perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang Manajemen Adminstrasi Oleh : INDAH SEPTIASRI PURNAMA SARI D1508100 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011
74
Embed
PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN … · kejeniusan, keajaiban dan kekuatan ( Goethe ) · Suatu Pekerjaan akan terasa lebih mudah dan ringan apabila kita mengerjakannya
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN
DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang
Manajemen Adminstrasi
Oleh :
INDAH SEPTIASRI PURNAMA SARI
D1508100
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
MOTTO
· Apapun yang kamu bisa atau kamu bayangkan kamu bisa,
maka lakukanlah, karena dalam keberanian terdapat
kejeniusan, keajaiban dan kekuatan ( Goethe )
· Suatu Pekerjaan akan terasa lebih mudah dan ringan
apabila kita mengerjakannya dengan hati yang ikhlas.
· Bersyukur adalah jalan yang mutlak untuk mendatangkan
lebih banyak kebaikan ke dalam hidup Anda ( Marchi
Shimoff )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada :
1. Allah SWT yang selalu membimbing setiap
langkah-langkah penulis.
2. Bapak dan Ibu tercinta, karena merekalah
semangat bagi penulis untuk tetap maju, serta
selalu mendukung dan memberikan motivasi
bagi penulis selama ini.
3. Adik-adikku serta seluruh keluarga yang
mendoakan penulis selama ini.
4. Seseorang yang selalu memberikan dorongan,
semangat dan motivasi kepada penulis .(A.A.N)
5. Teman-teman dan sahabatku yang senantiasa
memberikan motivasi kepada penulis selama
dalam penulisan tugas akhir ini.
6. Almamater tercinta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Puji syukur Alhamdulilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telaeh
memberikan rahmat dan kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini dengan judul “ Pengelolaan Dokumen Akta Kelahiran Pada Bagian
Dokumentasi dan Informasi Di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta “. Tugas Akhir yang penulis susun ini merupakan salah satu syarat untuk
mencapai gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Sebelas Maret .
Terlepas dari kekurangan yang ada, penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan
berjalan dengan baik tanpa bimbingan, pengarahan dan bantuan dari berbagai pihak
yang telah membantu. Maka dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Allah SWT yang selalu menyertai penulis, memberikan kemudahan serta
rahmat dalam proses penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan
dengan lancar dan baik.
2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak H. Drs. Sakur, M.S selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta
4. Ibu Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah
berkenan menyediakan waktu dalam membimbing dan mengarahkan
penulis selama dalam penyusunan Tugas Akhir.
5. Seluruh Dosen pengajar studi Manajemen Administrasi yang telah
memberikan ilmunya kepada penulis. Satu harapan semoga ilmu-ilmu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
yang telah penulis dapatkan menjadi berkah dan bermanfaat untuk hidup
dan masa depan.
6. Seluruh karyawan perpustakaan Fakultas dan Pusat atas bantuan dan
informasinya.
7. Bapak Drs. Sugiyanto selaku Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi
yang telah memberikan kesempatan dan memberikan ijin untuk magang di
Bagian Dokumentasi dan Informasi di Kantor Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Surakarta.
8. Ibu Widy, Ibu Ana, Ibu Endah, Pak Joko, selaku staf Bagian Dokumentasi
dan Informasi Kota Surakarta yang telah memberikan informasi dan data-
data yang penulis butuhkan.
9. Seluruh karyawan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Surakarta yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah
memberikan bantuan selama kegiatan magang dan dalam pencarian data-
data yang penulis butuhkan.
10. Kepada bagian pengelolaan dokumen yang telah bersedia untuk penulis
wawancara guna melengkapi data-data yang diperlukan.
11. Bapak dan Ibu tercinta, Bapak Darman dan Ibu Sri Supatmi yang tidak
henti-hentinya selalu mendoakan penulis, memberikan dukungan,
kalianlah sumber inspirasi yang tulus, terima kasih atas segala kesabaran
dan doa yang selalu tercurahkan untuk penulis.
12. Mas Angga, Adek Vicky serta seluruh keluarga yang mendoakan penulis
A. Sejarah dan Perkembangan DISPENDUK CAPIL Surakarta……24
B. Visi dan Misi DISPENDUK CAPIL Surakarta ……….…………25
C. Struktur Organisasi DISPENDUK CAPIL Surakarta …..………..25
D. Tugas Pokok, dan Fungsi DISPENDUK CAPIL Surakarta …......28
BAB IV PEMBAHASAN…………………………………..36
A. Pengelolaan Dokumen Masuk dan Dokumen Keluar…………..…36
B. Pemusnahan Dokumen………………………………………….....47
C. Prrogram Pengawasan……………………………………………..47
D. Faktor Mempengaruhi Pengelolaan Dokumen…………………….48
BAB V KESIMPULAN……………………………………...50
A. Kesimpulan……………………………………………………..…50
B. Saran……………………………………………………..………..53
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Daftar Pustaka……………………………………………………………….……54
Lampiran-lampiran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Daftar Inventaris ……………………………………………………… 33
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar III.1 Bagan Organisasi …………………………………………… 27
Gambar IV.1 Instruktur Kerja Penyerahan Dokumen ……………………. 37
Gambar IV.2 Contoh Daftar Dokumen …………………………………… 37
Gambar IV.3 Contoh Label Dokumen ……………………………………. 40
Gambar IV.4 Mekanisme Pengajuan Kutipan ke-II ……………………… 42
Gambar IV.5 Instruktur Kerja Pencarian Dokumen ………………………. 43
Gambar IV.6 Contoh Formulir Tanda Terima …………………………….. 44
Gambar IV.7 Contoh Formulir Permohonan ……………………………… 44
Gambar IV.8 Contoh Label Agenda ………………………………………. 45
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
Indah Septiasri Purnama Sari, D1508100, PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, 2011, 54 halaman.
Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada bagian dokumentasi dan informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta serta dapat mengetahui berbagai kendala yang sering terjadi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen akta kelahiran, agar dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan atas permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen akta kelahiran.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada Bagian Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi ( Pengamatan ) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan, peristiwa atau aktivitas, dokumen dan arsip.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh pengamat di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, diperoleh bahwa pengelolaan dokumen Akta Kelahiran yaitu mulai dari dokumen masuk sampai dengan dokumen keluar. Dokumen masuk di Bidang Dokumentasi dan Informasi merupakan dokumen yang diterima dari Bidang Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi untuk disimpan dan digunakan sebagaimana fungsinya. Sedangkan dokumen keluar adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bidang dokumentasi dan informasi karena pemohon ingin membuat kutipan ke II yaitu kutipan Pencatatan Sipil yang dapat diterbitkan oleh Kantor Pencatatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib.
