Pengembangan ERP (Enterprice Resources Planing ...tiarabunda.ac.id/medias/materi/BLUE PRINT TIARA BUNDA 2.pdfmasing Prodi, Unit yang terkait terutama Team Akuntansi dan Keuangan, SPM,

A

KA

DE

MI

K

EB IDANAN TIAR

AB

UN

DA

POKED

BLUE PRINT

Pengembangan ERP (Enterprice Resources Planing) Kependidikan

Akademi Kebidan

(AKBID) Tiara Bunda

Depok

PT. EDU SINERGI INFORMATIKA

BANDUNG - 2016

Ringkasan

Setelah beberapa bulan melakukan berbagai langkah pengembangan yang dilakukan di AKBID

TIARA BUNDA Cinere, dirasakan perlu dirumuskan kembali hal-hal sbb :

• Semula akan mempertahankan Existing System dengan membangun interface untuk

mengintegrasikannya tidak dapat dilaksanakan karena beberapa pertimbangan berkaitan

dengan Teknis seperti : Software Engineering, Infrastruktur, Hak Akses serta permintaan

pengembangan Web Institusi harus dikaji ulang.

• Setelah melakukan penelusuran ulang antara Existing System, SOP dan kondisi real di

lapangan (diambil beberapa kasus) perlu dilakukan Re-engineering kembali sehingga

Sistem Operasi (SOP), dan Sistem Informasi akan berjalan secara terpadu.

• Untuk mencapai hasil yang maksimal sehingga Sistem Informasi dapat dijalankan dengan

baik maka dalam Pengembangan Sistem ini harus melibatkan unit terkait. Oleh karena itu

kami akan menyusun Manajemen Proyek dibantu oleh Team Counterpart dari masing-

masing Prodi, Unit yang terkait terutama Team Akuntansi dan Keuangan, SPM, dan SPI.

• Selama dalam masa Pengembangan karena harus berjalan paralel antar Sistem lama dan

Sistem Baru, maka ada resiko menyiapkan infrastruktur ganda, akan disampaikan

alternative terbaik agar Paralel Run berjalan dengan baik.

Dengan beberapa koreksi diatas Tahapan Pengembangan yang akan dilakukan selama

periode (satu) tahun di sampaikan pada uraian di bawah ini.

Hal ini penting untuk disampaikan terutama kepada Top Management dan Midle

Management mengingat Sistem yang akan dibangun adalah Sistem besar yang terkait satu

sama lain yang trantai Prosesnya tidak boleh terputus.

1. Metoda Pengembangan

Siklus hidup pengembangan sistem (System development life cycle / SDLC) adalah tahapan

aktivitas yang harus dikerjakan oleh pengembang sistem untuk menghasilkan sebuah sistem

yang dapat dioperasikan pada organisasi pemakai sistem.

2. Perencanaan System

Tujuan Perencanaan:

Mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi segera ataupun untuk kepentingan di masa

yang akan datang dengan memanfaatkan sumberdaya secara tepat pada target subsistem

yang paling membutuhkan.

Menghindari dan meminimalkan duplikasi dan hasil yang sia-sia agar pengembangan

sistem konsisten dengan perencanaan stratejik organisasi secara keseluruhan.

Tahapan dalam Perencanaan Sistem :

A. Mendapatkan dukungan dari Top Manajemen

• Sangat penting bagi pengembang sistem untuk mendapat dukungan dari Top

Manajemen sebagai pengguna sistem, namun tidak berarti pengembang sistem

selalu mengikuti kemauan manajemen secara keseluruhan.

• Peran pengembang sistem (mempunyai prototype system core) untuk

disesuaikan dengan sistem berjalan selama tidak merubah core system tsb akan

lebih cepat dalam peruses pengembangannya, dimana core system yang telah

dibangun atas pengalaman di beberap client sebelumnya.

