PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI PEMBUATAN INFOGRAFIS PROSEDUR PENATAAN DOKUMEN DI SUBDIREKTORAT STANDARDISASI DAN KELEMBAGAAN DISUSUN OLEH: Nama : Fika Priskilla Nip : 199306212019032009 Jafung : Teknik Tata Bangunan dan Perumahan Ahli Pertama Unor : Direktorat Jenderal Cipta Karya BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TAHUN 2019
24
Embed
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
PEMBUATAN INFOGRAFIS PROSEDUR PENATAAN DOKUMEN DI
SUBDIREKTORAT STANDARDISASI DAN KELEMBAGAAN
DISUSUN OLEH:
Nama : Fika Priskilla
Nip : 199306212019032009
Jafung : Teknik Tata Bangunan dan Perumahan Ahli Pertama
Unor : Direktorat Jenderal Cipta Karya
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TAHUN 2019
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
(PEMBUATAN INFOGRAFIS PROSEDUR PENATAAN DOKUMEN DI
SUBDIREKTORAT STANDARDISASI DAN KELEMBAGAAN)
Disusun Oleh:
FIKA PRISKILLA
199306212019032009
DISEMINARKAN PADA:
HARI : JUMAT
TANGGAL : 27 SEPTEMBER 2019
MENTOR COACH KEPALA BALAI DIKLAT PUPR WILAYAH IV BANDUNG
Gambar 1. Foto Konsultasi dengan Mentor ................................................................................. 9
Gambar 2. Screenshot dan Foto Referensi ................................................................................ 10
Gambar 3. Infografis Prosedur Penataan Arsip ......................................................................... 11
Gambar 4. Foto Sosialisasi Infografis ....................................................................................... 13
Gambar 5. Foto Penerapan Infografis ........................................................................................ 14
Gambar 6. Foto Hasil Penerapan Infografis .............................................................................. 15
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dengan diterbitkanya UU No. 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) maka terjadi
perubahan nomenklatur sesuai pasal 63, 64, dan 65 mengenai perubahan Diklat Prajabatan menjadi
Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri Sipil yang terintegrasi selama 1 (satu) tahun. Dalam
pelaksanaan diklat, terdapat 4 (empat) agenda utama guna membenetuk karakter PNS, yaitu:
a. Agenda Sikap Perilaku Bela Negara
b. Agenda Nilai-nilai Dasar PNS
c. Agenda Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI
d. Agenda Habituasi
Pada agenda habituasi, Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) sebagai peserta diwajibkan agar
dapat mengaktualisasikan bahan pembelajaran yang sudah didapat selama proses Pelatihan Dasar
(Latsar), khususnya agenda 2 dan 3. Agenda 2 yaitu Nilai-Nilai Dasar PNS yang merupakan nilai-nilai
positif berkaitan dengan ANEKA (akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu dan anti
korupsi), sedangkan Agenda 3 yaitu Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI berhubungan dengan konsep
Pelayanan Publik, Manajemen ASN dan Whole of Government.
Masa OJT penulis dilakukan di Subdirektorat Standardisasi dan Kelembagaan, Direktorat
Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum, di bawah Direktorat Jenderal Cipta Karya. Dalam rangka
mendukung tercapainya tugas pokok dan fungsi Subdirektorat Standardisasi dan Kelembagaan, Dalam
upaya penerapan budaya paperless, Subdit Standardisasi dan Kelembagaan sudah mengoptimalkan
penggunaan teknologi penyimpanan dokumen. Maka dari itu, penulis melihat dokumen-dokumen
hardcopy bisa lebih dioptimalkan lagi penggunaannya dengan menyortir dokumen-dokumen yang masih
harus disimpan dalam bentuk hardcopy dan dokumen-dokumen yang bisa disimpan dalam bentuk
softcopy saja. Di samping itu, kaitannya dengan substansial organisasi adalah bentuk dukungan
pencapaian tugas dan fungsi organisasi secara umum karena kerapihan dan kenyamanan bekerja adalah
sekian di antara beberapa hal yang dapat membantu pengoptimalan kondisi kerja. Dengan kondisi kerja
yang lebih optimal, diharapkan bisa memotivasi untuk terus mencapai komitmen mutu yang lebih baik.
1.2 Tujuan Aktualisasi
Secara umum aktualisasi ini bertujuan untuk menilai kemampuan peserta pelatihan dalam
menyusun dan menyajikan rancangan aktualisasi berdasarkan konsepsi pembelajaran yang sesuai dengan
2
sikap perilaku bela negara, nilai-nilai dasar PNS dan kedudukan serta peran PNS dalam NKRI melalui
proses internalisasi dan pembiasaan diri di tempat kerja untuk pembentukan karakter PNS yang
berintegritas dan profesional.
Tujuan dari perancangan aktualisasi ini secara khusus adalah :
a. Mengoptimalkan penggunaan kembali kertas untuk draft.
b. Penataan dokumen hardcopy agar lebih mengefisienkan ruang penyimpanan.
