bahan bakar, bahan habis guna dan ubat. Perbelanjaan
untuk keceriaan, kesihatan dan keselamatan penghuni asrama.
3. Bantuan Per Kapita Pra Sekolah
Bantuan Per Kapita Pra Sekolah hendaklah dibelanjakan bagi
maksud perbelanjaan:
a. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi
pengajaran dan pembelajaran.
b. Penyelenggaraan peralatan permainan dalam dan luar bilik
darjah serta penyelenggaraan komputer dan lain-lain peralatan bagi
pengajaran dan pembelajaran.
c. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape
dan lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan
pembelajaran.
d. Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh member
pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada
semasa cuti persekolahan ataupun hari persekolahan.
e. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.
PROSEDUR TUNTUTAN
Prosedur tuntutan PCG oleh sekolah terbahagi kepada 2 iaitu:
1. Sekolah yang menyelenggarakan Akaun Kumpulan Wang Kerajaan
(semua jenis sekolah di Semenanjung Malaysia dan Sekolah Teknik /
Vokasional, Sekolah Berasrama Penuh serta Sekolah Pendidikan Khas
di Sabah, Sarawak dan Wilayah Persekutuan Labuan). Sekolah ini
perlu mengemukakan tuntutan PCG kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ)
masing-masing yang akan seterusnya mengemukakan kepada Pejabat
Pembayar bagi urusan pembayaran dan mengkreditkan terus ke dalam
Akaun sekolah berkenaan. Sekolah akan mencatatkan jumlah yang
diterima dalam Akaun Kumpulan Wang Kerajaan mengikut kumpulan PCG
yang ditetapkan iaitu teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan
elektif.
2. Sekolah yang tidak menyelenggarakan Akaun Kumpulan Wang
Kerajaan (Bagi sekolah rendah dan menengah di Sabah, Sarawak dan
Wilayah Persekutuan dan Labuan). Bagi sekolah yan bertaraf PTJ,
tuntutan PCG akan disalurkan ke sekolah melalui waran peruntukan
kecil mengikut kadar berdasarkan bilangan murid yang ditetapkan.
Sekolah akan mencatatkan jumlah yang diterima dalam buku vot
mengikut kumpulan PCG yang ditetapkan iaitu teras, wajib, tambahan
/ bahasa asing dan elektif. Bagi sekolah rendah yang tidak bertaraf
PTJ, peruntukan PCG akan disalurkan melalui waran peruntukan kecil
ke PPB / PPD mengikut kadar berdasarkan bilangan enrolmen murid
yang telah ditetapkan.Peruntukan PCG yang diterima oleh sekolah
hendaklah dibelanjakan pada tahun semasa dan tidak melebihi 10%
daripada jumlah asal PCG yang diterima dalam tahun berkenaan yang
dibenarkan dibawa ke tahun hadapan. Tuntutan penyelarasan boleh
dibuat sekali oleh sekolah yang mengalami pertambahan murid
sekurang-kurangnya 5% ataupun 100 orang murid berbanding bilangan
murid pada tarikh asas tuntutan. Tuntutan penyelarasn ini perlu
dikemukakan selewat-lewatnya pada 31 Julai tahun semasa.ASAS
TUNTUTAN
1. Tuntutan PCG ditetapkan sekali setahun.
2. Tuntutan PCG tahun berkenaan adalah berdasarkan bilangan
enrolmen murid pada 1 Oktober tahun sebelumnya.
3. Borang tuntutan PCG tahun berkenaan hendaklah dikemukakan
oleh sekolah kepada PTJ masing-masing selewat-lewatnya pada 30
November tahun sebelumnya.
4. Bagi mata pelajaran elektif di sekolah menengah, tuntutan
adalah berdasarkan bilangan murid yang mengambil setiap mata
pelajaran dalam setiap kumpulan elektif.
5. Bagi sekolah / asrama baru yang dibuka selepas 1 Oktober,
tuntutan hendaklah dibuat berdasarkan bilangan enrolmen murid pada
tarikh sekolah tersebut beroperasi dan peratus tuntutan yang
dibenarkan adalah seperti berikut:Sekolah Beroperasi
Peratus Tuntutan
Januari Mac
100%
April Jun
70%
Julai September
50%
Selepas September
25%
PERATURAN DAN PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAHSelepas sahaja negara
mencapai kemerdekaan, kerajaan telah member peruntukan kepada
sekolah-sekolah berdasarkan kepada peraturan bantuan kewangan
seperti berikut:
1. Schools (Financial Assistance) Regulations, 1958.
2. Schools (Financial Assistance) (Amendment) Regulations,
1960.
3. Schools (Financial Assistance) (Amendment) Regulations,
1961.
4. Education (Grants) Regulation, 1962.
5. Education (Grants) (Amendment) Regulations, 1966.
6. Education (Grants) (Amendment) Regulations, 1968.
7. Education (Grants) (Amendment) Regulations, 1974.
Apabila Akta Pendidikan 1996 dikuatkuasakan pada bulan Januari
1998 dan Akta Pelajaran 1961 dimansuhkan, maka bantuan kewangan ke
sekolah-sekolah tetap diberikan berdasarkan Akta yang baru Bahagian
XI, seksyen 123,
Kecuali setakat yang wang diluluskan atau diperuntukkan bagi
maksud itu oleh Parlimen atau selainnya, tiada apa-apa jua dalam
Akta ini boleh disifatkan sebagai mengenakan apa-apa kewajipan
kepada Menteri untuk menubuhkan dan menyenggarakan suatu institusi
pendidikan dibawah Akta ini atau untuk menyenggarakan keseluruhan
atau sebahagian daripada suatu institusi pendidikan
Dalam seksyen 124 dinyatakan, sumbangan bantuan dan sumbangan
modal hendaklah tertakluk kepada syarat, dsb. Yang ditetapkan.
