PENGENALAN MICROSOFT LYNC SEBAGAI SOLUSI KOMUNIKASI DALAM BIDANG PROFESIONAL Oleh : Beatrice Kerenhapukh Handoko (08120110002

KERJA PRAKTEK

PENGENALAN MICROSOFT LYNC

SEBAGAI SOLUSI KOMUNIKASI DALAM BIDANG

PROFESIONAL

Oleh :

Beatrice Kerenhapukh Handoko (08120110002)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASIFAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS PELITA HARAPAN SURABAYASURABAYA2014

LEMBAR PENGESAHANLAPORAN KERJA PRAKTEK

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASIFAKULTAS ILMU KOMPUTER

PENGENALAN MICROSOFT LYNC

SEBAGAI SOLUSI KOMUNIKASI DALAM BIDANG

PROFESIONAL

Oleh :

Beatrice (08120110002)

Surabaya, 25 Juli 2014

Menyetujui,

Pembimbing Utama

Co-Pembimbing/Supervisor

ii

Andreas Jodhinata, S.Kom, M.Kom Agung Wiyono,

S.Kom

Mengetahui,

Fakultas Ilmu Komputer

Wellianto Halim, B.Sc., M.M

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke

hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena hanya atas

berkat dan rahmat-Nya, sehingga Laporan Kerja

Praktek yang berjudul “PENGENALAN MICROSOFT LYNC

SEBAGAI SOLUSI KOMUNIKASI DALAM BIDANG PROFESIONAL”

dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

Adapun tujuan penulisan laporan ini adalah untuk

memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan Kerja Praktek

Program Studi Sistem Informasi Universitas Pelita

Harapan Surabaya.

Terselesaikannya penyusunan Laporan Kerja Praktek

ini tidak luput dari bantuan dan motivasi serta

partisipasi dari semua pihak, untuk itu dengan segala

kerendahan hati penulis menyampaikan penghargaan dan

ucapan terimakasih kepada :

1. Orang tua tercinta, yang telah memberikan doa,

semangat, dukungan, dan motivasi selama pembuatan

laporan ini.

2. Wellianto Halim, B.Sc., M.M selaku Dekan Fakultas

Ilmu Komputer Universitas Pelita Harapan.

3. Andreas Jodhinata, S.Kom, M.Kom selaku Ketua

Program Studi Sistem Informasi Universitas Pelita

Harapan Surabaya yang telah memberikan bimbingan

kepada penulis untuk melaksanakan kerja praktek.

iv

4. Agam Fuja Kurniawan dan Metra Dea Putri selaku

Pembimbing Lapangan Kerja Praktek.

5. Teman-teman Sistem Informasi 2011 atas motivasi

dan dukungan selama ini.

6. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu

per satu yang terlibat dalam penyusunan Laporan

Kerja Praktek ini sehingga dapat selesai dengan

baik.

Akhir kata, penulis menyadari bahwa

pelaksanaan kerja praktek dan penyusunan laporan ini

masih belum sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran

yang membangun sangat penulis harapkan. Semoga

laporan ini dapat bermanfaat bukan saja bagi penulis,

namun juga bermanfaat bagi pihak perusahaan dan

memperluas pengetahuan dan wawasan pembaca khususnya

rekan-rekan mahasiswa.

Surabaya, 25 Juli

2014

Penulis

v

DAFTAR ISIHalaman

HALAMAN JUDUL ................................... i

HALAMAN PENGESAHAN .............................. ii

KATA PENGANTAR .................................. iii

DAFTAR ISI ...................................... v

DAFTAR GAMBAR ................................... vii

DAFTAR TABEL .................................... viii

BAB I PENDAHULUAN .............................. 1

1.1.......................................Latar

Belakang ......................................1

1.2.

Tujuan ................................... 2

1.3.......................................Ruang

Lingkup ......................................2

1.4.

Lokasi dan Waktu ......................... 3

BAB II LANDASAN TEORI ........................... 4

2.1.......................................Teori

Komunikasi ...................................... 4

2.1.1. Unsur Komunikasi .............. 5

2.1.2. Media Komunikasi .............. 8

2.2.......................................Teori

Organisasi ...................................... 10

2.3.......................................Teori

Komunikasi Organisasi ........................... 12

vi

2.4.......................................Teori

Server ......................................14

2.5.......................................Teori

Internet ......................................17

2.6.......................................Teori

Perangkat Lunak (Software) ....................... 19

2.6.1. Definisi Perangkat Lunak ...... 19

2.6.2. Klasifikasi Perangkat Lunak ... 20

BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN/INSTANSI .... 23

3.1.

Sejarah Singkat .......................... 23

3.2.

Struktur Organisasi ...................... 26

3.3.......................................Tugas

dan Wewenang .................................... 27

BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN ................... 35

4.1.

......................................

Pengertian Microsoft Lync ............ 35

4.2.

......................................

Sejarah Microsoft Lync ............... 36

4.3.

......................................

Server Microsoft Lync ................ 42

vii

4.4.......................................Fitur

Microsoft Lync ....................... 44

4.4.1. Fitur Kecil Baru .............. 47

4.4.2. Fitur Rapat ................... 53

4.4.3. Fitur Integrasi ............... 58

4.5.

......................................

Efisiensi Microsoft Lync ............. 59

BAB V PENUTUP .................................. 61

5.1.

Kesimpulan ............................... 61

5.2.......................................Saran

61

DAFTAR PUSTAKA .................................. 63

viii

DAFTAR GAMBARHalaman

Gambar 2.1.......................................Model

Proses Komunikasi Berlo ......................... 5

Gambar 3.1.......................................Logo

Perusahaan Microsoft .................. 25

Gambar 3.2.

.......................................

Struktur Organisasi Microsoft Corporation

.......................................26

Gambar 3.3.

.......................................

Struktur Organisasi PT. Microsoft Indonesia

.......................................27

Gambar 4.1.......................................Logo

Lync .................................. 35

Gambar 4.2.......................................Logo

Microsoft Office Communications Server 2007

.......................................37

Gambar 4.3.......................................Logo

Microsoft Lync 2010 ................... 38

Gambar 4.4.......................................Logo

Microsoft Lync 2013.................... 40

Gambar 4.5.

.......................................

Interface Microsoft Lync 2013 ............ 41

ix

Gambar 4.6.

.......................................

Tampilan Chat Rapat ................... 42

Gambar 4.7.

.......................................

Tampilan Akses Favorit ................ 48

Gambar 4.8.......................................Opsi

Tampilan .............................. 49

Gambar 4.9.

.......................................

Tampilan Percakapan Bertab ............ 49

Gambar 4.10.

.......................................

Tampilan Mode Komunikasi .............. 50

Gambar 4.11......................................Ruang

Obrolan ............................... 51

Gambar 4.12.

.......................................

Tampilan Fitur Video .................. 51

Gambar 4.13.

.......................................

Aksesibilitas Tampilan ................ 52

Gambar 4.14.

.......................................

Gabung Rapat Online ................... 54

x

Gambar 4.15.

.......................................

Gabung Rapat Online dari Jendela Utama 54

Gambar 4.16.

.......................................

Tampilan Kontrol Rapat ................ 55

Gambar 4.17.

.......................................

Pilihan Saat Presentasi ............... 56

Gambar 4.18.

.......................................

Tampilan Batasan Akses ................ 57

Gambar 4.19.

.......................................

Tampilan Lync di Tablet ............... 58

Gambar 4.20.

.......................................

Tampilan Integrasi dengan Outlook ..... 59

Gambar 4.21.

.......................................

Halaman Download Free Trial Lync ...... 60

DAFTAR TABEL

xi

Halaman

Tabel 4.1.

Perbandingan Lync dan Office Communications

Server .......................................39

Tabel 4.2........................................Fitur

Lync .................................. 45

xii

BAB I

PENDAHULUAN

Bab ini akan membahas berbagai hal yang mendasari

pembuatan laporan Kerja Praktek ini. Hal-hal tersebut

meliputi latar belakang, tujuan, ruang lingkup, serta

lokasi dan waktu pengerjaan Kerja Praktek.

1.1. Latar Belakang

Tuntutan dunia profesional saat ini semakin lama

semakin meningkat. Setiap individu memiliki kesibukan

dan pekerjaannya masing-masing. Namun, setiap individu

tersebut diminta mampu menyediakan waktu untuk

berkomunikasi dengan pihak-pihak lain. Untuk dapat

mencapai hasil kerja yang baik, setiap pribadi

dikatakan perlu membina hubungan baik satu sama lain.

Komunikasi tergolong vital karena setiap individu

memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan individu

– individu lainnya sehingga meningkatkan kesempatan

individu itu untuk tetap hidup (Rakhmat, 1998:1).

Bahkan, pada dunia organisasi, komunikasi adalah

sumber kehidupannya (Murphy and Peck, 1980:3).

Artinya, komunikasi merupakan "darah" setiap

organisasi dan kunci sukses dalam karir profesional

setiap orang.

1

Untuk dapat menyediakan waktu, apalagi membina

hubungan dalam jangka waktu yang lama, tentunya bukan

merupakan suatu tugas yang mudah. Apalagi bagi mereka

yang memiliki workload yang besar. Tugas untuk

berkomunikasi ini dirasa sulit, bahkan kadang membuang

waktu untuk mengerjakan berbagai aktivitas lainnya.

Membina hubungan yang berarti mengadakan komunikasi

membutuhkan tempat, waktu, dan usaha untuk bertemu.

Adanya berbagai sarana komunikasi masa kini,

seperti handphone, internet, dan sebagainya sangat

membantu. Namun sarana komunikasi tersebut terpisah-

pisah satu sama lain dan digunakan untuk umum, tidak

ada pembagian yang khusus untuk instansi tertentu.

Maka dari itu, permasalahan ini memerlukan pemecahan

dalam bentuk suatu solusi komunikasi terpadu yang

memungkinkan setiap individu dalam dunia profesional

untuk berhubungan satu sama lain. Tak hanya itu,

solusi komunikasi ini juga seharusnya dilengkapi

dengan berbagai fitur yang membuat komunikasi untuk

pekerjaan semakin mudah.

2

Masalah-masalah tersebut pada akhirnya dijawab

oleh Microsoft. Microsoft membuat sebuah platform

komunikasi terpadu yang disebut dengan Microsoft Lync

Server, yang memang dikhususkan untuk kalangan

profesional. Dengan adanya Microsoft Lync Server,

diharapkan bahwa komunikasi antar pekerja dalam sebuah

organisasi tidak lagi menjadi masalah, dan bahkan

memudahkan setiap pekerjaan tersebut untuk dapat

dilakukan.

Untuk dapat memahami solusi tersebut, dalam

penulisan Laporan Kerja Praktek ini penulis memilih

judul “Pengenalan Microsoft Lync Server sebagai Solusi

Komunikasi dalam Dunia Profesional”.

1.2. Tujuan

Kerja praktek yang saya lakukan mempunyai

beberapa tujuan antara lain:

1. Untuk mengenal solusi komunikasi berupa Microsoft

Lync Server yang dibuat oleh Microsoft

2. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

perkuliahan jurusan Sistem Informasi

1.3. Ruang Lingkup

3

Dalam laporan ini, akan dibahas tentang berbagai

teori yang mendukung keberadaan Microsoft Lync, yaitu

internet, server, dan perangkat lunak. Microsoft Lync

sendiri didedikasikan untuk komunikasi terpadu

kalangan profesional, dimana profesional ini artinya

komunikasi yang ada dalam organisasi. Oleh karena itu,

akan dibahas pula beberapa teori tentang komunikasi

organisasi. Microsoft sebagai perusahaan yang merilis

Microsoft Lync juga akan dibahas.

Selain itu, dalam analisa dan pembahasan akan

dijelaskan tentang berbagai fitur dan layanan yang

diberikan oleh Microsoft Lync bagi organisasi, yang

mendukung berkembangnya komunikasi tersebut.

1.4. Lokasi dan Waktu

Kerja Praktek ini dilaksanakan selama enam hari

dari tanggal 20 April 2014 sampai dengan 25 April 2014

di PT Microsoft Indonesia, Jakarta Stock Exchange

Building Tower II, lantai 18 Sudirman Central Business

District, Jl. Jend. Sudirman Kav. 52-53, Jakarta 12190

Indonesia.

4

BAB II

LANDASAN TEORI

Sesuai dengan judul laporan kerja praktek ini,

maka dibutuhkan landasan teori yang didalamnya mencakup

materi-materi yang mendukung dan menjelaskan secara

rinci bahasan laporan yang dibuat ini. Teori-teori ini

meliputi komunikasi, organisasi, komunikasi organisasi,

internet, dan perangkat lunak.

2.1. Teori Komunikasi

5

Komunikasi merupakan kegiatan manusia untuk

berhubungan satu dengan yang lain secara otomatis.

Kata “komunikasi” berasal dari bahasa Latin,

“communis”, yang berarti membuat kebersamaan atau

membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih.

Akar katanya “communis” adalah “communico” yang

artinya berbagi (Stuart, 1983, dalam Vardiansyah,

2004:3). Dalam literatur lain disebutkan komunikasi

juga berasal dari kata “communication” atau

“communicare” yang berarti “membuat sama” (to make

common). Istilah “communis” adalah istilah yang paling

sering disebut sebagai asal usul kata komunikasi, yang

merupakan akar dari kata-kata Latin yang mirip.

Komuniksi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu

makna, atau suatu pesan di anut secara sama.

Adanya komunikasi menuntun pada terbentuknya ilmu

komunikasi. Ilmu komunikasi adalah usaha penyampaian

pesan antar manusia, dan karenanya, kita nyatakan ilmu

ini sebagai ilmu yang mempelajari usaha penyampaian

pesan antar manusia (Vardiansyah, 2004:8). Karena

itulah jika kita berada dalam suatu situasi

berkomunikasi, maka kita memiliki ketertarikan atau

beberapa kesamaan dengan orang lain, seperti

ketertarikan karena fisik atau cara orang lain dalam

berkomunikasi, dan juga kesamaan bahasa atau kesamaan

arti symbol-simbol yang digunakan dalam berkomunikasi.

