Pedoman Pengorganisasian Rm

Instalasi Rekam MedisRS. ”X”

BAB IPENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang benar.

Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.

Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.

Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga

1


kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit “x”.

BAB IIGAMBARAN UMUM

II.1. Sejarah Rumah Sakit “X”

Rumah Sakit “Y” didirikan pada tahun 1990, oleh Bapak Bambang. Pada awal pembangunan, bangunan rumah sakit terdiri dari 2 lantai, berdiri pada tanah seluas 3.452,4 m2 terletak di Jln. Danau Sunter Utara, Nirwana Sunter Asri. Pada tanggal 18 Desember 1991, rumah sakit mulai beroperasi dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI Bapak Adhiyatma, MPH. Rumah sakit ini didirikan sebagai sarana pemeliharaan kesehatan bagi warga dan masyarakat Sunter Paradise khususnya dan Jakarta Utara pada umumnya.

Seiring dengan perubahan waktu dan besarnya harapan serta tuntutan masyarakat terhadap pelayanan kesehatan, Rumah Sakit “Y” melakukan pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit yaitu membangun gedung yang lebih representatif yang terdiri dari 8 lantai dengan luas bangunan 7.868 m2. Seluruh proses pengembangan ini dapat diselesaikan pada tahun 2003.Untuk melengkapi pelayanan kesehatan, pada tahun yang sama tepatnya tanggal 8 Agustus, Rumah Sakit “Y” menjadi rumah sakit pusat laktasi dan diresmikan oleh Menteri Kesehatan Bapak dr. Achmad Sujudi, MPH. Tujuan utama adalah agar bayi-bayi yang baru lahir di Rumah Sakit “Y” memiliki sistem kekebalan tubuh

2


yang prima serta dapat tumbuh dan berkembang dengan baik yaitu dengan memberikan ASI eksklusif sampai dengan usia 6 bulan.

Sebagai wujud nyata dari cinta kasih yang mendalam, pada awal tahun 2005 klinik “Y” yang terletak di Sunter Permai Raya yang bernama KITTY “Y” menjadi pusat pelayanan masalah tumbuh kembang anak.

Selain sebagai rumah sakit laktasi, pada tahun 2001 Rumah Sakit “Y” telah mengembangkan pelayanan kesehatan dengan membuka klinik Pusat Dialisis. Tujuan membuka klinik ini adalah untuk memberikan pelayanan bagi pasien-pasien gagal ginjal dengan biaya yang lebih murah dengan tetap memberikan pelayanan terbaik.

Pada bulan Juli tahun 2005 Rumah Sakit “Y” kembali melakukan pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit. Sampai sekarang ini luas bangunan rumah sakit telah meningkat menjadi 13.802 m2 dan berdiri di atas tanah seluas 5.040 m2. Perluasan bangunan rumah sakit ini dengan sendirinya menambah kapasitas tempat tidur yang tersedia menjadi 200 tempat tidur. Selain bangunan rumah sakit, sarana penunjang kesehatan lainnya senantiasa terus ditingkatkan dengan menyediakan alat-alat canggih.

Selain pengembangan fisik bangunan rumah sakit, Rumah Sakit “Y” juga melakukan pengembangan non-fisik yang tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Salah satu pengembangan yang telah dilakukan adalah penandatangangan kesepakatan kerja sama dengan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia melalui Yayasan Pengembangan Medik Indonesia (YAPMEDI) dengan No. 001/K/SK/YPMI/III/2005 tentang keputusan bersama Ketua Yayasan Pengembangan Medik Indonesia dan No. 003/YSP/IV/05 tentang kerjasama Yayasan

3


Medik Indonesia dan Rumah Sakit “Y”. Tujuan dari kerja sama ini adalah untuk meningkatkan kemampuan mutu pelayanan medik serta mewujudkan Rumah Sakit “Y” sebagai rumah sakit pendidikan dengan menyediakan lahan bagi staf pengajar FKUI untuk berkarya. Kerja sama ini akan meningkatkan pelayanan rumah sakit yaitu dengan menyediakan tenaga-tenaga profesional.

Pada tanggal 1 Maret 2007 nama Rumah Sakit “Y” berubah menjadi Rumah Sakit Rumah Sakit “X”.

II.2. Permasalahan

Selama periode 2002 – 2006 Rumah Sakit “Y” mempunyai berbagai macam permasalahan, antara lain :

II.2.1. Terjadi penurunan kinerja produktivitas, baik rawat jalan maupun rawat inap sejak tahun 2002 – 2006. Penurunan produktivitas tersebut juga diikuti penurunan pelayanan penunjang. Ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat, hal tersebut merupakan masalah penting yang harus segera diatasi.

