1 PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PT. ANGKASA PURA I (PERSERO) BANDAR UDARA ADI SOEMARMO S U R A K A R T A TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : Ayu Sekar Sari D 1507086 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010
61
Embed
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PT. …... · PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PT. ANGKASA PURA I (PERSERO) BANDAR UDARA ADI SOEMARMO S U R A K A R T A TUGAS AKHIR
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)
BANDAR UDARA ADI SOEMARMO S U R A K A R T A
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh : Ayu Sekar Sari
D 1507086
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2010
2
PERSETUJUAN
Disetujui Untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Ø Menunda sesuatu merupakan awal dari sebuah kegagalan.
Ø Dicintai secara mendalam oleh seseorang memberi kita kekuatan, mencintai
secara mendalam memberi kita keberanian.
Ø Hidup adalah perjuangan, siapa yang mencari akan mendapat,
Siapa yang berusaha akan berhasil,
Dan ……
Siapa yang malas akan hancur.
(Ki Hajar Dewantoro)
Ø Sahabat menaruh kasih setiap waktu dan menjadi saudara dalam
kesukaran.
PERSEMBAHAN
5
Penulisan Tugas Akhir ini Penulis Persembahkan kepada :
ü Bapak dan Ibu, atas doa dan kasih sayangnya.
ü Adikku tersayang.
ü Seluruh keluarga besar, ini bukti kesungguhanku dalam
belajar.
ü Mas Yanu, yang selalu mendukungku.
ü Sahabatku : Wira, Lulu, Ayu, Anis, Ana, Agung.
ü Almamaterku.
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan ijin penulis
sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Tugas Akhir ini dengan judul “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo”.
6
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian syarat dalam memperoleh
sebutan Profesional Ahli Madya di Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Drs. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Manajemen Administrasi Diploma
III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang telah membantu dalam
penulisan Tugas Akhir.
3. Bapak Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku Pembimbing Tugas Akhir
yang selama ini telah banyak memberikan sarana dan meluangkan
waktunya, membimbing penulisan Tugas Akhir.
4. Drs. Sakur, MS. selaku Pembimbing Akademis yang selama ini telah
membimbing penulis.
5. Bapak Andri Iskandri, selaku General Manager PT. Angkasa Pura I
(PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo yang telah memberikan ijin
kepada penulis untuk melakukan kerja praktek (magang).
6. Seluruh staff kantor bagian Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I
yang telah memberikan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
7. Semua pihak yang telah memberikan bantuan dan sarana selama
pembuatan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh
penulis.
Dalam Tugas Akhir ini tentu tidak terlepas dari adanya kekurangan dan
keterbatasan ilmu dan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis. Untuk itulah
diperlukan kritik dan saran yang bersifat membangun guna menyempurnakan
Tugas Akhir ini. Semoga dengan dibuatnya Tugas Akhir ini dapat diambil
manfaatnya.
7
DAFTAR ISI
Halaman Judul ……………………………………………………………… i
Persetujuan ………………………………………………………………… . ii
Pengesahan …………………………………………………………………. iii
8
Motto ……………………………………………………………………….. iv
Persembahan ……………………………………………………………….. v
Kata pengantar ……………………………………………………………... vi
Daftar Isi …………………………………………………………………… viii
Daftar Tabel ………………………………………………………………… x
Daftar Gambar ..……………………………………………………………. xi
ABSTRAK …………………………………………………………………. xii
ABSTRACK ……………………………………………………………….. xiii Bab I. Pendahuluan
A. Latar Belakang Masalah …………………………………………… 1
B. Perumusan Masalah ………………………………………………... 3
C. Tujuan Pengamatan ………………………………………………… 3
D. Manfaat Pengamatan ……………………………………………….. 3
Bab II. Tinjauan Pustaka
A. Pengertian Surat ……………………………………………………. 4
B. Fungsi Surat ………………………………………………………... 4
C. Syarat Surat Yang Baik …………………………………………….. 5
D. Macam-Macam Surat ………………………………………………. 5
E. Penulisan Surat ……………………………………………………... 6
F. Prosedur Pengurusan Surat Masuk …………………………………. 11
1. Pengurusan Surat Di Unit Kearsipan …………………………… 11
2. Pengurusan Surat Di Unit Pengelolaan ………………………… 12
G. Prosedur Pengurusan Surat Keluar ……………………………….... 14
1. Pengurusan Di Tata Usaha Unit Pengolah ………...…………… 14
2. Pengurusan Surat Keluar Di Unit Kearsipan …………………… 15
H. Metode Pengamatan ……………………………………………….. 16
Bab III. Deskripsi Lokasi
A. Sejarah Berdirinya Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ……… 19
B. Profil Perusahaan ………………………………………………….. 21
9
C. Visi Dan Misi Perusahaan …………………………………………. 24
D. Tujuan Perusahaan ………………………………………………..... 25
E. Data Pegawai Perusahaan ………………………………………….. 25
Bab IV. Pembahasan
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar …………….. 29
A. Ketentuan Umum ………………………………………………. 29
B. Sarana Pengelolaan Surat ………………………………………. 30
C. Prosedur Pengurusan Surat Masuk ……………………………... 31
