-
UNIVERSITAS INDONESIA
PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD
INAKTIF BERDASARKAN PERSYARATAN SISTEM
MANAJEMEN REKOD: STUDI KASUS
PADA SENTRAL KHAZANAH ARSIP BANK INDONESIA
SKRIPSI
AISYA KHOIRUNNISA
0606090234
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
DEPOK
JULI 2012
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
UNIVERSITAS INDONESIA
PENERAPAN SISTEM OTOMASI MANAJEMEN REKOD
INAKTIF BERDASARKAN PERSYARATAN SISTEM
MANAJEMEN REKOD: STUDI KASUS
PADA SENTRAL KHAZANAH ARSIP BANK INDONESIA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh
gelar Sarjana Humaniora
AISYA KHOIRUNNISA
0606090234
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
DEPOK
JULI 2012
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
v Universitas Indonesia
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT,
karena
atas berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi
yang berjudul
Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif Berdasarkan
Persyaratan
Sistem Manajemen Rekod: Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip
Bank
Indonesia ini dengan baik. Skripsi ini diajukan sebagai syarat
untuk memperoleh
gelar Sarjana Humaniora Jurusan Ilmu Perpustakaan Universitas
Indonesia. Saya
menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai
pihak, dari masa
perkuliahan sampai pada penyusunan skripsi ini, sangatlah sulit
bagi saya untuk
menyelesaikan skripsi ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan
terimakasih yang
sedalam-dalamnya atas segala dukungan, semangat, bantuan, dan
doa yang telah
diberikan selama ini kepada:
1. Ibu Anon Mirmani, MIM. Arc./Rec. selaku dosen pembimbing
skripsi
sekaligus pembimbing akademik saya, yang telah memberikan
pengarahan, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan skripsi
ini.
2. Ibu Nina Mayesti, M.Hum. dan Bapak Ari Nugraha, M.TI.,
selaku
pembaca skripsi, yang telah memberikan saran dan masukan
untuk
menghasilkan karya yang lebih baik lagi.
3. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Ilmu Perpustakaan. Terimakasih
atas ilmu
berharga yang telah diberikan selama ini, semoga Allah
senantiasa
membalas semua ilmu bermanfaat yang Bapak dan Ibu berikan.
4. Pihak Kantor Bank Indonesia khususnya ibu Indun Nusantari
selaku
manajer pelaksana arsip yang telah mengizinkan saya
melakukan
penelitian di Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dan Mba
Mawarita,
Bapak Tri Arso Purnomo serta semua staf yang telah membantu
saya
dalam proses pengumpulan data penelitian.
5. Ayah H. Achmad Kosasih, Mamah Hj. Rosyidah, atas semua do’a,
kasih
sayang, kepercayaan, dan dukungan materil yang tak
henti-hentinya.
Semoga Ayah dan Mamah selalu diberikan yang terbaik dari Allah
SWT.
6. Adik saya, Ari Alfian dan Syafrina Raudha serta kakek, nenek,
dan
keluarga besar yang selalu mendoakan penulis.
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
vi Universitas Indonesia
7. Sahabat-sahabat SMA yang sampai saat ini masih memberikan
saya
motivasi serta doa yang membuat saya lebih kuat dalam
menghadapi
hambatan-hambatan selama proses penulisan skripsi. Terima kasih
alm
Fira, Uut, Adit, Evi, Noki, Tika, Feby, Dian, Mia, Farah, Happy,
Icha serta
teman-teman SD, SMP dan SMA saya.
8. Seluruh sahabat di FIB, Adit, Erly, Thian, Rani, Irvan, Dwi,
Arini, Lia,
Ade, Anggi, Ibnu, Hera, serta teman dan rekan di JIP UI 2006
atas
kebersamaan dan kenangan yang membangkitkan semangat saya
dalam
setiap langkah saya, terima kasih!
9. Senior-senior dan junior-junior JIP UI yang banyak memberikan
bantuan
berharga mengenai skripsi, terima kasih!
10. Keluarga besar Mapala UI, Ira, Fariska, disa, Menwa, Sheila,
Fikri,
Maliyan, Ridung, yang sudah memberikan semangat dalam
penulisan
skripsi, terima kasih!
11. Keluarga besar FISIP UI, Bisnis Indonesia, dan Prudential
yang sudah
memberikan dukungan dan doa, terima kasih!
12. Bang Yan, teman baik sekaligus kakak yang selalu
memberikan
semangatnya dalam penulisan skripsi ini, terima kasih!
13. Semua pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu per
satu.
Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan
membalas
segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga skripsi
ini membawa
manfaat bagi pengembangan ilmu.
Depok, 29 Juni 2012
Aisya Khoirunnisa
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
viii Universitas Indonesia
ABSTRAK
Nama : Aisya Khoirunnisa
NPM : 0606090234
Program Studi : Ilmu Perpustakaan
Judul : Penerapan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif
Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Rekod:
Studi Kasus Pada Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia
Skripsi ini berfokus pada penerapan sistem otomasi manajemen
rekod dalam
recordkeeping system berdasarkan persyaratan sistem manajemen
rekod di Sentral
Khazanah Arsip Bank Indonesia. Tujuan penelitian ini untuk
mengidentifikasi
sistem otomasi manajemen rekod apakah telah memenuhi persyaratan
sistem
manajemen rekod. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif
yang menggunakan
metode studi kasus. Adapun penerapan sistem otomasi manajemen
rekod tersebut
dilihat dari beberapa persyaratan sistem manajemen rekod
berdasarkan teori
Kennedy, yaitu persyaratan fungsional, persyaratan teknis,
persyaratan integrasi,
persyaratan pendukung pemakai, persyaratan untuk mengelola
berbagai jenis
rekod. Hasil dari penelitian ini merupakan evaluasi mengenai
penerapan sistem
otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen
rekod.
Penelitian menyimpulkan bahwa sistem otomasi manajemen rekod
belum
dikembangkan dengan optimal sesuai dengan persyaratan yang
ada.
Kata kunci:
Sistem otomasi manajemen rekod, persyaratan sistem manajemen
rekod,
manajemen rekod, recordkeeping system
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
ix Universitas Indonesia
ABSTRACT
Name : Aisya Khoirunnisa
Student Number : 0606090234
Study Programs : Library Science
Title : Implementation of Automated Inactive Records
Management
System by Records Management System Requirements: Case
Study at Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia
This study focuses on discussion about the implementation an
automated inactive
records management system in recordkeeping system by records
management
system requirements at Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia.
The purpose of
this research is to identify the implementation of automated
inactive records
management system that was complied requirements of records
management
system. This research applied qualitative research with case
study method. The
implementation of automated inactive records management system
was analyzed
based on the Kennedy’s theory of records management system
requirements
which covers: functional requirements, technical requirements,
integration
requirements, user/operator support requirements, requirement to
manage
different record types. The result from this research is the
evaluation of
implementation an inactive records management system by records
management
system requirements. The result of this research shows that the
development
automated inactive records management system wasn’t yet optimal
in accordance
with existing standards.
Keywords:
Automated records management system, records management
system
requirements, records management, recordkeeping system
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
x Universitas Indonesia
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
.........................................................................................
i
SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME
........................................ ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
.............................................. iii
HALAMAN PENGESAHAN
...........................................................................
iv
KATA PENGANTAR
......................................................................................
v
LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH
......................... vii
ABSTRAK
........................................................................................................
viii
ABSTRACT
......................................................................................................
ix
DAFTAR ISI
.....................................................................................................
x
DAFTAR GAMBAR
........................................................................................
xii
DAFTARA TABEL
...........................................................................................
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
.....................................................................................
xiv
1. PENDAHULUAN
.......................................................................................
1 1.1 Latar belakang
.......................................................................................
1 1.2 Perumusan Masalah
..............................................................................
5 1.3 Tujuan Penelitian
...................................................................................
5 1.4 Manfaat Penelitian
.................................................................................
6 1.5 Batasan Penelitian
.................................................................................
6 1.6 Metode Penelitian
..................................................................................
6 1.7 Kerangka Pemikiran
..............................................................................
7
2. TINJAUAN LITERATUR
........................................................................
8 2.1 Rekod
....................................................................................................
8 2.2 Pusat Rekod
...........................................................................................
11 2.3 Manajemen Rekod
................................................................................
13
2.3.1 Manajemen Rekod Inaktif
........................................................... 15
2.3.2 Model Siklus Hidup Rekod dan Model Kontinum Rekod ...........
18
2.4 Sistem Otomasi Manajemen Rekod
...................................................... 20 2.5
Persyaratan Sistem Manajemen Rekod
................................................. 24
2.5.1 Persyaratan Fungsional
................................................................ 25
2.5.1.1 Registrasi
..........................................................................
26 2.5.1.2 Akses
................................................................................
30 2.5.1.3 Pelacakan
.........................................................................
32 2.5.1.4 Penyusutan
.......................................................................
33 2.5.1.5 Pelaporan dan statistik
..................................................... 34
2.5.2 Persyaratan Teknis
.......................................................................
35 2.5.3 Persyaratan Integrasi
....................................................................
36 2.5.4 Persyaratan Pendukung Pemakai
................................................. 36 2.5.5
Persyaratan untuk Mengelola Berbagai Jenis Rekod
................... 36
3. METODE PENELITIAN
..........................................................................
38 3.1 Jenis Penelitian
......................................................................................
38 3.2 Metode Penelitian
..................................................................................
39
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
xi
3.3 Subjek dan Objek Penelitian
.................................................................
39 3.4 Lokasi dan Waktu Penelitian
................................................................ 40
3.5 Metode Pengumpulan Data
...................................................................
40 3.6 Metode Analisis Data
............................................................................
44 3.7 Keabsahan Data
.....................................................................................
45
4. PEMBAHASAN
..........................................................................................
47 4.1 Profil Organisasi Bank Indonesia
......................................................... 47
4.1.1 Sejarah dan Profil Organisasi Bank Indonesia
............................ 47 4.1.2 Profil Sentral Khazanah Arsip
Bank Indonesia ........................... 48 4.1.3 Struktur
Organisasi Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia ..... 52
4.2 Sistem Otomasi Manajemen Rekod Bank Indonesia
............................ 52 4.2.1 Latar Belakang Sistem Otomasi
Manajemen Rekod BI .............. 52 4.2.2 Tujuan Penerapan Sistem
Otomasi Manajemen Rekod BI .......... 53 4.2.3 Bank Indonesia
Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip ........... 53
4.3 Analisis Persyaratan Sistem Otomasi Manajemen Rekod
.................... 54 4.3.1 Persyaratan Fungsional
................................................................
