PENGELOALAAN SUKU CADANG
A.SUKU CADANG Suku cadang atau material merupakan bagian pokok
yang perlu diperhitungkan dalam pengaruhnya terhadap biaya
perawatan. Biaya material dan suku cadang untuk perawatan biasanya
berkisar antara 40 sampai 50 persen dari total investasi, termasuk
adanya kerugian-kerugian karena kerusakan. Dengan demikian,
rata-rata perusahaan mengeluarkan sekitar 15 sampai 25 persen dari
total biaya perawatan untuk suku cadang dan material. Oleh karena
itu, pemakaian material atau suku cadang direalisasikan sehemat
mungkin dan perlu pengontrolan dalam pengelolaannya. Pada dasarnya
pengontrolan material atau suku cadang dapat ditentukan sesuai
dengan kebutuhan usaha dan kondisi pengoperasiannya. Namun demikian
perubahan dapat saja terjadi dan memerlukan pengaturan setiap
waktu. Jadi setiap bagian perawatan perlu mengorgasisasian sistem
penyimpanan suku cadang dan mengembangkan suatu program
pengontrolan yang dibutuhkan secara khusus. Dalam kaitan ini,
penting adanya perhatian manajemen untuk pengontrolan material atau
suku cadang yang dibutuhkan pada pekerjaan perawatan. Usaha-usaha
yang perlu ditangani dalam mengelola dan mengontrol suku cadang
mencakup sistem order, rencana teknik untuk mengganti atau
memperbaiki, penanggulangan masalah produk yang berubah karena
pengaruh material atau suku cadang, persediaan suku cadang sesuai
dengan kebutuhan fasilitas yang akan menggunakannya. 1.Kontrol Suku
Cadang Untuk pengelolaan suku cadang yang terkontrol dengan baik,
perlu adanya: a. Sistem pencatatan (record system).Penyimpanan suku
cadang, material, dan perlengkapan lainnya harus tercatat secara
sistematis. Perlu adanya sistem penomoran dalam pembukuan
yangmenjelaskan deskripsi, lokasi, biaya, sumber, dan lain-lain
yang menjadi pokok dalam sistem pengolahan data. b. Sistem
penyimpanan. Sistem penyimpanan dapat diartikan sebagai sistematika
dalam penempatan, penyimpanan dan pencatatan barang, komponen, suku
cadang, atau material yang disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga
akan mempermudah pelayanan pengoperasiannya secara praktis dan
ekonomis. B.Fungsi Kontrol Suku Cadang a. Mengelola penyimpanan
barang secara aktif, termasuk tata letak, sarana untuk penyimpanan,
pemanfaatan ruang gudang, prosedur penerimaan dan pengeluaran
barang, suku cadang dan lain-lain. b. Tanggung jawab teknis untuk
keberadaan suku cadang. Termasuk metode penyimpanan, prosedur
perawatan untuk mencegah kerusakan, pencegahan kehilangan. c.
Sistem pengontrolan stok (persediaan suku cadang). Catatan
inventarisasi, prosedur pemesanan, pengadaan barang. d. Perawatan
untuk bahan-bahan khusus, dalam pengiriman barang, dalam proses
pemakaian, kesiapan suku cadang dalam jumlah dan spesifikasi yang
sesuai menurut kebutuhannya. e. Melindungi suku cadang dari
kerugian atau kehilangan karena penyimpanan yang kurang terkontrol,
dan mencegah adanya pemindahan barang tanpa diketahui.
C.Dasar-dasar Kontrol Suku Cadang
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan suku cadang adalah
bahwa penyimpanan stok tidak terlalu lebih atau tidak terlalu
kurang dari kebutuhan. Jumlah maksimum dan minimum penyimpanan suku
cadang harus ditentukan secermat mungkin. Batas-batas tersebut
dapat ditentukan berdasarkan pengalaman dan kebutuhan nyata (lihat
gambar 1).
Faktor-faktor penting yang mendasari pengontrolan suku cadang,
yaitu: a. Persediaan/stok maksimum. Menunjukkan batas tertinggi
penyimpanan suku cadang dengan jumlah yang menguntungkan secara
ekonomi. b. Persediaan/stok minimum. Menunjukkan batas terendah
penyimpanan suku cadang dengan batas yang aman. Untuk mengatasi
kebutuhan suku cadang di atas batas normal, maka harus selalu ada
persediaan dalam jumlah tertentu. c. Standar pemesanan. Menunjukkan
jumlah barang atau suku cadang yang dibeli pada setiap pemesanan.