Proses dokumen masuk sampai dengan proses pengarsipan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dikatakan cukup tertib tetapi masih banyak hambatan yang ditemui dikarenakan dalam penulisan cover pada label berkas akta kelahiran masih belum seragam, banyak penulisan dilakukan dengan tulis tangan dan sebagian diketik menggunakan komputer, terdapat warna cover sampul pada berkas tidak sesuai dengan warna yang telah ditentukan, sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian dokumen. terdapat beberapa dokumen yang tidak urut dalam penempatannya sehingga dalam pencarian dokumen tidak cepat ditemukan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRACT
Indah Septiasri Purnama Sari, D1508100, THE BIRTH DEED DOCUMENT MANAGEMENT IN DOCUMENTATION AND INFORMATION DIVISION OF DEMOGRAPHIC AND CIVIL REGISTRATION SERVICE OF SURAKARTA CITY, Administration Management Study Program, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University, 2011, 54 pages.
The objectives of research are to find out how the management of Birth Deed document is in Documentation and Information Division of Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City as well as to find out the various obstacles frequently occurring in the implementation of Birth Deed document management, in order to be guidelines in looking for the solution to the problems and obstacles in implementing the birth deed document management.
The type of observation used was a descriptive qualitative namely to describe how the management of Birth Deed document is in Documentation and Information Division of Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City poured into the sentences and based on the facts. Technique of collecting data obtained through interview with the employee, Observation and document or other supporting archive. The data source was obtained based on informant, event or activity, document and archive.
Considering the result of observation done by the observer, in the Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City, it can be found that the management of Birth Deed document starts from the coming in document to the coming out document. The coming document in Documentation and Information Division is the document received from the Civil Registration Division to the Documentation and Information Division to be stored and used consistent with its function. Meanwhile, the coming out document is the document issued by the documentation and information division because the applicant wants to make the second copy, namely the Civil Registration copy published by Civil Registration Office because the original deed copy is lost, damage or vanished after the authentication by the recommendation from the authorized party.
The process of coming-in document to archiving process in Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City is said ordered enough but there are still
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
many obstacles encountered because the cover writing in the birth deed bundle label is still not uniform, many writings are done manually and many other are typed using computer, some colors of bundle cover are not consistent with the predetermined one, so that it make the personnel finding difficulty in searching for document, there are some non-sequenced documents in its placement so that it cannot be found in the searching process.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Anak adalah amanah sekaligus karunia Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa
harus dijaga. Dari sisi kehidupan berbangsa dan bernegara, anak adalah masa depan
bangsa generasi penerus cita-cita bangsa, sehingga setiap anak berhak atas
kelangsungan hidup dan identitas dirinya sebagai upaya perlindungan hukum. Upaya
perlindungan hukum terhadap anak perlu dilakukan sedini mungkin, yaitu dengan
memberikan identitas diri sejak lahir. Pemberian identitas anak dilakukan dengan cara
pencatatan setiap kelahiran anak yang dilakukan oleh pemerintah, kepentingan yang
terbaik bagi anak, hak untuk hidup, kelangsungan hidup dan perkembangan.
Pencatatan kelahiran Undang-Undang nomor 23 Tahun 2006 Pasal 27
ditegaskan bahwa setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh Penduduk kepada Instansi
Pelaksana di Tempat terjadinya peristiwa Kelahiran. Undang-Undang Nomor 23
Tahun 2002 Pasal 27 juga menegaskan bahwa identitas diri setiap anak harus
diberikan sejak kelahirannya. Identitas diri setiap anak dituangkan dalam akta
kelahiran. Sedangkan dalam Undang-Undang Tahun 2002 Pasal 28, dinyatakan
pembuatan akta kelahiran menjadi tanggung jawab Pemerintah.
Kota Surakarta merupakan Kota yang sedang berkembang dengan jumlah
penduduk yang padat. Untuk melindungi hak-hak penduduk di bidang hukum, dan
tertib administrasi setiap peristiwa kelahiran harus dilaporkan oleh instansi terkait
melalui penerbitan akta kelahiran. Akta kelahiran adalah akta Catatan Sipil hasil
pencatatan terhadap peristiwa kelahiran seseorang. Kelahiran merupakan peristiwa
penting yang dialami setiap penduduk dan hasil pencatatannya merupakan dokumen
resmi yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang merupakan bukti kuat atas
lahirnya seseorang. selain itu akta kelahiran juga berfungsi untuk kepentingan anak
seperti mendaftar sekolah, mengurus KTP, serta untuk memperoleh hak waris dan
keturunan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Peranan dokumen kependudukan sangatlah penting dan tidak dapat kita
abaikan begitu saja dalam membantu dan melancarkan kegiatan pengelolaan dokumen
sehingga pemeliharaannya harus dikelola dengan baik dan benar. Dengan adanya
penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengelolaan dokumen yang baik dan benar,
secara tidak langsung telah membantu tercapainya tertib administrasi kependudukan
oleh suatu daerah sehingga memberikan pertanggungjawaban akan informasi yang
cepat, tepat dan akurat.
Namun, dalam kenyataannya pengelolaan dokumen dan arsip disatuan-satuan
kerja, belum sepenuhnya dilaksanakan dengan tertib. Hal ini dapat mengakibatkan
kesulitan dalam menemukan kembali dokumen yang diperlukan. Adapun tidak
tertibnya pengelolaan dokumen dan arsip disatuan-satuan kerja tersebut antara lain
karena adanya hal-hal sebagai berikut, masih lemahnya kesadaran mengenai
pengelolaan dokumen dan arsip disatuan-satuan kerja. Alasan dari kesibukan kerja
sampai dengan alergi debu yang membuat dokumen tersebut kurang tertangani
dengan baik. Sikap sebagian pegawai yang merendahkan pekerjaan arsip atau
dokumen. Opini yang terbentuk, seringnya menganggap pekerjaan arsip sebagai
pekerjaan yang rutin, mudah dan tidak memerlukan pemikiran dan dapat dijadikan
pekerjaan sembilan yang menimbulkan sikap mental kurang menghargai arsip.
Dokumen juga sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi. Terkadang
tidak tahu harus kemana jika membutuhkan suatu Dokumen tertentu. Jika sudah tahu
harus kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat memperoleh
informasi yang tersimpan dalam sebuah arsip. Sehingga untuk mengoptimalkan suatu
dokumen penting, sudah saatnya Dokumen dikelola dengan memanfaatkan kemajuan
teknologi informasi.
Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan dibidang pengelolaan Dokumen
untuk Penyimpanan dan Pemelihaan yang lebih baik dan benar. Di era globalisasi dan
kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan akses informasi dan akurasi
informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Dengan adanya arsip
elektronik, pelestarian Dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian secara fisik,
arsip dalam bentuk kertas, mungkin lebih sulit dilakukan, namun dengan adanya arsip
elektronik, maka kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Oleh karena itu untuk dapat memberikan pertanggungjawaban akan informasi
yang cepat, tepat dan akurat, maka perlu didukung oleh adanya pengelolaan dokumen
dan arsip yang tertib oleh instansi yang terkait sehingga dalam pelaksanaan tugasnya
dapat mencapai keberhasilan tujuan organisasi secara maksimal. Dokumen yang
dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan, sehingga sesuai dengan tujuannya
yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai.
