STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMANFAATAN FASILITAS GEDUNG SPORT CENTER (SC) LANTAI 1 BAGIAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG KEMENTERIAN AGAMA BAGIAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Jl. Gajayana No. 50 Malang, Malang 65144, Telp/Fax (0341) 569901 Website: www.kemahasiswaan.uin-malang.ac.id E-mail: [email protected]
13
Embed
PEMANFAATAN FASILITAS GEDUNG SPORT CENTER (SC) …kemahasiswaan.uin-malang.ac.id/wp-content/uploads/2019/01/SOP... · Definisi/Penjelasan Umum 1. Surat Peminjaman, merupakan surat
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PEMANFAATAN FASILITAS
GEDUNG SPORT CENTER (SC) LANTAI 1 BAGIAN KEMAHASISWAAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG
KEMENTERIAN AGAMA BAGIAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Jl. Gajayana No. 50 Malang, Malang 65144, Telp/Fax (0341) 569901 Website: www.kemahasiswaan.uin-malang.ac.id E-mail: [email protected]
Tujuan Untuk menetapkan proses/alur yang harus dilalui oleh setiap OMIK (Organisasi Mahasiswa Intra Kampus) dan OMEK (Organisasi Mahasiswa Ekstra Kampus) ketika menggunakan dan memanfaatkan Ruang Sidang lt. 1, Teras Ged. SC dan Kursi Sofa
Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi proses :
1. Pendaftaran Online
2. Legalisasi Surat Peminjaman
3. Penyerahan Surat Peminjaman Kepada Scurity
Referensi Pedoman Penggunaan Fasilitas Tahun 2014
Definisi/Penjelasan Umum
1. Surat Peminjaman, merupakan surat yang digunakan untuk meminjam tempat/fasilitas dan juga sebagai bukti sah dalam penggunaan tempat /fasilitas
2. Kegiatan Indoor, kegiatan yang dilakukan oleh OMIK dan OMEK di dalam kampus atas rekomendasi dan legalisasi Bagian Kemahasiswaan
Rekaman Mutu Surat Peminjaman, Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)-asli Ketua OMIK dan OMEK
Sasaran Kinerja Penerima dalam prosedur ini yaitu OMIK dan OMEK yang melakukan pemanfaatan terhadap fasilitas yang ada untuk digunakan pada kegiatan yang berhubungan organisasinya
URAIAN
A. BENTUK FLOWCHART (Terlampir)
B. BENTUK DESKRIPSI (Terlampir)
C. TATA TERTIB (Terlampir)
D. CONTOH SURAT PEMINJAMAN ONLINE (Terlampir)
B. Lamp. DESKRIPSI : PENGGUNAAN FASILITAS (Ruang Sidang SC LT. 1, Teras SC, dan Kursi Sofa) 1. Point 2 (Penanggungjawab kegiatan) melihat jadwal dan
melakukan peminjaman Online pada laman
http//:kemahasiswaan.uin-malang.ac.id/peminjaman.
Gbr. Jadwal Penggunaan Fasilitas
2. Login pada laman diatas menggunakan username dan
password masing-masing OMIK kemudian melakukan
peminjaman Online dengan meng-klik tombol Pinjam Fasilitas
Kemudian melakukan pengisian borang pada menu Tambah
Acara
Dan menyimpan data yang sudah diisi.
3. Setelah melakukan pengisian borang selanjutnya mencetak
bukti peminjaman dengan mengklik tombol Cetak Surat
Kemudian klik tombol Print.
4. Point 4 (Penanggungjawab kegiatan) membawa printout/surat
peminjaman kepada Petugas Verifikasi Perizinan, untuk
mendapatkan ACC terhadap surat tersebut.
5. Point 5 (Petugas Verifikasi ) memberikan ACC (legalisasi)
terhadap Surat Peminjaman tersebut dan juga melakukan
validasi pada peminjaman Online.
6. Point 7 (Penanggungjawab kegiatan) membawa printout/Surat
Peminjaman Penanggungjawab kegiatan kepada Scurity
Bagian Kemahasiswaan.
