PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PADA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA TANJUNGPINANG NASKAH PUBLIKASI Oleh ISTIQOMAH AGUS HENDRAYADY, M.Si. WAYU EKO YUDIATMAJA, MPA PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI TANJUNGPINANG 2015
21
Embed
PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN …jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec...PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PADA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI
KERJA PADA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA
KOTA TANJUNGPINANG
NASKAH PUBLIKASI
Oleh
ISTIQOMAH
AGUS HENDRAYADY, M.Si.
WAYU EKO YUDIATMAJA, MPA
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
TANJUNGPINANG
2015
1
PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI
KERJA PADA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA
KOTA TANJUNGPINANG
NASKAH PUBLIKASI
Oleh
ISTIQOMAH
AGUS HENDRAYADY, M.Si.
WAYU EKO YUDIATMAJA, MPA
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
TANJUNGPINANG
2015
2
ABSTRAK
Setiap organisasi pasti berhubungan dengan informasi yang kemudian diolah
menjadi arsip. Pengelolaan kearsipan harus diatur secara sistematis karena semakin
lama arsip akan semakin bertambah. Pengelolaan kearsipan yang tepat akan
meningkatkan efisiensi kerja pada setiap organisasi. Penelitian ini membahas tentang
pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang. Penelitian ini perlu dilakukan karena pada dinas
tersebut ditemukan permasalahan dalam proses pengelolaan kearsipan, salah satunya
yaitu kurangnya ketelitian dan pemahaman pegawai dalam menyimpan arsip
sehingga terkadang arsip yang dicari tidak ditemukan. Hal ini membuat berat beban
kerja pegawai karena harus membutuhkan waktu yang lama untuk mencari arsip
tersebut.
Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui seberapa besar pengaruh
pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja
Kota Tanjungpinang. Teori yang digunakan adalah teori Sedarmayanti tentang
pengelolaan kearsipan dengan dimensi kesederhanaan, ketepatan, memenuhi
persyaratan ekonomis, keamanan, penempatan arsip yang strategis, sistem yang
digunakan harus fleksibel, dan petugas arsip. Kemudian mengenai efisiensi kerja
menggunakan teori Gie dengan dimensi pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda.
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode penelitian asosiatif.
Penelitian asosiatif merupakan penelitian yang bertujuan untuk mengetahui
hubungan antara dua variabel atau lebih. Bentuk hubungan tersebut adalah hubungan
kausal (sebab akibat), artinya ada variabel bebas dan ada variabel terikat. Teknik
pengambilan sampel yang digunakan yaitu sampling jenuh, artinya semua anggota
populasi dijadikan sebagai sampel yaitu 54 orang. Selanjutnya pengumpulan data
dilakukan dengan penyebaran kuesioner dan observasi. Pengolahan data pada
penelitian ini menggunakan program SPSS (Statistical Product and Service Solution)
20 untuk pengujian validitas dan reliabilitas instrumen penelitian, serta mencari
seberapa besar pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja melalui
analisis regresi sederhana.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, diperoleh hasil analisis bahwa
pengelolaan kearsipan dan efisiensi kerja yang terdapat pada Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang termasuk kategori cukup baik. Selanjutnya hasil
analisis regresi sederhana menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan berpengaruh
signifikan terhadap efisiensi kerja. Hal ini berarti Hipotesis nol (Ho) ditolak dan
Hipotesis alternatif (Ha) diterima, artinya terdapat pengaruh antara pengelolaan
kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Tanjungpinang. Besarnya pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja
tersebut adalah sebesar 81,4%, sedangkan sisanya 18,6% dipengaruhi oleh faktor lain
yang tidak diperhitungkan dalam penelitian ini.
Kata Kunci: pengelolaan, kearsipan, efisiensi, kerja.
