Penerapan Analisi Swot pada RSUD Sanglah Denpasar Oleh POLTEKES JEMBER

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Politeknik Negeri Jember merupakan perguruan tinggi negeri yang

mengarah kepada pendidikan vokasi. Pendidikan vokasi di Politeknik Negeri

Jember memberikan bobot pendidikan sebesar 70% praktikum dan 30 % berupa

teori. Salah satu kegiatan pendidikan akademik untuk mencapai bobot pendidikan

yang juga merupakan syarat mutlak kelulusan bagi mahasiswa adalah kegiatan

Praktek Kerja Lapang (PKL) yang dilakukan selama 1 semester penuh dan

diprogramkan pada mahasiswa semester VIII (delapan) bagi program studi yang

menyelenggarakan program D-IV. Kegiatan ini bertujuan untuk mendapatkan

pengalaman dan keterampilan khusus dilapangan.

Pada mahasiswa program D-IV Rekam Medik Jurusan Kesehatan, kegiatan

magang atau praktek lapang dilaksanakan di rumah sakit, khususnya dibagian

rekam medis dan manajemen informasi kesehatan selama 12 minggu efektif yang

dilaksanakan pada semester akhir dengan bobot 8 sks. Kegiatan PKL ini

diharapkan dapat meningkatkan profesionalitas dengan menerapkan ilmu

pengetahuan dibidang rekam medis dan manajemen informasi kesehatan.

Menurut WHO, rumah sakit juga merupakan pusat latihan tenaga

kesehatan, serta untuk penelitian biososial. Untuk menjalankan tugas tersebut

perlu didukung adanya instalasi–instalasi pembantu yang mempunyai tugas

spesifik, diantaranya adalah instalasi rekam medis. Instalasi rekam medis

merupakan salah satu organisasi pendukung kegiatan di fasilitas pelayanan

kesehatan yang sesuai dengan tujuan rumah sakit yang telah ditetapkan. Instalasi

rekam medis bertanggung jawab terhadap pelaksanaan manajemen mutu rekam

medis di rumah sakit.

Salah satu kegiatan manajemen mutu rekam medis di instalasi rekam medis

adalah analisis kuantitatif berkas rekam medis. Analisis kuantitaif menurut Hatta

dimaksudkan untuk menilai kelengkapan dan keakuratan Rekam Kesehatan (RK)

rawat inap dan rawat jalan yang dimiliki oleh sarana pelayanan kesehatan.

1

2

Analisis kuantitatif di instalasi rekam medis dilakukan untuk setiap poli.

Berdasarkan data kunjungan rawat jalan bulan Desember 2013 dan Januari sampai

Februari 2014 menunjukkan bahwa kunjungan tertinggi tiap bulannya yaitu pada

poli bedah (dapat dilihat pada lampiran 1). Poli bedah terdiri dari poli bedah

onkologi, bedah urologi, bedah anak, bedah saraf, bedah digestif, bedah trauma,

bedah orthopedi, bedah umum, bedah thorac dan bedah plastik. Pada bulan yang

sama, kunjungan rawat jalan tertinggi pada poli bedah dialami oleh poli bedah

onkologi (dapat dilihat pada lampiran 2). Menurut John (2002); Clark (2002)

dalam Hatta, telah rekam kesehatan secara kuantitatif dilaksanakan dengan

mengevaluasi kelengkapan berbagai jenis formulir, yang salah satunya adalah

formulir resume medis.

Dengan analisis kuantitatif pada poli yang data kunjungan rawat jalannya

tertinggi dapat menjadi bahan analisis yang dapat meminimalisir angka

ketidaklengkapan pengisian resume medis untuk berkas rawat jalan. Mengingat

secara berkala instalasi rekam medis memberikan laporan tentang tingkat

ketidaklengkapan kepada manajemen rumah sakit sebagai umpan balik.

Berdasarkan latar belakang tersebut, mahasiswa menitikberatkan Praktek Kerja

Lapangan (PKL) ini pada masalah analisis kuantitatif berkas rekam medis dalam

manajemen mutu rekam medis di instalasi rekam medis RSUP Sanglah Denpasar.

1.2 Tujuan

1.2.1 Tujuan Umum

Tujuan umum dari Praktek Kerja Lapang ini adalah mengidentifikasi dan

menjelaskan penyelenggaraan manajemen mutu rekam medis di instalasi

rekam medis Rumah Sakit Umum Pusat Sanglah Denpasar.

1.2.2 Tujuan Khusus

Tujuan khusus dari Praktek Kerja Lapang ini adalah:

1. Mengidentifikasi standar akreditasi pelayanan rekam medis yang

berlaku di RSUP Sanglah Denpasar.

3

2. Mengidentifikasi sasaran mutu instalasi kerja rekam medis RSUP

Sanglah Denpasar.

3. Mengidentifikasi metode penetapan sasaran mutu instalasi rekam

medis RSUP Sanglah Denpasar.

4. Menganalisis SWOT Tahun 2014 di instalasi rekam medis RSUP

Sanglah Denpasar.

5. Melakukan analisis kuantitatif rekam medis (Quality Assurance) di

instalasi rekam medis RSUP Sanglah Denpasar.

6. Mengidentifikasi dan menganalisis masalah yang berkaitan dengan

manajemen mutu rekam medis di instalasi rekam medis RSUP Sanglah

Denpasar.

1.3 Manfaat

Manfaat diadakan Praktek Kerja Lapang ini adalah:

1.3.1.Bagi Rumah Sakit

Instansi rumah sakit dapat mengetahui teori yang berkaitan dengan sistem

manajemen rekam medis dari intitusi pendidikan melalui mahasiswa yang dapat

dijadikan sebagai referensi untuk cara pengelolaan rekam medis yang lebih baik.

1.3.2. Bagi Politeknik Negeri Jember

a. Sebagai bahan referensi untuk pembuatan laporan bagi mahasiswa rekam

medis.

b. Dapat mengetahui seberapa jauh mahasiswa menerapkan ilmu yang

diperoleh selama dibangku kuliah.

c. Menambah khasanah keilmuan dilingkungan Politeknik Negeri Jember,

khususnya Jurusan Kesehatan Program Studi Rekam Medis.

1.3.3. Bagi Mahasiswa

a. Menerapkan ilmu yang didapat di bangku perkuliahan.

b. Mengembangkan kemampuan atau potensi diri.

c. Menciptakan dan melatih keterampilan dalam bekerja.

4

d. Mengetahui tugas-tugas dan fungsi apa saja yang dikerjakan sebagai

perekam medis di Rumah Sakit.

1.4 Materi

1.4.1 Analisis SWOT

Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk

merumuskan strategis perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat

memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara

bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).

Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan

misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencanaan

strategis harus menganalisis faktor-faktor strategis perusahaan (kekuatan,

kelemahan, peluang, dan ancaman) dalam kondisi yang ada saat ini. Hal ini

disebut dengan analisis situasi. Model yang paling populer untuk analisis situasi

adalah Analisis SWOT (Rangkuti, 2006:18).

3. Mendukung 1. MendukungStrategis strategiTurn- agresifaround

4. Mendukung 2. Mendukung strategi strategidefensif diversifikasi

Sumber: Freddy Rangkuti, 2006:19

Gambar 1.1 Diagram Analisis SWOT

Kuadran 1: Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan

tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat

BERBAGAI PELUANG

BERBAGAI ANCAMAN

KELEMAHAN INTERNAL

KEKUATAN INTERNAL

5

memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan

dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan

agresif (Growth oriented strategy).

Kuadran 2: Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih

memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan

adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang

jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk/ pasar).

Kuadran 3: Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi

dilain pihak, ia menghadapi beberapa kendala/ kelemahan internal.

Kondisi bisnis pada kuadran 3 ini mirip dengan Quetion Mark pada

BCG matrik. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan

masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut

peluang pasar yang lebih baik.

Kuadran 4: Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan,

perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan

internal.

Menurut Amir (2012:105), hasil analisis pada lingkungan eksternal, baik pada

lingkungan umum maupun lingkungan kerja menghasilkan daftar atas peluang-

peluang (oppotunities) dan ancaman-ancaman (threats). SWOT merupakan teknik

yang relatif sederhana. Karena itu, sebenarnya ia dapat digunakan untuk

memformulasikan strategi dan kebijakan bagi setiap industri. Tentu saja analisis

atau strategi yang dirumuskan dalam SWOT analisis bukanlah sebuah tujuan. Ia

cuma alat yang memudahkan kita dalam menganalisis dan merumuskan strategi.

Alat yang dapat dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis

perusahaan adalah Matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas

bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat

disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya.

6

FAKTORINTERNAL

FAKTOREKSTERNAL

KEKUATAN (S) Daftarlah 5-10

Kekuatan di sini

KELEMAHAN (W)Daftarlah 5-10 kelemahan

internal di sini

OPPOTUNIES (O)Daftarlah 5-10 peluang

ekternal di sini

STRATEGI SOGunakanlah strategi yang memanfaatkan kekuatan

untuk meraih peluang

STRATEGI WOGunakanlah strategi yang memanfaatkan peluang

dengan mengurangi/ mengatasi kelemahan

ANCAMAN (T)Daftar 5-10 ancaman

ekternal di sini

STRATEGI STGunakanlah strategi

menggunakan kekuatan menghadapi ancaman

STRATEGI WTGunakanlah strategi yang memperkecil kelemahan

untuk menghadapi ancaman

Sumber : Wheelen & Hunger, 2008 dalam Amir (2012:119)

Gambar 1.2 Matrik SWOT

1.4.2 Analisis Kuantitatif

Analisis kuantitaif menurut Hatta dimaksudkan untuk menilai kelengkapan

dan keakuratan Rekam Kesehatan (RK) rawat inap dan rawat jalan yang dimiliki

oleh sarana pelayanan kesehatan. Analisis kuantitatif rawat jalan elengkapan

dalam perkembangannya dilakukan sesudah pasien menyelesaikan kunjungannya

ke unit rawat jalan. Telaah rekam kesehatan secara kuantitatif dilaksanakan

dengan mengevaluasi kelengkapan berbagai jenis formulir dan data/informasi

(manual kertas ataupun elektronis), salah satunya pada formulir ringkasan riwayat

pulang (resume) lengkap.

Informasi yang hilang atau belum lengkap harus dilaporkan secara manual

dengan mengisi lembar kekurangan (deficiency note) atau melalui komputerisasi

(bagi yang telah melaksanakan MIK secara elektronik). Secara berkala unit kerja

MIK memberikan laporan tentang tingkat kekurangan yang ada dari waktu ke

waktu kepada manajemen RS untuk umpan balik (Hatta, 2010). Untuk tingkatan

analisis kuantitatif yang lebih mahir, (Hatta,2002) berpendapat agar praktisi

7

jangan hanya terfokus pada penganalisisan kelengkapan data sosial pasien

(demografi) dan kelenhkapan beragam lembaran medis belaka (seperti biasa

dilakukan). Namun, analisis kuantitatif juga harus mengintegrasikan kegiatannya

dengan kegiatan yang berdampak pada unsur hukum dan administratif yang

kemudian diintegrasikan dengan standar pelayanan kesehatan.

1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

1.5.1 Waktu

Praktek Kerja Lapangan ini dilaksanakan mulai tanggal 3 Februari 2014

sampai dengan tanggal 26 April 2014.

1.5.2 Tempat

Lokasi pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini adalah di Instalasi Rekam

Medis Rumah Sakit Umum Pusat Sanglah Denpasar Bali. Rumah Sakit

Umum Pusat Sanglah Denpasar berlokasi di Jalan Kesehatan - Denpasar,

Bali.

1.6 Metode Pelaksanaan

Metode yang digunakan untuk pengumpulan data pada pelaksanaan Praktek

Kerja Lapangan di RSUP Sanglah Denpasar adalah:

a. Observasi Langsung

Observasi langsung dengan cara mengamati penyelenggaraan manajemen

mutu rekam medis di instalasi rekam medis RSUP Sanglah Denpasar.

b. Praktek Kerja Lapangan

Dengan cara mahasiswa ikut berpartisipasi secara langsung dalam

penyelenggaraan manajemen mutu rekam medis berdasarkan pembagian

kelompok-kelompok kerja dan cakupan aspek kompetensi perekam medis di

RSUP Sanglah Denpasar.

c. Wawancara

Dengan cara menyiapkan daftar pertanyaan sesuai dengan tujuan yang

tertera di pedoman penyelenggaraan Praktek Kerja Lapang kemudian

8

menanyakannya secara langsung kepada penanggung jawab dan petugas

pelaksana setiap kelompok kerja.

d. Studi Pustaka

Dengan cara membandingkan hasil yang diperoleh di lokasi Praktek Kerja

Lapang dengan teori-teori yang ada pada literatur yang sesuai.

9

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

2.1 Sejarah Singkat Rumah Sakit

Tahun 1956 : RS Sanglah mulai dibangun

Tahun 1959 : Diresmikan oleh Presiden Ir. Soekarno sbg RS kelas C dengan

150 TT

Tahun 1962 : Kerjasama dengan FK UNUD

tempat pendidikan calon dokter

Tahun 1978 : Menjadi RS Kelas B Pendidikan dan merupakan RS Rujukan

Bali, NTB, NTT & Tim-Tim

Tahun 1993 : Menjadi RS Instalasi Swadana

Tahun 1998 : Menjadi RS pengguna PNBP

Tahun 2000 : Menjadi RS Perjan

Tahun 2005 : Menjadi UPT Depkes PPK BLU dan menjadi RS Kelas A

Pendidikan

Tahun 2011 : Ditetapkan sebagai RS Pendidikan Utama dengan Keputusan

Menkes RI Nomor : YM.01.10/III/326/2011

2.2 Visi dan Misi

2.2.1 Visi

Menjadi Rumah Sakit Indonesia Kelas Dunia Untuk Mewujudkan

Masyarakat Sehat Yang Mandiri dan Berkeadilan

2.2.2 Misi

a. Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan Yang Paripurna, Bermutu

dan Berkeadilan Untuk Seluruh Lapisan Masyarakat

b. Menyelenggarakan Pendidikan Tenaga Kesehatan Yang Profesional

dan Nasionalis

c. Menyelenggarakan Penelitian Dalam Bidang Kesehatan

9

10

2.3 Falsafah, Tujuan dan Motto

2.3.1 Falsafah

Menjunjung tinggi harkat dan martabat manusia melalui pelayanan,

pendidikan dan penelitian.

