Penerapan Knowledge Management pada PT. Astra Graphia

PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PT. ASTRA GRAPHIA TBK.

Oleh:

MUHAMAD BAHARUDIN GHANY 9114205308 PURNOMO YOGI DEWANTARA 9114205303 HIANTO NANGOY 9114205314 FURQON MAULADANI 9114205324 SUGIANTO HALIM 9114205328

JURUSAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI FAKULTAS MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2015

2 Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya - MMT (Manajemen Teknologi Inovasi) 21/04/15

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Ditengah tingginya persaingan perusahaan-perusahaan dalam merencanakan

dan mengusahakan kemajuan bisnisnya, membuat perusahaan menggunakan berbagai

macam cara yang dilakukan untuk mencapai tujuannya. Mulai dari meningkatkan

value/nilai atau menutupi kekurangan dari perusahaan itu sendiri maupun

memanfaatkan peluang atau mengantisipasi ancaman yang ada diluar perusahaan.

Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan ditemukannya penemuan baru,

berbagai macam cara tersebut sudah ditemukan solusi efektifnya. Hal tersebut tidak

bisa dilakukan tanpa bantuan alat bantu berupa teknologi, dimana sekarang sudah

zamannya penggunaan teknologi yang membantu manusia dalam beraktifitas.

Nilai/value suatu perusahaan tidak bisa lepas dari pengetahuan yang dimiliki

perusahaan. Kurangnya pengetahuan dari perusahaan berdampak pada menurunnya

kualitas pekerjaan, berkurangnya daya saing, berkurangnya omzet perusahaan, sampai

terganggunya aktifitas bisnis yang dijalankan perusahaan. Hal ini berlaku juga untuk

perusahaan skala kecil, menengah maupun besar. Selain itu juga, pengetahuan yang

dimiliki perusahaan perlu diperbaharui karena tidak lagi relevan dan efektif lagi untuk

digunakan, jadi perusahaan dituntut untuk terus memperbaharui pengetahuannya.

Untuk meningkatkan pengetahuan dari sebuah perusahaan, salah satu cara yang bisa

dilakukan perusahaan adalah pemanfaatan suatu teknologi knowledge

management/manajemen pengetahuan yang banyak digunakan perusahaan akhir-akhir

ini. Penggunaan knowledge management ini berguna untuk memfasilitasi dalam

penyimpanan, pengelolaan dan penyediaan pengetahuan dari/untuk stake holder yang

pada akhirnya digunakan untuk membangun suatu knowledge database.

Perusahaan yang akan dibahas pada makalah ini adalah PT. Astra Graphia yang

telah terdaftar dalam bursa efek, dimana kebutuhan akan knowledge management

berperan penting bagi PT. Astragraphia, Tbk. PT. Astragraphia, Tbk dituntut untuk

mengembangkan inovasi dan meningkatkan daya saing. Makalah ini akan membahas


penerapan manajemen pengetahuan yang diterapkan di PT. Astragraphia. Diharapkan

penggunaan knowledge management ini, semua karyawan dapat memanfaatkan

sumber pengetahuan dalam perusahaan dengan mudah dan cepat. Penerapan

knowledge management ini dilatar belakangi kebutuhan kemudahan akan pembelajaran

informasi dimana persaingan perusahaan semakin pesat.

1.2. Tujuan

Adapun tujuan yang akan dijelaskan pada makalah yang dibuat ini adalah

sebagai berikut

1. Menganalisa penggunaan teknologi knowledge management di PT.

Astragraphia.

2. Menganalisa manfaat yang diharapkan dari penerapan teknologi knowledge

management.


BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Knowledge Management/Manajemen Pengetahuan

Knowledge management adalah pendekatan kolaboratif dan terintegrasi untuk

membuat, menangkap, mengatur, mengakses dan menggunakan aset dari intelektual

perusahaan (Grey, 1996). Pengertian lainnya adalah suatu koordinasi yang

direncanakan dan secara sistematis pada orang, teknologi, proses, dan struktur dalam

suatu perusahaan yang bertujuan untuk meningkatkan nilai melalui penggunaan

kembali dan penciptaan inovasi. Koordinasi dicapai melalui pembuatan, penyaluran,

serta penerapan pengetahuan melalui pembelajaran berharga dan praktik kedalam

memori perusahaan untuk mendorong minat untuk terus belajar dalam organisasi

(Dalkir, 2005).