3
ABSTRACT
Each organization must related information which is then processed into the
archive. Archival management should be organized systematically because the
longer the archive will be growing. Proper archival management will increase work
efficiency in any organization. This research discusses the influence of archival
management on work efficiency in the Social and Manpower Official Tanjungpinang.
This research needs to be done because the agency found problems in the archival
management process, one of which is a lack of rigor and understanding of employees
in the store archive is searchable archive so that sometimes can not be found. This
makes the heavy workload of employees having to take a long time to search the
archive.
The purpose of this research is to know how much influence on the archival
management to the work efficiency in the Social and Manpower Official
Tanjungpinang. The theory used is the theory Sedarmayanti of archival management
with dimensions of simplicity, accuracy, meet the requirements of economic, security,
strategic placement of the archive, the system used must be flexible, and archivist.
Then the work efficiency using the theory of Gie with dimensions of mind, power,
time, space, and matter. The method used in this research is associative research
methods. Associative research is research that aims to know the relationship between
two or more variables. The relationship between the variables in this research is a
causal relationship (causal), meaning that there is independent variable and the
dependent variable. The sampling technique used is sampling saturated, meaning
that all members of the population used as a sample of 54 people. Further data
collection is done by distributing questionnaires and observation. Processing of the
data in this research using SPSS (Statistical Product and Service Solution) 20 for
calibration the validity and reliability of research instruments, as well as finding out
how much influence on the archival management to the work efficiency through
simple regression analysis.
Based on the research that has been done, the result of analysis that archival
management and work efficiency contained in the Social and Manpower Official
Tanjungpinang including good enough category. Furthermore, the results of simple
regression analysis showed that the management of archival significant effect to the
work efficiency. This means that the zero hypothesis (Ho) is rejected and the
alternative hypothesis (Ha) is accepted, meaning that there is influence between
archival management of the work efficiency in the Social and Manpower Official
Tanjungpinang. The amount of influence on the archival management to the work
efficiency amounted to 81.4%, while the remaining 18.6% is influenced by other
factors not accounted for in this research.
Keywords: management, archival, efficiency, work.
4
PENGARUH PENGELOLAAN
KEARSIPAN TERHADAP
EFISIENSI KERJA PADA DINAS
SOSIAL DAN TENAGA KERJA
KOTA TANJUNGPINANG
A. Latar Belakang
Seiring dengan adanya
perkembangan teknologi informasi yang
semakin pesat, maka sistem informasi
dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat di setiap organisasi haruslah
disesuaikan dengan kemajuan teknologi
tersebut. Kemajuan teknologi informasi
akan memberikan dampak positif
terhadap organisasi dengan adanya
sistem informasi yang canggih yang
dapat mempercepat proses pekerjaan
masing-masing bidang pada setiap
organisasi.
Menurut Laudon dan Jane
(2007:15), Sistem Informasi
(information system) secara teknis dapat
didefinisikan sebagai sekumpulan
komponen yang saling berhubungan,
mengumpulkan (mendapatkan),
memproses, menyimpan, dan
mendistribusikan informasi untuk
menunjang pengambilan keputusan dan
pengawasan dalam suatu organisasi.
Setiap organisasi selalu
berhubungan dengan informasi untuk
melakukan proses pekerjaan. Informasi
tersebut diolah dan disimpan yang
berguna untuk memberikan pelayanan
kepada masyarakat. Informasi yang
disimpan dan dikelola tersebut disebut
arsip. Arsip merupakan hal yang sangat
penting pada setiap organisasi karena
seluruh proses pekerjaan akan
berhubungan dengan arsip.
