Pedoman Supervisi Pengelolaan Material-Peralatan Nopember 2011

PT PLN (Persero) JASA MANAJEMEN KONSTRUKSI

BAGIAN : 2

PPEENNGGEELLOOLLAAAANN MMAATTEERRIIAALL//PPEERRAALLAATTAANN DDII LLAAPPAANNGGAANN

DISUSUN OLEH : SULISTIJONO

BBUUKKUU PPEEDDOOMMAANN PPEELLAAKKSSAANNAAAANN SSUUPPEERRVVIISSII KKOONNSSTTRRUUKKSSII EEKKSSEELLEENN

Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan

Desember 2011

1 Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke Hadirat Allah Swt, yang telah memberikan Rachmat, Hidayah, Berkah

dan Bimbingan-Nya, sehingga tulisan ini selesai dengan baik.

Buku yang disusun oleh penulis dengan judul Pengelolaan Material / peralatan

Konstruksi di Lapangan ini diharapkan dapat digunakan untuk referensi dalam

melakukan Supervisi Konstruksi pelaksanaan Proyek .

Beberapa aspek dalam mengelola Bisnis Konstruksi dituntut memiliki kinerja,

kecermatan, keekonomian, keterpaduan, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta

keamanan yang tinggi dalam rangka memperoleh hasil akhir penyelesaian proyek

sesuai dengan jadwal, kualitas dan biaya yang direcanakan.

Sebagaimana diketahui dan sesuai pengalaman yang telah terjadi, dapat

disimpulkan bahwa Pengelolaan Material / peralatan Konstruksi di lapangan sangat

berperan dalam pengendalian terhadap kualitas pekerjaan, karena apabila terjadi

kerusakan / cacat material / peralatan sebelum dipasang akan berpengaruh pada

keterlambatan proyek akibat perbaikan/penggantian peralatan yang rusak

memerlukan waktu fabrikasi di manufacturer.

Apabila terjadi keterlambatan proyek akan berpengaruh pada kerugian bagi

PT PLN (Persero) karena kehilangan kesempatan bagi Perseroan dalam memenuhi

kebutuhan listrik tepat waktu.

Sebagian besar tulisan ini berdasarkan gagasan yang dipadu dengan beberapa

pengalaman, kajian pustaka serta contoh contoh yang ada dalam pelaksanaan

pembangunan / konstruksi selama ini.

Tulisan ini disusun oleh Sulistijono dibantu Max Karamoy, dengan nara sumber para

KTSK Proyek Percepatan 10.000 MW, khususnya TKS PLTU Suralaya dan

diharapkan pedoman ini dapat dimanfaatkan sebagai Pedoman bagi Enjinir /

Supervisor di bidang Mechanical yang akan melaksanakan tugasnya dibidang


Desember 2011


Pembangunan / konstruksi disusun dalam rangka pembekalan bagi Supervisor

memperoleh Sertifikat Kompetensi.

Terima kasih kepada PT PLN (Persero) yang telah membangun kompetensi kami

selama ini dan semoga PT PLN (Persero) tetap berperan aktif dalam

mengembangkan karier / kompetensi karyawannya sebagai bekal dikemudian hari

menjadikan individu yang kompeten dibidang tugasnya, yang dapat memberikan

manfaat bagi kemajuan Perusahaan dan bangsa Indonesia.

Saran dan kritik dari pembaca diharapkan bagi penyempurnaan tulisan ini, agar

isinya dapat bermanfaat bagi kita semua.

Jakarta, 23 Desember 2011

Koordinator Bidang Material

Sulistijono


Desember 2011


Daftar Isi :

Kata Pengantar

1. Pendahuluan

2. Supervisi penunjukan forwarder

a) Pemeriksaan administrasi

b) Pemeriksaan kemampuan /pengalaman

c) Pemeriksaan terhadap resources Peralatan dan SDM yangmemadai

3. Hal hal yang perlu diperhatikan supervisor

a) Letter of Credit

b) Master List

c) Penunjukan forwarder

4. Request for inspection

5. Pengelolaan material/peralatan

a) Di Manufacturer

b) Di Pelabuhan

c) Selama transportasi

d) Di Lapangan

e) Sebelum dipasang

6. Persiapan pelaksanaan pengiriman material

a) Rencana Shipment.

b) Persiapan Dokumen Impor

c) Kepabeanan / Proses Custom Clearance

d) Material Receiving Report

7. Prosedur /proses pengiriman barang yang perlu dipahami oleh supervisor :

a) Istilah- istilah yang digunakan dalam proses pengiriman barang

b) Prosedur persetujuan Master List ( M / L )

c) Prosedur Penunjukan FORWARDER :

d) Proses / prosedur penyiapan DOKUMEN IMPOR untuk Custom Clearance

e) Custom clearance / kepabeanan


Desember 2011


8. Pengelolaan / penyimpanan material / peralatan di lapangan

a) Penyiapan Laydown Area

b) Pengkategorian jenis Material/Peralatan yang akan disimpan

c) Penyiapan Gudang Terbuka

d) Penyiapan Gudang Tertutup

e) Peyiapan Gudang Tertutup ber AC

9. Lembar pengendalian pengelolaan material/peralatan

10.Penutup :


Desember 2011


1. PENDAHULUAN

Pengelolaan Material dan Peralatan di lapangan pegang peran penting dalam

pengendalian kualitas di lapangan

Pengawas wajib memperhatikan Pengelolaan, penyimpanan, persiapan

pemasangan material dan peralatan di lapangan.

Pemahaman terhadap pengelolaan material harus diawali dari Supervisi sejak

material di fabrikasi sampai dikirim dan disimpan di Lapangan, sebelum

dilakukan pemasangan dalam tahap konstruksi.

Supervisi Konstruksi pengelolaan material / Peralatan harus dilakukan sejak

awal pelaksanaan Kontrak pekerjaan segera setelah dilakukan Kick off Meeting

dan diuraikan sebagai berikut :

1. Supervisi penunjukan Forwarder

2. Supervisi proses fabrikasi di Manufacturer

3. Supervisi Pengelolaan di Pelabuhan

4. Supervisi Pengeloaan Material / Peralatan selama Transportasi dari

Pelabuhan ke Lapangan

5. Supervisi Pengelolaan/ penyimpanan Material / Peralatan di Lapangan.

Supervisor harus dapat memahami, proses / prosedur pengelolaan Material /

peralatan yang harus dilakukan oleh Kontraktor dan diawasi sesuai dengan

ketentuan kontrak yang berlaku.

Pengawas di lapangan tidak hanya harus menunggu material / Peralatan

diterima di Lapangan, akan tetapi harus dapat memastikan bahwa pelaksanaan

handling sejak di Manufacturer dilakukan sesuai prosedur dan memenuhi

ketentuan kontrak. Walaupun Pengawas tidak melakukan pengawasan secara

langsung diluar Lapangan, namun harus mampu meneliti dan memastikan

pengelolaan pengangkutan, penyimpanan material / peralatan dilakukan dengan

baik melalui berbagai cara antara lain dari : dokumen yang disetujui oleh

Pemberi kerja maupun peninjauan langsung dari pengangkatan dan

pengangkutan di pelabuhan sampai tiba dan disimpan di lapangan dengan baik,

sesuai ketentuan kontrak dan prosedur yang disetujui oleh Pemberi Kerja

(Owner).


Desember 2011


2. SUPERVISI PENUNJUKAN FORWARDER

Pengawas wajib memeriksa apakah pelaksanaan pengelolaan / transportasi

material / peralatan dilakukan oleh forwarder yang telah disetujui oleh Pemberi

Kerja dan tidak boleh disubkan kepada pihak lain tanpa persetujuan Pemberi

Kerja Owner.

Pengendalian dalam proses penunjukan Forwarder harus dilakukan sejak awal

kontrak, segera setelah dilakukan Kick off Meeting antara Pemberi Kerja dengan

Kontraktor.

Hal yang perlu dipastikan dalam mengevaluasi kemampuan Forwarder diuraikan

sebagai berikut :




a) Pemeriksaan Administrasi :

Dalam Pemeriksaan Administrasi, Supervisor / Pengawas dapat melakukan

penelitian terhadap usulan calon Forwarder yang akan ditunjuk, sebagai contoh

yang antara lain meliputi :

Apakah Perusahaan memiliki ijin usaha dibidangnya Apakah Perusahaan memiliki organisasi yang memadai Apakah Perusahaan memiliki Kualitas manajemen seperti : telah memiliki

standar ISO 9001 dalam penanganan system management, memiliki

prosedur tetap / baku, memiliki ISO 14001, system manajemen

perlindungan Lingkungan, memiliki standar Labour safety Management

(HSE)

Apakah Perusahaan memilki kemampuan financial / laporan keuangan 3 (tiga) tahun terakhir dengan baik.

Serta persyaratan adminstrasi lainnya yang perlu dipenuhi sesuai standar Pemberi Kerja.


Desember 2011


b) Pemeriksaan Kemampuan / pengalaman :

Dalam pemeriksaan Kemampuan / pengalaman Forwarder, Supervisor /

pengawas setidaknya meneliti pengalaman yang dimiliki sesuai bidang

pekerjaan sebagai Forwarder yang baik, seperti contoh antara lain :

Apakah Perusahaan memiliki pengalaman dibidang pekerjaan Forwarder sesuai yang dibutuhkan , setidaknya untuk 3 (tiga) tahun terakhir.

Apakah Perusahaan memiliki Gudang untuk penyimpanan Barang sementara.

Apakah Perusahaan memiliki hubungan dengan Shipping Line /Transporter baik Domestik maupun International

Apakah Perusahaan memiliki Software application khusus seperti Shipping Tracking, Import Declaration to Custom, Finacing / Informasi

Keuangan dsb.

d) Pemeriksaan terhadap resources Peralatan dan SDM yang memadai.

Kemampuan terhadap kepemilikan Resources Peralatan dan SDM yang

memadai diperlukan dalam penanganan pelaksanaan Transportasi peralatan

yang akan dikirim ke Lapangan. Oleh karena itu Supervisor perlu memeriksa

kemampuan yang dimiliki , yang antara lain sebagai contoh sebagai berikut :

Apakah Perusahaan memiliki Tenaga Kerja yang cukup, seperti : staff Custom Clearance, staff Operation, staff teknik dsb.

Apakah Perusahaan memiliki Peralatan memadai yang dibuktikan dengan peninjauan ke Workshop Forwarder, untuk memastikan kepemilikan

Peralatan termasuk kondisinya dibuktikan dengan kapasitas peralatan

dan tahun fabrikasinya seperti antara lain : Overhead Crane, Trailer, Jack

lift, Forklift, Low bed Trailer, Mobil Crane, Hand Pallet, Truck dan

sebagainya.