Dokumen akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan sebagai
sumber informasi. Pengelolaan dokumen yang baik dan benar, tidak akan
menimbulkan kebingungan-kebingungan di masa yang akan datang, sehingga anak
bangsa akan mantap dalam menapaki kehidupan berbangsa.
Dokumen masa lalu yang merupakan informasi yang berharga di masa
sekarang maupun masa yang akan datang. Pengambilan keputusan akan selalu
berpijak informasi yang terkandung di dalam sebuah dokumen. Dokumen sebagai
sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup, namun menjadi sumber
informasi yang terbuka bagi siapa saja yang membutuhkan sesuai dengan aturan-
aturan yang berlaku. Dengan kemajuan teknologi informasi, kita semua berharap
pengelolaan dokumen akan menjadi lebih baik, dan akses terhadap arsip bagi
masyarakat yang membutuhkan akan semakin mudah dan terbuka sesuai dengan
aturan-aturan yang berlaku.
Berdasarkan uraian tersebut diatas penulis tertarik untuk mengamati lebih
mendalam tentang pengelolaan Dokumen serta mengadakan pengamatan langsung
pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan judul
“PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN
DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA”
B. Rumusan Masalah
Melihat dari latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka penulis
dapat merumuskan masalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
“ Bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada bagian dokumentasi
dan informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta”?
C. Tujuan Pengamatan
1. Tujuan Obyektif
Ingin mengetahui bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada
bagian dokumentasi dan informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Agar hasil pengamatan ini dapat dijadikan sebagai suatu masukan dan bahan
pertimbangan bagi kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta
dalam melaksanakan pengelolaan dokumen Akta Kelahiran.
3. Tujuan Subyektif
Pengamatan ini dilaksanakan sebagai persyaratan untuk menyusun Tugas
Akhir pada Program Studi Manajemen Administrasi Progam Diploma III Fakultas
Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
D. Manfaat Pengamatan
1. Memberikan gambaran tentang bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran di
kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.
2. Dapat menambah jumlah pembendaharaan referensi di perpustakaan FISIP dan juga
referensi bagi pegawai di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.
3. Merupakan media pembelajaran atau untuk menambah pengetahuan dan informasi
bagi semua pihak yang berkepentingan terutama dalam masalah pengelolaan
dokumen Akta Kelahiran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODOLOGI PENGAMATAN
A. DOKUMEN DAN DOKUMENTASI
Istilah dokumen dalam Kamus Administrasi Perkantoran (Ig. Wursanto,
1995:42-43) memberikan pengertian bahwa yang dimaksud dengan dokumen atau
document adalah warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai
bahan untuk mendukung suatu keterangan. Dijelaskan lebih lanjut bahwa istilah
document dalam dunia pengusaha di luar negeri, misalnya Amerika Serikat,
dimengerti sama dengan record atau warkat. Dalam perkembangan selanjutnya, istilah
document berarti naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah dan menurut
ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan.
Dalam buku Pengantar Ilmu Ekonomi dalam Ig. Wursanto (1995:42), yang
dimaksud dokumen adalah semua bahan pustaka baik yang berbentuk tulisan, cetakan,
maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara atau cassets, video tapes,
film, slide, microfilm, gambar, dan foto.
Pengertian yang pertama lebih menekankan dokumen dalam bentuk aslinya
(keaslian dokumen). Sedangkan pengertian yang kedua memberikan gambaran yang
luas, bahwa dokumen tidak hanya terbatas dalam bentuk aslinya saja, dan tidak
terbetas pada bahan yang tertulis atau tercetak saja, tetapi termasuk dokumen dalam
bentuk rekaman, gambar dan sebagainya. Kesamaan dua definisi tersebut ialah bahwa
keduanya menekankan pengertian dokumen dari segi materilnya (recorded material ).
Badri Munir Sukoco (2007:81-84)
Menurut The Georgia Archives (2004) Dokumen adalah informasi yang
dikumpulkan dan diakses serta digunakan. Adapun The International Standard
Organization (ISO on Records Management – ISO 15489) Dokumen adalah informasi
yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh
organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
transaksi bisnis. Deserno dan Kynaston (2005), dokumen sebagai semua media yang
mempunai nilai histori atau hukum sehingga disimpan secara permanen.
Penggolongan Dokumen
Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut
(Deserno dan Kynaston, 2005):
1. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali
dalam setahun.
2. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokume
disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen
jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan
dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen.
Ciri-Ciri Dokumen
Sulistyo-Basuki (1992:12-13) Ciri dokumen dapat dikelompokkan menjadi
dua kelompok besar yaitu kelompok berdasarkan ciri fisiknya dan kelompok
berdasarkan ciri intelektualnya. Ciri fisik mencakup berat, tinggi, tata letak, proses
pembuatan, frekuensi waktu, dan sejenisnya. Ciri intelektual menggunakan kriteria
seperti tujuan dokumen, isi, subjek, jenis kepengarangan, sumber, metode
penyebaran, keaslian karya, ancaman, dan lain - lainnya
DOKUMENTASI
Ig. Wursanto (1995:43-47) Arti dokumentasi bermacam-macam. Tergantung
dari segi peminjamannya. Ada orang yang memberikan definisi dokumentasi dari segi
materialnya, dan di lain pihak memberikan definisi dokumentasi sebagai kegiatan atau
pekerjaan yang aktif.
Kamus Administrasi Perkantoran memberikan definisi tentang dokumentasi
dan pendokumenan atau documentation dengan mempergunakan dua sumber sebagai
berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
a. International Federation for Dokumentation memberikan pengertian bahwa
dokumentasi (documentation) adalah pengumpulan, penyusunan dan pengelolaan
berbagai macam dokumen mengenai semua hasil aktivitas manusia.
b. Seminar Dokumentasi/ Arsip Kementerian-kementerian
Seminar ini diadakan di Jakarta, berlangsung dari tanggal 28 Februari sampai dengan
2 Maret 1957, memberikan perumusan bahwa Dokumentasi adalah suatu usaha aktif
bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan
bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi
tersebut.
Dua definisi ini jelas memberikan suatu pengertian bahwa dokumentasi
merupakan kegiatan atau aktivitas atau pekerjaan aktif.