Pemesanan kembali dapat diadakan lagi untuk mencapai jumlah stok
yang dibutuhkan. d. Batas pemesanan kembali. Menunjukkan jumlah
barang yang dapat dipakai selama waktu pengadaannya kembali (sampai
batas stok minimum). Pada saat jumlah persediaan barang telah
mencapai batas pemesanan, maka pemesanan yang baru segera diadakan.
e. Waktu pengadaan. Menunjukkan lamanya waktu pengadaan barang yang
dipesan (sejak mulai pemesanan sampai datangnya barang pesanan
baru). Dalam menentukan jumlah stok maksimum dan minimum dari
setiap barang yang dibutuhkan, maka penentuan pengadaannya
dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut: Kemampuan ekonomi pada tiap
pengadaan order. Penambahan modal. Waktu yang dibutuhkan untuk
pengadaan barang. Kemungkinan adanya penyusutan dan kerusakan.
Jumlah permintaan barang. Keuntungan dari adanya kontrol suku
cadang adalah sebagai berikut: Mengetahui titik kritis antara input
dan output. Memberikan kemungkinan adanya penambahan output.
Mencegah terjadinya keterlambatan dalam pengadaan barang. Adanya
keuntungan dari sejumlah potongan harga. Memanfaatan keuntungan
dari harga yang tidak menentu.
D.Jumlah Pesanan Ekonomis Penilaian untuk pemesanan barang dalam
jumlah ekonomis mencakup perhitungan biaya-biaya berikut: a. Biaya
pengadaan barang, termasuk biaya administrasi, pengangkutan,
inspeksi, dan biaya-biaya lain yang tak terduga. b. Biaya
inventarisasi barang. Termasuk biaya pengelolaan penyimpanan di
gudang, asuransi, keusangan, penyusutan dan lain-lain. Besarnya
biaya ini sekitar 10 sampai 20% dari harga rata-rata barang yang
disimpan.Jumlah pesanan ekonomis dapat diperoleh apabila besarnya
biaya pengadaan barang sama dengan besarnya biaya
inventarisasi.
E.CONTOH PENGELOLAAN SPARE PARTS PADA PERUSAHAAN 1. PT.
PUTRATUNGGAL ANEKA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA adalah salah satu
perusahaan pengelola kendaraan umum Bus Kecil (Mikrolet) yang salah
satu kegiatan bisnisnya adalah menyediakan suku cadang kendaraan
bermotor (spare part) bagi kendaraan angkutan umum yang mengalami
kerusakan dan atau membutuhkan penggantian spare part. Saat ini,
PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki 144 unit kendaraan angkutan umum
yang aktif beroperasi. Mengingat jumlah kendaraan angkutan umum
yang dikelola oleh PT. PUTRATUNGGAL ANEKA relatif banyak,
bervariasi, dan setiap kendaraan angkutan umum terdiri atas
komponen spare part yang jumlah dan jenisnya banyak (mulai dari
yang kecil hingga besar), maka PT. PUTRATUNGGAL ANEKA memiliki
persediaan spare part yang jumlahnya banyak dengan jenis yang
bervariasi pula (kompleks). Sejauh ini, pengelolaan persediaan
spare part masih dilakukan secara tradisional (belum
terkomputerisasi), sehingga menyulitkan manajemen dalam memperoleh,
mengolah, dan menghasilkan informasi tentang hal-hal yang
berhubungan dengan persediaan spare part guna pengambilan
keputusan. Untuk itu, diusulkan suatu perancangan sistem informasi
manajemen persediaan berbasis komputer yang bertujuan untuk
mendukung pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan
efisien, yang meliputi :1) Penentuan jumlah pesanan ekonomis spare
part (EOQ)2)Penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock)
yang merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock)3)
Penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point)
Dengan demikian, sistem informasi manajemen persediaan
diharapkan dapat mempermudah dalam memperoleh, mengolah, dan
menghasilkan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan
persediaan spare part guna pengambilan keputusan atau tindakan
secara efektif dan efisien oleh manajemen. 2. System Definition
Berdasarkan rekomendasi temuan yang diperoleh dari kegiatan
analisis atas sistem pengelolaan persediaan spare part berjalan
pada Bab 3, sub bab 3.6 (Permasalahan yang Dihadapi dalam
Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT.
PUTRATUNGGAL ANEKA), poin 7 (Sistem pengelolaan persediaan spare
part saat ini tidak mendukung pengelolaan dan pengendalian
persediaan spare part secara efektif dan efisien), maka akan
dikembangkan dan diusulkan suatu sistem pengelolaan persediaan
spare part secara terkomputerisasi (Sistem Informasi Manajemen
Persediaan) sebagaimana disajikan dalam Tabel 4.1.
