PELAYANAN REFERENSI DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya ( A.Md ) dalam bidang perpustakaan Oleh: Nama : F.NUGROHO BUDHI P Nim : D1806015 PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2009
52
Embed
PELAYANAN REFERENSI DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS …/Pelayanan... · PERSEMBAHAN Laporan Tugas Akhir ini Di persembahkan untuk: • Tuhan Yesus Kristus yang telah memberi berkatNya
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PELAYANAN REFERENSI
DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli
Madya ( A.Md ) dalam bidang perpustakaan
Oleh:
Nama : F.NUGROHO BUDHI P
Nim : D1806015
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
2009
PERSETUJUAN
Telah disetujui oleh Dosen pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji
Tugas Akhir Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta
Pada hari : Selasa
Tanggal : 9 juni 2009
Dosen Pembimbing
Dra. Sri Urip Haryati, M.Si NIP. 131283612
ii
PENGESAHAN
Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta dan
diterima untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan profesi Ahli Madya
(A.Md.)
Hari : Selasa
Tanggal : 9 Juni 2009
Panitia Penguji Tugas Akhir :
Penguji I Drs.Harmawan,M.Lib (………………………………) NIP.131568195
Penguji II Dra.Sri Urip Haryati,M.Si (……………………………….) NIP.131283612
Mengetahui
Dekan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Drs.H.Supriyadi,SN.SU
NIP.130936616
iii
MOTTO
♣ Hidup itu bukan tanpa rasa sakit dan rasa sakit merupakan proses
untuk mencapai kesuksesan dalam hidup ( Viji )
♣ Berusaha menjadi yang terbaik lebih penting dari pada yang pertama
(Bill Gates)
♣ Sesuatu yang hebat tidak akan tercapai tanpa semangat yang besar (
Kenny Rodriguez )
♣ Lebih baik berusaha sampai mati dari pada menunggu mati tanpa
berusaha ( Lorenzo )
iv
PERSEMBAHAN
Laporan Tugas Akhir ini Di persembahkan untuk:
• Tuhan Yesus Kristus yang telah memberi berkatNya
• Mom you are the queen of my heart, Dad thanks untuk pelajaran hidup
menjadi seorang laki-laki
• Adikku theresia, thanks sis u’re the best
• Septania Gabriella Siagian, thanks dear you teach me so many things
Lampiran 2 : Surat Keterangan Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 3 : Jadwal Praktek Kerja Lapangan
Lampiran 4 : Catatan Kerja Harian
Lampiran 5 : Formulir Layanan Peminjaman Antar Kampus
Lampiran 6 : Formulir Aktivasi Anggota biasa perpustakaan
Lampiran 7 : Formulir serah terima koleksi dari pengembangan koleksi ke pengolahan
koleksi
Lampiran 8 : Rekapitulasi statistik buku dipinjam
Lampiran 9 : Rekapitulasi statistik buku kembali
Lampiran 10 : Label buku pusdok Verhaar, Referensi, Pustaka Ignasian
Lampiran 11 : Kartu Buku
Lampiran 12 : Contoh Koleksi Digital
xi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini yang
begitu pesat, perpustakaan dituntut untuk lebih professional, karena perpustakaan,
terutama perpustakaan perguruaan tinggi merupakan unit pelaksana teknis yang
berfungsi memberikan layanan informasi kepada mahasiswa, dosen, dan karyawan
Universitas dalam menjalankan tugas – tugas Tri Dharma Perguruaan Tinggi yang
mencakup pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Keberadaan perpustakaan di perguruan tinggi tidak semata – mata hanya pemenuhan
yang diatur oleh pemerintah, tetapi karena sangat diperlukan oleh segenap aktifitas
akademika, tanpa adanya perpustakaan, maka proses belajar mengajar di perguruaan
tinggi tidak dapat berjalan dengan baik.
Perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau
akomodasi fisik tempat penyimpan buku semata, akan tetapi secara sederhana
perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumberdaya manusia, “ruang
khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaannya.
(Abdullah,2003:3).
Untuk menilai dan mengetahui kualitas suatu perpustakaan, salah satu tolak
ukurnya adalah pelayanan kepada penggunanya, baik itu pelayanan secara umum,
pelayanan terhadap ketersediaan informasi, maupun pelayanan referensi. Pelayanan
1
referensi merupakan salah satu yang tidak kalah pentingnya dengan pelayanan lainnya
yang ada di perpustakaan.
Pelayanan referensi bertugas menyediakan bahan acuan dan informasi, terutama
untuk mendukung kegiatan pendidikan, pengajaran dan penelitian, sesuai dengan prinsip
pelayanan referensi yang bersifat universal, cepat, tepat, dan mudah. pelayanan referensi
yang diberikan tergantung pada berbagai faktor, seperti situasi lokal, tradisi lokal, jenis
pemakai, besar kecilnya perpustakaan, sumber pustaka yang tersedia serta pandangan
hidup pustakawan menyangkut organisasi dan administrasi perpustakaan.
Untuk menjadikan perpustakaan yang lebih berkualitas, maka sudah sewajarnya
jika bagian pelayanan referensi juga harus mengikuti kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi, agar perpustakaan dapat dijadikan sebagai pusat sarana untuk mencari
informasi.
B. Tujuan
Tujuan dari penulisan tugas akhir tentang layanan referensi adalah untuk
mengetahui :
1. Untuk mengetahui bagaimana mekanisme kerja serta kegiatan –
kegiatan di bagian referensi?
2. Untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi, serta bagaimana
mengatasi permasalahan yang ada di bagian pelayanan referensi?
2
C. Pelaksanaan
Observasi ini dilaksanakan di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta pada :
Tanggal : 16 Februari 2009 s.d. 31 Maret 2009.
D. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah:
1. Observasi:
Metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung,
yaitu mengamati, melaksanakan, dan mencatat semua proses dan hal
penting dari kegiatan yang dilakukan oleh pustakawan dan pegawai
perpustakaan.
2. Dokumentasi:
Kegiatan mencari atau mengumpulkan data yang bersumber pada
dokumen tertulis, yang dimiliki oleh Perpustakaan Sanata Dharma
Yogyakarta.
3. Wawancara:
Mengadakan dialog langsung dengan pimpinan perpustakan atau staf
yang bekerja di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta.
4. Literatur:
Membaca buku – buku yang berkaitan dan berhubungan dengan
perpustakaan terutama tentang koleksi dan layanan referensi.
3
E. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah yang akan dikemukakan
dalam laporan ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana mekanisme kerja serta kegiatan –
kegiatan di bagian referensi?
2. Hambatan apa saja yang ada dalam pelaksanaan layanan referensi dan
bagimana cara mengatasi hambatan – hambatan yang ada di pelayanan
referensi?
4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Perpustakaan
Istilah dan pengertian perpustakaan menurut berbagai sumber pendapat dari
berbagai tokoh:
1. Abdullah (2003: 3)
Perpustakaan tidak dapat dipahami sebatas sebagai sebuah gedung atau akomodasi
fisik tempat menyimpan buku semata, akan tetapi secara sederhana dapat di nyatakan
bahwa perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumber daya manusia,
“ruang khusus”, dan kumpulan koleksi sesuai dengan jenis perpustakaan serta sebuah
sistem yang di dalamnya terdapat unsur tempat koleksi yang disusun berdasarkan
sistem tertentu dan pemakaiannya.
2. Muljani A. Nurhadi (1983: 3)
Perpustakaan merupakan unit kerja yang mengumpulkan, menyimpan, memelihara,
dan mengelola pemanfaatan koleksi untuk para penggunanya.
3. Lasa Hs (1990: 48)
Perpustakaan adalah pengumpulan bahan informasi yang terdiri dari bahan buku /
book materials dan bahan buku/ non book materials yang disusun dengan sistem
tertentu diperuntukkan bagi pengguna jasa perpustakaan untuk diambil manfaatnya
atau pengertiannya, tidak untuk dimiliki sebagian maupun keseluruhan.
Dari berbagi pengertian “perpustakaan” seperti di atas, dapat disimpulkan bahwa:
5
Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang memiliki sumberdaya manusia dan
kumpulan koleksi bahan buku dan bahan non buku yang disusun berdasarkan sistem
tertentu untuk diambil manfaatnya atau pengertiannya.
B. Referensi dan Layanan Referens
• Istilah “referensi” berasal dari bahasa inggris “to refer” yang berarti “menunjuk”,
yaitu menunjuk kepada suatu koleksi yang dapat menjawab pertanyaan yang
disampaikan oleh pemakai perpustakaan. Koleksi referensi dapat diartikan sebagi
bahan bacaan yang disusun dengan sistem tertentu untuk mendapatkan informasi
yang lebih khusus. Abdullah (2003: 225)
• Sedangkan untuk layanan referensi menurut American Library Association (ALA ),
“layanan referensi” merupakan sebagian layanan perpustakaan yang secara langsung
berhubungan dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan
perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset maupun informasi yang bersifat non
ilmiah.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan 2 (dua) hal tentang layanan referensi,
yaitu:
1. Memberikan petunjuk kepada sumber informasi yang ada di perpustakaan yang
disusun dengan sistem tertentu.
2. Memberikan informasi langsung kepada pembaca, baik informasi yang ilmiah
maupun informasi yang bersifat non ilmiah.
6
1. Kegiatan layanan referensi menurut Mustafa dan Saleh (1994: 323) dapat dibagi
menjadi dua jenis kegiatan pokok, yaitu:
a. Kegiatan pokok pelayanan referensi
1) Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan, koleksi, maupun hal – hal lain yang mudah dan cepat memenuhinya, misalnya memberikan keterangan mengenai lokasi buku di rak, memberikan keterangan mengenai jenis catalog perpustakaan dan lokasi di perpustakaan.
2) Memberikan informasi yang bersifat spesifik atau khusus, untuk memenuhinya diperlukan referensi bahan pustaka yang ada atau konsultasi dengan petugas lainnya, misalnya menjawab pertanyaan yang bersifat fakta seperti: alamat seorang tokoh, arti suatu kata, jumlah penduduk suatu Negara atau sebagainya.
3) Memberikan bantuan penelusuran koleksi referensi yang diperlukan para pengguna dengan mengunakan catalog, bibliografi, komputer dan alat penelusur lain.
4) Memberikan bimbingan kepada para pengguna perpustakaan untuk mengenal berbagai jenis koleksi referensi untuk mencari informasi yang benar – benar dibutuhkan.
5) Membantu mengarahkan untuk menemukan pokok – pokok bahasan tertentu didalam buku yang sesuai dengan minat dan bidang studi pengguna perpustakaan.
b. Kegiatan penunjang layanan referensi
1) Menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan perpustakaan atau jasa informasi lain dalam bidang bidang pemberian jasa pengguna informasi.