Desember 2011


3. HAL HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN SUPERVISOR

a) Letter of Credit :

Letter of Credit ini diperlukan untuk persyaratan pengiriman barang import

yang akan dilakukan oleh Kontraktor.

Sebelum pelaksanaan pengiriman Material dilakukan, Pengawas wajib

memastikan apakah Letter of Credit telah diterbitkan oleh Pemberi Kerja dan

memeriksa apakah nomor dan tanggal diterbitkan L/C telah sesuai dengan

Kontrak.

b) Master List :

Master List diperlukan untuk digunakan sebagai acuan dalam pengiriman

material / peralatan import dari Manufacturer. Semua dokumen yang

diperlukan dan akan digunakan untuk penyelesaian Custom Clearance harus

sesuai dengan rincian Master List yang telah disetujui oleh Pemberi Kerja.

Dalam pembuatan Master list harus dapat dipastikan bahwa Rincian barang

telah sesuai dengan Price Schedule yang tertera dalam Kontrak.

Hal yang perlu diperhatikan oleh Supervisor / Pengawas :

1) Master List wajib dimiliki oleh Pengawas di lapangan.

2) Master list harus telah ditandatangani oleh Pemberi Kerja sebagai

pedoman dalam pengiriman barang sesuai kontrak

3) Master list harus sesuai dengan Price Breakdown, karena akan

digunakan dalam proses kepabeanan dan pembayaran oleh Banker /

pihak Bank.

4) Apabila terdapat penyimpangan breakdown Master List dengan Price

breakdown, maka Kontrak harus di Amandement agar tidak mengganggu

dalam proses kepabeanan.

5) Pengawas wajib mengingatkan kepada Pemberi Kerja apabila terjadi

perbedaan.

6) Tidak diperkenankan pengiriman material / peralatan diluar yang

tercantum dalam kontrak atau tidak tercantum dalam Price Breakdown

Kontrak.


Desember 2011


c) Penunjukan forwarder :

Pengawas wajib memeriksa apakah pelaksanaan pengelolaan / transportasi

material / peralatan dilakukan oleh forwarder yang telah disetujui oleh

Pemberi Kerja dan tidak boleh disubkan kepada pihak lain tanpa persetujuan

Pemberi Kerja Owner.

4. REQUEST FOR INSPECTION

Sebelum Meterial/peralatan dikirim ke Lapangan, Request for inspection wajib

dibuat oleh kontraktor dan disampaikan kepada Pemberi Kerja / Owner.

Inspection Material/Peralatan harus dilakukan bersama Pemberi Kerja dalam

rangka memastikan bahwa material/peralatan yang akan dikirim / dipasang

di lapangan sesuai dengan ketentuan kontrak yang berlaku.

5. PENGELOLAAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN :

Terdapat beberapa tempat pengawas harus melakukan inspection material :

a) Di Manufacturer

b) Di Pelabuhan


d) Di Lapangan

e) Sebelum dipasang

Pemberi Kerja / Owner melalui supervisor wajib melakukan joint inspection dan

hasilnya dituangkan dalam list hasil joint inspection yang ditandatangani oleh

kedua belah pihak.

Joint Inspection di Manufacturer di lakukan oleh QA/QC Personnel yang

ditunjuk, sedangkan setelah Meterial / peralatan tiba di lapangan, Joint

Inspection dilakukan oleh Supervisor yang ditunjuk.

Dalam Joint inspection, supervisor harus dapat memastikan bahwa Joint

Inspection telah dilakukan bersama Kontraktor dan dapat menyimpulkan /

mencantumkan disetujui atau ditolak hasil kerja kontraktor dalam list hasil joint

inspection.


Desember 2011


Apabila terdapat ketidak sesuaian pengawas wajib mencantumkan dalam

lampiran Joint Inspection Record.

Apabila dipandang dapat mempengaruhi kualitas yang berdampak pada

pengoperasian Instalasi, pengawas wajib menolak untuk diterima, namun

apabila ada cacat yang tidak berpengaruh terhadap kualitas, pengawas wajib

mencantumkan dalam hasil joint inspection dan harus dapat dipastikan

Kontraktor akan menindak lanjuti, sesuai ketentuan dalam kontrak.

Untuk memastikan tindak lanjut yang dicantumkan dalam dokumen Joint

Inspection, perlu ditindak lanjuti dengan surat susulan serta dibuat action plan

yang dapat dimonitor dalam Rapat mingguan bersama Kontraktor.

a) DI MANUFACTURER :

Pengawasan pengelolaan material / peralatan di Manufacturer diawali dengan

persetujuan Inspection Test Plan (ITP) yang sesuai kontrak harus disampaikan

kepada Pemberi Kerja / Owner untuk mendapatkan persetujuan. Pada umumnya

ditetapkan selambat lambatnya harus disampaikan oleh Kontraktor 1 (satu)

bulan setelah Kontrak ditandatangani. Dokumen ITP ini diperlukan untuk acuan

pengendalian oleh QA/QC Engineer dalam melakukan pengendalian kualitas di

Manufacturer.

Quality Assurance & Quality Control dilakukan untuk mengendalikan dan

memastikan pada saat pelaksanaan kontrak kualitas pekerjaan sesuai dengan

spesifikasi kontrak yang diukur dalam bentuk QA/QC berdasarkan dokumen

Inspection Test plan (ITP)

Inspection test plan dibuat untuk memastikan tanggung jawab masing masing

Fabrikan / Vendor, Kontraktor / Sub Kontraktor, Konsultan, Owner.

Selama periode konstruksi pelaksanaan pekerjaan di lapangan semua Institusi

terkait sesuai Basic Comunication harus mengikuti ketentuan yang telah

disepakati sesuai ITP.


Desember 2011


Dalam Dokumen ITP, disepakati tanggung jawab masing masing ditentukan

sebagai berikut :

H : Hold point, No Work Sequence can be proceed without inspection. W : Witness of inspection, vendor may proceed if owner not apperance at the pointed time witness point shall given

by notification, if anufacturer doesnt inform the

supervision party which have the right to require

a witness again.

Sw : Spot witness, inspection or test by manufacturer Ri : Partial or random inspection P : Prepare document or work R : Review of report or documentation

Untuk Referensi contoh format ITP sebagaimana terlampir dalam format ITP

harus dicantumkan dan mencakup :

Description : Uraian kegiatan yang harus dibuat rinci setiap langkahpekerjaan dari Pembelian Raw material sampai pengujian dilakukan

dilapangan

Reference document : Diisi ketentuan /pasal yang tercantum dalam Technical Specification, Drawing, Procedure

Verifying document : Diisi referensi seperti test report yang digunakan ataucertificate atau record yang lain untuk memastikan qualitas yang harus

dipenuhi sesuai kontrak

Inspection Activities yang dilakukan oleh masing masing institusi terkait : vendor, kontraktor, pln, konsultan, yang bertanggung jawab terhadap

kegiatan yang dilakukan sesuai ITP.

Pemberi Kerja yang diwakili oleh QA/QC Engineer yang ditunjuk melakukan

supervisi proses fabrikasi peralatan ataupun material yang akan dikirim ke

Lapangan.


Desember 2011


Supervisor / Pengawas di Lapangan wajib memeriksa / memastikan bahwa

seluruh prosedur dalam pelaksanaan Fabrikasi telah dilakukan oleh

Kontraktor, dengan mengendalikan pelaksanaan ITP sebagai berikut :

Dokumen ITP telah disetujui oleh Pemberi Kerja. Inspection Prosedur telah disepakati bersama QA/QC Enginer yang

ditunjuk

Seluruh Inspection Test Result termasuk Supervisi materal yang akan digunakan untuk Fabrikasi Peralatan harus dilaporkan oleh QA/QC

Engineer kepada Pemberi Kerja.

Kontraktor telah menyampaikan Inspection Test Result yang telah disetujui/ diawasi oleh QA/QC yang ditunjuk di Manufacturer.

Pada saat Material / Peralatan dikirim ke Lapangan, dipastikan bahwa Mill Certificate terkait dengan peralatan yang dikirim telah diterima dan diteliti

telah memenuhi spesifikasi Kontrak.

Construction procedure during Manufacturing.

b) DI PELABUHAN :

Sepanjang tanggung jawab pengiriman material / peralatan dilakukan oleh

Kontraktor, Pengawasan pengelolaan Material / peralatan dikendalikan

melalui pemeriksaan proses penunjukan Forwarder yang berpengalaman dan

memiliki Peralatan / Handling Equipment yang memadai.

Apabila Forwarder yang ditunjuk memiliki kapasitas dan kemampuan dalam

mengelola pengiriman barang sampai ke Lapangan, Pengawas tidak harus

melakukan pengawasan se hari hari di Pelabuhan, kecuali apabila terjadi

keraguan terhadap proses pengiriman yang berpotensi bermasalah.

c) SELAMA TRANSPORTASI :

Pengawasan pengelolaan Material / Peralatan sejak persiapan pengiriman

dari Manufacturer harus dipenuhi sesuai dengan prosedur transportasi /

Transportation Procedure yang telah disetujui Pemberi Kerja dengan cara

meneliti dan memastikan beberapa kondisi sebagai berikut :


Desember 2011


Jenis dan kemampuan alat angkut yang dimiliki seperti forklift, Lowbedtrailer, multiaxle Trailer, Material & Tools seperti Roll Skid, Hydraulic Jack,

Receiving beam and plate dsb, sesuai dengan kapasitas material /

peralatan yang akan diangkut.

Kondisi fasilitas Jalan dan Jembatan yang akan dilalui Peralatan bantu dalam melakukan perkuatan jalan / jembatan yang akan

dilalui telah tersedia sebelum pelaksanaan pengiriman barang.

Memastikan semua perijinan dalam transportasi peralatan telah dipenuhi dan disampaikan kepada Pemberi Kerja / Owner.

Sebagai contoh dapat dipelajari lebih lanjut sebagaimana Prosedur

Transportasi / Operation Plan untuk Proyek PLTU Cilacap / Adipala 1 x 600

700 MW, yang dilakukan oleh Forwarder / Transporter Masaji Prayasa Cargo

(MPC) terlampir.

Untuk mencegah tidak terjadinya kerugian apabila terjadi kecelakaan dalam

pengiriman / transportasi material / peralatan, Supervisor wajib memastikan

bahwa Asuransi Pengiriman barang telah dipenuhi oleh Kontraktor sebelum

peralatan dikirim , dengan meneliti :

Nilai barang sesuai dengan harga barang sesuai Master List. Ketentuan Kontraktor bertindak atas nama Pemberi kerja berhak Claim

apabila terjadi kecelakaan selama pengiriman ke Lapangan.

Masa berlaku Asuransi sesuai dengan yang dicantumkan dalam KontrakSelama Transportasi Peralatan yang memerlukan penanganan khusus seperti

Heaviest Equipment : Turbine, Generator, Transformer dari Pelabuhan

sampai ke Lapangan, Supervisor / Pengawas wajib mengkoordinasikan

bersama Institusi terkait seperti antara lain : Pihak Kepolisian, PU,

Perhubungan sebelum dilakukan Pengiriman material.


Desember 2011


d) PENERIMAAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN :

Supervisi di lapangan dilakukan melalui Joint Inspection dengan metode

MRR yang diatur dalam kontrak.

Langkah langkah yang harus dilakukan oleh Supervisor/Pengawas

dilapangan dalam melakukan Joint Inspection menggunakan metode Material

Receiving Report (MRR) issuance diuraikan sebagai berikut :

1) Pemeriksaan dokumen dalam Persiapan Material Receiving Report :

a. Inspection Request (RFI).

b. Inspection Record.

c. Over Landed, Shortage and Damage Report (OSD Report).

d. Material Receiving Report.

e. The Cargo Listed on Master List.

f. Certificate of Inspection (COI).

g. Certificate of Arrival (COA).


Desember 2011


1) Sebelum dilakukan Joint Inspection, Kontraktor harus menyampaikan

dokumen Request for Inspection kepada Pemebri Kerja, untuk dilakukan

pemeriksaan material/peralatan yang telah tiba di Lapangan.

2) Material Receiving Report dibuat pada saat Peralatan telah tiba/berada di

site.

3) MRR harus ditandatangani oleh kedua belah pihak setelah dilakukan Joint

Inspection.

4) Format Laporan sedikitnya mencakup :

Shipping document, Bill of lading, L/C nomor dan tanggal diterbitkan, Master List no,


Desember 2011


Rincian Peralatan/Material yang dikirim termasuk indikasi packing & jumlahnya

Pengajuan /RFI Kontraktor untuk dilakukan Joint Inspection.5) Apabila tidak sesuai atau terdapat cacat, harus ditolak untuk diterima di site,

dituangkan dalam Berita acara MRR form yang ditandatangani kedua belah

pihak.

6) Kelengkapan Dokumen dalam melakukan pemeriksaan Material Receiving

Report harus dilengkapi terlebih dahulu oleh Kontraktor dan disampaikan

kepada Pemberi Kerja pada saat barang tiba di Lapangan.

Hal yang perlu diperhatikan oleh Supervisor/Pengawas :

o Periksa kelengkapan dokumen

Master list Mill certificate Certificate of origin Manufacturer sesuai kontrak

o Periksa format /berita acara

o Periksa Packages yang rusak

o Periksa dan hitung bersama jumlah Peralatan sesuai dengan Shipping

Document dan tidak menympang dengan Master List.

o Apabila terdapat material / peralatan yang cacat / rusak ditolak untuk

dipasang sebelum diperbaiki / diganti serta dicatat dalam Berita hasil

Joint Inspection yang harus ditandatangani oleh Kontraktor dan Pemberi

Kerja sebagai lampiran MRR (Lampiran MRR juga harus ditandatangani).

o Peralatan yang rusak / cacat yang ditolak ditindaklanjuti dengan surat

pemberitahuan kepada Kontraktor untuk dilakukan penggantian.

Dokumen Material Receiving Report sedapat mungkin diselesaikan dan

ditandatangani bersama Kontraktor, karena dokumen tersebut akan

digunakan sebagai kelengkapan proses pembayaran.

Catatan / kekurangan, sepanjang tidak mempengaruhi kualitas yang

berdampak pada pengoperasian Instalasi secara langsung, diperlakukan

sebagai minor Outstanding items .


Desember 2011


Pengawas / Supervisor harus memonitor tindak lanjutnya dengan menulis

surat kepada Kontraktor meminta rencana / action plan penyelesaiannya dan

dalam rapat mingguan dimonitor dan hasilnya didokumentasinya dengan

tegas target penyelesaiannya dengan memperhatikan jadwal rencana

pemasangan peralatannya serta jadwal penyelesaian Proyek secara

keseluruhan / COD.

(Contoh Format Material Receiving Report) :


Desember 2011



Desember 2011


2029/09/2010 12:43:48


Desember 2011


6. PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGIRIMAN MATERIAL :

Dalam mempersiapkan pelaksanaan pengiriman material / peralatan ke

Lapangan ada 4 (empat) langkah yang harus dilakukan oleh Kontraktor yaitu :


b) Persiapan Dokumen Impor.

c) Kepabeanan / Proses Custom Clearance.

d) Material Receiving Report.

a) Rencana Shipment :

Pengawas wajib mengetahui shipment schedule material/peralatan yang akan dikirim ke lapangan, dengan cara memonitor secara periodik

Kontraktor dan dievaluasi/review dalam setiap rapat mingguan.

b) Persiapan Dokumen Impor :

Pengawas wajib memonitor status penyiapan dokumen iImport yang disiapkan oleh Kontraktor dengan berkoordinasi bersama Forwarder yang

telah disetujui Pemberi Kerja /Owner

c) Kepabeanan / Proses Custom Clearance :

Sesuai Kontrak, proses kepabeanan ini harus dilakukan dan sepenuhnya menjadi tanggung jawab Kontraktor, sedangkan Pemberi Kerja hanya

membantu dan menerbitkan supporting letter seperti dalam proses

membayar Bea Masuk dan proses pembebasan Pajak Import barang.

Walaupun Pemberi Kerja hanya membantu, namun Pengawas wajib mengendalikan dan memastikan bahwa proses /procedure import barang

yang dilakukan oleh Kontraktor sudah sesuai dengan ketentuan yang

berlaku dan memenuhi jadwal sehingga tidak terjadi keterlambatan

pekerjaan karena pengiriman barang terlambat.

d) Material Receiving Report :

Joint Inspection harus dilakukan pada saat material/peralatan telah tiba di Lapangan. Pengawas wajib melakukan Joint Inspection terhadap

material/peralatan yang telah tiba di lapangan untuk memastikan bahwa

material/peralatan yang dikirim telah sesuai dengan yang disepakati

dalam kontrak dan memenuhi standard kualitas yang dinginkan .


Desember 2011


7. PROSEDUR / PROSES PENGIRIMAN BARANG YANG PERLU DIPAHAMI

OLEH SUPERVISOR :

Dalam pengelolaan - penyimpanan material / peralatan di Lapangan, pengawas

perlu memahami terlebih dahulu proses/prosedur pengiriman material /

peralatan di lapangan, agar dalam Supervisi pelaksanaan pengelolaan Material /

Peralatan dapat berjalan dengan baik :

a) Istilah- istilah yang digunakan dalam proses pengiriman barang :

1) JENIS L/C MENURUT CARA PEMBAYARAN

SIGHT L/C L/C yang dibayarkan kepada Seller (Beneficiary) atas Dokumen

Pengapalan yang dilengkapi dengan Wesel -Unjuk (Sight Draft)

USANCE L/C L/C yang dibayarkan kepada Seller (Beneficiary) atas Dokumen

Pengapalan yang dilengkapi dengan Wesel Berjangka (Long Bill Of

Exchange)

2) Port Of Loading (POL) dan Port Of Discharge (POD) pada B/L harus

sama dengan POL dan POD pada L/C :

3) Transhipment : Allowed atau Partial Shipment : Allowed

4) Proses Endorsement B/L atau AWB oleh Issuing Bank.

5) Shipper pada B/L = Beneficiary pada L/C.

6) Notify Party pada B/L = Applicant pada L/C.

7) Consignee pada B/L = To Order Bank.

8) Invoice dan Packing List Dokumen Impor menggunakan Letter Head

Beneficiary pada L/C.

9) PT. PLN sebaiknya menerima 1 Negotiable B/L + 1 Non negotiable dari

Contractor (Shipper), yang akan dipergunakan untuk endorsement B/L di

Bank dan Customs Clearance.


Desember 2011


b) Prosedur persetujuan Master List ( M/L ) :


Desember 2011



Desember 2011


c) Prosedur Penunjukan Forwarder :

Surat dibuat oleh Kontraktor kepada PT. PLN cq GM Wilayah atau GM Pembangkitan atau yang ditentukan lain dalam Kontrak.

Menyebutkan lingkup pekerjaan yang diberikan kepada PT. X sebagai Forwarder yaitu Local Forwarder

d) Proses / prosedur penyiapan Dokumen Import untuk Custom Clearance

1) Dokumen yang dipersiapkan Oleh Kontraktor :

Bill Of Lading (B/L) atau Airway Bill (AWB) Invoice Packing List. Certificate Of Origin (COO). Insurance Policy Aplikasi Surat Kuasa kepada PLN. Surat Pernyataan Kontraktor.

2) Dokumen yang dipersiapkan Oleh Forwarder :

Aplikasi Surat Kuasa kepada PLN Draft dan Final Pemberitahuan Impor Barang (PIB) Aplikasi SKB dilampirkan Daftar Nama/Jenis/Kegunaan Barang

3) Dokumen yang dipersiapkan Oleh PLN :

Surat Kuasa kepada Forwarder. Endorsement B/L atau AWB. Aplikasi SKB dari PLN Proyek kepada PLN Tax Department dilengkapi dengan Daftar Nama/Jenis/Kegunaan Barang.

Aplikasi SKB dari PLN Tax Department kepada Kantor Pajak Jakarta. SKB dari Kantor Pajak Jakarta.


Desember 2011


4) Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan dokumen impor :

Kesalahan/kekurang lengkapan pada Dokumen Impor. Kurs Mingguan Bea Cukai untuk Pembayaran Bea Masuk harus sesuai

dengan Final PIB yang akan diproses di Bank Persepsi dan EDI

System.

Lamanya Proses SKB di Kantor Pajak Jakarta Lamanya Endorsement B/L atau AWB oleh Issuing Bank. Proses LOA yang memerlukan Rekomendasi dari Tim Proyek kepada

PLN TAK.

Persiapan Pembayaran Kewajiban BM dan/atau PPN dan PPh Impor.


Desember 2011


e) Custom clearance / kepabeanan :

Proses / Prosedur Customs Clearance

Beberapa permasalahan dalam proses customs clearance Respon Jalur Merah Pemeriksaan Fisik Barang. Resiko :

a. Extra Storage Cost.

b. Demurrage Container

c. Extra Cost Relokasi di Pelabuhan.

Blokir PLN sebagai Importir secara otomatis oleh Bea Cukai atas keterlambatan proses penyelesaian kewajiban kepabeanan yang

terjadi di proyek yang berbeda.

Resiko :


b. Demurrage Container.

c. Relokasi Cargo di Pelabuhan.