D. Prosedur Pengurusan Surat Keluar ……………………………... 35
E. Prosedur Pengurusan Rahasia ………………………………….. 37
2. Pengklasifikasian Surat …………………………………………….. 41
3. Penggunaan FasilitasKantor ………………………………………... 44
Bab V. Kesimpulan Dan Saran
A. Kesimpulan ………………………………………………………… 46
B. Saran ……………………………………………………………….. 46
Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 48
DAFTAR TABEL
Tabel III.I Komposisi Pegawai Berdasarkan Status Pegawai ……………. 25
III.2 Komposisi Pegawai Berdasarkan Agama ……………………. 26
III.3 Komposisi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin …………….. 27
10
III.4 Komposisi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan ………. 27
Tabel IV.1 Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar …………………. 40
DAFTAR GAMBAR
Gambar Teknik Analysis Data …………….…………………..…….…….. 18
Gambar Struktur Organisasi Perusahaan ………………………..……….… 22
Gambar Alur Pengurusan Surat Masuk ……………………………………. 33
11
Gambar Alur Pengurusan Surat Masuk Rahasia ……………….....……….. 34
Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar ……………………………………. 36
Gambar Alur Pengurusan Surat Keluar Rahasia …………………………… 39
ABSTRAK
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan surat dikantor bagian Personalia dan Umum PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo. Adapun kegiatan yang dilakukan
12
dimulai dengan pengklasifikasian surat, pemberian nomor, mendisposisikan surat, pencatatan surat,dan pengarsipan. Surat merupakan sesuatu yang sangat penting karena surat merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid, dan otentik.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif, yaitu dengan menggambarkan mengenai surat menyurat yang dilakukan pada bagian Personalia dan Umum. Sumber data dalam pengamatan ini adalah melalui wawancara, serta sumber data sekunder melalui buku-buku yang mendukung dalam pengamatan. Tehnik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan studi pustaka.
Prosedur pengelolaan surat masuk adalah surat yang diterima petugas personalia, kemudian disortir, dipisahkan antara surat biasa dengan surat rahasia. Jika surat biasa, maka surat tersebut dapat langsung dibuka dan dikeluarkan , kemudian disampaikan kepada pimpinan dengan menggunakan lembar disposisi untuk memberikan instruksi. Setelah dikembalikan kepada bagian personalia, maka akan dilakukan tindak lanjut terhadap surat tersebut. Prosedur pengelolaan surat keluar adalah konsep surat yang berupa ketikan kemudian diajukan kepada kepala bagian untuk dimintakan persetujuan. Selanjutnya surat tersebut dapat dimintakan tanda tangan pimpinan. Kemudian dibawa kebagian personalia untuk dicatat dalam buku agenda surat keluar, diberi nomor, distempel kemudian dilipat dan dimasukkan kedalam amplop dan dikirimkan melalui jasa pos ke alamat yang dituju.
Berdasarkan dari hasil pengamatan yang telah dilakukan, pengelolaan surat masuk dan surat keluar telah dilaksanakan sesuai dengan standar yang ada pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo. Selain itu pegawai yang menangani pengelolaan surat ini termasuk pegawai yang terampil dan ahli dibidangnya. Fasilitas yang diberikan oleh pihak perusahaan untuk menunjang pekerjaan tersebut juga sudah memadai dan baik. Jadi, dengan begitu pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi Soemarmo telah dilaksanakan dengan baik dan lancar.
13
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan atau instansi pemerintah atau swasta memiliki prosedur
pengelolaan surat. Sejauh ini pengelolaan surat masih dianggap sebagai hal
yang mudah dan sederhana untuk dilakukan. Ada juga orang yang
meremehkan pekerjaan tersebut. Tetapi dalam kenyataannya proses
pengelolaan surat tidak seperti apa yang dipikirkan orang sebelumnya.
Apabila kita mempelajari lebih dalam tentang pengelolaan surat, itu
merupakan suatu pekerjaan yang membutuhkan ketelitian. Tidak banyak orang
dapat melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik dan mengklasifikasikan
dengan benar. Adapun macam kegiatan yang ada dalam pengelolaan surat
diantaranya adalah menerima surat, pengagendaan surat, penyimpanan surat
(arsip), dan pemeliharaan surat. Prosedur pengelolaan surat harus
dilaksanakan secara terpadu dan terprogram diseluruh unit pengelolaan yang
terkait.
Dalam pengelolaan surat dibutuhkan seorang pegawai yang secara khusus
menangani tentang urusan surat serta pengelolaannya. Baik itu surat masuk
atau surat keluar, serta fax masuk ataupun fax keluar. Maka dari itu perlu
adanya pegawai yang benar-benar mengerti tentang prosedur
pengklasifikasian surat-surat tersebut. Biasanya pihak perusahaan
menempatkan 1 atau 2 orang pegawai di bagian personalia yang khusus
menangani tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
Tujuannya agar surat yang masuk dapat diagendakan sebelum disampaikan
kepada atasan. Pada surat keluar hal itu berguna untuk dapat menambahkan
nomor surat kemudian dicatat dalam buku khusus yang berisi tentang surat
keluar.