II.2.2. Dalam persaingan bisnis rumah sakit, salah satu andalan utama adalah fasilitas dan peralatan kedokteran. Namun peralatan kedokteran demikian cepat berkembang, sehingga dalam kurun waktu 2-3 tahun peralatan kedokteran yang semula dianggap canggih akan cepat dianggap ketinggalan jaman. Bila rumah sakit akan terus mengikuti perkembangan teknologi kedokteran yang demikian pesat, pasti akan berdampak pada anggaran investasi yang pada akhirnya akan berpengaruh pada kinerja keuangan rumah sakit.

II.2.3. Dengan telah diberlakukannya Undang undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran, berlaku ketentuan pembatasan tempat praktek Dokter sebanyak 3 tempat. Hal ini sangat berpengaruh terhadap ketersediaan Dokter

4


Spesialis di rumah sakit. Pada keadaan tersebut, posisi tawar rumah sakit menjadi agak sulit karena bila Dokter Spesialis merasa tidak diperhatikan kepentingannya dan meninggalkan rumah sakit, keadaan tersebut malah dapat berakibat menyulitkan rumah sakit. Di sisi lain, ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang semakin ketat, sangat dibutuhkan adanya komitmen yang tinggi dari para Dokter Spesialis, terutama dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit.

Bertumbuhnya rumah sakit baru dapat merupakan masalah, karena selain merupakan pesaing, rumah sakit baru berpotensi menarik sumber daya manusia yang telah terlatih sehingga berdampak pada pelaksanaan pelayanan

II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit “X”

Rumah Sakit “X” merupakan rumah sakit umum dengan kapasitas 188 tempat tidur, merupakan milik Yayasan Sejahtera Progress.

“x” mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan paripurna dengan motto melayani dengan penuh cinta kasih.

Dalam mengemban fungsi tersebut di atas, “x” mempunyai tugas pokok berupa : 1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.2. Senantiasa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia “x”

agar selalu memberikan pelayanan secara profesional, etis dan bermartabat.

3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.

5


BAB IIIVISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN

RUMAH SAKIT “X”

1. Visi : Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia secara seimbang beserta lingkungan hidupnya sejalan dengan waktu

2. Misi : Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna (preventif, promotif, curatif & rehabilitatif) yang berkualitas tinggi, berstandar international, dan berorientasi pada kepuasan pelanggan.

3. Motto : Melayani dengan penuh kasih sayang4. Nilai : Tuntunan dan pandangan umum orang yang bekerja di “x”.

Nilai “x” secara umum adalah PROGRESS.PRO : Proaktif dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan “x”G : Gigih dalam meningkatkan terus profesionalisme

berlandaskan etika profesi dan berorientasi pada kepuasan pelanggan melalui kerjasama tim.

R : Ramah tamah dan cinta kasih dalam melayaniE : Efektif dan efisien dalam melakukan setiap pekerjaan.S : Saling Asah, Asih, Asuh dan Wangi.S : Saling menguntungkan

5. Tujuan : GOAL1. Tercapainya pelayanan yang bermutu tinggi yang berorientasi

pada kepuasan pelanggan.2. Pelayanan kesehatan “x” terus meningkat dan berkembang.

6


3. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan “x”4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi

tinggi, memiliki integritas, komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui upaya pendidikan dan pelatihan, serta upaya peningkatan kesejahteraan yang adil dan manusiawi.

BAB IVStruktur Organisasi Rumah Sakit “X”

Struktur organisasi “x” efektif berlaku sejak tanggal 1 Maret 2007. Organisasi “x” dipimpin oleh Direksi yang terdiri dari Direktur “x”, Direktur Pelayanan dan Direktur Umum dan Keuangan. Direktur Pelayanan membawahi 3 Manajer dan Direktur Umum dan Keuangan membawahi 2 Kepala bagian.

Para Manajer dapat dibantu oleh Asisten Manajer. Sedangkan unsur lini adalah Unit, yang dipimpin oleh Kepala Unit.

Struktur organisasi “x” tidak menutup kemungkinan untuk terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi “x”.

Direksi wajib membuat rencana jangka panjang berupa Rencana Strategis 5 tahun yang memuat sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam waktu 5 tahun. Renstra sekurang-kurangnya memuat :

1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya.2. Posisi rumah sakit saat ini.3. Asumsi yang digunakan dalam menyusun renstra4. Penetapan sasaran, strategi dan program kerja 5 tahunan.

7


Renstra disahkan oleh Ketua Divisi.”X” dipimpin oleh seorang direktur utama rumah sakit yang dibantu oleh direktur pelayanan dan direktur bagian umum dan keuangan. Struktur organisasi Rumah Sakit “x” dan kedudukan Instalasi Rekam Medis digambarkan sebagai berikut :

BAB VVISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN

INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)

1. Visi Instalasi Rekam MedisMemberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

2. Misi Instalasi Rekam MedisMeningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat

3. Falsafah Instalasi Rekam MedisDokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan kesehatan bagi pasien

4. Nilai Instalasi Rekam Medis adalah CITRA, yaitu1. C : Cepat

Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga

8


2. I : InofatifInofatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan

3. T : Tepat dan TerpercayaMenunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit

4. R : RahasiaKerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik.

5. A : AkuratInformasi yang dikeluarkan selalu akurat.

5. Tujuan Rekam MedisTujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit

BAB VISTRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Instalasi Rekam Medis “x” dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab Admission & Registrasi dan Penanggung Jawab Managemen Rekam Medis.