Menteri mempunyai kuasa menggantung atau membatalkan pembayaran
apa-apa sumbangan kepada mana-mana institusi pendidikan jika
peruntukan di bawah Akta Pendidikan tidak dipatuhi. Selain itu,
Menteri boleh memberikan sama bantuan kewangan ataupun selainnya
berkenaan dengan murid ataupun mana-mana golongan murid di
institusi pendidikan kerajaan ataupun bantuan kerajaan dan bantuan
itu boleh termasuk:
1. Pemberian dermasiswa, biasiswa, pinjaman ataupun bantuan
lain.
2. Penyeliaan tempat tinggal, pengangkutan, buku, dan
perkhidmatan perubatan dan pergigian.
bagi maksud membolehkan murid itu menggunakan sepenuhnya
kemudahan yang tersedia bagi mereka ataupun bagi maksud memperbaiki
kesihatan dan kesejahteraan hidup mereka. PEMBERIAN BANTUAN PER
KAPITAMengikut pekeliling dari Kementerian Pendidikan (Rujukan K.P
1574/17/Jld.15(25) bertarikh 11 Februari 2004), Kementerian
Pendidikan menggariskan peraturan dan tatacara baru dalam pemberian
Bantuan Per Kapita mata pelajaran dan bukan mata pelajaran kepada
sekolah-sekolah.
Bantuan Per Kapita (Per Capita Grant PCG) adalah bantuan
kewangan yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada
sekolah yang bertaraf Sekolah Kerajaan ataupun Sekolah Bantuan
Kerajaan. Ia meliputi PCG mata pelajaran dan PCG bukan mata
pelajaran. Pemberian ini dibuat bagi memastikan pelaksanaan
pengajaran dan pembelajaran di sekolah berjalan dengan lancar.
Mengikut cadangan baru pemberian PCG ini kumpulan PCG mata
pelajaran telah dikurangkan kepada empat iaitu Teras, Wajib,
Tambahan / Bahasa Asing dan Elektif. Manakala, Pusat Sumber
Sekolah, Bimbingan dan Kaunseling serta Lain Perbelanjaan Berulang
Tahun / Lain-lain Perbelanjaan Khas (LPBT / LPK) sekolah. Surat
pekelilingini juga mengambil kira LPBT / LPK Asrama dan PCG bagi
Aktiviti Prasekolah.
KUASA DAN KAWALAN PERBELANJAAN
Untuk memastikan supaya hal-ehwal kewangannya dijalankan dengan
teratur mengikut kehendak Badan Perundangan, Kerajaan, yang
bertindak melalui Perbendaharaan, menjalankan pula pengawalan yang
lebih cermat atas perbelanjaan semua jabatannya dan atas semua
perkara mengenai tatacara kewangan dan perakaunan, termasuk
tatacara bagi memungut, menyimpan dan membayar wang awam dan
tatacara bagi membeli, menyimpan dan melupuskan barang-barang awam.
Oleh itu ketua jabatan, pengetua sekolah dan guru besar serta pihak
Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu memastikan arahan kawalan
perbelanjaan dipatuhi dengan betul supaya sekolah tidak menyalah
guna peruntukan yang diberikan.
GERAN PELANCARAN (LAUNCHING GRANT)
Geran pelancaran ialah peruntukan yang diberikan oleh behagian
Pembangunan, Penswastaan dan Bekalan, Kementerian Pendidikan
Malaysia kepada sekolah-sekolah yang baru beroperasi. Tujuan adalah
bagi membantu pengurusan sekolah memulakan operasi pentadbiran.
Kadar yang diluluskan bergantung pada kategori sekolah.
Merujuk kepada Surat Pekeliling Kewangan Bil.5 Tahun 2002, Asas
Tuntutan bagi sekolah sekolah adalah seperti berikut:1. Tuntutan
Per Capita Grant (PCG) ditetapkan sekali setahun.
2. Tuntutan PCG tahun itu adalah berdasarkan bilangan enrolmen
mulai 1 Oktober tahun sebelumnya.
3. Borang tuntutan PCG tahun itu perlu dikemukakan oleh sekolah
kepada Pusat Tanggung Jawab (PTJ) masing-masing selewat-lewatnya
pada 30 November tahun sebelumnya.
