PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA · PDF fileLaporan Pertanggungjawaban Ketua PPSMB UGM 2012 “PALAPA ... berkonsolidasi dengan BEM Fakultas untuk mempersiapkan PPSMB Universitas

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012

“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 2

DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................ 1

Daftar Isi ......................................................................................... 2

Sambutan Direktur Kemahasiswaan ...................................................... 4

SK Rektor ........................................................................................... 5

Foto OC PALAPA ............................................................................ 13

Struktur Panitia .............................................................................. 14

Susunan Panitia ............................................................................ 16

Hymne Gadjah Mada ............................................................................ 19

Filosofi Nama, Logo dan Maskot .................................................... 20

LPJ Ketua ........................................................................................ 21

LPJ Sekretaris ........................................................................... 33

LPJ Bendahara ........................................................................... 37

LPJ Bidang Acara ........................................................................... 42

LPJ Bidang Pemandu ............................................................................ 54

LPJ Bidang Protokoler ................................................................ 66

LPJ Bidang Keamanan ................................................................ 69

LPJ Bidang Humas ............................................................................ 78

Gallery Foto ....................................................................................... 81

LPJ Bidang Perlengkapan ................................................................. 82

LPJ Publikasi, Dekorasi, Dokumentasi ......................................... 89

LPJ Bidang PPPK .............................................................................. 99



LPJ Bidang Logistik dan Konsumsi ....................................................... 104

LPJ Bidang Dana Usaha ................................................................... 106

LPJ Bidang Kesekretariatan ................................................................... 110

Gallery .................................. ...................................................... 114

Penutup .......................................................................................... 115

Foto ...................................................................................................... 116



SAMBUTAN DIREKTUR KEMAHASISWAAN

UNIVERSITAS GADJAH MADA

Salam sejahtera untuk kita semua, Assalamualaikum. wr. wb.

Puji syukur kita panjatkan ke hadlirat Allah SWT, Alhamdulillah PPSMB

“Palapa” Tahun 2012 dapat terselenggara dengan baik dan penuh prestasi. Dengan

tulus dan rasa bangga, Direktorat Kemahasiswaan menyampaikan terima kasih

dan apresiasi kepada Presiden dan segenap jajaran BEM Universitas maupun

Fakultas, serta Ketua dan segenap Anggota Panitia baik di tingkat Universitas

maupun Fakultas. Kesuksesan penyelenggaraan PPSMB “Palapa” di tingkat

universitas dengan sistem gugus yang anggotanya berasal dari semua fakultas,

berkumandangnya Salam Palapa “Pancasila jiwa kami – Bakti untuk negeri –

UGM bersatu – Bangkitlah Nusantaraku”, terselenggaranya Parade Pelangi

Nusantara dengan menari dan menyanyi secara serempak oleh lebih dari 10.000

mahasiswa dengan membentuk miniatur Kepulauan Nusantara sehingga tercatat

dalam MURI, serta ikut hadirnya tokoh-tokoh nasional untuk berorasi dalam

penyambutan mahasiswa baru adalah bukti-bukti nyata yang perlu diakui bahwa

Mahasiswa UGM adalah memang “Macan Tamil”, yaitu: Manis, Cantik, Tampan,

Memiliki Ilmu Lebih.

Kita semua berharap, semoga dengan penyelenggaraan PPSMB yang telah

berhasil baik benar-benar dapat mengantarkan segenap mahasiswa baru menjadi

pembelajar sukses sepanjang hayat, mampu mengembangkan diri dengan prestasi

akademik, kemampuan organisasi, dan kepekaan sosial secara seimbang sehingga

memiliki karakter mahasiswa UGM : cerdas, peduli, tanggungjawab, visioner,

bekerjasama, dan nasionalis. Mari kita tingkatkan daya cipta, karya, dan karsa

demi kemajuan UGM menuju kejayaan Indonesia, kejayaan Nusantara.

Salam sukses, Wassalamualaikum. Wr. wb.

Senawi



SURAT KEPUTUSAN REKTOR UGM



















STRUKTUR PANITIA

Ke

tua

OC

Wak

il K

etu

a B

end

ahar

a U

mu

m

Sekr

etar

is U

mu

m

Aca

ra

Dan

a U

sah

a

Per

len

gkap

an

Hu

mas

Logi

stik

dan

Ko

nsu

msi

Ke

sekr

eta

riat

an

Med

ia(P

DD

)

Pem

and

u

Ibad

ah

Pro

toko

ler

Pro

per

ti

Pro

per

ti

Ko

mu

nik

asi

Pu

blik

asi

Do

kum

enta

Dek

ora

si

Tran

spo

rtas

Ke

aman

an

PP

PK

Sekr

etar

is 1

B

en

dah

ara

1



SUSUNAN PANITIA

Pelindung : Rektor Universitas Gadjah Mada

Prof. Dr. Pratikno, M. Soc

Pembina : Direktur Kemahasiswaan Universitas Gadjah Mada

Drs. Haryanto, M. Si

Dosen Pembina KM UGM

Dr. Rimawan Pradiptyo, S.E., M. Sc

Dra. Dani Krisnawati, S.H., M. Hum

Penanggung Jawab : Presiden Mahasiswa

Giovanni van Empel

PANITIA PELAKSANA

Steering Committee : Vandy Yoga Swara (F. Isipol „09)

Retno Widyayanti (F. Filsafat ‟09)

Muhammad Izzudin (F. Ilmu Budaya ‟09)

Ketua : Septyan Bayu Anggara (F. Teknik „08)

Wakil Ketua : Budiarjo (F. MIPA „08)

Sekretaris Umum : Ari Rusdayati (F. Kedokteran „09)

Sekretaris 1 : Shofura Fityah M (F. Biologi „11)

Bendahara Umum : Diana Pratiwi (F. Kedokteran „10)



Bendahara 1 : Risma Saski Rahmita (F. Kedokteran ‟11)

Bidang Kesekretariatan

Ketua Bidang : Nita Anggraeni (F. Psikologi „10)

Bidang Acara

Ketua Bidang : Dea Siti Hafsha (F. Psikologi „08)

Sub Bidang Protokoler

Ketua Sub Bidang : Resti Diah Utami (F. TP‟10)

Sub Bidang Kepemanduan

Ketua Sub Bidang : Graha Ganindra Gautama (FEB „09)

Sub Bidang Keamanan

Ketua Sub Bidang : Muhammy Fatchi Rezza (F. Isipol ‟09)

Bidang Perlengkapan

Ketua Bidang : Drajat Dwi H (F. Kehutanan „08)

Bidang Pubdekdok

Ketua Bidang : Faizal Musafar (F. MIPA „10)

Bidang Konsumsi dan Logistik

Ketua Bidang : Gunarko Aryanto (SV „09)

Bidang Humas dan Transportasi

Ketua Bidang : Maulana Rizqi (F.MIPA „10)

Bidang Danus

Ketua Bidang : Tiara Oktavia Saputri (F. Kedokteran Gigi „10)



Bidang P3K

Ketua Bidang : Tintani Bunga Restika (F. Farmasi ‟10)



HYMNE GADJAH MADA

Bakti kami mahasiswa Gadjah Mada semua

Kuberjanji memenuhi panggilan bangsaku

Di dalam Pancasilamu jiwa seluruh nusaku

Kujungjung kebudayaanmu kejayaan Indonesia

Bagi kami almamater kuberjanji setia

Kupenuhi dharma bakti untuk ibu pertiwi

Di dalam persatuanmu jiwa seluruh bangsaku

Kujunjung kebudayaanmu kejayaan nusantara

PALAPA

“PANCASILA JIWA KAMI,

BAKTI UNTUK NEGERI

UGM BERSATU, BANGKITLAH NUSANTARAKU”



FILOSOFI NAMA, LOGO DAN MASKOT

NAMA

PPSMB UGM 2012 “PALAPA”, begitu nama dari PPSMB UGM 2012

yang terinsipirasi dari Sumpah Palapa. Hal itu diambil berdasarkan semangat

Gadjah Mada menyatukan nusantara dan UGM yang memang representasi dari

miniatur Indonesia yang pada hakikatnya menjadi simbol keberpihakan terhadap

rakyat. Mahasiswa diharapkan benar-benar menjadi intelektual Gadjah Mada yang

kritis, senantiasa aktif berkontribusi dan menjadi solusi bagi setiap permasalahan

bangsa yang ada, mampu membawa karakter luhur Gadjah Mada yang identik

dengan lokalitas, namun senantiasa mampu bersaing dalam percaturan global.

MASKOT

1. Maskot Palapa, menggambarkan seorang Patih Gadjah Mada disaat muda,

dengan sosok yang Perkasa, Tangguh, Lincah, dan Berintelektual

2. Maskot memiliki suatu bentuk kesatuan kostum modern, dimana

menunjukan sosok maskot yg mendunia di dunia modern



3. Tokoh dalam maskot digambarkan sesuai dengan ciri-ciri orang indonesia,

dengan kulit sawo matang, dan rambut hitam, membawakan sosok

nasionalis maskot Palapa

4. Perpaduan warna di maskot, menggunakan perpaduan 6 warna sesuai

dengan jumlah kluster di UGM, yg menggambarkan perpaduan dari

berbagai aspek di UGM menjadi sebuah kesatuan

5. Ditengah kostum terdapat logo Palapa, sebagai suatu entitas penunjuk

bahwa dialah seorang simbol kekuatan PPSMB Palapa

6. Maskot Palapa diberi nama "Mas Gamada" menunjukan suatu nama yg

memperpadukan bahasa jawa (Mas) sebagai simbol budaya, dan unsur

mahasiswa baru Gadjah Mada Muda



Laporan Pertanggungjawaban Ketua

PPSMB UGM 2012 “PALAPA”



Pendahuluan

"Ketahuilah! Setiap dari kamu adalah pemimpin, dan setiap kamu akan diminta

pertanggung-jawaban atas kepemimpinan-mu.

(Each of you is a leader, and each of you will be held accountable for your

leadership)."

~ Rasulullah Muhammad SAW. ~

Universitas Gadjah Mada adalah kampus dengan disiplin ilmu yang paling

komprehensif di Indonesia. Potensi yang semestinya bisa dijadikan kolaborasi

untuk menyelesaikan permasalahan bangsa. Namun, yang terjadi beberapa tahun

belakangan, effort untuk membangun sinergi antar disiplin ilmu justru kian

terabaikan. Yang muncul kemudian adalah ego ataupun kebanggaan berlebihan

terhadap korsa fakultas ataupun jurusan. Justru value UGM mahasiswa UGM

tereduksi hingga tataran fakultas/ jurusan. Ini hal yang cukup disayangkan

mengingat potensi multidisiplin ilmu di UGM yang sangat tinggi.

Salah satu penyebab hilangnya semangat ke-UGM-an adalah ditiadakannya

PPSMB Tingkat Universitas sejak 5 tahun silam. Diakui atau tidak, tidak adanya

proses interaksi antar fakultas di awal masuk inilah yang menguatkan ego sempit

kefakultasan. Jadi sering dijumpai di kemudian hari konflik antar fakultas yang

tiada ujung. Selain itu dialektika antar disiplin ilmu makin tereduksi. Itu adalah

efek jangka panjang dan kami meyakini tradisi itu harus segera diakhiri.

Medio Mei 2012, jelang pelantikan Rektor UGM yang baru, BEM KM

berkonsolidasi dengan BEM Fakultas untuk mempersiapkan PPSMB Universitas.

Sebagai informasi, PPSMB UGM juga menjadi salah satu kontrak politik yang

ditandatangani Rektor UGM sebelum Pemilihan Rektor. Jadi, harapan besar

mengemuka setelah Rektor dilantik di penghujung Mei 2012. PPSMB Universitas

yang telah 5 tahun mati akan kembali hidup.

Setelah melalui mekanisme yang cukup panjang, akhirnya saya bersedia menjadi

Ketua Pelaksana PPSMB UGM 2012. Konsekuensi berat yang harus diambil



adalah, lulus ditunda untuk beberapa bulan dan merelakan rencana pengabdian

masyarakat di NTT hingga event Nasional Kapal Pemuda Nusantara Sail Morotai

2012. Pilihan yang cukup berat mengingat waktu untuk mempersiapkan PPSMB

juga sangat singkat, hanya 3 bulan dengan 2 bulan efektif. Ditambah lagi, karena

belum ada rujukan PPSMB sebelumnya alhasil kami harus membuat sistem baru.

Kami harus memulai dari 0 dan membangun pondasi dalam 2 bulan saja.

Dalam tempo kurang lebih 2 minggu, kami telah berhasil mengumpulkan kurang

lebih 75 persen tim inti OC(Organizing Commitee) PPSMB UGM. Berikut saya

sebutkan nama OC dan argumentasi mengapa beliau dipilih :

1. Budiarjo, Wakil Ketua. Elektabilitasnya di Fakultas MIPA tak diragukan

lagi. Ditambah dengan aktifnya beliau di Subdirektorat PPKB membuat

saya yakin Budi mampu melengkapi kekurangan saya di level birokrasi.

2. Diana Pratiwi, Bendahara Umum. Elektabilitasnya sebagai Ketua

Himagika FK UGM jadi satu alasan kuat mengajak beliau bergabung

dalam tim ini. Terlebih, akhir 2011 Diana telah berkecimpung dalam

kancah universitas, tepatnya di Komisi Pemilihan Raya Mahasiswa UGM.

3. Dea Siti Hafsha, Koordinator Acara. Pengalaman kerjasama dengan Tya

sewaktu Pelatihan SP2MP dan aktivitas beliau sebagai Sekretaris Jendral

Lembaga Mahasiswa Psikologi UGM membuat saya mantap mengajak

beliau bergabung walaupun terhitung senior.

4. Maulana Rizky Aditama, Koordinator Humas. Rizky adalah koordinator

yang saya dapatkan dari BEM KM UGM. Harapan saya, dengan segudang

pengalaman prestatifnya, mahasiswa Geofisika 2010 ini mampu menjadi

Humas PPSMB dengan baik.

5. Faizal Musafar, Koordinator PDD. Ical adalah Ketua Departemen Minat

Bakat Himakom FMIPA UGM. Jaringan Ical di level “profesional” saya

harapkan memberi terobosan baru dalam upaya packaging dan

membangun citra positif tentang PPSMB UGM.

6. Drajat Dwi Hartono, Koordinator Perlengkapan. Bung Drajat ini adalah

mahasiswa senior angkatan 2008 dari Fakultas Kehutanan. Track Record

beliau adalah menjadi Kepala Departemen Research and Development



Lembaga Mahasiswa Fakultas Kehutanan 2011 sekaligus Kormanit KKN

UGM 2011.

7. Ari Rusdayati, Sekretaris Umum. Mahasiswi Keperawatan FK UGM ini

merupakan rekomendasi dari BEM KM UGM karena administrasi dan hal

surat-menyurat sangat berhubungan dengan sistem dari BEM KM. Dan

saya percaya akan kemampuan administrasi beliau.

8. Graha Ganindra Goutama, Koordinator Pemandu. Mantan Ketua BEM

Fakultas Ekonomika dan Bisnis ini rekomendasi langsung dari Presiden

Mahasiswa UGM. Dengan pengalamannya, mengkoordinasi 400an

pemandu bukan hal yang terlampau sulit.

9. Tiara Oktavia, Koordinator Dana Usaha. Wakil Ketua BEM Fakultas

Kedokteran Gigi UGM ini pernah mempunyai pengalaman di Bidang

Dana Usaha. Tugasnya lumayan berat, hanya punya 2 bulan efektif untuk

fundraising.

10. Muhammad Fatchi Rezza, Koordinator Keamanan. Mahasiswa FISIPOL

2009 ini tercatat sebagai Ketua Resimen Mahasiswa 2012. Dengan

elektabilitas seperti itu, saya berharap Rezza bisa memberi rasa aman

dalam acara PPSMB UGM.

11. Tintani Bunga Restika, Koordinator PPPK. Ditunjuk langsung untuk

mewakili UKESMA dalam tim PPSMB UGM. Mahasiswi Farmasi ini

sangat lugas bekerja di lapangan.

12. Gunarko Aryanto, Koordinator Logistik dan Konsumsi. Saya meminta

beliau menjadi koordinator bukan karena pengalaman di bidang ini,

melainkan karena moralitas yang baik dari beliau. Mengelola dana ratusan

juta tentu bukan sekedar kecerdasan semata melainkan juga moralitas yang

baik. Selain itu mahasiswa Sekolah Vokasi ini juga aktif di berbagai

organisasi, misal BEM KM dan BEM KMFT UGM.

13. Nita Anggraeni, Koordinator Kesekretariatan. Mahasiswi Psikologi

angkatan 2010 ini awalnya mendaftar sebagai pemandu. Namun karena

kebutuhan KSK yang mendesak, akhirnya beliau kami rekrut sebagai

Koordinator. Pengalaman di KSK sewaktu acara Indonesia 100 % BEM

KM UGM.



14. Resti Dwi Utami, Koordinator Protokoler. Beliau adalah Koordinator

terakhir yang direkrut dikarenakan mundurnya koordinator yang telah

kami pilih. Pengalaman mahasiswa FTP 2010 ini tak diragukan lagi.

Beliau adalah salah satu protokoler resmi kebanggaan UGM.

15. Risma Saski Rahmita, Bendahara 1 dan Shofura Fityah Mutaharrikah,

Sekretaris 1, kami rekrut bukan berdasarkan atas pertimbangan

pengalaman yang telah banyak. Mereka kami pilih karena merasa

regenerasi itu perlu dilakukan. Mereka yang masing-masing jurusan Gizi

Kesehatan FK UGM dan Biologi UGM masih angkatan 2011. Dan

harapan saya, tahun depan merekalah yang jadi tokoh utamanya.

