-
Grupo IAI Cambio Rpido No. .1
e____ambio Rpido I o i
Cambio Rpido No.~ -
CONTROL DE DOCUMENTOS
pe-os Revisin: 3
e mblo Rpido No. ~
Elabor:
Revis:
Revis :
Revis:
Revis:
Revis:
Revis:
Nombre, Puesto y firma Fea. Elizab eth Gmez DeCastro Jefe de
Control de Documentos y Registros Me. Sergio Alej andro Cor tzar
Ferral Director de Administracin MC. Aleja ndro Ramrez Ojeda
Director de Calidad y Pruebas Dr. Federico Carlos Martn Polo
Director de Desarrollo de Negocios In g. Ser gio Bernardo Beltr n
Virgen Director de Ingeniera
Jng. Ra l Efrn Pr ince Avelino Director de Recursos Humanos Lic.
Maricela Acosta Torres Directora de Teleinfonntica
Fecha:
28-nov-08
11 - f~ - 0'1 . I? -f e!::r- oq .
11 -Tc.b -(l}i Aprob: Ing. Pa ul Peter Parisi Ant onino
Presidente de Grupo lA!
, ~' Anexo "A" del rc-oi Rev.4
I
-
_ ___
GrupoIAI CAMBIO RPIDO AL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS PC-OS REV.3
ELABORADOR: Fea. Elizabeth Gmez DeCastro FECHA DE APROBACiN: 30
de enero de 2013.
Razn del Cambio : Comentario de cliente y O.M.1 de CALMECAC.
Prraf~ l-__ __ ~(: ~!J '!Lmente Indica " .12.1 I Conserva una co
pia del do~If.c nt;; -q~~ - ~gre. e a-C- O- -R
S.la
_.
S.lb
1-..-...---5.4
para asegurar su recup erabilid ad en caso de alguna con
tingencia.
.._.. _
N/A ...- -- ------ -
de las firmas anteriores m s la de su OS.
____._.. . .__.........__.-....._
Debe Indicar i ~ d-;cumen-'t e-:i-n-- -l-El imina-;:tc;d;-~p ~d
o-'-q-'u- gre-s~- a CDR:-: -1NOTA: En caso que requiera una copia
(Con trolad a o S lo para Informacin ), deber so lici tarla a CORo
T~~:~e~i~;~~~ 1 :~~:~~)~n: -2--:-f-lic-- e---;:~-~~~~ ~~~~~~~-s~
-ar- I
procedimiento que el cliente indique, adems de los I
lineamientos que apliquen del presente procedimiento.
.-.. ... ._ . _ .._.__...._-_. . .._---_.__... ._j_._--_. ._
._-_ ..__._... ._. - --_._._ ...... --
N/A I COR genera el documento original del pdf co nvertido de l
I docu mento fuente enviad o por el usuar io de: Manuales,
Reglamentos, Cdigos, Planes de Ca lidad, Procedimi entos,
Diagramas e Instructivos de Gru po IAl.
...._-_ ..--_..__.._-_._-_...- . ....__._._ . ...._ ,..
----_._-_ _ .__ . - ._--_ ._ ._---~
La doc ume ntacin Lega l se ingresar preferentemente en original
, es co nfidenci al y no es auditable ante el SG l; es resgu ard
ada y ca ntro lada por el JCDR, como Actas Co nstitutivas, Ac ta s
de Asambleas , Poderes, copia origina l de Fianzas, Co nve nios de
T rabajo (Asociaciones Estratgic as) de las Direcci ones, Currcula
de Grupo lAI. Slo se darn copi as simples () certifica das co n
previa au torizacin del PG, DDN o OlA; para documen tos de una
Direccin co n cualquiera
1L(I dOClI l1lell tll ci ll Legal se ingresar preferen temente
en ior iginal, es con fidencial y no es auditab le ante el SGI ; es
1 resguardada y contro lada por el JCOR, como Actas ICo
nstitutivas, Actas de Asambleas, Poderes, copia or iginal !de
Fianzas, Co nvenios de T rabajo (Asocia ciones
Estratg icas) de las Direcci ones , etc. Slo el Preside nte de G
rupo IAI a uto r iza las so licit udes
i de co pias certificadas. con el sello de " Slo para I In for
macin" o sim ples ; si esto s docum entos pertenecen a Iuna
Direccin. se le ag rega r la fi rma del DS cor respond iente. 1!
...__ ._. . ..__.__.__.__...._.__. _
REVISA
I-Db
_. L__ .. _
b I ID -D bI _~~_~U E~A---
Presiden e (OS, si aplica)
Pgina 1 de 2Cambio Rpido No. 4
CONSTRUCCION CIVIL
INGENIERIA
RECURSOS HUMANOS
TELE INFORMATICA
-
Cambio Rpido No. 4 Pgina 2 de 2
Prrafo Actualmente Indica Debe Indicar 6.9 Para obtener el nmero
consecutivo para los Cdigos
lo solicitarn en CDR. Se elimina el prrafo.
9.3 MC-01 Manual Corporativo de Gestin de la Calidad. MC-01
Manual Corporativo de la Calidad.
9.3a MC-04 Manual Corporativo de Gestin Integral. MC-02 Manual
de Organizacin Bsica del Grupo IAI.
9.3b
MTI-TI-01 Manual de Gestin de Servicios de Tecnologas de la
Informacin.
MC-04 Manual Corporativo de Gestin Integral.
9.3c
N/A MC-05 Manual Corporativo del Programa de Garanta de
Calidad.
9.3d N/A MTI-TI-01 Manual de Gestin de Servicios de Tecnologas
de la Informacin.
9.8 N/A PCP-DR-02 Casetas de Control de Documentos y Registros
para la Industria Convencional.
9.9 N/A PC-94 Casetas de Control de Documentos y Registros para
Proyectos Nucleares.
Anexo A Carta de Trasmisin de Documentos. SE MODIFICA EL FORMATO
DEL ANEXO.
4.10.14 Elimina de CDR los originales obsoletos de Manuales,
Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas manteniendo la
versin en PDF.
Elimina de CDR los originales obsoletos de Manuales,
Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas manteniendo la
versin en PDF, excepto los mencionados por el anexo F del PC-94 que
se conservarn como registros.
