Pengurusan Kad Perakam Waktu (Baru)

PENGURUSAN KAD PERAKAM

WAKTU

Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981 “ Sistem Penggunaan Kad Perakam Waktu (Punch Card) di Pejabat-Pejabat Kerajaan”

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2007 – “Pelaksanaan Waktu Bekerja Berperingkat Di Semua Agensi Kerajaan Persekutuan”

Tujuan KPW ?

• Sebagai satu mekanisme untuk memantau kehadiran pegawai

• Kesan pegawai datang awal / lewat atau balik awal/ lewat

• Untuk pastikan pegawai datang / pulang pada waktu yang ditetapkan

• Untuk pastikan kehadiran pegawai pada masa-masa tertentu

TUGAS KAWALAN DAN PENGAWASAN TATATERTIB

Menjadi tugas tiap-tiap pegawai menjalankan kawalan dan pengawasan tatatertib keatas pegawai bawahannya dan mengambil tindakan yang sesuai dan segera atas pelanggaran mana-mana peraturan dalam P.U.(A) 395/93

Sekiranya pegawai gagal jalankan kawalan, beliau disifatkan cuai dalam melaksanakan tugasnya dan boleh dikenakan tindakan tatatertib

- Peraturan 3C. 1 dan 2. P.U.(A) 246/2002

PENGURUSAN KAD PERAKAM WAKTU?

• perlu disimpan dalam rak KPW yang berdekatan dengan mesin KPW

• Mesin KPW perlu diletakkan berhampiran berdekatan dengan pintu masuk pejabat

• tidak boleh dibawa pulang atau dipegang oleh pegawai, perlu sentiasa ada dalam rak kecuali bagi kes-kes tertentu…. Seperti??

• Perlu ada nombor siri – bagi tujuan pemantauan

• Perlu dicatit waktu anjal

3 kali catitan merah STS alasan tidak

diterima, surat amaran dan kad akan

ditukarkan kepada kad hijau

2 catitan merah tanpa kebenaran STS

alasan tidak diterima, surat amaran

dan akan ditukarkan kepada kad merah Jika tiada catitan merah, kad akan

ditukarkan kepada Kad kuning

Jika 1 catitan merah, kad merah akan

dikekalkan tindakan tatatertib boleh

diambil Jika tiada catitan merah pada bulan semasa, kad akan ditukarkan kepada

kad hijau

PENGURUSAN KAD PERAKAM WAKTU?

• Pegawai yang datang lewat perlu mengemukakan sebab atas kelewatan beliau hadir bertugas kepada pegawai atasan/penyelia.

PENGURUSAN KAD PERAKAM WAKTU?

• Bila perlu berjumpa dengan penyelia?

• Bila perlu masukkan catatan cuti rehat, cuti sakit, CTG?

• Pegawai atasan akan menurunkan tt ringkas pada KPW jika alasan diterima. Jika tiada tt ringkas, pegawai dianggap melanggar peraturan

Tanggungjawab penyelia• Melakukan pemantauan secara keseluruhan

• Pastikan tiada orang lain ketip KPW orang lain

• Mengesan siapa yang hadir lewat/ pulang awal

• Menyediakan laporan KPW secara harian/ mingguan/ bulanan

• Tukarkan KPW bagi yang melanggar peraturan/ keluarkan STS/ surat amaran

Kajian Kes A• Encik David kerap datang lewat untuk bertugas.

Kad Perakam Waktu beliau selalu tidak diketip. Terdapat banyak hari beliau tidak mengetip waktu masuk / pulang. Tiada tindakan di ambil ke atas beliau. Selepas dua bulan, kad perakam waktu beliau tiba-tiba telah hilang.

• Apakah tindakan yang wajar dilakukan?

• Pegawai penyelia perlu menjalankan tugas penyeliaan setiap minggu terhadap semua pegawai di dalam jabatan. Surat tunjuk sebab perlu diberi kepada pegawai yang telah melanggar sistem tersebut dan amaran diberi supaya tidak mengulangi kesalahan yang sama.

• Jika kesalahan yang sama berulang, tindakan boleh diambil.

• Jika kad perakam waktu hilang, pegawai boleh dianggap tidak hadir bertugas dan tindakan tatatertib boleh diambil ke atas beliau.

Kajian Kes B• Puan Mariani telah membawa pulang kad

perakam waktu beliau. Semasa banjir di kampung beliau, kad perakam waktu tersebut telah hilang. Puan Mariani melaporkan kehilangan kad perakam waktu tersebut kepada pegawai penyelia beliau.

• Apakah tindakan seterusnya?

• Kad perakam waktu tidak boleh dikeluarkan dari rak untuk dibawa pulang atau disimpan oleh pegawai itu sendiri.

• Tindakan tataterib boleh di ambil atas kesalahan tidak hadir bertugas kerana kehilangan kad perakam waktu tersebut dan pegawai tidak dapat membuktikan secara bertulis bahawa beliau hadir bertugas.

DEFINISI TIDAK HADIR BERTUGASPERATURAN 23 & 24

Kegagalan untuk hadir bagi apa-apa jua tempoh masa pada masa dan di tempat di mana pegawai itu dikehendaki bertugas serta,

TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA♦ CUTI; ATAU ♦ KEBENARAN; ATAU♦ SEBAB YANG MUNASABAH

NUR KHAIRUNNISSA BINTI AZEMIUNIT TATATERTIB HKL SAMB: 5353 EMEL : [email protected]