54
4.3.1.1 Registrasi
...........................................................................
54 4.3.1.2 Akses
................................................................................
59 4.3.1.3 Pelacakan
.........................................................................
63 4.3.1.4 Penyusutan
.......................................................................
67 4.3.1.5 Pelaporan dan Statistik
..................................................... 69
4.3.2 Persyaratan Teknis
.......................................................................
70 4.3.3 Persyaratan Integrasi
....................................................................
72 4.3.4 Persyaratan Pendukung Pemakai
................................................. 74 4.3.5
Persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod
...................... 74
5. KESIMPULAN DAN SARAN
..................................................................
77 5.1 Kesimpulan
...........................................................................................
77 5.2 Saran
......................................................................................................
79
DAFTAR REFERENSI
....................................................................................
80
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran
....................................................................
7
Gambar 4.1. Halaman Registrasi pada Fitur Penerimaan DPA di
BISASKA .. 55
Gambar 4.2. Halaman Registrasi pada Fitur Penyelesaian di
BISASKA ......... 56
Gambar 4.3. Halaman search box dalam BISASKA
........................................ 62
Gambar 4.4. Halaman Hasil Penelusuran Rekod dalam BISASKA
................. 63
Gambar 4.5. Halaman peminjaman dalam BISASKA
...................................... 66
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Elemen data persyaratan fungsional registrasi
................................. 56
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Struktur Organisasi Bank Indonesia
Lampiran 2: Struktur Organisasi Divisi Arsip Bank Indonesia
Lampiran 3: Tugas-tugas pokok divisi arsip
Lampiran 4: Alur Kerja Manajemen Dokumen di Bank Indonesia
Lampiran 5: Pedoman content analysis
Lampiran 6: Daftar Arsip yang Dipindahkan (DAP)
Lampiran 7: Daftar Isi Kotak (DIK)
Lampiran 8: Form Entry DAP
Lampiran 9: Daftar Nomor Arsip
Lampiran 10: Bon Pinjam Arsip
Lampiran 11: Kartu Pinjam Arsip (KPA)
Lampiran 12: Halaman Login BI-SASKA
Lampiran 13: Halaman registrasi 1
Lampiran 14: Halaman registrasi 2
Lampiran 15: Halaman Edit Data Registrasi
Lampiran 16: Halaman Penelusuran/Pencarian Rekod 1
Lampiran 17: Halaman Penelusuran/Pencarian Rekod 2
Lampiran 18: Halaman Peminjaman Rekod
Lampiran 19: Halaman Penyusutan/Pemusnahan Rekod Lampiran 20: 26
Elemen Data Deskripsi (ISAD (G)
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
1 Universitas Indonesia
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pesatnya pemanfaatan teknologi informasi secara luas
merupakan
kebutuhan mutlak dalam menjalankan kegiatan operasional
organisasi diberbagai
bidang saat ini. Teknologi informasi mencakup perangkat keras
dan perangkat
lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemprosesan
data seperti
menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi
atau
menampilkan data (Kadir, 2003:13). Keberadaan teknologi
informasi dalam
organisasi bertujuan agar organisasi mampu bertahan dalam era
persaingan bebas
dan meningkatkan daya saing. Teknologi informasi tidak hanya
menawarkan
kemudahan dan kecepatan dalam melaksanakan kegiatan operasional
organisasi,
tetapi juga mampu menciptakan kinerja yang efektif dan efisien
disertai
ketepatan.Teknologi informasi berperan penting dalam rangka
mendukung
keberhasilan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Menyadari hal tersebut,
saat initelah banyak unit kearsipan yang kegiatannya ditunjang
dengan teknologi
informasi. Hal tersebut merupakan solusi dari hasil penelitian
yang dilakukan oleh
University of California di Berkeley yang menyatakan bahwa di
seluruh dunia,
lebih dari 7,5 milyar dokumen kantor diciptakan setiap tahun.
Pertumbuhan
volume dokumen dan rekod yang menakjubkan sehingga sangat
diperlukan
penerapan teknologi informasi untuk mendukung dan mempermudah
pengelolaan
rekod tersebut.Penelitian lain yang dilakukan oleh Blaylock
(2005) menunjukkan
bahwa pegawai administrasi menghabiskan kurang lebih 500 jam per
tahun untuk
mencari rekod yang diperlukan (Sukoco, 2007:111).Berdasarkan hal
tersebut,
tuntutan akan kecepatan arus informasi dan efektivitas aktivitas
bisnis oganisasi
mendesak organisasi untuk memanfaatkan perkembangan teknologi
informasi
dalam melaksanakan fungsinya secara komputerisasi.
Penerapan teknologi informasi dalam manajemen rekod
diimplementasikan dalam suatu sistem otomasi manajemen rekod.
Sistem otomasi
manajemen rekod merupakan sistem yang menggunakan komputer
untuk
mendukung pengimplementasian penataan rekod yang merupakan
bagian integral
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
2
dalam pelaksanaan pengawasan rekod (Kennedy, 1994:167). Pada
perkembangannya, sistem otomasi manajemen rekod dapat sebagai
bagian dari
sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk
pengambilan
keputusan. Tujuan penerapan sistem tersebut adalah untuk
mengelola bukti
transaksi bisnis organisasi dengan melakukan pengawasan terhadap
rekod-rekod
tersebut secara sistematis. Sistem otomasi manajemen rekod
sangat beragam
mulai dari sistem yang sederhana untuk mengatur file kertas
hingga sistem yang
dapat mengelola seluruh proses penataan rekod dalam semua format
yang ada,
baik tekstual maupun elektronik. Sistem otomasi manajemen rekod
yang
memuaskan seharusnya mampu melibatkan kegiatan pengelolaan semua
bentuk
rekod.
Cakupan penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam
mengelola
aktivitas bisnisnya dalam organisasi sangat beragam tergantung
kebutuhan setiap
organisasi tersebut. Beberapa organisasi mengimplementasikan
satu sistem
otomasi yang dapat mengelola semua aktivitas bisnisnya, juga
membangun
hubungan dengan beragam perangkat lunak aplikasi bisnis yang
dapat meng-
capture dan menyimpan rekod transaksi bisnis. Organisasi
lainnya
mengimplementasikan perangkat lunak manajemen rekod yang dapat
melakukan
antar muka (interface) dengan sistem pencitraan (imaging) yang
menyimpan
rekod. Implementasi sistem otomasi manajemen rekod dapat secara
substansial
mengurangi keterlibatan pegawai dan meningkatkan efisiensi dan
efektivitas
dalam mengelola rekod suatu organisasi.
Bidang teknologi informasi yang dapat diintegrasikan dengan
sistem
otomasi manajemen rekod meliputi segala kegiatan registrasi,
klasifikasi dan
pengindeksan, penciptaan, penyimpanan, pengelolaan, registrasi,
penyusutan,
akses, temu-kembali, pelacakan penggunaan rekod-rekod tersebut
dan mengontrol
siapa saja yang dapat mengakses rekod-rekod tersebut, pelaporan,
dan lain
sebagainya. Sistem otomasi manajemen rekod hadir sebagai
otomatisasi aktivitas
bisnis yang ada dalam penataan rekod, sehingga meringankan beban
arsiparis atau
pengelola arsip. Oleh karena itu, teknologi informasi memegang
peranan yang
penting di dalam penataan rekod karena memungkinkan
pekerjaan-pekerjaan
dapat diselesaikan dengan lebih cepat, lebih akurat, dan lebih
efisien.
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
3
Dalam melakukan pengelolaan rekod memerlukan sarana yang
dikenal
dengan pusat rekod. Pusat rekod merupakan suatu bangunan/ruangan
yang
biasanya dirancang untuk pemusatan penyimpanan dan pelayanan
rekod inaktif
dengan biaya rendah dan memiliki daya tampung yang
besar.Penelitian ini
mengambil lokasi pada pusat rekod Bank Indonesia yang dikenal
sebagai Sentral
Khazanah Arsip (SKA)Bank Indonesia.Sentral Khazanah Arsip Bank
Indonesia
mengemban tugas mulai dari menerima, menyimpan dan mengelola
rekod inaktif
dan arsip statis yang berasal dari setiap satuan kerja.Hal ini
selaras dengan yang
dikemukakan Penn mengenai layanan yang diberikan pusat rekod
mencakup
penerimaan sejumlah rekod baru, meminjamkan sejumlah rekod dan
kemudian
mengembalikannya kembali, mencarikan informasi yang
dibutuhkan,
mengumpulkan dan menyediakan file yang dibutuhkan, menata ulang
file yang
dikembalikan, menyisipkan file baru jika ada pertambahan pada
boks yang sudah
ada, menyediakan layanan tepat waktu, memusnahkan isi boks pada
masanya,
menyiapkan laporan(1994: 246).
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia memiliki visi menjadi
pusat
pengelola arsip Bank Indonesia yang kompeten dan dapat dipercaya
serta
memenuhi standar internasional. Berdasarkan hal tersebut,
keberadaan teknologi
informasi dalam Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia dinilai
sangat penting
dalam mencapai tujuan tersebut. Disamping itu,SKA juga mulai
merasakan
kesulitan dalam penataan rekod, terutama dalam hal temu kembali
rekod yang
volumenya terus meningkat seiring aktivitas bisnis yang
dijalankan.Oleh
karenanya,penerapan teknologi informasi dalam penataan rekod
(recordkeeping
system) diaplikasikan melalui sistem otomasi manajemen
rekod.
Sentral Khazanah Arsip mulai membangun sistem otomasi
manajemen
rekod yaitu BISASKA (Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral
Khazanah
Arsip).BISASKA pada tahun 2003 dan baru dapat dioperasikan mulai
tahun
2005dalam menunjang beberapa aktivitas bisnisnya.Sistem otomasi
manajemen
rekod BISASKA menyatu dengan jaringan intranet organisasi
sehingga semua staf
(user) di lingkungan Bank Indonesia dapat mengakses BISASKA
untuk temu
kembali rekod yang dibutuhkan. Namun demikian, BISASKA yang
diterapkan
saat ini belum pernah dikembangkan lagi dan dalam waktu dekat
ini akan
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
4
dilakukan pengembangan yang disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi dan
standar yang berlaku.
