PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

1

http://www.google.com/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&docid=MmpYvLvcUNGA2M&tbnid=gX_YwPI5ri8EqM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.pageresource.com/wallpapers/61511/assalamu-alaikum-islamic-hd-wallpaper.html&ei=HdhAU5GUGumriAfzyIG4BA&psig=AFQjCNH6v5sb0mz5HoDToI5VbYIo-dv6TA&ust=1396844887304602

4

5

6

7

8BAB 1 – PENGURUSAN AM PEJABAT

(2/2)

9BAB 1 – PENGURUSAN AM PEJABAT

10BAB 2 – PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

11BAB 2 – PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

12BAB 3 – KEPERIBADIAN & KETRAMPILAN

13BAB 4 – PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

14BAB 5 – SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

15BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN






LAMBANGKERAJAANMALAYSIA

BAHAGIAN PENTADBIRANJABATAN PERDANA MENTERIJALAN DATO ONNKUALA LUMPUR

No. Telefon :No. Faksimili :E-mail :

Ruj. Tuan:Ruj. Kami:Tarikh:

Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalahMenggunakan skrip dan lambang yang berwarna‘royal blue’.

( Surat Pekeliling Am Bil.4 / 1980 )23

BAB 6 – URUSAN SURAT KERAJAAN










33BAB 7 – PENGURUSAN FAIL


Contoh Kulit Fail Yang Lengkap(AM 455-Pin.1/80)

Kertas- Kertas Yang Berhubung ANM.H. 300 – 1 / 6

Didaftarkan di bawah perkara

PERKARA

SEWAAN DAN SERVIS MESIN FOTOSTATP.K.1897(L)-96

Tarikh Kandungan Pertama ………………… Tarikh Kandungan Akhir ……………ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL (UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN)Dihantar

kepadaTarikh

dihantarDihantar kepada

Tarikh dihantar

Dihantar kepada

Tarikh dihantar

F 25.8.95 (A) Tutup pada ……………….… atau apabila mengandungi 100

lampiran yang mana lebih awalPTA 1 18.11.95

F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Penutupan Pada ……..……………………………..

(C) Dicadangkan Dipindah - kan/Dimusnahkan :

……………………………………………… (Potong mana yang tiada berkenaan.

Satu senarai hendaklah dibuat untuk persetuju- an Arkib Negara Malaysia bagi memusnah kan atau memindah)

(D) Kajian Kedua Pada Thn. …………………………..…………………..

Dihantar kepada

Tarikh dihantar

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN


(AM 436)

PERKARA – Hendaklah ditulis di muka sebelah dalam

Kertas- Kertas Yang Berhubung

No. Rujukan: H.Didaftarkan di bawah perkara


kepadaTarikh


Tarikh dihantar

Dihantar kepada

Tarikh dihantar



F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Penutupan Pada ……..……………………………..

(C) Dicadangkan Dipindah - kan/Dimusnahkan :




Dihantar kepada

Tarikh dihantar


Format Kulit Fail Taraf SULIT


Format Kulit Fail Taraf RAHSIA

PERATURAN KEGUNAAN FAIL INI

1. MEREKA YANG DIBENARKAN MELIHAT FAIL INI DAN KANDUNGANNYA BERTANGGUNGJAWAB MENJAGA SUPAYA TERPELIHARA KESELAMATAN KANDUNGANNYA. PERHATIAN ADALAH DITARIK KEPADA PERUNTUKAN YANG TERKANDUNG DI DALAM AKTA RAHSIA RASMI TAHUN 1972

2. Fail ini dan kandungannya mengandungi surat-surat yang besar rahsianya dan hanya boleh dilihat oleh mereka yang dibenarkan melihatnya secara bertulis sahaja. ( Sila lihat Senarai Edaran di kelipek fail ini ).

3. Bila seorang pegawai itu masih lagi hendak menggunakannya fail ini dan kandungannya hendaklah disimpan di dalam peti besi atau gerobok berkunci supaya mereka yang tidak ada kebenaran TIDAK dapat melihatnya. Manakala TIDAK lagi dikehendaki oleh pegawai itu fail ini hendaklah dipulangkan dengan serta merta kepada Pejabat Pendaftaran Rahsia / Sulit atau simpanan yang dibenarkan oleh Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia.