Secara umum belum banyak masyarakat yang mengetahui tentang
perlunya pengelolaan surat. Sebagian dari mereka bahkan ada yang
1
14
menganggap remeh. Biasanya orang-orang seperti itu belum memahami dan
mengerti tentang prosedur pengelolaan surat. Banyak anggapan bahwa surat
hanyalah sesuatu yang diterima dari instansi atau perusahaan lain kemudian
memahami isi dari surat tersebut. Selebihnya surat tidak memiliki fungsi atau
nilai yang lain lagi. Tetapi yang sebenarnya terjadi bukanlah seperti itu. Surat
masuk ataupun surat keluar pasti memiliki nilai yang lebih. Maka dari itu pada
setiap perusahaan atau organisasi diperlukan adanya pegawai yang secara
khusus menangani pengelolaan surat. Fungsinya agar surat itu sendiri tidak
diremehkan atau dianggap sebagai hal yang sederhana tanpa ada penanganan
selanjutnya.
Sebuah surat, baik itu surat masuk ataupun surat keluar pasti memiliki
manfaat yang sangat besar. Hal itu menjadikan surat menjadi sesuatu yang
sangat penting bagi perusahaan. Maka dalam pengklasifikasian surat,
pengagendaan surat, penyimpanan surat dan pemeliharaan surat haruslah
berdasar pada prosedur pengelolaan surat yang berlaku. Surat itu merupakan
sesuatu yang penting. Maksudnya adalah surat memiliki nilai yang sangat
penting dan surat merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid,
dan otentik. Maka dari itu surat tersebut harus dapat dikelola dengan baik dan
benar. Artinya dalam pengelolaan surat yang akan dilakukan harus dapat
disajikan secara cepat, tepat, dan lengkap. Tujuannya untuk mendukung
kelancaran kegiatan sehari-hari dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Pada kesempatan ini penulis mendapat kesempatan meneliti tentang
prosedur surat menyurat baik itu surat masuk ataupun surat keluar pada PT.
Angkasa Pura I (Persero) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta. Disini
penulis ditempatkan pada bagian Personalia. Yang secara khusus menangani
tentang surat masuk dan surat keluar. Adapun pekerjaan yang penulis lakukan
diantaranya adalah pengklasifikasian surat, pemberian nomor agenda pada
surat masuk, mendisposisikan surat, pencatatan surat serta penyimpanan surat.
Untuk menunjang kegiatan pengelolaan surat yang ada pada PT. Angkasa Pura
I (Persero) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta, menempatkan 2 (dua)
15
orang pegawai yang dikhususkan menangani surat dari surat itu masuk hingga
surat itu disimpan.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam pengamatan ini adalah
“ Bagaimanakah Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada
PT.ANGKASA PURA I (Persero) Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta ? “
C. Tujuan Pengamatan
Adapun tujuan dari pengamatan ini adalah :
1. Tujuan Operasional
Untuk mangetahui tentang pengelolaan operasional tentang surat
masuk atau surat keluar pada PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandar
Udara Adi Soemarmo Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Agar bermanfaat dan berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan,
baik sebagai pengetahuan, masukan dan pertimbangan dalam
melaksanakan pengelolaan surat pada PT. Angkasa Pura I (Persero)
Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta.
3. Tujuan Individual
Sebagai persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Program Diploma III,
Manajemen Administrasi, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Adapun manfaat yang ada dari pengamatan ini adalah :
1. Bagi Penulis
Penulis dapat lebih mengetahui secara mendalam tentang pengelolaan
surat baik itu surat masuk atau surat keluar.
2. Bagi Instansi
16
Instansi dapat menerapkan sistem penyimpanan surat dan
pemeliharaan surat dengan menerapkan teori dari beberapa pendapat
ilmuan dan pemerintah tentang prosedur pengelolaan surat
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Surat
Ada beberapa definisi tentang surat, diantaranya adalah
1. Surat adalah suatu pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau
beberapa orang yang tidak hadir. ( J. Wajong ; 1962 ; 37 )
2. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau berita.
( Basir Barthos ; 1990 ; 36 )
3. Surat adalah alat komunikasi yang dibuat atau diterima oleh petugas unit
dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan.
( Ida Nuraida ; 2008 ; 73 )
Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan Surat adalah suatu
pernyataan yang berfungsi sebagai alat komunikasi yang berasal dari suatu
instansi kepada instansi yang lain yang berguna untuk menyampaikan suatu berita.
B. Fungsi Surat
Adapun fungsi dari surat adalah sebagai berikut :
1. Wakil dari pengirim atau penulis,
2. Bahan pembuktian,
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut,
4. Alat pengukur kegiatan organisasi,
5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
Mengingat betapa pentingnya surat yang ada, maka siapapun yang menulis
surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar tujuan dari isi
surat dapat tercapai sesuai dengan kehendak organisasi.
17
C. Syarat Surat Yang Baik
Surat dapat dikatakan baik dan sempurna apabila meliputi dari beberapa hal
sebagai berikut :
1. Obyektif dan bukan subyektif,
2. Sistematis dalam susunan isi surat,
3. Singkat, tidak bertele-tele,
4. Jelas; kepada siapa, dari mana, tentang apa,
5. Lengkap isinya,
6. Sopan, dan
7. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dsb.).
