PELAYANAN KEANGGOTAAN FIFISARI AMININGSIH, S.SOS. PUSAT DATA DAN INFORMASI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI 2021
PELAYANAN KEANGGOTAAN
FIFISARI AMININGSIH, S.SOS.
PUSAT DATA DAN INFORMASI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
2021
BIODATA :
NAMA : FIFISARI AMININGSIH, S.SOS
TEMPAT/TANGGAL LAHIR : JAKARTA, 6 SEPTEMBER 1974
ALAMAT : PERUMAHAN CASSIAVERA, JL. KAYU MANIS NO. 6 KAV. 2-3 RT. 02/05 BALEKAMBANG
JAKARTA TIMUR
INSTANSI : PUSAT DATA DAN INFORMASI, PERPUSTAKAAN NASIONAL RI, JL. MERDEKA SELATAN NO. 11
LANTAI 6, JAKARTA PUSAT
EMAIL : [email protected]
NO. HP. : 081292290690
PENDIDIKAN FORMAL : S1 PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PADJADJARAN BANDUNG
TUJUAN PEMBELAJARAN :
PESERTA MAMPU MEMPRAKTIKKAN PELAYANAN KEANGGOTAAN DALAM AUTOMASI PERPUSTAKAAN
TERINTEGRASI INLISLITE
AGENDA PEMBELAJARAN :
• KONSEP KEANGGOTAAN DALAM INLISLITE
• ENTRI DATA ANGGOTA PERPUSTAKAAN
• PEMROSESAN DATA KEANGGOTAAN
• PENCARIAN DAN KOREKSI DATA ANGGOTA
• PENGELOLAAN DATA SUMBANGAN ANGGOTA
KONSEP KEANGGOTAAN DALAM INLISLITE
KEGIATAN PENGELOLAAN DATA ANGGOTA ADALAH BAGIAN DARI PELAYANAN
PERPUSTAKAAN. KOLEKSI YANG TELAH DIADAKAN DAN DIOLAH TENTUNYA AKAN
DIMANFAATKAN OLEH ANGGOTA PERPUSTAKAAN, BAIK BACA DI TEMPAT MAUPUN PINJAM
DIBAWA PULANG. DENGAN TERSEDIANYA DATA ANGGOTA MAKA PENCATATAN TRANSAKSI
PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN AKAN MENJADI LEBIH CEPAT.
KONSEP KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN
1. Anggota perpustakaan
Anggota perpustakaan adalah pemustaka yang terdaftar keanggotaannya pada sebuah
perpustakaan. Keanggotaan perpustakaan (library membership) dapat diajukan pada
perpustakaan kapan saja setiap saat pada jam buka perpustakaan, atau secara online jika
perpustakaan menyediakan fasilitas keanggotaan online. Keanggotaan perpustakaan dapat
membebankan biaya keanggotaan atau gratis tergantung pada perpustakaannya. Kriteria
keanggotaan perpustakaan berbeda-beda, sesuai dengan jenis perpustakaan, misalnya
perpustakaan sekolah akan menerapkan kriteria yang berbeda dengan perpustakaan perguruan
tinggi, perpustakaan umum, bahkan dengan perpustakaan nasional RI.
KONSEP KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN
2. Keanggotaan Perpustakaan
Keanggotaan perpustakaan pada program aplikasi INLISLite, terdiri dari:
a. Entri data anggota
b. Penentuan jenis anggota
c. Aktivasi keanggotaan
d. Penentuan lokasi pinjam koleksi
e. Penentuan kategori koleksi yang boleh dipinjam
f. Penyertaan foto anggota
g. Pencetakan kartu anggota
h. Perpanjangan masa berlaku kartu anggota
KONSEP KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN
3. Persyaratan Keanggotaan Perpustakaan
Persyaratan keanggotaan perpustakaan berbeda-beda untuk berbagai jenis perpustakaan, tetapi
untuk pengguna INLISLite, persyaratan minimal adalah sebagai berikut:
a. Menunjukkan tanda pengenal asli dan masih berlaku, misalnya Kartu Tanda Penduduk, Kartu
Mahasiswa, Kartu Pelajar atau mencantumkan Nomor Induk Kependudukan bagi pemustaka yang
belum memiliki KTP ataupun kartu pelajar.
b. Mencantumkan alamat (alamat sesuai KTP dan alamat tinggal saat ini), email, nomor telepon
yang dapat dihubungi.