2) Mengorganisasi koleksi referensi dengan baik sehingga mudah digunakan, dengan menata koleksi referensi (shelving) menurut klasifikasi yang digunakan oleh perpustakan secara teratur.
3) Mengorganisasi bahan kliping surat kabar 4) Mengorganisasi koleksi referensi dengan baik sehingga sehingga mudah
digunakan. 5) Mencatat dan mengumpulkan data (statistik) kegiatan layanan referensi,
yaitu digunakan untuk keperluan laporan bagian layanan referensi dan bermanfaat untuk evaluasi sampai sejauh mana keberhasilan layanan referensi.
7
2. Jenis pertanyaan referensi
Menurut Mustafa dan Saleh (1994: 332), secara umum pertanyaan referensi
dapat dikelompokkan menjadi dua:
a. Pertanyaan dengan spesifikasi yang jelas, artinya jelas apa yang
diinginkan. Misalnya permintaan mengenai dokumen, buku, artikel, dan
sebagainya, dengan disertai data bibliografi, seperti pengarang, judul, atau
keduanya.
b. Pertanyaan tidak mempunyai spesifikasi yang jelas. Untuk menjawab
pertanyaan ini diperlukan wawancara terlebih dahulu agar informasi yang
diberikan oleh petugas referensi sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh
sipenanya. Contoh untuk pertanyaan ini adalah adalah “tolong carikan
tulisan mengenai hidroponik”, dalam hal ini petugas perlu mengetahui
apakah penanya tersebut membutuhkan informasi yang berasal dari
majalah, buku teks, atau petunjuk praktis saja. Juga perlu diketahui pula
tujuan apa penanya mencari informasi.
3. Prosedur menjawab pertanyaan referensi
Menurut buku “Pedoman Layanan Referensi dan Sirkulasi Perguruan Tinggi”
(1992: 45) untuk melaksanakan kegiatan menjawab pertanyaan referensi yang
diajukan oleh para pemakai atau pengunjung perpustakaan pada umumnya dapat
dilakukan dengan urutan kerja sebagai berikut:
8
Bagan I: Alur Kerja Menjawab Pertanyaan Referensi
Ya
Tidak
Tidak
Ya Ya
Tidak
Sumber Data: Pedoman Layanan Referensi dan Sirkulasi Perguruan Tinggi Th. 1992
Mulai
Pertanyaan
Identifikasi Kebutuhan Info (untuk keperluan apa)
Identifikasi Penanya (klasifikasi,spesialisasi,batas bidang studinya, bahasa yang dipergunakan dll)
Langsung dijawab
Catat pertanyaan
Catat pertanyaan
Analisis dan Klasifikasi pertanyaan
Kerjakan keseluruhan
Hubungi perpustakaan/jasa informasi lain
Ditemukan
Beritahukan kepada penanya dan beri saran
Selesai
Ditemukan
Rumuskan dan catat jawaban
Sampaikan jawaban
9
C. Fungsi Layanan Referensi
Menurut Abdullah (2003: 227) fungsi dari layanan referensi adalah:
1. Pengawasan
Petugas referensi dapat mengamati pengunjung, baik dalam kebutuhan
informasi yang diperlukan maupun latar belakang sosial dan tingkat
pendidikannya agar dapat menjawab pertanyaannya dengan tepat.
2. Informasi
Petugas referensi dapat memberikan informasi kepada pengunjung, yaitu
memberikan jawabn terhadap pertanyaan singkat maupun penelusuran informasi
yang luas dan mendetail sesuai dengan kebutuhan pemakai.
3. Bimbingan
Petugas referensi harus menyediakan waktu guna memberikan bimbingan
kepada pengguna perpustakaan untuk menemukan bahan pustaka yang
dibutuhkan, misalnya melalui catalog perpustakaan, buku – buku referensi, serta
bahan pustaka lainnya.
4. Instruksi
Petuga referensi memperkenalkan kepada pemakai tentang bagaimana
menggunakan perpustakaan yang baik, dan ditujukan juga kepada usaha untuk
menggairahkan dan meningkatkan pengguna perpustakaan.
5. Bibliografis
Petugas referensi secara teratur menyusun daftar bacaan atau bibliografi
untuk keperluan penelitian atau mengenalkan bacaan yang baik dan menarik.
10
D. Pengertian koleksi Referensi dan Jenis koleksi Referensi
1. Pengertian koleksi referensi
Koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan atau di luar
perpustakaan yang terdiri dari berbagai bentuk dan dipergunakan sebgai bahan
untuk mendapatkan informasi tertentu. Koleksi tidak untuk dibaca secara
keseluruhan, tetap hanya dibaca pada bagian tertentu. Abdullah (2003: 229), ciri
koleksi referensi, antara lain:
a) Guna keperluan konsultasi
b) Tidak dibaca keseluruhan seperti buku biasa
c) Terdiri atas entri yang terpotong – potong
d) Tidak untuk dipinjamkan
e) Informasinya disusun berdasar abjad, judul, subyek, kronologis, dan
ada indeksnya.