1.3 Ruang Lingkup Aktualisasi
a. Lingkup kegiatan pelaksanaan aktualisasi mengacu pada rancangan aktualisasi.
b. Habituasi dilaksanakan selama 30 hari kerja, mulai tanggal 13 Agustus 2019 sampai dengan 23
September 2019.
c. Pihak yang terlibat pelaksanaan habituasi adalah mentor, coach, dan staf di unit kerja.
d. Habituasi dilaksanakan di Sub Direktorat Standardisasi dan Kelembagaan, Direktorat
Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum, Direktorat Jenderal Cipta Karya, Kementerian
PUPR.
e. Dilaksanakan untuk memenuhi tujuan yang telah disebutkan di atas.
3
BAB II
RENCANA AKTUALISASI
2.1 Penetapan Isu yang Diangkat
Selama melaksanakan On The Job Training pada Subdit Standardisasi dan Kelembagaan
Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum, Ditjen Cipta Karya, Kementerian PUPR
selama lebih kurang 1,5 bulan, ditemukan beberapa isu yang menjadi perhatian untuk segera diatasi.
Isu tersebut diperoleh dengan teknik environmental scanning, yaitu sikap yang menunjukkan
kepedulian terhadap permasalahan atau isu yang ada dalam organisasi atau lingkungan sekitar sekaligus
bentuk kemampuan memetakan hubungan kausalitas.
2.2 Isu
Berdasarkan pengamatan ketika On Job Training di Subdit Standardisasi dan Kelembagaan
Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum, Ditjen Cipta Karya, Kementerian PUPR
ditemukan beberapa isu yang akan dipecahkan sebagai berikut:
1. Kurang efektifnya fungsi petugas piket keamanan di lingkungan Direktorat PSPAM.
2. Peningkatan kerapihan dan kenyamanan ruangan Subdit Standardisasi dan Kelembagaan melalui
penataan penyimpanan dokumen.
3. Kurang efisiennya sinergitas data antar subdit di Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air
Minum.
Isu-isu tersebut kemudian dilakukan analisis tapisan isu dengan menggunakan metode Urgency,
Seriousness, Growth (USG) untuk menetapkan isu yang berkualitas dan mendapatkan core isu yang akan
dirumuskan solusi penyelesaiannya dengan menetapkan rentang penilaian (1-5) dari mulai sangat USG
sampai tidak USG. Penjelasan USG adalah sebagai berikut:
1. Urgency artinya seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis, dan ditindak lanjuti.
2. Seriousness artinya seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan
ditimbulkan.
3. Growth artinya seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani
dengan segera.
Di bawah ini adalah tabel analisis USG untuk isu-isu yang ditemukan penulis selama pelaksanaan OJT.
4
Tabel 1. Analisa Isu dengan Metode USG
No. Isu Urgency Seriousness Growth Total
1 Kurang efektifnya fungsi
petugas piket keamanan
di lingkungan Direktorat
PSPAM.
3 4 4 11
2 Peningkatan kerapihan
dan kenyamanan ruangan
Subdit Standardisasi dan
Kelembagaan melalui
penataan penyimpanan
dokumen.
4 5 4 13
3 Kurang efisiennya
sinergitas data antar
subdit di Direktorat
Pengembangan Sistem
Penyediaan Air Minum.
4 4 3 11
2.3 Dampak Isu
Berdasarkan hasil penilaian dengan metode USG terpilihlah nilai tertinggi untuk isu yang harus
segera diselesaikan, memiliki tingkat keseriusan permasalahan yang tinggi dan berpotensi untuk semakin
berkembang menjadi masalah yang lebih besar jika tidak diselesaikan, yaitu isu peningkatan kerapihan
dan kenyamanan ruangan Subdit Standardisasi dan Kelembagaan melalui penataan penyimpanan
dokumen. Dampak yang bisa terjadi dikarenakan isu ini pun sangat berkaitan dengan Manajemen ASN
yang menekankan tersedianya sumber daya yang unggul dan profesional guna membangun
profesionalitas birokrasi. Berikut dampak-dampak yang akan ditimbulkan apabila isu terhambatnya
produktivitas kinerja akibat ketidakteraturan penataan dokumen apabila tidak segera ditangani.
1. Penumpukan dokumen-dokumen yang sudah tidak terpakai.
2. Tidak efisiennya ruang penyimpanan dokumen.
3. Suasana saat bekerja tidak nyaman
4. Ketidakrapihan bisa menciptakan efek domino terhadap kebiasaan.
2.4 Gagasan Solusi Isu
Gagasan pemecahan isu yang diusulkan untuk penanganan isu yang telah dipilih yaitu pembuatan
infografis prosedur penataan dokumen.
5
2.5 Matriks Rencana Aktualisasi
Adapun matriks rencana aktualisasi untuk menyelesaikan isu yang diangkat tercantum dalam tabel berikut.