Knowledge management adalah konsep dimana informasi dirubah menjadi

pengetahuan yang bersifat dapat ditindaklanjuti dan tersedia dengan mudah sehingga

orang dapat dengan mudah menggunakan (Patel, 1998). Pengertian lainnya adalah

Kemampuan untuk membuat, meningkatkan, dan berbagi intelektual di seluruh

organisasi, singkatnya meliputi semua hal yang harus dimasukkan kedalam wadah

seperti proses, sistem, budaya, dan peran untuk membangun dan meningkatkan

kemampuan ini (Lank, 1997).

2.2. Hierarki Pengetahuan

Semua pengetahuan yang dimiliki oleh suatu organisasi bisa diklasifikasikan

secara hierarkis sesuai dengan seberapa jauh pemrosesannya. Diagram sebagai

berikut :


Penjabaran dari tiap tingkatan pengetahuan dari yang terendah hingga tertinggi

sebagai berikut :

1. Data adalah representasi fakta berupa teks, angka atau gambar. Data tidak

dengan sendirinya berguna terutama bila konteksnya tidak jelas. Data harus

diproses lebih lanjut menjadi informasi.

2. Information/informasi adalah sekumpulan data dikategorikan dan dikaitkan

secara sistematis maka pengguna mendapat informasi yang berarti.

3. Knowledge/pengetahuan adalah nilai suatu informasi menjelaskan suatu pola

yang berguna untuk memprediksi hasil suatu tindakan atau kejadian maka

informasi tersebut merupakan suatu pengetahuan.

4. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang sifatnya sulit untuk diartikulasikan

atau didokumentasikan. Biasanya berkait dengan kemampuan motorik dan

hanya bisa dipelajari dengan praktik langsung.

5. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang mudah untuk diartikulasikan,

dikodifikasi serta didokumentasikan. Bisa dipelajari dengan membaca.

6. Knowledge management adalah upaya untuk menggabuungkan kedua jenis

pengetahuan tersebut.


2.3. Faktor Keberhasilan

Moffet, dkk (2003) memperkenalkan model MECTIP untuk mengidentifikasi

faktor-faktor yang menjamin keberhasilan knowledge management. Komponen dari

model MECTIP adalah :

Macro-external

Culture

Technology

Information people

People

Model tersebut dijabarkan dalam diagram sebagai berikut :

Faktor terbagi menjadi faktor internal dan faktor eksternal. Dalam konteks model

tersebut cakupan tiap faktor adalah sebagai berikut :

1. Macro-environment meliputi semua faktor eksternal dari organisasi seperti faktor

ekonomi, sosial, global dan sejenisnya

2. Organisational climate/Iklim organisasi meliputi struktur organisasi, strategi,

tujuan, kultur perusahaan dan berbagai aspek organisasional lainnya.

3. Techical climate/Iklim teknis meliputi infrastruktur teknologi dan kemampuan

respon terhadapa perubahan teknis.


4. Technical contributor/kontributor teknis meliputi standardisasi dan kompatibilitas

sistem, pengggunaan teknis dan perangkat teknologi untuk keperluan

manajemen teknologi.

5. Informational contributor/kontributor informasi meliputi pengukuran kecukupan

informasi, audit informasi dan sejenisnya.

6. Personal mencakup peranan dan keterampilan dari pengetahuan, motivasi,

refleksi diri, pemberdayaan, jaringan pembelajaran serta komunitas praktik,

dialog, kolaborasi dan inovasi.


BAB III

OBJEK PENELITIAN

3.1. Profil Perusahaan

Pada awalnya di tahun 1971, Astragraphia merupakan Divisi Xerox di PT Astra

International. Pada tahun 1976, Divisi Xerox memisahkan diri dari PT Astra International

dan menjadi perusahaan yang berdiri sendiri dengan nama PT Astra Graphia.

Kemudian, pada tahun 1989, Astragraphia menjadi perusahaan publik dengan

mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya dan berubah

nama menjadi PT Astra Graphia Tbk.

Astragraphia berfokus pada bisnis Document Solution, dijalankan langsung oleh

Astragraphia dimana dalam pelaksanaan operasionalnya, baik penjualan maupun

pelayanan purna-jual dilakukan melalui seluruh jaringan cabang dan titik layan (depo)

serta partner. Segmen usaha ini merupakan bisnis yang dikembangkan sejak

Astragraphia mulai merintis usaha tahun 1971. Dalam menjalankan usaha ini,

Astragraphia bekerjasama dengan prinsipal utama Fuji Xerox Co., Ltd., yang berkantor

pusat di Jepang.

