-
54
BAB IV
PEMBAHASAN DAN EVALUASI
IV.1 Perencanaan Evaluasi
Sebelum melakukan pembahasan ada baiknya melakukan perencanaan
evaluasi
dengan tujuan yaitu dapat memperoleh bahan bukti yang cukup
serta dapat
mengidentifikasi kelemahan yang terdapat dalam pengendalian
intern dalam hal ini
pengendalian intern terhadap persediaan barang dagang PT Hero
Supermarket Tbk.
IV.1.1 Pengumpulan Bukti Evaluasi
Pengumpulan bukti dapat dilakukan dengan cara melakukan
wawancara,
kuesioner dan studi dokumentasi. Adapun sumber informasi yang
diperoleh hanya
terbatas pada pihak External Public Relation PT Hero Supermarket
saja karena tidak ada
akses untuk melakukan wawancara dengan pihak terkait dan
terdapat pula batasan
batasan dalam melakukan penelitian terhadap PT Hero Supermarket
Tbk.
1. Wawancara
Pelaksanaan wawancara dilakukan dengan menghubungi pihak dari
External
Public Relation. Adapun pertanyaan yang diajukan oleh penulis
seputar
prosedur yang terkait dengan persediaan serta pengendalian
intern yang
terdapat pada perusahaan yang diteliti.
-
55
2. Studi Dokumentasi
Pengumpulan bukti juga dilakukan dengan mengevalusi dokumen
dokumen
sumber yang diberikan oleh pihak perusahaan.
IV.2 Evaluasi Pengendalian Internal pada Persediaan Barang
Dagang
IV.2.1. Lingkungan Pengendalian
Evaluasi atas lingkungan pengendalian dimaksudkan agar peneliti
dapat
memahami sikap, kesadaran serta tindakan tindakan yang dilakukan
pemimpin yang
berhubungan dengan lingkungan pengendalian. Dengan metode
wawancara dan ini
dapat dilihat bagaimana keandalan setiap internal control dapat
meminimalisasikan
kelemahan yang serta kelemahan yang ada pada perusahaan. Melalui
wawancara yang
dilakukan oleh pihak External Public Relation PT Hero
Supermarket dapat disimpulkan
bahwa lingkungan pengendalian pada Hero Supermarket telah
berjalan cukup baik,
berikut akan diuraikan beberapa aspek dalam lingkungan
pengendalian.
1) Nilai Integritas dan Etika
Integritas dan nilai etika merupakan nilai standar prilaku yang
berlaku di suatu
perusahaan, bagaimana standar tersebut dikomunikasikan dan di
terapkan.Karena
sumber informasi hanya dapat di berikan oleh External Public
Relation PT Hero
Supermarket yang mana sifat dari informasi tersebut sangatlah
terbatas sehingga
penulis hanya dapat melakukan penilaian dari integritas dan
sikap mereka
terhadap penulis. Pada nilai integritas dan etika penerapannya
meliputi tindakan
karyawan yang jujur dan berkualitas terhadap pekerjaannya serta
tidak
-
56
melanggar hukum ataupun bertindak tidak etis dan penuh rasa
tanggung jawab
berdasarkan standar perusahaan.
Berdasarkan observasi dan wawancara yang penulis lakukan
bahwa
pengendalian internal yang berhubungan dengan nilai integritas
dan etika pada
PT Hero Supermarket telah berjalan dengan baik atau memadai.
Adapun hal
hal yang penulis temukan pada nilai integritas dan etika
yaitu:
1. Sikap staf atau karyawan yang selalu cermat dan sigap dalam
menjawab
pertanyaan yang diajukan seputar topik yang di bahas serta
aturan khusus
dalam penelitian oleh mahasiswa skripsi. Hal ini terjadi
dikarenakan
perusahaan mempunyai aturan khusus yang berkaitan dengan
penelitian
yang dilakukan oleh mahasiswa yaitu tentang informasi yang
diberikan
dan sampai sejauh mana informasi tersebut dapat di berikan
oleh
perusahaan. Melalui Humas Eksternal, perusahaan mengatakan
bahwa
informasi yang bersifat confidential dan terlalu detail tidak
dapat
diberikan oleh perusahaan.
2. Ditempatkannya kode etik yang berupa pemberitahuan tertulis
dan lisan
yang telah di komunikasikan kepada pegawai pada saat pegawai
telah di
terima atau pegawai baru. Dalam hal ini pegawai dituntut untuk
bekerja
dengan disiplin, bertanggung jawab dan jujur. Dan akan ada
tindakan
yang tegas apabila melakukan pelanggaran etika dan perilaku hal
ini
menunjukkan komitmen dan etika terhadap rasa tanggung jawab
serta
integritas perusahaan.
-
57
2) Komitmen Terhadap Kompetensi
Komitmen merupakan ketrampilan yang di perlukan untuk
menyelesaikan suatu
tugas. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan
terhadap
kompetensi untuk suatu pekerjaan dan bagaimana tingkatan
tersebut dapat
berubah menjadi ketrampilan dan kebisaan yang baik. Dalam hal
ini komitmen
terhadap kompetensi ditentukan oleh faktor manusia dan
kompetensi dari masing
masing karyawan tersebut. Berdasarkan wawancara yang penulis
lakukan dapat
disimpulkan bahwa komitmen terhadap kompetensi pada PT Hero
Supermarket
telah berjalan dengan memadai. Komitmen perusahaan ini dilakukan
agar
karyawan dapat memahami bidang yang sesuai dengan pekerjaannya.
Bentuknya
berupa training atau pelatihan yang dilakukan oleh para karyawan
baru, kursus
yang diberikan oleh perusahaan serta pendidikan yang layak yang
ada pada
karyawan.