Kami memberi nama PPSMB UGM 2012 dengan nama dengan karakter kuat dan

menggugah, yakni PALAPA. Sebuah kata mahadahsyat dan selalu terngiang akan

kebesaran Nusantara masa lampau. Sumpah Palapa milik Mahapatih Gadjah Mada

itulah yang menginspirasi kami. Menganalogikan penyatuan nusantara dalam

bingkai UGM yang senyatanya memang miniatur Indonesia. Ini nama PPSMB

yang semestinya tak akan berubah di tahun-tahun mendatang. Nama yang kuat

dan berkarakter disertai dengan nilai filosofis yang tajam.

Tahapan Organisasi :

1. Forming (Pembentukan)

Singkatnya kami memulai PPSMB ini dengan ideologisasi terhadap

Panitia OC yang awalnya belum punya bayangan akan dibangun seperti

apa PPSMB UGM 2012. Kami sangat ingin membuat acara ini mampu

merengkuh dua hal sekaligus, punya ide dan filosofis yang substantif plus

punya kemasan acara yang spektakuler. Diyakini atau tidak, kami sempat

ragu di awal. Selain karena waktu yang luar biasa singkat, kami ternyata

kesulitan ketika masuk fase awal, Forming.

Di bulan Juni, selain mengumpulkan Koordinator tiap Bidang, kami

memulai untuk perekrutan panitia. Baik melalui mekanisme Open maupun

Close Recruitment. Kami membutuhkan plus minus 700 panitia. Open

Rekruitmen kita buka semenjak tanggal 8 hingga 22 Juni dan



pengumuman tanggal 25 Juni. Pertemuan perdana seluruh panitia OC kami

laksanakan tanggal 28 Juni, tepat 2 bulan sebelum acara PPSMB UGM 30

Agustus 2012.

Data masuk pendaftaran oprek melebihi angka 700, namun sayangnya

hanya 500an yang hadir wawancara. Itu pun tak semuanya diterima. Jadi

mau tidak mau akan ada rekrutmen tertutup tahap 2 untuk pemandu yang

membutuhkan 400 orang. Singkatnya, total panitia OC tercatat 683 orang

tersebar dari 18 fakultas dan 1 sekolah vokasi.

2. Storming (Fase Badai)

Saya membuat periodisasi waktu selanjutnya dan yang paling panjang,

yakni fase storming. Di fase inilah semua tim menyebar dengan koordinasi

lebih massif di level Bidang, maupun Sub Bidang. Di waktu yang panjang

ini, antara Juli hingga libur lebaran kami mengalami banyak persoalan dan

konflik yang biasa terjadi. Rapat rutin, evaluasi bidang hingga training-

training untuk bidang misalnya pemandu, pppk hingga keamanan selalu

berkejaran mengisi agenda di waktu yang seharusnya libur kuliah ini.

Rekan-rekan panitia mengalami kejenuhan yang amat sangat mengingat

waktu yang mepet dengan tugas yang cukup banyak dan perlu proses

birokratik dan koordinatif dengan elemen lainnya.

3. Norming (Normalisasi)

Hari kelima lebaran kami sudah bergegas berkumpul di kampus lagi.

Liburan kami tak panjang, hanya satu minggu. Itupun di tengah liburan tak

henti-hentinya berkoordinasi dengan koordinator bidang. Tinggal 5 hari

tersisa menyiapkan penyambutan mahasiswa baru terbesar dalam sejarah

UGM ini.

Dimulai dengan Last Gathering PPSMB UGM tanggal 25 Agustus,

selanjutnya berarti lembur dan lembur. Hal itu dikarenakan setelah

dievalusi persiapan baru mencapai angka 75 persen. Tinggal 5 hari tersisa.

Normalisasi panitia berhasil namun disertai kepanikan. Namun, di sinilah

kerja luar biasa panitia OC menutup kekurangan dari persiapan yang



tergolong singkat. Bahkan, nama pembicara dan ruang baru fix malam hari

tanggal 29 Agustus.

4. Performing (Fase Aksi)

a. Technical Meeting (29 Agustus 2012, 14.00-16.00)

Secara umum lancar dan luar biasa secara kemasan yang disaksikan

publik. Hanya saja cuaca yang sangat terik dan lapangan yang berdebu

akan jadi evaluasi penting untuk keesokan harinya. Latihan menari

sajojo dengan alokasi waktu yang dipersiapkan akan jadi sesuatu yang

luar biasa esok. Dan benar, Technical Meeting membuat acara PPSMB

UGM di luar ekspektasi.

b. PPSMB UGM 2012 PALAPA (30 Agustus 2012, 06.00-17.15)

Evaluasi penting lapangan berdebu dan panas terik dapat diatasi

dengan penyiraman 2 kali dan minuman yang diberikan kepada

Gamada. Secara umum, acara sangat lancar. Jauh melebihi ekspektasi

dan punya euforia yang tak tergantikan. Citra ospek yang selama ini

menakutkan luntur sudah. Kemasan acara yang mengombinasikan

kebanggan dan keharuan di prosesi penutupan itu sungguh

mengundang decak kagum dari banyak kalangan. Esensi dan substansi

pun tertancap kuat. Jadi seimbang, isi dan kemasan. Isinya kuat secara

filosofis dan substansi, kemasan berbalut teknologi dan penampilan

terbaik yang bisa ditampilkan. Live streaming hingga pesawat tanpa

awak yang disiapkan seakan mengajak Indonesia sejenak melihat

UGM. Ya, PPSMB adalah penyambutan mahasiswa baru terbesar di

Indonesia. Setidaknya baru pertama PPSMB memecahkan rekor

MURI. Inspirasi untuk Perguruan Tinggi lainnya.

Banyak hal yang harus dievaluasi secara internal. Terlampau banyak

yang harus diperbaiki terutama masalah koordinasi dengan banyak

pihak. Termasuk insiden yang melibatkan panitia dan wartawan akan

jadi catatan hitam pelaksanaan PPSMB tahun ini.

5. Fase Evaluating

Setelah acara berakhir, banyak sekali apresiasi dari berbagai pihak

mengenai kesuksesan PPSMB UGM 2012 PALAPA ini. PPSMB UGM



menghiasi berbagai media online maupun cetak. Tak hanya itu RCTI,

SCTV, Trans TV, ANTV, Metro TV dan TV lokal jogja tak ketinggalan

menayangkan berita tentang topik yang sama. Suatu apresiasi yang luar

biasa dari pihak media. Hal itu berarti, image ospek bisa tergantikan dari

yang awalnya mengerikan menjadi satu hal yang dinanti-nanti dan

dibangga-banggakan. Publik pun mengamininya dengan berita yang

ditampilkan. Walaupun ada beberapa hal yang perlu diklarifikasi antara

panitia lapangan dengan wartawan yang bertugas.

Capaian dan Rekomendasi :

1. Capaian Kepanitiaan

a. Pemecahan Rekor MURI, Flashmob Dance Terbesar membentuk Peta

Indonesia dengan nomor rekor 5555. Pertama kalinya PPSMB meraih

rekor MURI.

b. Citra baru untuk mahasiswa baru. Untuk tahun ini dan seterusnya kami

akan menyebutnya Gadjah Mada Muda (Gamada).

c. Bagian baru dari PPSMB, yakni metode Leaderless Group Discussion,

diskusi tanpa pemimpin. Dan di fasilitatori oleh aktivis mahasiswa

UGM yang rata-rata telah senior.

d. Upacara bendera yang bisa dilaksanakan lebih awal, jam 07.00. Jadi

selain teduh, waktu bisa menjadi efektif untuk PPSMB.

e. Pertama kalinya PPSMB bisa disaksikan via Live Streaming di situs

www.ugm.ac.id dan www.ppsmbpalapa.ugm.ac.id

f. Bisa menyatukan seluruh fakultas di UGM, salah satunya adalah ketika

momen penyalaan dan penyerahan obor kepada Ketua OC Fakultas.

g. Publikasi oleh media yang cukup massif baik di media cetak, online

maupun media elektronik.

h. Istilah baru untuk mahasiswa baru yaitu Gadjah Mada Muda disingkat

Gamada.

i. Jargon baru untuk seluruh mahasiswa UGM, PALAPA : Pancasila

Jiwa Kami, Bakti untuk Negeri, UGM Bersatu Bangkitlah

Nusantaraku.

http://www.ugm.ac.id/

http://www.ppsmbpalapa.ugm.ac.id/



j. Secara pencitraan, penerimaan mahasiswa baru tahun ini jadi

kebanggaan bagi Gamada dan orangtua. Dan kebanggaan UGM pada

umumnya.

k. Menggunakan terobosan baru dalam penggunaan teknologi untuk

PPSMB. Hashtag #palapa bahkan menjadi trending topic Worldwide

pada tanggal 10 Agustus 2012.

l. Adanya variasi penampilan UKM dalam upacara penerimaan dengan

ditampilkannya UKM Berkuda berkolaborasi dengan Marching Band.

2. Kendala

a. Koordinasi kurang massif dan tidak rapi. Banyak kesalahpahaman di

lapangan.

b. Fungsi kontrol belum berjalan maksimal dikarenakan tugas yang

terlampau banyak.

c. Antar bidang belum bisa berkoordinasi dengan baik. Masih bekerja

sendiri-sendiri.

d. Pola komunikasi yang terbangun di level birokrasi masih kurang padu.

Informasi yang didapat fakultas akhirnya simpang siur karena beda

informasi antara Wakil Dekan dengan panitia OC Fakultas masing-

masing.

e. Sebagian besar panitia belum berpengalaman menggelar agenda besar.

Jadi banyak keluhan terhadap kualitas SDM panitia.

f. Semua kendala bermuara pada akar masalah, singkatnya waktu yang

tersedia yakni 2 bulan efektif untuk agenda besar penyambutan hampir

10000 Gamada dengan panitia berjumlah hampir 700 orang.

3. Rekomendasi tahun depan :

a. Persiapan harus semenjak Presiden Mahasiswa baru terpilih. Prioritas

utama program kerja BEM KM UGM. Persiapan teknis minimal 3

bulan.



b. Ketua ataupun Koordinator Bidang diusahakan dari panitia PALAPA

2012, agar pemahaman panitia lebih mudah dikarenakan pengalaman

yang sudah ada.

c. Konsep PPSMB UGM 2012 jangan sampai diubah namun boleh saja

untuk inovasi. Karena risiko perubahan akan jauh lebih besar

berdampak pada konsep PPSMB UGM yang telah terbangun.

d. Pemerataan fakultas untuk menjadi elemen panitia PPSMB UGM plus

perekrutan lebih dahulu daripada PPSMB Fakultas.

e. Proses koordinasi dengan fakultas ditingkatkan dengan mendatangi

seluruh fakultas di UGM.

f. Nama PALAPA, istilah GAMADA, hingga jargon khas PALAPA

jangan sampai berubah lagi, harus dipertahankan.

g. Perkuat kualitas teknologi maupun SDM agar proses pendataan

GAMADA bisa lebih profesional dan tertata rapi.

h. SC harus mengawal dari A-Z persiapan hingga evaluasi untuk

memastikan PPSMB berjalan sesuai dengan semestinya.

i. Panitia PPSMB UGM harus yang tidak KKN ataupun Kerja Praktik.

j. Ketua OC perlu membuat alur koordinasi yang paling efektif, trial and

error tak masalah. Yang jelas sebulan sebelum acara, alur koordinasi

bisa berjalan efektif.

k. Perlu pembagian kerja yang lebih tegas antara PH, Ketua-Wakil,

Bendahara-Sekretaris dan siapa saja yang ada di bawah koordinasinya.

l. Khusus Humas dan PDD, insiden kemarahan wartawan seharusnya

tidak terjadi di tahun depan. Koordinasi antar sie perlu diperbaiki

dengan proses kultural yang baik.

m. Perlu pembangunan kekompakan tim di awal pembentukan

kepanitiaan untuk mengurangi miskomunikasi dan konflik yang tiba-

tiba hadir di tengah persiapan acara.

n. Koordinasi dengan Wakil Dekan adalah koordinasi yang cukup sulit.

Semua WD3 punya perspektif dan kemauan sendiri-sendiri. Jadi,

sebelum koordinasi harus dipastikan segala hal yang berhubungan

dengan fakultas sudah selesai.



o. Peran Sub Direktorat PPKB yang cukup besar semoga bisa

ditingkatkan di tahun ke depan untuk membimbing panitia lapangan.

Ada pepatah bijak mengatakan, untuk dikenang orang lakukanlah 2 hal, yang

pertama atau yang terbaik. Karena tidak ada tempat untuk yang kedua dan tak ada

ruang untuk yang biasa. Kami sudah mencoba menjadi yang pertama dan tahun

depan jadilah yang terbaik. Ingat, tingkatkan capaian PPSMB UGM 2012 dengan

penampilan spektakuler selanjutnya. UGM, pasti bisa.

PPSMB UGM 2012 PALAPA telah berakhir. Prestasi dan karya telah terukir.

Kebanggaan pun kini hadir. Selamat datang Gadjah Mada Muda 2012, kami

tunggu kontribusinya.

PALAPA,

Pancasila Jiwa Kami,

Bakti untuk Negeri,

UGM Bersatu, Bangkitlah Nusantaraku...

Best Regards,

Ketua OC

PPSMB UGM 2012 PALAPA



Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris




“Setiap kali ada hal sulit dan menantang menimpaku, itu menandai awal

era baru dalam hidupku”

Kimberly Kirberger

PPSMB UGM 2012 “PALAPA” ini dilaksanakan untuk membangun rasa

kecintaan terhadap almamater UGM dengan semangat ke-UGM-an dan semangat

interdislipiner dalam kultur intelektualitas. Pada PPSMB ini sekretaris teriri dari

dua orang yaitu Ari Rusdayati IK 09 dan Shofura Fityah M Biologi 09. Pemilihan

dilakukan secara close recruitment berdasarkan keputusan dan pertimbangan

ketua umum PPSMB UGM 2012.

Sekretaris bertanggungjawab kepada Ketua Panitia dalam bidang

keadministrasian dan berkoordinasi dengan masing-masing panitia dalam kerja

kepanitiaan. Kemudian bersama-sama Ketua OC, wakil dan bendahara menyusun

proposal dan LPJ. Adapun deskripsi kerja dari sekretaris antara lain :

1. Membuat Proposal PPSMB UGM 2012 “PALAPA” untuk pencairan dana.

Adapun proses yang harus ditempuh adalah berkoordinasi dengan ketua

panitia, bendahara dan seluruh panitia terkait konten, RAB dan segaal

sesuatu yang dibutuhkan dalam penyusunan proposal.

2. Surat-menyurat. Membuat surat menjadi wewenang sekretaris sepenuhnya.

Sekretaris membuat surat sesuai dengan kebutuhan panitia untuk pihak-

pihak terkait baik dalam internal UGM seperti DPPA, PPKB, Kagama,

BEM KM, Gelanggang, GSP, seluruh elemen Fakultas dan eksternal UGM

terkait kerjasama sponsorship, pembicara dan MURI.

3. Pembuatan notulensi. Pda setiap rapat yang dilaksanakan baik rapat

evaluasi mingguan ataupun rapat besar seluruh panitia minimal ada satu

sekretaris yang hadir dan mencatat jalannya rapat serta hasil rapat dalam

notulensi. Notulensi ini akan dipergunakan untuk melihat kinerja, evaluasi

dan kemajuan dari tiap bidang di acara ini.

4. Pembuatan LPJ PPSMB UGM 2012 “PALAPA”. Adapun proses yang

ditempuh adalah mengumpulkan LPJ dari masing-masing bidang dan



membuat LPJ Sekretaris umum. Selanjutnya menyusun LPJ acara sebagai

tugas akhir dari sekretaris.

5. Melakukan koordinasi dengan masing-masing bidang berkaitan denagn

surat yang dibutuhkan

6. Melakukan koordinasi langsung dengan bidang Kesekretariatan

Sekretaris memiliki timeline agar target bisa tercapai dan terlaksana tepat

waktu. Timeline proposal adalah pada awal Juli yang kemudian kami ajukan

ke rektorat untuk izin kegiatan dan pencairan dana. Awal September ini

diharapkan pembuatan LPJ sudah terselesaikan. Namun pada realisasinya

terdapat beberapa hambatan antara lain

1. Pembuatan proposal membutuhkan waktu yang cukup panjang. Adanya

revisi proposal beberapa kali berkaitan dengan RAB dan proses birokrasi

yang sulit sehingga penyelesaian proposal dan pengajuan proposal

terhambat, mundur dari timeline yang telah dibuat.

2. Proses birokrasi yang cukup panjang dan cukup sulit yang harus ditempuh

yang tidak bisa dilakukan secara terburu-buru dan mendadak. Di lapangan

permintaan surat dari masing-masing bidang sebagian mendadak, sehingga

ada beberapa surat yang terlambat dan ada surat yang terpaksa tidak bisa

dikeluarkan. Selain itu data fiksasi peminjaman ruang dan barang yang

akan dipinjam terlalu lama dan sebagian tidak berasal dari sumber yang

valid menyebabkan ada beberapa surat yang sudah dibuat pada akhirnya

tidak dipergunakan.

Berikut evaluasi untuk bidang kesekretariatan. Koordinasi dengan

bidang kesekretariatan cukup baik, namun kurang follow up dari

sekretaris. Secara keseluruhan bidang kesekretariatan sudah menujukkan

kinerja yang optimal.

Diharapkan untuk PPSMB yang akan datang, sekretaris harus

memiliki referensi dan pemahaman tentang pembuatan proposal serta

memahami alur birokrasi, sehingga memudahkan sekretaris dalam



penyusunan proposal dan pembuatan surat. Perlu koordinasi yang baik

antar panitia, panitia dengan BEM KM dan panitia dengan rektorat.