7.1.5 Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos,
Diagramas e Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en
el apartado Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la fecha del
vencimiento de la revisin bienal. Para los Planes de Calidad y
Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar la fecha del
vencimiento de las garantas del proyecto. En caso de ser necesaria
la emisin de una nueva revisin a stos, la nueva revisin cancelar la
anterior, se destruye la obsoleta y conserva en pdf identificndola
como tal.
Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas e
Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el apartado
Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la fecha del vencimiento de
la revisin bienal. Para los Planes de Calidad y Procedimientos
Especficos de Proyecto se indicar la fecha del vencimiento de las
garantas del proyecto. En caso de ser necesaria la emisin de una
nueva revisin a stos, la nueva revisin cancelar la anterior, se
destruye la obsoleta y conserva en pdf identificndola como tal;
excepto los mencionados por el anexo F del PC-94 que se conservarn
como registros.
7.9.1 A la emisin de la nueva revisin, de los Manuales,
Reglamentos, Cdigos, Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas e
Instructivos junto con sus registros, el personal de CDR los
eliminar con destructora de papel, conservando su versin en PDF del
documento, adjuntndole su Bitcora de Distribucin escaneada.
A la emisin de la nueva revisin, de los Manuales, Reglamentos,
Cdigos, Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos
junto con sus registros, el personal de CDR los eliminar con
destructora de papel, conservando su versin en PDF del documento,
adjuntndole su Bitcora de Distribucin escaneada; excepto los
mencionados por el anexo F del PC-94 que se conservarn como
registros.
-
CR4 Anexo A del PC-05 Rev.3
CARTA DE TRASMISION DE DOCUMENTOS
No.: Fecha: Proyecto: Direccin:
Gerencia: Departamento: Disciplina: Hoja De
Documento:
Empresa : Vigencia: Elabor:
Al Jefe de Control de Documentos y Registros, por medio de la
presente le trasmito los siguientes documentos fuente para su
control:
Identificacin Titulo Rev. Electrnico Duro Total de del Documento
hojas en duro
OBSERVACIONES DE CDR:
AUTORIZA RESPONSABLE RECIBIO
Nombre y Firma Puesto, Firma y fecha. Puesto, Firma y fecha de
CDR DS/GA/JP
Aseguro que no tengo en mi poder ninguna copia no controlada del
documento que estoy ingresando.
-
CR.4 Anexo A del PC-05 Rev.3
CARTA DE TRASMISION DE DOCUMENTOS
No.: Fecha: Hoja De
Adems le solicito que trasmita copia controlada de (los)
siguiente(s) documento(s) al (los) siguiente(s) usuarios(s):
Identificacin Puesto / Nombre Usuario Vigencia de la
actualizacin Copia Controlada hasta:
OBSERVACIONES DE CDR:
AUTORIZA RECIBIO
Nombre y Firma DS/GA/JP Puesto, Firma y fecha de CDR
-
Cambio Rpido No. 3 Pgina 2 de 2
Prrafo Actualmente Indica Debe Indicar 7.1.5 Los Manuales,
Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas e
Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el
apartado Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la fecha del
vencimiento de la revisin
quinquenal.
Para los Planes de Calidad y Procedimientos Especficos de
Proyecto se indicar la fecha del vencimiento de las garantas del
proyecto. En caso de ser
necesaria la emisin de una nueva revisin a stos, la nueva
revisin cancelar
la anterior, se destruye la obsoleta y conserva en pdf
identificndola como tal.
Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas
e
Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en el
apartado
Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la FECHA del vencimiento
de
la revisin QUINQUENAL; y para los Planes de Calidad y
Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar a
VENCIMIENTO
PROYECTO. En caso de ser necesaria la emisin de una nueva
revisin a
stos, la nueva revisin cancelar la anterior, se destruye la
obsoleta y
conserva en pdf identificndola como tal.
9.2
9.2a
9.2b
9.2c
9.3a
9.3b
9.4
9.5
Norma ISO-9001:2000 Requisitos
N/A
N/A N/A
N/A
N/A
PC-01 Elaboracin y Gestin de Documentos del SGC.
PC-02 Elaboracin de Manuales, Planes de Calidad,
Reglamentos y Cdigos.
NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistemas de Gestin de la Calidad
Requisitos.
NMX-SAA-14001-IMNC-2004 Sistemas de Gestin Ambiental Requisitos
con orientacin para su uso.
NMX-SAST-001-IMNC-2008 Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud
en el Trabajo Requisitos. NMX-I-20000-NYCE-2010 Tecnologa de la
Informacin Gestin del Servicio Parte 01:Especificaciones
MC-04 Manual Corporativo de Gestin Integral.
MTI-TI-01 Manual de Gestin de Servicios de Tecnologas de la
Informacin
PC-01 Elaboracin y Gestin de Documentos.
CANCELADO
-
CAMBIO RPIDO AL PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
PC-OS REV.3 - " ELABORADOR: Fea. Elizabeth Gmez De Castro
FECHA DE APROBACIN: 05 de julio de 2011. Razn del Cambio:
Actualizacin del proceso para la dislribucin de copia conlrolada de
documenlos corporalivos.
'-P' r arralo Actualmente Indica r-- -! 7.) .3 I I i
7.5.3aI I
Mantiene una copia controlada de los Manuales, Reglamentos.
Procedim ientos y Diagramas Corporativos para consulta de los
, , _,_..~ usuarios en CDR. ~ _N.__' __ __ _ .__ _., __ _ __ .
.. _.._. _..__ _ .__ __._ .__ ..__ ._-- - - - 1
REVISA Jefe de Garanta .Direccin de Calidad I
_ .._---_ _ - _ ------!I----"\\'\.
:Corporativa de Operaciones N/A i N/
-L-1 . ,I N/A iD
!DN/A i Corporativa de Administracin
Recursos Humanos
dministracin
Desarrollo de Negocios 1-----------
p_alidad y Pr~eb_a_s
N/A
N/A
iD i D
N/A
N/A ~~:: -------' --
\
eleinformtica
nqeruena
-'-
Cambio Rpido No . 2 Pgina 1 de 1
-
CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 2 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
CONTENIDO DESCRIPCIN PGINA
CONTENIDO
......................................................................................................................................................................2
CONTROL DE REVISIONES
..........................................................................................................................................2
1. OBJETIVO
.................................................................................................................................................................3
2. ALCANCE
..................................................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES Y
ABREVIATURAS...................................................................................................................3
4. RESPONSABILIDADES
..........................................................................................................................................4
5.
PRECAUCIONES......................................................................................................................................................9
6. REQUISITOS
PREVIOS..........................................................................................................................................9
7.
DESARROLLO.......................................................................................................................................................
10
8.
REGISTROS............................................................................................................................................................
16
9. REFERENCIAS
......................................................................................................................................................
16
10. ANEXOS
..................................................................................................................................................................
16
CONTROL DE REVISIONES
Rev. Fecha Elabor Revis Motivo de la revisin 0 23-oct-2001 DCC
FCMP, RCR, AMCH,
REPA, GRM. NUEVA EMISION.
1 19-dic-2002 FEGDC FCMP, RCR, MAT, REPA, GRM.
REESTRUCTURACION TOTAL DEL PROCEDIMIENTO.
2 30-sep-2006 FEGDC FCMP, SBBV, MAT, REPA, LEYV.
ACTUALIZACION DE LOS PROCESOS.
3 19-dic-2008 FEGDC SACF, FCMP, SBBV, MAT, REPA, ARO.
REVISION BIENAL. SE REESTRUCTURA EL DOCUMENTO.
-
CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 3 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
1. OBJETIVO 1.1 Establecer la metodologa para controlar la
recepcin, aceptacin, clasificacin, registro,
archivo, distribucin, actualizacin y la disposicin final de la
documentacin interna y externa en Grupo IAI en el departamento de
Control de Documentos y Registros.
2. ALCANCE 2.1 Aplica a todos los usuarios de las Direcciones de
Grupo IAI y personal de CDR. 2.2 Incluye a los documentos que se
requieren controlar, generados internamente por personal
de Grupo IAI y a la documentacin externa proporcionada por los
clientes y proveedores.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1 Definiciones
Baja de Documentos Actividad regulada y controlada para retirar
definitivamente los documentos del CDR.
Carta de Trasmisin de Documentos
Documento mediante el cual se procesa la entrega y recepcin de
documentos.
CASETA Extensin del Departamento de Control de Documentos y
Registros fuera de las instalaciones del Corporativo de Grupo
IAI.
CONDOR Aplicacin informtica de apoyo de CDR para la captura de
la Carta de Trasmisin de Documentos (CTD), Solicitud de Copia
Controlada (SCCD), Autorizacin Prstamo/Copia de Documentos (APCD) y
Solicitud de Asignacin de Nmero de Documento (SAND).
Control de Documentos y Registros
Lugar fsico en donde se encuentran los archivos de documentos y
registros de calidad.
Copia Blanda Es la imagen NO CONTROLADA en formato electrnico de
la copia fuente de un documento que podemos consultar en:
intranet.iaiver.com.mx
Copia Controlada Toda copia de un original que se asigna slo a
personal autorizado y cuya actualizacin se controla a travs del
JCDR por medio del sello y documentado en un registro.
Copia Slo para Informacin
Documento cuya actualizacin, distribucin y uso no est
controlado, ni se puede asegurar su uso para realizar trabajo
alguno.
Documento Informacin y su medio de soporte. Documento Externo
Todo aquel documento que no fue elaborado por personal de Grupo IAI
y
que es proporcionado por los clientes y proveedores. Fecha de
Emisin Fecha a partir de la cual entra en vigor un documento,
otorgada por el
departamento de Control de Documentos. Procedimiento
escrito/documentado
Documento que proporciona informacin de cmo efectuar las
actividades y los procesos de manera coherente.
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CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 4 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
3.2 Abreviaturas
APCD Autorizacin Prstamo/ Copia de Documentos anexo E CDR
Control de Documentos y Registros. CTD Carta de Trasmisin de
Documentos anexo A DCP Director de Calidad y Pruebas DDN Director
de Desarrollo de Negocios. DIA Director de Administracin DS
Directores (Administracin, Calidad y Pruebas, Desarrollo de
Negocios, Ingeniera, Recursos Humanos,
Teleinformtica) EA Encargado de Almacn EIMyP Equipo de
Inspeccin, Medicin y Prueba GA Gerente de Area GAD Gerente
Administrativo JCDR Jefe de Control de Documentos y Registros ESTI
Encargado de Soporte Tcnico Interno RDO Representante de la
Organizacin SAND Solicitud de Asignacin de Nmero de Documento SCCD
Solicitud de Copia Controlada de Documento anexo G
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Presidente de Grupo IAI
4.1.1 Aprueba el actual procedimiento.
4.2 Director de Administracin
4.2.1 Revisa el presente procedimiento y aprueba los recursos
necesarios para el buen desarrollo de las actividades mencionadas
en este procedimiento.
4.2.2 A travs del Gerente Administrativo, provee los recursos
necesarios para que exista en Grupo IAI un rea asignada al Control
de Documentos y Registros, as como el mobiliario, medios
informticos, capacitacin al personal y las condiciones necesarias
para su buen funcionamiento.
4.2.3 Autoriza la apertura de Casetas de CDR y recursos
necesarios para esto.
4.3 Director de Calidad y Pruebas
4.3.1 Revisa el presente procedimiento.
4.3.2 Verifica por medio de auditoras la correcta implantacin y
cumplimiento del presente procedimiento.
-
CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 5 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
4.4 Directores
4.4.1 Revisan este procedimiento y aseguran que el personal a su
cargo lo aplique.
4.4.2 Antes de ingresar a CDR un documento Externo, deber
establecer un identificador.
4.4.3 Trasmite a CDR los documentos que requiere controlar,
verificando la vigencia de la permanencia del documento y que los
generados por su Direccin estn de acuerdo a los prrafos 5.1 y
6.4.
4.4.4 Conforme al PC-61 comunica a CDR los datos de cada
proyecto en el que requieran ingresar documentos o registros: nmero
de proyecto y contrato; ttulo; nombre del Jefe de Proyecto; plazo y
fecha del vencimiento de las garantas; actualizndole los cambios
que afecten la operacin efectiva de CDR.
4.4.5 Autorizan la solicitud de prstamo o copia de los
documentos de su Direccin.
4.4.6 Notifica mediante comunicado a CDR la cancelacin de
documentos.
4.4.7 Solicita al DIA mediante comunicado la apertura, operacin
y cierre de Casetas de CDR indicando el plazo, JP y volumen de
trabajo o servicio y cierre de sta cuando ya exista en sitio.
4.5 Gerente de Area
4.5.1 Asegura que los documentos que genere su rea estn de
acuerdo al prrafo 5.1 y 6.4 antes de ingresarse a CDR y que el
personal a su cargo cumpla con este procedimiento.
4.5.2 Trasmite a CDR los documentos que requiere controlar,
verificando la vigencia de la permanencia del documento.
4.5.3 Autoriza las solicitudes de copias de documentos de su rea
(excepto los descritos en el prrafo 5.4) al personal a su
cargo.
4.5.4 Verifica que el personal de su rea para la realizacin de
su trabajo utilice Copias Controladas vigentes.
4.5.5 Notifica mediante Comunicado Interno a CDR la cancelacin
de documentos
4.5.6 Solicita mediante Comunicado Interno al DIA con copia al
JCDR la apertura, operacin y cierre de Casetas de CDR o servicio y
cierre de sta cuando ya exista en sitio.
4.6 Representante de la Organizacin
4.6.1 Notifica a sus GAs y DS el vencimiento de la revisin
bienal de los documentos del prrafo 7.1.2 generados por su Direccin
y Vigila que los actualicen.
-
CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 6 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
4.7 Encargado de Soporte Tcnico Interno
4.7.1 Mantiene todos los equipos de cmputo del rea de CDR con
los antivirus actualizados.
4.7.2 Publica en Intranet de Grupo IAI los documentos
controlados que el personal de CDR solicite, en un perodo no mayor
de 2 das hbiles.
4.8 Encargado de Almacn
4.8.1 Notifica por comunicado a CDR las bajas de los
Equipos/Herramientas de los cuales se encuentre en ste ingresado
sus Manuales o documentacin para su eliminacin.
4.9 Jefe de Control de Documentos y Registros
4.9.1 Elabora los procedimientos propios de Control de
Documentos y Registros, as como sus cambios rpidos y revisiones y
supervisa que el personal a su cargo lo aplique.
4.9.2 Coordina la clasificacin del mobiliario para el resguardo
de los documentos.
4.9.3 Asigna el nmero de copia controlada de acuerdo a la
metodologa del ejemplo del anexo F.
4.9.4 Capacita en este procedimiento a su nuevo personal y evala
peridicamente a todo su personal.
4.9.5 Verifica a travs de la Bitcora de Distribucin de
Documentos que el departamento de CDR mantenga actualizados a los
usuarios de copia controlada hasta los lugares remotos.
4.9.6 Resguarda la documentacin Legal y la Currcula de Grupo
IAI.
4.9.7 Coordina con el DS, GA o JP el establecimiento de la
Caseta de CDR solicitada.
4.10 Personal de Control de Documentos y Registros.
4.10.1 Se autocapacita en este procedimiento y aporta
comentarios para la mejora continua de sus procesos.
4.10.2 Actualiza a los usuarios con copia controlada vigente los
documentos Internos o Externos, cada vez que se le emitan cambios
rpidos o revisiones a stos.
4.10.3 Mantiene en formato libre documentado en el anexo B, un
ndice de archivo actualizado y disponible de los documentos
existentes en CDR, en copia dura.
-
CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 7 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
4.10.4 Revisa que los documentos a ingresar sean los descritos
en la Carta de Trasmisin de Documentos y cumplan con lo descrito en
el prrafo 6.4.
4.10.5 Notifica mediante correo la aceptacin de la documentacin;
o las anomalas u observaciones a los documentos a ingresar
rechazando la CTD.
4.10.6 Revisa que la informacin electrnica ingresada al rea est
libre de virus informtico.
4.10.7 Para asegurar su recuperacin Convierte a PDF los
documentos internos como: Manuales, Reglamentos, Cdigos, Planes,
Procedimientos, Diagramas e Instructivos Corporativos y Especficos
trasmitidos por medio electrnico.
4.10.8 Genera la copia dura a partir de los archivos en .pdf de
los documentos convertidos del prrafo anterior.
4.10.9 Solicita al ESTI de Grupo IAI la publicacin en la
Intranet de los documentos descritos en el prrafo 7.1.2 y de los
procedimientos IAI autorizados por el cliente para utilizarse en su
contrato como procedimientos especficos de proyecto.
4.10.10 Verifica que est correcta la publicacin en Intranet de
la copia blanda de documentos.
4.10.11Firma junto al sello de la leyenda de Copia Controlada en
la cartula del documento; y para copias de Solo para Informacin
firma y fecha dentro del sello de la 1 hoja.
4.10.12Distribuye los documentos Externos e Internos como lo
indica el usuario en la Carta de Trasmisin.
4.10.13Retira las Copias Obsoletas a la emisin de una nueva
revisin o actualizacin.
4.10.14Elimina de CDR los originales obsoletos de Manuales,
Reglamentos, Cdigos, Procedimientos, Diagramas manteniendo la
versin en PDF.
4.10.15Elimina los Manuales y su documentacin a la notificacin
de la baja de Equipos/Herramientas por el Encargado de Almacn y de
procedimientos del proveedor o cliente al trmino de garanta del
proyecto.
4.10.16Mantiene una copia controlada de los Manuales,
Reglamentos, Procedimientos y Diagramas Corporativos para consulta
de los usuarios en CDR.
4.10.17Mantiene archivados adecuadamente los documentos, de modo
que sean fcilmente localizables.
4.10.18Identifica los Cambio Rpidos aplicando en la cartula del
documento el sello y anotndole el nmero de cambio.
-
CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 8 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
4.10.19Mediante la Bitcora de Distribucin se asegura de que los
usuarios de copia controlada estn debidamente actualizados.
4.11 Jefe de Proyecto
4.11.1 Asegura que los documentos que genere su proyecto estn de
acuerdo al prrafo 5.1 y 6.4, correctos y completos antes de
ingresarse al CDR.
4.11.2 Devuelve las copias controladas obsoletas que haya
solicitado en su proyecto.
4.11.3 Solicita Copia Controlada de los procedimientos
necesarios para efectuar sus actividades.
4.11.4 Verifica que su personal subordinado realice sus
actividades con documentos controlados vigentes.
4.12 Usuarios
4.12.1 Conserva una copia del documento que ingrese a CDR para
asegurar su recuperabilidad en caso de alguna contingencia.
4.12.2 Cuando requiera elaborar un Procedimiento, Diagrama o
Instructivo, solicita a CDR con la aplicacin CONDOR en la pestaa
SAND la asignacin de nmero de documento.
4.12.3 Cuando requiera efectuarle revisin a un
documento{Procedimiento, Diagrama, Instructivo, Manual o
Reglamento} ingresado anteriormente a CDR, solicita su archivo
electrnico mediante el anexo E con la aplicacin CONDOR en la pestaa
APCD.
4.12.4 Revisa los documentos, asegurando que cumplen con lo
descrito en los prrafos 5.1 y 6.4 y mediante la Carta de Trasmisin
de Documentos los ingresa a CDR.
4.12.5 Se asegura que el archivo de la informacin electrnica que
va a ingresar a CDR, no est daado y que este libre de virus
informtico.
4.12.6 Cuando ingrese a CDR documentos electrnicos por e-mail,
indica en el Asunto la IDENTIFICACION y nmero de REVISION.
4.12.7 Devuelve a CDR sus copias controladas al trmino de la
vigencia de stas o en proyectos al trmino de sus trabajos, o a la
entrega de la nueva revisin o actualizacin de la vigencia devuelve
la copia obsoleta; cuando por extravo u otra causa no sea posible
la devolucin, ste anotar en la Bitcora de Distribucin en
observaciones la razn, estampando su firma y fecha.
-
CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 9 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
4.12.8 Los documentos controlados no deben ser alterados
indicando notas, correcciones u otros como tachaduras o
enmendaduras.
4.12.9 Para realizar sus actividades slo utiliza los documentos
controlados y vigentes.
4.12.10Solicita autorizacin del GA/JP o DS cuando requiera
copias controladas de los documentos propiedad de Grupo IAI o
externos.
4.12.11Regresa a CDR las copias controladas asignadas cuando
cambie de puesto.
5. PRECAUCIONES 5.1 El usuario verifica en los documentos que
requiere ingresar, que estn elaborados en el
formato vigente, que el paginado este correcto; que el ttulo,
identificacin y revisin de la portada, sea la misma con el
encabezado del cuerpo o del resto del documento; as como la literal
y el ttulo de los anexos sea idntico al descrito en el
documento.
5.2 El JP/usuario devolver a CDR al trmino de los trabajos sus
copias controladas; en casos muy especiales que el usuario necesite
mantener documentos obsoletos, lo solicitar a CDR mediante
comunicado autorizado por su DS y en proyectos forneos su JP o
ILAC; el personal de CDR al actualizarle el documento vigente
aplicar en el obsoleto el sello de cancelado, con su nombre, firma
y fecha de obsolescencia. Y el usuario en la Bitcora de Distribucin
en el apartado de las observaciones anotar el motivo, su nombre y
firma.
5.3 El usuario en todo documento que desee ingresar
electrnicamente, estampa su firma autgrafa e inicial en los CD o
DVD debidamente identificados.
5.4 La documentacin Legal se ingresar preferentemente en
original, es confidencial y no es auditable ante el SGC; es
resguardada y controlada por el JCDR, como Actas Constitutivas,
Actas de Asambleas, Poderes, copia original de Fianzas, Convenios
de Trabajo (Asociaciones Estratgicas) de las Direcciones, Currcula
de Grupo IAI. Slo se darn copias simples o certificadas con previa
autorizacin del PG, DDN o DIA; para documentos de una Direccin con
cualquiera de las firmas anteriores ms la de su DS.
6. REQUISITOS PREVIOS 6.1 CDR aplica la fecha a partir de la
cual entra en vigor un documento, mediante la Bitcora de
Distribucin de Documentos en el apartado de Fecha de Emisin: que
se contar un da hbil despus de la distribucin del documento.
6.2 El recinto de Control de Documentos y Registros debe tener
condiciones controladas (acceso, limpieza y ambientales);
necesarias para asegurar que no habr prdidas, deterioro o mal
uso.
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CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 10 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
6.3 Deber contar con el mobiliario y equipo necesario (tales
como archiveros o estantes metlicos reforzados, planeros u otro
medio) para el resguardo y conservacin de los documentos.
6.4 Los documentos deben estar identificados, completos en su
cantidad de pginas y firmas autorizadas, ser legibles y
reproducibles, sin mutilaciones, sin tachaduras, ni corrector, en
completo estado de limpieza.
6.5 Antes de ingresar un documento Externo, la Direccin
trasmisora deber establecer un identificador y despus ingresarlos
en formato duro y electrnico.
6.6 Los documentos propios del Grupo IAI debern elaborarse en
los formatos vigentes establecidos para tal fin.
6.7 Para los proyectos el DS, GA o JP debe considerar la fecha
ms antigua, que es el tiempo indicado del PC-09 o el de garanta del
Contrato para la permanencia de resguardo del documento en CDR e
indicarlo en la Carta de Trasmisin anexo A.
6.8 Para obtener el nmero consecutivo de los documentos Internos
como: los Manuales, Reglamentos, Planes de Calidad, Procedimientos,
Diagramas e Instructivos, el usuario lo solicita con la aplicacin
CONDOR en la pestaa SAND.
6.9 Para obtener el nmero consecutivo para los Cdigos lo
solicitarn en CDR.
7. DESARROLLO
7.1 Recepcin 7.1.1 El usuario ingresa a CDR los documentos
internos y externos mediante la Carta de
Trasmisin de Documentos formato establecido en el anexo A en
original, la cual se captura e imprime para su autorizacin y
trasmite con la aplicacin CONDOR, ubicada en la intranet en la liga
http://10.0.1.12/intracdr. excepto lugares forneos.
7.1.2 Los documentos Internos como: Manuales, Reglamentos,
Cdigos, Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos
de Grupo IAI, se ingresan en electrnico, slo su cartula del
documento ser en duro y se relacionar junto con los comentarios de
revisin al documento, en el anexo A, para su ingreso a CDR.
7.1.3 Los documentos en archivo electrnico descritos en el
prrafo 7.1.2 que sean trasmitidos por medio de CD o DVD o por
e-mail, debern indicar en la etiqueta o en el asunto la
identificacin del documento y revisin.
7.1.4 Para documentos (duro o electrnico) Internos o de Proyecto
se debern ingresar identificados de acuerdo con lo establecido en
el PC-01 o PC-02 vigentes.
7.1.5 Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos,
Diagramas e Instructivos de Grupo IAI, el trasmisor deber anotar en
el apartado Retener Hasta de la Carta de Trasmisin, la fecha del
vencimiento de la revisin bienal. Para los Planes de Calidad y
Procedimientos Especficos de Proyecto se indicar la fecha del
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CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 11 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
vencimiento de las garantas del proyecto. En caso de ser
necesaria la emisin de una nueva revisin a stos, la nueva revisin
cancelar la anterior, se destruye la obsoleta y conserva en pdf
identificndola como tal.
7.1.6 El personal de CDR verifica que los documentos a ingresar
sean los detallados en la Carta de Trasmisin y que la misma est
debidamente autorizada y trasmitida a CDR.
7.1.7 De no cumplirse lo establecido en los prrafos anteriores,
el personal de CDR no recibir la documentacin.
7.2 Aceptacin 7.2.1 El personal de CDR tendr tiempo para
verificar que el documento cuente con las
firmas de aprobacin y cumpla con los requisitos descritos en el
prrafo 6.4, antes de ingresar los documentos.
7.2.2 Cualquier observacin o anomala en el documento como: no
estar identificados, datos no correspondientes al documento,
incompletos, mutilados, datos ilegibles, con dificultades para su
reproduccin,; CDR lo anota en las OBSERVACIONES de la Carta de
Trasmisin original y enva un e-mail notificando el rechazo para su
correccin al usuario, quien una vez corregidos los volver a
ingresar mediante otra CTD.
7.2.3 Si cumple con los requisitos, CDR acepta la Carta
Trasmisin notificndolo mediante correo electrnico al usuario que
trasmite la carta, a quien la autoriza y al DS. El personal de CDR
procede de acuerdo con las instrucciones descritas en el formato
del anexo A.
7.3 Clasificacin 7.3.1 La clasificacin de los documentos ser por
Externos e Internos.
7.3.2 La clasificacin de los Documentos Internos ser por
Corporativo y Direcciones, las cuales se sub-clasificarn por
Proyecto:
a) En el Corporativo se incluir:
Manual Corporativo de Calidad (MC-01) Cdigos Corporativos
Reglamentos Procedimientos Diagramas
b) Las Direcciones sern:
Administracin Calidad y Pruebas
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CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 12 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
Desarrollo de Negocios Ingeniera Recursos Humanos
Teleinformtica
c) Las Direcciones se sub-clasifican por proyecto en los que se
incluir:
Licitacin, Contrato, Pedido u Orden de Trabajo. Fianzas y
documentos relacionados al contrato. Manual Especfico, Plan de
Calidad o Planes de Control de Trabajo. Procedimientos Especficos y
sus Cambios Rpidos. Lo que se recopile o emita durante el
desarrollo del proyecto y que trasmita el GA o DS (Dibujos,
Memorias de Clculo, Especificaciones, Informacin del Cliente y/o
Proveedor, Guas, Normas, Cdigos, Certificados, Listas de
Componentes, Planos Esquemticos, u otros que pudieran
generarse.)
NOTA: Esta clasificacin ser la que se considere para el archivo
de la documentacin.
7.3.3 La clasificacin de los Documentos Externos ser por
Corporativo y por Proyectos de las Direcciones:
a) En el Corporativo se incluir: Documentos de Proveedores
Manual de Equipo, Manual de Soldadura Especificacin de Equipo
Software EIMyP {los documentos llevarn la misma identificacin del
equipo} Procedimientos
b) En los documentos por Proyectos de las Direcciones se incluir
Documentos de Clientes {controlados con identificacin del cliente
P.ej.}
07IN-SPC001, CP-6150GEH MG-4909 Contratos Procedimientos
Especficos de Proyecto: P.ej.:
PIN-AD-01WEC
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CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 13 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
7.4 Archivo o Resguardo 7.4.1 Para facilitar la localizacin de
los documentos, el JCDR numerar los archiveros y
sus gavetas, de acuerdo con lo siguiente:
a) Archivero o Gabinete: No. 1, 2, 3, etc.
b) Gaveta: Se indicar el nmero correspondiente al archivero
seguido de un guin y posteriormente el nmero consecutivo de gaveta,
asignando con el nmero uno a la gaveta superior.
7.4.2 Los documentos se clasificarn de acuerdo con lo indicado
en el Indice de Archivo establecido en el formato descrito en el
anexo B, en el cual se debe indicar:
Corporativo o Direccin y Proyecto, Tipo de Documento,
identificacin de ste, sub identificacin o referencia, ttulo,
revisin, fecha de emisin, nmero de Carta de Trasmisin, archivero o
gabinete en el que se resguarda, gaveta en la que se localiza, el
nmero de carpeta correspondiente, fecha de ingreso y vigencia del
documento.
7.5 Distribucin 7.5.1 El personal de CDR distribuir los
documentos Externos e Internos de acuerdo con
lo indicado en la Carta Trasmisin de Documentos formato descrito
en el anexo A.
7.5.2 Para la Distribucin se debe de cumplir con lo
siguiente:
a) Que sea la revisin vigente.
b) Slo a personal autorizado.
c) Y cada documento deber tener estampado en la primera hoja el
sello de COPIA CONTROLADA No:______ /Vigente Hasta:_________ y en
las internas el sello de COPIA CONTROLADA ambas en color rojo,
firmado por el personal de CDR en la primera hoja del
documento.
d) La asignacin del nmero de copia controlada ser como se
muestra en el Anexo F.
e) En caso de interinatos o cambios definitivos en los puestos
que tienen asignadas copias controladas de documentos, el
responsable que deja el puesto deber entregar su copia controlada
al JCDR, mediante un Comunicado Interno, quien a su vez deber
reasignar dicha copia controlada al nuevo responsable.
7.5.3 Los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Procedimientos y
Diagramas Corporativos que se emitan en el Grupo IAI, as como sus
Cambios Rpidos o Revisiones sern distribuidos por el personal de
CDR mediante Copias Controladas al PG, DS, CDR y Oficinas
Forneas.
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CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 14 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
7.5.4 El PG, DS y DCP autorizan la distribucin controlada de los
documentos corporativos y especficos a usuarios de sus respectivas
reas y proyectos, mediante la Solicitud de Copia Controlada de
Documentos establecida en el anexo G.
7.5.5 A la nueva emisin de un documento, para solicitar Copia
Controlada extra a las arriba mencionadas, se indicar en la Carta
de Trasmisin en el apartado correspondiente.
7.5.6 El personal de CDR controla la distribucin de los
documentos Externos e Internos y sus afectaciones como cambios
rpidos y revisiones, a travs de la Bitcora de Distribucin de
Documentos formato descrito en el anexo C.