Functionality :Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapat
mendukung pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan
efisien yang meliputi penentuan EOQ, Minimum Stock, dan ROP; serta
memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang hal- hal
yang berhubungan dengan persediaan spare part
Application :Domain
Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapatdigunakan oleh staff
gudang sebagai pelaksana pengelolaan persediaan spare part
Conditions :Sistem yang dirancang dimaksudkan agar
dapatdirancang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dalam hal
pengelolaan persediaan spare
part secara efektif dan efisien
Technology :Sistem yang dirancang dimaksudkan agar
dapatditerapkan pada satu unit komputer dengan spesifikasi standard
yang mendukung pengoperasian sistem
Objects :Sistem yang dirancang dimaksudkan agar dapatmemfokuskan
pada objek Staff Gudang, Spare Part, Pemasok, Surat Permintaan Beli
(SPB), BuktBarang Masuk (BBM), Form Pengeluaran Barang Gudang
(FPBG), dan Data Akuntansi
Responsibility :Sistem yang dirancang dimaksudkan agar
dapatmemperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi yang akurat,
relevan, dan mutakhir, dengan pengoperasian yang relatif mudah,
guna pengambilan keputusan oleh manajemen secara efektif dan
efisien
Tabel 4.1. System Definition perancangan sistem informasi
manajemen PT.PUTRATUNGGAL ANEKA dengan kriteria FACTOR
Berikut dijelaskan pengolaan spare parts . PUTRATUNGGAL ANEKA
menggunakan system DOMAIN
3. Context a. Problem Domain Sistem informasi manajemen
persediaan yang diusulkan untuk diterapkan pada PT. PUTRATUNGGAL
ANEKA disajikan dalam Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Rich Picture perancangan sistem informasi manajemen
persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
Proses pengelolaan persediaan spare part diawali dengan
melakukan pendataan terhadap persediaan spare part dan pemasok
kedalam komputer gudang yang dilakukan oleh staff gudang. Pendataan
spare part meliputi pengisian data-data yang berhubungan dengan
spare part, penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ),
penentuan jumlah persediaan spare part minimum (Minimum Stock), dan
penentuan saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point).
Pendataan pemasok meliputi pengisian data-data yang berhubungan
dengan pemasok.Berdasarkan data-data spare part yang telah
dimasukkan, apabila jumlah suatu item spare part berada pada
kondisi minimum stock, maka staff gudang membuat dan mencetak Surat
Permintaan Beli (SPB) sebanyak tiga rangkap (copy), dengan
pendistribusian sebagai berikut :1. Copy pertama diberikan kepada
staff keuangan,2. Copy kedua disimpan oleh staff gudang, dan3. Copy
ketiga diberikan kepada kepala bengkel (yang melakukan proses
pemesanan spare part).Setelah staff keuangan menerima SPB rangkap
(copy) pertama dari staff gudang, staff keuangan mengkonsultasikan
SPB tersebut dengan manajer operasional. Setelah manajer
operasional menyetujui SPB tersebut, staff keuangan membuat Surat
Perintah Pembelian (SPP) sebanyak dua rangkap, dengan
pendistribusian sebagai berikut :1. Rangkap pertama diberikan
kepada kepala bengkel, dan2. Rangkap kedua diberikan kepada staff
akuntansi.Setelah kepala bengkel menerima SPP dari staff keuangan,
kepala bengkel membuat Surat Penawaran Harga (SPH) sebanyak empat
rangkap beserta Daftar Penawaran Harga (DPH) sebanyak enam rangkap,
dengan pendistribusian sebagai berikut :1. SPH rangkap pertama
beserta DPH sebanyak tiga rangkap diberikan kepada pemasok,2. SPH
rangkap kedua beserta DPH rangkap keempat diberikan kepada staff
keuangan,3. SPH rangkap ketiga beserta DPH rangkap kelima diberikan
kepada staff akuntansi, dan4. SPH rangkap keempat beserta DPH
rangkap keenam diberikan kepada staff gudang.Setelah pemasok
menerima SPH rangkap pertama beserta DPH sebanyak tiga rangkap dari
kepala bengkel, pemasok mengisi harga masing-masing spare part yang
tertera pada tiga rangkap DPH tersebut. Setelah mengisi harga
masing- masing spare part, pemasok mengembalikan DPH, dengan
pendistribusian sebagai berikut :1. DPH rangkap pertama kepada
staff gudang,
2. DPH rangkap kedua kepada staff keuangan, dan3. DPH rangkap
ketiga kepada staff akuntansi.
Setelah ketiga rangkap DPH dikembalikan oleh pemasok, kepala
bengkel membuat Surat Penetapan Pesanan (SPPs) sebanyak tiga
rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :1. Rangkap pertama
dan ketiga diberikan kepada manajer operasional. Rangkap ketiga
akan dikembalikan kepada kepala bengkel untuk disimpan setelah
disetujui oleh manajer operasional, dan2. Rangkap kedua diberikan
kepada staff akuntansiSetelah membuat SPPs, kepala bengkel membuat
Surat Order Pembelian(SOP) sebanyak empat rangkap, dengan
pendistribusian sebagai berikut :1. Rangkap pertama diberikan
kepada pemasok,2. Rangkap kedua diberikan kepada staff akuntansi,3.