4. Dalam masa peredarannya fail ini hendaklah dibawa di dalam peti berkunci atau oleh seorang yang telah diberi kebenaran untuk melihat kandungan-kandungan fail ini dan TIDAK dengan cara lain, melainkan telah mendapat kebenaran dari Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia.

5. Fail ini dan kandungannya tidak boleh dibawa keluar pejabat melainkan jika ada sebab-sebab yang terkecuali. Pegawai-pegawai yang mendapati mustahak membawa fail ini keluar pejabat untuk urusan rasmi hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Setiausaha Negara, Jabatan Perdana Menteri dan kebenaran ini hanya boleh diberi kepada mereka yang mempunyai peti besi di rumah. Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia hendaklah dihubungi untuk mendapat nasihat dan penjelasan yang selanjutnya jika perlu.

37

Format Kulit Fail Taraf RAHSIA BESAR (Am 438)

No.

. PERATURAN KEGUNAAN FAIL INI

1. MEREKA YANG DIBENARKAN MELIHAT FAIL INI DAN KANDUNGANNYA BERTANGGUNGJAWAB BER- JAGA-JAGA SUPAYA TERPELIHARA KESELAMATAN KANDUNGANNYA. PERHATIAN ADALAH DITARIK KEPADA PERUNTUKAN-PERUNTUKAN YANG TER-KANDUNG DI DALAM AKTA RAHSIA RASMI TAHUN 1972

2. Fail ini dan kandungannya mengandungi surat-surat yang besar rahsianya dan hanya boleh dilihat oleh mereka yang dibenarkan melihatnya secara bertulis sahaja. ( Sila lihat Senarai Edaran di kelepek fail ini ).

3. Bila seorang pegawai itu masih lagi hendak menggunakannya fail ini dan kandungannya hendaklah disimpan di dalam peti besi atau gerobok berkunci supaya mereka yang tidak ada kebenaran TIDAK dapat melihatnya. Manakala TIDAK lagi dikehendaki oleh pegawai itu fail ini hendaklah dipulangkan dengan serta merta kepada Pejabat Pendaftaran Rahsia / Sulit atau simpanan yang dibenarkan oleh Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia.

4. Dalam masa peredarannya fail ini hendaklah dibawa di dalam peti berkunci atau oleh seorang yang telah diberi kebenaran untuk melihat kandungan-kandungan fail ini dan TIDAK dengan cara lain, melainkan telah mendapat kebenaran dari Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia.

5. Fail ini dan kandungannya tidak boleh dibawa keluar pejabat melainkan jika ada sebab-sebab yang terkecuali. Pegawai-pegawai yang mendapati mustahak membawa fail ini keluar pejabat untuk urusan rasmi hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Setiausaha Negara, Jabatan Perdana Menteri dan kebenaran ini hanya boleh diberi kepada mereka yang mempunyai peti besi di rumah. Ketua Pegawai Ke- selamatan Kerajaan Malaysia hendaklah dihubungi untuk mendapat nasihat dan penjelasan yang selanjutnya jika perlu

38


DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89 )

BAHAGIAN HADAPAN

NOMBOR-NOMBOR FAILYANG BERKENAAN

NO.FAIL: KDN 03/451/1/1

FAHARASAT DI BAWAHPENGISIAN JAWATANPEMBANTU TADBIR

PERKARAPENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR


BAHAGIAN BELAKANG

TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA

16.1

GB

16.1 PK

17.1 PT


DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89A)

NOMBOR-NOMBOR FAILYANG BERKAITAN

NO,FAIL: KDN 03/451/1/1

FAHARASAT DI BAWAHPENGISIAN JAWATANPEMBANTU TADBIR

PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR


Contoh Penggunaan Kertas Minit Yang Lengkap(Am 6)