Untuk dapat memenuhi dan menghasilkan surat yang baik seperti pada syarat
diatas, maka penulisnyapun perlu memenuhi persyaratan, antara lain :
1. Menguasai permasalah,
2. Menguasai bahasa tertulis
3. Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.
( Basir Barthos ; 1990 ; 36 )
D. Macam-Macam Surat
Surat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :
1. Surat Berdasarkan Isinya
a. Surat Dinas yaitu surat yang memuat persoalan kedinasan yang dibuat
oleh instansi swasta maupun pemerintah.
b. Surat Pribadi yaitu surat yang ditulis dengan tujuan berkenalan secara
resmi atau untuk keperluan kedinasan.
c. Surat Niaga yaitu surat yang memuat persoalan bisnis atau perdagangan
yang ditulis sesuai dengan perusahaan yang terkait.
4
18
d. Surat Sosial yaitu surat yang dibuat oleh lembaga sosial dengan maksud
kedinasan.
e. Telegram yang terdiri dari telegram melalui telegraf atau telegram melalui
surat (dengan diantar kurir).
f. Surat Pengantar yaitu surat berbentuk daftar yang digunakan untuk
mengirim sesuatu bersama surat itu. Surat pengantar pada umumnya
disebut sebagai surat jalan.
2. Surat Berdasarkan Keamannya
a. Surat Rahasia yaitu surat yang isinya bersifat rahasia dan tidak boleh
diketahui orang lain selain yang berkepentingan. Karena jika dibuka oleh
orang yang tidak berkepentingan dapat merugikan bagi pengirim atau
penerima surat tersebut. Biasanya pada amplopnya diberi kode SRHS atau
SR. Surat ini digunakan untuk kepentingan dokumen dan isinya yang tidak
boleh diketahui orang lain yang erat kaitanya dengan rahasia negara
(keamanan negara). Cara pengirimanyapun menggunakan 2 (dua) buah
amplop. Amplop pertama diberi tulisan “Sangat Rahasia”, lalu dilem.
Kemudian dimasukkan kedalam amplop biasa yang tidak diberi tanda dan
tidak dilem.
b. Surat Biasa yaitu surat yang jika isinya diketahui oleh orang lain tidak
akan berakibat merugikan pengirim atau penerima surat.
3. Surat Yang Ditinjau Dari Jumlah Penerimaannya
a. Surat Biasa yaitu surat yang dikirim kepada seseorang kepada seorang
pejabat atau organisasi.
b. Surat Edaran yaitu surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat
tertentu.
c. Surat Pengumuman yaitu surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau
pejabat yanag namanya sulit dituliskan satu per satu.
E. Penulisan Surat
Dalam penulisan atau pembuatan surat diperlukan hal-hal pengenalan bagian-
bagian surat. Tanpa memahami hal itu maka kita tidak akan mampu membuat
19
sebuah surat yang baik dan benar. Surat yang kita tulis atau kita terima dari
perusahaan atau instansi lain pada umumnya dibagi menjadi beberapa bagian,
antara lain adalah :
1. Kepala Surat
Kepala surat sering disebut dengan Kop Surat. Surat yang memiliki Kop
Surat biasanya surat yang berasal dari instansi atau lembaga baik
pemerintah atau swasta. Tujuannya adalah memberi informasi tentang
identitas perusahaan(nama dan alamat perusahaan).
Contoh :
PT. ALFIRA PRESSINDO
Jl. Margo Mulyo No.36 Surabaya
Tlp. 031- 687785 Fax. 031- 777667
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi, baik itu surat masuk atau surat keluar pasti memiliki
nomor surat. Sebab nomor dalam surat resmi sangat berguna, diantaranya
adalah :
1. memudahkan mencari arsip surat itu kembali,
2. memudahkan penyimpanannya,
3. mengetahui berapa banyak surat yang ada.
Contoh :
No.450/PD-GK/02
(450 adalah nomor surat, PD adalah singkatan dari Pengajuan
Dana, GK adalah Gunung Kerinci (nama instansi), 02 adalah
tahun pembuatan surat)
3. Tanggal Surat
Setiap surat resmi, baik itu surat masuk atau surat keluar pasti memiliki
tanggal surat. Tanggal tersebut dapat memberikan informasi kapan surat
itu dibuat. Apabila penulisan surat memakai Kop Surat, maka penulisan
tanggal tidak perlu didahului dengan nama tempat. Tetapi jika tidak ada
Kop Suratnya maka penulisan tanggal dapat ditambahkan nama tempat.
20
Contoh :
12 Agustus 2002 (jika memakai Kop Surat)
Surakarta, 12 Agustus 2002 (jika tidak memakai Kop Surat)
4. Lampiran
Lampiran yang dimaksud disini adalah lembaran selain surat utama yang
disertakan, misalnya daftar riwayat hidup, daftar harga, brosur, pengumuman,
dsb. Lampiran harus diterangkan pada awal surat. Penulisan lampiran biasa
disingkat “Lamp”. Kemudian diikuti titik dua dan diisi dengan berapa banyak
lampiran yang disertakan.
Contoh :
Lamp. : 5 (lima) lembar.