B. Membentuk Panitia Pengarah

• Panitia pengarah (steering committee) mewakili Top Manajemen dan seluruh

fungsi / unit dalam organisasi.

• Tanggungjawab utama Panitia Pengarah adalah memfokuskan kebutuhan

Perguruan Tinggi akan informasi sekarang dan masa yang akan datang.

• Perlunya adanya Wakil dari Top Manajemen dalam hal ini diwakili oleh Biro

terkait, SPM, SPI agar sistem yang dibangun cocok dengan perencanaan

strategi secara keseluruhan dan kebutuhan para pengguna berdasarkan standar-

standar.

C. Menjelaskan Tujuan dan Kendala

• Tujuan pembuatan sistem harus seirama dengan tujuan umum organisasi dan

tujuan khusus bagian-bagian yang ada dalam suborganisasi.

• Tujuan umum meliputi tujuan-tujuan strategis keseluruhan yang berkaitan

dengan siklus perencanaan jangka panjang.

• Tujuan khusus merupakan tujuan yang bersifat taktis yang berjangka waktu 1

s/d 3 tahun dan merupakan bagian dari tujuan strategis.

• Tujuan pembuatan sistem juga harus terkait dengan faktor-faktor penentu

keberhasilan organisasi

• Faktor penentu keberhasilan misalnya kecepatan pelayanan, kualitas layanan

dan manfaat bagi stake holder.

• Keberhasilan Sistem Informasi bukan satu-satunya tujuan mempersiapkan

Akreditasi.

D. Menyiapkan rencana strategis sistem

• Rencana sistem strategis (strategic system plan) merupakan rencana tertulis

yang berkaitan dengan sasaran jangka pendek dan jangka panjang dalam hal

pengembangan sistem Perguruan Tinggi.

• Elemen-elemen kunci strategic system plan:

✓ Pernyataan menyeluruh faktor-faktor penentu kesuksesan dan tujuan-

tujuan lembaga keseluruhan

✓ Diskripsi sistem di lembaga yang memerlukan pengembangan.

✓ Pernyataan mengenai prioritas yang menunjukan area mana yang

merupakan prioritas tertinggi.

✓ Garis besar sumber daya yang dibutuhkan, mencakup biaya, kepegawaian,

dan peralatan.

✓ Kerangka waktu tentatif yang diperlukan untuk pengembangan sistem

khusus

E. Meyiapkan Perencanaan untuk mendapat persetujuan Top Managemen

• Persetujuan Perencanaan ahir oleh Top management.

• Persetujuan diperlukan :

✓ Arahan terhadap pengembangan sistem masa yang akan datang.

✓ Memastikan dukungan kebijakan, pendanaan pengalokasian sumber daya .

3. Analisis Sistem

A. Tahapan dalam Analisis Sistem

B. Tahap Survey sistem berjalan.

Tujuan

• Memperoleh pemahaman aspek operasional sistem

• Menetapkan hubungan kerja dengan pemakai sistem

• Mengumpulkan data untuk perancangan sistem

• Mengidentifikasi masalah khusus yang membutuhkan perhatian pada saat

dilakukan perancangan selanjutnya

Pertimbangan Perilaku

Ciptakan hubungan yang baik antara Tim Pengembang dengan manajemen

terutama yang akan terlibat langsung dengan pemakaian sistem.

Merupakan tanggungjawab analis sistem untuk menjembatani masalah komunikasi

antara pengembang dan manajemen.

Beberapa pendekatan mengatasi jurang komunikasi:

• Ketahui sebanyak mungkin orang yang terlibat dalam sistem sesegera

mungkin.

• Komunikasikan manfaat sistem yang diusulkan kepada orang-orang yang

terlibat

• Berikan jaminan, pada tingkat yang mungkin kepada seluruh orang yang akan

kehilangan pekerjaan atau mengalami perubahan tanggungjawab pekerjaan.