Desember 2011


Ketidak sesuaian Barang dengan Dokumen dari hasil Pemeriksaan Fisik (Jalur Merah) oleh Bea dan Cukai.

Resiko :

a. Denda Bea Cukai.

b. Pembayaran Tambahan Bea Masuk

c. Pemblokiran Sementara Ijin Impor.

Pengeluaran barang impor dengan penangguhan pembayaran BM dan Pajak Impor

Alasan yang dapat diberikan :a. Untuk Pembangunan Proyek yang mendesak.

b. Untuk bantuan bencana alam.

c. Barang yang akan mendapat Fasilitas M/L.

Dokumen diperlukan : a. Surat Permohonan Penangguhan dan copy

dokumen impor.

b. PIB, Jaminan sebesar BM dan Pajak Impor.

c. Surat Tanda Terima Proses M/L.

Jangka Waktu Penangguhan maksimal 60 (enam puluh) hari sejak diterimanya PIB dan Dokumen pendukung lainnya.

Kegagalan pemenuhan Kewajiban Pembayaran BM dan Pajak Impor, sangsi

yang akan diberikan :

a) Pencairan Jaminan.

b) Denda.

c) Pesetujuan M/L menjadi 6 bulan setelah Pembayaran BM dan

Pajak Impor.


Desember 2011


Proses / prosedur pengeluaran barang impor dengan penangguhan pembayaran bea masuk dan pajak import :

Pengeluaran barang untuk ditimbun di tempat selain KP dan TPS Alasan yang dapat diberikan :

o Keadaan Darurat.

Keterbatasan Fasilitas Pelabuhan (Kongesti,Peralatan Bongkar / Muat).

Sifat Barang yang Mengganggu (Heavy Lift / Over Dimension) Alasan lainnya ditentukan oleh Kantor BC.

o Dokumen diperlukan :

Surat Permohonan. Cargo Manifest.


Desember 2011


8. PENYIMPANAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN

Penyimpanan Material / Peralatan di Lapangan memiliki peran sangat penting

terhadap pengendalian kualitas barang sebelum dipasang.

Faktor penting yang perlu diperhatikan oleh Supervisor / Pengawas diuraikan

sebagai berikut :







Desember 2011


a) Penyiapan Laydown Area :

Sesuai ketentuan dalam kontrak Laydown Area / tempat penyimpanan

sementara material / peralatan sebelum dipasang harus mendapatkan

persetujuan Pemberi kerja / Owner.

Proses persetujuan Laydown Area dapat dilakukan apabila gambar Site Layout

dan Elevasi Power Island / lokasi Main Equipment telah ditentukan dan disetujui

oleh Pemberi Kerja / Owner.

Hal yang perlu diperhatikan oleh Supervisor dalam penyiapan Laydown Area :

Luas Laydown Area harus memadai, cukup untuk menampung material /peralatan sementara sebelum dipasang.

Elevasi Laydown Area harus bebas dari banjir. Harus ditempat tanah keras, dan apabila harus berada di tanah urugan,

metode pemadatan tanah dilakukan sesui standar pengurugan pekerjaan sipil

dengan lapisan urugan gravel yang memadai.

Harus ada saluran / drainage untuk mengalirkan air limbah / hujan sehingga tidak terjadi banjir.

b) Pengkategorian jenis Material / Peralatan yang akan disimpan :

Cara penyimpanan material / peralatan di lapangan terdapat beberapa jenis

Material/Peralatan yang perlu ditangani di lapangan, yang meliputi :

1) Material curah seperti : Pipe, Plat, Besi profil dsb.

2) Raw Material / Peralatan setengah jadi seperti : Boiler Part, Steel

Structure, Beam dsb.

3) Peralatan /Part seperti : Pompa, Valve, Condenser, dsb.

4) Peralatan / Packages siap dioperasikan seperti : CWPump, Turbine,

Compressor, FD,PA Fan dsb.

5) Peralatan sensitif terhadap Cuaca dan temperatur seperti : Instrument,

Control Equipment

1) Material curah :

Persiapan laydown area harus memadai, dengan luasan yang mencukupi dan daerah rata tidak tergenang atau bebas dari banjir

Perhatikan kemampuan peralatan handling yang memadai


Desember 2011


Periksa kondisi permukaan tanah keras mampu mendukung material yang akan ditempatkan.

Perhatikan bantalan dari kayu glodongan atau balok yang mampu untuk mendukung material .

Jarak antara bantalan harus memadai disesuaikan dengan beban material

Periksa kembali jadwal pemasangan peralatan akan mulai dilaksanakan. Apabila proyek tertunda cukup lama, kontraktor diminta melakukan

preservation antara lain dengan penutup terpal kedah air hujan, untuk

meminimalkan terjadinya korosi.

Material Pipa atau sejenisnya pada kedua ujung lubangnya harus dalam kondisi tertutup dengan Pluging yang biasanya telah dilakukan di

manufacturer.

2) Raw Material / Peralatan setengah jadi :

Raw Material biasanya dikirim telah dilakukan penyecatan sedikitnya Primary Coat.

Tempat penyimpanan harus bebas dari banjir dan dalam kondisi permukaan rata.

Raw Material harus didudukkan pada bantalan kayu tidak boleh miring, tidak ditumpuk dengan material lain dan bersih dari kotoran lumpur atau

bebas dari percikan air laut.

Raw Material harus ditutup dengan terpal , biasanya dikirim dalam kondisi terbungkus dengan Plastik.

Bungkus Plastik dari Fabrikan diusahakan tidak dibuka sebelum dipasang, kecuali pada saat Inspection ,apabila harus dibuka segera ditutup kembali,

agar terhindar dari korosi.

Pada saat akan dipasang, diperiksa kembali apabila primary coat ada yang cacat harus dilakukan touch up painting dengan metode pengecatan

yang telah disetujui.


Desember 2011


3) Peralatan / Mechanical Part

Peralatan/Mechanical Part yang dikirim ke Site harus dalam kondisi tidak cacat /rusak akibat transportasi.

Apabila rusak harus ditolak dan sesuai dengan kontrak harus diganti dengan yang baru.

Apabila kerusakan terjadi sebelum dipasang harus ditolak dan minta diganti dengan yang baru, kecuali apabila dapat dikategorikan Minor

damages yang tidak mengganggu kualitas operasional.

Peralatan harus disimpan dalam kondisi tertutup dengan plastik kedap air dengan casing kayu tidak harus dibuka sebelum pemasangan, kecuali

apabila dilakukan Inspection.

Peralatan harus ditutup dengan Terpal dan bebas dari benturan benda keras/tajam dan terbebas dari banjir atau ada genangan air, dihindarkan

dari percikan air laut atau kotoran debu/lumpur

Sebelum dilakukan pemasangan , harus dilakukan Joint Inspection , mamastikan Peralatan tersebut tidak terdapat kerusakan dan layak untuk

dipasang.

Apabila tidak layak harus dilakukan perbaikan terlebih dahulu atau harus ditolak untuk diganti dengan yang baru apabila terdapat kerusakan.

4) Peralatan / Packages lengkap

Peralatan ini seperti antara lain : CWPump, Turbine, Compressor,

FD,PA Fan dsb

Penanganan penyimpanan harus dilakukan extra hati hati agar peralatan tetap dapat digunakan pada waktu Operasional, karena biasanya terdapat

bearing, seal, gasket, kumparan motor yang harus dijaga kondisinya

selama penyimpanan.

Penyimpanan harus dilakukan didalam gudang tertutup , tahan terhadap cuaca dan bebas dari benturan benda keras/tajam.

Pengawas harus memastikan bahwa Gudang tertutup memadai untuk menyimpan peralatan tersebut.


Desember 2011


Pengelolaannya dilakukan melalui pengendalian gudang yang baku, sehingga dapat diketahui setiap saat dan bebas dari pencurian, karena

apabila hilang atau tidak dapat dioperasikan pada saatnya, proses

reprocurementnya memerlukan waktu lama.

Pengawas harus memeriksa persyaratan penyimpanan dan perhatikan temperatur yang diijinkan sesuai standard manufacturer.

Perhatikan posisi penyimpanan jangan terbalik atau ditidurkan, apabila terdapat persyaratan khusus.

5) Peralatan Sensitif terhadap Cuaca dan Temperature

Peralatan ini biasanya terdapat persyaratan khusus disimpan dalam

gudang yang dilengkapi fasilitas pendingin dan pengaturan kelembaban

seperti : Instrument, Control Equipment

Periksa persyaratan khusus dari manufacturer dan Pengawas wajib mengikuti ketentuan tersebut, agar peralatan tidak Rusak.

Peralatan harus disimpan dengan baik dalam gudang tertutup ber AC dan dilengkapi dengan kontrol kelembaban.

Peralatan harus disusun , tidak ditumpuk dan packing serta bungkus Plastik dari manufactuter tidak perlu dibuka.

Pengawas harus memastikan bahwa Gudang yang tersedia telah sesuai dan pengelolaannya harus dilakukan melalui metode standard gudang

dengan pengamanan khusus.

9. LEMBAR PENGENDALIAN PENGELOLAAN MATERIAL/PERALATAN

Dalam pengendalian pengelolaan material / Peralatan di lapangan, terlampir

diuraikan lembar Pengendalian yang harus dilakukan oleh Supervisor sebagai

berikut :

a) Persiapan Pengelolaan Pengiriman Material / peralatan

b) Pengiriman Material / Peralatan di lapangan

c) Penerimaan Material / Peralatan (MRR)

d) Penyimpanan Material / Peralatan di lapangan


Desember 2011


PENUTUP

Pengelolaan Material/Peralatan Konstruksi di Lapangan merupakan kunci awal

keberhasilan dalam Supervisi Konstruksi karena sangat mempengaruhi keberhasilan

dalam mempertahankan kualitas pekerjaan, sehingga perlu dikelola dengan baik ,

sesuai dengan standard dan ketentuan dalam kontrak.

Kami yakin , apabila pelaksanaan Supervisi Konstruksi di Lapangan dilaksanakan

dengan baik sesuai dengan biaya yang direncanakan, berkualitas dan tepat waktu, ,

maka pelaksanaan Proyek akan berjalan success , seperti yang diharapkan dan

BMW dapat dibawa pulang.

Pengawas di Lapangan tidak boleh segan segan dan wajib secara proffesional

berani menerbitkan teguran baik lisan atau tertulis kepada Kontraktor, apabila

Pelaksanaan Pekerjaan menyimpang spesifikasi dan atau Garmbar yang telah

disetujui sesuai kontrak, karena hal ini merupakan dasar pegangan Tim Supervisi

secara Legal di kemudian hari.