Regards,

Sekretaris PPSMB UGM 2012

“PALAPA”



Laporan Pertanggungjawaban Bendahara




“Apabila di dalam diri seseorang masih ada rasa malu dan takut untuk berbuat

suatu kebaikan, maka jaminan bagi orang tersebut adalah tidak akan

bertemunya kemajuan selangkah pun”

(Ir. Soekarno)

“Dan barang siapa bertawakal kepada Allah, niscaya Allah akan mencukupkan

(keperluan)nya” (QS.At-Tholaq:3)

“Wise in managing finances to achieve the optimum funds and neatly in cash

flow”

Pelatihan Pembelajar Sukses Mahasiswa Baru Palapa Universitas Gadjah

Mada adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengenalkan seputar

dunia kampus kepada para Gadjah Mada Muda (Gamada). Selain itu, Palapa juga

merupakan sebuah upaya untuk menumbuhkan rasa kebanggaan dan kecintaan

dalam naungan semangat ke-UGM-an, sehingga diharapkan UGM dapat

menyiapkan Gadjah Mada Muda yang lebih siap menghadapi dinamika dunia

universitas. PPSMB Palapa UGM 2012 yang diikuti oleh 9.735 Gamada ini

melibatkan 700 panitia dengan waktu persiapan 3 bulan. Oleh karena itu, PPSMB

Palapa 2012 ini bukanlah suatu event yang biasa-biasa saja, mengingat banyaknya

partisipan yang terlibat dan persiapan yang cukup lama. Untuk itu, demi

terselenggaranya PPSMB Palapa UGM 2012 pastinya acara ini membutuhkan

finansial yang cukup banyak dengan manajemen yang baik.

Sumber keuangan PPSMB Palapa UGM 2012 ini berasal dari Dana

Masyarakat UGM di mana pengelolaannya dari pihak OC PPSMB ini dibantu

oleh pihak Direktorat Kemahasiswaan dan PPKB. Adapun deskripsi kerja dari

bendahara antara lain.

1. Membuat Rencana Anggaran Belanja PPSMB PALAPA 2012. Adapun

proses yang harus ditempuh yaitu mengkoordinasikan kepada seluruh

bidang yang ada untuk membuat Rencana Anggaran Belanja masing-

masing bidangnya. Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan seluruh

bidang pada suatu forum untuk saling meng-crosscheck dan mengoreksi



serta saling melengkapi RAB di semua bidang. RAB yang dibuat ada 2

jenis yaitu RAB awal bulan Juli untuk membiayai kebutuhan di awal

kepanitiaan dan RAB Palapa keseluruhan .

2. Mengomunikasikan Rancangan Anggaran Belanja yang sudah jadi kepada

pihak keuangan Direktorat Kemahasiswaan (Dirmawa). Pada saat itu

masih terdapat beberapa revisi untuk RAB terutama di bidang acara,

perlengkapan, konsumsi dan logistik. Rancangan Anggaran Belanja yang

kami ajukan mengalami tiga kali revisi.

3. Merevisi Rancangan Anggaran Belanja Palapa yang kemudian diajukan ke

Bagian Keuangan melalui proposal kegiatan PPSMB Palapa UGM 2012.

4. Follow up ke Bagian Keuangan untuk RAB yang disetujui.

5. Mencairkan Anggaran Belanja ke Bagian Keuangan (RAB Bulan Juli).

6. Mengomunikasikan pencairan Anggaran Belanja ke Bendahara Direktorat

Kemahasiswaan (Ibu MG. Ambar W.) yang kemudian Bendahara

Dirmawa akan mentransfer Anggaran Belanja itu ke rekening pantia OC

PPMSB Palapa. Untuk itu, selanjutnya apabila dari panitia OC ingin

mencairkan uang, maka bendahara langsung mencairkan uangnya via bank

atau via ATM.

7. Melakukan koordinasi dan mengontrol pengeluaran setiap bidang.

8. Melakukan transaksi keuangan dengan masing-masing bidang dan

mengumpulkan nota maupun kuitansi semua transaksi.

9. Membuat arus pembukuan dan laporan keuangan.

10. Melakukan koordinasi langsung dengan bidang konsumsi, logistik, dan

dana usaha.

11. Terlibat dalam proses presentasi dan koordinasi dengan rekanan yang akan

ditunjuk untuk pengadaan barang (konsumsi, kaos, dan LED).

12. Selalu melakukan update perhitungan keuangan untuk mengantisipasi

adanya pengeluaran yang bersifat insidental.

Bendahara PPSMB Palapa UGM 2012 ini memiliki timeline agar target

yang akan dicapai bisa terlaksana tepat waktu. Timeline yang telah kami susun

yaitu pada akhir bulan Juni telah tersusun Rencana Anggaran Belanja PPSMB

Palapa 2012 yang kemudian kami ajukan dalam bentuk proposal kegiatan.



Pada awal bulan Juli diharapkan dana sudah mulai bisa dicairkan dan bisa

digunakan untuk keperluan PPSMB Palapa. Awal September ini harapannya

proses pembuatan laporan dan surat pertanggungjawaban keuangan sudah

terselesaikan.

Akan tetapi, dalam realisasinya kami mengalami beberapa hambatan

antara lain adanya beberapa kali revisi untuk RAB, proses pada birokrasi yang

lama, kurang jelasnya informasi mengenai kode, pengklasifikasian dana, serta

jenis transaksi yang akan dilakukan (proses pengadaan atau kuitansi

langsung). Hambatan lain yang memperlama proses pembuatan laporan

keuangan yaitu ada beberapa bidang yang belum melaporkan arus

keuangannya serta belum mengumpulkan nota maupun kuitansi ke bendahara.

Hambatan-hambatan yang ada di lapangan itu kemudian bisa kami

atasi dengan cara terus melakukan follow up dan lobbying ke bagian keuangan

Dirmawa, DPPA dan TURT, sehingga kami mendapatkan informasi yang

jelas mengenai sistem pengelolaan keuangan. Bendahara juga sangat terbantu

oleh pihak Dirmawa yang sangat kooperatif dalam hal pengelolaan keuangan.

Rencana anggaran yang kami buat tentu saja akan mengalami banyak

perubahan pada realisasinya. Inilah yang menjadi tantangan bagi kami. Hari-

hari sesaat menjelang hari H, banyak pengeluaran dari berbagai bidang yang

tidak terduga, mendadak dan tiba-tiba membengkak, seperti yang terjadi pada

bidang konsumsi, logistik dan perlengkapan. Hal seperti ini seharusnya dapat

ditanggulangi dengan cara melakukan estimasi anggaran dan survei lapangan

yang lebih detail sehingga anggaran yang keluar tidak jauh dari perhitungan

awal.

Berikut ini evaluasi untuk bidang konsumsi dan logistik serta bidang

dana usaha. Koordinasi dengan bidang konsumsi dan logistik sudah cukup

baik walaupun terkadang masih ada miss komunikasi. Sedangkan untuk

bidang dana usaha yang perlu dievaluasi adalah sulitnya mencari pihak

sponsor yang mau memberikan fresh money. Hal ini karena waktu yang



tersedia cukup singkat. Akan tetapi, secara keseluruhan untuk masing-masing

bidang sudah menunjukkan kinerja yang cukup optimal.

Diharapkan untuk tahun yang akan datang, pada awal terbentuknya

kepengurusan bendahara sudah harus memiliki referensi mengenai RAB dan

laporan keuangan, sehingga memudahkan bendahara dalam menyusun

Rencana Anggaran Belanja. Di samping itu, akan lebih baik jika bendahara

sudah belajar dan paham akan sistem pengelolaan keuangan dari awal

kepengurusan. Hal ini akan sangat memudahkan bendahara dalam mengambil

langkah dan bisa segera bertindak.

Selain itu, kerja sama dengan birokrat itu membutuhkan waktu yang

sangat lama dan prosesnya yang rumit. Untuk itu, perlu adanya koordinasi

yang baik antara panitia dengan pihak rektorat. Rekomendasi untuk BEM KM

UGM agar melakukan pengawalan dana RKAT PPSMB UGM tingkat

universitas sejak awal pembahasan RKAT.

Regards,

Bendahara PPSMB Palapa UGM 2012

(Diana Pratiwi & Risma Saski Rahmita)



REKAP PENGELUARAN PPSMB PALAPA UGM 2012

Pemasukan Dana RKAT Dana Masyarakat Rp 337.510.900

Pengeluaran No Keterangan Jumlah

1 Honorarium pembicara materi PPSMB Rp 3.000.000

2 Honorarium pembicara materi PPSMB Rp 2.764.706

3 Biaya P3K untuk kegiatan PPSMB Rp 1.759.000

4 Baya obat di RS Sardjito Rp 59.500

5 Biaya kotak pengobatan untuk sie P3K PPSMB Rp 600.000

6 Biaya sewa mobil guna mengangkut barang-barang untuk kepentingan kegiatan PPSMB Rp 1.113.637

7 Biaya sewa tikar untuk kegiatan PPSMB Rp 630.630

8 Biaya sewa tikar untuk kegiatan PPSMB Rp 68.600

9 Tikar Rp 600.000

10 Biaya LCD proyektor Rp 750.000

11 Biaya sewa alat-alat untuk PPSMB Rp 3.781.909

12 Biaya penggunaan ruang Rp 360.000

13 Biaya penggunaan LCD untuk presentasi materi ke-UGM-an Rp 105.000

14 Biaya penggandaan materi PPSMB Rp 936.750



17 Biaya pembelian tali co card HP besar Rp 130.000

18 Biaya cetak booklet pemandu Rp 1.718.182



21 Biaya cetak dan pembuatan film Rp 1.410.909

22 Biaya cetak cover proposal Rp 405.000

23 Biaya cetak untuk kegiatan PPSMB Rp 5.730.909

24 Pembuatan maskot Palapa Rp 2.601.363

25 Pembelian aqua botol kegiatan PPSMB Rp 3.492.273

26 Pembelian snack untuk peserta dan panitia PPSMB Rp 34.385.455

27 Biaya HT untuk kegiatan PPSMB Rp 462.240

28 Biaya megaphone untuk kegiatan PPSMB Rp 324.480

29 Biaya megaphone untuk kegiatan PPSMB Rp 96.000

30 Stempel Rp 180.000

31 Biaya makan siang gladhi bersih PPSMB Rp 4.569.600

32 Pembelian pipa untuk kegiatan PPSMB Rp 244.000

33 Biaya pembuatan kaos untuk panitia PPSMB Rp 30.732.000

34 Biaya sound system untuk kegiatan PPSMB Rp 21.916.363

35 Biaya konsumsi untuk panitia PPSMB Rp 13.188.350

36 Biaya snack untuk gathering akhir dan technical meeting panitia PPSMB Rp 7.516.800

37 Biaya konsumsi untuk peserta PPSMB Rp 40.792.500

38 Biaya HT untuk kegiatan PPSMB Rp 3.246.545

39 Biaya HT untuk pelaksanaan PPSMB Rp 1.360.952

40 Biaya konsumsi (makan siang) untuk peserta PPSMB Rp 28.959.000

41 Biaya LED untuk kegiatan PPSMB Rp 44.638.409

42 Biaya snack untuk pelatihan pemandu (trainer)tahap 1 Rp 268.800

43 Pembelian air mineral botol untuk kegiatan PPSMB Rp 193.200

44 Biaya snack untuk evaluasi pelaksanaan PPSMB Rp 3.038.000

45 Biaya konsumsi untuk evaluasi PPSMB Rp 11.270.000



46 Pembelian perlengkapan untuk kegiatan PPSMB Rp 2.126.705

47 Biaya konsumsi peserta PPSMB Rp 28.959.000

48 Administrasi MURI Rp 15.000.000

Total Pengeluaran (*belum termasuk pajak) Rp 326.804.492

Sisa dana RKAT Dana Masyarakat Rp 10.706.408



Laporan Pertanggungjawaban Bidang Acara




1. Jobdesc

- Mengonsep acara

- Berkoordinasi dengan sie lain dan sub bidang terkait acara

- Membuat tim ahli secara sesuai kebutuhan lapangan

- Memastikan acara berjalan dengan lancar

- Membuat konsep acara dan monitoring susunan acara sesuai konsep

- Bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan jalannya

acara

- Optimalisasi bidang humas yang berkaitan dengan acara

2. Capaian Kerja/realita

a. First Gathering

Tujuan : welcoming panitia, perkenalan panitia, penjelasan konsep acara,

kumpul per sie.

Gambaran :

Acara berlangsung pada 28 Juni 2012 di Hall Gelanggang Mahasiswa

UGM dengan rundown sbb:

08.00 – 08.30 : pembukaan dan games (oleh protokoler)

08.30 – 09.00 : sambutan Ketua OC dan perkenalan Koordinator tiap

Sie.

09.00 – 09.30 : penjelasan konsep dan tanya jawab (oleh Koordinator

Sie. Acara), penjelasan lambang Palapa (oleh

Koordinator Sie. PDD)

09.30 – 10.30 : kumpul per sie (spot ditentukan Sie. Acara)

10.30 – 11.30 : lomba yel antar-sie.

11.30 – 11.45 : penutupan

Secara keseluruhan acara berjalan lancar walau dimulai sedikit terlambat

dari waktu yang ditentukan. Tidak semua panitia hadir, tapi sebagian besar

sudah hadir. Kurang meriah di saat peresmian sambutan bagi panitia

karena lupa meminjam gong. Konsep acara dan timeline panitia

dipresentasikan oleh Koordinator sie Acara, dibantu oleh Koordinator

PDD untuk menjelaskan filosofi lambang Palapa dan Koordinator



Keamanan menjelaskan peraturan panitia (sayangnya peraturan tsb tdk

dicopy shg panitia hanya bisa mendengar). Kemudian dilakukan

rekomitmen panitia, terutama setelah semua panitia menyepakati timeline.

b. Second Gathering

Tujuan : share update terakhir sebelum libur lebaran

Gambaran :

Acara berlangsung di Hall Lantai 1 GSP pada tanggal 28 Agustus 2012.

Pada Second Gathering sie. Acara membagikan juknis dan rundown

terbaru kepada seluruh sie, kemudian dijelaskan oleh koordinator sie.

Acara. Terjadi tanya jawab yang cukup intens mengenai detail

pelaksanaan acara. Rekomitmen panitia terhadap timeline.

c. Last Gathering

Tujuan: syawalan, pemantapan koordinasi antar-sie., latian Tari Sajojo

Gambaran :

Acara berlangsung pada tanggal 25 Agustus 2012 di Hall Lantai 1 GSP

dengan rundown sbb:

08.00 – 08.15 : pembukaan

08.15 – 08.30 : sambutan Ketua OC

08.30 – 09.00 : perkenalan jargon UGM (oleh Sie. Acara)

09.00 – 10.00 : kumpul panitia per klaster (melingkar, dipandu oleh

Sie. Acara)

10.00 – 10.30 : tanya jawab klasikal

10.30 – 11.30 : latihan Tari Sajojo untuk flashmob

11.30 – 11.45 : salam-salaman, penutupan

Panitia yang hadir lebih sedikit daripada gathering 1 & 2. Terjadi transfer

informasi dalam satu klaster yang dipandu oleh Sie Acara. Jargon Palapa

mengalami perubahan, dari “Palapa! UGM bersatu, bangkitlah

Nusantaraku” menjadi “Palapa! Pancasila jiwa kami, bakti untuk negeri,

UGM bersatu, bangkitlah Nusantaraku”. Gerakan diperkenalkan oleh sie.



Acara. Diharapkan jargon ini tidak hanya menjadi jargon Palapa PPSMB

tapi juga jargon UGM.

Semua sie yang bertugas di klaster bertemu dalam satu lingkaran. Sie

Acara memberi penjelasan detail mengenai tugas panitia untuk hari H,

baik yang ada di klaster maupun di gugus (kecuali klaster Teknik &

Vokasi yg hanya terdiri dari 1 gugus). Latihan Tari Sajojo dipandu oleh

teman2 dari ISI.

d. Rundown hari H

Rundown Acara PPSMB UGM 2012

No Fakultas Klaster Gugus Kepulauan

1 Biologi

Sains

Biologika

Swarnadwipa 2 Geografi Geografika

3 MIPA Saintika

4 FEB

Soshum

Ekonomika

Irian

5 Hukum Justicia

6 Filsafat Filosofia

7 FIB Humaniora

8 Isipol Sosiopolitika

9 Psikologi Psyche

10 Farmasi

Medika

Farmako

Selebesi 11 KU Medika

12 KG Dentisia

13 KH

Agro

Veterinary

Borneo

14 Kehutanan Silvikultura

15 Pertanian Agrikultura

16 Peternakan Husbandry

17 TP Teknagrika

18 Teknik Teknik Teknika Javadwipa

19 Vokasi Vokasi Vokasional Nusa Bali



TM : Rabu, 29 Agustus 2012

Waktu Durasi Acara Tempat Penanggungjawab

14.00-

14.45

45‟ Gamada berkumpul di GSP

langsung menempati Formasi

Upacara

GSP Pemandu

Keamanan

Perkap

Acara : bawa bndera

klaster

14.45-

14.55

2‟ Acara dibuka oleh MC Lapangan

GSP

Protokoler : membuka

acara dan membacakan

seluruh rangkaian acara

8‟ Sambutan dan briefing dari

ketua OC

Lapangan

GSP

Diminta oleh MC, ketua

OC memberikan

sambutan

14.55-

15.10

15‟ Gamada masuk pulau

(Formasi Nusantara)

Lapangan

GSP

Keamanan pemandu

acara

15.10-

15.55

45‟ Latihan Parade Pelangi

Nusantara

Lapangan

GSP

Pemandu, Keamanan,

perkap, sub koor

pemandu.

15.55-

16.05

10‟ Penutupan Lapangan

GSP

MC, protokol mahasiswa

menutup acara dan

membubarkan massa.

60‟ Kepemanduan (kelompok) Diserahkan

kepada

pemandu.

Pemandu boleh mengajak

gamada kemanapun, yg

penting materi sesuai

dengan TOR

Kamis, 30 Agustus 2012

Waktu Durasi Acara Tempat Penanggungjawab

06.00 Gamada berkumpul di GSP GSP Pemandu :

mengoordinasikan

gamada,

Acara : memantau



Keamanan: stay ditempat

06.00-

06.30

30‟ Maba memasuki lapangan Lapangan

GSP

06.30-

07.00

30‟ Pengondisian maba di

lapangan

Lapangan

GSP

Pemandu:pengondisian

agar tetap fokus

keamanan : mengatur

barisan

acara : membawa bendera

kluster.

07.00 -

08.30

90‟ Upacara penyambutan

mahasiswa baru, termasuk

penyalaan Api Juang UGM

(menggunakan tungku,

dinyalakan oleh Rektor UGM

kemudian menyerahkan obor

ke Ketua OC PPSMB

Universitas)

Lapangan

GSP

Perkap : siapin obor

humas : nge LO-in pak

anis

08.30-

09.00

30‟ Inspiring alumni by Anies

Baswedan

Lapangan

GSP

Perkap : siapin obor

humas : nge LO-in pak

anis

09.00-

09.50

50‟ Mobilisasi maba ke ruang

kelas masing2

Jalan Keamanan : mengatur

perjalanan

P3K: mendampingi

Pemandu: mengarahkan

09.50-

10.00

10‟ Pengondisian maba di gugus Gugus

masing2

Keamanan :

mengondisikan lapangan

P3K: mendampingi

Pemandu: mengarahkan

maba agar siap menerima

materi

10.00- 80‟ Materi ke 1, Ke UGM an, Di kelas/ Pemandu: standby aja



11.20 (30‟-

20‟-

30‟)

dengan pembicara dosen

UGM (terlampir)

auditorium

masing-

masing gugus

Perlengkapan:

memastikan perlengkapan

Acara : timing

Humas: LO

11.20-

12.00

40‟ Kepemanduan Masing-

masing Gugus

(outdoor)

Memberikan

kepemanduan sesuai TOR

12.00-

13.00

50‟ Istirahat, Sholat, Makan Masing-

masing Gugus

Pemandu: mengantarkan

konsumsi, ngopyak-opyak

gamada.

Perlengkapan:

memastikan ledeng.

Konsumsi : mengantarkan

konsumsi ke

pemandu/masing2 ruang

13.00-

14.30

90‟

(35‟-

20‟-

35‟)

Materi ke 2, Leaderless Group

Discussion

Spot yang

telah

ditentukan di

gugus

Pemandu : sebagai

fasilitator

Acara:memastikan

pemantik sudah ada di

tempat

Humas : mendampingi

pemantik

Perkap : memastikan

tempat wudhu clear

14.30-

15.20

50‟ Istirahat Sholat dan

Pengkondisian Gamada

Gugus menuju

GSP

Acara: mengarahkan

gamada agar ontime

Pemandu: mbantuin acara

Perkap : memastikan

tempat wudhu dan sholat

clear

14.30-

15.15

45‟ Jalan menuju GSP (khusus

Teknik, Peternakan, KH)

Keamanan : mendampingi

dan meng clear kan jalan

Pemandu : mendampingi

15.20-

15.50

30‟ Jalan ke lapangan GSP Sepanjang

jalan

Keamanan : mendampingi

dan meng clear kan jalan



Pemandu : mendampingi

15.15-

15.50

35‟ Istirahat sholat (khusus

Teknik, Peternakan, KH)

GSP lt. 1 Acara: mengarahkan

gamada agar ontime

Pemandu: mbantuin acara

Perkap : memastikan

tempat wudhu clear

15.50-

16.00

10‟ Pengkondisian Gamada di

GSP

Lapangan

GSP

Acara: mengarahkan

proses masuk ke pulau

Pemandu dan keamanan:

mengondisikan agar

anak2nya cepat masuk

pulau

Perkap : memastikan

obor,sound buat

selanjutnya

16.00-

16.25

25‟ Parade Pelangi Nusantara

Menari tarian daerah

serempak dan membentuk

miniatur Indonesia ditutup

dengan menyanyi Indonesia

Raya dan Pemecahan Rekor

MURI

“Parade Tari Tradisional

Mahasiswa Terbanyak Se-

Indonesia”

Lapangan

GSP

Acara, pemandu, perkap,

keamanan : ikut nari/

memantau

16.45-

16.55

10‟ Penyerahan rekor MURI Lapangan

GSP

(panggung)

MC

16.25-

16.45

20‟ Orasi Budaya Taufik Ismail

(pembacaan puisi)

Lapangan

GSP

(panggung)

MC

pubdok : dokumentasi

16.55-

17.00

5‟ Penyetelan video Palapa Lapangan

GSP

Perkap

17.00-

17.15

15‟ Penutup sekaligus serah

terima PPSMB Univ ke

Lapangan

GSP

Perkap : memastikan obor

dan prosesn penyalaannya



PPSMB fakultas dengan

penyalaan obor Api Juang

UGM oleh 19 Ketua OC

PPSMB Fakultas

udah siap

Kemanan :

mempersiapkan

kepulangan gamada

Keterangan Lain:

Ke-UGM-an

10.00-

10.30

30‟ Video keUGMan Auditorium

Gugus

10.30-

10.50

20‟ Materi Auditorium

Gugus

10.50-

11.20

30‟ Tanya jawab Auditorium

Gugus

LGD

13.00-

13.50

50‟ LGD Outdoor

Gugus

13.50-

14.10

20‟ Presentasi Outdoor

Gugus

14.10-

14.30

20‟ Konklusi Outdoor

Gugus

e. Evaluasi

Acara Evaluasi Rekomen

Penyalaan api juang 1. Teknis baru jadi J-

sekian jam

2. Saat penyerahan obor

dari Unit Berkuda kpd

rektor tidak boleh ada

tepuk tangan sehingga

kemeriahan kurang

1. Semua rundown ditulis teknis

detailnya. Ada PJ tiap sesi.

2. Pertimbangkan lagi

menggunakan UB. Pembukaan

seharusnya bisa terasa

euforianya.



terasa

Inspiring alumni Tidak dilakukan pencarian

profile Anies Baswedan

Semua pembicara dicari profile

nya

Ke-UGM-an Konfirmasi dosen bisa/tidak

bisa baru bisa fix M-sekian

menit

Ada dosen cadangan (sudah

dilakukan PPKB)

Ishoma Keterlambatan pengiriman

logistik menyebabkan

klaster Agro menukar

rundown (LGD baru makan)

Perhitungan waktu dan transport

oleh sie. Konsumsi dalam

mengirimkan makanan

LGD 1. Konsep dan teknis baru

jadi H-2

2. Fasilitator tidak

mendapat transfer yg

baik

3. Tidak semua fasilitator

memberi konfirmasi

1. Ada komunikasi yg lebih baik

antara Sie. Acara dg SC

mengenai konsep LGD

2. TOR yg jelas akan

memudahkan proses transfer

mengenai materi yg harus

disampaikan

3. Bahasa SMS lebih diperjelas.

Ada dukungan pulsa untuk

menelpon.

Isho Belum masuk waktu Ashar

(terutama yg solat di GSP)

Perhitungan kecepatan jalan lebih

diperhatikan.

Parade Pelangi

Nusantara

Ketidaksiapan dalam alat

instruksi, baik yang

dibagikan ke gamada

maupun untuk dipakai oleh

instruktur

Perhatikan segala detail kebutuhan

per sesi. Seharusnya bisa clear H-

2.

Orasi Budaya Tidak dilakukan pencarian

profile Taufiq Ismail

Semua pembicara dicari profile

nya

Penyetelan video Tidak disediakan layar

untuk tamu undangan,

hanya ada LED yg bisa

dilihat di depan

Ada layar, TV ataupun LCD yg

menampilkan video yg diputar

sehingga tamu undangan bisa ikut

menyaksikan

Penutupan Terjadi pergantian peran

penyalaan obor oleh OC

Detail teknis selain diselesaikan

juga dikonsultasikan, mungkin



fakultas J-sekian jam.

Awalnya estafet api juang

dari Ketua OC PPSMB

Univ kepada Ketua OC

PPSMB fakultas diganti

oleh Warek 3. Tidak ada

gladi resik hanya briefing

shg kurang siap

kepada Bu Zulfa atau yg lain.

Pergantian ini dilakukan atas saran

Bu Zulfa mengingat tdk ad struktur

atas-bawah dari univ-fak, shg api

juang dikembalikan oleh PPSMB

univ kpd rektorat yg kemudian

diserahkan pd PPSMB fak.

4. Evaluasi dan Kendala

a. Jumlah anggota sie. Acara kurang.

b. Koordinasi dengan pihak lain masih belum maksimal (sie lain, SC, PPKB,

fakultas, pembicara)

5. Parameter Keberhasilan

Secara kesiapan detail 60% tapi atas sambutan semua pihak 80%

6. Rekomendasi untuk Tahun Depan

- Struktur sie. Acara: terdiri dari 1 koordinator dan 7 staf ahli. Ke-8 orang

ini berperan sebagai konseptor (inti Sie. Acara, yg rutin rapat). Setiap staf

ahli memiliki staf (1-2 orang) untuk berkoordinasi sesuai dengan divisinya

masing-masing. Sehingga secara total, acara memiliki minimal 20 anggota

(1 koordinator dan 19 staf) yang saat hari H bisa ditempatkan di setiap

gugus.



- Mengenai koordinasi, akan terbantu dengan struktur seperti di atas dan

juga penunjukan PJ untuk setiap sesi, mulai dari pembukaan sampai

penutupan sehingga ada orang yang memastikan detail kebutuhan per sesi

yang kemudian bisa dikoordinasikan dengan lebih baik pada sie lain yang

terkait.

Dea Siti Hafsha

Koordinator

Divisi Perlengkapa

n

Divisi Humas

Divisi Pemandu

Divisi Pembicara

Divisi Keamanan

Divisi Penugasan

Divisi Kreatif/

materi



Laporan Pertanggungjawaban Bidang Kepemanduan




Indonesia dengan segala baik dan buruknya masih perkasa dengan keyakinan akan harapan.

Harapan pun akan menjadi percuma tanpa sebuah pengkaryaan. Pemandu dengan

intelektualitas tinggi menyadari hal itu, sadar dirinya adalah bagian dari universitas

bersejarah di Indonesia, maka dengan sarana ini kami mengkaryakan diri, menyalurkan energi

cinta kami pada almamater dan republik. Mencoba menunjukkan dan menanamkan cinta yang

sama pada generasi penerus, demi Indonesia digdaya pada masanya.

-Koor Pemandu 2012

Pemandu sebagai salah satu perangkat kepanitiaan PPSMB UGM PALAPA

2012 memiliki peran penting dalam kesuksesan acara ini. Merekalah yang

bersentuhan langsung dengan gadjah mada muda (selanjutnya ditulis GAMADA),

dan yang paling penting menjadi pembimbing bagi GAMADA yang belum paham

dunia perkuliahan dan sistem yang berlaku di UGM. Tujuan-tujuan dan sukses

tidaknya PPSMB UGM kali ini, tidak lepas dari peran penting para pemandu.

Pemandu harus untuk memastikan bahwa yang dipandu mencapai tujuannya.

Subyek yang dipandu tidak lain adalah GAMADA, syarat – syarat yang

diperlukan untuk menjadi pemandu sukses tidak sekedar tahu apa tujuannya, tapi

juga tahu bagaimana proses yang harus dijalani untuk mencapai tujuan tersebut.

Maka dalam proses menuju hari perhelatan PPSMB UGM, pemandu harus

memepersiapkan banyak hal, yaitu sebagai perbekalan untuk menjadi sukses

sebagai pemandu sesuai dengan standar yang ditetapkan.

A. Pengertian dan Job Description Pemandu PPSMB UGM 2012

1. Pengertian

Pemandu merupakan seseorang yang bertanggung jawab untuk

memandu, membimbing, dan mendampingi GAMADA selama proses

pelaksanaan PPSMB UGM (PALAPA) 2012. Pemandu juga bertanggung

jawab atas berbagai kebutuhan GAMADA selama acara PPSMB UGM

(PALAPA) berlangsung.

Sedangkan proses kepemanduan berarti suatu proses

pendampingan dan transfer nilai-nilai PPSMB UGM (PALAPA) selama

acara berlangsung. Kepemanduan juga berisi materi serta games yang

dilaksanakan di kelompok dan ruangan masing-masing.



2. Job Description Pemandu PPSMB UGM (PALAPA)

1. Mendampingi GAMADA selama kegiatan PPSMB UGM (PALAPA)

berlangsung

2. Mentransfer konsep dan nilai-nilai PPSMB UGM (PALAPA) baik itu

dari Steering Comittee atau pun dari sie. Acara.

3. Menyampaikan informasi seputar perkuliahan sesuai yang dibutuhkan

oleh GAMADA.

4. Membantu GAMADA dalam mengikuti kegiatan PPSMB UGM

(PALAPA) dengan kepemanduan dan games yang interaktif.

Satu kelompok GAMADA yang kurang lebih berjumlah 30 orang secara

teknis dipandu oleh satu orang pemandu putra atau satu orang pemandu

putri.

B. Rangkaian Alur Kerja Sie. Pemandu PPSMB UGM (PALAPA)

Rangkaian alur kerja pemandu yaitu:

1. Open recruitment dan interview (15 –

28 Juni 2012)

2. Pelatihan Kepemandu I, dan II (14,

dan 15 Juli 2012)

3. Plotting, Mapping, dan transfer konsep (26

Agustus 2012)

4. SMS ##PALAPA (selamat datang GAMADA) (14

Agustus 2012)

5. SMS ##GAMADA (HUT RI) (16

Agustus 2012)

6. SMS ##GAMADA (info PPSMB UGM) (18

Agustus 2012)

7. SMS ##GAMADA (belum ada pengumuman resmi penugasan) (23

Agustus 2012)

8. SMS ##GAMADA (pengambilan jas alamamater) (24

Agustus 2012)



9. SMS ##GAMADA (undangan TM PALAPA) (28

Agustus 2012)

10. SMS ##GAMADA (atribut PALAPA) (29

Agustus 2012)

11. SMS ##GAMADA (kumpul Kehutanan) (29

Agustus 2012)

12. TM PPSMB UGM 2012 (PALAPA) (29

Agustus 2012)

13. PPSMB UGM 2012 (PALAPA) (30

Agustus 2012)

1. Open recruitment dan interview

Sebagaimana yang sudah disebutkan diatas, pemandu merupakan

bagian penting dalam kepanitiaan ini. Untuk itu, Tim Koordinator

pemandu harus benar-benar selektif dalam memilih para calon pemandu

yang nantinya akan memandu GAMADA selama kegiatan PPSMB UGM

2012. Kami ingin para pemandu nantinya memiliki kriteria berikut:

Technical Skill

1. Berakhlak mulia (Cara bicara dan etika serta sikap)

2. Memiliki spirit kebangsaan (Punya pandangan luas mengenai

permasalahan bangsa dan solutif dalam memberikan saran, serta punya

mimpi besar yang bisa diwujudkan untuk kemajuan bangsa Indonesia)

3. Berwawasan Luas (mengetahui isu-isu kampus dan fakultas secara

komprehensif dan mampu menjelaskan secara rinci fenomena yang

terjadi serta berprestasi dalam bidang akademis maupun non akademis)

4. Berkomitmen tinggi.

5. Sanggup memenuhi agenda kepemanduan.

Human Relation and Communication Skill

1. Sabar

2. Mengayomi



3. Berjiwa Kepemimpinan (Mampu berkomunikasi dan mengarahkan

dengan baik)

4. Mempunyai sifat keteladanan

5. Komitmen dan disiplin tinggi

Setelah waktu open recruitment ditutup, jumlah pendaftar untuk

seksi pemandu berjumlah 460 orang. Untuk tahapan seleksi, kami memilih

wawancara sebagai satu-satunya instrument penilaian. Seleksi ini juga

dibantu oleh beberapa teman-teman dari seksi lain dengan spesifikasi yang

sudah ditentukan oleh tim coordinator pemandu, mengingat pendaftar

yang begitu banyak dan waktu yang relative pendek.

Wawancara diberikan dalam bentuk personal assessment untuk

dapat melihat secara sistematis dan komprehensif semua yang dimiliki

calon pemandu. Sampai pada tahap pengolahan hasil wawancara, kami

Tim Koordinator cukup sulit dalam menentukan siapa yang akan diterima,

karena secara umum para calon pemandu mempunyai kemampuan yang

sama baiknya. Setelah melewati beberapa kali rapat dan musyawarah,

kami memutuskan untuk menerima sebanyak 420 orang pemandu. Para

pemandu yang diterima adalah yang kami anggap memenuhi kriteria yang

kami inginkan dengan berbagai sifat dan karakter mereka yang beraneka

ragam.

2. Pelatihan Kemandu I dan II

Pelatihan Kepemandu dilaksanakan sebanyak dua kali yang

bertujuan membekali para pemandu dengan pengetahuan dan skill dasar

yang akan menunjang mereka pada PPSMB UGM 2012 nanti.

Pelatihan Kepemanduan I (14 Juli 2012)

(08.00-12.00)

Bentuk Acara : Tutorial di dalam ruangan



Materi : empathic listener, cara mendidik orang dewasa, komunikasi

aktif, dan leadership.

Pelatihan Kepemanduan II (15 Juli 2010)

(08.30-15.00)

Bentuk acara : outdoor

Materi: roleplay materi yang disampaikan pada Pelatihan

Kepemanduan I

3. Plotting, Mapping, Flowing dan transfer konsep

Ploting maksdunya adalah menginformasi plot dari setiap

pemandu, dimana posisi mereka, dan dimana ruangan yang akan mereka

gunakan dalam kegiatan PPSMB UGM 2012 ini.