Perjalanan bisnis segmen usaha ini diawali dengan penyediaan peralatan

perkantoran seperti mesin fotokopi, faksimili, penghancur kertas, dan semacamnya.

Sejalan dengan perkembangan teknologi dan peningkatan kebutuhan pelanggan,

segmen usaha Document Solution mengalami transformasi dari penyedia layanan

berbasis perangkat keras (hardware-based services) menjadi layanan berbasis solusi

(solution-based services) dalam ruang lingkup Document Solution dan teknologi

informasi yang mencakup semua aspek siklus dokumen, mulai dari document input

(scan, create, capture), document management (index, store, archive, distribute) hingga

document output (scan, copy, print, fax, view).

Astragraphia membagi bisnis Document Solution dalam 4 bisnis utama, yaitu:

Office Product Business, Production System Business, Printer Channel Business dan

Service Business. Pembagian bisnis tersebut berdasarkan pada jenis mesin/hardware


dan layanan/servis yang ditawarkan. Astragraphia menekankan pemberian nilai tambah

bagi pelanggan dibandingkan sekedar penjualan hardware.


BAB IV

PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

Demi meningkatkan pengetahuan karyawan dan mengantisipasi fenomena

pembajakan SDM terampil, PT Astra Graphia Tbk mengembangkan sistem knowledge

management. Perusahaan distributor eksklusif dari Xerox ini telah menerapkan

knowledge management sejak tahun 2000. Knowledge management yang diterapkan

ini diharapkan dapat menjadi media untuk menangkap knowledge karyawan sehingga

tercipta knowledge database yang dapat digunakan untuk meningkatkan daya saing

perusahaan.

Pengembangan sistem knowledge management di Astra Graphia tersebut

dilakukan secara bertahap, sejalan dengan perkembangan pemanfaatan teknologi

informasi di Astra Graphia. “IT is the base infrastructure to have a good KM,” Jusuf

menegaskan. Pada 1990, Astra Graphia sudah mempunyai sistem surel korporat.

Padahal ketika itu masih sedikit perusahaan yang menggunakan surel. Dalam surel ini

biasanya ada informasi dalam wujud attachment. Namun disini pihak Astra Graphia

menghadapi masalah, yakni bagaimana melacak atau mencari kembali informasi yang

ada pada saat diperlukan. Pada tahun 1997, Astra Graphia memutuskan

mengembangkan DocuShare yang diperkenalkan secara nasional pada tahun 2000.

Dengan adanya sistem ini maka diharapkan semua karyawan dapat dengan

mudah mengakses, menambahkan, dan menggunakan sumber pengetahuan yang ada

dalam perusahaan. Penerapan knowledge management ini dilatar belakangi oleh:

Kebutuhan akan pembelajaran secara terus menerus.

Kompetisi antar organisasi saat ini yang berbasiskan knowledge.

Berkurangnya ketersediaan waktu untuk memperoleh knowledge.

Meningkatnya mobilitas pekerjaan yang mendorong hilangnya knowledge.

Pengurangan karyawan menciptakan suatu kebutuhan untuk menggantikan

knowledge informal dengan metoda formal.

Knowledge adalah aset perusahaan.


Secara umum, penerapan knowledge management di Astra Graphia dilakukan

dengan tiga pendekatan:

1. Pendekatan teknologi (technology approach)

• Network PC

• SAP sebagai proses bisnis inti

• e-Document Initiative (scanner and printer) - Networked Multi Function Device

• Knowledge Portal - DocuShare(TM)

• E-mail & Messager

• Groupware seperti DCS, Getafix, SOL, CAR, dan lain-lain

• e-Learning yang sebelumnya menggunakan Computer Based Training (CBT).

2. Pendekatan orang (people approach)

• Knowledge Sharing Forum yang merupakan kegiatan penyebaran dan

pengembangan dari, untuk, dan oleh karyawan yang biasanya dilakukan

pada setiap pagi atau akhir minggu. Kegiatan itu tidak hanya untuk berbagi

knowledge, tetapi lebih luas juga untuk berbagi pengalaman dan pemaparan

resensi suatu buku yang sedang tren dimasyarakat.

• Pelatihan formal/training.