Setiap permasalahan yang terjadi di lingkungan sekitar proyek harus ada tindak

lanjut korektifnya , walaupun tidak langsung tuntas, namun perlu juga

memperhatikan serta melibatkan lingkungan sepanjang memenuhi kaedah regulasi

yang berlaku.

BEKERJA, BEKERJA, BEKERJA DAN BERJUANG DEMI KEMAJUAN

BANGSA INDONESIA


Desember 2011


GAMBARAN VISUAL PENEMPATAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN :


Desember 2011


Material Seamless Pipe Menggunakan Caps Plastic , dan terlindung dari contact langsung

dengan Ground

Benar


Desember 2011


YES NO YES WITH NOTES1

a Pemeriksaan administrasib Pemeriksaan terhadap resources Peralatan dan SDM yangmemadaic Pemeriksaan kemampuan /pengalaman

2a Dipastikan Nama Proyek,No dan tanggal telah sesuaib Dipastikan Masa berlaku telah diperiksa sesuai jadwal

3a Dipastikan telah ditandatangani kedua belah pihakb Diperiksa sesuai dengan Price Schedule Kontrak

4a Diteliti QA/QC Engineer telah ditetapkan b Periksa ITP sudah disetujui Pemberi kerjac Perika Menufacturing Schedule telah dicantumkan dalam ITPd Dipastikan Inspection Test Plan telah disampaikan e Dipastikan Inspection Test Resut telah disetujui QA/QC yang disetujui f Dipastikan Mill Certificate telah diperiksa oleh QA/QC Engineer

5a Pastikan Forwarder sesuai dengan yang disetujui

6a Pastikan Ijin dari Institusi terkait telah tersediab Periksa Transportasi Prosedur telah disetujui

Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan selama Transportasi ke Lapangan

Supervisi Pengelolaan Material di Manufacturer

URAIAN

Supervisi Pengellaan Material/Peralatan di Pelabuhan

STATUSKETERANGAN NO

LEMBAR PENGENDALIANSUPERVISI PENGELOLAAN MATERIAL/PERALATAN DILAPANGAN

SUPERVISI PENUNJUKAN FORWARDER

Letter of Credit :

Master List :

YES NO YES WITH NOTES

cPastikan Jenis dan kemampuan alat angkut seperti forklift, trailer, multiaxleTruck sesuai dengan kapasitas material/peralatan yang akan diangkut, sesuaiTrnasportasi Prosedur yang telah disetujui.

dPastikan Kondisi fasilitas Jalan dan Jembatan yang akan dilalui mampumananggung beban barang yang akan dikirim

e Periksa Peralatan bantu dalam melakukan perkuatan jalan/jembatan yangakan dilalui telah tersedia sebelum pelaksanaan pengiriman barang.

fPastikan semua perijinan dalam transportasi peralatan telah dipenuhi dandisampaikan kepada Pemberi Kerja/Owner.

g Pastikan Asuransi pengiriman barang telah disampaikan oleh Kontraktor- Nilai barang sesuai dengan harga barang sesuai Master List

- Masa laku Asuransi sesuai dengan yang dicantumkan dalam Kontrak

h

Untuk Transportasi Peralatan yang memerlukan penanganan khusus sepertiHeaviest Equipment : Turbine, Generator, Transformer dari Pelabuhan sampaike Lapangan, Pastikan telah tersedia ijin dari Institusi terkait seperti antaralain : Pihak Kepolisian, PU, Perhubungan sebelum dilakukan Pengirimanmaterial

7a Pastikan Request for Inspection telah diajukan oleh Kontraktorb Pastikan Format Joint Inspection sudah disepakati kedua belah pihakc Periksa Dokumen MRR yang akan digunakan untuk Joint Inspectiond Periksa Dokumen yang disampaikan :

- Shipping document, - Bill of lading, L/C, - Master List no, - Rincian Peralatan/Material yang dikirim termasuk indikasi packing & jumlahnya

e Lakukan Joint Inspection : - Periksa kelengkapan dokumen - Master list - Mill certificate - Certificate of origin - Manufacturer sesuai kontrak - Periksa format /berita acara - Periksa Packages yang rusak - Periksa dan hitung bersama Peralatan sesuai dengan Shipping Document

NO URAIANSTATUS

KETERANGAN

PENERIMAAN MATERIAL/PERALATAN DI LAPANGAN :


aPastikan usulan Laydown Area yang disampaikan oleh Kontraktor telahdisetujui, sesuai Layout dan elevasi tidak terkena banjir

b Pastikan Laydown Area telah dipadatkan/ditanah keras

cPastikan Laydown Area telah ada saluran/drainage untuk mengalirkan airhujan

9

aPastikan laydown area harus memadai, dengan luasan yang mencukupi dandaerah rata tidak tergenang atau bebas dari banjir

b Periksa kemampuan peralatan handling yang memadai

cPeriksa kondisi permukaan tanah keras mampu mendukung material yangakan ditempatkan.

dPerikan apakah bantalan dari kayu glodongan atau balok mampu untukmendukung material .

e Periksa Jarak antara bantalan harus memadai disesuaikan dengan bebanmaterial

fPeriksa kembali jadwal pemasangan peralatan akan mulai dilaksanakan. Apabila proyek tertunda cukup lama, kontraktor diminta melakukan preservation antara lain dengan penutup terpal kedah air hujan, untuk

gPastikan Material Pipa atau sejenisnya pada kedua ujung lubangnya harusdalam kondisi tertutup dengan Pluging yang biasanya telah dilakukan dimanufacturer.

10

aPastikan Raw Material biasanya dikirim telah dilakukan pengecatan sedikitnyaPrimary Coat.

bPastikan tempat penyimpanan bebas dari banjir dan dalam kondisi permukaanrata.

cPastikan Raw Material didudukkan pada bantalan kayu tidak boleh miring,tidak ditumpuk dengan material lain dan bersih dari kotoran lumpur atau bebasdari percikan air laut.

dRaw Material telah ditutup dengan terpal (biasanya dikirim dalam kondisiterbungkus dengan Plastik) , tidak terbuka agar terhindar dari korosi .

NO URAIAN

Penyiapan Laydown Area :

Penyimpanan Material curah :

Penyimpanan Raw Material /Peralatan setengah jadi :

STATUSKETERANGAN


aPeriksa Peralatan/Mechanical Part yang dikirim ke Site dalam kondisi tidakcacat /rusak akibat transportasi, apabila rusak harus ditolak dan sesuaidengan kontrak harus diganti dengan yang baru.

bPastikan Peralatan telah disimpan dalam kondisi tertutup dengan plastikkedap air dengan casing kayu tidak harus dibuka sebelum pemasangan,kecuali apabila dilakukan Inspection.

c

Pastikan Peralatan telah ditutup dengan Terpal dan bebas dari benturanbenda keras/tajam dan terbebas dari banjir atau ada genangan air, dihindarkandari percikan air laut atau kotoran debu/lumpur. Apabila tidak layak harusdilakukan perbaikan terlebih dahulu atau harus ditolak untuk diganti denganyang baru apabila terdapat kerusakan.

12(CWPump, Turbine, Compressor,FD,PA Fan dsb )

aPastikan Penyimpanan telah dilakukan didalam gudang tertutup , tahanterhadap cuaca dan bebas dari benturan benda keras/tajam.

bPastikan Pengelolaannya telah dilakukan melalui pengendalian gudang yangbaku, sehingga dapat diketahui keluar masuk barang

cPeriksa persyaratan penyimpanan dan perhatikan temperatur yang diijinkansesuai standard manufacturer.

dPeriksa posisi penyimpanan jangan terbalik atau ditidurkan, apabila terdapatpersyaratan khusus.

13( Instrument, Control Equipment)

a Periksa persyaratan khusus dari manufacturer

bPastikan Peralatan telah disimpan dengan baik dalam gudang tertutup ber ACdan dilengkapi dengan kontrol kelembaban.

cPastikan Peralatan telah disusun , tidak ditumpuk dan packing serta bungkusPlastik dari manufactuter tidak perlu dibuka.

d

Pastikan Pengawas harus memastikan bahwa Gudang yang tersedia telahsesuai dan pengelolaannya harus dilakukan melalui metode standard gudangdengan pengamanan khusus.

NO URAIANSTATUS

KETERANGAN

Peralatan Sensitif terhadap Cuaca dan Temperature

Peralatan / Packages lengkap

Peralatan / Mechanical Part

Cover Pedoman Supervisi Konstruksi EkselenPedoman Supervisi Pengelolaan Material-Peralatan Nopember 2011LEMBAR PENGENDALIAN PENGELOLAAN MATERIAL

PT PLN (Persero)

JASA MANAJEMEN KONSTRUKSI

BAGIAN : 2

PENGELOLAAN MATERIAL/PERALATAN DI LAPANGAN

BUKU PEDOMAN PELAKSANAAN SUPERVISI KONSTRUKSI EKSELEN

Desember 2009

DISUSUN OLEH : SULISTIJONO

EMBED PBrush

Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen

Bagian 2 Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan

Desember 2011

KATA PENGANTAR

Puji syukur ke Hadirat Allah Swt, yang telah memberikan Rachmat, Hidayah, Berkah dan Bimbingan-Nya, sehingga tulisan ini selesai dengan baik.

Buku yang disusun oleh penulis dengan judul Pengelolaan Material / peralatan Konstruksi di Lapangan ini diharapkan dapat digunakan untuk referensi dalam melakukan Supervisi Konstruksi pelaksanaan Proyek .

Beberapa aspek dalam mengelola Bisnis Konstruksi dituntut memiliki kinerja, kecermatan, keekonomian, keterpaduan, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam rangka memperoleh hasil akhir penyelesaian proyek sesuai dengan jadwal, kualitas dan biaya yang direcanakan.

Sebagaimana diketahui dan sesuai pengalaman yang telah terjadi, dapat disimpulkan bahwa Pengelolaan Material / peralatan Konstruksi di lapangan sangat berperan dalam pengendalian terhadap kualitas pekerjaan, karena apabila terjadi kerusakan / cacat material / peralatan sebelum dipasang akan berpengaruh pada keterlambatan proyek akibat perbaikan/penggantian peralatan yang rusak memerlukan waktu fabrikasi di manufacturer.

Apabila terjadi keterlambatan proyek akan berpengaruh pada kerugian bagi PT PLN (Persero) karena kehilangan kesempatan bagi Perseroan dalam memenuhi kebutuhan listrik tepat waktu.

Sebagian besar tulisan ini berdasarkan gagasan yang dipadu dengan beberapa pengalaman, kajian pustaka serta contoh contoh yang ada dalam pelaksanaan pembangunan / konstruksi selama ini.