3) Dewan Komisaris atau Komite Audit
Penulis tidak dapat memperoleh banyak informasi mengenai hal ini
karena
terbatasnya informasi yang diberikan akan tetapi dari wawancara
yang penulis
ajukan bahwa PT Hero Supermarket memiliki Internal Auditor yang
terdiri dari
beberapa tim yang memiliki tugas untuk memeriksa sistem dan
prosedur yang
dilaksanakan serta keakuratan data- data yang dibuat oleh masing
masing divisi
yang terkait dalam perusahaan. Tidak seperti halnya perusahaan
lain yang
mempunyai komite audit yang anggotanya terdiri dari beberapa
dewan
komisaris, hal ini berbeda dalam PT Hero Supermarket. Akan
tetapi menurut
penulis pengendalian internal dalam hal dewan komisaris atau
komite audit di
dalam perusahaan tersebut telah berjalan atau dilaksanakan
dengan baik
-
58
dikarenakan internal audit telah menjalankan perannya dengan
sangat baik dan
selalu mengantisipasi jika ada perubahan perubahan pada
perusahaan ini.
4) Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen
Filosofi dan gaya operasi manajemen sangatlah penting hal ini
mencerminkan
seberapa baikkah pengendalian internal telah berjalan. Seperti
halnya perusahaan
lain, PT Hero Supermarket memiliki filosofi tersendiri yaitu
:
1. Kita selalu mengutamakan service yang terbaik kepada
pelanggan
2. Kita selalu menyediakan produk yang bermutu tinggi sesuai
dengan
keinginan pelanggan
3. Kita sama menciptakan kesatuan manajemen yang sempurna
Dari filosofi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa PT Hero
Supermarket selalu
mengedepankan kepuasan pelanggan dan selalu menjaga kualitas
pelayanan dan
produk yang bermutu tinggi. Menurut penulis PT Hero Supermarket
telah
memiliki filosofi yang baik yang mana Hero selalu mengedepankan
kepuasan
pelanggan. Hal ini dapat terus dilakukan dan ditingkatkan oleh
semua pihak
dalam perusahaan. Dari sisi gaya operasi manajemen, manajemen
puncak hanya
melakukan kekuatan desentralisasi kepada menjemen menengah dan
bawah. Hal
ini akan membuat nilai pengendalian menjadi rendah dikarenakan
kesadaran
akan pengendalian hanya bertumpu pada manajemen menengah dan
bawah saja.
Di sisi lain manajemen puncak harus benar hati hati dan bersikap
waspada
untuk memberikan wewenang dan tanggung jawabnya kepada orang
yang jujur
dan profesional. Oleh karena itu evalusi penulis yaitu sebaiknya
manajer di
-
59
sarankan untuk melakukan review secara berkala untuk dapat
memantau tindakan
yang dilakukan baik manajer menengah maupun manajer bawah agar
terhindar
dari kesalahan dan kerugian bagi perusahaan.
5) Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada perusahaan berguna untuk informasi
mengenai tugas
dan wewenang yang ada pada tiap karyawan. Struktur Organisasi
pada Hero
Supermarket adalah struktur garis dan staf. Dikatakan garis
karena seorang
bawahan hanya memperoleh seorang atasan dan hanya menerima
perintah dari
atasan tersebut. Dikatakan staf karena terdapat unit yang
membantu lini seperti
corporate secretary and legal dan internal audit.
Departementalisasi PT Hero Supermarket adalah berdasarkan
fungsi,
produk dan wilayah. Berdasarkan fungsi karena dikelompokkan
berdasarkan
fungsi kegiatan seperti human resources, finance. Berdasarkan
produk karena
ada pengelompokkan berdasarkan produk seperti, fresh food
general manager.
Berdasarkan wilayah karena ada pengelompokkan berdasarkan area
wilayah
seperti regional operation 1 manager, regional operation 2
manager dan
regional operation 3 manager. Jadi menurut penulis pengendalian
internal
khususnya struktur organisasi pada perusahaan Hero Supermarket
sudah berjalan
cukup baik. Hal ini dapat terlihat dengan adanya
departemenlisasi yang cukup
jelas dan terspesialisasi pada seluruh bagian perusahaan.
-
60
6) Pembagian Wewenang dan Tanggung Jawab
Pembagian wewenang dan tanggung jawab dijelaskan pada
struktur
oganisasi.Wewenang PT Hero Supermarket adalah wewenang garis,
staf, dan
fungsional.Wewenang garis ditunjukkan dengan adanya hubungan
seorang
atasan untuk memerintahkan bawahan langsungnya dan tiap bawahan
hanya
mempunyai tanggung jawab terhadap satu atasan saja. Contoh pada
PT Hero
Supermarket finance director memerintahkan kepada finance
manager untuk
membuat analisa dan laporan keuangan dan penjelasannya.
Wewenang staf merupakan wewenang yang membantu personil
garis
dalam memberikan saran, pendapat, atau usulan mengenai
operasional
perusahaan. Contoh pada PT Hero Supermarket terdapat dua
wewenang staf
personil yaitu corporate and secretary legal yang memeberi saran
kepada CEO
tentang masalah yang berkaitan dengan hukum dan internal audit
memberi saran
kepada CEO tentang analisa terhadap sistem dan prosedur yang
telah di jalankan.
Sedangkan wewenang staf fungsi finance director memberi saran
kepada CEO
dalam hal penerimaan dan pengeluaran dana perusahaan.