Kertas Minit No. ANM.H. 500-6/3 Helai No. 3

22 Surat Pesanan Fax bth 20.1.98 d/m pd.. 20.1.98

23 Surat SUPS (S) 02/01-12 Jld.5(14) bth. 22.4.98 d/m pd. 30.4.98PTA 1, 2/5/98

Rujuk Lampiran 23 . Sila taip maklumat tersebut untuk Difaxkan. T.K. 2/5/98

24 Surat ANM.H.500- 6/3(24) bth. 02.05.98 d/m pd. 05.05.98 25 Surat SUPS (S) 02/01-12 Jld.5(19) bth. 13.08.98 d/m pd. 17.08.98

PPA, 13.8.98 Rujuk Lampiran 25 . Sila lengkapkan borang yg. Dilampir- Kan dan jawab surat tersebut . T.K.

18/8/98 26 Surat ANM.H.500- 6/3(26) bth. 18.08.98 d/m pd. 24.08.98

27 Surat SUPS (S) 02/01-11 Jld.2(2) bth. 05.10.98 d/m pd. 08.10.98KUR, 09.10.98 Lihat Lampiran 27 . Sila isikan maklumat dlm. Borang yg. disediakan . Jawab ‘TIADA’ dan faxkan dgn. Segera kpd. SUPS. T.K.

9/10/98(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210 mm x 297 mm)

P.K. 3606(L)-96


Kaedah Menulis Minit Yang Lengkap ( AM 6)

Kertas Minit No. ANM.JR. 600 – 1/17 Helai No. 1

Surat drp. Penerangan PEN. (JB) 1/1011 (32) bth. 12 Mac 2008 d/m pd. 15.3.2008

PPCJ I, t.t. 18.2.2008

Rujuk Lampiran 23 . Sila buat lawatan ke jabatan tersebut untuk meninjau keadaan rekod yang dicadangkan musnah dan laporkan kepada saya. T.K.

t.t. PCJ

17.2.2008

23




Contoh Kulit Fail Yang LENGKAP(AM 455-Pin.1/80)

ARKIB NEGARA MALAYSIA(CAWANGAN SABAH)

Kertas- Kertas Yang Berhubung ANM.H. 300 – 1 / 1

Didaftarkan di bawah perkara

PERKARA

SENARAI PEMBEKAL-PEMBEKAL BERDAFTARP.K.1897(L)-96


kepadaTarikh


Tarikh dihantar

Dihantar kepada

Tarikh dihantar



F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Penutupan Pada ……..……………………………..PTA 1 30.11.95

F 5.12.95 (C) Dicadangkan Dipindah - kan/Dimusnahkan :



PPA 11.12.95F 15.12.95


Dihantar kepada

Tarikh dihantar

10/9/98



Contoh Format Sampul Kecil (AM 435A – Pin .1/ 82)

SAMPUL KECIL

No. Kertas Am Tajuk No. Kandungan

Perkara :

Minit – minit







54

SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN & REKOD ELEKTRONIK

DIGALAKKAN UNTUK BANGUNKAN APLIKASI BAGI URUS MAKLUMAT DAN REKOD

PASTIKAN MENDAPAT NASIHAT JABATAN ARKIB NEGARA

BAB 7 – PENGURUSAN FAIL


PELUPUSAN FAIL

56BAB 8 – PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN & PELUPUSAN REKOD AWAM

PELUPUSAN FAIL




PELUPUSAN FAIL



PELUPUSAN FAIL


PELUPUSAN FAIL



65BAB 9 – PENGURUSAN KOMUNIKASI & TEKNOLOGI MAKLUMAT

66BAB 10 – INVENTORI & BEKALAN PEJABAT

68

Bukan seperti lampu Aladdin

69

Wahai orang-orang yang beriman! Janganlah kamu mengkhianati (amanah) Allah dan RasulNya, dan (janganlah) kamu mengkhianati amanah-amanah kamu, sedang kamu mengetahui (salahnya).

[Surah al-anfaal: 27]

70

71

72

THANK YOUAND ALL THE

BESTISZALHAMIYAH BINTI MOHAMED

[email protected]

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

Government & Nonprofit