2.3.2 Tujuan

Tercapainya tata kelola rumah sakit yang berhasil guna dan berdaya guna,

dalam rangka mewujudkan pelayanan rumah sakit yang berkelas dunia

agar tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya.

2.3.3 Motto

“Kepuasan Anda Kebahagiaan Kami”

2.4 Kedudukan, Tugas dan Fungsi RSUP Sanglah Denpasar

2.4.1 Kedudukan

a. RSUP Sanglah adalah UPT Kementerian Kesehatan yang berada

dibawah dan bertanggungjawab kepada Dirjen Bina Upaya kesehatan

Kemenkes RI.

b. RSUP Sanglah dipimpin oleh seorang kepala yang disebut Direktur

Utama.

2.4.2 Tugas

RSUP Sanglah mempunyai tugas menyelenggarakan upaya penyembuhan

dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dan

berkesinambungan melalui peningkatan kesehatan dan pencegahan serta

upaya rujukan.

2.4.3 Fungsi

a. Pelayanan Medik

b. Pelayanan Penunjang Medik dan Non Medik

c. Pelayanan dan Asuhan Keperawatan

d. Pelayanan rujukan

e. Pengelolaan SDM RS

f. Pendidikan dan Pelatihan Bidang Kesehatan

g. Penelitian dan Pengembangan

h. Administrasi Umum dan Keuangan

11

2.5 Struktur Organisasi RSUP Sanglah Denpasar

Gambar 2.1 Struktur Organisasi RSUP Sanglah Denpasar

12

2.6 Sembilan (9) Keyakinan Dasar Pegawai

Berikut 9 keyakinan dasar pegawai RSUP Sanglah:

1. Rumah Sakit Sanglah adalah Rumah Kita

2. Kepentingan Pasien adalah yang Utama

3. Sinergi Pelayanan, Pendidikan dan Penelitian

4. Insan Pembelajar

5. Insan Profesional

6. Insan Panutan

7. Tat Twam Asi

8. Bekerja dalam Tim

9. Mempersembahkan Kinerja Terbaik

2.7 Instalasi RSUP Sanglah Denpasar

Berikut macam-macam instalasi yang tersedia di RSUP Sanglah:

1. Instalasi Rawat Jalan

2. Instalasi Rawat Darurat

3. Instalasi Rawat Inap A

4. Instalasi Rawat Inap B Anak & Keb.

5. Instalasi Rawat Inap C

6. Instalasi Rawat Inap D

7. Instalasi Rawat Intensif Terpadu

8. Instalasi Bedah Sentral

9. Instalasi Sterilisasi Sentral

10. Instalasi Kedokteran Forensik

11. IPS Prasarana Gedung & Sanitasi

12. IPS Medik, Non Medik & Perbengkelan

13. Instalasi Farmasi

14. Instalasi Lab. PA

15. Instalasi Geriatri

16. Instalasi Pelayanan Jantung Terpadu

17. Instalasi Rehabilitasi Medis

13

18. Instalasi Radiologi

19. Instalasi Laboratorium Klinik

20. Instalasi Wing Amertha

21. Instalasi Mikrobiologi Klinik

22. Instalasi Gizi

23. Instalasi Binatu

24. Instalasi Rekam Medik

25. Inst Pengamanan & Ketertiban Ling

26. Instalasi EDP

27. Instalasi Dialisis

2.8 Personil RSUP Sanglah Denpasar

Pegawai di RSUP Sanglah Denpasar adalah sebanyak 2686 orang. Dan jenis

ketenagaannya adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1 Tabel Pegawai RSUP Sanglah

NO JENIS TENAGASTATUS TENAGA BLU PNS

DIKNAS

PENGABDI AKADEMIK

PTT TOTALBLU PNS

BLU NON PNS

I MEDIS 204 1 116 18 11 3501 DOKTER SPESIALIS 141 1 110 18 0 2702 DOKTER UMUM 53 0 0 0 0 533 DOKTER GIGI 10 0 6 0 0 164 DOKTER BSB 0 0 0 0 11 115 DOKTER RESIDEN 0 0 0 0 0 0

II TENAGA KEPERAWATAN 741 294 0 0 0 1035III TENAGA NONKEPERAWATAN 217 104 0 0 0 321

1 FARMASI / APOTEKER 39 37 0 0 0 762 PISIKOLOGI 3 1 0 0 0 43 KESEHATAN MASYARAKAT 9 5 0 0 0 144 ANALIS 37 7 0 0 0 445 GIZI 40 22 0 0 0 626 RADIOLOGI 24 6 0 0 0 307 SANITARIAN 18 4 0 0 0 228 FISIOTERAPI 16 1 0 0 0 179 TENAGA LAIN 31 21 0 0 0 52

IV TENAGA NON MEDIS 604 374 0 0 0 9801 MANAJEMEN 41 0 0 0 0 412 STAF ADMINISTRASI 321 231 0 0 0 5523 KEAMANAN 28 26 0 0 0 544 PEKARYA 214 119 0 0 0 333

JUMLAH 1766 775 116 18 11 2686

14

2.9 Sarana dan Prasarana RSUP Sanglah Denpasar

Di RSUP Sanglah terdapat sarana penunjang medis dan non medis, diantaranya:

a. Sarana / Fasilitas Penunjang Medis :

1) CT Scan

2) EKG

3) Argon Laser

4) Echocardiography

5) General X-Ray

6) Cath Lab

7) Alat Rehabilitasi Medis (EMG,dll)

8) Dental Kit

9) Laparoscopi

10) Alat Bayi Tabung

11) Cobalt terapy

12) USG Color Doppler

13) Bone Mass Densitometer

14) Biometri B. Scan

15) Treadmill

16) Hyperbaric chamber

17) Alat Hemodialise

18) Endoscopi

19) Alat Lab (Analizer Gas Darah dll)

20) Alat ICU (ventilator,dll)

21) Echocardiography

b. Sarana / Peralatan Non Medis :

1) Peralatan gizi

2) Peralatan Loundry

3) Boiler

4) Ambulance

5) Peralatan Sterilisasi

15

6) Incenerator

7) Morgue Post Mortem Table

8) Mobil Jenasah

2.10 Pelayanan Kesehatan RSUP Sanglah Denpasar

Sebagai pusat pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan, secara

ketenagaan, RSUP Sanglah Denpasar memiliki beberapa pelayanan kesehatan /

tenaga yang secara spesifik sangat menunjang pemberian pelayanan kesehatan

yang beragam diantaranya:

a. Rawat Jalan:

1) Spesialis Penyakit Dalam

2) Spesialis Bedah:

(a) Bedah umum

(b) Bedah anak

(c) Bedah orthopedi

(d) Bedah saraf

(e) Bedah onkologi

(f) Bedah plastik

(g) Bedah thorax

(h) Bedah trauma

(i) Bedah digestif

(j) Bedah urologi

3) Spesialis Patologi klinik

4) Spesialis Patologi anatomi

5) Spesialis Anak

6) Spesialis Obgyn / Kebidanan dan Kandungan & KB

7) Spesialis Bayi Tabung

8) Spesialis Saraf

9) Spesialis Jiwa

10) Spesialis THT

11) Spesialis Mata

16

12) Spesialis Gigi dan Mulut

13) Spesialis Filter / dokter umum

14) Spesialis Kardiologi

15) Spesialis Rehabilitasi Medik

16) Spesialis Gizi klinik

17) Spesialis Kulit Kelamin

18) Spesialis Andrologi dan Seksologi

19) Spesialis Anastesi

20) Spesialis Mikrobiologi

21) Poliklinik Hemodialisa

22) Poliklinik Akupuntur

23) Poliklinik Paliatif

24) Poliklinik Geriatri

25) Poliklinik Methadon

26) Poliklinik Wing Internasional

27) Hyperbaric chamber

b. Instalasi Rawat Darurat

Pelayanan 24 jam, Dokter Spesialis Bedah Umum 24 jam, 3 Kamar Operasi, R. Triage, R. ICU, R.MS dan R. Ratna

c. Rawat Inap

Pada rawat inap di RSUP sanglah Denpasar terdiri dari Kelas Utama, Kelas I,

II, dan III. Dan fasilitas pada rawat inap tersebut adalah:

Tabel 2.2 Fasilitas Ruangan Rawat Inap RSUP SanglahNo Ruangan Fasilitas

1. Paviliun Amertha (Jepun)

a. Kamar untuk satu penderitab. Ruang keluarga, ruang tamuc. Kamar mandi dalam 2, air panasd. AC, TV, Kulkas, Nurse call, Extra Bed

2. Paviliun Amerta (Sandat)

a. Satu kamar untuk satu penderitab. Ruang keluarga, ruang tamuc. Kamar mandi dalam, air panasd. AC, TV, Kulkas, Nurse call, Extra Bed

17

3. Mahottama I


4. Mahottama II


5. Mahottama IIIa. Satu kamar untuk satu penderitab. Kamar mandi dalam, air panasc. AC, TV, Kulkas, Nurse call, Extra Bed

6. Sanjiwani

a. Satu kamar untuk satu penderitab. Ruang keluarga, ruang tamuc. Kamar mandi dalamd. AC, TV, Kulkas, Nurse call, Extra Bed

7.Wijaya Kusuma, Ratna (Lt II), Anggrek

a. Satu kamar untuk satu penderitab. Kamar mandi dalam, air panasc. AC, TV, Kulkas, Nurse call, Extra Bed

8. Kelas Ia. Satu kamar untuk dua penderitab. Kamar mandi dalam, Kipas angin

9. Kelas IIa. Satu kamar untuk tiga penderitab. Kamar mandi dalam

10. Kelas IIIa. Satu kamar untuk empat penderitab. Kamar mandi luar

11. MS IRD ( Single)a. Satu kamar untuk satu penderitab. Kamar mandi dalamc. AC, Nurse Call, extra Bed

12. MS IRD (Kelas II)a. Satu kamar untuk empat penderitab. Kamar mandi luar

13. Ratna IRD (Kelas I)a. Satu kamar untuk satu penderitab. Kamar mandi dalamc. AC, extra Bed

Sumber: Laporan Tahunan 2011 RSUP Sanglah Denpasar

d. Instalasi Bedah Sentral

Terdiri dari 14 kamar operasi

e. Hemodialisa

14 instalasi

f. Cath Lab/Cardiology Center

g. Endoscopy

18

2.11 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

19

2.12 Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

2.12.1 Visi Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

Menjadi instalasi pelayanan yang bisa menyediakan data dan informasi

medis terlengkap dan terpercaya guna mendukung visi, misi dan tujuan

RSUP Sanglah dalam mencapai ”Rumah Sakit Kelas Dunia”.

2.12.2 Misi Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

Menyelenggarakan pelayanan rekam medis yang paripurna dan profesional

guna mendukung visi, misi dan tujuan RSUP Sanglah Denpasar dalam

mencapai ”Rumah Sakit Kelas Dunia”.

2.12.3 Tujuan dan Sasaran Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

a. Tujuan

Sesuai dengan visi, misi diatas, pengembangan Instalasi Rekam Medis

bertujuan untuk:

1) Mewujudkan tim work yang solid baik antar staf di Instalasi Rekam

Medis, dengan staf dilingkungan RSUP Sanglah Denpasar yang terkait

dan stakeholder serta dengan pasien dan pengunjung di Instalasi Rekam

Medis.

2) Mewujudkan mutu pelayanan rekam medis yang berorientasi pada

kepuasan pasien dan keamanan pasien

3) Meningkatkan kompetensi dan motivasi seluruh staf di Instalasi Rekam

Medis

4) Meningkatkan insentif kepada staf baik berupa kesempatan untuk

mengembangkan ilmu dan ketrampilan, kesempatan untuk melanjutkan

pendidikan yang lebih tinggi maupun berupa take home pay mereka.

b. Sasaran

Sasaran yang ingin dicapai adalah:

1) Terwujudnya tim work yang solid sehingga meningkatkan kepuasan staf

dan pasien.

20

2) Terwujudnya pelayanan rekam medis dengan mutu yang paripurna yang

menjamin kepuasan dan keamanan pasien.

3) Meningkatnya kompetensi dan motivasi staf dalam melaksanakan

tugasnya di Instalasi Rekam Medis.

4) Meningkatnya insentif staf sehingga kinerja staf semakin meningkat dan

efisiensi pelayanan bisa diupayakan.

b.12.4 Tugas Pokok Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

Tugas Pokok Instalasi Rekam Medis adalah:

1. Melaksanakan proses registrasi pasien masuk rumah sakit, baik rawat

jalan maupun rawat inap.

2. Menyiapkan, mengambil, mendistribusikan dan menyimpan rekam medis

3. Menata form rekam medis.

4. Mengkoding dan menggrouping diagnosa dan tindakan medis sesuai

dengan Casemix INA-CBGs untuk costing.

5. Mengolah data dan membuat pelaporan.

6. Melayani kebutuhan informasi medis (resume medis) untuk klaim

asuransi.

7. Melayani permintaan data dan informasi untuk kebutuhan penelitian,

pendidikan dan manajemen.

8. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan pelayanan rekam medis,

pencatatan rekam medis, informed consent dan identifikasi pasien untuk

quality management rekam medis.

b.12.5 Data Ketenagaan Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

Tabel 2.3 Data Ketenagaan Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

NO NAMA PENDIDIKAN JABATAN1 Dr.Ni L Dharma Kerti N, MHSM S2 Kepala instalasi RM2 Ketut Sumini, SS S1 Umum Koordinator Pengelolaan3 Ketut Juniati D1 Gizi Koordinator Coding RM4 Nyoman Putu Suwitra, SE S1 Umum Pencarian5 Ni Made Nopi Diah Sundari, SKM S1 Umum Quality Insurance6 Nyoman Murtini SMA Registrasi pasien baru7 AA Istri Mirah T. SMA Distribusi

21

NO NAMA PENDIDIKAN JABATAN8 IGA. Wiratini SMA Distribusi9 Ade Sesanti SMA Pencarian10 Putu Ekawati SMA Penerimaan RM RI11 AA. Puspawati SMA Peminjaman12 Pt. Rinda Krisniari M. D2 Pariwisata Registrasi pasien lama13 Kurniawan Bagus Saputro D3 RM Registrasi pasien lama14 Irma Ultimaningsih D3 RM Koding Wing Amerta15 I G A Sumarni, SH S1 Umum Staf Wing Amerta16 Dinar Neynda Maharani D3 RM Staf Wing Amerta17 Ni Luh Purwati SMA Registrasi pasien baru18 Zainal Abidin SMA Staf Wing Amerta19 Gst. Made Murtini SMEA Pencarian20 I Wayan Yudana SMA Pencarian21 I Made Widia SD Pencarian22 I Wyn. Sukadana SMA Pencarian23 Ni Kt. Premi SMA Pencarian24 I Wayan Subagia SMEA Pencarian2 I Md Sukadi SMA Pencarian26 IA. Ariastiwi SMEA Distribusi27 Ni Kt. Warni SMA Distribusi 28 Nyoman Subagia SMA Registrasi IRD29 IB. Putu Wijaya SMA Registrasi IRD30 Ketut Sintawati S1 Umum Registrasi IRD31 Wayan Supini SMA Registrasi IRD32 Wayan Sudiasih SMA Registrasi IRD33 Christina Ayu Dewi Anggraeni D3 RM Koding34 Dra. Nyoman Alit A. S1 Umum Pelaporan35 Ni Luh Gd. Sumiati SMA Koding36 Ni Ngh. Poni S.Sos S1 Umum Asuransi37 I Made Wirayasa SMA Asuransi38 Drg. Siti Nurlela Ana.S S1 dr. Gigi Koding39 Ni Md. Setiawati S1 Umum Penanggung jawab WA40 Ni Made Runiasih SMEA Koding41 Tiska Lolyana D3 RM Koding42 Ni Wayan Suliasih D3 RM Koordinator Statistik43 Nyoman Geria SMA Penerimaan RM RI44 Kt. Warsiniasih Giri SMEA Distribusi45 I Made Karyanta SMA Inventaris46 I Wayan Suada SMEA Admission47 I Gst. AA. Masyuni SMA Admission48 Nyoman Suanda SMA Admission49 I G A Oka Sukamtini SMA Admission50 Ari Setya D3 RM

NON PNS51 I Gst Ayu Maha Tirta D1 RM Assembling52 I Nyoman Kuta Susila D1 RM Assembling53 I Nengah Dwi Putra D1 RM Assembling54 I Wayan Swartana D1 RM Assembling55 Ayu Puspita Dewi SMA Staf Wing Amerta56 G A Eka Sutrisnawati D1 RM Staf Wing Amerta57 I Gst Ngurah Hadi Astrawan D3 RM Registrasi IRD

22

NO NAMA PENDIDIKAN JABATAN58 Dinda Fitra Asokawati D3 RM Koding59 A A Gede Mahatma Putra, SST D4 Pariwisata Admission60 A A Ayuntha Saraswati, SKM S1 SKM Staf Wing Amerta61 A A. Ratih Ekadanti SMA Registrasi pasien lama62 Wayan Werda SMA Admission63 A.A.Ariani SMA Staf Wing Amerta64 Aa. Candra SMA Distribusi65 I B Maha Kosala D3 Kesling Assembling66 Kadek Maria Meliana, SKM S1 SKM Koding67 Km Sukriwa D1 Komputer Staf Wing Amerta68 I G N Manik Swadiaya ,SE S1 Umum Staf Wing Amerta69 I G A Sukantari SMA Staf Wing Amerta70 I G A Agung Utari Dewi, SKM S1 SKM Assembling71 Ni Putu Kristin Desy Rahayu D2 Staf Wing Amerta72 Made Indah Lestari Pande D2 Assembling

23

BAB III HASIL

3.1 Standar Akreditasi Pelayanan Rekam Medis Yang Berlaku

Standar akreditasi yang berlaku di instalasi rekam medis RSUP Sanglah

adalah akreditasiii JCI (Joint Commission International) yang telah dilaksanakan

pada tahun 2013. Instalasi rekam medis dalam standar akreditasi JCI termasuk

dalam kelompok MKI (Manajemen Komunikasi dan Informasi). Dalam kelompok

MKI terdapat 21 standar yang harus terpenuhi, antara lain:

a. Standar MKI.1 Komunikasi Dengan Masyarakat

Rumah sakit berkomunikasi dengan kominstalasias untuk memfasilitasi akses

terhadap pelayanan maupun akses terhadap informasi tentang pelayanan asuhan

pasien. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Strategi komunikasi terkait kominstalasias dan populasi yang menjadi

perhatian RSUP Sanglah.

2) Tersedianya informasi tentang pelayanan RSUP Sanglah, waktu pelayanan

dan cara mendapatkan pelayanan.

3) Informasi tentang mutu pelayanan RSUP Sanglah.

b. Standar MKI.2 Komunikasi Dengan Pasien dan Keluarga

Rumah sakit menginformasikan kepada pasien dan keluarga tentang asuhan

dan pelayanan, serta bagaimana cara mengakses / untuk mendapatkan pelayanan

tersebut. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Pelaksanaan pemberian informasi tentang asuhan dan pelayanan RSUP

Sanglah.

2) Pelaksanaan pemberian informasi tentang bagaimana mengaskes

pelayanan di RSUP Sanglah.

3) Pelaksanaan pemberian informasi informasi tentang alternatif rujukan.

23

24

c. Standar MKI.3 Komunikasi Dengan Pasien dan Keluarga

Komunikasi dan pendidikan kepada pasien dan keluarga diberikan dalam

format dan bahasa yang dapat dimengerti. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Tersedia bahan-bahan untuk edukasi dan informasi yang mudah dipahami.

2) Semua bahan-bahan edukasi dan informasi tersedia dalam Bahasa

Indonesia, yang dapat dilengkapi dengan bahasa lain (termasuk bahasa

daerah) jika diperlukan.

3) Penyediaan tenaga pernerjemah bila diperlukan.

d. Standar MKI.4 Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan Di Dalam dan Di Luar

RSUP Sanglah

Komunikasi yang efektif di seluruh rumah sakit, dimana pimpinan RSUP

Sanglah memahami dinamika komunikasi antar anggota kelompok profesional,

dan antara kelompok profesi, instalasi struktural, antara kelompok profesional dan

non profesional, antara kelompok profesional kesehatan dengan manajemen,

antara profesional kesehatan dan keluarga, serta ddengan pihak luar RSUP

Sanglah, sebagai beberapa contoh. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Pelaksanaan penyampaian informasi ke seluruh RSUP Sanglah.

2) Komunikasi efektif melalui rapat terratur dan terstruktur.

3) Bentuk komunikasi dengan pihak luar RSUP Sanglah.

4) Pelaksanaan komunikasi dengan pasien dan keluarga.

5) Sosialisasi tentang visi, misi, tujuan, kebijakan penting, rencana kerja

RSUP Sanglah.

25

e. Standar MKI.5 Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan Di Dalam dan Di Luar

RSUP Sanglah

Pimpinan menjamin ada komunikasi efektif dan koordinasi antar individu dan

departemen yang bertanggungjawab untuk memberikan palayanan klinik. Elemen

yang dinilai yaitu:

1) Adanya panitia/ kelompok staf medik/ bentuk lain yang dapat sebagai

media komunikasi yang efektif antar departemen klinis dan non klinis dan

komunokasi efektif antar staf RSUP Sanglah.

2) Pelaksanaan komunikasi dalam pelayanan klinis (misalnya pertemuan atau

diskusi ilmiah, ronde, dan lain-lain).

3) Bentuk komunikasi antara pemilik dan manajemen.

f. Standar MKI.6 Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan Di Dalam dan Di Luar

RSUP Sanglah

Informasi tentang asuhan pasien dan respon terhadap asuhan dikomunikasikan

antara praktisi medis, keperawatan dan praktisi kesehatan lainnya pada waktu

setiap kali penyusutan anggota regu kerja / shift maupun saat pergantian shift.

Elemen yang dinilai yaitu:

1) Pelaksanaan komunikasi informasi atau transfer informasi antar tenaga

kesehatan secara berkelanjutan atau pada saat diperlukan.

2) Proses penyampaian informasi tentang status kesehatan pasien.

3) Proses penyampaian informasi tentang ringkasan asuhan yang telah

diberikan.

4) Proses penyampaian informasi tentang perkembangan pasien.

26

g. Standar MKI.7 Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan Di Dalam dan Di Luar

RSUP Sanglah

Berkas rekam medis pasien tersedia bagi praktisi kesehatan untuk

memfasilitasi komunikasi tentang informasi yang penting. Elemen yang dinilai

yaitu:

1) Ketentuan tentang tenaga kesehatan yang mempunyai akses ke berkas

rekam medis.

2) Ketersediaan rekam medis untuk pencatatan asuhan pasien oleh tenaga

kesehatan.

3) Upaya pembaharuan berkas rekam medis untuk menjamin adanya

komunikasi dengan informasi yang mutakhir.

h. Standar MKI.8 Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan Di Dalam dan Di Luar

RSUP Sanglah

Informasi yang berkaitan dengan asuhan pasien ditransfer bersama dengan

pasien. Bila tim asuhan berganti akibat perpindahan (transfer), kesinambungan

asuhan pasien mempersyaratkan bahwa informasi yang penting terkait pasien

tersebut juga dipindahkan (ditransfer) bersama dengan pasien. Elemen yang

dinilai:

1) Berkas rekam medis yang ditransfer bersama dengan transfer pasien.

2) Ringkasan alasan masuk rawat inap.

3) Ringkasan temuan yang penting untuk disampaikan.

4) Ringkasan diagnosis yang telah ditegakkan.

5) Ringkasan tindakan yang telah dilakukan.

6) Ringkasan obat / terapi yang telah diberikan.

7) Ringkasan kondisi pasien pada saat ditransfer.

i. Standar MKI.9 Kepemimpinan Dan Perencanaan

Rumah sakit merencanakan dan merancang proses manajemen informasi

untuk memenuhi kebutuhan informasi internal maupun eksternal. Perencanaan

juga termasuk misi rumah sakit, pelayanan yang diberikan, sumber daya, akses

27

teknologi yang dapat dicapai, dan dukungan komunikasi efektif diantara pemberi

pelayanan. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Informasi yang dibutuhkan oleh staf pelayanan rumah sakit yang

dipertimbangkan dalam proses perencanaan.

2) Informasi yang dibutuhkan oleh pengelola rumah sakit yang

dipertimbangkan dalam proses perencanaan rumah sakit.

3) Informasi yang dibutuhkan dan persyaratannya bagi pihak diluar rumah

sakit dipertimbangkan dalam proses perencanaan.

4) Perencanaan yang sesuai dengan ukuran dan kompleksitas rumah sakit.

j. Standar MKI.10 Kepemimpinan Dan Perencanaan

Kerahasiaan dan privasi informasi dijaga. Rumah sakit menjaga privasi dan

kerahasiaan data serta informasi dan dan secara khusus dalam menjaga data dan

informasi yang sensitif. Rumah sakit menetapkan tingkat privasi dan kerahasiaan

yang dijaga untuk kategori beragam informasi (misalnya : rekam medis pasien,

data riset dan lainnya). Elemen yang dinilai yaitu:

1) Ketentuan yang mengatur privasi dan kerahasiaan informasi sesuai

peraturan perundang-undangan.

2) Ketentuan tentang akses pasien terhadap informasi kesehatannya, dan

bagaimana prosesnya.

3) Pelaksanaan ketentuan tersebut.

4) Pemantauan pelaksanaan ketentuan tersebut.

k. Standar MKI.11 Kepemimpinan Dan Perencanaan

Keamanan informasi, termasuk integritas data, dijaga. Kebijakan dan prosedur

mengatur prosedur pengamanan yang memperbolehkan hanya staf yang

mendapat kewenangan (otoritas) untuk bisa mengakses data dan informasi.


1) Ketentuan tentang pengaturan keamanan data dan informasi.

2) Ketentuan tentang tingkat keamanan data dan informasi.

3) Identifikasi bagi yang berwenang mengakses data dan informasi.

28

4) Pelaksanaan semua ketentuan tersebut.

5) Pemantauan pelaksanaan semua ketentuan tersebut.

l. Standar MKI.12 Kepemimpinan Dan Perencanaan

Rumah sakit mempunyai kebijakan tentang masa retensi / penyimpanan

dokumen data dan informasi. Rumah sakit mengembangkan dan

melaksanakan suatu kebijakan yang menjadi pedoman retensi berkas rekam

medis pasien dan data serta informasi lainnya. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Ketentuan tentang retensi rekam medis, beserta data dan informasi tentang

pasien.

2) Ketentuan tentang retensi dengan tetap menjamin keamanan dan

kerahasiaan data dan informasi.

3) Pelaksanaan pemusnahan rekam medis.

m. Standar MKI.13 Kepemimpinan Dan Perencanaan

Rumah sakit menggunakan standar kode diagnosa, kode prosedur / tindakan,

simbol singkatan dan definisi. Standarisasi terminologi, definisi, vocabulari (kosa

kata) dan penamaan (nomenklatur) memfasilitasi pembandingan data dan

informasi di dalam maupun antar rumah sakit. Elemen yang dinilai, yaitu:

1) Ketentuan tentang standarisasi kode diagnosis.

2) Ketentuan tentang standarisasi kode prosedur / tindakan.

3) Ketentuan tentang standarisasi definisi yang digunakan.

4) Ketentuan tentang standarisasi simbol, termasuk yang tidak boleh

digunakan.

5) Ketentuan tentang standarisasi singkatan, termasuk yang tidak boleh

digunakan.

n. Standar MKI.14 Kepemimpinan Dan Perencanaan

Kebutuhan data dan informasi dari orang di dalam dan di luar rumah sakit

terpenuhi secara tepat waktu dalam format yang memenuhi harapan pengguna dan

dengan frekuensi yang dikehendaki. Format dan metode penyebarluasan

29

(diseminasi) data dan informasi kepada pengguna yang menjadi sasaran dibuat

agar memenuhi harapan pengguna, meliputi:

1) Memberikan data dan informasi hanya atas permintaan dan kebutuhan

pengguna.

2) Membuat format laporan untuk membantu pengguna dalam proses

pengambilan keputusan.

3) Memberikan laporan dengan frekuensi sesuai yang dibutuhkan oleh

pengguna.

4) Mengaitkan sumber data dan informasi.

5) Memberikan interpretasi atau klarifikasi atas data.


1) Pelaksanaan desiminasi data dan informasi kepada yang berwenag.

2) Pelaksanaan desiminasi harus tepat waktu.

3) Pelaksanaan sesuai dengan format yang ditentukan.

