(Membuat laporan kegiatan kantor)
A. Pengertian laporan
salah satu alat untuk menyampaikan suatu informasi dari bawahan
kepada atasan sebagai tolak ukur atau informasi perkembangan
terbaru suatu pekerjaan.
Didalam sebuah organisasi baik lembaga ataupun perkantoran tidak
dipungkiri bahwa sebuah laporan sangatlah penting demi
berkembangnya sebuah perusahaan karena sebuah laporan selain
memberikan informasi yang penting bagi seorang pimpinan juga bisa
dijadikan sebagai alat pertanggungjawaban serta bahan pengambil
kebijakan atau keputusan bagi seorang pemimpin dalam menentukan
langkah kedepannya
B. Fungsi laporan
1. Laporan yang berguna bagi pimpinan dalam rangka menjalankan
fungsi-fungsi manajerialnya, yang terdiri dari :
a. Planning (perencanaan)
b. Organising (pengorganisasian)
c. Actuating (penggerakan)
d. Controlling (pengawasan)
e. Decision making (pengambilan keputusan) Kemampuan seorang
pimpinan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerialnya antara lain
dipengaruhi oleh kelengkapan datayang diperolehnya dari laporan
(C. Syarat-syarat membuat laporanObjektivitas artinya disusun
berdasarkan fakta-fakta, hasil peninjauan, percobaan, inspeksi atau
penelitian Jelas dan cermat perlu kemampuan serta ketelitian
pembuatan laporan dalam menentukan mana data yangharus dimasukakan
untuk bahan penyusunan laporan.Tepat sasaranLaporan harus
diusahakan singkat, tepat, padat, dan jelas serta langsung mengenai
persoalannya.LengkapLaporan harus dikemukakan dengan lengkap.Tegas
dan konsisten Uraian yang dikemukakan harus tegas dan kontradiktif
antara bagian laporan yang satu dan yang lainnya.Singkat dan
jelasLaporan harus singkat dan jelas untukmenanggulangi suatu
masalah yang perlu segera diselesaikan.Tepat penerimanyaLaporan
yang dibuat harus diberikan tepat kepada tujuannya, agar tidak
menimbulkan banyak segi negatif, misalnya kebocoran rahasia, serta
penilaian negatif pimpinan terhadap bawahan yang bersangkutan)
.
2. Laporan memiliki kegunaan sebagai media komunikasi, baik
media komunikasi dari atas kebawah maupun media komunikasi dari
bawah keatas
3. Laporan memiliki kegunaan sebagai alat pertanggungjawaban,
baik dari atas ke bawah, dan juga sebaliknya dari bawah ke atas
4. Laporan berguna sebagai alat untuk mengembangkan wawasan bagi
siapa saja yang membaca
5. Laporan berguna sebagai alat untuk membina kerjasama
dikalangan para pejabat dan para pegawai pada umumnya.
6. Laporan merupakan salah satu sarana dalamupaya meningkatkan
pembinaan kerjasama, baik secara internal maupun secara
eksternal
(Laporan manajerial dibagi menjadi 3 jenis yaitu:Menurut tujuan
meliputi:Laporan perencanaanLaporan pengendalianMenurut waktu
meliputi:Laporan berkala/Laporan Periodik Laporan khusus /Laporan
InsidentalMenurut gaya tulis/style meliputiLaporan resmiLaporan
tidak resmi )
Date
E. Tahap persiapan membuat laporan
1. Tahap persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting
seperti hal apa yang akan dilaporkan? Mengapa hal itu dilaporkan,
data apa yang penting? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan
tersebut maka dapat dirumuskansecara jelas latar belakang, masalah
yang dilaporkan, tujuan dan target waktu laporan, data yang relevan
untuk disajikan dan sumber-sumber data.
2. Pengumpulan dan penyajian data
Setelah pertanyaan dijawab maka langkah selanjutnya adalah
merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses ini harus
selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan.
Data dapat diperoleh baik dari sumber data primer ( hasil
wawancara, hasil diskusi, kuisioner dan observasi ) maupun data
sekunder ( data perjalanan dinas pimpinan dan akomodasinya, data
yang dihimpun ari hasil rapat, bunu-buku pedoman, serta data yang
ada dalam organisasi yang tergantung pada materi yang akan dibahas.
Setelah dikumpulkan kemudian data tersebut dikelompokkan data mana
yang akan menjadi data utama dan data pendukung.
3. Sistematika laporan
tahap berikutnya adalah menentukaan bagian-bagian utama laporan
kemudian subbab laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut
dalam bentuk kalimat-kalimat.
4. Penulisan laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang
telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara
runtut, mudah dipahami dan enak dibaca.
Urutan laporan formal adalah sebagai berikut:
a. Halaman judul berisi judul laporan, nama pembuat laporan,
nama organisasi, dan tahun
b. pembuat laporan.
c. Kata pengantar ditulis untuk menuntun pembaca memahami isi
laporan secara umum.
d. Daftar isi memuat rekapitusai dari semua judul yang ada dalam
laporan.
e. Ikhtisar/ abstrak adalah ringkasan dari keseluruhan
informasi. Fungsi abstrak adalah untuk memudahkan pembaca
mengetahui intisari laporan.
f. Pendahuluan berisi maksud dan tujuan laporan, ruang lingkup
laporan , sumber informasi dan kapan tugas dilaksanakan.
g. Isi laporan memuat dan fakta selengkapnya, yang disusun
secara sistematis dari bab ke bab serta dibahas secara
mendetail.
h. Kesimpulan merupakan catatan akhir dari hasil pembahasan
data
i. Saran berguna untuk penyempurnaan perbaikan atas pelaksanaan
tugas yang telah dijalankan.
j. Lampiran berisi data primer yang diolah , pedoman wawancara,
kuisioner, data sekunder serta dokumen-dokumen lain yang mendukung
validitas data dan proses penelitian.
k. Daftar pustaka