6

Komunikasi juga adalah suatu cara untuk

berinteraksi satu sama lain yang dilakukan oleh

individu, kelompok, organisasi dan masyarakat untuk

menyampaikan suatu pesan kepada individu yang lain

(pihak ke dua) dengan tujuan tertentu yang dapat

mempengaruhi perilaku pihak penerima. Berdasarkan

definisi di atas dapat disimpulkan bahwa dalam

komunikasi adalah suatu proses, dimana dalam proses

tersebut melibatkan beberapa unsur atau komponen.

2.1.1. Unsur Komunikasi

Menurut Cherry dalam Stuart yang dikutip oleh

Majid, dari pengertian komunikasi yang telah

dikemukakan, maka jelas bahwa komunikasi antarmanusia

hanya bisa terjadi jika ada seseorang yang

menyampaikan pesan kepada orang lain dengan tujuan

tertentu. Artinya, komunikasi hanya bisa terjadi kalau

didukung oleh adanya unsur sumber, pesan, media,

penerima dan efek. Unsur-unsur ini bisa juga disebut

komponen atau elemen komunikasi (2010:15).

Terdapat beberapa macam pandangan tentang

banyaknya unsur atau elemen yang mendukung terjadinya

komunikasi. Ada yang menilai bahwa terciptanya proses

komunikasi, cukup didukung oleh tiga unsur, sementara

ada juga yang menambahkan umpan balik dan lingkungan

selain kelima unsur yang disebutkan.

7

Sejalan dengan pendapat Gibson (1994) proses

komunikasi terdiri dari lima unsur yakni: Komunikator,

pesan, perantara, penerima, dan balikan. Adapun

Lasswell (1984), yaitu orang pertama yang mengajukan

model proses komunikasi membuat formula sebagai

berikut: Siapa, mengatakan apa, bagaimana caranya,

kepada siapa, dan apa hasilnya. Sementara Berlo (1960)

menggambarkan proses komunikasi terdiri dari tujuh

elemen yakni sumber komunikasi, pengkodean, pesan,

saluran, pendekodean, penerima, dan umpan balik. Untuk

lebih jelasnya model Berlo ini dapat dilihat pada

gambar di bawah ini:

8

Gambar 2.1. Model proses komunikasi Berlo(Sumber: Jurnal Harmoni Sosial, 2008)

Unsur-unsur komunikasi yang dikemukakan di atas

dapat saling terkait dan dapat dijelaskan sebagai

berikut :

1. Sumber (source)

Semua peristiwa komunikasi akan melibatkan sumber

pembuat atau pengirim informasi. Dalam komunikasi

antarmanusia, sumber bisa terdiri atas satu orang,

tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok, misalnya

seperti partai, organisasi atau lembaga. Sumber

sering disebut pengirim, komunikator atau dalam

bahasa Inggrisnya disebut source, sender, atau encoder.

2. Pesan (message)

Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah

sesuatu yang disampaikan oleh pengirim kepada

penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap

muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa

berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat

atau propaganda. Dalam Bahasa Inggris, pesan

biasanya diterjemahkan dengan kata message, content,

atau information.

3. Media (channel)

9

Media yang dimaksud di sini ialah alat yang

digunakan untuk mengirim pesan dan sumber kepada

penerima. Terdapat beberapa pendapat mengenai

saluran atau media. Ada yang menilai bahwa media

bisa bermacam-macam bentuknya, misalnya dalam

komunikasi antarpribadi panca indra dianggap sebagai

media komunikasi.

4. Penerima (receiver)

10

Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan

yang dikirim oleh sumber, atau pihak ke dua dalam

proses komunikasi. Penerima bisa terdiri atas satu

orang atau lebih, bisa juga dalam bentuk kelompok,

partai atau Negara. Penerima biasa disebut dengan

berbagai macam istilah, seperti khalayak, sasaran,

komunikan, atau dalam bahasa Inggris disebut audience

atau receiver. Dalam proses komunikasi telah dipahami

bahwa keberadaan penerima adalah akibat adanya

sumber. Tidak ada penerima jika tidak ada sumber.

Penerima adalah elemen penting dalam proses

komunikasi, karena dialah yang menjadi sasaran dan

komunikasi. Jika suatu pesan tidak diterima oleh

penerima, atau penerima tidak, atau kurang memahami

maksud dari pesan yang disampaikan, maka akan

menimbulkan berbagai macam masalah yang sering kali

menuntut perubahan, apakah pada sumber, pesan atau

saluran. Dengan mengetahui dan memahami

karakteristikpenerima (khalayak), berarti terdapat

suatu peluang untuk mencapai keberhasilan dalam

proses komunikasi.

5. Pengaruh

11

Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa

yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh

penerima sebelum dan sesudah menerima pesan.

Pengaruh ini bisa terjadi pada pengetahuan, sikap,

dan tingkah laku seseorang. Karena itu, pengaruh

bisa juga diartikan sebagai perubahan atau penguatan

keyakinan pada pengetahuan, sikap dan tindakan

seseorang sebagai akibat penerimaan pesan. Ada yang

beranggapan bahwa umpan balik sebenarnya adalah

salah satu bentuk dari pengaruh yang berasal dari

penerima. Akan tetapi sebenarnya umpan balik bisa

juga berasal dari unsur lain seperti pesan dan

media, meski pesan belum sampai pada penerima.

Misalnya sebuah konsep surat yang memerlukan

perubahan sebelum dikirim, atau alat yang digunakan

untuk menyampaikan pesan itu mengalami gangguan

sebelum sampai ke tujuan. Hal-hal seperti itu

menjadi tanggapan balik yang diterima oleh sumber.

6. Lingkungan

12

Lingkungan atau situasi adalah faktor-faktor

tertentu yang dapat mempengaruhi jalannya

komunikasi. Faktor ini dapat digolongkan atas empat

macam, yakni lingkungan fisik, lingkungan sosial

budaya, lingkungan psikologis, dan dimensi waktu.

Lingkungan fisik menunjukkan bahwa suatu proses

komunikasi hanya bisa terjadi jika tidak terdapat

rintangan fisik, misalnya geografi. Komunikasi

sering kali sulit dilakukan karena faktor jarak yang

begitu jauh, tidak tersedia fasilitas komunikasi

seperti telepon, kantor pos atau jalan raya.

Lingkungan sosial menunjukkan faktor sosial

budaya, ekonomi dan politik yang bisa menjadi

kendala terjadinya komunikasi, misalnya kesamaan

bahasa, kepercayaan, adat istiadat, dan status

sosial. Dimensi psikologis adalah pertimbangan

kejiwaan yang digunakan dalam berkomunikasi.

Misalnya menghindari kritik yang menyinggung

perasaan orang lain, menyajikan materi yang sesuai

dengan usia khalayak. Dimensi psikologis ini biasa

disebut dimensi internal.

Unsur-unsur dalam komunikasi saling terkait satu

sama lain. Jika ada 1(satu) unsur yang tidak ada

ketika berinteraksi, maka komunikasi tidak akan

berjalan lancar, akan terjadi miskomunikasi. Untuk

itu, ketika melakukan interaksi harus ada ke 6(enam)

unsur komunikasi di dalamnya.

13

2.1.2. Media Komunikasi

Berkenan dengan topik media komunikasi,

pembahasan selanjutnya adalah hakikat media itu

sendiri. Media adalah sebuah alat yang mempunyai

fungsi menyampaikan pesan (Bovee, 1997). Komunikasi

tidak akan berjalan tanpa bantuan sarana penyampai

pesan atau media. Bentuk-bentuk stimulus bisa

dipergunakan sebagai media, diantaranya adalah

hubungan atau interaksi manusia; realita; gambar

bergerak atau tidak; tulisan dan suara yang direkam.

Dengan menggunakan media komunikasi maka aliran

informasi, berita atau pesan dapat dikirim atau

diterima dengan mudah dan cepat.

Ada beberapa kriteria untuk menilai keefektifan

sebuah media. Hubbard mengusulkan sembilan kriteria

untuk menilainya (Hubbard, 1983). Kriteria pertamanya

adalah biaya. Biaya memang harus dinilai dengan hasil

yang akan dicapai dengan penggunaan media itu.

Kriteria lainnya adalah ketersedian fasilitas

pendukung seperti listrik, kecocokan dengan ukuran

kelas, keringkasan, kemampuan untuk dirubah, waktu dan

tenaga penyiapan, pengaruh yang ditimbulkan, kerumitan

dan yang terakhir adalah kegunaan. Kriteria di atas

lebih diperuntukkan bagi media konvensional.

14

Thorn mengajukan enam kriteria untuk menilai

multimedia interaktif (Thorn, 1995). Kriteria

penilaian yang pertama adalah kemudahan navigasi.

Sebuah program harus dirancang sesederhana mungkin.

Kriteria yang kedua adalah kandungan kognisi, kriteria

yang lainnya adalah pengetahuan dan presentasi

informasi. Kedua kriteria ini adalah untuk menilai isi

dari program itu sendiri, apakah program telah

memenuhi kebutuhan atau belum. Kriteria keempat adalah

integrasi media di mana media harus mengintegrasikan

aspek dan keterampilan bahasa. Untuk menarik minat

program harus mempunyai tampilan yang artistik maka

estetika juga merupakan sebuah kriteria.

Berdasarkan cara penggunaannya terdapat tiga

jenis media komunikasi, yaitu media komunikasi audial,

media komunikasi visual, dan media komunikasi audio-

visual. Ketiga jenis media komunikasi tersebut dapat

dijelaskan sebagai berikut:

Media Komunikasi Audial

Yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap,

didengar dan dipahami oleh alat pendengaran.

Misalnya telepon, intercom, radio serta tape

recorder.

Media Komunikasi Visual

15

Yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap,

dilihat dan dipahami oleh alat penglihatan. Misalnya

surat, surat kabar, faksimili, majalah, buku,

beletin dan sejenisnya.

Media Komunikasi Audio-Visual

Yaitu alat komunikasi yang dapat ditangkap,

dilihat, didengan dan dipahami melalui alat

pendengaran dan penglihatan. Misalnya televisi, film

layar lebar, VCD, internet dan sejenisnya.

Teknologi media komunikasi saat ini semakin

berkembang, semakin cepat, tepat, akurat, kecil, murah,

mudah, efektif dan efisien. Proses berkomunikasi pun

memiliki ciri dan sifat yang seperti itu, khususnya

efektif. Kecepatan dan ketepatan informasi sangat

dimungkinkan oleh pemakaian media dengan teknologi yang

tepat. Media dapat dikatakan sebagai teknologi dan

teknologi adalah media.

16

Milenium ketiga adalah zaman keemasan teknologi

informasi. Sebagai gelombang ketiga peradaban umat

manusia seperti yang diramalkan Alfin Toffler

sebelumnya adalah peradaban yang super cepat. Ruang dan

waktu semakin dibuat cepat dan sempit, seakan-akan

dunia dibuat menjadi satu komunitas, di mana setiap

penghuninya bisa berinteraksi secara realtime tanpa

halangan yang berarti. Berbagi informasi antar benua

dan negara di belahan dunia manapun semakin mudah.

Puncak dan titik acuan dari ini semua adalah

konvergensi komputer dan telekomunikasi 30 tahun yang

lalu. Jadilah teknologi internet yang kita kenal selama

ini seakan-akan tidak terpisahkan dalam kehidupan

manusia. Sebagai media komunikasi, ia sama saja seperti

kebutuhan manusia untuk berinteraksi dan berkomunikasi

satu sama lain. Hingga bisa dimunculkan tesis,

kebutuhan terhadap internet adalah kebutuhan untuk

berkomunikasi dan ini adalah harga mati.

17

Dari sini juga dilakukan terus diversifikasi

alat-alat berteknologi canggih lainnya, tentu rata-rata

didasarkan pada teknologi internet itu. Seperti

Personal Data Asssistant (PDA), Tablet PC, Notebook, CD

ROM, VCD, DVD, SVCD, Pena Digital, telepon selular,

GPRS, CDMA dan banyak lagi yang lainnya. Bukan hanya

itu, dengan adanya internet, muncul berbagai situs

berupa media sosial, online sharing, dan sebagainya.

Semua teknologi ini dimaksudkan untuk mempermudah

proses komunikasi antar manusia dalam konteks global.

2.2. Teori Organisasi

18

Dalam membahas komunikasi dalam dunia

profesional, pembahasan tidak dapat dilepaskan dari

adanya organisasi. Hal ini disebabkan karena

profesionalisme merupakan elemen yang terkandung dalam

organisasi, baik itu dalam bentuk perusahaan, dan

sebagainya. Organisasi menurut Robbins (2001:4)

diartikan sebagai suatu unit (satuan) sosial yang

dikoordinasikan dengan sadar, yang terdiri dari dua

orang atau lebih, yang berfungsi atas dasar yang

relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan atau

serangkaian tujuan bersama. Berbagai literatur tentang

organisasi dan manajemen telah memberikan definisi

tentang organisasi, dengan berbagai cara, tergantung

segi tinjauan ataupun pendekatannya. Pada dasarnya

pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua

macam, yaitu organisasi arti statis dan organisasi

dalam arti dinamis.

1. Organisasi Dalam Arti Statis

Organisasi dalam arti statis berarti melihat

organisasi sebagai sesuatu yang tidak bergerak atau

diam. Melihat organisasi sebagai sesuatu yang tidak

bergerak berarti melihat organisasi itu seperti yang

tergambar dalam bagan (organogram) yang beraneka

ragam.

Ada berbagai macam pandangan tentang

organisasi dalam arti statis, antara lain sebagai

berikut :

19

Organisasi dipandang sebagai wadah atau sebagai

alat yang berarti :

a. Organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang

ditetapkan sebelumnya,

b. Organisasi merupakan wadah daripada sekelompok

orang (group of people) yang mengadakan kerjasama

untuk mencapai tujuan bersama.

c. Organisasi sebagai wadah atau tempat di mana

administrasi dan manajemen dijalankan yang

memungkinkan administrasi dan menajemen itu

bergerak sehingga memberi bentuk pada

administrasi dan manajemen.

Organisasi dipandang sebagai jaringan dari

hubungan kerja yang bersifat formal seperti yang

tergambar dalam suatu bagan dengan mempergunakan

kotak-kotak yang beraneka ragam. Kotak-kotak

tersebut member gambaran tentang kedudukan atau

jabatan yang harus diisi oleh orang-orang yang

memenuhi persyaratan sesuai dengan fungsi masing-

masing.

20

Organisasi dipandang sebagai saluran hirarki

kedudukan atau jabatan yang ada yang

menggambarkan secara jelas tentang garis

wewenang, garis komando dan garis tanggungjawab.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa organisasi

dalam arti statis merupakan wadah atau tempat

kegiatan administrasi dan manajemen berlangsung

dengan gambaran yang jelas tentang saluran

hirarki daripada kedudukan, jabatan wewenang,

garis komando dan tanggungjawab.

2. Organisasi Dalam Arti Dinamis

Organisasi dalam arti dinamis berarti

memandang organisasi sebagai suatu organ yang hidup,

suatu organisme yang dinamis. Memandang organisasi

sebagai organisme yang dinamis berarti memandang

organisasi tidak hanya dari segi bentuk dan

wujudnya, tetapi juga melihat organisasi itu dari

segi isinya. Isi daripada organisasi adalah

sekelompok orang-orang yang melakukan kegiatan untuk

mencapai tujuan bersama. Dengan kata lain organisasi

dalam arti dinamis berarti menyoroti aktivitas atau

kegiatan yang ada didalam organisasi, serta segala

macam aspek yang berhubungan dengan usaha pencapaian

tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian terdapat

berbagai macam pandangan tentang organisasi dalam

arti dinamis, sebagai berikut :

21

Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi

itu selalu bergerak mengadakan pembagian tugas

atau pekerjaan sesuai dengan system yang telah

ditentukan serta sesuai pula dengan lingkup

daripada organisasi itu.

Organisasi dalam arti dinamis berarti memandang

organisasi itu dari segi isinya, yaitu sekelompok

orang yang melakukan kerja sama untuk mencapai

tujuan bersama. Jadi organisasi dalam arti dinamis

menyoroti unsur manusia yang ada di dalamnya.

Manusia merupakan unsur terpenting dari seluruh

unsur organisasi karena hanya manusialah yang

memiliki sifat kedinamisan.

22

Dari uraian di atas, disimpulkan bahwa organisasi

dalam arti dinamis merupakan proses kerjasama antara

orang-orang yang tergabung dalam suatu wadah tentu

untuk mencapai tujuan bersama seperti yang telah

disampaikan secara bersama pula. Proses adalah langkah-

langkah yang harus dilalui. Langkah-langkah yang harus

dilalui dalam usaha mencapai tujuan bersama dimulai

dari proses perencanaan (planning), proses

pengorganisasian (organizing), pemberian motivasi

(motivating), proses pengawasan (controlling) dan proses

pengambilan keputusan (decision making). Proses tersebut

sering disebut sebagai fungsi manajemen sehingga

organisasi dalam arti dinamis disebut pula organisasi

sebagai fungsi, yaitu organisasi yang memberi

kemungkinan manajemen untuk bergerak.

2.3. Teori Komunikasi Organisasi

23

Komunikasi yang terjadi di dalam organisasi

disebut komunikasi organisasi. Price (1997)

mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai derajat

atau tingkat informasi tentang pekerjaan yang

dikirimkan organisasi untuk anggota dan diantara

anggota organisasi. Tujuan komunikasi dalam organisasi

adalah untuk membentuk saling pengertian (mutual

understanding) sehingga terjadi kesetaraan kerangka

referensi (frame of references) dan kesamaan pengalaman

(field of experience) diantara anggota organisasi.

Komunikasi organisasi harus dilihat dari berbagai sisi

yaitu pertama komunikasi antara atasan kepada bawahan,

kedua antara karyawan yang satu dengan karyawan yang

lain, ketiga adalah antara karyawan kepada atasan.

Komunikasi organisasi yang buruk akan menyebabkan

komitmen organisasi yang rendah. Pendapat ini

didasarkan pada penilaian tiga komponen dasar komitmen

organisasi yaitu identifikasi, keterlibatan, dan

loyalitas akan berkurang (Kramer, 1999, Rodwell et al.,

1998). Selain itu, komunikasi organisasi merupakan

suatu proses dinamik yang berfungsi sebagai alat utama

bagi sukses atau tidaknya organisasi dalam hubungannya

dengan lingkungan tugas. Chen et al.,(2006) menyatakan

komunikasi organisasi berhubungan positif dengan

komitmen organisasi dan kinerja dan berhubungan negatif

dengan tekanan pekerjaan.

24

Sebuah organisasi akan bubar karena ketiadaan

komunikasi. Merupakan sebuah mimpi buruk dunia

profesionalitas apabila komunikasi dalam sebuah

organisasi tidak terjalin dengan baik. Para karyawan

tidak akan tahu apa yang akan dikakukannya dan apa yang

dikerjakan rekannya. Pemimpin tidak bisa memberikan

instruksi dan menerima masukan dari bawahannya.

Koordinasi tidak berjalan, kerja sama tidak terjadi,

masing-masing orang tidak dapat mengkomunikasikan

perasaannya, kebutuhannya, masalah yang dihadapinya

dalam pekerjaan kepada rekannya/ timnya, suvervisornya

atau kepada pimpinannya.

25

Komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan

antar manusia dan antar kelompok dalam sebuah

organisasi. Kalau berbicara tentang komunikasi

organisasi maka yang terbayang adalah peranan dan

status dari setiap orang dalam organisasi, karena

peranan dan status itu juga menentukan cara seseorang

berkomunikasi dengan orang lain. Dalam organisasi

keragaman tersebut dapat dilihat melalui pembagian

kerja berdasarkan bakat dan kemampuan masing-masing

orang dalam organisasi tersebut. Jika jenis dan

pembagian pekerjaan demikian banyak, beragam, dan

berbeda-beda, maka dibutuhkan sebuah jalinan. Jalinan

yang dimaksud di sini adalah komunikasi. Komunikasi

antara seorang pimpinan dengan bawahan, antara bawahan

dengan atasan, atau komunikasi sesama bawahan. Dalam

komunikasi organisasi ini dikenal dengan istilah

Downward communication, Upward communication, dan Horizontal

communication.

Menurut Scott dan T.R. Mitchell (1976) komunikasi

mempunyai empat fungsi dalam organisasi, yakni: 1)

kendali (kontrol/ pengawasan), 2) motivasi, 3)

pengungkapan emosional, dan 4) informasi. Sebenarnya

banyak sekali hasil penelitian para ahli yang menemukan

fungsi komunikasi (pesan) dalam organisasi. Seperti

pendapat Khan dan Katz yang mengatakan ada empat fungsi

utama yaitu: yang berkenaan dengan produksi,

pemeliharaan, penerimaan, dan pengelolaan organisasi.

26

Terakhir Greenbaumn mengemukakan bahwa fungsinya

adalah untuk mengatur, untuk melakukan pembaruan,

integrasi, memberikan informasi dan instruksi. Tidak

satupun dari masing-masing fungsi tersebut dilihat

lebih penting dari pada fungsi lainnya.

Setiap organisasi mempunyai hirarkhi wewenang dan

panduan formal yang harus dipatuhi oleh para

karyawannya. Komunikasi memberikan informasi yang

diperlukan setiap individu dan kelompok untuk membuat/

mengambil keputusan. Agar kinerja efektif masing-masing

kelompok perlu mempertahankan berbagai kontrol terhadap

anggotanya, merangsang dan memotivasi para anggota

untuk bekerja, menyediakan sarana untuk mengungkapkan

emosi, dan mengambil keputusan. Dapat disimpulkan bahwa

setiap interaksi komunikasi dalam organisasi

menjalankan satu atau lebih dari lima fungsi di atas.

2.4. Teori Server

27

Server adalah sebuah sistem komputer yang

menyediakan jenis layanan tertentu dalam sebuah

jaringan komputer. Server didukung dengan prosesor yang

bersifat scalable dan RAM yang besar, juga dilengkapi

dengan sistem operasi khusus, yang disebut sebagai

sistem operasi jaringan atau network operating system.

Server juga menjalankan perangkat lunak administratif

yang mengontrol akses terhadap jaringan dan sumber daya

yang terdapat di dalamnya, seperti halnya berkas atau

alat pencetak (printer), dan memberikan akses kepada

workstation anggota jaringan.

Server adalah ibarat pelayan yang memiliki hak

untuk mengatur. Kenapa server disebut sebagai pelayan?

Server disebut sebagai pelayan dikarenakan fungsi

server secara keseluruhan adalah memberi layanan

(service) kepada client yang saling terhubung satu sama

lain dalam satu jaringan. Sedangkan fungsi server dalam

mengatur adalah bagaimana server mengatur dalam memberi

hak akses terhadap client yang terhubung dengan server

tersebut. Contohnya hak akses internet, akses

directory, dan sebagainya.

Selain itu server dapat berfungsi sebagai dinding

keamanan (firewall). Fungsi server ini sangat penting

dalam jaringan yang terhubung dengan jaringan luar

seperti internet. Server dapat berfungsi untuk

membatasi dan menolak suatu koneksi yang ingin merusak

dan melakukan pencurian metadata.

28

Server dapat pula berfungsi sekaligus sebagai

router yang menghubungkan antara sebuah jaringan dengan

jaringan yang lain tapi berbeda segmen. Layanan yang

diberikan server kepada client bermacam-macam. Layanan

tersebut dapat juga berupa service E-mail, Domain, Web,

Proxy, dan lain-lain.

Dilihat dari fungsinya, server bisa di

kategorikan dalam beberapa jenis, seperti: server

aplikasi, server data maupun server proksi. Server

aplikasi adalah server yang digunakan untuk menyimpan

berbagai macam aplikasi yang dapat diakses oleh klien,

server data sendiri digunakan untuk menyimpan data baik

yang digunakan klien secara langsung maupun data yang

diproses oleh server aplikasi. Server proksi berfungsi

untuk mengatur lalu lintas di jaringan melalui

pengaturan proksi. Orang awam lebih mengenal proxy

server untuk mengkoneksikan komputer klien ke Internet.

Kegunaan server sangat banyak, misalnya untuk situs

internet, ilmu pengetahuan, atau sekedar penyimpanan

data.

Jenis-jenis server :

Server Platform

Server platform adalah hardware atau software dasar

untuk sistem yang bertindak sebagai mesin yang

menggerakkan server.

Server Aplikasi

29

Juga dikenal sebagai jenis middleware, berfungsi

sebagai pengolah perintah dari client dan database.

Server Audio / Video

Menyediakan kemampuan multimedia ke situs web dengan

membantu pengguna untuk menyiarkan streaming konten

multimedia.

Chat Server

Untuk menangani chatting beberapa user.

Fax Server

Fax server memungkinkan user untuk mengirim dan

menerima fax melalui jaringan computer.

FTP Server

File Transfer Protocol Server untuk transfer data,

dari atau ke client.

Groupware Server

Ini adalah software yang dirancang yang memungkinkan

pengguna untuk bekerja sama, terlepas dari lokasi,

melalui Internet atau intranet perusahaan dan

berfungsi bersama-sama dalam suasana virtual.

IRC Server

Internet Relay Chat server memungkinkan user untuk

berdiskusi lewat jaringan.

List Server

Menyediakan cara yang lebih baik mengelola milis.

Server dapat berupa diskusi interaktif terbuka untuk

orang-orang atau daftar satu arah yang memberikan

pengumuman, buletin atau iklan.

30

Mail Server

Server yang bertugas untuk menangani e-mail.

News Server

Ini berfungsi sebagai sumber distribusi dan

pengiriman untuk banyak kelompok berita umum,

didekati melalui jaringan berita USENET.

Proxy Server

Proxy Server bertindak sebagai mediator antara

client dan server diluar jaringan untuk

menyaring/membatasi permintaan, meningkatkan kinerja

koneksi dan sharing.

Telnet Server

Untuk log on ke komputer host dengan cara remote

dari komputer lain.

Virtual Server

Virtual server adalah metode untuk mengurangi jumlah

server fisik, jadi pada satu server fisik seolah-

olah ada beberapa server.

Web Server

Menyediakan konten ke web browser. Web Server

berkomunikasi menggunakan HTTP (Hypertext Transfer

Protocol).

2.5. Teori Internet

31

Dalam pembahasan laporan ini, media yang akan

paling berperan adalah media online atau Internet.

Internet adalah salah satu bentuk dari media baru (new

media). Internet dinilai sebagai alat informasi dan

komunikasi yang paling penting untuk dikembangkan

kedepannya. Internet memiliki kemampuan untuk mengkode,

menyimpan, memanipulasi, dan menerima pesan.

Pengertian internet (interconnected-networking)

adalah suatu sistem jaringan komputer yang terkoneksi

secara global serta menggunakan TCP/IP sebagai protokol

standard untuk melayani jutaan penggunanya di seluruh

dunia. Internet menghubungkan situs akademik,

pemerintahan, komersil, organisasi, maupun perorangan.

Layanan Internet meliputi komunikasi langsung (email,

chat), diskusi (milis), sumber daya informasi yang

terdistribusi (World Wide Web), remote logindan lalu

lintas data (telnet, FTP), dan aneka layanan lainnya.

Protokol standar pada Internet dikenal sebagai

TCP/IP(Transmission Control Protocol/Internet

Protocol). Protokol ini memiliki kemampuan untuk

bekerja di atas segala jenis komputer, tanpa

terpengaruh oleh perbedaan perangkat keras maupun

sistem operasi yang digunakan.

32

Internet menyediakan beragam aplikasi yang dapat

digunakan untuk berbagai keperluan. Setiap aplikasi

berjalan di atas sebuah protokol tertentu. Istilah

“protokol” di Internet mengacu pada satu set aturan

yang mengatur bagaimana sebuah aplikasi berkomunikasi

dalam suatu jaringan. Sedangkan software aplikasi yang

berjalan di atas sebuah protokol disebut aplikasi

client.

Internet yang merupakan salah satu teknologi

komunikasi baru juga memiliki kemampuan untuk membantu

memilih dan mengatur informasi yang kita inginkan atau

perlukan dengan lebih efisien. Secara garis besar,

Internet jauh lebih luwes dalam menjembatani waktu dan

jarak dibandingkan media-media yang sudah ada terlebih

dahulu.

Untuk mengakses Internet, seseorang membutuhkan

koneksi Internet dan piranti keras seperti komputer,

PDA, mobile device, dan sebagainya. Internet juga

dianggap sebagai gabungan dari beberapa bentuk media

dan fasilitas - email, website, newsgroup, e-commerce,

dan sebagainya.

33

Kelebihan Internet sebagai medium komunikasi

adalah jangkauannya yang global, kecepatannya dalam

mengirim pesan, dan tingkat interaktivitasnya yang

tinggi. Trend yang terjadi saat ini adalah penggunaan

Internet untuk kebutuhan hiburan. Di Internet orang

bisa menggunakan mesin pencarian untuk mencari info

yang mereka butuhkan, menjelajahi situs-situs, dan

menjalin interaksi sosial.

Untuk tingkat interaktivitas, Ruben berpendapat

bahwa Internet bisa dibandingkan dengan media

konvensional seperti buku, koran, majalah, dan

televisi. Semua media itu pada dasarnya dikendalikan

sepenuhnya oleh sumber informasi, mulai dari isi sampai

waktu produksi dan distribusi. Pendek kata, khalayak

tidak memiliki kesempatan untuk berinteraksi dengan

sumber atau memegang kendali isi konten dan waktu

distribusi informasi. Media seperti itu memiliki

interaktivitas rendah. Sedangkan Internet yang

tergolong sebagai media baru tingkat interaktivitasnya

lebih tinggi. Internet memungkinkan khalayaknya memilih

sendiri apa yang ingin mereka konsumsi, dan kapan

mereka ingin mengkonsumsinya.

34

Internet juga dianggap memiliki kapasitas yang

besar sebagai media baru. Tidak hanya memperkecil jarak

dalam mengkomunikasikan pesan, teknologi komputer dan

Internet juga telah berkembang dan mengeliminasi

penggunaan koneksi kabel, namun tetap bisa

memfasilitasi tansmisi informasi yang sangat cepat ke

seluruh dunia.

Sejak awal perkembangannya, Internet kemudian

secara cepat mengubah sistem komunikasi dunia dan media

massa. Internet telah bisa menjadi instrumen protes

massa, mendorong tingkat perubahan sosial di berbagai

penjuru dunia, berkonflik dengan hukum yang sudah

berlaku seperti masalah hak cipta atau pornografi, dan

bersaing dengan media-media massa konvensional.

35

Salah satu kemampuan internet saat ini adalah

bisa mengunduh materi-materi dari dunia maya kemudian

disimpan dalam komputer pribadi, dan data itu bisa

diduplikasi atau ditransfer ke alat lain yang terpisah

dengan komputer, misalnya CD. Menurut Bagdikian,

duplikasi dan penyebaran materi dari Internet ini bisa

mencapai jangkauan yang sangat luas. Satu orang

khalayak bisa mengunduh kemudian menyebarkannya pada

orang-orang dalam jaringan pertemanan, atau jaringan

kerjanya. Kemudian pihak yang mendapatkan sebaran itu

bisa menyebarkannya lagi pada orang-orang dalam

jaringannya, dan seterusnya. Makin lama penyebarannya

makin luas. Informasi dalam bentuk digital memang bisa

direproduksi secara sempurna, gratis, dan tak terbatas.

Dengan adanya internet sebagai media komunikasi baru,

maka komunikasi dalam dunia profesional yang berarti

organisasi dapat dijalankan dengan maksimal.

2.6. Teori Perangkat Lunak (Software)

36

Pembahasan ini tidak dapat dilepaskan dari adanya

perangkat lunak yang menggunakan layanan internet.

Untuk dapat memahami perangkat lunak, maka peran

komputer tidak dapat dilepaskan. Komputer merupakan

mesin yang memproses fakta atau data menjadi

informasi. Komputer di gunakan orang untuk

meningkatkan hasil kerja dan memecahkan berbagai

masalah. Yang menjadi pemroses data atau pemecah

masalah itu adalah perangkat lunak.

Gambaran perangkat lunak di dalam sebuah

buku teks mungkin mengambil bentuk berikut :

Perangkat lunak adalah (1) Perintah (program

komputer) yang bila di eksekusi memberikan fungsi dan

unjuk kerja seperti yang di inginkan. (2) Struktur

data yang memungkinkan program memanipulasi

informasi secara proporsional, dan (3) Dokumen

yang menggambarkan operasi dan kegunaan program.

Tidak ada lagi definisi yang lebih lengkap yang

dapat ditawarkan, tetapi kita membutuhkan lebih dari

sekedar definisi formal.

2.6.1. Definisi Perangkat Lunak

37

Perangkat lunak didefinisikan sebagai “Perintah

program komputer yang bila di eksekusi memberikan

fungsi dan unjuk kerja seperti yang di inginkan.”

(Roger S, 2002). Pendapat lain mengatakan bahwa

perangkat lunak "berfungsi sebagai pengatur aktivitas

kerja komputer dan semua intruksi yang mengarah

pada sistem komputer. Perangkat lunak menjembatani

interaksi user dengan computer yang hanya memahami

bahasa mesin.” (Melwin, 2007)

Kedua pendapat tersebut berujung pada kesimpulan

bahwa perangkat lunak (software) dibangun berdasarkan

permintaan atau kebutuhan penggunanya. Ini sangat

jelas pada software aplikasi.

2.6.2. Klasifikasi Perangkat Lunak

Menurut Melwin (2007:22) secara umum perangkat

lunak ini dapat diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :

1. Perangkat Lunak Sistem Operasi

Operating system software merupakan perangkat lunak

yang berfungsi untuk mengkonfigurasikan komputer

agar dapat menerima berbagai perintah dasar yang

diberikan sebagai masukan. Perangkat lunak sistem

juga merupakan sekumpulan program yang ditulis untuk

melayani program-program yang lain.

38

Contoh dari perangkat lunak jenis ini adalah Ms-

DOS, Linux, Unix, Sun OS (Java), Windows, Macintosh,

dan lain-lain.

2. Perangkat lunak aplikasi

Perangkat lunak aplikasi merupakan program siap

pakai yang digunakan untuk aplikasi dibidang

tertentu. Perangkat lunak aplikasi yang membantu

user sehingga dapat bekerja lebih efektif dan

efisien. Aplikasi ini dibagi atas beberapa bidang,

antara lain :

Business & Office Application

Aplikasi perkantoran dipergunakan untuk

menyelesaikan pekerjaan kantor seperti mengetik

(Word processing, document management) membuat tabel

kerja (Worksheet), membuat database sederhana (MS.

Access) ataupun mengolah image/citra sederhana.

Contoh aplikasi perkantoran yang terpaket

komplit adalah Microsoft office, Koffice, Star

Office, Open Office, dan lain-lain.

Aplikasi bisnis lainnya juga meliputi aplikasi

pengolahan data keuangan, contohnya aplikasi

perhitungan neraca, rugi laba perusahaan, aplikasi

manajemen proyek, aplikasi persediaan stok barang

dan penjualan, dan sebagainya.

Database Application

39

Aplikasi yang digunakan dalam pengolahan data

baik yang berukuran kecil maupun besar bisa

digunakan secara stand-alone (tunggal) maupun dalam

sistem berbasis jaringan lokal client server maupun

webbased (intranet maupun internet). Contohnya

adalah MS SQL, Oracle, MySQL, SQL Server.

Graphic Design

Aplikasi yang digunakan untuk membuat sketsa

dua dimensi untuk desain ruangan, perabotan,

mesin-mesin model industri, juga model tubuh

manusia dan hewan. Contohnya yaitu AutoCad,

CorelDraw, Adobe Ilistrator, dan masih banyak yang

lainnya.

Ada juga yang memasukan dalam golongan ini

aplikasi image, audio, video manipulator, yaitu aplikasi

yang digunakan untuk mengolah citra, suara hingga

gambar 3 dimensi untuk pembuatan animasi,

pengolahan image, photo, audio, video editing. Contohnya

yaitu Adobe Photoshop, After Effect, Premire, &

Audition, Ulead Media studio , GIMP (In Linux) dan

sebagainya.

Antivirus & Utility Tools

Software ini digunakan untuk operasi minor

(background) yang bekerja di belakang sistem,

berguna untuk meningkatkan kinerja sistem operasi

atau aplikasi dan juga performa hardware.

Development Tools

40

Merupakan sistem bahasa pemrograman komputer

yang dilengkapi dengan compiler tertentu sebagai

sumber media penyusunan program aplikasi.

Contohnya adalah Visual Basic, Visual C++, Phyton.

Termasuk dalam jenis aplikasi ini adalah web

development tools, yaitu aplikasi yang digunakan

untuk membuat/mendesain tampilan website

(homepage) di internet, seperti FrontPage,

Macromedia Dreamweaver, PHPedit, WebPage Editor.

Communication Application

Aplikasi yang digunakan untuk membangun

komunikasi antara satu komputer dengan komputer

lain dalam jaringan komputer lokal maupun global.

Contohnya adalah e-mail & fax application, remote access,

instant messaging.

Jenis Aplikasi Lain

o Multimedia Player, seperti WinAmp, XMMS, Power

DVD, JetAudio, Windows Media Player.

o Hacker Tools, seperti Find Password,

Keygen/Crack Software License, Scanning Port.

o Network & Security Application, seperti firewall, intruder

detections, network monitoring.

o PC Games Application, dan masih banyak lagi.

41

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1. Sejarah Singkat

Microsoft Corporation didirikan pertama kali di

Alberquerque, New Mexico, pada tanggal 4 April 1975.

Pendiri Microsoft kala itu adalah William H. Gates dan

Paul Allen. Microsoft sendiri adalah sebuah perusahaan

multinasional Amerika Serikat yang mengembangkan,

membuat, melisensikan dan mendukung beragam jenis

produk software untuk berbagai peralatan

perkomputeran. Produknya yang paling terkenal adalah

kelompok sistem operasi Microsoft Windows, yang telah

ada di mana-mana dalam pasar komputer desktop.

Microsoft yang kini berkantor pusat di Redmond,

Washington, Amerika Serikat, adalah perusahaan

perangkat lunak terbesar di dunia (dengan lebih dari

50.000 karyawan di berbagai negara, hingga Mei 2004).

42

Tahun 1975, William yang akrab dipanggil dengan

Bill dan Paul Allen bekerjasama mengembangkan bahasa

pemrograman BASIC untuk Altair 8800, komputer personal

pertama di muka bumi. Mereka melisensikan rancangan

mereka ke MITS (Micro Instrument and Telemetry Systems)

perusahaan pembuat Altair dan kemudian membentuk

Microsoft (asalnya dari Micro-Soft) di Albuquerque,

New Mexico. Pada masa itu, Bill Gates mempunyai visi

“Sebuah komputer di atas setiap meja kerja di setiap

rumah, menjalankan perangkat Microsoft”.

43

Seiring dengan waktu inovasi pun berlanjut. Tahun

1980 terciptalah MS-DOS yang dulunya bernama QDOS

(Quick and Dirty Operating System), dan tahun 1985

diluncurkanlah Windows, sistem operasi yang lebih baik

dari MS-DOS dan mulai menggunakan antarmuka grafis,

rancangan ini terus diperkuat sehingga muncullah

versi-versi Windows seperti 2.0, 3.0, 3.1, dan 3.11.

Tahun 1990 perusahaan ini mencatat angka penjualan

tahunan sebesar satu milyar dollar, tahun itu pulalah

FTC (Federal Trade Commision) mulai menginvestigasi

perusahaan ini dengan tuduhan praktek bisnis

monopolistik, tapi tidak didapat keputusan dan kasus

ini dicabut. Tahun 1993 Microsoft meluncurkan Windows

NT, sistem operasi untuk lingkungan bisnis, dan tahun

1995 Windows 95 dilepas ke pasaran, sistem baru ini

memiliki antarmuka yang disederhanakan, kemampuan

multitasking dan kemajuan lainnya. Diperkirakan versi

Windows ini terjual sebanyak tujuh juta kopi di

seluruh dunia dalam kurun waktu tujuh minggu dari hari

peluncurannya.

44

Strategi bisnis Microsoft yang agresif telah

mengakibatkan beberapa penyelidikan pemerintah,

termasuk tuntutan hukum federal pada tahun 1998 di

mana Microsoft dinyatakan telah secara ilegal

menggunakan kekuatan monopolinya untuk mengalahkan

pesaingnya; melalui aksi banding dan negosiasi,

Microsoft telah mengurangi pengaruh dari keputusan ini

pada pengoperasian perusahaan dan status keuangannya.

Tahun 2001 diluncurkanlah sistem pertama yang

tidak berbasis MS-DOS yaitu Windows XP, pada tahun yang

sama X-BOX, konsol permainan pertama produksi

perusahaan ini dilepas ke pasaran. Microsoft adalah

perusahaan yang besar sekaligus kontroversial, tahun

2004 Komisi Eropa mendenda perusahaan ini sebesar 497

juta Euro (sekitar 613 juta dollar) sebuah rekor pada

masa itu, karena ditemukan bahwa perusahaan tersebut

bersifat monopolistik setelah penyelidikan selama lima

tahun.

45

Pada bulan Mei 2011, Microsoft membeli Skype

Technologies senilai $8,5 miliar dan menjadi akuisisi

termahal sepanjang sejarah Microsoft. Tahun 2012,

Microsoft adalah pendominasi pasar sistem operasi PC

dan pasar perangkat lunak perkantoran (bersama

Microsoft Office). Perusahaan ini juga memproduksi

serangkaian perangkat lunak untuk desktop dan server,

dan aktif di sejumlah bidang seperti pencarian

Internet (Bing), industri permainan video (konsol Xbox

dan Xbox 360), pasar layanan digital (MSN), dan

telepon genggam (Windows Phone OS). Bulan Juni 2012,

Microsoft mengumumkan bahwa mereka akan memasuki pasar

vendor PC untuk pertama kalinya melalui peluncuran

komputer tablet Microsoft Surface.

Microsoft berbasis pada industri pembuatan produk

perangkat lunak, elektronik, digital distribution, perangkat

keras, video game, IT consulting, online advertising, retail store,

dan automotive software. Logo Microsoft adalah seperti

pada gambar di bawah ini:

46

47

Gambar 3.1. Logo Perusahaan Microsoft.

(Sumber: Microsoft.com, 2014)

Visi dari Microsoft sendiri adalah to establish

Microsoft as a global leader in diversity and inclusion by driving global

executive leadership, engagement, and accountability and by increasing

workforce diversity at all levels, building value and commitment for work-

life balance, and building capabilities for people and organizations

(menetapkan Microsoft sebagai pemimpin global dalam

keragaman dengan menjalankan kepemimpinan eksekutif

global, keterlibatan, dan akuntabilitas dan dengan

meningkatkan keragaman di tempat kerja pada semua

tingkatan, membangun nilai dan komitmen untuk

membentuk keseimbangan antara kehidupan dan kerja, dan

membangun kemampuan untuk orang-orang dan organisasi).

Sedangkan misi dari Microsoft adalah to create an

environment that helps Microsoft capitalize on the diversity of its people

and the inclusion of ideas and solutions to meet the needs of its

increasingly global and diverse customer base (untuk menciptakan

lingkungan yang membantu Microsoft memanfaatkan

keragaman setiap anggotanya dan serta masuknya

berbagai ide-ide dan solusi untuk memenuhi kebutuhan

dasar setiap pelanggan yang semakin lama semakin

global dan beragam).

48

Secara keseluruhan, tujuan Microsoft adalah to help

people and businesses throughout the world realize their full potential

(membantu orang untuk meraih potensi mereka). Itulah

yang merupakan alasan, mengapa Microsoft menyumbangkan

perangkat lunak, perangkat keras, dana untuk program

seluruh dunia sebagai bagian dari kampanye Realize Your

Potential.

3.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada perusahaan Microsoft

Corporation dapat digambarkan seperti pada gambar 3.2

dibawah ini:

49

50

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Microsoft Corporation

(Sumber: theofficialboard.com/org-chart/microsoft, 2014)

Sementara itu, susunan organisasi PT.

Microsoft khusus cabang Indonesia adalah

sebagai berikut:

51

52

Direktur Utama

Divisi Sales

Divisi Marketing

Divisi Finance

Divisi DPE (Developer

and Platform

Evangelist)Public Sector

Private Sector

Corporate

SMB (Small Medium

Business)

Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT. Microsoft Indonesia

3.3. Tugas dan Wewenang

Berikut ini adalah deskripsi jabatan yang ada

pada struktur organisasi 3.2 diatas:

1. CEO (Chief Executive Officer)

Bertugas sebagai pimpinan utama Microsoft

Corporation, yang mengatasi semua cabang Microsoft

di seluruh dunia. Keputusan yang diambilnya akan

mempengaruhi perkembangan Microsoft Corporation

secara global.

2. Chairman of The Board

Bertanggung jawab mensupport dan menjaga setiap

bidang usaha Microsoft, dan menjadi penasihat yang

terpercaya bagi CEO dalam membentuk rencana-rencana

strategis.

3. Director

Bertanggung jawab dalam segala aspek untuk menjamin

kesuksesan perusahaan.

4. Director & Technology

Bertanggung jawab atas segala aspek dalam perusahaan

yang berhubungan dengan teknologi.

5. CFO (Chief Financial Officer)

Bertanggung jawab mensentralisasi semua produk

keuangan.

53

Bertanggung jawab memastikan pertumbuhan Microsoft

Corporation dengan mengatur keuangan dan

merencanakan setiap pengeluaran untuk menghasilkan

strategi bisnis yang terbaik. Tugasnya meliputi:

Financial Planning and Analysis

Tax

Mengatur pengeluaran pajak melalui perencanaan

proaktif dan efektif

Business and Development Strategy

6. COO (Chief Operating Officer)

Memimpin penjualan di seluruh dunia, pemasaran,

pelayanan, support, dan berbagai cabang penjualan

produk, lisensi dan operasi komersial.

7. Strategy

Berfokus untuk pertemuan antara teknologi dan

politik, dan mengarahkan perusahaan kepada teknologi

terbaru.

8. Cloud & Enterprise

Bertanggung jawab pengembangan teknologi back-end

Microsoft seperti datacenter, database, dan teknologi

yang spesifik untuk skenario IT perusahaan dan alat

pengembangan. Termasuk didalamnya adalah tugas untuk

melakukan konstruksi dan operasi datacenter.

9. Applications & Services

Memimpin pengembangan aplikasi dan teknologi layanan

yang menyeluruh dalam produktivitas, komunikasi,

pencarian, dan kategori informasi yang lain.

54

10. Business Development

Bekerja untuk mengembangkan posisi perusahaan dalam

pasar dan mencapai pertumbuhan finansial. Tanggung

jawabnya adalah untuk bekerja dengan tim internal

dan divisi marketing untuk meningkatkan kesempatan

penjualan dan oleh karena itu dapat memaksimalkan

pendapatan perusahaan.

11. Marketing

Memimpin produk marketing, pengiklanan, brand

(merk), penelitian, dan fungsi komunikasi untuk

bisnis dan konsumen.

12. Devices Group

Bertanggung jawab mengembangkan bisnis device atau

alat yang melibatkan smartphone dan tablet Lumia,

Nokia, hardware Xbox, Surface, produk Perceptive

Pixel dan aksesoris.

13. Operating Systems

Bertanggung jawab memperluas jangkauan OS Microsoft

untuk console, mobile device, PC, dan sistem back-end.

14. Technology & Research

Bertanggung jawab memproduksi pandangan baru, teori,

analisa, algoritma, dan prototype yang menjadi

pendahulu dalam dunia teknologi.

15. Strategy

55

Bertanggung jawab untuk membentuk strategi dasar

bagi pengembangan produk Microsoft, investasi

produk, dan memimpin analisa serta penelitian

perusahaan yang kompetitif.

16. Business Solution

Bertanggung jawab merencanakan, mengkoordinasi, dan

memimpin semua aktivitas yang terkain desain,

pengembangan, dan implementasi sistem informasi.

Tanggung jawabnya adalah untuk:

Memimpin tahap pre-testing pengembangan dengan

mengevaluasi proposal

Memastikan bahwa aplikasi yang digunakan sesuai

dengan kebutuhan bisnis dan tujuan sistem

17. Internationa

Bertanggung jawab menarik perhatian publik terhadap

Microsoft Corporation. Dapat dikatakan bahwa

pemegang pekerjaan ini adalah representatif

perusahaan di area global.

18. Human Resources

Bertanggungjawab menemukan, memperkerjakan, dan

mengembangkan setiap sumber daya manusia dalam

Microsoft Corporation. Tugasnya meliputi:

HR Business Partners

Bekerja langsung dengan klien untuk mengembangkan

strategi khusus dalam memaksimalkan kinerja

setiap pekerja

Learning and Development

56

Menyadari kebutuhan pekerja, manajemen, dan

kepemimpinan yang dibutuhkan dalam perusahaan

Organization Capability

Memberikan inisiatif yang membantu mencapai hasil

bisnis yang baik, misalnya keberagaman atau

diversity

Staffing

Merekrut setiap bakat terbaik ke dalam perusahaan

19. Legal & Corporate Affairs

Bertugas dalam bidang hukum, etik, dan politik.

Tanggung jawabnya adalah untuk menjaga dan

memperkuat aset dan properti intelektual perusahaan.

Terdiri atas berbagai pengacara, corporate affair,

investigator, dan legal specialists.

20. CIO (Chief Information Officer)

Bertanggung jawab untuk teknologi informasi dan

sistem komputer yang mendukung tujuan perusahaan.

21. Treasurer

Bertanggung jawab mengatur nilai aset finansial dan

fisik Microsoft Corporation, menyeimbangkan

pengeluaran dan pemasukan, serta cash management.

22. Accounting

57

Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi

keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam

memberikan informasi keuangan secara komprehensif

dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam

proses pengambilan keputusan yang mendukung

pencapaian target keuangan perusahaan.

23. Microsoft Services

Bertanggung jawab menyediakan layanan profesional

kepada konsumen dan partner Microsoft Corporation,

termasuk mengevaluasi, mendesain, dan

mengimplementasikan infrastruktur dan aplikasi

bisnis. Beberapa tugasnya meliputi:

Architecture Delivery

Consulting Delivery

Membantu konsumen menyelaraskan strategi

operasional mereka.

Support Delivery

Menebak resiko, memberikan arahan dan petunjuk

terhadap operasi produk yang efektif.

24. Enterprise & Partner

Bertanggung jawab menangani hubungan perusahaan

dengan perusahaan (enterprise) dan menjadi partner

bagi berbagai instansi lainnya.

25. Licensing & Pricing

58

Bertanggung jawab bekerja secara langsung dengan

konsumen untuk menemukan kebutuhan tingkatan

lisensinya, dengan penekanan untuk memperpendek

siklus penjualan lisensi.

26. Small, Midmarket Solutions & Partners

27. Experience

Bertanggung jawab mengarahkan kolaborasi dengan

pengalaman pengguna terbaik di dunia, merencanakan

produk dan pengembangan dimulai dari tahap awal.

28. OS Innovation

Bertanggung jawab membuat inovasi-inovasi baru untuk

mengembangkan OS Microsoft.

29. Xbox Division

Bertanggung jawab untuk pengembangan Xbox Microsoft,

inovasi, dan penanganan produk.

30. Chief Economist

Bertanggung jawab terutama atas koordinasi dan

produksi analisa ekonomis dan finansial.

31. Talent & Organization

Bertanggung jawab menemukan berbagai talenta terbaru

dan mengaturnya dalam badan perusahaan Microsoft.

32. Compensation & Benefits

Bertanggungjawab menjaga dan meningkatkan motivasi

setiap pekerja dengan mengembangkan kompensasi yang

inovatif, sambil menciptakan program yang membantu

setiap pekerja mempertahankan lingkungan kerja yang

seimbang.

59

33. Hardware

Bertanggung jawab memenuhi kebutuhan konsumen

terhadap hiburan, mobilitas, produktivitas,

kenyamanan, dan nilai-nilai produk. Tugasnya

meliputi mendesain, mengembangkan, testing produk,

serta menyadari permintaan konsumen dan membentuk

strategi untuk memenuhinya.

34. Program, Windows Server

Bertanggung jawab atas pengembangan program,

khususnya Windows Server.

35. Online Services Division

Bertanggung jawab atas layanan online Microsoft,

yaitu terutama untuk website Microsoft.com.

Selain itu, di bawah ini adalah deskripsi jabatan

untuk struktur organisasi PT. Microsoft Indonesia pada

gambar 3.3, yaitu:

1. Direktur Utama

Bertugas sebagai pemimpin utama di PT. Microsoft

Indonesia. Nama lain dari jabatan ini adalah Country

Manager (yang menjadi pimpinan atas seluruh cabang

Microsoft di Indonesia). Saat laporan ini ditulis,

jabatan ini dipegang oleh Andreas Diantoro.

2. Divisi Sales

Bertanggung jawab terhadap keseluruhan aspek sales –

distribution, penjualan produk, dan meningkatkan

penjualan produk.

60

3. Divisi Marketing

Bertanggung jawab atas marketing – brand management

perusahaan, termasuk mengelola semua merk dan produk

– produk perusahaan, dalam menunjang pencapaian

target yang telah ditentukan, sesuai dengan visi

perusahaan.

Beberapa peran utama dalam jabatan ini adalah:

Product Marketing

Industry Marketing

Marketing Communications

Online Marketing

Regional Marketing

Marketing Analytics and Business Planning

4. Divisi Finance

Bertugas menangani seluruh masalah financial atau

keuangan dalam perusahaan.

5. Divisi DPE (Developer and Platform Evangelism)

Merupakan divisi khusus besutan Microsoft, yang

bertanggung jawab mempercepat dan memperluas adopsi

teknologi Microsoft terhadap semua kalangan penguna.

Pengguna yang menjadi target dari Developer and Platform

Evangelism dimulai dari murid, developer individual,

profesional IT, sampai perusahaan kecil maupun

besar.

Beberapa peran utama dalam jabatan ini adalah:

Audience Marketing Manager

Tehnical Evangelists

61

Partner Business Development Managers (CSV-PAMs)

6. Sales Public Sector

Divisi ini berada di bawah divisi sales, yang

berfokus untuk menangani penjualan produk di

perusahaan-perusahaan.

7. Sales Private Sector

Divisi ini berada di bawah divisi sales, yang

berfokus untuk menangani penjualan produk di

government and university (pemerintahan dan universitas).

Tujuan utamanya adalah untuk membantu meningkatkan

pendidikan dan berpartisipasi dalam mengembangkan

pemerintahan negara.

8. Sales Private Sector Corporate

Divisi ini adalah divisi yang dikhususkan untuk

menjualkan produk Microsoft ke perusahaan besar,

atau kalangan atas.

9. Sales Private Sector SMB (Small Medium Business)

Divisi ini adalah divisi yang membantu menyelesaikan

permasalahan untuk mengembangkan bisnis kalangan

menengah ke bawah. Tugas khususnya adalah untuk

menjadi partner kerja dengan bisnis kecil yang

membantu klien tersebut meningkatkan produktivitas

bisnisnya.

62

63

BAB IV

ANALISA DAN PEMBAHASAN

Analisa dan pembahasan pada bab ini akan membahas

tentang terwujudnya setiap teori yang dibahas di bab

II, yaitu dalam bentuk program aplikasi Microsoft Lync.

Aplikasi ini adalah aplikasi yang dibahas selama masa

program kerja praktek, dan merupakan solusi Microsoft

atas setiap permasalahan komunikasi dalam organisasi.

Pemaparan akan berkisar pada manfaat, fungsional,

fasilitas dari program Microsoft Lync itu sendiri.

4. A

4.1. Pengertian Microsoft Lync

64

65

Gambar 4.1. Logo Lync

(Sumber: windowsphone.com, 2013)

Microsoft Lync adalah komunikasi terpadu siap

pakai untuk perusahaan yang terjamin. Aplikasi ini

(sering disebut Lync) adalah aplikasi besutan

Microsoft, yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah

komunikasi khususnya di dunia profesional, yaitu dalam

organisasi. Lync sendiri merupakan perangkat lunak

yang tergolong aplikasi bisnis dan perkantoran (business

and office application) sekaligus aplikasi komunikasi

(communication application). Hal ini disebabkan karena

fungsi terpadu yang menjadi sasaran utama terbentuknya

Lync. Lync memiliki visi menjadikan komunikasi dalam

bisnis dan perkantoran atau organisasi semakin

terfokus. Bukan hanya itu, Lync juga memiliki berbagai

fitur yang dapat dimaksimalkan dengan adanya

penggunaan internet.

Lync menghubungkan orang di mana saja, pada

Windows dan sistem operasi lain termasuk perangkat

seluler, sebagai bagian dari pengalaman produktivitas

mereka sehari-hari. Lync menyediakan pengalaman klien

tunggal dan konsisten untuk kehadiran, pesan instan,

suaran, video dan pengalaman rapat yang sangat baik.

Pengguna Lync bisa tersambung ke setiap orang di

Skype, memungkinkan komunikasi yang kaya dengan

ratusan juta orang di seluruh dunia.

66

4.2. Sejarah Microsoft Lync

Pada 29 Januari 2003, Microsoft merilis Live

Communications Server. Live Communications Server 2003

(kerap disebut LCS 2003) adalah produk yang berfokus

pada instant messaging, kehadiran, dan fungsionalitas

suara. Untuk terhubung ke LCS Server, user menggunakan

client berupa Windows Messenger 5.0.

Versi berikutnya dari LCS disebut Live

Communications Server 2005 dan dirilis memang pada

tahun 2005. Perbedaan besar antara versi 2003 dan 2005

adalah bahwa versi LCS 2005 menyediakan akses remote

user dan adanya pilihan untuk menyimpan database di SQL

Server. LCS 2005 juga merupakan versi pertama yang

tersedia dalam edisi standar maupun enterprise atau

perusahaan. Dengan adanya versi baru ini, Microsoft

juga menyediakan client baru yang disebut Microsoft

Office Communicator 2005. Perbedaan antara Windows

Messenger dan Microsoft Office Communicator adalah

bahwa Microsoft Office Communicator menyediakan

fungsional khusus bagi kalangan profesional yang tidak

dimiliki oleh Windows Messenger.

Pada tahun 2007, Microsoft memutuskan untuk

menggantikan LCS dengan Office Communications Server

2007 pada tahun 2007. Versi ini memasukkan berbagai

fitur baru, yaitu:

Web conference

67

Integrasi dengan sistem telepon atau

menghubungkannya ke PSTN melalui gateway

Video conference (pada LCS, panggilan video hanya

untuk user ke user)

Semua pertukaran data antara client dan server-to-

server dienkripsi

Mengizinkan sinkronisasi antara Exchange, Office

Communications Server, dan aplikasi perusahaan

lainnya

Informasi saat ini dapat dilihat oleh user lain

seperti SharePoint dan Exchange

68

69

Gambar 4.2. Logo Microsoft Office Communications Server 2007(Sumber: microsoft.com, 2007)

Versi terakhir dari produk ini adalah Microsoft

Office Communications Server 2007 R2, yang mana

mencakup:

Microsoft Office Communications Server 2007 R2

sebagai server.

Microsoft Office Communicator 2007 R2 sebagai

client.

Microsoft Office Communications Online sebagai

service.

Microsoft Office Communicator Web Access sebagai web

Client.

Microsoft Office Communicator Mobile sebagai mobile.

Nama produk-produk tersebut berdiri sendiri-

sendiri berdasarkan fungsionalitasnya, sehingga

terkadang penjelasan harus dilakukan satu per satu

sesuai dengan namanya. Oleh karena itu, banyak orang

sering menerjemahkan kelima hal diatas kedalam satu

kata yaitu OCS (kependekan dari Office Communications

Server) untuk mempermudah komunikasi ataupun

pembicaraan mengenai produk-produk tersebut. Sebagai

contoh, Office Communications Server 2007 berperan

sebagai server. Untuk itu, diperlukan client baru(OCS

Client). Beberapa client yang tersedia untuk OCS

adalah:

70

Hardware yang disahkan untuk OCS. Hardware-hardware

ini adalah hardware yang bersertifikat resmi dari

Microsot untuk digunakan bersama dengan OCS,

contohnya phone keluaran LG-Nortel, Polycom, headset

Plantronics.

Client khusus OCS, yaitu Microsoft Office

Communicator, yang tersedia untuk sistem Windows XP

SP2, Windows Vista dan Windows 7.

OCS Attendant R2. Ini adalah client yang didesain

khusus untuk digunakan oleh petugas-petugas yang

bertugas menangani banyak jaringan telepon dan

mentransfer panggilan ke pihak lain.

Communicator Mobile. Ini adalah client yang dapat

diinstal pada berbagai mobile phone, meskipun hanya

dapat menggunakan beberapa fungsi OCS.

Communicator Web Access (sering disebut CWA), yaitu

kelebihan OCS yang memungkinkan mengirimkan akses

OCS melalui aplikasi web. Artinya, meskipun tidak

semua user menginstall client di komputernya, mereka

masih dapat menggunakan OCS melalui CWA.

71

Kemudian, pada 13 September 2010, dirilislah

Microsoft Lync 2010. Microsoft Lync 2010 adalah bagian

dari teknologi Microsoft Office Communications Servers

yang telah dikembangkan agar lebih user friendly. Software

ini mengintegrasikan segala bentuk komunikasi, mulai

dari telepon, SMS, chatting, mengirimkan materi

Microsoft Office, SharePoint dan Exchange, hingga

teleconference. Microsoft Lync 2010 adalah klien

desktop yang tersedia untuk Windows dan untuk Mac dan

versi mobile yang tersedia untuk perangkat Windows

Phone, iPhone / iPad, dan Android. Menurut berbagai

pakar dalam organisasi, keuntungan terbesar dengan

pemakaian Microsoft Lync ini adalah organisasi misalnya

perusahaan dapat membuat efisiensi terutama di bagian

biaya komunikasi.

72

Gambar 4.3. Logo Microsoft Lync 2010

(Sumber: social.technet.microsoft.com, 2012)

Sebagai brand baru, Lync dapat dipadankan dengan

Office Communications Server sebagai berikut:

Tabel 4.1. Perbandingan Lync dan Office Communications ServerProduct 2010 Release 2007 Release

The Family Microsoft Lync Microsoft Office

CommunicationsThe Server Microsoft Lync

Server 2010

Microsoft Office

Communications

Server 2007 R2The Client Microsoft Lync

2010

Microsoft Office

Communicator 2007

R2The Service Microsoft Lync

Online

Microsoft Office

Communications

OnlineThe Web Client Microsoft Lync

Web App

Microsoft Office

Communicator Web

Access

73

(Sumber: http://kakrohim36.wordpress.com/2010/11/28/pengenalan-

microsoft-lync-2010/, 21 Juli 2014)

Lync sendiri merupakan gabungan dari dua buah

suku kata yaitu Link ( menggabungkan ) dan Sync

( mensinkronkan ) sehingga dapat menjadi solusi tentang

menghubungkan setiap orang dalam berkomunikasi melalui

cara baru, kapan saja dan dimana saja. Lync

mengingatkan pada solusi komunikasi instan seperti

Skype. Skype dan Lync sama sama dikembangkan

oleh Microsoft namun memiliki tujuan yang berbeda.

Apabila Skype ditujukan untuk komunikasi informal

maka Lync ditujukan untuk komunikasi formal

seperti pelaksanaan rapat jarak jauh.

Setelah itu, pada tahun 2013, dirilislah versi

Microsoft Lync terbaru yaitu Microsoft Lync 2013.

Selain membeli Lync secara khusus, Lync versi ini juga

bisa didapatkan dengan membeli Microsoft Office 365

sebagai satu kesatuan (namun ada beberapa fitur yang

ditiadakan). Microsoft Office 365 sendiri adalah

aplikasi untuk dipergunakan secara online dan

terintegrasi oleh server (cloud) dan untuk dipergunakan

di komputer organisasi. Lync versi ini menyediakan

kemampuan untuk Sign In ke lebih dari satu perangkat

dalam waktu yang bersamaan, memungkinkan pengguna untuk

menggunakan komputer desktop, Windows Surface, Windows

Phone, dan telepon yang berlabel Microsoft Lync

Certified secara bersamaan.

74

75

76

Gambar 4.4. Logo Microsoft Lync 2013

(Sumber: social.technet.microsoft.com, 2013)

77

78

Gambar 4.5. Interface Microsoft Lync 2013

(Sumber: microsoft-lync.en.softonic.com, 2013)

79

80

Gambar 4.6. Tampilan Chat Rapat

(Sumber: microsoft-lync.en.softonic.com, 2013)

4.3. Server Microsoft Lync

Saat berbicara tentang Microsoft Lync, mau tidak

mau pembahasan akan berlanjut ke servernya (Microsoft

Lync Server). Seperti disebutkan di awal tadi, bahwa

Microsoft Lync bagaikan “nama keluarga”, sementara

untuk

“anggota keluarga”nya ada sendiri-sendiri dan memiliki

fungsionalitas masing-masing. Salah satu “anggota

keluarga” yang penting adalah servernya.

Kelebihan Microsoft Lync adalah bahwa servernya

tidak harus menggunakan server Microsoft, melainkan

dapat menggunakan server organisasi sendiri. Kegunaan

ini tentunya sangat mendukung kerahasiaan percakapan

dalam perusahaan. Selain itu, organisasi dapat memilih

akan menggunakan peran server yang mana, sesuai dengan

kebutuhan. Lync Server sendiri mendukung load balancing

pada Domain Name System (DNS) dan perangkat keras

(hardware).

Beberapa peran server yang disediakan oleh

Microsoft Lync:

Standard Edition Server

81

Standard Edition Server didesain khusus untuk

organisasi kecil, maupun untuk proyek pilot (tes

pertama) untuk organisasi yang besar. Prosuk ini

menyediakan banyak fitur Lync Server, termasuk

database yang penting untuk dijalankan pada server

tunggal. Artinya, organisasi dapat mengaplikasikan

fungsional pada biaya yang lebih rendah.

Front End Server and Back End Server

Bila menggunakan Lync Server Enterprise Edition,

maka akan diketemukan kedua jenis server ini. Front

End Server adalah peran server utama, dan menjalankan

software Lync Server. Lync Server Enterprise Edition

memungkinkan penggunaan beberapa server sebagai Front

End Server (disebut Front End Pool) untuk scalability dan

failover capability bagi organisasi yang besar.

Fungsi Front-End Server diantaranya:

o Autentikasi dan registrasi user

o Informasi kehadiran dan pertukaran kontak

o Layanan kontak

o Fungsionalitas instant messaging, termasuk conference

o Web conference

o Hosting aplikasi

o Pilihan opsional untuk mengumpulkan informasi call

detail records (CDRs) dan call error records (CERs)

o Komponen web seperti web scheduler dan join launcher

o File upload atau download

82

Front End Pools juga adalah tempat penyimpanan utama

untuk data user dan data conference. Bukan hanya

itu, data ini juga dibackup oleh Back End Server.

Sedangkan, Back End Server adalah database server yang

menjalankan Microsoft SQL Server yang menyediakan

database service untuk Front-End Pool. Informasi yang

disimpan di Back End Server melibatkan informasi

keberadaan, data kontak, data conference, dan data

jadwal conference.

Edge Server

Edge Server adalah server yang memungkinkan user

untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan user

lain diluar firewall organisasi. Edge Server

mengijinkan konektivitas kepada program instant

messaging publik, contohnya Windows Live, AOL,

Yahoo!, Hangout.

Dengan Edge Server, organisasi juga dapat

menggunakan mobility service, yang mendukung

fungsionalitas Lync di mobile device. User dapat

menggunakan Apple iOS, Android, Windows Phone, dan

sebagainya untuk menjalankan aktivitas mengirim dan

menerima pesan instan, melihat kontak, melihat

keberadaan. Bahkan, mobile devices dapat mengikuti

conference, menelepon, dan sebagainya.

Mediation Server

83

Mediation Server adalah komponen yang sangat penting

untuk mengimplementasikan beberapa fungsi seperti

menerjemahkan sinyal, dial-in conferencing, dan enterprise

voice.

Director

Director dapat mengautentikasi permintaan user Lync

Server. Director sangat berguna untuk meningkatkan

keamanan pada penyebaran yang memungkinkan akses

user eksternal. Seandainya ada serangan denial of service

(DOS), Director akan menghentikan serangan ini

sehingga tidak mencapai Front-End Server.

Persistent Chat

Secara keseluruhan, Persistent chat memungkinkan user

untuk berpartisipasi dalam berbagai bagian atau

percakapan yang bertahan dari waktu ke waktu.

Persistent Chat menyimpan data sejarah chat, dan

informasi tentang kategori chat.

4.4. Fitur Microsoft Lync

Microsoft Lync sendiri dilengkapi oleh berbagai

fitur utama. Fitur-fitur dalam Microsoft Lync adalah:

Tabel 4.2. Fitur Lync

84

Fitur KeteranganKlien Terpadu Lync Lync 2013 menyediakan klien

terpadu tunggal untuk komunikasi

real-time, termasuk panggilan

suara dan video, Rapat Lync,

kehadiran, pesan instan, dan

obrolan persisten. Memiliki

aplikasi klien UC tunggal sebagai

ganti beberapa aplikasi yang

memudahkan penggunaan, adopsi, dan

dukungan.Aplikasi Lync

Windows 8

Lync dioptimalkan untuk perangkat

sentuh di Windows 8 (baik Windows8

dan Windows RT berbasis-x86) dan

memanfaatkan kemampuan "sentuh

dulu" untuk memberikan komunikasi

yang cepat, alami, dan dikontrol

dengan tangan di berbagai

perangkat dan arsitektur.Lync Web App Lync Web App memungkinkan pengguna

PC dan Mac untuk mengikuti Rapat

Lync dari browser berbasis HTML5,

dan mendapatkan pengalaman rapat

Lync lengkap, termasuk berbagi

video HD, voice over IP, pesan

instan, desktop, aplikasi, dan

PowerPoint multipihak.

85

Klien Seluler Lync Klien Seluler Lync tersedia untuk

Windows Phone, iPhone, iPad, dan

Android.Bergabung dalam

Konferensi dengan

Satu Klik

Ikut Rapat Lync hanya membutuhkan

satu klik atau sentuh, baik dari

pengingat rapat di Windows PC atau

dari kalendar dan panel rapat di

Windows Phone, iOS, dan perangkat

Android.Kehadiran Lihat status kehadiran kontak

dengan indikator kehadiran visual.

Status kehadiran baru menyertakan:

Penyaji (saat laptop terhubung ke

proyektor) dan Bekerja di Tempat

Lain (untuk mengindikasikan secara

fisik di luar kantor tapi tetap

bekerja).Kartu Kontak Kartu dinamis yang menampilkan

foto kontak beresolusi tinggi,

kehadiran mereka, catatan status,

detail lokasi dan organisasi serta

konsistensinya di aplikasi

Microsoft Office.Rapat Lync Dulu dikenal sebagai "rapat

online", Rapat Lync menyediakan

kapabilitas untuk berinteraksi

dengan berbagi video HD, audio,

86

pesan instan, dan konten

multipihak.

87

Tampilan Rapat Opsi Tampilan Rapat di rancang

untul menyatukan konten dan orang

sambil mengoptimalkan pengalaman

Rapat Lync untuk setiap kebutuhan

peserta individual. Tampilan Rapat

dipilih oleh peserta.Galeri Video HD

Multipihak

Tampilan berkelanjutan streaming

video HD atau foto kartu kontak

dalam konferensi yang ditampilkan

dalam format galeri. Foto

menggantikan video pembicara yang

aktif saat video tidak tersedia.

Kontrol galeri memungkinkan

peserta memilih streaming video

yang diminati, melihat nama

peserta dan identitas pembicara

yang aktif.Obrolan Persisten Pengguna dapat menyelenggarakan

atau berpartisipasi dalam topik

berbasis ruang virtual di mana

grup kerja atau kolega yang

ditunjuk bertemu dan berkolaborasi

secara real-time. Diskusi dapat

dicari dan tetap ada seiring waktu

memungkinkan berbagi informasi

secara efisien.

OneNote Share OneNote Share memungkinkan

88

pengguna untuk membuat dan berbagi

catatan rapat digital OneNote

dalam Rapat Lync, mengurangi

kemungkinan kesalahan yang

disebabkan oleh trankripsi di

kemudian hari dan menyederhanakan

komunikasi dan tindak lanjut.

89

Pengarsipan

Exchange

Menggunakan pengarsipan Exchange

Online, pengguna bisa menyimpan

semua email, pesan instan dan

konten rapat Lync Online, lalu

dengan mudah mencarinya

menggunakan kepatuhan Exchange e-

Discovery.

Federasi Lync Federasi Lync memperluas komunikas

terpadu dengan aman melalui

internet kepada pelanggan,

pemasok, dan mitra menggunakan

Lync.Konektivitas Skype Konektivitas Skype memungkinkan

berbagi kehadiran, pesan instan

(IM) dan panggilan suara dengan

ratusan juta orang di seluruh

dunia yang menggunakan Skype.Konsolidasi Peran

Server

Lync bisa mengurangi peran server

dengan peran lokasi bersama yang

sebelumnya digunakan dan dikelola

terpisah, memungkinkan penggunaan

dan pengelolan yang

disederhanakan.Penyempurnaan

Skala dan

Ketersediaan

Tinggi

Arsitektur front-end Lync Server

telah didesain ulang agar

memungkinkan lebih banyak pengguna

aktif dalam satu kumpulan sambil

90

menyempurnakan kapabilitas

ketersedian tinggi yang membantu

mengurangi total biaya

kepemilikan.Pengawasan Aktif Pengawasan Aktif memberi

administrator Lync kemampuan untuk

mengawasi kumpulan, jaringan di

pusat data yang berbeda melalui

internet publik.

91

(Sumber: http://products.office.com/id-id/Lync/lync-server-2013-features-video-conferencing-and-instant-messaging, 21 Juli 2014)

4.4.1. Fitur Kecil Baru

Namun diantara semua fitur Lync 2013, ada

beberapa yang menarik untuk dibahas. Berikut ini

beberapa pembahasan fitur Lync 2013:

Tampilan apik dengan Lync cepat

Lync menggunakan menu Lync Cepat dengan tiap

daftar kontak untuk menyediakan banyak

fungsionalitas tanpa kesemrawutan. Menu Lync Cepat

berisi tombol yang terbuka ketika pengguna berhenti

sebentar di foto kontak, di daftar Kontak. Pengguna

bisa memulai obrolan, panggilan audio atau video,

atau menampilkan kartu kontak dengan sekali klik.

Akses lebih cepat ke favorit

Grup Favorit memungkinkan pengguna membangun

daftar orang yang paling sering dikontak. Caranya

cukup dengan klik kanan kontak, lalu klik Tambahkan

ke Favorit di daftar turun bawah.

92

93

Gambar 4.7. Tampilan Akses Favorit

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Opsi tampilan

Pilihan pada tampilan Kontak memberi pengguna

beberapa opsi tampilan. Pengguna dapat mengklik Grup

untuk melihat kontak dan ruang obrolan yang diatur

menurut grup yang ditetapkan. Klik Status untuk

melihat kontak yang diatur menurut ketersediaan

(online, keluar, tidak tersedia, atau tidak

diketahui). Klik Hubungan untuk melihatnya

dikelompokkan menurut hubungan privasi yang sudah

ditetapkan untuknya, atau klik Baru untuk melihat

daftar orang-orang yang telah meminta dimasukkan

dalam daftar Kontak.

94

95

Gambar 4.8. Opsi Tampilan

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Percakapan bertab

Dengan fitur pecakapan bertab, pengguna dapat

menyimpan semua panggilan, pesan instan, dan ruang

obrolan dalam satu jendela percakapan. Tab di

sepanjang sisi kiri jendela percakapan memungkinkan

pengguna menavigasi seluruh percakapan aktif dengan

mudah.

96

97

Gambar 4.9. Tampilan Percakapan Bertab

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Lync bisa mengingat status percakapan pengguna

bahkan ketika pengguna keluar dan masuk kembali.

Ikon di bawah jendela percakapan memungkinkan

pengguna menambahkan orang lain ke percakapan pesan

instan (IM) dengan cepat atau memperbaruinya ke

panggilan audio, panggilan video, atau presentasi

dengan alat berbagi file dan konferensi web

(misalnya papan tulis, catatan rapat, dan lampiran).

Pengguna tinggal berhenti sebentar pada sebuah ikon

menyingkapkan mode komunikasinya dan opsi yang

tersedia. Mengklik ikon tersebut mengonversi IM ke

mode itu.

98

99

Gambar 4.10. Tampilan Mode Komunikasi

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Ruang obrolan tetap dan umpan topik

Lync menyertakan ruang obrolan tetap di mana

pengguna bisa menangguhkan diskusi yang berlangsung

dengan teman dan rekan kerja yang dipilih. Pengguna

hanya perlu mengklik tombol Ruang Obrolan di jendela

utama Lync (di atas kotak pencarian) untuk mencari

ruang obrolan, memantau aktivitas ruangan, dan

membaca serta memposting pesan.

Ketika membuat ruang obrolan, pengguna bisa

mengatur tingkat privasinya menjadi:

o Terbuka, di mana setiap orang bisa menemukan,

membaca, atau memposting pesan di dalamnya. Tidak

diperlukan keanggotaan.

o Tertutup, di mana setiap orang bisa menemukan,

namun hanya anggota yang bisa membaca atau

memposting pesan di dalamnya. (Default)

o Rahasia, di mana hanya dapat dilihat oleh anggota

saja.

Saat masuk ruang obrolan, foto di bagian atas

memperlihatkan anggota dan status kehadirannya pada

saat ini. Kartu kontak setiap anggota bisa

ditampilkan dengan membuat mouse berhenti sebentar

di atas fotonya dan mengklik panah bawah.

100

101

Gambar 4.11. Ruang Obrolan

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Fitur video

Dengan menu Lync Cepat, pengguna bisa memulai

panggilan video dengan kontak hanya dengan sekali

klik. Sebelum membuat atau menerima panggilan video,

pengguna bisa melihat pratinjau videonya sendiri

dalam undangan tersebut.

102

103

Gambar 4.12. Tampilan Fitur Video

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Aksesibilitas bawaan

Lync menyediakan dukungan DPI tinggi, memungkinkan

pengguna mengubah skala teks dan grafik hingga 125%

dan 150% titik per inci. Dukungan kontras-tinggi

berarti bahwa Lync terlihat bagus, bahkan ketika

digunakan dengan tema Windows berkontras tinggi yang

berbeda.

104

105

Gambar 4.13. Aksesibilitas Tampilan

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Juga, Lync menawarkan lebih dari 100 pintasan

keyboard (shortcut) untuk fungsi penting, memberi

pengguna akses langsung tanpa mouse. Misalnya,

pengguna dapat menekan Alt+C untuk menerima

panggilan, atau Alt + I untuk mengabaikannya, tanpa

harus mengatur atau menekan tab fokus. Pengguna juga

bisa menggunakan keyboard untuk mengakhiri panggilan

dengan Alt+Q dan membuka menu Alat dengan Alt+T.

Dukungan pembaca layar ekstensif di Lync

memastikan bahwa semua pemberitahuan, permintaan

masuk, dan pesan instan dibaca dengan keras sehingga

pengguna tetap mendapat info terbaru.

4.4.2. Fitur Rapat

Selain berbagai fitur tersebut, salah satu fitur

unggulan utama Microsoft Lync tentunya adalah fitur

rapat. Karena ditujukan untuk komunikasi di kalangan

organisasi, maka fitur ini tentunya sangat perlu

dioptimalkan. Dan inilah beberapa dukungan Lync

terhadap fitur rapat:

Bergabung dalam rapat Lync hanya dengan satu klik

106

Saat pengguna sedang sibuk, pengguna dapat

bergabung dalam Rapat Lync hanya dengan satu klik.

Pengguna tidak perlu lagi menuliskan atau mengingat

nomor dan kata sandi yang harus diketik. Cukup klik

Gabung dalam Rapat Lync dari pengingat rapat

Outlook.

107

108

Gambar 4.14. Gabung Rapat Online

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Atau, di jendela utama Lync, bergabung dari

tampilan Rapat dengan mengklik Gabung.

109

110

Gambar 4.15. Gabung Rapat Online dari Jendela Utama

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Opsi ruang rapat

Ketika menjadwalkan rapat, pengguna bisa memilih

ruang khusus sendiri, atau membuat ruang rapat baru

dengan ID dan kata sandi baru. Hal ini memungkinkan

pengguna mengkustomisasi opsi rapat agar sesuai

dengan kebutuhan, tipe rapat, atau peserta. Jadi,

jika pengguna mempunyai peserta eksternal, penyaji

tertentu, atau informasi rahasia untuk didiskusikan,

ruang rapat yang lebih terkontrol bisa didapatkan.

Bergantung pada tipe rapatnya, jika pengguna

menjadwalkan rapat dengan menggunakan Outlook,

pengguna dapat memutuskan apakah ingin menonaktifkan

IM, mematikan suara peserta dan mengizinkan atau

memblokir berbagi video saat menjadwalkan rapat.

Opsi-opsi ini tersedia di halaman Opsi Rapat dan

direkomendasikan ketika pengguna menyelenggarakan

rapat dengan lebih dari 20 peserta.

Kontrol rapat

Kontrol audio yang mudah digunakan dalam ruang

rapat memungkinkan pengguna untuk mematikan atau

menyalakan audio, mengubah perangkat audio, dan

bahkan mentransfer ke nomor lain dengan lancar.

111

Menu Presentasi memberi akses kepada pengguna ke

semua konten yang bisa dipresentasikan dalam satu

tempat, seperti Desktop, presentasi PowerPoint,

Polling, dan Papan Tulis.

Pengguna akan mendapatkan pemberitahuan setiap

kali membagikan konten, melalui popup yang mudah

dilihat dalam rapat.

112

113

Gambar 4.16. Tampilan Kontrol Rapat

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Bahkan, pengguna dapat memilih beberapa program

jika perlu bekerja dengan lebih dari satu program.

Pengguna juga bisa mengunggah presentasi yang

berisi klip video. Cukup unggah presentasi

PowerPoint dan arahkan mouse di atas slide untuk

menampilkan kontrol video guna memutar, memberi

jeda, atau menyesuaikan audio.

Sementara peserta lain sedang menyajikan

presentasi PowerPoint, pengguna bisa meninjau slide

secara pribadi, kembali ke tampilan penyaji, atau

mengambil alih presentasi jika perlu mendampingi

penyajian.

114

115

Gambar 4.17. Pilihan Saat Presentasi

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Sebagai penyaji rapat, pengguna bisa menggunakan

Tidak Ada IM Rapat untuk menonaktifkan IM untuk

membantu orang tetap fokus pada kontak rapat.

Pengguna juga bisa mengizinkan atau memblokir

pengiriman video. Video Tanpa Peserta memungkinkan

pengguna membatasi berbagi video hanya untuk para

penyaji saja. Opsi ini berguna ketika

menyelenggarakan rapat besar dan perlu membatasi

akses hanya kepada para penyaji.

116

117

Gambar 4.18. Tampilan Batasan Akses

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

Lync web app

Lync Web App memperbolehkan pengguna PC dan Mac

bergabung dalam Rapat Lync dari dalam browser web,

dan memberikan pengalaman penuh Rapat Lync,

termasuk:

o Video HD, yang membawa kehidupan dan ekspresi ke

Lync, memungkinkan orang untuk "melihat maksud

pengguna" dengan cara baru.

o Voice over IP (VoIP) sehingga pengguna dapat

tersambung ke ruang rapat dari mana pun tanpa

menimbulkan biaya panggilan.

o IM, yang memastikan bahwa pengguna bisa

berkomunikasi secara diam-diam saat diperlukan.

o Berbagi desktop, program, dan PowerPoint sehingga

konten pengguna bisa dilihat oleh peserta rapat

lain, memungkinkan pengguna untuk meneruskan

kolaborasi tanpa ketinggalan apa pun.

118

119

Gambar 4.19. Tampilan Lync di Tablet

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

4.4.3. Fitur Integrasi

Selain itu, Untuk membantu bagi kalangan

profesional supaya lebih produktif, Microsoft telah

mendesain Lync 2013 terintegrasi dengan berbagai

aplikasi penting, seperti Outlook misalnya. Microsoft

telah menghilangkan kebiasaan untuk berpindah antar

aplikasi, sehingga meringkas dan menyederhanakan

pengalaman berkomunikasi pengguna. Salah satu kunci

untuk mengefisienkan komunikasi adalah dengan

mengintegrasikan Lync 2013 dengan Microsoft Outlook.

Pengguna bisa melihat status kehadiran kolega dan rekan

kerja dari dalam Outlook, yang tidak hanya akan

menghemat waktu penting, tapi juga menyediakan cara

intuitif dan fungsional dimana pengguna juga bisa

merespon korespondensi yang tersimpan dalam Inbox

Outlook.

120

121

Gambar 4.20. Tampilan Integrasi Dengan Outlook

(Sumber: office.microsoft.com, 2013)

4.5. Efisiensi Microsoft Lync

Keuntungan terbesar dengan pemakaian Microsoft

Lync ini adalah perusahaan bisa membuat efisiensi

terutama di bagian biaya komunikasi. Contohnya,

organisasi tidak perlu lagi pakai PABX. Banyak

kompetitor lain menawarkan sistem seperti Lync, namun

harus membeli hardware baru yang mahal. Sedangkan untuk

menggunakan Lync, organisasi tidak perlu beli hardware

yang bermacam-macam lagi. Inti dari Lync adalah

communication anytime and anywhere.

Selain itu, Microsoft sangat memahami kebimbangan

kalangan profesional dalam menggunakan teknologi

terbaru. Pengaplikasian teknologi artinya pengeluaran

biaya tambahan. Untuk itu, Microsoft menyediakan free

trial selama 180 hari bagi pihak-pihak yang ingin mencoba

fungsionalitas Lync terlebih dahulu. Layanan ini

tentunya sangat melegakan bagi kalangan profesional.

Bila terasa sangat membantu, maka layanan Lync dapat

diterapkan secara menyeluruh. Layanan free trial ini dapat

diketemukan di products.office.com/lync.

122

123

Gambar 4.21. Halaman Download Free Trial Lync

(Sumber: products.office.com/lync, 2013)

Kelebihan Lync lainnya adalah kemampuan untuk

terhubung dengan land line (telepon kabel). Lync sangat

terintegrasi dengan PSTN dan tidak butuh tambahan.

Hanya koneksi dari server dan E1 gateway. Menariknya,

dari ponsel bisa hubungi nomor telepon kantor. Produk-

produk perangkat keras meliputi headsets, webcams,

telfon internet protocol, sistem telepresence dan

endpoints USB kini dioptimalkan untuk penggunaan Lync,

mulai dari mitra seperti Polycom, Aastra, Plantronics,

Jabra, ClearOne, Logitech, Radvision dan lain-lain.

Solusi piranti lunaknya mencakup pusat kontak,

pencatatan telpon, akunting, layanan bagi pengawasan

performa dan aplkasi-aplikasi baru yang menggabungkan

komunikasi dengan proses bisnis, dengan mitra-mitra

seperti Computer Talk, Psytechnics, Aspect, Quest

Software, PrarieFyre dan Mind.

Hal lain yang sangat menarik dari Lync adalah

kemampuannya beradaptasi dengan sistem organisasi yang

sudah ada. Lync sangat sesuai dengan lingkungan

organisasi manapun, sehingga organisasi tidak perlu

'membongkar dan mengganti' apa yang telah digunakan

sebelumnya. Artinya adalah efisiensi bagi organisasi.

Tentunya ini memperkuat pernyataan bahwa Lync memang

ditujukan untuk mendukung kalangan profesional.

124

BAB V

PENUTUP

Berikan gambaran singkat sebagai intro mengenai

hal apa saja yang akan dibahas dalam bab ini.

5.1. Kesimpulan

Dari terselesaikannya laporan kerja praktek ini,

penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa lomunikasi di

kalangan profesional membutuhkan suatu terobosan

teknologi untuk mendukung komunikasi itu terjadi.

Kata-kata ‘kalangan profesional’ berarti dalam sebuah

organisasi, karena profesionalitas dibutuhkan dalam

organisasi manapun. Komunikasi inilah yang akan

menentukan keberhasilan organisasi tersebut.

Microsoft Lync adalah jawaban bagi persoalan

komunikasi di kalangan profesional tersebut. Bahkan,

Lync sebagai perangkat lunak besutan Microsoft memang

memiliki tujuan utama untuk kalangan profesional.

Segala fitur yang ditonjolkan sangat mendukung

kesuksesan komunikasi dalam sebuah organisasi.

Contohnya, fitur rapat, berbagi dokumen, dan

sebagainya. Selain itu, Microsoft Lync sendiri sudah

memiliki tampilan yang sangat baik yang disesuaikan

dengan dunia kerja.

125

Lebih dari itu, Microsoft Lync adalah jawaban

yang tepat bagi kalangan profesional karena sangat

efisien. Untuk dapat mengaplikasikan Microsoft Lync,

organisasi tidak perlu membeli hardware tambahan.

Selain itu, keamanan pun sangat terjaga. Organisasi

dapat menyimpan data percakapan Lync di servernya,

yang berarti akses langsung ke database tersebut.

5.2. Saran

Dari terselesaikannya laporan kerja praktek ini,

ada beberapa masukan yang dapat penulis berikan.

Penulis berharap bagi Microsoft supaya terus menerima

pelajar untuk berkunjung ke perusahaan Microsoft

sehingga dapat belajar banyak tentang berbagai

teknologi terbaru. Selain itu, Microsoft harus terus

berjuang mengembangkan fitur Microsoft Lync bagi

organisasi, dan akan lebih baik lagi jika dikhususkan

untuk berbagai bidang yang spesifik, contohnya

Microsoft Lync untuk pemerintahan, atau Microsoft Lync

untuk universitas.

126

DAFTAR PUSTAKA

A Vision and Strategy for the Future. MicrosoftCorporation. Available fromhttp://www.microsoft.com/en-us/diversity/vision.aspx; Internet; diakses 5 Juli 2014.

Achieving Excellence Through Effective Hrm CommerceEssay. UK Essays. Available fromhttp://www.ukessays.com/essays/commerce/achieving-excellence-through-effective-hrm-commerce-essay.php; Internet; diakses 5 Juli 2014.

Allan, Roy A. A History of the Personal Computer. London: AllanPublishing, 2001.

Analisa Sebuah Perusahaan Terbesar Didunia SoftwareMicrosoft (Tugas Manajemen Proyek) . Tariar Bakrie.Available fromhttp://wisatateknologi.wordpress.com/2012/07/07/analisa-sebuah-perusahaan-terbesar-didunia-softwaremicrosoft-tugas-manajemen-proyek/;Internet; diakses 6 Juli 2014.

Apa itu Lync Basic. Microsoft. Available fromhttp://office.microsoft.com/id-id/lync-help/apa-itu-lync-basic-HA103437092.aspx; Internet; diakses23 Juli 2014.

Bagdakian, Ben H. The New Media Monopoly. Boston: BeaconPress, 2004.

Find Your Fit – Professions. Microsoft Corporation.Available fromhttp://careers.microsoft.com/careers/en/ru/professions.aspx; Internet; diakses 16 Juli 2014.

Herawati, Nur Rafida. Konsep Dasar Organisasi, Tujuan danProses. Surakarta: Universitas Sebelas Maret, 2012.

127

Komunikasi, Media Komunikasi dan PerkembangannyaSebagai Media Komunikasi Pemasaran. Rony Arthana.Available fromhttp://blog.ub.ac.id/ronyarthana/2012/03/11/komunikasi-media-komunikasi-dan-perkembangannya-sebagai-media-komunikasi-pemasaran/comment-page-1/;Internet; diakses 21 Juli 2014.

Lync Client 2010 vs OCS 2007 R2 (Unsupported Scenario).Raymond Engelbert. Available fromhttps://ucxrays.wordpress.com/tag/communications-server/; Internet; diakses 18 Juli 2014.

Mau Efisiensi? Ada Lync. Wiwiek Juwono. Available fromhttp://www.pcplus.co.id/2010/11/berita-teknologi/mau-efisiensi-ada-lync/; Internet; diakses 21 Juli2014.

Microsoft Corporation Form 10-K. United StatesSecurities And Exchange Commission. Available fromhttp://www.sec.gov/Archives/edgar/data/789019/000119312511200680/d10k.htm; Internet; diakses 6 Juli2014.

Microsoft Lync Diluncurkan untuk Pasar Indonesia. AhmadTaufiqurrakhman. Available fromhttp://techno.okezone.com/read/2010/11/16/325/393880/microsoft-lync-diluncurkan-untuk-pasar-indonesia;Internet; diakses 23 Juli 2014.

Microsoft Office Communications Server 2007 R2 - PartI. Johan Veldhuis. Available fromhttps://www.simple-talk.com/sysadmin/exchange/microsoft-office-communications-server-2007-r2---part-i/; Internet; diakses 18 Juli 2014.

Microsoft. Wikipedia. Available fromhttp://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft; Internet;diakses 3 Juli 2014.

128

Nawangsari, Sri. Seri Diktat Kuliah: Komunikasi Bisnis. Depok:Universitas Gunadarma, 1997.

Organizational Structure of Microsoft. The OfficialBoard. Available fromhttp://www.theofficialboard.com/org-chart/microsoft; Internet; diakses 5 Juli 2014.

Patrisia, Irma. Analisis Dan Perumusan Strategi Marketing UntukMeningkatkan Brand Awareness Produk Ice Cream New ZealandNatural. Jakarta: Universitas Bina Nusantara, 2008.

Pengertian dan Jenis Server. Transiskom. Available fromhttp://www.transiskom.com/2012/09/pengertian-dan-jenis-server.html; Internet; diakses 21 Juli 2014.

Poster, Mark. What’s The Matter with Internet. Minneapolis:Universtiy of Minnesota Press, 2001.

Robbins, Stephen P. Teori Organisasi Struktur, Desain dan Aplikasi.San Diego: Prentice-Hall International, Inc., 1994.

Server roles in Lync Server 2013. Microsoft. Availablefromhttp://technet.microsoft.com/en-us/library/gg398536.aspx; Internet; diakses 23 Juli 2014.

Server. Wikipedia. Available fromhttp://id.wikipedia.org/wiki/Server; Internet;diakses 21 Juli 2014.

Solusi Komunikasi Terpadu Microsoft Lync. Kompas.Available fromhttp://tekno.kompas.com/read/2010/11/16/16260536/Solusi.Komunikasi.Terpadu.Microsoft.Lync-12;Internet; diakses 22 Juli 2014.

Wahyuni, Lili. Pengaruh Komunikasi Organisasi Terhadap KinerjaKaryawan Bagian Akuntansi Dengan Komitmen Organisasi DanTekanan Pekerjaan Sebagai Variabel Intervening. Semarang:Universitas Diponegoro, 2009.

129

Zimmerman, Jan. Web Marketing for Dummies. Indianapolis:Wiley Publishing Inc, 2001.

130