4) Pelaksanaan oleh staf rekam medis.

o. Standar MKI.15 Kepemimpinan Dan Perencanaan

Staf manajerial dan klinis yang pantas berpartisipasi dalam memilih,

mengintegrasikan dan menggunakan teknologi manajemen informasi. Kebutuhan

teknologi yang tersedia diintegrasikan dengan proses manajemen informasi yang

ada saat ini dan membantu membantu mengintegrasikan aktifitas dari seluruh

departemen dan pelayanan rumah sakit. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Peran pelaksana pelayanan dalam membangun SIRS.

2) Peran manajemen dan staf dalam membangun SIRS.

p. Standar MKI. 16 Kepemimpinan Dan Perencanaan

Catatan dan informasi dilindungi dari kehilangan, kerusakan, gangguan, serta

akses dan penggunaan oleh yang tidak berhak. Rekam medis pasien dan data serta

informasi lain aman dan dilindungi sepanjang waktu. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Upaya perlindungan rekam medis dari kehilangan dan kerusakan.

2) Upaya perlindungan rekam medis dari gangguan dan penyalahgunaan.

30

q. Standar MKI. 17 Kepemimpinan Dan Perencanaan

Pengambil keputusn dan staf lain yang kompeten telaj mendapat pendidikan

dan pelatihan tentang prinsip manajemen informasi. Individu di rumah sakit yang

membuat, mengumpulkan, menganalisis, dan menggunakan data serta informasi

mendapat pendidikan dan pelatihan untuk berpartisipasi secara efektif dalam

manajemen informasi yang dapat membatu pimpinan rumah sakit dalam membuat

perencanaan secara kolaboratif. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Pelaksanaan pelatihan manajemen informasi sesuai kebutuhan dalam

lingkup kerjanya.

2) Penyediaan data dan informasi untuk mendukung manajemen.

3) Penggunaan data dan informasi klinis untuk pengambilan keputusan.

r. Standar MKI. 18 Kepemimpinan Dan Perencanaan

Kebijakan tertulis atau protokol menetapkan persyaratan untuk

mengembangkan serta menjaga kebijakan dan prosedur internal maupun suatu

proses dalam mengelola kebijakan dan prosedur eksternal. Elemen yang dinilai

yaitu:

1) Pelaksanaan pengembangan regulasi dan SPO.

2) Pelaksanaan adaptasi penggunaan regulasi dari luar rumah sakit dapat

diimplementasikan.

3) Pelaksanaan retensi regulasi dan SPO yang sudah tidak berlaku.

4) Pelaksanaan pemantauan bahwa regulasi dan SPO diimplementasikan

dengan benar.

s. Standar MKI. 19 Rekam Medis Pasien

Rumah sakit membuat / memprakarsai dan memelihara rekam medis untuk

setiap pasien yang menjalani asesmen / pemeriksaan (assessed) atau diobati.

Rekam medis tunggal dan pengidentifikasi tunggal bagi setiap pasien akan

31

memudahkan menemukan rekam medis pasien dan mendokumentasikan

pelayanan pasien setiap saat / sewaktu-waktu. Elemen yang dinilai yaitu :

1) Pelaksanaan pencatatan dalam rekam medis.

2) Setiap penyimpanan dan pengambilan rekam medis.

t. Standar MKI. 19.1 Rekam Medis Pasien

Rekam medis memuat informasi yang memadai / cukup untuk

mengidentifikasi pasien, mendukung diagnosis, justifikasi / dasar pembenaran

pengobatan, mendokumentasikan pemeriksaan dan hasil pengobatan. Dan

meningkatkan kesinambungan pelayanan diantara para praktisi pelayanan

kesehatan. Elemen yang dinilai yaitu sistem pencatatan rekam medis yang

meliputi informasi tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan untuk menetapkan

diagnosis, justifikasi pelayanan dan pengobatan, serta hasil pelayanan dan

pengobatan.

u. Standar MKI. 19.1.1 Rekam Medis Pasien

Rekam medis setiap yang menerima pelayanan emergensi memuat/

mencantumkan jam kedatangan, kesimpulan saat mengakhiri pengobatan, kondisi

pasien pada saat dipulangkan, dan instruksi tindak lanjut pelayanan. Elemen yang

dinilai yaitu pengisian rekam medis pasien gawat darurat yang memuat tentang

jam kedatangan pasien, kesimpulan setelah penanganan/ pengobatan selesai,

kondisi pasien yang dipulangkan, serta instruksi tindak lanjut pelayanan.

v. Standar MKI. 19.2 Rekam Medis Pasien

Kebijakan rumah sakit mengidentifikasi mereka yang berhak untuk mengisi

rekam medis pasien dan menentukan isi dan format rekam medis. Elemen yang

dinilai yaitu:

1) Siapa saja staf rumah sakit yang berwenang mengisi rekam medis.

2) Penjelasan tentang lembar rekam medis yang berlaku.

3) Pengendalian dalam pengisian rekam medis.

4) Pelaksanaan bila melakukan koreksi atau penulisan ulang.

32

5) Identifikasi bagi staf yang mempunyai kewenangan dalam mengisi rekam

medis.

6) Proses evaluasi bahwa hanya staf yang berwenang yang mempunyai akses

ke rekam medis.

w. Standar MKI. 19.3 Rekam Medis Pasien

Setelah mengisi catatan di rekam medis setiap pasien, dituliskan juga identitas

penulisnya. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Kepastian untuk dapat mengidentifikasi staf yang mengisi rekam medis.

2) Waktu pengisian rekam medis dapat diketahui.

3) Waktu pengisian rekam medis dapat diidentifikasi

x. Standar MKI. 19.4 Rekam Medis Pasien

Sebagai bagian dalam peningkatan kinerja, rumah sakit secara reguler

melakukan assesmen terhadap isi dan kelengkapan berkas rekam medis pasien.

Review berfokus pada ketepatan waktu, kelengkapan, dapat dibaca, dan

seterusnya dari rekam medis dan informasi klinis. Elemen yang dinilai yaitu

pelaksanaan review rekam medis yang dilakukan:

1) Secara teratur.

2) Menggunakan sampel yang tepat.

3) Oleh tenaga medis, keperawatan dan tenaga kesehatan lain yang

berwenang mengisi rekam medis.

4) Fokus pada ketepatan waktu, dapat terbaca dan lengkap.

5) Pengisian rekam medis sesuai dengan regulasi yang berlaku.

6) Meliputi rekam medis pasien yang masih dirawat dan yang sudah pulang.

7) Sebagai bagian dari program mutu rumah sakit.

y. Standar MKI. 20 Kumpulan Data dan Informasi

Kumpulan data dan informasi mendukung asuhan pasien, manajemen rumah

sakit, dan program manajemen mutu. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Penggunaan informasi dalam penyusunan SPO pelayanan kedokteran yang

berbasiskan EBM.

33

2) Manajemen rumah sakit menggunakan data dan informasi dari luar rumah

sakit, misalnya untuk menilai indikator mutu

z. Standar MKI. 20.1 Kumpulan Data dan Informasi

Rumah sakit mempunyai proses untuk mengumpulkan data dan telah

menetapkan data dan informasi apa yang secara rutin (regular) dikumpulkan untuk

memenuhi kebutuhan staf klinis dan manajemen di rumah sakit, serta agen/ badan/

pihak lain di luar rumah sakit. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Prosedur permintaan data

2) Laporan rumah sakit tentang data-data rumah sakit ke lembaga

pemerintah.

aa. Standar MKI. 20. 2 Kumpulan Data dan Informasi

Rumah sakit mempunyai proses untuk menggunakan atau berpartisipasi dalam

database eksternal. Elemen yang dinilai yaitu:

1) Penggunaan informasi sumber data eksternal.

2) Pelaporan sesuai ketentuan yang berlaku.

3) Melaksanakan analisis data dengan cara membandingkan data-data dari

luar rumah sakit.

4) Pengamanan dan kerahasiaan data.

ab. Standar MKI. 21 Kumpulan Data dan Informasi

Rumah sakit mendukung asuhan pasien, pendidikan, riset, dan manajemen

dengan informasi yang tepat waktu dari sumber data terkini. Elemen yang dinilai

yaitu ketersediaan referensi untuk mendukung pelayanan pasien, pendidikan

klinik, riset, manajemen, dan harapan pengguna informasi.

3.2 Sasaran Mutu Instalasi Rekam Media RSUP Sanglah

3.2.1 Sasaran Mutu Instalasi Rekam Medis Di Instalasi Rawat Darurat

Tahun 2010

34

a. Mempersingkat respone time proses registrasi rawat jalan dari penerimaan

form pendaftaran pasien baru sampai pasien menuju ruang pelayanan

medis maksimal 5 menit.

b. Mempersingkat respone time proses registrasi rawat inap mulai dari

penerimaan form permintaan rawat inap ke loket samapi pasien / keluarga

menerima rekam medis rawat inap, maksimal 15 menit.

3.2.2 Sasaran Mutu Instalasi Rekam Medis Di Instalasi Rawat Jalan Tahun

2010

a. Mempersingkat waktu tanggap pelayanan registrasi pasien baru rawat

jalan dari saat penerimaan form pendaftaran sampai pasien menuju

ruang pelayanan medis maksimal 15 menit.

b. Mempersingkat waktu tanggap pelayanan registrasi pasien umum lama

rawat jalan dari saat penerimaan form pendaftaran sampai rekam medis

sampai di runag pelayanan medis maksimal 30 menit.

3.2.3 Sasaran Mutu Instalasi Kerja Rekam Medis Di Wing Amerta Bulan

Desember Tahun 2011

a. Melayani pendaftaran pasien rawat jalan dengan cepat, akurat dan tepat

dengan target waktu maksimal 10 menit. Dipantau 1 bulan sekali,

target 75 %, pencapaian 56,4 %.

b. Mempersiapkan rekam medis perjanjian dengan lengkap, dipantau 1

bulan sekali. Target 75 %, pencapaian 76,5 %.

3.2.4 Sasaran Mutu Instalasi Kerja Rekam Medis Di Wing Amerta Bulan

Juni Tahun 2012

a. Melayani pendaftaran pasien rawat jalan dengan cepat, akurat dan tepat

dengan target waktu maksimal 10 menit, dipantau 1 bulan sekali. Target

75 %, pencapaian 69 %.

b. Mempersiapkan rekam medis pasien perjanjian dengan lengkap,

dipantau 1 bulan sekali. Target 75 %, pencapaian 87 %.

35

3.3 Metode Penetapan Sasaran Mutu Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

Penetapan sasaran mutu di RSUP Sanglah dilakukan dengan cara memberi

scoring pada topik indikator mana yang akan menjadi prioritas pemantauan. Topik

indikator ini didapatkan dari hasil diskusi antara instalasi atau bagian- bagian yang

terkait. Hasil penentuan prioritas dari setiap instalasi/bagian akan didiskusikan

kembali di tingkat Direksi untuk menentukan topik indikator apa yang akan

menjadi indikator rumah sakit. Penentuan indikator tingkat rumah sakit tentunya

akan tetap mengikuti persyaratan dalam standart JCI.

Dalam penentuan prioritas indikator mutu terdapat beberapa kriteria yang

dilakukan oleh RSUP Sanglah Denpasar terhadap topik yang di angkat. Kriteria –

kriteria tersebut diantaranya adalah:

Tabel 3.1 Kriteria Penentuan Prioritas Indikator

Keterangan Penjelasan Skor Min Skor MaxHigh Risk Apabila topik indikator yang diangkat merupakan

suatu kondisi yang beresiko tinggi pada pasien.1 5

High volume Apabila topik indikator yang diangkat merupakan suatu kondisi yang sering terjadi

1 5

Problem Prone Apabila topik indikator yang diangkat merupakan suatu kondisi yang rawan masalah

1 5

Important to mission

Apabila topik indikator yang diangkat merupakan suatu kondisi yang sangat penting untuk mewujudkan misi RS

1 5

Customer Satifaction

Apabila topik indikator yang diangkat merupakan suatu kondisi yang dapat meningkatkan kepuasan pasien.

1 5

Staff Satisfaction Apabila topik indikator yang diangkat merupakan suatu kondisi yang dapat meningkatkan kepuasan staf

1 5

Physician Satisfaction

Apabila topik indikator yang diangkat merupakan suatu kondisi yang dapat meningkatkan kepuasan dokter

1 5

Clinical outcome Apabila topik indikator yang diangkat merupakan suatu kondisi yang berpengaruh pada outcome pelayanan klinis

1 5

Safety Apabila topik indikator yang diangkat merupakan suatu kondisi yang dapat meningkatkan keamanan bagi pasien, keluarga pasien dan seluruh staf dan karyawan RS

1 5

Regulatory Requirment

Apabila topic indikator yang diangkat bertujuan untuk memenuhi peraturan yang berlaku

1 5

36

3.4 Analisis SWOT Tahun 2014 Di Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

Dalam menganalisis SWOT Tahun 2014 di instalasi Rekam Medis RSUP

Sanglah Denpasar, langkah pertama yaitu mengidentifikasi faktor eksternal

(RAFE) dan faktor internal (RAFI). Berikut hasil identifikasi faktorekternal dan

faktor internal sesuai kondisi lapang:

3.4.1 Faktor Eksternal (RAFE), meliputi:

a. Faktor peluang (Opportinstalasiy):

1) Data rekam medis sebagai acuan dalam menentukan strategis

pelayanan dan pemasaran rumah sakit.

2) Kelengkapan data rekam medis sebagai dasar dalam pelaksanaan

program asuransi (BPJS, JKBM, dan lain-lain).

3) Rekam medis merupakan alat bukti dalam penegakan hukum

kedokteran dan kedokteran gigi.

4) Perubahan pelayanan MIK ke tingkat pelayanan MIK terkomputerisasi

dengan jaringan LAN yaitu RKE (Rekam Medik Elektronik).

5) RSUP Sanglah merupakan rumah sakit rujukan di Pulau Bali dan

Indonesia bagian timur, serta merupakan rumah sakit pendidikan

utama.

6) Instalasi rekam medis mempunyai peluang menjadi instalasi

manajemen informasi kesehatan (MIK).

b. Faktor ancaman (Threat):

1) Ketidaklengkapan data rekam medis mempengaruhi proses klaim.

2) Ancaman keamanan data rekam medis elektronik dari virus, bencana,

kerusakan teknis, dan lain-lain.

3) Ancaman keamanan informasi kesehatan pasien dari pihak luar (pasien

atau selain petugas yang dapat masuk ke instalasi rekam medis.

4) Rekam medis sebagai data dalam pembuktian tuntutan pasien.

37

3.4.2 Faktor Internal (RAFI), meliputi:

a. Faktor kekuatan (Strenght):

1) Fasilitas kerja di instalasi rekam medis memadai (ATK, folder,

peralatan kerja, komputer, dan lain-lain).

2) Suhu ruang kerja dan ruang filing cukup nyaman.

3) Pencahayaan ruangan di instalasi rekam medis cukup.

4) Loket pendaftaran pasien baru dan pasien lama sudah memadai.

5) Instalasi rekam medis mendapat dukungan kuat dari direksi, serta

komitmen yang kuat dari pengelola instalasi rekam medis.

6) Jumlah dan kualifikasi pendidikan petugas rekam medis cukup

memadai.

7) Instalasi rekam medis RSUP Sanglah menjadi tempat praktek kerja

dan penelitian.

8) Program pelatihan untuk staf rekam medis dilaksanakan tiap tahun.

9) Petugas pendaftaran melayani dengan ramah, sopan, tertib dan penuh

tanggungjawab.

10) Telah melakukan akreditasi JCI.

b. Faktor kelemahan (Weakness):

1) Masalah respone time.

2) Penyimpanan rekam medis yang terpisah (Wing Amerta dan Poli

Utara).

3) Permintaan surat konsul di bagian pendaftaran pasien.

4) Alur pendaftaran yang kurang menarik pasien untuk membacanya.

5) Jumlah roll o’pack dan luas ruang penyimpanan kurang memadai yang

mengakibatkan jadwal retensi menjadi singkat.

6) Masalah nomor ganda dan misfile.

7) Rotasi kerja belum terlaksana karena memperhatikan dari keahlian dari

masing-masing petugas yang telah sesuai dengan bagiannya.

8) Sistem komputer yang belum stabil dan belum berfungsi dengan baik.

38

3.4.3 Pemodelan SWOT

a. Penghitungan analisis SWOT dilakukan dengan memberikan nilai bobot

dan rating. Nilai bobot menggunakan skala likert. Penilaian bobot dilakukan

dengan cara memberikan pilihan “SP” apabila faktor yang mempengaruhi sangat

penting, sampai dengan “STP” apabila faktor yang mempengaruhi sangat tidak

penting terhadap penyelenggaraan rekam medis saat ini. Berikut pilihan untuk

pembobotan:

Tabel 3.2 Pilihan Pembobotan

STPSangat tidak penting jika faktor sangat tidak mempengaruhi penyelenggaraan rekam medis

TP Tidak penting jika faktor tidak mempengaruhi penyelenggaraan rekam medisR Ragu-ragu jika faktor tidak dapat dijustifikasiP Penting jika faktor mempengaruhi penyelenggaraan rekam medis

SPSangat penting jika faktor sangat mempengaruhi penyelenggaraan rekam medis

Karena jumlah pembobotan harus sama dengan 1 (satu) untuk setiap

matriks evaluasi, maka bobot untuk setiap responden tidak mesti sama, tergantung

dari banyak jumlah variabel yang dipilih, atau dapat diformulasikan sebagai

berikut:

A (SP) + B (P) + C (R) + D (TP) + E (STP) = 1,00 .................................3.1

Dimana:

A = jumlah banyaknya SP dalam satu matrik evaluasiB = jumlah banyaknya P dalam satu matrik evaluasi C = jumlah banyaknya R dalam satu matrik evaluasiD = jumlah banyaknya TP dalam satu matrik evaluasiE = jumlah banyaknya STP dalam satu matrik evaluasiSP = bobot nilai Sangat PentingP = bobot nilai PentingR = bobot nilai Ragu-raguTP = bobot nilai Tidak PentingSTP = bobot nilai Sangat Tidak Penting

Agar lebih mudah maka rasio perbandingan antara SP hingga STP, dibuat

sama dengan 2, sehingga:

39

SP : P : R : TP : STP = 1 : 2 : 4 : 8 : 16 ....................................................3.2

Jika SP = X, maka: ...............................................................................................3.3

P = ½ X ....................................................................................................3.4

R = ¼ X ....................................................................................................3.5

TP = 1/8 X ................................................................................................3.6

STP = 1/16 X ............................................................................................3.7

Sehingga:

A (X) + B (1/2X) + C (1/4X) + D (1/8X) + E (1/16X) = 1,00 .................3.8

X = 16 / (16A + 8B + 4C + 2D + E) ........................................................3.9

X = SP ....................................................................................................3.10

Sumber: Raharjo, FT UI, 2010

b. Rating (Tingkat Pengaruh)

Pada bagian ini, beri masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai

dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor

tersebut terhadap kondisi instalasi rekam medis.

Pemberian nilai rating untuk faktor peluang dan kekuatan bersifat positif

(peluang dan kekuatan yang semakin besar diberi rating 4, tetapi jika peluang

dan kekuatan semakin kecil diberi rating 1). Pemberian nilai rating untuk faktor

ancaman dan kelemahan bersifat negatif (ancaman dan kelemahan yang

semakin besar diberi rating 1, tetapi jika ancaman dan kelemahan semakin

kecil diberi rating 4).

Tabel 3.3 Pilihan Rating

Keterangan Peluang dan Kekuatan Ancaman dan Kelemahan

4Faktor sangat berpengaruh terhadap instalasi rekam medis

4Faktor sangat tidak berpengaruh terhadap instalasi rekam medis

3Faktor berpengaruh terhadap instalasi rekam medis

3Faktor tidak berpengaruh terhadap instalasi rekam medis

2Faktor tidak berpengaruh terhadap instalasi rekam medis

2Faktor berpengaruh terhadap instalasi rekam medis

1Faktor sangat tidak berpengaruh terhadap instalasi rekam medis

1Faktor sangat berpengaruh terhadap instalasi rekam medis

40

3.4.4 Hasil Penilaian Analisis SWOT

a. MATRIK RAFE (Rangkuman Analisis Faktor Eksternal)

Tabel 3.4 Penilaian Faktor Peluang

FAKTOR PELUANG PEMBOBOTAN RATING

1. Data rekam medis sebagai acuan dalam menentukan strategis pelayanan dan pemasaran rumah sakit.

SP 3

2. Kelengkapan data rekam medis sebagai dasar dalam pelaksanaan program asuransi (BPJS, JKBM, dan lain-lain).

SP 4

3. Rekam medis merupakan alat bukti dalam penegakan hukum kedokteran dan kedokteran gigi.

SP 3

4. Perubahan pelayanan MIK ke tingkat pelayanan MIK terkomputerisasi dengan jaringan LAN yaitu RKE (Rekam Medik Elektronik).

P 2

5. RSUP Sanglah merupakan rumah sakit rujukan di Pulau Bali dan Indonesia bagian timur, serta merupakan rumah sakit pendidikan utama.

P 4

6. Instalasi rekam medis mempunyai peluang menjadi instalasi manajemen informasi kesehatan (MIK).

P 1

Tabel 3.5 Penilaian Faktor Ancaman

FAKTOR ANCAMAN PEMBOBOTAN RATING

1. Ketidaklengkapan data rekam medis mempengaruhi proses klaim.

SP 3

2. Ancaman keamanan data rekam medis elektronik dari virus, bencana, kerusakan teknis, dan lain-lain.

SP 1

3. Ancaman keamanan informasi kesehatan pasien dari pihak luar (pasien atau selain petugas yang dapat masuk ke instalasi rekam medis.

SP 2

4. Rekam medis sebagai data dalam pembuktian tuntutan pasien.

SP 4

b. MATRIK RAFI (Rangkuman Analisis Faktor Internal)

Tabel 3.6 Penilaian Faktor Kekuatan

FAKTOR KEKUATAN PEMBOBOTAN RATING

1. Fasilitas kerja di instalasi rekam medis memadai (ATK, folder, peralatan kerja, komputer, dan lain-lain.

P 3

2. Suhu ruang kerja dan ruang filing cukup nyaman. P 3

3. Pencahayaan ruangan di instalasi rekam medis cukup. P 4

41

4. Loket pendaftaran pasien baru dan pasien lama sudah memadai.

P 3

5. Instalasi rekam medis mendapat dukungan kuat dari direksi, serta komitmen yang kuat dari pengelola instalasi rekam medis.

SP 4

6. Jumlah dan kualifikasi pendidikan petugas rekam medis cukup memadai.

SP 3

7. Instalasi rekam medis RSUP Sanglah menjadi tempat praktek kerja dan penelitian.

P 2

8. Program pelatihan untuk staf rekam medis dilaksanakan tiap tahun.

SP 3

9. Petugas pendaftaran melayani dengan ramah, sopan, tertib dan penuh tanggungjawab.

P 4

10. Telah melakukan akreditasi JCI. P 4

Tabel 3.7 Penilaian Faktor Peluang

FAKTOR KELEMAHAN PEMBOBOTAN RATING

1. Masalah respone time. P 1

2. Penyimpanan rekam medis yang terpisah (Wing Amerta dan Poli Utara).

P 3

3. Permintaan surat konsul di bagian pendaftaran pasien. P 2

4. Alur pendaftaran yang kurang menarik pasien untuk membacanya.

R 4

5. Jumlah roll o’pack dan luas ruang penyimpanan kurang memadai yang mengakibatkan jadwal retensi menjadi singkat.

SP 1

6. Masalah nomor ganda dan misfile. SP 1

7. Rotasi kerja belum terlaksana karena memperhatikan dari keahlian dari masing-masing petugas yang telah sesuai dengan bagiannya.

R 4

8. Sistem komputer yang belum stabil dan belum berfungsi dengan baik.

SP 1

42

3.4.5 Rekapitulasi Nilai Hasil Analisis SWOT

Pengolahan data dari rekapitulasi nilai hasil analisis SWOT akan dihitung

nilai X yang kemudian akan dihitung nilai pembobotan sesuai skala likert yang

dipilih oleh kepala instalasi rekam medis. Berikut data penghitungannya:

Tabel 3.8 Perhitungan Nilai Faktor Peluang

Faktor Peluang Nilai X

Nilai SP

Nilai P

Nilai R

Nilai TP

Nilai STPA B C D E

3 3 0 0 0 0,222 0,22 0,11 0,06 0,03 0,014

Tabel 3.9 Perhitungan Nilai Faktor Ancaman

Faktor Ancaman Nilai X

Nilai SP

Nilai P

Nilai R

Nilai TP

Nilai STPA B C D E

4 0 0 0 0 0,25 0,25 0,13 0,06 0,03 0,016

Tabel 3.10 Perhitungan Nilai Faktor Kekuatan

Faktor Kekuatan Nilai X

Nilai SP

Nilai P

Nilai R

Nilai TP

Nilai STPA B C D E

3 7 0 0 0 0,15 0,15 0,1 0,04 0,02 0,01

Tabel 3.11 Perhitungan Nilai Faktor Kelemahan

Faktor Kelemahan Nilai X

Nilai SP

Nilai P

Nilai R

Nilai TP

Nilai STPA B C D E

3 3 2 0 0 0,2 0,2 0,1 0,05 0,03 0,01

43

Berdasarkan rekapitulasi nilai hasil analisisi SWOT diatas, didapatkan nilai

jumlah skor terbobot pada masing-masing faktor, yaitu sebagai berikut:

a. MATRIK RAFE (Rangkuman Analisis Faktor Eksternal)

Tabel 3.12 Matrik Peluang

FAKTOR PELUANG PEMBOBOTAN RATINGSKOR

TERBOBOT1. Data rekam medis sebagai acuan dalam

menentukan strategis pelayanan dan pemasaran rumah sakit.

0,22 3 0,66

2. Kelengkapan data rekam medis sebagai dasar dalam pelaksanaan program asuransi (BPJS, JKBM, dan lain-lain).

0,23 4 0,92

3. Rekam medis merupakan alat bukti dalam penegakan hukum kedokteran dan kedokteran gigi.

0,22 3 0,66

4. Perubahan pelayanan MIK ke tingkat pelayanan MIK terkomputerisasi dengan jaringan LAN yaitu RKE (Rekam Medik Elektronik).

0,11 2 0,22

5. RSUP Sanglah merupakan rumah sakit rujukan di Pulau Bali dan Indonesia bagian timur, serta merupakan rumah sakit pendidikan utama.

0,11 4 0,44

6. Instalasi rekam medis mempunyai peluang menjadi instalasi manajemen informasi kesehatan (MIK).

0,11 1 0,44

TOTAL 1 3,34

Tabel 3.13 Matrik Ancaman

FAKTOR ANCAMAN PEMBOBOTAN RATINGSKOR

TERBOBOT

1. Ketidaklengkapan data rekam medis mempengaruhi proses klaim.

0,25 3 0,75

2. Ancaman keamanan data rekam medis elektronik dari virus, bencana, kerusakan teknis, dan lain-lain.

0,25 1 0,25

3. Ancaman keamanan informasi kesehatan pasien dari pihak luar (pasien atau selain petugas yang dapat masuk ke instalasi rekam medis.

0,25 2 0,50

4. Rekam medis sebagai data dalam pembuktian tuntutan pasien.

0,25 4 1

TOTAL 1 2,50

44

b. MATRIK RAFI (Rangkuman Analisis Faktor Internal)

Tabel 3.14 Matrik Kekuatan

FAKTOR KEKUATAN PEMBOBOTAN RATINGSKOR

TERBOBOT

1. Fasilitas kerja di instalasi rekam medis memadai (ATK, folder, peralatan kerja, komputer, dan lain-lain.

0,077 3 3,077

2. Suhu ruang kerja dan ruang filing cukup nyaman. 0,077 3 3,077

3. Pencahayaan ruangan di instalasi rekam medis cukup.

0,077 4 0,308

4. Loket pendaftaran pasien baru dan pasien lama sudah memadai.

0,077 3 3,077

5. Instalasi rekam medis mendapat dukungan kuat dari direksi, serta komitmen yang kuat dari pengelola instalasi rekam medis.