Mapping dimaksudkan agar pemandu tahu posisi tempat – tempat

penting dari perspektif udara, sehingga memudahkan pemandu untuk

memahami posisi mereka dan berapa jarak yang akan mereka tempuh.

Flowwing menjadi penting karena disini cukup menggunakan

waktu yang banyak sehingga pemandu harus memastikan bahwa

perpindahan dari titik pusat ke ruangan yang ada di kluster menggunakan

jalur yang tepat dengan waktu yang tepat pula.

Penting bagi pemandu untuk memahami konsep dan penugasan

dari sie acara, maka dari itu dibentuk sesi khusus untuk transfer konsep

dan penugasan, sekaligus dalam sesi ini pemandu punya kesempatan untuk

bertanya tentang apa yang pemandu rasa kurang dipahami.

4. SMS ##GAMADA2012

Ini adalah mekanisme komunikasi paling efektif antara panitia dan

GAMADA. Meskipun biayanya cukup tinggi tapi ini dirasa yang paling

aman dan paling efektif. Sejak awal komunikasi dibentuk GAMADA

diberi pemahaman bahwa SMS resmi dan yang dapat dipercaya hanya sms

dengan kop ##GAMADA2012 yang dikirimkan oleh pemandunya



langsung. Sehingga meskipun GAMADA mendapat sms #GAMADA2012

yang bukan berasal dari pemandunya maka SMS itu tidak valid.

Setidaknya selama proses PPSMB UGM berlangsung sie pemandu

mengirimkan delapan kali SMS resmi kepada GAMADA yang

diantaranya adalah ucapan selamat, hari kemerdekaan, informasi PPSMB

UGM, tanggal penting, undangan TM PALAPA, atribut, dan undangan

PPSMB UGM.

5. TM dan Hari Pelaksanaan PPSMB UGM 2012

a. Technical Meeting dilaksanakan tanggal 29 Agustus 2010. Inilah

pertama kali bagi pemandu merasakan hiruk pikuk memandu sekitar 9600

GAMADA. Mereka yang telah dibekali dengan materi dan pelatihan

mencoba mengaplikasikan apa yang telah mereka pelajari

Saat TM, para pemandu memberikan kesan dan semangat yang

baik bagi GAMADA untuk menjalani PPSMB UGM esok hari.

Antusiasme GAMADA dan komitmen tinggi pemandu mulai terasa saat

pelaksanaan TM ini.

Hari PALAPA berlangsung, alhamdulillah selama pelaksanaan

seluruh kelompok tercover oleh pemandu sehingga kami tim koordinator

dapat melaksanakan tugas untuk mengkoordinasi seluruh pemandu

kelompok dengan baik. Secara umum selama pelaksanaan, pemandu telah

bekerja luar biasa, memberikan terbaik dari apa yang mereka punya.

Walaupun terkendala oleh berbagai hal, para pemandu tetap dapat fokus

menjalankan tugasnya. Selain itu, para pemandu terlihat menguasai konsep

dan nilai-nilai PALAPA yang mereka transfer pada GAMADA. Ini terlihat

dari sesi kepemanduan yang aktif dan berjalan sesuai harapan.

Diluar itu semua pemandu menunjukkan komitmennya bukan

hanya sekedar sebagai pemandu, tapi komitmennya pada PALAPA.



Diberbagai kesempatan pemandu bertugas lebih dari diskripsi kerjanya,

dengan sukarela mereka turut membantu sie lain demi kelancaran acara.

C. Evaluasi Kinerja Sie. Pemandu PPSMB UGM (PALAPA)

Walaupun prestasi dan kinerja Pemandu tahun 2012 alhamdulillah

dirasa sukses, namun kami merasa harus melakukan evaluasi dalam beberapa

hal. Sebagai Koordinator ada beberapa kekurangan yang berbentuk teknis dan

non-teknis. Berikut kami tampilkan beberapa kendala, evaluasi, serta

solusinya:

Rencana

1. Pemandu memiliki tim koordinator (selanjutnya ditulis tim koor) yang

terdiri dari sekitar lima hingga tujuh orang. Hal ini ingin dibentuk untuk

memformulasi metode pembentukan pemandu yang unggul.

2. Pemandu memiliki SDM yang tangguh dan dapat diandalkan secara

kuantitas dan kualitas.

3. Hal utama persyaratan untuk masuk dalam tim pemandu adalah memiliki

komitmen dan keluangan waktu yang sudah dijadwalkan oleh tim koor.

4. Semua pemandu memiliki informasi yang sama, sehingga informasi yang

dikeluarkan dari satu pemandu dan pemandu yang lain adalah sama.

5. Setiap elemen dalam tim pemandu memiliki kesamaan niat dan kelurusan

hati sehingga dalam proses mengupayakan kesempurnaan dalam diri

pemandu ini, tim pemandu memiliki kesamaan tujuan dan kesamaan

proses.

Pelaksanaan

1. Tim koor dibentuk lebih dari rencana, karena mengingat wilayah kerja saat

hari H yang cukup luas dan jumlah staff pemandu yang cukup banyak.

Tim koor awalnya akan dibentuk dengan 32 orang, akan tetapi dibatalkan

karena koordinator pemandu tidak nyaman dengan tim konsep yang terlalu

banyak orang. Sehingga dikerucutkan menjadi 13 sub koordinator, dan

satu orang koordinator.



2. Berdasarkan analisis tim koor ada kemungkinan pemandu yang

mengundurkan diri atau berhalangan selama proses hingga hari H, dengan

asumsi pemandu yang gagal sebanyak 5% - 10% maka tim koor menerima

440 pemandu, dengan harapan selama proses pemandu yang bertahan

sebanyak 400an orang. Dengan metode ini pemandu secara kuantitas

aman, dan benar sampai dengan hari H pemandu yang bertahan sebanyak

360orang.

3. Secara kualitas tim koor pemandu memproses staff pemandu dengan

pelatihan yang nyaman dan terarah sehingga terpastikan pemandu

memiliki bekal yang sama ketika pemandu mengeksekusi tugasnya.

Adapun jumlah pemandu yang mengikuti pelatihan ini adalah sekitar

300orang.

4. Menyadari tidak semua pemandu memiliki keluangan waktu untuk

mengikuti pelatihan tim koor pemandu mensiasatinya dengan membuat

kelas matrikulasi materi kepemanduan. Kelas ini dilaksanakan pada

tanggal 26 Agustus 2012 dan diikuti lebih dari 90 pemandu.

5. Arus informasi yang ada pada tubuh pemandu sudah baik, setiap pemandu

memiliki informasi yang terpusat sehingga menjamin kualitas informasi

tersebut.

6. Menganggp penting tentang kesamaan niat, kelurusan hati, dan tujuan

maka proses pendekatan dari tim koor menjadi sangat penting untuk tidak

sekedar mentransfer tapi juga memancarkannya, dan hal ini dibangun

dengan komunikasi intensif dari tim koor kepada pemandu.

Kendala

1. Tidak adanya arah yang jelas tentang secara teknis acara ini hendak

dibawa kemana.

2. TIdak ada batasan kerja dan diskripsi kerja tentang seksi pemandu yang

diinginkan dalam acara ini.

3. Tim koor melakukan penambahan personil secara berangsur – angsur yang

menjadikan perlu adanya penyesuaian berkali-kali. Tim koor dibentuk

dengan mengutamakan kualitas, sehingga banyak dari tim koor yang



memiliki kegiatan diluar PPSMB UGM yang menjadikan sulit untuk

koordinasi fisik.

4. Butuh waktu lama dan dengan usaha sangat keras untuk menyamanak cara

pandang tim koor terhadap acara ini, yang dirasa penting agar semua dapat

berjalan sejalan, dan satu tujuan.

5. Panitia mengingkari timeline yang sudah dibuat dan sudah dipublish,

menjadikan staff pemandu kurang menghargai panitia pusat.

6. Tidak terjalin koordinasi yang baik antar seksi

7. Konsep acara dan konten sesi per acara yang berubah, yang memaksa

pemandu bekerja ekstra untuk memahamkan konsep baru tersebut.

8. Kesiapan panitia pada hari H masih sangat minim

Rekomendasi

1. SC membentuk arahan kerja secara konkret dan detail

2. Dibentuk diskrip kerja yang jelas bagi setiap seksi yang ada.

3. Penetapan jumlah personil tim ditetapkan dari awal pembentukan.

4. Penyamaan frekuensi dan kesamaan tujuan menjadi penting, maka

komunikasi tim harus dilakukan secara intens sejak awal pembentukan.

5. Sejak awal pembentukan panitia patuh dan disiplin pada apa yang sudah

diputuskan atau disepakati.

6. Ketua sebagai penanggung jawab adanya koordinasi yang baik antar seksi.

7. Peembahasan mengenai konsep diramu secara mendalam dan seksama,

sehingga menghasilkan keputusan yang kuat dan yakin.

8. Oprec Ketua PPSMB ; calon ketua melakukan presentasi proyek ;

pemilihan ketua dilakukan dengan pendampingan dari rektorat.

9. OC inti merupakan perwakilan dari berbagai fakultas (tiap fakultas

mengirim orang terbaiknya untuk menjadi bagian dari OC PPSMB UGM,

agar koordinasi dengan fakultas bisa lebih baik.

10. Oprec univ dilakukan sebelum oprec fakultas

11. Durasi oprec panjang (empat bulan)

12. Adanya kontrak kerja, agar ada tanggung jawab penuh dari panitia pada

jobdesc di PPSMB UGM, serta guna meminimalisir dualism kepanitiaan.



13. Wawancara (terdiri dari beberapa langkah : personal, ke UGM-an,

problem solving).

D. Penutup

1. Kesimpulan

Para pemandu sudah memberikan kinerja yang maksimal. Hal ini

dikarenakan persiapan sebelum PPSMB UGM PALAPA dan proses yang

kami jalani sangat baik. Walaupun masih ada beberapa hal yang harus

diperbaiki di PPSMB UGM PALAPA, namun secara keseluruhan tim

Pemandu 2012 mendapatkan predikat above the expectations.

pemandu,,

dua puluh tahun lebih ku langkahkan kaki di bumi

awal usia, ibu mengajari ku bertutur dengan sabarnya

ayah membentuk hati ku dengan gagahnya

mulai ku bersekolah dan menemukan bahasa

ibu guru dengan kapur dan papan hitam

mempertunjukkan macam bahasa

ku amati dan ku pelajari

kagum dan begitu indah

sastra ku cari

coba kusinggahi

tak sebatas berkedip dan membaca lagi

kubasmalahi dan kudalami dengan hati

bahasa dan sastra telah aku selami

lalu September siang ini aku sadari

sastra pun tak mengindahkan hati ku

tuk sampaikan rindu dan cinta pada pemandu

terimakasih ku untuk mu

terpejam dan tersyukur

Ya Illah . .

Jadikanlah pemandu yang aku cintai menjadi insan yang senantiasa dalam panduan Mu

Jadikanlah mereka pemandu sepanjang masa melingkar dalam keluarga bergandeng menuju surga

Jadikanlah ridha Mu teruntuk mereka, karena hatinya yang tertambat tentang Mu Ya Illah

Dan jadikanlah mereka insan yang dihatinya selalu mengingat Mu dikala sedih mau pun senang

Lalu ku pohonkan pada Mu tanamkan cinta pada hati mereka

Tentang cinta yang lebih besar



Yaitu tentang yang lebih besar dari cinta ku pad Mu dan Ibu Pertiwi

*wahai pemandu, ini aku dengan segala baik dan buruk ku, terimakasih telah menemani ku, terimakasih

telah mempercayaiku.

**aku cinta pada mu

Graha Ganindra Goutama (koordinator pemandu ppsmb ugm 2012-

palapa)

Hati tak pernah berdusta, kata ku tak mampu menjamahnya. Biar ku tulis, dan ketahuilah ini

sepenuh jiwa.



Laporan Pertanggungjawaban Bidang Protokoler




1. Idealita

a. Protokoler diminta untuk hadir dalam setiap rapat yang membicarakan

konsep acara, agar mc memiliki gambaran akan acara yang

diselenggarakan

b. Protokoler mendapat pelatihan public speaking dalam menghadapi

lebih dari 1000 audiens

c. MC yang telah terpilih melalui seleksi memiliki kapabilitas dalam

membawakan acara dalam bentuk apapun (formal, semi formal, non

formal)

d. MC memiliki kostum tersendiri agar dapat dibedakan

e. Sumber informasi yang masuk ke protokoler terintegritas sehingga

memudahkan MC dalam penyampaian ke audiens

f. MC mempersiapkan Que Card sebagai kerangka acara ketika

membawakan acara

g. Protokoler berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terkait

2. Realita

a. Protokoler hadir dalam setiap rapat yang membicarakan konsep acara,

namun ada beberapa rapat yang dilakukan secara mendadak dan sangat

dekat waktunya dengan waktu pelaksanaan

b. Koordinasi dengan pihak terkait, khususnya sie. Acara, kurang

optimal, karena banyaknya hal yang diurus oleh sie. Acara sehingga

koordinasi dengan protokoler terkadang terlupakan

c. MC tidak memiliki kostum

d. Informasi yang masuk tersampaikan secara random ke MC, sehingga

penyampaian informasi tidak optimal

e. MC memiliki fungsi baru sebagai pusat informasi barang kehilangan

f. Ada beberapa MC yang tidak memiliki kapabilitas membawakan acara

yang bentuknya formal

g. MC tidak mendapatkan pelatihan public speaking

h. MC telah menyiapkan Que Card sebelum membawakan acara

3. Evaluasi



a. Aliran informasi konsep acara kepada protokoler dilakukan secara

berkala dan tidak mendadak dengan waktu eksekusi acara

b. Disediakan pusat informasi barang kehilangan dari sie. Humas,

sehingga tidak menambah jobdesk protokoler

c. Persiapan dilakukan secara optimal mulai dari menyiapkan konsep que

card, hingga latihan membawa acara

d. MC yang terseleksi harus memiliki kapabilitas dalam membawakan

berbagai bentuk acara

4. Kendala

a. Informasi dari masing-masing sie. Acara tidak terintegritas, kadang

beda orang, beda penyampaian info, sehingga membingungkan MC

yang menyiapkan pembawaan acara

5. Solusi

a. Dilakukan penyamaan persepsi antara pihak sie. Acara dan protokoler

sebelum dilakukan eksekusi acara, dan tidak dilakukan secara

mendadak mendekati waktu ekseskusi acara

Resti Diah Utami



Laporan Pertanggungjawaban Bidang Keamanan




Tim Keamanan merupakan Tim yang ditugaskan untuk menjaga keamanan

dan ketertiban selama kegiatan PPSMB UGM 2012 “Palapa” berlangsung.

Sebagai tim yang bertanggung jawab atas keamanan dan ketertiban acara, Tim

keamanan juga diserahi tanggung jawab untuk mendisiplinkan peserta/Gamada.

Hal ini menyebabkan tim keamanan mempunyai peran ganda, yaitu sebagai tim

keamanan dan juga sebagai tim Komdis sehingga perlu bekerja ekstra keras untuk

melaksanakan tugas-tugasnya mengingat jumlah personelnya juga tidak terlalu

banyak. Dalam melaksanakan tugasnya, Tim Keamanan PPSMB dibantu oleh

personel Resimen Mahasiswa UGM.

Dalam perjalanannya selama persiapan PPSMB, Tim keamanan telah

melakukan beberapa kali pertemuan untuk membahas Job Description dan untuk

membangun kebersamaan antar personel yang tergabung di Tim Keamanan

bersama dengan Menwa. Tim Keamanan juga melaksanaan tiga kali training

untuk penguatan kapasitas personel, yaitu training PBB, training CMI (Cara

Menyampaikan Instruksi), dan yang terakhir Pelatihan Pengamanan dan

Pengaturan Lalu Lintas dengan mendatangkan pemateri dari Polmenwa

Mahakarta dan Dirlantas Polda DIY, namun dalam melaksanakan training tersebut

hanya dihadiri oleh sedikit tim keamanan dikarenakan kesibukan pribadi masing-

masing personel tim keamanan.

Secara keseluruhan kinerja Tim Keamanan berjalan lancar dan sukses

sesuai jobdesc yang diberikan oleh sie Acara. Dalam melakukan tugasnya, tim

keamanan dapat fleksibel dan membantu tugas-tugas dari tim lain. Walaupun

berjalan dengan lancar, tetapi kendala dan permasalahan pasti tetap selalu ada

dalam suatu kegiatan.

Walaupun berjalan dengan lancar, tetapi banyak yang harus dievaluasi dari

tim keamanan tahun ini agar kedepannya dapat melaksanakan tugasnya dengan

lebih baik sehingga PPSMB di tahun-tahun berikutnya pun dapat berjalan dengan

lancar dan sukses.



N

o

Hal Keterangan

1. Idealita Tim keamanan merupakan tim yang

bertanggung jawab atas keamanan, baik

peserta, panitia, kegiatan, maupun

perlengkapan. Jadi tugas tim keamanan

yang sebenarnya sangatlah berat, bukan

hanya personel yang tugasnya meneriaki

peserta/gamada agar gamada menjadi

disiplin.

Jumlah tim keamanan haruslah disesuaian

dengan jobdes yang diberikan untuk tim

keamanan itu sendiri. Minimal di setiap

gugus ada 3 personel dari keamanan yang

berjaga.

Untuk menunjang tugas-tugas di lapangan

perlu diadakan pertemuan rutin serta

training yang diikuti seluruh personel

keamanan untuk menyamakan persepsi

tentang jobdes dan untuk meningkatan

kemampuan tim keamanan.