Penanggung Jawab Admission & Registrasi membawahi 2 pelayanan yaitu Admission (Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan).

9


Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling & Indeks Kode Penyakit, Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam Medis, Statistik & Pelaporan.

URAIAN JABATAN

VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis

10

Direktur Pelayanan

Manager Pelayanan

Ka. Instalasi RM

AssMen JangMed

Pj. Admission & Registrasi

Pj. Managemen Rekam Medis

Penerimaan Pasien RI

(Admission)

Penerimaan Pasien RJ

(Registrasi)

Assembling &Indeks

Kode Pengyakit

Penyimpanan & Distribusi

RMStatistik & Pelaporan

StaffStaff

StaffStaff

StaffStaff

StaffStaff

StaffStaff


Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam MedisUnit Kerja : Penunjang Medis Ikhtisar Jabatan : Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis

kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.

Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. “x”.

Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.

Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen.

Hasil Kerja :1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan

data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.2. Uraian tugas bawahan.3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.4. Petunjuk kerja bawahan.5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam

Medis.8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan

penyelenggaraan rekam medis.9. Laporan dan informasi kinerja RS. “x”

11


Bahan Kerja :1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. “x”3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.5. Surat tugas dari manajemen.6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi

Rekam Medis. 7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien

dari bawahan.

Perangkat Kerja :1. Komputer & ATK.2. Telepon.

Sifat Jabatan :Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :Senin – Jumat : jam 08.00 - 16.00 Sabtu : jam 08.00 – 13.00.

Uraian Tugas :1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :

Penerimaan pasien. Pencatatan rekam medis. Pengelolaan data medis. Penyimpanan berkas rekam medis. Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.

2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap.

12


3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis..

4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis. 5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur

penyimpanan berkas rekam medis.6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur

peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis.7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi

berkas rekam medis.8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit

untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.

10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi.

11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.

12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.

13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.

14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. “x”.

15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya.

16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap

dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.

13


19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.

20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis.

Tanggung jawab :1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi

Rekam Medis.2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:

Admission Dan Registrasi Assembling dan indeks kode penyakit. Statistik dan pelaporan rumah sakit. Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya

dengan realisasi.4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.Wewenang :1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam

Medis. 2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam

Medis.3. Meminta arahan dari atasan.4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang

terkait.5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf

14


2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf

Korelasi Jabatan :

NO

JABATAN UNIT ORGANISASI

DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Medis

Penunjang Medis

Pelaporan Pengarahan

2 Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis

Penugasan Pengkoordinasian kegiatan

3 Penanggung jawab Admission Dan Registrasi



6 Karu Instalasi Rawat Jalan

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien.

8 Karu Instalasi Rawat Inap

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi rawat inap

9 Karu Instalasi Gawat Darurat

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien

10 Karu Logistik Bagian Umum Pengadaan ATK

11 Kepala Unit lain yang terkait

Bagian lain yang terkait

Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO

ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data rekam medis

Diruang tertutup dan berAC

2 Tempat kerja : Admission Dan Registasi

Diruang terbuka, umum dan berAC

Resiko Bahaya :

NO

ASPEKFAKTOR

1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

15


Syarat Jabatan :

NO

JENIS PENDIDIKA

N

PELATIHAN PENGALAMAN

1 Minimal DIII Rekam Medis.

- Pelatihan ICD 10- Pelatihan Pelaporan

Rumah Sakit- Pelatihan manajerial

rumah sakit

- Pengalaman di Rekam Medis min 5 tahun.

Upaya Fisik :1. Duduk : sering2. Berdiri : sering3. Berjalan : sering4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani3. Umur minimal : 22 tahun

16


17


VII.2. Penanggung jawab Admission Dan RegistrasiNama Jabatan : Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.Unit Kerja : Instalasi Rekam MedisIkhtisar Jabatan : Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien

dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan berobat.

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas Admission dan Registrasi.

Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan

Juknis, Juklak dan SPO.2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai

urutan.3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan

kesepakatan pasien/ keluarga dan kasus penyakitnya.4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di

unit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.6. Uraian tugas, petunjuk tugas.7. Laporan kunjungan pasien.

Bahan Kerja :1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien. 2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan

pelayanan penunjang.3. Daftar tarif yang berlaku.

18


4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan

Registrasi.

Perangkat Kerja :1. Komputer dan ATK.2. Telepon.

