PEMBUATAN APLIKASI PEMROGRAMAN DAFTAR URUT …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_09.12.3814.pdf · pembuatan aplikasi pemrograman daftar urut kepangkatan pegawai negeri sipil

PEMBUATAN APLIKASI PEMROGRAMAN DAFTAR URUT

KEPANGKATAN PEGAWAI NEGERI SIPIL SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN PURBALINGGA

Naskah Publikasi

diajukan oleh :

Ruliati Teja Ningrum

09.12.3814

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2013

Making Application Programming List Sort Rank Civil Affairs District

Secretariat Purbalingga

Pembuatan Aplikasi Pemrograman Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil

Sekretariat Daerah Kabupaten Purbalingga

Ruliati Teja Ningrum Heri Sismoro

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Sort List civil servant rank is a list containing the name of the Civil Service of the

state organizational units arranged in tiers stratification according to rank.When no

vacancies, the Civil Servants occupying a higher number should be considered first, but if he

does not may be appointed to fill such vacancy for not meeting other requirements, such as

the terms of the skills, leadership, experience, etc., and shall be notified to him so he can try

to fill shortcomings in the future.

Problems in the area Secetariat Purbalingga is on List Sort rank data collection is still

done manually, the manual record keeping and Documentation are recorded in the

document. Therefore, with the manufacture of Application Programming List Sort rank this

use of information systems in the data base so that the data reports and documents will be

organized better.

This application is effective for inventory List Sort rank as it will facilitate users to be

better than that collection can be done much faster than manual data collection and more

effective in data storage and can be a reference that can be developed by the Secretariat of

the Regional HR Purbalingga.

Keywords: Application Programmers, Data Collection, Office of Government

1 . PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Tujuan pemberian otonomi daerah yang dirumuskan dalam Undang – Undang no. 22

tahun 1999 adalah meningkatkan pelayanan dan kesejahteraan masyarakat dalam

bingkai prinsip-prinsip berwibawa. Hal ini merupakan sinergi anatara komponen

pemerintah, swasta, dan masyarakat, serta mendukung daya saing pemerintah daerah

dalam mengembangkan potensi daerah, dimana setiap organisasi pemerintah daerah

perlu membangun sumber daya manusia yang professional dan berkompetensi tinggi

yang akan menjadi pusat keunggulan pemerintah.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang tersebut, masalah-masalah yang akan dibahas dapat

dirumuskan, yaitu : bagaimana cara membangun sistem informasi daftar urut

kepangkatan agar lebih memudahkan dalam pengolahan data pegawai untuk

menghasilan informasi yang cepat,tepat dan relevan?

1.3 Batasan Masalah

Agar pembahasan yang dilakukan lebih terarah, maka perlu ditentukan batas

permasalahannya yang terbagi menjadi 2 batasan masalah yaitu batasan proses dan

batasan data.

1. Batasan Proses

Proses – proses dalam aplikasi daftar urut kepangkatan ini dibagi menjadi 2 bagian

proses yaitu data internal dan proses data eksternal. Proses data internal meliputi

proses-proses pengelolaan data pegawai, proses pencarian data pegawai, dan proses

pembuatan laporan pegawai, sedangkan proses data eksternal meliputi proses – proses

login dan proses-proses pengelolaan database.

2. Batasan Data

Data-data yang diolah dalam aplikasi daftar urut kepangkatan ini adalah sebagai

berikut :

a. Data Identitas Pegawai

b. Data Kepangkatan

c. Data Golongan

d. Data Jabatan

e. Data Pendidikan

f. Data Unit Kerja

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1 .1 Pengertian Sistem

Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi

pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan

atau instansi pemerintahan, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat

berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam

sistem tersebut.Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem,

seperti dibawah ini :

2.1.2 Karakteristik Sistem

Untuk memahami / mengembangkan suatu sistem maka perlu membedakan

unsure - unsur dari sistem yang membentuknya. Menurut Jogiyanto, (2000:2)

Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan

sistem yang lainnya :

1. Komponen (component)

Kegiatan-kegiatan proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input

menjadi bentuk setengah jadi (output) komponen ini bisa merupakan subsistem

dari sebuah sistem.

2. Batasan (Boundary)

Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam

sistem dan mana yang diluar sistem.

3. Lingkungan Luar (environment)

Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala,

dan input terhadap suatu sistem.

4. Penghubung (Interface)

Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungan bertemu atau berinteraksi.

5. Masukan (input)

Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energy) dari lingkungan yang

dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

6. Keluaran (output)

Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer)

yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

7. Pengolah (process)

Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau system itu sendiri

sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Penyimpanan (storage)

Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap, dari

informasi , energi, bahan baku, dan sebagainya.

Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut

dengan bekerja berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang

berbeda dari berbagai data yang sama.

9. Sasaran (objectives) atau Tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika suatu

sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya,

sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem

dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila

mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto, (2000:687) Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari

beberapa sudut pandang diantaranya sebagai berikut :

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem

fisik(physical sistem). Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa

pemikiran / ide – ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan

sistem yang ada secara fisik (terlihat).

2.1.4 Pengertian Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Suatu

sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh , kerdil dan akhirnya

berakhir. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

Menurut Gordon. B. Davis (1985) dalam buku Analisis dan desain Sistem

Informasi, Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:8).Informasi adalah sebagai data yang

telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya

untuk mengambil keputusan yang sekarang maupun keputusan yang akan datang.

2.1.5 Kualitas Informasi

Tidak semua informasi berkualitas. Oleh karena itu, sudah seharusnya

dilakukan penyaringan terhadap informasi yang beredar atau yang dapat ditangkap.

Menurut Jogiyanto (2000:696). Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor,

yaitu:

1. Keakuratan dan teruji kebenarannya

Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak

menyesatkan. Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan

maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak

informasi tersebut.

2.2 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.2.1 Visual Basic 6.0

Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user

interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners

All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic berorientasi

pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented Programming/OOP), Visual Basic

juga bersifat modular karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam

modul-modul.

2.2.2 Microsoft Sql Server 2000

1. Mengenal Database Sql Server

SQL Server adalah tipe database yang bersifat database relational.

Pengertian relational adalah pentimpanan data dalam bentuk

tabel, sedangkan tabel dapat disusun sesuai dengan kelompoknya yang

memiliki sifat yang sama. Tabel bersisi dari baris-baris dan kolom-kolom yang

jelas dapat saling berhubungan satu sama lainnya. Database SQL Server

terdiri dari dua file, yaitu data yang disimpan dalam file LDF dan dalam bentuk

MDF.

2. Bekerja Pada Database

1. Service Manager

1. Cek Koneksi dari start-program-microsoft SQL Server-service

manager dan pastikan dalam keadaan start.

Gambar 3.1 Service Manager

2. Klik start-program-microsoft SQL Server-query analyser.

Gambar 3.2 Tampilan Connect To Sql Server

3. Pilih Windows authentication, atau tergantung konfigurasi ketika

menginstal.

4. Klik OK

Gambar 3.3 tampilan Sql Query Analyzer

2.2.3 Seagat Crystal Report 8.5

Crystal Reports merupakan salah satu reporting tools yang disediakan

mulai di .NET versi pertama keluar yaitu .NET versi 1.0. Sebelum .NET muncul

crystal reports merupakan reporting tools yang harus diinstal secara terpisah dan

di refrensi secara manual library-nya apabila ingin digunakan. Hal tersebut sudah

tidak berlaku lagi semenjak kemunculan .NET pertama sehingga crystal reports

sudah di include kan didalam Visual Studio.NET dan tidak perlu diinstal secara

terpisah.

Gambar 3.4 Tampilan Seagate Crystal Report 8.5

3.Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem

yang menjadi dasar keberhasilan sistem yang nantinya akan dihasilkan. Tahap

analisis sangat penting dilakukan untuk menentukan bentuk sistem yang harus

dibangun.

3.2 Identifikasi Masalah

Permasalahan yang timbul dalam proses pengolahan data kepangkatan

antara lain :

1. Proses pendataan pegawai seperti pencatatan golongan, data jabatan, data masa

kerja pegawai kurang maksimal karena masih menggunakan sistem manual.

2. Proses pembuatan dokumen seperti Daftar Urut Kepangkatan membutuhkan

waktu yang lama sehingga pelayanan kepada pegawai kurang memuaskan.

3. Proses pembuatan laporan dan data statistik kepangakatan yang lambat

menyebabkan informasi yang diperoleh tidak selalu akurat.

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

3.3.1 Kebutuhan fungsional

Analisis kebutuhan fungsional bertujuan untuk mendapatkan jenis kebutuhan

yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dapat dilakukan oleh sistem, serta

informasi apa saja yang dapat dihasilkan.

Sistem informasi kepangakatan ini dituntut memiliki kebutuhan fungsional

sistem yaitu:

1. Sistem dapat menginputkan dan menampilkan jumlah pegawai yang ada pada

Sekretariat Daerah Purbalingga dengan mudah dan lebih menghemat waktu.

2. Sistem dapat menampilkan informasi tentang data Golongan, jabatan, serta

masa kerja Pegawai yang lebih akurat dan efisien bagi pihak yang

membutuhkan.

3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan nonfungsional merupakan faktor-faktor pendukung sistem agar

sistem bekerja optimal. Berikut adalah kebutuhan nonfungsionalnya :

1. Kebutuhan perangkat keras untuk server aplikasi

a. Processor Intell Dual Core 620 (Box)

b. Motherboard Gigabyte GA-G31M-ES2L

c. Memory DDR 2 Visipro 2Gb

d. Hard Disk Samsung 250 Gb Sata

e. Monitor LED 16” Acer

f. Mouse Genius Netscrool 120 PS/2

g. Keyboard LOGITECH Classic keyboard PS/2 K100

h. Stabilizer Kasugawa

i. UPS Prolink Pro

j. Printer Cannon IP 2770 Standart

k. Cassing chassis A-Open ES-55G

l. DVD-RW Lite on Sata

2. Kebutuhan perangkat lunak untuk klien dan server aplikasi

a. Microsoft windows XP Profesional sebagai sistem operasi

b. Microsoft SQL 2000

3. Sumber Daya Manusia (Brainware)

Sumber daya manusia mempunyai peranan penting dalam

pengembangan suatu sistem. Dalam pengembangan sistem ini dibutuhkan

orang-orang yang mengerti kinerja sistem, dapat mengoperasikan sistem, dan

memelihara sistem. Kebutuhan tahapan pembuatan sistem adalah :

a. Analis Sistem, bertugas mempelajari,menganalisa, dan memberikan

penjelasan sistem yang dibuat.

b. Programmer, bertugas merancang program sesuai dengan

spesifikasi sistem yang diarahkan oleh analis ke dalam instruksi

yang bisa dijalankan oleh komputer.

3.4 Analisis Kelayakan Sistem

Tujuan dari analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem

baru yang telah dibuat sudah layak atau belum. Apakah sistem tersebut lebih baik dari

sistem yang sudah ada atau sebaliknya. Hal tersebut dimaksudkan agar sistem yang

dibuat benar-benar dapat bermanfaat. Adapun analisis kelayakan yang digunakan

sebagai berikut:

3.5 Analaisis Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional berhubungan dengan beberapa aspek. Sistem

dikatakan layak secara operasional jika telah menyelesaikan masalah yang ada pada

sistem yang lama, memenuhi tujuan organisasi serta menghasilkan informasi yang

benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Dalam segi pengoperasiannya, sistem

informasi kepangkatan dibuat user friendly sehingga mudah untuk digunakan.

Berdasarkan analisis yang dilakukan, maka sistem informasi kepangkatan ini

layak untuk diterapkan.

3.6 Analisis Kelayakan Hukum

Perancangan sistem dikatakan layak secara hukum jika hasil dari perancangan

sistem tidak boleh menimbulkan masalah di kemudian hari akibat melanggar hukum

yang berlaku, misalnya kelayakan dalam legalitas perangkat lunak yang digunakan.

Sistem informasi kepangkatan dirancang dengan memenuhi aturan dan

undang-undang yang berlaku. Dikarenakan sistem ini menggunakan perangkat lunak

yang legal. Berdasarkan uraian di atas, maka sistem dapat dikatakan layak secara

hukum

3.7 Analisis Kelayakan Teknologi

Secara teknis, teknologi yang digunakan untuk pengembangan sistem mudah

didapatkan. Perangkat keras dan perangkat lunak untuk membangun aplikasi ini

sudah banyak tersedia di pasaran dan telah banyak pihak yang sudah

menggunakannya. Pada Kantor Sekretariat Daerah Purbalingga sudah memiliki

komputer sehingga tidak mengalami hambatan.

3.8 Analisis Kelayakan Ekonomi

Dalam pengadaan proyek sistem informasi kepangkatan ini membutuhkan

biaya demi mendapatkan keuntungan di masa yang akan datang. Sebuah sistem

yang dikembangkan dapat dinyatakan layak secara ekonomi apabila manfaat yang

dihasilkan lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan.

Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam

pengembangan sistem. Agar tidak terjadi pemborosan sumber daya maka perlu

dilakukan analisis, perhitungan atas biaya dan manfaat untuk menentukan apakah

proyek sistem informasi tersebut layak atau tidak untuk dilaksanakan.

3.9 Analisis Biaya dan Manfaat

Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan

berwujud dan keuntungan tidak berwujud. Keuntungan berwujud merupakan

keuntungan yang berupa penghematan biaya atau peningkatan keuntungan di dalam

perusahaan yang dapat diukur secara kuantitatif dalam bentuk nilai satuan uang.

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan

supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan.

Implementasi juga merupakan penerapan dari elemen-elemen yang telah didesain dalam

bentuk pemrograman untuk menghasilkan suatu tujuan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.