Berdasarkan sebuah penelitian menyebutkan bahwa organisasi
memerlukan sistem penataan rekod (recordkeeping system) agar
proses penataan
rekodnya dapat menjadi suatu sistem yang teratur. Hasil dari
penelitiannya
menyatakan bahwa pengimplementasian sistem otomasi manajemen
rekod yang
memenuhi persyaratan sebagai suatu sistem manajemen rekod
dapat
meningkatkan efisiensi kegiatan pengelolaan rekod guna memenuhi
fungsi
pembuktian, informasi dan memori organisasi serta meningkatkan
kecepatan dan
ketepatan penemuan kembali informasi (Mayesti, 2003:94).Sebagai
sebuah
organisasi yang berorientasi international, maka sudah
selayaknya penerapan
sistem otomasi manajemen rekod di Sentral Khazanah Arsip Bank
Indonesia pun
harus mengacu pada standar yang sudah berlaku secara
internasional. Menurut
Gingrande dalam artikelnya yang berjudul Introduction to
Document
managementmengemukakan bahwa sistem otomasi manajemen rekod
merupakan
suatu sistem komputerisasi yang didalamnya terdapat penciptaan,
penyimpanan,
temu balik, pengorganisasian dan pengaturan alur rekod dalam
format elektronik
(Gingrande, 2003:1).
Dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod terdapat
persyaratan
yang harus dipenuhi. Hal ini sesuai dengan yang dinyatakan oleh
Bearman
(1994:3) bahwa terdapat persyaratan tertentu yang harus dipenuhi
oleh suatu
sistem informasi untuk dapat dikategorikan sebagai sistem
penataan rekod.
Penerapan sistem otomasi manajemen rekod harus memenuhi
persyaratan sistem
manajemen rekod, yaitu persyaratan fungsional dan
persyaratan-persyaratan
pendukung lainnya. Persyaratan fungsional dalam sistem manajemen
rekod
menurut Kennedy (1998:200) mencakup persyaratan-persyaratan yang
ditetapkan
pada sistem secara umum dan juga yang secara khusus untuk
lingkungan tertentu.
Persyaratan fungsional rekod digunakan untuk secara konsisten
dapat dijadikan
pedoman dalam sistem pengelolaan rekod agar setiap rekod yang
berhubungan
dengan kegiatan dan transaksi bisnis sesuai dengan standar yang
ada. Sedangkan
persyaratan pendukung selain persyaratan fungsional meliputi,
persyaratan teknis,
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
5
persyaratan integrasi, persyaratan untuk mengatur beragam jenis
rekod,
persyaratan kebutuhan pemakai(Kennedy, 1998:199).
Persyaratan sistem manajemen rekod dibutuhkan dalam sistem
otomasi
agar sistem dapat berfungsi sebagai sistem otomasi yang memenuhi
standar
sehingga mampu memenuhi tujuan organisasi.
Persyaratan-persyaratan tersebut
dapat menjadi tolak ukur keberhasilan penerapan sistem otomasi
manajemen
rekod sehingga dapat digunakan sebagai pedoman untuk membantu
manajer rekod
dalam melakukan proses review, pengevaluasian dan pengembangan
perangkat
lunak penataan rekod. Oleh karenanya, Sentral Khazanah Arsip
Bank Indonesia
perlu melaksanakan penataan rekod dengan penerapan BISASKA yang
sesuai
dengan persyaratan sistem manajemen rekod yang baik dan benar
agar dapat
berfungsi dengan optimal dalam memenuhi fungsi pembuktian,
informasi dan
memori organisasi serta dapat mempertanggungjawabkan aktivitas
bisnisnya
sebagai sebuah organisasi.
1.2 Perumusan Masalah
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia sudah tujuh tahun
menerapkan
Bank Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA),
yaitu sejak
tahun 2005. Namun, selama ini BISASKA belum pernah dilakukan
evaluasi untuk
pengembangan sistem lebih lanjut guna optimalisasi fungsi sistem
otomasi
manajemen rekod.Untuk itu, peneliti ingin mengetahui apakah Bank
Indonesia
Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip telah memenuhi
persyaratan sistem
manajemen rekod.Berdasarkan uraian diatas, maka pertanyaan
penelitian yang
harus dijawab dalam penelitian ini adalah bagaimanapenerapan
Bank Indonesia
Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA)berdasarkan
persyaratan
sistem manajemen rekod?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka
tujuandaripenelitian ini adalah untuk mengidentifikasi
kesesuaian penerapan Bank
Indonesia Sistem Aplikasi Sentral Khazanah Arsip (BISASKA)
terhadap
persyaratan sistem manajemen rekod.
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
6
1.4 Manfaat Penelitian
Terdapat dua manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini, yaitu
manfaat
akademis dan manfaat praktis.
1.4.1 Manfaat Akademis
Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan serta
menambah
khazanah pengetahuan tentang ilmu kearsipan modern dengan topik
sistem
otomasi manajemen rekodberdasarkan persyaratan fungsional sistem
manajemen
rekod.
1.4.2 Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapatmemberikan bahan pertimbangan
manajer
rekod dalam melakukan pengembangan sistem manajemen rekod
khususnya
penerapan sistem otomasi manajemen rekod yang tepat bagi
organisasinya.
Membantu mengoptimalisasi sistem otomasi manajemen rekod yang
sudah ada.
Selain itu, penelitian mengenai penerapan sistem otomasi
manajemen rekod ini
dapat dijadikan strategi atau referensi yang tepat untuk
mengevaluasi kelayakan
sistem otomasi manajemen rekod dalam sistem manajemen rekod,
sehingga
menjadi bahan masukan yang objektif dalam pengambilan keputusan
bagi
manajemen Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia untuk
meningkatkan kualitas
sistem otomasi manajemen rekodagar berfungsi lebih optimal.
1.5 Batasan Penelitian
Batasan penelitian ini terfokus pada persyaratan fungsional
sistem
manajemen rekoddalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod
inaktif.
Cakupan persyaratan fungsional yang disesuaikan dengan lingkup
kegiatan di
Sentral Khazanah Arsip, yaitu registrasi, akses, pelacakan,
penyusutan, pelaporan.
1.6 Metode Penelitian
Penelitian ini akan menggunakan metode penelitian kualitatif
dengan
pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan
cara
observasi, wawancara dan studi dokumen. Subjek dalam penelitian
ini adalah
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia, sedangkan objek
penelitian ini adalah
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
7
penerapan sistem otomasi manajemen rekod pada Sentral Khazanah
Arsip Bank
Indonesia.
1.7 Kerangka Pemikiran
Sentral Khazanah Arsip Bank Indonesia merupakan pusat rekod
yang
berfungsi untuk menunjang visi dan misi Bank Indonesia. Sistem
otomasi
manajemen rekod hadir sebagai sarana penataan rekod secara
otomasi. Sistem
tersebut dapat berfungsi dengan optimal apabila telah memenuhi
persyaratan
sistem manajemen rekod, yaitu persyaratan fungsional, teknis,
integrasi,
pendukung pemakai, dan mengelola berbagai jenis rekod. Sentral
Khazanah Arsip
Bank Indonesia perlu melaksanakan penataan rekod dengan
penerapan BISASKA
yang sesuai dengan persyaratan sistem manajemen rekod yang baik
dan benar
agar dapat berfungsi dengan optimal dalam memenuhi fungsi
pembuktian,
informasi dan memori organisasi serta dapat
mempertanggungjawabkan aktivitas
bisnisnya sebagai sebuah organisasi.
Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran
Sumber: Diolah oleh Peneliti
Persyaratan
Sistem
Manajemen
Rekod
Persyaratan Fungsional
Persyaratan Teknis
Persyaratan Integrasi
Persyaratan Mengelola
Berbagai Jenis Rekod
Persyaratan Pendukung
Pemakai
Pusat Rekod
(Sentral Khazanah
Arsip Bank Indonesia)
Sistem Otomasi
Manajemen Rekod
(BISASKA)
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
8 Universitas Indonesia
BAB 2
TINJAUAN LITERATUR
Tinjauan literatur menjadi sangat penting dalam penelitian ini
karena
digunakan sebagai dasar pijakan. Dalam bab ini akan diuraikan
tentang teori yang
terkait dan menjadi landasan teori untuk menjelaskan
permasalahan dan analisis
data dalam penelitian ini, serta mendukung dan memperkuat kajian
yang akan
dilakukan.
2.1 Rekod
Istilah rekod diambil dari kata record yang berasal dari bahasa,
sedangkan,
dalam bahasa Indonesia rekod biasa dikenal sebagai arsip
dinamis. Hal ini sesuai
dengan konteks Anglo-Saxon yang memisahkan antara records (arsip
dinamis)
dan archives (arsip statis). Maka untuk selanjutnya penggunaan
istilah rekod
dalam penelitian ini merupakan istilah lain dari arsip dinamis
(arsip aktif dan
inaktif). Dalam The Australia Standard AS 4390-1996 menjelaskan
bahwa rekod
sebagai informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data
dalam sistem
komputer, yang diciptakan atau diperoleh oleh sebuah organisasi
atau perorangan
dalam transaksi bisnis atau sebagai pendukung pelaksanaan
kegiatan dan disimpan
sebagai bukti dari berbagai kegiatan tersebut (Kennedy, 1998:5).
Kennedy
menegaskan kembali bahwa aspek penting dari definisi tersebut
mengacu kepada
penjelasan mengenai mengapa rekod diciptakan dan mengapa rekod
disimpan.
Rekod diciptakan untuk menunjang aktivitas bisnis dan rekod
disimpan sebagai
bukti aktivitas tersebut (Kennedy, 1998:5). Definisi diatas
lebih ditekankan pada
bukti atas aktivitas bisnis dan proses transaksi yang
menyebabkan rekod tersebut
tercipta.
Definisi lain menurut ISO 15489-1 (2001) bahwa rekod adalah
informasi
yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti dan
informasi oleh sebuah
organisasi atau perorangan, menurut obligasi legal atau di dalam
transaksi bisnis
(ISO 15489-1:2001:3). Sedangkan dalam Undang-undang Nomor 43
tahun 2009
tentang Kearsipan menyatakan bahwa rekod adalah arsip yang
digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
9
tertentu. Sulistyo-Basuki (2003:6) menambahkan bahwa rekod
adalah informasi
terekam yang dihasilkan atau diterima oleh sebuah badan untuk
menjalankan
kegiatannya disebut rekod. Dengan demikian rekod merupakan hasil
dari aktivitas
bisnis yang masih berguna untuk menunjang pelaksanaan dan
sebagai bukti
aktivitas bisnis tersebut.