KONSEP KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN
4. Hak dan Kewajiban Anggota Perpustakaan
Setiap anggota perpustakaan memiliki hak untuk mendapatkan layanan perpustakaan,
diantaranya adalah:
a. Memanfaatkan fasilitas perpustakaan seperti membaca di ruang perpustakaan;
b. Mengakses katalog perpustakaan, baik katalog online maupun offline;
c. Meminjam koleksi bahan perpustakaan;
d. Ikut serta dalam berbagai program dan kegiatan perpustakaan, seperti bimbingan pemustaka,
diskusi dan pemutaran film, workshop;
e. Dan fasilitas lain yang diselenggarakan perpustakaan untuk melayani pemustaka.
KONSEP KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN
5. Kartu Anggota Perpustakaan
Pembuatan kartu anggota dilakukan setelah pemustaka melakukan registrasi atau pendafataran
sebagai anggota perpustakaan. Pendaftaran dapat dilakukan secara online maupun langsung ke
perpustakaan. Kartu anggota memuat nama, nomor dan foto anggota,pengambilan foto anggota
dilakukan langsung pada saat pencetakan kartu anggota atau menggunakan file foto yang
dibawa oleh anggota(tergantung kebijakan masing-masing perpustakaan). Pencetakan kartu
anggota perpustakaan dapat ditunggu di tempat pendaftaran. Untuk perpanjangan masa berlaku
kartu anggota lama, prosesnya sama dengan pembuatan kartu anggota baru.
MATERI POKOK
PADA PROGRAM APLIKASI INLISLITE VERSI 3, KEGIATAN PENGELOLAAN DATA ANGGOTA INI TERDIRI DARI:
* PERSIAPAN – SETTING KEANGGOTAAN
A. ENTRI DATA ANGGOTA
B. PEMROSESAN DATA ANGGOTA, MELIPUTI :
▫ PENENTUAN JENIS ANGGOTA
▫ AKTIVASI KEANGGOTAAN
▫ PENENTUAN LOKASI PINJAM KOLEKSI BESERTA KATEGORI KOLEKSI
▫ PENYERTAAN FOTO ANGGOTA
▫ PENCETAKAN KARTU ANGGOTA
C. PENCARIAN DAN KOREKSI DATA ANGGOTA
D. PERPANJANGAN MASA BERLAKU KARTU ANGGOTA
E. PENGELOLAAN DATA SUMBANGAN ANGGOTA
PERSIAPAN
SEBELUM MELAKUKAN KEGIATAN PELAYANAN KEANGGOTAAN, PASTIKAN ANDA TELAH
MEMILIKI AKUN USER YANG MEMPUNYAI HAK AKSES KEANGGOTAAN DAN TELAH
MELAKUKAN PENGATURAN KEANGGOTAAN PADA PROGRAM APLIKASI INLISLITE VERSI 3
YANG ANDA GUNAKAN.