Wewenang fungsional adalah wewenang yang mempunyai personil
suatu
departemen untuk memberikan saran atau usulan dalam bidangnya
masing
masing terhadap personil di departemen lain. Contoh pada PT Hero
Supermarket
bagian HRD memberikan usulan kepada bagian keuangan agar mengisi
daftar
kehadiran yang lengkap.
-
61
Setelah penjabaran wewenang tersebut penulis menemukan
beberapa
evaluasi yang terkait dengan pembagian wewenang dan tanggung
jawab
perusahaan secara umum :
1. Sebaiknya office manager di tiadakan dan bergabung dengan
distribution
and logistic general manager karena mempunyai tugas yang hampir
sama
yaitu bertanggung jawab atas logistic and service. Di samping
itu tugas
office manager tidak ada hubungannya dengan masalah human
resources
sehingga dapat mengaburkan tugas dari fungsi human resources
itu
sendiri.
2. Karena fresh food general manager, grocery general manager,
marketing
general manager, food service general manager serta distribusi
dan
logistic general manager berada setingkat dengan manager lainnya
maka
sebaiknya istilah yang digunakan disamakan sehingga menjadi
fresh food
manager, grocery manager, marketing manager, food service
manager
serta distribusi dan logistic manager.
Terlepas dengan adanya beberapa evalusi yang diberikan penulis,
pada
pengendalian internal terhadap pembagian wewenang dan tanggung
jawab PT
Hero Supermarket telah berjalan cukup baik. Kondisi ini dapat
dilihat dengan
adanya pemisahan fungsi dan wewenang kepada setiap staf dan
karyawan
berdasarkan kemampuan dan ketrampilan yang dimilikinya.
7) Kebijakan dan Praktik Sumberdaya Manusia
Sumber daya yang kompeten dan dapat dipercaya berpengaruh pada
internal
control yang efektif oleh karena itu tiap perusahaan memiliki
kriteria dan proses
seleksi yang memadai dalam penerimaan pegawai. Berdasarkan
wawancara pada
-
62
Humas Eksternal PT Hero Supermarket dijelaskan bahwa
pengendalian internal
telah berjalan dengan cukup memadai. Berikut adalah beberapa
poin yang dapat
penulis jabarkan terhadap kebijakan dan praktik sumberdaya
manusia pada PT
Hero Supermarket :
1. Para karyawan telah memahami dengan benar, tugas dan prosedur
dalam
pekerjaan mereka.
Melalui hasil wawancara, penulis dapat melihat sejauh mana
pemahaman
karyawan pada pekerjaannya.Hal ini dapat di lihat dari Humas
Eksternal
yang mana mereka dapat melakukan tugasnya dengan sangat
baik.
Mereka sangat sigap akan sikapnya dalam menjawab semua
pertanyaan
seputar topik skripsi yang dibahas. Staf humas tersebut selalu
menjawab
semua pertanyaan yang penulis ajukan dengan selalu memegang
batasan
batasan penelitian yang ditetapkan perusahaan.
2. Kebijakan mengenai SDM telah dilaksanakan dan dikembangkan
dengan
baik
Pada PT Hero Supermarket memiliki Perjanjian Kerja Bersama
atau
PKB. Dalam PKB tersebut merupakan hasil kesepakatan
perundingan
yang di lakukan oleh perusahaan atau wakil perusahaan dengan
serikat
pekerja yang memuat syarat syarat kerja. Syarat syarat yang
dimaksud ini ditujukan bagi karyawan PT Hero Supermarket baik
bagi
karyawan baru ataupun karyawan yang telah lama bekerja
dengan
perusahaan ini. Syarat syarat tersebut juga menjelaskan
mengenai
penyeleksian bagi calon pekerja. Proses ini berlaku selama 3
bulan
terhitung sejak tanggal yang bersangkutan mulai kerja. Apabila
calon
-
63
pekerja berhasil melewati masa percobaan tersebut maka pekerja
ini
dapat menjadi pekerja tetap. Hal ini merupakan gambaran singkat
dalam
tata cara perusahaan Hero Supermarket dalam merekrut
karyawan.
3. Perusahaan juga memperhatikan dan menilai prestasi karyawan
dan
memberikan promosi bagi karyawan yang berprestasi di
bidangnya.
Penilaian prestasi untuk masing masing pekerja dilakukan oleh
atasan
langsung pekerja. Sekurang kurangnya sekali dalam setahun.
Adapun
hal hal yang dinilai meliputi :
a. Pencapaian hasil kerja
b. Pelaksanaan tanggung jawab
c. Sikap kerja
d. Kepemimpinan
Pelaksanaan penilaian prestasi kerja dilakukan dengan
menggunakan
lembaran penilaian prestasi yang telah ditentukan. Prinsip
prinsip
penilaian dilakukan secara objektif, adil, jujur, proporsional,
dan
transparansi serta mendiskusikan dengan pekerja dan atasan
dari
atasannya. Hasil dari penilaian prestasi kerja menjadi salah
satu dasar
yang menentukan :
a. Promosi
b. Besarnya kenaikkan upah
c. Mutasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Demosi
-
64
Sistem penilaian prestasi kerja ini ditentukan oleh perusahaan
dan di
sosialisasikan oleh perusahaan sendiri.
Dalam penjelasan di atas penulis menyimpulkan bahwa
pengendalian
internal pada kebijakan dan praktik sumber daya manusia telah
di
kembangkan dan berjalan dengan baik.
IV.2.2 Penilaian Risiko
Penilaian resiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis,
dan mengelola
permasalahan tersebut sehingga dapat mempermudah pelaksanaan
pengendalian
internal. Hal ini ditunjukan pada prosedur persediaan yang telah
berjalan dengan cukup
baik. Berikut penilaian risiko yang mungkin timbul pada
persediaan barang dagang,
yaitu :
1) Resiko kesalahan pembelian barang dagang.