5. Hal atau Perihal
Dalam setiap surat dinas atau resmi sebaiknya dicantumkan pokok surat
atau sering disebut “Hal atau Perihal”, penulisanya sangat berguna bagi
penerima surat tersebut. Karena penerima akan dengan cepat mengetahui inti
tujuan dari surat tersebut. Penulisan hal atau perihal biasanya terletak dibawah
lampiran.
Contoh :
Lamp :
Hal. : Permohonan Magang
6. Alamat Surat
Setiap surat yang ditulis pasti mencantumkan nama alamat tujuan.
Biasanya alamat tujuan ini ditulis pada dua tempat, yaitu pada amplop dan
didalam surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat, antara penulisan yang
ada pada amplop dengan yang ada pada surat itu ditulis sama, agar tidak
membingungkan penerima. Dalam menulis alamat hendaknya menjaga
kesopanan dan memperhatikan jabatan seseorang yang dituju. Selain itu
dalam penulisan alamat yang dituju harus ditulis dengan selengkap-
lengkapnya, karena apabila tidak lengkap maka surat tersebut dapat
dikembalikan oleh petugas pos dan giro. Di Indonesia biasanya dalam menulis
21
alamat surat pasti diawali dengan “Kepada atau Kepada Yth.“. Namun ada
pula yang hanya menggunakan “Yth” saja.
Contoh :
Kepada Yth.
Kepala Direktorat Jendral Pajak
Jln. Manggarai 98 Jakarta Pusat
Atau
Kepada
Yth. Bapak Mentri Pendidikan Nasional
Jln. WR. Supratman 10 Jakarta Pusat
7. Salam Pembuka
Dalam penulisan surat jangan lupa diawali dengan salam pembuka. Hal itu
berguna menekankan kesan sopan.
Contoh :
- Dengan hormat,
- Assalamualaikum, Wr, Wb.
8. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka disebut juga dengan kata pendahuluan. Kalimat ini
ditulis setelah salam pembuka. Tujuannya adalah sebagai pengantar isi surat.
Oleh karena itu perlu digunakan kalimat yang bisa menumbuhkan minat dan
perhatian bagi pembaca untuk mengetahui dengan segera maksud dari surat
yang dikirim.
Contoh :
Dengan ini kami membaritahukan bahwa ……..
Paragraf pembuka yang dibuat sebagai jawaban atau balasan surat yang telah
diterima adalah
Contoh :
Berhubung dengan surat bapak tanggal … No. ..
9. Paragraf Isi
22
Paragraf ini memuat tentang sesuatu yang diberitahukan, ditanyakan,
dikemukakan, diminta, dsb. Isi surat harus singkat, jelas, dan sopan. Hindari
kata-kata yang tidak umum dan sulit dipahami isi dan maksud surat tersebut.
Sebab jika menggunakan kalimat atau kata yang asing, dikhawatirkan tidak
akan dapat dimengerti oleh pembaca atau penerima.
10. Paragraf Penutup
Dalam penulisan surat, jika teedapat peragraf pembuka, lalu disambung
dengan paragraph isi, maka haruslah diikuti pula dengan paragraph penutup.
Tanpa paragraph penutup, maka surat tidaklah lengkap. Karena paragraf
penutup merupakan kunci dari isi surat. Dengan adanya paragraph penutup
berarti pembicaraan atau maksud dari surat tersebut telah selasai.
Contoh :
- Sekian surat dari saya, terima kasih atas kebijaksanaan bapak.
- Kami harap hal ini mendapat perhatian saudara sepenuhnya, dan
untuk ini tidak lupa kami ucapkan terima kasih.
11. Tanda Tangan Pengirim
Dalam pembuatan surat haruslah ditandatangani oleh pembuatnya. Surat
baru dianggap sah apabila telah diberi tandatangan oleh seseorang yang
berwenang untuk itu. Surat menjadi tidak sah apabila tandatangan itu diisi
oleh orang lain yang tidak memiliki kewenangan. Tandatangan dibubuhkan
tepat dibawah salam penutup pada kalimat “Hormat Saya“. Pada bagian
bawah dari tandatangan ditulis nama lengkap pengirim surat. Dalam penulisan
nama lengkap dibagian bawah tandatangan tidak perlu diberi tanda kurung.
Begitu pula dengan huruf kapital atau diberi garis bawah, karena semuanya itu
menyalahi aturan yang berlaku.
Contoh :
( Budi Hartomo ) => Salah
BUDI HARTOMO => Salah
Budi Hartomo => Benar
12. Tembusan
23
Dalam pembuatan surat seringkali disertai dengan tembusan. Hal ini
dilakukan jika surat yang dibuat tersebut ditujukan selain kepada satu alamat
atau kepada beberapa alamat. Biasanya tembusan surat diberikan kepada
beberapa kantor atau beberapa bagian, disamping sebagai arsip. Jika memang
menggunakan tembusan, maka perlu ditambahkan tembusan.
Contoh :
Tembusan :
1. Kepala Dinas Tenaga Kerja Provinsi Jawa Tengah
2. Ketua SPSI Wilayah Jawa Tengah
3. Arsip. ( Nanang Kustiawan ; 2003 ; )
F. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Surat Masuk adalah surat yang masuk kedalam suatu instansi atau perusahaan
atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik yang berasal dari instansi
atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang
sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun
intern pihak perusahaan tersebut.