2. Jenis koleksi referensi
Koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat maupun macam isi
informasi (Sumardji, 1996: 28)
a. Menurut sifat informasi, koleksi referensi terdiri dari:
1) Koleksi referensi umum, yaitu koleksi referensi yang berisi atau
menyajikan informasi yang bersifat umum, ruang lingkupnya tidak
terbatas hanya mengeni subyek – subyek informasi tertentu, misalnya
terdapat pada buku almanak, seperti
• Almanak Indonesia.Jakarta:Biro Pusat Statistik,1982.
11
2) Koleksi referensi khusus, koleksi referensi yang berisi informasi khusus
mengenai subyek informasi atau pokok bahasan bidang pengetahuan
tertentu, seperti:
• Almanak Industri 1990.Jakarta:Departemen Perindustrian
RI,1990.
b. Menurut macam dan isi informasi, koleksi referensi terdiri atas:
1) Sumber Geografi
Sumber geografi merupakan sumber informasi yang berisi tentang
peta atau gambaran daerah di permukaan bumi.
2) Indeks dan Abstrak
Indeks merupakan daftar kata atau istilah yang biasanya terdapat
pada bagian akhir dari suatu buku tersusun secara alfabetis, yang
memberikan informasi mengenai halaman dimana terdapat masing –
masing kata atau istilah tersebut.
3) Bibliografi
Buku acuan yang berisi daftar buku atau bahan pustaka yang disusun
secara alfabetis. Bibliografi tidak memberikan uraian mengenai
subyeknya tetapi hanya menunjukkan bahan pustaka yang memuat
informasi subyek tersebut.
4) Sumber Biografi
Buku acuan yang berisi informasi mengenai nama, tanggal lahir,
kualifikasi, kedudukan, hobi, keluarga, alamat, hasil karya, dan
riwayat hidup orang terkenal yang disusun secara alfabetis.
12
5) Kamus
Buku acuan yang berisi daftar kata suatu bahasa atau daftar istilah
yang disusun secara sistematis, biasanya alfabetis, dengan keterangan
arti dan penggunaannya.
6) Ensiklopedi
Merupakan buku acuan yang menghimpun berbagai cabang ilmu
pengetahuan tertentu dalam artikel terpisah dan disusun secara
sistematis, fungsi ensiklopedi menjawab pertanyaan apa,bagaimana,
dimana, dan mengapa.
7) Direktori
Merupakan buku acuan yang berisi: daftar nama orang (pejabat,
lembaga, badan organisasi) dilengkapi dengan alamat, kegiatan,
kode, dan data lain yang disusun secara alfabetis atau urutan kode
nomor.
8) Buku Tahunan
Terbitan yang bersifat tahunan, isinya mengulas perkembangan atau
kejadian dalam setahun, merekam informasi terbaru,dan disajikan
dalam bentuk model statistik.
9) Buku pegangan/handbook/pedoman
Terbitan yang biasanya memuat keterangan tentang suatu bidang,
disajikan dalam bentuk yang padat dan praktis. Buku ini merupakan
sumber referensi singkat, isinya meliputi berbagai macam data,
13
sedangkan buku pedoman memuat petunjuk mengenai bagaimana
melakukan sesuatu, kemana dan apa yang harus dikerajakan.
10) Almanak
Penanggalan atau kalender dalam setahun. Buku ini berisi tentng
informasi mengenai daftar hari, minggu, bulan, peristiwa, dan hari
penting dalam setahun.
E. Pustakawan Referensi
1. Pengertian pustakawan
Pustakawan adalah seorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan
dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas
lembaga induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi
yang dimilikinya melalui pendidikan (kode etik pustakawan Indonesia)
2. Syarat pustakawan referensi
Untuk dapat mendukung kinerja perpustakaan dalam pelayanan referensi
yang baik, pustakawan referensi harus mempunyai skill dan kemampuan yang
memadai. Beberapa syarat yang dimaksud menurut Sudjono Trimo (1997: 29)
a. Disamping pengetahuannya tentang library know how dan tentang buku –
buku sumber informasi, pustakawan harus memiliki:
b. Pengetahuan tentang the users.
c. Metode dan teknik penelusuran informasi, dan
14
d. Menguasasi ilmu pengetahuan yang menjadi bidang garapan para pemakai
jasa layanan perpustakaan.
15
BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
A. Sejarah
Sebelum mengenal lebih jauh tentang sejarah perpustakaan Sanata Dharma
maka terlebih dahulu disampaikan visi, misi, dan semboyan Perpustakaan Sanata
Dharma Yogyakarta.
1. Visi
Perpustakaan Universitas Sanata Dharma adalah bagian yang tak terpisahkan
dari Universitas Sanata Dharma yang terpanggil untuk mencari, menemukan,
dan mengungkapkan kebenaran sejati, serta ikut ambil bagian dalam
pembinaan generasi muda dengan berlandaskan pada nilai – nilai kebangsaan
dan kebudayaan nasional, nilai – nilai kristiani, dan spiritualitas ignatian.
Oleh karena itu Perpustakaan Sanata Dharma sebagai suatu sistem penyedia
dan pengelola informasi berperan aktif dalam mendukung usaha seluruh
civitas academica Universitas Sanata Dharma untuk menggali kebenaran,
mengembangkan ilmu, membina generasi muda dengan dilandasi semangat
cinta kasih dan pengabdian pada sesama.