MASUK KE HALAMAN BACK OFFICE
Pilih modul Back Office
Isikan username Anda pada kotak isian sebelah kiri, dan
password Anda pada kotak isian sebelah kanan
kemudian klik tombol Sign In
MASUK KE HALAMAN BACK OFFICE (LANJUTAN)
Pilih lokasi perpustakaan kemudian klik Sign In
Anda akan dihantarkan kepada halaman dashboard
(beranda) back office INLISLite
(PERSIAPAN) PENGATURAN KEANGGOTAAN
DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE→ ADMINISTRASI → PENGATURAN KEANGGOTAAN
PENGATURAN KEANGGOTAAN DIGUNAKAN UNTUK :
• MELAKUKAN PENGATURAN KARTU ANGGOTA
• MELAKUKAN PENGATURAN REDAKSI KEANGGOTAAN PADA MODUL PENDAFTARAN
ANGGOTA
• MELAKUKAN PENGATURAN PENJENISAN ANGGOTA BESERTA PERATURAN PEMINJAMANNYA
• MELAKUKAN PENGATURAN MASTER DATA PADA RUAS DATA KEANGGOTAAN (JENIS
ANGGOTA, JENIS IDENTITAS, PEKERJAAN, PENDIDIKAN, KELAS, FAKULTAS DSB)
• MENGELOLA DATA KEPENDUDUKAN
• MELAKUKAN PENGATURAN ENTRI KEANGGOTAAN (PENENTUAN FORMAT NOMOR
ANGGOTA, OPSI CETAK SLIP PENDAFTARAN DSB)
• MELAKUKAN PENGATURAN UNTUK FITUR PERPANJANGAN KEANGGOTAAN MANDIRI
PENGATURAN KEANGGOTAAN - KARTU ANGGOTA
DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE → ADMINISTRASI → PENGATURAN
KEANGGOTAAN→ KARTU ANGGOTA
Digunakan untuk :
• Memilih layout kartu anggota
• Memilih tampilan kartu
anggota bagian depan
• Memilih tampilan kartu
anggota bagian belakang
beserta redaksionalnya
PENGATURAN KEANGGOTAAN - KARTU ANGGOTA
MEMILIH LAYOUT KARTU ANGGOTA
Klik Aktifkan untuk mengaktifkan template
PENGATURAN KEANGGOTAAN - KARTU ANGGOTA
MEMILIH TAMPILAN KARTU ANGGOTA BAGIAN DEPAN
• Siapkan desain terlebihdahulu (beserta logo,nama perpustakaan dll)dengan ukuran 1004x638pixel (untuk layout 1, 2dan 3) atau 638x1004pixel (untuk layout 4)
• Pilih Tab Kartu AnggotaBagian Depan
• Pilih gambar pada layoutyang akan digantikemudian klik unggah
Pilih Tab Kartu Anggota Bagian depan
Pilih gambar pada layout yang akan diganti kemudian klik Unggah
PENGATURAN KEANGGOTAAN - KARTU ANGGOTA
MEMILIH TAMPILAN KARTU ANGGOTA BAGIAN BELAKANG BESERTA REDAKSIONALNYA
• Siapkan desain terlebihdahulu dengan ukuran1004x638 pixel
• Pilih Tab Kartu AnggotaBagian Belakang
• Isikan Redaksional untukKartu Anggota BagianBelakang
• Pilih gambar kemudianklik unggah
• Klik Simpan untukmenyimpan
Pilih Tab Kartu Anggota Bagian Belakang
Pilih gambar kemudian klik Unggah
klik Simpan untuk menyimpan perubahan
Isikan Redaksional untuk Kartu Anggota Bagian Belakang
PENGATURAN KEANGGOTAAN – REDAKSI KEANGGOTAAN
DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE→ ADMINISTRASI→ PENGATURAN KEANGGOTAAN→ REDAKSI KEANGGOTAN
Digunakan untuk mengubah redaksi keanggotaan pada Pendaftaran Anggota (Mandiri)
Sesuaikan (Tambah, Koreksi, Hapus) Redaksional Keanggotaan menurut peraturan yang berlaku di perpustakaan
PENGATURAN KEANGGOTAAN – JENIS ANGGOTA
DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE→ ADMINISTRASI → PENGATURAN KEANGGOTAAN→ JENIS ANGGOTA
Jenis Anggota digunakan untuk aturan peminjaman, masa berlaku keanggotaan dsb
• Default Kategori Lokasi dan Default Lokasi Pinjam digunakan untuk otomatis memilih (centang) Lokasi Pinjam dan Koleksi yang dapat Dipinjam pada Entri Anggota
• Klik Koreksi untuk masuk pada halaman Koreksi Jenis Anggota (termasuk pengaturan peminjaman didalamnya)
PENGATURAN KEANGGOTAAN – KOREKSI JENIS ANGGOTA
• Isi Nama Jenis Anggota, Masa Berlaku Keanggotaan, Biaya Pendaftaran, Biaya Perpanjangan.
