Pasos a seguir para una correspondencia

UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILEFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

CONTADOR AUDITOR

“BURGOS S.A.”

NOMBRE : Alvaro Burgos

PROFESOR : Cristian SalazarASIGNATURA: SIA

Valdivia, 21 de junio de 2012

1° Creamos una carpeta en el escritorio con el nombre de “Correspondencia”.

2° Abrimos un Microsoft Word donde ira el modelo predeterminado de una carta.

3° Abrimos un libro de Microsoft Excel el cual contendrá la base de datos de los trabajadores de la empresa. (datos como por ejemplo; nombre, apellido, fecha de nacimiento, edad, run, dirección), y una columna con el nombre “FOTO”

4° Crear una segunda carpeta al interior de la carpeta “Correspondencia” a la que llamaremos “fotos”.

5° Buscar en el navegador de Internet imágenes de rostros de personas y las copiaremos en la carpeta llamada “fotos” que se encuentra en la carpeta correspondencia en escritorio.

6° Llenar los datos en la tabla Excel y guardar los datos.

7° Una vez que se ha creado la lista de nombres y apellidos volver a la carpeta “fotos” y designarle a cada imagen un NOMBRE que se haya creado en el libro Excel para poder identificar de manera más fácil las imágenes.

8° Hacer clic con el botón derecho del Mouse dentro de la carpeta “Correspondencia” y seguir la siguiente ruta: nuevo – acceso directo – examinar – escritorio – correspondencia – fotos – 1.jpg (Es el nombre de la primera foto designada a nuestro primer trabajador).

9° Lo anterior se hace para copiar la ubicación de la foto y pegarla en la columna de “foto” en Excel.

10° Repetir el paso con cada foto y pegar su ubicación en la columna “foto”.

11° Una vez hecho esto agregarle a cada slash de la ruta otro mas y repetir el paso con todas las ubicaciones copiados en la columna “foto”.

12° Cerrar el libro de Excel y guardarlo en la carpeta “Correspondencia”.

13° Ahora en la hoja de Word crear el formato de la carta procurando dejar los espacios en los diferentes campos que hemos creado.

14° En el espacio de “foto” seguir los siguientes pasos: insertar – campo – se abrirá una ventana de aplicaciones donde se buscara en la barra de opciones Insertar campo la opción IncludePicture – apretar aceptar.

15° Fijarse en el paso anterior si la ubicación del archivo tiene comillas, si las tiene hay que borrarla porque de lo contrario no aparecerá la imagen.

16° Volver a la barra de herramientas de Word y seguir los siguientes pasos: Herramientas – cartas y correspondencias – combinar correspondencia.

17° Se abrirá el editor para combinar correspondencia.

18° Aceptar los primeros dos en la parte inferior del editor.

19° En el tercer paso buscar una lista existente donde se buscará el libro de Excel creado guardado en la carpeta y apretar aceptar en los dos pasos siguientes.

20° En el cuarto paso hacer clic en más elementos donde se fijaran los campos desde el Excel al formato de carta que se creó.

21° Fijar los campos de cada uno.

22° Una vez fijado los elementos pasar hasta el sexto paso.

23° Ahora apretar Alt+F9, y en la parte donde está la foto borrar la ubicación del archivo y quedará a modo de ejemplo de la siguiente manera: { INCLUDEPICTURE / “foto” / * MERGEFORMAT }

24° Una vez hecho lo anterior hacer clic en generar cartas individuales y después en todas y apretar aceptar.

25° Se generan todas las cartas en otro archivo donde se repetirán todas las fotos. Para que no pase esto apretar en el teclado Ctrl+E para seleccionar todas las hojas y después F9 para actualizar los datos.

26° Finalmente imprimir para corroborar lo anterior.

F I N.