7.5.7 Las revisiones que se emitan a los documentos y se
requiera su distribucin, el personal de CDR genera las copias
necesarias, las sella indicando el nmero de Copia Controlada en el
documento utilizando la metodologa del ejemplo del anexo F, y las
distribuye a quienes lo indican los anexos C y A.
7.5.8 El personal de CDR a la entrega de la nueva revisin o
actualizacin, recoge la revisin anterior, el usuario firmar en los
apartados correspondientes del formato anexo C, asentando con esto
que recibi su copia vigente y devolvi la copia controlada
obsoleta.
7.6 Solicitud de Copias Controladas extras de un documento
ingresado anteriormente a CDR. 7.6.1 El usuario con la aplicacin
CONDOR en la pestaa SCCD captura e imprime el
anexo G para su autorizacin y lo trasmite a CDR.
7.6.2 Una vez autorizado el anexo G por el DS, GA o JP lo
entrega en CDR.
7.6.3 CDR distribuye la copia controlada al usuario mediante el
anexo C Bitcora de Distribucin de Documentos.
7.7 Actualizacin 7.7.1 La distribucin de las Revisiones y
Cambios Rpidos de documentos se realizar
conforme a lo establecido en los prrafos 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5,
7.5.6, 7.5.7 y 7.5.8.
7.7.2 Para los Cambios Rpidos, se actualiza su distribucin a los
usuarios registrados en la Bitcora de Distribucin de Documentos y
el personal de CDR colocar mediante un sello una leyenda en la
cartula de la copia controlada del documento afectado que indique
Cambio Rpido No.____; registrando su entrega con la firma del
usuario en el mismo formato del Anexo C.
7.7.3 Cada vez que se genere una nueva revisin de un documento,
el personal de CDR basado en la Bitcora de Distribucin de
Documentos, debe efectuar la sustitucin de los documentos obsoletos
por la nueva revisin a los usuarios all registrados.
7.7.4 Cuando se requiera la REPOSICION de Documentos
Controlados, el usuario lo solicita al JCDR en el anexo G
autorizado por el DS o GA/JP de su rea, en la cual se indica el
motivo de la reposicin. El personal de CDR emitir el Documento
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CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 15 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
Controlado y lo sellar con la leyenda de REPOSICION,
registrndose este caso en el formato descrito en el anexo C
fechando y firmando de recibido en el apartado de
observaciones.
7.7.5 Si a la sustitucin por trmino de vigencia o de una nueva
revisin de un Documento Controlado, el usuario no tiene la revisin
obsoleta, en el rea de observaciones de la Bitcora de Distribucin
de Documentos dicho usuario firmar y anotar el extravo.
7.8 Consulta de Documentos. 7.8.1 Para requerir informacin de
documentos como Manuales, Reglamentos, Cdigos,
Planes de Calidad, Procedimientos, Diagramas, Instructivos de
Trabajo corporativos y especficos, el usuario los podr consultar en
la intranet de Grupo IAI y si necesita copia, su impresin saldr con
la leyenda Solo para Informacin.
7.8.2 Si el documento requerido no est dentro de la clasificacin
anterior, el usuario deber consultar en CDR si el documento se
encuentra ah, en caso afirmativo el usuario llena la Autorizacin de
Prstamo/Copia de Documentos anexo E autorizado por su DS. Una vez
terminada su consulta regresa el documento al personal de CDR quien
verifica que el documento est completo y sin daos y lo archiva.
7.8.3 Para obtener copia en CDR de un documento duro o
electrnico, el usuario lo solicita con el anexo E Autorizacin de
Prstamo/Copia de Documentos debidamente autorizado e indicando en
el apartado correspondiente el motivo de la copia. El personal de
CDR emitir copia del documento, lo sellar con la leyenda Solo para
Informacin fechando y firmando la primera hoja; o si es archivo
electrnico se lo enva por correo y el usuario firma y fecha de
recibido en el anexo E.
Nota: La documentacin Legal {5.4} en caso de que se requiera que
no se selle, lo deben indicar en el anexo E junto con el motivo de
la solicitud.
7.9 Disposicin Final 7.9.1 A la emisin de la nueva revisin, de
los Manuales, Reglamentos, Cdigos, Planes
de Calidad, Procedimientos, Diagramas e Instructivos junto con
sus registros, el personal de CDR los eliminar con destructora de
papel, conservando su versin en PDF del documento, adjuntndole su
Bitcora de Distribucin escaneada.
7.9.2 Excepto las especificaciones de soldadura {BPS, WPS} que
se consideran permanentes, por lo que no sern destruidos.
7.9.3 La cancelacin y eliminacin de procedimientos por emisin de
nueva identificacin ser automtica, basndonos en el recuadro de
Control de Revisiones en el apartado de Motivo de la Revisin de ste
procedimiento.
7.9.4 El DS o GA notifica la cancelacin de documentos que su rea
gener, mediante Comunicado Interno, lo enva al JCDR para proceder a
su disposicin final.
-
CONTROL DE DOCUMENTOS No.: PC-05 Rev.: 3 Pg.: 16 de 16
Anexo A del PC-01 Rev. 4
7.9.5 La eliminacin ser por destruccin fsica (Destructora de
papel).
7.9.6 El Contrato, Pedido u Orden de Trabajo original y su Acta
de Terminacin de Obra, automticamente al vencimiento de garantas
del proyecto pasan a la currcula de Grupo IAI.
7.9.7 La cancelacin de documentos Externos la determinar el
usuario indicndolo en la Carta de Trasmisin; para materiales y
herramientas dados de baja, el EA notificar por comunicado al JCDR
la cancelacin de sus documentos, como manuales, etc
7.10 Sellos 7.10.1 Los sellos que sern utilizados se indican en
el anexo D del presente procedimiento.
8. REGISTROS 8.1 Los registros se describen en la siguiente
tabla:
REGISTRO TIEMPO DE PERMANENCIA RESPONSABLE Anexos: A, C. Hasta
la eliminacin del documento CDR
Anexos: G. Al vencimiento del proyecto o a la eliminacin del
documento {segn aplique}
CDR
Anexo: E A la devolucin del documento CDR
9. REFERENCIAS 9.1 Norma ISO-9000:2000 Vocabulario 9.2 Norma
ISO-9001:2000 Requisitos 9.3 MC-01 Manual Corporativo de Gestin de
la Calidad 9.4 PC-01 Elaboracin, Revisin, Aprobacin y Emisin de
Procedimientos, Diagramas
- e Instructivos. 9.5 PC-02 Elaboracin de Manuales, Planes de
Calidad, Reglamentos y Cdigos. 9.6 PC-09 Seguimiento y Control de
Proyectos. 9.7 PC-61 Comunicacin Interna.
10. ANEXOS 10.1 A Carta de Trasmisin de Documentos. (hojas 1 y
2) 10.2 B Indice de Archivo de Documentos. (en formato libre) 10.3
C Bitcora Distribucin de Documentos. 10.4 D Sellos. 10.5 E
Autorizacin de Prstamo/Copia de Documentos. 10.6 F EJEMPLO para
asignar el Nmero de Copia Controlada. 10.7 G Solicitud de Copia
Controlada de Documentos.
-
Anexo A del PC-05 Rev.3
CARTA DE TRASMISION DE DOCUMENTOS
No.: Fecha: Proyecto: Direccin: Gerencia: Departamento:
Disciplina: Hoja De Documento: Empresa : Vigencia: Elabor:
Al Jefe de Control de Documentos y Registros, por medio de la
presente le trasmito los siguientes documentos fuente para su
control:
Identificacin Titulo Rev. Electrnico Duro Total de del Documento
hojas en duro
OBSERVACIONES DE CDR:
AUTORIZA RECIBIO
Nombre y Firma Puesto, Firma y fecha de CDR DS/GA/JP
-
Anexo A del PC-05 Rev.3
CARTA DE TRASMISION DE DOCUMENTOS No.: Fecha: Hoja De
Adems le solicito que trasmita copia controlada de (los)
siguiente(s) documento(s) al (los) siguiente(s) usuarios(s):
Identificacin Puesto / Nombre Usuario Vigencia de la
actualizacin Copia Controlada hasta:
OBSERVACIONES DE CDR:
AUTORIZA RECIBIO
Nombre y Firma DS/GA/JP
Puesto, Firma y fecha de CDR
-
Trasmitido con la carta No. Bitcora de Distribucin de
Documentos
No. Docto. Titulo: Rev. Fecha Emisin: Proyecto:
Cambios Rpidos firma y fecha Entrega Rev. 3 No.Copia
Controlada Nombre Usuario Firma CR.1 CR.2 CR.3 CR.4
Observaciones Firma/Fecha devolucin
Anexo "C" del PC-05 Rev. 3
-
Anexo D del PC-05 Rev. 3
Sello: 1
Sello: 2
Sello: 3
Sello: 4
Sello: 5
Sello: 6
Sello para recibir previo a su aceptacin
Documentos/Registros.
Se aplica en la copia de la Carta de
Trasmisin del usuario.
1er. Sello para elaborar la Copia Controlada de documentos
IAI.
Se aplica en la Cartula.
2 Sello para elaborar la Copia Controlada de documentos IAI.
Se aplica en el resto del docto.
Sello para indicar que el documento tiene una afectacin.
Se aplica en la Cartula.
Sello para reposicin de la Copia Controlada en caso de extravo o
deterioro.
Se aplica en la Cartula.
Sello para documentos Slo para Informacin.
RELACION DE SELLOS DE GRUPO IAI
-
Anexo E del PC-05 Rev.3
AUTORIZACIN DE PRESTAMO / COPIA DE DOCUMENTOS
No.: Fecha: Direccin: Gerencia:
Departamento: Servicio solicitado: Hoja De
Solicit: Elabor:
Identificacin Descripcin Rev. Electrnico Duro Tiempo de Total
de
del Documento Retencin hojas
MOTIVO DE LA SOLICITUD:
AUTORIZA RECIBIO
PG/DDN/DIA/DS Nombre, Firma y fecha Solicitante
ATENDIO DEVOLUCION
Nombre y Firma Puesto, Firma y fecha de quien recibe en CDR
-
Anexo F del PC-05 Rev. 3
Metodologa para la Asignacin de Nmero de Copia Controlada. El
nmero de copia controlada se asignar por Puesto, Direccin,
Proyecto, Oficina, Caseta y Cliente como en el ejemplo de la
siguiente lista:
Por puesto 1 PG 7 CDR copia de consulta para usuarios de Grupo
IAI Por direccin 2 DIA 3 DCP 4 DIN 5 DRH 6 DTI 9 DDN Por proyecto 8
PROYECTOS Por oficina 10 REYNOSA Para caseta y por cliente 12A
CASETA CLV/GE 12B CASETA CLV/CFE 12C CASETA CLV/YRK 12D CASETA CLV/
Derivado del nmero de Copia Controlada de cada Direccin, se le
asigna a cada puesto en el orden en que lo soliciten, un nmero
consecutivo despus de punto, excepto la copia de consulta en CDR
para los usuarios. Por ejemplo : Solicita copia primero la Gerencia
de Finanzas, despus Almacn que dependen de la Direccin de
Administracin sera: o de la Direccin de Ingeniera solicita primero
copia la Gerencia de Proyectos y el siguiente que solicite se le
dar el nmero consecutivo 4 .2 : 2 DIA (Direccin de Administracin)
2.1 Gerencia de Finanzas 2.2 Almacn 4 DIN (Direccin de Ingeniera)
4.1 Gerencia de Proyectos 4.2 El CDR al nmero de proyectos 8,
despus de punto, le asignar un nmero consecutivo, segn se lo vayan
solicitando, por ejemplo: El Proyecto IN-IET-018/05 de Tamazunchale
fue el primero que se solicit y CDR le asign el nmero de copia
controla 8.1 8.1 IN-IET-018/05 8.2 IN-GEN-023/05 8.3 NOTA: Estos
ejemplos son ficticios, se muestran para describir de forma ms
clara la metodologa utilizada porCDR
para asignar el nmero de copia controlada.
-
Anexo G del PC-05 Rev.3
SOLICITUD DE COPIA CONTROLADA DE DOCUMENTOS
No.: Fecha: Direccin: Hoja De Gerencia: Departamento: Documento:
Empresa:
Identificacin Titulo Rev Copia Controlada para
Proyecto/Puesto/Nombre Vigencia
hasta
AUTORIZA SOLICITA
Nombre y firma Usuario firma y fecha
DS/GA/JP