PAUTAS Y LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL MANEJO SGD - ORFEO Código: GAINF_IN_14 Versión: 2 Vigente desde: 17/10/2017 1 PARQUES NACIONALES NATURALES DE COLOMBIA PAUTAS Y LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL MANEJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - ORFEO 2017
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PAUTAS Y LINEAMIENTOS
GENERALES PARA EL MANEJO
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PARQUES NACIONALES NATURALES DE COLOMBIA
PAUTAS Y LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL MANEJO DEL SISTEMA
Parques Nacionales, elaboró el Programa de Gestión Documental en donde se establecen las pautas para la
Gestión Documental definidas como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación armonizado con el Sistema de
Gestión Documental como fuente primaria en la sistematización y conservación de la información digital.
Dentro del entorno de la Gestión Documental y atendiendo los Principios Propios de la Administración Pública,
y propendiendo por la celeridad, economía y transparencia, buscando el mejoramiento continuo en los sistemas
estratégicos dentro del Sistema de Gestión Documental ha implementado la herramienta ORFEO, como base
de los procesos de producción, recepción, distribución, consulta, organización, la recuperación y disposición
final de los documentos como un instrumento para el seguimiento a la información que ingresa y sale de la
Entidad.
Así mismo y de acuerdo con la Directiva 04 de 2012, de Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política
cero papel en la administración pública, donde se indica que las entidades del Estado deben promover el uso
preferente de herramientas electrónicas, evitando el uso y consumo de papel en los procesos de gestión al
interior de la Entidad.
Por lo anterior, resulta importante fijar en el presente documento las pautas y lineamientos para el manejo del
Sistema de Gestión Documental (PGD) – Orfeo, como una orientación que sirva de base para el cumplimiento
de su uso, de una manera responsable por parte de los usuarios del sistema, en la administración de la
información y documentación en el aplicativo.
Con el fin de avanzar en el mejoramiento continuo de la herramienta y teniendo en cuenta las parametrizaciones
realizadas al sistema se elaboró la siguiente actualización con el fin de armonizar los diferentes campos de
manejo del Sistema de Gestión Documental y que permitan el debido uso del mismo.
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2. NORMATIVIDAD
La implantación del Sistema de Gestión Documental “Orfeo” se fundamenta especialmente en 2 factores que
se explican a continuación:
Normatividad Nacional que regula la función Archivística.
Estándares Internacionales. Norma ISO 15489.
Constitución Nacional de Colombia, La Constitución directa o indirectamente contempla cierta
regulación con la gestión documental. en los artículos 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112 y 313.
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos emitida por el Archivo General de la Nación – AGN. Esta
ley define gestión documental como:
"Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación".
Un programa de Gestión Documental PGD se define como:
"Conjunto de instrucciones en las que se detallas las operaciones para el desarrollo de los procesos de la
gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos".
Los procesos que se deben considerar dentro de un PDG son:
1. Planeación documental
2. Producción de documentos
3. Recepción de documentos
4. Gestión, trámite y distribución de documentos
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5. Organización de documentos
6. Consulta de documentos
7. Conservación de documentos
8. Disposición final de documentos
Decreto 264 de 1963, Los archivos nacionales son considerados objetos de valor artístico e histórico
y deben ser salvaguardados.
Acuerdo 07 de 1994, Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 09 de 1995 del AGN, Reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental
al Archivo General de la Nación.
Ley 190 de 1995, Artículo 79º: Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público
obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso a los documentos que reposen en la
dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos
exigidos por la ley.
Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001,
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Código Único Disciplinario (Ley 734 de 2002), Artículo 34. Deberes de los Funcionarios Públicos:
Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,
ocultamiento o utilización indebidos.
Estándares Internacionales. Norma ISO 15489 - 2001. Una guía para la gestión de los documentos
de archivos
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La norma ISO 15489-1, publicada en el 2001, bajo el título Information and Documentation: Records
Management: Part 1. General, fue presentada, en España, después de un difícil proceso de traducción, como
la norma “UNE-ISO 15489-1: 2005. Información y documentación: Gestión de documentos: Parte 1.
Generalidades”. Originalmente, la International Standard Organization (ISO) había tomado como base la norma
australiana AS 4390 publicada en el año 1996.
Esta norma establece que:
“Los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables, completos, sin alteración, y deben permitir su
uso y acceso. Asimismo, deben poseer metadatos que definan el contexto, contenido y estructura y deben
reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión”.
Dicha norma proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los
sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las
políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada
atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen puedan recuperarse de un
modo más eficiente y eficaz.
La norma contempla elementos clave que un sistema debe de tener, como son, por ejemplo, la fiabilidad, en la
creación y mantenimiento de documentos -el sistema debe proteger los documentos frente alteraciones no
autorizadas- y la integridad, con medidas de control para verificación de usuarios y seguridad para prevenir
accesos no autorizados.
Su uso es imprescindible para los responsables y especialistas de las organizaciones de la administración
pública, las empresas privadas, las empresas consultoras, las empresas proveedoras de software de gestión
documental, los docentes universitarios e investigadores.
Durante el diseño e implementación del Sistema de Gestión Documental “Orfeo” se tuvieron en cuenta gran
cantidad de recomendaciones y estándares publicados por esta norma.
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Decreto 2609 de 2012, Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011, y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado.
Directiva Presidencial 004 de 2012, Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.
Ley No. 1581 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Circular No. 20134020000314 de 2013 de PNNC, Lineamientos Implementación Estrategia Cero Papel.
Circular No. 20134020000324 de 2013 de PNNC, Manejo de comunicaciones ORFEO.
Acuerdo No. 003 de 2015 AGN, Por el cual se establecen lineamientos generales para la gestión documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con la Ley 1437 de 2011, Ley 594 de 2000 y capítulo IV del decreto 2609 de 2012.
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Contar con un instrumento que permita establecer las pautas para el manejo apropiado del Sistema de Gestión
Documental Orfeo en busca de la optimización de los principios que inspiran la función administrativa,
especialmente los de eficiencia y eficacia, enmarcados en las políticas del Plan Nacional de Desarrollo de la
Presidencia de la República con el fin de poder minimizar el consumo de papel y contribuir en la entidad en el
control y seguimiento de la información que se maneja y de esta manera dar cumplimiento a los trámites,
servicios y solicitudes en los términos establecidos en la Ley.
Así mismo definir la política de operación del Sistema de Gestión Documental – Orfeo para Parques Nacionales
como herramienta de apoyo en el uso del aplicativo de manera responsable y eficiente.
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3.2. Objetivos Específicos
Establecer pautas para el manejo apropiado del Sistema de Gestión Documental – Orfeo.
Optimizar el flujo documental que permita controlar la gestión y trazabilidad en cualquier punto de la
gestión documental.
Facilitar la recuperación de la información de manera oportuna.
Sensibilizar a los funcionarios y contratistas de Parques Nacionales Naturales sobre la importancia y
responsabilidad en la administración y manejo del Sistema de Gestión Documental.
4. ACCESO AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO
Todos los funcionarios y contratistas a los cuales se les asigne un usuario y clave de Orfeo son responsables
del trámite de los documentos asignados y generados desde su cuenta, por lo cual se recomienda no dejar
claves predeterminadas en el sistema.
Los Jefes de Dependencia y de Grupos del Nivel Central, así como los, Directores Territoriales y Jefes
de Áreas Protegidas solicitaran cuando requieran un nuevo usuario para el manejo de Orfeo, o la
desactivación de la cuenta de aquellos usuarios que ya no laboren en la Entidad. Estas solicitudes
deberán realizarse a través del software de mesa de ayuda GLPI.
5. ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS DE USUARIOS DE ORFEO
La creación y modificación de los datos de los usuarios, es responsabilidad del Grupo de Procesos
Corporativos para el Nivel Central con el acompañamiento del Grupo GSIR.
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Para las Direcciones Territoriales los Ingenieros de Sistemas serán los encargados de activar, crear o
des-activar usuarios de acuerdo a las solicitudes realizadas por los Directores Territoriales,
Coordinador del Grupo Interno de Trabajo y los Jefes de Áreas Protegidas.
Para el acceso a las bandejas de usuarios ausentes de manera temporal, deberá ser autorizado por
Jefe Directo cuando por algún trámite o requerimiento que sea necesario.
Cada usuario del Sistema deberá velar por la adecuada administración y liberación de bandejas del
Sistema de Gestión Documental.
Se inactivaran los perfiles de usuarios de Orfeo de acuerdo con las siguientes causas:
Al finalizar los contratos de prestación de servicios, los cuales deberán dejar sus bandejas al día
y todos los documentos con sus trámites terminados.
Inicio de periodo de vacaciones o licencias.
Por renuncia o retiro de algún funcionario de la Entidad.
6. MANEJO DE DOCUMENTOS DE ENTRADA A TRAVÉS DEL SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL ORFEO
Todas las comunicaciones que ingresen a Parques Nacionales Naturales de Colombia, deberán
radicarse en las respectivas Unidades de Correspondencia y se registraran en el Sistema de Gestión
Documental Orfeo.
Cuando se allegue un documento con datos de un nuevo usuario, ciudadano o entidad, éste se deberá
crear diligenciando los respectivos datos que aparecen en el recuadro “PASAR DATOS AL
FORMULARIO DE RADICACIÓN.
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Para incluir un usuario, funcionario o empresa, se deberá estandarizar los datos de la siguiente manera:
- Nombres y Apellidos Completos en Mayúscula inicial: Eje. Fabián Enrique Castro Vargas.
- Número de Cédula o Nit, seguidos sin guiones ni comas: Eje. 79806408 dirección completa: Eje.