0,15 4 0,6

6. Jumlah dan kualifikasi pendidikan petugas rekam medis cukup memadai.

0,15 3 0,45

7. Instalasi rekam medis RSUP Sanglah menjadi tempat praktek kerja dan penelitian.

0,077 2 0,154

8. Program pelatihan untuk staf rekam medis dilaksanakan tiap tahun.

0,15 3 0,45

9. Petugas pendaftaran melayani dengan ramah, sopan, tertib dan penuh tanggungjawab.

0,077 4 0,308

10. Telah melakukan akreditasi JCI. 0,077 4 0,308

TOTAL 1 11,8

45

Tabel 3.15 Matrik Kelemahan

FAKTOR KELEMAHAN PEMBOBOTAN RATINGSKOR

TERBOBOT

1. Masalah respone time. 0,1 1 0,1

2. Penyimpanan rekam medis yang terpisah (Wing Amerta dan Poli Utara).

0,1 3 0,3

3. Permintaan surat konsul di bagian pendaftaran pasien.

0,1 2 0,2

4. Alur pendaftaran yang kurang menarik pasien untuk membacanya.

0,05 4 0,2

5. Jumlah roll o’pack dan luas ruang penyimpanan kurang memadai yang mengakibatkan jadwal retensi menjadi singkat.

0,2 1 0,2

6. Masalah nomor ganda dan misfile. 0,2 1 0,2

7. Rotasi kerja belum terlaksana karena memperhatikan dari keahlian dari masing-masing petugas yang telah sesuai dengan bagiannya.

0,05 4 0,2

8. Sistem komputer yang belum stabil dan belum berfungsi dengan baik.

0,2 1 0,2

TOTAL 1 1,6

3.4.6 Penentuan Kuadran Pada Matrik Analisis SWOT

Berdasarkan hasil nilai dari matrik RAFE dan matrik RAFI yang telah

diolah, kemudian dimasukkan pada diagram analisis SWOT. Berikut

perhitungannya:

Nilai matrik RAFE = total nilai peluang – total nilai ancaman

= 3,34 – 2,50

= 0,84

Nilai matrik RAFI = total nilai kekuatan – total nilai kelemahan

= 11,8 – 1,6

= 10,2

46

Kemudian nilai matrik RAFE dimasukkan pada sumbu vertikal dan nilai matrik

RAFI dimasukkan pada sumbu horizontal, maka instalasi rekam medis RSUP

Sanglah berada pada kuadran I. Berikut gambar diagram SWOT:

Gambar 3.9 Kuadran SWOT

Dari hasil analisis diatas Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah berada

pada kuadran I yaitu Pada kuadran ini merupakan situasi yang sangat

menguntungkan, karena rumah sakit memiliki peluang dan kekuatan sehingga

dapat memanfaatkan peluang yang ada.Strategi yang diterapkan dalam kondisi ini

adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif.

Gambar 3.1 Diagram SWOT Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

Kuadran IKuadran III

Kuadran IIKuadran IV

47

3.4.7 Penentuan Strategi Instalasi Rekam Medis Tahun 2014

RAFI

RAFI

STRENGHT1. Fasilitas kerja di instalasi rekam medis memadai.2. Suhu ruang kerja dan ruang filing cukup nyaman.3. Pencahayaan ruangan di instalasi rekam medis cukup.4. Loket pendaftaran pasien baru dan pasien lama sudah

memadai.5. Mendapat dukungan kuat dari direksi, serta komitmen yang

kuat dari pengelola instalasi rekam medis.6. Jumlah dan kualifikasi pendidikan petugas rekam medis

cukup memadai.7. Menjadi tempat praktek kerja dan penelitian.8. Program pelatihan dilaksanakan tiap tahun.9. Petugas pendaftaran melayani dengan ramah, sopan, tertib

dan penuh tanggungjawab.10. Telah melakukan akreditasi JCI.

WEAKNESS1. Masalah respone time.2. Penyimpanan rekam medis yang terpisah.3. Permintaan surat konsul di bagian pendaftaran pasien.4. Alur pendaftaran yang kurang menarik.5. Jumlah roll o’pack dan luas ruang penyimpanan kurang

memadai.6. Masalah nomor ganda dan misfile.7. Rotasi kerja belum terlaksana 8. Sistem komputer yang belum stabil dan belum berfungsi

dengan baik.

OPPORTUNITY1. Acuan dalam menentukan strategis pelayanan dan

pemasaran rumah sakit.2. Sebagai dasar dalam pelaksanaan program asuransi.3. Alat bukti dalam penegakan hukum kedokteran dan

kedokteran gigi.4. Perubahan pelayanan MIK ke tingkat RKE.5. Rumah sakit rujukan dan rumah sakit pendidikan utama.6. Peluang menjadi instalasi manajemen informasi kesehatan

(MIK).

STRATEGI SO1. Pelatihan manajemen informasi kesehatan khususnya

analisis keluaran data informasi kesehatan,2. Peningkatan pelayanan MIK ke tingkat RKE dengan

memaksimalkan dukungan dari direksi.

STRATEGI WO1. Pembuatan alur pendaftaran baru yang lebih menarik. 2. Peningkatan pelayanan MIK ke tingkat RKE untuk

meminimalisir jumlah roll o’pack dan ruang penyimpanan, menurangi masalah nomor ganda dan misfile, dan mempercepat pelacakan berkas WI dan PU.

3. Perbaharuan SOP distribusi berkas RM.4. Pengumpulan data (masalah permintaan surat konsul) dan

presentasi pada rapat tim.

THREAT1. Ketidaklengkapan data rekam medis mempengaruhi proses

klaim.2. Ancaman keamanan data rekam medis elektronik.3. Ancaman keamanan informasi kesehatan pasien dari pihak

luar.4. Rekam medis sebagai data dalam pembuktian tuntutan

pasien.

STRATEGI ST1. Pembuatan SOP open review dan presentasi laporan open

review pada rapat tim.2. Meningkatkan sistem keamanan untuk melindungi data

rekam medis elektronik.

STRATEGI WT1. Optimalisasi sistem komputer sesuai dengan permintaan

kebutuhan.2. Peningkatan disiplin petugas dalam memaksimalkan

penggunaan finger print.

Gambar 3.2 Matrik SWOT

48

3.5 Analisis Kuantitatif Rekam Medis (Quality Assurance) Di Instalasi

Rekam Medis RSUP Sanglah

Analisis kuantitatif rekam medis di instalasi rekam medis dilakukan pada

berkas rekam medis rawat jalan poli bedah onkologi. Dengan pertimbangan

keterbatasan waktu, penilaian analisis kuantitatif dilakukan pada formulir resume

klinis rawat jalan. Poin-poin penilaian dalam formulir resume rawat jalan terdiri

dari:

a. Nama pasien

b. Tanggal lahir

c. Nomor RM

d. Tanggal / jam kunjungan

e. Klinik yang dikunjungi

f. Diagnosa

g. Pengobatan saat ini

h. Alergi

i. Tindakan / operasi dan RI dimasa lalu

j. Nama dan paraf dokter

k. Kode diagnosa / operasi

49

3.5.1 Pengumpulan Data Analisis Kuantitatif

Data analisis kuantitatif pada formulir resume klinis pasien rawat jalan pada poli bedah onkologi diambil dalam waktu 1 minggu

dimulai dari tanggal 24 – 29 Maret 2014 (dapat dilihat pada lampiran 3) dengan jumlah keseluruhan formulir resume klinis pasien

rawat jalan yang diteliti sebanyak 213 formulir. Berikut data yang terkumpul:

Tabel 3.16 Data Analisis Kuantitatif Formulir Resume Klinis Pasien Rawat Jalan

Tanggal Nama Tgl LahirTgl/Jam

DiagnosaPengobatan

AlergiTerapi/ Nama Kode

MRSTIDAK ADA

TIDAK DIISIKunjungan Saat Ini Operasi & Paraf Diagnosis LESS

24-Mar-14 40 40 40 39 35 32 29 29 7 0 2 9

25-Mar-14 33 33 33 31 27 20 22 31 11 3 1 5

26-Mar-14 38 38 38 37 36 25 30 37 9 1 4 1

27-Mar-14 29 29 29 29 22 20 23 28 4 3 4 2

28-Mar-14 16 16 16 16 16 11 13 16 5 2 1 1

29-Mar-14 11 11 11 10 10 8 9 10 6 0 5 2

JUMLAH 167 167 167 162 146 116 126 151 42 9 17 20

Berikut hasil prosentase dari hasil analisis kuantitatif formulir resume klinis pasien rawat jalan:

Tabel 3.17 Prosentase Pengisian Pada Formulir Resume Klinis Pasien Rawat Jalan

Nama Tgl LahirTgl/Jam

DiagnosaPengobatan

AlergiTerapi/ Nama Kode

MRSTIDAK ADA TIDAK

Kunjungan Saat Ini Operasi & Paraf Diagnosis LESS DIISI

78,4 % 78,4 % 78,4 % 76,05 % 68,5 % 54,5 % 59,2 % 70,9 % 19,7 & 4,2 % 7,9 % 9,4 %

50

3.6 Identifikasi Masalah Terkait Manajemen Mutu Rekam Medis Di

Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah

Hasil identifikasi masalah yan terkait manajemen mutu rekam medis di

instalasi rekam medis RSUP Sanglah berdasarkan laporan masalah di instalasi

rekam medis dan survei lapang yang telah dilakukan didapatkan masalah sebagai

berikut:

a. Kesalahan registrasi pasien rawat jalan.

b. Kesalahan pengambilan rekam medis.

c. Kesalahan menyimpan rekam medis pada rak penyimpanan.

d. Kesalahan distribusi dari petugas distribusi ke masing-masing poliklinik tujuan.

e. Kesalahan assembling berkas rekam medis setelah rawat inap.

f. Masalah nomor ganda.

g. Masalah close cashier pada loket pendaftaran.

h. Kelengkapan pengisian formulir resume klinis pasien rawat jalan.

i. Permintaan surat konsultasi pada loket pendaftaran.

j. Gambar alur registrasi pasien rawat jalan untuk kepentingan KARS.

51

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Sasaran Mutu Instalasi Rekam Medis

Sasaran mutu yang dapat ditetapkan di instalasi rekam medis berdasarkan

hasil laporan masalah, hasil analisa SWOT, serta hasil analisis kuantitatif pada

formulir resume klinis pasien rawat jalan pada poli bedah onkologi, sebagai

berikut:

a. Kesalahan registrasi pasien rawat jalan.

b. Kesalahan pengambilan rekam medis.

c. Kesalahan menyimpan rekam medis pada rak penyimpanan.

d. Kesalahan distribusi dari petugas distribusi ke masing-masing poliklinik

tujuan.

e. Kesalahan assembling berkas rekam medis rawat inap.

f. Masalah nomor ganda.

g. Masalah close cashier pada loket pendaftaran.

h. Kelengkapan pengisian formulir resume klinis pasien rawat jalan.

i. Permintaan surat konsultasi pada loket pendaftaran.

j. Gambar alur registrasi pasien rawat jalan untuk kepentingan KARS.

50

52

Berikut perincian pelaksanaan sasaran mutu tersebut diatas:

Tabel 4.1 Sasaran Mutu Instalasi Rekam Medis Tahun 2014

RSUP SANGLAHTanggal

SASARAN MUTU INSTALASI REKAM MEDIS DI INSTALASI RAWAT JALANNO

SASARAN MUTU TARGET PICDATA

RECORDACTION PLAN

FREKUENSI PEMANTAUAN

CARA PERHITUNGAN

1 Mengurangi kesalahan registrasi pasien rawat jalan.

Max 0 % Ka. Instalasi rekam medis

Koord. Pengelolaan rekam medis

Pasien melakukan registrasi rawat jalan di loket 4,5,6 tiap hari.

Melakukan registrasi pasien sesuai dengan SOP.

Mencatat kejadian salah registrasi di loket 4,5,6.

Tiap hari mulai jam 07.00 – 13.00 untuk hari senen – kamis, jam 07.00 – 12.00 untuk hari jumat – sabtu.

Jumlah kesalahan registrasi pasien RJ dalam 1 bulan--------------------------- x 100%Jumlah keseluruhan kunjungan pasien lama rawat jalan dalam 1 bulan

2 Mengurangi kesalahan pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan untuk pasien rawat jalan melakukan kontrol.



Keluarnya kitir-kitir dari loket 4,5,6 sampai berkas ditemukan dan sampai dimeja pengeluaran tiap hari

Melakukan pengambilan berkas ke rak sesuai dengan SOP.

Melakukan pengecekan nomor RM kembali sebelum berkas ke meja pengeluaran.


Jumlah kesalahan pengambilan berkas RM dalam 1 bulan--------------------------- x 100%Jumlah keseluruhan kunjungan pasien rawat jalan dalam 1 bulan

3 Mengurangi kesalahan menyimpan berkas rekam medis pada rak penyimpanan.



Berkas RM rawat jalan kembali dari poliklinik di sortir sampai berkas RM disimpan di rak tiap hari

Melakukan menyimpan berkas ke rak sesuai dengan SOP.

Melakukan pengecekan dua digit nomor belakang RM kembali sebelum berkas dimasukkan ke

Tiap hari mulai jam 14.00 – selesai untuk hari senen – kamis, jam 12.00 – selesai 00 untuk hari jumat – sabtu.

Jumlah kesalahan menyimpan berkas RM dalam 1 bulan--------------------------- x 100%Jumlah keseluruhan kunjungan pasien rawat jalan dalam 1 bulan

53

masing-masing rak.4 Mengurangi kesalahan distribusi

dari petugas distribusi ke masing-masing poliklinik tujuan.

Max 0 % Ka. Instalasi rekam medis.


Berkas RM disortir sesuai rak pengiriman ke poli sampai berkas RM sampai ke poli tujuan tiap hari.

Melakukan distribusi berkas rekam medis ke poliklinik sesuai dengan SOP.


Jumlah kesalahan distribusi berkas RM dalam 1 bulan--------------------------- x 100%Jumlah keseluruhan kunjungan pasien rawat jalan dalam 1 bulan

5 Kesalahan assembling berkas rekam medis setelah rawat inap.



Berkas RM habis rawat inap diurutkan sampai pemasangan label warna dan nomor RM tiap hari.

Melakukan assembling berkas rekam medis habis rawat inap sesuai dengan SOP.

Tiap hari mulai dalam 3 shift yaitu pagi, sore, malam.

Jumlah kesalahan assembling berkas RM dalam 1 bulan--------------------------- x 100%Jumlah keseluruhan berkas RM yang diassemblingdalam 1 bulan

6 Mengurangi masalah nomor ganda pasien yang berkunjung.



Laporan pasien yang mempunyai nomor ganda saat registrasi pasien tiap hari

Melakukan registrasi pasien sesuai dengan SOP.