Kegiatan dalam penanganan surat masuk dapat dilihat dalam contoh berikut :
1. Pengurusan Surat Di Unit Kearsipan
a. Penerimaan Surat
· Surat masuk yang diterima dicatat dalam buku agenda surat masuk.
· Bila menerima surat melalui pos, sebaiknya diteliti dahulu alamat
tersebut benar atau salah.
· Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju.
· Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.
· Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat.
· Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima.
b. Pengarahan Surat
· Mengarahkan surat kepada pimpinan, bila berkaitan dengan
kebijakan.
24
· Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolahan, bila
berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.
c. Penilaian Surat
Menentukan surat penting, surat rahasia, dan surat biasa.
d. Pencatatan Surat
· Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan lembar disposisi.
Sebelum didistribusikan, surat dicatat pada peredaran naskah, atau
dicatat pada sebuah surat yang terdiri dari kolom-kolom yang
berisi no.urut, no.agenda, no.takah, kepada pihak mana surat
tersebut ditujukan, kepada pihak mana surat tersebut diteruskan,
dan waktu surat tersebut dikembalikan.
· Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat tiga rangkap
dengan warna yang berbeda.
· Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua
rangkap.
· Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat dalam
dua rangkap.
e. Penyimpanan Surat
· Surat masuk yang telah mendapat tanggapan dari pimpinan
dikembalikan ke sekretariat dan dimasukkan kedalam takah yang
sesuai dengan kode klasifikasi arsip.
· Bila surat masuk sudah dikembalikan dengan lembar disposisi
untuk diteruskan kepada pejabat lain, maka sebelum surat tersebut
dikirim harus dicatat dahulu pada buku agenda surat masuk untuk
dikirim kepada pejabat yang bersangkutan.
· Setelah surat ditanggapi kemudian dimasukan kembali kedalam
takah yang sesuai dengan kode pengklasifikasian arsip dan bila
surat tersebut diperlukan suatu saat maka pencarian kembali surat
yang beredar dapat dilihat dalam buku agenda surat masuk.
f. Penyampaian Surat
· Surat Penting
25
- Menahan kartu kendali pertama sebagai buku agenda.
- Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga
kepada tata usaha atau unit pengolahan.
- Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf, sebagai tanda
terima.
· Surat Biasa
- Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada tata
usaha.
- Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf, sebagai tanda
terima.
· Surat Rahasia
- Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta kedua lembar
pengantar kepada tata usaha.
- Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf, sebagai tanda
terima.
2. Pengurusan Surat Di Unit Pengolahan
a. Penerimaan Surat
o Tata usaha menerima surat penting, surat rahasia, dan surat biasa.
o Tata Usaha memberi paraf pada kartu kendali kedua, dan lembar
pengantar kedua.
o Tata usaha menyimpan kartu kendali ketiga dan lembar pengantar
pertama pada tempat masing-masing.
b. Penyampaian Surat Kepada Pimpinan
o Tata usaha melampirkan lembar disposisi untuk surat penting, surat
rahasia, dan surat biasa masing-masing dibuat dua rangkap.
o Tata Usaha menyampaikan surat-surat tersebut beserta lembar
disposisi kepada pimpinan.
c. Penyampaian Surat Kepada Pelaksana
o Tata usaha menyampaikan surat yang telah didisposisi oleh
pimpinan dalam dua rangkap kepada pelaksana.
26
o Tata usaha mengambil lembar disposisi kedua setelah diparaf
pelaksana dan menyimpan dalam Tickler File menurut tanggal
penyelesaian.
G. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan atau
antarbagian dalam instansi atau perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi
atau perusahaan lain atau kebagian lain dalam suatu instansi atau perusahaan yang
sama. Dengan demikian surat ekstern dapat ditujukan kepada pihak ekstern
maupun intern dalam suatu instansi atau perusahaan.
Kegiatan penanganan surat keluar itu meliputi :
1. Pengurusan di Tata Usaha Unit Pengolah
a. Penyiapan Konsep
Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang
menandatangani surat tersebut atau oleh staf yang ditunjuk.
b. Pengelompokan
Mengelompokan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat
penting, surat rahasia, dan surat biasa
c. Pencatatan
o Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri
dari kolom : no.agenda, tanggal surat, no.surat, perihal, keterangan,
dan tujuan surat tersebut.
o Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat
dilaksanakandan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang
berwenang dan kemudian surat siap untuk dikirim.
o Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi
yang telah ditetapkan.
o Mencatat surat penting pada kartu kendali.
o Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar.
d. Penyampaian/Pengiriman/Pendistribusian
o Penyampaian Surat Penting
27
- Menyampaikan surat asli, pertinggal serta kartu kendali
pertama dan kedua kepada unit kearsipan
- Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah
distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan.
o Penyampaian Surat Biasa
o Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar pengantar
pertama dan kedua pada unit kearsipan.
- Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah
distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan.
- Menyimpan lembar pengantar pertama.
o Penyampaian Surat Rahasia
- Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan
menyampaikan pada lembar pengantar pertama dan kedua
kepada unit kearsipan.
- Menyimpan lembar pengantar pertama.
- Menyimpan lembar kartu kendali pertama, kedua dan lembar
pengantar kedua.
2. Pengurusan Surat Keluar di Unit Kearsipan
a. Penerimaan
- Menerima dan memeriksa surat keluar, dan kelengkapan surat
tersebut dari tata usaha.
- Mengembalikan pertinggal surat setelah distempel dan
mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit pengolah.
- Menyimpan kartu kendali pertama, kedua dan lembar pengantar
kedua.
b. Pengiriman
- Mengirim surat asli setelah distempel dan dimasukkan kedalam
amplop kepada alamat yang dituju dengan melampirkan surat
pengantar.
- Mengelompokan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan
prioritas pengirimannya (kilat khusus atau kilat biasa).
28
( Ida Nuraida ; 2008 ; 76-79 )
H. Metode Pengamatan
Metode pengamatan ini terdiri dari beberapa bagian, diantaranya adalah :
1. Lokasi Pengamatan
Sesuai dengan tempat dimana pengamatan ini dilakukan pada
tempat magang maka pengamatan ini mengambil lokasi divisi Personalia
dan Umum pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi
Soemarmo Surakarta.
Secara garis besar divisi ini menangani kepengurusan surat-surat
yang masuk ataupun keluar serta pengelolaan arsip perusahaan. Alur kerja
divisi Personalia dan Umum ini berhubungan langsung dengan kantor
pimpinan perusahaan yaitu General Manager. Karena surat-surat yang
ditujukan kepada pimpinan pasti akan melalui personalia untuk diberi
lembar disposisi dan diklasifikasikan menurut prosedur yang berlaku pada
perusahaan tersebut. Selain itu semua surat yang akan dikirimkan keluar
pasti melalui personalia pula karena untuk menambahkan nomor surat dan
stempel perusahaan.
2. Jenis Pengamatan
Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif
kualitatif, yaitu mendiskripsikan, memaparkan, menganalisa, sejumlah
data yang ada di PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi
Soemarmo Surakarta.
3. Sumber Data
Sumber data yang diperoleh penulis dalam pengamatan ini adalah :
a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh langsung melalui wawancara secara
langsung di PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara Adi
Soemarmo Surakarta yang kemudian diolah oleh penulis.
29
Dalam pengamatan ini yang menjadi sumber data adalah Devisi
Personalia dan Umum.
b. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung melalui buku-buku
dan keterangan lainnya yang berupa Profil perusahaan.
4. Teknik Pengumpulan Data
a. Observasi langsung melalui magang atau praktek kerja nyata
dilapangan di kantor PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar Udara
Adi Soemarmo Surakarta.
b. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil
maupun yang diperoleh dibidang kearsipan
c. Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan
keterangan-keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan
berhadapan langsung dengan responden yang dapat memberikan
keterangan.
5. Validitas Data
Validitas adalah alat pengumpulan data yang menurut beberapa
ahli, diantaranya seperti Anastasi (1973) dan Nunnally (1979) dalam buku
yang ditulis oleh Husein Umar, dapat digolongkan kedalam beberapa
jenis, yaitu seperti : Validitas Konstruk, Validitas Isi, Validitas Prediktif.
Pengamatan yang dilakukan pada PT. Angkasa Pura I (PERSERO) Bandar
Udara Adi Soemarmo adalah Validitas Konstruk. Karena konsep yang
akan diriset diuraikan hingga jelas konstruksi atau kerangkanya. Kerangka
suatu konsep dapat digunakan dalam 3 cara, yaitu :
1. Mencari definisi konsep yang dikemukakan para ahli yang ditulis
dalam literatur. Definisi ini biasanya berisi tentang kerangka konsep
tersebut.
2. Seandainya definisi konsep yang diinginkan tidak diperoleh dalam
literatur, periset dapat mendefinisikan sendiri konsep tersebut.
30
3. Jika para ahlipun tidak dapat ditemukan konsep yang dimaksud, maka
periset dapat menanyakan definisi konsep kepada calon responden atau
orang-orang yang memiliki karateristik yang sama dengan responden,
yaitu dengan membagikan kuesioner.(Husein Umar ; 2004 ; 79-80)
6. Teknik Analisis Data
Analisis yang digunakan dalam pengamatan ini adalah menggunakan
metode analisis interaktif. Yaitu dimana reduksi data dan sajian data harus disusun
pada waktu penelitian sudah mendapat unit dari sejumlah unit yang diperlukan
dalam penelitian. Pada waktu pengumpulan data sudah berakhir, peneliti memulai
melakukan usaha untuk menarik kesimpulan atau verifikasi berdasarkan semua
hal yang terdapat dalam reduksi data maupun sajian datanya. Bila kesimpulan
dirasa kurang mantap karena kurangnya rumusan dalam reduksi maupun sajian
data, maka peneliti wajib kembali melakukan kegiatan pengumpulan data yang
sudah terfokus untuk mencari pendukung kesimpulan yang ada dan juga bagi
pendalaman data. Dalam keadaan ini tampak bahwa peneliti mengakhiri proses
pelaksanaan penelitiannya dan menyusun laporan, kegiatan pendalaman data
kelapangan studinya dilakukan untuk menjamin mantapnya hasil akhir penelitian.