16
2. Misi
a. Menyediakan dan mengelola bahan – bahan informasi yang aktual,
lengkap, dan akurat, berupa bahan pustaka tercetak maupun elektronik,
untuk mendukung kegiatan Universitas Sanata Dharma dalam proses
belajar mengajar, penelitian dan pengembangan ilmu, serta pengabdian
kepada masyarakat.
b. Menyediakan jasa layanan berupa pemakaian dan pengadaan bahan –
bahan pustaka, serta penyediaan sarana prasarana yang diperlukan
untuk mendukung kegitan seluruh civitas academica Universitas
Sanata Dharma.
c. Menjaga dan melestarikan serta mengembangkan bahan – bahan
informasi yang merupakan kekayaan koleksi Perpustakan Sanata
Dharma.
d. Meningkatkan kualitas perpustakaan secara terus – menerus sebagai
suatu sistem penyedia dan pengelola informasi yang modern, serta
tanggap terhadap kemajuan ilmu dan teknologi.
e. Mengadakan kerjasama dengan perpustakaan dan penyedia informasi
lainnya untuk meningkatkan kualitas kinerja perpustakaan.
3. Semboyan
We Provide Information to Produce Knowledge.
Pada awalnya suatu Lembaga Pendidikan Sanata Dharma yang disebut
Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) Sanata Dharma yang berdiri tahun 1957.
17
Sehingga Perpustakaan diperkirakan berdiri tahun 1957-an, dengan nama Perpustakaan
Perguruan Tinggi Pendidikan Guru Sanata Dharma.
Seiring dengan perkembangan dan tuntutan jaman, pada tahun 1965, Lembaga
Pendidikan PTPG berubah menjadi Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP)
Sanata Dharma. Pada waktu itu perpustakaan menempati gedung dengan 2 lantai yang
terletak di timur asrama Realino.
Pada tahun 1993, tepatnya tanggal 20 April 1993, berdasarkan SK Mendikbud
No. 46/D/01/1993, Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) berubah menjadi
Universitas Sanata Dharma, sehingga secara otomatis perpustakaan juga ikut berubah
namanya menjadi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma. Untuk meningkatkan
layanan perpustakaan, maka tahun 1994 mulai membangun gedung baru di atas tanah
seluas 4.000 m2, yang terdiri atas 4 lantai yang berlokasi di kampus II Mrican Jl.
Gejayan.
Sebagai perhatian yang besar dari pemerintah yang di tengah proses
pembangunan gedung tersebut, pada tanggal 23 September 1994 Mendikbud, Prof. Dr.
Wardiman Djojonegoro, berkenan memberikan tandatangan pada prasasti yang berbunyi
“Perpustakaan ini dibangun untuk memajukan pendidikan, ilmu pengetahuan dan
teknologi ”
Pada tanggal 15 Maret 1995 Kardinal Pio Leghi, Prefek Konggresasi
Pendidikan Katolik didampingi Duta Besar Vatikan untuk Indonesia memberkati gedung
Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, pada tanggal 27 Juni 1995 oleh Soetoyo,
Koordinator Kopertis Wilayah V, juga melakukan pemberkatan gedung Perpustakaan
Universitas Sanata Dharma.
18
Dengan dibangunnya kampus III yang terletak di Paingan Jl. Maguwoharjo dan
berprinsip pada mendekatkan koleksi kepada pengguna, maka sejak tahun 1996 dibuka
unit Perpustakaan dengan koleksi sesuai dengan fakultas yang ada di kampus III Paingan
yang meliputi bidang-bidang eksakta seperti matematika, fisika, teknik, farmasi, dan
psikologi.
Semenjak berdirinya perpustakaan hingga sekarang, Perpustakaan Universitas
Sanata Dharma telah mengalami beberapa kali pergantian kepemimpinan, antara lain:
1. Romo Wilhelm J. van Der Mulen, SJ., MA. 1957 – 1979
2. Romo Dr. Frans Susilo, SJ. 1980 – 1981
3. Romo Dr. James J. Spillane, SJ. 1981 – 1988
4. Drs. B. Bastian Arief, MLS 1988 – 1990
5. Peter Dr. James J. Spillane, SJ 1990 – 1993
6. Drs. B. Bastian Arief, MLS. 1993 – 1997
7. Romo Dr. Frans Susilo, SJ. 1997 – Sekarang
B. Ruang / Gedung
Perpustakan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta berlokasi di Mrican,
Tromol Pos 29 Yogyakarta. Saat ini perpustakaan mempunyai empat lantai sebagai
tempat melakukan kegiatan sehari – hari.
a. Lantai dasar (Basement) digunakan untuk koleksi yan disirkulasikan, koleksi
khusus Pater Prof. Dr. P. J. Zoet Mulder, SJ., koleksi khusus pusat dokumentasi
Verhaar dan Artati serta ruang pemeliharaan bahan pustaka.
19
b. Lantai I digunakan untuk ruang kepala perpustakaan dan wakil kepala
perpustakaan, ruang seminar, loker, layanan sirkulasi, ruang administrasi, dan
ruang pengadaan bahan pustaka.
c. Lantai II terdapat ruangan layanan workstation, koleksi CD dan DVD, akses
internet, koleksi cadangan, koleksi referensi dan layanan foto kopi.
d. Lantai III digunakan untuk koleksi majalah terjilid, koleksi majalah lepas,
koleksi surat kabar dan terdapat juga ruang diskusi, serta koleksi ignatian.
C. Koleksi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
Sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, UPT
Perpustakaan Universitas Sanata Dharma dalam memenuhi kebutuhan penggunanya dari
tahun ke tahun koleksinya selalu berkembang, baik koleksi tercetak maupun terekam.