Sifat Jabatan :Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Penerimaan pasien. Pencatatan indentifikasi pasien. Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.

2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain. 7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..

19


8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien.

9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam

medis dengan pasien yang akan diperiksa.3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus,

hak kelas, dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.

5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.

Wewenang :1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.3. Meminta arahan dari atasan.4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit

kerja yang terkait.5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :1. Staf Admission.2. Staf Registrasi

20


Korelasi Jabatan :NO

JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL


Penunjang Medis Pelaporan Pengarahan

2 Penanggung jawab Managemen Rekam Medis


Pengkoordinasian kegiatan


Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi RI


Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi RJ

5 Karu Intalasi Gawat Darurat

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi IGD

6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait

Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :NO

ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Admission dan Registrasi

Diruang terbuka, umum dan berAC

Resiko Bahaya :NO

ASPEK FAKTOR


Syarat Jabatan :NO

JENIS PENDIDIKAN


21


1 DIII Rekam Medis/SLTA Plus

- Pelatihan Rekam Medis.- Pelatihan Customer Service.

-Pengalaman di Admission dan Registrasi min 2 tahun.



VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam MedisNama Jabatan : Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.Unit Kerja : Instalasi Rekam MedisIkhtisar Jabatan : Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode

penyakit, penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap.

22


Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas rekam medis.

Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja mutu pelayanan.

Hasil Kerja :1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan

SPO.2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah

terprogram.5. Uraian tugas.

Bahan Kerja :1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis. 2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis3. Buku sistem pelaporan rumah sakit

Perangkat Kerja :1. Komputer dan ATK.2. Telepon.

Sifat Jabatan :Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.Uraian Tugas :1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.

23


Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis. Statistik Dan Pelaporan.

2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain. 7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk

menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis.

9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam

medis.2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding,

indeksing dan pelaporan rekam medis.3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.Wewenang :1. Memotivasi petugas rekam medis.2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.3. Meminta arahan dari atasan.

24


4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis3. Staf Statistik Dan Pelaporan

Korelasi Jabatan :NO

JABATAN UNIT ORGANISASI

DALAM HAL



2 Penanggung jawab Admission Dan Registrasi




Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan rekam medis RI


Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan rekam medis RJ

5 Karu Intalasi Gawat Darurat

Bagian Keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan rekam medis IGD

6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait

Koordinasi tugas


ASPEK FAKTOR

25


1 Tempat kerja : Ruang Rekam Medis


Resiko Bahaya :NO

ASPEK FAKTOR


Syarat Jabatan :NO

JENIS PENDIDIKAN




-Pengalaman di rekam medis min 2 tahun.



26


VII.4. Staf AdmissionNama Jabatan : Staf Admission.Unit Kerja : Instalasi Rekam MedisIkhtisar Jabatan : Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara,

memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis.

Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”. Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis

Hasil Kerja :1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan

kesepakatan pasien keluarga dan kasus penyakitnya.

27


2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.3. Pasien mendapatkan layanan informasi.

Bahan Kerja :1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap 2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit “X”.3. Formulir isian pasien.4. Daftar tarif yang berlaku.5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan

rekanan.

Perangkat Kerja :1. Komputer 2. ATK.

Sifat Jabatan :Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :Senin – Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 shift III.

Uraian Tugas :1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi

kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.4. Entry data identitas sosial.5. Membuat slip pembayaran.6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas

penyimpanan.

28


7. Mengambil berkas rekam medis.8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.

Tanggung jawab :1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang

di entry.2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat

inap.4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

Wewenang :1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan

golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya.

2. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan operasi.

3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :NO JABATAN UNIT

ORGANISASIDALAM HAL



2 Staff Admission Instalasi Rekam Medis


Kondisi Lingkungan Kerja :NO ASPEK FAKTOR

29


1 Tempat kerja : Admission Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :NO ASPEK FAKTOR1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban

pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.

Syarat Jabatan :NO JENIS

PENDIDIKANPELATIHAN PENGALAMAN



Upaya Fisik :1. Duduk : sering2. Berdiri : jarang3. Berjalan : jarang4. Memegang : sering


30


VII.5. Staf RegistrasiNama Jabatan : Staf RegistrasiUnit Kerja : Instalasi Rekam MedisIkhtisar Jabatan : Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan

penunjang medis, meliputi penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis ke poliklinik

Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”. Memberikan informasi produk RS. “x”.

Hasil Kerja :1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik

sesuai urutan.2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit

pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.4. Pasien mendapatkan layanan informasi.

Bahan Kerja :1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien. 2. Jadwal praktek dokter RS “x”3. Daftar fasilitas RS. “x”4. Formulir isian pasien.5. Daftar tarif yang berlaku.6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

31


Perangkat Kerja :1. Perangkat SIRS ( komputer ).2. ATK.