Pengantar Ilmu Dokumentasi (Trimo, 1987), dalam buku Ig. Wursanto
(1995:43-47), terdapat beberapa definisi tentang dokumentasi, yang dapat kami
kutipkan sebagai berikut :
a. Dokumentasi tidak lain adalah sekumpulan catatan, baik dalam bentuk tulisan
maupun cetakan, serta rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang terjadi,
pengalaman-pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan-penemuan, maupun
spesifikasi-spesifikasi, hasil-hasil karya terbaru di bidang-bidang tertentu yang
dilakukan secara amat selektif untuk dimanfaatkan sewaktu-waktu sebagai bahan
mentah dalam proses penetapan langkah-langkah berikutnya.
b. Dokumentasi merupakan sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam atau tercatat dan
memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau semua sistem manajemen,
termasuk didalamnya: seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun
keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selama pengkajian suatu sistem
(pembinaan, pengembangan sistem informasi manajemen).
Berdasarkan beberapa pengertian di atas selanjutnya dapat diambil kesmpulan
bahwa pengertian definisi dapat ditafsirkan dalam dua versi, yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Versi pertama, dokumentasi sebagai kumpulan bahan-bahan bukti baik dalam
bentuk tulisan, cetakan, rekaman, maupun gambar-gambar yang dilakukan secara
selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan kehidupan kemanusiaan.
Sebagai kumpulan dokumen, maka titik beratnya terletak pada segi pembinaan han
pengembangan kumpulan dokumen tersebut.
Versi yang kedua, dokumentasi sebagai pekerjaan aktif yang berkaitan dengan
proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen
tersebut, yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah sehingga berguna bagi para
pemakai jasa informasi.
Dalam buku ini pengertian dokumentasi diartikan menurut versi kedua,
sedangkan dalam versi yang pertama kita artikan sebagai dokumen. Dengan demikian
dapat dikatakan bahwa dokumen menunjukkan segi materialnya (recorded material),
sedangkan dokumentaasi menunjukkan kegiatannya, suatu pekerjaan aktif yang
berhubungan dengan pengumpulan, penyusunan, pengolahan, mempersatukan, dan
menyiapkan bahan-bahan keterangan berdasarkan dokumen yang ada untuk
memenuhi pihak-pihak yang memerlukan.
Bidang dan Sumber Dokumentasi
Setelah kita memperhatikan pengertian dokumentasi tersebut, dapatlah
diketahui bahwa bidang gerak dokumentasi lebih luas daripada kearsipan. Kearsipan
merupakan bagian dari dokumentasi, bidang dokumentasi dapat dibagi menjadi 3
bidang, yaitu :
1. Dokumentasi literer atau dokumentasi pustaka.
2. Dokumentasi kolporil ( corporeanl ) atau dokumentasi benda, uang merupakan
bahan-bahan bagi dokumentasi museum-museum.
3. Dokumentasi privat atau dokumentasi kearsipan.
· Dengan demikian dokumentasi meliputi tugas kearsipan, perpustakaan dan
kemuseuman, sehingga dokumentasi sangat penting dalam setiap kegiatan apa pun.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
- Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai nilai. Kegiatan mengumpulkan bahan-
bahan ini terdiri dari kegiatan mencari dan menyeleksi bahan-bahan/ informasi.
- Mengolah bahan-bahan, data-data/fakta serta sumber informasi yang relevan.
- Menyusun atau menata bahan-bahan, data-data/ fakta-fakta tersebut secara sistematis.
- Mempersatukan/ mengelompokkan bahan-bahan yang sama dan yang berkaitan satu
sama lain.
- Menyiapkan bahan-bahan, data, fakta, dokumen tersebut untuk memenuhi kebutuhan
bagi pihak yang memerlukan.
- Menyiapkan dan memelihara bahan-bahan, data, dokumen secara sistematis.
- Menyebarluaskan bahan-bahan, data, fakta, dokumen secara selektif kepada pemakai
jasa atau kepada pihak yang memerlukan, baik yang diminta yang tidak meminta.
Tujuan Dokumentasi
Dalam Pasal 2 ayat (1) Peraturan presiden Nomor 20 Tahun 1961, ditetapkan
bahwa tugas kewajiban dokumentasi ialah menyediakan keterangan-keterangan dalam
bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti kata yang luas sebagai hasil
kegiatan manusia dan untuk keperluan itu mengumpulkan dan menyusun keterangan-
keterangan tersebut. Ditegaskan lebih lanjut bahwa dokumentasi menjalankan
pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut (pasal 3)
a. Menyediakan keterangan-keterangan yang dikutip, disadur, diterjemahkan, disaring,
difotokopi atau direkam dari segala dokumen pustaka.
b. Memberitahukan perihal tersedianya keterangan-keterangan itu,
c. Atas permintan menyusun suatu dokumen baru sebagai lanjutan dari usaha dimaksud
pada angka/butir I.
· Sumber dokumentasi dapat mencakup bahan-bahan seperti:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
a. Buku, yang mencakup buku-buku seperti :
- Buku-buku referensi
- Buku pelajaran elementar
- Buku petunjuk atau buku pegangan atau handbook
- Buku laporan ( laporan yang telah dijilid)
- Buku monografi
- Disertasi
- Buku kamus (kamus perdagangan)
- Buku table-tabel
- Buku bibliografi
- Buku petunjuk telepon
b. Majalah-majalah yang memuat artikel-artikel hasil penelitian.
c. Surat kabar (Koran-koran)
d. Manuskrip/ naskah
e. Brosur, pamlet,leaflet.
f. Film
g. Slide, microfilm, microfiche
h. Foto, gambar, peta, grafik
i. Tape/video-tape
j. Catalog
k. Surat-surat, dan lain-lain
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
B. PENGELOLAAN
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan
tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan
dan pencapaian tujuan.
Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang
dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan usaha-usaha
para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (T Hani Handoko, 1997:8)
Pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli Amsyah (1998:6)
pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan yang sistematis agar tersimpan
dengan aman dan mudah ditemukan dengan cepat bilaman ditemukan.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:444), Pengelolaan diartikan sebagai
berikut:
- Proses cara pembuatan mengelola.
- Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain.
- Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi.
- Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam
pelaksanaan dan mencapai tujuan.
Bank Dunia (2005) dalam buku Badri Munir Sukoco (2007:82)
menjelaskan bahwa tujuan Pengelolaan Dokumen yang terintegrasi adalah :
1. Untuk menjaga dokumen atau arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada
nilai kegunaannya
2. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat,
digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat.