• Berikan jaminan bahwa sistem akan membuat pekerjaan orang-orang yang

telibat dalam sistem menjadi lebih mudah.

Teknik Pengumpulan Fakta

Wawancara, kuisioner, observasi telaah dokumen : catatan hasil rapat, bagan akun,

bagan organisasi, laporan keuangan, prosedur manual, dll

C. Tahap analisis temuan survey

Beberapa pertanyaan yang akan diajukan pada tahap ini antara lain:

✓ Apakah prosedur yang ada diperlukan?

✓ Apakah prosedur memuat langkah-langkah yg tidak diperlukan?

✓ Apakah prosedur efektif dari aspek biaya?

✓ Apakah laporan yang ada jelas dan mudah dibaca?

✓ Apakah ada laporan-laporan dihasilkan tetapi tidak dibutuhkan?

✓ Laporan tambahan apa yang bermanfaat bagi manajemen?

✓ Apakah dokumen-dokumen sumber dirancang dengan baik?

✓ Apakah dokumen sistem memadai?

✓ Analisis ini bertujuan untuk menentukan apa yang menjadi kelemahan dan

kekuatan sistem informasi yang sedang berjalan.

✓ Kekuatan dan kelemahan harus dikaitkan dengan standar tertentu sebagai

acuan.

✓ Standar-standar berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi.

✓ Efektivitas menekankan output, efisiensi menekankan input.

D. Tahap identifikasik Kebutuhan sistem

Tahap ini adalah untuk menentukan sistem apa yang dibutuhkan oleh Perguruan

Tingi, Merancang Sistem berdasarkan Ketatalaksanaan yang sudah di

dokumentasikan dilengkapi hasil orientasi di Lapangan, Referensi dan Aplikasi

yang sudah dikembangkan.

E. Tahap identifikasi kebutuhan Informasi

Untuk menentukan kebutuhan informasi pemakai sistem, perlu dilakukan sebuah

analisis kebutuhan informasi sebagai berikut:

F. Penyerahan laporan Analisis Sistem.

Laporan analisis sistem. termasuk di didalamnya : Pernyataan tujuan dan ruang

lingkup proyek, peran proyek dalam sistem perencanaan strategis, ringkasan

masalah dalam sistem ini, daftar kendala dan assumpsions, jadwal waktu direvisi

dan anggaran biaya.

Lampiran akan berisi semua dokumentasi yang relevan mengenai Sistem ini,

termasuk Diagram alir sistem rinci, salinan sumber dokumen, catatan layout, dan

sebagainya.

Laporan ini memberikan dasar untuk ditinjau oleh manajemen yang lebih tinggi,

seperti sebagai anggota komite pengarah. Jika laporan tersebut disetujui, tim proyek

akan menjalankan ke fase Development.

4. Sistem yang akan dikembangkan.

A. Diagram Utama System

Penjelasan :

a. Web Profile AKBID TIARA BUNDA CINERE :

• Konten Perguruan Tinggi, Infornasi, Berita & Marketing

• Konten Fakultas, Lembaga, Blog Dosen

• Web Performance, Google Analytic, Webometric

Dengan link masing-masing Prodi, Pasca Sarjana, Lembaga yang terkait dengan

AKBID Tiara Bunda Cinere dengan format seperti contoh dibawah ini:

url = http://www.tiarabunda.ac.id

• Profil

- Sambutan Ketua

- Sejarah

- Visi Misi

- Lokasi Kampus

- Makna Lambang

- Struktur Organisasi

- Prestasi Institusi

- Gallery

• Akademik

- Program Studi

- Kalender Akademik

- Portal Mahasiswa

- Portal Dosen

- E-Learning

• UPT

- Laboratorium

- Pusat Karir

- Bahasa

- Riset Center

- Sertifikasi Profesi (LSP)