Mencatat kejadian nomor ganda setiap harinya.

Saat registrasi ditanyakan dengan baik pasien pernah mendaftar sebelumnya atau tidak.


Jumlah masalah nomor ganda dalam 1 bulan--------------------------- x 100%Jumlah kunjungan pasiendalam 1 bulan

7 Mengurangi kegiatan close cashier pada loket pendaftaran

Max 0 % Ka. Instalasi rekam

Pada saat melakukan

Mencatat kejadian close cashier setiap

Tiap hari mulai jam 07.00 – 13.00

Jumlah kegiatan close cashier dalam 1 bulan

54

pasien lama rawat jalan. medis Koord.

Pengelolaan rekam medis

kegiatan registrasi pendataran pasien lama rawat jalan.

harinya pada loket pendaftaran 4,5,6.

Membuat laporan kejadian close cashier dan presentasikan pada rapat tim.

untuk hari senen – kamis, jam 07.00 – 12.00 untuk hari jumat – sabtu.

--------------------------- x 100%Jumlah kunjungan pasiendalam 1 bulan

8 Meningkatkan kelengkapan pengisian formulir resume klinis pasien rawat jalan.

Max 100 %

Ka. Instalasi rekam medis


Dari pasien mendapatkan pemeriksaaan sampai berkas RM kembali dari poliklinik.

Mengumpulkan data analisis kuantitatif pada formulir resume klinis pasien rawat jalan.

Membuat laporan dan presentasikan pada rapat tim.


Jumlah kelengkapan kolom pengisian pada formulir resume RJ dalam 1 bulan--------------------------- x 100%Jumlah kunjungan pasiendalam 1 bulan

9 Mengurangi permintaan surat konsultasi pada loket pendaftaran rawat jalan.



Permintaan surat konsul pada petugas pendaftaran dari waktu buka loket pendaftaran pasien rawat jalan tiap hari.

Mengumpulkan data permintaan surat konsul pada petugas loket pendaftaran pasien.

Membuat laporan dan presentasikan pada rapat tim.


Jumlah permintaan surat konsul dalam 1 bulan--------------------------- x 100%Jumlah kunjungan pasienrawat jalan dalam 1 bulan

55

4.2 Analisis SWOT Instalasi Rekam Medis

4.2.1 Posisi Kuadran Pada Diagram SWOT

Instalasi rekam medis RSUP Sanglah berdasarkan hasil perhitungan bobot

dan rating berada pada kuadran I yang artinya instalasi rekam medis berada pada

situasi yang sangat menguntungkan. Dimana instalasi rekam medis memilki

kekuatan untuk menghadapi peluang yang ada.

Pada kuadran I yaitu pada titik 0,84 dari faktor eksternal di sumbu

horizontal dan titik 10,2 dari faktor internal di sumbu vertikal. Titik temu dari

sumbu tersebut berada pada ujung kuadran I, yang hampir mendekati ke sumbu II.

Jika instalasi rekam medis dapat meningkatkan pengelolaan data rekam medis dan

pelayanan di instalasi rekam, maka posisi instalsi rekam medis RSUP Sanglah

akan tetap berada pada kudran II. Jika instalasi rekam medis mengalami

penurunan kinerja maka dapat turun posisinya ke kuadran II, yang artinya instalasi

rekam medis berada pada posisi yang memiliki ancaman dari luar tetapi masih

kekuatan dari segi internal. Namun pada akhir keempat alternatif strategi yang

telah dirumuskan dapat digunakan seluruhnya untuk upaya peningkatan kinerja

dan pelayanan di instalasi rekam medis RSUP Sanglah sesuai kebijakan bersama.

4.2.2 Alternatif Strategi Instalasi Rekam Medis

Posisi strategi instalasi rekam medis RSUP Sanglah berada pada kuadran I.

Strategi yang harus diterapkan adalah mendukung kebijakan pertumbuhan agresif

(Growth oriented strategy). Berikut alternatif Strategi Strenght Opportinstalasiy

yang dapat digunakan:

a. Pelatihan manajemen informasi kesehatan khususnya analisis keluaran data

informasi kesehatan.

Pelatihan manajemen informasi kesehatan tentang analisis dari keluaran data

informasi kesehatan bertujuan agar instalasi rekam medis RSUP Sanglah

dapat menghasilkan hasil analisis data informasi kesehatan yang tepat guna

dan tepat waktu untuk membantu dalam pengambilan keputusan untuk

strategi pelayanan dan pemasaran RSUP Sanglah. Serta untuk mendukung

instalasi rekam medis RSUP Sanglah menjadi instalasi manajemen informasi

56

kesehatan (MIK). Pengelolaan dan analisis data informasi kesehatan yang

baik akan membantu dalam peningkatan pelayanan di instalasi rekam medis

RSUP Sanglah yang didukung dengan kekuatan yang dimiliki oleh instalasi

rekam medis.

b. Peningkatan pelayanan MIK ke tingkat RKE dengan memaksimalkan

dukungan dari direksi.

Peningkatan pelayanan instalasi rekam medis RSUP Sanglah ke tingkat RKE

dapat mempermudah dalam proses pelayanan di instalasi rekam medis yang

didukung dengan kekuatan yang dimiliki instalasi rekam medis RSUP

Sanglah.

Instalasi rekam medis RSUP Sanglah selain dapat menggunakan strategi SO

tersebut, terdapat 3 alternatif strategi yang dapat digunakan, meliputi:

a. Kuadran II (strategi Strenght Threat), meliputi:

1) Pembuatan SOP open review dan presentasi laporan open review pada

rapat tim. Strategi tersebut dapat membantu dalam melengkapi data rekam

medis dan juga sebagai bahan untuk pembuktian tuntutan pasien yang

lengkap dan akurat.

2) Meningkatkan sistem keamanan untuk melindungi data rekam medis

elektronik.

b. Kuadran III (strategi Opportinstalasiy Weakness), meliputi:

1) Pembuatan alur pendaftaran baru yang lebih menarik. Strategi tersebut

dilakukan agar pasien tidak bingung pada saat akan melakukan registrasi

khususnya registrasi rawat jalan, serta untuk mengefisienkan waktu

pelayanan diloket pendaftaran.

2) Peningkatan pelayanan MIK ke tingkat RKE untuk meminimalisir jumlah

roll o’pack dan ruang penyimpanan, mengurangi masalah nomor ganda dan

misfile, dan mempercepat pelacakan berkas WI dan PU.

3) Perbaharuan SOP distribusi berkas RM untuk menurunkan angka respone

time yang melebihi waktu standar.

57

4) Pengumpulan data (masalah permintaan surat konsul) dan presentasi pada

rapat tim. Strategi tersebut dilakukan untuk mengefisien dan mengefektifkan

waktu pelayanan di loket pendaftaran pasien lama.

b. Kuadran IV (strategi Weakness Threat), meliputi:

2) Optimalisasi sistem komputer sesuai dengan permintaan kebutuhan. Artinya

strategi tersebut dilakukan untuk memaksimalkan sistem komputer yang ada

untuk mendapatkan data sesuai kebutuhan analisis data.

3) Peningkatan disiplin petugas dalam memaksimalkan penggunaan finger

print. Strategi tersebut dilakukan untuk melindungi keamanan informasi

kesehatan pasien dari pihak luar.

4.3 Analisis Kuantitatif Formulir Resume Klinis Pasien Rawat Jalan

Dari pengumpulan data analisis kuantitatif pada formulir resume klinis pasien

rawat jalan selama 1 minggu didapatkan hasil sebagai berikut:

a. Kolom pengisian nama pasien diisi sebanyak 78,4 % dari keseluruhan formulir

resume klinis pasien rawat jalan yang diteliti.

b. Kolom pengisian tanggal lahir diisi sebanyak 78,4 % dari keseluruhan formulir

resume klinis pasien rawat jalan yang diteliti.

c. Kolom pengisian tanggal/jam kunjungan diisi sebanyak 78,4 % dari

keseluruhan formulir resume klinis pasien rawat jalan yang diteliti.

d. Kolom pengisian nama & paraf kunjungan diisi sebanyak 70,9 % dari


e. Kolom pengisian pengobatan saat ini diisi sebanyak 68,5 % dari keseluruhan

formulir resume klinis pasien rawat jalan yang diteliti.

f. Kolom pengisian terapi/operasi diisi sebanyak 59,2 % dari keseluruhan


g. Kolom pengisian alergi kunjungan diisi sebanyak 54,5 % dari keseluruhan


h. Kolom pengisian kode diagnosis kunjungan diisi sebanyak 19,7 % dari


58

i. Terdapat 4,2 % berkas MRS dari keseluruhan berkas pasien rawat jalan yang

diteliti.

j. Terdapat 7,9 % berkas yang tidak ada di rak penyimpanan dari keseluruhan

berkas pasien rawat jalan yang diteliti.

k. Terdapat 9,4 % formulir resume rawat jalan yang tidak diisi dari keseluruhan


Dari data diatas dapat disimpulkan bahwa tingkat pengisian terendah pada

kolom formulir resume klinis pasien rawat jalan adalah kode diagnosis. Hal

tersebut dikarenakan kode diagnosis pada formulir resume rawat jalan dikode oleh

petugas koding bukan pihak poliklinik. Petugas koding langsung memasukkan

kode diagnosis untuk pasien rawat jalan ke sistem komputer. Maka dari itu,

tingkat pengisian kolom kode diagnosis rendah.

Tingkat pengisian kolom pada formulir resume klinis pasien rawat jalan yang

terendah kedua adalah kolom alergi yaitu sebanyak 54,5 % dari keseluruhan

formulir resume rawat jalan yang diteliti. Tidak diisinya kolom alergi tersebut

ditandai dengan tidak adanya keterangan apapun pada kolom alergi baik itu

berupa tulisan obat atau tanda (-). Kolom alergi penting untuk diisi, dikarenakan

alergi termasuk data pribadi pasien yang harus diperhatikan dalam melakukan

pemeriksaan ulang pada pasien. Jika dokter salah memberi obat yang merupakan

daftar alergi obat dari pasien, maka dapat berakibat fatal pada kesehatan bahkan

keselamatan pasien. Contohnya dapat terjadi reaksi alergi berupa syndrom steven

johnson, syok, kulit melepuh dan lain-lain. Secara hukum, jika pasien tidak terima

bisa dianggap malpraktek karena dapat membahayakan nyawanya.

Kemudian, juga terdapat 9,4 % formulir resume rawat jalan pada tanggalnya

yang tidak diisi dari keseluruhan formulir resume klinis pasien rawat jalan yang

diteliti. Ini dapat mengakibatkan riwayat rawat jalan pasien menjadi tidak

berkesinambungan. Kesinambungan riwayat pemeriksaan rawat jalan pasien

penting untuk mengetahui pemeriksaan apa saja yang pernah diberikan oleh

pasien tersebut.

59

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan, maka

kesimpulan dari laporan ini adalah sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi standar akreditasi pelayanan rekam medis yang berlaku di

RSUP Sanglah Denpasar, meliputi:

1) Standar MKI.1 Komunikasi Dengan Masyarakat

2) Standar MKI.2 Komunikasi Dengan Pasien dan Keluarga

3) Standar MKI.3 Komunikasi Dengan Pasien dan Keluarga

4) Standar MKI.4 Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan Di Dalam dan Di

Luar RSUP Sanglah


Luar RSUP Sanglah


Luar RSUP Sanglah


Luar RSUP Sanglah


Luar RSUP Sanglah

9) Standar MKI.9 Kepemimpinan Dan Perencanaan







16) Standar MKI. 16 Kepemimpinan Dan Perencanaan



60

19) Standar MKI. 19 Rekam Medis Pasien

20) Standar MKI. 19.1 Rekam Medis Pasien

21) Standar MKI. 19.1.1 Rekam Medis Pasien



24) Standar MKI. 20 Kumpulan Data dan Informasi

25) Standar MKI. 20.1 Kumpulan Data dan Informasi

26) Standar MKI. 20. 2 Kumpulan Data dan Informasi

27) Standar MKI. 21 Kumpulan Data dan Informasi

b. Mengidentifikasi sasaran mutu instalasi kerja rekam medis RSUP Sanglah

Denpasar, meliputi:

1)Sasaran Mutu Instalasi Kerja Rekam Medis Di Instalasi Rawat Darurat

Tahun 2010

2)Sasaran Mutu Instalasi Kerja Rekam Medis Di Instalasi Rawat Jalan

Tahun 2010

3)Sasaran Mutu Instalasi Kerja Rekam Medis Di Wing Amerta Bulan

Desember Tahun 2011

4)Sasaran Mutu Instalasi Kerja Rekam Medis Di Wing Amerta Bulan Juni

Tahun 2012

c. Mengidentifikasi metode penetapan sasaran mutu instalasi rekam medis

RSUP Sanglah Denpasar.

Penetapan sasaran mutu di RSUP Sanglah dilakukan dengan cara memberi

scoring pada topik indikator mana yang akan menjadi prioritas pemantauan.

Topik indikator ini didapatkan dari hasil diskusi antara instalasi atau bagian-

bagian yang terkait. Hasil penentuan prioritas dari setiap instalasi/bagian akan

didiskusikan kembali di tingkat Direksi untuk menentukan topik indikator apa

yang akan menjadi indikator rumah sakit.

58

61

d. Menganalisis SWOT Tahun 2014 di instalasi rekam medis RSUP Sanglah

Denpasar.

Analisa SWOT tahun 2014 di instalasi rekam medis RSUP Sanglah dimulai

dengan identifikasi faktor peluang, faktor ancaman, faktor kekuatan, faktor

kelemahan. Kemudian beri nilai pada pembobotan dan rating. Hasil dari

pemberian nilai tersebut diperoleh posisi instalasi rekam medis RSUP Sanglah

berada pada kuadran I dan strategi yang dapat digunakan adalah strategi SO.

e. Melakukan analisis kuantitatif rekam medis (Quality Assurance) di instalasi

rekam medis RSUP Sanglah Denpasar.

Analisis kuantitatif dilakukan pada formulir resume klinis pasien rawat jalan

pada kunjungan poli bedah onkologi selama 1 minggu dari tanggal 24 – 29 Maret

2014. Hasil dari pengumpulan data tersebut yaitu kolom pengisian yang sering

tidak diisi adalah kolom kode diagnosis 19,7 % dan kolom pengisian yang sering

tidak diisi kedua adalah kolom alergi 54,5 %.

f. Mengidentifikasi dan menganalisis masalah yang berkaitan dengan

manajemen mutu rekam medis di instalasi rekam medis RSUP Sanglah

Denpasar, meliputi:

1) Kesalahan registrasi pasien rawat jalan.