4.1 Tampilan Implementasi Sistem

Berikut adalah tampilan implementasi aplikasi sistem yang telah dibuat disertai

dengan penjelasan fungsi tiap tampilan :

4.1.1 Form Opening

Form ini dijalankan diawal proses aplikasi ketika proses opening selesai

maka form utama dan login akan muncul.

Gambar 4.1 Form Opening

4.1.2 Form Login

Sistem disertai fungsi login user, sehingga pengguna user hanya

diperbolehkan kepada pihak yang bersangkutan saja, misalnya pihak SEKDA. Pada

form login dibawah ini user harus menginputkan Username dan Password untuk

mengaktifkan Tampilan Utama.

Gambar 4.2 Form Login

Jika benar, maka akan masuk ketampilan menu utama dan dapat mengakses

semua menu fungsi yang ada di dalamnya.

1.1.3 Form Utama

Pada form utama ini terdapat menu-menu yang akan digunakan oleh user

untuk mendata dan menilai semua PNS yang akan direkomendasikan sebagai

Kepala SEKDA.

Gambar 4.3 Form Utama

1.1.4 Form Golongan

Form ini digunakan untuk memasukan data golongan dari setiap PNS yang

masih aktif kerja.

Gambar 4.4 Form Golongan

1.1.5 Form Jabatan

Form ini digunakan sebagai mendata semua jabatan pada semua PNS yang

ada dilingkungan SEKDA tersebut.

Gambar 4.5 Form Jabatan

1.1.6 Form Pegawai

Form ini digunakan untuk merecord data pegawai mulai dari golongan,

jabatan, masa kerja, pelatihan, TTL, dan pendidikan.

Gambar 4.6 Form Pegawai

1.1.7 Form Input Admin

Form ini digunakan untuk menambah user agar bisa menggunakan aplikasi

dengan baik dan benar.

Gambar 4.7 Form Input Admin

1.1.8 Form Menu Cetak Laporan

Form ini digunakan untuk menampilkan form dan laporan sesuai dengan

keinginan user.

Gambar 4.8 Form Menu Cetak Laporan

1.1.9 Form Cetak Laporan Per Orang

Form ini digunakan untuk mencetak laporan pegawai berdasarkan NIP karena

laporan ini dicetak hanya untuk 1 pegawai saja.

Gambar 4.9 Form Cetak Laporan Per Orang

1.1.10 Form Cetal Laporan Berdasarkan Keadaan

Form ini digunakan untuk mencetak laporan pegawai berdasarkan Keadaan

kapan data direcord.

Gambar 4.10 Form Cetak Laporan Berdasarkan Keadaan

1.1.11 Laporan Keseluruhan Pegawai

Form ini menampilkan laporan keseluruhan dari pegawai mulai dari NIP,

Nama, Golongan, Jabatan, Masa Kerja, Pendidikan, TTL, Unit Kerja, dan Keadaan.

Gambar 4.11 Laporan Keseluruhan Pegawai

1.1.12 Laporan Berdasarkan Keadaan Data Pegawai

Laporan ini menampilkan data pegawai berdasarkan tanggal keadaan data

pegawai.

Gambar 4.12 Laporan Pegawai Berdasarkan Keadaan Data Pegawai

1.1.13 Laporan Per Pegawai

Laporan ini menampilkan data per pegawai yang berisi tentang NIP,

Nama, golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dll.

Gambar 4.13 Laporan Per Pegawai

5.Kesimpulan dan Saran

5.1 Kesimpulan

Adapun kesimpulan dari Daftar Urut Kepangkatan untuk Sekretariat Daerah

Kabupaten Purbalingga dalam membantu perencanaan karir, yakni antara lain:

1. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu pihak SEKDA dalam menentukan

Pangkat dari setiap pegawai yang ada dilingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten

Purbalingga.

5.2 Saran

Sistem Daftar Urut Kepangkatan ini sekiranya dapat dikembangkan dalam basis web

sesuai dengan kebutuhan pihak pengelolah SDM (Sumber Daya Manusia) pada SEKDA

Kabupaten Purbalingga sehingga pihak SEKDA juga dapat mengakses aplikasi ini tanpa

harus berada ditempat. Sehingga nantinya, proses Kepangkatan dapat dipertimbangkan

kapanpun dan dimanapun, pada saat dibutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA

Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-

SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Edward, Perry. 1992. System Analysis and Design. Singapore : McGraw-Hill.

Jogiyanto, HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Kristanto, Harianto, Ir. 2004. Konsep Dan Perancangan Database. Yogyakarta : Penerbit

Andi.

Sunyoto,Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : Penerbit Andi.

.