• P2M

- Penelitian

- Pengabdian Masyarakat

• Kerjasama

- Nasional

- Internasional

• Fasilitas

- Sarana Prasarana

- Beasiswa

• Kemahasiswaan

• Panduan

- Portal Mahasiswa

- Portal Dosen

• Kontak

• Webmail

b. Portal-Portal :

• Portal PMB : Konten Info (Syarat dan Ketentuan) , Registrasi, Billing, Test on

Line, Pengumumam

url = http://pmb.tiarabunda.ac.id

• Student Portal : Konten Info (Informasi & Berita), Prestasi Akademik, Billing,

Kehadiran, Document Management &Konseling/Bimbingan.

url = http://student.tiarabunda.ac.id

• Lecturer Portal : Konten Info :Informasi & Berita, Akademik : Jadwal

(Kuliah/Ujian), Nilai Mahasiswa, KPI Dosen, Konseling :Mahasiswa, Dosen,

Perguruan Tinggi

url = http://lecturer.tiarabunda.ac.id

• Parent Portal : Media monitoring ativitas akademik mahasiswa oleh orang tua

url = http://parent.tiarabunda.ac.id

• Portal Alumni : Informasi dan Pengelolaan Data Lulusan

url : http://alumni.tiarabunda.ac.id

c. Core System : Merupakan sistem Inti dari ERP Academic, System inti dari

Sistem Informasi Akademik atau sebagai Back Office terdiri dari :

• SETUP : Kalender Akademik, Tarif, Ruang, Matakuliah, Jadwal, Dosen &

Karyawan, Mahasiswa, Device.

• PMB : Registrasi, Transfer, Billing, Ujian Saringan, Pengumuman

• Penjadwalan dan Manajemen Ruang

• KRS dan Paket : Pilih Mata Kuliah, Pembiayaan, FRS.

• Perkuliahan : Materi, Kehadiran Mahasiswa, Dosen

• Aktifitas Mahasiswa: Praktikum, Kerja Praktek, KKN, Skripsi, Cuti,

Pengaktifan, Wisuda.

• Sistem Pengolahan Data dan Histori Nilai Mahasiswa

• Document Management System

• BUSINESS INTELLEGENT

• Security, Backup & Recovery

d. Epsbed / PDPT : Academic Sytem to EPSBED Data Generator Engine, EPSBED

System Validation, EPSBED Report Preparation

url : http://pdpt.tiarabunda.ac.id

e. Sistem Penjamin Mutu : ISO 9001 Document System, BAN-PT/LAM-PT

Document System, BORANG Report Preparation

url : http://spm.tiarabunda.ac.id

f. E-Library : Sistem Kodifikasi, Katalog Buku, Manajemen Data Keanggotaan,

Peminjaman dan Pengendalian , Tools : Barcode Label, RFID, Rack Index.

url : http://library.tiarabunda.ac.id

g. E-Learning : KWL (know, learn, want), Silabus, SAP, Materi, Tugas, Quiz, Bank

Soal

url : http://elearning.tiarabunda.ac.id

h. Mobile Application : Mobile Application Version, Edu Massanger

i. ETL (Extract Transform Load), Interfacing dengan Devices (Perangkat),

Accounting System Integrator

Penjelasan :

1. Student Fee Transaction Processing System, module Sistem Akuntansi yang

diintegrasican dengan Sistem Akademik (Academic Core System), bertujuan untuk

mengolah data Biaya Kuliah sesuai dengan Struktur Biaya yang ditetapkan Perguruan

Tinggi.

Output ahir dari Modul ini adalah Billing yang dapat diintegrasikan dengan Portal

Mahasiswa (Student Portal), Portal PMB (Student Admission , Account Receivable.

2. Account Receivable, hasil proses module Student Fee Collection dan Billing akan

dicatat sebagai buku pembantu Piutang Mahasiswa

3. Virtual Account dan Payment System, adalah modul integrasi dengan Sistem Perbankan

(Core Banking) seperti Virtual Account (VA), dimana Sistem Perbankan akan menyediakan

Servis / API untuk dapat diakses.