4. Bagi mata pelajaran elektif sekolah menengah, tuntutan adalah
berdasarkan bilangan murid yang mengambil setiap mata pelajaran
dalam setiap kumpulan elektif. Contoh perkiraan kadar PCG yang
layak dituntut bagi mata pelajaran elektif sastera Ikhtisas adalah
seperti berikut:
Mata PelajaranBilangan MuridKadar (RM)Jumlah (RM)
Ekonomi Asas1005.00500.00
Perdagangan505.00250.00
Prinsip Akaun1505.00750.00
Ekonomi Rumahtangga10030.003000.00
Jumlah4004500.00
Bagi sekolah atau asrama baru yang dibuka selepas tarikh 1
Oktober, tuntutan perlu dibuat berdasarkan bilangan enrolmen murid
pada tarikh sekolah itu beroperasi dan peratus tuntutan yang
dibenarkan adalah sepeerti yang berikut:Sekolah BeroperasiPeratus
Tuntutan
Januari Mac100%
April Jun70%
Julai September50%
Selepas September25%
Ketua pusat Bertanggungjawab (PTJ) yang ditetapkan adalah
seperti dalam jadual berikut:
Jenis SekolahKetua PTJ
Sekolah berasrama PenuhPengarah Bahagian Sekolah, Jabatan
Sekolah
Sekolah SukanPengarah Bahagian Sukan, Jabatan Sekolah
Sekolah Menengah Teknik/ VokasionalPengarah Bahagian Pengurusan
Teknik dan Vokasional, Jabatan Pendidikan Teknik
Sekolah Pendidikan KhasPengarah Pendidikan Khas, Jabatan
Pendidikan Khas
Prasekolah, Sekolah Rendah, Sekolah Menengah , Asrama dan
Program Pendidikan Khas Intergrasi di Sekolah Rendah Dan
MenengahPengarah Pendidikan Negeri
TUNTUTAN PENYELARASAN
1. Tuntutan peyelarasan bagi Aktiviti Prasekolah adalah tidak
dibenarkan.
2. Tuntutan penyelarasan boleh dibuat sekali oleh sekolah yang
mengalami pertambahan murid sekurang-kurangnya 5% atau 100 orang
murid berbanding bilangan murid pada tarikh asas tuntutan. Tuntutan
penyelarasan ini perlu di kemukakan selewat-lewatnya pada 31 julai
tahun semasa. 3. Tuntutan perlu menggunakan borang yang ditetapkan.
PINDAH BANTUAN PCG
1. Sekolah yang menyelenggara Akaun Kumpulan Wang Kerajaan
dibenarkan membuat pindahan antara kumpulan bantuan PCG mata
pelajaran sahaja. Lain-lain pindahan adalah tidak dibenarkan
kecuali dengan kelulusan daripada ketua PTJ dengan mengisi boring
pindahan yang ditetapkan. 2. Sekolah yang tidak menyelenggara
Kumpulan Wang Kerajaan hanya dibenarkan membuat pindahan antara
kumpulan bantuan PCG mata pelajaran dan bukan mata pelajaran dengan
kelulusan daripada ketua PTJ dengan mengisi borang yang sama.
3. Sebelum pemindahan bantuan PCG dibuat, pengetua/guru besar
perlu memastikan baki bantuan PCG selepas pemindahan mencukupi bagi
menampung keperluan sehingga akhir tahun. Bantuan PCG yang dipindah
keluar tidak dibenarkan pindah masuk semula ataupun sebaliknya bagi
satu tahun kewangan. Pengetua/guru besar dikehendaki menyelenggara
dan mengemaskinikan rekod buku tunai Akaun Kumpulan Wang Kerajaan
setiap masa. Pengetua/guru besar adalah bertanggungjawab sepenuhnya
bagi memastikan supaya baki pada setiap ruangan mengikut bantuan
dalam Akaun Kumpulan Wang Kerajaan tidak defisit. PERINGATAN
1. Pengetua /guru besar diingatkan supaya memaklumkan kepada
Ketua Bidang dalam mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun
Peringkat Sekolahmengenai jumlah peruntukan PCG yang diterima
supaya perancangan perbelanjaan dapat dilakukan dan peruntukan yang
diberikan dapat dimanfaatkan oleh murid sepenuhnya.
2. Bantuan PCG bagi murid di bawah program Pendidikan Khas
Intergrasi perlu dibuat pada ruang berasingan dalam Akaun Kumpulan
Wang Kerajaan daripada murid biasa. Rekod subsidiari perlu dibuat
pada ruang berasingan dalam Akaun Kumpulan Wang kerajaan daripada
murid biasa. Rekod subsidiari perlu dibuat bagi mengawal peruntukan
yang diberi kepada program itu mengikut kumpulan mata pelajaran dan
bukan mata pelajaran.
3. Begi mata pelajaran elektif, satu lagi rekod subsidiari perlu
disediakan bagi setiap kumpulan mata pelajaran itu (contohnya,
Sains Tulen, Pengajian Islam, Sastera Ikhtisas dan
Kemanusiaan).
4. Semua tuntutan PCG yang tidak dikemukakan dan tidak dibayar
dalam tahun kewangan itu luput dan tidak boleh dituntut dalam tahun
berikutnya.
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN SEKOLAH
Sebagai institusi pendidikan, pentadbiran harta dan kewangan
sekolah tertakluk kepada peruntukan yang terdapat dalam Peraturan
Peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 yang dikeluarkan
dibawah Akta Pendidikan 1996. Bawah seksyen 130 Akta Pendidikan
1996 dinyatakan pada subseksyen 2, Menteri boleh membuat peraturan
peraturan bagi atau berkenaan dengan semua atau mana-mana perkara
yang berikut:
(m) penyimpanan buku akaun dan pengauditan akaun institusi
pendidikan yang menerima sumbangan.
Pihak sekolah dikehendaki menyelengaraan dan menyimpan
akaun-akaun dan rekod-rekod dengan sempurna serta menyediakan dan
mengemukakan satu penyata akaun mengenai tahun kewangan yang baru
berlalu kepada pihak audit tidak lewat daripada 31 Mac setiap
tahun.
TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH
Pengurus sekolah perlu bertanggungjawab bagi
a) Penyediaan penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31
Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima
umum; dan
b) Pengemukaan penyata kewangan itu kepada Ketua Pusat
Tanggungjawab yang kemudiannya perlu mengemukakan penyata kewangan
tahunan itu kepada Bahagian Audit tidak lewat daripada 31 Mac tahun
yang berikutnya.Akan tetapi mengikut Surat Pekeliling Kewangan
Kementerian Pendidikan Bil. 4/88, pihak sekolah dikehendaki
mengemukakan penyata akaun itu sebulan lebih awal iaitu pada 28
Februari ataupun 29 Februari tahun berikutnya. Ini bertujuan
membolehkan penyelarasan atau pembetulan dibuat pada penyata akaun
itu jika didapati perlu.
Kewajipan pengurus sekolah memberikan jawapan atas apa-apa
laporan atau pertanyaan audit
Pengurus sekolah perlu memberikan jawapan atas apa-apa laporan
atau pertanyaan audit yang dibuat oleh juruaudit dalam tempoh tiga
bulan daripada tarikh laporan atau pertanyaan audit itu.
PENALTISeseorang yang melanggar peraturan-peraturan ini
melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda
tidak melebihi lima ribu ringgit atau dipenjara selama tempoh tidak
melebihi tiga bulan atau kedua-duanya. REKOD KEWANGAN
Rekod kewangan yang penting mengikut peraturan 3 dalam Akta
Pendidikan 1996 adalah seperti berikut:
1. Buku tunai
2. Resit pelajar
3. Resit pejabat
4. Penyata bank
5. Penyata penyesuaian bank
6. Daftar kutipan harian
7. Daftar bil
8. Buku tunai runcit
9. Jadual kedatangan murid
10. Daftar penghuni asrama
11. Buku cek sekolah
12. Daftar stok buku resit
13. Daftar aset dan inventori
14. Baucar
15. Baucar kecil
16. Pesanan tempatan
Penyata kewangan dan belanjawan tahunan sekolah
Penyata sekolah merupakan penyata yang menunjukkan kedudukan
kewangan untuk sesuatu tahun berakhir pada 31 Disember bagi
tiap-tiap kumpulan wang yang diselenggarakan oleh sekolah. Penyata
kewangan mengandungi penyata-penyata berikut:
1. Penyata pendapatan dan perbelanjaan
2. Penyata penerimaan dan pembayaran
3. Lembaran imbangan
4. Nota-nota akaun
Pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata kewangan tahunan
sekolah pada pihak audit sekolah selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun
berikutnya. Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki
mengemukakan penyata kewangan sekolah pada ataupun sebelum 28
Februari kepada pihak audit supaya pihak sekolah mempunyai tempoh
satu bulan sehingga 31 Mac bagi membuat pemmbetulan sekiranya ada,
di mana-mana yang perlu. (Perkeliling Kewangan Bil. 4/88)
Anggaran Belanjawan Tahunan
Terdapat 2 tugas utama seseorang pengetua atau guru besar yang
berkaitan dengan belanjawan tahunan ini.
1. Menyediakan maklumat yang tepat dengan mengisi borang
tuntutan Bantuan Per Kapita Kerajaan bagi mendapatkan
peruntukan.
2. Menyediakan anggaran perbelanjaan sebenar sekolah setelah
peruntukan diperoleh.
Penyata penerimaan dan pembayaran
1. Penyata ini menunjukkan jumlah penerimaan sebenar yang telah
diterima dan juga jumlah sebenar yang telah dibayar dalam tempoh
tahun kewangan yang berkenaan serta kedudukan baki wang yang ada
dalam bank pada akhir tahun.
2. Penyata ini menunjukkan satu ringkasan penerimaan dan bayaran
daripada buku tunai dengan mengambil baki wang dalam bank pada awal
tahun dan dicampurkan jumlah penerimaan serta ditolak jumlah
bayaran bagi mendapatkan baki wang dalam bank pada akhir tahun.
Penyata pendapatan dan perbelanjaan
1. Penyata ini menunjukkan jumlah semua penerimaan yang
sepatutnya diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya
dibayar pada tahun berkenaan. Ianya turut memaparkan kelebihan
ataupun kekurangan pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun
berkenaan.
2. Penyata ini disediakan mengikut asas akruan iaitu segala
penerimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima dan
segala pembayaran yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum
dibayar pada akhir tahun perlu diambil kira.
Lembaran imbangan
Lembaran Imbangan ialah laporan berkenaan kedudukan kewangan
sesebuah sekolah pada suatu masa tertentu. Penyata ini menunjukkan
jumlah aset, liabiliti dan baki kumpulan wang terkumpul pada 31
Disember tahun yang dilaporkan.
Nota-nota Akaun
Nota-nota ini memberikan maklumat lanjut bagi amaun-amaun yang
terdapat dalam penyata Kewangan Tahunan Sekolah.
BANTUAN PER KAPITA
Kementerian Pelajaran Malaysia berhasrat mengurangkan kerenah
birokrasi dalam menyalurkan bantuan ke sekolah-sekolah. Oleh itu
bantuan disalurkan terus ke sekolah-sekolah tanpa melalui jabatan
pelajaran negeri ataupun pejabat pelajaran daerah. Sekolah-sekolah
ini dikategorikan sebagai Pusat Tanggungjawab Peruntukan. Projek
ini hanya melibatkan 1005 buah sekolah sahaja buat masa ini, dan ia
ditambahkan lagi pada masa yang akan datang.