Agar rekod yang tercipta dari hasil aktivitas bisnis organisasi
dapat
dimanfaatkan secara optimal sebagai bukti aktivitas organisasi
maka rekod yang
diciptakan harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap,
cukup, bermakna,
komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Berdasarkan ISO
15489-1
(2001:7) rekod harus mengukuti 3 hal:
a. Struktur, format rekod mempunyai hubungan antar elemen
dengan
kandungannya
b. Konteks, isi yang diciptakan, diterima dan dipergunakan harus
jelas dalam
rekod.
c. Berhubungan diantara dokumen lainnya.
Rekod dapat diciptakan dalam berbagai bentuk atau media antara
lain
seperti:
a. Kertas, mikrofilm, atau elektronik
b. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto dan
lain-lain.
c. Data dari sistem bisnis, dokumen pengolah kata, spreadsheets,
email, citra
digital.
d. Audio atau video.
e. Dokumen tulisan tangan
f. Rekod yang tidak terlalu berstruktur, seperti surat dan
dokumen yang
sangat berstruktur seperti formulir (Kennedy, 1998:5).
Rekod dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang
lazim
digunakan meliputi:
a. Rekod administratif merupakan rekod yang berhubungan dengan
kegiatan
administrasi dan manajemen organisasi sehari-hari, meliputi
dokumentasi
prosedur, formulir dan korespondensi. Contoh: pedoman staf,
roster, buku
log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukuan perjalanan.
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
10
b. Rekod akuntansi meliputi laporan, formulir dan surat menyurat
yang
berkaitan dengan keuangan. Contohnya invoice, arsip rekening
bank,
laporan pembayaran nasabah.
c. Rekod proyek, meliputi surat menyurat, catatan,
dokumentasi
pengembangan produk dan lain-lain yang berkaitan dengan
proyek
tertentu.
d. Berkas kasus, meliputi rekod klien, personalia, asuransi
kontrak dan berkas
perkara hukum (Kennedy, 1998:6).
Rekod atau arsip dinamis dalam penggunaannya dibedakan menjadi
dua,
yaitu:
a. Rekod aktif
Merupakan rekod yang diciptakan dan digunakan secara teratur
untuk
bisnis yang sedang dilakukan suatu perusahaan serta dipelihara
di tempat
asal rekod itu diciptakan atau diterima. Dengan kata lain rekod
ini tingkat
penggunaannya masih tinggi dalam pelaksanaan kegiatan
keseharian
organisasi.
b. Rekod inaktif
Merupakan rekod yang aktivitas penggunaannya sudah menurun
dan
disimpan untuk memenuhi persyaratan retensi, karena itu rekod
inaktif
pada umumnya disimpan di suatu tempat tertentu yang dikenal
dengan
istilah pusat rekod (record center). Rekod inaktif merupakan
rekod yang
tidak lagi diperlukan untuk kepentingan bisnis dan sudah
waktunya
disusutkan. Rekod ini memiliki nilai berkesinambungan dan
disimpan
untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensinya,
setelah itu
berdasarkan nilai dan gunanya akan diputuskan apakah rekod
tersebut
kemudian dimusnahkan atau disimpan permanen sebagai arsip
(Sulistyo-
Basuki, 1999:21). Berdasarkan standar ICA, rekod inaktif adalah
rekod
yang digunakan 5 atau 6 kali dalam satu tahun. Sedangkan
berdasarkan
Mina John Son adalah rekod yang digunakan maksimal 15 kali
dalam
setahun (Sumrahyadi, 2008).
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
11
Dalam penyusunan rekod yang disimpan terdapat beberapa prinsip
yang
harus diperhatikan. Dua prinsip utama dalam penyusutan rekod
yang telah biasa
digunakan, yaitu:
a. Prinsip provenance
Merupakan prinsip yang menyatakan bahwa suatu rekod dari
badan
tertentu harus dijaga keutuhannya sebagaimana awal rekod
tersebut
tercipta. Prinsip provenance mengacu pada tempat asal rekod
tersebut
digunakan organisasi, kantor, individu yang membuat, menerima
atau
menggunakan rekod dalam penggunaan bisnis. Dalam prinsip ini,
rekod
unit tertentu dalam sebuah badan korporasi tetap dipertahankan
sebagai
kelompok terpisah, bukannya dijadikan satu dengan rekod sejenis
dari unit
lain.
b. Prinsip Original Order
Merupakan penyusunan berkas rekod menurut susunan aslinya.
Prinsip ini
melestarikan rekod dalam tata susunan yang sama dengan tata
susunan
yang digunakan pada kantor asal. Jadi, rekod yang diterima
tetap
dipertahankan dalam tata urutan subjek sesuai dengan saat
penerimaan
(Sulistyo-Basuki, 2003:335).
2.2 Pusat Rekod
Pusat rekod merupakan suatu bangunan/ruangan yang biasanya
dirancang
untuk pemusatan penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif dengan
biaya rendah
dan memiliki daya tampung yang besar. Pusat rekod dapat dibangun
di
lingkugnan organisasi (inhouse/onsite facility) atau jauh dari
lokasi organisasi
(offsite facility).
Secara umum layanan yang harus disediakan oleh pusat rekod
tergantung
pada sumber-sumber yang tersedia. Layanan yang diberikan
meliputi penerimaan
sejumlah rekod baru, meminjamkan sejumlah rekod dan kemudian
mengembalikannya kembali, mencarikan informasi yang
dibutuhkan,
mengumpulkan dan menyediakan file yang dibutuhkan, menata ulang
file yang
dikembalikan, menyisipkan file baru jika ada pertambahan pada
boks yang sudah
ada, menyediakan layanan tepat waktu, memusnahkan isi boks pada
masanya,
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
12
menyiapkan laporan dan mengirim tagihan pada klien. Dalam
pelayanan
penyimpanannya terdapat tiga tingkatan layanan, yaitu:
a. Penyimpanan minimal (minimal storage)
Pusat rekod ini dikenal dengan istilah penyimpanan sementara
(intermediate repository), secara sederhana pusat rekod ini
merupakan
tempat penyimpanan rekod selama masa tunggu untuk dinilai
atau
dimusnahkan. Umumnya, tipe jasa ini tidak menyediakan indeks
atau
daftar rekod yang ada, untuk itu biasanya hanya menggunakan
catatan
pada saat rekod tersebut aktif. Pada boks penyimpanan biasanya
hanya
dituliskan isi dan tanggal pemusnahan/penilaian.
b. Penyimpanan pengawasan inventaris standar (standar
inventory
control storage)
Merupakan bentuk tradisional manajemen pusat rekod. Tujuannya
adalah
bertanggung jawab terhadap seluruh rekod yang terakumulasi
sepanjang
tahun dan biasanya disimpan dalam boks. Pengawasan inventaris
dapat
dilakukan secara manual, terotomatisasi atau kombinasi keduanya
yang
terpenting tujuannya tercapai.
Rekod diterima oleh pusat rekod kemudian diperiksa dan diolah
lalu
ditempatkan di boks dan dijajarkan di rak. Oleh karenanya,
pembuatan
label pada boks merupakan hal penting. Kode isi, kode pemilik,
kode
lokasi memerlukan pengawasan dengan cermat. Penemuan kembali
informasi akan lebih mudah jika telah menggunakan sistem
otomasi.
c. Penyimpanan layanan rujukan penuh (full reference
storage)
Tipe ini menyediakan penyimpanan yang komprehensif dan
layanan
rujukan bagi klliennya. Terdapat persyaratan yang rinci dan
detail pada
saat menerima rekod untuk disimpan, seperti menyediakan formulir
dan
bukti transfer, jadwal informasi dokumen yang memungkinkan
pembuatan
daftar dan indeks, pemakaian boks yang mengikuti standar, dan
jadwal
pengawasan rekod yang teliti. Pusat rekod ini juga memberikan
layanan
rujukan penuh, termasuk peminjaman dan pengembalian rekod
serta
reproduksi. Pusat rekod tipe ini umumnya memiliki kemampuan
komputerisasi yang tinggi dan menyediakan fasilitas penyimpanan
untuk
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
13
beragam media rekod seperti, bahan kartografi, media grafis
(foto, lukisan,
gambar teknik), rekaman suara, film, dan video, bentuk mikro,
disket,
media optik, dan lain-lainnya (Penn, 1994:246).
Pada dasarnya, tujuan organisasi menyediakan dan mengelola pusat
rekod
adalah untuk:
a. Mencapai efisiensi dan ekonomi dalam penyimpanan,
temu-kembali dan
pemusnahan rekod semi-aktif dan inaktif
b. Menjamin keamanan dari akses illegal dan kerusakan rekod
c. Melindungi rekod dari kerusakan akibat bencana alam seperti
kebakaran,
banjir, gempa bumi dan sebagainya.
2.3 Manajemen Rekod
The Australian Standard AS 4390-1996 mendefinisian manajemen
rekod
sebagai suatu disiplin ilmu dan fungsi organisasi yang mengelola
rekod untuk
memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas
dan harapan
komunitas. Manajemen rekod terkait untuk memastikan bahwa
aktivitas bisnis
organisasi telah didokumentasikan secara tepat dengan merancang
dan
mengimplementasikan seluruh sistem, prosedur dan layanan yang
berhubungan.
Manajemen rekod merupakan hal penting dalam organisasi karena
organisasi
mengandalkan akses yang efisien ke informasi yang benar,
sehingga informasi
selalu tersedia ketika diperlukan (Kennedy, 1998:8). Selanjutnya
Doyle
menyatakan bahwa manajemen rekod adalah seluruh operasional dan
teknik yang
berhubungan dengan perencanaan, pengantar dan evaluasi dari
sistem
administratif sejak penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau
pemindahannya
menjadi arsip (Doyle dalam Mayesti, 2003:18).
Berdasarkan ISO 15489-1(2001:3) menyatakan bahwa manajemen
rekod
merupakan bidang manajemen yang bertanggung jawab dalam
menciptakan
sistem kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan,
penerimaan,
pengaturan, penggunaan dan pemusnahan rekod, termasuk proses
pengkapturan
(capturing), penilaian dan pemeliharaan bukti dan informasi
mengenai aktivitas
bisnis dan transaksi dalam bentuk rekod. Wallace (1992) juga
sependapat bahwa
manajemen rekod “as the systematic control placed over life
cycle of recorded
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
14
from creation to ultimate disposition or permanent storage of a
record”. Dapat
diartikan sebagai pengendalian secara sistematik atas daur hidup
rekod, mulai dari
penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan
secara permanen.
Selaras dengan ISO 15489-1: 2001 dan Wallace, menjelaskan bahwa
manajemen
rekod merupakan sebuah kontrol yang sistematis dan konsisten
mencakup
keseluruhan daur hidup rekod. Definisi lain mengatakan bahwa
manajemen rekod
adalah area manajemen administratif yang berkaitan dengan biaya
dan efisiensi
dalam penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod
organisasi
setelah melewati siklus hidup rekod (International Council of
Archives).
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen
rekod
merupakan bagian penting dalam organisasi untuk memastikan
aktivitas bisnis
telah terdokumentasi dengan tepat sesuai dengan daur hidup rekod
(mulai dari
penciptaan sampai dengan pemusnahan atau penyimpanan secara
permanen)
melalui rancangan dan implementasi sistem atau prosedur yang
saling terkait.
Sehingga rekod memiliki sistem akses temu kembali yang efektif
dan efisien ke
informasi yang tepat ketika dibutuhkan. Disamping itu, manajemen
rekod
mempengaruhi efisiensi terhadap anggaran penyimpanan dan
pemeliharaan rekod.
Pentingnya keberadaan manajemen rekod dalam organisasi
menurut
Kennedy (1998:8-9) adalah sebagai berikut:
a. Organisasi mengandalkan akses yang efisien ke informasi yang
tepat untuk
membantu pengambilan keputusan, tujuan operasional umum,
sebagai
bukti kebijakan dan aktivitas, serta menunjang litigasi.
Manajemen rekod
memastikan bahwa informasi yang tepat dapat diakses dan tersedia
ketika
dibutuhkan.
b. Organisasi memiliki tanggung jawab hukum, profesional dan
etis untuk
menciptakan rekod tertentu; organisasi juga disyaratkan
mempertahankan
rekod jenis tertentu untuk masa tertentu. Manajemen rekod
memastikan
bahwa organisasi melaksanakan aturan tersebut.
c. Organisasi perlu melakukan pengawasan volume informasi
yang
diciptakan dan disimpannya. Hal ini dilakukan karena alasan
ekonomi,
setidaknya selama rekod kertas tersebut penting bagi
organisasi—
penyimpanan dan pemeliharaan rekod kertas memerlukan ruangan
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
15
penyimpanan yang besar—namun juga untuk efisiensi
operasional.
Mengingat lebih sulit menemukan informasi yang relevan jika
informasi
tersebut tersimpan sangat banyak pada informasi yang sudah
usang.
Manajemen rekod mencakup pengawasan terhadap penyusutan rekod
dan
pemisahan antara rekod aktif dan inaktif.
Robek (1987, 8) menambahkan tujuan manajemen rekod adalah
sebagai
berikut:
a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang
dibutuhkan
untuk menjalankan organisasi secara efisien;
b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin;
c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang
murah;
d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan
atau
pengguna rekod.
2.3.1 Manajemen Rekod Inaktif
Manajemen rekod inaktif merupakan elemen dari program
manajemen
rekod yang komprehensif. Cakupan manajemen rekod inaktif adalah
memilih
fasilitas penyimpanan, mengembangkan prosedur untuk pmindahan
rekod,
menentukan prosedur pemusnahan serta menetapkan peraturan
dan
tanggungjawab dalam pengelolaan rekod inaktif (Kennedy, 1998:3).
Sedangkan
berdasarkan Wallace (1992:4) menyatakan manajemen rekod inaktif
adalah
bagian dari keseluruhan program manajemen rekod dan menjadi
kelanjutan yang
tidak bisa dipisahkan dari manajemen rekod aktif. Adapun
cakupannya meliputi
kegiatan pemindahan rekod inaktif dari unit kerja penciptanya ke
pusat rekod,
penyimpanan rekod inaktif di pusat rekod dan penyusutan rekod
inaktif yang telah
memasuki masa retensinya.
Kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan rekod inaktif di pusat
rekod
adalah sebagai berikut:
a. Pemindahan rekod
Yaitu kegiatan untuk memindahkan rekod dari unit pengolah ke
pusat
rekod. Kebijakan di lingkungan organisasi akan menentukan jenis
rekod
seperti apa yang akan ditransfer ke pusat rekod. Organisasi
harus memiliki
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
16
kebijakan dan prosedur dalam rangka mengolah rekod. Tahapan ini
harus
dapat dipastikan akan adanya koordinasi yang baik antara unit
kerja dan
pusat arsip. Pelaksanaan pemindahan rekod harus
didokumentasikan
secara jelas dan dicatat seluruh perkembangannya. Persiapan
pelaksanaan
pemindahan rekod secara umum adalah tanggung jawab dari
pencipta
rekod. Persiapan tersebut meliputi tahapan prosedur sebagai
berikut:
Menata rekod, rekod disusun dan dimasukkan ke dalam file,
bundel
atau jilid untuk memudahkan temu kembali.
Melindungi fisik arsip, dalam hal ini harus dapat dipastikan
bahwa
semua komponen rekod berada dalam folder yang aman.
Pembatas,
straples atau klip yang menempel pada dokumen harus
dilepaskan.
Mendeskripsikan rekod yang dipindahkan. Rekod yang akan
dipindahkan ke pusat rekod harus disertai oleh datar
pemindahan
rekod atau dapat juga dideskripsikan dalam formulir
pengadaan
rekod.
Sedangkan menurut Martono (1990:61) prosedur pemindahan
rekod
inaktif ke pusat rekod (records centre) adalah sebagai
berikut:
Rekod yang akan dipindahkan dicatat pada daftar pertelaan.
Pendaftaran atas dasar berkas. Hal-hal yang perlu didaftar
sekurang-kurangnya tentang: nama unit kerja yang
memindahkan,
judul berkas, tanggal, bulan dan tahun berkas, bentuk fisik
rekod,
jumlah yang dinyatakan dengan meter kubik.
Rekod yang dipindahkan harus mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja
Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara
pemindahan rekod.
b. Penyimpanan rekod inaktif
Yaitu kegiatan untuk mengelola penyimpanan rekod inaktif sesuai
dengan
masa retensinya serta memilih media penyimpanan yang sesuai
dengan
kebutuhan organisasi. Pengambilan keputusan untuk menerima
sebuah
rekod berarti berencana untuk menyimpannya. Kondisi penyimpanan
yang
baik memastikan bahwa rekod tersebut terlindungi, dapat diakses
dan
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
17
diatur dalam biaya yang efisien dan efektif. Tujuan penyimpanan
rekod
dapat dilihat berdasarkan format fisik, kegunaan dan nilai rekod
tersebut.
Hal ini akan mempengaruhi fasilitas sistem penyimpanan dan
pelayanan
yang dibutuhkan untuk mengatur rekod tersebut selama
diperlukan.
Faktor-faktor yang penting dalam memilih sistem penyimpanan
dan
penanganan meliputi: volume dan rata-rata pertumbuhan dari
rekod,
kegunaan dari rekod, keamanan rekod dan kebutuhan yang
sensitif,
karakteristik fisik, rekod digunakan untuk merefleksikan
keperluan temu
kembali, biaya yang diperlukan untuk pilihan penyimpanan dan
keperluan
akses.
Untuk memastikan bahwa rekod disimpan dengan baik dan
terlindungi,
penilaian terhadap fasilitas penyimpanan meliputi:
Lokasi harus dapat dijangkau dengan mudah dan harus berada
di
area yang tidak beresiko.
Struktur bangunan harus menyediakan keseimbangan temperatur
dan tingkat kelembaban yang sesuai kebutuhan, perlindungan
dari
bahaya api, perlindugan dari perusakan karena air,
perlindungan
dari hal-hal yang dapat mengkontaminasi (seperti
radioactive,
isotope, jamur), ukuran keselamatan, kontrol akses ke area
penyimpanan, sistem pendeteksi pada entri yang tidak
diizinkan,
perlindungan terhadap pengrusakan yang disebabkan oleh
serangga.
Perlengkapan. Seperti rak disesuaikan dengan format rekod
dan
cukup kuat untuk menanggung beban berat (ISO 15489-2,
2001:18).
c. Penyusutan/pemusnahan
Merupakan rangkaian proses yang berkaitan dengan penerapan
keputusan
penilaian, termasuk retensi, penghancuran/penghapusan rekod
dalam atau
dari suatu sistem kearsipan manual maupun elektronik.
Tahapan
penyusutan termasuk juga kegiatan penyerahan rekod bernilai
guna
sekunder atau yang memiliki nilai guna sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional tetapi sudah tidak diperlukan
untuk
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
18
penyelenggaraan administrasi sehari-hari kepada Arsip Nasional
Republik
Indonesia (Laksmi, 2007:234). Prosedur penyerahan rekod
dapat
dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
Melalui pimpinan instansi disampaikan usulan penyerahan
rekod
dengan melampirkan daftar rekod yang akan diserahkan.
Jika telah mendapat persetujuan Arsip Nasional, penyerahan
dapat
dilakukan dengan membuat berita acara penyerahan rekod.
Rekod yang diserahkan dalam keadaan teratur disertai dengan
sarana pengendaliannya.
2.3.2 Model Siklus Hidup Rekod dan Model Kontinum Rekod
Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa
penyusutan.
Siklus hidupnya lebih kompleks dari sumber informasi lainnya.
Hal ini
dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan
penggunaan (Penn,
1994:12). Dalam siklus hidup rekod terdapat beberapa fase atau
tahapan dan
dalam setiap tahapan terdiri dari berbagai elemen dan aktifitas.
Terdapat beragam
pendapat mengenai tahapan yang dialami rekod dalam siklusnya.
Kennedy
membagi siklus hidup menjadi lima tahapan, yaitu penciptaan,
distribusi,
penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan (Kennedy, 1998:9).