Tulisan ini disusun oleh Sulistijono dibantu Max Karamoy, dengan nara sumber para KTSK Proyek Percepatan 10.000 MW, khususnya TKS PLTU Suralaya dan diharapkan pedoman ini dapat dimanfaatkan sebagai Pedoman bagi Enjinir / Supervisor di bidang Mechanical yang akan melaksanakan tugasnya dibidang Pembangunan / konstruksi disusun dalam rangka pembekalan bagi Supervisor memperoleh Sertifikat Kompetensi.

Terima kasih kepada PT PLN (Persero) yang telah membangun kompetensi kami selama ini dan semoga PT PLN (Persero) tetap berperan aktif dalam mengembangkan karier / kompetensi karyawannya sebagai bekal dikemudian hari menjadikan individu yang kompeten dibidang tugasnya, yang dapat memberikan manfaat bagi kemajuan Perusahaan dan bangsa Indonesia.

Saran dan kritik dari pembaca diharapkan bagi penyempurnaan tulisan ini, agar isinya dapat bermanfaat bagi kita semua.

Jakarta, 23 Desember 2011

Koordinator Bidang Material

Sulistijono

Daftar Isi :

Kata Pengantar

1. Pendahuluan

2. Supervisi penunjukan forwarder




3. Hal hal yang perlu diperhatikan supervisor

a) Letter of Credit

b) Master List

c) Penunjukan forwarder

4. Request for inspection

5. Pengelolaan material/peralatan

a) Di Manufacturer

b) Di Pelabuhan


d) Di Lapangan

e) Sebelum dipasang

6. Persiapan pelaksanaan pengiriman material


b) Persiapan Dokumen Impor

c) Kepabeanan / Proses Custom Clearance

d) Material Receiving Report

7. Prosedur /proses pengiriman barang yang perlu dipahami oleh supervisor :

a) Istilah- istilah yang digunakan dalam proses pengiriman barang

b) Prosedur persetujuan Master List ( M / L )

c) Prosedur Penunjukan FORWARDER :

d) Proses / prosedur penyiapan DOKUMEN IMPOR untuk Custom Clearance

e) Custom clearance / kepabeanan

8. Pengelolaan / penyimpanan material / peralatan di lapangan






9. Lembar pengendalian pengelolaan material/peralatan

10. Penutup :

1. PENDAHULUAN

Pengelolaan Material dan Peralatan di lapangan pegang peran penting dalam pengendalian kualitas di lapangan

Pengawas wajib memperhatikan Pengelolaan, penyimpanan, persiapan pemasangan material dan peralatan di lapangan.

Pemahaman terhadap pengelolaan material harus diawali dari Supervisi sejak material di fabrikasi sampai dikirim dan disimpan di Lapangan, sebelum dilakukan pemasangan dalam tahap konstruksi.

Supervisi Konstruksi pengelolaan material / Peralatan harus dilakukan sejak awal pelaksanaan Kontrak pekerjaan segera setelah dilakukan Kick off Meeting dan diuraikan sebagai berikut :

1. Supervisi penunjukan Forwarder

2. Supervisi proses fabrikasi di Manufacturer

3. Supervisi Pengelolaan di Pelabuhan

4. Supervisi Pengeloaan Material / Peralatan selama Transportasi dari Pelabuhan ke Lapangan

5. Supervisi Pengelolaan/ penyimpanan Material / Peralatan di Lapangan.

Supervisor harus dapat memahami, proses / prosedur pengelolaan Material / peralatan yang harus dilakukan oleh Kontraktor dan diawasi sesuai dengan ketentuan kontrak yang berlaku.

Pengawas di lapangan tidak hanya harus menunggu material / Peralatan diterima di Lapangan, akan tetapi harus dapat memastikan bahwa pelaksanaan handling sejak di Manufacturer dilakukan sesuai prosedur dan memenuhi ketentuan kontrak. Walaupun Pengawas tidak melakukan pengawasan secara langsung diluar Lapangan, namun harus mampu meneliti dan memastikan pengelolaan pengangkutan, penyimpanan material / peralatan dilakukan dengan baik melalui berbagai cara antara lain dari : dokumen yang disetujui oleh Pemberi kerja maupun peninjauan langsung dari pengangkatan dan pengangkutan di pelabuhan sampai tiba dan disimpan di lapangan dengan baik, sesuai ketentuan kontrak dan prosedur yang disetujui oleh Pemberi Kerja (Owner).

2. SUPERVISI PENUNJUKAN FORWARDER

Pengawas wajib memeriksa apakah pelaksanaan pengelolaan / transportasi material / peralatan dilakukan oleh forwarder yang telah disetujui oleh Pemberi Kerja dan tidak boleh disubkan kepada pihak lain tanpa persetujuan Pemberi Kerja Owner.

Pengendalian dalam proses penunjukan Forwarder harus dilakukan sejak awal kontrak, segera setelah dilakukan Kick off Meeting antara Pemberi Kerja dengan Kontraktor.

Hal yang perlu dipastikan dalam mengevaluasi kemampuan Forwarder diuraikan sebagai berikut :




a) Pemeriksaan Administrasi :

Dalam Pemeriksaan Administrasi, Supervisor / Pengawas dapat melakukan penelitian terhadap usulan calon Forwarder yang akan ditunjuk, sebagai contoh yang antara lain meliputi :

Apakah Perusahaan memiliki ijin usaha dibidangnya

Apakah Perusahaan memiliki organisasi yang memadai

Apakah Perusahaan memiliki Kualitas manajemen seperti : telah memiliki standar ISO 9001 dalam penanganan system management, memiliki prosedur tetap / baku, memiliki ISO 14001, system manajemen perlindungan Lingkungan, memiliki standar Labour safety Management (HSE)

Apakah Perusahaan memilki kemampuan financial / laporan keuangan 3 (tiga) tahun terakhir dengan baik.

Serta persyaratan adminstrasi lainnya yang perlu dipenuhi sesuai standar Pemberi Kerja.

b) Pemeriksaan Kemampuan / pengalaman :

Dalam pemeriksaan Kemampuan / pengalaman Forwarder, Supervisor / pengawas setidaknya meneliti pengalaman yang dimiliki sesuai bidang pekerjaan sebagai Forwarder yang baik, seperti contoh antara lain :

Apakah Perusahaan memiliki pengalaman dibidang pekerjaan Forwarder sesuai yang dibutuhkan , setidaknya untuk 3 (tiga) tahun terakhir.

Apakah Perusahaan memiliki Gudang untuk penyimpanan Barang sementara.

Apakah Perusahaan memiliki hubungan dengan Shipping Line / Transporter baik Domestik maupun International

Apakah Perusahaan memiliki Software application khusus seperti Shipping Tracking, Import Declaration to Custom, Finacing / Informasi Keuangan dsb.

d) Pemeriksaan terhadap resources Peralatan dan SDM yang memadai.

Kemampuan terhadap kepemilikan Resources Peralatan dan SDM yang memadai diperlukan dalam penanganan pelaksanaan Transportasi peralatan yang akan dikirim ke Lapangan. Oleh karena itu Supervisor perlu memeriksa kemampuan yang dimiliki , yang antara lain sebagai contoh sebagai berikut :

Apakah Perusahaan memiliki Tenaga Kerja yang cukup, seperti : staff Custom Clearance, staff Operation, staff teknik dsb.

Apakah Perusahaan memiliki Peralatan memadai yang dibuktikan dengan peninjauan ke Workshop Forwarder, untuk memastikan kepemilikan Peralatan termasuk kondisinya dibuktikan dengan kapasitas peralatan dan tahun fabrikasinya seperti antara lain : Overhead Crane, Trailer, Jack lift, Forklift, Low bed Trailer, Mobil Crane, Hand Pallet, Truck dan sebagainya.

3. HAL HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN SUPERVISOR

a) Letter of Credit :

Letter of Credit ini diperlukan untuk persyaratan pengiriman barang import yang akan dilakukan oleh Kontraktor.

Sebelum pelaksanaan pengiriman Material dilakukan, Pengawas wajib memastikan apakah Letter of Credit telah diterbitkan oleh Pemberi Kerja dan memeriksa apakah nomor dan tanggal diterbitkan L/C telah sesuai dengan Kontrak.

b) Master List :

Master List diperlukan untuk digunakan sebagai acuan dalam pengiriman material / peralatan import dari Manufacturer. Semua dokumen yang diperlukan dan akan digunakan untuk penyelesaian Custom Clearance harus sesuai dengan rincian Master List yang telah disetujui oleh Pemberi Kerja. Dalam pembuatan Master list harus dapat dipastikan bahwa Rincian barang telah sesuai dengan Price Schedule yang tertera dalam Kontrak.

Hal yang perlu diperhatikan oleh Supervisor / Pengawas :

1) Master List wajib dimiliki oleh Pengawas di lapangan.

2) Master list harus telah ditandatangani oleh Pemberi Kerja sebagai pedoman dalam pengiriman barang sesuai kontrak

3) Master list harus sesuai dengan Price Breakdown, karena akan digunakan dalam proses kepabeanan dan pembayaran oleh Banker / pihak Bank.

4) Apabila terdapat penyimpangan breakdown Master List dengan Price breakdown, maka Kontrak harus di Amandement agar tidak mengganggu dalam proses kepabeanan.

5) Pengawas wajib mengingatkan kepada Pemberi Kerja apabila terjadi perbedaan.

6) Tidak diperkenankan pengiriman material / peralatan diluar yang tercantum dalam kontrak atau tidak tercantum dalam Price Breakdown Kontrak.

c) Penunjukan forwarder :

Pengawas wajib memeriksa apakah pelaksanaan pengelolaan / transportasi material / peralatan dilakukan oleh forwarder yang telah disetujui oleh Pemberi Kerja dan tidak boleh disubkan kepada pihak lain tanpa persetujuan Pemberi Kerja Owner.

4. REQUEST FOR INSPECTION

Sebelum Meterial/peralatan dikirim ke Lapangan, Request for inspection wajib dibuat oleh kontraktor dan disampaikan kepada Pemberi Kerja / Owner.

Inspection Material/Peralatan harus dilakukan bersama Pemberi Kerja dalam rangka memastikan bahwa material/peralatan yang akan dikirim / dipasang di lapangan sesuai dengan ketentuan kontrak yang berlaku.

5. PENGELOLAAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN :

Terdapat beberapa tempat pengawas harus melakukan inspection material :

a) Di Manufacturer

b) Di Pelabuhan


d) Di Lapangan

e) Sebelum dipasang

Pemberi Kerja / Owner melalui supervisor wajib melakukan joint inspection dan hasilnya dituangkan dalam list hasil joint inspection yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Joint Inspection di Manufacturer di lakukan oleh QA/QC Personnel yang ditunjuk, sedangkan setelah Meterial / peralatan tiba di lapangan, Joint Inspection dilakukan oleh Supervisor yang ditunjuk.