JADUAL(B) APPLIED KNOWLEDGEMASALAH-MASALAH DALAM PENGURUSAN
KEWANGAN SEKOLAH
1. Pungutan duit yuran yang tergendala akibat kelewatan ibu bapa
murid menjelaskannya. Malahan ada sesetengahnya yang langsung tidak
membuat bayaran. Guru kelas harus memainkan peranan bagi
menyelesaikan masalah ini dengan sentiasa mengingatkan berkenaan
duit yuran yang perlu dijelaskan kepada murid yang belum
menjelaskannya.
2. Perbelanjaan yang kadang-kala melebihi pendapatan. Hal ini
terjadi kerana belanjawan yang dicadangkan tidak betul dan ada
kalanya perbelanjaan yang tidak lengkap juga turut menyebabkan
perbelanjaan melebihi pendapatan.3. Membuat bayaran pada barangan
yang tinggi harganya. Kebiasaaannya penggunaan Local Order
menyebabkan pihak sekolah terpaksa membayar dengan harga yang agak
tinggi kerana belian secara hutang.
4. Pembelian yang tidak mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
Hal ini biasanya melibatkan pembelian alatan sukan.
5. Jawatan Setiausaha Kewangan Sekolah tidak diberikan kepada
kerani kewangan yang tahu berkenaan akaun. Hal ini menimbulkan
masalah kerana kebanyakan pengetua dan guru-guru tidak mengetahui
dalam mengemaskinikan rekod-rekod yang berkaitan dengan kewangan
sekolah.
6. Rekod tidak dikemaskinikan. Hal ini akan mengakibatkan
perbelanjaaan melebihi pendapatan yang berlaku tanpa disedari. Ada
kalanya pembayaran dibuat tetapi barangan tersebut didapati tidak
wujud.7. Ketua Bidang / Panitia memohon bagi membeli sesuatu
barangan tanpa mengikut kehendak ahli-ahlinya. Hal ini akan
menyebabkan pembaziran kerana barangan yang dibeli tidak digunakan
dan ada kalanya berlaku pertindihan dalam pembelian sesuatu
barang.
8. Penerimaan wang sama ada Bantuan Per Kapita Kerajaan atau
Wang SUWA yang lamabt dimasukkan ke bank. Hal ini akan menyebabkan
pihak sekolah tidak dapat membuiat pembelian dan terpaksa
menghadapi bayaran tertunggak.
TINDAKAN PENGETUA SEKOLAHTindakan yang boleh diambil oleh
pengetua bagi memantapkan lagi pengurusan kewangan sekolah.
1. Mengenal pasti aktiviti utama pengurusan kewangan:
- Merancang perolehan sumber atau peruntukan kewangan.
- Mengagih sumber atau peruntukan kewangan dengan betul.
- Menggunakan sumber atau peruntukan kewangan dengan baik.
- Mengawal, mengesan aliran perbelanjaan dan perolehan.
2. Mengenal pasti aktiviti utama yang berisiko tinggi serta
terdedah kepada peluang dan permasalahan:
- Kerugian kewangan hasil perbelanjaan.- Penghakisan
keyakinan.
- Pembuangan masa.
- Pembaziran tenaga manusia.
- Kelewatan.
3. Kawal selia dengan rapi proses perjalanan aktiviti utama:-
Mengenal pasti proses kerja atau prosedur kerja berisiko tinggi.-
Mengenal pasti masalah yang mungkin berlaku sekiranya prosedur
kerja tidak dikawal selia.
- Kesan dan impak negatif ke atas organisasi sekiranya kelemahan
tidak dikenal pasti dan tidak diatasi.
- Menilai sistem kawalan dalaman sama ada berupaya ataupun tidak
bagi meminimumkan risiko.
4. Amalkan nilai-nilai teras pengurusan. Antaranya adalah telus,
adil, bijaksana, amanah dan jujur, serta bersyukur.
5. Biasakan diri dengan soalan yang berkait dengan pengurusan
seperti:
- Apakah masalah yang mungkin timbul?- Apakah prosedur kerja
yang mudah terjejas?
- Kenapa masalah boleh berlaku?
- Apakah akibat buruk jika masalah timbul?
- Mungkinkah masalah-masalah berlaku?
Masalah-masalah Dalam Pengurusan Kewangan Sekolah
1. Pungutan duit yuran yang tergendala akibat kelewatan ibu bapa
murid menjelaskannya. Malahan ada sesetengahnya yang langsung tidak
membuat bayaran. Guru kelas harus memainkan peranan bagi
menyelesaikan masalah ini dengan sentiasa mengingatkan berkenaan
duit yuran yang perlu dijelaskan kepada murid yang belum
menjelaskannya.
2. Perbelanjaan yang kadang-kala melebihi pendapatan. Hal ini
terjadi kerana belanjawan yang dicadangkan tidak betul dan ada
kalanya perbelanjaan tidak ikut belanjawan. Di samping itu rekod
pembelian yang tidak lengkap juga turut menyebabkan perbelanjaan
melebihi pendapatan.
3. Membuat bayaran pada brangan yang tinggi harganya.
Kebiasaannya penggunaan Local Order menyebabkan pihak sekolah
terpaksa membayar dengan harga yang agak tinggi kerana belian
secara hutang.