Sistem Penyimpanan Dokumen
Badri Munir Sukoco (2007: 96-99)
1. Sistem Sentralisasi
Semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin
menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan
sesuai dengan keperluan yang dimaksud.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Keuntungan
a. Mencegah duplikasi
Dengan sistem pengawasan yang terpusat, setiap dokumen yang berkaitan dengan
subjek tertentu akan disimpan pada ruangan penyimpanan dan peminjam atau
pengguna akan terekam dengan baik.
b. Layanan yang lebih baik
Penggunaan sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehingga diharapkan
layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan dibebankan secara mandiri
kepada masing-masing karyawan yang bekerja dengan dokumen.
c. Adanya keseragaman
Semua dokumen yang terpusat pada pengelolaan dan penyimpanannya akan
dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawas.
d. Menghemat waktu
Keberadaan tempat penyimpanan dan penemuan kembali dokumen pada suatu tempat
menjadikan pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi.
e. Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor
Penggunaan sistem ini akan meminimalisir jumlah keberadaan duplikasi dokumen
beserta perlengkapan penyimpanannya.
f. Jasa kepada bagian lain
Sistem ini akan membebaskan bagian atau departemen lain dari masalah pemeliharaan
dokumen, dan sisi lain akan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas
mereka.
g. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu. Sistem ini juga akan menjadikan
keamanan dokumen lebih terjamin, karena sistem dokumen yang terpusat sehingga
lebih mudah dalam pengawasannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
h. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer
dokumen.
i. Pelayanan dokumen dibawah satu atap.
Kerugian
a. Tidak semua departemen berdekatan dengan pusat document, sehingga terjadinya
penundaan dalam mendapatkan sebuah dokumen.
b. Kebocoran informasi.
c. Berbagai bagian mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda.
d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen.
e. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
2. Sistem Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-
masing unit.
Keuntungan
a. Dekat dengan pemakai.
b. Penggunaan dokumen dapat langsung diawasi.
c. Sistem ini sangant cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian
disimpan dibagian yang bersangkutan.
Kerugian
a. Pengawasan relative sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar dimasing-
masing bagian.
b. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama.
c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan hanya menjadi salah satu fungsi dari
tenaga administrasi, kegiatan ini mengakibatkan layanan yang diterima kurang
memuaskan.
d. Sistem ini mengakibatkan kesulitan pemberkasan dengan dokumen yang relevan dan
berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namuan apabila telah ditetapkan aturan main
yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
e. Dokumen yang sama tersebar diberbagai tempat.
3. Sistem Kombinasi
Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah control
sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya
adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan
penjualan. Pada sistem kombinasi tangguang jawab sistem berada di pundak Manajer
Dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan
dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan mnyususn dan mengembangkan
jaringan sistem control dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini
lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan
sekaligus anak perusahaan.
Keuntungan
a. Adanya sistem penyimpanan dan temu kembali yang seragam.
b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang.
c. Menekan duplikasi dokumen.
d. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang
lebih baik.
e. Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan
pemusnahan.
Kerugian
a. Sulitnya pengguanaan dokumen yang dimaksud
b. Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada.
c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa kesistem
kombinasi walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara
cermat dan tepat.
Model Siklus Hidup Dokumen
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Badri Munir Sukoco, (2007: 95)
1. Penciptaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Tujuan pengindeksan ialah menjawab pertanyaan pemakai mengenai tujuan
sebuah dokumen serta apa manfaatnya. Untuk menjawab pertanyaan tersebut biasanya
pengindeks mengingat tajuk umum berupa subjek, ancngan, cara, waktu, dan ruang.
- Subjek mengacu pada subjek atau topik yang dicakuo oleh dokumen atau pertanyaan.
- Ancangan memberitahukan pengindeks berbagai cara penyajianatau penataan subjek.
- Cara berarti pengindeks menjelaskan konteks tindakan, sebab musabab, akibat atau
sasaran.
- Waktu mengharuskan mengindeks menyatakan tahun atau periode kajian, karena
periode ini biasanya berbeda dengan tahun dokumen.
- Tempat memerlukan perhatian pengindeks, karena tempat ini berkaitan dengan
subjek.
Penyebab Kerusakan Dokumen
Sulistyo Basuki (1992:40-41)
a. Waktu menyebabkan dokumen semakin mudah rusak, dokumen semakin menguning,
serta warnanya pudar. Dokumen kuno serta bernilai tinggi hendaknya diusahan agar
dipegang sedikit mungkin.
b. Perbedaan iklim menyebabkan unit informasi didaerah tropis memerlukan mesin
pendingin udara. Adanya pengatur suhu ini bukannya suatu kemewahan melainkan
untuk menjaga agar perlengkapan yang peka dan canggih tidak cepat rusak.
c. Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk terhadap dokumen. Tingkat
kelembaban hendalnnya tetap konstan pada tingkat 40-45 %. Keadaan udara yang
sangat kering juga harus dihindarkan karena juga mempercepat kerusakan dokumen.
Kadang-kadang air lebih merusak daripada api, karena itu hendaknya jangan
memasang pipa air ditempat penyimpanan koleksi dokumen.
d. Ventilasi yang tidak memadai menyebabkan debu menumpuk serta merusak
dokumen. Hendaknya dilakukan tindakan pencegahan namun jangan sampai ventilasi
terbuka lebar-lebar karena aliran air yang kencang akan merusak dokumen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
e. Sinar matahari dapat membuat kuning dan merusak dokumen disamping juga dapat
membuat pemakai cepat lelah. Hendaknya unit informasi dilengkapi dengan kaca
khusus dan tirai matahari.
f. Gangguan magnetis dapat merusak dokumen yang mengandung magnit seperti disket
dan pita magnetis. Dokumen semacam itu hendaknya tidak ditempatkan didekat
medan magnit seperti misalnya motor listrik.
g. Perantara kimia dapat juga merusak dokumen. Kertas mengalami kerusakan berat
akibat keasaman selulosa, juga akibat terjadinya polusi.
h. Perusak melalui tumbuh-tumbuhan mencakup lumut, jamur. Tumbuhan akibat dari
kelembaban tinggi.
i. Perusak berupa binatang berupa parasit kertas seperti ulat kayu dan binatang pengerat.
Salah satu pencegah ialah mengusahakan agar gedung unit informasi tetap bersih.
j. Perusak melalui manusia juga menyebabkan kerusakan pada dokumen. Koyaknya
dokumen dapat dicegah dengan menjilid atau menyimpannya dalam kotak.
Fasilitas dan Perlengkapan
Program atau telaah awal mencakup :
Pertimbangan umum : sumber daya keuangan: letak/lokasi luas yang tersedia
dan luasyang diperlukan, jumlah staff serta kualifikasi mereka, tujuan dan fungsi unit
informasi, kegiatan yang dilakukan sesuai dengan tujuan dan fungsi unit, pemakai,
keperluan pemakai, serta perilaku cari informasi, infrasruktur yang ada, fasilitas
informasi yang berdekatan dengan unit informasi, dan kemajuan dalam teknologi
informasi.
Pertimbangan teknis. Telaah awal hendaknya menentukan kondisi optimal bagi
pemanfaatan ruang dan perlengkepan, pangewatan dokumen, dan kenyamanan
pemakai, serta pertimbangan faktor :
1. Cuaca
Kekeringan dan kelembaban yang tinggi akan menyebabkan kerusakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2. Penerangan
Sinar matahari langsung dapat merusak dokumen.