Tabel 2. Matriks Rancangan Kegiatan Aktualisasi
NO KEGIATAN TAHAPAN
KEGIATAN
OUTPUT/HASIL
KEGIATAN
NILAI-NILAI
DASAR
KONTRIBUSI
TERHADAP VISI-
MISI
ORGANISASI
PENGUATAN
NILAI-NILAI
ORGANISASI
1 2 3 4 5 6 7
1 Mencari referensi
terkait penataan
dokumen di
lingkungan kantor
Konsultasi dengan
mentor terkait
rancangan
penataan
dokumen yang
diperlukan unit
kerja.
Mengumpulkan
beberapa bahan
referensi tentang
penataan
dokumen di
lingkungan
kantor.
Hasil notulensi
koordinasi
Data referensi
tentang
penataan
dokumen di
lingkungan
kantor
Nilai Etika Publik: berkoordinasi dengan atasan membutuhkan sikap sopan santun dan ramah, Nilai Nasionalisme: berdasarkan Pancasila sila ke-4 dalam pelaksanaan koordinasi dan diskusi dalam permusyawaratan, Nilai Komitmen Mutu: mempelajari referensi untuk penerapan agar mampu memberikan kualitas penerapan kegiatan yang berbasis inovasi.
Membantu agar
pembinaan sumber
daya manusia di
bidang
penyelenggaraan
sistem penyediaan
air minum berjalan
efektif dengan
menjaga tingkat
produktivitas kerja
Peningkatan Nilai Etika Akhlakul Karimah terkait etika berinteraksi dengan atasan, Profesional terkait menaati jalur kordinasi, serta Orientasi Misi dengan membantu tugas-fungsi organisasi yang berlandaskan pemikiran Visioner.
6
2 Pembuatan infografis
prosedur penataan
dokumen
Konsultasi dengan
mentor.
Menyusun
prosedur penataan
dokumen dengan
mengacu pada
arahan mentor
dan bahan
referensi yang
telah
dikumpulkan.
Membuat
infografis
prosedur penataan
dokumen.
Hasil notulensi
koordinasi
Prosedur
penataan
dokumen
Nilai Etika Publik: berkoordinasi dengan atasan membutuhkan sikap sopan santun dan ramah, Nilai Nasionalisme: berdasarkan Pancasila sila ke-4 dalam pelaksanaan koordinasi dan diskusi dalam permusyawaratan, Nilai Akuntabilitas, menerapkan pengetahuan dari mentor dan referensi-referensi sebagai bentuk pertanggungjawaban keilmuan.
Membantu agar
pembinaan sumber
daya manusia di
bidang
penyelenggaraan
sistem penyediaan
air minum berjalan
efektif dengan
menjaga tingkat
produktivitas kerja
Peningkatan Nilai Etika Akhlakul Karimah terkait etika berinteraksi dengan atasan, Profesional terkait menaati jalur kordinasi, serta Orientasi Misi dengan membantu tugas-fungsi organisasi yang berlandaskan pemikiran Visioner.
3 Sosialisasi dan
pengaplikasian
prosedur penataan
dokumen di unit
kerja
Konsultasi dengan
mentor.
Proses sosialisasi
infografis
penataan
dokumen.
Proses
pengaplikasian
prosedur penataan
dokumen.
Hasil notulensi
koordinasi
Dokumentasi
kegiatan
Nilai Etika Publik: berkoordinasi dengan atasan membutuhkan sikap sopan santun dan ramah, Nilai Nasionalisme: berdasarkan Pancasila sila ke-4 dalam pelaksanaan
Membantu agar
pembinaan sumber
daya manusia di
bidang
penyelenggaraan
sistem penyediaan
air minum berjalan
efektif dengan
menjaga tingkat
produktivitas kerja
Peningkatan Nilai Etika Akhlakul Karimah terkait etika berinteraksi dengan atasan, Profesional terkait menaati jalur kordinasi, serta Orientasi Misi dengan membantu
7
koordinasi dan diskusi dalam permusyawaratan, Nilai Akuntabilitas: adanya dokumentasi kegiatan sebagai wujud transparansi, Nilai Komitmen Mutu: berusaha tetap menjaga kualitas penerapan kegiatan dengan senantiasa melakukan mentoring sebelum kegiatan.
tugas-fungsi organisasi yang berlandaskan pemikiran Visioner.
4 Melakukan evaluasi
pelaksanaan kegiatan Melakukan
perbandingan
kondisi sebelum
dan setelah
Laporan
evaluasi hasil
penerapan
prosedur
penataan
dokumen
Nilai Akuntabilitas:
pertanggungjawaban
terhadap hasil
pelaksanaan
aktualisasi,
Nilai Komitmen
Mutu: mencari tahu
efektivitas kegiatan
agar komiten mutu
terjaga.
Membantu agar
pembinaan sumber
daya manusia di
bidang
penyelenggaraan
sistem penyediaan
air minum berjalan
efektif dengan
menjaga tingkat
produktivitas kerja
Peningkatan Nilai Etika Akhlakul Karimah terkait etika berinteraksi dengan atasan, Profesional terkait menaati jalur kordinasi, serta Orientasi Misi dengan membantu tugas-fungsi organisasi yang berlandaskan pemikiran Visioner.