„Papírmentes iroda”, avagy mit jelent ma a teljeskörű elektronikus dokumentumkezelés

„Papírmentes iroda”,avagy mit jelent ma a teljeskörű elektronikus dokumentumkezelés

Kelemen Katalin (MNB)Konkoly Péter (Montana)

Előadásunk felépítése

Kezdetek A probléma megfogalmazása Mi a cél? A Megoldás Bevezetés lépései Az eredmény!

Kezdetek

Hagyományos papír alapú nyilvántartások• Érkeztetőkönyv• Iktatókönyv• Irattár

Papír alapú információ továbbítás Manuális nyomkövetés

A probléma megfogalmazása

Lassú visszakeresés, Nehézkes, olykor lehetetlen információ

nyomonkövetés Nem egységes, központi nyilvántartások Kockázatos üzemeltetés

Magas költségek!

Mi a cél?

Hatékonyság Szakszerűség Költségek csökkentése Meglévő korszerű műszaki-technikai

infrastruktúra lehetőségeinek kiaknázása

Felkészülés az EU csatlakozással járó magasabb elvárásokra és megnövekedő dokumentumszámra

A Megoldás

Papír- és festék-felhasználás valamint a sokszorosító kapacitások csökkentése

Központi, egységes elektronikus iratkezelés

Papír dokumentumok kezeléséhez kapcsolodó feladatok, költségek csökkentése

Papír dokumentumok szkennelése, elektronikus archíválás

Elektronikus, nyilvántartások létrehozása

Munkafolyamattámogatás: kézbesítés, ügyintézés elektronikus formában történik

A Megoldás (az eszközök)

• Érkeztetés• Iktatás• Ügynyilvántartás• Operatív és központi irattár,• Kölcsönzés• Kézbesítőlapok• Selejtezés/levéltárba adás• Postai feladójegyzés• Elektronikus dokumentumtár• Munkafolymattámogatás: kiszignálás,

véleménykérés, ügyintézés, tájékoztatás

A Megoldás (az eszközök)

Ascent Capture• Központi szkennelés• Képfelismerés, automatikus

továbbítás

IXOS• Dokumentum archíválás

A Megoldás

Technológia• Microsoft SQL 2000 adatbázis• IIS alkalmazásplatform• .NET, C# fejlesztő környezet• MS Exchange 2000 dokumentumtárolás,

üzenetküldő infrastruktúra A csapat

EuroDoc 2000

Bevezetés lépései

Követelményspecifikáció és új iratkezelési szabályzat (1.-3. hónap)

Rendszerterv elkészítés (4. hónap) Implementáció (5.-7. hónap) Telepítés, oktatás (7.-8. hónap) Rendszer átadás (8. hónap) Eredményes üzem (8.-10. hónap)

Összesen 10 hónap

Az eredmény

Titkárnőtől az elnökig: a teljes szervezet átállt, egységes iratkezelési rend valósult meg

Felgyorsult és hatékonyabb munka: minden elektronikusan kezelt: gyors visszakeresetőség, mindig minden látható az illetékesek számára

A teljes életciklust lefedő rendszer: beérkezéstől a selejtezésig

Drasztikusan csökkent az eredeti papír dokumentumok szerepe

Gyors betanulás Költségcsökkenés

‘Papírmentes’ iroda

Köszönjük a figyelmet!