Namun semuanya itu sangat tergantung dari mantapnya keyakinan peneliti
terhadap apa yang telah diperoleh selama dalam perjalanan penelitiannya.
(HB. Sutopo ; 2002 ; 96)
Pengumpulan Data
Sajian Data
Penarikan Kesimpulan Atau Verifikasi
Reduksi Data
31
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Sejarah Berdirinya Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta
Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta pada zaman penjajahan merupakan
lapangan terbang darurat yang terletak disebelah barat kota Surakarta(14 km).
Dibangun pada tahun 1940 oleh pemerintah Belanda dan dengan masukan bala
tentara Jepang. Lapangan terbang tersebut dihancurkan oleh Belanda serta
dibangun kembali oleh pemerintah Jepang pada tahun 1942 yang digunakan
sebagai basis militer penerbangan Angkatan Udara ( Kaigun- Bokusha ). Setelah
Proklamasi kemerdekaan RI pada tanggal 17 Agustus 1945 kesanggupan dan
kemampuan menyelenggarakan penerbangan dimanifestasikan dalam bentuk
organisasi yang dinamakan “ Penerbangan Surakarta “ berubah menjadi “
Pangkalan Udara Panasan “ dimana kegiatan penerbangan hanya diperuntukan
penerbangan militer.
Menjelang konfrensi PATA tahun 1974 fasilitas pelabuhan udara keselamatan
penerbangan ditingkatkan sehingga dapat dimanfaatkan untuk melayani
penerbangan komersil disamping militer. Penerbangan komersial secara resmi
dibuka sejak 23 April 1974 dan dilayani oleh perusahaan penerbangan PT. Garuda
dengan route Jakarta – Solo – Jakarta, 3 kali dalam seminggu.
Dasar penggunaan bersama Pangkalan Udara Panasan diatur dalam
SKB,MENHANKAM, PANGAB, MENHUB dan MENKEU No.Kop/30/IX/1975
dan KM 393/S.PHB-1975 dan KEP 927 a/KM/IV/8/1975. Berdasarkan surat
keputusan KSAU No. SKEP/07/VII/1977 tanggal 285 Juli 1977 Pangkalan Udara
Utama Adi Soemarmo (LANUMA ADI SOEMARMO). Nama ini diambil guna
menghormati jasa-jasa dari pahlawan almarhum Kapten Udara Anumerta Adi
Sumarmo Wiryo Koesoemo.
32
Dengan semakin meningkatnya arus penumpang dan barang maka frekuensi
penerbangan ditingkatkan pula menjadi lima kali lipat setiap harinya. Disamping
peningkatan frekuensi penerbangan, kemampuan Bandar Udara Adi Soemarmo
juga ditingkatkan sehingga mampu untuk melayani operasi penerbangan DC.09
atau sejenisya. Penerbangan perdana DC.09 ke atau dari Bandara Adi Soemarmo
diresmikan oleh Mentri Perhubungan pada tanggal 9 Agustus 1986.
Sesuai kebijakan pemerintah untuk meningkatkan pelayanan kepada
wisatawan dalam bentuk kemudahan-kemudahan angkutan udara, departemen
perhubungan telah menetapkan Bandar Udara Adi Soemarmo untuk
meningkatkan pelayanan disamping melayani penerbangan domestik juga dapat
melayani penerbangan internasional. Kebijakan pemerintah tersebut ditetapkan
dengan Surat Keputusan Mentri Perhubungan NO.KP2/AU.005/PHB-89 tanggal
31 Maret 1989 dan Mentri Kehakiman NO.M.04-um.01.00 tahun 1989 tanggal 10
April 1989. Penerbangan perdana Singapore – Jakarta – Solo PP diresmikan pada
tanggal 1 Mei 1989 dan dilayani oleh PT. Garuda Indonesia.
Dengn berbagai keunggulan yang dimiliki Bandar Udara Adi Soemarmo
diharapkan mempunyai prospek cerah untuk dapat dikembangkan pada masa
mendatang. Oleh karena itu manajemen Bandar Udara Adi Soemarmo
memproyeksikan bandara ini sebagai The Premier Air Gateway of Central Java
and Yogyakarta, terutama untuk kegiatan pariwisata, industri dan perdagangan.
Bandara ini sangat strategis, karena berada didekat kota Surakarta yang sejak
jaman Hindia Belanda dikenal sebagai salah satu pusat pertumbuhan Industri dan
perdagangan dijalur selatan Pulau Jawa. Selain itu Bandar Udara Adi Soemarmo
terletak hanya 60 km dari kota Yogyakarta yang merupakan kota tujuan wisata
kedua setelah Pulau Bali serta 100 km dari kota Semarang yang merupakan kota
industri dan perdagangan ketiga setelah Jakarta dan Surabaya. Pada tanggal 7
Maret 2009, terminal baru Bandar Udara Adi Soemarmo diresmikan oleh Presiden
RI Bapak Susilo Bambang Yudhoyono. Terminal yang terdiri atas tiga lantai
tersebut dibangun diatas lahan seluas 13.000 m2 dan menelan biaya sebesar 58
milyar rupiah.
19
33
B. Profil Perusahaan
Nama Perusahaan : Bandar Udara Internasional Adi Soemarmo