4. Pembelian yang tidak mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
Hal ini biasanyamelibatkan pembelian alatan sukan.
5. Jawatan Setiausaha Kewangan Sekolah tidak diberikan kepada
kerani kewangan yang tahu berkenaan akaun. Hal ini menimbulkan
masalah kerana kebanyakan Pengetua dan guru-guru tidak mengetahui
dalam mengemaskinikan rekod-rekod yang berkaitan dengan kewangan
sekolah.
6. Rekod tidak dikemaskinikan. Hal ini akan mengakibatkan
perbelanjaan melebihi pendapatan yang berlaku tanpa disedari. Ada
kalanya pembayaran dibuat tetapi barangan tersebut didapati tidak
wujud.
7. Ketua Bidang/Panitia memohon bagi membeli sesuatu barangan
tanpa mengikut kehendak ahli-ahlinya. Hal ini akan menyebabkan
pembaziran kerana barangan yang dibeli tidak digunakan dan ada
kalanya berlaku pertindihan dalam pembelian sesuatu barang.
8. Penerimaan wang sama ada Bantuan Per kapita Kerajaan atau
Wang Suwa yang lambat dimasukkan ke bank. Hal ini akan menyebabkan
pihak sekolah tidak dapat membuat pembelian dan terpaksa menghadapi
bayaran tertunggak.
Masalah Sumber Dan Belanjawan sekolah
Setiap tahun Kementerian Pendidikan mengadakan perbelanjaan yang
tinggi bagi mendidik pelajar-pelajar di sekolah-sekolah kerajaan
bagi mempertingkatkan mutu pelajaran dan pendidikan. Bagaimanapun,
sebahagian daripada pemberian peruntukan yang besar itu tidak
diuruskan dengan baik kerana terdapatnya pembaziran di sesetengah
sekolah.
Pengetua sekolah emainkan peranan penting dalam menguruskan
kewangan sekolah. Faktor peribadi pengetua seperti kemahiran,
kepimpinan dan sikap pengetua itu sendiri mempunyai perkaitan yang
rapat bagi menjayakan pengurusan kewangan sesebuah sekolah itu.
Mengikut sistem Kementerian Pendidikan Malaysia, pengetua selaku
pentadbir sekolah adalah bertanggungjawab penuh bagi merancang,
mengurus, mengawal dan dalam menentukan pengurusan kewangan di
sekolahnya dengan cekap dan berkesan. Pengetua dikehendaki mengkaji
dan mematuhi segala prosedur kewangan bagi menentukan kelicinan
pengurusan kewangan sekolah. Oleh yang demikian, pengetahuan dalam
ilmu menyimpan kira-kira perlu bagi membolehkan pengetua membuat
perancangan kewangan di samping menyelia kerja-kerja perkeranian
dengan berkesan.
Masalah-masalah sumber
Sistem pelantikan pengetua tidak berdasarkan latihan dan
kepakaran, dan dilantik tidak diberikan kursus, tetapi belajar
mentadbir secara cuba jaya. Maka dalam keadaan sedemikian, pengetua
banyak bergantung kepada kerani yang berpengalaman dalam hal-hal
berkaitan dengan pengurusan kewangan di sekolah. Menurut Zaidatol
Akmaliah (1990;55), bagi sekolah-sekolah yang kecil yang masih
tiada kerani, keadaannya lebih menyulitkan. Keadaan yang kurang
memuaskan juga berpunca daripada kurangnya kawalan dan bimbingan
pihak jabatan Pendidikan. Perkara ini bukan disengajakan tetapi
kerana kekurangan tenaga pengawai yang berkebolehan. Jadi,
kelemahan-kelemahan dalam pengurusan kewangan berlaku di
sekolah.
Oleh sebab pengetua kurang pengalaman, maka terdapat
sekolah-ekolah yang tidak menyediakan belanjawan sekolah. Pengetua
tidak merancang terlebih dahulu tentang sumber-sumber pendapatan
dan keperluan-keperluan perbelanjaan. Perbelanjaan tanpa
perancangan menyebabkan wang bantuan untuk sesuatu mata pelajaran
tertentu disalurkan untuk tujuan lain.
Menurut Zaidatol Akmaliah (1990:56-57) selain daripada
faktor-faktor di atas, kelemahan-kelemahan dalam pengurusan
kewangan atau sumber juga berlaku kerana kekurangan kawalan yang
sempurna dalam aspek-aspek berikut:
Pembelian
1. Pembelian alatan dibuat tanpa menggunakan borang-borang
pesanan. Terdapat pengetua yang mengambil barang-barang dahulu
daripada pembekal dan pesanan dibuat kemudian.
2. Pengetua membeli dan membayar terlebih dahulu dengan wangnya
sendiri dan menuntut daripada sekolah kemudian.
3. Pengetua dan guru kanan membeli sesuatu alatan kerana
dipengaruhi oleh jurujual yang datang ke sekolah dengan
tawaran-tawaran tertentu.
4. Pengetua membeli alatan yang nilainya melebihi $500.00 setiap
unit tanpa mendapatkan sebut harga ataupun kelulusan daripada pihak
jabatan Pendidikan Negeri.
5. Borang-borang pesanan tempatan dikeluarkan pada akhir tahun
sahaja untuk tujuan pengauditan. Ini melanggar peraturan yang
ditetapkan.