7. Point 9 (Scurity), petugas menerima printout/Surat
Peminjaman Tempat dan mengarsipkannya.
8. Untuk persiapan sebelum acara penanggungjawab melapor
kepada security untuk menggunakan fasilitas.
- Bagi pengguna ruang sidang, meminta security untuk
membuka ruang sidang dan penanggungjawab
menunjukkan bukti printout/surat peminjaman yang sudah
di ACC petugas verifikasi serta menyerahkan KTM (Kartu
Tanda Mahasiswa)-asli kepada security sebagai jaminan.
- Bagi pengguna teras SC lt. 1, meminta izin/melapor
kepada security dengan menunjukkan bukti printout/surat
peminjaman yang sudah di ACC petugas verifikasi serta
menyerahkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)-asli kepada
security sebagai jaminan.
- Bagi pengguna Sofa, meminta izin/melapor kepada
petugas verifikasi kemahasiswaan dengan menunjukkan
bukti printout/surat peminjaman yang sudah di ACC
petugas verifikasi serta menyerahkan KTM (Kartu Tanda
Mahasiswa)-asli kepada security sebagai jaminan.
Setelah penggunaan fasilitas selesai peminjam meminjam
membersihkan sampah dan menata dengan rapi fasilitas yang
telah digunakan.
9. Point 11 Petugas verifikasi/Scurity berhak menolak
pemanfaatan fasilitas jika OMIK tersebut tidak sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan oleh Bagian Kemahasiswaan.
C. TATA TERTIB : PENGGUNAAN FASILITAS (RUANG SIDANG SC LT. 1, TERAS SC, DAN KURSI SOFA)
1. Penggunaan Ruang Sidang mulai pukul 07.00 – 19.30 WIB
2. Penggunaan Teras SC mulai pukul 07.00 – 21.30 WIB
3. Listrik area ged. SC lt. 1 akan padam/mati secara otomatis
pada pukul 20.00 WIB
4. Bagi yang menggunakan Microphone, harus membawa
baterai (type AA) sendiri sebanyak 2 buah untuk 1
Microphone
NB : setelah acara selesai baterai dilepas untuk
digunakan pada acara selanjutnya Pengembalian
Microphone ke petugas tanpa ada baterai di dalamnya.
5. Surat peminjaman dinyatakan sah apabila sudah
diverifikasi petugas baik pada fisik surat maupun jadwal
online
6. Verifikasi surat peminjaman masuk ke petugas maksimal 1
hari sebelum acara dilaksanakan, dikhususkan untuk OMIK
7. Apabila terdapat 2 atau lebih kegiatan penting yang saling
bersamaan atau mendesak bisa dimusyawarahkan oleh
kedua belah pihak (baik OMIK ataupun OMEK), dan
keputusan juga tergantung pada kedua belah pihak
8. Penggunaan fasilitas diutamakan kepada OMIK
9. Persetujuan surat peminjaman bagi OMEK baru bisa di
validasi oleh petugas mulai H-7 sampai H-4 sebelum
pelaksanaan acara, selain waktu yang ditentukan tersebut
tidak akan di validasi petugas
10. Selain waktu (sesuai point 9) maka fasilitas yang dipinjam
bisa digunakan oleh OMIK
11. Kebersihan, kerusakan dan kehilangan fasilitas yang
digunakan menjadi Tanggung Jawab Peminjam
12. Jaminan peminjaman fasilitas menggunakan Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM) Penanggungjawab Kegiatan
13. Pengambilan Sofa dan Microphone dapat menemui langsung
pada petugas verifikasi bagian kemahasiswaan
14. Layanan verifikasi akan dilayani pada hari Senin – Jum’at
pukul 08.00 – 16.00 WIB
D. CONTOH SURAT PEMINJAMAN : PENGGUNAAN FASILITAS (RUANG SIDANG SC LT. 1 TERAS SC, DAN KURSI SOFA)