Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan Metode GAP Untuk Mengusulkan Kenaikan Golongan Pegawai Negeri Dinas Pendapatan,pengelolaan keuangan dan asset Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Naskah Publikasi Disusun oleh: Bayu khrisna Bhakti 06.12.1883 JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
20
Embed
Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan …
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan
Metode GAP Untuk Mengusulkan Kenaikan Golongan Pegawai
Negeri Dinas Pendapatan,pengelolaan keuangan dan asset
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta
Naskah Publikasi
Disusun oleh:
Bayu khrisna Bhakti
06.12.1883
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2010
Decision Support System Development Using Method GAP To
Propose Increase DPPKA Servants of Yogyakarta Special Region
Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan Metode
GAP Untuk Mengusulkan Kenaikan Golongan Pegawai Negeri DPPKA
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta
Bayu Khrisna Bhakti
Jurusan sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
A governmental agency required to be able to adapt and move quickly for the sake of
convenience services publik.kenyataan need for change in the structure of government
agencies have an impact in filling vacant positions and the impact on the increase in
class on the process of filling positions and increase class. These promotions often have
trouble because the candidate who can occupy these positions must use matching
employee profiles and job profiles in order to obtain maximum results. To minimize this
problem we need a decision support system that can analyze the profile of employees
who fit the profile of existing positions.
Decision support system for the Profile Matching and GAP analysis is based on data and
norms of Human Resources (HR) contained in the Department of revenue, finance and
asset management (DPPKA) Special Region of Yogyakarta. The result of this process of
ranking employees as recommendations for decision makers to choose which employees
of the match on an empty position to be filled later promoted.
Keywords: Decision Support Systems, Profile Matching, Job Increase, Planning, Career,
Gap Analysis, Information Systems
1. Pendahuluan
Suatu instansi pemerintahan dituntut untuk dapat beradaptasi dan bergerak
cepat demi kenyamanan layanan publik.kenyataan perlunya perubahan dalam struktur
instansi pemerintahan telah memberikan dampak dalam pengisian jabatan yang kosong
dan berimbas pada kenaikan golongan pada proses pengisian jabatan dan kenaikan
golongan . kenaikan jabatan ini sering mengalami kesulitan karena pengajuan calon
kandidat yang bisa menempati jabatan tersebut harus dapat bekerja maksimal sesuai
bidang yang dibutuhkan,untuk itu diperlukan sebuah cara yang efektif menggunakan
pencocokan profil pegawai dan profil jabatan agar diperoleh hasil semaksimal mungkin.
Untuk meminimumkan kendala tersebut diperlukan suatu sistem pendukung keputusan
yang dapat menganalisa profil pegawai yang sesuai dengan profil jabatan yang ada.
Sistem pendukung keputusan untuk proses Profile Matching dan analisis GAP ini
dibuat berdasarkan data dan norma-norma Sumber Daya Manusia (SDM) yang terdapat
di Dinas pendapatan,pengelolaan keuangan dan aset (DPPKA) Provinsi Daerah
Istimewa Yogyakarta. Proses Profile Matching dilakukan untuk menentukan
rekomendasi pegawai dalam Sistem Kenaikan Jabatan dalam membantu Pengisian
jabatan berdasar pada 3 aspek yaitu ketaatan pada peraturan,kedisiplinan dan
kepemimpinan. Hasil dari proses ini berupa ranking pegawai sebagai rekomendasi bagi
pengambil keputusan untuk memilih pegawai mana yang cocok pada jabatan yang
kosong tersebut untuk diisi kemudian dinaikkan jabatannya.
2. Landasan Teori
2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan jantung bagi sebagian besar organisasi. Sistem
informasi tersebut mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan
menyebarkan informasi untuk suatu tujuan khusus. Perkembangan teknologi informasi
dewasa ini menuntut sebuah dinas bekerja secara maksimal demi kenyamanan
pelayanannya kepada publik,atas dasar itu diperlukan sebuah sistem yang mampu
mengoptimalkan kinerja melalui sistem penunjang keputusan proses pengambilan
keputusan dengan melibatkan DSS sebagai salah satu pedoman dalam menentukan
sebuah keputusan.
2.2 Definisi Sistem Pendukung Keputusan
Menurut Michael S. Scott Morton dan Gorry (1970-an) berpendapat bahwa DSS
merupakan Sistem berbasis komputer interaktif, yang membantu para pengambil
keputusan untuk menggunkan data dan berbagai model untuk memecahkan masalah-
masalah tidak terstruktur.
