Pasos Para Elaborar Un Mapa de Procesos

1

Programa de certificación de Black Belts ASQ

6. Metodología Seis Sigma - Medición

P. Reyes / Septiembre 2007

2

Fase de medición Propósitos:

Determinar req. de información para el proyecto

Definir las Métricas de los indicadores del Proceso

Identificar los tipos, fuentes y causas de la variación en el proceso

Desarrollar un Plan de Recolección de Datos Realizar un Análisis del Sistema de Medición

(MSA) Llevar a cabo la recolección de datos

Salidas Diagnóstico de la situación actual del problema

3

6. Metodología Seis Sigma – Fase de Medición

A. Análisis del proceso y documentaciónB. Colección y resumen de datos – DPU,

DPMO

C. Probabilidad y estadísticaD. Histogramas y distribución normal

E. Análisis de capacidad de proceso

F. Análisis de Sistemas de medición

4

6A. Análisis y documentación del proceso

Un proceso es un conjunto de recursos y actividades que transforman entradas en salidas agregando valor. Las actividades deben ser documentadas y controladas.

Se analizan los tópicos siguientes:

1. Herramientas2. Entradas y salidas del proceso

5

6A. Análisis y documentación del proceso - Herramientas

Diagramas de flujo Mapas de proceso

Procedimientos escritos Instrucciones de trabajo

Análisis de proceso Documentación del proceso

6


Diagramas de flujo

Un diagrama de flujo o mapa de proceso es útil para comprender el proceso. Puede describir la secuencia del producto, contenedores, papeleo, acciones del operador o procedimientos administrativos.

Es el paso inicial para la mejora de procesos, ya que facilita la generación de ideas.

7


Diagramas de flujo Organizar un equipo para examinar el proceso Construir un mapa de proceso para

representar los pasos del proceso

Discutir y analizar cada paso en detalle

Preguntarse ¿Por qué lo hacemos de esta manera?

Comparar el proceso actual a un proceso imaginario “perfecto”

8


Diagramas de flujo ¿Hay complejidad innecesaria? ¿Existe duplicación o redundancia?

¿Hay puntos de control para evitar errores y rechazos?

¿Se realiza el proceso de acuerdo a como está planeado?

¿Puede realizarse el proceso de manera diferente?

¿las ideas de mejora pueden venir de procesos muy diferentes?

9


Símbolos de Diagramas de flujo

10


Diagramas de flujo - Ejemplo

11


Mapas de proceso - beneficios Permiten visualizar el proceso que se está

describiendo Describen el proceso con símbolos, flechas y

palabras sin necesidad de oraciones La mayoría usa simbología estandarizada

(ANSI Y15.3) Si se usa software el número de símbolos

puede llegar a 500

12

6A1. Herramientas

Diagramas de flujo o mapas de proceso Permiten comprender la operación del proceso Normalmente representan el punto de inicio para la

mejora

Pasos para elaborarlo (Símbolos ANSI Y15.3) Organizar un equipo para examinarlo Construir un diagrama de flujo representando cada

paso Discutir y analizar detalladamente cada paso Preguntarse ¿Porqué lo hacemos de esta forma? Comparar esta forma con la del proceso “perfecto” Existe demasiada complejidad, duplicidad o

redundancia ¿Se opera el proceso como está planeado y puede

mejorarse?

13

Proceso Desición Documento Datos

Proceso Preparación Operación EntradaPredefinido Manuales

Conector Con. página Display Almacen Terminador

6A1. Símbolos de diagrama de flujo

14

Símbolos para Diagramas de Flujo

Iniciar/Detener Transmisión

Operaciones(Valor agregado)

Decisión

Inspección /Medición

Transportación

Almacenar

Entrada/Salida

Líneas de Flujo

Retraso

15

6.1 Mapa de Proceso:

Inicio

Fin

Paso 2A Paso 2B Paso 2C

Paso 1

Paso 3

¿Bueno?Retrabajo SíNo

Es el diagrama de flujo de un proceso

que muestra cómo se realiza un trabajo.

16

Diagrama de flujo / Análisis del valor

Actividades sin valor agregado

Actividades con valor agregado

17

¿Cómo Ayuda un Mapa de Proceso?

Una vez que podemos ver las cosas -podemos hablar de ellas.

Los pasos que no agregan valor se hacen más evidentes.

El retrabajo y las reparaciones son obvias.

Se puede llegar a acuerdos.

18

Diagramas de Flujo Existentes

Creados para un propósito diferente.

Con frecuencia no reflejan los puntos de inicio y Fin adecuados.

No son “cómo es”. “Quieren ser” No señalan el

desperdicio.

19

Aprovecha al Equipo

Haz recorridos, entrevistas y revisiones de los diagramas de flujo y los estándares existentes.

20

¡Haz el Mapa del Proceso lo más Pronto Posible!

señala con claridad la región en la que el equipo se debe enfocar.

evita que el equipo salga de los límites del proyecto.

El mapa de un proceso...

21

El Inicio y el Fin Se Deben Poder Medir

Selecciona los puntos de Inicio y Fin donde se llevan a cabo acciones que se pueden medir.

22

Ejercicio Rápido - Inicio y Fin

Proceso Inicio Fin

Ensamble de Asiento

Dibujos de Ingeniería

Manufactura en Riel de Asientos

Cuentas por Pagar

23

Ejemplos - Inicio y Fin

Proceso Inicio Fin

Ensamble deAsiento

Marco de metalpuesto en línea

Inspección Final

Dibujos deIngeniería

Requerimientosdel Cliente

Cliente Recibeel Archivo CAD

Manufactura enRiel de Asiento

Operación dePérfiles

Estampados

Inspección Final

Cuentas porPagar

Recepción de laFactura delProveedor

DepósitoElectrónico

24

Permite que la Gente vea el Mapa del Proceso

De ser posible, la gente que trabaja en el proceso debe poder ver una copia grande a escala del mapa del proceso.

¡Las revisiones, sugerencias y correcciones son bienvenidas!

25

Herramientas de un Mapa de Proceso

Rotafolios y Marcadores.

Hojas para Rotafolio y Notas Autoadheribles.

26

Pasos para Elaborar un Mapa de Proceso

1. Establezcan los puntos de Inicio y Fin del proceso.

2. Hagan una lista de los pasos del proceso mediante una tormenta de ideas.

3. Realicen el primer recorrido y entrevistas.

4. Elaboren una lista de los proceso clave en las notas autoadheribles.

5. Discutan, revisen y modifiquen.

6. Hagan un segundo recorrido y entrevistas.

7. Añadan pasos de inspección, retrabajo, reparación y desperdicio en las notas autoadheribles.

8. Elaboren un mapa de proceso “cómo es”.

Como equipo...

27

¡Hazlo fácil!

En este momento, el mapa de proceso “cómo es” debe ser de “alto nivel”, pero debe incluir todos los pasos primarios necesarios para obtener la mejora deseada (es decir, los pasos con valor agregado relativos a los CTQ, CTC, CTD).

Idealmente, muestra de cinco a diez pasos.

Agrega más detalles posteriormente.

28

Paso 1: Puntos de Inicio y Fin

Revisen la declaración del problema.

Describan los procesos que causan el problema.

Comenten los puntos de Inicio y Fin que se pueden medir.

Pónganse de acuerdo y regístrenlos.

Declaración del Problema: El cliente espera los dibujos modificados demasiado tiempo.

Proceso: Proceso de revisión de dibujos.

Pregunta:¿Cuál podría ser el punto de Inicio?

Pregunta: ¿Cuál podría ser punto de Fin?

29

Puntos de Inicio y Fin Declaración del Problema:

“El Cliente espera demasiado tiempo los dibujos modificados.”

Proceso:Proceso de revisión de dibujos.

Inicio:El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos.

Fin:Se entrega el archivo de dibujos (CAD) al Cliente.

30

Paso 2: Tormenta de Ideas sobre los Pasos del Proceso

Escriban Inicio y Fin donde todos lo puedan ver.

El equipo aporta ideas sobre los pasos del proceso que existen entre el inicio y el fin.

Inicio:El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos.

Pregunta:¿Cuáles son algunos de los probables pasos del proceso entre los puntos de inicio y fin?

Fin:El archivo CAD se entrega al Cliente.

31

Pasos del Proceso Inicio:

El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos.

Pasos a seguir: Bosquejar el cambio requerido. Calcular el impacto del cambio. Determinar cuáles dibujos necesitan

cambiarse. Cambiar los dibujos apropiados.

Fin:El archivo CAD se entrega al Cliente.

32

Paso 3: Primer Recorrido y Entrevistas

El equipo recorre el proceso existente.

Observen cómo se hace el trabajo.

Platiquen con la gente (entrevisten).

Tomen notas. Enfóquense en los pasos

del proceso.

33

Paso 4: Notas Autoadheribles

Escriban los pasos del proceso en notas autoadheribles.