Sifat Jabatan :Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi

kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan.3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.4. Entry data identitas sosial.5. Membuat slip pembayaran.6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik

tujuan pasien.10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah

selesai digunakan ke managemen rekam medis.11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.

Tanggung jawab :1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang

di entry.

32


2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat

jalan.4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien

rawat jalan yang sudah selesai berobat.5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.

Wewenang :1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui

kepastian kedatangannya.2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan

kedatangan pasien.3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :

NO JABATAN UNIT ORGANISASI

DALAM HAL



2 Staff Registrasi Instalasi Rekam Medis



NO ASPEK FAKTOR1 Tempat kerja : Registrasi Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :

33


NO ASPEK FAKTOR1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban

pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN





34


VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode PenyakitNama Jabatan : Staf Assembling dan indeks kode penyakitUnit Kerja : Instalasi Rekam MedisIkhtisar Jabatan : Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat

jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan.

Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.

Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.

35


Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.

Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.

Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer). Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan

rawat inap.

Hasil Kerja :1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap

tersusun rapi.2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).

Bahan Kerja :1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan

rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit.2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang

belum di assembling dan belum dikoding.

Perangkat kerja :1. SIRS (Komputer) dan ATK2. Telepon.

Sifat Jabatan :Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

36


Uraian Tugas :1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi :

Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari penanggung jawab berkas rekam medis.

Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis

Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan

Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas rekam medis.

Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.

Mengentry kode penyakit.

Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.

Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir

2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.

3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat inap untuk petugas Admission.

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.

37


Tanggung jawab :1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.2. Kebenaran indeks kode penyakit.

Wewenang :1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. 2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja


ORGANISASIDALAM HAL



2 Penanggung jawab Assembling dan indeks kode penyakit




ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja : Managemen Rekam Medis

Diruang tertutup dan terbuka

Resiko Bahaya :NO

ASPEK FAKTOR

1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.

38


Syarat Jabatan :NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMA

N1 DIII Rekam Medis/SLTA

Plus- Pelatihan ICD- Pelatihan Pelaporan Rumah

Sakit.



39


VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam MedisNama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medisUnit Kerja : Instalasi Rekam MedisIkhtisar Jabatan : Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan

berobat sesuai permintaan. Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke

ruang rekam medis. Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan

rapi.

Hasil Kerja :1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan

tepat.2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang

penyimpanan.

40


3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.

4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.

Bahan Kerja :1. Berkas rekam medis.2. Tracer3. Buku ekspedisi.4. A T K 5. Berkas rekam medis.6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.

Perangkat Kerja :1. SIRS (Komputer) dan ATK.2. Telepon.

Sifat Jabatan :Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.Senin – Sabtu : jam 14.00 – jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam

medis, meliputi : Menerima permintaan berkas rekam medis dari

pendaftaran. Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.

41


Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis yang keluar.

Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi.

Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi maupun admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan.

Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi dan Admission.

Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poliklinik.

2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.

3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit.

4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor.

5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan bon peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam.

6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.

7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu.

8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.

42


9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap.

Tanggung jawab :1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari

rak penyimpanan.2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta

untuk semua kepentingan pengobatan pasien.5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang

kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis

diruang penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis

kepada dokter yang akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.

Wewenang :1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.3. Koordinasi dengan petugas IGD4. Koordinasi dengan petugas IRNA.5. Meminta arahan dari atasan.6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :

43


NO JABATAN UNIT ORGANISASI

DALAM HAL

1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan Pengarahan

2 Staf Penyimpanan dan Pendistribusian berkas RM

Penunjang Medis PenugasanPengkoordinasian kegiatan


NO ASPEK FAKTOR1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan

berAC2 Tempat kerja : Lingkungan

rumah sakitDiruang terbuka

Resiko Bahaya :NO

ASPEK FAKTOR

1 Stress manajerial

Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN


- Pelatihan ICD- Pelatihan Pelaporan

Rumah Sakit

Upaya Fisik :

44


1. Duduk : sering2. Berdiri : sering3. Berjalan : sering4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita2 Berbadan : sehat jasmani dan rohani3 Umur minimal : 21tahun

VII.7. Staf Statistik Dan PelaporanNama Jabatan : Staf statistik dan pelaporanUnit Kerja : Instalasi Rekam MedisIkhtisar Jabatan : Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di

Instalasi Rawat Inap. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan

penunjang medis. Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit. Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form

asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.

Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis.

45


Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan jajarannya.

Hasil Kerja :1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan

penunjang medis.2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.3. Laporan intern “x”4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.

Bahan Kerja :1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit.2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.

Perangkat Kerja :1. SIRS (Komputer) dan ATK.2. Telepon.

Sifat Jabatan :Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift I.Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift II.

Uraian Tugas :1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:

Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.

46


Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya.

Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter prakteknya.

Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.

Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan rumah sakit.

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.

Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit. Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana

jajarannya.2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan

pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.