Sedangkan Penn
menyatakan siklus hidup rekod secara garis besar, yaitu terdiri
atas tahap
penciptaan (creation phase), tahap penggunaan dan pemeliharaan
(used and
maintenance phase) dan tahap istirahat atau penyusutan
(retirement/disposition
phase) (Penn,1994:12).
a. Tahap penciptaan
Pada tahap penciptaan, rekod diciptakan atau diterima oleh
organisasi
dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Martono menyatakan
bahwa
rekod tercipta karena organisasi melakukan suatu tindakan dalam
rangka
pelaksanaan tugas dan fungsinya. Rekod yang tercipta
mengandung
berbagai data dan informasi yang sesuai dengan keanekaragaman
kegiatan
yang dilakukan organisasi (Martono, 1994:15). Oleh karena itu,
informasi
yang terdapat dalam rekod merupakan cerminan dari pelaksanaan
tugas
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
19
dan fungsi oganisasi. Sehingga, rekod perlu disimpan dan
dipelihara
sebagai bukti pertanggungjawaban kegiatan organisasi.
b. Tahap penggunaan dan pemeliharaan
Pada tahap penggunaan dan pemeliharaan rekod sudah mulai
aktif
digunakan sebagai berkas kerja. Rekod ini disebut dengan rekod
aktif
(current records), karena secara aktif digunakan secara langsung
dalam
kegiatan administrasi baik dalam tahap perencanaan,
pertimbangan,
sampai kepada pelaksanaan kegitatan atau transaksi. Informasi
yang
terkandung dalam rekod digunakan untuk memperlancar organisasi
dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya. Agar rekod dapat digunakan,
rekod
yang terdiri dari berbagai macam tipe dan jenisnya itu harus
diorganisasikan, disimpan secara sistematis dengan baik dan
benar. Rekod
perlu dikelola agar pada saat dibutuhkan dapat dengan cepat,
tepat dan
lengkap disediakan. Penyimpanan juga berarti memelihara agar
rekod
tidak hilang, rusak karena berbagai faktor, khususnya untuk
rekod vital
(Martono, 1994:17).
c. Tahap istirahat dan penyusutan
Pada tahap ini rekod tidak lagi digunakan secara langsung
dalam
pelaksanaan kegiatan dan transaksi organisasi. Frekuensi
penggunaan
rekod pada tahap ini telah menurun. Pada tahap ini rekod
dikatakan
sebagai rekod inaktif (non-current records). Dalam rangka
efisiensi dan
penghematan pengelolaan rekod mulai dipikirkan untuk
dikurangi
jumlahnya. kegiatan pengurangan rekod ini disebut dengan
kegiatan
penyusutan. Penyusutan bertujuan untuk mencegah penumpukan
rekod
serta efisiensi media penyimpanan, peralatan dan tenaga sehingga
proses
penemuan kembali dapat berjalan dengan baik.
Sebuah organisasi tidak bisa terus menerus menyimpan rekod
yang
dimilikinya karena hal itu jelas membutuhkan media penyimpanan
yang
besar yang akan terkait dengan biaya pengelolaan yang besar
pula
sehingga rekod harus disusutkan. Namun, tidak semua rekod
dapat
disusutkan, karena dari banyaknya rekod yang tercipta terdapat
rekod yang
memiliki nilai berkelanjutan yang harus dipertahankan organsasi.
Dalam
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
20
hal ini, organisasi harus melakukan kegiatan penilaian. Menurut
Martono,
penilaian (records appraisal) merupakan tindakan menilai rekod
inaktif
bila sudah selesai kegunaannya untuk ditentukan nasibnya,
dimusnahkan
(karena tidak bernilai guna), atau disimpan sebagai rekod
permanen atau
rekod statis. Dalam menyelenggarakan penyusutan dibutuhkan
pedoman
yang dinamakan jadwal retensi.
Model kontinum rekod merupakan model manajemen rekod sebagai
sebuah proses yang berkesinambungan mulai dari rekod diciptakan
sampai
disebarluaskan. Model ini memandang perlunya mengelola rekod
dari perspektif
aktifitas yang didokumentasikan oleh organisasi, bukan
visualisasi dalam tahapan
berurutan, yang merupakan penekanan dari analogi siklus hidup.
Hal ini seperti
mengelola rekod dengan pertanyaan rekod apa yang perlu
dimasukkan ke dalam
sistem sebagai bukti kegiatan, sistem dan peraturan apa yang
diperlukan untuk
menjamin rekod terkaptur dan terpelihara, berapa lama masa
simpannya untuk
kebutuhan organisasi dan siapa yang berhak mengakses rekod
tersebut. Model
kontinum mendorong antisipasi kebutuhan organisasi pada masa
mendatang untuk
dokumentasi pembuktian sebagai bagian integral manajemen
operasional dan
stategis (Kennedy, 1998:10).
Model kontinum rekod dianggap lebih menggambarkan pengelolaan
dalam
bentuk elektronik dibandingan model siklus hidup rekod karena
model ini
menawarkan pendekatan terpadu dalam mengelola rekod. Model
siklus hidup
tidak dapat memberikan konsep yang jelas mengenai pengelolaan
rekod. Salah
satu contoh adalah eksistensi rekod yang memiliki nilai
berkesinambungan
sebagai rekod tidak terlihat, sehingga kebutuhan pelestarian dan
penyediaan akses
ke rekod setelah fase penyusutan tidak dijelaskan. Pada model
kontinum,
penyusutan dapat terjadi di fase manapun, rekod dapat dinilai
pada waktu sistem
penataan rekod dirancang dan nilai rekod tersebut sudah dapat
diidentifikasi
sebelum rekod itu tercipta (Records and recordkeeping,
1994:3).
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
21
2.4 Sistem Otomasi Manajemen Rekod
Sistem otomasi manajemen rekod (automated records management
systems) adalah salah satu jenis sistem informasi yang merupakan
sarana untuk
mendukung proses penataan rekod (recordkeeping). Menurut Kennedy
(1994:167)
sistem otomasi manajemen rekod merupakan sistem yang menggunakan
komputer
digunakan untuk mendukung pengimplementasian penataan rekod
yang
merupakan bagian integral dalam pelaksanaan pengawasan rekod.
Tujuan
penerapan sistem tersebut adalah untuk mengelola bukti transaksi
bisnis
organisasi dengan melakukan pengawasan terhadap rekod-rekod
tersebut secara
sistematis. Sistem otomasi manajemen rekod sangat beragam mulai
dari sistem
yang sederhana untuk mengatur file kertas hingga sistem yang
dapat mengelola
seluruh proses penataan rekod dalam semua format yang ada, baik
tekstual
maupun elektronik. Sistem otomasi manajemen rekod yang
memuaskan
seharusnya mencakup seluruh kegiatan penataan rekod dan mampu
melakukan
pengolahan semua bentuk rekod.
Cakupan penerapan sistem otomasi manajemen rekod dalam
mengelola
aktivitas bisnis dalam organisasi sangat beragam tergantung
kebutuhan setiap
organisasi tersebut. Cakupan penerapannya meliputi kegiatan
registrasi, klasifikasi
dan pengindeksan, temu kembali, penyusutan, pelacakan penggunaan
rekod-rekod
dan mengontrol siapa saja yang dapat mengakses rekod-rekod
tersebut. Beberapa
organisasi mengimplementasikan satu sistem otomasi yang dapat
mengelola
semua aktivitas bisnisnya, juga membangun hubungan dengan
beragam perangkat
lunak aplikasi bisnis yang dapat meng-capture dan menyimpan
rekod transaksi
bisnis. Organisasi lainnya mengimplementasikan perangkat lunak
manajemen
rekod yang dapat melakukan antar muka (interface) dengan sistem
pencitraan
(imaging) yang menyimpan rekod. Implementasi sistem otomasi
manajemen
rekod dapat secara substansial mengurangi keterlibatan pegawai
dan
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengelola rekod
suatu organisasi.
Pemilihan produk sistem otomasi manajemen rekod perangkat lunak
dapat
mengembangkan sendiri (in-house) sesuai kebutuhan organisasi
atau perangkat
lunak yang sudah jadi. Biasanya biaya yang diperlukan untuk
mengembangkan
sistem sendiri akan lebih mahal dibandingkan membeli perangkat
lunak yang
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
22
sudah jadi, namun tidak ada satu perangkat lunak pun yang
benar-benar sesuai
dengan kebutuhan dan kondisi sebuah organisasi. Keuntungan
mengembangkan
sistem sendiri adalah sistem yang dibuat khusus sesuai pesanan
sehingga lebih
tepat dan sesuai dengan kebutuhan dan terminologi informasi yang
digunakan
dalam organisasi tersebut. Selain itu dukungan teknis segera
tersedia bila
diperlukan karena biasanya menyatu dengan dukungan manajemen
terhadap
sistem tersebut (Mayesti, 2003:24).
Strategi untuk mengimplementasikan sistem otomasi manajemen
rekod,
yaitu dengan melakukan hal berikut:
1) Merancang sistem otomasi manajemen rekod yang dibutuhkan.
2) Mendokumentasikan sistem otomasi manajemen rekod yang
akan
diimplementasikan. Tujuannya agar sistem otomasi manajemen
rekod
yang telah dirancang dapat dianalisa untuk mengetahui kekurangan
dan
kelebihannya sehingga sistem tersebut dapat berfungsi dengan
optimal.
3) Pelatihan terhadap praktisi rekod dan personil lainnya yang
terkait dalam
sistem rekod tersebut.
4) Mengkonversi rekod ke dalam sistem, format dan kontrol rekod
elektronik
yang baru.
5) Menetapkan dan menyesuaikan standard performa rekod
dengan
kebutuhan organisasi.
6) Menetapkan jadwal retensi dan membuat penilaian terhadap
rekod yang
mempunyai nilai yang berkesinambungan. (ISO 15489-1, 2001:8)
Pada perkembangannya sistem otomasi manajemen rekod akan
berkembang menjadi sistem manajemen rekod elektronik. Sistem
manajemen
rekod elektronik menurut International Council on Archives
(2008) adalah sistem
yang secara khusus didisain untuk mengelola pemeliharaan dan
disposisi rekod.
Sistem mempertahankan konten, konteks, struktur dan link antara
rekod untuk
memungkinkan aksesibilitas dan mendukung nilai kebuktian rekod.
National
Archives and Record Administration, United States (2003:1)
mendefinisikan
sistem manajemen rekod elektronik adalah manajemen yang memiliki
fungsi
untuk mendukung pengumpulan, pengorganisasian, kategorisasi,
penyimpanan
rekod elektronik, metadata, dan lokasi dari fisik rekod,
penemuan kembali,
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
23
penggunaan dan disposisi. Brown menambahkan bahwa manajemen
rekod
elektronik merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup
mulai dari
penciptaan sampai dengan penyusutan rekod elektronik (Budiman,
2009:4).