2.3 Komponen-komponen Sistem Pendukung keputusan
1. Subsistem Manajemen Basis Data (Data base Management Subsystem)
Perbedaan mendasar antara database untuk SPK dan non-SPK. Pertama,
yaitu sumber data SPK lebih “luas” dari pada non-SPK dimana data harus berasal
dari intern dan ekstern karena proses pengambilan keputusan membutuhkan
banyak data valid. kedua SPK membutuhkan proses ekstraksi dan DBMS yang
dalam pengelolaannya harus cukup fleksibel untuk memungkinkan penambahan
dan pengurangan secara cepat.
2. Subsistem Manajemen Basis Model (Model Base Management Subsystem)
Salah satu keunggulan SPK adalah kemampuan untuk mengintegrasikan
akses data dan model-model keputusan. Hal ini dapat dilakukan dengan
menambahkan model-model keputusan ke dalam sistem informasi yang
menggunakan database sebagai mekanisme integrasi dan komunikasi.
3. Subsistem Perangkat Lunak Penyelanggara Dialog (Dialog Generation and
Management Software)
Karakteristik SPK timbul dari fleksibilitasnya dan kemampuan interaksi antara
sistem dan pemakai, yang dinamakan subsistem dialog. Dimana, subsistem dialog
ini terbagi menjadi tiga bagian yakni: Bahasa aksi, Bahasa tampilan atau presentasi
dan Bahasa pengetahuan
2.4 Ciri-ciri dan Karakteristik Sistem Pendukung Keputusan
1. SPK ditujukan untuk membantu keputusan-keputusan yang kurang terstruktur
dan umumnya dihadapi oleh para manajer yang berada di tingkat puncak.
2. SPK merupakan gabungan antara kumpulan model kualitatif dan kumpulan data
3. SPK memiliki fasilitas interaktif yang dapat mempermudah hubungan antara
manusia dengan komputer
4. SPK bersifat luwes dan dapat menyesuaikan dengan perubahan-perubahan
yang terjadi
2.5 Model Pencocokan Profil (Profile Matching)
Model Pencocokan Profil (Profile Matching) adalah suatu proses yang sangat
penting dalam manajemen SDM dimana terlebih dahulu ditentukan kompetensi
(kemampuan) yang diperlukan oleh suatu jabatan agar diperoleh hasil maksimum dari
beberapa opsi. Kompetensi/kemampuan tersebut haruslah dapat dipenuhi secara
maksimal ataupun paling mendekati oleh pemegang/calon pemegang jabatan. Dalam
proses profile matching secara garis besar merupakan proses membandingkan antara
kompetensi individu ke dalam kompetensi jabatan sehingga dapat diketahui perbedaan
kompetensinya (disebut juga gap), semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot
nilainya semakin besar yang berarti memiliki peluang lebih besar untuk pegawai
menempati posisi tersebut.
Adapun sistem program yang dibuat adalah software profile matching yang
berfungsi sebagai alat bantu untuk mempercepat proses matching antara profil jabatan
(soft kompetensi jabatan) dengan profil pegawai (soft kompetensi pegawai) sehingga
dapat memperoleh informasi lebih cepat, untuk mengetahui gap kompetensi antara
jabatan dengan pemegang jabatan maupun dalam pemilihan kandidat yang paling
sesuai untuk suatu jabatan.
3. Analisis
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem mereupakan tahapan yang sangat penting dalam pembangunan
maupun pengembangan suatu sistem, karena analisis sistem yang baik akan
berbanding lurus dengan keberhasilan yang dicapai dan memudahkan dalam
pengerjaan tahapan-tahapan berikutnyanya, seperti perancangan dan implementasi
sistem.
3.1.1 Identifikasi Masalah
Untuk terus meningkatkan pelayanan public serta menjalankan aktifitas
pengelolaan keuangan,Dinas Pendapatan,Pengelolaan Keuangan dan Aset
dihadapkan pada sebuah masalah yakni pergantian kompisisi pegawai terkait
berakhirnya masa tugas seorang pegawai,dalam hal ini pensiun ataupun mutasi
jabatan ke Dinas lain.Melihat hal ini maka DPPKA harus mengangkat pegawai untuk
mengisi posisi/jabatan yang ditinggalkan seseorang yang telah pensiun ataupun mutasi
jabatan ke Dinas lain.DPPKA diharuskan mampu mengangkat seseorang yang paling
mampu untuk mengisi posisi itu baik secara aspek intelektual maupun dari aspek
psikomotor.
Proses seleksi pengangkatan pegawai yang berkualitas oleh dinas
menggunakan beberapa kriteria sesuai dengan peraturan yang ada yaitu dengan cara
melakukan beberapa tes dan menghasilkan Data tes manual berupa kertas hasil tes.
