PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II KEDEPUTIAN BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA SITA SITA SITA DMS
PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK
DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN IIKEDEPUTIAN BIDANG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
SITASITA
SITA
DMS
• DMS (Document Management System)
• S.I.T.A (Sistem Informasi Tata Letak Takah)
SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II
APLIKASI IMAGE DOCUMENT
Maksud & Tujuan
Membuat Sarana Penyimpanan Arsip / dokumen dalam bentuk Media Baru (Aplikasi Image Dokumen)
Duplikasi / membackup Arsip kertas (Fisik) ke dalam bentuk digital/elektronik (Format Image : Pdf).
Mempermudah pencarian arsip/dokumen dengan memberikan informasi tata letak takah dan informasi
gambar (image dokumen).
A.KONDISI :Bersifat nasionalMencakup PNS seluruh IndonesiaKapasitas database besarMenggunakan jaringan internet
(online)Menyimpan Image Dokumen (± 10
jenis dokumen kepegawaian)
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II
B. FITUR :Pindai dokumenPencarian dokumenMengupdate dokumenMemposisikan dokumenMendaftarkan jenis dokumen baruPengelolaan lokasi takahPeminjaman dokumenLog dokumen
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (2)
SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II
A. KONDISI : Dapat dimanfaatkan sesuai kondisi di
masing-masing instansi Tidak bergantung kondisi geografis Berbasis web menggunakan PHP &
MySQL Dapat berdiri sendiri (stand alone)
maupun client-serverSOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN
II
S I T A
B. FITUR: Pindai dokumen menggunakan aplikasi standar
dari scanner Pencarian letak & image dokumen Pengelolaan lokasi dokumen Upload dokumen Management database Management user (pengguna) Menambahkan jenis dokumen baru Log dokumen
SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II
S I T A (2)
Admin Operator ScanOperator Scan Admin
Internet
PENGGUNAAN APLIKASI SITA DENGAN SYSTEM CLIENT - SERVER
LAN Wifi
Web Server SITA
Modem
UserUser
Local Server SITA
SPESIFIKASI MINIMUM KOMPUTERUNTUK SERVER APLIKASI SITA
Processor Multi processor Cache,up to 3.80 GHz
Memory DDR3 4Gb DDR3
Harddisk 3.5Inch 1 TerraByte
Optical Drive DVDRW
LCD 17inch Keatas LED Size 17 inch
SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II
Scanner yang digunakan BKN
SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II
SPESIFIKASI SCANNERType Flatbed / ADFscannerScan Type CCD sensorResolution Settings 600 dpi, 400 dpi, 300 dpi, 200 dpiFlatbed Scan Area A4DADF Scan Area A4Duplex YesDADF Capacity 50 sheets1-Sided Scan Speed 40 spm (black) / 23spm (color or grayscale), at A4 size, 300 dpi
Duplex Scan Speed 20 spm (black) / 14spm (color or grayscale), at A4 size, 300 dpi
Paper Size Maximum: Minimum:
215 mm x 330 mm 100 mm x 148 mm
Paper Weight Simplex: Duplex:
35-120 g/m2
50-120 g/m2
Output Format Black: Grayscale :Colour:
TIFF(single-page/multi-page), XDW, TIFF, JPEG, XDW, PDF, JPG,GIF PDF,JPEG,JPG,GIF TIFF, JPEG, XDW, PDF, JPG,GIF TIFF, JPEG, XDW, PDF, JPG,GIF
SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II
LEMARI TAKAH
SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II
PEMANFAATAN APLIKASI DMS DAN SITANO PEMANFAATAN APLIKASI DMS APLIKASI SITA
1 Kewenangan & Penggunaan BKN dan Kanreg BKN Instansi Pusat dan Daerah2 Database Nasional, menggunakan Oracle Lokal, menggunakan MySQL3 Aplikasi Web Menggunakan Bahasa Pemrograman Java Menggunakan Bahasa Pemrograman PHP
4 Penggunaan Internet Menggunakan Jaringan Internet atau VPN
Bisa menggunakan Jaringan LAN (Client-Server), atau bisa berdiri sendiri (Stand-Alone), atau jika di publis di web, bisa menggunakan Internet
5 Mesin ScannerBaru Kompatibel dengan Scanner Tipe HP Scanjet 8270, N8420 dan Fujitsu
Kompatibel dengan semua Merk Scanner
6 Upload DokumenOperator Scan hanya membuka 1 (satu) Aplikasi
Operator Scan membuka 2 (dua) Aplikasi : 1. untuk menyimpan hasil scan; 2. untuk meng-upload dokumen
7 Penataan Takah Aplikasi mengikuti kondisi Takah yang ada
Aplikasi membuat Generate Susunan Takah secara Otomatis, sesuai dengan jumlah lemari yang ada, sehingga Posisi Takah menyesuaikan dengan Aplikasi
8 Peminjaman DokumenSudah ada Fitur Pengendalian Peminjaman Dokumen
Belum ada Fitur Pengendalian Peminjaman Dokumen
SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II
SOSIALISASI PERKA NO. 18 TAHUN 2011 – DIREKTORAT ARSIP KEPEGAWAIAN II
TERIMA KASIH
Contact Person :Sub Direktorat Arsip Kepegawaian Elektronik, Dit. Arsip Kepegawaian II Badan Kepegawaian NegaraTelepon : 021 – 8093008 ext. 2501/ 2503