3. Akustik
Ruang kerja harus dipisah dari sumber kebisingan seperti koridor, ruang mesin, dan
ruang dokumen suara.
4. Masalah khusus
Penggunaan dokumen audio-visual dan mikro bentu memerlukan teknik pengawetan
tertentu.
5. Keamanan
Pencegahan kebakaran dengan menggunakan bahan tahan api, gawai pengamanan dan
alat pengamanan dan alat pemadam kebakaran.
Sulistyo Basuki (1992:114)
C. METODOLOGI PENGAMATAN
a. Lokasi Pengamatan
Pengamatan ini dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan
pelaksanaan pendaftaran penduduk, antara lain meliputi :
1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan pendaftaran penduduk.
2) Memproses Nomor Induk Kependudukan (NIK).
3) Memproses permohonan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu
Identitas Anak (KIA), dan Kartu Identitas Tamu (KIT).
4) Menyelenggarakan pembinaan teknis dan administrasi dalam penerbitan Kartu
Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Identitas Anak (KIA), dan
Kartu Identitas Tamu (KIT).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
b. Seksi Mutasi Penduduk
Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan
palayanan mutasi penduduk, antara lain meliputi :
1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan mutasi penduduk.
2) Melaksanakan pelayanan transmigrasi.
3) Melaksanakan pendaftaran transmigran yang kembali ke daerah asal.
5. Sub Dinas Catatan Sipil mempunyai tugas menyelenggarakan pencatatan, penertiban,
dan pelayanan akta-akta catatan sipil sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan
oleh Kepala Dinas, meliputi :
1) Melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan kutipan akta kelahiran,
perkawinan, dan perceraian, pengakuan dan pengesahan anak diluar kawin serta
kematian beserta pendukungnya.
2) Menyelenggarakan pelayanan salinan kata, kutipan dan perubahan akta catatan sipil.
3) Memberi petunjuk dan pengarahan kepada pemohon akta yang mengalami kesulitan.
4) Merencanakan dan menetapkan kebijakan teknis dan administrasi penyelenggaraan
pencatatan dan penerbitan akta catatan sipil.
Sub Dinas Catatan Sipil ini, terdiri dari :
a. Seksi Perkawinan dan perceraian
Seksi Pekawinan dan Perceraian mempunyai tugas melaksanakan pelayanan
pencatatan perkawinan dan perceraian, termasuk penerbitan salinan kutipan dan
perubahan.
b. Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak
Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak mempunyai tugas
melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan akta kelahiran, kematian,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
pengakuan dan pengesahan anak dan adobsi,serta memprosesnya beserta administrasi
pendukungnya.
6. Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi mempunyai tugas menyelenggarakan
pembinaan teknis administrasi pengelolaan dan pelayanan dokumen dan informasi,
serta melaksanakan penyuluhan sesuai denagan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh
Kepala Dinas
Sub Dinas Dokomentasi dan Informasi ini terdiri dari :
a. Seksi Pengelolaan Dokumen
Seksi Pengelolaan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan
dokumen, menghimpun, mengolah, dan merencanakan penggunaan dokumen sesuai
dengan peruntukannya, dan melaksanakan tugas dokumentasi.
b. Seksi Pelayanan Dokumen
Seksi Pelayanan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan pelayanan
dokumen serta menyiapkan bahan pedoman dan petunjuk teknis administrasi
pelayanan dokumen.
c. Seksi Penyuluhan
Seksi Penyuluhan mempunyai tugas melaksanakan penyuluhan serta
menyusun bahan pedoman dan petunjuk teknis penyuluhan
JENIS PELAYANAN
Jenis pelayanan yang diselenggarakan di Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah pelayanan yang berkaitan dengan pendaftaran
penduduk dan akta catatan sipil. Pelayanan pendaftaran penduduk yaitu mencakup
kegiatan pendaftaran dan pencatatan data penduduk beserta perubahannya yang
meliputi:
1. Kartu Tanda Penduduk
2. Kartu Keluarga
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3. Kartu Identitas Anak
4. Kartu Identitas Tamu
5. Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara
Sedangkan kegiatan pelayanan akta pencatatan sipil yaitu meliputi pelayanan akta
otentik yang berisi catatan lengkap seseorang yaitu:
1. Akta Kelahiran
2. Akta Perkawinan
3. Akta Perceraian
4. Akta Kematian
5. Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak
6. Akta Pengangkatan Anak
7. Akta Perubahan Nama
Selain pendafatarn penduduk dan catatan sipil di Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil Kota Surakarta juga mengadakan pelayana yaitu Kutipan Akta dan
Salinan Akta. Pelayanan kutipan akta adalah pelayanan catatan pokok yang dikutip
dari akta catatan sipil dan merupakan alat bukti diri yang sah bagi diri yang
bersangkutan maupun pihak ketiga mengenai kelahiran, perkawinan, perceraian,
kematian, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan anak dan perubahan nama.
Pelayanan salinan akta adalah pelayanan yang berkenaan dengan salinan lengkap akta
catatan sipil yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil.
Untuk mendukung kegiatan pelayanan di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan
Sipil Kota Surakarta memiliki sarana dan prasarana yang dapat digunakan demi
kelancaran kegiatan pelayanan. Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta memiliki 9 (sembilan) ruangan yang digunakan dalam menyelenggarakan
pemerintahan dan pemberian pelayanan di bidang kependudukan dan catatan sipil.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Lebih lanjut pada tabel I akan disajikan data inventaris Dinas Kependudukan Dan
Pencatatan Sipil Kota Surakarta, yaitu sebagai berikut:
Tabel I
Data inventaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta
Tahun 2011
No Jenis Inventaris Jumlah
1 Ruangan 9
2 Meja 61
3 Kursi 160
4 Almari Besi 15
5 Almari Kayu 5
6 Filling Kabinet 15
7 Mesin Ketik 12
8 Komputer 30
9 Printer 30
10 Mesin Fax 1
11 Pesawat Telepon 3
Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta
Berdasarkan tabel diatas, kesembilan ruangan yang dimiliki Dinas
Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, yaitu:
1. Ruang Kepala Dinas
2. Ruang Tata Usaha (Bagian Umum)
3. Ruang Tata Usaha (Bagian Kepegawaian)
4. Ruang Rapat
5. Ruang Bina Program
6. Ruang Perkawinan
7. Ruang Kependudukan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8. Ruang Catatan Sipil
9. Ruang Komputer
DASAR HUKUM
a. Staatsblad 1849 Nomor 25 tentang Pencatatan Sipil Golongan Eropa.
b. Staatsblad 1917 Nomor 130 Jo.Staatsblad 1919 No.81 tentang Pencatatan Sipil
Golongan Tionghoa.
c. Staatsblad 1920 Nomor 751 jo.Staatsblad 1927 No. 564 tentang Pencatatan Sipil
bagi orang Indonesia.