4. Budgeting Information Processing System, modul untu menyusun Anggaran

diintegrasikan dengan Cash Bank dan General Ledger pada saat menampikan Laporan

Keuangan.

5. Cash and Bank Transaction Processing System, adalah modul Kas dan Bank atau setara

Kas yang berintegrasi dengan Budgeting, Virtual Account, Account Receivable, Account

Payable dan Payroll. Rekonsiliasi Bank.

6. Payroll Transaction Processing System, terintegrasi dengan Sistem Absensi (Time

Attendance) baik Dosen maupun Karyawan (Struktural) dan Salary Structure merupakan

bagian dari HRIS

7. Assets Management System, Asset Register, Preventive Maintenance, Repair Requisition,

Maintenance Cost, Assets Properties. Priodic Audit Tools integrasi dengan Fixed Assets

Depreciation.

8. Purchase Transaction Processing System, menerbitkan Purchase Requision (Permohonan

Pembelian) dari User, Proses Persetujuan dan alokasi Mata Anggaran, menerbitkan Purchase

Order (PO), Gods Receive Report (penerimaan Barang) Account Payable (Hutang Dagang),

Inventory Management, Assets Management.

9. General Ledger Processing and Financial Reporting System, Iktisar perlakuan Akuntansi

akan melakukan pengalokasian kode akun setiap transaksi dan menerbitkan Draft Jurnal,

Validasi Jurnal dan Posting, Daftar Jurnal Buku Besar, Neraca Lajur, Neraca dan Laba/Rugi.

a) Diagram Alir Sistem

Berdasarkan Bagan Proses Bisnis diatas serta Referensi Standar Operating Procedur yang

telah dikembangkan Badan Penjamin Mutu (BPM) dan pengawasan intern baik bidang

akademik maupun bidang keuangan/administrasi/Sumber Daya Manusia serta tugas-tugas

lain yang telah dikembangkan oleh Satuan Pengawas Intern (SPI) .

Apa yang telah disusun oleh kedua Lembaga tersebut diatas akan dijadikan Acuan dalam

mengembangkan Model Sistem Informasi dan Sistem Pengambilan Keputusan sehingga

dengan demikian akan terpadunya antara Sistem Operasi, Sistem Akuntansi dan System

Informasi.

Berikut salah satu contoh Dokumen Diagram Aliran Sistem yang telah disusun :

Ringkasan Penjelasan :

1. Mahasiswa

a) Pembelian Formulir.

b) Pengisian Formulir.

c) Ujian Saringan Masuk (USM).

d) Pengumuman hasil USM.

e) Pembayaran heregistrasi dan biaya kuliah.

2. Akademik.

a) Setup Konten PMB

b) Setup Data Kalender PMB

c) Setup Data Kalender Akademik

d) Setup Data Matakuliah

e) Setup Data Dosen

f) Setup Data Ruang

g) Setup Jadwal Kuliah

h) Setup KRS Tingkat Pertama Bersama

i) Menyusun Ketentuan PMB

j) Merancang Form Registrasi

k) Menyusun Ketentuan Registrasi

l) Menyiapkan Soal Ujian Saringan Masuk

m) Menyusun Komponen Biaya Kuliah, Tarif dan Kebijakan Pembayaran bersama

Keuangan

n) Proses pembentukan NPM

3. Keuangan

a) Menyusun Komponen Biaya, Tarif dan Kebijakan Pembayaran bersama Akademik

b) Menentukan Rekening Pembayaran dan Ketentuan Pembayaran

c) Proses Billing PMB

d) Proses Billing Biaya Kuliah

e) Pembayaran Biaya Kuilah

f) Menyusun Ketatalaksanaan Pembayaran dengan Virtual Accounting

g) Menyusun Laporan Kuangan

4. Akuntansi

a) Menyusun Chart of Account dan Kebijakan Akuntansi

b) Perlakuan Akuntansi Penerimaan PMB

c) Perlakuan Akuntansi A/R Mahasiswa

d) Perlakuan Akuntansi Pembayaran A/R Mahasiswa

e) Jurnal Buku Besar

Ringkasan Penjelasan :