Dalam mempersiapkan Purchase Order disyaratkan harus memiliki
surat permintaan
barang. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan
dalam pembelian
barang dagang. Permintaan pembelian dilakukan oleh bagian gudang
yang mengetahui
barang dagang yang diperlukan untuk menghindari penyalahgunaan
wewenang.
2) Resiko kerusakan pada barang yang diterima.
Bagian penerimaan memiliki fungsi untuk melakukan quality
control terhadap barang
yang diterima oleh supplier. Fungsi dari quality control yaitu
untuk mengecek kondisi
fisik barang yang diterima dari supplier, jika terdapat
kerusakan barang maka akan di
lakukan proses pengembalian barang. Bagian gudang berfungsi
untuk menentukan stock
-
65
minimum dan re-order point serta menyimpan barang sesuai dengan
kode barang yang
tersedia.
3) Resiko barang yang diterima tidak sesuai dengan barang yang
dipesan.
Bagian gudang yang melihat stock barang, mengeluarkan barang dan
melakukan
pengiriman sampai di gudang outlet. Dalam hal ini pengendalian
dilakukan telah cukup
baik karena adanya koordinasi yang baik antara gudang pusat dan
gudang outlet
sehingga menghasilkan informasi yang kuat. Bagian gudang outlet
akan mengkonfirmasi
bagian gudang pusat bahwa barang yang tiba sejumlah yang dipesan
sesuai picking list
dan delivery order.
4) Resiko penumpukan barang di gudang.
Bagian pembelian akan melakukan pembelian barang dalam jumlah
banyak yang
melebihi limit di gudang untuk mencegah terjadinya stock out
sehingga hal ini dapat
menyebabkan penumpukan barang di gudang. Untuk mengatasi hal
tersebut sebaiknya
PT Hero Supermarket menerapkan system forcasting dengan
menggunakan perhitungan
statistik untuk mengurangi penumpukan barang berdasarkan data
historis dari siklus
musiman yang diambil dari data-data outlet Hero Supermarket.
5) Resiko adanya personal baru.
Staf Humas mengatakan dengan adanya karyawan baru yang masih
mempunyai
semangat cukup tinggi untuk bekerja hal ini sangat baik
dikarenakan akan memacu
karyawan lainnya untuk bekerja dengan lebih baik. Tetapi pada
sisi lain karyawan baru
-
66
akan membutuhkan masa - masa percobaan pada saat awal bekerja.
Seperti akan
pemahaman jobdesk akan pemahaman bekerjanya.
IV.2.3 Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian persediaan barang dagang pada PT Hero
Supermarket
meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini
untuk memberikan
kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan
barang dagang yang
ditetapkan telah dilaksanakan dalam beberapa kategori,
yaitu:
1. Otorisasi yang Tepat atas Transaksi
Pada otorisasi transaksi telah dilakukan sesuai dengan prosedur
yang
semestinya. Dalam hal ini adanya penandatanganan terhadap suatu
dokumen
kepada orang yang bewenang atau yang bertanggung jawab satu
diantaranya
adalah pada Surat Permintaan Pembelian ( SPP ) telah diotorisasi
oleh kepala
gudang dan kemudian dikirim ke bagian pembelian pusat untuk
kemudian
melakukan transaksi pembelian SPP yang diajukan oleh bagian
gudang.
Menurut penulis, otorisasi yang dilakukan sudah cukup baik dalam
hal untuk
mengawasi pengendalian internal pada persediaan.
2. Dokumen dan Catatan yang Memadai
Dokumen haruslah dapat memberikan keyakinan yang memadai
bahwa
seluruh aktiva telah dikendalikan dengan pantas dan bahwa
seluruh transaksi
telah di catat dengan benar. PT Hero Supermarket cukup memiliki
dokumen
yang memadai untuk membantu dalam pengawasan pengendalian
internal.
Satu diantaranya adalah dokumen pada order pembelian yang dibuat
oleh
-
67
bagian pembelian. Dokumen ini akan menjelaskan tentang
informasi
mengenai pembelian barang yang akan di pesan. Menurut penulis
dengan
adanya dokumen tersebut ini menandakan bahwa karyawan telah
mengikuti
prosedur yang berlaku yang ditetapkan oleh perusahaan.
3. Pengendalian Fisik atas Aktiva dan Catatan
Perlindungan fisik atas persediaan barang dagang pada perusahaan
ini cukup
memadai, yakni dengan adanya gudang sebagai tempat penyimpanan
barang
dan dilengkapi dengan tabung gas untuk menanggulangi bahaya
kebakaran.
Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatanpun telah cukup
memadai
yaitu dengan tersedianya map untuk masing masing penyimpanan
dokumen
dan tetap menyimpan catatan yang rusak baik dalam computer
ataupun dalam
catatan manual. Menurut penulis secara keseluruhan kebijakan
perusahaan
dalam mewujudkan pengawasan dan perlindungan fisik terhadap
persediaan
dan catatan serta aktiva telah cukup memadai dalam mewujudkan
intern yang
baik.
4. Pemisahan Tugas
PT Hero Supermarket telah mengadakan pemisahan tugas yang cukup
pada
setiap transaksi atau kegiatan yang berhubungan dengan
persediaan barang
dagang. Adapun satu diantaranya dapat dijabarkan di bawah ini
:
1) Pemisahan antara fungsi gudang dengan fungsi pembelian
Fungsi gudang yang dilakukan oleh bagian gudang yaitu membuat
SPP,
mencatat jumlah barang yang diterima pada kartu gudang,
serta
-
68
menyimpan barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian.