Kordinasi dengan tim-tim terkait, seperti

Pemandu, Acara, dan SKKK harus selalu

dijaga agar tida terjadi kesalahpahaman

dalam menjalankan tugasnya.

2. Realita Dalam menjalankan tugasnya di lapangan,

tim keamanan mendapatkan tugas ganda

yaitu berperan sebagai komdis. Tugas dan

fungsi tim keamanan di lapangan sesuai



dengan arahan ketua OC dan Sie Acara

lebih dominan ke tugas dan fungsinya

sebagai komdis, sehingga banyak tugas

dan fungsinya sebagai keamanan yang

justru tidak ter-handle.

Pada saat pertemuan dan training Cuma

sedikit personel yang hadir sehingga

banyak personel yang belum tahu tugasnya

saat pelaksanaan PPSMB

Job Description dari tim keamanan tidak

dijelaskan dari awal, sehingga banyak

terjadi kebingungan dalam persiapannya

sebelum PPSMB

Jumlah tim keamanan yang sedikit cukup

menyulitkan untuk menjalankan tugasnya.

3. Capaian Kerja Secara umum kinerja tim keamanan dalam

pelaksanaan PPSMB UGM 2012 “palapa” dapat

dikatakan sukses, untuk penjabaran di tiap

kegiatan saya tuliskan di bawah.

4. Rekomendasi

Kedepan

Dalam recruitment panitia perlu

mempertimbangkan dengan tugas dan

fungsi dari tiap-tiap tim

Pada saat membentuk panitia, siapkan

jobdes yang jelas agar tugas dan fungsi

dari tim tersebut (khususnya keamanan)

dapat berjalan sesuai jobdesnya.

Sesuaikan jumlah personel di tiap sie

dengan jobdesnya masing-masing

Koordinasi dan kesepahaman antar tiap-

tiap Tim yang berkaitan harus ditingkatkan

agar tidak terjadi miss komunikasi oleh



masing-masing tim dalam pelaksanaan

PPSMB.

Laporan TIM Keamanan Per Kegiatan

NO Kegiatan Penanggungjawab Keterangan

1. Gamada

Berkumpul di

Lapangan GSP

Keamanan Seperti yang telah dijadwalkan,

Gamada mulai berkumpul di

lapangan GSP pukul 06.00,

setelah briefing dan maan pagi,

seluruh tim keamanan

menempatkan diri di gugus

yang telah ditentukan. Dalam

memasukkan gamada ke lap

GSP sesuai dengan arahan dari

sie Acara, pemandu menunggu

anggota kelompoknya di

lapangan GSP, Gamada

langsung dimasukkan ke

lapangan GSP dan menerima

konsumsi(snack) di dalam

lapangan GSP untuk

mempercepat mobilisasi.

Yang perlu dievaluasi dari

kegiatan ini adalah koordinasi

dengan tim pemandu untuk

menyamakan persepsi sehingga

tidak terjadi miss komunikasi

antar tim keamanan dan

pemandu dalam memobilisasi

Gamada.



Selain itu koordinasi dengan

SKKK juga perlu ditingkatkan

karena peran SKKK juga

sangat vital untuk menjaga

kelancaran lalu lintas dan

membuka-tutup gerbang yang

akan dilalui gamada.

2. Upacara

penyambutan

mahasiswa baru

Keamanan Tim keamanan menempatkan

diri di belakang gugusnya

masing-masing, menjaga agar

Gamada tetap tenang dalam

upacara penyambutan Maba,

sebagian tim keamanan

membantu Tim Kesehatan jika

ada gamada yang jatuh

pingsan. Sebagian tim

keamanan yang lain

menempatkan diri di titik-titik

penyeberangan.

Yang perlu dievaluasi adalah

kesepahaman dengan tim

Kesehatan tentang cara

penanganan Gamada yang

sakit, tim keamanan harus tahu

ciri-ciri gamada yang benar-

benar sakit dan gamada yang

berpura-pura sait untuk dapat

menegurnya dengan benar.

3. Kembali ke Gugus

(Pengkondisian

Keamanan,

Pemandu

Disini tim keamanan

mengkondisikan gamada untuk

mempercepat langkah saat



Lapangan) mobilisasi ke gugusnya

masing-masing.

Lagi-lagi problem koordinasi

dengan pemandu perlu

dievaluasi agar ada

kesepahaman jalur mana yang

akan dilewati, kapan waktu

untuk mempercepat dan

memperlambat gerakan

gamada dan dimana gamada

akan diistirahatkan. Tim

keamanan memposisikan diri

untuk menjaga agar gamada

tepat waktu untu sampai di

gugusnya masing-masing

4. Materi ke 1, Ke

UGM an, dengan

pembicara dosen-

dosen UGM

Keamanan Tim Keamanan menempatkan

diri di titik yang di tentukan

untuk menjaga keamanan dan

ketertiban selama berjalannya

acara.

5. Istirahat, Sholat,

Makan

Keamanan Tim keamanan memposisikan

dirinya sebagai time keeper

untuk menjaga agar kegiatan

tidak molor.

6. Materi ke 2,

Leaderless Grup

Discussion

Keamanan Tim Keamanan menempatkan

diri di titik yang di tentukan

untuk menjaga keamanan dan

ketertiban selama berjalannya

acara.



7. Istirahat Sholat dan

Pengkondisian

Maba

Keamanan, Tim keamanan memposisikan

dirinya sebagai time keeper

untuk menjaga agar kegiatan

tidak molor.

Tim keamanan yang berada di

gugus KH, Peternakan dan

Teknik membawa gamada ke

GSP terlebih dahulu dan

melaksanaan shalat di GSP.

Yang perlu dievaluasi adalah

kordinasi dengan SKKK

karena saat shalat, Gamada

diposisikan di samping Barat

dan Timur GSP dimana itu

adalah jalur transportasi untuk

kendaraan dan juga digunaan

untuk parkir.

8. Mobilisasi dan

pengkondisian

Gamada dari gugus

ke GSP

Keamanan,

pemandu

Disini tim keamanan

mengkondisikan gamada untuk

mempercepat langkah saat

mobilisasi kembali ke GSP.

problem koordinasi dengan

pemandu perlu dievaluasi agar

ada kesepahaman jalur mana

yang akan dilewati, kapan

waktu untuk mempercepat dan

memperlambat gerakan

gamada dan dimana gamada

akan diistirahatkan. Tim

keamanan memposisikan diri

untuk menjaga agar gamada



tepat waktu untuk sampai di

GSP

9. Parade Pelangi

Nusantara

Menari tarian

daerah serempak

dan membentuk

miniatur Indonesia

ditutup dengan

Penyerahan rekor

muri

Serta orasi Budaya

dari Taufik Ismail

Keamanan, acara

Tim keamanan menempatkan

diri di klusternya, menjaga agar

Gamada tetap tertib dalam

Parade Pelangi Nusantara.

Terjadi sedikit problem saat

Tim PDD memerintahkan

sebagian Tim Keamanan untuk

menjaga agar Jurnalis dan

Wartawan tidak maju dan

terlalu dekat dengan panggung

utama, hal ini menyebabkan

banyak wartawan yang marah

kepada tim Keamanan yang

menjaganya.

10. Pembubaran

Gamada

Terjadi sedikit kekacauan

dikarenakan banya gamada

yang sudah meninggalkan

barisan karena menganggap

acaranya telah selesai,

Demikian laporan dari Tim Keamanan PPSMB UGM 2012 “Palapa”.

Kami menyadari tiada gading yang tak retak, begitu juga kami tim keamanan

yang kinerjanya perlu dievaluasi dan diperbaiki agar tim keamanan kedepan dapat

lebih baik. Ami juga ucapkan terimaasih kepada semua panitia PPSMB atas

kerjasama yang luar biasa sehinggan pelaksanaan PPSMB UGM 2012 “Palapa”

dapat berjalan dengan sukses.

Muhammy Fatchi Rezza



Laporan Pertanggungjawaban Bidang Humas


“Terimakasih untuk semua rekan2 ppsmb palapa , terutama untuk humas “



Secara Ideal humas palapa merupakan suatu citra dari suatu lembaga, serta

berfungsi penyedia layanan transportasi.

Komunikasi berjalan sangat baik di tataran internal humas maupun antara divisi

yang lainnya. Komunikasi juga dibangun bersama Humas UGM, Protokoler

UGM, Kawan2 PPSMB Fakultas (humas LO Fakultas) serta Media.

Kendala

Beberapa permasalahan muncul lebih karena persoalan pembagian job antara

humas dengan transportasi, idealnya humas dan transportasi dipisah.

1. Terkait komunikasi jumlah mobil dengan p3k yang minim, karena lagi-

lagi kita butuh transportasi yang memadai.

2. Jumlah HT Untuk berkoordinasi dengan para humas lainnya kurang. Kami

hanya memiliki 3 HT saja padahal idealnya membutuhkan 19 HT.

3. Fiksasi nama pembicara Ke-UGM an yang sangat mendadak, atau lebih

tepatnya sampai hari H belum fix, sehingga waktu untuk menghubungi

sangat minim.

4. Jumlah humas kurang, idealnya 25 orang

5. Terkait permasalahan dengan wartawan lebih dikoordinasikan kembali

dengan media dan humas UGM, mengenai mekanisme perijinan masuk

dan penggunaan identitas dari panitia PPSMB UGM “PALAPA” 2012.

6. Pengelolaan Twitter dan email yang kurang.

Rekomendasi untuk program humas tahun depan.

1. Beberapa laporan sudah dikirim minggu lalu secara terperinci.

2. Ada beberapa hal yang perlu saya jelaskan lebih rinci yaitu mengenai

bagaiman akerjasama dengan P3K , salah satunya terkait dengan adanya

kepemilikan transportasi. Sudah bukan hal yang umum lagi jika humas

dan transportasi itu sulit bila dijadikan satu, seperti apa yang sudah aku

tuliskan minggu lalu dalam laporan pertanggung jawaban . Sehingga

hanya ada 2 mobil yang layak yang bisa kami siapkan. Itu sangat jauh dari



kecukupan. Oleh karena itu dibutuhkan bagian transportasi yang bisa

mewadahi serta membantu beberapa kegiatan dari “perkab” “ogistik” dan

“p3k”.

3. Terkait dengan kinerja SC, saya mohon maaf ini baru saya ungkapkan.

Pemilihan SC sebaiknya seseorang yang layak untuk menjadi SC dan

memndapingi segala kegiatan OC serta panitia yang lain. Dalam realitanya

banyak seali SC yang jauh dari harapan sehingga beberapa kegiatan diluar

jangkauan SC .

4. Terkait dengan bagaimana koordinasi dengan sistem gugus dan klaster.

Diharapkan kinerja perkab untuk memeriksa ruangan sangat baik sehingga tidak

ada dualisme pekerjaan yang dilakukan oleh humas.

5. Untuk keanggotaan humas sebaiknya ditambah sesuai dengan laporan saya

sbeelumnya.

6. Saya mohon maaf , terkait relasi antara realita serta idealita hingga rekomendasi

sudah terjelaskan secara eksplisit dalam poin poin yang saya sampaikan

Maulana Rizki Aditama



GALERY



Laporan Pertanggungjawaban Bidang Perlengkapan




1. Sub Bidang Indoor

Koordinator : Ali Mahfud

Tim Perlengkapan Indoor bertugas mengumpulkan informasi

terkait dengan lokasi baik di dalam ruangan maupun diuar ruangan untuk

lokasi pemberian materi PPSMB. Informasi yang terkumpul selanjutnya

dikoordinasikan dengan sie acara untuk pembagian jumlah kuota di

masing-masing gugus. Kemudian berkoordinasi dengan pihak panitia

PPSMB tiap gugus dan bertanggungjawab terhadap ruangan serta

perlengkapan yang dibutuhkan (Viewer, komputer/laptop, sound, kursi,

papan tulis, spidol) di masing-masing ruangan.

Realita

Data mengenai lokasi pemberian materi baik di dalam maupun luar

ruangan sudah diperoleh dan dikoordinasikan dengan seluruh sie yang

terkait. Perlengkapan ruangan dan luar ruangan yang dibutuhkan sudah

dapat disediakan.

Evaluasi dan kendala

Koordinasi awal terkait dengan pihak fakultas yang dapat

memberikan keterangan yang valid mengenai kondisi, kapasitas, serta

kelengkapan ruangan belum sepenuhnya dipahami oleh anggota sehingga

data di beberapa fakultas tidak valid karena tidak sesuai dengan kondisi

nyata di lapangan.

Koordinasi sie lain dengan sie perlengkapan indoor masih sangat

kurang di sebagian gugus. Anggota sie indoor perlengkapan harus

melakukan tugas yang bukan menjadi tanggung jawabnya. Tugas tersebut

antara lain menjadi operator peralatan, moderator acara, serta mangatur

pembagian kelompok ketika Leaderless Group Discussion (LGD) akan

dilaksanakan. Tugas tersebut diatas sebenarnya dilakukan oleh anggota sie

pemandu yang mendampingi gamada di masing-masing gugus. Anggota

sie perlengkapan dimasing-masing gugus hanya ada satu personel dan dia



harus bertanggung jawab di seluruh lokasi di dalam ruangan maupun di

luar ruangan pada masing-masing gugus.

Gugus vokasi memiliki kendala tersendiri yaitu jumlah ruangan sebanyak

8 ruang yang berada terpisah antara gedung vokasi, perpustakaan dan hall

gelanggang mahasiswa. Kondisi ini menyebabkan anggota sie

perlengkapan yang bertugas sangat kewalahan untuk mengkondisikan

ruangan dan perlengkapan. Kondisi ini diperparah dengan hanya ada satu

orang saja panitia PPSMB Vokasi yang membantu.

Solusi dan rekomendasi tahun depan

1. Survei ruangan langsung bertanya kepada petugas yang memiliki

kapasitas untuk menjawab dan dapat dipertanggungjawabkan,

85issal Kepala TU atau Wakil dekan

2. Kehadiran seluruh anggota sub bidang pada setiap rapat koordinasi

sangat di tekankan.

3. Koordinasi dengan panitia PPSMB fakultas harus ditingkatkan.

4. Jumlah personel ditambah, atau sub bidang ibadah dijadikan satu

dengan sub bidang indoor sehingga koordinasi teknis di lapangan

lebih mudah dan dapat saling membantu.

5. Diadakan oprec yang mewajibkan setiap fakutas mewakilkan

anggota sebagai penanggungjawab di sie perlengkapan masing-

masing fakultas karena akan lebih memahami kondisi lapangan

apabila ditangani langsung oleh mahasiswa yang berasal dari

masing-masing fakultas.

6. Pembagian tugas yang jelas ketika pelaksanaan di masing-masing

gugus sehingga anggota sie perkap tidak melakukan tugas yang

bukan menjadi tanggung jawabnya dan tugas tersebut sebenarnya

dapat dilakukan oleh anggota sie lain.

7. Inventarisasi dan distribusi barang sewa maupun pinjaman yang jelas

dan dapat dipetanggungjawabkan untuk menghindari kehilangan.

2. Sub Bidang Outdoor



Koordinator : Fahrizal Lutfi

Tim Bidang Perlengkapan Outdoor bertanggungjawab terhadap

peralatan yang dibutuhkan yang berada diluar ruangan (tenda, kursi, meja,

panggung, sound sistem, obor, panji, tungku api,dll) serta perlengkapan

yang dibutuhkan pada saat persiapan kegiatan PPSMB UGM 2012.

Berkoordinasi dengan seluruh sie yang terkait dengan persiapan kegiatan

di luar ruangan.

Realita

Perlengkapan terkait dengan persiapan upacara pembukaan PPSMB

dan Parade Pelangi Nusantara di Grha Sabha Pramana sudah disediakan

dengan baik.

Evaluasi

Tahap persiapan peralatan outdoor yang berada di GSP seperti

tenda, panggung, sound, generator set berjalan dengan baik. Kendala yang

dihadapi adalah ketika pelaksanaan yaitu konsep acara yang berubah-ubah

sehingga membingungkan anggota sie perlengkapan outdoor untuk

menyesuaikan.


1. Koordinasi dengan sie lain terutama sie acara lebih ditingkatkan

terutama terkait dengan konsep acara ketika pelaksanaan.

2. Inventarisasi dan distribusi barang sewa maupun pinjaman yang jelas

dan dapat dipetanggungjawabkan untuk menghindari kehilangan.

3. Sub Bidang Komunikasi

Koordinator : Muhammad Rifki Adityawan

Bertanggungjawab terhadap pengadaaan dan pengelolaan alat

komunikasi seluruh panitia PPSMB UGM 2012 yaitu Handy talky (HT)

Realita

Handy talky untuk seluruh sie sudah dapat disediakan sesuai kuota

awal jumlah alat yang dibutuhkan setiap sie.




Kendala yang dialami oleh sie perlengkapan sub bidang

komunikasi adalah sinyal yang terhalang oleh gedung terutama di gugus

teknika serta jangkauan sinyal yang tidak mampu menjangkau seluruh area

UGM. Kendala lain yang dialami adalah kurang tersampaikannya

mekanisme penggunaan alat kepada seluruh anggota yang menggunakan

HT. Briefing mengenai mekanisme tersebut sebenarnya telah dilakukan

kepada perwakilan masing-masing sie yang bertanggung jawab

(mengambil) alat akan tetapi belum sepenuhnya tersampaikan kepada

anggotanya.

Frekuensi yang berdekatan/mirip menyebabkan alur komunikasi

beberapa sie tercampur dengan sie lain. Jumlah alat untuk masing-masing

sie pada hari pelaksanaan bertambah secara mendadak, hal ini

menyebabkan anggota sub bidang komunikasi menambah jumlah alat yang

di sewa. Mekanisme pengembalian alat setelah penggunaan kurang

berjalan dengan baik. Orang yang mengembalikan alat tidak sama dengan

yang meminjam alat pada saat persiapan pelaksanaan. Lokasi

pengembalian alat yang sejak awal ditetapkan berada di basecamp ternyata

tidak dipatuhi oleh beberapa panitia. Panitia tersebut bahkan ada yang

meninggalkan begitu saja di lapangan alat yang dipinjamnya.