Sedangkan, sistem manajemen rekod elektronik menurut panduan
manajemen
sistem dokumen elektronik, Kementerian Komunikasi dan Informasi
Republik
Indonesia (2003) adalah sistem yang baik akan mendukung
pertukaran informasi
yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar
lembaga pemerintah,
menyediakan sumber informai yang berkualitas dan otentik,
prinsip-prinsip
administrasi, proteksi ataupun transparansi informasi,
pertukaran, ekstraksi, dan
perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah. Oleh karenanya,
secara
sederhana dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen rekod
elektronik
merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap
informasi terekam
yang dibutuhkan oleh organisasi.
Menurut Sukoco (2009:112) terdapat beberapa manfaat penggunaan
sistem
pengelolaan rekod secara elektronik yang mampu mendorong
sebagian besar
organisasi untuk mengimplementasikannya, diantaranya adalah:
a. Cepat ditemukan dan memungkinkan penataan rekod tanpa
meninggalkan
meja kerja.
b. Pengindeksan yang fleksible dan mudah dimodifikasi
berdasarkan
prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu
dan
biaya. Bandingkan dengan mengubah sistem indeks kertas yang
mengakibatkan berlaku hal sebaliknya.
c. Pencarian secara full-teks, dengan mencari file berdasarkan
kata kunci
maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full teks
dokumen.
d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena
kita hanya
dapat melihat di layar monitor atau mencetak tanpa dapat
mengubahnya.
Kita dapat juga mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika
tanpa
sengaja terpindahkan. Tentunya ada prosedur untuk memback-up
file ke
dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
e. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700
MB
akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak
±7000
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
24
lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam formt PDF) atau
±700
lembar foto (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
f. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen
kertas atau
buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara
digital.
Juga risiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak
semestinya
atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disiman secara
digital.
g. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan
kolega
maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN bahkan
internet.
h. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara
jelas
dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis,
maka
orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk
mengaksesnya.
Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data
ke
dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan
me-
recovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau
terkena
musibah baniir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit
dilakukan
lagi.
2.5 Persyaratan Sistem Manajemen Rekod
Persyaratan sistem manajemen rekod perlu diperhatikan dalam
mengembangkan sistem otomasi manajemen rekod adalah agar manajer
rekod
menganalisa perangkat lunak berdasarkan lima persyaratan
yaitu:
a. Persyaratan fungsional (contohnya kebutuhan akan kegiatan
manajemen
rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan,
pemeliharaan,
penelusuran, temu-kembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan
dan
pengawasan terhadap akses).
b. Persyaratan teknis (misalnya kemampuan menerima sistem,
kustomisasi,
efektivitas dalam kaptur informasi dan teknik temu-kembali,
sesuai dengan
standard industri, kemutakhiran sistem, pengawasan keamanan, dan
mudah
digunakan.
c. Persyaratan integrasi (misalnya dapat berintegrasi dengan
aneka aplikasi
desktop atau bahkan sistem bisnis atau peralatan informasi
lainnya).
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
25
d. Persyaratan untuk mengatur beragam jenis rekod (misalnya
rekod kertas,
media magnetik, bentuk mikro, dst).
e. Persyaratan kebutuhan pemakai (misalnya mudah digunakan,
tersedia
menu “help”, dilengkapi dokumentasi aktivitas) (Kennedy,
1998:199).
2.5.1 Persyaratan Fungsional
Dalam penerapan sistem otomasi manajemen rekod terdapat
persyaratan
fungsional agar sistem tersebut dapat berfungsi sebagai sistem
yang memenuhi
standard. Persyaratan fungsional merupakan persyaratan utama
dalam
mengimplementasikan sistem otomasi manajemen rekod, karena
persyaratan ini
bertujuan untuk menjaga kepercayaan dan keotentikan rekod.
Persyaratan
fungsional ada untuk mendukung kepercayaan dan keotentikan rekod
dan
sebaliknya kepercayaan dan keotentikan dari rekod merupakan
subyek utama dari
persyaratan fungsional (GERA dalam Wardani, 2006:23). Oleh
karena itu,
persyaratan fungsional bertujuan untuk dapat menghasilkan rekod
yang sesuai
dengan karakteristik rekod yang baik dalam kegiatan bisnis
organisasi.
Fokus persyaratan fungsional adalah pada hasil yang dibutuhkan
untuk
memastikan rekod dikelola dengan tepat, terlepas dari jenis
sistem otomasi
manajemen rekod yang digunakan. Persyaratan fungsional berfungsi
memberikan
deskripsi tingkat tinggi dari kemampuan manajemen rekod bukan
pada spesifikasi
rinci, teknik-teknik dan strategi untuk mencapai hasilnya yang
tergantung dari
jenis sistem yang digunakan. Persyaratan fungsional sistem rekod
mencakup baik
persyaratan-persyaratan yang diterapkan pada sistem secara umum
dan juga yang
secara khusus untuk lingkungan tertentu. Hal ini dimaksudkan
bahwa setiap
organisasi harus menyesuaikan persyaratan fungsional untuk
memenuhi
kebutuhan bisnis organisasi untuk menjamin pengelolaan rekod
dalam suatu
sistem telah memenuhi karakteristik rekod yang dibutuhkan untuk
mendukung
fungsi rekod sebagai bukti aktivitas organisasi. Berdasarkan
penjelasan diatas,
persyaratan fungsional dapat digunakan sebagai pedoman untuk
memantau
manajer rekod dalam melakukan proses review dan pengevaluasian
perangkat
lunak manajemen rekod.
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
26
Persyaratan fungsional dalam sistem penataan rekod berdasarkan
hasil dari
proyek penelitian University of Pittsburgh mengenai identifikasi
persyaratan
sistem penataan rekod selama tiga tahun menghasilkan, sebagai
berikut:
a. Compliant (memenuhi ketentuan hukum dan administratif)
b. Responsible (dapat dipertanggungjawabkan)
c. Implemented (dapat diimplementasikan)
d. Reliable (dapat dipercaya)
e. Comprehensive (menyeluruh)
f. Identifiable (dapat diidentifikasi)
g. Complete (lengkap)
h. Authentic (otentik)
i. Preserved (dapat dilestarikan)
j. Removable (dapat dihapus)
k. Exportable (dapat dikirim ke sistem lain)
l. Accesible (dapat diakses)
m. Redactable (dapat dilindungi) (Bearman, 1994: 294).
Menurut Kennedy (1998:199) persyaratan fungsional sistem
manajemen
rekod adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang
mencakup
registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelusuran,
temukembali,
pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol. Dalam
penelitian ini,
peneliti berlandaskan teori persyaratan fungsional sistem
manajmen rekod yang
dikemukakan oleh Kennedy (1998:199), karena persyaratan yang
dikemukakan
ditujukan langsung terhadap fungsi-fungsi dalam penataan rekod.
Sedangkan teori
yang dikemukakan Bearman (1994:294) terlalu kompleks untuk
diteliti.
Persyaratan fungsional utama yang disesuaikan dengan sistem
otomasi
manajemen rekod inaktif mencakup registrasi, akses, pelacakan,
pemusnahan, dan
pelaporan rekod.
2.5.1.1 Registrasi
Registrasi adalah suatu kegiatan untuk memberi rekod sebuah
identitas
yang unik dalam sistem rekod. Hal ini bertujuan untuk memberikan
bukti bahwa
rekod telah diciptakan dan sudah masuk ke dalam sistem rekod.
Registrasi
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
27
mencakup pencatatan deskripsi informasi singkat dalam konteks
rekod dan
hubungannya dengan rekod lain. Proses registrasi biasanya jarang
digunakan
dalam sistem berbasis tercetak dalam beberapa budaya manajemen
rekod.
Registrasi dapat meliputi sekumpulan seri rekod maupun item dari
masing-masing
rekod. Organisasi perlu mengidentifikasi rekod tersebut dalam
berbagai bentuk
yang ada, baik kertas maupun elektronik (ISO 15489-1,
2001:3).
Dalam proses registrasi termasuk didalamnya kegiatan deskripsi
rekod,
menurut ICA (International Council on Archives) 2000 deskripsi
adalah
penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit rekod yang
dideskripsikan
secara lengkap beserta segenap komponennya. Gambaran tersebut
mencerminkan
proses pelestarian, penataan, analisis dan pengaturan informasi
guna
mengidentifikasi bahan rekod tersebut, termasuk penjelasan
konteks dan sistem
kearsipan yang melahirkan rekod tersebut. Deskripsi rekod
dimaksudkan untuk
dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan
sumber dari
berbagai kumpulan rekod, struktur pemberkasannya, hubungan
dengan rekod
lain, dan cara bagaimana rekod tersebut dapat ditemukan dan
digunakan. Dalam
artikel penataan dan deskripsi arsip oleh Anon Mirmani,
deskripsi merupakan
usaha untuk pengawasan intelektual, sehingga dapat digunakan
oleh pemakai
dengan seefektif mungkin. Tujuan deskripsi menurut ICA dalam
ISAD(G)-
International standart Archival Description adalah untuk
mengidentifikasi dan
menjelaskan konteks dan isi dari bahan-bahan rekod dalam rangka
untuk
mempromosikan aksesibilitasnya. Hal ini dicapai dengan
menciptakan
representasi akurat dan tepat dengan mengorganisir mereka sesuai
dengan model
yang telah ditentukan. Uraian proses terkait bisa dimulai pada
atau sebelum
penciptaan catatan dan terus berlanjut sepanjang masa aktif
rekod. Proses ini
memungkinkan untuk lembaga melakukan kontrol intelektual yang
diperlukan
untuk menjaga data yang dapat diandalkan, otentik, bermakna dan
dapat diakses
pada masa mendatang.
Proses registrasi merupakan cara formal untuk penerimaan rekod
ke dalam
sistem rekod. Dalam pengerjaan secara manual, pada sistem
berbasis tekstual,
registrasi biasanya berupa rekod terpisah. Proses registrasi
dapat diikuti klasifikasi
dan determinasi dari disposisi dan status akses (ISO 15489-2,
2001:15). Tujuan
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
28
registrasi adalah menyediakan bukti bahwa rekod telah diterima
atau dibuat dalam
sebuah sistem penataan rekod. Registrasi biasanya mensyaratkan
minimum dua
elemen data, yaitu pengenal yang unik serta tanggal dan waktu
pencatatan.