Coloquen las notas sobre la pared.

Por ahora sólo dejen las notas.

Reunión con el grupo

Encontrar Especif.

Crear Boceto

Localizar Archivos

CAD Cambiar Dibujos

Calcular Impacto

Hacer Café

CrearPaquete

de Archivos

Enviar al Cliente

34

Paso 5:Comentar, Revisar, Modificar

Comenten, repasen y modifiquen el mapa del proceso en las notas autoadheribles.

Pónganse de acuerdo en los pasos que se deben conservar.

Pónganse de acuerdo en los pasos que se deben eliminar.

Retengan solo los pasos importantes del proceso.

35

Pasos “Importantes” del Proceso

Información suficiente para facilitar la mejora.

Resultados que se puedan medir.

Podrían producirse defectos (CTQ, CTC, CTD).

Un inicio y un fin definidos.

36

Pasos Importantes

¿Qué pasos podrían ser importantes en el mapa del proceso que aparece a la derecha?

Reunión con el grupo

Encontrar Especif.

Crear Bósquejo

Localizar Archivos

CAD Cambiar Dibujos

Calcular Impacto

Hacer Café

CrearPaquete

de Archivos

Enviar al Cliente

37

Paso 6: Segundo Recorrido y Entrevistas

Vuelvan a recorrer el proceso.

Busquen pasos que hayan pasado por alto.

Revisen pasos de inspección, retrabajo, reparación y desperdicio.

Tomen notas.

38

Paso 7: Añadir Cambios

Agreguen notas autoadheribles.

Añadan inspecciones.

Añadan retrabajo y reparaciones.

Añadan desperdicio. Por ahora dejen

todas las notas.

Crear Bósquejo

Cambiar Dibujo

Calcular Impacto

Crear paquete de

archivos

Enviar a Cliente

Solicitud de Cambio del

Cliente

Cliente recibe archivos CAD

Impacto ¿OK?

Dibujo ¿OK?

Reunión con Ventas

Sí

No

No

Sí

39

Paso 8: Mapa del Proceso “Cómo Es”

El equipo establece un mapa del proceso “tal cual”.

Tiene el detalle suficiente para incluir los pasos importantes.

Sin demasiado detalle para que se entienda rápidamente.

Crear Bósquejo

Cambiar Dibujo

Calcular Impacto

Crear paquete de

archivos

Enviar a Cliente

Solicitud de cambio del

Cliente


Impacto ¿OK?

Dibujo ¿OK?

Reunión con Ventas

Sí

No

No

Sí

40

Cuándo Recolectar DatosDurante la elaboración del mapa de proceso….

Identifica los puntos para la recolección de datos, pero

¡no recopiles los datos!

Después de haber creado el Mapa “Cómo Es” …planea la recolección de datos sobre los pocas

salidas vitales.

• Generalmente, cuando se recolectan datos durante la elaboración del mapa, se toman datos sobre puntos equivocados.

• ¡La recolección de datos se debe planear y enfocar sobre los factores de alta prioridad que son críticos para el cliente!

Precaució

n

(consulta el módulo “Planeación de la Recolección de Datos”)

41

Mapa del Proceso “Cómo Es”

Crear Bósquejo

Cambiar Dibujo

Calcular Impacto

Crear paquete de

archivos

Enviar al Cliente

Solicitud de cambio del Cliente


Impacto ¿OK?

Dibujo ¿OK?

Reunión con Ventas

Sí

No

No

Si

• Es la condición base del proceso.

• Es el inicio de tu viaje hacia la mejora.

• Es la oportunidad para la estrategia de impacto de Six Sigma.

42

Ejercicio 4.2 - Analiza tu Mapa

1. Consulta tu cuaderno de trabajo.

2. Usa el mapa de proceso “cómo es” que elaboraste para el proceso de la catapulta para identificar: Productos comprobables Otras salidas del proceso Pasos del proceso sin valor

agregado.

43

El Mapa de Proceso “Cómo Debe Ser”

Una vez que se identifiquen las soluciones durante la fase de MEJORA…

Crea el nuevo mapa de proceso.

El nuevo mapa muestra el flujo de trabajo mejorado que ahora tiene

- menos pasos- menos actividades sin valor agregado

Este nuevo mapa muestra el proceso “cómo debe ser” que “será” una vez que se implementen todas las soluciones.

