UNIT PENDIDIKAN KHAS UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG JABATAN PENDIDIKAN PAHANG PENGURUSAN FAIL PROGRAM PENGURUSAN FAIL PROGRAM PENDIDIKAN KHAS PENDIDIKAN KHAS INTEGRASI INTEGRASI (PPKI) (PPKI) Disediakan Oleh Disediakan Oleh Ropizalhazri Bin Ismail Ropizalhazri Bin Ismail
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
UNIT PENDIDIKAN KHASUNIT PENDIDIKAN KHASJABATAN PENDIDIKAN PAHANGJABATAN PENDIDIKAN PAHANG
PENGURUSAN FAIL PENGURUSAN FAIL PROGRAM PENDIDIKAN PROGRAM PENDIDIKAN
KHAS INTEGRASIKHAS INTEGRASI(PPKI)(PPKI)
Disediakan OlehDisediakan OlehRopizalhazri Bin IsmailRopizalhazri Bin Ismail
TUJUAN PENGURUSAN FAILTUJUAN PENGURUSAN FAIL Menentukan sistem pengurusan fail Menentukan sistem pengurusan fail
yang bersistematik untuk tujuan yang bersistematik untuk tujuan tindakan atau rujukan.tindakan atau rujukan.
Menjelaskan proses pembukaan, Menjelaskan proses pembukaan, pergerakan dan penyimpanan fail. pergerakan dan penyimpanan fail.
Mendapat kefahaman dalam Mendapat kefahaman dalam tugas-tugas mengendalikan fail dan tugas-tugas mengendalikan fail dan pengurusan PPKI.pengurusan PPKI.
PENGKELASAN FAILPENGKELASAN FAIL Fail RasmiFail Rasmi
-- tanggungjawab Ketua tanggungjawab Ketua Pembantu Tadbir, Pembantu Pembantu Tadbir, Pembantu Tadbir dan Pembantu Am Tadbir dan Pembantu Am Pejabat.Pejabat.
Fail KerjaFail Kerja-- tanggungjawab Guru Penolong tanggungjawab Guru Penolong Kanan (GPK) Pendidikan Khas/ Kanan (GPK) Pendidikan Khas/ Penyelaras dan Guru Pendidikan Penyelaras dan Guru Pendidikan Khas.Khas.
JENIS FAILJENIS FAIL Fail RasmiFail Rasmi Fail KerjaFail Kerja
Kulit FailKulit Fail
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 menyebut Tahun 2007 menyebut menggunakan kulit fail (Am 435 – menggunakan kulit fail (Am 435 – Pin 1/80) yang ditetapkan Pin 1/80) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara. Negara.
FAIL RASMIFAIL RASMI
FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) PengkodanPengkodan
Kod Arkib NegaraKod Arkib NegaraPendidikan KhasPendidikan Khas
KurikulumKurikulumBilanganBilangan
8
FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)
FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)
CEA4089….-CEA4089….-O4O4Pendidikan KhasPendidikan Khas
Pengkodan dan PendaftaranPengkodan dan Pendaftaran - - Teliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-failTeliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-fail
berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.
04/0104/01Pengurusan PPKIPengurusan PPKI
04/0304/03Hal Ehwal MuridHal Ehwal Murid
04/0404/04KokurikulumKokurikulum
04/0204/02KurikulumKurikulum
04/03/0104/03/01PasukanPasukan
Badan BeruniformBadan Beruniform
04/03/0204/03/02Kelab dan PersatuanKelab dan Persatuan
04/03/0304/03/03Sukan dan Permainan/Sukan dan Permainan/
1M1S1M1S
FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Kandungan FailKandungan Fail
Kertas MinitKertas Minit
Surat Keluar Surat Keluar MasukMasuk
- Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan - Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan di dalam fail yang telah dibuka. di dalam fail yang telah dibuka. - Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri.Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri.- Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.
FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Kertas MinitKertas Minit
-- ppenting bagi mencatat enting bagi mencatat segala segala dokumen keluar masuk.dokumen keluar masuk.
-- Minit kandungan Minit kandungan surat yang diterima/ surat yang diterima/ masuk ditulis masuk ditulis menggunakan pen menggunakan pen warna merahwarna merahdan dan surat keluar menggunakan pen surat keluar menggunakan pen berwarna biru / hitam.berwarna biru / hitam.
FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Surat Masuk dan KeluarSurat Masuk dan Keluar
-- Surat yang Surat yang diterima / masukditerima / masuk dicop dicop menggunakan warna menggunakan warna merah.merah.
-- Surat yang Surat yang dihantar / keluardihantar / keluar dicop dicop menggunakan warna menggunakan warna biru / hitam.biru / hitam.
FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Simpanan FailSimpanan Fail
-- menyebut perlu menyebut perlu disimpan di Bilik Rekod disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan dengan menggunakan rak yang sesuai dan rak yang sesuai dan dilabelkan bagi dilabelkan bagi memudahkan memudahkan pengesanan fail.pengesanan fail.-- Fail hendaklah disimpan dalam kabinet Fail hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.Arahan Keselamatan.
FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Menutup FailMenutup Fail
-- apabila jumlah apabila jumlah bilangan surat / dokumen bilangan surat / dokumen mencecah bilangan 100 mencecah bilangan 100 atau setebal 2 inci/4 cm.atau setebal 2 inci/4 cm.
-- Fail hendaklah ditulis Fail hendaklah ditulis Tutup Pada XX/X/2010Tutup Pada XX/X/2010Rujuk Jilid XXRujuk Jilid XX
-- Fail baru hendaklah di tulis Jld. XXFail baru hendaklah di tulis Jld. XXContoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2Contoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2
FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan) Fail Perlu HidupFail Perlu Hidup
-- ada catatan keluar masuk ada catatan keluar masuk surat / dokumen.surat / dokumen.- Contoh :- Contoh :
DOKUMENDOKUMEN STATUSSTATUS BILBIL
a.a. Surat mohon tubuh Pengakap PPKISurat mohon tubuh Pengakap PPKI KeluarKeluar 11b.b. Surat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GBSurat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GB MasukMasuk 22c.c. Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap MasukMasuk 33d.d. Surat panggilan kursus Pengakap dari JPNSurat panggilan kursus Pengakap dari JPN MasukMasuk 44e.e. Surat maklum hadir kursus dari sekolahSurat maklum hadir kursus dari sekolah KeluarKeluar 55f.f. Surat mohon kelulusan buat program sekolahSurat mohon kelulusan buat program sekolah KeluarKeluar 66g.g. Surat kelulusan program dari PengetuaSurat kelulusan program dari Pengetua MasukMasuk 77
FAIL KERJAFAIL KERJA Kulit FailKulit Fail
-- bebas.bebas. Simpanan FailSimpanan Fail
-- dalam Bilik PPKI dalam Bilik PPKI Pengkelasan FailPengkelasan Fail
Mesy/Mesy/TaklimatTaklimat
PengurusanPengurusanPPKIPPKI
PengurusanPengurusan RekodRekod
Pengurusan dan Pentadbiran PPKIPengurusan dan Pentadbiran PPKI
Akta/Akta/PekelilingPekeliling
PengurusanPengurusanKewanganKewangan
FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan) Kandungan FailKandungan Fail
-- Menggunakan kertas pembahagiMenggunakan kertas pembahagi-- Mengandungi maklumat seperti :Mengandungi maklumat seperti :