Elemen yang digunakan meliputi nama atau judul dokumen,
deskripsi teks atau
abstrak, tahun pembuatan, tanggal dan waktu pengiriman dan
penerimaan,
pembuat dan pengirim dokumen. Elemen tersebut menghubungkan
dokumen
dengan dokumen lain yang berkaitan sehingga dapat mencatat
urutan kegiatan
organisasi (Sulistyo-Basuki, 2003).
Setiap rekod dan agregasi yang terkait harus memiliki pengenal
unik dan
terus-menerus berhubungan dengan sistem. Hal ini memungkinkan
pengguna
untuk mencari rekod dan membantu mereka untuk membedakan antara
versi satu
dan lainnya (International Council on Archives, 2008).
Berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod, fitur dalam
registrasi
harus mencakup no. rekod, tanggal registrasi, operator entri
data, tanggal dan
waktu penciptaan, pengirim/unit kerja pencipta, judul, link
antara dokumen kertas
dan elektronik, lokasi, bentuk fisik, abstrak/informasi
deskriptif, kata kunci/nama
lain, klasifikasi keamanan, jadwal retensi, nama aplikasi rekod
diciptakan (bentuk
elektronik) (Kennedy, 1998:200).
Berdasarkan ISO 15489-1 dan 15489-2 (2001), spesifikasi
registrasi harus
memenuhi metadata minimum, yaitu:
a. Penanda unik yang diberikan dari sistem,
b. Tanggal dan waktu registrasi;
c. Judul atau deskripsi singkat;
d. Keterangan pengarang (perorangan atau badan korporasi),
e. Pengirim dan atau penerima.
Sedangkan berdasarkan aturan ISAD(G) disusun dalam tujuh
area
deskripsi informasi, yaitu:
a. Identity statement area, berisi informasi penting yang
disampaikan untuk
mengidentifikasi unit rekod.
b. Context area, berisi informasi mengenai asal dan proses
penggunaan
satuan rekod.
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
29
c. Content and structure area, berisi informasi mengenai subjek
deskripsi
dan penyusunan rekod dibawahnya-susunan hirarkis.
d. Condition of access and use area, berisi informasi mngenai
aksesibilitas
dan ketersediaan mengenai rekod yang dideskripsikan.
e. Allied materials area, berisi informasi mengenai material
atau bahan rekod
secara fisik.
f. Note area, berisi informasi khusus yang tidak bisa dimasukkan
ke dalam
elemen data yang lain.
g. Description control area, berisi informasi tentang bagaimana,
kapan dan
oleh siapa deskripsi tersebut disiapkan.
Dalam tujuh area deskripsi informasi rekod berdasarkan ISAD (G)
terdiri
atas 26 elemen pendeskripsian rekod yang lebih rinci. Namun,
tidak semua
elemen mutlak digunakan dalam setiap pendeskripsian rekod.
Terdapat beberapa
elemen penting yang harus ada dalam kesepakatan internasional
dalam menunjang
pertukaran informasi deskriptif secara internasional, berikut
adalah elemen data
tersebut:
a. Reference code (dapat berupa nomor inventori)
b. Title (judul)
c. Creator (pembuat/pencipta rekod)
d. Date(s) (tanggal pembuatan, tanggal akumulasi rekod
disusun)
e. Extent of the unit of description (jumlah unit rekod secara
fisik)
f. Level of description (tingkat hirarkis rekod)
Data elemen yang tersebut diatas merupakan data elemen dari
area
deskripsi satu Identity Statement Area pada ISAD(G) yang
merupakan unsur
deskripsi terpenting. Dengan tersedianya enam elemen tersebut
maka sebuah
deskripsi rekod sudah memenuhi sebuah standar deskripsi
internasional yang ada
pada ISAD(G), walaupun secara detail masih sangat kurang
untuk
menggambarkan isi atau informasi dari sebuah rekod. ISAD(G)
merupakan
seperangkat aturan deskripsi yang merupakan bagian dari proses
penataan rekod,
apabila aturan ISAD(G) dipenuhi dengan baik maka diharapkan akan
muncul
beberapa kemudahan dalam pengelolaan rekod, yaitu:
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
30
a. Memastikan pembuatan deskripsi jelas, konsisten, tepat, dan
dapat
memberikan rincian yang jelas akan isi rekod tersebut.
b. Memberikan fasilitas proses temu-kembali dan pertukaran
informasi
rekod.
c. Memungkinkan untuk saling berbagi data kepada pembuat rekod
yang
lain.
d. Memungkinkan untuk integrasi deskripsi dari beberapa lokasi
berbeda
menjadi sebuah kesatuan informasi.
Berdasarkan pemaparan di atas, registrasi yang lebih rinci
berhubungan
dengan deskripsi informasi mengenai isi, konteks, dan struktur
dari rekod dan
hubungannya dengan rekod lainnya menurut Kennedy (1998:200),
meliputi: tanda
pengenal unik, tanggal dan waktu registrasi; operator entri
data; tanggal
penerimaan; pengarang/pengirim; alamat; judul (file dan
dokumen), versi/bentuk,
hubungan antara dokumen kertas dan elektronik, lokasi, bentuk
fisik,
abstrak/informasi deskriptif, kata kunci atau nama lain,
klasifikasi keamanan,
periode, hubungan ke dokumen/file yang berkaitan dengan
aktifitas bisnis lainnya,
aplikasi (versi) dimana dokumen diciptakan (jika dalam bentuk
elektronik), status
penyusutan, rincian dari susunan dokumen yang berhubungan,
standar yang
dipenuhi struktur rekod. Rincian di atas dapat ditambah atau
dikurangi tergantung
kebutuhan dan jenis rekod yang sesuai bagi organisasi.
2.5.1.2 Akses
Pengaksesan adalah hak, kesempatan, dalam arti untuk dapat
mencari,
menggunakan, dan menemukan kembali informasi di dalam rekod (ISO
15489-1,
2001:2). Berikut merupakan pola akses dan keamanan sistem
klasifikasi dalam
(ISO 15489-2, 2001:17), yaitu:
a. Identifikasi terhadap transaksi atau aktivitas bisnis
yang
didokumentasikan.
b. Identifikasi terhadap unit bisnis dimana dokumen tersebut
berada.
c. Memeriksa akses dan keamanan sistem klasifikasi untuk
menentukan
apakah aktivitas atau area bisnis diidentifikasi sebagai area
yang beresiko,
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
31
atau harus dipertimbangkan sistem keamanannya atau pembatasan
secara
hukum.
d. Mengalokasikan tingkatan yang sesuai terhadap akses atau
pembatasan
dari suatu rekod dan mengkhususkan mekanisme pengaturan yang
sesuai
untuk penanganan rekod.
e. Merekam status akses atau keamanan dari suatu rekod dalam
suatu sistem
untuk memberikan petunjuk yang dibutuhkan sebagai tambahan
ukuran
pengawasan.
Organisasi harus memiliki panduan formal untuk menentukan siapa
yang
memiliki akses terhadap rekod dan untuk keperluan apa. Akses
terhadap rekod
hanya dibatasi apabila diperlukan secara khusus oleh kebutuhan
bisnis atau
hukum. Penentuan hak untuk mengakses dan keamanan sistem
klasifikasi
ditentukan dengan terlebih dahulu melakukan konsultasi dengan
unit bisnis yang
memiliki rekod tersebut. Hal ini karena rekod dapat bersifat
pribadi, komersial
atau merupakan informasi yang sensitif atau rahasia. Pembatasan
terhadap akses
ini dapat digunakan dalam organisasi dan untuk pengguna di luar
organisasi (ISO
15489-2, 2001:17).
Dalam persyaratan sistem manajemen (Kennedy, 1998:201), fitur
akses
yang harus disediakan oleh sistem otomasi manajemen rekod agar
terciptanya
efisiensi akses oleh pengguna adalah:
a. Teknik pengindeksan dan penelusuran, misalnya mampu
menyimpan
penelusuran yang serig digunakan, menelusur ruas tertentu atau
full text
sebuah dokumen atau kombinasi keduanya, menelusur antar jenis
rekod,
menggunakan teknik penelusuran pemenggalan kata, menelusur
frase,
menggunakan operator Boolean, menelusur tanda pengenal unik
seperti
barcode atau nomor file, lokasi rekod, konteks, judul rekod,
pengarang/pencipta rekod (Kennedy, 1994:176).
b. Fungsi keamanan yang dapat menentukan hak akses dan batasan
akses
terhadap rekod dan dokumen perorangan, misalnya menentukan hak
akses
pemakai untuk melihat, mengedit atau menghapus rekod pada
sistem,
membatasi akses pemakai untuk modul atau fitur tertentu dari
sistem,
menentukan hak akses pemakai perorangan atau kelompok,
Penerapan sistem..., Aisya Khoirunnisa, FIB UI, 2012
-
Universitas Indonesia
32
memungkinkan pemakai berada dalam beberapa kelompok dan
mempunyai hak akses yang berbeda tergantung kelompoknya,
membatasi
lokasi (elektronik dan fisik) dimana pemakai dapat menyimpan
rekod
(Kennedy, 1994:177).
c. Rancangan basis data penyimpanan dan kapasitas serta
konfigurasi
perangkat keras komputer dan jaringan.
d. Integrasi dengan sistem dan peralatan lain untuk mengelola
distribusi
informassi, misalnya email, jaringan, intranet, halaman web.
e. Kemampuan untuk membatasi tampilan rekod bagi pemakai yang
tidak
memiliki akses penuh dan mampu mendokumentasikan siapa yang
boleh
melihat bagian tertentu dari rekod dan kapan
diperbolehkannya.
2.5.1.3 Pelacakan
Pelacakan (tracking) adalah tindakan menciptakan, menangkap,
dan
mengolah informasi tentang perpindahan dan penggunaan rekod yang
mengacu
kepada perpindahan fisik dan lokasi rekod (ISO 15489-1, 2001:4).
Tujuan
pelacakan adalah untuk mengidentifikasi izin penggunaan dalam
sistem rekod
sesuai dengan posisi dan jabatan dalam organisasi;
mengidentifikasi akses dan
status pengamanan rekod; mengidentifikasi hak akses untuk
orang-orang yang ada