3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ).4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. 5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk

kepentingan laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan

sensus harian.2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan

kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.

3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.

47


4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.

Wewenang :1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan 2. Meminta arahan dari atasan.3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et

repetum dan form dari pihak ketiga yang berwenang.4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.


ORGANISASIDALAM HAL



2 Penanggung jawab Statistik dan Pelaporan



Kondisi Lingkungan Kerja :NO ASPEK FAKTOR1 Tempat kerja :

Pengolahan Data Diruang tertutup dan berAC

2 Tempat kerja : Penyimpanan


Resiko Bahaya : NO ASPEK FAKTOR1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban

pelaksanaan tugas

48


Syarat Jabatan :NO JENIS

PENDIDIKANPELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA Plus.

- Pelatihan ICD- Pelatihan Pelaporan

Rumah Sakit



49


BAB VIIITATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

INTERN

EKSTERN

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

50

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INSTALASI REKAM MEDIS

PASIEN DOKTER

ASURANSI REKANAN LAIN-LAINDep.Kes/Pem


Hubungan Intern : Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan

komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.

Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan rekam medis.

Hubungan Ekstern: Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada

pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan

kepada Departemen kesehatan Pemerintah.

51


BAB IXPOLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal,

perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan

sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses

mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam

dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-

sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat

dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan

jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan

meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya

melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di

Instalasi Rekam Medis “x” adalah sebagai berikut :

52


Tabel 9.1POLA KETENAGAAN

INSTALASI REKAM MEDIS RS. “X”

NAMA JABATAN KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL

TENAGA YANG

DIBUTUHKAN

Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis(Pelatihan ICD 10 + Pelatihan Pelaporan RS + Pengalaman Kerja minimal 5 tahun )

1

Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Customer Service)

1

53


Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Customer Service)

1

Staf Admission DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan Customer Service)

5

Staf Registrasi DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan Customer Service)

6

Staf Assembling dan Indeks Kode Penyakit

DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan ICD 10)

1

Staf Penyimpanan dan Distribusi Berkas RM

DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan Rekam Medis)

2

Staf Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit

DIII Rekam Medis / SLTA Plus (Pelatihan Pelaporan RS)

1

Jumlah 18

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi

54


Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam RS. “x” sendiri (internal resources) Menarik calon dari dalam RS “x” sendiri (Internal resources) memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari luar RS “x”. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi. Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :

Informasi dari mulut ke mulut Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri. Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan

adanya kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis.

2. Dari luar RS. “x” (external resources)Proses penarikan calon dari luar RS. “x” ini dapat dilakukan dengan cara :

Dari mulut ke mulut. Iklan media cetak. Lembaga-lembaga pendidikan

2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) KaryawanSeleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi

Rekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

55


Tahapan seleksi terdiri dari :A. Umum.

Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak rumah sakit.

B. Khusus Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan

kepemimpinan meliputi :- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi

Pelayanan Kesehatan.- Proses Problem solving- Proses Pengambilan Keputusan

2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis- Sistem Pelaporan Rekam Medis

3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegalAdalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya dengan :- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.- Informed consent.- Keterangan Medis untuk asuransi.- Visum et repertum.- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.- Kode etik profesi.

56


4. Statistik Kesehatan- Dasar-dasar statistik kesehatan.- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan

laporan.5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.6. Sistem informasi kesehatan

- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan pelaporamn

- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)

- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.- Menjaga keamanan data dan informasi- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi

untuk pengunjung- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home

care.- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat

kelahiran, sertifikat kematian, register handi cap.7. Sumber daya pelayanan kesehatan

- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi

- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya

- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.

8. Manajemen mutu pelayanan- Penyusunan dan penyajian indikator- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya

menjaga mutu.- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit

57


- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan, kebakaran maupun kehilangan.

- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.

- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.

9. Teknologi informasi- Kemampuan jalankan komputer- Internet dan berbagai akses LAN- Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :1. Tes Tertulis

Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.

2. Tes KeterampilanTes ketrampilan yang diujikan meliputi :- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi

sampai assembling- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam

medis sesuai standar- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan

Indeks operasi / tindakan. 3. Tes Kesehatan

Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :

58


- Sehat, tidak buta warna.- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk

admision dan registrasi).4. Tes Wawancara

Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.

BAB X

PENILAIAN KINERJA SDM

X. 1. Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap

59


karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan secara menyeluruh.

Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasar skala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima) sampai dengan ‘Buruk’ angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan kepribadian.

Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.

X.2. Tujuan dan Sasaran

A. Tujuan ( > 1 tahun )Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :

Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan.

Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya.

60


Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress dengan dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.

B. Sasaran ( < 1 tahun )Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan

serta efisiensi perusahaan.

X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3 bagian besar sebagai berikut :1. Penilaian Staf Pelaksana2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat

dan Kepala Seksi / Sederajat3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.

X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja

A. Hasil Kerja1. Kecepatan

Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan.

Penilaian Cepat NilaiSangat Baik Jauh lebih cepat 5Baik Lebih cepat 4Cukup Susuai 3Kurang Lebih lama 2Buruk Jauh lebih lama 1

Catatan :- Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau

rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.

61


- Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

2. KetepatanMengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur Operasional)

Penilaian Cepat NilaiSangat Baik ≥ 99 % 5Baik 96 % - 98 % 4Cukup 95 % 3Kurang 93 % - 94 % 2Buruk ≤ 92 % 1

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakanMengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang diharapkan.

Penilaian Cepat NilaiSangat Baik Jauh lebih banyak 5Baik Lebih banyak 4Cukup Susuai 3Kurang Lebih sedikit 2Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

62


4. Kepuasan pemakai hasil kerjaKualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.

Penilaian Cepat NilaiSangat Baik Jauh lebih banyak 5Baik Lebih banyak 4Cukup Susuai 3Kurang Lebih sedikit 2Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.

B. Kerja sama1. Komunikasi

Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.

Penilaian

Pendengar

Yang baik

Jelas Lugas Tepat Waktu

Nilai

Sangat Baik

Selalu Selalu Selalu Selalu 5

63


Baik Selalu Selalu Selalu Kadang-kadang

4

Selalu Selalu Kadang-kadang

Selalu 4

Cukup Selalu Selalu Kadang-kadang

Kadang-kadang

3

Kurang Kadang-kadang

Selalu Kadang-kadang

Kadang-kadang

2


Kadang-kadang

Kadang-kadang

2

Buruk Kadang-kadang

Kadang-kadang

Kadang-kadang

Kadang-kadang

1

2. Keterbukaan.Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan perusahaan.

Penilaian Menerima kritik

Menerima saran

Memberi pemikira

n konstruk

tif

Nilai

Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5Baik Hampir

SelaluSelalu Hampir

Selalu4

Cukup Kadang-kadang


3

Kurang Sesekali Hampir Selalu

Sesekali 2

64


Buruk Sesekali Kadang-kadang

Sesekali 1

3. KebanggaanBangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra / nama baik perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif.

Penilaian Bangga Jaga citra perusaha

an

Membela perusaha

an

Nilai

Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5Baik Selalu Hampir

SelaluHampir Selalu

4

Cukup Selalu Kadang-kadang

Kadang-kadang

3

Kurang Kadang-kadang

Kadang-kadang

Kadang-kadang

2

Buruk Kadang-kadang

Sesekali Sesekali 1

4. KepercayaanYakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.

5. Keadilan

Penilaian Yakin NilaiSangat Baik Selalu 5Baik Hampir selalu 4Cukup Kadang-kadang 3Kurang Sesekali 2Buruk Tidak pernah 1

65


Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan perusahaan.

Penilaian Bertindak Adil NilaiSangat Baik Selalu 5Baik Hampir selalu 4Cukup Kadang-kadang 3Kurang Sesekali 2Buruk Tidak pernah 1

C. Kepribadian1. Keramahan

Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.

Penilaian Murah Senyum NilaiSangat Baik Selalu 5Baik Hampir selalu 4Cukup Kadang-kadang 3Kurang Sesekali 2Buruk Tidak pernah 1

2. KerapihanSelalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.

Penilaian Rapi NilaiSangat Baik Selalu 5Baik Hampir selalu 4Cukup Kadang-kadang 3Kurang Sesekali 2Buruk Tidak pernah 1

66


3. DisiplinPatuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian Pelanggaran & Tata tertib

Nilai

Sangat Baik O x 5Baik 3x 4Cukup 5 x 3Kurang 7 x 2Buruk >7x 1

4. Sikap mental positifDalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian Berpikir dan berperilaku

Nilai

Sangat Baik Selalu 5Baik Hampir selalu 4Cukup Kadang-kadang 3Kurang Sesekali 2Buruk Tidak pernah 1

5. InisiatifMemberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.

67


Penilaian Memberikan Gagasan

Nilai

Sangat Baik > 3 x 5Baik 3 x 4Cukup 2 x 3Kurang 1 x 2Buruk Tidak pernah 1

X.4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

Pendidikan- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai berikut :

DIII Rekam Medis S1 Informasi Kesehatan S3 Manajemen Rumah Sakit.

PelatihanPelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik

dilaksanakan melalui:

68


- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit “x”, meliputi: Pelatihan Manajemen Umum Pelatihan Sistem Dokumentasi Pelatihan Manajemen Mutu Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja. Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran Pelatihan Evaluasi Kinerja

- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.