d. Staatsblad 1933 No. 75 jo Staatsblad 1936 No. 607 tentang Pencatatan Sipil bagi
golongan Indonesia, Jawa, Madura dan Minahasa.
e. KUH Perdata ( BW )
f. UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan.
g. UU No.23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak
h. Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1975 tentang Pelaksanaan UU No. 1 Tahun 1974.
i. Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2002 tentang Pendaftaran Penduduk
dan Akta Catatan Sipil.
j. Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 8 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Perda
No. 6 Tahun 2002 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Akta Catatan
Sipil.
k. Keputusan Presiden Republik Indonesia No.88 Tahun 2004 tentang Pengelolaan
Informasi Administrasi Kependudukan.
l. Keputusan Walikota Surakarta No. 474/83/1/2004 jo No 470 / 151/1/2005 tentang
Pelaksanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan.
m. Peraturan Walikota Surakarta No. 8 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanan
Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun2002.
n. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 2005 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Di Daerah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
BAB IV
PEMBAHASAN
Pada pembahasan ini, penulis akan menguraikan bagaimana pengelolaan
Dokumen Akta Kelahiran pada bagian Dokumentasi dan Informasi di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.
Menurut Kepmendagri nomor 90 Tahun 1987 Pasal 1 :
a. Akta pencatatan sipil adalah data otentik yang berisi catatan lengkap seseorang
mengenai kelahiran, perkawinan, percaraian, kematian, pengakuan dan pengesahan
anak, pengangkatan anak dan perubahan nomor yang diterbitkan dan disimpan oleh
Kantor Catatan Sipil sebagai dokumen Negara.
b. Kutipan akta adalah catatan pokok tanggal dikutip dari akta pencatatan sipil dan
merupakan alat bukti sah bagi yang bersangkutan maupun pihak ke III mengenai
kelahiran, perkawinan, kematian, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan
anak dan perubahan nama.
c. Kutipan akta II dan seterusnya adalah kutipan Catatan Sipil yang kedua dan
seterusnya yang dapat diterbitkan oleh Kantor Catatan Sipil karena kutipan akta asli
hilang, rusak atau musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang
berwajib.
d. Salinan akta adalah salinan lengkap isi akta catatan sipil yang diterbitkan oleh Kantor
Pencacatan Sipil atas permintaan pemohon.
· Pengelolaan Dokumen
Pengelolaan dokumen pada Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil mencakup dokumen masuk sampai dokumen
keluar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
A. Dokumen Masuk
Dokumen masuk di Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang diterima dari Bidang
Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi untuk disimpan dan
digunakan sebagaimana fungsinya.
Adapun instruksi kerja penyerahan dokumen dari Bidang Pencatatan Sipil ke
Bidang Dokumentasi dan Informasi adalah sebagai berikut :
Gambar IV.1 Insruksi Kerja Penyerahan Dokumen
Mulai
Permohonan
Verifikasi
Validasi
penyerahan
PENGARSIPAN
Selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi
A.1 Mulai
A.2 Permohonan
Permohonan penyerahan dokumen pencatatan sipil dari bidang pencatatan sipil ke
bidang dokumentasi dan informasi:
1. Mengisi formulir Permohonan yang diisi oleh Bidang Pencatatan Sipil
2. Membuat daftar Dokumen yang diserahkan
- Daftar dokumen terdiri(Nomor,Jenis Dokumen,Tahun, Nomor urut, Jumlah)
Gambar IV.2 Contoh Daftar Dokumen
No Jenis Akta Nomor Tahun Jumlah
1.
2.
Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi
3. Menyiapkan Dokumen yang diserahkan
- Dokumen Bidang Pencatatan Sipil berupa (berkas, register, agenda)
A.3 Verifikasi
1. Mencocokan daftar dokumen yang akan diserahkan yang dilakukan oleh bidang
dokumentasi dan informasi.
- Ada petugas khusus verifikasi, mengetahui tentang dokumen yang akan diserahkan
yang telah dibekali ketrampilan dan telah praktek.
- Ada daftar dokumen yang diserahkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
- Melakukan pencocokkan daftar dengan dokumennya dari Bidang pencatatan sipil ke
bidang dokumentasi dan informasi, setiap dokumen yang diterima wajib dicocokkan
kebenarannya.
2. Menghitung kesesuaian daftar dengan dokumennya.
- Menghitung jumlah dokumen disesuaikan dengan daftar.
- Melakukan Pengecekan Jumlah dan kelengkapan Daftar dan dokumen yang akan
diserahkan
3. Mengisi formulir serah terima dan tanda tangan.
A.4 Validasi
1. Bidang dokumentasi dan informasi menyiapkan formulir serah terima
- Ada petugas khusus yang menangani.
- Ada daftar Dokumen yang diserahkan
2. Membubuhkan tanda pada formulir
- Memberikan tanda khusus pada formulir daftar dokumen yang telah cocok.
3. Membubuhkan paraf jika daftar telah sesuai dengan Dokumen yang diserahkan.
A.5 Penyerahan
1. Menyiapkan Berita Acara Penyerahan Dokumen
Berita Acara Penyerahan Dokumen dibuat rangkap 2 (dua), berita acara
merupakan perjanjian atau bukti outentik yang didalamnya menjelaskan tentang
terjadinya penyerahan dokumen akta kelahiran berupa berkas, register, dan agenda,
oleh Bidang pencatatan sipil dan di terima oleh Bidang dokumentasi dan informasi.
2. Memberikan Persetujuan
Membubuhkan paraf (dilakukan oleh seksi pengelolaan dokumentasi)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3. Menandatangani Berita Acara Penyerahan Dokumen
- Bidang Pencatatan Sipil dan Bidang Dokumentasi dan informasi menandatangani
Berita Acara Penyerahan Dokumentasi, diketahui Kepala Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil.
- Dokumen-dokumen bidang pencatatan sipil diserahkan ke Bidang dokumentasi dan
informasi diklasifikasi berdasarkan jenis , nomer, dan tahun akta.
4. Setiap tiga bulan sekali, dari bidang pencatatan sipil ke bidang dokumentasi dan
informasi khususnya seksi pengelolaan dokumentasi, melakukan pemeriksaan jumlah
berkas berita acara penyerahan yang telah diserahkan
A.6 Pengarsipan dokumen
1. Mengklasifikasikan Dokumen
- Ada petugas khusus yang mengetahui Jenis-jenis Dokumen Pencatatan Sipil dan
tentang pengelolaan dokumen.
- Menentukan berdasarkan berdasarkan jenis ,nomer ,dan tahun akta.
- Melihat secara detail kelengkapan dokumen tersebut.
2. Menjilid dokumen (berkas dan register)
- Register dijilid berdasarkan klasifikasi tahun pembuatan, jenis, dan nomor urut akta.
- Berkas akta pencatatan sipil sebagai data pendukung pembuatan akta pencatatan sipil
dijilid dan diklasifikasikan berdasarkan tahun pembuatan, jenis dan nomor urut akta.
- Setiap 50 berkas dijilid menjadi 1 buku
- 2 register dijilid menjadi 1 buku register (1 register terdiri dari 50 akta)
- Berkas dan register diberikan Cover Warna disesuaikan dengan kebutuhan
- Cover sampul Dokumen kelahiran (berkas dan register)
LB (Lahir Baru) : Warna Merah muda
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
DIS (Dispensasi) : Warna Biru Muda
TP (Terlambat Pencatatan) : Warna Kuning Muda
3. Memberikan Label
- Membuat label yang ditempel pada Dokumen yang terdiri Jenis Dokumen, tahun
pembuatan, Nomor Urut. Dengan posisi label discover depan dan sisi kiri atas.
Gambar IV.3 Contoh Label
LB TAHUN 1985 301-400 (BK) L
Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi
Tujuan pemberian label yang berisikan nomor urut adalah agar pencarian
dokumen bisa mudah dilakukan memakai nomor urut dan mengklasifikasikan
berdasarkan jenis akta. Nomor urut dokumen juga merupakan nomor control. Pihak
pengelola bisa melacak setiap dokumen sehingga hilangnya dokumen dapat dicegah
atau disalah gunakan.
4. Mengurutkan dan Meletakan pada Rak / Lemari arsip / Roll O pact
- Membuat Bagan/Denah/Peta Dokumen diruangan Penyimpanan Dokumen Pencatatan
Sipil.
- Menata dan mengurutkan sesuai klasifikasi yang telah disepakati
5. Komputerisasi
- Cara menyimpan data selain dalam register dan berkas sebagai dokumen tertulis juga
dilaksanakan secara komputerisasi, dikembangkan oleh Software yang deprogram
sebagai Back Up data yang berfungsi :
1. sebagai pengaman data jika dokumen dalam bentuk register karena kerusakan, hilang
atau terbakar.
2. mempermudah penemuan data kembali guna penerbitan salinan atau kutipan akta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3. proses perubahan untuk pembetulan data lebih cepat.
4. mempercepat pelayanan.
6. Pemeliharaan
- memberi kipas angin karena Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk
terhadap dokumen. Keadaan udara yang sangat kering juga harus dihindarkan karena
juga mempercepat kerusakan dokumen.
- dengan menggunakan sedot debu (vacuum cleaner)
- memberi pengharum ruangan dan camper
- penyediaan masker dan sarung tangan
- melakukan pemegangan sedikit mungkin karena dokumen yang sudah sangat lama
tersimpan menyebabkan dokumen semakin mudah rusak, dokumen semakin
menguning, serta warnanya pudar.
- ventilasi yang digunakan pada ruangan penyimpanan dokumen cukup memadai
karena ventilasi yang sempit dapat mengakibatkan debu menumpuk dan dapat
merusak dokumen.
- membersihkan ruangan dilakukan setiap hari hal itu dapat mencegah datangnya ulat
kayu dan binatang pengerat yang dapat dengan mudah merusak dokumen.
- menjauhkan air dari dalam ruangan dokumen, karena air dapat mempercepat
kerusakan pada dokumen.
- menambal dokumen yang robek atau rusak dengan menggunakan perekat kertas yang
baik.
- menghindarkan barang-barang logam yang mudah berkarat yang menempel pada
dokumen.
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan salah satu petugas pengarsipan
dokumen akta kelahiran di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Surakarta, ibu Endah Murdiyah yang menyatakan bahwa proses dokumen masuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
sampai dengan proses pengarsipan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Surakarta dikatakan cukup tertib tetapi masih banyak hambatan yang
ditemui dikarenakan :
- Dalam penulisan cover pada label berkas akta kelahiran masih belum seragam,
banyak penulisan dilakukan dengan tulis tangan dan sebagian diketik menggunakan
computer.
- Terdapat warna cover sampul pada berkas tidak sesuai dengan warna yang telah
ditentukan, sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian dokumen.
- Terdapat beberapa dokumen yang tidak urut dalam penempatannya.
(sumber : hasil wawancara, 24 februari 2011)
A.7 Selesai
B. Dokumen Keluar
Dokumen keluar dari Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang dikeluarkan karena
pemohon ingin membuat kutipan ke II yaitu kutipan Pencatatan Sipil yang dapat
diterbitkan oleh Kantor Pencatatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau
musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib. setelah
pemohon mengajukan kutipan ke II, petugas pengelola dokumen melakukan
pencarian dokumen yang dibutuhkan pemohon.
Gambar IV.4 Mekanisme Pengajuan Kutipan Akta ke-II
pemohon
Mengisi Permohonan
Kutipan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi
B.1 Pemohon
Mendatangi bidang pencatatan sipil
B.2 Mengisi permohonan kutipan dengan melampiri :
- Laporan Polisi
- Fotocopy akta
- Kutipan Akta yang rusak (bila akta rusak)
- Fotocopy KTP pemohon
- Surat kuasa + Fotocopy KTP bila tidak hadir sendiri
B.3 Ke bidang dokumentasi dan informasi
Ke bidang dokumentasi dan
informasi
Ke bidang pencatatan sipil untuk di proses
Kutipan Akta
Diberikan pada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
Pada seksi Pengelolaan dokumen dengan membawa formulir permohonan
kutipan yang diberikan oleh Bidang Pencatatan Sipil, petugas pengelolaan dokumen
akan melakukan pencarian dokumen dan diserahkan kepada Bidang Pencatatan Sipil
untuk diproses.
Adapun instruksi kerja pencarian dokumen dari Bidang dokumentasi dan
informasi yang akan diserahkan ke Bidang pencatatan sipil untuk diproses adalah
sebagai berikut :
Gambar IV.5 Instruksi Kerja Pencarian Dokumen
Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi
mulai
Menerima Berkas
mengagenda
Verifikasi
ditemukan
selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
k. mulai
l. Menerima berkas
1. Petugas pengelola dokumen menerima Pengajuan Permohonan dari Bidang
Pencatatan Sipil yang dibawa langsung oleh pemohon. Pemohon mengisi formulir
tanda terima yang diberikan oleh petugas.
Gambar IV.6 Contoh Formulir Tanda Terima
TANDA TERIMA
Telah terima berkas permohonan Pencarian Dokumen Akta Kelahiran / Perkawinan /Perceraian dan Kematian :
Nama : ………………………………………………………………………………………
No Akta : ……………………………………………………………………………………….
Surakarta , ……………….
Yang Menerima
(……………………………………)
Catatan :
Apabila dalam jangka waktu 2 minggu permohonan masuk yang telah memenuhi persyaratan tidak diurus ( yang bersangkutan ) maka harus memperbaharui permohonan awal.