NOTA

44

6A1. Análisis y documentación del proceso -

HerramientasProcedimientos escritos Los procedimientos deben ser desarrollados

por los que tienen la responsabilidad del proceso de interés

La documentación del proceso en un procedimiento facilita la consistencia en el proceso.

Los procedimientos críticos deben tener su diagrama de flujo correspondiente

45

6A1. Análisis y documentación del proceso -

HerramientasInstrucciones de trabajo Las instrucciones de trabajo proporcionan los

pasos detallados de la secuencia de actividades

Los diagramas de flujo pueden usarse con las instrucciones de trabajo para mostrar las relaciones de los pasos del proceso.

Las copias controladas de estas instrucciones se guardan en el área de trabajo

46

6A1. Herramientas Entradas y salidas de procesos por medio de

una matriz de causa y efecto La matriz lista variables clave de salida del

proceso en forma horizontal y las de entrada en forma vertical

Para cada variable de salida se le asigna una prioridad

Dentro de la matriz se asignan números que indican el efecto que tiene cada variable de entrada en las variables de salida

Se obtiene la suma producto de estos números internos por la prioridad de salida como resultados y se saca el porcentaje relativo

47

6A. Análisis y documentación del proceso – Entradas y

salidasEntradas y salidas del proceso – Matriz de causa

efecto Antes de mejorar un proceso, primero debe medirse,

identificando sus variables de entrada y de salida, y documentando su relación en diagramas de causa efecto, matrices de relación, diagramas de flujo, etc.

184232Ent 5

100236Totales

92246Ent 4

112515Ent 3

27633247Ent 2

3584632Ent 1

%Res410613Impor-tancia

EDCBA

Salidas

184232Ent 5

100236Totales

92246Ent 4

112515Ent 3

27633247Ent 2

3584632Ent 1

%Res410613Impor-tancia

EDCBA

Salidas

48P. REYES

49

6A1. Las 7 herramientas estadísticas

Diagrama de Causa efecto – para identificar las posibles causas a través de una lluvia de ideas, la cual se debe hacer sin juicio previos y respetando las opiniones.

Diagrama de Pareto – para identificar prioridades

Diagrama de Dispersión – para analizar la correlación entre dos variables, se puede encontrar:

Correlación positiva o negativa Correlación fuerte o débil Sin correlación.

50


Hoja de verificación – para anotar frecuencia de ocurrencias de los eventos (con signos |, X, *, etc.)

Histogramas – para ver la distribución de frecuencia de los datos

Las cartas de control de Shewart – para monitorear el proceso, prevenir defectivos y facilitar la mejora Cartas de control por atributos y por variables

51


Diagrama de flujo – para identificar los procesos, las características críticas en cada uno, la forma de evaluación, los equipos a usar, los registros y plan de reacción, se tienen:

Diagramas de flujo de proceso detallados Diagramas físicos de proceso Diagramas de flujo de valor

O Estratificación – para separar el problema

general en los estratos que lo componen, por ejemplo, por áreas, departamentos, productos, proveedores, turnos, etc..

52

Hoja de verificación Se utiliza para reunir datos basados en la

observación del comportamiento de un proceso con el fin de detectar tendencias, por medio de la captura, análisis y control de información relativa al proceso

DEFECTO 1 2 3 4 TOTALTamaño erróneoIIIII I IIIII IIIII III IIIII II 26Forma errónea I III III II 9Depto. EquivocadoIIIII I I I 8Peso erróneo IIIII IIIII I IIIII III IIIII III IIIII IIIII 37Mal Acabado II III I I 7TOTAL 25 20 21 21 87

DIA

53

Hoja de verificación Pasos para su elaboración

Determinar claramente el proceso sujeto a observación. Los integrantes deben enfocarse al análisis de las características del proceso.

Definir el período de tiempo durante el cuál serán recolectados los datos. Esto puede variar de horas a semanas.

Diseñar una forma que sea clara y fácil de usar. Asegúrese de que todas las columnas estén claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos.

Obtener los datos de una manera consistente y honesta. Asegúrese de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad.

54

DEFINICION Clasificación de los datos o factores sujetos a

estudio en una serie de grupos con características similares.

Estratificación

55

Estadísticas Medidas de tendencia central

Media (promedio de datos) Moda (el valor que más se repite) Mediana (el valor intermedio con datos

ordenados)

Medidas de dispersión Rango (valor mayor – valor menor) Desviación estándar (medida de dsipersión) Coeficiente de variación (Desv. Est. / media *

100) para comparar variación de dos grupos de datos diferentes

Pasos Para Elaborar Un Mapa de Procesos

Documents