1. Kuota jumlah alat ditetapkan dan diatur seefisien mungkin untuk

menghemat jumlah alat yang di sewa.

2. Dialokasikan waktu untuk melakukan briefing mekanisme

penggunaan dan pengembalian alat pada saat briefing acara sebelum

pelaksanaan sehingga tidak terjadi lagi putusnya informasi kepada

panitia yang menggunakan alat.

3. Jumlah personel untuk sub bidang komunikasi di kurangi menjadi 3

orang agar lebih efektif dan efisien

4. Sistem alur komunikasi sebaiknya diubah karena kendala di fakultas

teknik dan beberapa fakultas lainnya yang banyak terdapat gedung



sehingga sinyal terhalang yang menyebabkan alur komunikasi

terhambat.

4. Sub Bidang Ibadah

Koordinator : Gunawan

Berkoordinasi dengan keluarga mahasiswa muslim dan nonmuslim

seluruh fakultas terkait dengan kegiatan peribadatan yang dilakukan saat

PPSMB UGM 2012. Mengumpulkan informasi terkait dengan jumlah dan

kapasitas tempat ibadah (muslim) serta ruangan (non muslim) yang

digunakan pada saat pelaksanaan PPSMB UGM 2012. Bertanggungjawab

terhadap penyediaan lokasi dan perlengkapan ibadah di masing-masing

gugus.

Realita

Seluruh perlengkapan yang dibutuhkan untuk ibadah muslim (tikar,

tempat wudhu) sudah disediakan dengan baik dan berjalan sesuai dengan

alokasi waktu yang ditetapkan.


Kendala yang dialami pada saat pelaksaan adalah jumlah anggota

sub bidang ibadah yang sangat kurang. Koordinasi dengan panitia

PPSMB Fakultas juga masih dirasa kurang karena di beberapa gugus

memerlukan persiapan tempat dan peralatan ibadah dengan jumlah yang

besar. Klaster vokasi masih sangat kekurangan lokasi ibadah untuk muslim

karena jumlah gamada yang dialokasikan tidak seimbang dengan jumlah

ruangan ibadah yang tersedia. Jumlah gamada non muslim yang

ditempatkan di klaster tidak sesuai dengan data awal yang disampaikan

oleh sie kesekretariatan sehingga dari pihak UKM Kerohanian non muslim

sudah mempersiapkan SDM pengisi materi untuk 300 gamada akan tetapi

yang ada hanya 3 orang saja.




1. Tempat wudhu untuk putra dan putri dipisah.

2. Sub bidang indoor digabung dengan sub bidang ibadah untuk

mempermudah koordinasi dan dapat saling membantu.

Drajat Dwi H



Laporan Pertanggungjawaban Bidang PDD




Publikasi Dekorasi Dokumentasi adalah seksi yang sangat berhubungan

erat dengan “wajah” dari sebuah acara. Bagaimana sebuah acara dipublikasikan,

di-design, didokumentasikan dan dilihat. Namun, kali ini saya tidak hanya

membuat semua hal tersebut agar “enak” dilihat, tetapi juga memiliki makna dan

pesan yang dalam. Selain itu tim PDD juga memiliki bahan bakar dalam setiap

pekerjaan. Yaitu kami ingin menunjukan bahwa UGM dan semua mahasiswa di

dalamnya itu sangat kreatif sehingga para Gamada dapat terus termotivasi ketika

menjalani kegiatan perkuliahan dan organisasi di UGM.

Pra Acara

Pada PPSMB PALAPA tahun ini, seksi PDD dibagi menjadi 4 sub bidang.

Diantaranya adalah Sub Bidang Kreatif, Foto, Film dan Produksi. Keempat sub

bidang tersebut memliki peranan yang berbeda-beda dan cukup vital dalam semua

jobdesk yang dimiliki seksi PDD. Sub bidang KREATIF memiliki jobdesk untuk

mendesain semua layout (logo, proposal, banner, spanduk, baliho, leaflet, co card,

slayer, kaos, maskot, dekorasi dan web)**. Sub bidang FOTO bertugas untuk

mendokumentasikan semua acara yang ada pada PPSMB PALAPA. Termasuk

mengumpulkan foto seluruh panitia untuk dipasang di co card. Tim FILM

diamanahkan untuk membuat film penyambutan Gamada. Sedangkan tim

PRODUKSI bertugas memproduksi/mencetak segala hasil design dari tim kreatif,

mendata segala peralatan yang digunakan selama PDD bekerja, memastikan

semua tugas yang diberikan kepada PDD berhasil diproduksi secara penuh.

Pada Open Recruitment panitia, PDD mengambil 40 orang yang kreatif

untuk mengerjakan semua tugas yang diberikan. Dengan rincian, 8 orang tim

Kreatif, 10 orang tim Foto, 13 tim Film dan 7 orang tim Produksi. Sebelum Open

Recruitment, saya memutuskan untuk merekrut 1 Sub Koor untuk membantu

tugas-tugas saya di PDD.

Setelah terpilih 40 orang tugas pertama yang kamu buat adalah Logo.

Dalam pembuatan logo, saya dan sub koor saya ikut turun langsung karena Logo

harus memiliki esensi yang dalam. Jadi harus benar-benar diperhatikan setiap

lekukan dan pemilihan warna. Selanjutnya proposal Sponsorship. Proposal ini

adalah request dari Tim Dana Usaha. Pekerjaan PDD terus berlanjut tanpa ada



masalah. Mungkin ada sedikit masalah ketika penyelesaian web karena tidak

kunjung selesainya konten yang akan dimasukan ke web. Namun web bisa

launching tepat waktu.

Pada waktu bekerja tim PDD, ada beberapa anggota tim yang kami anggap

tidak efektif dalam menjalankan tugasnya sehingga kami memutuskan untuk

menonaktifkan anggota-anggota tersebut dan mengganti dengan yang lebih

produktif.

Dalam hal anggaran PDD, cukup rumit dan cukup banyak „pengorbanan‟.

Kami dari tim PDD (saya yakin semua tim mengalami hal yang sama) harus

menggunakan uang pribadi kami untuk produksi awal. Itu disebabkan karena

anggaran yang seharusnya baru turun cukup lama dari waktu yang ditentukan.

**) Semua design terlampir

Hari H

Pada pelaksanaan acara PALAPA, tim PDD tidak lagi seperti formasi

awal. Hanya tim foto yang tetap pada posisinya. Tim film berubah menjadi tim

dokumentasi Video, tim produksi menjadi tim Peralatan PDD, tim kreatif

bergabung dengan tim Foto untuk dokementasi.

Saya dan sub koor saya pun memecah menjadi 2. Yaitu saya sebagai

eksekutor dan Oscar sebagai konseptor.

Semua pekerjaan PDD pada Hari H berlangsung dengan baik dan

mendapat hasil dokumentasi yang baik pula berkat dukungan dari Pihak DPPA

yang meminjamkan Mobil Tangga untuk pengambilan foto dari ketinggian dan

dari Pihak Aeromodelling untuk pengambilan video dari udara.

Layar dan perekaman dibantu oleh pihak LED dan Jimmy Jib sehingga

kami mendapat hasil dokumentasi yang sangat berkualitas. Semua kegiatan dan

acara PALAPA juga dapat di tonton secara langsung dari seluruh dunia dengan

media streaming yang kamu publish di web. Sehingga pekerjaan kami benar-

benar maksimal pada Hari H.

Namun, tetap ada beberapa masalah yang timbul pada pelaksanaan acara.

Yaitu dari pihak pers yang kurang menghargai peranan kami sebagai Panitia

Dokumentasi. Pihak pers sudah diberikan tempat yang dihimbau sebelumnya dan



tidak diperkenankan masuk kedalam area lapangan Grha Sabha Pramana. Ada

beberapa dari pihak pers yang memaksa masuk kedalam lapangan padahal tidak

memiliki identitas pers dari lembaga yang bersangkutan. Sehingga kami terpaksa

mengambil jalan tegas untuk menghalau pihak pers.

Selebihnya, tugas kami berlangsung baik dan lancar.

Pasca Acara

Setalah hari H, pekerjaan kami masih berlangsung. Tugas kami

selanjutnya yaitu editting hasil dokumentasi (foto) dan pembuatan video

dokumentasi. Untuk foto, kami hanya mengambil 300 foto dari 12.000 foto yang

didapat. Sehingga proses seleksi membutuhkan waktu yang cukup lama. Setelah

seleksi selesai, kami bertugas untuk mempublikasikan hasil yersebut ke web

untuk dapat dilihat oelh semua panitia dan peserta PALAPA.

Kami menerima beberapa kritik dan juga saran dari banyak seksi yang

nantinya akan kami bahas di bagian Kendala dan Solusi.

Kendala

1. Anggaran panitia terlambat turun.

2. Banyak seksi lain yang mendadak jika perlu bantuan seksi PDD.

3. Labil dalam web. Diskusi pertama dikatakan bahwa tidak perlu web,

namun di diskusi terakhir dikatakan perlu web dan sangat urgent.

4. Tim foto PDD kurang disiplin.

5. Anggota PDD beberapa tidak efektif dalam bekerja.

6. Dekorasi kurang berkesan*

7. Pihak pers yang memaksa masuk meski tidak memiliki ID Card.

8. Banner yang dipasang sering lepas sehingga kami harus berulang kali

membenarkan padahal pekerjaan kami masih banyak.

9. Tulisan PALAPA yang dibuat dan dipasang di Lapangan GSP sering jatuh

sehingga kami harus memberi pengganjal dibelakangnya dan berakibat

mengurangi keindahan dekorasi.



10. Kekurangan anggota saat Gamada moving ke kluster masing-masing.

Untuk fakultas seperti filsafat mungkin dapat teratasi, namun fakultas

teknik yang areanya cukup besar, membutuhkan orang yang lebih banyak

agar proses dokumentasi berjalan lancar.

11. Video terlalu kecil*

12. Sistem foto cocard berubah-ubah.

13. Pesawat Aeromodelling bermasalah dalam pengambilan gambar.

14. Ada anggota PDD yang diminta tolong untuk memfoto tapi tidak bisa.

15. Ada anggota yang sakit saat hari H.



Solusi

1. Menalangi dengan uang pribadi. Untuk tahun depan diharapkan

komunikasi dengan pihak UGM lebih cepat agar pekerjaan PDD

(khususnya) dan Seksi lain (umumnya) lebih cepat selesai dan memiliki

masa revisi atas semua design-design yang di produksi.

2. Semua pekerjaan PDD adalah bersifat concept. Dan semua yang bersifat

concept tersebut membutuhkan waktu untuk memproduksinya. Itu semua

dilakukan agar yang dihasilkan tidak melenceng dan miss dari tujuan

awalnya. Itu sebabnya kami sering kali tidak sanggup jika ada seksi lain

atau bahkan dari dalam seksi PDD sendiri yang meminta untuk di

designkan/dibuatkan sesuatu dengan waktu yang mepet. Solusi untuk

tahun depan, koordinasi antar bidang diharapkan dapat dilakukan dengan

baik agar tidak ada tugas yang sifatnya mepet.

3. Untuk masalah web, dari awal pertemuan OC, saya sudah menawarkan

dan menanyakan kepada semua panitia, namun seringkali hanya dianggap

angin lalu. Namun, pada akhir-akhir persiapan, Ketua OC meminta untuk

dibuatkan web. Akhirnya kami harus mencari orang untuk pembuatan

web.

Untuk web juga, kami menyarankan untuk diadakannya Sub Bidang

Admin di dalam Tim PDD. Agar semua kebutuhan web (Pembuatan,

Update dan Design) yang selama ini ditangani oleh Sub Bidang Kreatif,

dapat diurus oleh orang yang tepat.

4. Beberapa acara kepemanduan tidak ada satupun tim foto yang datang

untuk dokumentasi. Itu disebabkan karena kelalaian koor untuk

menugaskan karena semua tim PDD waktu itu dibutuhkan untuk

pembuatan banner. Solusinya adalah agar koordinator dapat menugaskan

kepada semua timnya sesuai dengan pekerjaan yang sudah ditentukan dan

anggota dapat melaksanakan dengan baik tugas yang diberikan oleh

koordinator.

5. Ada 3 anggota tim PDD yang tidak efektif karena hanya dapat bergabung

di tim PDD saat H-1 dan Hari H. Dengan terpaksa, kami menonaktifkan



dan mengganti tim tersebut agar tugas-tugas yang diberikan kepada PDD

tetap dapat diselesaikan dengan tepat waktu.

6. Ini sebenarnya kritik dari seksi lain, namun kami juga merasa demikian.

Dekorasi yang kami sajikan kurang bermakna dan kurang terlihat. Satu-

satunya dekorasi yang kami pasang adalah tulisan PALAPA dan LOGO

nya di lapangan GSP. Solusinya tim PDD tahun depan harus lebih kreatif

lagi untuk menyusun dekorasi agar acara terlihat sangat berkualitas.

7. Pihak Pers ini cukup bermasalah. Kami sudah berusaha menyerahkan

masalah ini ke tim Keamanan yang bertugas waktu itu. Tapi, seringkali

kami tidak melihat tim keamanan yang sudah ditugaskan untuk menjaga di

wilayah rawan. Sehingga kami harus turun langsung untuk menegaskan

bahwa pihak pers tidak diperkenankan untuk masuk kelapangan dan

diharapkan tetap di area yang sudah di tetapkan panitia. Solusi untuk tahun

depan, saat konferensi pers, semua pihak pers diberikan co card khusus

dari panitia PALAPA agar panitia dapat mengetahui mana pers yang

memang diundang untuk mendokumentasikan acara PALAPA. Dan lebih

baik lagi jika pers diberikan ruang yang baik.

8. Teknik pemasangan banner lebih diperhatikan agar arti dan makna dalam

design banner tersebut dapat tersampaikan dengan baik. Karena jika

banner tidak terpasang dengan benar, maka para Gamada tidak dapat

melihat design dan arti serta makna tidak dapat tersampaikan dengan baik.

9. Dekorasi harap dipikirkan dengan baik, baik dari segi design dan segi

realita saat dipasang.

10. Formasi PDD agar lebih ditingkatkan lagi efektifitas nya. Dapat dilakukan

dengan peningkatan jumlah anggota atau pemusatan setiap anggotanya di

setiap klusternya.

11. Video yang kami buat berukuran 16:9 , namun layar LED yang dipesan

ternya berukuran 8:3 sehingga video yang diputar tidak pas dengan layar

dan mengakibatkan terlihat kecil. Untuk tahun depan harap

memperhatikan hal-hal kecil seperti itu.

12. Pada awalnya, sistem untuk foto co-card adalah dari tim foto PDD

memfoto semua panitia PALAPA dan setiap koor yang menamai foto



sesuai dengan nama anggotanya. Namun dari seksi pemandu kurang setuju

karena koordinator pemandu tidak hafal semua anggotanya yang cukup

banyak. Sehingga kami memutuskan untuk menugaskan semua koor untuk

mengumpulkan foto-foto anggotanya yang sudah dinamai. Solusi untuk

tahun depan, saat Open recruitment, diharapkan untuk mengumpulkan data

diri yang juga disertakan FOTO dengan bentuk SOFTCOPY agar tidak

lagi terjadi masalah yang seperti ini.

13. Kamera perekam yang digunakan untuk proses pengambilan gambar di

udara terganggu karena sinyal HT yang digunakan panitia. Sehingga

gambar yang dihasilkan kurang maksimal.

14. Kami akui ada anggota PDD yang kurang mahir dalam dokumentasi. Itu

semua karena anggota PDD direkrut dengan keahlian masing-masing.

Kami tidak mau mengambil anggota yang kehaliannya sama semua karena

akan menghasilkan sesuatu yang monotone. Solusinya adalah mengadakan

pelatihan dan penyamaan produksi foto sebelum hari H agar semua

anggota PDD memiliki basic foto yang cukup.

15. Koordinator terpaksa menggantikan tugas anggota yang sakit pada hari H.

Solusinya, perbanyak minum vitamin dan jangan tidur malam-malam agar

kesehatan terjaga.

Kesimpulan

PDD bekerja dengan kreatifitas, hati yang bersih dan suasana yang

mendukung. Jika PDD harus bekerja dengan dikejar-kejar waktu, hasil yang kami

produksi pun akan „seadanya‟. Jadi kami mohon maaf dan mohon pengertiaanya

jika ada hasil produksi kami yang mungkin kurang berkenan dan tidak match

dengan acara PALAPA tahun ini.

Semoga tahun depan, tidak ada lagi masalah-masalah seperti yang kami

alami di tahun ini.

Faizal Musafar



Lampiran Desain





Laporan Pertanggungjawaban Bidang P3K




Tim P3K merupakan tim yang ditugaskan menjaga dan membantu panitia dan

peserta yang mengalami masalah yang berkaitan dengan kondisi kesehatan selama

kegiatan PPSMB UGM 2012 “Palapa” berlangsung. Tim P3K juga diberi

tanggung jawab untuk menyediakan peralatan P3K lengkap.

Secara keseluruhan kinerja Tim P3K berjalan lancar dan sukses sesuai dengan

jobdesc yang diberikan. Walaupun berjalan dengan lancar tetapi kendala dan

permasalahan pasti tetap ada.

1. Idealita

a. Tim P3K bertanggung jawab menjaga kondisi kesehatan peserta dan

panitia

b. Jumlah personil P3K yang ideal adalah 1 P3K menjaga maksimal 100

gamada

c. Personil P3K harus mempunyai skill pertolongan pertama yang baik.

