Junaidi Kh 1 .Si A t. M.Kes. Ph.D NIP. 19701022 199512 1 001 Prof. H. Heri Purnoba ki, M.Si.,Ph.D. NIP. 19670507 199102 1 001 I Yunus Abdul i S.Si. M.Kom. NIP. 19750123 2 0812 1 002 Koko Srimulyo, Drs., i ' NIP. 19660228 199002 1 001 PP-UNAIR-MUN-05-02 Kode Dokumen 4 Agustus 2016 Tanggal Berlaku Tanggal Revisi 3 Revisi ke UNIVERSITAS AIRLANGGA SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGAINTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM {AIMS) PEDOMAN PROSEDUR MANAJEMEN PERSURATAN MASV-I'ER r=======~~-, • I
4
Embed
PEDOMAN PROSEDUR MANAJEMEN PERSURATANunair.ac.id/uploads/file/79dd09fc579cc8f7736576465aedfbc5.pdfpersuratan di tingkat Universitas Airlangga, sedangkan untuk tingkat Fakultas ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Junaidi Kh 1 .Si A t. M.Kes. Ph.D NIP. 19701022 199512 1 001
Prof. H. Heri Purnoba ki, M.Si.,Ph.D. NIP. 19670507 199102 1 001
I
Yunus Abdul i S.Si. M.Kom. NIP. 19750123 2 0812 1 002
Koko Srimulyo, Drs., i ' NIP. 19660228 199002 1 001
PP-UNAIR-MUN-05-02 Kode Dokumen
4 Agustus 2016 Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
3 Revisi ke
UNIVERSITAS AIRLANGGA
SISTEM MANAJEMEN MUTU AIRLANGGA INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM
{AIMS)
PEDOMAN PROSEDUR MANAJEMEN PERSURATAN
MASV-I'ER r=======~~-,
• I
UNAIR
Text Box
1 September 2016
UNAIR
Text Box
1 September 2016
UNAIR
Typewritten text
12
lingkungan Universitas Airlangga Sekretaris Universitas melalui kabid wajib menyusun
pedoman prosedur manajemen persuratan yang dijadikan acuan teknis bagi semua unit kerja.
7.2 7.2.1
7.1.2
7.1 UMUM Semua surat masuk ataupun surat keluar dikelola sesuai dengan prosedur kerja berdasarkan
peraturan dan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Semua personal yang terlibat dalam pengelolaan persuratan wajib mengerti dan memahami
ketentuan-ketentuan yang berlaku.
KETENTUAN UMUM
Sekretaris Universitas bertanggungjawab dalam pengelolaan manajemen
persuratan di tingkat Universitas Airlangga, sedangkan untuk tingkat Fakultas
Wakil Dekan II.
7.2.2 Langkah-langkah teknis dalam meningkatkan pengelolaan manajemen persuratan di
7.1.1
: Semua unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga 6. DIDISTRIBUSIKAN KEPADA
7. PROSEDUR
4. DEFINISI
2. RUANG LINGKUP 3. TARGET MUTU
1. TUJUAN : Terlaksananya tata persuratan di lingkungan Unair-PTNBH agar
secara hukum sesuai dengan tata aturan yang berlaku.
: Penjamin mutu manajemen persuratan di Universitas Airlangga.
: Peningkatan koordinasi antar semua unsur pelaksana universitas
untuk mendukung proses pengambilan keputusan oleh pimpinan
universitas
: Tata cara pengelolaan surat sebagai sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak
kepada pihak lain.
: 1. Undang-undang nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan
Tinggi.
2. Peraturan Pemerintah nomor 5 tahun 1954 tentang Penetapan
Universitas Airlangga di surabaya
3. Peraturan Ppemerintah nomor 4 tahun 2014 tentang
Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan
Perguruan Tinggi.
4.Keputusan Majelis Wali Amanat nomor 1032/UN3.MWA/K/2015.
tentang pengangkatan Rektor UNAIR periode 2015 - 2020.
6.Peraturan Rektor Unair nomor 111333/J03/TU/2008 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas dilingkungan Unair
7. Peraturan Rektor Unair nomor 26/H3/PR/2011. Tentang OTK
Unair sebagaimana diubah dengan peraturan Rektor nomor
1/H3/PR/2012.
8. Surat Keputusan Rektor Unair nomor 9062/UN3/KR/2013
tentang Pola Klasifikasi Arsip Substantif dan Fasilitatif di
lingkungan Universitas Airlangga
5. REFERENSI
administrasi dan kearsipan untuk dikirimkan ke alamat tujuan surat.
7.5.3 Pengiriman surat dinas diklasifikasikan dalam: amat segera, segera dan biasa dengan
pengiriman bisa melalui ekspedisi surat, jasa pos/kilat/cetakan, jasa kurir, langsung yang
bersangkutan dan cara lain yang dapat memestikan surat tersebut diterima oleh yang
bersangkutan.
7.5.4 Pengiriman surat kelur secara internal menggunakan layanan pengiriman e-offlce dan secara
eksternal melalui e-mail dan/ atau faksimile sebagai alternatif untuk menjamin kecepatan surat
tersebut dapat diterima oleh yang bersangkutan, tetapi sedapat mungkin surat asli
disampaikan melalui jalur ekspedesij pos surat.
7.5.1
7.5 SURAT KELUAR
Surat yang dikeluarkan oleh pimpinan unit kerja dalam bahasa formal dan lazim untuk suatu
hal kedinasan, sesuai dengan format/kop surat dinas yang resmi dan ditandatangani oleh
pimpinan yang berwenang serta dilengkapi dengan sternpel/ cap lembaga/ unit kerja yang
bersangkutan.
7.5.2 Surat dinas keluar eksternal yang sudah lengkap kemudian diserahkan kepada bidang
a. Surat Dinas ditelaah alamat surat, dibuka, dicatat pada agenda dan diaplikasikan ke E-
Office untuk didistribusikan ke setiap unit kerja di lingkungan kantor Manajemen
Universitas Airlangga, sedangkan surat yang ditujukan kepada rektor akan ditelaah oleh
bidang administrasi dan kemudian akan didistribusikan ke unit kerja sesuai dengan tugas
pokok dan fungsinya.
b. Surat Pribadi langsung disampaikan kepada yang bersangkutan tanpa dibuka dan di
aplikasikan ke E-Office.
c. Surat Rahasia pada amplop Surat Rahasia terdapat tulisan Rahasia, kode nomer surat