• Sesuaikan aturan peminjaman
• Klik Simpan
PENGATURAN KEANGGOTAAN – MASTER DATA
• PADA ENTRI ANGGOTA TERDAPAT BEBERAPA RUAS YANG HARUS DIISI DATANYA TERLEBIH
DAHULU SEPERTI KELAS, AGAMA, UNIT KERJA, FAKULTAS, JURUSAN DAN PROGRAM STUDI
• UNTUK MENAMBAHKAN MASTER DATA TERSEBUT PILIH
ADMINISTRASI → PENGATURAN KEANGGOTAAN
PENGATURAN KEANGGOTAAN – MASTER DATA (CONTOH)
• ADMINISTRASI→ PENGATURAN KEANGGOTAAN → KELAS
• KLIK TAMBAH, ISI NAMA KELAS KEMUDIAN KLIK SIMPAN
Menambah Data Kelas
PENGATURAN KEANGGOTAAN – DATA KEPENDUDUKAN
DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE→ ADMINISTRASI→ PENGATURAN KEANGGOTAAN→ DATA KEPENDUDUKAN
Digunakan untuk menambah data kependudukan yang akan dipakai pada Entri Anggota → Salin dari data Kependudukan
Klik tombol Tambah untuk menambah data secara manual atau klik Import untuk memasukkan data dari file excel sesuai dengan template yang disediakan
PENGATURAN KEANGGOTAAN – ENTRI KEANGGOTAAN
DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE→ ADMINISTRASI → PENGATURAN KEANGGOTAAN → ENTRI KEANGGOTAAN
Digunakan untuk :
• Penentuan Nomor Anggota
• Opsi Cetak Slip
Perpanjangan
• Opsi Cetak Slip Pelanggaran
• Opsi Cetak Slip Pendaftaran
PENGATURAN KEANGGOTAAN – ENTRI KEANGGOTAAN
DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE → ADMINISTRASI → PENGATURAN KEANGGOTAAN →
PERPANJANGAN KEANGGOTAAN MANDIRI
• Digunakan untuk mengaktifkan/ menonaktifkan fitur Perpanjangan Keanggotaan Mandiri pada Modul Keanggotaan Online
• Fitur Perpanjangan Keanggotaan Mandiri ini harapdisesuaikan dengan kebijakan perpustakaan
ENTRI ANGGOTA
ENTRI ANGGOTA DAPAT DILAKUKAN DENGAN 3 CARA, YAITU :
• MELALUI BACK OFFICE → KEANGGOTAAN → ENTRI ANGGOTA, DATA DIISI OLEH PETUGAS
• IMPORT DATA DARI EXCEL ( BACK OFFICE → KEANGGOTAAN → IMPORT DATA DARI EXCEL)
• MELALUI MODUL PENDAFTARAN ANGGOTA, PEMUSTAKA MENGISI SENDIRI SECARA ONLINE
ENTRI ANGGOTA – OLEH PETUGAS
DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE → KEANGGOTAAN → ENTRI ANGGOTA
• Isi data pemustaka
• Pilih Jenis Anggota
• Pilih aktif pada Status
Anggota
• Centang Lokasi Pinjam
dan Koleksi yang akan
dipinjam
• Klik Simpan
ENTRI ANGGOTA – OLEH PETUGAS (SALIN DARI DATA KEPENDUDUKAN)
DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE → KEANGGOTAAN → ENTRI ANGGOTA
• Klik Salin dari Data Kependudukan
• Cari data yang akan di salin
• Klik nama pada hasil pencarian, data akan langsung tersalin pada form entri anggota
• Lakukan verifikasi, aktifasi dan pilih jenis anggota kemudian klik Simpan
ENTRI ANGGOTA – IMPORT DATA DARI EXCEL
DAPAT DIAKSES MELALUI BACK OFFICE → KEANGGOTAAN → IMPORT DATA DARI EXCEL
• Klik Unduh Template
• Sesuaikan data pada Template yang telah diunduh
• Klik Browse untuk memilih file yang telah disesuaikan kemudian klik Proses
ENTRI ANGGOTA – ENTRI PASSWORD (UNTUK ANGGOTA YANG DIDAFTARKAN PETUGAS)
ANGGOTA YANG DIDAFTARKAN OLEH PETUGAS BELUM MEMILIKI PASSWORD OLEH KARENA
ITU HARUS MELAKUKAN PENGISIAN PASSWORD MELALUI MODUL KEANGGOTAAN ONLINE
– BELUM MEMILIKI PASSWORD
ENTRI ANGGOTA – MODUL PENDAFTARAN ANGGOTA
DAPAT DIAKSES LANGSUNG MELALUI MODUL PENDAFTARAN ANGGOTA ATAU KEANGGOTAAN ONLINE
ENTRI ANGGOTA – MODUL PENDAFTARAN ANGGOTA
• Isi data
• Centang pada ruas Saya menyatakan data yang diisi benar dan dapat dipertanggungjawabkan
• Klik Simpan.
• Setelah selesai melakukanpendaftaran secara online, pemustaka datang ke perpustakaan untuk pengambilan foto, verifikasi data dan cetak kartu anggota
KEANGGOTAAN – PENCARIAN DAN KOREKSI ANGGOTA
DAPAT DIAKSES MELALUI HALAMAN DAFTAR ANGGOTA
Pada halaman Daftar
Anggota :
• Gunakan Fitur
Pencarian. Pilih filter
yang tersedia isikan
kata kunci klik cari.
• Untuk melakukan
koreksi anggota klik
nama anggota,
sesuaikan data
anggota kemudian
klik simpan
KEANGGOTAAN – FOTO ANGGOTA
SETELAH MELAKUKAN ENTRI ANGGOTA KITA BISA MENAMBAHKAN FOTO ANGGOTA
• Pilih Daftar Anggota pada menu Keanggotaan
• Klik nama anggota yang akan ditambahkan
fotonya
• Klik tab Foto Anggota pada halaman koreksi anggota
• Klik Ambil Foto untuk mengambil foto langsung dari kamera
• Klik tombol dengan Ikon Folder untuk mengunggah foto dari file yang sudah tersedia
KEANGGOTAAN – CETAK KARTU ANGGOTA
DAPAT DIAKSES MELALUI HALAMAN DAFTAR ANGGOTA ATAU KOREKSI ANGGOTA
Pada halaman Daftar Anggota :
• Pilih Aksi Cetak Kartu Anggota
• Pilih opsi cetak kartu (satuan / A4)
• Pilih/centang Anggota yang akan dicetak kartunya
• Klik Proses
Pada halaman Koreksi Anggota :
• Klik Kartu Anggota
KEANGGOTAAN – CETAK KARTU ANGGOTA BAGIAN BELAKANG
DAPAT DIAKSES MELALUI HALAMAN DAFTAR ANGGOTA
Pada halaman Daftar
Anggota :
• Pilih Aksi Cetak Kartu
Belakang
• Klik Proses
KEANGGOTAAN – CETAK BEBAS PUSTAKA
DAPAT DIAKSES MELALUI HALAMAN KOREKSI ANGGOTA
Pada halaman Koreksi Anggota :
• Ubah Status Anggota menjadi Bebas Pustaka, kemudian klik Simpan
• Klik Tombol Cetak Bebas Pustaka kemudian klik Model/ukuran yang diinginkan
Contoh Surat Keterangan Bebas Pustaka A4
KEANGGOTAAN – PERPANJANGAN ANGGOTA
DAPAT DIAKSES MELALUI KEANGGOTAAN → DAFTAR PERPANJANGAN
Klik Tambah untuk masuk dalam halaman Perpanjangan Anggota
• Isi no anggota/nama kemudian klik Cari
• Sesuaikan data Perpanjangan Anggota
• Klik Simpan
KEANGGOTAAN – SUMBANGAN
DAPAT DIAKSES MELALUI KEANGGOTAAN → DAFTAR SUMBANGAN
Klik Tambah untuk menambahkan Sumbangan• Isi data sumbangan
• Klik Pilih Koleksi jika ingin menambahkan koleksi ke dalam Sumbangan
• Klik Simpan