Dalam Joint inspection, supervisor harus dapat memastikan bahwa Joint Inspection telah dilakukan bersama Kontraktor dan dapat menyimpulkan / mencantumkan disetujui atau ditolak hasil kerja kontraktor dalam list hasil joint inspection.

Apabila terdapat ketidak sesuaian pengawas wajib mencantumkan dalam lampiran Joint Inspection Record.

Apabila dipandang dapat mempengaruhi kualitas yang berdampak pada pengoperasian Instalasi, pengawas wajib menolak untuk diterima, namun apabila ada cacat yang tidak berpengaruh terhadap kualitas, pengawas wajib mencantumkan dalam hasil joint inspection dan harus dapat dipastikan Kontraktor akan menindak lanjuti, sesuai ketentuan dalam kontrak.

Untuk memastikan tindak lanjut yang dicantumkan dalam dokumen Joint Inspection, perlu ditindak lanjuti dengan surat susulan serta dibuat action plan yang dapat dimonitor dalam Rapat mingguan bersama Kontraktor.

a) DI MANUFACTURER :

Pengawasan pengelolaan material / peralatan di Manufacturer diawali dengan persetujuan Inspection Test Plan (ITP) yang sesuai kontrak harus disampaikan kepada Pemberi Kerja / Owner untuk mendapatkan persetujuan. Pada umumnya ditetapkan selambat lambatnya harus disampaikan oleh Kontraktor 1 (satu) bulan setelah Kontrak ditandatangani. Dokumen ITP ini diperlukan untuk acuan pengendalian oleh QA/QC Engineer dalam melakukan pengendalian kualitas di Manufacturer.

Quality Assurance & Quality Control dilakukan untuk mengendalikan dan memastikan pada saat pelaksanaan kontrak kualitas pekerjaan sesuai dengan spesifikasi kontrak yang diukur dalam bentuk QA/QC berdasarkan dokumen Inspection Test plan (ITP)

Inspection test plan dibuat untuk memastikan tanggung jawab masing masing Fabrikan / Vendor, Kontraktor / Sub Kontraktor, Konsultan, Owner.

Selama periode konstruksi pelaksanaan pekerjaan di lapangan semua Institusi terkait sesuai Basic Comunication harus mengikuti ketentuan yang telah disepakati sesuai ITP.

Dalam Dokumen ITP, disepakati tanggung jawab masing masing ditentukan sebagai berikut :

H : Hold point, No Work Sequence can be proceed without inspection.

W : Witness of inspection, vendor may proceed if owner

not apperance at the pointed time witness point shall given

by notification, if anufacturer doesnt inform the

supervision party which have the right to require

a witness again.

Sw : Spot witness, inspection or test by manufacturer

Ri : Partial or random inspection

P : Prepare document or work

R : Review of report or documentation

Untuk Referensi contoh format ITP sebagaimana terlampir dalam format ITP harus dicantumkan dan mencakup :

Description : Uraian kegiatan yang harus dibuat rinci setiap langkah pekerjaan dari Pembelian Raw material sampai pengujian dilakukan dilapangan

Reference document : Diisi ketentuan /pasal yang tercantum dalam Technical Specification, Drawing, Procedure

Verifying document : Diisi referensi seperti test report yang digunakan atau certificate atau record yang lain untuk memastikan qualitas yang harus dipenuhi sesuai kontrak

Inspection Activities yang dilakukan oleh masing masing institusi terkait :

vendor, kontraktor, pln, konsultan, yang bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan sesuai ITP.

Pemberi Kerja yang diwakili oleh QA/QC Engineer yang ditunjuk melakukan supervisi proses fabrikasi peralatan ataupun material yang akan dikirim ke Lapangan.

Supervisor / Pengawas di Lapangan wajib memeriksa / memastikan bahwa seluruh prosedur dalam pelaksanaan Fabrikasi telah dilakukan oleh Kontraktor, dengan mengendalikan pelaksanaan ITP sebagai berikut :

Dokumen ITP telah disetujui oleh Pemberi Kerja.

Inspection Prosedur telah disepakati bersama QA/QC Enginer yang ditunjuk

Seluruh Inspection Test Result termasuk Supervisi materal yang akan digunakan untuk Fabrikasi Peralatan harus dilaporkan oleh QA/QC Engineer kepada Pemberi Kerja.

Kontraktor telah menyampaikan Inspection Test Result yang telah disetujui / diawasi oleh QA/QC yang ditunjuk di Manufacturer.

Pada saat Material / Peralatan dikirim ke Lapangan, dipastikan bahwa Mill Certificate terkait dengan peralatan yang dikirim telah diterima dan diteliti telah memenuhi spesifikasi Kontrak.

Construction procedure during Manufacturing.

b) DI PELABUHAN :

Sepanjang tanggung jawab pengiriman material / peralatan dilakukan oleh Kontraktor, Pengawasan pengelolaan Material / peralatan dikendalikan melalui pemeriksaan proses penunjukan Forwarder yang berpengalaman dan memiliki Peralatan / Handling Equipment yang memadai.

Apabila Forwarder yang ditunjuk memiliki kapasitas dan kemampuan dalam mengelola pengiriman barang sampai ke Lapangan, Pengawas tidak harus melakukan pengawasan se hari hari di Pelabuhan, kecuali apabila terjadi keraguan terhadap proses pengiriman yang berpotensi bermasalah.

c) SELAMA TRANSPORTASI :

Pengawasan pengelolaan Material / Peralatan sejak persiapan pengiriman dari Manufacturer harus dipenuhi sesuai dengan prosedur transportasi / Transportation Procedure yang telah disetujui Pemberi Kerja dengan cara meneliti dan memastikan beberapa kondisi sebagai berikut :

Jenis dan kemampuan alat angkut yang dimiliki seperti forklift, Lowbed trailer, multiaxle Trailer, Material & Tools seperti Roll Skid, Hydraulic Jack, Receiving beam and plate dsb, sesuai dengan kapasitas material / peralatan yang akan diangkut.

Kondisi fasilitas Jalan dan Jembatan yang akan dilalui

Peralatan bantu dalam melakukan perkuatan jalan / jembatan yang akan dilalui telah tersedia sebelum pelaksanaan pengiriman barang.

Memastikan semua perijinan dalam transportasi peralatan telah dipenuhi dan disampaikan kepada Pemberi Kerja / Owner.

Sebagai contoh dapat dipelajari lebih lanjut sebagaimana Prosedur Transportasi / Operation Plan untuk Proyek PLTU Cilacap / Adipala 1 x 600 700 MW, yang dilakukan oleh Forwarder / Transporter Masaji Prayasa Cargo (MPC) terlampir.

Untuk mencegah tidak terjadinya kerugian apabila terjadi kecelakaan dalam pengiriman / transportasi material / peralatan, Supervisor wajib memastikan bahwa Asuransi Pengiriman barang telah dipenuhi oleh Kontraktor sebelum peralatan dikirim , dengan meneliti :

Nilai barang sesuai dengan harga barang sesuai Master List.

Ketentuan Kontraktor bertindak atas nama Pemberi kerja berhak Claim apabila terjadi kecelakaan selama pengiriman ke Lapangan.

Masa berlaku Asuransi sesuai dengan yang dicantumkan dalam Kontrak

Selama Transportasi Peralatan yang memerlukan penanganan khusus seperti Heaviest Equipment : Turbine, Generator, Transformer dari Pelabuhan sampai ke Lapangan, Supervisor / Pengawas wajib mengkoordinasikan bersama Institusi terkait seperti antara lain : Pihak Kepolisian, PU, Perhubungan sebelum dilakukan Pengiriman material.

d) PENERIMAAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN :

Supervisi di lapangan dilakukan melalui Joint Inspection dengan metode MRR yang diatur dalam kontrak.

Langkah langkah yang harus dilakukan oleh Supervisor/Pengawas dilapangan dalam melakukan Joint Inspection menggunakan metode Material Receiving Report (MRR) issuance diuraikan sebagai berikut :

1) Pemeriksaan dokumen dalam Persiapan Material Receiving Report :

a. Inspection Request (RFI).

b. Inspection Record.

c. Over Landed, Shortage and Damage Report (OSD Report).

d. Material Receiving Report.

e. The Cargo Listed on Master List.

f. Certificate of Inspection (COI).

g. Certificate of Arrival (COA).

1) Sebelum dilakukan Joint Inspection, Kontraktor harus menyampaikan dokumen Request for Inspection kepada Pemebri Kerja, untuk dilakukan pemeriksaan material/peralatan yang telah tiba di Lapangan.

2) Material Receiving Report dibuat pada saat Peralatan telah tiba/berada di site.

3) MRR harus ditandatangani oleh kedua belah pihak setelah dilakukan Joint Inspection.

4) Format Laporan sedikitnya mencakup :

Shipping document,

Bill of lading,

L/C nomor dan tanggal diterbitkan,

Master List no,

Rincian Peralatan/Material yang dikirim termasuk indikasi packing & jumlahnya

Pengajuan /RFI Kontraktor untuk dilakukan Joint Inspection.

5) Apabila tidak sesuai atau terdapat cacat, harus ditolak untuk diterima di site, dituangkan dalam Berita acara MRR form yang ditandatangani kedua belah pihak.

6) Kelengkapan Dokumen dalam melakukan pemeriksaan Material Receiving Report harus dilengkapi terlebih dahulu oleh Kontraktor dan disampaikan kepada Pemberi Kerja pada saat barang tiba di Lapangan.

Hal yang perlu diperhatikan oleh Supervisor/Pengawas :

Periksa kelengkapan dokumen

Master list

Mill certificate

Certificate of origin

Manufacturer sesuai kontrak

Periksa format /berita acara

Periksa Packages yang rusak

Periksa dan hitung bersama jumlah Peralatan sesuai dengan Shipping Document dan tidak menympang dengan Master List.

Apabila terdapat material / peralatan yang cacat / rusak ditolak untuk dipasang sebelum diperbaiki / diganti serta dicatat dalam Berita hasil Joint Inspection yang harus ditandatangani oleh Kontraktor dan Pemberi Kerja sebagai lampiran MRR (Lampiran MRR juga harus ditandatangani).

Peralatan yang rusak / cacat yang ditolak ditindaklanjuti dengan surat pemberitahuan kepada Kontraktor untuk dilakukan penggantian.

Dokumen Material Receiving Report sedapat mungkin diselesaikan dan ditandatangani bersama Kontraktor, karena dokumen tersebut akan digunakan sebagai kelengkapan proses pembayaran.