Sedangkan
pada fungsi pembelian yang kerjakan oleh bagian pembelian
memiliki
tugas yaitu membuat order pembelian dan mencari supplier yang
akan
menyediakan barang. Menurut penulis pemisahan kedua fungsi ini
telah
berjalan dengan baik dikarenakan dengan dipisahkannya kedua
fungsi ini
dapat terhindar dari penyalahgunaan wewenang yang ada pada
kedua
fungsi ini.
2) Pemisahan fungsi pembelian dengan fungsi akuntansi dan
keuangan
Fungsi akuntansi dan keuangan yang dilakukan oleh bagian
Accounting
and Financing memiliki tugas yaitu mencatat kartu persediaan dan
kartu
hutang, mengarsip dokumen dokumen dari pada prosedur
pembelian,
penerimaan dan pengeluaran. Pemisahan kedua fungsi ini
menurut
penulis telah dilakukan dengan baik. Dikarenakan bagian
akuntansi
bertugas untuk memeriksa dokumen serta membandingkan dokumen
tersebut serta me-review prosedur yang di lakukan oleh bagian
gudang.
5. Pemeriksaan Independen atau Verifikasi Internal
Perusahaan ini telah melaksanakan pemisahan fungsi yang
berhubungan
dengan pengawasan persediaan. Kebijakan perusahaan ini secara
tidak
langsung menciptakan suatu pengecekan yang independen di antara
bagian-
bagian yang melakukan pembelian, menerima barang, mengeluarkan
barang,
mengirim barang, serta bagian yang membuat faktur.
-
69
IV.2.4 Informasi dan Komunikasi
Berdasarkan wawancara yang diberikan kepada pihak Humas
Eksternal, penulis
menemukan bahwa penerapan informasi dan komunikasi pada
perusahaan ini telah
berjalan cukup baik. Hal ini ditunjukkan dengan adanya prosedur
prosedur yang
ditetapkan oleh perusahaan yang di komunikasikan dengan baik
oleh karyawan. Adapun
bentuk informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan
yaitu dalam bentuk
sosialisasi, pengumuman, dan pelatihan/ arahan yang diberikan
oleh perusahaan untuk
karyawan. Satu diantaranya adalah setiap karyawan didalam
perusahaan telah
memperoleh pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung
jawab masing
masing yang berkenaan dengan pengendalian internal fungsi yang
dipegangnya hal ini
dikarenakan perusahaan memberikan arahan/pelatihan/training
kepada karyawan
khususnya karyawan baru.
IV.2.5 Pemantauan
Pemantauan merupakan suatu penilaian kualitas kinerja pada
pengendalian
internal sepanjang masa. Pemantauan menyangkut tentang penilaian
terhadap karyawan
pada suatu perusahaan yang bertujuan untuk menentukan bahwa
sistem pengendalian
internal telah berjalan dengan baik. Berdasarkan hasil wawancara
pada Humas Eksternal
PT Hero Supermarket, penulis menemukan beberapa hal yang
berhubungan dengan
pemantauan yaitu :
-
70
1) Melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan dokumen secara
berkala yang
berhubungan dengan prosedur persediaan.
Pemantauan dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu : (1) melalui
perintah dari
atasan langsung, (2) melalui pihak yang independen, dan (3)
melalui internal
audit itu sendiri. Dari hasil wawancara yang dilakukan pada
Humas Eksternal PT
Hero Supermarket dapat disimpulkan bahwa dokumen yang ada pada
setiap
prosedur telah diperiksa kelengkapannya secara baik. Pemeriksaan
kelengkapan
dokumen ini dilakukan oleh pihak yang independen sesuai dengan
prosedur yang
telah ditetapkan oleh perusahaan. Contohnya yaitu pada prosedur
pembelian
bahwa dokumen SPP harus dibuat oleh bagian gudang sebagai syarat
untuk
melakukan transaksi pembelian. Dokumen ini merupakan formulir
yang di isi
oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian
barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut
dalam Surat
Permintaan Pembelian. Apabila dokumen tersebut tidak ada maka
pihak gudang
tidak bisa melakukan pembelian barang kepada supplier. Serta PO
dan Faktur
wajib diberikan oleh dua orang yaitu kepada Supplier dan bagian
Accounting
apabila PO tersebut tidak ada maka Supplier tidak dapat memasok
barang
terhadap perusahaan.
Dengan demikian penulis menyimpulkan bahwa dengan adanya
kelengkapan
dokumen maka data akuntansi telah terjaga dengan baik. Dan jika
hal ini terus
dipertahankan maka kecurangan dapat diminimalisasikan.
-
71
2) Perusahaan memiliki kebijakan pada saat melakukan penerimaan
barang
Berdasarkan wawancara yang di lakukan, Humas Eksternal
mengatakan ada
pedoman kebijakan yang perusahaan lakukan pada saat melakukan
penerimaan
barang. Kebijakan ini dilakukan berdasarkan peraturan yang
dibuat oleh
perusahaan yang pengawasannya dilakukan secara langsung oleh tim
receiver.