Dalam penilaian manual seperti ini terkadang terjadi kesalahan seperti adanya penilaian
dan pengambilan keputusan yang bersifat subyektif, penumpukan file-file dan
keterlambatan pengambilan keputusan untuk hasil tes yang telah dilakukan,
keterlambatan pengumuman hasil tes dan salah pemberian nilai untuk hasil tes masih
sering terjadi karena kelalaian manusia.
3.1.2 Sistem yang sedang Berjalan
1. Pegawai harus melalui beberapa tes untuk memperebutkan suatu jabatan yang
kosong.Dan hasil tes itu masih berupa data-data manual berupa lembaran kertas
2. Sistem penilaian secara manual yang rumit menimbulkan kesan proses
pengangkatan jabatan menjadi lambat .
3.1.3 Kebutuhan Sistem
3.1.3.1 kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa
saja yang mampu dilakukan oleh sistem beserta informasi-informasi yang dihasilkan
oleh sistem, berikut beberapa kebutuhan fungsional dari sistem pemilihan calon tenaga
kerja
Sistem ini dapat melakukan pendataan pegawai:
1. Pengguna bisa memasukkan nomor induk pegawai, nama lengkap, alamat,
tanggal lahir, jenis kelamin,pendidikan terakhir.
• Pengguna bisa menambah,merubah,menghapus dan memberikan penilaian
terhadap data pegawai
• Pengguna dapat menampilkan keseluruhan data pegawai secara detail.
2. Sistem dapat memasukkan entri nilai yang berhubungan dalam perhitungan profil
pegawai dan profil dinas untuk mendapatkan hasil GAP dan bobot nilai GAP.
• Pengguna dapat memasukkan nilai criteria
• Pengguna dapat menampilkan data nilai kriteria.
3. Sistem dapat melakukan entri nilai core factor dan secondary factor untuk
menghitung total prosentase dari corsec faktor.
• Pengguna dapat memasukkan nilai corsec faktor
• Pengguna dapat menampilkan data corsec factor
4. Sistem dapat melakukan entry nilai untuk menghitung ranking (nilai akhir) dari
kandidat yang di ajukan.
• Pengguna dapat memasukkan nilai
• Pengguna dapat menampilkan data nilai yang berhubungan dengan perhitungan
nilai akhir (ranking)
5. Sistem dapat melakukan laporan hasil penilaian pegawai secara otomatis:
• Pengguna dapat menampilkan laporan data pegawai dan rangking
• Pangguna dapat menampilkan data GAP
• Pengguna dapat menampilkan data kriteria
3.1.3.2 Kebutuhan Non Fungsional
1. Operasioanal
• Dianjurkan untuk digunakan pada sistem operasi Windows XP.
• Spesifikasi computer minimum Pentium IV
• Kebutuhan minimum memori 256MB RAM
2. Security
• Sistem programnyanya dilengkapi dengan login password, sehingga orang yang
tidak berkepentingan tidak dapat mengakses programnya
3. Informasi
• Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang dimasukkan oleh
pengguna salah
3.1.4 Data yang digunakan
Data-data yang dibutuhkan oleh sistem ada dua bagian yaitu, data internal dan
data private. Data internal adalah data yang berasal dari dinas itu sendiri seperti data
pegawai yang akan naik golongan. Data private merupakan nilai-nilai yang diberikan oleh
seorang pengambil keputusan (Gubernur) misalnya pemberian nilai kriteria untuk profil
jabatan dan profil dinas atau nilai akhir untuk pegawai yang dibutuhkan.
3.2 Metode GAP (Profile Matching)
Adapun metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu, metode GAP (profil
matching) yang nantinya dari proses tersebut bisa menghasilkan GAP yang berarti
penentuan beda antara profil pegawai dan profil dinas. Semakin rendah nilai GAP, maka
semakin besar bobot yang diperoleh. Berikut adalah penjelasan tentang perhitungan
penentuan jabatan secara manual dengan contoh jabatan yang dipromosikan adalah
kepala bidang pengelolaan kas daerah.
Table bobot GAP
Criteria yang pemilihan:
3.3 Perancangan Sistem
3.3.1 Proses Model
Pemodelan Proses yakni mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan
bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu. Pada laporan ini, akan
dibuat DFD (Data Flow Diagram) logis yang menggambarkan proses tanpa
menyarankan bagaimana user akan menjalankan sistem tersebut.
SELISIH BOBOT NILAI
KETERANGAN
0 9 Tidak ada selisih (Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan)