paper APB

Daftar Isi

COVER ....................................................................................................................................................................

DAFTAR ISI .......................................................................................................................................................... I

ABSTRAK ............................................................................................................................................................. 1

1. PENDAHULUAN ............................................................................................................................................. 1

1.1 PROFIL PERUSAHAAN ............................................................................................................................ 2

1.1.1 Visi & Misi ............................................................................................................................................ 6

1.2 STRUKTUR ORGANISASI ....................................................................................................................... 2

1.3 PROSES BISNIS RETUR BARANG .......................................................................................................... 4

1.3.1FlowChart Proses Retur Pembelian Barang ......................................................................................... 6

1.4 DESKRIPSI TUGAS ................................................................................................................................... 5

2. PEMBAHASAN ................................................................................................................................................ 8

2.1 STUDI KASUS ............................................................................................................................................ 8

2.1.1 Retur Pembelian ................................................................................................................................... 8

2.2 ANALISIS MASALAH ............................................................................................................................... 8

2.2.1 FishBone Diagram ................................................................................................................................ 9

2.3 REAL MODEL ............................................................................................................................................ 9

2.3.1 REAL Model Retur Pembelian ............................................................................................................ 10

2.3.2 REAL Model Matriks 1 ....................................................................................................................... 11

2.3.3 REAL Model Matriks 2 ....................................................................................................................... 13

2.4 DFD (DATA FLOW DIAGRAM) ............................................................................................................. 14

2.4.1 Konteks Diagram (DFD level 0) ......................................................................................................... 14

2.4.2 DFD level 1 ......................................................................................................................................... 15

2.4.3 DFD level 2 ......................................................................................................................................... 15

2.5 USE CASE DIAGRAM ............................................................................................................................. 16

3. PENUTUP ....................................................................................................................................................... 17

3.1 REFERENSI .............................................................................................................................................. 17

1 | A n a l i s a P r o s e s B i s n i s A b i S y a ’ i d

Gambar 1. Brand Logo Carvil

Abstrak

Di dalam sebuah perusahaan manufaktur, tidak akan terlepas dari yang namanya

proses produksi. Begitu pula yang terjadi di PT. CARVIL ABADI, dalam proses produksi

tersebut terkadang terdapat kondisi dimana suatu bahan baku yang akan di produksi

mempunyai fisik dan kualitas yang tidak baik, sehingga bagian produksi yang akan

memproduksi barang harus mengembalikan terlebih dulu barang yang tidak layak itu untuk

diganti dengan bahan baku yang sesuai standar ke supplier. Proses retur baik itu retur

pembelian maupun retur penjualan, merupakan proses yang kerap kali akan di temukan

dalam setiap proses produksi. Namun dari kedua jenis retur tersebut, retur pembelian

merupakan jenis retur yang sangat erat kaitannya dengan bagian produksi yang notabene

perusahaan pun sangat bergantung padanya. Oleh karena itu dalam pembahasan paper ini,

penulis akan lebih menitik beratkan kepada proses retur pembelian, dan akan membahasnya

lebih lanjut melalui beberapa tools seperti Fish Bone diagram, REAL Model, disertai dengan

pembahasan mengenai DFD dan Use Case Diagram dari proses retur pembelian. Sehinga

diharapkan dengan adanya pembahasan ini proses retur yang masih manual dan cenderung

lama akan bisa diminimalisir, serta supervisor dan top level manager bisa mengetahui

penyebab dan lebih cepat untuk pengambilan keputusan.

Kata kunci : Retur Pembelian, Supplier, Proses Produksi, REAL model, DFD, Use Case

Diagram

1. Pendahuluan

1.1 Profil Perusahaan

PT. Carvil Abadi adalah perusahaan yang

bergerak di bidang manufaktur

pembuatan sepatu dan sandal (sekarang

sudah merambah ke Jeans). PT. Carvil

Abadi, berdiri pada bulan November tahun

1988 dan dikelola secara perorangan.

PT. Carvil Abadi berlokasi di Jln. Muara

Baru Komplek Pergudangan Nilakandi No

5-6, Penjaringan, Jakarta Utara. Untuk saat

ini PT. Carvil Abadi masih merupakan

perusahaan yang mana seluruh sahamnya

dipegang oleh keluarga pemilik, dimana

PT. Carvil Abadi merupakan salah satu

produsen sepatu dan sandal lokal terbesar

di Indonesia, dengan kapasitas produksi

1.300 sampai dengan 2.000 pasang per

harinya yang tersebar diseluruh Indonesia

dengan segmen pasar golongan

masyarakat kelas menengah.

PT.Carvil Abadi memiliki komitmen

untuk memberikan kualitas yang terbaik

agar dapat memuaskan konsumen.

Peluang bisnis yang dimiliki oleh PT.

Carvil Abadi adalah fakta gaya hidup yang

melekat pada masyarakat saat ini, terutama


Gambar 2: Struktur Organisasi PT. Carvil Abadi

pada masyarakat perkotaan yang terus

mengikuti perkembangan zaman seperti

pakaian, gaya hidup, dan teknologi.

Khususnya pada kaum wanita yang terus

mengikuti model perkembangan pakaian.

Selain itu, PT. Carvil Abadi juga memiliki

peluang bisnis untuk melakukan kegiatan

ekspor ke luar negeri. Sebagai langkah

awal saat ini PT. Carvil Abadi berusaha

untuk membangun hubungan dengan

distributor dari negara tetangga Indonesia

seperti, Singapura, Malaysia, dan

Australia.

1.1.1 Visi dan Misi PT. Carvil Abadi

Visi:

“Menjadi salah satu produsen pembuatan

alas kaki yang berkualitas dan bermutu di

Indonesia”

Misi:

1. Mengembangkan produk alas kaki

sesuai perkembangan zaman dan

model yang ada.

2. Meningkatkan kinerja karyawan

sehingga dapat menjadi perusahaan

yang berkompenten di bidangnya.

3. Menjalin hubungan dan kemitraan

yang baik dengan konsumen.

1.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu susunan

dan hubungan antara tiap bagian serta

posisi yang ada pada suatu organisasi

atau perusahaan dalam menjalankan

kegiatan operasional untuk mencapai

tujuan.

Struktur organisasi menggambarkan

dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan

antara yang satu dengan yang lain dan

bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi

dibatasi. Berikut adalah struktur organisasi

dari PT.Carvil Abadi.


Berikut ini adalah deskripsi struktur

organisasi yang terdapat pada PT.Carvil

Abadi :

1. Direktur utama

Direktur utama bertugas memeriksa

laporan yang diberikan oleh general

manager sebagai tolak ukur kemajuan

perusahaan. Selain itu direktur utama juga

bertugas sebagai penanggungjawab

perusahaan untuk segala aspek dan

memantau perkembangan perusahaan.

2. General manager

General manager adalah kepala dari

seluruh bagian divisi manajer. General

manager bertugas untuk memeriksa

laporan dari seluruh bagian divisi manajer

dan kemudian melaporkannya kepada

direktur utama.

3. Manajer pembelian

Manajer pembelian memiliki tugas untuk

mengurus program pembelian dan

mengkoordinasikan proses pelaksanaan

pembelian dan pengangkutan hasil

penjualan Dan juga mengusahakan

teknik-teknik lain dalam pembelian untuk

mendapatkan bahan baku yang berkualitas

tinggi dan menguntungkan

4. Manajer keuangan dan accounting

Manajer keuangan dan accounting

mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

Menyusun dan mengendalikan

laporan keuangan berdasarkan

pencatatan yang telah dilakukan

dan menyajikan tepat pada

waktunya

Menyusun laporan keuangan dan

laporan operasi lainnya

Bertanggung jawab terhadap

pengawasan kas

Bertanggung jawab atas segala

aktivitas yang berhubungan

dengan keuangan perusahaan

Mengesahkan penerimaan dan

pengeluaran kas

Bertanggung jawab mengenai

pelaporan pajak, menghitung biaya

produksi, hasil penjualan, serta

administrasi.

5. Manajer HRD

Manajer HRD (Human Resource

Development) bertanggungjawab terhadap

pengelolaan sumber daya manusia dalam

sebuah organisasi. Pengelolaan dari

sumber daya manusia yang ideal dalam

organisasi memiliki beberapa aspek, yaitu:

Seleksi dan perekrutan

Pelatihan dan pengembangan

Kompensasi

Manajemen kinerja

Perencanaan karir

Hubungan karyawan

Masing-masing aspek inilaih yang akan

menopang kinerja HR dalam organisasi

untuk dapat menghasilkan sumber daya

manusia berkualitas untuk menjawab

kebutuhan bisnis dalam organisasi


6. Manajer IT

Manajer IT bertugas menetapakn

kebijakan dan strategi pengembangan serta

pengelolaan SI/TI ( perangkat keras dan

perangkat lunak computer ), memelihara

dan mengawasi penggunaan SI/TI

7. Manajer Marketing, Research and

Development

Manajer marketing dan R&D memiliki

tugas sebagai berikut :

Merencanakan dan mengkoordinir

pelaksanaan tugas dan pelaksanaan

pengembangan

Mengajukan usulan penelitian

untuk dapat menciptakan produk

yang baru

Bertanggung jawab terhadap

perolehan hasil penjualan dan

penggunaan dana promosi

8. Manajer Pergudangan / Persediaan

Manajer pergudangan memiliki tugas

sebagai berikut :

Mengawasi transaksi penerimaan

dan pengeluaran barang gudang

Mengkoordinasi penjagaan dan

pengawasan secara fisik terhadap

barang gudang

Menjaga system penerimnaan dan

pengeluaran barang gudang

Mengkoordinasikan jadwal

pengiriman barang yang dijual

kepada langganan agar tepat waktu

9. Staff

Staff memiliki tugas untuk menjalankan

tugas sebagaimana telah ditentukan atau

ditetapkan oleh manajer masing-masing

divisi dan bertanggungjawab atas tugas itu.

1.3 Proses Bisnis Retur Barang

Berikut Proses bisnis retur barang di PT.

Carvil Abadi:

1. Bagian departemen persediaan

melakukan pengecekan persediaan

lalu mengumpulkan persediaan

yang rusak, mencatat persediaan

yang rusak lalu membuat daftar

persediaan yang rusak rangkap 2,

lembar pertama diberikan kepada

manajer persediaan dan

mengirimkan persediaan yang

rusak ke manajer persediaan,

lembar kedua disimpan sebagai

arsip.

2. Manajer persediaan menerima

persediaan yang rusak dan daftar

persediaan yang rusak, manajer

persediaan melakukan pengecekan,

lalu mengesahkan daftar persediaan

yang rusak rangkap 2, lembar

pertama disimpan sebagai arsip dan

lembar kedua dikirimkan ke

departemen pembelian beserta

dengan persediaan yang rusak.

3. Departemen pembelian menerima

daftar persediaan rusak yang telah

disahkan dari bagian manajer

persediaan, kemudian membuat

surat retur pembelian rangkap 2,

lembar pertama dikirimkan ke

departemen penerimaan dan lembar

kedua dikirim ke supplier beserta

dengan persediaan yang rusak.


4. Departemen penerimaan menerima

surat retur pembelian dari

departemen pembelian.

5. Supplier menerima surat retur

pembelian dan persediaan yang

rusak, kemudian membuat surat

penerimaan retur rangkap 2, lembar

pertama dikirimkan ke departemen

pembelian dan lembar kedua

disimpan sebagai arsip.

6. Departemen pembelian menerima

surat penerimaan retur lalu

mengirimkannya ke departeman

penerimaaan.


surat penerimaan retur dari

departemen pembelian.

8. Supplier menyiapkan barang

pengganti, membuat bukti

penggantian barang retur rangkap 2

beserta barang tersebut ke

departemen penerimaan.


bukti penggantian barang retur 2

lembar dan barang pengganti. Lalu

kemudian ditambah dengan surat

penerimaan retur dan surat retur

pembelian, departemen penerimaan

mengesahkan bukti pengiriman

barang retur 2 lembar. Lembar ke

dua dikirim ke supplier dan lembar

pertama beserta barang dikirim ke

departemen persediaan.

10. Supplier menerima surat

penggantian barang retur yang

telah di acc.

11. Departemen persediaan menerima

bukti pengiriman barang retur dan

barang pengganti dari departemen

penerimaan. Departemen

persediaan melakukan pengecekan

dan membuat laporan penerimaan

penggantian barang rangkap 2,

lembar pertama beserta bukti

penggantian barang retur dikirim

ke manajer persediaan, lembar

kedua disimpan sebagai arsip.

12. Manajer persediaan menerima

laporan penerimaan penggantian

barang beserta dengan bukti

penggantian barang retur

melakukan pemeriksaan terhadap

laporan penggantian barang. Lalu

mengirimkan laporan penggantian

barang yang telah diperiksa beserta

dengan bukti penggantian barang

retur ke bagian akuntansi

13. Bagian akuntansi menerima

laporan penggantian barang yang

telah diperiksa, lalu berdasarkan

laporan tersebut membuat laporan

catatan persediaan rangkap 2,

lembar pertama disimpan sebagai

arsip dan lembar kedua dikirim ke

bagian pimpinan

14. Pimpinan menerima laporan

catatan persediaan dan

mengesahkannya.


1.3.1 Flowchart Proses Retur Pembelian Barang

Retur Pembelian

Dept. Persediaan Dept. PenerimaanSupplierDept.PembelianManajer

Persediaan

Mulai

Melakukan

pengecekan

persediaan

Mengumpulkan

persediaan

yang rusak

Mencatat

persediaan

yang rusak

2A

2

Daftar

persediaan

yang rusak

1

A

Mengecek

barang yang

sudah rusak

Mengesahkan

daftar

persediaan

yang rusak

2

Daftar

persediaan

rusak yang

disahkan

2

Membuat

surat retur

pembelian

Membuat

surat

penerimaan

retur

Dikirim

bersama

persediaan

yang rusak

Daftar persediaan

yang rusak

Dikirim

bersama

persediaan

yang rusak

2

Surat retur

pembelian

B

Surat

penerimaan

retur

Dikirim

bersama

persediaan

yang rusak

Surat

penerimaan

retur

Surat retur

pembelian

Surat

penerimaan

retur

C

2

barang

Menyiapkan

barang

Menyiapkan

bukti

pembayaran

pengganti retur

uang

K

L

2

Barang

pengganti

Pemindahan

barang

Menyiapkan

bukti

penggantian

barang retur

bukti

penggantian

barang retur

bukti

penggantian

barang retur

bukti

penggantian

barang retur

sah

bukti

penggantian

barang retur

bukti

penggantian

barang retur

bukti

penggantian

barang retur

Mengesahkan

bukti

penggantian

barang retur

Mengecek

barangtidak

sesuai K

bukti

penggantian

barang retur

sah

Barang

Barang

Melakukan

pengecekan

Membuat laporan

penerimaan

penggantian

barang

bukti

penggantian

barang retur

laporan

penerimaan

penggantian

barang

2

laporan

penerimaan

penggantian

barang

memeriksa

laporan

penerimaan

penggantian

barang

laporan penggantian

barang telah

diperiksa

1

B C

D

Diterima

bersama

persediaan

yang rusak

Beserta bukti

penggantian

barang retur

Beserta bukti

penggantian

barang retur

Beserta bukti

penggantian

barang retur

Beserta bukti

penggantian

barang retur

Beserta bukti

penggantian

barang retur

Beserta

barang

pengganti

Beserta

barang

pengganti

Gambar 3.1 Flowchart Retur Pembelian


Retur Pembelian

PimpinanBagian Akuntansi

1

laporan penggantian

barang telah

diperiksa

Membuat laporan

catatan

persediaan

laporan catatan

persediaan

laporan catatan

persediaan

laporan catatan

persediaan

Persetujuan

pimpinan

Mengesahkan

laporan catatan

persediaan yang

disahkan

Selesai

setuju

tidak

J

ID

1.4 Deskripsi Tugas

Deskripsi tugas (Job Description) adalah

suatu rincian yang menunjukan posisi,

tanggung jawab, wewenang, fungsi yang

harus dilakukan. Berikut ini adalah

deskripsi tugas secara umum dari beberapa

divisi atau department PT. Carvil Abadi

yang terkait proses retur pembelian

barang.

Departemen persediaan:

Melakukan pengecekan persediaan,

mengumpulkan persediaan yang

rusak dan mencatat persediaan

yang rusak lalu membuat daftar

persediaan yang rusak.

Menerima bukti pengiriman barang

retur dan barang pengganti dari


Melakukan pengecekan dan

membuat laporan penerimaan

penggantian barang

Manajer persediaan:

Menerima persediaan yang rusak

dan daftar persediaan yang rusak.

Melakukan pengecekan, lalu

mengesahkan daftar persediaan

yang rusak

Menerima laporan penerimaan

penggantian barang beserta dengan

bukti penggantian barang retur

Melakukan pemeriksaan terhadap

laporan penggantian barang.

Mengirimkan laporan penggantian

barang yang telah diperiksa beserta

dengan bukti penggantian barang

retur ke bagian akuntansi.

Gambar 3.2 Flowchart Retur Pembelian


Departemen pembelian:

Menerima daftar persediaan rusak

yang telah disahkan dari bagian

manajer persediaan, kemudian

membuat surat retur pembelian

Menerima surat penerimaan retur

lalu mengirimkannya ke

departemen penerimaaan.

Supplier:

Menerima surat retur pembelian

dan persediaan yang rusak,

berdasarkan hal tersebut membuat

surat penerimaan retur

Menyiapkan barang pengganti

membuat bukti penggantian barang

retur, beserta barang tersebut ke


Menerima surat penggantian

barang retur yang telah di acc.

Departemen penerimaan:

Menerima surat retur pembelian

dari departemen pembelian.

Meneriman surat penerimaan retur

dari departemen pembelian.

Menerima bukti penggantian

barang retur dan barang pengganti.

Bagian Akuntansi :

Menerima laporan penggantian

barang yang telah diperiksa, lalu

berdasarkan laporan tersebut

membuat laporan catatan

persediaan

Pimpinan:

Menerima laporan catatan

persediaan dan mengesahkannya

2. Pembahasan

2.1 Studi Kasus

Studi kasus dilaksanakan di PT. Carvil

Abadi yang berlokasi di Jl. Muara Baru

Komplek Pergudangan Nilakandi, No 5-6,

Penjaringan, Jakarta Utara. Dalam rangka

mengetahui lebih dalam tentang proses

retur pembelian.

2.1.1 Pengertian Retur Pembelian

Retur Pembelian merupakan proses

pengembalian barang yang dikembalikan

kepada vendor / supplier karena kondisi

tertentu, misalnya ketidakcocokan dengan

spesifikasi yang tercantum dalam surat

order pembelian, barang mengalami

kerusakan dalam pengiriman, berlebihan

atau cacat / rusak.

2.2 Analisis Masalah

Pembelian kembali, atau keluar kembali,

adalah bagian normal dari bisnis. Barang

dapat dikembalikan ke pemasok jika

mereka membawa barang cacat atau jika

barang tidak sesuai dengan spesifikasi dari

pembeli. Proses Retur Pembelian

merupakan suatu yang wajar dalam dunia

perindustrian, namun terlalu banyak

barang retur dan proses pengembalian

barang yang lama dapat merugikan

perusahaan terlebih lagi ketika perusahaan

sedang di kejar target sedangkan bahan

baku tidak ada karena sedang mengalami

proses retur, sehingga produksi

perusahaan terhambat bahkan tidak bisa

berproduksi.

Berikut beberapa masalah yang melatar

belakangi banyaknya barang retur

sehingga proses produksi menjadi

terhambat.


Method: Pengiriman dan pengepakan

tidak rapih dan terburu-buru, tidak

berhati-hati, kurang teliti sehingga

bahan baku cacat, Waktu pengerjaan

terlalu singkat sehingga menyebabkan

Penurunan kualitas barang.

Materials: Bahan baku tidak sesuai

request atau di bawah standar yang

telah disepakati

Environment: Budaya kerja lambat

dan rendah, traffic jam, faktor alam,

Pasokan barang menjadi lama.

Management: Kurang tegas dalam

memberi penalty, Kurang memberikan

training kepada pegawai

People: Kecerobohan Pegawai

mengakibatkan Barang tak layak pakai

dan akhirnya terbuang, Tidak terlatih,

Kurang pengalaman, Banyak

melakukan kesalahan, Tidak ada SOP

Machine: Tidak berfungsi dengan

baik, Jarang di maintain, Tidak

mempunyai cadangan ketika rusak,

Pengerjaan barang terhambat

2.2.1 Fishbone Diagram

Fishbone diagram merupakan salah satu

teknik penyelesaian masalah dengan

konsep dasar penjabaran sebuah masalah

dan penyebabnya yang dibagi menjadi

penyebab utama dan penyebab lainnya.

Berikut ini merupakan fishbone Diagram

dari permasalahan yang muncul karena

adanya proses retur barang yang lama,

sehingga mengakibatkan terhambatnya

proses produksi pada PT.Carvil Abadi.

Pro

du

ks

i

terh

am

ba

t

Pe

op

le

Me

tho

d

Ma

teri

al

En

vir

on

me

nt

Ma

na

ge

me

nt

Ma

ch

ine

Pe

ng

erj

aa

n la

ma

Tid

ak

te

rla

tih

Pe

ng

ala

ma

n k

ura

ng

Tid

ak

ad

a S

OP

Ke

ce

rob

oh

an

pe

ga

wa

iB

ah

an

ba

ku

di

ba

wa

h s

tan

da

r

Ba

ha

n b

ak

u a

sa

l m

ura

h

Tid

ak

ad

an

ya

Gif

t &

Pu

nis

hm

en

tP

rofi

t o

rie

nte

d

Pe

ng

irim

an

&

pe

ng

ep

ak

an

tid

ak

ra

pih

da

ri s

up

plie

r

Tid

ak

pu

ny

a

ca

da

ng

an

Ke

tik

a r

us

ak

Tid

ak

be

rfu

ng

si

De

ng

an

ba

ik

Ja

ran

g d

i m

ain

tain

Me

sin

su

da

h t

ua

Ku

ran

g m

em

be

rik

an

tra

inin

g K

e p

eg

aw

ai

Bu

da

ya

ke

rja

su

pp

lie

r

La

mb

at

& r

en

da

h

Pro

se

s p

en

gir

ima

n

Da

ri d

up

lie

r la

ma

Tra

ffic

ja

m

Be

nc

an

a a

lam

Ku

alita

s S

DM

re

nd

ah

Gambar 4. Fishbone diagram Produksi terhambat

2.3 REAL Model

Proses bisnis REAL Model adalah suatu

metode formal untuk mengidentifikasi dan

menggambarkan karakteristik yang

penting bahwa secara bersama

menguraikan proses bisnis dan kejadian.

Sebutan REAL merupakan singkatan dari

Resources, Events, Agents, and Locations.


2.3.1 REAL Model Retur Pembelian Barang

Dept.

Persediaan

Suplier

Dept.

Penerimaan

Manager

Persediaan

Dept.

Pembelian

pimpinan

Bagian

Akuntansi

Membuat surat

retur pembelian

Membuat daftar

persediaan rusak

Mengesahkan daftar

persediaan rusak

Membuat bukti

penggantian

barang retur

Mengumpulkan

persediaan rusak

membuat surat

penerimaan retur

Daftar

persediaan

rusak valid

Barang pengganti,

bukti penggantian

barang

Persediaan

yang rusak

Daftar

persediaan rusak

Surat

penerimaan

retur

persediaan

Surat retur,

barang rusak

Menyiapkan

barang pengganti

Mengirimkan daftar

persediaan rusak

beserta barang

Mengirimkan surat

retur pembelian

beserta barang rusak

Melakukan

pengecekan

Mengesahkan bukti

pengiriman barang

Menerima laporan

catatan persediaan

Menerima laporan

penggantian barang

valid

Mengesahkan

laporan catatan

persediaan

Membuat laporan

catatan persediaan

Mengecek

persediaan

rusak

Persediaan

yang rusak

Daftar

persediaan rusak

Surat retur

pembelian

Laporan

penerimaan

penggantian

barang

Bukti

pengiriman

barang

Laporan

penggantian

barang

Laporan catatan

persediaan

Laporan penggantian

barang, bukti

penggantian barang

Melakukan pengecekan dan

membuat laporan penerimaan

penggantian barang

mengirimkan laporan

penggantian barang valid

beserta bukti penggantian

barang retur

melakukan pemeriksaan

terhadap laporan penggantian

barang

Gambar 5. REAL Model Retur Pembelian Barang


2.3.2 REAL Model Matriks 1

NO.

EVENT INTERNAL AGENT

EXTERNAL AGENT

RESOURCE

1 mengecek persediaan dept. persediaan persediaan

2 mengumpulkan persediaan yang rusak dept. persediaan persediaan yang rusak

3 mencatat persediaan yang rusak dept. persediaan persediaan yang rusak

4 membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2

dept. persediaan daftar persediaan rusak

5 menerima persediaan yang rusak dan daftar persediaan yang rusak

Mnjr. persediaan daftar dan persediaan rusak

6 melakukan pengecekan Mnjr. persediaan daftar dan persediaan rusak

7 mengesahkan daftar persediaan yang rusak rangkap 2

Mnjr. persediaan daftar dan persediaan rusak

8 mengirimkan daftar persediaan rusak yang sah beserta persediaan yang rusak

Mnjr. persediaan daftar persediaan rusak valid

9 menerima daftar persediaan rusak yang sah

dept. pembelian daftar persediaan rusak valid

10 membuat surat retur pembelian rangkap 2 dept. pembelian surat retur pembelian

11 mengirimkan surat retur pembelian dept. pembelian supplier surat retur pembelian

12 mengirimkan barang rusak dept. pembelian supplier surat retur & barang rusak

13 menerima surat retur pembelian dept. penerimaan

surat retur pembelian

14 menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak

supplier surat retur & barang rusak

15 membuat surat penerimaan retur rangkap 2

supplier surat penerimaan retur

16 mengirimkan surat penerimaan retur dept. pembelian supplier surat penerimaan retur

17 menyimpan surat penerimaan retur sebagai arsip

supplier surat penerimaan retur


18 menerima surat penerimaan retur dept. pembelian surat penerimaan retur

19 mengirimkan surat penerimaan retur dept. penerimaan


20 menerima surat penerimaan retur dept. penerimaan


21 menyiapkan barang pengganti, membuat bukti penggantian barang retur rangkap 2

dept. penerimaan

supplier barang pengganti, bukti penggantian barang

22 menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti

dept. penerimaan

barang pengganti, bukti penggantian barang

23 mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar

dept. penerimaan

supplier bukti pengiriman barang

24 menerima surat penggantian barang retur dept. penerimaan

supplier surat penggantian barang

25 menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti

dept. persediaan barang pengganti, bukti penggantian barang

26 melakukan pengecekan dan membuat laporan penerimaan penggantian barang rangkap 2

dept. persediaan laporan penerimaan penggantian barang

27 menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti penggantian barang retur

dept. persediaan Laporan & bukti penggantian barang

28 melakukan pemeriksaan terhadap laporan penggantian barang

dept. persediaan laporan Penggantian barang

29 mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta dengan bukti penggantian barang retur

dept. persediaan/ bag. akuntasi

laporan Penggantian barang, bukti penggantian barang

30 menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa

bag. Akuntansi laporan Penggantian barang

31 membuat laporan catatan persediaan rangkap 2

bag. Akuntansi laporan catatan persediaan

32 menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya

pimpinan laporan catatan persediaan


2.3.3 REAL Model Matriks 2

NO LOCATION BUSINESS OBJECTIVE EVENT TRIGGER

1 Gudang mengecek persediaan pasokan pasokan persediaan

2 Gudang membuat daftar persediaan yang rusak

ada persediaan yang rusak

3 Gudang mengesahkan daftar persediaan yang rusak yang akan di retur

kondisi persediaan barang memang rusak

4 Gudang membuat surat retur pembelian persediaan barang rusak sudah valid

5 Field mengirimkan barang rusak persediaan barang rusak sudah valid

6 Field supplier menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak

kondisi barang sudah di cek dan valid

7 Field Supplier menyiapkan barang pengganti dan membuat bukti penggantian barang retur

sudah menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak

8 Gudang Dept. persediaan menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari Supplier

Administrasi sudah lengkap dan sesuai dengan kondisi barang

9 Gudang dept. persediaan melakukan pengecekan dan membuat laporan penerimaan penggantian barang

barang penganti sudah diterima

10 Main Office Bagian Akuntansi menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa dan membuat laporan catatan persediaan

barang penganti sudah di cek beserta kelengkapan surat

11 Main Office Pimpinan menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya

barang pengganti sudah sesuai dengan standar, sudah di cek, serta sudah lengkap administrasinya


2.4 DFD (Data Flow Diagram)

Model proses digambarkan dengan

Diagram Arus Data/DAD (Data Flow

Diagram/DFD). DFD menggambarkan

secara rinci urut-urutan langkah dari

masing masing proses yang digambarkan

dalam diagram arus data. DFD sinonim

dengan bubble chart, Transformation

graph, dan process model. Diagram arus

data digunakan untuk menggambarkan

suatu sistem yang telah ada atau system

baru yang akan dikembangkan secara

logika tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik dimana data tersebut

mengalir atau lingkungan fisik dimana

data tersebut disimpan. Arus data

merupakan salah satu simbol yang

digunakan dalam diagram arus data.

Model ini menggambarkan sistem sebagai

jaringan kerja antar fungsi yang

berhubungan satu dengan aliran dan

penyimpan data. Bisa terjadi penurunan

level dimana dalam penurunan level yang

lebih rendah harus bisa merepresentasikan

proses tersebut kedalam spesifikasi proses

yang jelas. DFD dimulai dari level 0 atau

yang sering disebut dengan Konteks

Diagram kemudian level 1 dan seterusnya.

2.4.1 Konteks Diagram

Sistem

Proses Retur

Pembelian

Suplier

Dept.

Pembelian

Manager

Persediaan

Dept.

Penerimaan

Bagian

Akuntansi

Daftar persediaan rusak valid

Laporan daftar persediaan rusak



Surat retur pembelian beserta

daftar barang yang rusak

Surat retur pembelian valid

Surat penerimaan retur

Surat penerimaan retur valid

Daftar barang pengganti

Bukti penggantian barang retur

Bukti penggantian barang retur valid


Dept.

Persediaan


Surat penggantian barang retur

Laporan penerimaan

penggantian barang

Laporan penerimaan penggantian barang valid


Laporan penggantian barang

Final laporan penggantian barang

Laporan catatan persediaan

pimpinan

Final laporan

Penggantian barang

Bukti pengiriman barang retur

Final laporan

catatan persediaan valid

Bukti pengiriman barang retur valid

Daftar persediaan rusak

Surat retur pembelian

Gambar 5, DFD Konteks Diagram

Gambar 6.1, DFD Konteks Diagram


2.4.3 DFD Level 2

2.4.2 DFD Level 1

2

Proses Pembuatan

laporan

3

Proses pengesahan

1

Proses Pengumpulan

data

Dept.

Persediaan

Suplier

Dept.

Penerimaan

Manager

Persediaan

Dept.

Pembelian

pimpinan


Bagian

Akuntansi



Laporan

penggantian

barang

Laporan penerimaan

penggantian barang


Laporan

penerimaan

Penggantian

barang valid


Bukti pengiriman barang retur valid


Laporan daftar

persediaan rusak

Surat retur pembelian

Bukti pengiriman barang retur



Surat penerimaan retur valid

Surat retur pembelian valid

Surat retur pembelian beserta

daftar barang yang rusak

Final laporan penggantian barang


Surat penggantian barang retur

Surat penerimaan retur

Bukti penggantian barang retur

Laporan penerimaan penggantian barang valid

Final laporan

Penggantian barang

Laporan catatan persediaan

Final laporan


Gambar 6. DFD level 1

1.1 Proses

Pengumpulan

3.1 Proses

Pengecekan

Daftar

persediaan

rusak

2.1 Proses

Input laporan

Daftar persediaan

rusak valid


Laporan

persediaan

final

Daftar

persediaan

Daftar persediaan

rusak

Dept.

Persediaan

Manager

persediaan

Bag. Akutansi

Laporan catatan

persediaan

Laporan catatan

persediaan final

Laporan catatan

persediaan final

Final laporan

catatan persediaan

Final laporan

catatan persediaan

3.2 Proses

Baca laporan

Final laporan


pimpinan

Gambar 7, DFD Level 2 proses 2 dan 3 Gambar 8, DFD Level 2 Proses 1

1.1 Proses

Pencatatan

Daftar persediaan

rusak valid

Gambar 6.2, DFD level 1

Gambar 6.3.1, DFD level 2 proses 2 dan 3 Gambar 6.3.1, DFD level 2 proses 1


2.5 Use Case Diagram

Use case diagram adalah gambaran

graphical dari beberapa atau semua actor,

use-case, dan interaksi diantara komponen-

komponen tersebut yang memperkenalkan

suatu sistem yang akan dibangun. Use-case

diagram menjelaskan manfaat suatu system

jika dilihat menurut pandangan orang yang

berada di luar sistem.

Dept. persediaan

Dept. pembelian

Mengecek daftar

persediaan

Mengesahkan

daftar

persediaan

Memeriksa laporan

Penggantian barang

Mencatat

persediaan

Membuat surat

retur pembelian

Manager

persediaan

Dept. penerimaan

Bag. akuntansi

supplier

pimpinan

mengecek

persediaanMembuat daftar

persediaan

Membuat laporan

penerimaan penggantian

barang

Melihat daftar

retur barang

System Retur Pembelian

Melihat daftar

persediaan rusak

Mengirimkan laporan

Penggantian barang

Mengecek surat

retur pembelian

Mengecek bukti

Penggantian barang

Mengesahkan bukti

pengiriman barang

Mengecek daftar

barang pengganti

Membuat bukti

Penggantian retur

Melihat laporan

Catatan persediaan

Mengesahkan

laporan

Melihat laporan

penggantian barang

Membuat laporan

Catatan persediaan

Mengirim laporan

Ke pimpinan

<<extend>>

<<include>>

<<include>>

Gambar 8, Use Case Diagram Sistem Retur Pembelian

Gambar 7, Use case Diagram


3. PENUTUP

3.1 Referensi

1. Arhami, muhammad, M.Kom, Bahan Kuliah Pertemuan Ke 10 Rekayasa Perangkat

Lunak Data Flow Diagram (Dfd) Dan Kamus Data

2. Hollander, dkk. 2000.Accounting, Information Technology, and Business Solution, 2nd

Edition. The McGraww-Hill Companies,inc

3. http://akunt.blogspot.com/2012/10/retur-pembelian.html

4. http://programkreatif.com/tutorial/ipos4/08-Retur%20Pembelian.html

5. Rolliawati, http://rolliawati.dosen.narotama.ac.id/files/2012/05/Ansis-8.ppt

6. Sukmanagara,Virgiawan Gilang http://10510164.blog.unikom.ac.id/use-case-

diagram.4w9

http://10510164.blog.unikom.ac.id/use-case-diagram.4w9

http://10510164.blog.unikom.ac.id/use-case-diagram.4w9

paper APB

Documents