Pembayaran
1. Bayaran dibuat tanpa baucar dan dokumen-dokumen sokongan bagi
membuktikan ketepatan harga.
2. Pembayaran dibuat lebih daripada sekali kerana pihak sekolah
menerima invois ulangan.
3. Cek-cek tidak rapat ke kiri sama ada perkataan ataupun angka.
Ini membolehkan tambahan dibuat selepas cek ditandatangani.
Pungutan dan Penyimpanan Wang di Bank
1. Kutipan yuran dilakukan tetapi resit tidak dikeluarkan.
2. Kutipan yuran khas, sewa kantin, sewa kedai buku tidak
dikutip pada masa yang ditetapkan . ini engakkibatkan kehilangan
apabila pelajar berkenaan meninggalkan sekolah ataupun berlakunya
pertukaran pengusaha kantin/kedai buku.
Buku-buku Akaun
1. Buku-buku akaun tidak dicatatkan dengan kemas kini. Ini
berlaku di banyak sekolah.
2. Pengetua tidak memeriksa buku-buku akaun yang diselenggarakan
oleh kerani sekolah.
Potongan
Potongan dibuat daripada gaji guru/kakitangan sekolah untuk
tujuan pembayaran cukai pendapatan, perumahan, KWSP, koperasi guru
dan sebagainya, tetapi potongan-potongan itu tidak dihantar ke
jabatan-jabatan yang berkenaan.
Penyelenggaraan Stok
1. Buku-buku stok tidak diselenggarakan dengan kemas kini.
2. Prosedur menerima dan mengeluarkan alatan tidak dipatuhi.
Selain itu, masalah-masalah lain seperti yang dinyatakan oleh
Abdullah Sani Bin Yahaya (1995:19), adalah seperti berikut:
Kes-kes pembaziran dan penyelewengan di kalangan pengurus
khasnya di sekolah rendah. Tambahan lagi keupayaan dan corak
pengurusan guru besar tidak berubah dan tidak mencapi tahap yang
diharapkan. Dengan kata lain mereka tidak mengaplikasikan kurikulum
kursus dengan tugasan harian.
Di samping itu, masalah antara sekolah kecil dan sekolah besar
yang berbelanja sama banyak dalam menguruskan sesuatu hal, seperti
membeli minyak enjin rumput. Sekolah kecil akan menghadapi masalah
kerana kekurangan sumber kewangan. Bagi dana SUWA, masalah timbul
apabila terdapat perbezaan sosioekonomi pelajar. Hal ini akan
menjejaskan kutipan yuran.
Berbalik pada peranan pengurus, terdapat pengurus yang boros,
iaitu berbelanja tidak mengikut tujuan sesuatu bantuan dan tidak
membuat perancangan. Malah terdapat guru besar atau pengetua yang
menganggap mengurus kewangan adalah kerja yang remeh, tidak penting
dan menyerahkan tugas kepada pembantu tadbir. Terdapat juga
pengurus yang merunggut dalam belanjawan yang di luar jangkaan. Ini
membebankan pihak sekolah dan terpaksa mencari sumber lain. Oleh
itu, terdapat guru besar di luar bandar yang terpaksa mengorbankan
wang sendiri bagi membantu pada pringkat awal.
Dasar belanjawan sekolah
Belanjawan sekolah ialah satu aspek perancangan pendidikan,
iaitu membuat anggaran pendapatan dan perbelanjaan yang penting
bagi membiayai perkhidmatan dan kelengkapan yang diperlukan oleh
pihak sekolah dalam usaha menyediakan satu program pendidikan yang
berkesan (Zaidatol Akmaliah Lope Pihie, 1990:44). Sebenarnya proses
merancang belanjawan bertujuan memastikan pendapatan yang diperoleh
dan digunakan dengan sewajarnya. Ini penting kerana ia membantu
pihak sekolah menentukan polisi kewangan dan juga polisi
pendidikannya.
Daripada segi perancangan, pengetua perlu merancang bukan sahaja
untuk jangka panjang tetapi juga untuk jangka pendek. Dengan itu,
pengetua perlu mengadakan sebaik-baiknya belanjawan bagi tempoh
lima tahun dan juga belanjawan tahunan. Menurut Zaidatol Akmaliah
(1990:45) lagi, belanjawan sekolah adalah inti pentadbiran, jadi
pengetua perlu membuat keputusan perlaksanaan aktiviti kewangan.
Belanjawan hendaklah disediakan dengan terperinci supaya ia dapat
dijadikan dasar perancangan kerja dan tugas kewangan. Belanjawan
yang elektif hendaklah mengambil kira:
1. Belanjawan yang dapat menyediakan program pendidikan yang
boleh memberi kesan yang baik kepada polisi pendidikan.
2. Dokumen belanjawan yang didefinisikan sebagai satu
perancangan yang sistematik dan dapat membuat ramalan pendapatan
dan perbelanjaan sekolah dalam tempoh yang ditentukan.
3. Persembahan, pertimbangan dan penggunaan belanjawan itu.
4. Pengurusan belanjawan.
5. Penilaian belanjawan.
Daripada belanjawan efektif ini, Abdullah Sani (1995:101)
menggariskan beberapa perancangan lain bagi menentukan kecekapan
pengurusan, iaitu penubuhan sistem jawatankuasa kewangan, taklimat
ke bawah, kekerapan perbincangan, dan penglibatan dalam
perancangan. Taklimat ke bawah haruslah dijalankan bagi memberi
maklumat kepada guru-guru dan kakitangan lain tentang peruntukan
dan belanjawan sekolah. Begitu juga dengan perbincangan yang lebih
kerap bagi membincangkan jumlah pemberian bantuan pelajaran bagi
setiap mata pelajaran dan setiap panitia.