1. Mahasiswa

a) Menerima Billing Biaya Kuliah melalui Portal Mahasiswa.

b) Membayar Biaya Kuliah melalui Bank yang ditunjuk

c) Mengambil KRS on line

d) Proses Perwalian on line / off line

e) Menerima Billing Biaya KRS melaui Portal Mahasiswa

f) Membayar Biaya KRS.

g) Menerima Jadwal Kuliah

2. Akademik.

a) Setup Konten Portal Mahasiswa

b) Setup Data Kalender Akademik

c) Setup Data Matakuliah

d) Setup Data Dosen

e) Setup Data Ruang

f) Setup Jadwal Kuliah

g) Menyusun Ketentuan Proses KRS

h) Menyusun Komponen Biaya Kuliah, Tarif dan Kebijakan Pembayaran bersama

Keuangan

3. Keuangan

a) Menyusun Komponen Biaya Kuliah, Tarif dan Kebijakan Pembayaran bersama

Akademik

b) Menentukan Rekening Pembayaran dan Ketentuan Pembayaran

c) Proses Billing Biaya Kuliah

d) Pembayaran Biaya Kuilah

e) Proses Billing KRS

f) Pembayaran Biaya KRS

g) Menyusun Ketatalaksanaan Pembayaran dengan Virtual Accounting

h) Menyusun Laporan Keuangan

4. Akuntansi

a) Menyusun Chart of Account dan Kebijakan Akuntansi

b) Perlakuan Akuntansi A/R Mahasiswa Biaya Kuliah dan KRS.

c) Perlakuan Akuntansi Pembayaran A/R Mahasiswa Biaya Kuliah dan KRS

d) Jurnal Buku Besar

1. Manajemen Proyek

1. Team Counterpart.

Team Pendamping yang ditunjuk Lembaga untuk mendampingi Developer dalam

berbagai kegiatan Komunikasi, Analisa dan Perancangan Sistem, Pengembangan,

Implementasi sampai masa go Live Aplikasi.

• Bidang Akademik :

• Bidang Kemahasiswaan :

• Bidang Keuangan :

• Bidang Akuntansi :

• Bidang PR /Pemasaran / Publikasi :

• Bidang Kepegawaian :

• Bidang ICT Aplikasi :

• Bidang ICT Infrastruktur :

• Bidang SPM :

• Satuan Pengawas Intern :

• Perwakilan Fakultas :

2. Schedule Development.

Pada dasarnya pengembangan dibagi menjadi .tahapan yaitu :

• Pengembangan Sistem Akademik

• Pengembangan Sistem Akuntansi dan Keuangan

• Pengembangan Portal dan Website

• Pengembangan SPM

• Pengembangan HR & Payroll

• Pengembangan Infrastructure

• Pengembangan Integrasi Sistem

2. Jadwal Pengembangan Sistem Informasi AKBID Tiara Bunda Cinere

No Nama Aplikasi 2016 2017 2018 2019 2020

q1 q2 q3 q4 q1 q2 q3 q4 q1 q2 q3 q4 q1 q2 q3 q4 q1 q2 q3 q4

1 Web Site Intitusi

2 Portal PMB

3 Portal Mahasiswa

4 Portal Dosen

5 Portal Orang tua

6 Portal Alumni

7 Pusat Karir

8 Tracer Studi

9 Sistem Informasi Akademik

10 Epsbed / PDPT

11 Sistem Penjamin

Mutu

12 E-Library

13 E-Learning

14 Asset & Invtory

15 Mobile Application

16 Akunting

VI. Infrastruktur

1. Konfigurasi Infrastruktur yang diusulkan.