2) Kesalahan pengambilan rekam medis.

3) Kesalahan menyimpan rekam medis pada rak penyimpanan.

4) Kesalahan distribusi dari petugas distribusi ke masing-masing poliklinik

tujuan.

5) Kesalahan assembling berkas rekam medis rawat inap.

6) Masalah nomor ganda.

7) Masalah close cashier pada loket pendaftaran.

8) Kelengkapan pengisian formulir resume klinis pasien rawat jalan.

9) Permintaan surat konsultasi pada loket pendaftaran.

10) Gambar alur registrasi pasien rawat jalan untuk kepentingan KARS.

62

5.2 Saran

Berdasarkan dari hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan, maka

saran dari laporan ini bagi rumah sakit adalah sebagai berikut:

a. Diharapkan dalam proses perbaikan dan pengembangan pelayanan di instalasi

rekam medis, dapat memaksimalkan keempat alternatif strategi yang telah

dirumuskan khususnya strategi SO (Strenght-Opportunity).

b. Diharapkan dalam melaksanakan manajemen mutu berkas rekam medis, dapat

memaksimalkan sasaran mutu tahun 2014 yang telah disusun.

c. Diharapkan hasil dari analisis kuantitatif pada formulir resume klinis pasien

rawat jalan dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk peningkatan mutu

berkas rekam medis.

63

DAFTAR PUSTAKA

Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta: Rektorat Jenderal Bina Pelayanan Medik.

Hatta, Gemala R. ed. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.269/Menkes/Per/III/2008.

Raharjo, Wasisto Tririno. 2010. Strategi Meningkatkan Performansi Bisnis PSTN Wireline Pelanggan Korporasi (Studi Kasus: PT. TELKOM Divisi Enterprise Service).http://www.google.com/url?q=http://lontar.ui.ac.id/file%3Ffile%3Ddigital/131608-T%252027554-Strategi%2520meningkatkan-Analisis.pdf&sa=U&ei=m71qUcb_B4vtrQfRq4HgDg&ved=0CB4QFjAC&usg=AFQjCNEUpBXXC0fvA5m32z1bfzy8fiI2AQ

Rangkuti, Freddy. 2006. Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: Gramedis Pustaka Utama.

62

http://www.google.com/url?q=http://lontar.ui.ac.id/file%3Ffile%3Ddigital/131608-T%252027554-Strategi%2520meningkatkan-Analisis.pdf&sa=U&ei=m71qUcb_B4vtrQfRq4HgDg&ved=0CB4QFjAC&usg=AFQjCNEUpBXXC0fvA5m32z1bfzy8fiI2AQ



64

Lampiran 1

Data Kunjungan Rawat Jalan Per Poli Bulan Desember 2013 – Februari 2014

65

66

Lampiran 2

Data Kunjungan Poli Bedah Bulan Desember 2013 – Februari 2014

67

68

Lampiran 3

Pengumpulan Data Analisis Kuantitatif Formulir Resume Klinis Pasien Rawat Jalan

1.Pengumpulan data analisis kuantitif tanggal 24 Maret 2014

NO No. RM NamaTgl

Lahir

Tgl/Jam Diagnosa

PengobatanAlergi

Terapi/ Nama Kode MRS

TIDAK ADATIDAK DIISI

Kunjungan Saat Ini Operasi&

ParafDiagnosis LESS

1 13024170 √ √ √ √ √ √

2 14013337 √ √ √ √ √ √

3 1374239 √ √ √ √ √ √ √ √

4 14017232 √ √ √ √ √ √ √ √

5 14004531 √

6 13002804 √ √ √ √ √ √ √

7 14017802 √ √ √ √ √ √ √

8 823503 √ √ √ √ √ √ √

9 14016607 √ √ √ √ √ √ √ √

10 1638303 √ √ √ √ √ √ √

11 13026905 √ √ √ √ √ √ √

12 1569102 √

13 14012704 √ √ √ √ √ √

14 13028306 √ √ √ √ √ √ √ √ √

15 13034403 √

16 1125622 √

17 14015125 √

69

18 14011327 √ √ √ √ √ √ √ √

19 14007826 √

20 14007822 √ √ √ √ √ √ √

21 13025021 √ √ √ √ √ √ √ √

22 14011925 √ √ √ √ √ √ √

23 1599224 √

24 1371517 √

25 14012612 √ √ √ √ √ √

26 14016416 √ √ √ √

27 14017810 √ √ √ √ √ √ √

28 14017853 √ √ √ √ √ √ √

29 14017925 √ √ √ √ √ √ √ √

30 14017920 √ √ √ √ √ √ √

31 14017984 √ √ √ √ √ √

32 797005 √ √ √ √ √ √

33 14017982 √ √ √ √ √ √

34 14017937 √ √ √ √ √ √ √ √ √

35 14015854 √ √ √ √ √ √ √ √ √

36 13027280 √ √ √ √ √ √ √ √ √

37 1399386 √ √ √ √ √ √

38 14010185 √

39 13029793 √ √ √ √ √ √ √ √ √

40 1570092 √ √ √ √ √ √ √ √

41 14014899 √ √ √ √ √ √

42 1624990 √ √ √ √ √ √ √ √

70

43 1045079 √

44 14003575 √ √ √ √ √ √ √ √

45 893478 √ √ √ √ √ √

46 14009578 √ √ √ √ √ √ √ √

47 1574264 √

48 14012964 √ √ √ √ √ √ √ √

49 1460256 √ √ √ √ √ √ √

50 1620554 √ √ √ √ √ √ √ √ √

51 14012644 √ √ √ √ √ √ √ √

JUMLAH 40 40 40 39 35 32 29 29 7 0 2 9

Pengumpulan data analisis kuantitif formulir resume klinis pasien rawat jalan tanggal 25 Maret 2014

NO No. RM NamaTgl

Lahir

Tgl/Jam Diagnosa

PengobatanAlergi

Terapi/ Nama Kode MRS TIDAK ADA TIDAK DIISI

Kunjungan Saat Ini Operasi & Paraf Diagnosis

1 14007639 √

2 643136 √ √ √ √ √ √ √ √

3 1245535 √ √ √ √ √ √ √

4 14013237 √ √ √ √ √ √ √ √

5 14013337 √ √ √ √ √ √

6 13026905 √ √ √ √ √ √ √ √

7 14017802 √ √ √ √ √ √ √

8 14004207 √

9 14005121 √ √ √ √ √ √ √ √

10 1125622 √ √ √ √ √ √ √ √ √

71

11 814228 √ √ √ √ √ √ √

12 13025021 √ √ √ √ √ √ √ √ √

13 14018322 √ √ √ √ √ √

14 14003023 √ √ √ √ √ √ √ √ √

15 14012612 √ √ √ √ √ √

16 1639818 √ √ √ √ √ √

17 14018212 √ √ √ √ √ √ √ √ √

18 14017111 √ √ √ √ √ √ √ √

19 14018315 √ √ √ √ √ √ √ √ √

20 13034119 √ √ √ √ √ √

21 13011947 √ √ √ √ √ √ √ √

22 13032859 √

23 13016450 √

24 1369452 √ √ √ √ √ √

25 1620554 √ √ √ √ √ √ √ √ √

26 14018163 √ √ √

27 14014262 √ √ √ √ √ √ √ √

28 13026963 √ √ √ √ √ √

29 14000666 √

30 14015564 √ √ √ √ √ √

31 1625962 √ √ √ √ √ √

32 14016661 √

33 14018179 √ √ √ √ √ √ √ √ √

34 13034179 √

35 13002375 √ √ √ √ √ √ √ √

72

36 13021470 √ √ √ √ √ √ √

37 14012381 √

38 14016884 √

39 13026091 √ √ √ √ √ √ √ √

40 14004295 √ √ √ √ √ √ √

41 14016791 √ √ √ √ √ √

42 14018304 √ √ √ √ √ √ √ √

JUMLAH 33 33 33 31 27 20 22 31 11 3 1 5


NO No. RM NamaTgl

Lahir

Tgl/Jam Diagnosa

PengobatanAlergi


Kunjungan Saat Ini Operasi & ParafDiagnosi

s

1 14018430 √

2 13034119 √ √ √ √ √ √ √

3 14000940 √ √ √ √ √ √ √ √

4 1604565 √ √ √ √ √ √ √

5 1506733 √ √ √ √ √ √ √

6 14018443 √ √ √ √ √ √ √ √

7 1240131 √ √ √ √ √ √

8 14004664 √

9 1522410 √ √ √ √ √ √ √ √

10 14007385 √ √ √ √ √ √

11 14001355 √ √ √ √ √ √ √ √

73

12 1643360 √ √ √ √ √ √ √ √

13 14007822 √ √ √ √ √ √ √ √ √

14 893478 √ √ √ √ √ √ √ √

15 13033387 √ √ √ √ √ √ √ √ √

16 1125622 √

17 14012704 √ √ √ √ √ √ √ √

18 1640414 √ √ √ √ √ √ √ √

19 14011346 √ √ √ √ √ √ √ √

20 14010905 √ √ √ √ √ √ √ √

21 14015612 √ √ √ √ √ √ √ √

22 13027911 √ √ √ √ √ √ √ √

23 13028306 √ √ √ √ √ √ √ √ √

24 14016791 √ √ √ √ √ √ √ √

25 14018315 √ √ √ √ √ √ √

26 14004531 √

27 1260694 √ √ √ √ √ √ √

28 14007822 √ √ √ √ √ √ √ √ √

29 1639818 √ √ √ √ √ √

30 13028985 √

31 1636202 √ √ √ √ √ √ √ √

32 14015173 √ √ √ √ √ √

33 14011925 √ √ √ √ √ √ √

34 1644829 √ √ √ √ √ √

35 14018520 √ √ √ √ √ √ √

36 14016809 √ √ √ √ √ √ √ √

74

37 14012612 √ √ √ √ √ √

38 1641625 √ √ √ √ √ √ √ √ √

39 14013288 √ √ √ √ √ √ √ √

40 14018212 √ √ √ √ √ √ √ √

41 13002375 √ √ √ √ √ √ √ √

42 1620554 √ √ √ √ √ √

43 1518047 √ √ √ √ √ √ √ √

44 13035637 √

JUMLAH 38 38 38 37 36 25 30 37 9 1 4 1


NO No. RM NamaTgl

Lahir

Tgl/Jam Diagnosa

PengobatanAlergi



s

1 13011586 √ √ √ √ √ √ √ √

2 13013164 √ √ √ √ √ √ √ √

3 14018659 √ √ √ √ √ √ √ √

4 13014012 √ √ √ √ √ √ √

5 14018651 √ √ √ √ √ √ √ √

6 1468319 √ √ √ √ √

7 14009578 √

8 14012644 √ √ √ √ √ √ √

9 1637045 √

75

10 14012685 √ √ √ √ √ √ √ √ √

11 13033794 √

12 14018434 √ √ √ √ √ √ √ √

13 1462339 √

14 14015564 √

15 13034403 √

16 14017976 √ √ √ √ √ √ √ √

17 13038655 √ √ √ √ √

18 14018211 √ √ √ √ √ √ √ √

19 14018727 √ √ √ √ √ √ √ √

20 1433688 √

21 1636202 √ √ √ √ √ √ √ √

22 14018726 √

23 1260694 √ √ √ √ √ √ √ √

24 14014899 √ √ √ √ √ √ √ √

25 14018699 √ √ √ √ √ √ √ √ √

26 14001295 √ √ √ √ √ √

27 14015253 √ √ √ √ √ √ √ √

28 1620554 √ √ √ √ √ √ √ √ √

29 1643360 √ √ √ √ √ √ √ √

30 14018747 √ √ √ √ √ √ √

31 13036610 √

32 14012001 √ √ √ √ √ √ √ √

33 13017766 √ √ √ √ √ √

34 14015612 √ √ √ √ √ √

76

35 14016677 √ √ √ √ √ √ √ √

36 14016791 √ √ √ √ √

37 14008466 √ √ √ √ √ √

38 901553 √ √ √ √ √ √

JUMLAH 29 29 29 29 22 20 23 28 4 3 4 2


NO No. RM NamaTgl

Lahir

Tgl/Jam Diagnosa

PengobatanAlergi




sLESS

1 14018872 √ √ √ √ √ √ √ √

2 1604565 √ √ √ √ √ √ √

3 1240131 √ √ √ √ √ √

4 13025530 √ √ √ √ √ √ √ √

5 14002790 √ √ √ √ √ √ √ √

6 14018434 √ √ √ √ √ √ √ √

7 14008466 √ √ √ √ √ √ √ √ √

8 14004221 √ √ √ √ √ √ √ √

9 14013288 √ √ √ √ √ √ √ √

10 14017805 √

11 14014839 √

12 13020804 √ √ √ √ √ √ √ √

13 14004436 √

14 13027942 √ √ √ √ √ √

77

15 14016619 √ √ √ √ √ √ √ √

16 14018651 √ √ √ √ √ √ √ √

17 14009058 √ √ √ √ √ √ √ √ √

18 13007016 √ √ √ √ √ √ √

19 14017810 √ √ √ √ √ √ √ √ √

20 14018952 √

JUMLAH 16 16 16 16 16 11 13 16 5 2 1 1


NO No. RM NamaTgl

Lahir

Tgl/Jam Diagnosis

PengobatanAlergi




sLESS

1 14012612 √

2 1616736 √ √ √ √ √ √ √ √

3 1125622 √

4 1020579 √ √ √ √ √ √ √ √ √

5 14015173 √ √ √ √ √ √ √ √ √

6 14017810 √ √ √ √ √ √ √ √ √

7 14012644 √ √ √ √ √ √ √

8 852122 √ √ √ √ √ √ √ √

9 14009578 √

10 1533198 √

11 1433688 √

78

12 14018952 √

13 14001295 √ √ √ √ √ √ √ √

14 1460256 √ √ √ √ √ √ √ √

15 14018163 √ √ √

16 1317801 √ √ √ √ √ √ √ √ √

17 213489 √

18 1620554 √ √ √ √ √ √ √ √

JUMLAH 11 11 11 10 10 8 9 10 6 0 5 2

79

Penerapan Analisi Swot pada RSUD Sanglah Denpasar Oleh POLTEKES JEMBER

Documents