Selain belanjawan efektif, sekolah harus menyediakan belanjawan
alternatif sebelum belanjawan akhir dikemukakan. Ia penting bagi
menangani halangan yang akan datang. Di samping itu, menurut Sonia
Blandford (1999:137), apabila sekolah mempunyai belanjawan yang
semakin besar untuk dikawal, pengurus kewangan perlu membina
kefahaman yang lebih luas tentang reka bentuk belanjawan. Beberapa
reka bentuk belanjawan yang dapat menyumbang kepada keberkesanan
pengurusan sumber sekolah ialah seperti berikut:
Belanjawan berprogram
Belanjawan ini dikenali pada praktiknya sebagai Sistem
Belanjawan Merancang Memprogramkan. Kelebihannya ialah ia memberi
maklumat tentang objektif organisasi. Ia juga tertumpu kepada kesan
jangka panjang, dan ia membolehkan peruntukan sumber dibuat
berasaskan perhubungan faedah atau kos.
Belanjawan Tambahan
Belanjawan ini bermakna menjadikan belanjawan tahun apa pun
sebagai asas kepada angka sebenar tahun lepas atau angka yang
dianggarkan dalam belanjawan (Sonia Blanford, 1999:140).
Belanjawan Berasaskan Sifar
Tujuan utama belanjawan ini ialah bagi menunjukkan lebih kawalan
ke atas belanjawan, memerlukan justifikasi tentang setiap
perbelanjaan yang dicadangkan, secara teorinya bermula daripada
asas sifar (Sonia Blandford, 1999:141).
PENTINGNYA PENGURUSAN KEWANGAN YANG CEKAP
Oleh sebab peruntukan perbelanjaan bagi pendidikan adalah
tinggi, sebanyak RM 45,149.1 juta telah diperuntukkan dalam
Rancangan Malaysia ke-9. Pengetua dan guru besar sekolah perlu
mengambil langkah yang bijak dan berkesan supaya perbelanjaan bagi
pendidikan di sekolah dapat dimanfaatkan dengan sepenuhnya oleh
para pelajar dan pengajaran dan pembelajaran berjalan dengan
memuaskan.
Bagi menjamin pengurusan kewangan ditadbirkan dengan baik dna
memuaskan, Kementerian Pelajaran Malaysia mengeluarkan
pekeliling-pekeliling kewangan, mengadakan seminar-seminar serta
kursus bagi pengetua dan guru besar serta pengawai-pengawai
kewangan sekolah dari semasa ke semasa pada peringkat kebangsaan,
negeri dan juga daerah. Pihak Perbendaharaan juga mengeluarkan
surat pekelilingnya mengenai penurunan kuasa kepada agensi-agensi
kerajaan supaya dapat menguruskan kewangan masing-masing dengan
cekap.
Selaras dengan keperluan ihtisab (accountability) para pengurus
yang bertepatan dengan konsep let managers manage bagi agensi
kerajaan, Kementerian Kewangan telah bersetuju untuk menaikkan had
kuasa mempertimbang dan menyetujui terima perolehan oleh semua
Agensi-Agensi Kerajaan.
Selaras dengan tindakan Kementerian untuk menurunkan lebih kuasa
kepada para pengurusan Agensi-agensi Kerajaan, maka semua
Agensi-Agensi Kerajaan adalah diwajibkan mematuhi sepenuhnya
peraturan perolehan yang ditetapkan di paragraph 3 SPP ini.
Pihak Kesatuan Perkhidmatan Perguruan Kebangsaan (NUTP) turut
merasa bimbang tentang pengurusan perbelanjaan yang besar ini
apabila ia meminta pihak Kementerian Pendidikan memantau secara
konsisten pelaksanaan peruntukan berjumlah RM 5 bilion bagi
pengajaran dan pembelajaran. Mereka menegaskan langkah itu perlu
supaya pisang tidak berbuah dua kali seperti yang berlaku dalam
projek pembinaan makmal komputer di sekolah-sekolah.
Kesatuan itu bersetuju supaya tugas pemantauan pelaksanaan
program pendidikan dijalankan oleh Pengawai Pendidikan Daerah, dan
pengawai di Jabatan Pendidikan Negeri juga sama-sama turun padang
bagi membantu dalam pemantauan itu. Kebimbangan pihak kesatuan
mempunyai kebenarannya sebab dalam kajian yang dibuat oleh Bahagian
Perancangan dan Penyelidikan (EPRD) pada tahun 1994 dan 1995
mengenai pengurusan kewangan pada peringkat Jabatan Pendidikan
Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah dan sekolah terdapat
ketidakcekapan dalam pengurusan kewangan. Adalah dilaporkan,
Sebahagian besar daripada masalah kewangan berpunca daripada
kekangan yang dihadapi oleh Unit Kewangan dan Akaun JPN itu
sendiri, seperti ketidakcekapan pengurusan kewangan di peringkat
sekolah, beban tugas yang berat, peraturan-peraturan yang ketat,
dan kurang pengetahuan dalam pengurusan kewangan.
(c ) PRACTISED OBSERVATIONPage 2 of 31