Adapun kebijakan yang dilakukan pada saat penerimaan barang
yaitu :
a) Memastikan bahwa barang yang diorder diterima di toko dengan
baik dan
benar.
b) Untuk memastikan penginputan data penerimaan barang telah
dilakukan
dengan benar dan akurat
c) Mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang dan penyusutan
yang
tidak dikenal
d) Memudahkan pengaturan barang di areal gudang dan
pengembalian
barang ke supplier
Untuk memenuhi kebijakan tersebut maka bagian penerimaan
barang
melakukan beberapa aktivitas yang perlu diperhatikan pada saat
menerima
barang :
1. Tempat penerimaan harus bersih dan bebas dari sampah,
timbangan,
pallet, handpallet, dan persiapan peralatan lain yang di
perlukan untuk
menerima barang dari supplier
2. Semua pengiriman harus di sertai dengan invoice yang
diperpanjang
secara penuh atau tanggal yang memperlihatkan surat
pengantar
-
72
pengiriman, penjelasan produk, berat atau jumlah, biaya/harga
dan
informasi pemasok
3. Pastikan barcode original yang tertera pada barang dapat di
scan atau
terbaca dan untuk barang yang tidak ada barcode harus di buat
inhouse
barcode
Dengan demikian penulis menyimpulkan bahwa kebijakan yang
perusahaan
berikan telah berjalan dengan baik hal ini ditunjukkan dengan
adanya ketentuan-
ketentuan yang harus dilakukan pada saat melakukan penerimaan
barang. Jika
hal ini terus dilakukan maka pengendalian internal dapat
berjalan dengan
memadai dan lebih baik lagi.
3) Telah ditetapkannya sanksi atau pelanggaran yang dibuat oleh
karyawan baik itu
sengaja ataupun tidak yang diberikan oleh perusahaan
Berdasarkan PKB ( Perjanjian Kerja Bersama ) yang dibuat oleh
perusahaan,
bahwa perusahaan telah menetapkan sanksi sanksi yang tegas guna
untuk
mencegah dan menananggulangi pelanggaran yang dilakukan oleh
karyawan.
Pada pedoman tersebut dijelaskan mengenai kewajiban pekerja,
larangan bagi
pekerja dan sanksi yang diberikan oleh pekerja apabila melakukan
pelanggaran
tersebut. Adapun dasar pemberian sanksi kepada pekerja
didasarkan antara lain :
i. Jenis pelanggaran
ii. Banyaknya ( frekuensi ) pelanggaran
iii. Pelanggaran PKB dan ketentuan ketentuan perusahaan
Berdasarkan pasal 84 bab XIII mengenai sanksi sanksi atas
pelanggaran tata
tertib di jelaskan tentang pelanggaran tersebut yang berupa
:
-
73
1. Teguran/ peringatan lisan
Teguran/ peringatan secara lisan diberikan oleh atasan langsung/
pimpinan
yang berwenang untuk kesalahan/pelanggaran yang bersifat ringan
atau
umum yang masih dapat diperbaiki dan dicatat dalam *personal
record*
pekerja yang bersangkutan serta ditandatangani oleh pekerja.
2. Peringatan tertulis
Peringatan tertulis diberikan secara tertulis oleh atasan/atasan
langsung
kepada pekerja yang bersangkutan. Peringatan tertulis terdiri
dari 3 ( tiga )
tingkatan :
a) Surat Peringatan Tertulis I / ( SP I )
b) Surat Peringatan Tertulis II / ( SP II )
c) Surat Peringatan Tertulis III / ( SP III )
Dengan demikian apabila pekerja terus mengikuti dan melaksanakan
tata tertib
yang dibuat oleh perusahaan maka akan mengurangi kesalahan yang
mungkin
akan dilakukan oleh para karyawan.
-
74
IV. 3 Temuan Pengendalian Internal atas Persediaan Barang
Dagang
Adapun temuan pada pengendalian internal atas persediaan barang
dagang yaitu :
1. Adanya perangkapan tugas.
Kondisi yang terjadi yaitu adanya perangkapan tugas yang terjadi
pada
pembagian pembelian yang mana bahwa pembelian untuk barang
barang
supermarket dilakukan oleh masing masing supervisor yang
bertanggung jawab
atas jenis barang yang dipegangnya.
Kriteria yang seharusnya yaitu sebaiknya tidak adanya
perangkapan tugas
yang dilakukan oleh supervisor yang memiliki dua tugas
sekaligus.
Hal ini disebabkan karena supervisor juga melakukan otorisasi
atas order
pembelian tersebut. Jadi dengan kata lain terdapat perangkapan
tugas antara yang
meminta order pembelian dan mengotorisasi order pembelian.
Akibatnya supervisor akan mengalami kesulitan dalam
mengontrol
persediaan dengan baik.
Rekomendasi yang diberikan yaitu sebaiknya pembelian dilakukan
oleh
bagian purchasing supervisor yang di bantu oleh staff purchasing
yang
ditempatkan di bawah seorang manajer yang mempunyai tugas
menerima,
menyimpan, mengeluarkan, dan membeli barang yang dinamakan
receiving &
storage section manager. Purchasing supervisor memiliki fungsi
untuk
mengontrol barang yang ada sedangkan staff purchasing sendiri
melakukan
penghitungan jumlah barang berdasarkan bidangnya masing- masing,
jumlah
staff purchasing tersebut terdiri dari 2 sampai 5 staff. Hal ini
baik dikarenakan
orang yang mengontrol barang dengan orang yang melakukan
pengecekan
-
75
barang dilakukan oleh orang yang berbeda sehingga terhindar dari
kesalahan
pencacatan barang.
2. Adanya penumpukkan barang barang di gudang pada hari hari
besar.
Kondisi yang terjadi yaitu adanya penumpukkan barang barang
yang
berada di gudang pada hari hari Besar atau hari hari khusus
lainnya, antara
lain seperti hari Lebaran, Natal, Tahun Baru dan hari- hari
penting
lainnya.
Kriteria yang seharusnya terjadi yaitu tidak adanya penumpukan
barang
khususnya pada hari hari penting agar kehilangan barang dan
kerusakan barang
dapat terhindar dan perusahaan tidak mengalami kerugian.