Berdasarkan Undang-Undang
Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan,
pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan
bahwa yang dimaksud dengan arsip
adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh Lembaga-Lembaga
Negara dan Badan-Badan
Pemerintahan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh Badan-Badan Swasta
dan atau perorangan, dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Seiring berjalannya waktu, lama
kelamaan arsip yang disimpan oleh
organisasi akan semakin banyak dan
menumpuk. Kurangnya ruang atau
5
tempat penyimpanan arsip juga akan
membuat sempitnya ruang gerak
pegawai. Organisasi tersebut akan
kesulitan dalam melaksanakan proses
pekerjaan apabila arsipnya tidak
dikelola dengan baik. Salah satu cara
yang dapat memudahkan pengelolaan
kearsipan agar menciptakan efisiensi
kerja yaitu dengan memanfaatkan
kemajuan teknologi informasi yang
telah berkembang.
Pemanfaatan teknologi informasi
dalam pengelolaan kearsipan perlu
menjadi prioritas untuk mendukung dan
mempermudah pengelolaan arsip suatu
organisasi karena adanya perkembangan
setiap harinya yang menyebabkan
peningkatan jumlah arsip yang
dihasilkan dalam waktu dekat.
Penemuan kembali arsip harus
dilakukan dengan cepat dan tepat agar
dapat memberikan pelayanan yang
terbaik kepada masyarakat dan dapat
memuaskan masyarakat. Pengelolaan
kearsipan juga harus menggunakan
sistem kearsipan yang tepat karena
kebenaran dalam kearsipan akan
membantu tugas pimpinan dalam
melaksanakan tugasnya dan
memperlancar proses kegiatan
organisasi dalam mencapai efisiensi
kerja.
Pengelolaan kearsipan yang
mengikuti kemajuan teknologi atau tata
kearsipan otomatis merupakan sistem
kearsipan yang menggunakan sarana
pengolahan data secara elektronik.
Potensi teknologi yang serba canggih
akan memberikan peluang untuk
melakukan otomatisasi arsip. Sistem
kearsipan ini selain menciptakan
efisiensi juga mampu mengatur
kebutuhan duplikasi.
Efisiensi kerja merupakan
prinsip organisasi untuk melakukan
setiap pekerjaan sesuai dengan prosedur
yang berlaku dengan usaha seminimal
mungkin tetapi mencapai hasil yang
maksimal sesuai tujuan yang telah
ditetapkan. Usaha yang seminimal
mungkin dapat dilakukan dengan
mengurangi beban pada setiap
pemakaian tenaga, pikiran, benda dan
waktu. Setiap organisasi perlu
mengutamakan efisiensi kerja dalam
melaksanakan tugasnya. Efisiensi kerja
sangat mendukung keberhasilan
organisasi dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat dan mengabdi
kepada negara.
Dalam melaksanakan tugas
masing-masing di setiap bidang pada
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Tanjungpinang pasti akan selalu
6
berurusan dengan arsip yang semakin
banyak setiap harinya. Pengelolaan
kearsipan perlu dilakukan dengan baik
dan dengan maksimal agar
memudahkan pegawai dalam
menjalankan tugas sehingga dapat
mencapai efisiensi kerja. Namun
pengelolaan kearsipan yang terjadi pada
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Tanjungpinang kurang berjalan dengan
lancar sehingga efisiensi kerja pegawai
menjadi terhambat dan tujuan organisasi
akan sulit tercapai. Hal ini terjadi karena
telah ditemukan permasalahan yang
berkaitan dengan pengelolaan kearsipan
dan efisiensi kerja ketika penulis
melakukan pra penelitian. Adapun
gejala-gejala permasalahan yang
ditemukan yaitu terdiri dari:
1. Kurangnya ketelitian dan
pemahaman pegawai dalam
menyimpan arsip sehingga
terkadang arsip yang dicari tidak
ditemukan.
2. Pegawai kurang produktif
menggunakan waktu kerja sehingga
pekerjaan cepat menumpuk dan
membuat pegawai jenuh untuk
menyelesaikannya, serta membuat
beban kerja pegawai menjadi berat.
3. Sistem pengelolaan kearsipan yang
dilakukan secara manual kurang
maksimal sedangkan proses
penanganan kearsipan semakin hari
semakin meningkat. Berdasarkan uraian diatas, penulis