69


BAB XI

PROGRAM ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang meliputi :

1. Penerimaan pasien2. Pencatatan3. Pengolahan data medis4. Penyimpanan5. Pengambilan kembali6. Penyusutan/Pemusnahan

Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 11.1Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis

HARI

MATERI WAKTU

PENGARAH

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS

Ka. IRM

I Pengenalan personil 60Orientasi ruangan dan produk RS. “x” 60

70


Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RSRP

60

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM

60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP 60Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60

II

Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja

60

Sosialisasi pedoman kerja 60Sosialisasi keselamatan kerja 60Sosialisasi indikator kinerja 60Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60

IIISosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai dengan nama dan jabatan

60

Tabel 11.2Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis

71


Tabel 11.3Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit


HARI

MATERI WAKTU

PENGARAH

C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKIT

Pj. Manaj. RM

I Sosialisasi bentuk dan macam formulir rekam medis

60

HARI

MATERI WAKTU

PENGARAH

B. ADMISSION & REGISTRASI Pj.Admission & Registrasi

I

Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi

60

Penerimaan pasien rawat jalan 60Penerimaan pasien rawat inap 60Penerimaan pasien TTKP 60Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 jam

60

Penerimaan pasien perusahaan rekanan

60

II

Menyiapkan berka RM pasien baru

60

Entry data pasien ke dalam komputer

60

III

Pencatatan data/registrasi pasien rawat jalan

60

Pencatatan data/registrasi pasien rawat inap

60

IVPenerimaan telpon singkat 60Penerimaan telpon panjang 60Penerimaan telpon pendaftaran 60

72


Assembling berkas RM rawat jalan 60Assembling berkas RM rawat inap ( umum, anak, kebidanan, bayi, ODC )

60

Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, anak, kebidanan, bayi dan ODC )

60

II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60

Tabel 11.4Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis

HARI

MATERI WAKTU

PENGARAH

D. STATISTIK DAN PELAPORAN Pj. Manaj. RM

ICara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.

20

II

Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60Rekapitulasi sensus harian penunjang medis

60

IIIPengisian formulir asuransi, visum et repertum dan form perusahaan rekanan

20

IVPengetikan Surat Keterangan Lahir 20Pengetikan Resume Medis 20

Tabel 11.5Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM


HARI

MATERI WAKTU

PENGARAH

73


E. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS

Pj. Manaj. RM

I

Sosialisasi penerimaan berkas rekam medis.

15

Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM

15

IISosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran

40

III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40

BAB XIIRAPAT

XII.1 Rapat RutinRapat Rutin diselenggarakan pada :Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulanJam : 12.00 s.d selesaiTempat : Ruang Instalasi Rekam MedisPeserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj.

Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.

Materi : 1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan

Rekam Medis

74


4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.

5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam Medis.

Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan

XII.2 Rapat Insidentil Rapat Insidentil diselenggarakan pada :Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu

hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.Jam : Sesuai undanganTempat : Sesuai undanganPeserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj.

Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.

Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,

laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan

BAB XIIIPELAPORAN

XIII.1 Laporan Harian Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang4. Laporan rekam medis yang keluar per hari

75


XIII.2. Laporan BulananLaporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern. Laporan intern meliputi :1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis3. Laporan produktifitas dokter

Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus

Pasien Rawat Inap Rumah Sakit2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus

Pasien Rawat jalan Rumah Sakit3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial

XIII.3. Laporan TahunanInstalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

Laporan InternLaporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.

1. Laporan yang bersifat Vertikal Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain:

a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.

b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.

76


c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.

d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di

Instalasi Rekam Medis.g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

2. Laporan yang bersifat Horisontal Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang berkaitan di RS. “x”, antara lain:- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum

tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil. a. Laporan Rutin meliputi

1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum

tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian

Rekam Medis.7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

b. Laporan InsidentilAdalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. “x” secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti :

77


- Laporan Asuransi- Laporan Visum Et Repertum- Resume

Laporan Ekstern

RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT

NAMA FORMULIR KODE

PERIODE LAPORAN

JADWAL LAPORAN

1 2 3 4

Data Kegiatan Rumah Sakit RL1 Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap RS

RL2a Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan RS

RL2b Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat InapRumah Sakit

RL2a1

Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut

Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit

RL2b1

Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut

Data Status Immunisasi RL2c Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut

78


Data Individual Morbiditas Pasien Rawat Inap

- Pasien Umum

- Pasien Obstetri

- Bayi Baru Lahir/Lahir Mati

RL2.1

RL2.2

RL2.3

Triwulan Tanggal 25 Bulan Sampling

Data Inventarisasi Pelayanan Rumah Sakit

RL.3 Tahunan per 31 Desember

Tanggal 15 Januari

Data Individual Ketenagaan Rumah Sakit

RL4a Tahunan per 31 Desember

Tanggal 15 Januari

Data Peralatan Medik Rumah Sakit

RL5 Tahunan per 31 Desember

Tanggal 15 Januari

Data Infeksi Nosokomial Rumah Sakit

RL6 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut

79

Pedoman Pengorganisasian Rm

Documents