Sebabnya penumpukan barang ini dikarenakan bagian pembelian
membeli barang ketika barang tersebut habis dan selalu membeli
dengan
melebihkan barang yang dipesan. Pembelian barang dengan jumlah
besar biasa
dilakukan pada saat hari hari besar seperti, Idul Fitri, Natal
ataupun Tahun
Baru.
Akibat penumpukan barang ini, bagian gudang kewalahan dalam
mengatur barang, sehingga barang tidak tersusun rapi, penempatan
untuk setiap
jenis barang menjadi tidak sesuai dan resiko terjadinya
kerusakan barang
menjadi tinggi. Kondisinya barang yang dipesan dalam jumlah
banyak akan
melebihi batas limit stok di gudang, kemudian kelebihan barang
ini akan
ditempatkan dalam satu tempat sehingga semua jenis barang dan
jumlahnya di
jadikan dalam satu tempat. Pada saat pengambilan, barang dari
penumpukan
akan tersusun sembarang dan tidak rapi dan setiap barang dapat
menimpa barang
-
76
lainnya dan beresiko kerusakan pada barang itu sendiri. Dengan
demikian,
barang menjadi mudah rusak dan tidak terkontrol dengan baik.
Bagian gudang menjadi kewalahan dalam melakukan penyusunan
barang yang
tepat, selain itu akan ada tambahan biaya untuk pemeliharaan
terhadap barang
yang over stok. Penumpukan barang ini beresiko kerugian pada
perusahaan
karena selain mudah rusak dan biaya pemeliharaan yang cukup
tinggi, barang
bisa beresiko cacat sehingga menjadi tidak layak untuk dijual.
Biasanya retur
barang dapat dilakukan apabila terdapat kerusakan pada barang
ketika dilakukan
pengiriman, bukan dari penumpukan di gudang.
Rekomendasi yang diberikan sebaiknya PT Hero Supermarket,Tbk
menciptakan sistem identifikasi persediaan yang dikenal dengan
Economic
Order Quntity. Dengan digunakannya sistem ini maka perusahaan
akan
mengetahui ROP (titik pemesanan kembali) sehingga barang yang di
pesan tepat
waktu dan dapat terkoordinir dengan baik dan penumpukan barang
dapat dicegah
terutama pada saat Hari hari Besar ataupun Hari hari penting
lainnya.
3. Penempatan barang yang kurang memadai.
Kondisi yang terjadi yaitu penempatan/ tata letak yang kurang
memadai
yang berada di gudang. Tata letak suatu persediaan barang dagang
di gudang
sangatlah penting. Hal ini bertujuan untuk mempermudah bagian
gudang dalam
pengambilan barang.
Kriteria yang seharusnya terjadi yaitu penempatan atau tata
letak barang
yang berada di gudang tersusun dengan baik sesuai posisi yang
telah diatur oleh
perusahaan.
-
77
Dalam wawancara saya terhadap Humas Eksternal tersebut
dikatakan
bahwa adanya hal ini disebabkan karena kebanyakan karyawan yang
berada di
gudang hanya menerima barang dan setelah barang masuk ke gudang
maka
barang tersebut akan langsung ditaruh atau diletakkan pada
tempatnya masing-
masing sedangkan dalam hal penghitungan ini hanya dilakukan
sesekali saja. Di
gudang pusat Hero Supermarket memiliki pengklasifikasian yang
terbagi
menjadi 7 jenis yaitu:
1) Food meliputi : makanan dan minuman
2) Non Food meliputi: peralatan rumah tangga dan apparel
3) Meat meliputi: daging yang dijual seperti ham, daging ayam,
daging sapi,
daging babi, dan lainnya yang dipresentasikan di tempat
pendingin
4) Fruit dan Vegetables meliputi: buah-buahan seperti buah
import dan buah
lokal serta macam-macam sayuran yang dipresentasikan di tempat
pendingin
5) Fish meliputi: ikan yang dijual seperti ikan kerapu, ikan
teri, cumi-cumi,
udang, kepiting, tiram, udang ebi, dan lainnya yang
dipresentasikan di tempat
pendingin
6) Dairy meliputi: dairy yang dijual seperti macam-macam produk
susu, dengan
bahan dasar susu seperti keju, susu rendah lemak, ice cream, dan
lainnya
yang dipresentasikan ditempat pendingin
7) Bakery meliputi: roti yang dijual di dalam supermarket
Dan masing masing jenis pengklasifikasian makanan tersebut
dipertanggung
jawabkan oleh masing masing supervisor. Akan tetapi pada hari
hari besar
seperti Idul Fitri, Natal atupun Tahun Baru hal ini tidak
dilaksanakan dengan
baik. Penyebabnya adalah dikarenakan karena barang datang dalam
intensitas
-
78
yang besar dalam jangka pendek sehingga membuat karyawan untuk
malas
menghitung barang tersebut, sehingga menyebabkan penumpukkan
yang berada
di gudang dan tidak terkoordinir dengan baik.
Akibatnya barang sulit teridentifikasi atau tidak diketahui
jumlah atau
sisa barang yang ada digudang tersebut. Dampak besar yang
mungkin terjadi
yaitu barang rentan terhadap pencurian, hilang ataupun rusak
tanpa tahu jumlah
barang yang rusak atau hilang tersebut.
Untuk menghindari hal tersebut rekomendasi yang diberikan
sebaiknya
perusahaan melakukan penghitungan secara berkala setidaknya
menghitung
secara minimal sehari 1 kali serta menyimpan langsung persediaan
yang setelah
di hitung. Hal ini dilakukan untuk lebih dapat mengontrol jumah
barang yang
berada di gudang dan dapat terhindar dari kerusakan, kehilangan
dan kecurian
barang.