Baik teori maupun praktek di lapangan

d. Perlengkapan medis (obat, ambulans, tim medis, peralatan P3K yang

lain) harus mencukupi. Pada pelaksanaan perlengkapan medis

tercukupi dengan baik.

e. Koordinasi dan komunikasi yang baik harus dijaga antar sesama

anggota P3K dan dengan sie lain seperti Humas, Acara dan Pemandu.

f. Pembagian tugas dan jumlah orang yang sesuai.

2. Realita

a. Dalam menjalankan tugasnya jumlah personil P3K kurang, terutama

saat moving ke beberapa fakulas yang tentu saja membutuhkan

pengawasan karena ada beberapa gamada yang sakit dalam perjalanan

ke fakultas.

b. Perlengkapan medis yang akan digunakan sudah memadahi, cukup

untuk menghandle gamada yang sakit.

c. Skill personil P3K secara teori sudah baik, namun ada beberapa

personil yang kurang baik ketika menghadapi korban di lapangan,

beberapa masih kurang menguasai sehingga masih membutuhkan



bimbingan dari personil yang lain. Hal tersebut cukup menyulitkan jika

ada gamada lain yang sakit pada waktu bersamaan dan membutuhkan

pertolongan segera.

Pelatihan yang dilakukan dari Ukesma sangat membantu, terutama

untuk meningkatkan skill ke-P3Kan karena materi yang diberikan

sesuai dengan apa yang kita butuhkan saat di lapangan. Beberapa

panitia tidak bisa mengikuti, karena waktu pelaksanaan kurang tepat

yaitu ditengah masa liburan. Pemateri cukup baik, sehingga mudah

dipahami, namun ada beberapa bahasa medis yang kurang dipahami

peserta saat penyampaian beberapa materi

d. Koordinasi antara subkoord di masing-masing fakultas dan antar staff

masih perlu diperbaiki lagi, karena saat hari H masih ada yang tidak

sesuai dengan rencana

e. Pembagian spot P3K dan pembagian personil P3K saat di fakultas

tidak sesuai dengan rencana awal karena ada beberapa rundown yang

berubah tiba-tiba

f. Asisten gugus tidak memberitahukan perubahan yang terjadi di

lapangan kepada panitia lain, khususnya tim P3K sehingga masih

banyak terjadi miskomunikasi

3. Kendala dan evaluasi

a. Pemandu yang kurang memperhatikan gamada yang sakit saat upacara,

sehingga waktu setelah upacara baik pagi saat upacara pembukaan

maupun sore saat upacara penutupan banyak gamada yang telah pulih,

kebingungan mencari kelompoknya terutama saat akan moving ke

fakultas.

b. Bantuan transportasi yaitu mobil dari humas untuk mengantar gamada

yang kurang sehat untuk moving ke fakultas ataupun kembali ke GSP

terlambat, jadi harus memanfaatkan ambulans yang seharusnya tidak

untuk moving.

c. Pembagian tugas ada yang kurang sesuai, diantaranya:



Kekurangan personil di posko pusat saat moving, yang

sebenarnya bertugas untuk mengontrol gamada yang masih

perlu perawatan

Tidak menempatkan personil sebagai PJ untuk bertugas di

GMC, untuk mendata gamada yang mendapat rujukan

d. Mekanisme ijin sakit untuk tidak mengikuti beberapa kegiatan kurang

jelas, sehingga banyak gamada yang sakit memaksakan diri untuk

mengikuti rangkaian kegiatan karena khawatir tidak mendapat

sertifikat

e. Gamada banyak yang maag nya kambuh karena waktu makan siang

pendek, sebaiknya ketika ingin mempercepat waktu untuk moving

tetap memperhatikan kesehatan gamada.

f. Kurangnya informasi yang diberikan oleh asisten gugus kepada

personil P3K di beberapa fakultas, sehingga P3K harus mencari tahu

sendiri mengenai perubahan waktu, spot dan ruang

4. Rekomendasi tahun depan

a. Bila konsep yang direncanakan sama dengan tahun ini, sebaiknya

menggunakan personil yang skillnya lebih baik, salah satu caranya

dengan memanfaatkan personil P3K fakultas

b. Koordinasi dengan pemandu ditingkatkan agar tidak ada lagi gamada

yang bingung mencari dimana kelompoknya dan pemandu yang

bingung mencari dimana anak pandunya terutama saat upacara

c. Fiksasi ruang P3K di fakultas yang akan digunakan, baik dengan

panitia P3K fakultas maupun dari panitia yaitu sie perlengkapan

sesegera mungkin

d. Transportasi perlu diperhatikan, perlu disediakan satu mobil untuk

membackup ambulans dan untuk mengantar gamada

e. Intensifkan koordinasi dengan sie yang berkaitan dengan P3K agar

tidak ada lagi miskomunikasi

Tintani Bunga



Laporan Pertanggungjawaban Bidang Logistik dan

Konsumsi

PPSMB UGM 2012 “PALAPA



Realita

Tim logistik dan konsumsi telah memberikan pelayanan semaksimal mungkin,

bermodalkan tekad “zero complain” yang menjadi semangat tim kami, sehingga

pekerjaan yang sangat banyak dapat kami handle dengan lancar

Kendala dan evaluasi

- Terkait data gamada yang belum selesai sampai hari H, tim logkons harus

kerja overtime untuk mengerjakan semuanya dan harus mengatur ulang

pendistribusian semua logistik dan konsumsi

- Koordinasi antarpanitia kurang baik, terlihat pada jika ada informasi yang

baru tidak disampaikan ke bidang lain sehingga perubahan sekecil apapun

akan berdampak ke lain bidang

Solusi

- Tim logistik dan konsumsi sebisa mungkin mendapatkan jumlah tim yang

memadai mengingat banyaknya tugas yang ada

- Adanya satnar komunikasi dan informasi yang baku dalam internal panitia

dan antar panitia sehingga semua informasi dapat dikomunikasikan dengan

baik dan cepat sampai.

Gunarko Aryanto



Laporan Pertanggungjawaban Bidang Dana Usaha




Job description yang diberikan pada bidang dana usaha adalah mencari dana

untuk menutupi anggaran yang kurang yaitu dengan mencari sponsor dan mencari

donatur.

A. Sponsorship

Dari 75 perusahaan atau tempat usaha yang diajak bekerjasama, hanya

empat tempat yang bersedia bekerjasama. Berikut daftar perusahaan yang diajak

bekerjasama

Pocarisweat

Mandiri

Sari husada

BRI

BPD

BCA

Cimb Niaga

Indosat

Permata

Bank

Kedai digital

Cocacolla

Kolam

susu

Jogja milk

Home milk

Mizone

Amanda

Micugi

Real

burger

Danar hadi

Walls

Café coklat

Adiningrat

Coklat

monggo

Bumi putra

RM paris

Alfamart

Nichers

Erlangga

Yamaha

BI

Foodfezt

Gudeg yu

djum

Telkom

Fresco

KFC

Mister

burger

Excotic

Kratingdeng

Honda

Larissa

Natasha

ELTI

Jangjeum

Dixie

Oriflamme

Parsley

Djarum

foundation

Pastagio

Teriyaki tuan

muda

Garuda

Zee

Paparonz

Villa creps

Toga mas

Pancake

company

XL

PLN

BNI

Raminten

Mirota

kampus

Mc D

Bakpia 75

Gudeg bu

ahmad

EF

Kalimilk

Nasmoco

BRI syariah

Mirota batik

Bank

muamalat

Jogja chicken

Gramedia

Kedai kopi

Polygon

Movie box

Happy puppy



Dari 75 nama perusahaan tersebut, empat diantaranya diterima yaitu :

1. Kratingdeng

Kratingdeng memberi 600 botol UC 1000 ukuran 600ml dengan

kontraprestasi penanyangan iklan di LED sebanyak satu kali pada saat Gadjah

Mada Muda sedang diposisikan membentuk gugus kepulauan di Indonesia untuk

parade tari nusantara dan adlips dari MC.

2. Micugi

Micugi memberi dana Rp. 300.000,00 dengan kontraprestasi penayangan

iklan di LED sebanyak satu kali pada saat Gadjah Mada Muda sedang diposisikan

membentuk gugus kepulauan di Indonesia untuk parade tari nusantara dan adlips

dari MC.

3. Happy Puppy

Happy puppy memberi voucher free 1 jam pertama 20 lembar terdiri dari

10 large, 5 VIP, 5 penthouse dengan kontraprestasi penayangan iklan di LED

sebanyak satu kali pada saat Gadjah Mada Muda sedang diposisikan membentuk

gugus kepulauan di Indonesia untuk parade tari nusantara dan adlips dari MC.

4. Movie Box

Movie box memberi 300 lembar voucher diskon 50% all room dengan

kontraprestasi penayangan iklan di LED sebanyak satu kali pada saat Gadjah

Mada Muda sedang diposisikan membentuk gugus kepulauan di Indonesia untuk

parade tari nusantara dan adlips dari MC.

Hasil yang diperoleh dari sponsor tidak sesuai dengan bayangan awal. Hal

tersebut disebabkan karena mundurnya penandatangan proposal sehingga waktu

yang dimiliki oleh tim dana usaha berkurang yaitu lebih kurang dua minggu.

Padahal untuk memasukkan proposal ke perusahaan besar, prosesnya

membutuhkan waktu lama bahkan bisa lebih dari satu bulan. Selain itu,

kontraprestasi yang ditawarkan juga tidak memungkinkan perusahaan untuk



berinteraksi langsung dengan peserta (tidak diperbolehkan buka stand) sehingga

perusahaan memilih tidak bekerjasama.

B. Donatur

Tim dana usaha sudah berupaya mengumpulkan nama-nama donatur

melalui KAGAMA, tetapi kenyatannya, untuk memperoleh nama alumni yang

selanjutnya tujuannya adalah untuk meminta menjadi donatur tidaklah mudah.

Tim dana usaha tidak berhasil mengumpulkan nama alumni tersebut. Selanjutnya

untuk menggantikan donatur ini, tim dana usaha mencoba melakukan cara lain

dalam pengumpulan dana yaitu menjual souvenir PALAPA berupa gelang ke

peserta.

C. Penjualan Souvenir Palapa (Gelang)

Tim dana usaha menawarkan gelang karet ukuran panjang 20 centimeter

dengan desain resmi PALAPA (logo dan tulisan) ke peserta. Sebanyak 2247

gelang dipesan oleh peserta. Gelang dijual dengan harga Rp. 5.000,00 perbuah

dengan biaya produksi kurang lebih Rp. 2.000,00 per buah.

LAPORAN PEMASUKAN

No. Uraian Jumlah

1. Sponsorship Rp. 300.000,00

2. Keuntungan penjualan gelang @ Rp. 3.000 x

2247

Rp. 6.741.000,00

TOTAL Rp. 7.041.000,00

Tiara Oktavia S



Laporan Pertanggungjawaban Bidang Kesekretariatan




A. IDEALITA

Tugas KSK

1. Melakukan pendataan manual di DAA pada saat registrasi tanggal 16-

19 Juni 2012, registrasi SV ditanggal 6-8 Agustus 2012, guna

sosialisasi PPSMB kepada Gadjah Mada Muda (Mahasiswa Baru

Universitas Gadjah Mada)

2. Mendata seluruh Gamada dari S1 dan SV yang estimasi awalnya

adalah berjumlah 11.000 orang

3. Mengacak seluruh Gamada dari 19 Fakultas di UGM

4. Mendata Gamada yang sakit, golongan darah, agama.

5. Menerima data dari DAA untuk validasi data yang sudah ada serta

memastikan gamada yang sudah resmi melakukan registrasi dan sudah

memiliki NIU

6. Melakukan Pembagian kelompok PPSMB, jumlah peserta dibagi

jumlah pemandu sesuai kapasitas daya tampung tempat pergugus.

7. Mempersiapkan segala sesuatunya untuk TM dan Teknis hari H

8. KSK mengiringi PJ pemandu kalster untuk mendata betul peserta

mengikuti kepemanduan untuk PPSMB

9. KSK hadir lebih awal dari panitia lain dalam PPSMB

10. Menyerahkan presensi peserta pada sub koor pemandu yang di

serahkan oleh pemandu kepada peserta PPSMB

11. Fiksasi data untuk logistik

12. Pendataan riwayat sakit Gamada untuk panitia P3K dan Pemandu

B. REALITA

1. Kekurangan sumber daya manusia karena libur puasa Ramadan dan

hari raya idul Fitri yang menyebabkan ketidak lengkapan kehadiran

panitia KSK saat rapat dan menjalankan tugasnya.

2. Kurangnya koordinasi dengan bagian perlengkapan dan bagian acara,

sehingga beberapa miskomunikasi menyebabkan acara ini tidak seideal

yang diharapakan.



3. Tidak seluruh gamada registrasi pada hari yang ditentukan karena

terdapat kendala tertentu sehingga fiksasi data belum bisa di putuskan.

4. Masih banyak gamada yang tidak mengetahui berita PPSMB, sehingga

masih ada Gamada yang belum mengikuti PPSMB

5. Ada banyak nomor Gamada yang tidak bisa dihubungi dan

menghambat penyampaian informasi terkait PPSMB

6. Banyak Gamada yang baru melakukan registrasi di DAA terlalu mepet

dengan kegiatan PPSMB sehingga kurangnya persiapan oleh Gamada

sebagai peserta PPSMB.

7. Ada beberapa panitia mengundurkan diri dengan berbagai alasan, dan

dilakukan pergantian panitia, sehingga mengakibatkan perubahan data

berulang.

A. CAPAIAN KERJA

1. Fiksasi data peserta dan panitia.

2. Pembagian dalam pendataan maba secara lengkap

3. Dengan pendataan riwayat sakit , mengantisipasi bahaya yang terjadi

pada maba yg sakit.

4. Presensi Panitia dan peserta PPSMB saat hari H

5. Jarkom sebagai pengingat persiapan pelaksanaan PPSMB

6. Sebagai pusat informasi terkait PPSMB saat hari H

7. Pembagian kelompok yang begitu rata dari berbagai jurusan dalam 19

Fakultas

8. Pembuatan sertifikat panitia dan fasilitator LGD.

B. EVALUASI DAN KENDALA

1. Peserta kelompok ada yang tidak hadir dikarenakan ada peserta yang

sudah di kampung halaman setelah registrasi dan tidak mengetahui

kegiatan yang di wajibkan ini.

2. Ada kelompok tambahan di tengah acara sehingga harus mentransfer

kembali muatan kelompok pergugus sehingga persiapan gamada

tambahan tersebut yang singkat sehingga kurang maksimal



3. Fiksasi ruangan pergugus antara acara, KSK, dan pemandu berbeda,

sehingga harus memperbaiki tatanan yang sudah jadi, serta

menghambat kerja panitia logistik dalam pendataan fiksasi makan di

tiap lokasi yang dipakai acara PPSMB.

C. SOLUSI SARAN / REKOMENDASI TAHUN DEPAN

Kegiatan ini diharapkan bisa berjalan di tahun-tahun mendatang untuk

terus mengembalikan UGM sebagai kampus “Kerakyatan”. Rangkaian

kegiatan PPSMB ini diharapkan menjadi sebuah bentuk kontribusi untuk

selalu mengembangkan semangat perjuangan yang lebih untuk semua

Gadjah Mada Muda Universitas Gadjah Mada. Oleh karena itu, untuk

tahun depan perlu diperhatikan hal-hal di bawah ini sebagai perbaikan:

1. Melakukan publikasi lebih dini, dan memplotkan tempat-tempat

publikasi yang strategis, agar target peserta tercapai.

2. Pihak Universitas menginformasikan Kegiatan PPSMB sebagai

agenda penting yang di publikasikan di web resmi UGM sejak

mahasiswa diterima di UGM dan tercantum dalam kertas yang di

bagikan di DAA saat registrasi

3. Panitia memplotkan sumberdaya manusia yang tepat secara

kuantitas maupun kualitas. Agar panitia dapat bekerja maksimal

sesuai dengan kompetensinya.

4. Mengkoordinasi secara rutin dan meningkatkan kerja sama tim

seluruh kepanitiaan, tidak hanya sie-sietertentu saja.

5. Selalu Menginformasikan update atau perubahan yang terjadi

kepada seluruh panitia agar tidak terjadi miss.

Nita Anggraini



GALERY



PENUTUP

Kegiatan PPSMB UGM 2012 “PALAPA” secara keseluruhan telah

terlaksana dengan baik. Hasil yang dicapai tentu tak terlepas dari dukungan

seluruh panitia dan pihak yang terlibat dalam kegiatan ini.

Namun demikian keberhasilan yang dicapai tidak terlepas dari hambatan-

hambatan yang dijumpai, baik yang besrsifat internal maupun eksternal. Kondisi

ini dapat diantisipasi dan diatasi dengan baik. Menyadari hal tersebut kami telah

membuat rekomendasi pelaksanaan kegiatan PPSMB selanjutnya.

Harapan kami selaku panitia di tahun perdana ini tentu berharap tahun

depan lebih baik. Prestasi dan capaian tahun ini harus dapat diteruskan bahkan

ditingkatkan. Kesalahan dan kekurangan di tahun ini patut dijadikan pengingat

bahwa detail setiap acara harus diperhatikan dengan seksama. Semoga PALAPA

tahun depan bisa lebih sukses, jaya dan makin spektakuler.

Demikian laporan pertanggungjawaban kegiatan ini kami susun, semoga

Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat-Nya sehingga laporan ini dapat

memberikan manfaat yang sebesar-besarnya



PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA · PDF fileLaporan Pertanggungjawaban Ketua PPSMB UGM 2012 “PALAPA ... berkonsolidasi dengan BEM Fakultas untuk mempersiapkan PPSMB Universitas

Documents