Adapun jenis koleksi yang ada di Perpustakaan Sanata Dharma adalah sebagai berikut:
1. Koleksi buku teks dibagi ke dalam 3 kelompok, yaitu:
a. Buku cadangan, yang terdiri dari bahan pustaka yang bukan foto kopi.
Koleksi ini tidak dipinjamkan, tapi hanya dibaca di tempat.
b. Buku teks umum, biasanya terdiri dari minimal 4 eksemplar (buku
tergantung banyaknya permintaan dari pengguna) buku ini dapat
dipinjam oleh anggota perpustakaan.
c. Buku referensi, terdiri dari almanak, bibliografi, ensiklopedi, handbook,
kamus, peraturan perundang-undangan, terbitan BPS, dan lain-lain.
2. Koleksi skripsi.
3. Koleksi peta.
20
4. Koleksi multi media, yang terdiri dari CD, DVD, Kaset, dan Disket.
5. Koleksi khusus Soedmulder, terdiri dari koleksi-koleksi sastra jawa kuno.
6. Koleksi Verhaar, terdiri dari koleksi bidang bahasa.
Jumlah koleksi UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma sampai dengan
bulan Oktober 2008 adalah sebagai berikut:
Tabel1.1
Daftar Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
No Jenis Koleksi Judul Eksemplar 1. Buku 97.803 191.6302. Majalah Lepas 261 1.8103. Majalah Terjilid 198 2.5644. Jurnal Lepas 560 4.0555. Jurnal Terjilid 455 1.1066. Surat Kabar 13 -- 7. Tabloid 8 --8. CD ROM 851 3.7989. Disket 117 15010. Kaset 29 8311. Pustaka Artati + 5.000 + 7.00012. Posdok Verhaar 5.964 8.00013. Skripsi - -14. Tesis - -15. Kaset DVD 280 381
Sumber UPT. Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, 2008
D. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas
kerja untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi tersebut,
serta wewenang dan tanggungjawab setiap anggota organisasi yang melakukan tiap-
tiap tugas kerja tersebut. Adapun struktur organisasi dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :
21
1. Struktur Organisasi Makro
Struktur organisasi makro adalah penggambaran kedudukan Perpustakaan
sebagai unit kerja di dalam struktur organisasi Universitas Sanata Dharma.
Organisasi makro ini menggambarkan secara formal hal-hal yang berhubungan
dengan lembaga induknya.
Perpustakaan sebagai Unit Pelaksana Teknis yang secara bersama-sama
mempunyai kedudukan yang sama dengan unit yang lain dalam mencapai tujuan
lembaga induknya. UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma berada di
bawah tanggungjawab Rektor. Hal-hal yang berkaitan dengan akademik melalui
Pembantu Rektor I, dan yang berkaitan dengan keuangan di bawah Pembantu
Rektor II. Adapun struktur organisasi makro Perpustakaan adalah sebagai
berikut:
22
Bagan II
Struktur Organisasi Makro
YYyterer
Sumber UPT Sanata Dharma
Yayasan Sanata Dharma
Rektor Dewan Penyantun
Senat Universitas
Senat Mahasiswa Universitas
Dekan
PD I PD II
Senat Mahasiswa
fakultas
Senat Fakultas
LPUSD
PP PP
PP PP
PPM
BAU BAPSBAA
UPT Perpustakaan
Jurusan
Sek. JurusanLaboratorium Kelompok Dosen
Mahasiswa
PR I PR II PR III
PD III
23
2. Struktur Organisasi Mikro
Struktur organisasi mikro adalah penggambaran dan penegasan tentang
kedudukan bidang, macam kegiatan kerja dan kewenangannya secara hirarkis dari sub-
unit kerja yang ada di dalam lingkungan unit kerja perpustakaan.
Dalam struktur organisasi mikro Kepala Perpustakaan membawahi bagian
administrasi, pengembangan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka dan pelayanan
pengguna. Adapun struktur organisasi mikro perpustakaan sebagai berikut:
Bagan III
Struktur Organisasi Mikro
UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
Sumber UPT Perpustakaan Sanata Dharma
KEPALA
WAKIL KEPALA
ADMINISTRASI
PENGEMBANGAN KOLEKSI
PEMELIHARAAN SARANA FISIK
PELAYANAN PENGGUNA
PENGOLAHANKOLEKSI
24
E. Sumber Daya Manusia Perpustakaan
Sumber daya manusia di perpustakaan merupakan salah satu faktor yang sangat
penting. Oleh sebab itu sumber daya manusia harus dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan yang harus dipenuhi. Untuk menjawab tantangan dan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi, pengembangan UPT Perpustakaan Universitas Sanata
Dharma dalam merekut pegawainya selalu melihat latarbelakang pendidikan di bidang
perpustakaan. Hal ini dapat dilihat bahwa, sebagian besar staf perpustakaan memiliki
pengetahuan dan pendidikan tentang perpustakaan.
UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma memiliki 32 staf yang terdiri
dari 21 tenaga tetap dan 11 tenaga kontrak yang masing-masing mempunyai tugas dan
tanggung jawab. Dari 32 staf perpustakaan sebagai berikut:
Tabel 1.2
Daftar Staf UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
Berdasarkan Jenjang Pendidikan
No Jenjang Pendidikan Jumlah Keterangan 1. S3 Non Perpustakaan 1 Kepala Perpustakaan 2. S1 Perpustakaan + Pendk. Bhs.Indonesia 1 Tetap 3. S1 Perpustakaan 2 Tetap 4. S1 Pendk. Bhs. Inggris 1 Tetap 5. S1 Bhs. Indonesia + Kursus
Perpustakaan 1 Tetap
6. S1 Sastra Nusantara 1 Kontrak 7. D3 Perpustakaan 4 Tetap 8. D3 Teknik Penerbangan 1 Kontrak 9. D2 Perpustakaan 2 1 tetap, 1 kontrak 10. SLTA + Kursus Perpustakaan 6 5 tetap, 1 kontrak 11. SLTA + Kursus Komputer 1 Tetap 12. SLTA 10 3 tetap, 7 kontrak 13. Studi lanjut S1 UNPAD 1 Tetap
Jumlah 32
Sumber UPT. Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
25
F. Sumber Dana / Anggaran
Sumber dana yang diperoleh perpustakan Sanata Dharma diperoleh dari
Yayasan Sanata Dharma sendiri. Dana tersebut dialokasikan sebagai pembelian buku
khususnya untuk kemajuan perpustakaan Sanata Dharma. Maka dibuat anggaran setiap
tahunnya untuk dapat mengetahui apa saja dana tersebut, berapa banyak yang telah
digunakan. Semua itu masuk ke pembulatan yang akan dipertanggung jawabkan pada
rapat tahunan. Setiap pembelian perlengkapan perpustakan harus di buat daftar dan
diajukan ke kepala perpustakaan untuk persetujuaan, bukti dari transaksi pembelian
dikumpulkan dan dibuat pembukuannya baru dilaporkan dalam rapat tahunan.
G. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana perpustakaan adalah semua benda atau barang dan
inventaris yang menjadi milik perpustakaan dan digunakan untuk penyelenggaraan dan
pendukung kegiatan perpustakaan.
Perpustakaan Universitas Sanata Dharma sejauh ini memiliki berbgai sarana
dan prasarana yang bertujuan untuk menunjang kegiatan terutama untuk para pengguna
jasa perpustakaan tersebut. Sarana dan prasarana yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai
perpustakan antara lain: almari, rak, meja, kursi, AC, computer, telepon, pengguna
automasi untuk penelusuran.
H. Fasilitas dan Layanan Perpustakaan
Fasilitas dan layanan yang diberikan UPT Perpustakaan Universitas Sanata
Dharma adalah:
26
1. Gedung Perpustakaan.
Dengan dibangunnya gedung baru di Mrican, maka mulai bulan Juni 1995
perpustakaan manempati gedung dengan 4 lantai. Gedung tersebut difungsikan
untuk:
a. Lantai Dasar (Basement) digunakan untuk ruang koleksi yang disirkulasikan,
koleksi khusus Pater Prof. Dr. P. J. Zoet Mulder, SJ., koleksi khusus pusat
dokumentasi Verhaar, dan pemeliharaan bahan pustaka.
b. Lantai I digunakan untuk ruang kepala, ruang seminar Maulana, tempat
penitipan tas, layanan sirkulasi, ruang pengolahan, ruang administrasi, dan
pengadaan bahan pustaka.
c. Lantai II digunakan untuk layanan workstation, koleksi CD dan DVD, akses
internet, buku tandon, referensi, dan layanan fotokopi.
d. Lantai III digunakan untuk layanan majalah, jurnal, skripsi, layanan fotokopi,
ruang seminar Driyarkara, dan ruang Amato yaitu ruang koleksi khusus
pariwisata yang dikelola oleh Pusat Pengembangan dan Penelitian Pariwisata.
Sementara Perpustakaan Kampus III, mulai bulan Januari 2003, menempati
gedung baru, yaitu lantai 2 dan 3. Gedung tersebut difungsikan sebagai berikut:
a. Lantai II digunakan untuk ruang kepala perpustakaan, ruang staf, ruang
koleksi umum, dan ruang layanan sirkulasi.
b. Lantai III digunakan untuk koleksi tandon, koleksi referensi, koleksi skripsi,
jurnal, workstation, dan layanan foto kopi.
2. Fasilitas Penelusuran
27
Untuk mempermudah penelusuran bahan pustaka, perpustakaan
menyediakan katalog elektronik di setiap lantai. Katalog ini berupa OPAC
(Online Public Acces Catalog) yang dapat diakses dengan komputer yang
tersambung ke Network yang ada di Universitas Sanata Dharma.
3. Layanan Sirkulasi
Kegiatan layanan ini meliputi peminjaman, pengembalian, perpanjangan,
dan pemberian sanksi bagi mereka yang terlambat mengembalikan pinjamannya,
serta mengurus surat bebas pinjaman. Layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan
Universitas Sanata Dharma dengan menerapkan komputerisasi. Untuk
memperlancar layanan ini, perpustakaan menggunakan software NCI Bookman.
Dengan software NCI Bookman ini diharapkan dapat melayani pengguna secara
cepat sehingga tidak terjadi antrian dalam hal meminjam bahan pustaka.
4. Layanan Ruang Baca
Layanan ruang baca di samping tersedia koleksi-koleksi yang hanya dibaca
di tempat dan foto kopi, agar nyaman dalam belajar, ruang baca yang luas dan
tenang dilengkapi dengan AC (Air Conditioner). Dengan berprinsip pada
mendekatkan koleksi pada pengguna, maka setiap ruang baca selalu disediakan
koleksi.