Rangkap ketiga diberikan kepada staff gudang, dan4. Rangkap keempat
disimpan oleh kepala bengkel.Setelah membuat SOP, kepala bengkel
membuat Surat Kontrak (SK)sebanyak empat rangkap, dengan
pendistribusian sebagai berikut :
1. Rangkap pertama diberikan kepada staff keuangan yang kemudian
diteruskan kepada staff akuntansi sebagai lampiran bukti
pembukuan,2. Rangkap kedua diberikan kepada pemasok,3. Rangkap
ketiga diberikan kepada staff gudang sebagai acuan mengenai
syarat-syarat dan waktu penyerahan spare part yang akan dikirimkan
oleh pemasok, dan4. Rangkap keempat disimpan oleh kepala
bengkel.Apabila spare part yang dipesan beserta Faktur dan Surat
Jalan (SJ) dari pemasok telah diterima dan diperiksa oleh staff
gudang, staff gudang membuat dan mencetak Bukti Barang Masuk (BBM)
sebanyak empat rangkap (copy), dengan pendistribusian sebagai
berikut :1. Copy pertama diberikan kepada pemasok,
2. Copy kedua disimpan oleh staff gudang,3. Copy ketiga
diberikan kepada staff akuntansi, dan4. Copy keempat diberikan
kepada kepala bengkel.
Setelah kepala bengkel menerima BBM rangkap (copy) keempat dari
staff gudang, kepala bengkel membuat Berita Acara (BA) sebanyak
empat rangkap, dengan pendistribusian sebagai berikut :1. Rangkap
pertama diberikan kepada pemasok,2. Rangkap kedua diberikan kepada
staff gudang,3. Rangkap ketiga diberikan kepada staff akuntansi,
dan4. Rangkap keempat diberikan kepada kepala bengkel.
Disaat montir membutuhkan suatu suku cadang kendaraan bermotor
(spare part) guna melakukan kegiatan pemeliharaan atau perbaikan
kendaraan angkutan umum, montir akan meminta spare part yang
diperlukan kepada staff gudang dengan sebelumnya membuat Surat
Permintaan Kebutuhan Barang (SPKB) sebanyak dua rangkap, dengan
pendistribusian sebagai berikut :1. Rangkap pertama diberikan
kepada staff gudang, dan2. Rangkap kedua disimpan oleh montir yang
bersangkutan sebagai tanda bukti permintaan barang.Setelah staff
gudang menerima SPKB rangkap pertama dari montir, staff gudang
membuat dan mencetak Form Pengeluaran Barang Gudang (FPBG) sebanyak
empat rangkap (copy), dengan pendistribusian sebagai berikut:1.
Copy pertama diberikan kepada montir yang bersangkutan beserta
spare partyang dibutuhkan,2. Copy kedua diberikan kepada kepala
bengkel,3. Copy ketiga diberikan kepada staff akuntansi, dan4. Copy
keempat disimpan oleh staff gudang.
Setiap akhir bulan, staff gudang mencetak laporan persediaan
spare part yang dihasilkan oleh sistem untuk disimpan dan diberikan
kepada manajer operasional. Laporan tersebut berupa laporan yang
berhubungan dengan hal-hal mengenai persediaan spare part yaitu
Laporan Fisik Persediaan Spare Part (Physical Inventory Status
Report); Laporan Status Persediaan (Inventory Status Report); dan
Management by Exception Report, yaitu laporan yang memberikan
informasi kepada manajer operasional tentang
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi diluar batas yang dapat
diterima, setelah membandingkan antara kinerja aktual dengan
kinerja standar atau dengan perencanaan sebelumnya dari hal-hal
yang berhubungan dengan persediaan spare part.b. Application
DomainSistem yang dikembangkan diharapkan dapat mendukung
tugas-tugas yang ditangani oleh staff gudang dan dapat mempermudah
dalam melakukan pengelolaan dan pengendalian terhadap persediaan
spare part didalam gudang.Berikut adalah fungsi utama application
domain sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL
ANEKA: penentuan jumlah pesanan ekonomis spare part (EOQ),
penentuan jumlah persediaan penyelamat (Safety Stock) yang
merupakan persediaan spare part minimum (Minimum Stock), penentuan
saat pemesanan spare part kembali (Reorder Point), dan pencetakan
laporan-laporan yang berhubungan dengan persediaan spare part.
c.