4. Rentannya pencurian terhadap barang barang di gudang .
Kondisi yang terjadi adalah rentannya pencurian barang yang
berada di
gudang.
Kriteria yang seharusnya adalah bagian penerimaan dalam
melakukan
quality atas kontrol barang dilakukan dengan sangat lebih teliti
agar pencurian
atau kehilangan barang yang dapat merugikan perusahaan dapat
terhindar dengan
baik.
Hal ini disebabkan karena penerimaan barang dalam jumlah yang
besar
akan membuat bagian penerimaan tidak dapat melakukan kontrol
terhadap semua
jenis persediaan yang masuk. Kondisinya ketika barang masuk ke
bagian
-
79
penerimaan maka bagian penerimaan ini akan melakukan quality
control
terhadap semua barang yang masuk. Dalam lingkungan seperti ini,
persediaan
barang yang masuk sangat rentan terhadap aksi pencurian yang di
karenakan
kurang maksimalnya pencatatan persediaan yang di lakukan oleh
bagian
penerimaan.
Akibatnya bagian penerimaan yang seharusnya melakukan
quality
control hanya dapat menginspeksi barang-barang dan tidak
memperhatikan
keamanan barang. Prosedur inspeksi yang tidak benar yang
disertai pencatatan
persediaan yang tidak memadai dapat menciptakan situasi kondusif
bagi
pencurian persediaan. Fungsi quality control adalah untuk
memastikan kuantitas
dan kondisi barang dari kerusakan, kecurian dan lainnya.
Rekomendasi yang diberikan penulis untuk mencegah terjadinya
pencurian barang selama dalam masa quality control, maka perlu
dilakukan
perbaikan terhadap prosedur inspeksi barang yang lebih benar
agar dapat
mencegah terjadinya pencurian barang yang dapat merugikan
perusahaan.
Peningkatan fungsi keamanan meliputi penambahan pemasangan
kamera
pemantau di bagian penerimaan barang sehingga rekaman inspeksi
barang dapat
disimpan jika terjadi permasalahan atau pencurian barang untuk
dijadikan
sebagai bukti dalam pembahasan permasalahan.
5. adanya stock out yang berada di gudang
Kondisi yang terjadi pada perusahaan yaitu adanya stock out
atau
kehabisan barang yang berada di gudang.
-
80
Kriteria yang seharusnya adalah perusahaan dapat meminimalisir
kondisi
stock out yang berada di gudang dengan mengetahui kapan
pembelian barang
dilakukan sebelum gudang mengalami kekurangan barang.
Hal ini penyebabnya karena tidak adanya penghitungan yang layak
untuk
menentukan re- order point dan berapa jumlah stock minimum yang
harus ada di
gudang.
Akibatnya Gudang pusat Hero Supermarket melakukan pembelian
apabila barang tersebut dalam jumlah sedikit dan tidak adanya
range untuk
menentukan kapan harus membeli barang.
Rekomendasi yang diberikan adalah gudang pusat tersebut
seharusnya
mempunyai indikator untuk jenis barang yang telah mencapai titk
ROP sehingga
bagian gudang dapat mengetahui kapan barang dapat dibeli. Gudang
pusat
memiliki perbandingan stock minimum dengan ROP yang telah
ditentukan yaitu
sebesar 1:1,5. Untuk mencegah terjadinya stock out persediaan
pada gudang
maka perusahaan perlu menerapkan penghitungan EOQ (Economic
Order
Quantity) karena dengan menetapkan kebijaksanaan EOQ (Economic
Order
Quantity) ini maka dalam setiap tahun dapat ditentukan lebih
banyak order dalam
jangka waktu beberapa kali saja sehingga kurang begitu sering
menghadapi
risiko kehabisan stock. Selain itu pula pencatatan di PT Hero
Supermarket
menggunakan sistem pencatatan prepectual. Hal ini bertujuan
untuk memonitor
persediaan setiap saat.
-
81
6. Sistem keamanan di gudang pusat yang belum optimal.
Kondisi yang terjadi adalah belum optimalnya sistem keamanan
yang berada
di gudang pusat. Persediaan barang pada perusahaan merupakan
benda berwujud.
Oleh karena itu, perusahaan melakukan pengawasan fisik di gudang
pusat PT.
Hero Supermarket yang berada di Cibitung. Pengendalian fisik ini
berupa :
a. Penempatan penjaga untuk mendata pemasok yang datang ke
gudang dengan
mengisi buku tamu.
b. Pemasangan fire detector, tabung pemadam kebakaran, dan
sprinkle untuk
mengantisipasi kebakaran.
c. Pada gudang telah digunakannya ID dan password pada saat
masuk ke
gudang.
d. Adanya pembatasan hak akses untuk memasuki gudang, apabila
ada
karyawan yang selain karyawan gudang untuk memasuki gudang
maka
sebelum masuk di lakukan pemeriksaan terlebih dahulu yaitu body
check.
e. Pada kode barang menggunakan Hierarchical Codes berdasarkan
jenis barang
dan lokasi rak di gudang.
Kriteria yang seharusnya terjadi adalah perusahaan memperbarui
password
agar sistem keamanan yang berada di gudang pusat dapat terjaga
dengan baik.
Penyebabnya belum adanya perubahan password secara berkala dan
tidak
adanya prosedur untuk itu.
Akibatnya kurang optimalnya pengawasan pengendalian akses yang
ada pada
gudang tersebut.
-
82
Untuk menghindari hal tersebut rekomendasi yang diberikan
sebaiknya di
buat prosedur dalam penggantian password hal ini bertujuan untuk
menghindari
penyalahgunaan akses.