3. Pendekatan media (media approach)

• Perpustakaan, majalah toner, dan majalah dinding yang terdapat di setiap

lantai yang menampilkan antara lain kliping koran, berita duka, event khusus

atau kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan, information security,

dan lain-lain.

Penerapan knowledge management di Astra Graphia sebagian besar

memanfaatkan software Xerox DocuShare sebagai software untuk memanajemen

dokumen. Pada portal Xerox DocuShare terintegrasi dengan beberapa aplikasi yang

bisa diakses secara intranet maupun internet, antara lain:


Gambar 4.1 Portal Xerox Docushare.

Gambar 4.2 Portal Solution Online.

Portal Solution Online ini berguna untuk menyimpan data tentang tentang

masalah dan solusi, terutama yang terkait dengan proses bisnis dan pemanfaatan

fasilitas IT di dalam perusahaan. Dengan demikian, karyawan dapat mencari solusi dari

masalah yang mereka hadapi dengan cepat tanpa bantuan orang lain. Selain itu,

karyawan juga dapat menambahkan permasalahan baru apabila permasalahan yang

mereka hadapi yang belum ada di dalam database.


Gambar 4.3 Portal iLog.

Portal iLog ini dapat diakses melalui internet dan berguna untuk menyimpan data

tentang tentang masalah dan solusi, terutama yang berkaitan antara mesin printer dan

problem IT di pelanggan.

Gambar 4.4 Portal iSense.

Portal iSense ini dapat diakses melalui internet dan ditujukan untuk teknisi

printer, yang berisi data kinerja dan monitoring setiap teknisi.

Aplikasi lain yang juga mendukung penerapan knowledge management adalah

Daily Control System (DCS), Electronic Sales Process Control System (e-SPCS), e-

Learning, getafix, Customer Info Media (CIM), dan sebagainya. Proses penyimpanan,

pencarian, dan memperoleh kembali informasi tersebut dengan mudah merupakan

kunci sukses berhasilnya implementasi knowledge management di Astra Graphia.


Dengan penerapan knowledge management secara aktif dan efektif yang

dilakukan oleh seluruh karyawan Astra Graphia yang didukung oleh pihak manajemen,

hal tersebut membawa pengaruh positif terhadap internal Astra Graphia sebagai

organisasi. Pengaruh positif itu dapat memberikan manfaat dan sekaligus menciptakan

keuntungan yang akan berguna bagi Astragraphia dalam kaitannya untuk menjadi

organisasi yang berpengetahuan atau knowledge organization.


BAB V

SARAN DAN KESIMPULAN

1. Sharing knowledge di PT Astragraphia, Tbk terdiri dari tiga pendekatan, yaitu

pendekatan teknologi (technology approach), pendekatan orang (people

approach) dan pendekatan media (media approach).

2. Pengaruh penerapan knowledge management di PT Astragraphia, Tbk yaitu

berpengaruh terhadap: kecepatan dan kemudahan karyawan dalam pekerjaan

dan pengambilan keputusan; peningkatan kecepatan dalam belajar dan

peningkatan pengetahuan; peningkatan produktivitas karyawan; kecepatan

karyawan dalam merespon pelanggan; dan terhadap peningkatan dan daya

inovasi karyawan.

3. Manfaat yang diharapkan dari penerapan knowledge management di PT

Astragraphia adalah:

Adanya output keputusan terbaik dari perusahaan yang bersumber dari

knowledge management;

Perusahaan dapat merespon kebutuhan pelanggan secara cepat dan

tepat;

Peningkatan efisiensi cara kerja dan proses; penciptaan produk dan jasa

yang memiliki suatu solusi yang nilainya melebihi apa yang diharapkan

konsumen; dan peningkatan jumlah produk atau solusi dan jasa yang

dihasilkan perusahaan.


DAFTAR PUSTAKA

Dalkir, K (2005), “Knowledge Management in Theory and Practice”, Elsevier Inc.

Lank, E (1997), “Leveraging Invisible Assets: The Human Factor”, Long Range

Planning, Vol.30 Iss.3, Hal.406-412.

Moffet, S & McAdam, R & Parkinson, S (2003), "An Empirical Analysis of Knowledge

Management Applications", Journal of knowledge management, Vol.7 Iss.3, hal.6-

26.

Patel, J dan Harty, J (1998), “Knowledge Management: Great Concept but What is It?”

Information Week on March 16.

Penerapan Knowledge Management pada PT. Astra Graphia

Documents