Catatan / kekurangan, sepanjang tidak mempengaruhi kualitas yang berdampak pada pengoperasian Instalasi secara langsung, diperlakukan sebagai minor Outstanding items .

Pengawas / Supervisor harus memonitor tindak lanjutnya dengan menulis surat kepada Kontraktor meminta rencana / action plan penyelesaiannya dan dalam rapat mingguan dimonitor dan hasilnya didokumentasinya dengan tegas target penyelesaiannya dengan memperhatikan jadwal rencana pemasangan peralatannya serta jadwal penyelesaian Proyek secara keseluruhan / COD.

(Contoh Format Material Receiving Report) :

6. PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGIRIMAN MATERIAL :

Dalam mempersiapkan pelaksanaan pengiriman material / peralatan ke Lapangan ada 4 (empat) langkah yang harus dilakukan oleh Kontraktor yaitu :


b) Persiapan Dokumen Impor.

c) Kepabeanan / Proses Custom Clearance.

d) Material Receiving Report.

a) Rencana Shipment :

Pengawas wajib mengetahui shipment schedule material/peralatan yang akan dikirim ke lapangan, dengan cara memonitor secara periodik Kontraktor dan dievaluasi/review dalam setiap rapat mingguan.

b) Persiapan Dokumen Impor :

Pengawas wajib memonitor status penyiapan dokumen iImport yang disiapkan oleh Kontraktor dengan berkoordinasi bersama Forwarder yang telah disetujui Pemberi Kerja /Owner

c) Kepabeanan / Proses Custom Clearance :

Sesuai Kontrak, proses kepabeanan ini harus dilakukan dan sepenuhnya menjadi tanggung jawab Kontraktor, sedangkan Pemberi Kerja hanya membantu dan menerbitkan supporting letter seperti dalam proses membayar Bea Masuk dan proses pembebasan Pajak Import barang.

Walaupun Pemberi Kerja hanya membantu, namun Pengawas wajib mengendalikan dan memastikan bahwa proses /procedure import barang yang dilakukan oleh Kontraktor sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan memenuhi jadwal sehingga tidak terjadi keterlambatan pekerjaan karena pengiriman barang terlambat.

d) Material Receiving Report :

Joint Inspection harus dilakukan pada saat material/peralatan telah tiba di Lapangan. Pengawas wajib melakukan Joint Inspection terhadap material/peralatan yang telah tiba di lapangan untuk memastikan bahwa material/peralatan yang dikirim telah sesuai dengan yang disepakati dalam kontrak dan memenuhi standard kualitas yang dinginkan .

7. PROSEDUR / PROSES PENGIRIMAN BARANG YANG PERLU DIPAHAMI OLEH SUPERVISOR :

Dalam pengelolaan - penyimpanan material / peralatan di Lapangan, pengawas perlu memahami terlebih dahulu proses/prosedur pengiriman material / peralatan di lapangan, agar dalam Supervisi pelaksanaan pengelolaan Material / Peralatan dapat berjalan dengan baik :

a) Istilah- istilah yang digunakan dalam proses pengiriman barang :

1) JENIS L/C MENURUT CARA PEMBAYARAN

SIGHT L/C

L/C yang dibayarkan kepada Seller (Beneficiary) atas Dokumen Pengapalan yang dilengkapi dengan Wesel -Unjuk (Sight Draft)

USANCE L/C

L/C yang dibayarkan kepada Seller (Beneficiary) atas Dokumen Pengapalan yang dilengkapi dengan Wesel Berjangka (Long Bill Of Exchange)

2) Port Of Loading (POL) dan Port Of Discharge (POD) pada B/L harus sama dengan POL dan POD pada L/C :

3) Transhipment : Allowed atau Partial Shipment : Allowed

4) Proses Endorsement B/L atau AWB oleh Issuing Bank.

5) Shipper pada B/L = Beneficiary pada L/C.

6) Notify Party pada B/L = Applicant pada L/C.

7) Consignee pada B/L = To Order Bank.

8) Invoice dan Packing List Dokumen Impor menggunakan Letter Head Beneficiary pada L/C.

9) PT. PLN sebaiknya menerima 1 Negotiable B/L + 1 Non negotiable dari Contractor (Shipper), yang akan dipergunakan untuk endorsement B/L di Bank dan Customs Clearance.

b) Prosedur persetujuan Master List ( M/L ) :

c) Prosedur Penunjukan Forwarder :

Surat dibuat oleh Kontraktor kepada PT. PLN cq GM Wilayah atau GM Pembangkitan atau yang ditentukan lain dalam Kontrak.

Menyebutkan lingkup pekerjaan yang diberikan kepada PT. X sebagai Forwarder yaitu Local Forwarder

d) Proses / prosedur penyiapan Dokumen Import untuk Custom Clearance

1) Dokumen yang dipersiapkan Oleh Kontraktor :

Bill Of Lading (B/L) atau Airway Bill (AWB)

Invoice

Packing List.

Certificate Of Origin (COO).

Insurance Policy

Aplikasi Surat Kuasa kepada PLN.

Surat Pernyataan Kontraktor.

2) Dokumen yang dipersiapkan Oleh Forwarder :

Aplikasi Surat Kuasa kepada PLN

Draft dan Final Pemberitahuan Impor Barang (PIB)

Aplikasi SKB dilampirkan Daftar Nama/Jenis/Kegunaan Barang

3) Dokumen yang dipersiapkan Oleh PLN :

Surat Kuasa kepada Forwarder.

Endorsement B/L atau AWB.

Aplikasi SKB dari PLN Proyek kepada PLN Tax Department

dilengkapi dengan Daftar Nama/Jenis/Kegunaan Barang.

Aplikasi SKB dari PLN Tax Department kepada Kantor Pajak Jakarta.

SKB dari Kantor Pajak Jakarta.

4) Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan dokumen impor :

Kesalahan/kekurang lengkapan pada Dokumen Impor.

Kurs Mingguan Bea Cukai untuk Pembayaran Bea Masuk harus sesuai dengan Final PIB yang akan diproses di Bank Persepsi dan EDI System.

Lamanya Proses SKB di Kantor Pajak Jakarta

Lamanya Endorsement B/L atau AWB oleh Issuing Bank.

Proses LOA yang memerlukan Rekomendasi dari Tim Proyek kepada PLN TAK.

Persiapan Pembayaran Kewajiban BM dan/atau PPN dan PPh Impor.

e) Custom clearance / kepabeanan :

Proses / Prosedur Customs Clearance

Beberapa permasalahan dalam proses customs clearance

Respon Jalur Merah Pemeriksaan Fisik Barang.

Resiko :


b. Demurrage Container

c. Extra Cost Relokasi di Pelabuhan.

Blokir PLN sebagai Importir secara otomatis oleh Bea Cukai atas

keterlambatan proses penyelesaian kewajiban kepabeanan yang terjadi di proyek yang berbeda.

Resiko :


b. Demurrage Container.

c. Relokasi Cargo di Pelabuhan.

Ketidak sesuaian Barang dengan Dokumen dari hasil Pemeriksaan Fisik (Jalur Merah) oleh Bea dan Cukai.

Resiko :

a. Denda Bea Cukai.

b. Pembayaran Tambahan Bea Masuk

c. Pemblokiran Sementara Ijin Impor.

Pengeluaran barang impor dengan penangguhan pembayaran BM dan Pajak Impor

Alasan yang dapat diberikan :

a. Untuk Pembangunan Proyek yang mendesak.

b. Untuk bantuan bencana alam.

c. Barang yang akan mendapat Fasilitas M/L.

Dokumen diperlukan :

a. Surat Permohonan Penangguhan dan copy

dokumen impor.

b. PIB, Jaminan sebesar BM dan Pajak Impor.

c. Surat Tanda Terima Proses M/L.

Jangka Waktu Penangguhan maksimal 60 (enam puluh) hari sejak diterimanya PIB dan Dokumen pendukung lainnya.

Kegagalan pemenuhan Kewajiban Pembayaran BM dan Pajak Impor, sangsi

yang akan diberikan :

a) Pencairan Jaminan.

b) Denda.

c) Pesetujuan M/L menjadi 6 bulan setelah Pembayaran BM dan Pajak Impor.

Proses / prosedur pengeluaran barang impor dengan penangguhan pembayaran bea masuk dan pajak import :

Pengeluaran barang untuk ditimbun di tempat selain KP dan TPS

Alasan yang dapat diberikan :

Keadaan Darurat.

Keterbatasan Fasilitas Pelabuhan (Kongesti,Peralatan Bongkar / Muat).

Sifat Barang yang Mengganggu (Heavy Lift / Over Dimension)

Alasan lainnya ditentukan oleh Kantor BC.

Dokumen diperlukan :

Surat Permohonan.

Cargo Manifest.

8. PENYIMPANAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN

Penyimpanan Material / Peralatan di Lapangan memiliki peran sangat penting terhadap pengendalian kualitas barang sebelum dipasang.

Faktor penting yang perlu diperhatikan oleh Supervisor / Pengawas diuraikan sebagai berikut :






a) Penyiapan Laydown Area :

Sesuai ketentuan dalam kontrak Laydown Area / tempat penyimpanan sementara material / peralatan sebelum dipasang harus mendapatkan persetujuan Pemberi kerja / Owner.

Proses persetujuan Laydown Area dapat dilakukan apabila gambar Site Layout dan Elevasi Power Island / lokasi Main Equipment telah ditentukan dan disetujui oleh Pemberi Kerja / Owner.

Hal yang perlu diperhatikan oleh Supervisor dalam penyiapan Laydown Area :

Luas Laydown Area harus memadai, cukup untuk menampung material / peralatan sementara sebelum dipasang.

Elevasi Laydown Area harus bebas dari banjir.

Harus ditempat tanah keras, dan apabila harus berada di tanah urugan, metode pemadatan tanah dilakukan sesui standar pengurugan pekerjaan sipil dengan lapisan urugan gravel yang memadai.

Harus ada saluran / drainage untuk mengalirkan air limbah / hujan sehingga tidak terjadi banjir.

b) Pengkategorian jenis Material / Peralatan yang akan disimpan :

Cara penyimpanan material / peralatan di lapangan terdapat beberapa jenis Material/Peralatan yang perlu ditangani di lapangan, yang meliputi :

1) Material curah seperti : Pipe, Plat, Besi profil dsb.

2) Raw Material / Peralatan setengah jadi seperti : Boiler Part, Steel Structure, Beam dsb.

3) Peralatan /Part seperti : Pompa, Valve, Condenser, dsb.

4) Peralatan / Packages siap dioperasikan seperti : CWPump, Turbine, Compressor, FD,PA Fan dsb.

Pedoman Supervisi Pengelolaan Material-Peralatan Nopember 2011

Documents