5. Layanan Workstation
Pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan komputer yang ada di ruang
workstation, baik di Perpustakaan Mrican maupun Paingan. Di ruang workstation
ini pengguna dapat bekerja untuk menyelesaikan tugas-tugasnya dan akses
internet.
28
6. Layanan Foto kopi
Untuk memenuhi kebutuhan pengguna, khususnya koleksi cadangan yang
tidak bisa dipinjam, perpustakaan menyediakan fasilitas layanan foto kopi.
Layanan ini diharapkan dapat membantu pengguna untuk memperoleh informasi
yang diperlukan dengan cara memfoto kopi buku yang dikehendaki sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
7. Keanggotaan
UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma dalam melayani
penggunanya dikelompokkan menjadi dua jenis keanggotaannya, yaitu:
a) Anggota yang dapat melakukan peminjaman bahan pustaka.
Yang dimaksud anggota di sini adalah civitas akademika dan staf
administrasi Universitas Sanata Dharma. Untuk dapat melakukan
peminjaman bahan pustaka setiap anggota harus memenuhi persyaratan yang
harus dipenuhi terlebih dahulu sesuai dengan peraturan yang berlaku.
b) Anggota baca
Yang termasuk dalam keanggotaan ini terdiri dari Alumni Universitas
Sanata Dharma, mahasiswa pasca sarjana, peneliti, dan mahasiswa di luar
Universitas Sanata Dharma. Jenis keanggotaan ini anggota tidak dapat
melakukan peminjaman bahan pustaka.
8. Jam Pelayanan
Pelayanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan buka dari hari
Senin – Sabtu, dengan rincian waktu sebagai berikut:
29
a. Pelayanan Perpustakaan
Senin – Jumat Jam : 07.00 WIB – 20.30 WIB
Sabtu Jam : 07.00 WIB – 11.45 WIB
9. Penjilidan
Sesuai dengan fungsi perpustakaan perguruan tinggi yaitu, mengumpulkan,
mengolah, menyebarkan, dan melestarikan bahan pustaka, maka UPT
Perpustakaan Universitas Sanata Dharma melaksanakan pemeliharaan bahan
pustaka yaitu dengan menjilid buku-buku yang rusak.
10. Penerbitan Media Informasi Perpustakaan
Dalam rangka pengembangan sumber daya manusia di bidang penulisan
yang berkaitan dengan perpustakaan dan sebagai media informasi, maka sejak
tahun 2000 UPT Perpustakaan Universitas Sanata Dharma menyediakan media
informasi yang diberi nama “ Info PERSADHA ” yang terbit 2 (dua) kali dalam
setahun. Dengan adanya media ini staf perpustakaan dituntut untuk aktif dalam
menuangkan gagasan dan pikiran yang berkaitan dengan bidang perpustakaan.
30
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
Pelayanan referensi di Perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta merupan salah
satu kegiatan pokok pelayanan yang tidak kalah pentingnya dengan pelayanan lain yang
ada di perpustakaan Sanata Dharma Yogyakarta. Pelayanan referensi khusus
menyediakan dan menyajikan koleksi referensi kepada para pengguna perpustakaan
dengan tujuan untuk mengarahkan pengguna untuk menemukan dan menggunakan
setiap koleksi referensi dengan cepat dan tepat.
A. Analisa Masalah
Hasil pengkajian terhadap pelaksanaan pelayanan referensi di perpustakaan
Universitas Sanata Dharma dapat diuraikan bahwa, pelayanan referensi berkaitan erat
dengan:
1. Sarana dan prasarana
1) Ruangan
Layanan Referensi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
menempati lantai 2 gedung perpustakaan. Guna mendukung
penyelenggaraan kegiatan layanan referensi, ruangan dilengkapi dengan
AC, 2 (dua) unit computer untuk penelusuran koleksi bahan pustaka,
sirkulasi udara serta pencahayaan yang baik.
2) Perabotan dan Perlengkapan
31
Perlengkapan yang tersedia guna mendukung kelancaran pelayanan
referensi, antara lain: meja baca, kursi, rak buku, almari, globe, komputer,
mesin foto copy, jam dinding.
3) Hari dan Jam Buka Pelayanan
Pelayanan referensi di buka setiap hari senin – sabtu dengan kekentuan
waktu sebagai berikut:
Senin – Jumat : Pukul 07.00 wib – 20.30 wib.
Sabtu : Pukul 07.00 wib – 11.45 wib.
4) Sumber Daya Manusia
Pelayanan referensi di perpustakaan Universitas Sanata Dharma berdiri
sendiri dan tidak ada staf yang menangani. Hanya terdapat 4 (empat)
pegawai yang hanya menangani pelayanan foto copy, dan print.
5) Jenis Koleksi referensi
Jenis koleksi referensi yang berada di Perpustakaan Universitas Sanata
Dharma memakai kode Rf, contoh koleksi referensi sebagai berikut:
1) Kamus
• Based on the American heritage dictionary, Kaethe Ellis, Boston:
Houghton Mifflin, 1976
• Kamus Jerman Indonesia, Soemantri, Jakarta: Mutiara,1980
2) Ensiklopedi
• Encyclopedia of Packaging Technolgy, Aaron L. Brandy, New
York: Jhon Wiley and Sons Inc, 1997
32
• Encyclopedia Dictionary of Selling, Garofalo Gene, New jersey: